ibl in tijden van just in time een doorlichting van het ibl in … 2010-06-16 · jan corthouts,...
TRANSCRIPT
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIMEEen doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIMEEen doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGentUniversiteitsbibliotheek UGent
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIMEEen doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGentUniversiteitsbibliotheek UGent
Opdrachtgever
Interfacultaire Bibliotheekcommissie UGent
Sylvia Van Peteghem, hoofdbibliothecaris Universiteitsbibliotheek
Onderzoeker | auteur
Julien Van Borm, ere-hoofdbibliothecaris Universiteit Antwerpen
Begeleiding
Veerle Van Conkelberge, planning officer Universiteitsbibliotheek
Sylvia Van Peteghem
Eindredactie
De Grote Trompe: Françoise Opsomer
Coverfoto
Geert Roels
Vormgeving
Het Métier: Rein Meyts
Digitaal gedrukt op Magno Satin 115 g. Er werden 16,4 % FSC gecertifieerde houtvezels gebruikt voor de
papierpulp. Totaal chloorvrij (TCF).
ISBN-NUMMER: 9789052230054
D/2010/376/001
Universiteitsbibliotheek Gent, 2009-2010
Lijst van gebruikte termen en acroniemen
ALEPH – het bibliotheek-automatiseringssysteem van UGent.
ANTILOPE – oorspronkelijk de Antwerpse inventaris van lopende periodieken, intus-sen de Belgische catalogus van periodieken in weten-schappelijke bibliotheken.
Bibnet – projectorganisatie van de Vlaamse Overheid voor alle Vlaamse bibliothe-ken, die ervoor moet zorgen dat ze ook in een digitale omgeving een meerwaarde betekenen voor hun publiek.
CCB – de Belgische Collectieve Catalogus (van wetenschappelijke bibliotheken).
Cobira – het bibliotheekover-leg van de universiteitsbiblio-theken en de Koninklijke Bibliotheek.
DICT – Directie Informatie- en Communicatietechnologie UGent.
EHC – Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, de voor-malige stadsbibliotheek van Antwerpen.
FNRS – Fonds de la Recherche Scientifique.
FUNDP – Facultés Universitaires Notre-Dame de la Paix.
FWO – Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek.
HUB – Hogeschool Universiteit Brussel.
IBL – interbibliothecair leenverkeer.
IFLA – De International Federation of Library Associations and Institutions, een wereldwijde organisatie die bibliotheken, informatie-diensten en hun gebruikers vertegenwoordigt.
IMPALA – het Belgische documentbestelsysteem voor boeken en tijdschriftartikels.
ITG – Instituut voor Tropische Geneeskunde, Bibliotheek.
KBR – Koninklijke Bibliotheek Albert I | Bibliothèque Royale Albert I.
KUL-C – Katholieke Universiteit Leuven, centrale bibliotheek.
KUL-M – Katholieke Universiteit Leuven, campus-bibliotheek biomedische wetenschappen.
KUL-S – Katholieke Universiteit Leuven, biblio-theek sociale wetenschappen.
KUL-W – Katholieke Universiteit Leuven, campus-bibliotheek Arenberg.
LDAP – Lightweight Directory Access Protocol.
MeerCat – de overkoepe-lende bibliotheekcatalogus van boeken, tijdschriften, beelden, databanken en dissertaties van de UB aan UGent.
NCC – Nederlandse Centrale Catalogus.
OPAC – Online Public Access Catalog.
UA-CDE – Universiteit Antwerpen, campus Drie Eiken.
UA-CMI – Universiteit Antwerpen, Campus Middelheim.
UA-CST – Universiteit Antwerpen, bibliotheek Stadscampus.
UB – Universiteitsbibliotheek Gent.
UCL-C – Université Catholique de Louvain, bibliothèque générale et de sciences humaines.
UCL-I – Université Catholique de Louvain, bibliothèque de l’institut supérieur de philosophie.
UCL-M – Université Catholique de Louvain, bibliothèque de médecine.
UCL-S – Université Catholique de Louvain, bibliothèque des sciences et technologies.
UG-BIOMED – UGent – bio-medische bibliotheek, UZ Gent.
ULB – Université Libre de Bruxelles, bibliothèque électronique.
ULg-BGPL – Université de Liège, Bibliothèque générale de Philosophie et Lettres.
ULg-BST – Université de Liège, Bibliothèque des Sciences et Techniques.
ULg-BSV – Université de Liège, bibliothèque des sciences et techniques.
ULg-SA – Université de Liège, Bibliothèque des Sciences et Techniques - Section Sciences Appliquées & Mathématiques.
UMH-BSM – Université de Mons, Bibliothèque des Sciences - Médecine.
UNICAT – Belgisch federaal project voor het opzetten van een centrale Belgische catalogus van boeken en tijdschriften.
VirLib – onderzoeksproject over de mogelijkheden en beperkingen van document-levering via het scannen van papieren originelen.
VABB-SHW – Vlaams acade-misch bibliografisch bestand voor de sociale en humane wetenschappen.
VOWB – Vlaams overleg-orgaan voor wetenschappelijk bibliotheekwerk.
VUB – Vrije Universiteit Brussel, centrale bibliotheek, campus Oefenplein.
VUB-G – Vrije Universiteit Brussel, medische biblio-theek, campus Jette.
VVBAD – Vlaamse Vereniging voor bibliotheek-, archief en documentatiewezen.
De UGent-faculteiten
LW Letteren en Wijsbegeerte
RE Rechtsgeleerdheid
WE Wetenschappen
GE Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen*
IR Ingenieurswetenschappen
EB Economie en Bedrijfskunde
DI Diergeneeskunde
PP Psychologie en Pedagogische Wetenschappen
BW Bio-ingenieurswetenschappen
FW Farmaceutische Wetenschappen*
PS Politieke en Sociale Wetenschappen
* gedeelde faculteitsbibliotheek BIOMED
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 3
Inhoudsopgave
I Opdracht en dankwoord. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
II Belgische instrumenten voor het IBL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
1 Collectieve catalogi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
1.1 ANTILOPE – cf. bijlage 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
1.2 CCB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
1.3 UNICAT – cf. bijlage 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
2 IMPALA – cf. bijlage 4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
III Copyright en licenties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
1 Copyright . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
1.1 Fotokopieën en scans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
1.2 Leenrecht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
2 Licentieovereenkomsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
IV Het plan Bjørnshauge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
1 De basislijnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
2 IBL in het plan Bjørnshauge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
V De organisatie van het IBL aan UGent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
1 Organisatie van het IBL – voorjaar 2009 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
2 Decentralisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
3 Coördinerende rol van de UB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
4 ICT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
4.1 Netwerk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
4.2 ALEPH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
4.3 MeerCat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
4.4 Nieuwe technologieën . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
5 Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
5.1 Uitgaande aanvragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
5.2 Inkomende aanvragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
5.3 Brusselse en Gentse pendel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
VI Het IBL aan UGent in cijfers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27
1 Bronnen voor de managementsinformatie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27
2 Uitgaande vragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
2.1 Het volume uitgaande aanvragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
2.2 Rol van IMPALA in het uitgaande IBL-verkeer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29
2.3 Boeken en artikels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29
2.4 Grote en kleine gebruikers bij de faculteiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
2.5 De klanten van het IBL en hun voorkeur voor boeken en tijdschriften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
2.6 Mislukte aanvragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35
2.7 Doorlooptijden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36
4 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
3 Inkomende vragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38
3.1 Volume van inkomende aanvragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38
3.2 Succes en mislukking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40
3.3 Snelheid van levering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41
3.4 Elektronische levering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45
4 Verhouding uitgaand versus inkomend IBL-verkeer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46
VII Kosten en kostenbehandeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47
1 Tussen bibliotheken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47
1.1 Kostendoorrekening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47
1.2 IMPALA-balans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48
2 Tussen bibliotheek en eindgebruiker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49
2.1 Academisch personeelslid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49
2.2 Student en derden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50
3 Eenheidstarief voor Belgische en buitenlandse leveringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51
3.1 Voorstel van nieuw eenheidstarief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52
VIII Verwerkingstijd van IBL-aanvragen en leveringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55
1 Het onderzoek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55
2 De resultaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55
2.1 Uitgaand leenverkeer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55
2.2 Inkomend leenverkeer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56
2.3 Conclusie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57
3 Personeelssterkte voor een IBL-centrale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58
IX IBL-enquête. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59
X IBL in tijden van just in time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61
1 Internationaal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61
2 België . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62
3 Verwachtingen van de klant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63
XI Aanbevelingen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65
1 Algemeen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65
2 Instrumenten voor het IBL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65
3 Organisatie van het IBL aan UGent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66
4 Klantgerichte werking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67
5 Personeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68
6 ICT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69
7 IMPALA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70
8 Kosten en kostendoorrekening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71
9 Besluit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 5
XIII Bijlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73
1 Contacten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74
2 ANTILOPE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75
3 UNICAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76
4 IMPALA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78
5 IBL in het eindrapport van Lars Bjørnshauge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81
6 Informatie over de IBL-tijdstudie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82
7 Statistische rapportering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86
6 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 7
I Opdracht en dankwoordIn haar vergadering van 6 november 2007 vroeg de Interfacultaire Bibliotheekcommissie van UGent aan
de Universiteitsbibliotheek (UB) om een onderzoek te voeren naar het interbibliothecaire leenverkeer
(IBL) aan de universiteit. IBL omvat zowel de documentlevering van artikels uit tijdschriften als het klas-
sieke leenverkeer van boeken (occasioneel ook tijdschriften) die na bruikleen geretourneerd moeten
worden.
Eind 2007 heeft dr. Sylvia Van Peteghem, hoofdbibliothecaris van UGent, de opdracht voor het onder-
zoek toevertrouwd aan de auteur van dit rapport, Julien Van Borm, ere-hoofdbibliothecaris van de
Universiteit Antwerpen. Die is onder meer als organisator van IMPALA goed vertrouwd met het IBL in
België en Europa.
De contouren van de opdracht werden op 2 februari 2009 vastgelegd in een contract tussen UGent
en de opdrachthouder. Als eindresultaat werd een rapport vooropgesteld dat tegelijk voldoet aan de
volgende omschrijvingen:
– een getrouwe schets van de huidige situatie, door
• weergave van het IBL aan UGent in cijfers;
• een beschrijving van de workflow;
– een schets van de verwachtingen;
– de voorbereiding van de globale enquête over de bibliotheken van UGent, meer bepaald van het
IBL-luik daarvan;
– een plan om van het IBL aan UGent een kwalitatieve en efficiënte dienst te maken.
Aan de basis van mijn onderzoek liggen de gesprekken die ik tijdens de informatieronde gevoerd heb
– zie Bijlage 1 voor de lijst van contactpersonen – met verschillende medewerkers van de UB en de
faculteitsbibliotheken, en met de academische verantwoordelijken van de bibliotheken.
De informatieronde werd op 18 maart 2009 afgesloten met een tussentijds, mondeling verslag over
de voorlopige resultaten aan de bibliotheekverantwoordelijken en bibliothecarissen van de UB en de
faculteiten. De eerste versie van het verslag werd voor commentaar vrijgegeven op 22 juni en op 25 juni
besproken met de bibliothecarissen van de UB en de faculteiten.
Het hier gepubliceerde rapport vormt de definitieve neerslag van mijn opdracht. Over de hoofdstuk-
ken heen resulteren de vaststellingen uit het onderzoek in aanbevelingen voor een efficiënter en
meer performant IBL-systeem aan UGent. Die zijn gestoeld op de grote opties van het masterplan
voor bibliotheekorganisatie zoals dat uitgetekend werd door Lars Bjørnshauge en vastgelegd door het
Bestuurscollege van UGent.
Het laatste hoofdstuk herneemt de aanbevelingen in een thematische ordening, zodat het kan dienen als
checklist voor verdere actie. Het is aan UGent om daaruit die acties te kiezen die het best aansluiten bij
haar traditie en ambitie.
Helaas was het onmogelijk – door de afwezigheid van de IBL-coördinator in de UB gedurende het hele
tweede deel van mijn onderzoek – om de aanbevelingen met hem door te nemen. Niettemin zullen zijn
medewerking en zijn kritisch oordeel doorslaggevend zijn bij de realisatie ervan.
Ik dank collega Sylvia Van Peteghem voor de eervolle opdracht die ik van haar kreeg en voor het vertrou-
wen dat zij in mij heeft gesteld. Veerle Van Conkelberge was mijn leidsvrouw in UGent, de universiteit in
8 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
Vlaanderen die ik het minste kende. Dankzij deze opdracht is daar verandering in gekomen, als resultaat
van de vele gesprekken die ik met academische bibliotheekverantwoordelijken, bibliothecarissen en
secretariaatsmedewerkers in de Boekentoren en in de faculteiten heb mogen voeren. Ik wens hen daar-
voor allen van harte te danken.
Mijn dank gaat ook uit naar Frank Vandepitte en Paul Bastijns, die niet alleen de nodige data voor mijn
studie uit het ALEPH-systeem haalden, maar ook behulpzaam waren bij de analyse en interpretatie
ervan. De verantwoordelijken van de Financiële Dienst van UGent ben ik erkentelijk voor de soepele
oplossingen die ze aangereikt hebben voor een reeds lang aanslepend probleem van doorrekening van
IBL-kosten.
Voor de tijdstudie en de IMPALA-gegevens heb ik met veel plezier een beroep gedaan op de bibliotheek
van de Universiteit Antwerpen. Dank daarvoor aan Trudi Noordermeer, mijn opvolgster aldaar, en aan
Jan Corthouts, Michèle Van den Eynde en Richard Philips, die nu al bijna twintig jaar IMPALA verzorgen.
Julien van Borm
Ere-hoofdbibliothecaris
Universiteit Antwerpen
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 9
II Belgische instrumenten voor het IBLVoor een efficiënte IBL-werking zijn collectieve catalogi noodzakelijk, maar in België zijn die helaas niet
altijd up-to-date. Daarnaast kan ook een nationaal IBL-platform voor aanvragen en leveringen helpen bij
het stroomlijnen van vraag en aanbod.
1 Collectieve catalogi
1.1 ANTILOPE – cf. bijlage 2
ANTILOPE, de Belgische catalogus van periodieken in wetenschappelijke bibliotheken1, is de belangrijkste
hoeksteen voor het IBL in België. De catalogus speelt ook een rol in het depotproject voor biomedische
tijdschriften (VOWB, 2006-…), omdat per biomedisch tijdschrift de depotbibliotheek aan geduid wordt in
het ANTILOPE-record.2
Nieuw is de rol van ANTILOPE in het Vlaamse VABB-SHW project3.
1.2 CCB
In afwachting van de realisatie van UNICAT is de CCB, de Belgische Collectieve Catalogus van weten-
schappelijke bibliotheken op CD ROM, sinds 2002 niet meer geüpdatet. Hij is alleen nog bruikbaar voor
boeken gepubliceerd vóór 2002 en of zelfs daarvóór (tot ca. 2000), omdat de dataset die bij de laatste
productie gebruikt werd, in vele gevallen al verouderd was.
1.3 UNICAT – cf. bijlage 3
UNICAT werd opgezet als een modern alternatief voor de CCB. Aan de hand van nieuwe technologieën
zou een permanent geüpdate collectieve catalogus van boeken aangemaakt worden. Het proefproject
liep in 2007 evenwel ten einde zonder uitzicht op een concrete realisatie ervan.
Vanuit technisch standpunt werken nochtans al heel wat onderdelen: er is aan de ULB een (niet consul-
teerbare) testdatabase opgezet van ca. zeven miljoen records, die doorzocht kan worden met een aantal
functionaliteiten, zoals het linken naar de originele OPAC, het opvragen van de uitleenstatus en het
dedupliceren van de resultaten van een opzoeking4.
Maar het blijft wachten op een business model om deze schone slaapster tot leven te wekken. De aanzet
daartoe zou kunnen komen van Cobira, het bibliotheekoverleg van de Koninklijke Bibliotheek en de
universiteitsbibliotheken. Helaas is die organisatie op sterven na dood, omdat men het zelfs niet eens
kan raken over het juridische statuut ervan. Dit is een bijzonder zware handicap voor het IBL in België en
iets waarvoor ons land internationaal met de vinger wordt gewezen.
1 J. Van Borm. Antilope. Brussel, Conferentie van Universitaire Hoofdbibliothecarissen, 1991.
2 http://www.vowb.be/depotservice.htm
3 J. Van Borm. Open Access: van DOAJ & KB Nederland naar België. In: Bibliotheek-en archiefgids, VVBAD, 2009, 4, p. 26-27.
4 http://www.archives.gov/research/alic/tools/online-public-access-catalog.html
10 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
AANBEVELING1
De UB dringt nationaal en in het VOWB, het Vlaamse overlegorgaan voor wetenschappelijk biblio-
theekwerk, aan op de realisatie van UNICAT.
2 IMPALA – cf. bijlage 4
IMPALA is het Belgische documentbestelsysteem voor boeken en tijdschriftartikels5, dat sinds 1991
georganiseerd wordt door de bibliotheek van de Universiteit Antwerpen. Gekoppeld aan de VirLib-
instrumenten6 maakt het ook de elektronische levering van tijdschriftartikels mogelijk. Het is een beta-
lende service met ca. zevenhonderd gebruikers-bibliotheken, waaronder – via Bibnet7 – alle openbare
bibliotheken van Vlaanderen.
De grote wetenschappelijke bibliotheken in België hebben IMPALA vaak gekoppeld aan hun eigen
IBL-systeem of website. Dat is ook het geval in UGent. Van zijn kant heeft IMPALA ingebouwde links met
enkele grote Europese leveranciers van documenten.
Een bijzondere functie bij IMPALA is het clearing-house. Die zorgt voor de financiële afhandeling van de
IBL-transacties tussen Belgische bibliotheken door het uitsturen van een trimestriële afrekening. Daarbij
ontvangen de participerende bibliotheken slechts één factuur of één creditnota voor alle transacties van
de voorbije drie maanden met alle andere IMPALA-bibliotheken. Daarnaast omvat IMPALA een module
managementsinformatie, die echter onderbenut wordt door de deelnemende bibliotheken. De data uit
deze module werden gebruikt voor het IMPALA-deel van het hoofdstuk “Cijfers” in dit rapport.
Uit de bevraging van de (IBL-)bibliothecarissen van UGent blijkt dat zij bijzonder tevreden zijn over
IMPALA, en wel hierom:
– het is eenvoudig in gebruik;
– het is betrouwbaar;
– de functie clearing-house voor betalingen is bijzonder handig;
– er is een goede helpdesk.
AANBEVELING2
In het kader van de decentralisering krijgen meer bibliotheken van UGent toegang tot IMPALA.
Zij ontvangen daarvoor ook de nodige opleiding van de UB of van IMPALA zelf. Vooral in de begin-
fase worden zij van nabij begeleid door de UB. Het algemene toezicht op IMPALA berust bij de
coördinerende UB.
5 http://anet.ua.ac.be/desktop/Impala/static/Impalaintro_n.html
6 VirLib was een onderzoeksproject over de mogelijkheden en beperkingen van documentlevering via het scannen van papie-
ren originelen. Voor het project werkten de KBR Albert I, de bibliotheken van de Universiteit Antwerpen en de Université Libre de
Bruxelles samen met IRIS, een bedrijf gespecialiseerd in digitale beeldverwerking. Het doel was om een elektronisch document-
leveringssysteem te ontwikkelen voor de IBL-afdelingen van de Belgische universitaire bibliotheken. Het systeem is gebaseerd op
het concept van gedistribueerde servers, die gebruikt worden voor het verzenden en ontvangen van PDF-documenten via FTP of
van TIFF-bestanden via mail. Bron: http://www.kbr.be/virlib2/start_ned.html. De toen ontwikkelde instrumenten worden nu vaak
gebruikt voor elektronische documentlevering in België.
7 http://www.bibnet.be/
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 11
III Copyright en licentiesAlle activiteiten rond IBL en documentlevering vallen onder de regelgeving van het auteursrecht, of het
daarbij nu gaat over Europese richtlijnen of over de Belgische wetgeving en Koninklijke of Ministeriële
Besluiten. Daar kan van afgeweken worden – o.a. voor elektronische infor matie – via licentieovereen-
komsten die precies bepalen welk gebruik onder de licentieregeling valt.
1 Copyright
1.1 Fotokopieën en scans
De Europese richtlijn van 2001 en artikel 22 van de Belgische auteurswet (AW) van 1994 (gewijzigd in
2005) laten specifiek voor onderwijs en onderzoek de aanmaak toe van enerzijds fotokopieën van arti-
kels of hoofdstukken van een boek en anderzijds van scans van papieren originelen8. Dat laatste noemt
men gemeenzaam ‘de digitale onderwijsuitzondering’.
De toelating is conditioneel: ze geldt slechts als een passende vergoeding aan de rechthebbenden wordt
betaald (AW art. 59-61). Bovendien moeten we de drie-stappentoets uit de EU-richtlijn van de EU in
gedachten houden, die op drie manieren nagaat of een bepaalde activiteit de belangen van de recht-
hebbenden schaadt.
Het moet duidelijk zijn dat bibliotheken zich met scanning (niet met de klassieke fotokopie) op het
scherp van de snee bevinden, ook al omdat de Belgische wetgever daarvoor geen vergoedingsregeling
voorziet. Door een lichte aanpassing van de wetgeving of door een interventie van het gerecht of de
EU-Commissie kan wat vandaag toegelaten is, morgen verboden zijn. Recent gebeurde dat nog na een
arrest van het Belgische Grondwettelijk Hof voor de bladmuziek9.
Een mooie illustratie vormt de overeenkomst die de Belgische universiteiten gesloten hebben met
Reprobel10 over de betaling van reproductierechten voor de periode 2007-2010. Het contract dekt alle
kopieën gemaakt op toestellen die onder het beheer van de universiteit vallen, dus ook de kopieën
gemaakt voor het IBL. De overeenkomst voorziet echter niet in een vergoeding voor prints van elektroni-
sche bestanden: daarvoor moet eerst nog een Koninklijk Besluit worden uitgevaardigd.
8 Letterlijk luidt de uitzondering:
Art. 22 § 1. Wanneer het werk op geoorloofde wijze openbaar is gemaakt, kan de auteur zich niet verzetten tegen:
4bis – de gedeeltelijke of integrale reproductie van artikels of van werken van beeldende kunst, of van korte fragmenten uit werken
die op een grafische of soortgelijke drager zijn vastgelegd, wanneer die reproductie wordt verricht ter illustratie bij onderwijs of
voor wetenschappelijk onderzoek, zulks verantwoord is door de nagestreefde niet-winstgevende doelstelling en geen afbreuk doet
aan de normale exploitatie van het werk.
4ter – de gedeeltelijke of integrale reproductie, op eender welke drager andere dan papier of soortgelijke drager, wanneer die
reproductie wordt verricht ter illustratie bij onderwijs of voor wetenschappelijk onderzoek, en zulks verantwoord is door de nage-
streefde niet-winstgevende doelstelling en geen afbreuk doet aan de normale exploitatie van het werk.
9 Uitzondering auteursrecht muziekpartituren weer ongedaan gemaakt. In: Info, VVBAD, 2009-6, p. 16 en De Standaard
24.04.2009.
10 http://www.reprobel.be/
12 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
1.2 Leenrecht
De Europese richtlijn11 en de Belgische wetgeving12 maken de bruikleen van publicaties mogelijk. Volgens
het Belgische KB is er geen vergoeding verschuldigd voor de leenactiviteit in instellingen van onderwijs
en onderzoek. Volgens de EU richtlijn valt IBL zelfs helemaal buiten de leenregeling. Rechtenorganisaties
in België vragen dat de bestaande regeling aangepast zou worden. VLIR en VLHORA hebben zich tegen
die eis gekant en vragen dat de huidige regeling van kracht blijft13.
2 Licentieovereenkomsten
Licentieovereenkomsten voor elektronische informatie zijn contractuele verbintenissen. Ze vallen dan
ook onder het contractrecht, waarbij in veel gevallen het auteursrecht en de uitzonderingen voor gebruik
in onderwijs en onderzoek opzij worden geschoven. Bibliotheekorganisaties ijveren er al lang voor dat
belangrijke artikels van het auteursrecht niet zomaar op contactuele wijze buitenspel gezet kunnen
worden, maar voorlopig zonder resultaat.
In de regel bevatten licentieovereenkomsten een clausule over documentlevering, met daarin meestal
een verbod op de elektronische levering van documenten buiten het areaal waarvoor de licentie is
gesloten. Vaak staat men toe dat een print gemaakt wordt en via de gebruikelijke trage kanalen naar een
derde gestuurd, maar soms mag dat dan weer niet voor profit-organisaties. Occasioneel vindt men een
bijzondere variant van de toegelaten print die in de meestal Engelstalige overeenkomsten de print-first
requirement heet. Daarbij wordt eerst een print op papier gemaakt en die wordt gescand. Het gescande
beeld van de print kan dan elektronisch worden verzonden.
Onder de naam Aura heeft het VOWB een projectvoorstel klaar om de eisen en beperkingen van uitge-
vers van wetenschappelijke tijdschriften in kaart te brengen voor wat betreft de opname van teksten
in repositories14. Het zou goed zijn om dat project aan te vullen met een analyse van de clausules over
documentlevering in de databanken die via licentie met het VOWB aangeboden worden. Dat is geen taak
voor elke bibliotheek afzonderlijk, het VOWB kan dit in één keer doen voor al haar leden.
AANBEVELING3
UGent vraagt het VOWB om een analyse uit te voeren van de clausules over documentlevering in haar
licentieovereenkomsten met dataproviders, in het bijzonder voor de databanken van tijdschrift artikels.
Die informatie moet voor de leden beschikbaar zijn via de site van het VOWB en bij elke nieuwe licen-
tieovereenkomst geüpdatet worden. Meer nog: de clausules over documentlevering moeten een item
worden bij de contractonderhandelingen.
11 Voor de EU geldt artikel 6.1 van Richtlijn 2006/115 EG d.d. 12.12.2006: de verhuur- en uitleenrichtlijn.
12 Voor België geldt het KB van 2004 dat zich baseert op artikel 23 van de Belgische auteurswet van 1994.
13 Jasper Delanoy, Julien Van Borm en Patrick Vanouplines, Dossier auteursrecht – voorjaar 2009. In: INFO, VVBAD, 2009/5.
14 J. Van Borm. Open Access: van DOAJ & KB Nederland naar België. In: Bibliotheek-en archiefgids, VVBAD, 2009/4, p. 26-27.
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 13
IV Het plan Bjørnshauge In 2003 bezorgde Lars Bjørnshauge, hoofdbibliothecaris van de Universiteit van Lund, Zweden, UGent de
blauwdruk van een masterplan voor de reorganisatie van de Gentse bibliotheken15. Een plan gebaseerd
op de erfenis van het verleden, dat van daaruit flexibele structuren wil uitbouwen voor de toekomst. De
grote lijnen van het plan werden op 8 januari 2004 bekrachtigd door het Bestuurscollege van UGent.
1 De basislijnen
Bjørnshauge kiest voor een gecoördineerd gedistribueerd model, in zijn plan ‘het ‘(bibliotheek)netwerk’
genoemd. Dat voorziet in één bibliotheekorganisatie voor de hele universiteit, waarbij de universiteits-
bibliotheek een sturende rol heeft. Zij is dus a coordinating and distributing partner, terwijl de faculteits-
bibliotheken cooperating partners zijn. Zij kunnen hun rol gevarieerd invullen, rekening houdend met de
specifieke facultaire noden en de lokale omstandigheden. Niettemin geldt de voorwaarde dat een set
van minimale standaarden wordt nageleefd. Mede met het oog daarop moet het onwerkbare aantal van
meer dan 225 vaak (te) kleine bibliotheken teruggebracht worden tot enkele tientallen bibliotheken voor
heel UGent.
2 IBL in het plan Bjørnshauge
Het plan Bjørnshauge kent de UB een sturende rol toe (expert functions) in o.a. de organisatie van het
IBL aan UGent (zie bijlage 5 voor citaten). Faculteitsbibliotheken en ook de UB zelf zijn service providers
voor het IBL vanuit hun eigen collectie en vanuit andere bibliotheken.
Voortbouwend op het fundament van Bjørnshauge kunnen we daaraan toevoegen dat er nood is aan
de creatie van actieve IBL-diensten in de faculteitsbibliotheken, waar die nu meestal ontbreken. Zo kan
gezorgd worden voor een nabije IBL-service, die zowel fysiek als inhoudelijk dicht bij de gebruikers staat.
We gaan uit van een eenvoudige organisatie, die de onnodige en vertragende tussenstap via de UB
vermijdt. Zie in dat verband ook hoofdstuk VI 2.7 over de IBL-levertijden van Gentse bibliotheken.
Met die doelstelling voor ogen is het geen goede optie om het IBL aan de UB of een andere faculteit uit
te besteden. Dat kan niet meer dan een tijdelijke oplossing zijn voor die faculteiten die hun bibliotheek-
structuur nog niet aangepast hebben aan de vereisten van het rapport Bjørnshauge.
AANBEVELING4
Om de IBL-dienstverlening dichter bij de faculteiten te brengen en efficiënt te organiseren, is de creatie
nodig van actieve IBL-diensten aan de (soms nog op te richten) faculteitsbibliotheken.
15 L. Bjørnshauge. Het netwerk. De reorganisatie van bibliotheek- en informatiediensten aan UGent. Eindrapport. Lund,
oktober 2003.
L. Bjørnshauge. De weg naar het netwerk. Naar een toekomstgerichte bibliotheekvoorziening aan UGent. Stappenplan. Gent,
oktober 2003.
14 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 15
V De organisatie van het IBL aan UGent Aan UGent hebben de volgende faculteiten een faculteitsbibliotheek:
– de Rechtsgeleerdheid,
– de Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen, samen met de Farmaceutische Wetenschappen,
– de Economie en Bedrijfskunde,
– de Psychologie en Pedagogische Wetenschappen,
– de Diergeneeskunde,
– de Ingenieurswetenschappen,
– de Bio-ingenieurswetenschappen,
– de Wetenschappen.
Bovendien is beslist om een faculteitsbibliotheek te voorzien voor de Faculteit Letteren & Wijsbegeerte
in het gebouw Rozier 44, recht tegenover de UB. En in het kader van een toekomstige relocatie
in een nieuw gebouw streeft ook de Faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen naar een eigen
faculteitsbibliotheek.
1 Organisatie van het IBL – voorjaar 2009
Aan de organisatie van het IBL aan UGent is nog niet veel veranderd sinds het jaar 2003-2004, toen
Bjørnshauge zijn plan opstelde en het Bestuurscollege van UGent de grote lijnen ervan bekrachtigde.
Slechts drie faculteiten hebben anno 2009 een autonome IBL-dienst:
– de Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen, gemeenschappelijk met
– de Farmaceutische Wetenschappen,
– de Psychologie en Pedagogische Wetenschappen
Zeven faculteiten zijn aangesloten bij IMPALA, het Belgische elektronische documentbestelsysteem.
Behalve de drie genoemde zijn dat:
– de Diergeneeskunde,
– de Economie en Bedrijfskunde,
– de Wetenschappen,
– de Bio-Ingenieurswetenschappen.
De UB zorgt voor een aanzienlijk deel van het IBL-verkeer en heeft in deze een goede reputatie.
Aanvragen voor faculteiten zonder IBL-centrale stuurt de UB door via e-mail, na de originele aanvraag
van ALEPH of IMPALA via knip- en plakwerk te hebben omgezet in een mailbericht.
Niet alle bibliotheken dragen bij tot het IBL, dat nochtans berust op reciprociteit. Dit is bv. het geval
voor de bibliotheken van de Faculteit Rechtsgeleerdheid en voor tal van kleine vakbibliotheken. Voor die
laatste, die niet over de menskracht en knowhow beschikken om met goed gevolg aan IBL te participe-
ren, biedt alleen een sterke facultaire bibliotheekstructuur oplossing. De Rechtsfaculteit daarentegen
zou tot het inzicht moeten komen dat nemen zonder te geven geen faire deal is. De faculteitsbiblio-
theek hoeft zich niet – evenmin als andere UGent bibliotheken – nodeloos ongerust te maken over haar
16 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
collectie: men kan te allen tijde boeken uitsluiten van het IBL. Boeken die voor lokaal gebruik onmisbaar
zijn, grote referentiewerken als ‘De Page’ of losbladig werk leen je nu eenmaal niet uit – en zo zijn er
honderden, misschien wel enkele duizenden boeken die niet voor bruikleen in aanmerking komen. Voor
artikels uit tijdschriften bestaat het substituut van de fotokopie of de scan, zodat daar geen enkele reden
bestaat voor terughoudendheid.
AANBEVELING5
Alle grote bibliotheken van UGent nemen naar beste vermogen deel aan het intra-Gentse en het
Belgische IBL, hetzij rechtstreeks, hetzij via de UB.
2 Decentralisering
Een aantal bibliothecarissen en academische bibliotheekverantwoordelijken zijn best tevreden met de
huidige situatie, waarbij de UB zonder vergoeding een aantal taken van de faculteiten op zich neemt.
Anderen wensen dan weer meer eigen bevoegdheid voor het IBL.
Hoe dan ook tonen de Gentse levertijden (zie infra) aan dat er nog behoorlijk wat ruimte is voor verbe-
tering. Zoals het rapport Bjørnshauge stelt, zou die verbetering bereikt kunnen worden door bepaalde
taken te decentraliseren en ze aan de faculteiten over te laten. Een voorwaarde daarbij is de aanwe-
zigheid in de faculteitsbibliotheek van voldoende personeel met voldoende (bibliotheek-)kennis en
voldoende fysieke inzetbaarheid. Het rapport Bjørnshauge is daar zeer duidelijk over: voor de organisatie
van het IBL zijn, zoals voor de meeste publieksdiensten, medewerkers nodig met een hogere opleiding of
met door ervaring opgebouwde kennis. Ze horen m.a.w. thuis in klasse B.
AANBEVELING6
Waar ze vandaag nog niet bestaan, doet UGent er goed aan om zo snel mogelijk facultaire
IBL-centrales op te zetten. Dat is alleen mogelijk in het kader van een faculteitsbibliotheek, die in
sommige gevallen nog opgericht moet worden.
AANBEVELING7
Faculteitsbibliotheken krijgen een bestaffing die groot genoeg is in aantal en van een voldoende hoog
niveau, als resultaat van de hogere opleiding of (elders) verworven kennis/ervaring van de stafleden.
Als ze aan die voorwaarden voldoen horen IBL-personeelsleden thuis in klasse B.
3 Coördinerende rol van de UB
Van een echte aansturing en coördinatie van het IBL door de UB is weinig of geen sprake. Dat is best een
grote lacune in het huidige IBL-bestel. De UB zou moeten zorgen voor:
– opleiding,
– sturing van het IBL,
– periodieke evaluatie met aandacht voor de evolutie op langere termijn,
– opvolging van het IBL in België en Europa,
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 17
– informatiedoorstroming via een jaarlijks, cijfermatig onderbouwd rapport over het IBL aan UGent en
de participatie van UGent aan het Belgische IBL-systeem.
AANBEVELING8
De UB neemt haar coördinerende en aansturende taken waar voor het IBL aan UGent.
4 ICT
4.1 Netwerk
Het digitale netwerk van UGent functioneert overal goed, maar de beperking van 8 Mb voor de bijlagen
hindert de transmissie van omvangrijke gescande documenten.
AANBEVELING9
De UB dringt bij de Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT) aan op het toestaan van
substantieel grotere e-mailbijlagen dan nu.
4.2 ALEPH
Voor de registratie en opvolging van het IBL doet UGent een beroep op de IBL-module van ALEPH, het
bibliotheekautomatiseringssysteem van UGent en op IMPALA, het Belgische elektronische document-
bestelsysteem. Tussen beide systemen zijn data-uitwisselingsprotocollen opgesteld om de datastromen
automatisch te laten verlopen. Dat is nog niet gebeurd voor de aanvragen die in de IBL-centrales binnen-
lopen via de SFX-knop.
AANBEVELING10
Zo snel mogelijk een communicatieprotocol opzetten om de SFX-aanvragen automatisch op te vangen
in ALEPH.
De ICT-afdeling van de UB beheert een eigen databank van bibliotheekgebruikers zonder link naar de
centrale LDAP-databank16 van studenten en medewerkers van UGent. Dat is geen goede situatie omdat
dezelfde gegevens op verschillende plaatsen bewaard worden en omdat veranderingen in de centrale
databank niet automatisch doorgevoerd worden in de databank van de UGent-bibliotheken. Gebruikers
kunnen daardoor ook niet genieten van een single sign-on voor alle UGent-computerverkeer, maar
moeten apart inloggen op de infrastructuur van de Gentse bibliotheken.
AANBEVELING11
Er moet zo snel mogelijk een LDAP-koppeling tot stand gebracht worden met de centrale databank van
studenten en medewerkers van UGent, zodat die een single sign-on kunnen gebruiken.
16 LDAP of Lightweight Directory Access Protocol is een netwerkprotocol dat beschrijft hoe gegevens uit directory services bena-
derd moeten worden.
18 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
4.3 MeerCat
MeerCat is de overkoepelende bibliotheekcatalogus van boeken, tijdschriften, beelden, databan-
ken en dissertaties van de Universiteitsbibliotheek17. Hij omvat de referenties van ca. 3.000.000
boeken (waarvan zo’n. 300.000 elektronische), 60.000 tijdschriften (waarvan 17.000 elektronische),
50.000 gescande beelden, 100.000 thesissen, 300 databanken en websites, etc. beschreven in de
Alephcatalogus en CatFich, de gedigitaliseerde steekkaartencatalogus.
In MeerCat bevindt zich een aanvraagknop voor documenten die in de bibliotheek moeten worden
ingezien of uitgeleend. Dat laatste was tot voor kort niet duidelijk voor de externe gebruikers, die zich
tot ver buiten Gent kunnen bevinden en meenden dat zij op die manier een boek of document naar hun
privéadres konden laten leveren. Dat probleem is intussen opgelost door toevoeging van twee duide-
lijke informatielijntjes. De bestelkop op MeerCat is momenteel dus (nog) geen IBL-bestelknop. Maar als
MeerCat centraal komt te staan in het catalogusaanbod van UGent zou de link met de IBL-module van
ALEPH wel tot stand gebracht moeten worden.
AANBEVELING12
MeerCat linken met de IBL-module van ALEPH.
AANBEVELING13
De bestelknop in MeerCat op de website expliciteren. Dat is intussen gerealiseerd.
4.4 Nieuwe technologieën
ICT-kanalen die goed ingeburgerd zijn bij de gebruikers kunnen gebruikt worden om informatie van en
over de bibliotheek door te sturen naar klanten, in het bijzonder naar studenten. Behalve e-mails kunnen
ook sms-berichten dienen om de klant te informeren, bv. over de aankomst van een IBL-boek of over
de vooruitgang c.q. het mislukken van een aanvraag. Men hoede zich echter voor het doorsturen van
overbodige informatie. Het meedelen via e-mail of sms van alle statusberichten van een IBL-aanvraag is
overload en derhalve ongewenst.
AANBEVELING14
Nuttig gebruik maken van informatiekanalen die door de klanten veel worden gebruikt, bv. het door-
sturen van informatie via automatisch gegenereerde sms-berichten.
5 Workflow
IBL is en blijft een bewerkelijk proces, zowel voor de uitgaande als voor de inkomende aanvragen. Bij de
leen van een boek komt daar de realisatie bij van een link met het uitleensysteem en de terugbezorging
van het boek aan de eigenaar, aan het einde van de bruikleenperiode.
Het is bovendien een proces dat in Gent zo’n 13.000 keer per jaar wordt herhaald voor uitgaande
aan vragen en een 3.000-tal keer voor inkomende. Samen goed voor 16.000 aanvragen, die minstens
17 http://search.ugent.be/MeerCat/
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 19
twee keer behandeld moeten worden: één keer bij de aanvraag en één keer bij de levering. We spreken
dus over ca. 32.000 transacties, zonder de retourbehandeling van de boeken en zonder rekening te
houden met de tweede of zelfs derde doorloop van sommige aanvragen (als de eerste poging niet
succesvol was). Al met al gaat het over meer dan 40.000 transacties op jaarbasis. Met het oog op
efficiënte verwerking en een snelle levering is het dan ook belangrijk om de procedures en workflow
goed uit te tekenen.
5.1 Uitgaande aanvragen
De IBL-diensten van UGent zijn ‘gemedieerde’ diensten. Diensten waarbij de klant niet zelf haar/zijn
aanvraag kan doorsturen naar een bibliotheek, maar deponeert bij een Gentse IBL-centrale. Die
be handelt ze en stuurt ze door naar een mogelijke leverancier.
Dit eerste stuk van het IBL-traject kan niet gemeten worden door IMPALA. Het is belangrijk dat de vragen
van de klanten prompt behandeld worden, een halve werkdag zou mooi zijn. Dat streven kan opgeno-
men worden in een set van minimum service agreements, minimale bedrijfsdoelstellingen die als interne
richtlijn gelden of expliciet gecommuniceerd worden aan de klanten18. Vooral de Angelsaksische landen
hebben ervaring opgedaan met dat laatste, waarna de ‘geëxpliciteerde’ werkmethode overgewaaid is
naar andere Europese landen. Dat gebeurde niet altijd met succes: vaak heeft het de bureaucratische
procesvoering aangescherpt zonder een gunstig gevolg te hebben op de werkvloer. Maar interne streef-
doelen zijn een must.
AANBEVELING15
IBL-diensten moeten functioneren in een context van te realiseren bedrijfsdoelstellingen gebaseerd op
minimale streefcijfers. Zo moeten aanvragen en leveringen verwerkt kunnen worden binnen een halve
werkdag na ontvangst ervan. Dat streefdoel is uiteraard maar bereikbaar als het nodige bekwame
personeel ter beschikking wordt gesteld.
Aanvraag
De meeste aanvragen worden door de klant elektronisch ingestuurd via de ALEPH webcatalogus of via
de SFX-knop in de elektronische databases en catalogi. Dat maakt het hem of haar gemakkelijk en garan-
deert alvast de correctheid van de data. De IBL-dienst kiest welke bibliotheek zal leveren, na consultatie
van de beschikbare (collectieve) catalogi.
18 http://en.wikipedia.org/wiki/Service_level_agreement
20 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
Indienen van een uitgaande aanvraag
Aanvraag
IBLcentrale UB
Statusbeheer
• Via ALEPH• Via database en SFX
• ALEPH aanvragen automatisch > IMPALA• SFX aanvragen manueel > ALEPH > IMPALA
• IMPALA • ALEPH
De meeste aanvragen worden daarna via een script automatisch doorgestuurd naar IMPALA. Tussen
ALEPH Gent en IMPALA is er een data-uitwisselingsprotocol opgesteld dat alle statusberichten tussen de
twee systemen feilloos en automatisch aan elkaar doorspeelt.
Dat is helaas nog niet het geval voor de aanvragen die in de IBL-diensten toekomen via de SFX-knop: die
aanvragen moeten met knip- en plakwerk overgeheveld worden naar de ALEPH IBL-module. Alles in IBL
is geautomatiseerd, maar de geautomatiseerde delen communiceren niet met elkaar. Dat veroorzaakt
extra werk, zorgt occasioneel voor fouten en is vooral verre van efficiënt.
AANBEVELING16
Het ICT-team van de UB zet zich dringend aan het schrijven van een protocol om SFX-aanvragen auto-
matisch over te hevelen naar de IBL-module van ALEPH.
Een aantal aanvragen wordt naar het buitenland gestuurd via de geëigende kanalen. De opvolging van de
statusinformatie loopt dan over ALEPH. Maar de IBL-centrales zouden beter gebruik maken van enkele
internationale links die IMPALA aanreikt (11.000 aanvragen doorgestuurd naar buitenlandse bibliotheken
in 2007). In Gent bv. worden de aanvragen naar Nederland nu ingediend over de trage en overbelaste
poorten van UGent op de Nederlandse NCC, terwijl IMPALA een snelle link heeft uitgebouwd met een
onbeperkt aantal gelijktijdige toegangen voor België. De aansluitingskost (€ 100 per IBL-centrale) weegt
niet op tegen het wachten op een verbinding met de NCC. Voor de UB is die NCC-link via IMPALA al
ge realiseerd in juni 2009.
AANBEVELING17
UGent (en vooral de UB) gebruikt de IMPALA-verbinding met NCC en het IBL-systeem van NCC om
Nederlandse bibliotheken te bereiken. Idem voor de rechtstreekse verbinding en tussen IMPALA en
INIST, BLDSC, Köln Medizin en TU Delft.
Levering boeken
IBL-boeken moeten altijd door de aanvrager (of zijn/haar gevolmachtigde) afgehaald of geconsulteerd
worden in de IBL-centrale waar de aanvrager van afhangt. In een wat verdere toekomst zou dat voor
iedereen de eigen faculteitsbibliotheek moeten worden, zoals nu al het geval is voor BIOMED en PP.
Zelf afhalen is de regel voor elke vorm van bruikleen van een boek uit de eigen bibliotheek. Bruikleen
moet immers op naam geregistreerd worden in het bruikleensysteem, dat vaak ook gebruikt wordt bij
consultatie ter plekke van een IBL-boek. Op die manier wordt de bruikleentermijn automatisch bewaakt.
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 21
Een e-mail waarschuwt de klant over de aankomst van een boek. Die mail wordt nu vaak nog manueel
aangemaakt met knip- en plakwerk. Dat kan en moet snel vervangen worden door een bericht dat auto-
matisch en kort na de verwerking verstuurd wordt door het bibliotheeksysteem zelf. De software daar-
voor is beschikbaar.
Als het boek via de pendel wordt doorgestuurd naar een faculteitsbibliotheek die nog geen IBL-centrale
is, mag het bericht pas uitgaan nadat het boek daar ook is aangekomen, anders bestaat het gevaar dat
de klant het boek komt afhalen voor het in de faculteitsbibliotheek gearriveerd is.
AANBEVELING18
Alle IBL-centrales gebruiken de beschikbare faciliteit voor het versturen van een automatische,
ge personaliseerde e-mail bij de ontvangst van een IBL-boek. De mail bevat informatie over de biblio-
theek waar het boek kan worden opgehaald en zo mogelijk de openingsuren van die bibliotheek in de
dagen volgend op het bericht.
Leveringvane-artikels
E-artikels voor personeelsleden worden meteen na ontvangst elektronisch doorgestuurd naar de aanvra-
ger. Vaak wordt daarbij nog manueel een begeleidend berichtje aangemaakt. Dat kan worden vervangen
door een automatisch gegenereerde, korte boodschap.
AANBEVELING19
Vervang manueel aangemaakte IBL-berichten zoveel mogelijk door machinegestuurde berichten, maar
waak erover dat ze voldoende ad rem en gepersonaliseerd zijn.
E-artikels voor studenten (en derden) worden nu meestal nog geprint en via de pendel naar de faculteits-
bibliotheek gestuurd. De reden voor die werkwijze ligt in de financiële afhandeling van de levering: het
garandeert dat de student de kosten voor het artikel zal vergoeden, want zonder betaling geen artikel.
Niettemin is het een stroeve, klantonvriendelijke manier van werken, die niet meer van deze tijd is. De
betalingsgarantie werkt trouwens alleen op voorwaarde dat de student het artikel ook komt afhalen.
Elke IBL-dienst kent het fenomeen: na een bepaalde periode (een trimester of semester, uiterlijk een
academiejaar) moeten een aantal niet opgehaalde artikels afgeschreven worden en naar het oud papier
verwezen. Zo zijn er ook IBL-boeken die niet (tijdig) opgehaald worden en naar de bruikleengevende
bibliotheek teruggestuurd worden zonder dat men de kosten kan verhalen op de aanvragende student.
Het betalingsprobleem is alleen te vermijden als men de student bij de aanvraag (een deel van) de
kosten laat betalen of als men over een aanspreekbare e-portemonnee kan beschikken. UGent heeft
echter - terecht – gekozen voor een e-portemonnee op de studentenkaarten en die is maar beschik-
baar als de student daarmee in levende lijve een betaling doet. Als UGent een systeem van voorafbe-
taalde IBL-aanvragen zou willen invoeren, verliest de student meteen de mogelijkheid tot elektronische
aanvraag. Zo ver kan men de klok niet terugdraaien. Er is dan ook maar één oplossing: elektronische
aanvragen worden beantwoord met de elektronische levering van e-artikels en door de studenten
betaald in de bibliotheek. Daarbij zal een beperkt aantal niet-betaalde leveringen afgeboekt moeten
worden, zoals dat nu ook gebeurt voor papieren artikels en niet-afgehaalde IBL-boeken.
AANBEVELING20
Studenten krijgen aangevraagde e-artikels via een e-mailbijlage bezorgd op hun (UGent) mailadres.
22 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
Artikels op papier voor personeelsleden worden meteen na registratie van ontvangst naar het werkadres
van de aanvrager gestuurd, in de regel via de pendel. Artikels voor studenten gaan naar de faculteits-
bibliotheek en zoals voor een boek krijgt de student daarover een mailbericht.
Men zou kunnen overwegen om het leveringsproces te versnellen en zo de service aan de klant gevoelig
te verbeteren door systematisch alle inkomende artikels op papier door de scanner te jagen en elektro-
nisch door te sturen. Bij de leveranciers kan aangedrongen worden op de levering van e-artikels.
AANBEVELING21
Nagaan of het niet efficiënter is voor het hele bibliotheeksysteem om artikels die nog op papier
worden geleverd systematisch te scannen en via e-mail door te sturen naar de aanvrager.
Workflowleveringvandocumenten
Personeelslid
StudentDerden
Iedereen
• Boek ingeleverd in bibliotheek die de leen heeft geregistreerd
• Boek > IBL Dienst van UB, BIOMED, PP• > vandaar terug naar uitlenende bibliotheek
• Boek > facultaire bibliotheek of UB > leen ✳ Mailbericht aan personeelslid
• Artikel ✳ papier met pendel opgestuurd naar werkadres ✳ e-artikel elektronisch doorgestuud
• Boek > facultaire bibliotheek of UB > leen ✳ Mailbericht naar klant (moet uitgaan van biblio theek
waar het document op de klant ligt te wachten)• Artikel
✳ papier met pendel naar facultaire bibliotheek of UB ✳ e-artikel geprint en opgestuurd naar facultaire
bibliotheek of UB ✳ mailbericht naar klant (cf boek)
Retour boeken
IBL-boeken moeten tegen het verstrijken van de bruikleenperiode (in de regel drie weken) teruggestuurd
worden naar de uitlenende bibliotheek. Dat gebeurt via de pendel over Brussel (dinsdag en donderdag)
of via de post als gewone zending. Alleen voor dure en zeldzame boeken, die eigenlijk niet via het IBL
zouden mogen passeren, gebeurt dat met een aangetekende zending.
5.2 Inkomende aanvragen
Aanvraag
Inkomende vragen komen meestal toe via ALEPH voor aanvragen uit UGent en via IMPALA voor aanvra-
gen van andere Belgische bibliotheken. Aanvragen ingestuurd via IMPALA worden helemaal in IMPALA
afgehandeld.
In dit verband zijn twee bemerkingen op hun plaats:
– voor faculteiten die nog geen IBL-leencentrale hebben, komen de aanvragen toe in de UB en moeten
ze vandaar via de pendel of e-mail doorgestuurd worden naar de bibliotheek die de gevraagde titel
bezit;
– een aantal reguliere externe klanten blijft aanvragen versturen via e-mail. Die aanvragen moeten
apart behandeld worden en manueel ingebracht in het ALEPH-systeem.
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 23
Workflowinkomendeaanvragen
Aanvragendebibliotheken
IBL centrale UB
Statusbeheer
• Via ALEPH (UGent)• Via IMPALA (andere Belgische bibliotheken)
• Verwerken vanuit eigen collectie• Doorsturen naar andere Gentse bib (UB)
• ALEPH• IMPALA
AANBEVELING22
Het uitbouwen van IBL-centrales in alle faculteiten, zodat de aanvragen dicht bij de bewaarplaats van
de gevraagde titel aankomen en dus sneller kunnen worden beantwoord.
AANBEVELING23
Het gebruik van IMPALA aanmoedigen bij externe bibliotheken die nu nog frequent rechtstreeks
IBL-aanvragen doorsturen naar UGent-bibliotheken.
Leveringartikels
UGent levert nog onnodig veel artikels af in de vorm van fotokopieën. Waar geen facultaire IBL-centrale
bestaat, reizen die ook nog eens via de Gentse pendel over de UB. Dat alles zorgt voor een inefficiënt
gebruik van personeel en middelen en veel tijdverlies. Daarmee heeft UGent de slechte reputatie een
trage leverancier te zijn.
Het probleem is nochtans gemakkelijk op te lossen door in de plaats van fotokopieën scans te maken, op
dezelfde multifunctionele kopieertoestellen. Zo mogelijk worden die scans vanuit de faculteitsbibliotheken
rechtstreeks doorgestuurd naar de aanvragende bibliotheek. Als dat (nog) niet kan, moet het via de UB
verlopen.
AANBEVELING24
Papieren kopieën van tijdschriftartikels zo snel mogelijk vervangen door e-kopieën.
Levering boeken
Aangevraagde boeken moeten fysiek van bibliotheek A naar bibliotheek B worden gebracht. Dat vraagt
tijd. Maar ook hier kan de transactietijd gevoelig worden ingekort door IBL-centrales op te richten in de
faculteiten die daar nog niet over beschikken. Dan hoeven vele boeken immers niet meer te transiteren
over de Gentse pendel en de UB. Een probleem daarbij zijn de leveringen van boeken aan universiteiten
via de Brusselse pendel (zie infra sub 5.3).
Retour boeken
Uitgeleende boeken moeten ook terugkomen naar de UGent-bibliotheken. Dat proces is even complex
als dat van de uitlening zelf.
24 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
5.3 Brusselse en Gentse pendel
De universitaire IBL-pendel over Brussel speelt een rol zowel in het uitgaande als het inkomende IBL.
Via die pendel wisselen verschillende universiteiten boeken en fotokopieën van artikels uit op de Campus
Etterbeek van de VUB in Brussel. In het academiejaar gebeurt dat twee keer per week – op dinsdag en
donderdag –, in de grote vakantie één keer, op donderdag.
Niet alle universiteiten nemen deel aan die Brusselse pendel: in het bijzonder de kleine universiteiten
van Namen, Mons en Hasselt, waar het IBL-volume ook vrij gering is, doen niet mee. De VUB zorgt op
eigen kosten voor de ophaling/aflevering in Brussel zelf, waarbij ook de KBR wordt aangedaan.
Het volume van de Brusselse pendel is de laatste jaren gevoelig afgenomen. Dat komt enerzijds door de
afname van het aantal IBL-aanvragen, anderzijds door de vervanging van fotokopieën door scans. De
pendel werkt ook behoorlijk vertragend, in het bijzonder als in Gent ook nog eens aansluiting gezocht
moet worden op de Gentse pendel via de UB. Hij is ook bijzonder duur en niet erg (eco)-efficiënt in
aantal gereden kilometers.
Een voorstel van UHasselt, toen nog LUC, om de stervormige pendel te vervangen door een huurwagen
die de rondrit zou maken tussen alle deelnemende bibliotheken en de kosten zou verdelen over de parti-
ciperende universiteiten had geen schijn van kans. Want de huidige pendel is zogezegd gratis: de kost
van de ritten wordt niet doorgerekend aan de bibliotheken die er gebruik van maken.
Die situatie zal echter niet blijven duren: steeds vaker wordt dit soort kosten doorgerekend aan de
gebruikers van de centraal opererende diensten (cf. doorrekening van de telefoonkosten)19. Die trend
wordt vanaf nu versterkt door de Europese eis van full costing, die in de financiering van het zevende
Kaderprogramma van de EU is opgenomen. Het verplicht de participerende instellingen om alle kosten
te bewijzen op basis van een integrale kostprijsberekening van het gevoerde onderzoek20. Het is al vaak
gebleken dat de EU een management-trendsetter is. Het kon verwacht worden dat dit voorbeeld snel
door de Belgische en Vlaamse financierende overheid overgenomen zou worden en mede daardoor ook
door de universiteiten zelf. In de VLIR is eind 2008 afgesproken om het full-costing model in te voeren
tussen 2010 en 201321.
De Brusselse pendel
Gentse pendel via UB
Brusselse pendel
LuikUCL
ULB
KBRVUBK.U.LeuvenUA
19 http://www.universityworldnews.com/article.php?story=20080214160432976
20 http://cordis.europa.eu/fp7/
21 VLIR-Raad van 21 oktober 2008 (agendapunt 4)
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 25
De vrees is dan ook groot dat universiteiten, ook grote, zich uit die Brusselse pendel zullen terugtrekken.
Tot zolang dat niet het geval is, blijft UGent best participeren aan deze pendel, die een tastbare uiting is
van de samenwerking tussen universiteitsbibliotheken in dit land. Maar tegelijk doet men er goed aan
om de nabije toekomst voor te bereiden, en dat is een toekomst waarin de kost van de Brusselse pendel
zal worden doorgerekend.
Het aanbod van De Post is een snel en redelijk goedkoop alternatief voor de Brusselse pendel. Er moet
dan wel gewerkt worden aan de uitbouw van gemakkelijk te bereiken postpunten op de verschillende
campussen van UGent, waar De Post de brieven en poststukken komt afhalen. Nu moeten personeels-
leden (van de bibliotheek) poststukken zelf wegbrengen naar het meest nabije postkantoor, en dat kan
best enkele tientallen minuten verwijderd zijn van de werkplek.
AANBEVELING25
De UB doet er goed aan om tijdig een alternatief scenario op te stellen voor het geval de IBL-pendel
naar Brussel afgeschaft zou worden of de kosten ervan doorgerekend.
26 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 27
VI Het IBL aan UGent in cijfersEr zijn (te) weinig verwerkte cijfergegevens beschikbaar over het IBL en de documentlevering aan UGent.
Zonder betrouwbare en adequate cijferreeksen over een wat langere periode kan maar moeilijk een
beleidsvisie op het IBL ontwikkeld worden. Ook kunnen achteraf de managementsbeslissingen daarover
niet of onvoldoende geëvalueerd worden.
Daarom is een aanzienlijk deel van het onderzoekswerk dat aan de basis ligt van dit rapport gebruikt
voor een diepgaande analyse van het beschikbare ruwe cijfermateriaal. In de toekomst moet dit werk
verdergezet gezet via een jaarlijkse analyse van het IBL aan UGent. Dat rapport kan tevens als input
dienen voor de LibEcon22 bibliotheekstatistieken van het VOWB, die mogelijk vervangen worden door
een nieuwe bevragingslijst opgesteld door en voor de Associatie K.U.Leuven23.
Omdat in dit rapport uitsluitend met data gewerkt wordt van volledige jaren, bleven de data van 2009
buiten het onderzoek.
AANBEVELING26
De UB zorgt aan het begin van elk jaar voor een doorgedreven analyse van de werking van het IBL
in het voorbije jaar, met aandacht voor evoluties op langere termijn via meerjarenstatistieken. Die
analyse resulteert in een rapport, dat tevens als input dient voor de bibliotheekstatistieken van het
VOWB en dus rekening houdt met de eisen van een VOWB-rapportering.
Het rapport baseert zich op de managementsinformatie uit ALEPH en IMPALA en richt zich tot de
academisch verantwoordelijken, de faculteitsbibliothecarissen en de IBL-verantwoordelijken.
Bijlage 7 geeft een opsomming van de elementen die moeten voorkomen in een dergelijk rapport.
1 Bronnen voor de managementsinformatie
Het IBL kent twee stromen: een uitgaande stroom, d.w.z. aanvragen van UGent aan andere bibliotheken
in UGent, België of het buitenland; en een inkomende stroom: aanvragen aan UGent door bibliotheken
van UGent, uit België of het buitenland. Elke stroom wordt verder apart behandeld.
Om inzicht te krijgen in het Gentse IBL moet men een beroep doen op twee datasets: de IBL-module van
ALEPH en IMPALA. ALEPH is het geïntegreerde bibliotheekautomatiseringssysteem dat UGent gebruikt.
De IBL-module bevat data over de jaren 2000-2008, maar voor deze studie hebben we alleen de data
voor de jaren 2004 tot 2008 uit het systeem gehaald en geëxporteerd naar Exceltabellen. IMPALA heeft
gegevens bewaard en gesynthetiseerd over de voorbije tien jaar (1998-2008). Totalen kunnen lichtjes
variëren omdat bepaalde gegevens soms ontbreken. Die verschillen zijn echter verwaarloosbaar klein.
Alle uitgaande aanvragen van UGent zijn in de ALEPH-databank opgeslagen. Voor inkomende aanvragen
moeten we zowel ALEPH als IMPALA consulteren. Voor detailleringen over 2008 ten slotte hebben
22 http://www.LibEcon.org/
23 Jaarverslag 2008 VOWB, p. 11.
“Aangezien de associatie Leuven aan een eigen vragenlijst werkt op basis van IFLA-indicatoren en daarbij de koppeling met LibEcon
grotendeels behoudt, beraadt VOWB zich om eventueel vanaf 2009 af te stappen van de verouderde LibEcon-bevraging en het
associatie-alternatief te volgen. Een nog op te richten VOWB-werkgroep zal dit issue in de loop van 2009 verder uitwerken.”
http://www.vowb.be/documenten/jaarverslag/VOWBJaarverslag2008_def.pdf
28 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
IMPALA-data als bron gediend. Met die combinatie zijn de data bijna 100% compleet, want enkel bij hoge
uitzondering werkt men buiten een van beide systemen.
2 Uitgaande vragenAanvragen van UGent aan andere bibliotheken in UGent, België of buitenland.
2.1 Het volume uitgaande aanvragen
In tegenstelling tot de situatie in de meeste andere Europese bibliotheken is het aantal IBL-aanvragen
van UGent de laatste jaren niet gedaald. Het is integendeel gestegen van 11.000 in 200224 tot 13.000 in
de periode 2004-2008.
De verklaring voor dit atypische fenomeen is tweeërlei. Het studentaantal van UGent – en tot op
zekere hoogte het daarmee verbonden aantal academische personeelsleden – is met 12% gestegen van
22.145 in 2002-2003 tot 24.836 in 2007-2008 (aantal hoofdinschrijvingen)25. Maar de toename van
het aantal aanvragen is ook en in grotere mate het gevolg van een verbeterde dienstverlening, vooral
door de inschakeling van ICT. Tot 2000 moesten alle aanvragen immers nog ingediend worden op
IBL-formulieren. Daarna kwam er een overgangsperiode waarin het papier geleidelijk verdween, en nu
verloopt het proces haast integraal elektronisch.
Aantal uitgaande aanvragen per jaar en per type voor de periode 2002-2008
Kopie boek Kopietijdschrift Leen boek Varia Totaal
2002 8.871 2.048 10 10.929
2004 549 9.542 2.899 16 13.006
2005 472 8.727 2.837 2 12.038
2006 521 9.307 2.739 7 12.574
2007 467 9.226 2.887 4 12.584
2008 457 9.474 3.031 11 12.973
2004-2008 2.466 46.276 14.393 40 63.175
bron: ALEPH
Iets meer dan de helft van de aanvragen wordt door de klanten rechtstreeks ingediend via de ALEPH
webcatalogus. Daar moeten we bijna evenveel e-aanvragen aan toevoegen die aanvragers vanuit data-
banken via de SFX-knop doorsturen naar de IBL-dienst. Die laagdrempelige procedures vergemakkelijken
het aanvragen en verkorten de verwerkingssnelheid. Het positieve gevolg is een grotere tevredenheid
van de klanten, en dus meer IBL-aanvragen.
Andere verklaringen voor het succes van het IBL zijn wellicht minder positief. We denken aan het gebrek
aan databanken (Letteren & Wijsbegeerte) en aan het deels falende collectiebeleid, waardoor de noden
van studenten en academici niet voldoende in de eigen, soms kleine bibliotheek opgevangen worden.
Bovendien worden boeken en tijdschriften vaak met projectgeld aangeschaft, zonder registratie in de
catalogus. Daardoor blijft hun aanwezigheid verborgen voor andere gebruikers dan die uit de onmiddel-
lijke omgeving van de ‘eigenaar’.
24 L. Bjørnshauge, Het netwerk. Eindrapport, p. 23.
25 http://www.ond.vlaanderen.be/onderwijsstatistieken/
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 29
Is dit aantal uitgaande IBL-aanvragen vergelijkbaar met dat van andere grote Belgische universiteiten
met een belangrijke historische collectie? Op die vraag kan IMPALA geen antwoord geven, omdat
lang niet alle aanvragen over IMPALA lopen. Enkel met de Universiteit Antwerpen (UA) is een vergelij-
king mogelijk, maar de UA is slechts een middelgrote universiteit en heeft geen belangrijke historisch
collectie.
Totaal aantal IBL-aanvragen in 2008
Artikels Boeken Varia/onbepaald Totaal
UGent 9.474 3.488 11 12.973
UA IMPALA 5.083 4.904 0 9.987
UA buiten IMPALA 535 535
UA-totaal 10.522
bron: ALEPH/IMPALA
2.2 Rol van IMPALA in het uitgaande IBL-verkeer
In de jaren 2005 tot 2008 zijn een goede 16.000 Gentse aanvragen doorgestuurd via IMPALA. Vooral de
UB en BIOMED maken gebruik van die link.
Gentse aanvragen doorgestuurd naar IMPALA voor de periode 2005-2008
Succes % succes Mislukt Totaal
UB 4.926 60% 3.329 8.255
BIOMED 4.632 74% 1.601 6.233
DI 174 79% 46 220
EB 215 70% 94 309
PP 631 69% 281 912
WE 436 70% 184 620
11.014 67% 5.535 16.549
bron: IMPALA
2.3 Boekenenartikels
Gemiddeld over de vijf jaren zijn er 27% aanvragen voor boeken en 73% voor tijdschriften. En dit laatste
ondanks het forse aanbod van elektronische tijdschriften.
Aantal uitgaande aanvragen 2004-2008
0
5.000
10.000
15.000
2004 2005 2006 2007 2008
Kopie-Boek
Kopie-tijdschrift
Leen-Boek
TOTAAL
Kopie-Tijdschrift
Kopie-Boek
Leen-Boek
TOTAAL
bron: ALEPH
30 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
2.4 Grote en kleine gebruikers bij de faculteiten
Aangezien een groot deel van het IBL over de UB loopt, geven de cijfers uit onderstaande figuur geen
volledig beeld van de verdeling van het IBL over de faculteiten. Twee faculteiten ontbreken ook in het
overzicht: Letteren & Wijsbegeerte en Politieke & Sociale Wetenschappen. We kunnen echter geredelijk
aannemen dat de Faculteit Letteren en Wijsbegeerte een groot deel van het IBL in de UB genereert.
Aantal uitgaande aanvragen per faculteit 2004-2008
24.04510.099
6.7615.659
5.2224.771
3.3272.108
1.168
0 10.000 20.000 30.000
EB
RE
IR
WE
DI
PP
BW
BIOMED
UB
1.168
bron: ALEPH
Deze figuur toont duidelijk dat IBL geen gelijk gewicht heeft in alle faculteiten. Er zijn grote en kleine
gebruikers en dat heeft niet alleen te maken met de grootte van de faculteit. De faculteit Economie
en Bedrijfskunde bv. beschikt over een goed gestoffeerde bibliotheek met veel boeken, tijdschriften
en gespecialiseerde databanken. Daardoor is daar weinig nood aan import uit andere bibliotheken.
Bovendien beschikken de academici er vaak over een netwerk van informele communicatiekanalen,
waardoor elders beschikbare (elektronische) informatie geleverd wordt zonder dat men over de biblio-
theek en de formele IBL-kanalen gaat. Ook de Rechtsgeleerdheid hoort thuis in de categorie van de
kleine IBL-gebruikers.
Middenmoters zijn enigszins verrassend de Ingenieurswetenschappen, de Wetenschappen en de
Diergeneeskunde. Grote gebruikers zijn de Psychologische en Pedagogische Wetenschappen, de
Bio-ingenieurswetenschappen en Biomed, de biomedische bibliotheek van de faculteiten Geneeskunde
& Gezondheidswetenschappen, Farmaceutische wetenschappen en het UZ.
De hierna volgende tabel en bijhorende grafiek tonen het IBL-gebruik per hoofd academisch personeel.
De grootste gebruiker is dan de faculteit Letteren & Wijsbegeerte. Gemiddeld vragen de academische
medewerkers van UGent drie documenten per jaar aan. In de Letteren & Wijsbegeerte is dat meer dan
het dubbele: 6,8 aanvragen per jaar.
Dat ook de academici van de Faculteit Politieke & Sociale Wetenschappen vaak een beroep doen op het
IBL lag in de lijn van de verwachtingen (zes aanvragen per jaar). Maar dat Toegepaste Wetenschappen
zoveel nood heeft aan extern materiaal, is enigszins een verrassing. Anderzijds is het dat weer niet: meer
dan andere faculteiten heeft Toegepaste Wetenschappen nood aan materiaal uit andere bibliotheken, en
dat wordt via het intra-Gentse IBL opgevraagd.
Economie, Rechtsgeleerdheid, Ingenieurswetenschappen en Wetenschappen maken slechts in heel
beperkte mate gebruik van het IBL.
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 31
Gemiddeld aantal IBL-aanvragen per jaar per academisch personeelslid voor de periode 2004-2008
Faculteit Aantal aanvragen
0 2 4 6 8
WE
IR
RE
EB
UGent
GEPP
BW
FW
DI
PS
LWLW 6,80
PS 6,01
DI 5,38
FW 5,19
BW 4,55
PP 3,06
GE 2,98
UGent 2,90
EB 1,92
RE 1,27
IR 1,17
WE 0,97
bron: ALEPH
2.5 DeklantenvanhetIBLenhunvoorkeurvoorboekenentijdschriften
Veruit de grootste gebruikersgroep van het IBL is het academisch personeel. Hun aanvragen zijn goed
voor 68% van het Gentse IBL. Studenten komen op de tweede plaats, met ruim een kwart van alle
aanvragen. Niet-leden van UGent tekenen toch ook nog voor bijna 6%.
Het aandeel van de studenten ligt in de realiteit wel iets hoger dan de cijfers uit de databank aangeven.
Een klant van de bibliotheek kan in de databank immers maar één status meekrijgen, met name de
meest recente. Alle aanvragen van een student die na zijn materstudies als doctorandus of projectme-
dewerker verder verbonden blijft aan UGent worden als aanvragen van een personeelslid van UGent
geteld, ook die uit haar/zijn studententijd.
Klanten van het IBL: aantal aanvragen in de periode 2004-2008
Derden Personeel Student Totaal
68,16%
5,64%26,21%2004 766 7.986 4.254 13.006
2005 747 7.943 3.348 12.038
2006 675 9.376 2.523 12.574
2007 494 9.040 3.050 12.584
2008 880 8.712 3.381 12.973
Totaal 3.562 43.057 16.556 63.175
bron: ALEPH
32 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
De noden van de klantengroepen zijn niet gelijk. Studenten vragen beduidend meer boeken aan dan het
academisch personeel (36%). Die laatsten vragen dan weer vooral tijdschriftartikels aan (79%).
Wie vraagt wat in de periode 2004-2008
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Derden
Personeel
Studenten
Totaal
Varia
Leen boek
Kopie tijdschrift
Kopie boek
bron ALEPH
Ook het aanvraagpatroon per faculteit verschilt danig. Geneeskunde, diergeneeskunde, bio-ingenieurs-
wetenschappen en wetenschappen vragen vrijwel exclusief artikels aan uit tijdschriften (meer dan 90%
van alle aanvragen). Aan het andere uiterste staat de UB (vooral Letteren & Wijsbegeerte), waar het
boek op de eerste plaats komt met 48% van alle aanvragen. Ook in de andere faculteiten en zelfs in de
Rechten primeren de aanvragen van tijdschriftartikels.
Percentageaanvragenvanboekenentijdschriftenperiode2004-2008
98 97 96 90 87 83 8265
44
020406080
100120
BIOMED
DI BW WE PP IR EB RE UB
Kopie boek
Kopie tijdschrift
Leen boek
PP UBEB REIR
BIOM
ED DIBW W
E
bron: ALEPH
Bij IBL kiest de aanvragende bibliotheek, in casu UGent, zelf de mogelijke leveranciers. Een wisselende
politiek met andere prioriteiten kan dan ook leiden tot een andere keuze van leveranciers. En dat is wat
in Gent in de voorbije vijf jaar is gebeurd.
De universiteit doet in de eerste plaats een beroep op haar eigen collecties. Onderlinge Gentse leve-
ringen tellen voor één vijfde van het totale aantal succesvolle aanvragen van UGent. Negen UGent-
bibliotheken zorgen voor 80% van de leveringen aan andere Gentse bibliotheken. Daarvan zijn BIOMED
(28%) en de UB (21%) de grootste.
Leveringen van UGent aan UGent in %
BIOMED 28
UB 21
PP 7
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 33
WE (WLBW) 6
BW 5
E-info 3
WE (WLIW) 3
Mol Bio Gen 3
DI 2
WE (Anal Chem) 2
Andere 20
Totaal 100
bron: ALEPH
Tot 2005 werd meer dan de helft van de aanvragen naar buitenlandse bibliotheken gekanaliseerd.
Daarvan ging 74% naar Duitse bibliotheken via Subito26 en GBV, de Gemeinsamer Bibliotheksverbund van
de Länder Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-
Holstein, Thüringen en de Stiftung Preußischer Kulturbesitz27.
Dat gaat in tegen de oude IFLA-regelgeving voor het IBL-verkeer, die voorschreef dat men eerst een
landelijk IBL-systeem moest ontwikkelen en dat benutten, voor men de internationale toer op ging
(Model National Interlibrary Loan Code28 en International Lending and Document Delivery: Principles and
Guidelines29). Die richtlijnen zal je vandaag vergeefs zoeken op de nieuwe website van IFLA30, maar ze zijn
nog terug te vinden in de e-archives van de organisatie.
De restrictie is in de praktijk achterhaald door de mondialisering en het gebruik van ICT-middelen. In
concreto vertaalt zich dat in het aanbod van een aantal grote spelers die doelbewust een internationaal
areaal opzoeken voor documentlevering: BLDSC in UK, INIST in Frankrijk, de Wageningen Universiteit
(landbouw) en de TU Delft in Nederland, Subito en GBV in Duitsland, CISTI in Canada, enz. Enkel voor de
bruikleen van boeken heeft de regel nog een reden van bestaan.
Volume en herkomst van de leveringen 2004-2008
2004 2005 2006 2007 2008 Totaal
België 18% 17% 41% 54% 54% 37%
Buitenland 58% 61% 37% 24% 24% 41%
UGent 24% 22% 22% 22% 22% 22%
TOTAAL 100% 100% 100% 100% 100% 100%
0
2.000
4.000
6.000
8.000
10.000
12.000
2004 2005 2006 2007 2008
België
Buitenland
UGent
TOTAAL
bron: ALEPH
26 http://www.subito-doc.de
27 http://www.gbv.de
28 http://archive.ifla.org/VI/2/p3/model.htm
29 http://archive.ifla.org/VI/2/p3/ildd.htm
30 http://www.ifla.org
34 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
Er waren een tijd lang goede redenen voor het grootschalige beroep dat werd gedaan op de twee
genoemde Duitse organisaties: de snelheid van levering, elektronische levering en een lage kostprijs.
Daar kwam in 2004 verandering in door onzekerheid over de Duitse auteurswetregeling en een substan-
tieel verhoogde kostprijs31. In 2008 was het aandeel van het buitenland in het IBL van UGent gedaald tot
20%, ongeveer hetzelfde percentage als de leveringen van Gentse bibliotheken aan elkaar.
Naast Duitsland waren Nederland en de UK de andere belangrijke Europese leveranciers voor de periode
2004-2008. In totaal zorgden deze drie landen voor 94% van de buitenlandse leveringen. 54% van het
IBL werd in 2008 geleverd door Belgische bibliotheken.
Buitenlandse leveringen aan UGent in % voor de periode 2004-2008
Land %
Duitsland 74
Nederland 13
Verenigd Koninkrijk 7
Zwitserland 2
Diverse 2
Oostenrijk 1
Frankrijk 1
Totaal 100
bron: ALEPH
In 2008 werden 5.729 aanvragen van UGent doorgestuurd naar IMPALA en vandaar naar andere
Belgische bibliotheken (en enkele buitenlandse die met IMPALA verbonden zijn). De Vlaamse universi-
teitsbibliotheken leverden de helft van alle documenten, de Franstalige 36%. De KBR is goed voor 5% van
alle leveringen en de Antwerpse Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience (EHC) voor 2%.
Maar de UB krijgt haast evenveel documenten geleverd van Franstalige universiteiten (41%) dan van
Nederlandstalige (45%). Diergeneeskunde haalt zowat alle artikels bij de collega´s in Luik, het enige alter-
natief in België.
Belgische leveranciers na een IMPALA-aanvraag in 2008
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Vlaamse universiteiten
Franse universiteiten
KBR
EHC
Andere
TOTAAL
DI
BIOMED
PP
UB
Andere
EHC
KBR
Franstalige universiteiten
Vlaamse universiteiten
bron: IMPALA
31 J. Van Borm. 10th IFLA Interlending and Document Supply Conference, Singapore, 29-31 October 2007. In: Bibliotheek- &
archiefgids, 84:3(2008), p. 34-39.
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 35
2.6 Mislukte aanvragen
Eén op vijf aanvragen (21%) mislukt. Het aantal mislukkingen is groter voor boeken dan voor artikels uit
tijdschriften, maar de kans op succes bij een boekaanvraag is de laatste jaren flink gestegen: van 69% in
2004 naar 76% in 2008.
Mislukte aanvragen voor de periode 2004-2008
Tijdschrift Boek Totaal
2004 20% 31% 23%
2005 19% 32% 22%
2006 16% 23% 18%
2007 18% 25% 20%
2008 20% 24% 21%
Totaal 18% 27% 21%
Bron: ALEPH
De kans op een mislukking is veel groter in de humane en sociale wetenschappen dan in de exacte en
biomedische wetenschappen. De lastigste aanvragen zitten in de Psychologie en Pedagogie, met zijn vele
grijze publicaties en lokale tijdschriften. Daar mislukt haast één vraag op drie. Daarna volgt de UB (= in
hoge mate de Letteren & Wijsbegeerte), waar één op vier aanvragen geen positieve afloop kent. Dat
risico ligt veel lager in de exacte en biomedische wetenschappen (ca. 16% mislukkingen).
Mislukkingen hebben ook de Gentse regel als oorzaak dat studentenaanvragen eerst in België behan-
deld moeten worden en pas daarna, met instemming van de student en tegen een meerprijs, verstuurd
mogen worden naar buitenlandse leveranciers. Door die regel worden ook aanvragen in omloop
gebracht waarvoor in België maar lastig een (mogelijk trage) leverancier gevonden kan worden. Zulke
aanvragen lopen dan ook een groot risico op mislukking.
Percentage mislukte Gentse aanvragen voor de periode 2004-2008
0%5%
10%15%
20%25%30%
WE BW DI
BIOMED
IR RE
TOTAAL
EB UB PPPPUBEB
TOTA
ALREIR
BIOM
EDDIBWW
E
bron: ALEPH
Is dit een goede score? Daarvoor vergelijken we deze cijfers best met de jaarlijkse cijfers uit IMPALA over
alle aanvragen van de Belgische universiteiten. Daaruit blijkt dat het Gentse resultaat van 2008 voor
verbetering vatbaar is: een verschil van gemiddeld 6%. Enkel de beste resultaten in UGent kunnen de
vergelijking doorstaan met het gemiddelde resultaat van de Belgische universiteiten. Deels is dat het
gevolg van de hoger genoemde regel i.v.m. studentenaanvragen (zie Sub V, 5.1 Workflow), maar deels
heeft het mogelijk ook te maken met de kennis van het personeel dat IBL-activiteiten uitvoert.
36 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
Percentage mislukte IMPALA-aanvragen voor alle Belgische universiteiten in 2008
13%
18%15%
0%
5%
10%
15%
20%
Artikel Boek Totaal
bron: IMPALA
AANBEVELING27
Door observatie nagaan of de opleiding van het personeel dat IBL-activiteiten uitvoert adequaat is.
Zonodig een opleiding verzorgen, intern of extern bij/door andere goed werkende bibliotheken, zo
mogelijk uit dezelfde of een aanverwante discipline.
2.7 Doorlooptijden
Behalve het slaagpercentage van een aanvraag is de snelheid van levering het belangrijkste criterium
voor de beoordeling van een IBL-service. Dat is ook gebleken uit alle gesprekken met de academische
bibliotheekverantwoordelijken en de bibliothecarissen van UGent tijdens de informatieronde aan het
begin van dit onderzoek.
IMPALA levert standaard infomatie over de doorlooptijd van de diverse onderdelen van het IBL-proces:
– van bestelling door de aanvragende bibliotheek tot de mededeling succes door de leverende
bibliotheek, die dan het leveringsproces op gang trekt;
– van bestelling tot ontvangst in de aanvragende bibliotheek;
– van aanvraag tot de melding mislukt.
Sinds 2005 is de doorloopsnelheid voor Gentse aanvragen via IMPALA elk jaar verbeterd voor elk van de
drie metingen die IMPALA uitvoert. Het is niet meteen duidelijk waar de trage doorloop in 2005 aan te
wijten is. Men zou kunnen denken aan een aanpassingsperiode na de overschakeling van Duitse leve-
ringen naar overwegend Belgische, waarbij snel leverende bibliotheken in België opgespoord moesten
worden. Maar dat verklaart niet dat in hetzelfde jaar ook de doorloopsnelheid voor aanvragen van
boeken significant hoger ligt dan in de latere jaren. Boeken werden immers niet prioritair in Duitsland
besteld.
Doorloopsnelheidvanartikels(indagen)voordeperiode2005-2008
Aanvraag-succes Aanvraag-mislukt Aanvraag-levering
2005 3,38 5,10 7,82
2006 2,03 2,87 4,94
2007 1,90 2,76 4,59
2008 1,75 2,54 4,32
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 37
0
2
4
6
8
10
2005 2006 2007 2008
Dagen
bron: IMPALA
Van belang is de daling zelf van de doorlooptijd én het feit dat de daling continu is over de jaren 2006
tot 2008. Een succesmelding komt er nu na minder dan twee dagen. Een melding van mislukking vergt
altijd en overal wat meer tijd: in 2008 een goede twee dagen. De effectieve levering van het artikel komt
gemiddeld na iets meer dan vier dagen. Dat ligt dicht bij een werkweek van vijf dagen en daar zal in een
aantal gevallen allicht een weekend bijkomen.
De meldingen ‘succes’ en ‘mislukt’ komen voor een boek nagenoeg even snel als voor een artikel, in
2008 respectievelijk na 1,88 en 2,43 dagen. De leveringstijd daarentegen is beduidend langer, omdat
het boek fysiek van bibliotheek A naar bibliotheek B overgebracht moet worden (in 2008: 6,36 dagen
of twee dagen meer dan de levering van een artikel). Daar komt altijd nog een weekend bij, zodat de
gemiddelde wachttijd iets meer dan anderhalve week bedraagt.
Doorloopsnelheidvanboeken(indagen)voordeperiode2005-2008
Aanvraag-succes Aanvraag-mislukt Aanvraag-levering
2005 3,01 3,86 8,30
2006 2,24 3,26 6,80
2007 1,98 2,55 6,81
2008 1,88 2,43 6,36
01
234
567
89
2005 2006 2007 2008
9876543210Dagen
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
bron: IMPALA
Hoe verhouden de Gentse doorlooptijden zich tot die van andere universiteiten? Ook daarvoor kunnen
we een beroep doen op IMPALA, dat aggregaatcijfers levert voor alle Belgische universiteiten (code
all-univ).
38 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
Doorloopsnelheidvanartikelsenboeken(indagen)–2008
Aanvraag- succes Aanvraag-mislukt Aanvraag-levering
artikel boeken artikel boeken artikel boeken
Belgische universiteiten 1,74 2,29 3,86 4,14 3,28 5,93
UGent 1,75 1,88 2,54 2,43 4,32 6,36
bron: IMPALA
De doorloopsnelheden van UGent zijn uitstekend, zowel voor artikels als voor boeken, tot aan de meldin-
gen ‘succes’ en ‘mislukt’. Dat voordeel verliest UGent bij de levering. Daar zijn twee mogelijke oorzaken
voor: een trager leveringstraject of enige vertraging bij de verwerking van binnengekomen leveringen in
sommige UGent-bibliotheken.
UGent kan zelf inspanningen doen om de doorloopsnelheid te verkorten door snelle leveranciers uit te
kiezen en leveringen snel te verwerken. Bovendien kan ze elk jaar de IMPALA-statistieken uitpluizen om
de snelste leveranciers op te sporen. Tot slot kan ze zelf het goede voorbeeld geven door haar eigen leve-
ringstijden te verkorten, een aspect dat nog heel wat ruimte voor verbetering biedt (zie infra sub VI 3).
AANBEVELING28
Aan het begin van elk jaar de statistieken van IMPALA over snel en traag leverende bibliotheken
grondig analyseren en op basis daarvan richtlijnen opstellen voor de Gentse IBL-aanvragen. Dat is een
taak voor de coördinerende UB.
AANBEVELING29
Inkomende leveringen krijgen bij de verwerking een hoge prioriteit. Doelstelling: wat vandaag aankomt
wordt vandaag of ten laatste een halve werkdag later verwerkt. Dat veronderstelt dat in de UB perso-
neel beschikbaar is op de pendeldagen naar Brussel.
3 Inkomende vragen
Aanvragen bij UGent door bibliotheken van UGent, uit België of het buitenland. De data hierover komen
uit de ALEPH-databank en uit IMPALA. In ALEPH zijn alleen de aanvragen opgeslagen die succesvol afge-
werkt zijn, want alleen die moeten gefactureerd worden. Om een beeld te krijgen van het totale aantal
aanvragen via ALEPH werden de succesvolle aanvragen van ALEPH vermeerderd met het percentage
mislukte aanvragen door UGent ingediend via IMPALA voor de periode 2004-2008 (35%).
3.1 Volume van inkomende aanvragen
IBL-aanvragen aan UGent zijn met bijna een vijfde gedaald in de laatste vier jaar. Dat heeft in de eerste
plaats te maken met de algemene daling van het volume IBL-verkeer in België, maar mogelijk ook met de
(deels onterechte) reputatie van UGent als trage leverancier.
Na een korte opstoot in 2006 daalde het aantal vragen aan UGent tot een goede 4.000 in 2008. Dat is
maar een derde van het aantal aanvragen dat UGent zelf uitstuurt. De IBL-balans van UGent is dan ook
ruim deficitair (zie sub VI 4).
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 39
AantalaanvragenaanUGent(IMPALA+andere)
Geleverd Mislukt Totaal Index 100
2005 3.357 1.767 5.124 100%
2006 3.734 1.701 5.435 106%
2007 2.819 1.449 4.268 83%
2008 2.701 1.488 4.189 82%
Totaal 12.611 6.405 19.016
0
1.000
2.000
3.000
4.000
5.000
6.000
2005 2006 2007 2008
Geleverd
Mislukt
Totaal
bron: ALEPH en IMPALA
Zowat 90% van de inkomende aanvragen komt aan via IMPALA. De recente opstoot van aanvragen
buiten IMPALA bevordert de stroomlijning van het IBL niet.
EvolutievandeaanvragenaanUGentviaIMPALA en ALEPH
0%
20%
40%
60%
80%
100%
2005 2006 2007 2008
IMPALA
ALEPH
bron: ALEPH en IMPALA
AANBEVELING30
Inkomende vragen kanaliseren via IMPALA en uitzonderingen alleen accepteren voor occasionele
aanvragen.
40 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
Het zijn in de eerste plaats de Vlaamse universiteiten die aanvragen uitsturen naar UGent. Dat lezen we
af uit de IMPALA-statistieken, en precies daar is de daling het grootst.
Herkomst inkomende aanvragen 2005-2008 via IMPALA
Vlaamse universiteiten Franstalige universiteiten Andere Totaal
2005 2.077 773 1.225 4.075
2006 2.313 772 1.448 4.533
2007 1.803 677 1.194 3.674
2008 1.453 612 1.028 3.093
0
1.000
2.000
3.000
4.000
5.000
2005 2006 2007 2008
Vl univ.
Fr univ.
Varia
Totaal
bron: IMPALA
3.2 Succes en mislukking
De succesratio voor artikels schommelt rond de 70% en ligt met 72% het hoogst in 2008. Boeken scoren,
zoals overal elders, minder goed, maar de cijfers verbeteren van jaar tot jaar (2008: 63% succes).
SuccesratiobijaanvragenaanUGent2005-2008
Artikel Boek Totaal
2005 68% 51% 64%
2006 71% 57% 68%
2007 68% 60% 66%
2008 72% 63% 64%
0%
20%
40%
60%
80%
2005 2006 2007 2008
Artikel
Boek
Totaal
bron: IMPALA
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 41
Het succes bij inkomende aanvragen van artikels is het grootst bij Diergeneeskunde (83%) en het laagst
bij de UB (62%).
SuccesenmislukkingbijaanvragenvanartikelsaanUGentin2005-2008
Succes Mislukt
DI 83% 17%
BIOMED 75% 25%
PP 71% 29%
WE 71% 29%
EB 65% 35%
UB 62% 38%
bron: IMPALA
Bij de aanvragen van boeken liggen die cijfers in de regel nog wat lager, maar alleen het aantal aanvragen
aan de UB en de PP is voldoende groot om daar betrouwbare percentages uit te puren. PP: 64% succes-
vol, UB slechts 57%.
Succes en mislukking bij aanvragen van boeken aan UGent in 2005-2008
Succes Mislukt
EB 100% 0%
PP 64% 36%
WE 63% 37%
UB 57% 43%
DI 53% 47%
BIOMED 23% 77%
bron: IMPALA
3.3 Snelheid van levering
De IMPALA-cijfers voor UGent geven enkel informatie over het traject van aanvraag tot de melding
succes of mislukking. Voor de data over het volledige traject van aanvraag tot aankomst in de aanvra-
gende bibliotheek moet men een beroep doen op de IMPALA-data van de aanvragende bibliotheken. In
de regel zijn die niet beschikbaar voor de leverende bibliotheek, maar voor dit onderzoek hebben we die
data opgezocht voor de tien grootste aanvragers in 2008.
Aantal succesvolle aanvragen in 2008 aan UGent via IMPALA
Bibliotheek Aantal
UA-CDE 83
ULg-BSV 109
KUL-C 113
KUL-W 114
ULB 117
VUB-G 122
VUB 220
KUL-M 226
ITG 256
UA-CST 479
bron: IMPALA
42 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
Die resultaten hebben we vergeleken met de gemiddelde doorlooptijden in de Belgische universiteiten
en het snel leverende ITG. Let wel: het aantal leveringen door EB, DI, PP en WE is soms erg klein. Daarom
zijn sommige Gentse leveranciers weggelaten uit de tabellen die de levertijden aangeven voor boeken en
tijdschriften.
Leveringstijd(indagen)voorartikelsuitUGent-bibliotheken–2008
Bibliotheek Succes Mislukt Geleverd
UB 4,51 1,80 5,52
DI 3,62 6,97
BIOMED 1,57 1,97 3,01
PP 3,94 8,82 5,06
WE 6,04 7,59
Belgische universiteiten 1,74 3,86 3,28
bron: IMPALA
Enkel BIOMED heeft over de hele lijn levertijden voor artikels die onder het Belgische gemiddelde
blijven. De UB meldt snel een mislukking, maar is traag in melding van succes en levering. De levering
van artikels is traag in DI en WE. Dat heeft veel te maken met de workflow, waarbij artikels over de UB
naar de aanvragende bibliotheek worden verstuurd. De PP is over de hele lijn behoorlijk traag in de
afhandeling van inkomende aanvragen voor tijdschriften.
Ook voor boeken zijn de Gentse reponstijden in de regel fors langer dan bij de gemiddelde Belgische
universitaire bibliotheek, behalve dan voor de mislukte aanvragen.
Leveringstijd(indagen)voorboekenvanU-Gentbibliotheken–2008
Bibliotheek Succes Mislukt Geleverd
UB 5,70 1,85 9,51
EB 1,94 2,22 8,33
PP 3,50 2,91 9,23
Belgische universiteiten 2,29 4,14 5,93
bron: IMPALA
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 43
Hetzelfde beeld krijgen we bij de vergelijking van de antwoordtijden van Gent met die van andere weten-
schappelijke bibliotheken in hun respons op Gentse aanvragen. Als we daarbij een rangorde opstellen,
zien we dat BIOMED het goed doet voor artikels, met een responstijd van 1,57 dagen (veertiende plaats
op 31). De andere UGent-bibliotheken vinden we helemaal onderaan in de rangschikking. EB heeft onvol-
doende aantallen voor een rangschikking.
Doorloopsnelheidartikels–vanaanvraagtotsuccesmeldinginIMPALA–2008
Rang Bibliotheek Dagen
1 ULg-BSV 0,24
2 VUB-G 0,54
3 UA-CST 0,64
4 ULg-BSV 0,66
5 UCL-C 0,67
6 KUL-S 0,68
7 KBR 0,70
8 UA-CDE 0,79
9 ITG 0,84
10 UCL-S 1,12
11 UCL-M 1,34
12 ULg-SA 1,40
13 KUL-M 1,47
14 UGent Biomed 1,57
Gemiddelde Belgische universiteiten
1,74
27 UGent DI 3,62
28 UGent PP 3,94
30 UGent UB 4,51
31 UGent WE 6,04
bron: IMPALA
44 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
Dit beeld van Gent als trage bibliotheek wordt bevestigd voor het traject ‘aanvraag tot levering van
artikels’. De UGent-bibliotheken schuiven nu wel een beetje op in de rangschikking, maar alleen BIOMED
weet zich in het eerste helft van de rangschikking te handhaven.
Doorloopsnelheidartikels–vanaanvraagtotontvangstindeaanvragendebibliotheek–2008
Rang Bibliotheek Dagen
1 ITG 2,24
2 UCL-M 2,34
3 ULg-BST 2,42
4 KBR 2,62
5 KUL-S 2,62
6 VUB 2,88
7 UCL-S 2,89
8 KUL-M 2,91
9 ULg-BSV 2,98
10 UGent BIOMED 3,01
11 UA-CDE 3,24
Gemiddelde Belgische universiteiten
3,28
21 UGent PP 5,06
23 UGent UB 5,52
26 UGent DI 6,97
28 UGent WE 7,59
bron: IMPALA
Niet anders gaat het met het IBL van boeken. Enkel de EB heeft goede antwoordtijden voor het traject
tussen aanvraag en melding succes (rang 9 op 21).
Doorloopsnelheidboeken–vanaanvraagtotsuccesmeldinginIMPALA–2008
Rang Bibliotheek Dagen
1 UA-CST 0,53
2 UCL-C 0,71
3 UMH-BSM 0,72
4 VUB 0,76
5 KBR 0,86
6 UA-CDE 1,18
7 UCL-I 1,38
8 KUL-S 1,64
9 UGent EB 1,94
10 FUNDP 2,13
11 ULg-BGPL 2,28
Gemiddelde Belgische universiteiten
2,29
18 UGent PP 3,50
20 UGent UB 5,70
bron: IMPALA
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 45
Het beeld blijft hetzelfde voor het hele traject van aanvraag tot levering van boeken. Hier wordt de EB
zelfs plots een traag leverende bibliotheek, omdat de boeken een (te) lang traject moeten afleggen voor
ze in de aanvragende bibliotheek aankomen.
Doorloopsnelheidboeken–vanaanvraagtotlevering–2008
Rang Bibliotheek Dagen
1 UMH-BSM 1,92
2 UCL-C 4,32
3 VUB 4,33
4 UCL-I 4,71
5 FUNDP 5,05
6 UCL-M 5,11
7 ULB 5,57
8 KBR 5,75
Gemiddelde Belgische universiteiten
5,93
9 UA-CDE 6,09
10 UA-CST 6,44
16 UGent EB 8,33
19 UGent PP 9,23
20 UGent UB 9,51
bron: IMPALA
Deze bevindingen bevestigen de algemene reputatie van UGent als trage leverancier. Die reputatie is
niet correct voor BIOMED, en de biomedische bibliotheken in België weten dat. Maar de algemene
UGentprestaties en -reputatie hebben een duidelijke invloed op het aantal inkomende aanvragen.
Daardoor is UGent een net-borrower. Om daar verandering in te brengen zal aan de workflows gesleu-
teld moeten worden: lastig voor de boeken, tamelijk eenvoudig voor artikels, op voorwaarde dat men
overal over een voldoende aantal opgeleide en inzetbare personeelsleden beschikt.
3.4 Elektronische levering
Bij IMPALA geeft VirLib de mogelijkheid om elektronische documenten door te sturen en automatisch af
te handelen in IMPALA. UGent doet daar nu veel minder een beroep op dan in 2005.
Leveringen van e-kopieën via IMPALA 2005-2008
Aantal Index
2005 1.211 100%
2006 1.184 98%
2007 983 81%
2008 874 72%
bron: IMPALA
Als die daling niet komt doordat er een substituut gevonden is voor de VirLib-leveringen is dat geen
toekomstgerichte evolutie. Het schaadt het gebruiksgemak van IBL-medewerkers en eindgebruikers en
zorgt voor een aanzienlijke vertraging van de Gentse leveringen.
BIOMED zorgt voor 93% elektronische leveringen via IMPALA-VirLib. Door het grote aandeel van boeken
in het IBL-verkeer is dat in de UB slechts 69%.
46 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
Aantal elektronische leveringen door UGent via IMPALA 2005-2008
0
500
1.000
1.500
2005 2006 2007 2008
bron: IMPALA
4 Verhouding uitgaand versus inkomend IBL-verkeer
In de regel krijgen grote instellingen meer aanvragen toegestuurd dan ze zelf uitsturen. Hun eigen
collectie is groter, waardoor hun gebruikers meer informatie in eigen huis vinden. Kleinere instellingen
daarentegen hebben in de regel kleinere, vaak gespecialiseerde collecties en moeten daarom meer een
beroep doen op de collecties van de grotere collega´s. In de Angelsaksische literatuur noemt men ze de
net borrowers.
Tegen deze algemene trend in is UGent een net borrower. Dat is het gevolg van de reputatie van UGent
als trage leverancier. Een betere, lees snellere service zal het aantal aanvragen aan UGent doen stijgen.
Een flexibele personeelsopbouw is dan nodig om die stijging op te vangen.
Aantal uitgaande versus inkomende vragen in 2008
13.438
4.189
0
5.000
10.000
15.000
Uitgaand Inkomend
12.973
bron: ALEPH
AANBEVELING31
Het IBL aan UGent moet sneller en efficiënter gemaakt worden door meer gebruik te maken van
e-leveringen voor artikels en hoofdstukken uit boeken.
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 47
VII Kosten en kostenbehandelingIBL is een bewerkelijk proces, dat flink wat geld kost, maar in de regel rekenen bibliotheken elkaar slechts
een fractie aan van de werkelijke kosten. Die kosten of een deel daarvan worden meestal doorgerekend
aan de klant. In veel Amerikaanse bibliotheken gebeurt dat niet, maar om te vermijden dat – vooral
jonge – studenten (undergraduates) daar al te gul gebruik gaan van maken, wordt vaak een limiet
gesteld aan het aantal aanvragen per trimester of semester.
1 Tussen bibliotheken
There is no such thing as a free lunch. Altijd betaalt iemand de rekening. Soms worden de kosten gedra-
gen door de leverende bibliotheken, zoals bijvoorbeeld bij het gratis IBL-verkeer tussen de Vlaamse
openbare bibliotheken32. Maar in het algemeen worden de kosten van de leverende bibliotheek door-
gerekend aan de aanvragende bibliotheek.
Belgische universiteitsbibliotheken en de Koninklijke bibliotheek hanteren een gemeenschappelijk tarief.
Tabel IBL-tarieven in € voor Belgische universiteiten en de KBR
Pendel Elektronisch Post
Fotokopie/Artikel max. 30 p. 6,2 6,2 7,0
Supplement per pagina 0,1 0,1 0,1
Boek/per volume 6,2 - 8,0
Andere bibliotheken in België en daarbuiten hanteren andere en soms flink hogere tarieven. Dat laatste
is het geval voor de grootste documentleverancier ter wereld, de BLSC in UK33.
1.1 Kostendoorrekening
Bij de afhandeling van een aanvraag via IMPALA gebeurt de doorrekening van de kosten tussen biblio-
theken via het clearing-house van IMPALA. Bij aanvragen via ALEPH moeten de IBL-centrales van UGent
zelf zorgen voor de facturatie van hun leveringen en de betaling van de inkomende facturen.
Kostenafhandelinginkomendeaanvraag
IMPALA
ALEPH
• Automatische verwerking in clearing-house• Vier keer per jaar facturatie of creditering
• Facturatie ✳ UG-BIOMED via UZ ✳ Rest via de Financiële Dienst van UGent
(SAP-facturatie)
32 http://www.bibnet.be/portaal/Bibnet/Collectiebeheer/IBL
33 http://www.bl.uk/reshelp/atyourdesk/docsupply/productsservices/
48 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
Bij leveringen tussen bibliotheken van UGent worden soms wel en soms geen kosten aangerekend.
Omwille van de ongelijke belasting is het beter om dat stelselmatig wel te doen, maar uit efficiëntie-
overwegingen kan men bij kleine aantallen de doorrekening van bibliotheek aan bibliotheek achterwege
laten. Een alternatief is een UGents clearing-house, naar het voorbeeld van IMPALA.
AANBEVELING32
Kosten voor leveringen tussen de UGent-bibliotheken worden in de regel aan elkaar doorgerekend
tegen een vastgelegd gemeenschappelijk tarief.
1.2 IMPALA-balans
Het is niet verwonderlijk dat de UGent-balans bij IMPALA in het rood staat: het natuurlijke gevolg van
de vele UGent-aanvragen bij en het beperkte aantal leveringen aan andere bibliotheken. In totaal was
UGent de andere IMPALA-bibliotheken voor de voorbije vijf jaar een goede 40.000 euro schuldig. Dat
negatieve saldo neemt alsmaar toe en is ten dele ook het gevolg van de beslissing om buitenlandse leve-
ranciers te mijden. Zolang het saldo van UGent negatief blijft, heeft de Gentse universiteit geen belang
bij een herziening van de (oude) Belgische IBL-tarieven.
Dat negatieve saldo is algemeen voor UGent. Ook bibliotheken als BIOMED, EB en WE dreigen weldra in
het rood te gaan. Het zwaarste negatieve saldo komt evenwel voor rekening van de UB.
IMPALA-balans voor de jaren 2004 tot 2008, in euro
Jaar UB BIOMED DI EB PP WE TOTAAL
2004 1.202 11.076 37 496 278 1.623 14.713
2005 -13.981 5.585 98 386 -460 1.404 -6.968
2006 -13.981 5.585 98 386 -460 1.404 -6.968
2007 -22.376 2.131 78 371 -2.117 1.160 -20.752
2008 -22.102 1.316 -95 249 -1.091 142 -21.580
Totaal -71.238 25.693 218 1.888 -3.848 5.733 -41.555
-25.000
-20.000
-15.000
-10.000
-5.000
0
5.000
10.000
15.000
20.000
2004 2005 2006 2007 2008
UB
BIOMED
DI
EB
PP
WE
TOTAAL
20.000
15.000
10.000
5.000
0
-5.000
-10.000
-15.000
-20.000
-25.000
bron: IMPALA
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 49
2 Tussen bibliotheek en eindgebruiker
Het uitgangspunt is dat de marginale kosten van de IBL-aanvraag geheel of gedeeltelijk door de klant
vergoed worden. Die kosten zijn verschillend voor Gentse, Belgische of buitenlandse leveringen. UGent
hanteert daarbij een differentieel tarievenstelsel voor studenten, voor derden en voor haar personeels-
leden. Het gesubsidieerde, lagere tarief voor studenten wordt gemotiveerd vanuit de stelling dat studen-
ten niet moeten opdraaien voor een tekort in de lokale collectievorming. De bibliotheek past het verschil
bij. Het hogere tarief voor personeelsleden zou kostendekkend moeten zijn.
GentseIBL-tarievenvooreindgebruikers(voorjaar2009)
Student Bezoeker Personeel
Levering uit UGent 2,5 2,5 2,5
Levering uit Belgische bibliotheek 4 8 8
Levering uit buitenland 10 15 15
2.1 Academisch personeelslid
Voor academische personeelsleden beslist de IBL-centrale zelf of de aanvraag al dan niet naar het
buitenland gaat, tegen het hogere tarief.
De academische klant kan in de ALEPH-databank aangeven waar hij/zij de kosten voor IBL wil laten
landen. Meestal is dat het departementale werkingskrediet, soms een extern onderzoeksfonds. De
IBL-rekening wordt trimestrieel vereffend ten laste van het opgegeven krediet en dit op basis van een
download van de gegevens uit ALEPH. Voor Geneeskunde en Farmaceutische Wetenschappen gebeurt
dat via het UZ. Voor alle andere faculteiten is er een complexe en tijdrovende procedure via de facultei-
ten en de Financiële Dienst van UGent. Een groot aantal facturen is een jaar na datum nog niet betaald,
ondanks telefonische en schriftelijke rappels.
De Financiële Dienst van UGent is bereid gevonden om de kostendoorrekening zo snel mogelijk te
stroomlijnen en integraal te automatiseren, zodat het repetitieve en tijdrovende papierwerk van vandaag
kan verdwijnen. Nog tijdens het onderzoek dat aan de basis ligt van dit rapport werd van start gegaan
met een proefproject in de faculteit PSW. Als dat goed loopt kan na de zomerperiode (2009) overgegaan
worden tot het uitrollen van de nieuwe procedure in alle faculteiten. In de Farmacie en de Geneeskunde
blijft de doorrekening verder verlopen via het UZ.
50 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
Nieuwe procedure
Timing Activiteit Verantwoordelijke
Eerste werkdag van elke maand (= dag x), behalve misschien in augustus, vanwege de beperkte hoeveelheid transacties in juli.
1. Excel-file klaarzetten (formaat afgesproken met Financiële Dienst), met informatie over alle geleverde docs van de voorbije maand. Sortering:
• faculteit• vakgroep• naam aanvrager
2. De leveringen uit die file worden op ‘betaald’ gezet in de IBL- module van ALEPH.3. Aanmaak van standaard e-brief voor het doorsturen van de Excel-files naar de faculteiten en vak-groepen.
ICT UB
Eerste werkdag van elke maand, behalve misschien voor augustus.
Doorsturen via e-mail van de Excel-files met gepersonaliseerde e-brief per vakgroep.
IBL-dienst UB en PP.Later ook door de andere faculteiten met een eigen IBL-dienst.
x + 14 dagen Aanduiden budgetplaatsen in het Excel-vel.
Secretariaten vakgroepen of iemand anders die de faculteit of vakgroep aanduidt.
x + 15 dagen Rappel voor vakgroepen die het Excel-formulier nog niet hebben ingevuld.
IBL-dienst UB en PP.Later ook door de andere faculteiten met een eigen IBL-dienst.
x + 21 dagen Doorsturen van het Excel-vel naar de Financiële Dienst.
IBL-dienst UB en PP.Later ook door de andere faculteiten met een eigen IBL-dienst. Voor vak-groepen die niet tijdig gereageerd hebben, worden de IBL-kosten automatisch ten laste gelegd van de werkingskosten van de vakgroep.
x + 22 dagen Aanrekening ten laste van de verschillende budgetplaatsen door uploading van het Excel-vel in het SAP-systeem.
Financiële Dienst.
2.2 Student en derden
De IBL-centrales zullen studentaanvragen altijd eerst in België proberen te plaatsen. Zij hebben nu de
uitdrukkelijke toestemming van de student nodig om de bestelling tegen het hogere tarief naar een
buitenlandse bibliotheek te sturen. Die werkwijze is niet altijd efficiënt: ze zorgt voor een wat stroeve
behandeling van studentenaanvragen en veroorzaakt in een aantal gevallen tijdverlies.
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 51
3 Eenheidstarief voor Belgische en buitenlandse leveringen
Het voorstel is om de huidige tariefstructuur te vereenvoudigen door de invoering van een eenheids-
tarief voor Belgische en buitenlandse leveringen. Niet alleen is dat een voorwaarde om de inefficiënte
verwerking van studentenaanvragen en derden te vermijden, maar daarmee trekt UGent ook volop de
Europese kaart. Dat vereist wel een kostenbewustzijn bij de bibliothecarissen van de IBL-centrales, die
moeten proberen de beste leverancier te vinden tegen de laagste prijs. Maar dat verrijkt ook hun taak.
De nieuwe prijszetting is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:
1. als een item aanwezig is in een bibliotheek van UGent wordt het daar opgevraagd, tenzij er indicaties
zijn dat de levering te lang op zich zal laten wachten;
2. de rest van de aanvragen wordt zoveel mogelijk in snel werkende Belgische bibliotheken geplaatst,
waar het uniforme, lage Belgische tarief geldt. De UB zorgt voor een e-lijst van die bibliotheken;
3. bij bestellingen in het buitenland krijgt die bibliotheek voorrrang die de laagste prijs hanteert en toch
een behoorlijk snelle levering garandeert. De UB zorgt voor een e-lijst van snel leverende buitenlandse
bibliotheken, met opgave van de kostprijs per geleverd document;
4. de nieuwe tarieven mogen geen stijging van de kosten meebrengen voor de IBL-centrales. Zij zullen
zich dus situeren tussen het oude Belgische tarief en het duurdere buitenlandse tarief;
5. het bestaande onderscheid tussen de drie groepen gebruikers (studenten, personeel en derden)
blijft gehandhaafd. Het lagere tarief voor studenten blijft gehandhaafd vanuit de bekommernis dat
alle studenten een gelijke behandeling moeten krijgen. Zij die hun informatie niet aan UGent vinden
mogen niet gepenaliseerd worden ten opzichte van meer fortuinlijke collega´s die hun informatie wel
in UGent vinden;
6. bij de berekening van het nieuwe tarief wordt gebruikgemaakt van de gegevens in dit rapport over
de herkomst van leveringen, die ook de verdeling toont van de leveringen voor het jaar 2008.
UGent 22%
België 54%
Buitenland 24%
De tabel hieronder toont de conversie naar een eenheidstarief voor Belgische en buitenlandse leve-
ringen, rekening houdend met het gewicht van elk van beide in de totale kost en vertrekkend van het
huidige tarief.
Conversie naar een nieuw eenheidstarief
% aandeel in het totaal
Student Bezoeker Personeel
Levering uit Belgische bibliotheek 54 € 4 € 8 € 8
Levering uit buitenland 24 €10 €15 €15
Omzetting 54*€4 = 216 54*€8 = 432 54*€8 = 432
24*€10 = 240 24*€15 = 360 24*€15 = 360
Totaal 78 456,00 792 792
Nieuwe eenheidsprijs
456/78 792/78 792/78
€5,85 €10,15 €10,15
52 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
3.1 Voorstel van nieuw eenheidstariefTarieven moeten eenvoudig zijn en makkelijk communiceerbaar. Dus moeten ze afgerond worden. Keep
it simple (KIS) is ook hier een goed managementsprincipe.
UGent heeft de keuze om de nieuwe tarieven naar boven of naar beneden af te ronden, liefst tot op
een hele of halve euro. Een afronding naar beneden valt altijd beter in de smaak dan een afronding
naar boven. Daarom onderstaand voorstel, dat vooral voor de studenten gunstig uitvalt. Uiteraard zal
het tarief in de toekomst aangepast moeten worden aan de index of aan eventueel verhoogde kosten
voor het IBL. Ook dan moet men proberen om makkelijk communiceerbare, afgeronde bedragen over te
houden, afgerond op een hele of halve euro.
Voorstel van eenheidstarief voor leveringen van buiten UGent
Student Bezoeker Personeel
Levering uit UGent 2,5 2,5 2,5
Andere leveringen 5 10 10
De afronding naar beneden veroorzaakt een licht verlies aan inkomsten: op basis van het aantal geho-
noreerde aanvragen voor 200834: 3.435 euro of 3,70% van de totale inkomstenstroom. Afronding naar
boven zou zorgen voor een beetje extra inkomsten.
De diverse tarieven en hun opbrengst
Tarieven in € Winst/verlies in € Winst/verlies in %
Studenten Personeel Externen
5,85 10,15 10,15
5 10 10 -3.435 -3,70%
5,5 10,5 10,5 1.716 +1,85%
6 11 11 6.867 +7,39%
Het voorstel voor de nieuwe UGent-tarieven ligt voor de studenten in de lijn van wat de meeste andere
Vlaamse universiteitsbibliotheken doorrekenen. Voor de aanvragen van het personeel lagen de UGent-
tarieven in de regel hoger dan elders in Vlaanderen, en aangezien het nieuwe tarief uitgaat van het
bestaande, verandert dat niet.
De reële kosten van het IBL liggen beduidend hoger omdat de doorrekeningstarieven maar in zeer
beperkte mate rekening houden met de grootste kost, de personeelslast. Ook de overheadkosten
worden niet in rekening gebracht. Dat is ook zo aan de andere Vlaamse universiteiten en mutatis
mutandis is dat de algemene regel voor alle andere vormen van dienstverlening in de bibliotheken.
34 Aantal gehonoreerde IBL-aanvragen in 2008: 10.302, volgens de onderstaande verdeling.
Studenten: 2.700
Personeel: 7.021
Externen: 581
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 53
Tarieven van het IBL in Vlaamse universiteitsbibliotheken
Artikels Boeken
Studenten Personeel Externen Studenten Personeel Externen
Intern IBL
HUB
KULeuven min. 2,5 min. 2,5 min. 5 2,5 2,5 5
UA 2,5 2,5 2,5 0 0 0
UHasselt
VUB 2,5 8 6,2 > 17,5 0 0 6,20 > 12,5
UGent voorstel nieuw tarief 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5
Belgische leveringen
HUB 2,5 2,5 2,5 2,5
KULeuven min. 5 min. 5 min. 10 5 5 10
UA 2,5 6,2 6,2 2,5 6,2 6,2
UHasselt 4 7 11,5 4-7 7,5-13 12,5 > 20,5
VUB 2,5 8 2,5 8
UGent voorstel nieuw tarief 5 10 10 5 10 10
Buitenlandse leveringen
HUB 8 8 8 8
KULeuven min. 7,5 min. 7,5 min. 15 10 10-30 20 > 40
UA 2,5 6,2 6,2 2,5 6,2 6,2
UHasselt 5 8,5 14 8-12 15-25 24,74 > 41
VUB 2,5 > 5 8 > 14 5 8-28
UGent voorstel nieuw tarief 5 10 10 5 10 10
AANBEVELING33
Er moet overwogen worden om het hogere tarief voor buitenlandse leveringen te schrappen en te
vervangen door een uniek tarief voor Belgische en buitenlandse leveringen. Om daarbij geen extra
kosten ten laste te leggen van de IBL-centrales, zal het unieke tarief iets hoger moeten liggen dan de
huidige tarieven voor leveringen uit België. De wijziging vereist ook een kostenbewustzijn bij de biblio-
thecarissen van de IBL-centrales, die moeten proberen de beste leverancier te vinden tegen de laagste
prijs.
Studenten worden geacht hun IBL-aanvragen te betalen bij afhaling. In het geval van fotokopieën zorgt
dat voor problemen in de documentenflow en belet het e-leveringen, zelfs als het gevraagde artikel in
e-vorm toekomt.
AANBEVELING34
Ook studenten krijgen hun artikels elektronisch toegestuurd. De kost daarvan wordt hen meegedeeld
en ingeschreven op een rekening in het ALEPH-systeem. Die rekening kan tijdelijk in het rood gaan tot
aan een vastgelegd plafond. Als dat overschreden wordt, zijn in de UGent-bibliotheken geen activitei-
ten meer mogelijk die over ALEPH lopen (geen leen, geen IBL meer).
54 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 55
VIII Verwerkingstijd van IBL-aanvragen en leveringenHet plan Bjørnshauge en deze IBL-studie stellen voor om zo snel mogelijk – zij het goed gepland en
voorbereid – over te gaan tot de creatie van facultaire IBL-centrales waar die nu nog niet bestaan. De
faculteiten moeten evenwel weten waar ze aan beginnen en de nodige voorzieningen treffen voor de
bestaffing van hun IBL-centrale. Daarom werd in de week van 30 maart 2009 een tijdstudie van een
week georganiseerd in de UGent-bibliotheken met IBL-centrale en een controlegroep van twee biblio-
theken aan de Universiteit Antwerpen.
1 Het onderzoek
De gebruikte onderzoeksmethode is die van het ‘tijdschrijven’, zonder veel externe controle en gedu-
rende één week. Dat betekent dat de IBL-medewerkers voor de duur van het onderzoek de tijd hebben
bijgehouden die ze spendeerden aan hun diverse activiteiten. Daarbij werd zo goed mogelijk de gebrui-
kelijke manier van werken gehandhaafd, behalve dat aanvragen en leveringen gegroepeerd werden.
Zo werden eerst alle aanvragen van artikels samengenomen, dan die van boeken, daarna werden de
leveringen van artikels behandeld, enz. Zo werd vermeden dat voor elke aanvraag of levering een aparte
tijdnotitie gemaakt moest worden. De tijd voor overleg, telefoons en allerhande stops werd meegeteld,
met uitzondering van de middagpauze, die geen werktijd is.
Die werkmethode werd vastgelegd in een geschreven instructie en ook mondeling toegelicht (zie Bijlage
6). Data die kennelijk niet overeenstemden met de vastgelegde criteria werden niet meegenomen in de
verdere analyse. Het aandeel daarvan bleef echter beperkt en heeft de resultaten niet beïnvloed.
2 De resultaten
In onderstaande tabellen staat N voor het aantal IBL-aanvragen en t voor de tijd uitgedrukt in minuten.
De kolom t/N geeft de gemiddelde tijd aan die de deelnemende IBL-centrales van respectievelijk UA
en UGent nodig hebben om de aanvragen te verwerken. Onder ‘spanning’ wordt de minimale en maxi-
male tijd aangegeven die de verschillende IBL-centrales van Gent en Antwerpen nodig hebben voor de
verwerking van aanvragen en de daarbij horende leveringen en retourzendingen voor boeken.
2.1 Uitgaand leenverkeer
Voor de meeste operaties hebben de twee IBL-centrales van UA minder tijd nodig dan die van UGent.
Dat is grotendeels het gevolg van de eenvoudiger werkwijze in Antwerpen, waar maar één klavier
bespeeld moet worden (IMPALA) en waar geen manuele omzetting nodig is van SFX-aanvragen naar
het IBL-bestelsysteem. In de toekomst en met de automatische omslag van SFX-aanvragen naar ALEPH
zouden de UGent-tijden dan ook vergelijkbaar moeten zijn met die van UA. Daarom worden die
gemiddelden, opgetrokken tot de volgende hele minuut, aangehouden als richtlijn voor de nog op te
richten IBL-centrales in Gent.
56 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
Tijd(inminuten)voordebehandelingvanuitgaandeaanvragenenleveringen
Activiteit UA UGent
N t t/N Spanning N t t/N Spanning
Nieuwe IBL aanvragen
• Voor boeken 100 333 3,33 3,1 > 5,7 165 770 4,67 4,39 > 9,0
• Voor artikels 102 193 1,89 1,5 > 2,1 319 1783 5,59 4,82 > 7,0
Leveringen
• Boeken 83 459 5,53 4,8 > 16,6 132 492 3,73 2,8 > 10
• Artikels fotokopie 23 79 3,44 1,3 > 4,0 47 225 4,79 4,17 > 5,0
• E-artikels 79 124 1,57 1,1 > 2,9 80 378 4,73 4,57 > 4,76
Neg.antwoorden/info 38 114 3 2,4 > 10,0 168 741 4,41 3,52 > 8,52
Retour geleende boeken 130 475 3,65 3,3 > 9,1 107 238 2,22 1,71 > 8,0
Richttijden(inminuten)voordeverwerkingvanuitgaandeIBL-aanvragen
Activiteit Boek/artikel Tijdinmin./eenheid
Aanvraag Boek 4
Artikel 2
Levering Boek 6
Artikel 4
E-artikel 2
Negatiefantwoord 3
Retour geleende boeken 4
De succesvolle aanvraag van een boek met zijn retour vergt veertien minuten personeelstijd. Bij boeken
waarvoor de aanvraag één keer herhaald moet worden (na een vorig, negatief antwoord) loopt dat op
tot zeventien minuten. Een artikel waarvan in één keer de leverende bibliotheek gevonden wordt, vergt
maar zes minuten; bij één herhaling na een negatief antwoord loopt dat meteen op tot elf minuten.
Met een gemiddelde van tien minuten per aanvraag zal men niet ver van de reële noden zitten, behalve
als het aandeel van boeken erg groot is, zoals in de faculteit Letteren & Wijsbegeerte. Daar zal men
veeleer moeten uitgaan van gemiddeld vijftien minuten per uitgaande IBL-aanvraag.
2.2 Inkomend leenverkeer
Niet meegerekend bij het inkomende IBL is de tijd nodig voor het ophalen van de boeken en tijdschriften
uit de Boekentoren in Gent en uit het ondergrondse magazijn van CST in Antwerpen. Dat maakt deel uit
van de service in de leeszaal en is zonder extra studie niet in minuten vast te leggen. Na de creatie van
depots voor weinig gebruikte literatuur zullen de faculteiten in Gent waarschijnlijk niet met dit feno-
meen geconfronteerd worden.
In de UB van Gent zorgt de IBL-dienst zelf voor het scannen en fotokopiëren, in Antwerpen gebeurt dat
door personeelsleden van de leeszalen. Om vergelijkbare gegevens te bekomen hebben we de tijd van
het UA-leeszaalpersoneel voor het halen van een titel uit de open kast en het scannen/fotokopiëren
apart gemeten en toegevoegd aan de tijd van de IBL-verwerking.
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 57
Tijd(inminuten)nodigvoordebehandelingvaninkomendeaanvragenenlevering
UA UGent
N t t/N N t t/N
Leveringen
• Boeken 105 531 5,06 50 516 10,32
• Artikels fotokopie 58 439 7,56 46 445 9,67
• E-artikels 29 327 11,27 35 223 6,37
Negatieveantwoorden 11 57 5,17 1 17,5 17,50
Retour uitgeleende boeken 61 78 1,28 7 13 1,86
De tijd nodig voor negatieve antwoorden uit Gent (N=1) kan geschrapt worden. Voor de rest zijn het
geen erg convergerende tijden. Nu eens kost een activiteit minder tijd in Gent, dan weer in Antwerpen.
Hieronder volgt niettemin een poging tot een best guess, gebaseerd op de gemiddelden van UA en Gent
opgetrokken tot de volgende hele minuut.
RichttijdenvoordeverwerkingvaninkomendeIBL-aanvragen
Activiteit Boek/artikel Tijdinmin./eenheid
Levering boek 8
artikel 9
e-artikel 8
Negatiefantwoord 6
Retour geleende boeken 2
Afgerond kost de levering van een boek acht minuten, een negatief antwoord zes en de receptie van een
uitgeleend werk een verbazend lage twee minuten. Een boek uitlenen kost dus in totaal tien minuten.
Een artikel vergt acht tot negen minuten, waar soms nog een negatief antwoord bovenop komt. Ook hier
kunnen we concluderen dat tien minuten de tijd is nodig voor het verwerken van een IBL-aanvraag.
Via stroomlijning van procedures lijkt het mogelijk om vooral de tijd te bekorten die nodig is voor de
e-levering van artikels, maar dan alleen daar waar veel aanvragen verwerkt worden.
2.3 Conclusie
De behandeling van inkomende en uitgaande aanvragen is de belangrijkste activiteit van IBL-centrales.
Daarnaast is er algemeen organisatorisch werk, werk voor het opzoeken en geven van informatie en de
financiële verwerking van inkomende en uitgaande facturen. Daarover geeft de tijdstudie geen informa-
tie, evenmin als over de activiteiten van de afdeling ICT van de UB.
Mijn aanvoelen, dat gebaseerd is op informatie uit UA en op indicaties ontvangen tijdens de contacten
met de UGent IBL-centrales, is dat de omkaderende activiteiten niet meer bedragen dan tien tot vijftien
procent van de directe IBL-activiteiten. Voor kleinere IBL-centrales kan de overhead proportioneel wel
groter zijn.
58 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
TransactietijdvoordeIBL-activiteitaanUGent
Aantallen Transactietijden Totaletransactietijden
per jaar pervraaginmin. minuten uren dagen
UIT 13.000 10 130.000 2.167 294
IN 4.000 10 40.000 667 91
TOT 17.000 170.000 2.833 385
Bij een gemiddelde arbeidsprestatie van 1.500 uur per jaar voor een VTE personeelslid (= 204 effectieve
werkdagen van 7,36 uur) en rekening houdend met een overhead van 15% wil dat zeggen dat – exclusief
ICT – drie personeelsleden moeten volstaan om het Gentse IBL uit te voeren en te ondersteunen. Die
moeten vooral op de plaatsen zitten met de grootste omvang aan IBL-verkeer, nu de UB en BIOMED.
Aan de hand van deze cijfers kan in de UB de personeelstoewijzing aan de IBL-dienst worden ingekrom-
pen en kan het personeel anders worden verdeeld over het inkomende en het uitgaande IBL. Het moet
gezegd worden dat dit resultaat van de tijdstudie niet onverwacht is: personeelsleden van de IBL-dienst
worden in de UB al langer ingezet voor andere taken.
3 Personeelssterkte voor een IBL-centrale
Een bibliotheek die IBL-centrale wordt, heeft een minimale personeelssterkte nodig van twee VTE
gekwalificeerde personeelsleden. Alleen dan kan de IBL-dienstverlening op een aanvaardbaar niveau
verzekerd worden. In de meeste gevallen zullen die personeelsleden nog andere taken dan alleen IBL op
zich kunnen nemen. Voor de berekening van het aantal VTE-personeelsleden nodig voor de IBL-operaties
kan onderstaande formule worden gebruikt.
Omrekening van 204 werkdagen per jaar naar minuten per jaar:
204 dagen *7,36 uur per dag *60 minuten = 90.086 minuten per jaar.
Afgerond naar 90.000 werkminuten per jaar.
Formule
Aantal aanvragen (uit en in) *10 minuten per aanvraag *100% / 90.000 werkminuten per jaar
Een voorbeeld
1.500 aanvragen *10 minuten *100% / 90.000 werkminuten
= 16,67% van een VTE (afgerond 17% van een VTE).
AANBEVELING35
Het aantal personeelsleden dat nu toegewezen is aan de IBL-dienst in de UB kan gereduceerd worden.
De werkorganisatie moet opnieuw bekeken worden, om te komen tot een evenwichtige verdeling van
het werk.
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 59
IX IBL-enquêteEen afzonderlijke enquête over het IBL is niet wenselijk en zou, als men ze lanceert, waarschijnlijk maar
een kleine respons opleveren en derhalve weinig bruikbare resultaten. Als onderdeel van een grotere
enquête over het bibliotheeknetwerk van UGent kan het uiteraard wel. Maar ook dan moet de vraag-
stelling over het IBL beperkt blijven. De enquête moet voorafgegaan worden door een korte definitie van
IBL. Hieronder volgt een voorstel
IBL–Interbibliothecairleenverkeerendocumentlevering,d.w.z.hetaanvragenvanboekenen
tijdschriftartikelsuitanderebibliotheken
1. Ik ken het IBL.
• Ja
• Neen
2. Ik gebruik het IBL.
Drop down menu
• Nooit
• Enkele keren/jaar
• Enkele keren/maand
• Enkele keren /week
• Vrijwel dagelijks
3. Ik ben tevreden over het IBL.
Drop down menu
• Helemaal niet akkoord
• Gedeeltelijk niet akkoord
• Neutraal
• Gedeeltelijk akkoord
• Helemaal akkoord
4. Heeft u opmerkingen over het IBL aan UGent?
60 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 61
X IBL in tijden van just in timeOoit, in de voorbije tijden van just in case, waren bibliotheken zeker van hun bestaan. Boeken en
tijdschriften moesten gekocht, beschreven en opgeslagen worden wanneer ze beschikbaar waren, om
ze te kunnen gebruiken wanneer ze door afstand en tijd niet meer beschikbaar zouden zijn. Die opslag
gebeurde voor het geval ze later (just in case) nodig zouden zijn voor onderzoek en onderwijs.
Die bestaanszekerheid is door de komst van ICT-middelen ongedaan gemaakt. Bibliotheken moeten nu
toegevoegde waarde leveren, meer dan ze ooit eerder hebben gedaan, om zo hun dure bestaan te recht-
vaardigen. En dat is mogelijk, op voorwaarde dat we bereid zijn om continu de klant te volgen in haar/zijn
noden van wetenschappelijke informatievoorziening en om onze werking daaraan aan te passen.
1 Internationaal
Na een forse daling sinds de introductie van de big deals35 voor e-tijdschriften, is het aantal
IBL-aanvragen wereldwijd nu enigszins gestabiliseerd. Toch zijn de grote internationale IBL-leveranciers
er niet gerust in, mede omwille van de stugge oppositie van uitgevers tegen een soepele scanregeling.
Die wordt in vele landen gehinderd door de vigerende auteurswetgeving. Eind 2007 gaf Mike McGrath,
oud-medewerker van BLDSC, de British Lending Library in Boston Spa en editor van het tijdschrift
Interlending & Document Supply, daarover meer informatie op de 10th IFLA Interlending & Document
Supply Conference. Zijn bijdrage is terug te vinden op de conferentiewebsite36 en in een congresverslag37.
De BLDSC verwachtte een krimp van 30 tot 40%, in realiteit werd het een halvering. Sommigen vrezen
zelfs dat deze tempel van het IBL, eens wereldwijd de document supplier bij uitstek en de trots van de
British Library, dicht zal gaan. Ook INIST in Frankrijk en CISTI in Canada rapporteren zware verliezen. Het
Duitse SUBITO kwam in woelig copyrightwater terecht door de creatie van een eigen, zelfstandige orga-
nisatie buiten de paraplu van onderwijs en onderzoek, waardoor het lastig werd om gebruik te maken
van de EU-uitzonderingen voor die twee domeinen38. Het Franse ABES zag de documentaanvragen
tussen 2003 en 2006 dalen van bijna 350.000 naar 242.50039. Hetzelfde verhaal in Zweden (SAGA), waar
de aanvragen voor kopieën van 306.000 in 1999 naar beneden doken tot 60.000 in 200640. In dezelfde
periode stegen de aanvragen voor boeken wel lichtjes.
Mike McGrath noemt de informatiemarkt een disfunctional market, waar de prijs voor informatie niet
meer transparant is (o.a. als gevolg van de big deals voor toegang tot de elektronische versies van tijd-
schriften) en waar niet de eindgebruiker maar de bibliotheek informatie aanschaft. Een markt die niet
35 In een big deal levert een uitgever een vast pakket van titels tegen een bepaalde prijs, die vastgelegd wordt in een licentie-
overeenkomst. De bibliotheek-aankoper kan nauwelijks of geen invloed uitoefenen op de samenstelling van het pakket.
36 http://www.nlbconference.com/ilds/speakers-mike.htm
37 J. Van Borm. 10th IFLA Interlending and Document Supply Conference, Singapore, 29-31 October 2007. In: Bibliotheek- &
archiefgids, 84:3 (2008), p. 34-39.
38 H. Mueller. The legal problems of documents supply by libraries: an international perspective. In Interlending & document
supply, vol. 36:2 (2008), p. 68-73.
39 R. Berard. ABES, the bibliographic agency for higher education: its role in the resource sharing of documents in French univer-
sities and document supply. In: Interlending & document supply, vol. 36:1 (2008), p. 4-10.
40 Y. Gavel & L.O.A Hedlund. Managing document supply: a SAGA come true in Sweden. In: Interlending & document supply,
vol. 36:1 (2008), p. 30-36.
62 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
vrij is, maar integendeel gekenmerkt wordt door monopolies en – wat het copyright betreft – door de
belangen van grote economische mogendheden.
Sinds 2008 staan de big deals in toenemende mate onder druk, wat nog versterkt wordt door de huidige
economische crisis. De verdwijning – of vermindering van het aandeel – van de big deals zou een posi-
tief effect kunnen hebben op het IBL-verkeer, op voorwaarde dat bibliotheken erin slagen om artikels te
leveren binnen de twee à drie dagen na indiening van de aanvraag.
In plaats van besteed te worden aan de brede toegang tot wetenschappelijke informatie zouden de
kredieten doelgericht gebruikt kunnen worden voor acquisitie in de diepte, waarbij het IBL en het
pay-per-view-aanbod41 de hiaten in het eigen bibliotheekaanbod moeten verhelpen. Wat die laatste
vorm van informatielevering betreft, zou dat wel aan beduidend lagere prijzen moeten gebeuren dan
de huidige. Het is evenwel zeer de vraag of uitgevers bereid zijn om hun pay-per-view-prijzen te laten
zakken. Mogelijk zetten zij ook in op een bits gevecht met de biblio theken via de auteurswetgeving.
2 België
Globale statistieken over het IBL in Belgische bibliotheken ontbreken. IMPALA dekt maar een deel van
het IBL in ons land, maar de IMPALA-cijfers geven wel de trend aan. Fors dalend vanaf 2000, met een
lichte heropleving sinds 2006. Die stijging is echter vooral het gevolg van een ontwikkeling bij de open-
bare bibliotheken in Vlaanderen, die nu allemaal aangesloten zijn, waardoor precies het IBL-verkeer van
boeken tussen openbare bibliotheken is op gang gekomen.
AantalaanvragenviaImpalavoordeperiode1992-2008
1 3 5 7 9 11 13 15 17
0
100.000
200.000
Boeken
Artikelen
Totaal2001
20022003
20042005
20062007
20082000
19991998
19971996
19951994
19931992
Boeken
Artikels
Totaal
bron: IMPALA
Het aantal aanvragen vanuit de universiteiten is meer dan gehalveerd en lijkt zich pas sinds 2005 te
stabiliseren. Opvallend is de terugloop van leveringen via buitenlandse leveranciers, een beweging die al
in 2002 begon.
41 Pay per view is het systeem van bepaalde uitgevers van elektronische tijdschriften waarbij een gebruiker (slechts) betaalt voor
het aantal keer dat een publicatie wordt opgevraagd.
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 63
AantalaanvragenviaIMPALAvanuniversitairebibliothekenendeKBR1994-2008
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 11 12 13 14 15
0
50.000
100.000
150.000
Boeken
Artikelen
Totaal
20012002
20032004
20052006
20072008
20001999
19981997
19961995
1994
Boeken
Artikels
Totaal
bron: IMPALA
3 Verwachtingen van de klant
J. Walton heeft onderzoek gedaan naar de verwachtingen van klanten van het IBL in de UK42. De klanten
vragen:
– snelle leveringen (overal, maar het sterkst in de wetenschappen);
– online aanvraagformulieren;
– levering van artikels in e-vorm.
Maar niet alles kan via het IBL op de werktafel van de klant terechtkomen. Er is duidelijk een spanning
tussen de verwachtingen van de klant en de realiteit van het IBL:
– over de snelheid van levering bestaan onrealistische verwachtingen (24 uur op 24, zeven dagen op
zeven);
– de klant kent meestal de beperkingen van het copyright niet;
– de klant heeft geen idee van de echte kosten;
– sommige klanten gebruiken het IBL om nog snel hun bibliografie te creëren als een paper al geschre-
ven is en dringend ingeleverd moet worden.
Die discrepantie tussen wat mogelijk is en wat verwacht wordt, moet ondervangen worden door een
gerichte marketing met duidelijke informatie en meer gebruikersopleiding.
UGent heeft er al jaren geleden voor gezorgd dat elektronische aanvragen mogelijk zijn. Nu moet
gewerkt worden aan de twee andere punten: een snellere levering o.a. door meer levering van artikels in
e-vorm. Dat kan door meer e-artikels te bestellen of door ze zelf aan te maken.
De UB Gent werkt in die richting door de organisatie van een scanservice die kwaliteitsvolle beelden (van
documenten) oplevert, maar moet nog nagaan hoe die dienstverlening zich verhoudt tot de IBL-scans. In
Gent heeft BIOMED al langer de weg ingeslagen van de e-levering van scans uit de eigen collectie.
Analoge scandiensten zijn werkzaam of zitten in de planning van enkele Nederlandse universiteitsbiblio-
theken, zoals de UB van Groningen, de UB van de Universiteit van Amsterdam en de bijzondere collecties
van de UB in Leiden43. De nadruk ligt daarbij op het oude boek.
42 J. Walton. The changing use of electronic document delivery in the interlibrary loan service: a survey. In: Interlending & docu-
ment supply, vol. 36:1 (2008), p. 43-56.
43 http://www.rug.nl/bibliothe/ekinformatie/dienstenprojecten/dod
http://home.medewerker.uva.nl/m.j.vandenberg/bestanden/Informatiebeleidsplan%202009-2013%20v2a.pdf – p. 28 e.v.
http://www.bibliotheek.leidenuniv.nl/general/img/Informatieplan_tcm37-62262.pdf - p 48 e.v.
64 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
Binnen de beperkingen van het Belgische auteursrecht kan dat uitgebreid worden tot delen van boeken,
ook recent gepubliceerde, en tot artikels van tijdschriften. Die nieuwe vormen van dienstverlening
moeten via marketing uitgedragen worden44.
De klant verwacht van het IBL dat documentlevering haast ogenblikkelijk is, zoals dat het geval is bij
elektronische databanken, die gekenmerkt worden door een 24/7 beschikbaarheid. Hij/zij begrijpt dat
het niet even snel kan bij de levering van boeken uit andere bibliotheken, maar aanvaardt niet meer dat
zoiets weken moet duren. Daar moeten IBL-diensten op inspelen, want daar ligt de meerwaarde die ze
kunnen leveren. Het is die meerwaarde die hun financiering en bestaan rechtvaardigt
Dat is vandaag ook de opdracht voor de bibliotheken van UGent. De IBL-dienstverlening zal niet over-
bodig worden, maar moet omgevormd worden tot een kwalitatief hoogstaande niche-dienst met grote
toegevoegde waarde. Die dienst kan de frustratie wegnemen bij onderzoekers en studenten in de laatste
fase van het informatieproces, over de kloof tussen de identificatie van informatie en de beschikbaarheid
ervan45: de reference librarian als ondersteuning op kennisgebied van de vorser en de student46.
AANBEVELING36
De bibliotheken van UGent moeten maximaal inzetten op de elektronische levering van documenten
uit tijdschriften en in de nabije toekomst misschien ook van hoofdstukken uit boeken. Zij vragen hun
leveranciers om elektronisch te leveren en geven zelf het goede voorbeeld, zowel bij de onderlinge
UGent-leveringen als bij de levering aan andere Belgische bibliotheken.
AANBEVELING37
De UB doet er goed aan om duidelijkheid te verschaffen over de relatie tussen haar scanservice en de
elektronische documentlevering via de IBL-dienst.
44 P. Hernon & N. Rossiter. Making a difference: Leadership and academic libraries. Westport, Conn. Libraries Unlimited, 2007.
N. Rossiter. Marketing the best deal in town: your library. Oxford, 2008.
45 M. Jubb, H. Look en S. Sparkes. Researchers´use and perception of discovery services. In: Learned publishing, 20:2(2007),
p. 147-153.
46 Prof. Rik Verhaaren, BIOMED UGent, tijdens de briefing over BIOMED.
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 65
XI Aanbevelingen
De aanbevelingen uit de verschillende hoofdstukken worden hier thematisch geordend, met verwijzing
naar hun plaats in het rapport47. Verschillende aanbevelingen uit de diverse hoofdstukken kunnen elkaar
overlappen. Eenzelfde aanbeveling kan in één of meer van de onderstaande rubrieken voorkomen:
1. Algemeen
2. Instrumenten voor het IBL
3. Organisatie van het IBL aan UGent
4. Klantgerichte werking
5. Personeel
6. ICT
7. IMPALA
8. Kosten en kostendoorrekening
1 Algemeen
De realisatie van een coherent, goed gestroomlijnd en efficiënt IBL-systeem voor UGent, aangestuurd
door de UB maar grotendeels opererend vanuit de facultaire structuren, moet een prioriteit zijn bij de
implementatie van het plan Bjørnshauge. IBL is nu een aanvulling op de bestaande brede toegang tot
tijdschriften via de big deals, maar kan daar op termijn een alternatief voor zijn, als de big deals onhoud-
baar zouden worden.
2 Instrumenten voor het IBL
Het Gentse IBL is ingebed in bredere structuren, die niet altijd goed functioneren of die zich onvol-
doende of te traag vernieuwen. UGent moet op nationaal niveau ijveren voor het operationeel worden
van de nieuwe collectieve catalogus UNICAT en bij het VOWB voor de opstelling van een inventaris van
IBL-clausules in licentieovereenkomsten. Omdat de Brusselse pendel in de komende jaren mogelijk
wegvalt, doet UGent er goed aan om daarvoor tijdig een alternatief te bedenken.
Aanbeveling1
De UB van UGent dringt nationaal en in het VOWB, het Vlaamse overlegorgaan voor wetenschappelijk
bibliotheekwerk, aan op de realisatie van UNICAT.
Aanbeveling3
UGent vraagt het VOWB om een analyse uit te voeren van de clausules over documentlevering in haar
licentieovereenkomsten met dataproviders, in het bijzonder voor de databanken van tijdschriftartikels.
Die informatie moet voor de leden beschikbaar zijn via de site van het VOWB en bij elke nieuwe licentie-
overeenkomst geüpdatet worden. Meer nog: de clausules over documentlevering moeten een item
worden bij de contractonderhandelingen.
47 Bij elektronische lectuur is de link tussen het nummer van de aanbeveling en de tekst makkelijk te maken via de zoekfunctie
van Word of PDF.
66 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
Aanbeveling25
De UB van UGent doet er goed aan om tijdig een alternatief scenario op te stellen voor het geval de
IBL-pendel naar Brussel zou worden afgeschaft of de kosten ervan doorgerekend.
3 Organisatie van het IBL aan UGent
IBL is een corporatieve activiteit. Wie aanvragen uitstuurt, wordt geacht zelf actief deel te nemen. Alle
grote UGent-bibliotheken zouden dan ook een bijdrage moeten leveren aan de Belgische IBL-activiteit.
Het IBL aan UGent moet – zoals voorzien in het plan Bjørnshauge – zo snel mogelijk overal op facultaire
niveau georganiseerd worden, om zo dichter bij de gebruikers te staan, zowel fysiek als inhoudelijk. Dat
zal ook leiden tot meer transparantie en efficiëntie, en tot een snellere bediening van de klant. Als gevolg
daarvan zal de UB minder aanvragen te verwerken krijgen, waardoor de klemtoon daar gelegd kan
worden op de monitoring van het IBL aan UGent en op de opvolging van de IBL-activiteit in Vlaanderen,
België en Europa.
Overal waar mogelijk wordt ingezet op de elektronische verwerking van aanvragen en boodschappen en
op de elektronische levering van documenten. Dat is een belangrijke voorwaarde om de snelheid van het
IBL te bevorderen en de klantentevredenheid aan UGent te verbeteren. Zo kan op termijn ook de slechte
reputatie van de UGent-bibliotheken in het Belgische bibliotheeklandschap weggewerkt worden.
Aanbeveling2
In het kader van de decentralisering krijgen meer bibliotheken van UGent toegang tot IMPALA. Zij
ont vangen daarvoor ook de nodige opleiding van de UB of van IMPALA zelf. Vooral in de beginfase
worden zij van nabij begeleid door de UB. Het algemene toezicht op IMPALA berust bij de coördinerende
UB.
Aanbeveling4
Om de IBL-dienstverlening dichter bij de faculteiten te brengen en efficiënt te organiseren, is de creatie
nodig van actieve IBL-diensten aan de (soms nog op te richten) faculteitsbibliotheken.
Aanbeveling5
Alle grote bibliotheken van UGent nemen naar beste vermogen deel aan het intra-Gentse en het
Belgische IBL, hetzij rechtstreeks, hetzij via de UB.
Aanbeveling6
Waar ze vandaag nog niet bestaan, doet UGent er goed aan om zo snel mogelijk facultaire IBL-centrales
op te zetten. Dat is alleen mogelijk in het kader van een faculteitsbibliotheek, die in sommige gevallen
nog opgericht moet worden.
Aanbeveling8
De UB neemt haar coördinerende en aansturende taken waar voor het IBL aan UGent.
Aanbeveling21
Nagaan of het ook voor het hele bibliotheeksysteem niet efficiënter is om artikels die nog op papier
worden geleverd bij aankomst systematisch te scannen en door te sturen naar de aanvrager via email.
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 67
Aanbeveling22
Het uitbouwen van IBL-centrales in alle faculteiten, zodat de aanvragen dicht bij de bewaarplaats van de
gevraagde titel aankomen en dus sneller kunnen worden beantwoord.
Aanbeveling24
Papieren kopieën van tijdschriftartikels zo snel mogelijk vervangen door e-kopieën.
Aanbeveling26
De UB zorgt aan het begin van elk jaar voor een doorgedreven analyse van de werking van het IBL in
het voorbije jaar, met aandacht voor evoluties op langere termijn via meerjarenstatistieken. Die analyse
resulteert in een rapport, dat tevens als input dient voor de bibliotheekstatistieken van het VOWB en dus
rekening houdt met de eisen van een VOWB-rapportering.
Het rapport baseert zich op de managementsinformatie uit ALEPH en IMPALA en richt zich tot de acade-
misch verantwoordelijken, de faculteitsbibliothecarissen en de IBL-verantwoordelijken.
Bijlage 7 geeft een opsomming van de elementen die moeten voorkomen in een dergelijk rapport.
Aanbeveling31
Het IBL aan UGent moet sneller en efficiënter gemaakt worden, door meer gebruik te maken van
e-leveringen voor artikels en hoofdstukken uit boeken.
Aanbeveling36
De bibliotheken van UGent moeten maximaal inzetten op de elektronische levering van documenten uit
tijdschriften en in de nabije toekomst misschien ook van hoofdstukken uit boeken. Zij vragen hun leve-
ranciers om elektronisch te leveren en geven zelf het goede voorbeeld, zowel bij de onderlinge UGent-
leveringen als bij de levering aan andere Belgische bibliotheken.
Aanbeveling37
De UB doet er goed aan om duidelijkheid te verschaffen over de relatie tussen haar scanservice en de
elektronische documentlevering via de IBL-dienst.
4 Klantgerichte werking
Kwaliteitsvol IBL heeft twee kenmerken: het levert een heel groot deel van de gevraagde documenten
(hoog slaagpercentage) en doet dat snel. Negentig procent is een streefgetal voor het slaagpercentage
voor artikels uit tijdschriften, waarbij gestreefd moet worden naar levering binnen de twee à drie werk-
dagen na aanvraag. Dat kan alleen als veel meer dan nu gebruikgemaakt wordt van de elektronische
levering van artikels. Voor de levering van boeken wordt het streefdoel gesteld op één week.
Tijdens de looptijd van de aanvraag wordt de klant automatisch op de hoogte gehouden van de vorde-
ringen, zonder dat hij of zij daarom bestookt wordt met nutteloze informatie. Het gebruik van nieuwe
ICT-kanalen (bv. sms) kan daarbij helpen om het contact met de klant levendig te houden.
De streefdoelen moeten verankerd worden in een set van minimale bedrijfsdoelstellingen. Die mogen
best wat verschillen van faculteit tot faculteit, naargelang van de noden die er bestaan. De minimale
bedrijfsdoelstellingen kunnen als interne richtlijn gelden of expliciet worden gecommuniceerd aan de
klanten als minimal service agreements.
68 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
Aanbeveling14
Nuttig gebruik maken van informatiekanalen die door de klanten veel worden gebruikt, bv. het door-
sturen van informatie via automatisch gegenereerde sms-berichten.
Aanbeveling15
IBL-diensten moeten functioneren in een context van te realiseren bedrijfsdoelstellingen gebaseerd op
minimale streefcijfers. Zo moeten aanvragen en leveringen verwerkt kunnen worden binnen een halve
werkdag na ontvangst ervan. Dat streefdoel is uiteraard maar bereikbaar als het nodige bekwame perso-
neel ter beschikking wordt gesteld.
Aanbeveling18
Alle IBL-centrales gebruiken de beschikbare faciliteit voor het versturen van een automatische, geperso-
naliseerde e-mail bij de ontvangst van een IBL-boek. De mail bevat informatie over de bibliotheek waar
het boek kan worden opgehaald en zo mogelijk de openingsuren van die bibliotheek in de dagen volgend
op het bericht.
Aanbeveling19
Vervang manueel aangemaakte IBL-berichten zoveel mogelijk door machinegestuurde berichten, maar
waak erover dat ze voldoende ad rem en gepersonaliseerd zijn.
Aanbeveling20
Studenten krijgen aangevraagde e-artikels via een e-mailbijlage bezorgd op hun (UGent) mailadres.
Aanbeveling21
Nagaan of het niet efficiënter is voor het hele bibliotheeksysteem om artikels die nog op papier worden
geleverd systematisch te scannen en via e-mail door te sturen naar de aanvrager.
Aanbeveling24
Papieren kopieën van tijdschriftartikels zo snel mogelijk vervangen door e-kopieën.
Aanbeveling29
Inkomende leveringen krijgen bij de verwerking een hoge prioriteit. Doelstelling: wat vandaag aankomt
wordt vandaag of ten laatste een halve werkdag later verwerkt. Dat veronderstelt dat in de UB personeel
beschikbaar is op de pendeldagen naar Brussel.
5 Personeel
Van het personeel in de IBL-diensten wordt in een actieve informatiedienst meer verwacht dan het
eenvoudig registreren en doorgeven van aanvragen en het verwerken van leveringen. Attent en snel
inspelen op de vragen van de klant om zo een gepersonaliseerde, kwalitatief hoogstaande service aan
te bieden, is een must. De bibliotheek is immers geen vanzelfsprekende organisatie meer: zij moet haar
bestaan en de daaraan verbonden investering rechtvaardigen door de meerwaarde die ze oplevert voor
de universiteit.
Die kwalitatief hoogstaande service kan maar verleend worden als er voldoende medewerkers met
voldoende scholing en inzet beschikbaar zijn. En die medewerkers moeten, als ze aan de kwalificaties
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 69
beantwoorden, op een passende wijze verloond worden. Bijscholing zal nodig zijn om bij te blijven in een
snel veranderende omgeving.
De studie die aan de basis ligt van dit rapport, heeft gegevens opgeleverd over de tijd nodig voor het
verwerken van IBL-aanvragen. Op basis van die gegevens kunnen faculteiten hun personeelsbehoeften-
plan opmaken. Ook de UB kan daar profijt uit halen, door de afslanking van haar IBL-dienst en de her -
verdeling van de IBL-taken.
Aanbeveling7
Faculteitsbibliotheken krijgen een bestaffing die groot genoeg is in aantal en van een voldoende hoog
niveau, als resultaat van de hogere opleiding of (elders) verworven kennis/ervaring van de stafleden.
Als ze aan die voorwaarden voldoen horen IBL-personeelsleden thuis in klasse B.
Aanbeveling27
Door observatie nagaan of de opleiding van het personeel dat IBL-activiteiten uitvoert adequaat is.
Zonodig een opleiding verzorgen, intern of extern bij/door andere goed werkende bibliotheken, zo
mogelijk uit dezelfde of een aanverwante discipline.
Aanbeveling35
Het aantal personeelsleden dat nu toegewezen is aan de IBL-dienst in de UB kan gereduceerd worden.
De werkorganisatie moet opnieuw bekeken worden, om te komen tot een evenwichtige verdeling van
het werk.
6 ICT
ICT is de basis en een noodzaak voor de upgrading van het IBL. Enkele aanpassingen kunnen op relatief
korte termijn leiden tot een meer efficiënte verwerking van IBL-aanvragen en tot een snellere levering
van documenten. De meeste aanpassingen kunnen uitgevoerd worden door de ICT-dienst van de UB,
enkele andere vereisen de medewerking van DICT.
ICT in UB
– Ervoor zorgen dat SFX-aanvragen automatisch worden ingeladen in de ALEPH IBL-module.
– Als dat wenselijk wordt geacht MeerCat linken met het IBL-systeem.
– De elektronisering van documentlevering op alle terreinen faciliteren.
– Nieuwe technologieën inschakelen, zoals automatisch gegenereerde sms-berichten.
DICT
– Het toegelaten volume van een mailattachment uitbreiden.
– De LDAP-koppeling realiseren met de personenregistratiesystemen van UGent.
Aanbeveling9
De UB dringt bij de Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT) aan op het toestaan van
substantieel grotere e-mailbijlagen dan nu.
70 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
Aanbeveling10
Zo snel mogelijk een communicatieprotocol opzetten om de SFX- aanvragen automatisch op te vangen in
ALEPH.
Aanbeveling11
Er moet zo snel mogelijk een LDAP-koppeling tot stand gebracht worden met de centrale databank van
studenten en medewerkers van UGent, zodat voor de gebruikers een single sign-on gerealiseerd kan
worden.
Aanbeveling12
MeerCat linken met de IBL-module van ALEPH.
Aanbeveling13
De bestelknop in MeerCat op de website expliciteren. Dat is intussen gerealiseerd.
Aanbeveling14
Nuttig gebruik maken van informatiekanalen die door de klanten veel worden gebruikt, bv. het door-
sturen van informatie via automatisch gegenereerde sms-berichten.
Aanbeveling16
Het ICT-team van de UB wordt dringend aan het schrijven gezet van een protocol om SFX-aanvragen
automatisch over te hevelen naar de IBL-module van ALEPH.
Aanbeveling20
Studenten krijgen aangevraagde e-artikels via een e-mailbijlage bezorgd op hun (UGent) mailadres.
7 IMPALA
Meer Gentse IBL-centrales die deskundig om weten te gaan met IMPALA en alle IMPALA-faciliteiten
gebruiken, zullen het IBL aan UGent beter ondersteunen dan nu het geval is.
Daar is nu al werk van gemaakt, door de aansluiting van de UB op de IBL-knop van IMPALA, die verbin-
ding geeft met de NCC IBL-module van OCLC PICA in Nederland. Voor zover nodig kunnen ook andere
Gentse IBL-centrales die weg inslaan. Inkomende vragen van reguliere klanten worden alle afgeleid naar
IMPALA. De UB speelt daarbij de rol van organisator, coördinator en go between met IMPALA.
Aanbeveling2
In het kader van de decentralisering krijgen meer bibliotheken van UGent toegang tot IMPALA. Zij
ont vangen daarvoor ook de nodige opleiding van de UB of van IMPALA zelf. Vooral in de beginfase worden
zij van nabij begeleid door de UB. Het algemene toezicht op IMPALA berust bij de coördinerende UB.
Aanbeveling17
UGent (en vooral de UB) gebruikt de IMPALA-verbinding met NCC en het IBL-systeem van NCC om
Nederlandse bibliotheken te bereiken. Idem voor de rechtstreekse verbinding en tussen IMPALA en
INIST, BLDSC, Köln Medizin en TU Delft.
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 71
Aanbeveling23
Het gebruik van IMPALA aanmoedigen bij externe bibliotheken die nu nog frequent rechtstreeks
IBL-aanvragen doorsturen naar UGent-bibliotheken.
Aanbeveling28
Aan het begin van elk jaar de statistieken van IMPALA over snel en traag leverende bibliotheken grondig
analyseren en op basis daarvan richtlijnen opstellen voor de Gentse IBL-aanvragen. Dat is een taak voor
de coördinerende UB.
Aanbeveling30
Inkomende vragen kanaliseren via IMPALA en uitzonderingen alleen accepteren voor occasionele
aanvragen.
8 Kosten en kostendoorrekening
De kostenstructuur van het IBL kan gevoelig vereenvoudigd worden door de invoering van een
één vormig tarief per gebruikersgroep, waarbij het prijsonderscheid tussen buitenlandse en Belgische
leveringen wegvalt.
Kosten worden in de regel doorgerekend via het ALEPH-systeem (ook tussen de UGent- bibliotheken
onderling) en via het clearing-house van IMPALA. Het logge systeem van wederzijdse facturatie via SAP
zal met de hulp van de Financiële Dienst op korte termijn vervangen worden door een snelle en soepele
procedure. Nu al loopt daarover een pilootproject bij de faculteit PSW. Voor studenten moet in ALEPH
een systeem opgezet worden van globaal schuldenbeheer.
Aanbeveling32
Kosten voor leveringen tussen de UGent-bibliotheken worden in de regel aan elkaar doorgerekend tegen
een vastgelegd gemeenschappelijk tarief.
Aanbeveling33
Er moet overwogen worden om het hogere tarief voor buitenlandse leveringen te schrappen en te
vervangen door een uniek tarief voor Belgische en buitenlandse leveringen. Om daarbij geen extra
kosten ten laste te leggen van de IBL-centrales, zal het unieke tarief iets hoger moeten liggen dan
de huidige tarieven voor leveringen uit België. De wijziging vereist ook een kostenbewustzijn bij de
bibliothecarissen van de IBL-centrales, die moeten proberen de beste leverancier te vinden tegen de
laagste prijs.
Aanbeveling34
Ook studenten krijgen hun artikels elektronisch toegestuurd. De kost daarvan wordt hen meegedeeld
en ingeschreven op een rekening in het ALEPH-systeem. Die rekening kan tijdelijk in het rood gaan tot
aan een vastgelegd plafond. Als dat overschreden wordt, zijn in de UGent-bibliotheken geen activiteiten
meer mogelijk die over ALEPH lopen (geen leen, geen IBL meer).
72 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
9 Besluit
Het IBL is niet afgeschreven in deze tijden van just in time, maar het moet zich aanpassen aan de hogere
verwachtingen van de klant. Samen met de pay per view bij uitgevers is IBL op termijn een alter natief
voor het mogelijk wegvallen van onbetaalbaar wordende big deals. Die bieden namelijk behalve on -
misbare titels ook tijdschriften aan waarvoor weinig of geen vraag is, gewoon omdat ze niet behoren
tot het onderzoeksterrein van de instelling. Een collectie op maat wordt dan het alternatief, ad hoc aan -
gevuld met documenten die elders gehaald worden.
Het IBL aan UGent heeft veel te winnen bij een brede toepassing van het plan Bjørnshauge, omdat de
dienstverlening dan dicht bij de gebruikers komt te staan, zoals nu al het geval is in enkele faculteiten.
Door de uitvoering van een aantal maatregelen op korte en middellange termijn kan de leveringssnel-
heid opgevoerd worden en het percentage geslaagde aanvragen verhoogd.
Het resultaat zou een kostefficiënt en soepel lopend IBL-systeem moeten zijn, waarmee de bibliotheek
kan aantonen dat forse investeringen in gebouwen, collecties, services en personeel duidelijk een meer-
waarde opleveren voor de academische gemeenschap die zij dient. Maar dat alles veronderstelt een
andere, meer bedrijfsgerichte aanpak van het IBL. Het voorliggende rapport heeft hiertoe een aanzet
willen geven.
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 73 BIJLAGE
XIII Bijlagen
74 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
BIJLAGE 1 — Contacten
BIJLAGE1
Contacten
UGent
UB Dr. Sylvia Van Peteghem, hoofdbibliothecaris Veerle Van Conkelberge, planning officer Yolande De Bolster, administratie Pieter Dejonckheere, administratie Frank Vandepitte, ICT Paul Bastijns, ICT Inge Van Nieuwerburgh, coördinator digitale bibliotheek Fien Dejonckheere, coördinator publieksdiensten Erwin Breusegem, IBL-coördinator Geert Cnudde, IBL Liedy Vandenbon, IBL Lut De Neve, IBL Sandra Vervynck, IBL
Faculteiten en BIOMED
BIOMED Prof. Dr. Rik Verhaaren, diensthoofd Biomedische bibliotheek Kristel Mareels, IBL bibliotheekmedewerker Rita Gilson, IBL bibliotheekmedewerkerBW Prof. Dr. Dirk Reheul, voorzitter Facultaire Bibliotheekcommissie Marianne Borderé, faculteitsbibliothecarisDI Prof. Dr. Edwin Claerebout, voorzitter Facultaire Bibliotheekcommissie Jan Bauwens, faculteitsbibliothecarisEB Prof. Dr. Dirk Van den Poel, voorzitter Facultaire Bibliotheekcommissie Philippe Standaert, faculteitsbibliothecaris Inge Dooms, bibliotheekmedewerkerIR Prof. Dr. Erik D’Hollander, voorzitter Facultaire Bibliotheekcommissie Prof. Dr. Luc Boullart, afgevaardigde faculteit in Interfacultaire Bibliotheekcommissie Freddy Du Seuil, bibliotheekmedewerkerLW Saskia Scheltjens, faculteitsbibliothecarisPP Prof. Dr. R. Soetaert, voorzitter Facultaire Bibliotheekcommissie Rebecca van der Wiele, bibliotheekmedewerker Vesna Verhellen, bibliotheekmedewerkerPS Prof. Dr. John Vincke (†), decaan en voorzitter Facultaire Bibliotheekcommissie Prof. Dr. Karin Raeymaeckers, afgevaardigde faculteit in Interfacultaire Bibliotheekcommissie Koen Vanrumste, bibliotheekmedewerkerRE Prof. Dr. Patrick Humblet, voorzitter facultaire bibliotheekcommissie Ann Biebuyck, faculteitsbibliothecaris Ilse Van Royen, faculteitsbibliothecarisWE Prof. Dr. Patric Jacobs, voorzitter Facultaire Bibliotheekcommissie Monica De Loose, faculteitsbibliothecaris
Financiële Dienst Geert Van de Gucht, directeur Helmut Leydens, afdelingshoofd systeemexploitatie
UA
Trudi Noordermeer, hoofdbibliothecaris Jan Corthouts, coördinator Anet Prof. dr. Richard Philips, systeembeheerder Anet Michèle Van den Eynde, coördinator IMPALA Veronique Rega, campusbibliothecaris Stadscampus en hoofd back-officediensten Anke Jacobs, campusbibliothecaris Drie Eiken en hoofd publieksdiensten Hans De Backer, lezersdiensten Stadscampus
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 75 BIJLAGE 2 — ANTILOPE
BIJLAGE2
ANTILOPE
ANTILOPE, de Belgische catalogus van periodieken in wetenschappelijke bibliotheken is gegroeid uit een
Antwerpse collectieve catalogus van lopende periodieken. Vandaar ook de naam: Antwerpse Inventaris
van Lopende Periodieken48. Later werd het de nationale catalogus van lopende periodieken en nog wat
later van periodieken tout court.
In de opbouwfase werd ANTILOPE gefinancierd door het toenmalige Nationaal Fonds voor Weten-
schappelijk Onderzoek (NFWO-FNRS). Maar al vlug stond de Universitaire Instelling Antwerpen en nu de
Universiteit Antwerpen zonder externe financiering in voor de organisatie en de beschikbaarstelling van
dit onmisbare werkinstrument voor documentlevering van artikels uit tijdschriften. De deelnemende
bibliotheken leveren de data: de kleinere vaak nog via updates op papier, de grotere via een download
vanuit hun eigen database. Daardoor blijft de update beperkt tot één keer per jaar. Het zou beter zijn als
de frequentie van updates verhoogd zou worden of als de UNICAT-tools (zie Bijlage 3) gebruikt konden
worden voor een onmiddellijke update zodra een ANTILOPE-titel in de lokale catalogus van een deel-
nemende bibliotheek wordt aangepast.
De catalogus speelt ook een belangrijke rol in het depotproject voor biomedische tijdschriften
(VOWB, 2006-…), omdat per biomedisch tijdschrift de depotbibliotheek aangeduid wordt in het
ANTILOPE-record.
Nieuw tot slot is de rol van ANTILOPE in het Vlaamse VABB-SHW project. VABB-SHW staat voor Vlaams
Academisch Bibliografisch Bestand voor de Sociale en Humane Wetenschappen. Met dit project wil
de Vlaamse overheid bij de verdeling van de middelen voor de bijzondere onderzoeksfondsen (BOF)
van de universiteiten meer rekening houden met het werk van onderzoekers uit de sociale en humane
wetenschappen. De concrete doelstelling van het VABB-SHW is om bibliografische gegevens van
SHW-publicaties uit Vlaanderen te verzamelen, te vergelijken met de ISI-databanken (SSCI, AHCI) en
uiteindelijk te gaan tellen. De telling zal gebaseerd zijn op referentielijsten van tijdschriften en lijsten van
uitgevers die door een gezaghebbend FWO-panel worden vastgelegd49.
48 J. Van Borm. Antilope. Brussel, Conferentie van Universitaire Hoofdbibliothecarissen, 1991.
49 J. Van Borm. Open Access: van DOAJ & KB Nederland naar België. In: Bibliotheek- en archiefgids, VVBAD, 2009, 4.
76 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
BIJLAGE 3 — UNICAT
BIJLAGE3
UNICAT
UNICAT was een project van de Belgische federale overheid met als Vlaamse partners de K.U.Leuven
(projectleider), de UB van UGent en de Universiteit Antwerpen, als Franstalige de UCL en de ULB en als
federale partner de Koninklijke Bibliotheek. Het doel van het project was de creatie van een collectieve
Belgische catalogus van boeken en tijdschriften, met gebruikmaking van nieuwe technologieën. Daarmee
zou het een opvolger zijn voor de CCB. Het project liep met vertraging van 2002 tot eind 2007.
Van januari 2002 tot december 2003 werd een haalbaarheidstudie uitgevoerd. Voor de gebruikerskant
was van meetafaan duidelijk dat een www-interface de toegang tot het systeem zou vormen. Aan de
productiekant werd gekozen voor OAI-PMH, vanwege minder complex dan Z39.50.
Qua metadatastructuur werd Dublin Core te mager bevonden en MARC 21 te complex. Daarom viel de
keuze op een UNICAT-versie van MODS (UMODS)50
Het proefproject werd afgerond met de demonstratie van een werkend prototype. Begin 2004 kon de
haalbaarheidsstudie rekenen op een erg positieve evaluatie.
Het eigenlijke project liep van juli 2005 tot december 2007 en omvatte drie componenten:
– de verdere uitwerking van het prototype;
– de input van externe dataproviders;
– de ontwikkeling van een businessplan.
Open-Sourcetechnologie en -standaarden kregen de voorkeur en de oorspronkelijke keuze voor OAI-PMH
werd bevestigd. Centraal zou een harvester geïnstalleerd worden voor de creatie van een permanent
geïndexeerde databank. De harvester haalt de gegevens op in de verschillende instellingen, centraliseert
die en indexeert ze in de centrale databank, waar ze doorzoekbaar zijn.
Aan de kant van de dataproviders koos men – onder druk van de financierende overheid – voor volledige
openheid: elke bibliotheek die data wil aanleveren in het UNICAT-formaat zou welkom zijn.
Het businessplan ten slotte omvatte enerzijds een voorstel voor de toekomstige beheerstructuur van
UNICAT (in het Engels). Die zou bestaan uit:
– een beheerraad (Governing Board)
– een dienstverlener met ondersteunend kantoor (Service Provider plus Office)
– een adviesforum voor de dataproviders (Advising Forum – for the Data Providers)
– werkgroepen (ad hoc Working Groups).
Anderzijds werd de financiële oefening gemaakt, met een raming van de recurrente, jaarlijkse kosten
op € 52.500. Voor het eerste jaar zou dat evenwel € 84.000 zijn, vanwege de aanschaf van de centrale
hardware. Eindgebruikers laten betalen is geen optie, vandaar dat voor de financiering uitgekeken moet
worden naar andere bronnen. De mogelijkheden daarbij zijn overheidsfinanciering, financiering door
50 http://www.loc.gov/standards/mods/
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 77 BIJLAGE 3 — UNICAT
centrale organisaties zoaals KBR, COBIRA, BiCfB, VOWB of VCOB, via een derde-betalerssysteem, door de
dataproviders, …
Eind 2007 liep het UNICAT-project en zijn eenmalige financiering af. Onder druk van de organisatie van
Informatie 2007, het weerkerende ICT-congres van de VVBAD voor de bibliotheek- en archief sector
in België, kwam er in september 2007 een live demonstratie, gegeven door Jo Rademakers van de
K.U.Leuven.
Die eenmalige testopstelling in Gent, die niet vrij toegankelijk was, demonstreerde in een testbestand
van zo’n twee miljoen beschrijvingen zowel Google-like simple searches als advanced searches met
limiteringsfaciliteiten op basis van genre, taal, regio en type bibliotheek. Ook bleek het probleem van de
duplicatie van bibliografische beschrijvingen grotendeels opgelost.
Commentaar van de VVBAD-verslaggever van Informatie 2007 op de zoveelste presentatie van het
project: “UNICAT staat eindelijk dicht bij zijn realisatie. Dit noodzakelijke instrument, de opvolger van
de CCB, is landelijk en internationaal lang over tijd. Het probleem van de financiering voor de komende
jaren (ca. € 50.000 op jaarbasis) mag geen struikelblok zijn. Maar als iedereen de andere kant opkijkt
wanneer het op betalen aankomt dan zou dit wel eens de doodsteek kunnen worden voor dit belangrijke
project. Ook de (grote) openbare bibliotheken moeten een plaats krijgen in UNICAT. Hun collecties zijn
vaak aanvullend ten opzichte van die van de wetenschappelijke bibliotheken. En de eindgebruikers (niet
enkel de instellingen) moeten in de beheerstructuur over een end user forum beschikken51.”
Sindsdien is helaas niets veranderd. Technisch gesproken zijn nochtans al heel wat zaken operationeel.
Zo is aan de ULB een (niet consulteerbare) testdatabase opgezet van ca. zeven miljoen records, die door-
zocht kan worden en een aantal functionaliteiten voorziet, zoals linken naar de originele OPAC-catalogus,
het opvragen van de uitleenstatus en de deduplicatie van de resultaten van een opzoeking.
Maar het blijft wachten op een businessmodel inclusief financieringsplan om de schone slaapster
UNICAT tot leven te wekken. De aanzet daartoe zou kunnen komen van Cobira, het bibliotheekoverleg
van de universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek. Helaas is die organisatie op sterven na
dood, omdat men het zelfs niet eens kan raken over het juridische statuut ervan. Dit is een bijzonder
zware handicap voor het IBL in België en iets waarvoor ons land internationaal met de vinger gewezen
wordt.
51 http://www.vvbad.be/node/3122
78 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
BIJLAGE 4 — IMPALA
BIJLAGE4
IMPALA
IMPALA is het Belgische documentbestelsysteem voor boeken en tijdschriftartikels52, dat sinds 1991
georganiseerd wordt door de bibliotheek van de Universiteit Antwerpen. Gekoppeld aan de VirLib-
instrumenten maakt het ook de elektronische levering van tijdschriftartikels mogelijk. Die tools werden
los van IMPALA ontwikkeld, maar zijn er wel mee verbonden. Het gaat om:
– de lancering van een scanopdracht,
– de conversie van een gescand beeld naar een PDF-document,
– het doorsturen van de PDF naar de aanvragende bibliotheek,
– de link met IMPALA, zodat inkomende leveringen automatisch gemeld worden in IMPALA.
IMPALA is een betalende service met ca. zevenhonderd gebruikers-bibliotheken, waaronder – via
Bibnet53 – alle openbare bibliotheken van Vlaanderen.
FunctiesvanIMPALAbijdeaanvraagvanartikels
Identificatie van artikel
Identificatie van tijdschriftentitel
Ontvangst van artikel
Zend aanvraag Bezits informatie
De grote wetenschappelijke bibliotheken in België hebben IMPALA vaak gekoppeld aan hun eigen
IBL-systeem of website. Van zijn kant heeft het systeem ingebouwde links naar enkele grote Europese
leveranciers van documenten:
– TUDelft (NL)
– LUWageningen (NL)
– Nederlandse collectieve catalogus NCC en het Nederlandse IBL-systeem
– INIST (FR)
– BLDCS (UK)
– Köln Medizin (D)
52 http://anet.ua.ac.be/desktop/Impala/static/Impalaintro_n.html
53 http://www.bibnet.be/
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 79 BIJLAGE 4 — IMPALA
FunctiesvanIMPALA
Document-bestelling
Follow-upManagements-
informatie
Clearing-house Levering
Een bijzondere functie bij IMPALA is het clearing-house. Die zorgt voor de financiële afhandeling van de
IBL-transacties tussen Belgische bibliotheken door het uitsturen van een trimestriële afrekening. Daarbij
ontvangen de participerende bibliotheken slechts één factuur of één creditnota voor alle transacties van
de voorbije drie maanden met alle andere IMPALA-bibliotheken.
Die functie alleen al rechtvaardigt de prijs die een bibliotheek betaalt aan IMPALA voor elke (gelukte)
aanvraag: de tegenwaarde in 2009 van een postzegel voor een standaardbrief in België: € 0,42.
Daarnaast is er de module managementsinformatie, die helaas onderbenut wordt door de gebruikers-
bibliotheken. Uitzondering daarop vormt Bibnet, dat centraal voor alle Vlaamse openbare bibliotheken
een aantal analyses uitvoert en de resultaten daarvan doorneemt met de IBL-verantwoordelijken. Alle
data zijn – gegroepeerd per jaar – beschikbaar in CSV- en HTML-formaat, die beide voor verdere verwer-
king ingeladen kunnen worden in een spreadsheet.
Welke informatie is uit die module te halen?
Uitgaande aanvragen = door uw bibliotheek geplaatst bij andere bibliotheken
– Aanvragen door uw bibliotheek geplaatst: aantallen per bron (= geconsulteerde catalogus)
– Aanvragen ingediend door lezers van uw bibliotheek: aantallen per bron
– Aanvragen door uw bibliotheek geplaatst: aantal geleverde documenten per leverancier
– Aanvragen door uw bibliotheek geplaatst: aantal documenten geleverd via VirLib
– Aanvragen door uw bibliotheek geplaatst: aantal geleverde documenten per tijdschrifttitel
– Aanvragen door uw bibliotheek geplaatst: gemiddelde doorlooptijden per bron
– Aanvragen door uw bibliotheek geplaatst: gemiddelde doorlooptijden per leverancier
Inkomende aanvragen = aanvragen van andere bibliotheken
– Aanvragen door uw bibliotheek geleverd: aantal geleverde documenten per aanvrager
– Aanvragen door uw bibliotheek geleverd: aantal geleverde documenten per bron
– Aanvragen door uw bibliotheek geleverd: aantallen geleverd via VirLib
– Aanvragen door uw bibliotheek geleverd: aantal geleverde documenten per tijdschrifttitel
– Aanvragen door uw bibliotheek geleverd: gemiddelde antwoordtijden per aanvrager
– Aanvragen door uw bibliotheek geleverd: gemiddelde antwoordtijden per bron
Dat zijn meteen de data die in het hier voorliggend rapport gebruikt werden voor het IMPALA-deel van
het hoofdstuk “Cijfers”.
80 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
BIJLAGE 4 — IMPALA
Tot slot blijkt uit de bevraging van de (IBL-)bibliothecarissen van UGent dat zij bijzonder tevreden zijn
over IMPALA, en wel hierom:
– het is eenvoudig in gebruik;
– het is betrouwbaar;
– de functie clearing-house voor betalingen is bijzonder handig;
– er is een goede helpdesk als men die uitzonderlijk toch eens nodig heeft.
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 81 BIJLAGE 5 — IBL in het eindrapport van Lars Björnshauge
BIJLAGE5
IBL in het eindrapport van Lars BjørnshaugeL. Bjørnshauge. Het netwerk. De reorganisatie van bibliotheek- en informatiediensten aan UGent.
Eindrapport. Lund, oktober 2003.
Pag Tekst
ROL VAN DE UB
14 “Bruikleen, claims, IBL … [voor haar eigen collectie]”
30 “[Het is] zinvol om een aantal diensten centraal te houden die te maken hebben met de
oudere verzamelingen in de Centrale Bibliotheek. Hetzelfde geldt voor de verschillende
gespecialiseerdefuncties die de faculteits- en vakgroepbibliotheken kunnen bijstaan in zaken
van conservering, catalografie,interbibliothecair leenverkeer (IBL) enz.”
42 “Terugkerend op wat we hiervoor zagen, zouden de volgende taken centraal moeten blijven:
– het management en de diensten van de bewaarbibliotheek (alfa, beta, gamma,speciale
verzamelingen, bruikleen en IBL);…”
42 “Indien een faculteit deze diensten niet aanbiedt kan zij ze aankopen bij de Centrale
Bibliotheek of van een andere faculteitsbibliotheek. Op die manier verdient de bibliotheek die
het werk doet, een deel van het budget om het personeel mee te betalen.”
ROL VAN DE FACULTEITSBIBLIOTHEKEN
14 “Bruikleen, claims, IBL.”
23 “De tabel toont dat bijna 80% van de bibliotheken voorzieningen hebben voor
Interbiblio thecaire leendiensten (IBL) van boeken uit hun eigen verzamelingen aan gebruikers
van andere bibliotheken. De administratie van deze uitleningen wordt evenwel niet verzorgd
door de biblio theek zelf, maar door het personeel van de Centrale Bibliotheek.”
“Als het gaat om IBL voor gebruikers aan UGent vanuit externe verzamelingen zijn er slechts
drie bibliotheken die dit aanbieden en er ook zelf de administratie van verzorgen, met name
de Centrale Bibliotheek, de biomedische bibliotheek en de bibliotheek van de Faculteit
Psycho logie.”
35 “Het bibliotheeknetwerk zal bepaalde gespecialiseerdefuncties nodig hebben om de
faculteits- en vakgroepbibliotheken bij te staan, bijvoorbeeld met catalografie of IBL.”
37 “…het aanbieden van diensten i.v.m. de direct toegankelijke verzameling, naast het voorzien
van documentlevering en IBL uit andere collecties aan UGent en daarbuiten;…”
38 “Diensten aangeboden aan de gebruikers zouden minimaal moeten bestaan uit:- bruikleen uit
lokale verzamelingen of verzamelingen van buitenaf (IBL);…”
39 “In het nieuwe model is voorzien dat bepaalde taken die tot nu toe onder de Centrale
Bibliotheek vielen niet langer een centrale verantwoordelijkheid zijn maar gedecentraliseerd
zullen worden naar de faculteitsbibliotheken (aankoop en IBL).”
39 “Het is natuurlijk zo dat faculteiten deze diensten (aankoop en IBL) ook
kunnen ‘kopen’ van de Centrale Bibliotheek of van een andere faculteitsbibliotheek.”
82 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
BIJLAGE 6 — Informatie over de IBL-tijdstudie
BIJLAGE6
Informatie over de IBL-tijdstudie
Exceldocument met vier tabs
Vel 1 Beknopte informatie over het onderzoek. Bijkomende informatie via mondelinge briefings.
Vel 2 Formulier voor de registratie van het uitgaand IBL.
Vel 3 Formulier A voor de registratie van het inkomend IBL (kleinere bibliotheken).
Vel 4 Formulier B voor de registratie van het inkomend IBL (UB Gent en mogelijk CST op UA).
Doelstelling
Een onderzoek naar de tijd die nodig is voor de verwerking van zowel inkomend als uitgaand leen-verkeer en documentlevering.
Definities
Inkomend leenverkeer
Aanvragen van andere bibliotheken aan uw bibliotheek.
Uitgaand leenverkeer
Aanvragen van uw bibliotheek aan andere bibliotheken.
E-artikels
Elektronische versies van artikels uit een database of via scanning.
Tijd
Tijdsduur in minuten, inclusief sanitaire en andere gebruikelijke stops, exclusief de middagpauze.
Werkwijze
Aanvragen en leveringen worden per activiteit gesorteerd en apart behandeld, anders wordt het lastig om de tijd precies aan te geven.
Bij aanvragen uit het magazijn en voor zover de IBL-dienst niet zelf het boek of tijdschrift gaat ophalen wordt geen rekening gehouden met de ophaaltijd.
Bij financiële verwerking enkel de tijd noteren, niet het aantal items dat men verwerkt.
Timing en duur van het onderzoek
Week van 30 maart
Vijf dagen
Bibliotheken
UGent UB
BIOMED
PP
UA CDE
CST
Varia
Er is bewust geen vak voorzien voor varia. Als substantiële activiteiten niet opgenomen zijn in de tabel-len kan dat bij de opmerkingen of op een apart vel vermeld worden, met opgave van de tijd in minuten.
Werkblad
Gegevens bij voorkeur intikken in een Excel-werkblad. Kopieer zo vaak als nodig de tekstblokken.
Ook handmatig ingevulde vellen mogen – ingescand – worden doorgestuurd.
Er zijn twee varianten van het formulier voor het inkomend leenverkeer.
Variante A
De eenvoudige versie is bestemd voor kleinere bibliotheken die de inkomende aanvragen in één beweging afwerken.
Variante B
De meer complexe versie is bestemd voor bibliotheken die het leveringsproces in twee delen splitsen: de ontvangst van de aanvraag en het (laten) ophalen van het document en daarna de afwerking van de aanvraag. Dit formulier is bestemd voor de Gentse UB met de magazijnaanvragen en de vragen be-stemd voor de vakbibliotheken. Mogelijk is het ook nuttig op CST in de UA.
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 83 BIJLAGE 6 — Informatie over de IBL-tijdstudie
Bestemming
Julien Van Borm
GSM ••••
IBL Tijdstudie: uitgaand IBL (vragen aan een andere bibliotheek)
Bibliotheek: …………………………………………….
Naam: ………………………………………………………
Datum Activiteit Aantal Tijd Opm. Nieuwe IBL aanvragen
Boeken
Artikels uit tijdschriften
Leveringen
Boeken
Artikels fotokopie (papier)
E-artikels
Negatieveantwoorden/vragennaarinformatie
Retour geleende boeken
Financiële verwerking XXXXXXX
Nieuwe IBL aanvragen
Boeken
Artikels uit tijdschriften
Leveringen
Boeken
Artikels fotokopie (papier)
E-artikels
Negatieveantwoorden/vragennaarinformatie
Retour geleende boeken
Financiële verwerking XXXXXXX
84 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
BIJLAGE 6 — Informatie over de IBL-tijdstudie
IBL Tijdstudie: inkomend IBL (vragen van een andere bibliotheek)
Variante A
Bibliotheek: …………………………………………………………
Naam: ………………………………………………………………….
Zijn volgende activiteiten inbegrepen of worden die door een andere dienst van de bibliotheek uitgevoerd?
Inbegrepen Niet inbegrepen
Ophalen van het item uit een magazijn
Fotokopiëren of scannen
Datum Activiteit Aantal Tijd Opm.
Nieuwe IBL aanvragen
Boeken
Artikels fotokopie (papier)
E-artikels
Retour uitgeleende boeken
Financiële verwerking XXXXXXX
Nieuwe IBL aanvragen
Boeken
Artikels fotokopie (papier)
E-artikels
Retour uitgeleende boeken
Financiële verwerking XXXXXXX
Nieuwe IBL aanvragen
Boeken
Artikels fotokopie (papier)
E-artikels
Retour uitgeleende boeken
Financiële verwerking XXXXXXX
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 85 BIJLAGE 6 — Informatie over de IBL-tijdstudie
IBL Tijdstudie: inkomend IBL (vragen van een andere bibliotheek)
Variante B
Bibliotheek: …………………………………………………………
Naam: ………………………………………………………………….
Zijn volgende activiteiten inbegrepen of worden ze door een andere dienst van de bibliotheek uitgevoerd?
Inbegrepen Niet inbegrepen
Ophalen van het item uit een magazijn
Fotokopiëren of scannen
Datum Activiteit Aantal Tijd Opm.
Ontvangst nieuwe IBL aanvragen
Boeken
Artikels
Leveringen
Boeken
Artikels fotokopie (papier)
E-artikels
Negatieveantwoorden
Retour uitgeleende boeken
Financiële verwerking XXXXXXX
Datum Activiteit Aantal Tijd Opm.
Ontvangst nieuwe IBL aanvragen
Boeken
Artikels
Leveringen
Boeken
Artikels fotokopie (papier)
E-artikels
Negatieveantwoorden
Retour uitgeleende boeken
Financiële verwerking XXXXXXX
86 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
BIJLAGE 7 — Statistische rapportering
BIJLAGE7
Statistische rapportering
Aanbeveling 26 van dit rapport geeft de UB de opdracht om jaarlijks een overzicht te maken van de
werking van het IBL aan UGent:
“De UB zorgt aan het begin van elk jaar voor een doorgedreven analyse van de werking van het IBL in
het voorbije jaar, met aandacht voor evoluties op langere termijn via meerjarenstatistieken. Die analyse
resulteert in een rapport dat tevens als input dient voor de bibliotheekstatistieken van het VOWB en dus
rekening houdt met de eisen van een VOWB-rapportering Het rapport baseert zich op de managements-
informatie uit ALEPH en IMPALA en richt zich tot de academisch verantwoordelijken, de faculteitsbiblio-
thecarissen en de IBL-verantwoordelijken.”
Deze bijlage geeft een opsomming van de elementen die moeten voorkomen in het bedoelde rapport.
Als de opsomming aangepast moet worden aan nieuwe omstandigheden die zich de volgende jaren
zouden voordoen, mag dat geen afbreuk doen aan de continuïteit van de statistische data.
1.Beschrijvendrapport
Een beschrijving van de belangrijkste IBL-gebeurtenissen en -trends van het voorbije jaar, zowel wereld-
wijd, in Europa, in België als aan UGent.
2.Statistieken
Statistieken op te stellen per IBL-centrale en zo mogelijk te differentiëren per faculteit die de IBL-centrale
bedient, plus een globaal overzicht voor UGent.
Meerjarenstatistieken zijn nodig om de trends te zien over een langere periode. Vijf jaar is daarvoor een
goede periode (zie voorbeeld van rekenblad achteraan in deze bijlage).
Te verzamelen gegevens: zowel voor uitgaande als inkomende IBL-aanvragen
Aantallen* Aantal aanvragen Opgedeeld in boeken, tijdschriften, andere en totaal
% stijging/daling van het aantal aanvragen t.o.v vorig jaar
Opgedeeld in boeken, tijdschriften, andere en totaal
Aantal gehonoreerde aanvragen Opgedeeld in boeken, tijdschriften, andere en totaal
% stijging/daling van het aantal gehono-reerde aanvragen t.o.v vorig jaar
Opgedeeld in boeken, tijdschriften, andere en totaal
% gehonoreerde aanvragen t.o.v. het aantal aanvragen
Opgedeeld in boeken, tijdschriften, andere en totaal
Snelheid** Traject aanvraag-succesTraject aanvraag-misluktTraject aanvraag-levering
Opgedeeld in boeken, tijdschriften, andere en totaal
* Gegevens opgevraagd door het VOWB (2008) in blauw.** IMPALA rekent in uren. Een wat ruwe methode om te komen tot een omrekening naar dagen is het aantal uren te delen door 24. Dat model is makkelijker te hanteren en nationaal en internationaal te vergelijken dan het aantal uren. Die omrekeningsvorm houdt dus geen rekening met het aantal werkdagen, maar heeft het voordeel dat precies wordt uitgedrukt hoelang de aanvrager op haar/zijn documenten moet wachten.
3.Referentielijsten
Op basis van de IMPALA-statistieken lijsten opstellen van snel en traag leverende bibliotheken, met
opgave van het transactievolume. Daaruit richtlijnen puren voor de Gentse IBL-centrales.
Te verzamelen gegevens: zowel voort uitgaande als inkomende IBL-aanvragenAantallen*Aantal aanvragenOpgedeeld in boeken, tijdschriften, andere en totaal % stijging/daling van het aantal aanvragen t.o.v het vorige jaarOpgedeeld in boeken, tijdschriften, andere en totaal Aantal gehonoreerde aanvragenOpgedeeld in boeken, tijdschriften, andere en totaal % stijging/daling van het aantal gehonoreerde aanvragen t.o.v het vorige jaarOpgedeeld in boeken, tijdschriften, andere en totaal % gehonoreerde aanvragen t.o.v. het aantal aanvragenOpgedeeld in boeken, tijdschriften, andere en totaalSnelheid**Traject aanvraag-succesTraject aanvraag-misluktTraject aanvraag-leveringOpgedeeld in boeken, tijdschriften, andere en totaal
IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent 87 BIJLAGE 7 — Statistische rapportering
4.Modelvanrekenblad
IBL stats van UGent
2008 2009 2010 2011 2012
Uitgaande aanvragen
IBL-centrale 1
Aantal aanvragen
Boeken
Tijdschriften
Andere
Totaal
% stijging/daling t.o.v. vorig jaar
Boeken
Tijdschriften
Andere
Totaal
Aantal gehonoreerde aanvragen
Boeken
Tijdschriften
Andere
Totaal
% stijging/daling t.o.v. het vorige jaar
Boeken
Tijdschriften
Andere
Totaal
% gehonoreerde aanvragen t.o.v. het aantal aanvragen
Boeken
Tijdschriften
Andere
Totaal
Snelheid in dagen (uit IMPALA-stats)
Traject aanvraag-succes
Boeken
Tijdschriften
Andere
Totaal
Traject aanvraag-mislukt
Boeken
Tijdschriften
Andere
Totaal
Traject aanvraag-levering
Boeken
Tijdschriften
Andere
Totaal
88 IBL IN TIJDEN VAN JUST IN TIME Een doorlichting van het IBL in de bibliotheken van UGent
BIJLAGE 7 — Statistische rapportering
2008 2009 2010 2011 2012
IBL-centrale 2 Cfr. IBL-centrale 1
IBL-centrale x Cfr. IBL-centrale 1
Totalen UGent Cfr. IBL-centrale 1
IBL stats van UGent
2008 2009 2010 2011 2012
Inkomende aanvragen
IBL centrale 1
Indeling cfr. de uitgaande aanvragen
STOF TO
T NA
DEN
KEN