how to write application report (part 2 of 4)

พนเอก มารวย สงทานนทร

12 มนาคม 2557

กระบวนการส าคญ

รป/ตารางขอมลขาวสารทส าคญ

1. ทบทวนเกณฑ

2. กระบวนการ

รางกระบวนการคราว ๆ (เรมดวยกระบวนการ PDCA

จากกระบวนการในตวอยาง หรอจากผทไดรางวล)

3. ตารางขอมลขาวสาร

รางตารางจากค าถามเกณฑ (จากตารางในตวอยาง หรอ

จากผทไดรางวล)

4. ทบทวน Key Factors Worksheet

5. ทบทวนวาไดตอบทกค าถามของเกณฑ

6. ระบ รปท x.y-z “ชอเรอง”

หวขอ1.1การน าองคกรโดยผน าระดบสง

ตวอยาง ระบบการน าองคกร :

ออกแบบระบบการน าองคกร

ยกตวอยางเชน เปนวงกลมซอนกนหลายชน ในสดอาจ

เปนพนธกจ ลกคา กระบวนการส าคญ ฯลฯ ถดออกมาเปน

กระบวนการ หรอ อน ๆ ทสนบสนน

อาจเรมจาก Baldrige framework แลวปรบเปลยนจนเปนใน

แบบของเราเองกได

การน าองคกรโดยผน าระดบสง:

รางโครงสรางทแสดงภาพรวม รปแบบการน าองคกร

ทบทวน Key Factors Worksheet

ทบทวนเกณฑหวขอ1.1 ตามล าดบคอ :

การก าหนดและถายทอดวสยทศนและคานยม

สงเสรมการประพฤตปฏบตตามกฎหมายและมจรยธรรม

ท าใหองคกรมความยงยน

สอสารและสรางความผกพนกบบคลากรทวทงองคกร

มงเนนการลงมอท าเพอบรรลวตถประสงค และปรบปรงผลการด าเนนการ

ระบชอระบบการน าองคกร และเลขทรป เชน : รปท 1.1-1 ระบบการน าองคกร

แบบฝกหด เวลา 15 นาท

ใชรปแบบตวอยางทให รางระบบการน าองคกร

ระบชอและเลขทของ รป/ตาราง

หวขอ 1.1 การน าองคกรโดยผน าระดบสง

วธการสอสารไปยงบคลากร ผสงมอบ ลกคา รวมทงผมสวนได

สวนเสยอน ๆ :

ใครคอผทผน าตดตอดวย ?

สอสารกนอยางไร ?

ความถในการสอสาร ?

ทศทางเดยวหรอสองทศทาง ?

หวขอ1.1 การน าองคกรโดยผน าระดบสง

ตวอยาง: รปท 1.1-2 วธการสอสารกบบคลากร ลกคา ผสงมอบ และคคา

Key Segment By whom Freq. Method(s) One-

way

Two-

way

Workforce

Customers

Suppliers

partners


ขนตอน:

เรมจากตารางทให

ทบทวนกลมตาง ๆ (เชน ลกคา ผสงมอบ ...)

ทบทวนกลมทกลาวไวใน Key Factors Worksheet

ใสขอมลลงในชองตาง ๆ

ใสชอและเลขทของตาราง

เมอท ำตำรำง ใหทบทวนโครงรำงองคกรดวยเพอดควำม

เหมำะสมอกครง


ตารางแสดง การทบทวนผลการด าเนนการ :

ผน าทบทวนผลการรายงานเรองอะไรบาง ?

ความถในการทบทวน ?

กลมหรอคณะกรรมการใดเปนผทบทวน ?

เพราะเหตใดจงตองทบทวน ?

มอะไรเกดขนบางในการทบทวน ? และผลการทบทวนท า

ใหผลการด าเนนงานดขนไดอยางไร ?


ตวอยาง รปท 1.1-3 การทบทวนผลการด าเนนการ

Type of

Review/report

reviewed

Freq. Committee/

group

Purpose Measureable

improvements


ขนตอน:

เรมจากตารางทแจก

ระดมสมองเรอง “สงทตองพจารณา

ทบทวนเกณฑ


ใสขอมลในตาราง - เนนเฉพาะสงส าคญ

ระบ ชอและเลขทของตาราง



หวขอ 1.2 ธรรมาภบาลและความรบผดชอบตอสงคม

ตารางดานระบบธรรมาภบาล:

ผน ารบผดชอบอยางไร ตอ การท าตามมาตรฐาน การ

ควบคมดแล กฏระเบยบ ฯลฯ ?

วงรอบในการดแล/ควบคม แตละประเภทมอะไรบาง ?

การควบคมดแลทค านงถงผมสวนไดสวนเสย


ตวอยาง รปท 1.2-1 ระบบธรรมาภบาลขององคกร

Key Aspect How aspect is addressed

Accountability for management

actions

Fiscal accountability

Transparency in selection and

disclosure policies

Independence of internal and

external audits

Protection of stakeholder interests


ขนตอน:





ใสขอมลในตาราง – เนนเฉพาะสงส าคญ

ระบ ชอและเลขทของตาราง




ตารางการประเมนและการปรบปรงระบบการน าขององคกร :

วธทใชในการปรบปรงการน าองคกร – การประเมน การ

ทบทวน การควบคม

วธทใชในการพฒนาผน าแตละคน – การประเมน 360

องศา การท าตามมาตรฐาน ระบบพเลยง

หมายเหต: ควรค านงถงการตอบในโครงสรางองคกร หวขอ 2ค

ระบบการปรบปรงผลการด าเนนการ


ตวอยาง : รปท 1.2-2 การประเมนและปรบปรงระบบการน าองคกร

Evaluate and

Improve

Types of Evaluations Use/impact Improvements in the

Form of Results

Leadership team

Functional Leaders


ขนตอน:





เตมขอมลลงในชองวาง





การสงเสรมการปฏบตตามกฏหมายและจรยธรรม :

คณะกรรมการควบคม

คณะกรรมการทปรกษา

การตรวจสอบ

นโยบาย

การอบรม/คมอ


ตวอยาง : รปท 1.2-3 การสงเสรมการปฏบตตามกฏหมายและจรยธรรม

Risk Type Measure Goal Cat. 7

Legal/safety

Regulatory

Ethical


ขนตอน:










การคดเลอกชมชนส าคญ :

การสงเสรมนโยบายระดบชาต

การสนบสนนชมชน :

โรงเรยน – พเลยง พาทวร ทนการศกษา อาสาสมคร

การเขาเยยมชมองคกร

ดแลศนยผสงอาย

กจกรรมชมชน

สขภาวะของชมชน

(Link to MMV or something

else important to the

organization)

Key Community Activity and frequency

Healthy community Local community –

Elderly

Monthly briefings at senior

center

Life learning Schools Program inviting 20 students

to spend a day at the facility

(twice each school year)

Cemetery tour with history of

local civil war battle


ตวอยาง : รปท 1.2-4 การคดเลอกชมชนส าคญ


ขนตอน:









ขนตอนเพมเตมในการท างาน

เรมจากการสรางรป/ตาราง




ทบทวนกระบวนการ และรป/ตาราง อน ๆ ดวยวา

ขอมลขาวสารในรป/ตารางตองสอดคลองกน

สามารถรวม รป/ตารางใหมน เขากบของเดมไดหรอไม ถาได ให

ปรบปรงเพมเตมรปเดมทมอย

รป/ตารางใหมนเชอมโยงกบรป/ตารางทมอยหรอไม ถาใช ใหระบความ

เขอมโยงทใตรป/ตารางดวย



หวขอ 2.1 การจดท ากลยทธ

กระบวนการจดท าแผนกลยทธและแผนปฏบตการ :

ขนตอนการจดท ามอะไรบาง ? มใครเกยวของบาง ?

มแผนระยะยาวหรอไม ? การจดท าแผนระยะยาวอาจตอง

อางองถงองคกรทอยเหนอกวา

ขนตอนการจดท าแผนปฏบตการ ? มใครเกยวของบาง ?

มการจดท า/ทบทวนในปเดยวกนหรอม ? ระดบใด


ตวอยาง : รปท 2.1-1 กระบวนการจดท าแผนกลยทธและแผนปฏบต

การ Phase Steps Activities Key

people

Key

outputs

Long/Short

Range

Strategic

Planning

Spring Gather/

review

SWOT, environmental

scan, last year’s

performance,

technology change

Summer

Fall –

Winter

Action

Planning


ขนตอน:







สามารถรวม รป/ตารางใหมน เขากบของเดมไดหรอไม ถาได ใหปรบปรงเพมเตมรป

เดมทมอย

รป/ตารางใหมนเชอมโยงกบรป/ตารางทมอยหรอไม ถาใช ใหระบความเขอมโยงท

ใตรป/ตารางดวย



เมอท ำตำรำง ใหทบทวนโครงรำงองคกรดวยเพอดควำมเหมำะสมอกครง


ปจจยส าคญ :

จากเกณฑ –

ถามกจกรรมนอกเหนอจากน ใหชน าการเชอมโยง

ถามกจกรรมรวมกบหนวยเหนอ ใหอธบาย

ถามการน าขอมลขาวสารจากแหลงอนอก ใหระบ


ตวอยาง : รปท 2.1-2 ตารางปจจยส าคญในการวางแผน

Key Factors Activities/steps Analyses Learning and

Improvements Made

SWOT

Shifts in Technology, markets,

customer preferences

Sustainability

Ability to execute plans


ขนตอน:









รป/ตารางใหมนเชอมโยงกบรป/ตารางทมอยหรอไม ถาใช ใหระบความเขอมโยงทใต

รป/ตารางดวย





สงทควรพจารณาเมอจดท า Strategic Objectives, Measures, and

Timetables Table:

อะไรคอวตถประสงคส าคญของแผน?

วตถประสงคนน มการวดและมเปาหมายหรอไม?

เปาหมายระยะยาวสอดคลองกบระยะสนหรอไม?

มเปาหมายระหวาง ระยะยาวและระยะสนหรอไม?

แลวใหโยงไปทหมวด 7


Example: Figure 2.1-1 Strategic Objectives, Measures, and Timetables

Strategic

Objectives

Key

Measure

Goal

(target year)

Projection

2014

Projection

2015

Projection

20xx

Cat. 7

Link


ขนตอน:















ตาราง วตถประสงค ความทาทาย ความไดเปรยบ และ

ความสามารถพเศษ :

ใชวตถประสงคเดยวกบทไดอางองในตารางอน !

ความทาทายและความไดเปรยบ – ด โครงรางองคกร 2 ข

ความสามารถพเศษ – ด โครงรางองคกร 1ก(2) สงท

องคกรมความเชยวชาญเปนพเศษ


ตวอยาง : รปท 2.1-4 วตถประสงค ความไดเปรยบ ความทาทาย และ

ความสามารถพเศษ

Strategic

Objectives

Challenges Advantages Core

Competencies


ขนตอน :

เรมดวยตารางตวอยางทให

อางถง Organizational Profile/Key Factors



สามารถรวม รป/ตารางใหมน เขากบ 2.1-3 ไดหรอไม ถาได ให

ปรบปรงเพมเตมรปเดมทมอย

รป/ตารางใหมนเชอมโยงกบรป/ตารางทมอยหรอไม ถาใช ใหระบ

ความเขอมโยงทใตรป/ตารางดวย




หวขอ 2.2 การน ากลยทธสการปฏบต

ตารางแผนระยะสนและระยะยาว :

มแผนอะไรบาง ?

แผนทางธรกจ แผนกอสราง แผนโครงการทดลอง

แผนพฒนา ฯลฯ

ระบตวยางท :

เชอมโยงกบวตถประสงคเชงกลยทธ

มตวชวดทเกยวของ

หวขอ 2.2 การน ากลยทธสการปฏบต

ตวอยาง : รปท 2.2-1 แผนปฏบตการส าคญระยะสนและระยะยาว

Strategic

Objectives

Short/long-

term plans

Key

changes

HR Plans Performance

Measures

Link to

Cat. 7


ขนตอน:














หวขอ 3.1 เสยงของลกคา

การฟงเสยงลกคาและเรยนรจากลกคา :

สงพจารณาคอ :

วธสรางความสมพนธ (ตวแทนลกคา การเยยม การให

การศกษา)

การส ารวจเฉพาะกลม

ขอมลการรองเรยน


ตวอยาง : รปท 3.1-1 วธการรบฟงกลมลกคาและการเรยนรจากลกคา

Customer Segment Listen and Learn

Methods

How information

is used

Cycles of Evaluation

and Improvement

Segment 1

Segment 2

Segment 3

Former customers

Potential customers

Customers of

competitors


ขนตอน:















การจดการขอรองเรยนของลกคา :

ครอบคลมทกกลมของลกคา ?

มความแตกตางตามกลมลกคา ?

มการตดตามจนสนสดกระบวนการหรอไม ?

มการรวบรวมวเคราะหเปนหมวดหมเรองขอรองเรยนอยาง

เปนระบบหรอไม ?


ตวอยาง : รปท 3.1-2 กระบวนการจดการขอรองเรยนของลกคา

Step General Description Tasks, inputs,

activities

Measures Lessons Learned and

Improvements Made


ขนตอน:















ความพงพอใจ ความพงพอใจ และความจงรกภกดของลกคา :

แบงกลมลกคาตามโครงรางองคกร

มวธการรบรเรองความพงพอใจอยางไร และชวงระยะเวลา

อยางไร ?

ครอบคลมทกกลมของลกคา ?


ตวอยาง : รปท 3.1-3 ความพงพอใจ ความไมพงพอใจ และความจงรกภกด

ของลกคา

Customer

Segment

Assessing Satisfaction,

Engagement, and Dissatisfaction

How information

is used

Key Measures


ขนตอน:














หวขอ 3.2 ความผกพนของลกคา

ระบนวตกรรมของผลตภณฑ/การบรการ :

การไดมาของขอมลขาสาร :

การส ารวจ

เฉพาะกลม

ขอรองเรยน

คแขงขน

การเปลยนแปลงของเทคโนโลย

การเทยบเคยงกบอตสาหกรรมอน


ตวอยาง : รปท 3.2-1 ระบนวตกรรมของผลตภณฑ/บรการ

Data sources Analyses Link to Customer

Req.

Link to Core

Competencies


ขนตอน:















กลไกการเขาถงของลกคา :

การแบงกลมลกคา ในโครงสรางองคกร

แตละกลมของลกคามชองทางตดตอกบองคกรอยางไร ?

การพบปะ โทรศพท จดหมาย อนเตอรเนต

ชองทางทใชในแตละกลมมความแตกตางกนหรอไม ?


ตวอยาง : รปท 3.2-2 ตารางกลไกการเขาถงของลกคา

Customer

segment

Key

Product/Service

Access

Mechanism

Measure


ขนตอน:














End of Part 2

Questions ?

how to write application report (part 2 of 4)

Business