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DI@2006DI@2006 DiapositivoDiapositivoMódulo III

Módulo III

• Ferramentas do Office– Processadores de texto

– Folhas de Cálculo

– Ferramentas de produtividade

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Processadores de texto

• Utilidade e características desejáveis

• Winword como processador de texto

• Editar um documento

• Seleccionar texto

• Trabalhar num documento

• Formatação de páginas

• Formatações genéricas

• Formatações de texto

A realizar pelo aluno como

tarefa única

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Processadores de texto

• Ferramentas de desenho

• Tabelas

• Marcas e numeração

• Personalização de estilos e modelos

• Criação de cartas personalizadas

• Criação de envelopes e etiquetas

• Automatização de tarefas com macros

• Criação, alteração e utilização de índices

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Processadores de texto• Protecção do documento e registo de

alterações

• Personalização do ambiente de trabalho

• Ligações do Word com o Excel

• A integração do word com a Internet

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Utilidade e características desejáveis

• Utilidade: – Permitem efectuar alterações em documentos escritos no computador de

uma forma simples (ao invés, rasurar um documento manuscrito faz com que a sua apresentação se torne indesejável)

• Características desejáveis:– Introdução dum texto novo;– Edição de texto, já existente: procurar, modificar, mover, apagar, inserir;– Formatação de texto, tanto ao nível dos caracteres como dos parágrafos:

fontes, espaçamento entre linhas, alinhamento, molduras e sombreado;– Formatação de páginas: tamanho, margens, número de colunas,

cabeçalhos, rodapés;– Formatação de documentos: paginação, indexação, tabelas de conteúdos,

referências cruzadas;– Construção de tabelas: várias colunas, várias linhas, limites e

sombreados;– Inserção de informação oriundas de outros documentos: desenhos,

gráficos, tabelas;– Impressão de documentos; – Outras ferramentas.

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Winword como processador de texto

Área de EdiçãoVista de Esquema de Impressão

Estilo de Parágrafo Tipo de letra e Tamanho Efeitos Alinhamento

Vistas:Normal; Esquema Web;Esquema de Impressão;Destaques

Régua

Margemdo documento

Avanço deparágrafo

Tipo deTabulador

Página AnteriorProcurar

Página Seguinte

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Editar um documento

• Tarefa orientada 1: Escrever o texto abaixo, gravar, abrir e aplicar diferentes vistas.

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Seleccionar texto

• Tarefa orientada 2: usando o texto da tarefa 1, realizar operações de selecção de texto no word.

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Trabalhar num documento

• Tarefa orientada 3: utilizar as teclas de movimento, copiar, colar, usando o texto da tarefa 1.

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Formatação de páginas

• Tarefa orientada 4: formatação de texto e de páginas

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Formatações genéricas• Tarefa orientada 5: formatações de caixas

de texto, verificação ortográfica, superior e inferior à linha, verificação ortográfica

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Formatações de texto

• Tarefa orientada 6: Criação de quebras, rectângulos de texto, colunas, números de página

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Ferramentas de desenho

• Tarefa orientada 7: Chamadas, pergaminho vertical, setas, estrelas, etc.

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Tabelas

• Tarefa orientada 8: Inserir tabela, formatar, limites e sombreado

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Marcas e numeração

• Tarefa orientada 9: Notas de rodapé, Marcas e numeração.

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Personalização de estilos e modelos

• Tarefa orientada 10: Criar, modificar, eliminar estilos e criar modelos

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Criação de cartas personalizadas

• Tarefa orientada 11: Criação de cartas permite, através de uma base de dados, criar uma lista de distribuição de cartas para diferentes contactos, sendo apenas necessário criar um modelo de carta e a lista de distribuição

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Criação de Envelopes e Etiquetas

• Tarefa orientada 12: Abordagem semelhante à aplicada na tarefa anterior. Permite a impressão em série de envelopes e etiquetas.

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Automatização de tarefas com macros

• Tarefa orientada 13: Uma macro consiste na automatização de um conjunto de comandos de forma a facilitar e aligeirar tarefas repetitivas.

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Criação, alteração e utilização de Índices

• Tarefa orientada 14: Para a introdução de índices num documento.

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Protecção de documentos e registo de alterações

• Tarefa orientada 15: Para efectuar revisões de texto num documento

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Personalização do ambiente de trabalho

• Tarefa orientada 16: Como aceder facilmente a funcionalidades do Word mais utilizadas pelo utilizador.

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Ligações do Word com o Excel

• Tarefa orientada 17: Interacção entre as duas aplicações. A incorporação de ficheiros do Excel no Word.

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A integração do Word com a Internet

• Tarefa orientada 18: Gestão de ficheiros, criação da página pessoal, criação de outras páginas, criação de links

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Folhas de Cálculo

• O que é:– Uma Folha de Cálculo é, por tradição, um conjunto de células

que formam uma grelha ou tabela e que podem relacionar-se entre si através de expressões lógicas e/ou matemáticas.

• O que permite:– Organização apresentação de tabelas e listas de valores;– Ferramentas matemáticas, estatísticas, financeiras, etc. que

ajudam a executar cálculos mais complexos;– Automatização de tarefas, através da geração automática de

código e do cálculo automático de resultados;– Representação gráfica de informação;– Gestão de tabelas utilizando operações convencionais de bases

de dados;– Ferramentas de programação, para criação de novas

funcionalidades.

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O EXCEL como Folha de Cálculo

Caixa de Nomes

Botão de Selecção total

Nº de linha e botão de

selecção da linha

Configuração da altura da Célula

Deslocamento das folhas de

Cálculo

Separadores de Folha de Cálculo

de um Livro

Barra de deslocamento

horizontal

Barra de Estados

Configuração da Largura da Célula

Nome de coluna e botão de selecção

de colunaBarra de

deslocamento vertical

Célula Activa

Barra de Fórmulas

Barras de Ferramentas

Barra de Menus

Botão de anular edição

Botão de aceitar edição

Chama o Assistente de Funções

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MS Excel

• A Célula

• Fórmulas

• Funções

• O MS Excel como SGBD

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MS Excel - Célula• A célula é o elemento unitário em que uma folha de

cálculo se divide, sendo esta formada por um conjunto razoável de células que no seu todo formam uma grelha. A área de trabalho da folha de cálculo é constituída por 256 colunas designadas pelas letras A, B, C, …, IU, IV e por 65536 linhas designadas pelos números 1, 2, 3, …, 65535, 65536 e na intersecção de uma linha por uma coluna obtêm-se uma célula. Para identificar cada célula individualmente utiliza-se a referência ou endereço constituído pelo índice da coluna seguido do índice da linha onde esta se encontra, ex. A1.

• A informação que se pode colocar numa célula pode ser de vários tipos: Constantes, Fórmulas, Formatos, Anotações.

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MS Excel - Célula• Constantes:

– Um valor constante pode ser do tipo numérico, lógico, indicativo de data e hora, ou texto:

• Valor numérico: qualquer combinação dos algarismos de 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, e ainda os símbolos virgula (,) ponto (.) exponenciação (E, e), mais (+) e menos (-).

• Valor Lógico: o Excel utiliza os valores lógicos Verdadeiro (True) e Falso (False).

• Datas e horas: a informação relativa a datas e horas éarmazenada sob a forma de um número real em que a parte inteira diz respeito à data (número de dias desde 1900) e a parte real diz respeito às horas minutos e segundos (número de segundos desde a meia-noite). Ex: 35431.58681 éequivalente a 14h05 de 1/1/1997.

• Texto: é todo o conjunto de caracteres que não é considerado valor lógico, numérico, data e hora ou fórmulas. Para esclarecer situações confusas pode-se identificar como sendo do tipo texto antecedendo a constante com o símbolo plica ( ‘ ).

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MS Excel - Célula

• Fórmulas:– As fórmulas são utilizadas sempre que se

pretenda realizar determinadas operações, nomeadamente operações aritméticas ou de comparação sobre os valores das células. Todas as fórmulas iniciam-se pelo sinal de igual (=), e podem conter constantes, endereços ou referências a células, operadores e funções.

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MS Excel - Célula

• Anotações:– As anotações são particularmente úteis quando a

folha de cálculo é partilhada por vários utilizadores ou quando contem fórmulas relativamente complexas em que são necessárias explicações adicionais, observações ou notas. Estas só são visíveis quando expressamente solicitadas através da selecção de Apenas Indicador de Comentário ou Comentárioase Indicador no menu:

Ferramentas→opções...→Ver → Comentários,

e para criar/apagar/alterar uma anotação deve-se seleccionar Inserir->Comentário.

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MS Excel - Célula• Formatos:

– O formato é um conjunto de propriedades atribuídas a cada uma das células condicionando a forma como a informação é apresentada. Essas propriedades estão acessíveis na caixa de diálogo que aparece ao seleccionar o menu Formatar->Células e onde é possível definir:

• A forma como são representados valores numéricos (nº casas decimais, cifrão, etc.).• O tipo de alinhamento do conteúdo das células (alinhados à esquerda, centrados ou à

direita).

• A cor associada aos conteúdos das células.

• O tipo e o tamanho da fonte de caracteres e o estilo (Negrito, Itálico, Sublinhado, rasurado, etc.).

• A largura e altura das células.• O tipo e espessura de molduras ou

linhas existentes em torno das células.

• Os padrões dos sombreados de determinadas células.

• Células cujos conteúdos não podem ser alterados, ou seja, células protegidas.

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MS Excel - Fórmulas

• Fórmulas– Uma fórmula consiste numa sequência de

valores, referências de células, nomes, funções e/ou operadores introduzidos numa célula cujo resultado será calculado a partir de valores existentes. As fórmulas são sempre iniciadas com o sinal de igual ( =... ) e podem conter um máximo de 32000 caracteres.

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• Operadores:– Os operadores Indicam as operações a realizar entre

dados, podem ser agrupados em quatro tipos: aritméticos, de texto, de comparação e de referência.

Operadores Aritméticos:+ Adição- Subtração ou Simétrico* Multiplicação/ Divisão^ Exponenciação

Operadores de Comparação:= Igual< Menor<= Menor ou Igual> Maior>= Maior ou Igual<> Diferente

Operadores de Texto:& Concatenação

Operadores de Referência:: Gama

(espaço) Intersecção; União

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MS Excel - Fórmulas• Precedência dos Operadores:

– Os operadores obedecem a uma ordem de precedência quando são executadas operações, sendo executadas primeiro as de precedência superior e em caso de igualdade, da esquerda para a direita. A utilização de parêntesis permite alterar a ordem de precedência.

Gama (:)

Intersecção (Espaço)

União (;)

Simétrico (-)

Exponenciação (^)

Multiplicação (*) e Divisão (/)

Adição (+) e Subtracção (-)

Concatenação (&)

Comparação (=, <, <=, >, >=, <>)

Por ordem decrescente de precedência dos operadores temos:

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MS Excel - Fórmulas• Tipos de Referências:

– Na implementação de fórmulas é frequente fazer-se referência a uma célula ou a um intervalo de células em infinitas situações distintas. As referências agrupam-se nos seguintes tipos:

• Referência Relativa - Indica como localizar uma célula a partir da célula corrente. Como representa uma posição relativa, sempre que a referência écopiada ou deslocada, ela actualiza-se em função da nova posição. (Ex. A2)

• Referência Absoluta - Indica uma localização fixa da célula, não sendo alterada em deslocamentos de posição. (Ex. $A$2)

• Referências Mistas - Combina os dois tipos anteriores, permitindo fixar a linha variando só a coluna (Ex. A$2) ou fixar a coluna variando só a linha (Ex. $A2) de uma referência.

• Referências Externas - Quando é necessário fazer referência a células nou-tras folhas de cálculo tem que se utilizar o seguinte formato: (ficheiro)folha1!A2.

• Referências Circulares - Quando é necessário fazer referência dentro da fór-mula à célula actual (Ex. A2 = A2+1). O Excel permite a utilização deste tipo de referências seleccionando a opção Iteração no menu

Ferramentas->Opções->Cálculo, sendo caracterizadas pelo valor inicial e condições de paragem.

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MS Excel - Fórmulas• Repetição de Fórmulas e Utilização de Referências

– É frequente utilizar no Excel colunas ou linhas com várias cópias da mesma fórmula, variando só as referências. Inserir manualmente todas as fórmulas é um processo desagradável, moroso e sujeito a erros, felizmente existem mecanismos de preenchimento automático de células, e é nessas situações que a utilização de referências relativas, absolutas e mistas se revestem da maior importância.

– O Preenchimento Automático é realizado pelo Excel quando:• se utiliza o comando Copiar e depois o comando Colar, tendo como destino várias células. • se selecciona um conjunto de células e se utiliza o comando Editar->Preencher.• se utiliza a alça de preenchimento (cruz no canto inferior direito da célula seleccionada).• As referências relativas são incrementadas pelo Excel na linha e/ou na coluna consoante

se preenche as células ao longo das colunas e das linhas. As referências absolutas não são alteradas. As referências mistas só são alteradas na parte não fixa.

O caracter $ numa referência significa “fixar”.

=B$1

=$A1

KKFF

=$A$1

=A1

GG

=$A$1

=B1

HH II

=A$1

=$A1

JJ

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=$A2

=$A1

DD

=A$1=$A$1=A222

=A$1=$A$1=A111

EECCBBAA

Exemplos de preenchimento automático com diferentes tipos de referências..

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• Utilização de Nomes

– Uma outra forma alternativa para referir uma célula ou um intervalo

de células é a proporcionada pela utilização de nomes. Um nome é

um identificador que pode ser atribuído a uma ou mais células, a

um valor ou a uma fórmula. A definição de um nome pode ser feita

através do menu Inserir->Nome->Definir ou editar directamente

na caixa de nomes da barra de fórmulas.

– A utilização de nomes tem as seguintes vantagens:

• os nomes são mais sugestivos.

• os nomes são definidos ao nível do livro podendo dessa forma ser

utilizados em qualquer folha.

• os nomes podem ser rapidamente “colados” a partir da caixa de

nomes, facilitando a sua utilização.

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MS Excel - Fórmulas• Fórmulas Matriciais

– Uma fórmula matricial corresponde a uma única fórmula que usa uma matriz como argumento ou insere resultados em múltiplas células. O grupo de células que recebe uma fórmula matricial é tratado como uma unidade, pelo facto de partilhar a mesma fórmula, tirando daí a vantagem da sua utilização por substituir várias fórmulas por uma só.

– Passos para inserir uma fórmula matricial:• Seleccionar o intervalo de células que vai receber a fórmula.

• Entrar em modo de edição e digitar a fórmula.

• Terminar a inserção com a combinação de teclas Ctrl+Shift+Enter.

– Passos para eliminar uma fórmula matricial:• Seleccionar o mesmo intervalo de células que recebeu a fórmula.

• Entrar em modo de edição.

• Terminar com a combinação de teclas Ctrl+Enter.

– Exemplos:{=A1:A3+B1:B3} Calcula a soma elemento a elemento entre as duas matrizes.

{=Ou(11=A1:A5)} Determina se o valor 11 existe na matriz A1:A5

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• Proposta de trabalho:– Tarefa 1 – Navegar no livro

– Tarefa 2 – Seleccionar partes da folha de cálculo

– Tarefa 3 – Introduzir, alterar e apagar dados

– Tarefa 4 – Inserir fórmulas

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