how good is your intranet?
TRANSCRIPT
Cât de bun este
Intranetul vostru?
ZENITH CONSULTING
Paul şi George sunt vechi prieteni şi foşti colegi de şcoală. Paul lucrează pentru o companie dinamică, ce pune accent
pe comunicarea rapidă şi eficientă între angajaţi. George lucrează pentru o companie foarte mare, dar în care comunicarea internă nu este aşa de bună. George face parte din echipa de proiect pentru îmbunătăţirea Intranetului, ca
soluţie pentru îmbunătăţirea comunicării interne.
better together – www.zen-it.ro
Salut, Paul! Destul de bine. Ascultă, aş vrea să te întreb ceva. Mi-a spus Dan că tu eşti expert în
Intranet-uri.Salut, George!
Ce mai faci?
better together – www.zen-it.ro
Intranet-ul nostru nu este prea bun, în schimb al
vostru e grozav. Ce software folosiţi?
Nu ştiu dacă sunt expert, dar te
ajut cu plăcere. Întreabă-mă.
better together – www.zen-it.ro
Nu prea înţeleg. Credeam că totul ţine de
software… Dacă nu ai un software de calitate ce
poţi să faci?
Noi folosim Microsoft SharePoint, care e un instrument foarte bun, dar sunt
şi alte soft-uri destul de bune. Însă calitatea unui Intranet nu
depinde atât de mult de partea tehnică ci de modul în care e
structurat şi folosit de către oameni.
better together – www.zen-it.ro
Stai să îţi dau un exemplu. Un pictor foloseşte pensule şi culori, nu? Cu
pensule bune poţi să îmbunătăţeşti calitatea detaliilor, iar nişte culori strălucitoare vor face ca tabloul să
arate mai frumos, dar este suficient?
Cred că înţeleg acum ce vrei să spui. Şi uneltele
sunt importante, dar cel mai mult contează artistul, viziunea şi
măiestria sa.
better together – www.zen-it.ro
Exact. La fel e şi în cazul Intranet-ului. El este un instrument de lucru şi
depinde de voi cât de bine îl folosiţi şi ce valoare vă aduce.
Aha, ai dreptate. Dar tot nu poate fi aşa de complicat. Atunci o să
facem un Intranet mai frumos. Pe noi ne ajută o agenţie de
publicitate, iar ei au artişti foarte buni.
better together – www.zen-it.ro
Da? Dar să ştii că un Intranet nu e tot una cu un site Internet. Fără
îndoială că şi aspectul contează, dar mai importantă e funcţionalitatea. Dă-mi voie să te întreb ceva: Câte
Intranet-uri aţi văzut voi?
N-am prea văzut. De unde vroiai să vedem? Companiile nu oferă
informaţii despre Intranet-urile lor. Adevărul e că, fără a avea termeni de
comparaţie, este foarte greu să înţelegi ce înseamnă un Intranet bun.
better together – www.zen-it.ro
Mai e ceva. Un Intranet bun este şi un sistem de management. Te ajuta sa gestionezi informatia, facilitează derularea proceselor şi gestionarea
lor.De aceea, e bine sa ai în echipă şi pe
cineva care să se priceapă bine la management.
Dar ştii ceva? Cu puţin ajutor şi tu ai putea face un Intranet de calitate!
Ar fi grozav. Deşi am muncit foarte mult până
acum, n-am prea avut succes. La noi foarte
puţină lume foloseşte Intranet-ul.
better together – www.zen-it.ro
Atunci hai să-l construim împreună!
better together – www.zen-it.ro
Ce obiective aţi stabilit?
Şefii mei au vrut să avem un instrument prin care să comunicăm cu angajaţii.
Am pus o grămadă de conţinut, dar… dacă
nimeni nu-l citeşte cred că nu ne-am atins obiectivul.
better together – www.zen-it.ro
Comunicarea eficientă nu
poate avea loc într-o singură direcţie. Mai trebuie ceva.
Ai dreptate. Ar trebui implicaţi în mod activ toţi angajaţii. Dar cum
facem asta?
Obiective:•Îmbunătăţirea comunicării interne•Facilitarea colaborării
better together – www.zen-it.ro
Dacă le oferiţi informaţii
folositoare.
Aaa. Dar cum pot să ştiu ce nevoi are
fiecare?
Obiective:•Îmbunătăţirea comunicării interne•Facilitarea colaborării•Informaţii actualizate şi folositoare pentru munca de zi cu zi
better together – www.zen-it.ro
În loc să te ocupi doar tu de editarea
conţinutului, permiti mai multor angajaţi
să publice informaţii, fiecare potrivit cu competenţa sa.
Dar nu cred că ar avea timp nimeni să
posteze.
Obiective:•Îmbunătăţirea comunicării interne•Facilitarea colaborării•Informaţii actualizate şi folositoare pentru munca de zi cu zi
Descentralizarea editării conţinutului.
better together – www.zen-it.ro
Ai să râzi, dar aşa vor câstiga timp, nu vor
pierde.Doar că cineva trebuie să îi înveţe exact cum să structureze ceea ce
scriu.
Cum să câştige timp?
Obiective:•Îmbunătăţirea comunicării interne•Facilitarea colaborării•Informaţii actualizate şi folositoare pentru munca de zi cu zi
Descentralizarea editării conţinutului.
better together – www.zen-it.ro
De exemplu: când cineva are nevoie de
ajutor ce face?
Nu ştiu. Caută prin cărţi, dă telefoane, îşi
întreabă colegii… câteodată caută şi pe
Intranet.
Obiective:•Îmbunătăţirea comunicării interne•Facilitarea colaborării•Informaţii actualizate şi folositoare pentru munca de zi cu zi
Descentralizarea editării conţinutului.
better together – www.zen-it.ro
Câteodată? Aici ar trebui să găsească cel mai rapid răspuns. În felul acesta ar câştiga
foarte mult timp.
Recunosc că nu e prea uşor să găseşti ceva pe Intranetul
nostru. Am încercat să organizăm
informaţiile pe departamente…
Obiective:•Îmbunătăţirea comunicării interne•Facilitarea colaborării•Informaţii actualizate şi folositoare pentru munca de zi cu zi
Descentralizarea editării conţinutului.Structurarea conţinutului.
better together – www.zen-it.ro
Obiective:•Îmbunătăţirea comunicării interne•Facilitarea colaborării•Informaţii actualizate şi folositoare pentru munca de zi cu zi
Descentralizarea editării conţinutului.Structurarea conţinutului:
Conţinut orientat pe proceseUn singur punct de stocare, prezentări diferiteStabilirea drepturilor de accesFeedback, Idei noi
better together – www.zen-it.ro
Dar informaţia se poate structura în mai
multe feluri. De exemplu pe procese
sau pe activităţi. Important e să fie
strânsă într-un singur loc.
Da. Ca să fie uşor de actualizat si de
consultat. Atunci când toată lumea trimite informaţii pe email,
atunci totul se transformă in haos.
Se poate colabora mai bine folosind
Intranetul. În plus…
… în plus am putea colecta mai uşor informaţiile, iar
acestea ar fi permanent disponibile
Obiective:•Îmbunătăţirea comunicării interne•Facilitarea colaborării•Informaţii actualizate şi folositoare pentru munca de zi cu zi
Descentralizarea editării conţinutului.Structurarea conţinutului:
Conţinut orientat pe proceseUn singur punct de stocare, prezentări diferiteStabilirea drepturilor de accesFeedback, Idei noi
Echipe virtuale:Colaborare pe proiecteComunitati de practica
Knowledge Management:Transfer de know-howLibrărie de documenteTraining, coaching, mentorship
better together – www.zen-it.ro
Acum ai prins ideea.
Sunt convins că un astfel de Intranet ar
fi mult mai atrăgător. Toată
lumea şi-ar dori să-l folosească.
Obiective:•Îmbunătăţirea comunicării interne•Facilitarea colaborării•Informaţii actualizate şi folositoare pentru munca de zi cu zi
Descentralizarea editării conţinutului.Structurarea conţinutului:
Conţinut orientat pe proceseUn singur punct de stocare, prezentări diferiteStabilirea drepturilor de accesFeedback, Idei noi
Echipe virtuale:Colaborare pe proiecte
Knowledge Management:Transfer de know-howLibrărie de documenteTraining, coaching, mentorship
better together – www.zen-it.ro
Exact. Şi tu te vei putea concentra şi pe dezvoltarea
culturii corporative.
Am putea fi ca o mare familie.
Obiective:•Îmbunătăţirea comunicării interne•Facilitarea colaborării•Informaţii actualizate şi folositoare pentru munca de zi cu zi
Descentralizarea editării conţinutului.Structurarea conţinutului:
Conţinut orientat pe proceseUn singur punct de stocare, prezentări diferiteStabilirea drepturilor de accesFeedback, Idei noi
Echipe virtuale:Colaborare pe proiecte
Knowledge Management:Transfer de know-howLibrărie de documenteTraining, coaching, mentorship
Cetăţenia corporativă
better together – www.zen-it.ro
Suntem nişte arhitecţi
nemaipomeniţi!
Suntem. Dar nu te entuziasma prea
repede. Aceasta e doar o schiţă.
better together – www.zen-it.ro
Aşa e, dar măcar acum ştiu cum ar trebui să arate un
Intranet bun.
Asta e foarte important. Mă bucur că te-am
putut ajuta.
better together – www.zen-it.ro
Mulţumesc foarte mult. Totuşi, aş avea nevoie în
continuare de ajutor. Ştiu ca pe voi v-a ajutat o firmă de
consultanţă. Îmi poţi da datele lor de contact?
Desigur. Tot ei ne ajută şi în continuare. Ştii,
mereu există loc pentru îmbunătăţiri.
Uite cartea lor de vizită:
www.zen-it.ro
Adresa: Dr Nicolae Turnescu 12A, Bucureşti, 050467
Tel: (021) 317.51.00 Mobile: 0729.86.79.29Email: [email protected]
ZENITH CONSULTING