Fase  1  del  Proyecto  de  Implantación  de    la  PMO  (Oficina  de  Proyectos)  

   

Proyecto:  “Tus  retos  son  proyectos,  ges2onalos”        

Cada  proyecto  es  un  mundo,  pero  podemos  simplificarlos  y  estandarizarlos  con  algunos    procesos,  plan>llas,  documentos  y  conceptos  en  común.  

Metro  de  Bilbao  

Metro  de  Madrid  

Pensar  Sen2r  

Hacer  

L.  Aprendidas  

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Fase  1  :  Pensar  (el  qué  y  el  para  qué)  

Guía  base    

FASE  1:  Pensar  (el  qué  y  el  para  qué)  

 §  Paso  1:  Obtener  el  patrocinio  del  

proyecto.  §  Paso  2:  Qué  tenemos?  Hacer  una  foto  

inicial.  §  Paso  3:  Qué  necesitamos?  Propuesta  

de  requisitos.  §  Paso  4:  Qué  podemos  llegar  a  tener?  

Aprobación  del  alcance  inicial  a  implantar  

Fase  1  :  Pensar  (el  qué  y  el  para  qué)  

Paso  1:  definir    quién  va  a  ser  el    patrocinador  (*)  del  proyecto.  Factor  clave  de  éxito  en    todos  los  proyectos  y  muy  especialmente  de  este.      

Paso  1  :  Definir  quién  va  a  ser  el  Patrocinador  

   Obje2vos,  ideales,  a  plantear  en  este  paso:  

ü  Compromiso  a  todos  los  niveles.  Generalmente,  suele  ser  un  proceso    TOP-­‐DOWN  .  No  deja  de  ser  un  proyecto  esencialmente  organizacional.  

ü  Adherencia  a  los  procesos  estándares  mínimos  que  se  definan.  Solo  de  esta  forma  podremos  ir  avanzando  y  viendo  resultados  rápidos.  

ü  Propósito  de  ir  normalizando  y  u>lizando  estándares,  siempre  que  sea  posible.  

ü  Compromiso  a  nivel  presupuesto  para  la  formación  y  avance  en  el  grado  de  cultura  en  ges>ón  de  proyectos.    La  implantación  debe  de  ser  un  proceso  de  mejora  con2nua.    

 (*)  Patrocinador      “Un  patrocinador  es  la  persona  o  grupo  que  provee  recursos  y  apoyo  para  el  proyecto  y  que  es  responsable  de  facilitar  su  éxito.  El  patrocinador  puede  ser  externo  o  interno  a  la  organización   del   director   del   proyecto.   Desde   la   concepción   inicial   hasta   el   cierre   del  proyecto,  el  patrocinador  promueve  el  proyecto.  Esto  incluye  servir  de  portavoz  frente  a  los   altos   niveles   de   dirección   para   reunir   el   apoyo   de   la   organización   y   promover   los  beneficios  que  aporta  el  proyecto.    El   patrocinador     guía   el   proyecto   a   través   de   los   procesos   de   inicio   hasta   que   está  formalmente  autorizado  y  cumple  un  rol  significa>vo  en  el  desarrollo  del  alcance  inicial  y  del  acta  de  cons2tución  del  proyecto.    

Paso  1  :  Perfil  y  role  del  Patrocinador  

El  patrocinador  sirve  como  vía  de  escalamiento  para  los  asuntos  que  están  fuera  del  alcance  del  director  de   proyecto.   También   puede   par2cipar   en   otros  asuntos   importantes,   como   la   autorización   de  cambios  en  el  alcance,  revisiones  de  final  de  fase,  y  cuando   los   riesgos   son   par2cularmente   altos,  decidir  si  el  proyecto  debe  de  con2nuar  o  no.    E l   pat roc inador   también   garan2za   una  transferencia   eficiente   de   los   entregables   del  proyecto   hacia   el   negocio   de   la   organización  solicitante  tras  el  cierre  del  proyecto”.  PMBOK®  

Necesitamos  una  persona  o  un  grupo  de  personas  que  nos  facilite  recursos    y  apoyo    para  el  proyecto.  Que  ejerza  de    facilitador  y  nos  acompañe  y  ayude  a  conseguir    su  éxito.  En  este  punto,  podemos  plantearnos  si  el  modelo  de  proyecto  que  vamos  a  seguir  es  convencional,  en  cascada,  liderado  con    mentalidad  de  PMP  o  un  modelo  de  proyecto  AGILE    liderado  por  un  Product  Owner  +    Scrum  Master  o  un  Coach  AGILE.        

PMO      Esta  decisión  es  muy  importante  y  estará  condicionada    por  la   cultura   y  madurez  de   la   organización.   Si   queremos   ser  coherentes  con   lo  que  nos  traemos  entre  manos,,  debería  de   ser  del  mismo  modelo  que   la  metodología  dominante,  de   los  proyectos    que  vamos  a   ir     trabajando    en   la  PMO  que  queremos   implantar.   Importante,  poco  a  poco.   Es  un  proceso  de  mejora  con>nua.    Como  siempre,  “zapatero  a  zapatero”  por  lo    que  yo  voy  a  seguir  con  mi  perfil  y  role  que  más  domino,  el  de  PMP,  más  orientado  al  modelo  en  cascada,  pero  como  ya  comente  si  puedo,  “me  pido  un  mixto”.        

NO!  

Paso  1  :  Perfil  y  role  del  Patrocinador  

Paso  2:  Que  tenemos?.  Hacer  una  foto  inicial.      Temas  a  tener  en  cuenta  para  sacar  esta  foto  inicial:      ü  La  cultura,  el  es2lo  y  estructura  de  la  organización  y  su  nivel  de  madurez  en  temas  

de  ges>ón  de  proyectos.  

ü  ¿cuál   es   la   tolerancia   al   riesgo   de   la   organización?   ¿y   de   las   personas   que   van   a  par>cipar  en  el  proyecto?.    

ü  El  es2lo  de  comunicación  a  u>lizar.  

ü  Los   ac2vos   de   los   procesos   de   la   organización:   los   planes,   los   procesos  establecidos,   las   polí>cas   y   procedimientos,   bases   de   conocimiento   formales   o  informales    

ü  Los  factores  ambientales  de  la  empresa,  entre  otros:   la  distribución  geográfica  de  instalaciones   y   recursos,   los   estándares   de   la   industria   o   gubernamentales,   las  infraestructuras  

Paso  2  :  Foto  inicial  

Y  como  punto  estrella  de  este  paso  tenemos  la  iden2ficación  de  los  “interesados”.  A  mi  me  gusta  más  u>lizar  el  termino  anglosajón  de  “stakeholders”.  

“Un   interesado   es   un   individuo,   grupo   u   organización   que   puede   afectar,   verse  afectado   o   percibirse   a   sí   mismo   como   afectado   por   una   decisión,   ac2vidad   o  resultado  de  un  proyecto.    Los  interesados  pueden  par2cipar  ac2vamente  en  el  proyecto  o  tener  intereses  a  los  que  puede  afectar  posi2vamente  o  nega2vamente   la  ejecución  o   la  terminación  del  proyecto.   Los   diferentes   interesados   pueden   tener   expecta2vas   contrapuestas  suscep>bles  de  generar  conflictos  dentro  del  proyecto.    Los  interesados  también  pueden  ejercer  influencia  sobre  el  proyecto,  los  entregables  y  el  equipo  del  proyecto  a  fin  de   lograr  un  conjunto  de  resultados  que  sa>sfagan   los  obje>vos  estratégicos  del  negocio  u  otras  necesidades.    La   gobernabilidad   del   proyecto,   la   alineación   del   proyecto   con   las   necesidades   u  obje2vos   de   los   interesados,   resulta   fundamental   para   la   ges2ón   exitosa   de   la  par>cipación   de   los   interesados   y   para   el   logro   de   los   obje>vos   de   la   organización.”    PMBOK®  

Nota:  Para  todos  aquellos  que  la  palabra  le  parezca  dura,  podemos  u>lizar  otro  termino:  actores,  protagonistas  ….  A  mi,  stakeholder,    a  base  de  usarla  me  gusta  y  es  un  estandar.  Lo  mejor,  adaptarla  a  la  cultura  de  la  organización    

Paso  2  :  Foto  inicial  

Paso  3  :  Propuesta  de  requisitos  

Paso  3:  Que  necesitamos?  Propuesta  de  requisitos.    Me  estoy  refiriendo  a  los  requisitos  a  alto  nivel.    Una  iden2ficación  de  requisitos,  cuando  más  informal  mejor.    Toda   idea   es   válida   en   este   paso.   Una   especie   de   carta   a   los   “reyes  magos”,  inicial.  Cuando  más  amplia  sea  mejor.      Herramientas   más   serias,   como   el   “A3   thinking”   yo   lo   dejaría   para  pasos  más  avanzados.    Esto   no   significa   que   todo   requisito,   que   se   proponga     en   este   paso,  estará   dentro   del   alcance   del   proyecto,   ya   que   todavía   no   hemos  filtrado  (paso  3,  que  podemos  hacer).      Una  descripción  narra>va  del  producto  o  servicio  que  nos  gustaría.    

Nota:  Se  recomienda  pensarla  y  escribirla  con  mentalidad  de  niños:    cariño,  ilusión  y  fe.  Si  la  firmamos,  mucho    mejor,  no  vaya  a  ser    que  los  regalos  no  vayan  a  su  des>no  final.  Y  muy,  muy  importante,  recordar  quienes  son  los  reyes  …    

Como  posibles    herramientas  de  trabajo  podremos  u>lizar  dis>ntas  técnicas:  

ü  Talleres   facilitadores:   Sesiones   focalizadas   que   reúnen   a   par>cipantes   claves   para   iden>ficar   y  definir   requisitos.   Ayudan   a   definir   rápidamente   los   requisitos   mul>disciplinares   y   conciliar  diferencias.   Son   sesiones   interac>vas   que   bien   dirigidas   desarrollan   la   confianza,   fomentan   las  relaciones  y  mejoran  las  comunicaciones  entre  los  par>cipantes    y  conllevan  a  un  mayor  consenso.  Esta  técnica  ayuda  a  iden>ficar  y  resolver  problemas    rápidamente.  

ü  Tormenta   de   ideas:   Técnica   u>lizada   para   generar   y   recopilar   múl>ples   ideas   relacionadas.   Esta    técnica   no   incluye   votaciones   o   priorizar   las   ideas,   pero   a   menudo   se   incluyen   otras   técnicas  grupales  de  crea>vidad  que  si  lo  hacen  

ü  Técnicas  de  grupo  nominal:  suele  complementar  a   la   tormenta  de   ideas  mediante  un  proceso  de  votación  para  jerarquizar  las  ideas  más  ú>les  o  para  asignarles  prioridades.    

ü  Mapa  conceptual/mental:   Es  una   técnica  en   la   cual   las   ideas  que   surgen  durante   las   sesiones  de  tormentas   de   ideas   individuales   se   consolidan   en   un   esquema   único   para   reflejar   los   puntos   en  común  y  las  diferencias  ,  y  generar  nuevas  ideas  

ü  Diagramas  de  afinidad  :  es  una  técnica  que  permite  clasificar  un  gran  número  de  ideas  en  grupos  para  su  revisión  y  análisis  

ü  Análisis  de  decisiones  con  múl2ples  criterios:  Es  una  técnica  que  u>liza  una  matriz  de  decisiones  para   establecer   criterios,   tales   como   niveles   de   riesgos,   incer>dumbre   y   valoración.   Esta   nos  permite  evaluar  y  clasificar  muchas  ideas.      

ü  Otras  muchas:  Cues>onarios  y  encuestas,  proto>pos,  estudios  compara>vos,    

Paso  3  :  Propuesta  de  requisitos  

Paso  2  :  Foto  inicial  

Cualquiera  de  las  herramientas  o  técnicas  a  u>lizar,  siempre  es  muy  bien  complementada  con  el  uso  diver>do  de  la  “  Seis  sombreros  para  pensar”  

Seis  sombreros  para  pensar.  Edward  De  Bono  

Paso  4  :  Alcance  Inicial  

Paso  4:  Que  podemos  llegar  a  tener?  Aprobación  de  lo  que  vamos  a  implantar.    En  este  paso  ya  nos  toca  decidir  cual  va  a  ser  el  alcance  inicial  del  proyecto.      De  todo  lo  propuesto  y  analizado  en  el  paso  3,  nos  toca  decidir  que  podemos  llegar  a  tener  al  final  del  proyecto.    Es  momento  de  filtrar  y  bajar  a  la  realidad.      Lo  principal  va  a  ser  la  aprobación  del  alcance  inicial.  Aquí,  vuelvo  a  ser  muy  PM,  y  sin  tener  en  cuanta  la  metodología  a  seguir,  yo  reconozco  que  soy  una  enamorada  del  Acta  de  Cons2tución,  documento  que  autoriza  formalmente  la  existencia  del  proyecto.    

“El  beneficio  clave  de  este  proceso  es  un   inicio   y  unos  límites   del   proyecto   bien   definidos,   la   creación   de   un  registro  formal  del  proyecto  y  el  establecimiento  de  una  forma   directa   para   que   la   dirección   general   acepte  formalmente   y   se   comprometa   con   el   proyecto”  PMBOK  ®    

Consultora  Artesana.  Ges2ón  de  Proyectos  

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