Hur du praktiskt tillämpar ramavtalet Resebyråtjänster 2011-2

Uppdaterad 2013-07-05

2

Innehåll

UK mål med upphandlingen Marknadsförutsättningar Ramavtalet omfattning Avtalets villkor Nyttor med SKI:s Ramavtal Våra referenser Leverantörer Avropsstöd Uppföljning Frågor och Svar

Så tänkte jag när arbetade med FFUn

Målen vid upphandlingen av Resebyråtjänster 2011-2 Resultera i lättanvända ramavtal med bra villkor. Att möjliggöra för SME att lämna anbud. Förenkla anbudsförfarandet.

En heltäckande resebyråservice av det här slaget bidrar till ett effektivare resande. Tjänsterna i de båda ramavtalen har mycket konkurrensmässiga priser, säger Frida Haag, ansvarig upphandlingskonsult.

3

Marknadsförutsättningar

Resebyråer Antalet svenska företag som kan betraktas som resebyråer uppgick vid utgången av

2011 till mindre än 300. Resebyråer (inkl. Internet- eller s.k. online-byråer) förmedlar i första hand andras resor och turisttjänster men arrangerar även egna paketresor, företrädesvis grupp- och konferensresor för affärsresekunder.

Av resebyråerna är cirka hälften huvudsakligen inriktade på privatreseförsäljning, ett sjuttiotal renodlade affärsresebyråer och resterande blandresebyråer, dvs. sådana som säljer både privat- och affärsresor.

Det finns uppskattningsvis mellan 400 och 450 researrangörsföretag i Sverige. Ett fåtal av dessa är helt inriktade på arrangemang för andra företag, medan de flesta arrangerar och säljer paketresor för konsumenter. Härutöver finns ett antal företag i form av enskilda firmor och föreningar, som organiserar någon eller några enstaka resor om året.

4

Marknadsförutsättningar (I)

Den sammanlagda försäljningen av resetjänster via de svenska resebyråerna blev i stort sett oförändrad under årets första fyra månader (2013) jämfört med samma period under föregående år. Dock förändrades förhållandet mellan de olika tjänsterna. Medan försäljningen av flygresor minskade räknat i kronor, ökade charterreseförsäljningen. Räknat i antal ökade däremot försäljningen av flygbiljetter, vilket tyder på att genomsnittspriset på en flygbiljett gått ner något.

Att försäljningen ökade med hela 9 % under april månad kan i första hand tillskrivas det faktum att påsken inföll i mars i år och i april under fjolåret. Under mars föll försäljningen med ungefär lika mycket, vilket bekräftar påskens inflytande.

En närmare analys av fördelningen mellan privat- och affärsresor visar att privatreseförsäljningen ökar (+7 %), medan försäljningen av affärsresor fortsätter att backa (-5 %).

5

Marknadsförutsättningar (II)

6

Ramavtalet omfattar

Avtalen omfattar heltäckande resebyråservice för tjänsteresor inom Sverige och utomlands. Här kan du boka t.ex. flyg-, tåg-, buss- och båtresor, anslutningstransporter, hyra av fordon, hotellrum och konferensarrangemang. Ramavtalet omfattar även ett system för självbokning, klimatkompensering, miljöstatistik och resestatistik som kan avropas som tillägg.

För varje geografiskt område kommun är 4 leverantörer rangordnade. Du vänder sig först till den leverantör som är rangordnad som nr 1 i

det geografiska område som du har ditt säte.

7

8

Villkor

Avtalsperiod mars 2013 – sep 2014.

Genomförd av SKI i eget namn Avrop sker med rangordning

Revisionsmöjlighet (uppföljningskontroll) är avtalad.

9

Nyttor… med SKI:s Ramavtal

Lägre arvodeskostnader– dock viss höjning av arvode för tågresa.

Inga avgifter utöver arvodet Bokning görs utifrån din resepolicy. Möjlighet till klimatkompensering, miljöstatistik,

resestatistik som tillägg.

Våra Referenser

417 UM/UE är avropsberättigade på ramavtalet 7 avropar på detta avtal idag (juni-13)

AB Bostäder i Borås, Lidköpings Kommun, Skövde Kommun, Svenljunga Kommun, Vellinge Kommun, Vänersborgs Kommun, Örnsköldsviks Kommun

10

Leverantörer

Henrik ThorellTelefon:+46 705 223021 Mobil:+46 705 223021henrik.thorell@resia.se

Johan NyrenTelefon:0736-821563 Mobil:0736-821563Fax:08-52800981johan.nyren@bigtravel.se

Jonas BerglundTelefon:08-58574700 jonas.berglund@ticket.se

Karin SandstedtTelefon:+46 380 555210 Mobil:+46 702 655210karin.sandstedt@lingmerths.se

Maine GranströmTelefon:+46920211000 Mobil:+46706767622maine.granstrom@nex.se

11

Leverantörer

Pierre SandströmTelefon:+46 (0)8 475 00 22 Mobil:+46 (0)70 410 44 22Fax:+46(0)8 475 00 15pierre.sandstrom@scanworld.se

Sara GrünTelefon:+46702111657 Mobil:+46702111657sara.grun@resecity.se

Sara GrünTelefon:+46(0)702111657 Mobil:+46(0)702111657E-post:sara.sederlin@huddingeres.se

Åsa Boman EkblomTelefon:+46(0)515 776430 Mobil:+46(0)702389266asa@svanbergsresebyra.se

Mona KågströmTelefon:08-7921470 Mobil:0708-758439mona.k@tabyresebyra.se

12

Vad händer innan anmält avrop

För att avropa från SKI:s ramavtal krävs att du, eller annan ansvarig, först godkänner SKI:s allmänna villkor. SKI:s allmänna villkor syftar till att säkerställa att du som har gällande ramavtal inom aktuellt område eller tillämpar ramavtal som upphandlats i samverkan med andra UM/UE inte samtidigt tillämpar SKI:s ramavtal under det egna gällande ramavtalets giltighetstid. Du som är ansvarig för upphandlingsverksamheten inom en upphandlande myndighet eller enhet, kan anmäla avrop via vår webbplats.

1. I vår avtalsdatabas hittar du samtliga ramavtal som vi har upphandlat. Ramavtalet Resebyråtjänster 2011-2 hittar ni på Resebyråtjänster 2011-2 . Har du fått inloggningsuppgifter från oss via post kan du logga in och anmäla intresse för att börja avropa på våra ramavtal, som SKI gjort i eget namn. Som inloggad kan du även avanmäla dig från avtal.

Vem kan avropa? För att vara avropsberättigad på de ramavtal som vi har upphandlat måste du på förhand ha bekräftat din avsikt att tillämpa ramavtalet. De som är avropsberättigade finns angivna i bilaga ”Avropsberättigade” till ramavtalet.

13

Vad händer efter anmält avrop

1. Du får ett svarsmail som bekräftar avropsanmälan2. Om du använder Tendsign som avtalsdatabas kan du få avtalen utspeglade

in i er egen databas i anslutning till avropsanmälan3. Vi meddelar varje fredag leverantören att avropsanmälan är gjord så att

leverantörer vet vilka som anmält sig för 4. Leverantör tar påföljande måndag kontakt med dig eller den som angivits

som kontaktperson i samband med avropet för frågor.5. Efter leveransen, boka uppföljningsmöte med leverantören6. Får du problem med leverantören kontakta SKIs kundtjänst

14

Avropsstöd

Vägledning för geografisk rangordning på ramavtalet Resebyråtjänster 2011-2

Mer utförlig information hittar du på vår hemsida, där det även finns mall att fylla i samt bilagor med information Ramavtal Resebyråtjänster 2011-2

15

Avropsordning

– Du måste kontakta ettan i rangordningen inom ditt geografiska anbudsområde först

– Du får gå vidare i rangordning om: Leverantören inte besvarar avropsförfrågan inom 3

arbetsdagar Leverantören avböjer förfrågan från dig som ny kund

– Leverantören förblir sedan densamme under resten av avtalstiden.

16

Avrop

Frågeställning1) Vilket geografiskt område tillhör min UM?

– Se bilaga Avropsberättigade parter

2) Vilka leverantörer är antagna för det geografiska område min verksamhet tillhör? – Se bilaga Rangordning av leverantörer per geografiskt område

3) Vilka är villkoren i ramavtalet? – Se bilaga ”Ramavtal” samt bilaga ”Kravspecifikation och

prissättningsinformation”

17

Avropsförfrågan

LÄS MER I: – Bilaga ”Avropsinstruktioner Resebyråtjänster 2011-2”

ANVÄND:– Bilaga ”Avropsavtalsmall Resebyråtjänster 2011-2”

18

19

Uppföljning

Leverantör Månadsvis rapportering av avropad

försäljning Informera om ev. byten av

kontaktpersoner till SKL Kommentus

SKI Följsamhet lokalt mot centralt

avtalade villkor och priser Omsättningsredovisning i

regelbundenhet och rimlighet Krav gällande skatter och avgifter,

ekonomisk ställning samt avtalad leveransförmåga

Verktyg för kontroll, förutom direkta kontakter med leverantörer och UM/UE

Redovisningar från leverantörer Fakturakopior mm. Inhämtas från

UM/UE

Kontakt för frågor

20

Kundtjänst

SKL Kommentus InköpscentralVi gör hållbara affärer för Sveriges kommuner, landsting och regioner