how to write application report (part 1 of 4)
DESCRIPTION
PMK Application Writing Training CourseTRANSCRIPT
พนเอก มารวย สงทานนทร
11 มนาคม 2557
เปาหมาย : บคลากรทสนใจในการเขยนรายงานแบบ Baldrige
ลกษณะการอบรม : การอบรมเชงปฏบตการ
ระยะเวลา : 3.5 วน
สรางทกษะการเขยนรายงานของผสมคร
สรางองคความร เกณฑ Baldrige ป 2014 เพอใชในการ
ประเมน และพฒนาตนเอง
สรางทกษะ ในการเขยนผลการประเมน
ความเขาใจในเกณฑ
ระบและรางจดแขง (Strengths)
ระบและรางโอกาสพฒนา (Opportunities for Improvement)
ระบและรางในการใหคะแนนแตละหวขอ (Items)
การเขยนรายงานผสมคร
ยกราง โครงสรางองคกร (Organizational Profile)
การเขยนรปหรอตาราง และการอธบายกระบวนการส าคญ
แนวทางการตอบค าถามของเกณฑ Baldrige
การประเมน
ขนตอนวธการตรวจประเมน:
▪ จดท า Key Factors Worksheet
▪ รางขอคดเหนทเปนจดแขง
▪ รางขอคดเหนทเปนโอกาสพฒนา
▪ การใหคะแนนโดยใช Baldrige Scoring guidelines
การใชโทรศพท
การฝากขอความ
การเขาหองน า
อาหารและเครองดม
เวลาเรมและเลก
การบานลวงหนา
การบานหลงการสมมนาในแตละวน
ค าถาม ???
เคารพความเหนผอน
ทกค าถามเปนค าถามทด
สงทพดในหองคงอยไวในหอง
กลบจากพกเบรคตรงเวลา
ท างานเตมทและมความสนกสนาน
สมาชกกลมเหนตางกนได
ฟงอยางเปดใจ
มการแลกเปลยนเรยนรประสบการณ
มอะไรอก?
เพอทดสอบความรกอนการอบรม
จะไมแจงผลคะแนน
ไมตองเขยนชอ
ม 25 ค าถาม (ตอบตามความเขาใจหรอเดากได)
ไมมการลงโทษ (เพอดประสทธผลการอบรม)
ใหเวลา 10 นาท (ไมควรถามหรอลอกกน)
เวลา 5 นาท
เลอกคห ถามสงเหลาน
ชอ
ทท างาน
ประสบการณเกยวกบเกณฑ Baldrige
สงทคนอนยงไมรเกยวกบเขา/เธอ
แนะน าคหของคณใหคนอนไดรบทราบ
ใหเวลาน าเสนอคนละ 1 นาท
การบานลวงหนา
อานเกณฑ Baldrige ปลาสด
ศกษาดวยตนเอง
แนวทางการประเมน
Process Items
Results Items
ราง Key Factors และ Organizational Profile
รายงานของผสมครของหนวยตนเอง (ถาม)
หวขอในวนแรก
ศกษาเกณฑ
ทบทวน Key Factors Worksheet
ทนทวน Organizational Profile
ทบทวน ADLI, LeTCI และการเขยนรายงานผสมคร
แบบฝกหด
สรางรป/ตาราง และตอบค าถาม (Categories 1, 2, 3)
หวขอวนทสอง
สรางรป/ตาราง และตอบค าถาม (Categories 4, 5, 6)
หาผลลพธ ทตองแสดง
การสรางกราฟผลลพธ
เขยนค าอธบายกราฟ
หวขอวนทสาม
ทบทวนการเรยนรของวนทหนงและสอง
การประเมน:
▪ มตกระบวนการ: ADLI
▪ มตของผลลพธ: LeTCI
แผนการท ารายงาน
ทดสอบหลงการอบรม
หวขอวนทสาม (ตอ) การวเคราะห
Key Factors Worksheet
ขอคดเหนทเปนจดแขง
ขอคดเหนทเปนโอกาสพฒนา
หวขอวนทส
ขอคดเหนผลลพธทเปนจดแขง
ขอคดเหนผลลพธทเปนโอกาสพฒนา
แนวทางการใหคะแนนกระบวนการและผลลพธ
ปดการอบรม
ในหลกสตรน เราจะเรยนรจากการปฏบต
Key Factors Worksheet
รป/ตาราง กระบวนการทส าคญ การเสนอขอมลตางๆ
กราฟ ของผลลพธ
การตอบเกณฑทเชอมโยงกบ Key Factors กระบวนการ
ส าคญ รป/ตาราง ไปยงหวขออนๆ แลวโยงถงผลลพธ
เราไมตองการความสมบรณแบบ
รางคราว ๆ
ระบชอ และใหตวเลขรป
เปาประสงคการอบรมคอความเขาใจในหลกการ ทดลองท า
มการเรยนร เมอกลบถงหนวย จงคอยท าตามบรบททเปน
จรงอยางสมบรณอกครงหนง
1. ศกษาเกณฑ
2. สราง Key Factors Worksheet
3. จดท า Organizational Profile รวมกบทมเขยน
4. รางกระบวนการส าคญ พรอมรป/ตาราง
5. ระบ รปท x.x-x. ใหทมเขยน
6. โยงผลลพธทควรแสดงเพอตอบเกณฑ
เขยนรายงานทเปน Approach กบ Deployment และด
Learning กบ Integration ดวย
7. สรางกราฟผลลพธและระบ รปท x.x-x
8. รางค าบรรยายผลลพธ
9. รวมเลม
10. ทบทวนทงเลม
11. ไดการยอมรบจากทมน า
12. สงสมครตามกระบวนการและเวลาทก าหนด
ศกษาเกณฑไปพรอมกน
หนาท 8 แสดงภาพรวม
หนาท 11 หวขอตาง ๆ และคะแนน
หนาท 13 – 18 Organizational Profile
หนาท 19 – 60 เกณฑสความเปนเลศ
หนาท 61 – 65 การปรบปรงเกณฑ
หนาท 66 – 73 แนวทางการตอบ
▪ ค าถามอยางไร “How”
▪ ค าถามอะไรบาง “What”
หนาท 74 – 111 ค าอธบายหวขอ
หนาท 112 – 122 หลกการและแนวคด
▪ Visionary Leadership
▪ Customer-Driven Excellence
▪ Organizational and Personal Learning
▪ Valuing Workforce Members and Partners
▪ Agility
▪ Focus on the Future
▪ Managing for Innovation
▪ Managing by Fact
▪ Societal Responsibility
▪ Focus on Results and Creating Value
▪ Systems Perspective
หนาท 123 – 145 ค าอธบายศพท
หนาท 146 – 157 แนวทางการให
คะแนน
เรมดวย Organizational Profile เปนขอ ๆ
ใชประโยชนในการสรางกระบวนการส าคญ รป/ตาราง
ถาเปนไปได ใหผน าหนวยรบรองกอนท ารายงานหวขอตาง ๆ
ถายงไมม ใหชวยกนรางระหวางพกเบรค หรอรบประทาน
อาหาร หรอตอนกลางคน
Organizational Profile เปนพ นฐานในการประเมนองค
เฉพาะรายเทยบกบเกณฑ
ผน าองคกรตองรบทราบและรบรองกอนท ารายงาน
1. ลกษณะองคกร
ก.สภาพแวดลอมขององคกร
ข.ความสมพนธระดบองคกร
2. สภาวการณขององคกร
ก.สภาพแวดลอมดานการแขงขน
ข.บรบทเชงกลยทธ
ค.ระบบการปรบปรงการด าเนนการ
ค าถามทควรถามมอกหรอไม?
แบบฝกหด เวลา 30 นาท
ทบทวนค าถาม Organizational Profile
ทบทวนรปแบบการตอบ
ทบทวน Key Factors Worksheet/Organizational
Profile
การตอบเปนอยางไร ?
มขอมลรองรบหรอไม ?
ผน าเหนพองหรอไม ?
Approach (A) refers to the methods used by an organization
to address Baldrige Criteria. Approach includes the
appropriateness of the methods to the Item requirements and
the effectiveness of their use
Deployment (D) refers to the extent to which an approach is
applied in addressing the requirements of a Baldrige Criteria
Item. Deployment is evaluated on the basis of the breadth
and depth of application of the approach to relevant work
units throughout the organization
Learning (L) refers to new knowledge or skills acquired
through evaluation, study, experience, and innovation. There
are two distinct kinds of learning: organizational and
personal
Integration (I) refers to harmonization of plans, processes,
information, resource decisions, actions, results, and
analyses to support key organization-wide goals. A higher
level of thinking than alignment
Levels (Le) refers to numerical information that places or
positions an organization’s results and performance on a
meaningful measurement scale. Performance levels permit
evaluation relative to past performance, projections, goals,
and appropriate comparisons
Trends (T) refers to numerical information that shows the
direction and rate of change for an organization’s results. A
minimum of three historical (not projected) data points is
generally needed to begin to ascertain a trend. More data
points may be needed to define a statistically valid trend
Comparisons (C) refer to performance relative to appropriate
competitors, industry comparisons and/or benchmarks
(within the industry or outside)
Integration (I) refers to the extent to which results are
linked to areas that the applicant has indicated as important,
either in the Organizational Profile or in response to Criteria
questions in Categories 1 through 6
Performance Projections are not a key scoring factor but are
included in the scoring guidelines
Performance Projections refer to estimates of future
performance. Projections may be inferred from past
performance, may be based on competitors’ or similar
organizations’ performance that must be met or exceeded,
may be predicted based on changes in a dynamic
environment, or may be goals for future performance.
ในการเขยนรายงานของผสมครนน รป/ตาราง เปนตว
ชวยในการอธบายกระบวนการทส าคญในการตอบ
ค าถามตางๆ ของเกณฑ
ดงนนการเรมทรปภาพหรอตารางเปนจดเรมตนทด
แบบส าเรจรปทน ามาใชในการฝกคราวน ใชประโยชน
ไดจรง ในการตอบค าถามของหวขอตาง ๆ
หวขอ 1.1 Senior Leadership
Fig. 1.1-1 Leadership System
Fig. 1.1-2 Key Communication Methods for workforce, customers,
suppliers, and partners
Fig. 1.1-3 Management Reviews of Performance
หวขอ 1.2 Governance and Social Responsibilities
Fig. 1.2-1 Key Aspects of Governance System
Fig. 1.2-2 Evaluating and Improving Leadership Performance
Fig. 1.2-3 Promoting Legal and Ethical Behavior
Fig. 1.2-4 Selection of Key Communities
หวขอ 2.1 Strategy Development
Fig. 2.1-1 Strategic and Action Planning Processes
Fig. 2.1-2 Key Planning Factors
Fig. 2.1-3 Strategic Objectives, Measures, and Timetable
Fig. 2.1-4 Objectives, Challenges, and Advantages
หวขอ 2.2 Strategy Implementation
Fig. 2.2-1 Key Short- and Longer-Term Action Plans
หวขอ 3.1 Voice of the Customer
Fig. 3.1-1 Listen and Learn Methods
Fig. 3.1-2 Customer Complaint Management Process
Fig. 3.1-3 Customer Satisfaction, Engagement, and
Dissatisfaction
หวขอ 3.2 Customer Engagement
Fig. 3.2-1 Identifying and Innovating Product and Service
Offerings
Fig. 3.2-2 Customer Access Mechanisms
หวขอ 4.1 Measurement, Analysis, and Improvement of Organizational
Performance
Fig 4.1-1 Selecting, Collecting, and Analyzing Measures
Fig 4.1-2 Selecting Comparative Data
Fig 4.1-3 Key Organizational Measures to Support Decision-Making
หวขอ 4.2 Knowledge Management, Information, and Information Technology
Fig 4.2-1 Managing Organizational Knowledge
Fig 4.2-2 Keeping Data and Information Reliable, Timely, and Secure
หวขอ 5.1 Workforce Environment
Fig. 5.1-1 Recruit, Hire, Place, and Retain New Staff
Fig 5.1-2 Workplace Environmental Factors
Fig 5.1-3 Workforce Support Through Policies, Services, and Benefits
หวขอ 5.2 Workforce Engagement
Fig 5.2-1 Determining Key Factors that Affect Engagement
Fig 5.2-2 Performance Management Systems to Support High Performance
and Engagement
Fig 5.2-3 Key Factors in Assessing Learning and Development
หวขอ 6.1 Work Processes
Fig. 6.1-1 Key Work Processes
Fig. 6.1-2 In-process Measures for Managing Processes
on a Daily Basis
หวขอ 6.2 Operational Effectiveness
Fig. 6.2-1 Designing and Improving Processes
อะไรคอความแตกตางของกระบวนการและระบบ ?
เมอเราเขยนรายงานเราตองการอธบายอะไร ?
หนาท/เจตจ านงค
กระบวนการ
ระบบ
ค าตอบ : อธบายสงทองคกรท า ไมวาจะเปนหนาท
เจตจ านงค กระบวนการ หรอระบบ ควรแสดงใหเหนวา
ทกสงดงกลาวไปดวยกนไดด ท าใหตอบสนองความ
ตองการของลกคาไดดขน พฒนาผลงาน ท าไดตาม
เปาหมายทงระยะสนและระยะยาว โดยมการเชอมโยง
หนาท เจตจ านงค และกระบวนการ ตาง ๆ อยางเปน
ระบบ
ตวอยางการพฒนากระบวนการ
อะไรคอ Cause and Effect Diagram?
เครองมอนเรยกวาอะไร ?
หนาตาเปนอยางไร ?
ชอเฉพาะเครองมอนคออะไร ?
เราสามารถ เพม ลด เบลยน ชอไดหรอไม ?
People Equipment Procedures
Measurements Customer Materials
Desired
Outcome
Process view – improvement tool
Define these areas at each key
process activity
Brainstorm possible causes of
errors at each key bone/stem
Identify likely causes of errors
Measure likely causes
Identify and minimize/resolve
cause/source or poor quality
Make the fix a part of the
improved process
System view – dominance, control,
integration
Each bone/stem represents multiple
processes
Processes can be within processes or
interacting with other processes at
multiple points within a system
Understanding processes and the
interrelationships enables
Identification and control of dominate
factors impacting outcome variation
Integration of processes to achieve
higher levels of efficiency and
effectiveness
ขนตอนการอธบายระบบ
ระบชอทกระบวนการส าคญน
อธบายกระบวนการ – อาจตองใช flow chart
อธบายความสมพนธของกระบวนการดงกลาว
อธบายตววดผล การพฒนา และผลลพธ
หวขอ 1.1ก (1) ผน ามการก าหนดคานยมและวสยทศนอยางไร ?
ใหระบกระบวนการส าคญทใชผลกดนคอ
▪ การจดท ากลยทธ 2.1
▪ วธการสอสาร 1.1ข
▪ หมวดท 4 การวด วเคราะห และการจดการความร
▪ หมวดท 5 การมงเนนบคลากร
อธบายกระบวนการเหลานทผน ามสวนรวม
การบรรยาย
อธบายความสมพนธของกระบวนการดงกลาว
อธบายตววดผล การพฒนา และผลลพธทเหมาะสม
ประเมน ADLI
ขนตอนการระบกระบวนการส าคญ
ทบทวนเกณฑ
รางกระบวนการคราว ๆ
ทบทวน Key Factors Worksheet และใหปรบปรง
กระบวนการหรอรป/ตาราง
ทบทวนค าถามของเกณฑ และปรบปรงกระบวนการหรอรป/
ตาราง อกครงหนง
ระบ รปท x.y-z “ชอกระบวนการ”
เขยนค าอธบาย
ตอบสนองค าถาม 1.1ก (1) โดยการระบกระบวนการส าคญ
ถามกระบวนการยอย ๆ ใหอธบายโดยสรป
อธบายความสมพนธระหวางกระบวนการส าคญตาง ๆ
อธบายตวชวด การปรบปรงพฒนา และผลลพธ ตามสมควร
ADLI –
ทบทวนรางการเขยนรายงาน
ระบ Approach
ระบ Deployment
ระบ Learning
ระบ Integration
ถาสวนใดสวนหนงหายไป ลองพจารณารางการเขยนรายงาน
ใหมอกรอบ
End of Part 1
Questions ?