hukuk mÜŞavİrlİĞİ İyİleŞtİrme takimi

1

ÇALIŞMA RAPORU

İyileştirme Takımının Adı : Hukuk ve Performans

Takımın Lideri : Ümit Kemal KILIÇ

Takımın Raportörü : Sevilay APAYDIN

2

Performans Puan Kriterindeki Performans Puan Kriterindeki AksaklıklarAksaklıklar

3

4

Ümit Kemal KILIÇÜmit Kemal KILIÇ Sevilay APAYDINSevilay APAYDIN İsmail Hakan UYSALİsmail Hakan UYSAL Ersin BOZKURTErsin BOZKURT Mehmet ÖZTÜRKMehmet ÖZTÜRK Oğuz GENÇOğuz GENÇ Meral BOZKURTMeral BOZKURT Hüseyin GÜRSOYHüseyin GÜRSOY Rüya KOÇAKRüya KOÇAK Yusuf ÜRGENYusuf ÜRGEN Emin SARIEmin SARI

5

Takım Çalışmasının Takım Çalışmasının Başladığı TarihBaşladığı Tarih : 12 Nisan 2013: 12 Nisan 2013

Sonlandırıldığı TarihSonlandırıldığı Tarih : 28 Kasım 2013: 28 Kasım 2013

Yapılan Toplantı SayısıYapılan Toplantı Sayısı : 7: 7

6

HaftalarYapılan

çalışmalar1.Toplantı12.04.201

3

2.Toplantı16.05.201

3


3


3


3


3


3

Takım Başkanı ve Raportörün Seçimi

√

Takım Adının Seçimi

√

Problem Havuzu Belirlendi

√

Mevcut Sistem Tanıtıldı

√

Neden Analizi Yapıldı

√

Kök Neden Analizi Yapıldı

√

Çözüm Önerileri √

7

HaftalarYapılan

çalışmalar1.Toplan

tı12.04.20

13


3


3


3


3


3


3

Çözüm Öneri Görüşmeye Devam Edildi

√

Yeni Puanlama Tablosu Hazırlanmaya Başlandı

√

Yeni Puanlama Tablosu Hazırlama Devam Edildi

√

Yeni Puanlama Tablosu Son Hale Getirildi

√

1. Personel arasındaki iş dağılımının adil olmaması2. Büro hukuk müşavirliği arasındaki ilişkiler3. Müşavirlikteki teknik destek eleman eksikliği 4.4. Performans puan kriterlerindeki aksaklıklar Performans puan kriterlerindeki aksaklıklar 5. Süreli evrakların takibi

8

9

SIRA NO PROBLEM HAVUZU Ü.K.K. S.A. İ.H.U. E.B. H.G. TOPLAM

1Personel arasındaki iş

dağılımının adil Olmaması4 2 1 3 4 14

2Büro hukuk müşavirliği

arasındaki ilişkiler3 3 4 2 2 14

3Müşavirlikteki teknik

destek eleman eksikliği2 4 3 1 5 15

44Performans puan Performans puan

kriterindeki aksaklıklarkriterindeki aksaklıklar55 55 55 55 11 2121

5 Süreli evrakların takibi1 1 2 4 3 11

1.1. Mevcut Sistem Başlangıçta Performans ve Kalitenin Mevcut Sistem Başlangıçta Performans ve Kalitenin Arttırılması Amacıyla Oluşturulmuştur.Arttırılması Amacıyla Oluşturulmuştur.

2.2. Hukuk Müşavirleri İçin Bir Büro Personeli İçin Bir Olmak Hukuk Müşavirleri İçin Bir Büro Personeli İçin Bir Olmak Üzere İki adet Puanlama Tablosu Öngörülmüştür.Üzere İki adet Puanlama Tablosu Öngörülmüştür.

3.3. Hukuk Müşavirleri İçin 60 Büro Personeli İçin 44 Adet Hukuk Müşavirleri İçin 60 Büro Personeli İçin 44 Adet Puanlamaya Tabi Puanlamaya Tabi İşİş/Görev Kalemi ve Karşılarında da Puanı /Görev Kalemi ve Karşılarında da Puanı Belirlenmiştir.Belirlenmiştir.

4.4. Ay Sonunda Dengeleme Yapılmaya Çalışılmaktadır. Ay Sonunda Dengeleme Yapılmaya Çalışılmaktadır.

5.5. Puanlamaya İlişkin Bir Bilgisayar Programı Yapılmış Olup, Puanlamaya İlişkin Bir Bilgisayar Programı Yapılmış Olup, bir Personel De Bu İş İçin Görevlendirilmiştir.bir Personel De Bu İş İçin Görevlendirilmiştir.

10

1. 1. Farklı çalışmaların puanlamasının zorluğu.Farklı çalışmaların puanlamasının zorluğu. 2.2. Her işe puan verilmesinin zorluğu. Her işe puan verilmesinin zorluğu. 3. 3. Yapıldığı ispatlanamayan işler için puan Yapıldığı ispatlanamayan işler için puan

verilmesi ve verilen puanların denetlenememesi.verilmesi ve verilen puanların denetlenememesi. 4. 4. Personel arasında performans puanlama Personel arasında performans puanlama

sistemin düzgün çalışmadığına dair kanının sistemin düzgün çalışmadığına dair kanının oluşması.oluşması.

5.5. Şu andaki puanlama sisteminin performans ve Şu andaki puanlama sisteminin performans ve kalitenin ölçülmesinde altlık oluşturmaması ve kalitenin ölçülmesinde altlık oluşturmaması ve özendirici olmaması.özendirici olmaması.

6.6. Puanlama tablosunda fazla ayrıtlıya girilmiş Puanlama tablosunda fazla ayrıtlıya girilmiş olması.olması.

11

Neden 1: Farklı çalışmaların puanlamasının zorluğu. N1-1: Yapılan işin sorumluluğuyla puanların dengeli olmaması. Ç1-1: Mevcut tablodaki maddelerin yeniden gözden

geçirilmesi.

N1-2: Çok zaman alan işle az zaman alan işin puanlamasının aynı olması.

Ç1-2: Mevcut tablodaki maddelerin yeniden gözden geçirilmesi.

N1-3: Teknik destek alınamaması. Ç1-3:Performans sisteminin daha objektif olabilmesi için

yazılım programının hazırlanması ve kurulması.

N1-4: Tabloda yer almayan maddelerin olması. Ç1-4: Tabloya olmayan maddelerin eklenmesi.

12

Neden 2: Her işe puan verilmesinin zorluğu. Neden 2: Her işe puan verilmesinin zorluğu.

N2-1:N2-1: Puanlama kalemlerinin çokluğunun karmaşıklığa Puanlama kalemlerinin çokluğunun karmaşıklığa sebep olması.sebep olması.

Ç2-1:Ç2-1: Mevcut tablodaki maddelerin yeniden gözden Mevcut tablodaki maddelerin yeniden gözden geçirilmesi.geçirilmesi.

N2-2:N2-2: Bazı puanlama ölçütlerinin birleştirilmesi. Bazı puanlama ölçütlerinin birleştirilmesi. Ç2-2:Ç2-2: Mevcut tablodaki maddelerin yeniden gözden Mevcut tablodaki maddelerin yeniden gözden

geçirilmesi.geçirilmesi.

N2-3:N2-3: Bazı işlerin puan karşılığının belirlenmemiş olması. Bazı işlerin puan karşılığının belirlenmemiş olması. Ç2-3:Ç2-3: Mevcut tablodaki maddelerin yeniden gözden Mevcut tablodaki maddelerin yeniden gözden

geçirilmesi.geçirilmesi.

13

Neden 3: Yapıldığı ispatlanamayan işler için puan Neden 3: Yapıldığı ispatlanamayan işler için puan verilmesi ve verilen puanların denetlenememesiverilmesi ve verilen puanların denetlenememesi..

N3-1:N3-1: Birimde sorumlu personelin bazı işleri düşük puan Birimde sorumlu personelin bazı işleri düşük puan alan memurlar yapmadığı halde, yapmış gibi göstererek alan memurlar yapmadığı halde, yapmış gibi göstererek ( özellikle izinli, raporlu, idari izinli olduğu durumlarda bile ) ( özellikle izinli, raporlu, idari izinli olduğu durumlarda bile ) sanal puanlamaya yol açmaları.sanal puanlamaya yol açmaları.

Ç3-1:Ç3-1: Performans sisteminin daha objektif olabilmesi için Performans sisteminin daha objektif olabilmesi için yazılım programının hazırlanması ve kurulması.yazılım programının hazırlanması ve kurulması.

Ç3-2:Ç3-2: Birim sorumlularının puanlama kontrolü için Birim sorumlularının puanlama kontrolü için yönlendirilmesi.yönlendirilmesi.

14

Neden 4: Personel arasında performans puanlamaNeden 4: Personel arasında performans puanlama sistemin düzgün çalışmadığına dair kanının oluşması.sistemin düzgün çalışmadığına dair kanının oluşması.

N4-1:N4-1: Ödül ve ücret karşılığı olmadığı için personel Ödül ve ücret karşılığı olmadığı için personel tarafından puanlamanın ciddiye alınmadığı.tarafından puanlamanın ciddiye alınmadığı.

N4-2:N4-2: Puanlandırmaya ilişkin gerekli bilgilendirmenin iç Puanlandırmaya ilişkin gerekli bilgilendirmenin iç genelgedeki birim sorumlularına yapılmadığı.genelgedeki birim sorumlularına yapılmadığı.

Neden 5: Şu andaki puanlama sisteminin performans Neden 5: Şu andaki puanlama sisteminin performans ve kalitenin ölçülmesinde altlık oluşturmaması ve ve kalitenin ölçülmesinde altlık oluşturmaması ve özendirici olmaması.özendirici olmaması.

N5-1:N5-1: Ödül ve ücret karşılığı olmadığı için personel Ödül ve ücret karşılığı olmadığı için personel tarafından puanlamanın ciddiye alınmadığı.tarafından puanlamanın ciddiye alınmadığı.

15

Neden 6: Puanlama tablosunda fazla ayrıtlıya girilmiş Neden 6: Puanlama tablosunda fazla ayrıtlıya girilmiş olması.olması.

N6-1:N6-1: Benzer işlerin değişik işlem kalemlerinde Benzer işlerin değişik işlem kalemlerinde gösterilmesi.gösterilmesi.

N6-2:N6-2:Yapılan her işin mutlaka puanlandırılması gerektiği Yapılan her işin mutlaka puanlandırılması gerektiği inancının oluşması.inancının oluşması.

16

18

1 750 Birim ve Kurum arşiv düzenlemesi. (yıllık ve personel başına)

2 100 Büro personelinin sorumluluğunu ve yönetimini üstlenmek. (aylık)

3 50 İnternet sitesini güncel olarak tutmak. (aylık)

4 50 Görüşleri ve Mahkeme kararlarını derlemek, tasnif etmek ve yayımlamak.(her hazırlanışta)

5 15 Sunumların hazırlanması.

6 15 Her türlü faaliyet raporlarının hazırlanması.

7 1 BİMER işlemlerini yapmak. (işlem başına)

8 1 İnternette yayımlanacak olan kararların ve diğer belgelerin yayımlamak. (sayfa başı)

9 1 Mernis sorgulama.

10 1 Dosyaları taramak, Word’e çevirmek ve TAKBİS’e atılması.

11 1 Eğitim ve toplantı faaliyetleri.

12 1 Asistanlık hizmetlerini yürütmek. (telefon, randevu takip sistemi, ilgili not.)

13 750 Yıllık Bütçe.

14 25 Nakit talep formu ve bütçe çalışmaları.

15 24 Resmi posta pulunun alınması ve teslim edilmesi.

16 20 SGB performans izleme raporu. (rapor başına)

17 10 Hukuk Müşaviri sözleşmeleri (personel başına)

18 5 Personelin aylıklarının hazırlanması (personel başına)

19 5 Fazla mesai ve yolluk ödemeleri (personel başına)

20 5 İkramiyelerin hazırlanması (personel başına)

21 5 Kişi borcu, icra takibi ve ek ödemeler (personel başına)

22 5 Vekâlet ücretleri (listedeki kişi başına)

23 2 Avans çekilmesi ve kapatılması

24 2 Banka disketi hazırlama (personel başına)

25 1,5 Taşınır işlemleri.

26 0,1 Havale edilen evrakların zimmet karşılığı teslim edilmesi. (zimmet başına)

27 0,2 Kurum içi ve kurum dışı evrakların teslim alınması.

28 0,1 İlgili dosyaların tespit edilmesi ve bağlantı kurulması.

29 0,2 Yeni dosyaların açılması.

30 0,2 Evrakların doğru dosyaya takılıp takılmadığının ve son kontrolün yapılması.(dosya başına)

31 0,1 Evrakların havale yapılmak üzere sunulmadan önce kontrolün yapılması.

32 0,2 Dosyaların arşive kaldırılması, çıkarılması ve yerine takılması. (dosya başına)

33 0,1 Hazırlanan yazı ve savunmaların imzaların tamamlanması.

34 0,1 Evrakların TAKBİS’e kaydedilmesi.

35 0,3 Arşive kaldırılması uygun görülen dosyaların TAKBİS sisteminde kapatılması. (3 işlem)

36 0,2 Yazıların, karşılıkların, eklerin hazırlanması ve postaya verilmesi. (evrak sayısı başına)

37 0,1 Fotokopi, faks ve mail çekilmesi.

38 0,1 Yıllık izin takibi (personel başına)

39 1 Yazı yazmak. (sayfa başına)

40 0,1 Yazı ve karşılıkların TAKBİS ortamında şeklen incelenmesi.

41 0,4 Mahkemeye evraklarının elden götürülmesi.

42 1 Görev gereği kurum dışı işler.

43 0,1 Mesai takibi. (personel başına)

44 Reçete ödemeleri

45 0,1 Puanlama veri girişi. (günlük personel başına)

19

TEŞEKKÜR EDERİZTEŞEKKÜR EDERİZ

hukuk mÜŞavİrlİĞİ İyİleŞtİrme takimi

Documents