i-know 05: wissensmanagement für kmu
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10 KMU auf dem Weg zur 10 KMU auf dem Weg zur
wissensorientierten Unternehmensführungwissensorientierten Unternehmensführung
II--KNOW‘05KNOW‘05
Franz BojerFranz BojerJosef TuppingerJosef TuppingerGraz, 01.07.2005Graz, 01.07.2005
innovation service network© design the future
Inhalt der Präsentation
Projekt „Wissensmanagement für Kärntner KMU“Projekt „Wissensmanagement für Kärntner KMU“
Pilotprojektbeispiel Konrad Forsttechnik GmbHPilotprojektbeispiel Konrad Forsttechnik GmbH
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Ausgangssituation & Zielsetzung
AusgangssituationAusgangssituationWissensintensive Wertschöpfung gewinnt an Bedeutung
Bedarf wurde erkannt und ist Gegenstand des Projektes „Wissensmanagement für Kärntner KMU‘s“
ZielsetzungZielsetzungAbleitung gezielter Wissensmanagement-Aktivitäten für KMU‘s
Umsetzung von Maßnahmen in Pilotprojekten
Erfahrungen aus Pilotprojekten auf eine breitere Basis stellen, Aktivitäten ausdehnen und weiterführen
Verbesserung und Sicherung der Standortattraktivität und -qualität
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AssessmentsAssessments
Projektablauf
Planung &AkquisitionPlanung &
Akquisition
03/2004 06/2004
SchulungenSchulungen
09/2004 07/2005
Projekt-abschlussProjekt-
abschlussPilotprojektein den KMUPilotprojektein den KMU
10/2004 06/2005
ERFAERFA ERFAERFA
Wissensmanagement SchulungsmaßnahmenWissensmanagement SchulungsmaßnahmenErarbeitung einer gemeinsamen Wissensbasis Awareness-Bildung im Unternehmen
WissensmanagementWissensmanagement--AssessmentsAssessments in in KMU‘sKMU‘sGrundlage für MaßnahmenplanungIntegration von Bestehendem
WissensmanagementWissensmanagement--Pilotprojekte in Pilotprojekte in KMU‘sKMU‘sPlanung + Umsetzung von konkreten Maßnahmen im Wissensmanagement
WissensmanagementWissensmanagement--Erfahrungsaustausch zwischen Erfahrungsaustausch zwischen KMU‘sKMU‘s„Voneinander Lernen“
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Übersicht Projektteilnehmer
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WM-Schulungen
Inhalte der SchulungenInhalte der SchulungenGrundlagen WissensmanagementWissensmanagement-Prozesse & -ToolsWissensmanagement und InnovationImplementierung von WMBearbeitung von Fallstudien
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WM-Assessment mittels kSCAN®
BasismodellBasismodell
VorgehensweiseVorgehensweiseFestlegung des AnalysebereichsBestimmung der InterviewpartnerDurchführung von teilstandarisierten InterviewsAuswertung und Aufbereitung der erhobenen DatenPräsentation der Analyseergebnisse und Definition von Maßnahmen
Umfeld
OrganisationOrganisation
1
2
Datenebene
Dokumentation/Information
Datenebene
Dokumentation/Information
Wertschöpfungsprozess
Kun
deK
unde
Kun
deK
undeHandlungsebene
Wertschöpfungsprozess
Kun
deK
unde
Kun
deK
undeHandlungsebene
Wissensebene
Anwenden/Lernen
Wissensebene
Anwenden/Lernen
4
3
5
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1
2
3
4Umfeld
Organisation
WissensebeneProzessebene
Datenebene
Stimme Stimmenicht zu voll zu 1 2 3 4
kSCAN® - Ergebnisdarstellung
Soll Ist
Ist Soll Soll-IstUmfeld 2,3 3,4 1,1Organisation 2,4 3,3 0,9Wissensebene 2,7 3,4 0,7Prozessebene 2,3 3,5 1,2Datenebene 2,3 3,5 1,2
Stimmenicht zu
Stimmevoll zu
In unserem Unternehmen erfolgt die Wissensweitergabe hauptsächlich in elektronischer Form (File-Server, Datenbanken) und/oder auf Papier (Ordner, Handbuch). IST
SOLL
Stimmenicht zu
Stimmevoll zu
Das von anderen Mitarbeitern in Dokumenten und Datenbanken abgelegte Wissen ist immer verständlich, nachvollziehbar und für die eigene Arbeit sehr gut brauchbar. IST
SOLL
Stimmenicht zu
Stimmevoll zu
Die "technischen" Wissensquellen (File-Server, Datenbanken bzw. Ordner, Handbücher) sind klar strukturiert und übersichtlich. IST
SOLL
Stimmenicht zu
Stimmevoll zu
Die EDV-Systeme und Datenbanken sind benutzerfreundlich (einfach, rasch) gestaltet und immer auf akuellem Stand. IST
SOLL
Stimmenicht zu
Stimmevoll zu
Es gibt klare Regelungen welches Wissen (Inhalt), wie (Struktur; elektronisch/Papier) und wo (File-Server bzw. Datenbank/Ordner) abzulegen ist. IST
SOLL
Stimmenicht zu
Stimmevoll zu
Die EDV-Infrastruktur und die vorhandene Software wird von den Mitarbeitern akzeptiert und umfangreich genutzt. IST
SOLL
Stimmenicht zu
Stimmevoll zu
Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf alle für sie relevanten "technischen" Wissensquellen (File-Server, Datenbanken bzw. Ordner, Handbücher). IST
SOLL
IstSoll Datenebene
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Erkenntnisse aus kSCAN® (1)
UmfeldUmfeldUmfeldentwicklungen (Kunde, Wettbewerb, Technologien, …) werden sehr gut beobachtet- > wenig Systematik & Methode beim Sammeln, Weitergeben & Nutzen dieses
WissensMan ist offen für ext. Wissen von Forschern, Berater und anderen Experten- > Potenzial wird nicht bzw. kann nicht ausgeschöpft werden
OrganisationOrganisationGroßes Bemühen um Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter- > unregelmäßig und nicht auf Basis von Wissens- LückenU- Kultur: ausreichende Fehlertoleranz, informelle Netzwerke, keine/wenige Barrieren um Ideen und Wissen auszutauschen- > keine/wenige formalisierten Systeme damit ältere/erfahrene Mitarbeiter ihr
Wissen an jüngere/neue Mitarbeiter weitergeben können
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Erkenntnisse aus kSCAN® (2)WissensebeneWissensebene
Zugriffsmöglichkeit auf Wissen ist gegeben; Experten sind „leicht“ zu finden und geben rasch & kompetent Auskunft; ausreichend persönliche Kommunikation- > mehr „formalisierte Kommunikation“ erwünschtIdeen der Mitarbeiter sollen und werden genutzt- > wenige haben ein entsprechendes System (Ideen- Mgt., BVW) dafür
HandlungsebeneHandlungsebeneKernprozesse sind bekannt und besonders wissensintensiv- > kaum Vorbereitungen auf ein plötzliches Ausscheiden der Wissensträger der
KernprozesseBewusstsein, dass das bei der Abwicklung der Prozesse/Projekte generierte neue Wissen/Daten weitergegeben bzw. gesichert werden sollen- > Projekt- Review sind z.T. zwar definiert, aber nicht gelebt bzw. keinen
inhaltlichen Fokus haben
DatenebeneDatenebeneEDV- Infrastruktur ist vorhanden und relevante Datenquellen stehen jedem MA zur Verfügung- > mangelnde Ordnerstruktur und Dokumentenverwaltung- > kaum Regelungen welche Daten, wie, in welcher Form und wo abzulegen sind
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ERFA-Runden
ThemenThemenSicherung von Wissen & ErfahrungenDatenstrukturen & Ablage von DokumentenÄnderungsmanagementUmgang mit DatenflutIntegration neuer MitarbeiterLernen durch BenchmarkingIdeenmanagement…
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Resümee
KMU sind an Wissensmanagement interessiert, müssen KMU sind an Wissensmanagement interessiert, müssen
aber „aufgeklärt“ werdenaber „aufgeklärt“ werden
Wissensmanagement muss in die Sprache der KMU Wissensmanagement muss in die Sprache der KMU
übersetzt werdenübersetzt werden
IT ist wichtig, stand aber nicht im VordergrundIT ist wichtig, stand aber nicht im Vordergrund
Interner Projektleiter muss anerkannt und „Treiber“ seinInterner Projektleiter muss anerkannt und „Treiber“ sein
Regelmäßige Termine und ausreichend Zeit für die Regelmäßige Termine und ausreichend Zeit für die
Umsetzung Umsetzung –– „verarbeitbare Portionen“„verarbeitbare Portionen“
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Pilotprojektbeispiel
„KonradWissens-
Management“
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Inhalt der Präsentation
UnternehmenUnternehmen
Projekt „Konrad Wissensmanagement Projekt „Konrad Wissensmanagement –– KWM“KWM“
Ausgewählte Maßnahmen und ErgebnisseAusgewählte Maßnahmen und Ergebnisse
ResümeeResümee
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Betriebsdaten
14 Jahre 14 Jahre
5500 Mitarbeiter bei 75% FremdvergabeMitarbeiter bei 75% Fremdvergabe
Produktion: 140 Maschinen/Jahr Produktion: 140 Maschinen/Jahr
Umsatz ca. 10 Mio. €Umsatz ca. 10 Mio. €
Export 60%Export 60%
7% Forschung7% Forschung-- EntwicklungEntwicklung
Geschäftsfeld: Entwicklung & ProduktionGeschäftsfeld: Entwicklung & Produktionvon Holzerntemaschinenvon Holzerntemaschinen
Konrad Forsttechnik Konrad Forsttechnik –– „Der Steilhangprofi!“„Der Steilhangprofi!“
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Harvesteraggregat WOODY
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Seilkransystem WOODLINER
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Kombinationsmaschinen MOUNTY
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HIGHLANDER
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Die neue Dimension der Fortbewegung
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Projektorganisation
ProjektleitungProjektleitungF. Bojerisn: J. Tuppinger
ProjektteamProjektteamM. KonradM. SixG. Schrieflfallweise M. Schmerlaib, R. Kopf
ProjektablaufProjektablaufStart: 24.09.2004Ende: 22.03.20058 Workshops
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Stärken & Schwächen unseres WM
1
2
3
4Umfeld
Organisation
WissensebeneProzessebene
Datenebene
Stimme Stimmenicht zu voll zu 1 2 3 4
Soll IstSoll Ist
Wenig Systematik und InstrumenteWenig Systematik und Instrumentein der in der WiWi-- ErfassungErfassung & & ––weitergabeweitergabe
Expertenwissen ist oftmals nurExpertenwissen ist oftmals nureinmalig und schlecht abgesicherteinmalig und schlecht abgesichert
Struktur des Struktur des FileFile-- ServersServers undundDatenverwaltung ist nicht optimal Datenverwaltung ist nicht optimal organisiertorganisiert
z.T. wird zu wenig dokumentiertz.T. wird zu wenig dokumentiertWissensverlust/VergesslichkeitProbleme bei Abwesenheit
z.T. gibt es Überschneidungen und z.T. gibt es Überschneidungen und Unklarheiten über KompetenzUnklarheiten über Kompetenz-- und und VerantwortungsbereicheVerantwortungsbereiche
……
Umfeldentwicklung (Umfeldentwicklung (KuKu-- BedürfnisseBedürfnisse, , Wettbewerb, Technologien, …) werdenWettbewerb, Technologien, …) werdensehr gut beobachtetsehr gut beobachtet
Wissen des Kunden wird für Wissen des Kunden wird für Produktentwicklung gut genutztProduktentwicklung gut genutzt
UU-- Kultur mit ausreichender FehlertoleranzKultur mit ausreichender Fehlertoleranz
Es gibt wenige Barrieren umEs gibt wenige Barrieren umIdeen und Wissen auszutauschenIdeen und Wissen auszutauschen
„Ausreichend“ „Ausreichend“ persönlpersönl. Kommunikation. Kommunikation
Zugriff auf Wissen/Daten ist gegebenZugriff auf Wissen/Daten ist gegebenExperten sind „leicht“ zu finden undgeben rasch & kompetent Auskunftrelevante Datenquellen stehenjedem MA zur Verfügung
Bemühen um AusBemühen um Aus-- & Weiterbildung der MA& Weiterbildung der MA
……
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Ausgewählte Maßnahmen zur Umsetzung
1
2
3
4
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ABSICHERUNG VON EXPERTENWISSEN
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„Expertenübersicht“1. Identifikation & Sensibilisierung 2. Analyse
3. Zusammenfassung („Expertenübersicht“)
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Bsp. 1: Maschinenstammblatt Maschinenstammblatt WH6 100 Klade
Type : Woody 60 H Seriennummer : WH6 100Baujahr : 2004Inbetriebnahme: 10.11.2003 Kunde : KladeMontage: Langmann H.
Ausführung : ZS ja Steuerung KSS 1.1LS ja Drucker ja
Sonderausführung Mechanik : Neue KettenschmierungKettenspannritzel
Sonderausführung Hydraulik : xx
Sonderausführung Elektronik : LS - Verkabelung neu
Diverses :
Trägerfahrzeug : Mounty 4000 Klade1
Ident-Seriennummer : M40 34 Baujahr : 2004 BH : 2500
Hydraulik: HD A11VO Elektronik:
KS KVA 7 Diverses :
Datum Aktivitäten10.09.2004 Abdichten Rotator Mani / Langmann
… … …
Zuständig
Eindeutige Identifizierung
Personifi-zierung
Wissen …
Was
Wer
Ausführungs-variantenWie
SchnittstellenWomit
AktivitätenWas
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Bsp. 2: VerkaufsprotokollFFFIIIRRRMMMAAA MMMUUUSSSTTTEEERRRMMMAAANNNNNN AAAGGG
Adresse: Musterstraße 7 CH-9443 Musterdorf
Telefonnummer: 0041 71 727 4711
Fax: 0041 71 727 0815
E-Mail: [email protected]
Ansprechpartner: Herr Max Mustermann
Vertretungsvertrag: Nein
Tätigkeitsbeschreibung: Verkauf / Service für Woody mit Grundgerät MM
Gebietsabsprache: Schweiz und Lichtenstein Konditionen Maschinenverkauf: 17% auf aktuell gültigen Listenpreis
Konditionen Ersatzteilverkauf: 20% auf gültige Ersatzteilpreisliste Servicetätigkeit: Wird pauschal beim Verkauf abgerechnet
Km-Geld/Stundensatz: ------ Geschäftsjahr: 2003 2004 2005 2006
Umsätze: (€) 250.000.- 320.000.-
Verkaufte Anlagen: x Stk. y Stk.
Datum: Aktivitäten/Anmerkungen:
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Anwesenheitsübersicht der Experten –Online-Kalender (1)
AusgangssituationAusgangssituationDie Verfügbarkeit von Experten musste individuell erfragt werden -> aufwendige Planung für Problemlösungen
VorgangsweiseVorgangsweiseRecherche, Test und Beurteilung verschiedener MöglichkeitenDefinition der User (Experten)Einschulung (SW und Nutzungsregeln)
ErgebnisseErgebnisseSchnelle und vorausschauende Verfügbarkeitsprüfung von Experten
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Anwesenheitsübersicht der Experten –Online-Kalender (2)
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ÄNDERUNGSMANAGEMENT
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Änderungsmanagement
AnalyseAnalyseAuslöser für ÄnderungenWeg der ÄnderungGegenstand der ÄnderungBetroffenheit von der Änderung…
GestaltungGestaltungDefinition eines Änderungsprozesses für „mechanische Änderungen“ und für „steuerungstechnische Änderungen“ („SW-Änderungen)Implementierung einer regelmäßigen Änderungssitzung
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Änderungsprozess „mechanische Änderung“
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Änderungsprotokoll/-verfolgung
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NETZWERK- und FILESERVER-STRUKTUR & -WARTUNG
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Netzwerk- und Fileserver-Strukturund -Wartung
AusgangssituationAusgangssituationUnübersichtliches EDV-NetzwerkUnklare und nicht abgestimmte Ordner-Struktur am FileserverZu wenig SpeicherplatzKeine klare EDV-Verantwortung
VorgangsweiseVorgangsweiseAnalyse des best. Netzwerkes und der einzelnen Rechner Gemeinsame Definition einer Netzwerk- und Ordner-StrukturBestimmung eines EDV-Verantwortlichen mit klarer Aufgabenbeschreibung
ErgebnisseErgebnisseÜbersicht über klare Netzwerkstruktur und auf Unternehmen abgestimmte Ordner-Struktur am FileserverAnschaffung und Einrichtung eines eigenen DatenserversKlare Verantwortlichkeiten & Regelungen für Speicherung, Sicherung und Archivierung
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Netzwerkstruktur
Technik
Laptop
EDV
Lager
Geschäftsführung
Vertrieb
ElektrikElektronik
Einkauf & AV
Verwaltung
Zeiterfassung (3x)
Netzwerk-StrukturKonrad Forsttechnik
12.06.2005 - v27
Technik_Stefan
ArchivBaggerzubehörElektrikGebirgsharvesterHydraulikLaufwagenNormteileProzessorSpannsystemZubehör
Technik_Markus
ZeichnungenFotosGrafikenHomepageProspekte
Technik_Franz
EinkaufVertriebQ-SicherungProduktionVerwaltungKalkulationBerechnungenBilder
Technik_Drucker
Laptop-KonradLaptop-Buchsbaum
Laptop-SixLaptop-Stuber
Laptop-Kopf
EDV_Xerox
HP-Server
InforInfor:comInfor:test
Infor:demo
RZA_FiBuRZA_Lohn
ELBA
Lager_Wolfi
Lager_Mani
ProduktionServiceQ-Sicherung
Bilder
Aufbaudoku.ProduktionReklamationVersicherungsfälle
Lager_Drucker
GF_GiselaGF_Drucker
Vertrieb_HeliVertrieb_Buchsbaum
Vertrieb_Drucker
Elektrik
Elektronik_Six
PlatinenProgrammeGeräte, Module, ArtikelWissensbasis
Elektronik_allgemein
PlatinenProgrammeGeräte, Module, ArtikelWissensbasis
Elektronik_Drucker
AV_Günther
FotosBeschreibungenKatalogZwischenablage
VW_BarbaraVW_Christa
VW_Drucker
Zerf_ElektroZerf_Montage
Zerf_Fertigung
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Fileserver-Struktur – Umsetzung
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Sicherungs- & Archivierungskonzept
• ½-jährlich auf DVD• externe Aufbewahrung
Alle 10 Wo wird ein Band extern abgelegt
Nach eigenem Ermessen
Si d. SicherungSi d. Sicherung
½-jährlich auf DVD1x jährlich Band/DVDNach eigenem Ermessen
ArchivierungArchivierung
Zugriff möglichkein/eingeschränkter Zugriff
Zugriff durch Nutzer frei definierbar
ZugriffZugriff
„Spiegelung“ auf 2-te Festplatte; nur in eine Richtung
Magnetband• DVD• Wechselplatte• Datenserver
Si Si -- WIEWIE
täglichwöchentlichSo oft wie nötig;min. 1x im Monat
Si Si -- WIE OFTWIE OFT
0.00 Uhr – 06.00 UhrFr/SaNach eigenem Ermessen
Si Si -- WANNWANN
Automatisch -> Verantwortlich: Kreutzer
G. SchrieflJeder NutzerSi Si -- WERWER
DatenDaten--ServerServerHPHP--ServerServerAPAP--RechnerRechner
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Festlegung vonDokument-/Dateimerkmalen
Für alle Dokumente Für alle Dokumente --> > Fußzeile mit Fußzeile mit Speicherpfad/Dateibezeichnung/Bearbeiter/DatumSpeicherpfad/Dateibezeichnung/Bearbeiter/Datum
Definition von Dateiformat und Definition von Dateiformat und ––bezeichnungenbezeichnungen(Benennung, Version/Aktualität)(Benennung, Version/Aktualität) für …für …
Kunden-Dokumente (Angebote, Kauf- und Mietverträge)
Bestellungen
Zeichnungen
Schaltpläne
…
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ZUSTÄNDIGKEITEN DEFINIEREN
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„Quick-Wins“
Einheitliche BestellvorlagenEinheitliche Bestellvorlagen
Anstoß & Durchführung AUTOCADAnstoß & Durchführung AUTOCAD--SchulungSchulung
AdressdatenbankAdressdatenbankEinheitliche Kategorisierung in einem System
ABC-Kategorisierung von Kunden & Lieferanten
Aktualisierung des Aktualisierung des FirewallFirewall--SystemsSystems
Einbindung der ADMAEinbindung der ADMA--Laptops in das Firmennetz („Intranet“)Laptops in das Firmennetz („Intranet“)
……
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Resümee
Geschäftsführung muss voll hinter dem Projekt stehen!Geschäftsführung muss voll hinter dem Projekt stehen!
Erkennbarer Nutzen und „spürbare“ Verbesserungen für Erkennbarer Nutzen und „spürbare“ Verbesserungen für Mitarbeiter und UnternehmenMitarbeiter und Unternehmen
Motiviertes ProjektteamMotiviertes Projektteam
Zeit für Umsetzung muss berücksichtigt und von der Zeit für Umsetzung muss berücksichtigt und von der Geschäftsführung eingestanden werdenGeschäftsführung eingestanden werden
Moderator/Coach ist notwendigModerator/Coach ist notwendigUnanhängige Person, die noch nicht „betriebsblind“ istOffeneres Verhältnis im Projektteam
Erfahrungsaustausch mit anderen Projektteilnehmern bei Erfahrungsaustausch mit anderen Projektteilnehmern bei Schulung und Schulung und ERFAERFA--RundenRunden
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isn - innovation service network GmbH
Hugo-Wolf-Gasse 6a, A-8010 Graz
T +43.316.919229-93 F +43.316.919229-99
[email protected] | www.innovation.at
Dr. Josef Tuppinger Ing. Franz Bojer
Konrad Forsttechnik GmbH
Oberpreitenegg 52, A – 9451 Preitenegg
T +43.4354.2432 F +43.4354.243235
[email protected] | www.forsttechnik.at
„Beginne mit dem, was notwendig ist,dann tue dein Möglichstes, und plötzlich wirst du das Unmögliche vollbringen.“
Franz von Assisi