ibm lotus notes 7...

IBM Software Group

®

IBM Lotus Notes 7 テンプレートのご紹介

2007年2月日本アイ・ビー・エム株式会社ソフトウェア事業部BPテクニカルセールス

IBM Software Group | Lotus software

2

目次

1.Lotus Notes テンプレート2.ディスカッションデータベース3.文書ライブラリ4.MS Office ライブラリ5.リソース予約データベース6.制限事項x. 付録


3

テンプレート: 設計要素だけを含み文書を含まない骨組み。

テンプレートを使用してデータベースを作成すると、データベースはテンプレートからデザイン要素を引き継ぎます。拡張子 .NTF を付けてデータベースを作成すると、テンプレートを作成できます。また、[データベースのプロパティ] で (1)[テンプレートのデータベース] プロパティを選択する方法もあります。このプロパティを使用すると、マスターテンプレートによって作成されるデータベースに自動的に設計変更を引き継がせることができます。マスターテンプレートから設計を引き継ぐデータべースは、夜間のサーバータスクによって変更を受け取ります。

主なNotes テンプレートは以下のページでご紹介します。

Lotus Notes テンプレート


4

2. ディスカッションデータベース


5

ディスカッションデータベースは、チームや部署、全社で使われるコミュニケーション用のデータベースです。作りがシンプルで使いやすいため、掲示板としての用途のほかにも様々な用途で利用される、Notes/Domino の基本となるテンプレートです。

ディスカッションデータベース



6

主に三つのアクションをクリックして利用します。アクション

選択しているメイントピックや返答文書に対して、返答を作成します。返答の返答

選択している文書のメイントピックに対して、返答を作成します。返答

新しい話題を提起するときに利用します。新規メイントピック作成



7

新規メイントピックをクリックすると、文書入力のためのフォームが表示されます。文書タイトル・カテゴリ・メッセージ内容の三つの項目を入力します。

フォーム

任意の情報を入力します。ワープロのように利用が可能で、表や添付ファイルや、画像、他のアプリケーションからもってきた情報などを入力することが出来ます。

メッセージ内容

この文書がどんな分類に当たるか入力します。複数の値を入力することが出来ます。（後述）カテゴリ

この文書のタイトルです文書タイトル



8

このように自由な入力が可能です。この機能はディスカッションだけではなく他のデータベースでも利用できます。

画像

添付ファイル（ダブルクリックで開く・編集できます）

表



9

返答文書や返答文書は、新規メイントピックとほぼ同じですが、カテゴリは新規メイントピックから引き継がれて作成されます。

返答文書



10

入力した文書は、新規メイントピックを一番上とした親子関係の情報を持ち、ビュー上で階層で表示されます。青く太い物がメイントピックを示し、赤い星印はまだ一度も読んだことのない未読文書です。

ビュー



11

ビューの階層は、見やすいよう自由に開いたり閉じたりすることができます。開閉にはビューの三角アイコンをクリックします、

三角アイコン



12

文書はダブルクリックで開きますが、プリビュー画面を利用して、動的に中身を見ることも出来ます。プリビューを見るには、画面下のプリビューアイコンをクリックします。別の文書を選択すると、プリビューは選択した文書の内容に切り替わります。

プリビュー



13

画面左のナビゲータを選択することにより、違った視点で文書を見ることが出来ます。文書を探すのに都合の良いビューを選択すると良いでしょう

すべての文書ビュー（時系列で階層型）作成者別

ビュー



14

カテゴリ別ビューは、あらかじめ入力しておいたカテゴリをくくって、まとめて表示します。文書が分類わけして表示されるため、文書を探しやすいビューといえます。

カテゴリ別ビュー（キーワード別）



15

検索機能を使って、一意の文書を探すこともできます。文書が多いときに有効です。

検索バー詳細検索

検索結果



16

自分が必要とする文書だけ格納できる個人フォルダも作成できます。個人フォルダの作成方法は、ディスカッションデータベースのビューから[作成－フォルダ]を選択します。

単一または複数の文書を選択して個人フォルダにドラッグ & ドロップ個人フォルダ作成



17

キーワードやカテゴリの内容が自分にあったものが作成されたときに、通知する機能もあります

個人キーワードプロフィール



18

文書の横についている小さなアイコンは、文書を作成した人の在席状況を示しています。

在席

離席

応答不可

会議中

※Sametime の設定が必要になります。ディスカッションデータベース


19

在席や離席、会議中の相手に対してその場でチャットですぐに連絡を取ることが出来ます。コンタクトリストや自分の状況を手動で変更する場合には、右下のステータスバーで変更が出来ます

チャット画面

コンタクトリスト

ステータスバー

※Sametime の設定が必要になります。ディスカッションデータベース


20

3. 文書ライブラリ


21

文書ライブラリはディスカッションデータベースを拡張した文書管理用のデータベースです。

文書ライブラリ



22

ディスカッションデータベースで用意された入力項目以外に、レビューなど回覧や、ファイルの管理ができます。

入力フォーム



23

レビューされている文書の作成者に、レビューが完了するつどメールで通知をするか、全員のレビューが完了したときのみに通知するか選択します。

レビューの通知方法

レビューの制限時間を設けます。制限時間を過ぎたときのメールでの通知方法もここで設定します。制限時間

一人ずつレビューか全員同時にレビューを選択します。一人ずつの場合には、"レビュー担当者"に入力された先頭の方にレビューの案内がメールで通知され、レビューが完了すると次の方に回ります。全員の場合には、レビュー担当者全員にメールで案内が通知されます。

レビューの種類

対象の文書のレビューをお願いしたい人を入力します。レビューの種類が"一人ずつレビュー"の場合には、上から順番にレビューを実施するので、名前の並びに気をつける必要があります。

レビュー担当者

レビューとは、作成した文書を、必要なメンバーに回覧して内容に目を通してもらう、または内容を確認してもらい、必要に応じて加筆修正してもらうことです。必要な項目をうめて、「レビュー提出]をクリックすると、レビューが開始されます。

レビュー提出アクション

レビュー担当者

レビューの方法

レビューの制限時間

レビューの通知方法



24

レビューが開始されると、オプションに応じて、レビュー担当者にメールが送信されます。メールのリンクアイコンをクリックすると、レビュー対象の文書にアクセスします。

文書リンククリック



25

添付ファイルの中身を編集したい時には、添付ファイルアイコンをダブルクリックして表示される画面上で [編集] をクリックして編集すると、そのまま内容を編集することが出来ます。（文書ライブラリに限らず、他のデータベースでも同じ操作が可能です。）

ファイル編集・保存

文書保存またはレビュー完了



26

内容を確認、または修正して、レビューを完了させると、設定に応じた通知が送信されます。

レビュー完了



27

レビューされ編集された文書は親文書に保存され、レビュー前のオリジナルは返答文書として、自動保存されます。ディスカッションデータベースと同様に、コメントなどを子文書に残すことも出来ます。

文書保管とコメント



28

文書ライブラリには、レビューステータスのビューがあり、現在の状態を一覧でみることができます、

レビューステータスビュー



29

4. MS Office ライブラリ


30

MSオフィスライブラリは、文書ライブラリと似ていますが、オフィス文書を添付ファイルの形ではなく、Notes の中に表示し、直接閲覧や編集ができます。Notes の中にオフィスファイルを直接保存できるので、ファイルの管理や、付加情報の入力、レビューの実施など、オフィス製品を直接利用するよりも、より便利に利用できます。

MS Office ライブラリ



31

ワードのテンプレートを利用して、文書を作成します。Word テンプレートから新規 Word 文書作成

新規にワードの文書を作成します。新規 Word 文書作成

新規にパワーポイントのプレゼンテーションを作成します。新規 PowerPoint プレゼンテーション作成

新規にペイントで絵を描きます新規ペイントブラシピクチャー作成

新規にエクセルのワークシートを作成します新規 Excel ワークシート作成

作成済みのオフィスファイルを開きますMS Office 文書を開く

MS Office ライブラリでは、ワード、エクセル、パワーポイント、ペイントが利用可能です。

MS Office 文書の作成



32

ディスカッションや文書ライブラリと異なり、タイトルやカテゴリを入力する欄がありませんが、[プロパティ]をクリックすることにより、タイトルとカテゴリを入力することが出来ます。

タイトルとカテゴリの入力



33

ディスカッションデータベースや文書ライブラリと同様、入力したタイトルやカテゴリを使った一覧を表示します。オフィスソフトでは、ファイルの共有は難しいですが、 MS Office ライブラリを利用すると、複数人でファイルを共有し、付加情報をつけて保存が出来るので、よりファイルを活用できます。

MS Office ライブラリビュー



34

MS Office ライブラリには、文書ライブラリと同じようにレビューを実施することが出来ます。レビューサイクル設定をクリックすると、レビューの設定が表示されます。

レビュー設定



35

レビューをどのように実施するのか、設定を入力します。

レビューされている文書の作成者に、レビューが完了するつどメールで通知をするか、全員のレビューが完了したときのみに通知するか選択します。

通知

レビューの制限時間を設けます。制限時間を過ぎたときのメールでの通知方法もここで設定します。割り当て時間

一人ずつレビューか全員同時にレビューを選択します。各レビュー担当者がレビューした後に、文書を保存するか、一つの文書をレビューするのか選択できます。どちらの場合にも、オリジナルの文書は保管されます。

レビュースタイル

レビュー設定（レビュー方法）



36

レビュー担当者を入力します。回覧レビューの場合、前に入力された方から順番にレビューが開始されます。[OK]をクリックした後、[レビュー開始]をクリックすると、レビューが開始されます。

レビュー設定（レビュー担当）



37

レビュー担当者には、メールでレビュー依頼が通知されます。文書を確認し、必要に応じて文書を編集します。問題がなければ[レビュー完了]をクリックして次のレビュー担当者へ通知します。

レビュー完了文書リンククリック



38

レビューが終了した文書と、オリジナル文書が履歴で表示され、階層で表示されます。

レビュー済み文書オリジナル文書

その他コメント等



39

5. リソース予約データベース


40

リソース予約データベースとは、会議室予約データベースとも呼ばれ、会議室や備品の予約をするためのデータベースです。

リソース予約データベース



41

利用を開始する前に、サイト文書とリソース文書を作成する必要があります。作成には[Create Resource] のロールが必要になります。ACL 上で登録が出来ます。（詳細はお問い合わせください）

サイト文書

リソース文書



42どのタイミングで確認メールを送るのか指定します。自動確認の送信

（リソース予約の自動確認が有効のときのみ）

どの会議室/備品に対して確認メールを送るのか、どのようなタイプの予約に対して確認メールを送るのか指定します。

自動確認の送信対象（リソース予約の自動確認が有効のときのみ）

有効にすると、リソースを予約した人に対して、指定した条件の日付に、予約の確認のメールを送信します。

リソース予約の自動確認

予約を行うデータベースのファイル名です（自動入力されます）リソース予約ファイル名

予約を行うサーバーです（自動入力されます）リソース予約サーバー

メールのドメインです。（自動入力されます）ドメイン名

任意の名前。一般的には、会議室のある場所を入力します。このサイト名の文書に各リソース文書がひもづいて登録されます。

サイト名

[サイトプロフィール作成]アクションをクリックしてサイト文書を作成しますACL で [Create Resources]のロールがオンになっているユーザーのみこのアクションは表示されます。

サイトプロフィール作成



43任意に情報を入力できます。その他コメント

長い将来にわたっての予約を制限したり、会議室が利用できない期間を設定することが出来ます。会議室/リソースの事前予約の制限

このリソースを予約できる時間帯を制限します。常に利用できる場合には、"常に利用可能"のチェックボックスをオンにします。

利用可能時間帯

このリソースの予約に対して、ユーザー制限をつけたいときに利用します。議長オプション

インターネットメールを利用して、予約をしたい場合に利用します。（必須ではありません）オンラインリソースデータ

このリソースの名前、サイト、説明、最大定員（会議室のみ）、カテゴリ（その他のみ）を入力します。オンライン会議室を選択すると、Sametime サーバーの情報を入寮する項目が表示されます。

リソースデータ

会議室、備品、オンライン会議室（要Sametime) のどのタイプのリソースを作成するのか指定します。

リソースタイプ

[リソース作成]アクションをクリックしてリソース文書を作成しますACL で [Create Resources]のロールがオンになっているユーザーのみこのアクションは表示されます。

リソース文書作成リソース予約データベース


44

作成したサイト文書をリソースはそれぞれサイトビュー/リソースビューに一覧で表示されます。登録を完了するには、リソース文書を作成した後に、Dominoサーバー上の Adminp タスクが実施される必要があります。（詳しくはお問い合わせください）

サイトビューリソースビュー



45

特定の部屋/備品の開いている時間を検索したときのみ表示されます。指定された部屋/備品の予約状況をグラフで表示します。表示されているバーが緑色になった時間帯であれば予約できます。バーはドラッグ＆ドロップで移動することが出来ます。

スケジューラ

利用できる部屋を検索します。対象の時間帯で開いている部屋/備品を検索するか、特定の部屋/備品の開いている時間を検索します。

検索

この会議室/備品を予約する時間帯を入力します。繰り返し利用する場合には、[繰り返し]をクリックします。

予約日時

この会議室/備品の予約をする人の名前で、文書を作成している人の名前です（自動入力されます）予約者

会議室かその他の備品の予約かを選択します。予約対象

任意の会議の目的を入力します。目的

[予約文書作成]で、会議室/備品を予約します。指定した時間帯に会議室/備品を予約する設定をして[保存して閉じる]を押すと、会議室が予約されます。予約できない/すでに予約されている時間帯の場合、文書の保存は出来ません。

予約文書作成リソース予約データベース


46

予約の一覧は各ビューで確認できます。

日付別

リソース別

カレンダー



47

自分の作成した予約は時間帯の変更が可能です。自分で作成した予約を他の人に譲ることもできます。

会議室予約の変更

予約した会議室の譲渡



48

サイト文書で自動確認の確認を設定していた場合、設定した日時のタイミングで確認のメールが送信されます。会議の取り消しなどで会議室が必要なくなった場合には、予約文書削除を行うことで、会議室の有効利用を促します。

会議室予約の取り消し



49

会議室は個人のカレンダーからも予約することが出来ます。カレンダーは、メールデータベースから[カレンダー]を選択して、[会議の開催]アクションで作成することも出来ますし、または受信ボックスなどから詳細が書かれたメールをカレンダーアイコンにドラッグ＆ドロップすることでも作成できます。

または、カレンダーアイコンにメールをドラッグ&ドロップ

[会議]を選択

カレンダーから会議を作成

リソース予約データベース（会議招集からの予約）


50

会議に参加を依頼するユーザーを入力します。宛先には参加必須の人、cc には任意に参加を依頼する人、bcc には情報だけ送りたい人を入力します。メールから会議を作成した場合には、自動的にメールの宛先/cc/bcc が入力されます。

参加者

オンライン会議室を利用したい場合にチェックをいれて、詳細を入力します。（要Sametime)オンライン

予約したい登録済みのリソース（備品）を入力します。リソース

予約したい登録済みの会議室を入力します。会議室

場所情報を任意で入力できます。お客様先など登録されていない場所を入力するのに便利です場所

この会議を主催する方の名前です。（自分自身の名前が自動入力されます）議長

この会議が行われる一時情報を入力します。繰り返し行われる懐疑の場合、[繰り返し]のチェックボックスをクリックして、繰り返し情報を入力します。

日時

この会議の件名を入力します。件名

会議の作成



51

スケジューラーのアイコンをクリックすると、参加者の予定と共に、会議室の空き状況がグラフで表示されます。縦に書かれたバーが緑色になっているときには、対象のメンバー/会議室が開いていることを示しています。バーはドラッグ＆ドロップで移動できます。日時・参加者・会議室・リソースなどの情報を確認して[保存・会議招集を送信]をクリックします。

スケジューラー



52

参加者には、会議情報がメールで通知が送信されます。会議室とリソースには、会議情報が会議室予約データベースにメールで通知されます。通知された会議室予約データベースは自動で空きを確認し、予約完了/予約不可メールを議長に送ります。予約完了メールが届いた時には、自動的に会議室予約データベースで予約がされています。会議を取り消した場合には、自動的に会議室・備品の予約も取り消されます。

予約完了通知

予約不可通知

入力した会議室をお気に入り会議室として登録することが出来ます。会議室の数が多く、会議室を選択するのが大変であれば、お気にいりに登録しておくと、選択が容易になります。



53

6. 制限事項


54

ユーザーに別名を設定している場合、文書ライブラリ・MS Office ライブラリのレビュー担当者設定のフィールドには、基本名を入力してください。別名の場合、うまく動作しない場合があります。

最初にチェックをはずしてから、ユーザーを追加

制限事項 (文書ライブラリ/MS Office ライブラリ)


55

x. 付録


56

Lotus Notes 7 に付属しているテンプレート

headline.ntf購読 (6)

phonebook7.ntf電話帳 (7)

perweb50.ntf個人 Web ナビゲータ (6)

journal6.ntf個人ジャーナル (8)

pernames.ntf個人アドレス帳

log.ntfNotes Log (7)

nntpcl6.ntfニュース (7)

doclbM7.ntfMs office ライブラリ (7)

mail8.ntfメール (8)

imapcl5.ntfメール (IMAP)

mailbox.ntfメールボックス (8)

doclbs7.ntfLotus スーパーオフィスライブラリ (7)

busytime.ntf空き時間情報

cache.ntfLocal Document Cache

feedcontent.ntfコンテンツの配信

doclbw7.ntf文書ライブラリ (7)

discsw7.ntfディスカッション (7)

dsgnsyn.ntf設計一覧

bookmark.ntfブックマーク (8)

autosave.ntf自動保存

archlg50.ntfアーカイブログ (6)

dblib4.ntfアプリケーションライブラリ (8)

alog4.ntfエージェントログ

テンプレートファイル名テンプレートのタイトル


57

Lotus Notes 8 に付属しローカルマシンに保存されているテンプレート

headline.ntf購読 (6)

phonebook7.ntf電話帳 (7)

perweb50.ntf個人 Web ナビゲータ (6)

journal6.ntf個人ジャーナル (8)

pernames.ntf個人アドレス帳

log.ntfNotes Log (7)

nntpcl6.ntfニュース (7)

doclbM7.ntfMs office ライブラリ (7)

mail8.ntfメール (8)

imapcl5.ntfメール (IMAP)

mailbox.ntfメールボックス (8)

doclbs7.ntfLotus スーパーオフィスライブラリ (7)

busytime.ntf空き時間情報

cache.ntfLocal Document Cache

feedcontent.ntfコンテンツの配信

doclbw7.ntf文書ライブラリ (7)

discsw7.ntfディスカッション (7)

dsgnsyn.ntf設計一覧

bookmark.ntfブックマーク (8)

autosave.ntf自動保存

archlg50.ntfアーカイブログ (6)

dblib4.ntfアプリケーションライブラリ (8)

alog4.ntfエージェントログ

テンプレートファイル名テンプレートのタイトル


58

特記事項本資料の記載内容は、正式な日本IBMのテストやレビューを受けておりません。内容について、できる限り正確を期すよう努めてはおりますが、いかなる明示または暗黙の保証も責任も負いかねます。本資料の情報は、使用先の責任において使用されるべきものであることを、あらかじめご了承ください。掲載情報は不定期に変更されることもあります。他のメディア等に無断で転載する事はご遠慮ください。

当資料をコピー等で複製することは、執筆者の承諾なしではできません。また、当資料に記載された製品名または会社名はそれぞれの各社の商標または登録商標です。

ibm lotus notes 7...

Documents