hƯỚng d n s d ng phẦn mỀm quẢn lý nhà trỌ · pdf file 0915 85 0918 3...

phanmemnhatro.com 0915 85 0918

1

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÀ TRỌ

I. Tải file cài đặt và chạy phần mềm

Tải phần mềm tại đường dẫn sau:

http://phanmemnhatro.com/QLNhaTro.zip

Sau khi tải, tìm file vừa tải, giải nén file ra thư mục QLNhaTro

Cài công cụ để xem và in phiếu thu:

Chọn file CRRedist2005_x86.msi trong thư mục giải nén

Chạy phần mềm:

Chọn file QLPhongTro trong thư mục QLNhatro để sử dụng

http://phanmemnhatro.com/QLNhaTro.zip


2

II. Đăng nhập

Chức năng dùng để đăng nhập vào hệ thống.

Có 2 tài khoản mặc định:

Tài khoản: admin và user

Mật khẩu: 123456

Sau khi đăng nhập vào phần mềm, người dùng có thể thay đổi mật khẩu khác bằng chức

năng thay đổi mật khẩu tại Thiết lập => Thay đổi mật khẩu.

Tài khoản admin khác user ở chức năng nhập chỉ số điện và nước, tài khoản admin được

phép nhập chỉ số cũ (user thì không được phép)

III. Màn hình chính

Sau khi đăng nhập thành công sẽ xuất hiện màn hình chính như bên dưới


3

Tại màn hình chính này người dùng có cái nhìn tổng quan về tình hình thuê phòng trọ của

khu nhà trọ mình quản lý.

Trạng thái phòng:

Màu đỏ: Phòng trống chưa thuê

Màu xanh nhạt: Phòng đang thuê

Cụ thể có các chức năng chính sau:

1. Thêm khách thuê mới


4

Để thêm mới khách thuê (khách mới vào thuê phòng trọ) chọn vào biểu tượng sẽ

xuất hiện màn hình đăng ký thông tin khách thuê mới như sau:

Nhập đầy đủ thông tin khách thuê, chọn dịch vụ sử dụng, các phần có dấu * là bắt buộc.

Lưu ý:

- Kỳ: Hiện tại phần mềm áp dụng 2 kỳ thu tiền trong 1 tháng (mỗi khách thuê sẽ phải

xác định kỳ thu tiền dựa vào ngày vào. Nếu vào từ ngày 1 => 15 của tháng sẽ thu

tiền kỳ 30 tức là cuối tháng hiện tại; nếu vào từ ngày 16 => ngày cuối tháng hiện tại

thì sẽ thu tiền kỳ 15 tức là vào ngày 15 của tháng kế tiếp).

- Tiền phòng tháng đầu tính vào số ngày thực tế ở dựa vào ngày vào, tức là lấy đơn

giá tiền 1 tháng / (số ngày của tháng hiện tại) x số ngày ở thực tế (từ ngày vào đến

cuối kỳ thanh toán). Tháng tiếp theo sẽ lấy trọn tháng. Tháng khách trả phòng

không tính tiền phòng (do đã trừ tiền tháng trả trước)

- Tiền đặt cọc chỉ ghi nhận ban đầu, sẽ trừ vào tháng tiền nhà khi khách trả phòng.

- Dịch vụ nào check chọn thì sẽ tính vào trong phiếu thu hàng tháng của khách. Đối

với dịch vụ là gửi xe có số lượng > 1 thì nhập cụ thể số lượng sử dụng. Đối với dịch

vụ là điện và nước sẽ tính số lượng sử dụng theo chỉ số nhập định kỳ hàng tháng.

2. Xem lại thông tin khách thuê

Bằng cách chọn vào biểu tượng người dùng có thể xem hoặc hiệu chỉnh lại thông

tin khách thuê.

3. Trả phòng

Để trả phòng chọn vào biểu tượng sẽ xuất hiện màn hình sau:


5

Chọn ngày khách trả và chọn đồng ý để hoàn tất trả phòng. Thao tác này chỉ ghi nhận

khách trả phòng, việc tính tiền sẽ thực hiện ở chức năng tính tiền vào cuối tháng.

Sau khi trả phòng thì phòng này sẽ trở về trạng thái ban đầu và có thể chọn để thêm

khách mới được.

4. Làm mới dữ liệu

Chức năng dùng để lấy dữ liệu mới lên sau khi đăng ký khách thuê phòng hoặc trả

phòng để load trạng thái phòng chính xác.

IV. Nhập chỉ số điện và nước

Đường dẫn: Nhập liệu => Chỉ số điện và nước

Vào cuối mỗi tháng, chủ nhà sẽ đi ghi chỉ số điện và nước, sau đó về nhập vào phần mềm.

Màn hình ghi nhận chỉ số điện và nước sẽ như sau:

Tại màn hình này, người dùng chọn tháng/ năm, kỳ cần nhập chỉ số sau đó chọn xem. Phần

mềm sẽ lấy lại dữ liệu của tháng đó nếu có hoặc để trống (=0) nếu chưa nhập. Chọn vào

checkbox “hiện tất cả các phòng” để hiện đầy đủ các phòng chưa thuê để nhập (nếu chỉ số

điện có thay đổi)


6

Người dùng nhập chỉ số mới vào cột CS điện mới và CS nước mới, sau đó chọn vào nút

“Lưu” để lưu dữ liệu. Cột số CS cũ phần mềm sẽ tự lấy lại ở tháng trước đã nhập; trường

hợp tháng mới bắt đầu sử dụng phần mềm hoặc thay đổi công tơ điện cần nhập chỉ số cũ thì

đăng nhập bằng tài khoản admin để được phép nhập vào cột chỉ số cũ. Cột sử dụng sẽ do

phần mềm tự tính.

V. Nhập phát sinh khác

Đường dẫn: Nhập liệu => Phát sinh khác

Chức năng này dùng để nhập các khoản phải thu thêm hoặc phải trả cho người thuê mà

phần mềm không tự động tính được (gọi là các khoản phát sinh ngoại lệ). Màn hình như

sau:

Tại đây người dùng chọn tháng/năm cần nhập liệu và kỳ => chọn vào nút “Xem”, phần

mềm sẽ lấy lên danh sách tất cả các phòng đang thuê. Người dùng nhập vào cột diễn giải và

số tiền cho phòng nào có phát sinh. Nhập số nhỏ hơn 0 (dấu trừ) nếu đó là khoản chủ nhà

phải trả cho khách, ngược lại > 0 là khoản phải thu thêm.

VI. Tính tiền

Đường dẫn: Tính tiền

Chức năng này dùng này để tính tiền khách thuê trọ vào từng kỳ thu tiền. Màn hình như

sau:


7

Tại đây người dùng chọn tháng/năm cần tính, kỳ cần tính, ngày tính là ngày in phiếu thu.

Chức năng này sẽ tự động tính tiền phòng (khách mới thuê, khách cũ đang thuê, khách trả

phòng); tính tiền điện và nước dựa trên đơn giá điện nước và số lượng sử dụng; tính các

khoản tiền dịch vụ khác và lưu trữ vào hệ thống.

Lưu ý:

Chức năng này phải thực hiện sau khi nhập đầy đủ chỉ số điện và nước, đăng ký khách thuê

mới xong, nhập thông tin khách trả phòng.

Nếu đã tính tiền rồi mà chỉ số điện nước sai, điều chỉnh chỉ số điện nước và tính tiền lại.

Sau khi tính tiền xong, kiểm tra hoàn chỉnh sang chức năng “Xem bảng tính” để xem lại và

in phiếu thu.

VII. Xem bảng tính (và in phiếu thu)

Đường dẫn: Xem bảng tính

Chức năng này dùng để chủ phòng trọ xem lại chi tiết các khoản tiền mà khách thuê phải trả

và in phiếu thu. Màn hình như sau:


8

- Để xem lại dữ liệu đã tính chọn vào tháng/năm; chọn kỳ chọn vào nút “Xem”

- Để in từng dòng chọn vào dòng cần in (chọn vào đầu dòng) hoặc chọn nhiều dòng

bằng cách bấm giữ nút Shift và bấm chọn đầu dòng sau đó chọn nút “In dòng chọn”

- Để in tất cả các dữ liệu đang xem chọn vào nút “In tất cả”

Phiếu thu mặc định sẽ như sau:


9

Hoặc in khổ A5


10

VIII. Các chức năng khác

a. Thiết lập tầng và phòng

Đường dẫn: Thiết lập => Thiết lập tầng và phòng

Chức năng này dùng để tạo tầng và phòng cho khu nhà trọ mà chủ nhà cho thuê. Màn

hình như sau:

Tại đây người dùng có các thao tác sau:

Thêm tầng


11

Chọn vào biểu tượng để thêm tầng mới.

Màn hình thêm tầng:

Nhập vào tên tầng (sẽ hiện thị trên màn hình sơ đồ phòng); thứ tự sẽ ảnh hưởng vị

trí sắp xếp của tầng (0 là thấp nhất, kế tiếp 1, 2, 3, … )

Sửa tầng

Chọn vào biểu tượng trên ô tầng để sửa.

Xóa tầng

Chọn vào biểu tượng trên ô tầng để xóa. Việc xóa tầng sẽ xóa tầng chỉ thực

hiện được khi đã xóa hết các phòng trong tầng đó.

Thêm phòng

Chọn vào biểu tượng để thêm phòng mới.

Màn hình thêm phòng như sau:

Nhập vào tên phòng (sẽ hiện thị trên sơ đồ phòng)

Tầng: Chọn tầng mà phòng này thuộc

Thứ tự: dùng để sắp xếp vị trí phòng trong tầng từ nhỏ đến lớn

Không sử dụng: Chọn vào để cho biết phòng này không cho thuê; ngoài sơ đồ

phòng sẽ không đăng ký khách thuê được.

Sửa phòng

Chọn vào biểu tượng trong ô phòng để sửa thông tin phòng.

Xóa phòng


12

Chọn vào biểu tượng trong ô phòng để xóa phòng. Việc xóa phòng phải đảm

bảo thời điểm đó phòng không còn khách thuê.

Làm mới

Chọn vào biểu tượng để load lại trạng thái phòng trên sơ đồ

phòng sau khi sửa hoặc xóa phòng và tầng.

b. Thiết lập dịch vụ và đơn giá

Đường dẫn: Thiết lập => Dịch vụ và đơn giá

Chức năng này dùng để tạo dịch vụ mới hoặc hiệu chỉnh đơn giá dịch vụ cũ.

Màn hình chức năng này như sau:

Tại đây có các chức năng chính sau:

Thêm dịch vụ

Chọn vào nút để thêm dịch vụ. Màn hình thêm như sau:

Nhập các thông tin sau:

- Tên: Tên dịch vụ

- Loại: Đối với điện hoặc nước chọn đúng loại là điện hoặc nước; các dịch vụ khác

chọn loại là “Khác”

- Đơn giá: Nhập đơn giá trên 1 đơn vị tính

- Đang dùng: nếu chọn là đang sử dụng; ngược lại không sử dụng (dành cho trường

hợp dịch vụ này trước đây đang dùng nhưng không muốn hiện lên bảng danh sách

chọn dịch vụ lúc khách thuê mà không thể xóa được)

Sửa dịch vụ


13

Chọn vào nút để sửa dịch vụ

Xóa dịch vụ

Chọn vào nút để xóa dịch vụ

Lưu ý: dịch vụ chưa sử dụng thì mới được xóa (chưa gán cho khách thuê)

Tìm kiếm

Muốn tìm kiếm nhanh một dịch vụ nào đó thì nhập vào ô tìm kiếm sau đó chọn vào

nút

c. Cấu hình chung

Đường dẫn: Thiết lập => Cấu hình

Tại đây thiết lập các thông số sau:

- Tháng trả tiền nhà tính đầy đủ (không trừ tiền cọc): nếu chọn thì tháng trả

phòng/nhà tính tiền trọn tháng; ngược lại thì không tính.

- Tháng trả tiền nhà tính theo ngày thực tế ở: nếu chọn thì tính tiền tháng trả

phòng/nhà theo số ngày ở nhân với đơn giá theo ngày

- Tính tiền hàng tháng chia thành 2 kỳ 15 và 30: Nếu chọn thì tính tiền phòng chia

thành 2 đợt thu (ngày 15 và 30) dựa vào ngày vào của khách. Nếu vào trước 15 thì

thu vào ngày 30, sau ngày 15 thì thu vào ngày 15 hàng tháng

- Xem trước khi in: nếu chọn thì lúc chọn in phiếu thu thì phần mềm hiện lên phiếu

in, người dùng xem lại rồi chọn in thủ công; ngược lại thì không hiện lên phiếu in

mà tự động in luôn.

- In bill/ A5: Nếu chọn thì in khổ 80; ngược lại là khổ A5

- Số lượng bản in: nhập số lượng bản in phiếu thu (số lần in cho 1 phiếu thu)

d. Đổi mật khẩu

Đường dẫn: Thiết lập => Đổi mật khẩu


14

Chức năng này dùng để thay đổi mật khẩu của tài khoản đang dùng

e. Phiếu chi

Đường dẫn: Nhập liệu => Phiếu chi

Chức năng này dùng để thêm các khoản chi của chủ nhà liên quan đến hoạt động kinh

doanh.

Có các chức năng chính sau:

Thêm phiếu chi

Chọn vào nút

Màn hình như sau:

Sửa/ xem phiếu chi

Chọn vào nút

Xóa phiếu chi

Chọn vào nút để xóa dòng phiếu chi đang chọn

Tìm kiếm


15

Nhập nội dung cần tìm kiếm vào ô tìm kiếm, sau đó chọn vào nút

f. Xem báo cáo lợi nhuận

Đường dẫn: Báo cáo => Lợi nhuận

Báo cáo này thể hiện các khoản thu trong tháng và khoản chi (nhập trong phiếu chi) và

số tiền còn lại (thu – chi).

hƯỚng d n s d ng phẦn mỀm quẢn lý nhà trỌ · pdf file 0915 85 0918 3...

Documents