identifikasi sistem manajemen supply chain...

54

BAB IV

IDENTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN SUPPLY CHAIN PADA PT. CIPUTRA SURYA, TBK

Pada bab ini, akan diuraikan mengenai tahap yang akan dilakukan pada

fase pengumpulan data deskripsi perusahaan dan pengolahan yang meliputi

penetapan ruang lingkup dan identifikasi sistem evaluasi kinerja supplier.

4.1. Profil Perusahaan

Perusahaan pada awalnya didirikan dengan nama PT. Bumi Citrasurya,

tanggal 1 Maret 1989. Pada tahun 1990, dalam Anggaran Dasar Perseroan,

perseroan ini telah diubah seluruhnya termasuk nama perseroan menjadi PT.

Citraland Surya, tanggal 28 Desember 1990. Berdasarkan Rapat Umum Pemegang

Saham Luar Biasa, setuju untuk mengubah kembali nama perseroan menjadi PT.

Ciputra Surya. Perseroan yang berkantor pusat di perumahan Kota Mandiri Citra

Raya Surabaya, jalan Taman Golf C2 No. 12A, Surabaya, telah memulai

pembangunan proyek Citra Raya Surabaya sejak Juli 1993 .

Guna memperlancar usahanya, PT. Ciputra Surya, Tbk. menjalankan

proyek-proyeknya melalui anak-anak perusahaannya. Penggunaan anak

perusahaan dilakukan berdasarkan beberapa pertimbangan antara lain mengenai

keterbatasan kemampuan untuk membangun pada lokasi yang berbeda dalam

waktu bersamaan dan untuk lebih mempercepat proses perijinan atau kadangkala

suatu proyek dilaksanakan dengan cara patungan dengan pihak lain yang

mempunyai persyaratan yang berbeda-beda.

Namun demikian pada dasarnya PT. Ciputra Surya, Tbk. bertanggung

jawab atas pengelolaan seluruh proyek yang dilaksanakan oleh anak perusahaan.

PT. Ciputra Surya, Tbk. memiliki secara langsung mayoritas saham dalam 11

anak perusahaan, dimana kepemilikan secara tidak langsung mayoritas saham

55

adalah 1 anak perusahaan, PT. Galaxy Citraperdana. Yang dimaksud kelompok

Ciputra Surya adalah PT.Ciputra Surya, Tbk. beserta 11 anak perusahaan.

Berikut ini struktur organisasi PT.Ciputra Surya, Tbk. beserta 11 anak perusahaan.

Sumber : (www. Ciputra.com, 2006)

Gambar 4.1. Struktur Organisasi/ Corporate Structure PT. Ciputra Surya, Tbk.

4.1.1 Kegiatan Utama PT.Ciputra Surya, Tbk.

Secara umum, kegiatan utama PT.Ciputra Surya, Tbk. adalah real estate. Real

estate adalah suatu kegiatan usaha yang membangun dan mengembangkan lahan,

mengelola dan atau menjual bangunan-bangunan perumahan, gedung perkantoran,

ruko, apartemen, pusat perbelanjaan dan bangunan lainnya. Proses

pengembangan/pembangunan lahan diawali dengan kegiatan pembebasan lahan,

56

atau membeli lahan yang sudah siap pakai. Dalam hal pembebasan lahan ijin dari

instansi-instansi yang terkait perlu diperoleh terlebih dahulu, kemudian jenis

pengembangan dirancang sesuai dengan ijin yang diberikan harus dibangun.

Besarnya prasarana yang dibangun disesuaikan dengan kebutuhan dan aturan yang

berlaku antara lain: jalan, saluran, air bersih, listrik, telepon, dan lainnya. Sarana

sendiri sesuai dengan jenis pengembangannya dapat meliputi sarana ibadah,

pendidikan, olahraga dan rekreasi, pusat perbelanjaan, pusat kesehatan dan

sebagainya. Tersedianya fasilitas sarana dan prasarana dimaksudkan untuk

memberikan pelayanan bagi penghuni. Usaha real estate ini dapat pula berbentuk

usaha mengakuisisi dan pengembangan kembali properti yang sudah ada, seperti

gedung perkantoran, pusat perbelanjaan, hotel dan lain-lain kemudian menjual

atau menyewakannya.

PT.Ciputra Surya, Tbk. bergerak di bidang pembangunan perumahan real

estate, perkantoran, pertokoan, pusat niaga, lapangan golf dan pusat rekreasi

beserta fasilitasnya serta melakukan investasi baik melalui perusahaan sendiri

maupun anak perusahaan yang bergerak di bidang yang sama. Sejak tahun 1993,

PT.Ciputra Surya, Tbk. telah mengembangkan kawasan permukiman terpadu di

Surabaya Barat yang dinamakan Kota Mandiri CitraRaya. Permukiman terpadu ini

selain membangun sarana dan prasarana sebagai layaknya suatu perumahan juga

akan dilengkapi dengan sejumlah fasilitas-fasilitas seperti sarana pembelanjaan

dan rekreasi terpadu serta lapangan golf.

Secara garis besar jenis pengembangan yang dilakukan PT.Ciputra Surya,

Tbk. saat ini dapat dikelompokkan dalam 2 jenis pengembangan yaitu :

a. Perumahan (Real Estate)

Kelompok ini melakukan pembelian tanah-tanah yang belum

dimatangkan, kemudian mengembangkannya untuk menaikkan nilai jual tanah

tersebut antara lain dengan cara membangun prasarana dan sarana pelayanan

umum.

Penjualan tanah beserta bangunan baik berupa rumah tinggal, rumah

toko (ruko) dan rumah kantor (rukan), merupakan penghasilan bagi

57

PT.Ciputra Surya, Tbk., walau pada tahap awalnya membutuhkan investasi

yang besar untuk pembelian dan pematangan.

b. Properti dan Rekreasi

Kelompok ini melakukan pembangunan properti untuk disewakan serta

pengembangan kawasan rekreasi. Kegiatan dalam pengembangan ini dapat

menghasilkan arus kas jangka panjang, baik dalam bentuk uang sewa (dari

pusat niaga-ruko, kios-kios pasar tradisional dan outlet di pusat perbelanjaan)

dan uang jasa (dari taman rekreasi dan lapangan golf).

PT. Ciputra Surya, Tbk

Perumahan/Real Estate Properti dan Rekreasi

Gambar 4.2. Penembangan yang dilakukan PT.Ciputra Surya, Tbk.

Sumber : (Data PT. Ciputra surya, Tbk, 2006)

Dalam mengembangkan proyek-proyeknya, PT.Ciputra Surya, Tbk. selalu

mempertimbangkan faktor teknis, ekonomis serta kontribusi positif yang dapat

diberikan pada masyarakat dan lingkungan.

Dalam melakukan kegiatan usaha tersebut, PT.Ciputra Surya, Tbk.

menetapkan tiga strategi utama bagi pengembangan usahanya yaitu :

1) Memusatkan usahanya terutama pada pembangunan secara terpadu dalam

berskala besar pada lokasi-lokasi strategis, terutama pada lokasi-lokasi

strategis di Surabaya dan sekitarnya.

2) Mendirikan pusat perbelanjaan dan pusat rekreasi guna memenuhi permintaan

masyarakat akan sarana hiburan dan rekreasi yang memadai.

3) Mengembangkan kawasan komersial lain (seperti perkantoran, pusat grosir

dan sebagainya) untuk mengantisipasi perkembangan kota Surabaya menjadi

kota metropolitan.

58

Dalam menentukan kelayakan usaha pembangunan suatu proyek,

PT.Ciputra Surya, Tbk. akan melakukan penelitian yang mendalam atas lokasi

yang direncanakan dan daerah-daerah yang ada di sekitarnya serta membuat studi

kelayakan usaha yang terperinci atas proyek-proyek tersebut. Studi kelayakan,

yang pembuatannya akan melibatkan pula sejumlah perusahaan konsultan

internasional, akan memperhitungkan faktor-faktor seperti sasaran pemasaran,

proyeksi permintaan, para pesaing dan perkiraan harga jual yang akan

diberlakukan.

Setelah pembelian tanah tersebut, PT. Ciputra Surya, Tbk. membangun

fasilitas prasarana pada setiap proyeknya seperti sistem pembangunan limbah,

jalan, lampu penerangan jalan, sambungan listrik, telepon, serta fasilitas umum

lainnya. Pengoperasian dan pemeliharaan fasilitas prasarana umum (seperti sistem

pembuangan limbah dan jalan) setelah pembangunan selesai akan dialihkan dan

diberikan kepada instansi pemerintah yang berwenang. Akan tetapi hal tersebut

tidak menutup kemungkinan bagi PT. Ciputra Surya, Tbk. untuk

mengoperasikannya sendiri dengan menarik iuran pelayanan bulanan dari para

penghuni, sampai pemerintah daerah setempat atau para penghuni sanggup

mengambil alih pengoperasian tersebut dari PT. Ciputra Surya, Tbk.. Sedangkan

fasilitas prasarana yang dipakai biasanya fasilitas prasarana yang disediakan oleh

pemerintah seperti sambungan telepon oleh PT. Telekomunikasi Indonesia Tbk

dan sambungan tenaga listrik oleh PT. Perusahaan Listrik Negara.

PT. Ciputra Surya, Tbk. menyerahkan semua pekerjaan konstruksi atas

prasarana dan pematangan tanah kepada kontraktor melalui cara tender yaitu

mengundang sedikitnya tiga kontraktor untuk setiap tender. Beberapa kontraktor

ditunjuk berdasarkan sistem termin, yaitu suatu bentuk pelaksanaan pekerjaan

yang memperbolehkan PT. Ciputra Surya, Tbk. untuk membayar kontraktor dalam

beberapa tahap sesuai persentase penyelesaian proyek yang bersangkutan.

Pada kawasan pemukiman Kota Mandiri CitraRaya Surabaya ini, PT.

Ciputra Surya, Tbk. memberikan jasa purna-jual selama tiga bulan setelah

penyerahan bangunan bersangkutan kepada pembeli.

59

4.1.2 Lokasi Perusahaan

PT. Ciputra Surya, Tbk mengawali proyeknya pada salah satu bagian kota

Surabaya yang berbatasan dengan kota Gresik, tepatnya di daerah Lakarsantri,

Surabaya bagian Barat. Dengan luas area sekitar 1,126 hektar, proyek ini menjadi

proyek pengembangan wilayah terbesar di Jawa Timur.

Sumber : (www. Ciputra. Com, 2006)

Gambar 4.3. Denah Lokasi PT. Ciputra Surya Tbk

4.1.3 Sumber Daya Manusia

Perencanaan, penerimaan, penempatan dan pembinaan sumber daya

manusia menjadi satu kegiatan yang berkesinambungan mengingat dinamika dari

usaha. Jumlah karyawan PT. Ciputra Surya Tbk, dan anak perusahaan ± 600

orang. PT. Ciputra Surya, Tbk. sampai saat ini belum memiliki serikat pekerja.

Namun demikian PT. Ciputra Surya, Tbk. sampai saat ini belum pernah

60

mengalami sengketa perburuhan dan manajemen percaya bahwa hal tersebut

disebabkan karena hubungan yang baik antara atasan dan karyawan. PT. Ciputra

Surya, Tbk. juga selalu menjaga agar ketentuan pemerintah sebagaimana yang

ditetapkan oleh Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia dalam rangka

meningkatkan kesejahteraan karyawan dapat dilaksanakan, antara lain tingkat

pendapatan pekerja diberikan diatas upah minimum regional. Sejak tahun 1991,

PT. Ciputra Surya, Tbk. dan anak perusahaan sudah mengikuti program

Jamsostek.

PT.Ciputra Surya, Tbk. menyadari pentingnya peranan sumber daya

manusia sebagai mitra dalam menjalani kegiatannya untuk mencapai keberhasilan

setiap usaha yang dijalankannya. Oleh karena itu PT. Ciputra Surya, Tbk. dengan

cermat mengembangkan strategi pengelolaan sumber daya manusia agar dapat

meningkatkan produktifitas dan pertumbuhan usaha PT. Ciputra Surya, Tbk. tanpa

meninggalkan kompetensi dan kesejahteraan dari karyawan-karyawan.

Mengingat pentingnya peranan karyawan dalam kemajuan usahanya, PT.

Ciputra Surya, Tbk. menyediakan program-program pelatihan dan pengembangan

karyawan. Program pelatihan ini dilakukan dengan jalan On Job Trainning pada

proyek yang telah berjalan atau dengan mengikutsertakan karyawan pada program

pelatihan di institusi-institusi pendidikan di luar PT. Ciputra Surya, Tbk.. Selama

tahun 1996, PT. Ciputra Surya, Tbk. telah mengikutsertakan 71 karyawannya pada

program pelatihan antara lain bidang hukum pertanahan dan pemasaran. PT.

Ciputra Surya, Tbk. secara aktif telah mengirimkan karyawan-karyawannya untuk

peninjauan proyek-proyek real estate dan properti diberbagai negara untuk

mengembangkan wawasan dan mengadakan studi perbandingan dengan proyek-

proyek PT. Ciputra Surya, Tbk.. PT. Ciputra Surya, Tbk. juga aktif mengirimkan

karyawan-karyawannya untuk mengikuti seminar-seminar yang berhubungan

dengan usaha PT. Ciputra Surya, Tbk., baik di dalam maupun luar negeri.

61

4.2. Visi dan Misi Perusahaan

4.2.1. Visi

Mengembangkan usaha bisnis di bidang properti serta bisnis lain yang

terkait di Indonesia dan sekitarnya, dengan semangat keutamaan dan inovasi

untuk menciptakan kemampuan untuk mempersembahkan sebuah kehidupan yang

lebih baik bagi masyarakat dan untuk membawa kesejahteraan dan kemakmuran

bagi pihak yang terkait.

4.2.2. Misi

Menjadi pemain utama dalam bidang bisnis properti dan industri yang

terkait, berusaha menjadi perusahaan yang terbaik, yang paling profesional dan

paling menguntungkan, untuk menjadi pilihan pertama bagi para konsumen,

investasi yang paling menguntungkan para pemegang saham, sebuah tempat kerja

yang menarik dan menantang bagi para pegawai dan untuk mewujudkan sebuah

kontribusi yang nyata untuk masyarakat dan bangsa.

4.3. Struktur Organisasi Perusahaan

PT. Ciputra Surya, Tbk. memiliki sebuah Dewan Komisaris yang

beranggotakan seorang Presiden Komisaris, tiga orang Independen Komisaris, dan

seorang Komisaris. Selain itu PT. Ciputra Surya, Tbk. juga memiliki sebuah

Dewan Direksi yang beranggotakan seorang Presiden Direktur beserta 7 orang

anggota Dewan Direksi yang memiliki fungsi dan tanggung jawab sesuai dengan

kebutuhan organisasional dan menunjang operasional PT. Ciputra Surya, Tbk.

Berdasarkan keputusan Komisaris Perusahaan pada tanggal 14 Desember 2001,

para komisaris telah membentuk dan mengangkat Komite Audit yang terdiri dari

tiga orang anggota, yaitu seorang Ketua Komite dan dua orang anggota Komite.

62

Direktur

Manajer

Gambar 4.5. Bagan Struktur Organisasi PT. Ciputra surya, Tbk.

Sumber : (Data PT. Ciputra surya, Tbk, 2006)

Dalam pengelolaan organisasinya, PT. Ciputra Surya, Tbk. memiliki

seorang Direktur dan seorang Manajer Umum (General Manager) yang

membawahi delapan orang Manajer Departemen yang memiliki fungsi dan

tanggung jawab sesuai dengan kebutuhan organisasional dan menunjang

operasional PT. Ciputra Surya, Tbk. Bagian-bagian dari organisasi PT. Ciputra

Surya, Tbk., yaitu :

1. Direktur

Adalah orang yang secara kolektif mengawasi pekerjaan Manajer

Umum/General Manager serta mengambil sesuatu keputusan untuk

perkembangan perusahaan.

Manajer Keuangan dan

Akuntansi

Manajer Estate

Manajer Pelayanan Konsumen

Manajer Contract

and Procurement

Manajer Teknik

Manajer Tanah

Manajer Sumber Daya

Manusia

Manajer Pemasaran

63

2. Manajer Umum (General Manager)

Adalah manajer yang secara kolektif mengemudikan dan mengawasi serta

bertanggungjawab atas jalannya perusahaan. Tugasnya antara lain:

a) Manajer Umum bersama para manajer yang diserahi pengurusan

perusahaan oleh para pemegang saham, berkewajiban menguasai,

mengemudikan dan mengelola perusahaan serta bertindak atas nama

pemegang saham untuk mengusahakan keuntungan sebesar-besarnya.

b) Melaksanakan secara efektif pembagian kerja antara para manajer.

c) Selambat-lambatnya tiga bulan sebelum tahun buku berikutnya dimulai,

wajib menyampaikan Rencana Anggaran dan Pendapatan Tahunan kepada

Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris.

d) Menyampaikan Neraca dan Laporan Rugi Laba tahunan kepada Dewan

Komisaris.

3. Manajer Keuangan dan Akuntansi

Tugas dari Manajer Keuangan dan Akuntansi adalah :

a) Merumuskan dan menyelesaikan rencana kerja dan anggaran belanja dan

pendapatan perusahaan.

b) Menyiapkan dan menyelesaikan Neraca dan Perhitungan Laba Rugi

Tahunan.

c) Melaksanakan administrasi keuangan perusahaan.

d) Melaksanakan pengusahaan keuangan perusahaan termasuk didalamnya

melaksanakan segala usaha pengadaan dana-dana dalam jumlah dan waktu

yang dibutuhkan serta mengawasi dan mengendalikan penggunaan dana

secara tepat.

e) Merumuskan cara-cara dan usaha-usaha untuk terciptanya organisasi

perusahaan sebagai sarana yang sejalan dengan rencana pengembangan

usaha. Bersama-sama manajer lainnya merumuskan perkiraan kebutuhan

tenaga kerja.

4. Manajer Pemasaran

Tugas Manajer Pemasaran adalah :

64

a) Mengambil langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang dipandang perlu

agar pelaksanaan tugas dan wewenang memimpin Departemen Marketing

dapat berjalan lancar.

b) Menetapkan perencanaan dan pelaksanaan penelitian serta analisa pasar

dan berdasarkan kesimpulan yang berorientasi pada hasil analisa,

mengadakan perkiraan pasar bagi produk-produk yang dihasilkan.

c) Melaksanakan kegiatan promosi pasar bagi barang-barang yang dihasilkan

yang berupa usaha untuk meningkatkan dan memantapkan pangsa pasar

yang telah ada, maupun menciptakan pasar/sasaran baru bagi produk-

produk perusahaan.

d) Merencanakan dan menetapkan target penjualan tahunan, dan atas dasar

angka target tersebut, melaksanakan kegiatan mencari lakon pemasaran

yang potensial.

e) Bersama-sama manajer proyek, menentukan forecast penjualan.

f) Menyusun laporan kerja Departemen Marketing yang antara lain berisi

tentang realisasi penjualan yang dicapai pada tahun lalu dan

membandingkan dengan target pasar yang ditetapkan.

5. Manajer Tanah

Tugas Manajer Tanah :

a) Menangani masalah-masalah yang berkaitan dengan pembebasan tanah

ataupun mengurus sertifikat-sertifikat dan masalah perijinan.

6. Manajer Teknik

Tugas Manajer Teknik adalah :

a) Mengestimasikan biaya-biaya sesuai dengan schedule kerja proyek dan

prestasi kerja serta mengontrol pekerjaan yang dilakukan organisasi

proyek.

7. Manajer Pelayanan Konsumen

Tugas Manajer Pelayanan Konsumen adalah :

a) Membantu konsumen untuk mengadakan pembenahan pada bangunan

penambahan fasilitas atau pengembangan desain baru dan lain-lain

bilamana diinginkan oleh konsumen.

65

8. Manajer Sumber Daya Manusia

Tugas Manajer Sumber Daya Manusia adalah :

a) Mengadakan program latihan untuk orang yang ikut terlibat dalam

pembangunan dan pengoperasian proyek yang memiliki potensi yang baik

dengan cara dikirimkan ke lembaga training dan pendidikan di luar

perusahaan.

b) Menyeleksi dan mengarahkan para karyawan yang akan dipekerjakan

dalam proyek yang sesuai dengan keterampilan dari masing-masing

karyawan.

9. Manajer Estate

Tugas Manajer Estate adalah :

a) Melakukan penyelidikan kemungkinan pembangunan proyek dan

mengadakan pengaturan untuk penyediaan biaya proyek, pembuatan pra

desain, pra rencana, pekerjaan konstruksinya.

b) Melakukan pemeliharaan dan pengawasan terhadap proyek yang telah

selesai agar tidak cepat mengalami kerusakan-kerusakan tetapi dapat

menghasilkan laba, baik itu bangunan ataupun fasilitas-fasilitas yang ada.

10. Manajer Pengadaan dan Kontrak (Contract and Procurement)

Tugas Manajer Pengadaan dan Kontrak adalah :

a) Mengkoordinir pembelian alat tulis kantor untuk semua departemen.

b) Mengkoordinir pengadaan material yang digunakan untuk proyek

pembangunan di PT.Ciputra surya, Tbk.

c) Menetapkan dan merekrut supplier.

d) Memilih dan mengevaluasi kinerja supplier material.

e) Menetapkan dokumen/kontrak perjanjian pembelian material untuk jangka

waktu tertentu (memorandum of understanding/MOU) dengan pihak

supplier material.

f) Menetapkan sistem pembelian material yang saling menguntungkan

dengan pihak supplier material.

66

Pada penelitian kali ini, akan dilakukan identifikasi terhadap salah satu

departemen dari PT.Ciputra Surya, Tbk. yang juga memegang peranan penting

pada perusahaan yaitu departemen Pengadaan dan Kontrak. Bahasan mengenai

departemen tersebut akan ditulis pada sub-bab berikutnya.

4.4. Penentuan Ruang Lingkup

4.4.1 Ruang lingkup organisasi perusahaan yang diteliti

Untuk dapat mengidentifikasi manajemen suatu departemen pada sebuah

perusahaan, terlebih dahulu harus dipahami sistem dan kebijakan dari departemen

yang diteliti. Departemen Pengadaan dan Kontrak berada di bawah tanggung

jawab Manajer Umum (General Manager) PT.Ciputra Surya, Tbk. Bagian

tersebut adalah bagian penting yang mendukung kinerja Departemen Teknik,

dimana Departemen Pengadaan dan Kontrak bertanggung jawab terhadap

keseluruhan proses pengadaan material dan alat tulis kantor maupun kegiatan

operasional dan administrasi lainnya sesuai dengan kebutuhan.

4.4.2. Ruang Lingkup Supply Chain Management (SCM)

SCM pada hakekatnya mencakup lingkup pekerjaan dan tanggung jawab

yang luas. Supply Chain Management mencakup semua kegiatan yang yang

terkait dengan aliran material, informasi, dan uang di sepanjang supply chain.

Sistem supply chain yang ada di PT.Ciputra Surya, Tbk. meliputi kegiatan:

a) Pengembangan Produk

Lingkup pekerjaan ini mencakup kegiatan merancang produk baru,

menetapkan perencanaan dan pelaksanaan penelitian serta analisa pasar dan

berdasarkan kesimpulan yang berorientasi pada hasil analisa, mengadakan

perkiraan pasar bagi produk-produk yang dihasilkan. Departemen yang

bertanggung jawab pada lingkup kegiatan ini adalah Departemen Pemasaran.

b) Operasi/Produksi

Lingkup pekerjaannya melingkupi kegiatan pelaksanaan produksi dan

pengendalian kualitas produk. Yang bertanggung jawab atas kegiatan ini

adalah Departemen Teknik

67

c) Perencanaan dan Pengendalian

Cakupan kegiatannya meliputi peramalan permintaan produk dan

perencanaan kapasitas produksi. Yang berwenang dalam kegiatan ini adalah

Departemen Teknik.

d) Pengadaan

Pada kegiatan pengadaan cakupan pekerjaan dan tanggung jawab

meliputi kegiatan memilih supplier, mengevaluasi kinerja supplier, melakukan

pembelian bahan baku dan komponen, membina dan memelihara hubungan

dengan supplier. Yang memegang kewenangan dalam kegiatan ini adalah

departemen Pengadaan dan Kontrak. Dalam penelitian ini yang menjadi obyek

penelitian adalah kegiatan pengadaan yang merupakan salah satu kegiatan

utama pada Supply Chain Management.

Pada kegiatan pengadaan di PT.Ciputra Surya, Tbk. terdapat dua jenis

sistem pembelian, yaitu:

1. Pembelian JIT (pembelian tepat waktu)

Sistem JIT dikembangkan untuk menghilangkan

ketergantungan pada inventory. Dengan sistem JIT, Departemen

Pengadaan dan Kontrak hanya berurusan dengan pemasok tunggal

untuk material tertentu. Hal ini berdasarkan pertimbangan untuk

memudahkan pengendalian terhadap pemasok itu. Hampir semua

material yang pengadaan diatur dengan MoU, sistem pembeliannya

menggunakan sistem JIT. Material yang pemesanannya

menggunakan sistem JIT antara lain: keramik, sanitair, genteng dan

lain-lain.

Ciri-ciri sistem pembelian JIT pada proses pengadan

material di PT.Ciputra Surya, Tbk adalah:

a. Adanya kontrak jangka panjang yang diatur dalam Mou

b. Kuantitas penyerahan dapat bervariasi tetapi tetap untuk

bentuk kontrak keseluruhan

c. Membina hubungan dengan sedikit pemasok (pemasok

tunggal) dalam lokasi yang berdekatan

68

d. Penghitungan dan inspeksi kedatangan material

dikurangi dan mungkin dihilangkan, dalam hal ini

tanggung jawab dialihkan ke pemasok

e. Pemasok dievaluasi berdasarkan pada kualitas material,

performansi penyerahan, dan harga, bukan hanya pada

harga semata.

f. Tujuan utama negosiasi dan proses kontrak adalah

untuk mencapai kualitas matarial malalui kontrak

jangka panjang dan harga yang pantas (saling

menguntungkan)

2. Pembelian Konsinyasi

Dalam sistem pembelian konsinyasi ini, PT.Ciputra Surya,

Tbk tidak menanggung resiko finansial atas penyediaan barang

yang dibeli. Yang memiliki barang selama belum dipakai oleh

PT.Ciputra Surya, Tbk adalah penjual/supplier. Penyimpanan

material yang dbeli tersebut ada pada gudang pembeli, namun

selama belum dipakai maka yang bertanggung jawab pada

kerusakan dan sebagainya adalah supplier. Yang menggunakan

sistem pembelian konsinyasi dalam proses pengadaannya adalah

material semen dan gypsum. Untuk kedua material tersebut gudang

nya terletak pada kawasan PT.Ciputra Surya, Tbk.

Ciri-ciri sistem pembelian konsinyasi pada proses pengadan

material di PT.Ciputra Surya, Tbk adalah:

a. Gudang material berada pada gudang pembeli

(PT.Ciputra Surya, Tbk.)

b. Tanggung jawab pada material selama belum digunakan

merupakan tanggung jawab penjual/supplier

Berikut ini sistem supply chain management di PT.Ciputra

Surya, Tbk.

69

Sistem

Pengadaan

Supply Chain Management di PT.Ciputra Surya, Tbk

Pengembangan Produk Operasi/Produksi

Perencanaan dan Pengendalian Pengadaan

Pembelian Just In Time Pembelian Konsinyasi

Gambar 4.6. Empat Bagian Utama dalam Perusahaan yang Terkait dengan

Sistem Supply Chain Management di PT.Ciputra Surya, Tbk.

Sumber : (Penelitian, 2006)

4.4.2. Struktur Organisasi Departemen Pengadaan dan Kontrak

Dalam pengelolaan organisasinya, Departemen Pengadaan dan Kontrak

dibawahi seorang manajer yang memiliki fungsi dan tanggung jawab sesuai

dengan kebutuhan organisasional dan menunjang operasional PT.Ciputra Surya,

Tbk. Manajer membawahi seorang sekretaris dan beberapa bagian lainnya. Tugas

dan tanggung jawab dari masing-masing bagian Departemen Pengadaan dan

Kontrak, yaitu :

1) Manajer Departemen Pengadaan dan Kontrak

a. Manager Departemen Pengadaan dan Kontrak berkewajiban

menguasai, mengemudikan dan mengelola Departemen Pengadaan dan

Kontrak serta bertindak atas nama pemegang saham untuk

mengusahakan keuntungan sebesar-besarnya.

b. Melaksanakan pembagian kerja secara efektif antara bagian Pengadaan

dan Kontrak

2) Sekretaris

70

a. Melakukan semua kegiatan klerikal (administrasi) dan surat menyurat.

3) Contract and Cost Control

a. Membuat dokumen kontrak (Memorandum Of Understanding/MOU)

b. Mengatur pelaksanaan tender untuk pemilihan kontraktor

c. Mengeluarkan SPK (Surat Perintah Kerja) untuk supplier tertentu.

d. Melakukan penagihan terhadap kontraktor yang lalai dalam malakukan

pembayaran terhadap supplier

e. Menilai kinerja supplier dan kontraktor

f. Melakukan pemilihan dan evaluasi terhadap supplier

4) Procurement

a. Melakukan pembelian alat tulis kantor untuk semua departemen

5) Quantity Surveyor

a. melakukan negosiasi dan klarifikasi terhadap supplier

6) Data Center

a. Membuat program komputer

Manajer Departemen Pengadaan dan Kontrak

sekretaris

manajer

Procurement Quantity Surveyor

Contract and Cost Control

Data center

Gambar 4.7. Bagan Struktur Organisasi Departemen Pengadaan dan Kontrak

Sumber : (wawancara, 2006)

71

4.4.3. Deskripsi Sistem Manajemen Pengadaan dan Kontrak

Untuk keperluan proyek pembangunan perumahan di suatu kawasan,

Departemen Pengadaan dan Kontrak akan menghubungi produsen atau supplier

yang menjadi rekanan atau telah terikat kontrak (Memorandum Of Understanding)

dengan PT.Ciputra Surya, Tbk. Departemen Pengadaan dan Kontrak akan

meminta bahan/material yang dibutuhkan untuk pembangunan suatu kawasan

perumahan lengkap dengan spesifikasi dan jumlah kebutuhan. Departemen

Pengadaan dan Kontrak akan mengajukan syarat-syarat kepada produsen atau

supplier yang dihubungi tersebut. Syarat-syarat tersebut antara lain mutu barang

yang terjaga dan jaminan harga yang stabil. Sebaliknya, pihak supplier juga

mengajukan berbagai persyaratan, misalnya harga yang ditawarkan hanya

mengikat selama dollar dalam kisaran tertentu dan harga bahan bakar minyak

(BBM) tidak mengalami kenaikan. Jika harga dan syarat-syarat yang diajukan

supplier telah disetujui PT.Ciputra Surya, Tbk. begitu pula sebaliknya maka,

pembuatan kontrak pembelian material atau Memorandum Of Understanding

segera dilaksanakan.

Sistem pemesanan material langsung dilakukan oleh kontraktor yang telah

memenangkan tender proyek pembangunan perumahan kepada supplier yang

ditunjuk PT.Ciputra Surya, Tbk. dengan menggunakan Purchase Order (PO).

Jumlah material yang dipesan kepada supplier telah ditentukan sebelumnya oleh

PT.Ciputra Surya, Tbk. sesuai dengan kebutuhan proyek pembangunan

perumahan pada suatu kawasan. Selanjutnya material tersebut dikirim supplier

sampai lokasi proyek dan akan diterima oleh kontraktor setelah melewati proses

inspeksi yang dibantu oleh pengawas dari PT.Ciputra Surya, Tbk.. Jika barang

sesuai dengan pesanan baik secara kuantitas maupun kualitas, maka barang akan

diterima dan disimpan dalam gudang milik kontraktor pada tempatnya masing-

masing. Jika kontraktor tidak membeli material dari supplier yang ditunjuk

PT.Ciputra Surya, Tbk. maka supplier harus memberikan informasi kepada

Departemen Pengadaan dan Kontrak dan kemudian Departemen Pengadaan dan

Kontrak akan memberikan teguran kepada kontraktor yang bersangkutan.

72

Penagihan pembayaran dilakukan supplier kepada kontraktor dengan

melengkapi dokumen penagihan sebagai berikut: faktur penjualan, faktur pajak,

surat jalan asli, copy Puchase Order. Apabila kontraktor terlambat atau lalai

melakukan pembayaran maka supplier mengubah dokumen penagihannya kepada

PT.Ciputra Surya, Tbk. dan Departemen Pengadaan dan Kontrak akan

memotongkan biaya tersebut dari tagihan kontraktor kepada PT.Ciputra Surya,

Tbk.

Proyek pembangunan perumahan

Penentuan spesifikasi material

Manajemen menghubungi supplier (pabrik/distibutor)

Pengajuan syarat-syarat dari PT.Ciputra Surya, Tbk.

Pengajuan harga dan syarat dari supplier

Harga dan syarat diterima oleh PT.Ciputra Surya, Tbk.

Proses Penyusunan MOU

Gambar 4.8. Deskripsi Sistem Pengadaan Material


73

4.5. Identifikasi Sistem Manajemen Pengadaan Perusahaan

Tahapan ini merupakan tahapan yang paling penting dalam

mengidentifikasi sistem manajemen pengadaan material di PT. Ciputra Surya,

Tbk. Dalam tahapan ini akan diketahui pihak yang terlibat dalam pemilihan

supplier sampai proses pengadaan material. Penyajian data tersebut dibuat bentuk

Cross Fuctional Diagram. Pengidentifikasian secara komperehensif menggunakan

proses yang terstruktur dan sistematis sangat diperlukan pada tahap ini. Karena

ditakutkan bila terdapat bagian yang penting/urgent yang belum teridentifikasi

maka proses pengidentifikasian akan mengalami ketidaksesuaian. Oleh karena itu

proses identifikasi harus memasukkan semua proses yang terkait dengan sistem

pengadaan, yang terkontrol oleh perusahaan maupun tidak.

Metode yang dipergunakan dalam mengidentifikasi sistem pengadaan di

PT. Ciputra Surya, Tbk. adalah :

a) Wawancara dengan pihak yang kompeten

Wawancara dilakukan terhadap pihak yang bertanggung jawab terhadap

manajemen Departemen Pengadaan dan Kontrak, yaitu bagian Contract

and Cost Control. Dari wawancara ini dapat diketahui gambaran sistem

manajemen Pengadaan dan Kontrak di PT. Ciputra Surya, Tbk,

termasuk didalamnya adalah evaluasi kinerja supplier.

b) Telaah dokumen Departemen Pengadaan dan Kontrak

Dokumen Departemen Pengadaan dan Kontrak berisi report / laporan

evaluasi kinerja supplier, flow chart aktivitas departemen serta data lain

yang terkait dengan manajemen Pengadaan dan Kontrak. Data yang ada

kita telaah dan kaji, sehingga kita bisa melakukan analisa.

c) Melakukan analisa sistem yang diamati

Dari hasil wawancara serta telaah dokumen kita dapat menggambarkan

sistem manajemen Pengadaan dan Kontrak di PT. Ciputra Surya, Tbk,.

Gambaran sistem disajikan dalam bentukCross functional Diagram. Dari

Cross Functional Diagram ini kita dapat mengidentifikasi sistem

manajemen Departemen Pengadaan dan Kontrak di PT. Ciputra Surya,

Tbk.

74

Perencanaan Pengadaan / Procurement Pelaksanaan Pembayaran

PT. Ciputra Surya, Tbk

/Owner

(Dept. Pengadaan dan

Kontrak)

Supplier / nominated Supplier

Kontraktor

Menentukan Kontraktor dan menghubungisupplier

Pengajuan syarat dari Owner

Owner menerima syarat dari supplier

Supplier mengajukan syarat kepada Owner

Pembuatan MOU

Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pembelian

Memenuhi permintaan material dari kontraktor

Melakukan pemesanan material sesuai spesifikasi

Material diterima

Melakukan pembayaran kepada supplier

Melakukan pengawasan terhadap pembayaran material

Penentuan spesifikasi material / bahan baku

Gambar 4.9. Cross Functional Diagram di PT. Ciputra Surya, Tbk.

75

Berikut adalah penjelasan dari Cross Functional Diagram Sistem

Manajemen Pengadaan material di PT. Ciputra Surya, Tbk.

1. Pemilihan Supplier

Memilih supplier merupakan kegiatan yang strategis bagi

manajemen pengadaan material, terutama bila supplier tersebut akan

memasok item yang kritis dan atau akan digunakan dalam jangka panjang

sebagai supplier yang penting.

Salah satu bagian dari Departemen Teknik yang berwenang untuk

memberikan masukan untuk menentukan supplier mana yang akan terpilih

adalah divisi Arsitektur. Divisi Arsitektur adalah bagian yang menentukan

spesifikasi material yang akan dipakai. Berdasarkan spesifikasi material

inilah supplier yang mengajukan penawaran pada PT. Ciputra Surya, Tbk.

melalui Departemen Kontrak dan Pengadaan dievaluasi dan dipilih.

Dalam pemilihan supplier, Departemen Kontrak dan Pengadaan

mendata supplier yang mengajukan penawaran kepada PT. Ciputra Surya,

Tbk. dan supplier tersebut memenuhi spesifikasi. Bila dibutuhkan maka

Departemen Kontrak dan Pengadaan akan mencari supplier yang

memenuhi spesifikasi, misalnya dari iklan, brosur dan lain-lain. Penentuan

supplier yang terpilih sepenuhnya menjadi kewenangan Departemen

Kontrak dan Pengadaan.

Bagi supplier material non MoU, pemilihannya diserahkan kepada

kontraktor dan supplier tersebut tidak terikat kontrak dan perjanjian

dengan PT. Ciputra Surya, Tbk.

2. Perencanaan

Ketika ada rencana pembangunan suatu komplek perumahan di

kawasan PT. Ciputra Surya, Tbk., maka bagian arsitektur akan

menentukan spesifikasi material di kawasan yang direncanakan tersebut.

Departemen Kontrak dan Pengadaan akan mengajukan data supplier yang

menjadi rekanan PT. Ciputra Surya, Tbk. kepada bagian arsitektur. Bagian

arsitektur akan menentukan spesifikasi material dari supplier mana yang

akan digunakan.

76

3. Pengadaan / Procurement

Setelah spesifikasi ditentukan maka Departemen Kontrak dan

Pengadaan akan menawarkan proyek pengadaan materialnya kepada

supplier yang telah terpilih dan telah menjadi rekanan PT. Ciputra Surya,

Tbk.

Supplier yang dihubungi akan mengajukan persyaratannya kepada

PT. Ciputra Surya, Tbk. misalnya harga yang ditawarkan hanya mengikat

selama dollar dalam kisaran tertentu dan harga bahan bakar minyak

(BBM) tidak mengalami kenaikan dan PT. Ciputra Surya, Tbk juga akan

mengajukan syarat kepada supplier yang bersangkutan, syarat-syarat

tersebut antara lain mutu barang yang terjaga dan jaminan harga yang

stabil. Jika harga dan syarat-syarat yang diajukan supplier telah disetujui

PT.Ciputra Surya, Tbk. begitu pula sebaliknya maka, pembuatan kontrak

pembelian material atau Memorandum Of Understanding segera

dilaksanakan.

4. Pelaksanaan

Sistem pemesanan material langsung dilakukan oleh kontraktor yang

telah memenangkan tender proyek pembangunan perumahan kepada

supplier yang ditunjuk PT.Ciputra Surya, Tbk. dengan menggunakan

Purchase Order (PO). Jumlah material yang dipesan kepada supplier telah

ditentukan sebelumnya oleh PT.Ciputra Surya, Tbk. sesuai dengan

kebutuhan proyek pembangunan perumahan pada suatu kawasan.

Selanjutnya material tersebut dikirim supplier sampai lokasi proyek dan

akan diterima oleh kontraktor.

Jika kontraktor tidak membeli material dari supplier yang ditunjuk

PT.Ciputra Surya, Tbk. maka supplier harus memberikan informasi

kepada Departemen Kontrak dan Pengadaan dan kemudian Departemen

Kontrak dan Pengadaan akan memberikan teguran kepada kontraktor yang

bersangkutan.

77

5. Inspeksi Material

Jika material telah dikirimkan supplier maka material akan melewati

proses inspeksi yang dibantu oleh pengawas dari PT.Ciputra Surya, Tbk.. Jika

barang sesuai dengan pesanan baik secara kuantitas maupun kualitas, maka

barang akan diterima dan disimpan dalam gudang milik kontraktor pada

tempatnya masing-masing. Aliran/proses distribusi material dapat dilihat pada

Lampiran H.

6. Pembayaran

Penagihan pembayaran dilakukan supplier kepada kontraktor dengan

melengkapi dokumen penagihan sebagai berikut: faktur penjualan, faktur

pajak, surat jalan asli, copy Puchase Order. Apabila kontraktor terlambat atau

lalai melakukan pembayaran maka supplier mengubah dokumen

penagihannya kepada PT.Ciputra Surya, Tbk. kemudian Departemen Kontrak

dan Pengadaan akan memotongkan biaya tersebut dari tagihan kontraktor

kepada PT.Ciputra Surya, Tbk.

7. Evaluasi Supplier

Evaluasi supplier di PT.Ciputra Surya, Tbk. dilakukan secara periodik

setiap 6 bulan sekali dan hasilnya disampaikan kepada supplier tersebut

sehingga mereka dapat melakukan usaha perbaikan terhadap kinerja secara

terus menerus. Kriteria penilaian kinerja supplier ditentukan oleh Departemen

Kontrak dan Pengadaan. Yang melakukan penilaian kinerja supplier adalah

para kontraktor yang menjadi rekanan PT.Ciputra Surya, Tbk.. Penilaian

dilakukan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan oleh Departemen

Kontrak dan Pengadaan. Hasil penilaian tersebut kemudian dianalisa oleh

Departemen Kontrak dan Pengadaan. Kemudian supplier akan menerima

report/laporan dari kinerja mereka. Jika supplier mengetahui kinerja mereka

sedang diukur, supplier akan memunculkan kinerja mereka secara optimal

dibanding bila mereka tidak sadar jika kinerja mereka diukur. Dengan

berkembangnya kinerja supplier maka akan meningkatkan kinerja perusahaan.

78

4.6. Identifikasi Tanggapan Manajemen terhadap Permasalahan

Setelah sistem Pengadaan dan Kontrak dideskripsikan, maka selanjutnya

dilakukan identifikasi untuk mencari permasalahan-permasalahan apa yang dapat

terjadi di masa yang akan datang, yang mengganggu pencapaian tujuan

departemen atau sistem yang sudah ada.

Tabel 4.1. Tanggapan Manajemen terhadap Permasalahan

No. Permasalahan Tanggapan Manajemen

1. Terdapat kontraktor yang

tidak melakukan pemesanan

kepada supplier yang

ditunjuk oleh Departemen

Pengadaan dan Kontrak

Segera memberikan teguran kepada kontraktor

yang bersangkutan

2. Apabila terdapat supplier

yang terlambat melakukan

penyerahan material kepada

kontraktor

Memberikan peringatan atau teguran kepada

supplier yang bersangkutan. Keterlambatan

penyerahan material tersebut merupakan kondite

supplier yang akan menjadi bahan evaluasi

perpanjangan MOU selanjutnya.

3. Apabila ada keterlambatan

pembayaran oleh kontraktor

kepada supplier

Memberikan teguran atau peringatan kepada

kontraktor. Jika keterlambatan melampaui batas

waktu tertentu, maka manajemen akan

memotongkan langsung biaya tersebut dari

tagihan kontraktor kepada manajemen atau

mengubah Dokumen Penagihan kepada pihak

manajemen dan manajemen akan akan

memotongkan biaya tersebut dari tagihan

kontraktor kepada manajemen disertai denda.

4. Jika jumlah barang/produk

yang dipesan kontraktor

kepada supplier tidak sesuai

dengan ketentuan dan

kesepakatan dengan pihak


kontraktor

79

manajemen

5. Kualitas barang atau material

yang datang tidak sesuai

dengan penawaran awal yang

diajukan supplier


supplier dan supplier wajib mengganti barang

atau material yang sesuai dengan penawaran

awal. Sebagai konsekuensinya, kemungkinan

yang bersangkutan tidak lagi menjadi rekanan PT.

Ciputra Surya, Tbk. untuk periode berikutnya.

Sumber : (Wawancara, 2006)

4.7. Sistem Pemilihan dan Evaluasi Supplier

4.7.1. Sistem Pemilihan Supplier

Memilih supplier merupakan kegiatan strategis, terutama apabila supplier

tersebut akan memasok item yang kritis dan atau akan digunakan dalam jangka

panjang sebagai supplier penting. Manajemen PT. Ciputra Surya, Tbk.

memutuskan menggunakan supplier material tunggal yang terletak pada lokasi

geografis yang berdekatan dengan PT.Ciputra Surya, Tbk. Hal ini bertujuan untuk

memudahkan kunjungan kepada supplier dan memberikan bantuan teknis kepada

kontraktor bila terjadi keluhan terhadap produk, serta menciptakan pemahaman

yang lebih baik dan cepat terhadap kebutuhan kualitas material yang dibutuhkan

kontraktor. Keuntungan lain dari pemilihan supplier tunggal adalah PT. Ciputra

Surya, Tbk bisa memperoleh potongan harga yang lebih banyak karena membeli

dalam jumlah besar. Dengan supplier tunggal bisa diperoleh kualitas barang yang

seragam dan dapat mempermudah pengendalian supplier.

4.7.2. Prosedur Seleksi dan Evaluasi Supplier

Dalam penelitian ini tidak akan dibedakan antara jenis produk lokal dan

ekspor karena pada dasarnya kedua jenis ini adalah sama karena dapat disuplai

oleh supplier sama pula. Material diklasifikasikan berdasarkan jenis produk dan

karakteristik spesifikasi jenis produk. Pengklasifikasian ini bertujuan untuk

memudahkan perusahaa dalam menyuplai material dengan memfokuskan pada

beberapa supplier untuk tiap jenis material, namun masing-masing supplier

80

merupakan supplier tunggal untuk tiap material dengan karakteristik spesifikasi

jenis produk.

N Y N Y Sumber : (wawancara, 2006)

Persiapan Seleksi

Profil Supplier

Start

Pelaksanaan Seleksi

Nilai

Daftar Supplier yang Disetujui

Persiapan Evaluasi

Pelaksanaan Evaluasi

Nilai

Daftar Supplier Terpilih

Ditolak

Stop

Gambar 4.10. Prosedur Seleksi dan Evaluasi Supplier

81

4.7.3. Jenis-Jenis Supplier yang Ada di PT. Ciputra Surya, Tbk

Secara garis besar, di PT. Ciputra Surya, Tbk terdapat dua sumber

pembelian, yaitu sumber pembelian utama atau sumber primer yang merupakan

pembuat barang dan sumber sekunder yang merupakan para perantara seperti

distributor, perwakilan pabrik, pengencer, dan broker.

a) Sumber Primer

PT. Ciputra Surya, Tbk menggunakan sumber primer/pembuat

barang berjenis manufaktur ukuran sedang yang cukup banyak terdapat di

pasaran. Dengan supplier yang merupakan sumber utama, PT. Ciputra

Surya, Tbk akan memperoleh beberapa keuntungan, misalnya harga cukup

kompetitif pada tingkat resiko tertentu dan mendapatkan kesempatan

untuk berhubungan erat dalam jangka waktu yang panjang. Namun juga

ada kerugian dari penggunaan supplier jenis ini yaitu terdapat beberapa

masalah kultural yang harus diatasi. Sesungguhnya PT. Ciputra Surya, Tbk

menginginkan semua material dipasok dari semua sumber utama karena

harganya akan lebih murah, tapi kebanyakan perusahaan/produsen tidak

menginginkan pembelian dalam skala kecil. Jalan keluar dari masalah ini

adalah menjalin kerjasama dengan supplier sekunder.

b) Sumber Sekunder

Terdapat dua jenis sumber sekunder yang ada di PT. Ciputra Surya,

Tbk yaitu distributor dan perwakilan pabrik. Distributor bertugas untuk

membeli dan menjual kembali barang tersebut kepada PT. Ciputra Surya,

Tbk, sedangkan perwakilan pabrik memiliki kewenangan untuk menerima

pesanan atas nama pabrik.

4.7.3. Keputusan pembuatan gudang atau pabrik di dalam kawasan PT. Ciputra

Surya, Tbk

PT. Ciputra Surya, Tbk lebih menekankan pada hubungan dengan

pemasok lokal yang melakukan pengiriman dalam jumlah kecil pada basis

lebih sering dengan koordinasi yang lebih erat. Pada pelaksanaannya,

82

terdapat satu sumber primer yang merupakan perwakilan pabrik/produsen

yang memutuskan untuk membangun gudang di kawasan PT. Ciputra

Surya, Tbk. Pihak supplier mengambil keputusan ini karena material yang

disuplai merupakan material yang utama dalam proyek pembangunan

perumahan. Dengan membangun gudang di kawasan PT. Ciputra Surya,

Tbk, supplier dapat menghemat ongkos transportasi karena supplier tidak

perlu berulangkali mengantarkan material setiap kali ada pesanan dari

kontraktor. Supplier hanya perlu mengantarkan material jika stok di

gudang supplier telah habis. Dengan pembangunan gudang di kawasan

PT. Ciputra Surya, Tbk, pihak PT. Ciputra Surya, Tbk juga akan

mendapatkan berbagai keuntungan, misalnya adanya potongan harga

untuk harga satuan material, mempermudah proses pengadaan material

jika sewaktu-waktu ada pesanan mendadak dari kontraktor adanya dan

tanggung jawab penuh dari supplier terhadap kualitas material yang ada di

gudang supplier. Hal ini dikarenakan tanggung jawab terhadap kualitas

material baru akan berpindah jika material telah sampai ke tangan

kontraktor. Hal ini juga yang mendasari sumber primer selaku pembuat

barang untuk membuat pabrik di dalam kawasan PT. Ciputra Surya, Tbk.

Tabel 4.2. Daftar Supplier yang Terikat MOU dengan PT.Ciputra Surya, Tbk.

No. Supplier Spesifikasi Jenis Supplier

Keramik

1. Grahamitra Gita Lestarindo Asia Tile (distributor) Sekunder

2. Satya Langgeng Sentosa Keramik Roman Sekunder

3. Adyabuana Persada Keramik Milan Sekunder

Sanitair dan Pipa

1. Halmar Bathtub-Halmar Primer

2. CV. Mekar Jaya Abadi Sanitair AMSTAAD (distributor) Sekunder

3. CV. Makmur Jaya Sanitair SCALA (distributor) Sekunder

4. Surya Pertiwi Sanitair TOTO Sekunder

5. Panca Wira Dharma Septic Tank, Bak Mandi Sekunder

83

6. CV. Aria Dasaka Putra Wavin PVC (distributor) Sekunder

Cat

1. Mowilek Cat Dinding dan Cat Kayu Primer

2. Propan Raya Cat Dinding dan Cat Kayu Primer

3. ICI Cat Dinding dan Cat Kayu Primer

Besi

1. Kencana Mulia Steel Distributor Besi Sekunder

Genteng

1. CV. Cahaya Purnama Genteng Cahaya Purnama Primer

2. Jawa Beton Genteng Jawa Beton Primer

3. Satya Djaya Raya Trading Coy Genteng Kanmuri Primer

4. UD. Cahaya Harapan M-Class (distributor) Sekunder

Plafond

1. UD. Jaya Abadi Jayaboard Gypsum (distributor) Primer

2. PT. Wings Surya Elephant Gypsum Primer

Accessories

1. Nico Nusa Trade Kunci Pintu dan Accessories Sekunder

Semen

1. Janti Sarana Material Beton Semen Gresik (distributor) Sekunder

Sumber : (Data Departemen Pengadaan dan Kontrak)

4.8. Sistem Perjanjian Kontrak Pembelian Material / Memorandum Of

Understanding (MOU)

4.8.1. Jenis Kontrak Perjanjian Pembelian

Perjanjian pembelian yang dilakukan oleh Departemen Kontrak dan

Pengadaan merupakan kontrak pembelian jangka panjang. Jangka waktu kontrak

yang disetujui oleh masing-masing supplier beragam. Ada supplier yang

mengajukan kontrak untuk 3 bulan atau 6 bulan perjanjian atau bahkan lebih.

Yang menjadi pertimbangan perbedaan jangka waktu tersebut adalah adanya

fluktuasi atau naik turunnya mata uang serta harga BBM yang seringkali

mengalami peningkatan. Dalam kontrak perjanjian pembelian material tidak

84

disebutkan jumlah total dari nilai pembelian, namun hanya disebutkan harga

satuan material. Harga satuan yang digunakan adalah kontrak dengan harga tetap

(fixed price contract), dimana harga yang diperjanjikan tidak berubah.

4.8.2. Deskripsi Sistem Perjanjian Pembelian Material

Sistem pembelian yang digunakan oleh manajemen PT.Ciputra Surya,

Tbk. adalah sistem pembelian Just In Time (JIT) atau sistem pembelian Tepat

Waktu. Sistem pembelian Just In Time adalah suatu sistem pembelian dimana

material yang dipesan diantarkan sesaat sebelum proses pelaksanaan pekerjaan

dimulai. Dengan sistem ini diharapkan tidak ada material yang tertumpuk di

lapangan sehingga mutu material tetap terjaga dan kualitas produk yang

dihasilkan juga akan terjaga, selain itu kontraktor juga tidak perlu mengeluarkan

biaya untuk inventory/persediaan. Dalam sistem pembelian ini kontraktor tidak

perlu melakukan inspeksi terhadap material yang dikirimkan, karena supplier

bertanggung jawab penuh terhadap kualitas material sehingga inspeksi

penerimaan dapat dikurangi dan mungkin dapat dihilangkan. Dalam

pelaksanaannya di lapangan pengawas dari PT.Ciputra Surya, Tbk. tetap

melakukan inspeksi material yang dikirim supplier. Inspeksi dilakukan bukan

terhadap kualitas dan kuantitas material, namun hanya pada kesesuaian material

yang ada dengan spesifikasi yang disyaratkan PT.Ciputra Surya, Tbk. kepada

kontraktor.

Selain sistem JIT, PT. Ciputra Surya, Tbk. juga menggunakan sistem

pembelian atas dasar konsinyasi. Kebijakan pembelian ini menyebabkan

perusahaan tidak perlu menyimpan barang dalam persediaan, sehingga tidak perlu

terkena biaya penyimpanan. Dalam sistem pembelian ini, pembeli tidak

menanggung resiko finansial atas penyediaan barang yang dibeli. Yang

bertanggung jawab terhadap barang selama belum dipakai oleh pembeli adalah

penjual, namun barang disimpan di gudang pembeli. Hal ini menguntungkan

kedua belah pihak. Bagi pembeli, tidak ada resiko penambahan biaya untuk

persediaan. Bagi penjual, hal ini merupakan penghematan untuk biaya transportasi

85

karena penjual tidak perlu terlalu jauh untuk memenuhi permintaan pembelian.

Berikut ini daftar supplier berdasarkan jenis sistem pembeliannya.

Tabel 4.3. Daftar Supplier Berdasarkan Sistem Pembeliannya

No. Supplier Spesifikasi Sistem Pembelian

Keramik

1. Grahamitra Gita Lestarindo Asia Tile (distributor) JIT

2. Satya Langgeng Sentosa Keramik Roman JIT

Sanitair dan Pipa

1. Halmar Bathtub-Halmar JIT

2. CV. Mekar Jaya Abadi Sanitair AMSTAAD (distributor) JIT

3. CV. Makmur Jaya Sanitair SCALA (distributor) JIT

4. Surya Pertiwi Sanitair TOTO JIT

5. Panca Wira Dharma Septic Tank, Bak Mandi JIT

6. CV. Aria Dasaka Putra Wavin PVC (distributor) JIT

Cat

1. Mowilek Cat Dinding dan Cat Kayu JIT

2. Propan Raya Cat Dinding dan Cat Kayu JIT

Besi

1. Kencana Mulia Steel Distributor Besi JIT

Genteng

1. Jawa Beton Genteng Jawa Beton JIT

2. Satya Djaya Raya Trading Coy Genteng Kanmuri JIT

3. UD. Cahaya Harapan M-Class (distributor) JIT

Plafond

1. UD. Jaya Abadi Jayaboard Gypsum (distributor) Konsinyasi

2. PT. Wings Surya Elephant Gypsum JIT

Accessories

1. Nico Nusa Trade Kunci Pintu dan Accessories JIT

Semen

1. Janti Sarana Material Beton Semen Gresik (distributor) Konsinyasi


86

Jangka waktu kontrak perjanjian pembelian yang disusun berkisar antara 3

bulan sampai 1 tahun. Jika kontrak telah habis maka kontrak ini dapat

diperbaharui lagi atau tidak, sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Kesepakatan

pembelian menggunakan sistem Blanket Purchase Order dimana dalam

perjanjian, pembelian ditetapkan dalam volume besar namun pengiriman diatur

secara bertahap sesuai dengan permintaan kontraktor. Kontraktor juga

menetapkan kesepakatan dengan supplier pada tingkat kuantitas material berapa

akan diserahkan termasuk waktu pemasokan. Kesepakatan jangka panjang ini

akan menjamin komitmen dari supplier untuk menerapkan sistem Just In Time

dan supplier akan memberikan diskon atau potongan harga terhadap pembelian

dalam volume besar tersebut. Selain potongan harga, supplier juga memberikan

pelayanan pengiriman material sampai ke lokasi proyek. Hal ini berarti

penghematan bagi kontraktor, karena tidak ada penambahan biaya transportasi.

4.8.3. Deskripsi Sistem Penyusunan Kontrak Perjanjian Pembelian Material

Dalam proses pelaksanaan pembelian material, kewenangan manajemen

PT.Ciputra Surya, Tbk. hanyalah sebagai pihak yang melakukan evaluasi dan

pemilihan supplier serta sebagai pihak yang menyusun kontrak perjanjian jual beli

dengan supplier material. Mengenai jumlah dan waktu penyerahan menjadi

kewenangan kontraktor sedangkan manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. hanya

sebagai pengontrol pelaksanaan proses pembelian.

Pada proses penyusunan kontrak perjanjian pembelian kedua belah pihak,

yaitu manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. dan supplier material, masing-masing

pihak mengajukan persyaratan saat proses negosiasi berlangsung. Hal ini

bertujuan untuk mencapai kualitas material yang diinginkan melalui kontrak

jangka panjang dan dengan harga yang pantas (saling menguntungkan).

Penandatanganan kontrak dilakukan oleh kedua belah pihak dengan disertai saksi

dari kedua belah pihak pula. Surat perjanjian ini memiliki kekuatan di mata

hukum karena disertakan materai dalam proses pengesahannya.

87

4.9. Key Performance Indicator (KPI)

Dalam pelaksanaan operasional perusahaan, manajemen PT.Ciputra Surya,

Tbk. mempunyai suatu alat ukur dalam menilai performansi dari masing-masing

departemen terhadap performansi perusahaan yang dituangkan dalam Key

Performance Indicator (KPI) Corporate. Berikut adalah KPI Corporate yang

menjadi alat ukur kinerja dari Departemen Pengadaan dan Kontrak.

Tabel 4.4. KPI Corporate Departemen Pengadaan dan Pergudangan

DESKRIPSI AKTIVITAS KPI TARGET

1. Diskon/potongan harga dari

supplier

Pengurangan terhadap

total nilai kontrak yang

diberikan kontraktor

Harga yang ditawarkan

supplier kurang dari

harga yang ada di

pasaran

2. Pengiriman material tepat waktu

dan Kuantitasnya.

Proyek pembangunan

perumahan dapat selesai

pada waktu yang

ditetapkan Owner

Tidak tejadi

keterlambatan terhadap

kedatangan material

dan kesalahan jumlah

material yang

dikirimkan

3. Kualitas material yang dikirimkan

supplier sesuai dengan penawaran

awal supplier

Terjaganya mutu produk

(real estate) yang

dihasilkan

Tidak ada material

dengan kualitas yang

tidak sesuai dengan

penawaran awal

4. Terjadi kekurangan/pesanan

material yang mendadak dari

kontraktor

Tidak terjadi

keterlambatan terhadap

jadwal proyek

Respon/tanggapan

supplier terhadap

keluhan dari

kontraktor

5. Pengiriman stok material dengan

penjadwalan yang sistematis

Terjaganya kualitas

produk yang dihasilkan

Tidak terjadi

penumpukan material

yang berlebihan di

lapangan


Selain penilaian dari manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk, pihak-pihak

yang terkait dengan performansi Departemen Pengadaan dan Kontrak yaitu

88

supplier dan kontraktor juga menilai kinerja dari masing-masing bagian yang

terkait dengan Departemen Pengadaan dan Kontrak. Penilaian tersebut dituangkan

dalam suatu daftar penilaian kinerja. Sebagai kontrol, maka supplier dan

kontraktor juga memberikan penilaian terhadap kinerja manajemen PT.Ciputra

Surya, Tbk.

Manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. melalui Manajer Pengadaan dan

Kontrak juga memberikan penilaian terhadap kinerja masing-masing karyawan

Departemen Pengadaan dan Kontrak. Penilaian terhadap kinerja tersebut

dilakukan dengan sistem Balance Score Card. Hasil dari penilaian tersebut hanya

diketahui oleh manajer departemen serta pihak manajemen PT.Ciputra Surya,

Tbk.

Berikut adalah daftar penilaian yang diberikan kepada kontraktor dan

supplier yang menjadi alat ukur kinerja dari masing-masing bagian yang terkait

dengan performansi Departemen Pengadaan dan Kontrak.

Tabel 4.5. Kriteria Penilaian Kontraktor terhadap Kinerja Supplier

Deskripsi item yang dievaluasi Baik Cukup Kurang Harga

Pelayanan (respon terhadap komplain)

Ketersediaan barang

Kemudahan pemesanan barang

Informasi produk

Supervisi lapangan

Garansi

Cara pembayaran

Mutu produk

MOU perlu dilanjutkan (Y/T)

Kerjasama secara umum

Sumber : (Data Departemen Pengadaan dan Kontrak, 2006)

Tabel 4.6. Kriteria Penilaian Supplier terhadap Kinerja Kontraktor

Deskripsi item yang dievaluasi Baik Cukup Kurang

Ketepatan pembayaran

89

Jangka waktu antara order dan pengiriman

Penerimaan barang di lapangan

Aplikasi terhadap cara pemakaian

Respon terhadap informasi produk

Respon terhadap komplain

Komitmen Kontraktor terhadap pengambilan barang



Tabel 4.7. Kriteria Penilaian Kontraktor/Supplier terhadap Kinerja Manajemen

PT.Ciputra Surya, Tbk.

Deskripsi item yang dievaluasi Baik Cukup Kurang

Harga

Informasi tentang MOU

Respon terhadap komplain

Sosialisasi MOU

Proses dan hasil negosiasi



Setelah masing-masing pihak yang terkait mengisi tabel penilaian terhadap

pihak yang bersangkutan, maka pihak manajemen PT. Ciputra Surya, Tbk. akan

menyampaikan hasil penilaian tersebut kepada pihak yang dinilai. Hasil penilaian

tersebut digunakan untuk menilai dan meningkatkan kinerja bagian yang

bersangkutan. Hasil tersebut juga digunakan pihak manajemen PT. Ciputra Surya,

Tbk. untuk mengambil keputusan tentang perpanjangan atau bahkan pemutusan

kontrak dengan pihak supplier.

4.10. Identifikasi Sistem Evaluasi Kinerja Supplier di PT. Ciputra Surya, Tbk.

4.10.1. Umum

Evaluasi kinerja supplier dilakukan untuk mengetahui performa supplier

dari waktu ke waktu. Selain itu penilaian kinerja ini penting dilakukan sebagai

90

bahan evaluasi yang nantinya bisa digunakan untuk meningkatkan kinerja

supplier atau sebagai pertimbangan perlu tidaknya mencari supplier alternatif.

Penilaian yang dilakukan merupakan penilaian yang cukup sederhana yang

berfungsi untuk mengetahui skala kinerja tiap supplier (Cukup-Baik dan Cukup-

Kurang). Yang melakukan penilaian untuk supplier adalah para kontraktor. Setiap

6 bulan, setiap supplier dinilai berdasarkan faktor kinerja yang sudah disiapkan

oleh Departemen Kontrak dan pengadaan material. Penilaian yang diberikan

hanyalah penilaian yang sifatnya kualitatif (Baik, Cukup, Kurang). Pada penilaian

kinerja supplier di PT. Ciputra Surya, Tbk, semua kriteria penilaian yang ada

dianggap memiliki bobot yang sama.

4.10.2. Identifikasi Kriteria Evaluasi Kinerja Supplier Material

Penentuan atribut/kriteria evaluasi kinerja supplier material di PT. Ciputra

Surya, Tbk adalah menjadi tanggung jawab dan kewenangan Departemen

Pengadaan dan Kontrak. Terdapat 9 item kriteria evaluasi kinerja yang dijadikan

acuan untuk menentukan performa kerja supplier material di PT. Ciputra Surya,

Tbk. Dalam kuisioner evaluasi kinerja supplier terdapat dua item pertanyaan yang

bukan merupakan item kriteria evaluasi kinerja supplier. Item tersebut

menanyakan apakah MoU perlu diteruskan dan bagaimana kerjasama secara

keseluruhan. Kedua item tersebut merupakan item yang sifatnya untuk

mendukung 9 item kriteria evaluasi supplier. Bila seorang supplier mengisi item

kuisioner –apakah MoU perlu dilanjutkan- dengan jawaban –tidak-, sedangkan

kontraktor tersebut mengisi 9 item kriteria evaluasi kinerja supplier dengan

jawaban yang cukup baik(mengenai kinerja supplier yang bersangkutan ), maka

hal ini perlu dipertanyakan kembali. Kemungkinan yang terjadi adalah adanya

permasalahan yang sifatnya personal antara kontraktor dengan supplier tersebut.

Menanggapi permasalahan tersebut, Departemen Pengadaan dan Kontrak tidak

dengan serta merta memutuskan jalinan kerjasama dengan supplier tersebut,

melainkan menjembatani antara kedua belah pihak agar dapat menemukan solusi

dari permasalahan tersebut. Namun jika semua atau hampir seluruh kontraktor

menilai buruk performa kerja seorang supplier dan tidak menginginkan

91

diteruskannya MoU, Departemen Pengadaan dan Kontrak akan mengundang

supplier yang bersangkutan dan mengecek apakah kejadian tersebut memang

benar. Jika benar, maka akan diambil keputusan untuk memutuskan kontrak

kerjasama dengan supplier yang bersangkutan. Berikut ini 9 item kriteria evaluasi

kinerja supplier serta 2 item kriteria pendukung pengambilan keputusan.

Tabel 4.8. Kuisioner Evaluasi Kinerja Supplier

Deskripsi item yang dievaluasi Penilaian Harga


Ketersediaan barang


Informasi produk

Supervisi lapangan

Garansi

Cara pembayaran

Mutu produk



Sumber : (Data Departemen Contract and Procurement, 2006)

Keterangan: kolom penilaian diisi dengan jawaban Baik (jika kinerja

supplier baik), Cukup (jika kinerja supplier cukup) dan Kurang (jika kinerja

supplier kurang)

4.10.3. Identifikasi Supplier yang Dievaluasi

PT. Ciputra Surya, Tbk. sebagai perusahaan yang bergerak dibidang real

estate mempunyai beberapa supplier yang memasok kebutuhan material. Namun

supplier yang menjadi rekanan PT. Ciputra Surya, Tbk. adalah jenis supplier

tunggal, yaitu hanya ada satu supplier untuk memasok satu spesifikasi jenis

material. Material yang dipasok oleh supplier yang menjalin hubungan kerjasama

dengan PT. Ciputra Surya, Tbk. hanyalah material yang sering dipakai oleh

kontraktor dan material tersebut memiliki harga yang cenderung fluktuatif,

sehingga pihak perusahaan merasa penting untuk menjalin kerjasama dengan

92

supplier untuk menjaga kestabilan harga serta menjamin mutu material. Untuk

mengetahui kinerja supplier tersebut pihak perusahaan merasa perlu untuk

melakukan evaluasi terhadap kinerja supplier. Namun tidak semua supplier yang

dinilai kinerjanya. Untuk supplier yang sifatnya discontinue (dikontrak hanya

untuk waktu tertentu) dan memiliki SPK (Surat Perintah Kerja), maka tidak

dilakukan penilaian Berikut ini daftar supplier yang ada di PT. Ciputra Surya,

Tbk.

Tabel 4.9. Daftar supplier yang Menjadi Rekanan PT. Ciputra Surya, Tbk.

No. Supplier Spesifikasi Jenis Supplier

Keramik

1. Grahamitra Gita Lestarindo Asia Tile (distributor) Continue

2. Satya Langgeng Sentosa Keramik Roman Continue

Sanitair dan Pipa

1. Halmar Bathtub-Halmar Continue

2. CV. Mekar Jaya Abadi Sanitair AMSTAAD (distributor) Continue

3. CV. Makmur Jaya Sanitair SCALA (distributor) Discontinue

4. Surya Pertiwi Sanitair TOTO Continue

5. Panca Wira Dharma Septic Tank, Bak Mandi Continue

6. CV. Aria Dasaka Putra Wavin PVC (distributor) Continue

Cat

1. Mowilek Cat Dinding dan Cat Kayu Continue

2. Propan Raya Cat Dinding dan Cat Kayu Continue

Besi

1. Kencana Mulia Steel Distributor Besi Continue

Genteng

1. Jawa Beton Genteng Jawa Beton Continue

2. Satya Djaya Raya Trading Coy Genteng Kanmuri Continue

3. UD. Cahaya Harapan M-Class (distributor) Continue

Plafond

1. UD. Jaya Abadi Jayaboard Gypsum (distributor) Continue

2. PT. Wings Surya Elephant Gypsum Continue

93

Accessories

1. Nico Nusa Trade Kunci Pintu dan Accessories Continue

Semen

1. Janti Sarana Material Beton Semen Gresik (distributor) Continue


4.10.4. Identifikasi Pemberi Nilai untuk Evaluasi Kinerja Supplier

Dalam proses penilaian kinerja supplier, pihak yang paling berperan dalam

memberi penilaian adalah kontraktor yang menjadi rekanan PT. Ciputra Surya,

Tbk. Penilaian tersebut dilakukan berdasarkan pada kinerja atau performa supplier

ketika memasok material kepada kontraktor. Sistem evaluasi kinerja supplier ini

menguntungkan bagi kontraktor, karena dengan penilaian ini supplier akan

menjaga atau meningkatkan performa kerja mereka, sehingga akan membantu

kerja kontraktor karena akan mengeliminirpermasalahan pada pengadaan material.

4.10.5. Sistem Evaluasi Supplier PT. Ciputra Surya, Tbk.

Evaluasi masing-masing supplier dilakukan setiap 6 bulan sekali oleh

Departemen Pengadaan dan Kontrak. Evaluasi supplier ini bertujuan untuk

memperoleh rekanan yang mampu memenuhi kebutuhan perusahaan sesuai

dengan standar mutu yang ditetapkan perusahan. Evaluasi ini menjadi wewenang

dan tanggung jawab Departemen Pengadaan dan Kontrak, sehingga sistem

pengadaan material/procurement dapat terjaga dan mampu memenuhi target.

Urutan pelaksanaan evaluasi supplier adalah :

1. Memberikan kuisioner kepada para kontraktor. Dalam kuisioner ini

terdapat kriteria penilaian yang harus diisi oleh para kontraktor.

Kemudian kriteria tersebut diisi dengan skala penilaian kualitatif (Baik,

Cukup, Kurang) sesuai dengan kenyataan di lapangan

94

Tabel 4.10. Kuisioner Evaluasi Kinerja Supplier

Deskripsi item yang dievaluasi Baik Cukup Kurang Harga


Ketersediaan barang


Informasi produk

Supervisi lapangan

Garansi

Cara pembayaran

Mutu produk




Oleh Departemen Pengadaan dan Kontrak, data yang diperoleh

dari para kontraktor kemudian dijadikan acuan untuk proses evaluasi

kinerja. Berikut contoh hasil evaluasi terhadap salah satu supplieryang

dilakukan oleh 12 kontraktor:

Tabel 4.11. Contoh Hasil Evaluasi Kinerja Supplier

Harga SKOR ( B ) 2 20% 70% 45% 55%

SKOR ( C ) 5 50% SKOR ( K ) 3 30% KOSONG 2

12 100% Pelayanan (respon terhadap komplin) SKOR ( B ) 1 10% 80% 45% 55%

SKOR ( C ) 7 70% SKOR ( K ) 2 20%

KOSONG 2 12 100% Ketersediaan barang SKOR ( B ) 2 20% 80% 50% 50%

SKOR ( C ) 6 60% SKOR ( K ) 2 20%

95

KOSONG 2 12 100% Kemudahan pemesanan barang SKOR ( B ) 4 40% 80% 60% 40%

SKOR ( C ) 4 40% SKOR ( K ) 2 20%

KOSONG 2 12 100% Informasi produk SKOR ( B ) 2 22% 78% 50% 50%

SKOR ( C ) 5 56% SKOR ( K ) 2 22%

KOSONG 3

12 100%

Supervisi lapangan SKOR ( B ) 0 0% 22% 11% 89%

SKOR ( C ) 2 22% SKOR ( K ) 7 78%

KOSONG 3 12 100% Garansi SKOR ( B ) 1 17% 100% 58% 42%

SKOR ( C ) 5 83% SKOR ( K ) 0 0%

KOSONG 6 12 100% Cara pembayaran SKOR ( B ) 5 50% 90% 70% 30%

SKOR ( C ) 4 40% SKOR ( K ) 1 10%

KOSONG 2 12 100% Mutu produk SKOR ( B ) 5 56% 100% 78% 22%

SKOR ( C ) 4 44% SKOR ( K ) 0 0%

KOSONG 3 12 100%

96

MOU perlu dilanjutkan (Y/T) SKOR ( Y ) 10 100% 100% 100% 0%

SKOR ( T ) 0 0% KOSONG 2

12 100% Kerjasama secara umum SKOR ( B ) 6 60% 100% 80% 20%

SKOR ( C ) 4 40% SKOR ( K ) 0 0%

KOSONG 2

12 100%


2. Menganalisa hasil kuisioner yang telah diisi oleh kontraktor. Dari hasil

analisa ini akan diketahui kinerja supplier untuk satu periode.

Berdasarkan hasil analisa ini maka pihak perusahaan akan memutuskan

apakah kerjasama dengan supplier yang bersangkutan akan tetap

dilanjutkan untuk periode berikutnya atau sebaliknya.

Tabel 4.12. Contoh Hasil Kuisioner MoU Kontraktor Terhadap Salah Satu

Supplier

Tabulasi Nilai Skala Nilai Total No. Item Kuisioner

K C B C-K C-B

Kontraktor terhadap supplier

1 Harga 30% 50% 20% 55% 45% 100%

2 Pelayanan 20% 70% 10% 55% 45% 100%

3 Ketersediaan barang 20% 60% 20% 50% 50% 100%

4 Kemudahan pemesanan barang 20% 40% 40% 40% 60% 100%

5 Informasi produk 22% 56% 22% 50% 50% 100%

6 Supervisi lapangan 78% 22% 0% 89% 11% 100%

7 Garansi 0% 83% 17% 42% 58% 100%

8 Cara pembayaran 10% 40% 50% 30% 70% 100%

97

9 Mutu produk 0% 44% 56% 22% 78% 100%

T Y

10 MOU perlu dilanjutkan (Y/T) 0% 100%

11 Kerjasama secara umum 0% 40% 60% 20% 80% 100%


Skala penilaian yang digunakan dalam analisa adalah :

K C B

Dengan cara penilaian analisa adalah sebagai berikut :

CK = 2

CukupKurang

CB = 2

CukupBaik

4.10.6. Identifikasi Sistem Evaluasi Kinerja Supplier Berdasarkan Literatur

Sistem evaluasi kinerja supplier PT. Ciputra Surya, Tbk memiliki persamaan

pada sistem monitor dan evaluasi yang digunakan oleh National Association of

Purchasing Management (NAPM). Sistem penilaian kinerja PT. Ciputra Surya,

Tbk sesuai dengan sistem perencanaan evaluasi pemasok (NAPM) kategori

Categorial Plan. Pada sistem penilaian categorial plan, beberapa petugas dari

berbagai bagian perusahaan pembeli membuat catatan evaluasi secara informal.

Pada setiap pertemuan bulanan atau dua bulanan, setiap pemasok besar dinilai

berdasarkan faktor kinerja yang sudah disiapkan. Setiap faktor tersebut ditimbang

secukupnya secara relatif, dan setiap pemasok besar dinilai secara keseluruhan,

yang biasanya dikategorikan dalam tiga golongan besar, yaitu:

98

1. Preffered

ode

evalu

memiliki bobot yang sama, sehingga tidak ada skala prioritas item

4.11. A

berapa kekurangan. Kekurangan tersebut disebabkan karena beberapa

hal, yaitu:

a. Tid

penelitian ada pembedaan bobot antara

b. Tid

diperlukan, tetapi mengandung kelemahan-

ang, suasana batin, persepsi,

ya);

2. Neutral

3. Unsatisfactory

Pada sistem penilaian kinerja di PT. Ciputra Surya, Tbk, sesuai dengan

penilaian categorial plan, maka kontraktor yang merupakan bagian dari

perusahaan pembeli melakukan pencatatan evaluasi secara periodik. Peri

asi yang dilakukan PT. Ciputra Surya, Tbk adalah setiap 6 bulan sekali.

Dalam sistem penilaian categorial plan setiap item kriteria evaluasi supplier

dianggap

kriteria.

nalisa Sistem Evaluasi Kinerja Supplier PT. Ciputra Surya, Tbk

Sistem evaluasi kinerja supplier di PT. Ciputra Surya, Tbk memiliki

memiliki be

ak adanya bobot untuk masing-masing kriteria penilaian.

Dengan tidak adanya bobot untuk kriteria penilaian maka tidak ada

prioritas atau tingkat kepentingan yang membedakan tiap item penilaian.

Karena tidak ada pembedaan tingkat kepentingan antar item, maka tidak dapat

diketahui dengan pasti item mana yang harus dianggap penting. Padahal di

PT. Ciputra Surya, Tbk, berdasarkan

kriteria yang satu dan yang lainnya.

ak adanya skala penilaian yang bersifat kuantitatif.

Skala penilaian yang dilakukan bukan penilaian secara kuantitatif

(angka), namun secara kualitatif (Baik, Cukup, Kurang). Penilaian kualitatif

adalah penilaian yang menggunakan deskripsi non kuantitatif. Walaupun

penilaian ini berguna dan

kelemahan sebagai berikut :

1. Seringkali terlalu subjektif ;

2. Tergantung dari kondisi penilai (latar belak

pendidikan, pengalaman, dan sebagain

99

ari waktu ke waktu;

5. te

rusnya, penilaian kualitatif perlu dilengkapi dengan penilaian

c. Sul

ini terjadi karena kinerja supplier hanya berada dalam rentang

te entu.

3. Tidak konsisten d

4. Kurang objektif;

rbatas kemampuannya, untuk mendukung keputusan manajemen.

Seha

kuantitatif.

it untuk mengetahui kinerja total supplier

Penilaian kinerja total dari semua hasil penilaian para kontraktor

setelah dianalisa oleh Departemen Pengadaan dan Kontrak, disajikan dalam

bentuk rentang penilaian (Cukup-Baik dan Cukup-Kurang). Penilaian ini

memiliki kelemahan, yaitu tidak dapat mengetahui kinerja supplier secara

pasti. Hal

rt

identifikasi sistem manajemen supply chain...

Documents