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INFORME AUDITORIA INTERNA DEL I”ERS'°“ 4il s|sTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN I§ìâ'åà2š.eN 21/03/2017

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' Identificar Opørtunidades de maria en el åistema intearadø,d,e_9_e§én_-_w__,mm_;

PÉMTTT, Auditar las actividades correspondientes amlos (procesos Plestrategmipãawsnf

` misionales, de evaluación y de apoyo, que se desarrollan en la Gobernación de

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I 1800112007.

OBJETWO eeiided del sistema de Geeen.

integrado.

- Determinar la conformidad del Sistema Integrado de Gestión con los requisitos I

I de las Normas NTC-ISO 900112015, NTC-ISO 1400112015, OHSAS

I - Verificar la eficacia de las mejoras implementadas en el componente de

- Determinar la eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión

Santander.

ALCANCE

I MISIONALES: Desarrollo Sostenible y Competitivo, Seguridad y Convivencia,I; Salud y Seguridad Social, Gestión Educativa. I

1 ESTRATEGICOS: Sistemas Integrados de Gestión, Atención al Ciudadano,I Planeación Estratégica` EVALUACION: Control y Evaluación.Í APOYO: Jurídica y Contratación, Gestión Financiera, AdministraciónI Institucional Tecnologias e la' formaciónycomunicación

~ Manual del Sistema Integrado de Gestión, Políticas y Objetivos del Sistemaf Integrado de Gestión, documentos establecidos en los procesos, Programas

HSEQ, requisitos Legales y Reglamentarios aplicables, así como losC I establecidos en Ia Normas NTC ISO 900122015, NTC ISO 1400122015 y NTC

R'TER'°s OHsAs 180012007.Decreto 1499 de 2017 Modelo integrado de planeación y Gestión MIPG para los

procesos que aplique

DESARROLLO SOSTENIBLE Y COMPETITIVO SECRETARÍAPRocEsoI

FECHA DE LA Auo|†oRíA 15 de eerubre de 2020 ,NFORM[èEL I de ¿O20

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I ROSMARY MEJIA SERRANO, SECRETARIA DE AGRICULTURA Y DESARROLLORURAL

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AUD”-ADOS I CARLOS REYNALDO MILLAN VALDERRAMA, DIRECTOR DE DESARROLLO RURAL" Y AIVIBIENTAL.

MIKE HERNANDEZ REYES, y COORDINADORES DE GRUPO DE PLANIFICACION,` ANALISIS, EVALUACION Y SEGUIMIENTO; DE GESTION RURAL LOCAL Y GRUPO

DE GESTION AMBIENTAL FUNCIONARIOS DE PLANTA DE LA SECRETARIA

AUDITOR LIDER LIGIA GOMEZ GOMEZ

AUDITORES APOYO SAMUEL GOMEZ MORALES

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FECHA DE21/O3/2017 I

a É , I SISTEMA INTEGRADO DE GESTION IAPROBACIÓN

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I ~Z~ Cuentan con muy buenos protocolos de Bioseguridad al ingreso de los funcionarios y en general a las personas I

l que ingresan a las instalaciones, igualmente en el transcurso de las labores están aplicando estos protocolos; I

contando ademas con un formato de encuesta del estado de salud de las personas, las cuales son aplicadasantes del ingreso a las instalaciones.

~I~ Se reconoce la importancia de la satisfacción al cliente, con la implementación de la Estrategia Metropolitana “Del I

campo a la puerta de su casa", a través de un formulario virtual para la inscripción, la cual buscó apoyar a losproductores santandereanos en la comercialización de sus productos, ayudando a que, en este proceso el 1;

campesino se quede con mayor parte de las ganancias en las ventas y no los intermediarios. Buscando extender i

panelatón , “Bocadillo Veleño” y otras.

I

I esta estrategia a las demas provincias de Santander. Asi mismo la implementación de otras estrategias como el I

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*I~ Se realiza la revisión periódica de los programas, metas y planes del Plan de Desarrollo Departamental, II

establecidos, y se conformaron grupos de trabajo con funcionarios de planta responsables de su seguimiento, lo l

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OPORTUNIDADES DE MEJORARevisión y actualización general de las partes interesadas, por cuanto se evidencio que hay entidades que fueron I

sustituidas por otras, sin que se haya realizado estas modificaciones, encontrándose una desactualización enalgunas de ellas. Se plantea solicitar apoyo a la Dirección de Sistemas Integrados de Gestión para hacer revisióny actualización de la matriz de partes interesadas.

'I' Desactualización del Normograma, encontrándose normas derogadas en la Norma Nacional y Normas il

importantes aplicables al proceso sin incluir, afectando ordenanzas Departamentales, las cuales pueden llevar a l

equivocos a la hora de su aplicación. Se plantea enviar a la Dirección de Sistemas Integrados de Gestión la *

actualización dela normatividad, para que sean publicadas en la plataforma.

4° Revisión actualización y aplicación de las Tablas de Retención Documental, encontrándose carpetas conI documentos que no se encuentran debidamente archivados de acuerdo a las Tablas de Retención Documental

aprobadas para la Secretaria de Agricultura, constatándose que existe en la actualidad carpeta de documentosrecibidos y documentos enviados, rompiendo con esto las Series documentales descritas en las TRD. Se planteasolicitar apoyo a la ocina de Gestión Documental para hacer revisión y actualización de la Tabla de Retención

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NO CONFORMIDADES

No. 1 Requisito relacionado: 7,5 ISO 9001: 2015 - información Documentada

Control de la información Documentada.

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Detalles de No conformidad: Se evidencia en la inspección a las carpetas de documentos que no seencuentran debidamente archivados de acuerdo a las Tablas de Retención Documental aprobadas para laSecretaria de Agricultura, donde se pudo constatar que existe en la actualidad carpeta de documentosrecibidos y documentos enviados , rompiendo con esto las Series documentales descritas en las TRD,viéndose afectado el acceso, utilización y control adecuado de dicha documentación, dentro del procesoDesarrollo Sostenible y Competitivo; incumpliendo con el Numeral 75,3 de la norma ISO 9001 2015,

RESULTADOS DE LA AUDITORIA

FoRTALEzAs oPoRruNioAoEs DE MEJORA I No coNFoRiviioAoEs `

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§ INFORME AUDITORIA INTERNA DEL VEWÓN

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Es conforme con los requisitos de las normas internacionales y con los requisitos propiode la organización para el Sistema Integrado de Gestión

Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

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La Auditoria Interna No. 1 de 2020, al Proceso de Desarrollo Sostenible y Competitivo se planeóïpartirde la revisión documental de la caracterización del proceso, en esta se indago sobre el ciclo PHVA, losprocedimientos, matriz de partes interesadas, planes de acción, mapa de riesgos, indicadores, aplicaciónde las Tablas de Retención Documental, Normograma, entre otros.Se realizó la reunión de apertura con buena asistencia de los funcionarios de la Secretaria de Agricultura,con el distanciamiento social exigido, en un área bastante amplia, aplicando rigurosamente los protocolosde Bioseguridad; se efectuaron las correspondientes entrevistas acorde a lo planteado en el cronograma,a la Secretaria de Despacho, Director de Desarrollo Rural y Ambiental, Coordinadores Grupo dePlanificacion Analisis, Evaluación y Seguimiento y Grupo de Gestión Rural Local' el Grupo de GestiónAmbiental, a pesar de no tener un Coordinador está siendo operado por un funcionario de la Secretaría. I

En el desarrollo del proceso de revisión de las entrevistas realizadas y traves de la observacion directa seidentificaron fortalezas, oportunidades de mejora y no conformidades; ademas del interés de susfuncionarios por conocer sobre aspectos del Sistema integrado de Gestión que no son de facil aplicación, I

y la intencion de realizar su mejora.Se evidenció finalmente que, el Proceso de Desarrollo Sostenible y Competitivo, bajo la responsabilidadde la Secretaria de Agricultura y Desarrollo Rural Local, Director y Coordinadores, cumple con losrequisitos legales, reglamentarios del Sistema Integrado de Gestión, aplicables al proceso, con la

ejecución de los programas, metas y proyectos estratégicos del Plan de Desarrollo “Santander SiempreContigo y para el Mundo 2020-2023", buscando siempre la satisfacción de las comunidades y de sus

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