2

I. KHÁI NIỆM HÀM :1. Ý nghĩa : Là các biểu thức dùng để xử lý, tính tóan dữ liệu trên bảng tính. Thông qua các hàm, người sử dụng có thể tính tóan các dữ liệu.2. Thành phần và qui ước của Hàm : Cú pháp chung của 1 hàm :

= Tên hàm ( Tham số 1, … , Tham số n )- Để thực hiện hàm phải bắt đầu là dấu =- Tên hàm phải viết đúng cú pháp tên.- Các tham số hàm phải khai báo trong dấu ( )- Các tham số được viết cách nhau bằng dấu , hay ; - Số lượng tham số phụ thuộc và hàm.- Các hàm được phép viết lồng vào nhau. Kết quả của hàm này có thể là gía trị xét của hàm kia.

3

3. Các thông báo lỗi thường gặp : Khi thực hiện 1 tham chiếu hay 1 hàm không đúng thường gặp các báo lỗi như sau :

- #NAME? : Không đúng tên Hàm hay chuỗi không đặt trong “ “.- ####### : Phép toán âm cho ngày hay giờ.- #REF! : Không xác định được vùng tham chiếu địa chỉ.- #DIV/0! : Không xác định phép chia với số chia = 0.- #VALUE! : Biểu thức tính toán không thực hiện với chuỗi.- #N/A : Không tìm thấy được giá trị dò trên bảng dò tìm.- #NUM! : Số quá lớn. ( 10^309)

4

II. KHÁI NIỆM THAM CHIẾU :1. Ý nghĩa : Dùng để đọc hay sử dụng giá trị của 1 ô trong cùng WorkSheet hay trong WorkBook.2. Tham chiếu địa chỉ : Địa chỉ ô trong cùng WorkSheet : Cú pháp : = Địa chỉ ô

A1 = 25 B1 = 4 C1 = 25 * 4

5

2. Tham chiếu địa chỉ (tt):

Địa chỉ ô khác WorkSheet : Cú pháp : = TênSheet!Địa chỉ ô

A1 = 36 B1 = 5 Sheet1!C1 = 100 C1 = 36 * 5 + 100

6

2. Tham chiếu địa chỉ (tt): Địa chỉ vùng : Cú pháp : = Địa chỉ vùng ( Địa chỉ ô đầu : Địa chỉ ô cuối )

7

3. Cách khai báo địa chỉ tham chiếu :

- Để khai báo địa chỉ tham chiếu trong biểu thức tính tóan hay hàm Dùng Mouse Click chọn ô ( Địa chỉ ô) hay Drag vùng ( Địa chỉ vùng ).Chú ý : - Để khai báo địa chỉ vùng nhưng chỉ chứa 1 ô Địa chỉ ô : Địa chỉ ô ( ví dụ A2 : A2 ).- Khi sử dụng bàn phím khai báo địa chỉ ô Chú ý bộ gõ tiếng Việt. ( ví dụ A4 Ã )

8

4. Địa chỉ tham chiếu tương đối : Là những địa chỉ tham chiếu trong công thức sẽ thay đổi giá trịDòng hay Cột khi thực hiện thao tác Copy, Move…

Copy

Copy

9

5. Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối : Là những địa chỉ tham chiếu trong công thức sẽ không thay đổi giá trị Dòng hay Cột khi thực hiện thao tác Copy, Move… Cú pháp : $CộtDòng : Tuyệt đối cột khi có thao tác thay đổi địa chỉ cột. Cột$Dòng : Tuyệt đối dòng khi có thao tác thay đổi địa chỉ dòng. $Cột$Dòng : Tuyệt đối dòng cột khi có thao tác thay đổi địa chỉ. Cách khai báo :- Khi chọn địa chỉ ô hay địa chỉ vùng Bấm phím F4 để lần lượt chọn các trạng thái địa chỉ tuyệt đối cần sử dụng.

F4 F4

10

Ví dụ tham chiếu tuyệt đối :

Thành tiền = Số lượng * Đơn giá * Tỷ giá Vnd

11

Ví dụ tham chiếu tuyệt đối :

Thực hiện công thức tại ô B25 nhưng có tác dụng cho tất cả các

ô khi thực hiện Copy

12

INT(number)

Làm tròn một số đến vị trí chỉ định.-1 hàng đơn vị.0 phân cách thập phân.1 số thập phân thứ nhứt.

Phần dư của một phép chia.Number : Số bị chia,Divisor : Số chia.

Trị tuyệt đối của số.

Căn bậc hai của một số.

Phần nguyên nhỏ nhất của số.

ROUND(number,num_digits)

MOD(number,divisor)

ABS(number)

SQRT(number)

III. CÁC HÀM CƠ BẢN :1. Nhóm hàm xử lý số :

- Kết quả trả về của hàm sẽ là 1 giá trị số.

13

Ví dụ nhóm hàm xử lý số :

14

2. Nhóm hàm xử lý chuỗi : - Kết quả trả về của hàm sẽ là 1 chuỗi.

Cắt các khỏang trắng hai đầu chuỗi.

Xác định độ dài chuỗi.

Lấy ký tự giữa chuỗi từ vị trí chỉ định.Start_num : vị trí bắt đầu lấy.

Lấy số ký tự bên phải chuỗi.

Lấy số ký tự bên trái chuỗi.Num_chars : Số ký tự cắt.Num_chars >0.

TRIM(text)

LEN(text)

MID(text,start_num,num_chars)

RIGHT(text,num_chars)

LEFT(text,num_chars)

15

Ví dụ nhóm hàm xử lý chuỗi 1:

16

Ví dụ nhóm hàm xử lý chuỗi 2:

Lấy ký tự bên phải chuỗi không theo qui luật.

17

3. Nhóm hàm chuyển đổi chuỗi: - Kết quả trả về của hàm sẽ là 1 chuỗi.

Phép nối chuỗi.

Chuyển đổi ký tự đầu thành chữ Hoa.

Chuyển đổi chuỗi thành chữ Hoa.

Chuyển đổi chuỗi thành chữ thường.

Toán tử &

PROPER(text)

UPPER(text)

LOWER(text)LOWER(text)

18

Ví dụ nhóm hàm chuyển đổi chuỗi:

Tóan tử & dùng để nối chuỗi

19

4. Nhóm hàm xử lý ngày : - Kết quả trả về của hàm sẽ có giá trị kiểu ngày.

-Cho kết quả tương ứng giá trị kiểu ngày tháng năm

-Lấy giá trị năm của ô dữ liệu ngày tháng năm

-Lấy giá trị tháng của ô dữ liệu ngày tháng năm

-Lấy giá trị ngày của ô dữ liệu ngày tháng năm

DATE( Year,Month,day )

YEAR( serial_number )

MONTH( serial_number )

DAY( serial_number )

TODAY( ) -Trả về ngày hiện hành của hệ thống

20

Ví dụ nhóm hàm xử lý ngày :

21

5. Nhóm hàm xử lý giờ : - Kết quả trả về của hàm sẽ có giá trị kiểu giờ.

Trả về ngày giờ hiện hành của hệ thống.

Cho kết quả tương ứng giá trị kiểu giờ phút giây.

Lấy giá trị giờ của ô dữ liệu giờ phút giây.

Lấy giá trị phút của ô dữ liệu giờ phút giây.

Lấy giá trị giây của ô dữ liệu giờ phút giây.

NOW()

TIME( Hour,minute,second )

HOUR( serial_number )

MINUTE( serial_number )

SECOND( serial_number )

22

Ví dụ nhóm hàm xử lý giờ :

23

6. Nhóm hàm chuyển đổi kiểu : - Kết quả trả về của hàm sẽ có kiểu số hay chuỗi tùy theo hàm.

Chuyển đổi kiểu dữ liệu chuỗi sang dạng số. - Nếu là ký số Số- Nếu là ký tự 0- Nếu là ký số có thể không dùng hàm Value bằng cách * 1 để chuyển sang kiểu số.

Chuyển giá trị số thành 1 chuỗi định dạng có đơn vị tính.

VALUE( text )

TEXT( value,“format_text”)

24

Ví dụ nhóm hàm chuyển kiểu :

25

7. Nhóm hàm thống kê : - Kết quả trả về của hàm là 1 giá trị số.

Đếm số ô có dữ liệu.

Giá trị Min của kiểu số.

Giá trị Max của kiểu số.

Trung bình cộng các giá trị kiểu số.

Đếm số phần tử có kiểu số.

Tổng các giá trị là kiểu số.

COUNTA( value1,value2,... )

MIN( number1,number2,... )

MAX( number1,number2,... )

AVERAGE( number1,number2,... )

COUNT( value1,value2,... )

SUM( number1,number2,... )

26

Ví dụ nhóm hàm thống kê :

27

8. Nhóm hàm điều kiện :

IF( logical_test , value_if_true , value_if_false )

Logical_test : Chuỗi biểu thức xét điều kiện. Value_if_true : Giá trị hay biểu thức thực hiện khi chuỗi điều kiện xét = True ( Đúng ) Value_if_false : Giá trị hay biểu thức thực hiện khi chuỗi điều kiện xét = False ( Sai )

Logical_test : Chuỗi biểu thức xét điều kiện có thể là 1 phép so sánh, 1 hàm Lý luận , 1 hàm điều kiện lồng …Value_if_true, Value_if_false : Giá trị thực hiện có thể là 1 số, chuỗi hay 1 hàm điều kiện lồng …Chú ý : Hàm điều kiện cho phép lồng vào nhau nhiều cấp. Mỗi hàm IF giải quyết 2 vấn đề.

28

Ví dụ nhóm hàm điều kiện 1:

29

Ví dụ nhóm hàm điều kiện 2 :

30

9. Nhóm hàm lý luận ( logic ) : - Kết quả trả về của hàm là 1 lý luận ( True – Đúng / False – Sai)

Hàm phủ định.

Hàm điều kiện hoặc. Kết quả trả về - True khi có 1 lý luận True- False khi tất cả lý luận False

Hàm điều kiện và. Kết quả trả về :- True khi tất cả lý luận True- False khi có 1 lý luận False

NOT( logical )

OR( logical1,logical2,... )

AND( logical1,logical2,... )

Chú ý : Khi thực hiện hàm And, Or lồng nhau phải chú ý đến dấu ) kết thúc hàm.

31

Ví dụ nhóm hàm lý luận - Logic :

32

10. Nhóm hàm thống kê có điều kiện :

Tính tổng giá trị tương ứng các phần tử trong vùng thỏa điều kiện

Đếm các phần tử trong vùng thỏa điều kiện.

SUMIF( range,criteria,sum_range )

COUNTIF( range,criteria )

range : Vùng chứa các giá trị điều kiện xét ( Chỉ thực hiện trên 1 cột dữ liệu )

Sum_range : Vùng chứa các giá trị cộng khi thỏa điều kiện.criteria : Điều kiện xét. Điều kiện xét có thể là :- Ô chứa giá trị- Chuỗi , số , phép so sánh Đặt trong “ “-Có thể sử dụng toán tử đại diện * , ? Cho điều kiện

33

Ví dụ nhóm hàm thống kê có điều kiện :

34

11. Nhóm hàm dò tìm – Tra cứu : a. Hàm dò tìm trên cột và dòngđầu tiên của bảng dò:

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

Lookup_value :Giá trị dò tìm (có thể là một số, một chuỗi, một công thức trả về giá trị …

Table_array ) :Bảng dò(col_index_num ) : cột lấy giá trị( range_lookup ):0/1 Địa chỉ bảng dò (Table_array) : phải là vùng tuyệt đối. Cột lấy giá trị trả về (Col_index_num): phải >=1 và phải <= tổng số cột. Cách dò (range_lookup) :

0 - False : Dò tìm chính xác 1 - True : Dò tìm tương đối ( Mặc định )

35

Ví dụ dò tìm theo cột – giá trị dò trọn vẹn từ 1 ô :

36

Ví dụ dò tìm theo cột – cách dò tương đối :

37

Ví dụ dò tìm theo cột – giá trị dò không trọn vẹn :

38

Ví dụ dò tìm theo cột – giá trị dò là 1 phép nối chuỗi :

39

Ví dụ dò tìm theo cột – lấy giá trị từ nhiều cột phụ thuộc điều kiện :

40

Ví dụ dò tìm theo cột – bảng chứa giá trị lấy tự nhiểu bảng phụ thuộc vào điều kiện :

41

Ví dụ dò tìm theo dòng :

42