identifikasi kebutuhan dokumen dan gap analysis pada smm pu

32
Disampaikan oleh: Agus Nurwahyudi Satker Randal PIP Prov. Kalsel Disampaikan pada: Micro Teaching TOT SMM PU Bali, 28 November 2013

Upload: agus-nurwahyudi

Post on 21-Dec-2014

2.060 views

Category:

Business


3 download

DESCRIPTION

Documents Need Identifikation and Gap Analysis Quality Manajemen System Kementerian Pekerjaan Umum

TRANSCRIPT

Page 1: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

Disampaikan oleh:

Agus Nurwahyudi

Satker Randal PIP Prov. Kalsel

Disampaikan pada:

Micro Teaching TOT SMM PU

Bali, 28 November 2013

Page 2: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

Peserta diharapkan dapat

memahami maksud dan tujuan, pengertian serta tahapan pelaksanaan Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis Tujuan

Pembelajaran

Page 3: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

Outline

Identifikasi Kebutuhan Dokumen

Gap Analysis

Page 4: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

When and Who …

Page 5: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

A

KEMENTERIAN Diagram Alir Penerapan SMM Kemen. PU

Kebijakan Mutu Kemen. PU

Pedoman Mutu Kemen PU

(Permen PU No. 04/PRT/M/2009)

Menyusun MANUAL MUTU &

PROS. MUTU WAJIB

SOSIALISASI, WORKSHOP

MANUAL MUTU

ANALISIS

KEBUTUHAN

DOKUMEN SM

Menyusun Dok. SMM

PENERAPAN Tinjauan

Manajemen

Perbaikan, Peningkatan

Audit Internal

Perlu dokumen

Baru?

ESELON I

ESELON II (Direktorat, Balai Besar ) ESELON III (Balai)

MANUAL MUTU Dan 6 Prosedur Mutu

Tdk

Ya

PEMELIHARAAN

Hdn-Mei 2010

MEMBENTUK UNIT

PENGELOLA SISTEM

distribusi

PEMAHAMAN &

PELATIHAN

5

(1)

PERENCANAAN dan

MEMBANGUN

(2) -IMPLEMENTASI

(3) - PENGUKURAN , ANALISIS & PERBAIKAN

KEGIATAN PENDUKUNG DAN KOMITMEN

DSM

Page 6: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

Contoh Kasus Langkah Penerapan SMM

pada BP Konstruksi

Page 7: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

LANGKAH PENERAPAN SMM DI BP KONSTRUKSI KEMENTERIAN PU

Kebijakan MutuKementerian PU

Pedoman MutuKementerian PU(Permen PU No

04/ PRT/M/2009)

KEMENTERIAN BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI (Es. I)

SEKRETARIAT/PUSAT (Es. II)

Membentuk Pengelola Sstem

manajemen Mutu

Menyusun· Manual Mutu· Prosedur Mutu

Wajib, PP & IK

Sosialisasi/workshop· Manual Mutu· Prosedur Mutu

Wajib, PP & IK

MANUAL MUTU(DSM/BPK/PR/01)

MembentukUnit Pengelola Sistem

Sosialisasi, Pemahaman & Pelatihan SMM

AnalisaKebutuhan Dokumen

MembuatDokumen SMM

Dok. Sistem Mutu(DSM/…../PP/XX)

PENERAPANAudit Mutu

Internal

RapatTinjauan

Manajemen

Perbaikan dan Peningkatan

Revisi/ Dok. Baru?

TDK

YA

7

Kegiatan

Pendukng dan

Komit men

Page 8: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN

DOKUMEN

1

Page 9: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

Why

Page 10: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

MAKSUD DAN TUJUAN

mengetahui kegiatan-kegiatan

apa saja yang memerlukan

dokumen acuan pelaksanaan

kegiatan.

mengetahui apakah kegiatan-

kegiatan yang dilakukan telah

memenuhi tugas dan fungsi suatu organisasi

mengetahui apakah kegiatan-

kegiatan yang dilakukan telah

memenuhi Persyaratan SMM

PU

Page 11: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

What

Page 12: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

PENGERTIAN

• adalah informasi dan media pendukungnya Dokumen

• adalah cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses Prosedur

• merupakan dokumen standar kerja yang dibutuhkan oleh tiap-tiap Unit Kerja/Unit Pelaksana

Kegiatan untuk memastikan perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian proses dilakukan secara efektif sesuai SMM.

Petunjuk Pelaksanaan

• merupakan dokumen yang berisikan petunjuk suatu kegiatan yang spesifik dan memerlukan pengaturan agar memenuhi persyaratan mutu.

Instruksi Kerja

Page 13: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

Hirarkhi

Dokumen Jenis Dokumen Organisasi

Level 1 Visi, Misi, Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Manual Mutu

Level 2 Prosedur, Rencana Mutu

Level 3 Instruksi Kerja

Level 4 Rekaman ( Check List/Daftar Periksa ,Arsip surat, Berita

Acara, Laporan,) dll

Page 14: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

PANDUAN / MANUAL MUTU

PROSEDUR /

RENCANA MUTU

PETUNJUK PELAKSANAAN/

INSTRUKSI KERJA

BUKTI KERJA/

REKAMAN

KEBIJAKAN MUTU &

SASARAN MUTU

VISI DAN MISI

Page 15: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

Level Jenis

Dokumen Kemen Es I Es II

Es III

Terpisah

Es

IV

1 Visi & Misi

Kebijakan Mutu

x

x

2

Sasaran Mutu

Manual Mutu

Prosedur Mutu

PP (Juklak)

Rencana Mutu

x

x

x

x

x

x

x

x

x

3 Instruksi Kerja x x x

4 Rekaman/Bukti

Kerja x x x x x

Page 16: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

HOW

Page 17: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

Melakukan identifikasi kegiatan-kegiatan berdasarkan tugas dan fungsi organisasi

Mengelompokkan kegiatan-kegiatan menjadi kelompok kegiatan tunggal dan kelompok kegiatan multi. Pelaksanaan kegiatan multi mengacu pada Dokumen Prosedur (PR) atau Petunjuk Pelaksanaan (PP). Pelaksanaan kegiatan tunggal mengacu pada dokumen Instruksi Kerja (IK)

Menetapkan Dokumen Acuan yang memandu tata cara pelaksanaan kegiatan apakah PP atau IK.

Mencatat Dokumen Acuan yang melandasi dibuatnya PR/PP dan IK, misal Undang-Undang, Peraturan Presiden, Peraturan Menteri, dsb.

Mencatat Rekaman/Bukti Kerja yang dihasilkan oleh kegiatan tersebut

Page 18: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

No Tusi Unit Kerja Proses/

Kegiatan Dokumen Acuan

Kebutuhan DSM

Rekaman / Produk

(1) (2) (3) (4) (5)

Catatan: (1) : Tugas dan fungsi dari Unit Kerja (2) : Proses/kegiatan yang diturunkan dari tusi (3) : Dokumen yg diacu sebagai landasan/panduan (4) : Dokumen panduan tata cara pelaksanaan bisa PP atau IK (5) : Bukti kerja dari kegiatan

TABEL IDENTIFIKASI KEBUTUHAN DOKUMEN

Page 19: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

2 GAP ANALYSIS

Page 20: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

Why

Page 21: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

Mengetahui sejauh

mana kesenjangan

antara dokumen sistem manajemen

miliki Organisasi dibandingkan dengan

Dokumen yang disyaratkan dan yang dibutuhkan

pada SMM PU.

Memperoleh informasi mengenai

kecukupan dan kesesuaian dokumen sistem yang ada baik

format maupun substansinya

terhadap persyaratan standar SMM PU.

Memiliki informasi sebagai dasar untuk

perencanaan membangun SMM organisasi berbasis

SMM PU.

Page 22: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

What

Page 23: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

PENGERTIAN

• adalah membandingkan dokumen sistem manajemen mutu yang telah dimiliki organisasi dengan persyaratan standar (SMM PU)

Gap Analysis

• adalah kekurangan-kekurangan baik jenis dokumen sistem mutu maupun substansi dan format dokumen dibandingkan dengan SMM PU yang harus dipenuhi oleh organisasi

Kesenjangan

Page 24: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

How

Page 25: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

Mengumpulkan dan mencatat dokumen acuan yang dimiliki organisasi pada Tabel Gap Analysis.

Mempelajari persyaratan Bab-4 s/d Bab 8 SMM PU (Lampiran 1 Permen No. 04/PRT/M/2009)

Membuat tabel Gap analysis yang memuat a.l: informasi Bab-4 s/d Bab 8 SMM PU, DSM wajib, DSM yang dibutuhkan oleh organisasi, DSM yang dimiliki organisasi dan kegiatan yang terkait

Membandingkan dokumen acuan yang dimiliki organisasi dengan Bab persyaratan SMM PU.

Mencatat Dokumen acuan apa saja yang belum dimiliki organisasi pada Tabel Gap Analysis.

Page 26: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

TABEL IDENTIFIKASI KEBUTUHAN DOKUMEN + GAP ANALYSIS

No Tusi Unit Kerja

Proses/ Kegiatan

Dokumen Acuan

Kebutuhan DSM

Rekaman/Produk

Klausul SMM PU

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Catatan: (1) : Tugas dan fungsi dari Unit Kerja (2) : Proses/kegiatan yang diturunkan dari tusi (3) : Dokumen yg diacu sebagai landasan/panduan (4) : Dokumen panduan tata cara pelaksanaan bisa PP atau IK (5) : Bukti kerja dari kegiatan (6) : Klausul SMM PU terkait kegiatan dimaksud

Page 27: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

3 CONTOH-CONTOH

IDENTIFIKASI GAP ANALYSIS

Page 28: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis adalah Proses yang harus dilakukan sebelum menyusunan Dokumen SMM

Dilaksanakan pada tingkat Eselon I, II dan Eselon III (yang terpisah dgn Es. II)

Page 29: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

Melakukan identifikasi kegiatan-kegiatan berdasarkan tugas dan fungsi organisasi

Mengelompokkan kegiatan-kegiatan menjadi kelompok kegiatan tunggal dan kelompok kegiatan multi. Pelaksanaan kegiatan multi mengacu pada Dokumen Prosedur (PR) atau Petunjuk Pelaksanaan (PP). Pelaksanaan kegiatan tunggal mengacu pada dokumen Instruksi Kerja (IK)

Menetapkan Dokumen Acuan yang memandu tata cara pelaksanaan kegiatan apakah PP atau IK.

Mencatat Dokumen Acuan yang melandasi dibuatnya PR/PP dan IK, misal Undang-Undang, Peraturan Presiden, Peraturan Menteri, dsb.

Mencatat Rekaman/Bukti Kerja yang dihasilkan oleh kegiatan tersebut

Page 30: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

Mengumpulkan dan mencatat dokumen acuan yang dimiliki organisasi pada Tabel Gap Analysis.

Mempelajari persyaratan Bab-4 s/d Bab 8 SMM PU (Lampiran 1 Permen No. 04/PRT/M/2009)

Membuat tabel Gap analysis yang memuat a.l: informasi Bab-4 s/d Bab 8 SMM PU, DSM wajib, DSM yang dibutuhkan oleh organisasi, DSM yang dimiliki organisasi dan kegiatan yang terkait

Membandingkan dokumen acuan yang dimiliki organisasi dengan Bab persyaratan SMM PU.

Mencatat Dokumen acuan apa saja yang belum dimiliki organisasi pada Tabel Gap Analysis.

Page 31: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

“Mungkin tidak semua

Peserta akan menjadi Trainers SMM PU. Namun... Kita tetap Bisa

Berkontribusi pada

Penerapan SMM PU “ - Agus Nurwahyudi

Page 32: Identifikasi Kebutuhan Dokumen dan Gap Analysis pada SMM PU

Terima Kasih,

Tetap Semangat…

Pantai Kuta Menunggu…