ii curso gp - gestión de las adquisiciones del proyecto
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7/25/2019 II Curso GP - Gestin de Las Adquisiciones Del Proyecto
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Curso de Gestin de Proyectos para Universitarios
CURSO GESTION DE PROYECTOSCURSO GESTION DE PROYECTOSPARA UNIVERSITARIOSPARA UNIVERSITARIOS
GestiGestin de las Adquisiciones del Proyecton de las Adquisiciones del Proyecto
Ethel Abigail Bazn Asencios, PMP
Lima, Abril 2008
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Curso de Gestin de Proyectos para Universitarios
1. Gestin de Adquisiciones
2. Definiciones
3. Procesos en la Gestin deadquisiciones Planificar las compras y adquisiciones
Planificar la contratacin
Solicitar Respuesta de Vendedores
Administracin de Contrato
Cierre de Contrato
4. Resumen
Agenda
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Curso de Gestin de Proyectos para Universitarios
Contratos : Centralizados/descentralizados
Centralizados : Una oficina administra todos los
contratos de los proyectos Descentralizado : Una persona (Contracting officer)
se encarga de administrar los contratos del proyecto
Experiencia
Estndares
Lnea de carrera
Lealtad al proyecto
Uso eficiente de los recursos
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Curso de Gestin de Proyectos para Universitarios
Procesos en la gestin de lasadquisiciones del proyecto
El proceso de adquisicin
Planificacin de
Compras y
Adquisiciones
Planificar la
contratacin
Solicitar
Respuesta de
Vendedores
Seleccin
de
Vendedores
Administracin
del
Contrato
Cierre
Del
Contrato
Comprar o adquirirPlan de gestin de adq.
-Tipos de contrato
-FormatosEnunciado del trabajo
(SOW)Documentos de adquisicin( RFP, RFQ, IFB)
Criterios de evaluacinSOW actualizado
Envio de Doc. De Adq.Conferencia de oferentesVendedores calificados
Recibo de Propuestas
Evaluacin de propuestasNegociacinContrato firmado
Plan de Gestin del contrato
Seguimiento del contrato
Revisin de rendimientoAdministracin de cambios
Pagos
AuditoriaArchivo del contratoAceptacin formal
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P1: Planificar las compras y adquisiciones
Anlisis de hacer o comprar
Criterios: Costo (pay back)
Expertise
Cronograma (tiempo de entrega) Calidad (Confiabilidad, mantenibilidad, etc.)
Riesgo
Capacidad ociosa
Control
Confidencialidad de la informacin o procedimientos
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Curso de Gestin de Proyectos para Universitarios
Tipos de contrato :
CPPC CPFF CPIF FPIF FFP
Comprador
Vendedor
BajoAlto
AltoBajo
Costo ms
Porcentaje de
honorarios
Costo ms
Honorarios
Fijo
Costo ms
Honorarios con
Incentivo
Precio Fijo ms
Honorarios con
incentivos
Precio Fijo
o suma alzada
T & M
Tiempo y materiales
Riesgo
P1: Planificar las compras y adquisiciones
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1k
2k
5k
10k
15k
Ejemplo : CPIF
Ratio (Share) 85/15
Costo objetivo 10,000
Utilidad objetivo 750
Max. Utilidad 1,350
Min. Utilidad 300
Comprador 85%Proveedor 15%
Costo final Prov.
Utilidad
Precio final
4,000 6,000 9,000 10,000 13,000 14,000
1,350 1,350 900 750 300 300
5,350 7,350 9,900 10,750 13,300 14,300
Costo final
Utilidad del proveedor
P1: Planificar las compras y adquisiciones
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Enunciado del trabajo (SOW)
Describe que trabajo ser realizado bajoel contrato
Debe ser claro, completo y conciso
Factores que influyen para definir el tipo decontrato:
Definicin del SOW
Frecuencia de cambios Esfuerzo y expertise para administrar alvendedor
Estndares de la industria
SOW
P1: Planificar las compras y adquisiciones
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CPFF T&M FP
Generalmente el de menor costo
Mayor administracin al vendedor
Vendedor no tiene incentivo (control/costos)
Definicin detallada del SOW
Pys Corta duracin y montos pequeos
Comprador conoce el precio total al inicio
Requiere auditoria al vendedor (facturas) Se necesita empezar ya el proyecto
P1: Planificar las compras y adquisiciones
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P2: Planificar la Contratacin Documentos de la adquisicin:
Solicitud de propuesta (RFP) Precio
Como ser realizado eltrabajo
Quin realizar el trabajo Experiencia de la
compaa, etc. Invitacin a licitar (IFB o RFB)
Un precio para todo eltrabajo
Solicitud de cotizacin (RFQ)
Un precio unitario por item,hora, etc.
Que contiene estosdocumentos:
SOW
Trminos y condicionesdel contrato
Informacin de respaldo
Procedimiento de cmo
responder al documento Gua para la preparacin
de la propuesta
Criterios de evaluacin
Precio, ...
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Criterios de evaluacin
Entendimiento de la necesidad Costo total o del ciclo de vida
Habilidad tcnica Gerencia
Capacidad financiera Habilidad en gestin de proyectosPrecio
Carta de intencin : NO es un contrato, no legal
Privity: A -> B -> C , pero A -X-> C Un solo proveedor: Desarrollo, Largo plazo Unico Proveedor: Patente, especializado
P2: Planificar la Contratacin
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Conferencia de oferentes
Reunin antes de la elaboracin de la propuesta
con potenciales proveedores para asegurarse quetodos ellos tienen un mismo y claro entendimientode la adquisicin
Intercambio (Q & A) Consideraciones
No permitir colusiones Preguntando enfrente de sus competidores Todas las Q&A deben ser anexadas a los
documentos de adquisicin Publicidad Atraer proveedores adicionales al proceso
Recepcin de Propuestas
P3: Solicitar Respuesta de Vendedores
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Negociacin :Objetivos:
Precio justo y razonable (Lo ltimo que debenegociarse ?) Desarrollar una buena relacin con el proveedor
Modelos:
Distributivo : Suma cero Integrador : Agrandando la torta
P4: Seleccin de Vendedores
Circulo de Fisher
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El modelo Fisher (modelo integrativo): A) Separemos a las personas del problema
No ataque a la persona, sino al problema B) Centrmonos en los intereses, no en lasposiciones
Posicin: Uno quiere
Inters: Porqu lo quiere C) Generemos alternativas para beneficio mutuo
No Todo para mi, sino Bueno para ambos D) Insistamos en criterios objetivos
Valor del mercado, B/C, VAN, etc.. E) Conozcamos nuestro mnimo (MAAN Mejor
alternativa a un acuerdo negociado)
P4: Seleccin de Vendedores
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Algunas tcticas de negociacin:
Tiempo limite (deadline), una parte limita el tiempo
Mi vuelo es dentro de 4 horas Sorpresa (Surprise), una parte tiene informacin
adicional
El precio disminuyo en 10% .
Autoridad limitada (Limited authority), una partemanifiesta que tiene autoridad limidada (puede serverdadero o falso)
No estoy autorizado para dar este descuento Persona ausente (Missing-man) la persona
con la ltima autorizacin esta ausente
Mi jefe solamente puede autorizar.
P4: Seleccin de Vendedores
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Algunas tcticas de negociacin:
Justo y razonable (Fair and reasonable)
La otra compaa vende a este precio Demoras (Delays), una parte deja la sala
Tomemos un descanzo
Retirada (Withdrawal), una parte hace un falsoataque y luego retrocede, para distraer la atencinde una debilidad
Fait accompli , Un proveedor manifesta que envi
el producto ya que saba que el cliente lonecesitaba, .
P4: Seleccin de Vendedores
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Sistema de control de cambio del contratoProcedimientos de modificacin del contrato,
los cuales deben figurar en el contrato mismo Analizar el impacto del cambio del contrato
al proyecto
Deben ser formalizados Si hay demasiados cambios, es preferiblenegociar un nuevo contrato o cambiar deproveedor
Cualquier acuerdo verbal o escrito que nofigura en el contrato, no es vlido
P5: Administracin del contrato
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P5: Administracin del contrato
Gerente del Py
HitosSeguimiento
cronogramaWBS
Informe
detalladocostos
Detalle de
Especificac.
Del Py
SOW
Herramientas para lagestin del contrato
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Actividades del cierre del contrato:
Verificacin del producto Cierre financiero, realizando el pago final al proveedor Informe final del desempeo del contrato Archivos del contrato, historia
Auditorias de adquisicin Consideraciones:
Cierre del contrato ocurre antes que el cierreadministrativo del proyecto
Cierre del contrato es hecho solamente una vez Cierre del contrato requiere mas documentacin que
el cierre administrativo
P6: Cierre del contrato
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ResumenEs esencial que las compaias obtengan un buen
contrato con el mnimo de riesgo en su provisin.igualmente importante o esencial es que estos contratossean efectivamente administrados.
Uso de Checklist en la preparacin de los contratos
Evaluacin de los riesgos Eleccin del contrato ms apropiado
Asesoria legal
Precio acorde, seguro de riesgos debajo del contrato.
Seguimiento del contrato en los niveles apropiados
Periodicas revisiones y upgrades a todo el contrato incluyendo reasde riesgo, administracin, etc.
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PREGUNTAS Y CONSULTAS