ii...disampaikan penyegaran kembali mengenai teknis pengisian allrecord-tc19, hasil analisa...
TRANSCRIPT
-
i
-
ii
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa sehingga kami telah dapat
menyelesaikan Laporan Monitoring dan Evalusai (Monev) Kegiatan penggunaan
aplikasi all record TC-19 di 34 provinsi di Indonesia. Laporan ini mengambarkan
sejauh mana pelaksanaan kegiatan penggunaan aplikasi all record TC-19 sebagai
salah satu sarana pelaporan dan pencatatan secara online yang dilakukan oleh
fasilitas pelayanan kesehatan, laboratorium pemeriksa dan Dinas Kesehatan
Provinsi, Kota dan Kabupaten dalam melakukan monitoring di daerahnya.
Monitoring dan Evaluasi (Monev) ke 1 ini dilakukan untuk 34 provinsi dari tanggal 31
agustus 2020 sampai tanggal 25 september 2020 secara berturut turut (rata-rata
dua provinsi per hari). Pelaksanaan monev dilakukan secara daring dengan
menggunakan fasilitas zoom meeting. Dalam pertemuan pelaksanaan monev
disampaikan penyegaran Kembali mengenai teknis pengisian allrecord-tc19, hasil
analisa penggunaan aplikasi all record dilanjutkan dengan diskusi untuk pemecahan
masalah yang ada dan perencanaan tindak lanjut untuk perbaikan. Laporan ini
diharapkan dapat memberikan masukan pelaksanaan penggunaan sistem
pencatatan dan pelaporan data covid-19 melalui aplikasi all record tc-19 sehingga
penggunaan allrecord tc-19 bisa optimal dan dapat dijadikan dasar untuk pimpinan
dalam mengambil kebijakan.
Kami menyadari bahwa laporan ini masih banyak kekurangan, oleh karena itu saran
dan kritikan untuk kesempurnaan pelaksanaan monev pada masa yang akan datang
sangat kami harapkan. Terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang
telah mendukung kegiatan monev tahap 1 ini. Semoga laporan ini bermanfaat
Jakarta, 28 September 2020
Ka.Puslitbang Biomedis dan Teknologi Dasar Kesehatan
Dr.dr.Vivi Setiawaty, M.Biomed
-
iii
DAFTAR ISI
Kata Pengantar .............................................................................................. ii
Daftar Isi ........................................................................................................ iii
Daftar Lampiran ............................................................................................. iv
A. Pendahuluan .......................................................................................... 01
B. Latar Belakang ....................................................................................... 02
C. Tujuan .................................................................................................... 02
D. Metode ................................................................................................... 03
1. Teknis ................................................................................................ 03
2. Materi ................................................................................................ 03
E. Permasalahan,Tindak Lanjut dan Hasil ................................................ 03
E.1. Permasalahan dan Tindak Lanjut 03
E.2..Hasil ............................................................................................. 23
F. Kesimpulan dan Saran
F.1 Kesimpulan ..................................................................................... 28
F.2. Saran .............................................................................................. 28
Lampiran – lampiran
Lampiran 1 Jadwal Monitoring dan Evaluasi
Lampiran 2 Daftar Pembicara beserta CV nya
Lampiran 3. Materi paparan
Lampiran 4. Notulensi dan Daftar Hadir
-
iv
Daftar Lampiran
Lampiran 1 Jadwal Monitoring dan Evaluasi
Lampiran 2 Daftar Pembicara beserta CV nya
Lampiran 3. Materi paparan
Lampiran 4. Notulensi dan Daftar Hadir ,
Lampiran 5. Dokumentasi Kegiatan
-
1
Monitoring dan Evaluasi Penggunaan Aplikasi All Record di 34
Provinsi di Indonesia
A. Pendahuluan
Pandemi COVID-19 di Indonesia merupakan bagian dari pandemi penyakit
koronavirus 2019 (COVID-19) yang sedang berlangsung di seluruh dunia. Penyakit
ini disebabkan oleh koronavirus sindrom pernapasan akut berat 2 (SARS-CoV-2).
Kasus positif COVID-19 di Indonesia pertama kali dideteksi pada tanggal 2 Maret
2020, ketika dua orang terkonfirmasi tertular dari seorang warga negara Jepang.
Pada tanggal 9 April, pandemi sudah menyebar ke 34 provinsi dengan DKI
Jakarta, Jawa Timur dan Jawa Tengah sebagai provinsi paling terpapar virus corona
di Indonesia.
Sampai tanggal 30 September 2020, Indonesia telah melaporkan 287.008 kasus
positif menempati peringkat kedua terbanyak di Asia Tenggara setelah Filipina.
Dalam hal angka kematian, Indonesia menempati peringkat ketiga terbanyak
di Asia dengan 10.740 kematian. Namun, angka kematian diperkirakan jauh lebih
tinggi dari data yang dilaporkan lantaran tidak dihitungnya kasus kematian dengan
gejala COVID-19 akut yang belum dikonfirmasi atau dites. Sementara itu,
diumumkan 214.947 orang telah sembuh, menyisakan 61.321 kasus yang sedang
dirawat.
Mengingat begitu cepat dan massive nya dinamika penyebaran Covid-19 di tanah
air, pemerintah dalam hal ini kementerian kesehatan dituntut untuk bergerak cepat
dengan menyiapkan segala sesuatunya untuk mencegah dan mengendalikan
penyebaran virus covid-19 ini. Jumlah laboratorium pemeriksa yang pada awal
pandemic hanya berjumlah belasan dalam waktu singkat meningkat menjadi
ratusan. Sedangkan dalam hal penguatan sumber daya kesehatan berlaku hal yang
sama. Pelatihan-pelatihan singkat dilakukan untuk bagaimana penanganan
spesimen berbahaya ini, dimulai dari pengambilan, pengepakan dan sampai ke
pemeriksaan.
https://id.wikipedia.org/wiki/Penyakit_koronavirus_2019https://id.wikipedia.org/wiki/Penyakit_koronavirus_2019https://id.wikipedia.org/wiki/Pandemi_koronavirus_2019%E2%80%932020https://id.wikipedia.org/wiki/Koronavirus_sindrom_pernapasan_akut_berat_2https://id.wikipedia.org/wiki/Pandemi_COVID-19_di_Daerah_Khusus_Ibukota_Jakartahttps://id.wikipedia.org/wiki/Pandemi_COVID-19_di_Daerah_Khusus_Ibukota_Jakartahttps://id.wikipedia.org/wiki/Pandemi_COVID-19_di_Jawa_Timurhttps://id.wikipedia.org/wiki/Pandemi_COVID-19_di_Jawa_Tengahhttps://id.wikipedia.org/wiki/Asia_Tenggarahttps://id.wikipedia.org/wiki/Pandemi_COVID-19_di_Filipinahttps://id.wikipedia.org/wiki/Pandemi_COVID-19_di_Asia
-
2
Sejalan dengan kegiatan penata laksanaan terhadap pasien dan spesimen covid 19
tersebut yang tidak kalah pentingnya adalah pembangunan sistim pelaporan dan
pencatatan kasus secara cepat, tepat dan efisien. Pusat Data dan Informasi
Kementerian kesehatan mengembangkan suatu sistim pencatatan yang dimulai
sejak pasien diterima di fasilitas kesehatan sampai dengan diperiksa oleh
laboratorium dan dilaporkan hasilnya.
B. Latar Belakang
Keputusan Menteri Kesehatan No HK.01.07-MENKES-405-2020 menyatakan bahwa setiap laboratorium diwajibkan untuk melakukan pelaporan atau mengisi
hasil pemeriksaan spesimen covid-19 ke dalam sistim all record TC-19. Badan
Litbang Kesehatan dalam hal ini Puslitbang Biomedis dan Teknologi Dasar
Kesehatan diberi mandat untuk menjadi coordinator pelaksanaan atau pemanfaatan
aplikasi online ini. Seiring dengan berjalannya waktu, angka kasus covid-19 di
Indonesia sampai saat ini cukup tinggi. Sehingga pemerintah menetapkan target
pemeriksaan per hari sebanyak 30.000 spesimen. Hal ini tentunya harus di imbangi
oleh sarana dan prasarana penunjang, baik itu bidang medis maupun non medis.
Termasuk didalamnya adalah pemanfaatan all record sebagai sistim pelaporan dan
sekaligus sebagai alat bantu pengambilan keputusan (decision support system)
dengan pemanfaatan dashboard dan fitur monitoring yang dapat dimanfaatkan oleh
dinas kesehatan baik di tingkat provinsi maupun kabupaten kota sedangkan di
pusat informasi dari sistim ini bermuara di gugus tugas covid-19.
Saat ini tercatat lebih dari 5000 akun yang terdaftar dalam sistim all record 19
karena banyaknya fasilitas pelayanan kesehatan (rumah sakit dan puskesmas),
laboratorium yang tergabung dalam sistim ini dan diprediksi akan terus bertambah.
Dalam pemanfaatannya masih ada beberapa kendala sehingga all record masih
belum termaksimalkan. Untuk itulah monitoring dan evaluasi diperlukan di seluruh
provinsi untuk mengetahui lebih dalam permasalahan yang ada dilapangan.
Sehingga kedepan dapat kita ketahui permasalahannya dan ditemukan solusinya.
C. Tujuan
Tujuan umum:
-
3
Mendapatkan gambaran mengenai permasalahan sistem pencatatan dan
pelaporan data covid-19 melalui aplikasi allrecord TC-19 di Indonesia
Tujuan Khusus:
1. Mengidentifikasi kepemilikan dan kebutuhan akun untuk fasilitas kesehatan
pengirim spesimen, laboratorium dan monitoring dinkes
provinsi/kabupaten/kota
2. Mengidentifikasi permasalahan terkait penggunaan akun
3. Mengidentifikasi masalah terkait teknis pengisian aplikasi allrecord tc-19
D. Metode Monitoring dan Evaluasi
Kegiatan ini dilakukan secara daring untuk masing-masing provinsi. Dalam satu hari
dilakukan kegiatan monev terhadap 2 provinsi sehingga diperlukan waktu 17 hari
untuk 34 provinsi. Kegiatan monitoring dan evaluasi allrecord tc-19 tahap 1 diikuti
oleh Tim pusat (PBTDK badan litbangkes, PHEOC, Yankes Rujukan, Yankes Primer
dan Pusdatin Kemenkes RI), Dinas Kesehatan provinsi, Dinas Kesehatan kabupaten
kota dan laboratorium pemeriksa spesimen covid-19 dimasing-masing provinsi.
Kegiatan terbagi menjadi 3 sesi, Sesi pertama paparan mengenai penyegaran
kembali teknis pengisian dan penjelasan penggunaan fasilitas monitoring untuk
dinkes provinsi/kab/kota. Sesi ke dua paparan mengenai evaluasi hasil pengisian
allrecord di masing-masing provinsi dan sesi ke tiga diskusi mengenai permasalahan
dan pencarian solusi pemecahan masalah tersebut.
E. Permasalahan, Tindak Lanjut dan Hasil
E.I. Permasalahan dan tindak lanjut
Dari proses diskusi yang berkembang dalam kegiatan monitoring dan evaluasi,
diidentifikasi beberapa masalah. Berapa masalah sudah ditindak lanjutu saat itu
juga, namun ada juga yang perlu penanganan lebih lanjut. Masalah-maslah tersebut
antara lain :
1. Proses bisnis Allrecord belum berjalan dengan baik
Proses bisnis allrecord dimulai dari fasilitas kesehatan pengambil/pengirim
spesimen memasukkan data identitas pasien dan riwayat pengambilan
spesimen. Setelah itu data tersebut dapat dicetak dan formulir hasil cetakan
bersama spesimen dikirim ke laboratorium pemeriksa. Formulir hasil cetakan
-
4
tersebut merupakan bukti bahwa spesimen telah dimasukan kedalam aplikasi
allrecord dan digunakan oleh laboratorium pemeriksa untuk mencocokan
kesesuaian data sebelum memasukkan hasil pemeriksaan. Laboratorium
pemeriksa akan memastikan kesesuaian data yang ada diaplikasi allrecord
dan formulir pengantar yang disertakan bersama spesimen, apabila sesuai
hasil pemeriksaan baru dimasukkan. Proses bisnis ini tidak berjalan
dibeberapa provinsi, antara lain disebabkan :
a. Fasilitas kesehatan pengambil/pengirim spesimen tidak
memasukkan data di allrecord-tc19
Beberapa hal yang menjadi penyebab antara lain :
i. Fasilitas kesehatan pengambil/pengirim spesimen tidak
memiliki akun allrecord.
Pemberian akun fasilitas kesehatan pengambil/pengirim
spesimen selama ini berkoordinasi dengan dinas kesehatan
provinsi. Pemberian akun satu pintu melalui dinas kesehatan
provinsi dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan akun serta
menghindari penyalahgunaan akun dan agar akun dapat
diterima atau diberikan kepada yang memang berhak. Tindak
lanjut dari masalah ini adalah dinas kesehatan kabupaten kota
akan kembali mendata fasilitas kesehatan pengambil/pengirim
spesimen didaerahnya untuk kemudian dilaporkan ke dinkes
provinsi. Selain itu diperlukan juga laporan dari laboratorium
pemeriksa terkait fasilitas kesehatan pengambil/pengirim
spesimen mana saja yang selama ini belum memasukkan data
ke allrecord tc-19. Dinas kesehatan provinsi kemudian akan
memberikan data tersebut ke badan Litbangkes untuk
pembuatan atau penambahan akun.
ii. Fasilitas kesehatan pengambil/pengirim spesimen belum
memahami pengisian allrecord-TC19.
Tindak lanjut masalah ini adalah dilakukan pelatihan ulang
teknis pengisian allrecord TC-19. Pada pelatihan ini, masing-
masing peserta langsung melakukan praktek pengisian melalui
link demo allecord-TC19. Pelatihan praktek langsung ini juga
sudah dilakukan pada saat monitoring dan evaluasi kali ini di
-
5
beberapa provinsi yang memang meminta untuk dilakukan
praktek secara langsung.
iii. Kebijakan memasukkan data satu pintu
Beberapa provinsi mengambil kebijakan yang memasukkan
data ke allrecord-tc19 adalah dinas kesehatan kabupaten/kota,
atau bahkan oleh dinas kesehatan provinsi, hal ini dimaksudkan
untuk memudahkan koordinasi dan monitoring spesimen. Pada
saat jumlah spesimen suatu provinsi masih sedikit mungkin
kebijakan dapat dilakukan, namun saat jumlah spesimen
bertambah banyak akan membuat beban memasukkan data di
satu tempat, hal ini dapat memperlama proses pemasukan
data.
Tindak lanjut masalah ini adalah memberi informasi kepada
dinkes provinsi mengenai proses bisnis allrecord, walaupun
proses entry allrecord tidak dilakukan oleh dinkes
provinsi/kabupaten/kota, mereka tetap dapat melakukan
pemantauan melalui akun administrator/monitoring dinas
kesehatan. Akun ini dimiliki oleh dinas kesehatan
provinsi/kabupaten/kota untuk melihat data spesimen sampai
level individu (tidak hanya jumlah).
b. Laboratorium tidak mengisi hasil ke allrecord-tc19
Beberapa hal yang menjadi penyebab antara lain:
i. Proses bisnis allrecord, laboratorium pemeriksa seharusnya
hanya bertugas untuk memasukkan hasil pemeriksaan.
Beberapa daerah dimana fasilitas kesehatan
pengambil/pengirim spesimen tidak memasukkan data ke
allrecord maka hal ini akan mengakibatkan beban laboratorium
menjadi bertambah karena laboratorium harus mengisi data
pasien dari awal (data pasien dan riwayat pengembilan
spesimen) sampai dengan proses input hasil. Hal ini membuat
proses pengisian hasil ke allrecord terhambat apalagi untuk
-
6
laboratorium yang memiliki keterbatasan dengan sumber daya
manusia (SDM).
ii. Beberapa daerah menyampaikan keluhan kekurangan tenaga
untuk memasukkan data ke allrecord tc-19. Tindak lanjut
masalah ini laboratorium diminta bersurat ke Kepala Badan
Litbangkes yang ditembuskan ke Dinas Kesehatan Provinsi
masing – masing mengenai permintaan tenaga kesehatan yang
memiliki keahlian computer, untuk selanjutnya kepala badan
litbangkes akan meneruskan surat tersebut ke kepala badan
PPSDM.
c. Dinas Kesehatan Provinsi/Kabubaten/Kota belum menggunakan
akun monitoring
Beberapa hal yang menyebabkan hal ini:
i. Akun monitoring belum diterima oleh dinas kesehatan
Akun monitoring sudah distribusikan sejak awal melalui bantuan
PHEOC yang akan mendistribusikan ke dinkes provinsi untuk
selanjutnya didistribusikan ke setiap dinkes kabupaten/kota.
Beberapa daerah menginformasikan belum menerima akun
monitoring, penyelesaian masalah tersebut adalah dengan
langsung dilakukan koordinasi dengan dinkes provinsi untuk
pemberian akun monitoring pada saat dilakukan monitoring dan
evaluasi di masing – masing provinsi.
ii. Beberapa daerah belum paham menggunakan akun monitoring
atau bahkan belum pernah menggunakan akun monitoring baik
ditingkat Provinsi maupun kabupaten/kota, tindak lanjut masalah
ini adalah dengan melakukan praktek langsung penjelasan
mengenai teknis penggunaan dan intepretasi data pada akun
monitoring. Keberhasilan atau tingkat pelaporan data pada
aplikasi New Allrecord ini memang sangat ditentukan oleh peran
dari Dinas Kesehatan dalam melakukan monitoring. Melalui
akun monitoring maka dinas Kesehatan dalam aplikasi new
allrecord sudah disediakan tools untuk memonitor sampel –
sampel diwilayahnya. Jika dinas Kesehatan melakukan
-
7
monitoring terhadap faskes pengirim spesimen maupun
laboratorium pemeriksa maka diharapkan pelaporan kedalam
aplikasi allrecord bisa menjadi lebih baik. Beberapa contoh
mengenai peran dinas Kesehatan antara lain :
a) Monitoring terhadap Jumlah sampel yang belum
diperiksa
Didalam aplikasi allrecord.
Dinas Kesehatan bisa memonitor faskes – faskes
pengirim spesimen pada menu monitoring pengambilan
spesimen dan mencermati segala permasalahan terkait jumlah
spesimen yang belum diperiksa.
Dinas Kesehatan harus memastikan permasalahan kenapa
sampel tersebut belum diinput hasilnya, apakah memang
sampel tersebut belum diperiksa atau sudah diperiksa tetapi
hasil belum diinput kedalam allrecord atau malah terjadi double
entry data pasien. Hal ini diperlukan agar dinas Kesehatan bisa
mencarikan solusi yang tepat terkait permasalahan yang ada
supaya semua sampel yang telah dikirim oleh faskes pengirim
spesimen diperksa atau diinput hasilnya ke dalam aplikasi
allrecord.
b) Monitoring terhadap Laboratorium yang salah dalam
proses verifikasi
Fakta dilapangan masih banyak ditemukan adanya
laboratorium – laboratorium yang melakukan salah verifikasi
terhadap hasil pemeriksaan pasien. Hal ini yang harus menjadi
perhatian dari Dinas Kesehatan dalam melakukan monitoring.
Apabila ditemukan ada laboratorium yang menverifikasi bukan
dari wilayah pengiriman spesimen, maka harus dipastikan
apakah benar spesimen dikirim ke laboratorium tersebut. Tindak
lanjut dari masalah beberapa maslah ini antara lain :
menyarankan agar faskes pengirim spesimen untuk
melapirkan hasil print data pasien pada aplikasi allrecord.
-
8
mengingatkan kembali kepada laboratorium pemeriksa
agar lebih teliti dalam mencocokan data pasien di aplikasi
allrecord dan print dari faskes pengirim spesimen.
Jika dinas Kesehatan menemukan ada laboratorium yang
salah dalam verifikasi hasil maka diharapkan segera
menghubungi laboratorium tersebut untuk melakukan
proses pembatalan verifikasi selanjutkan berkoordinasi
dengan laboratorium yang memeriksa sampel pasien
tersebut untuk melakukan verifikasi ulang.
Dari sisi sistem pada saat pencarian data pasien hanya
akan muncul satu nama pasien, ini diharapkan akan
mempermudah laboratorium dalam mencari dan
mencocokan identitas pasien sehingga diharapkan dapat
mengurangi kesalahan data pasien pada saat melakukan
verifikasi hasil pemeriksaan.
d. Kendala Internet dilapangan
Ketersediaan jaringan internet di beberapa wilayah terpencil menjadi
hal yang sangat mendasar. Akibat dari permasalahan ini maka banyak
faskes pengirim spesimen yang tidak bisa mengisi langsung data
pasien dan riwayat pengambilan spesimen keaplikasi allrecord.
Tindak lanjut dari masalah ini adalah beberapa dinas kesehatan
Kab/Kota yang bertugas mensiasatinya dengan mengisi data pasien
dan riwayat pengambilan spesimen ke aplikasi allrecord terlebih
dahulu sebelum pengambilan sampel kepada pasien atau sebelum
turun kelapangan. Apabila terdapat pasien yang tidak berhasil diambil
spesimennya maka data tersebut akan langsung dihapus dari aplikasi.
Ada juga beberapa faskes pengirim spesimen yang meminta bantuan
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk mengisikan data kedalam
allrecord, hal ini dikarenakan memang di wilayah faskes pengirim
spesimen tidak ada akses internet sama sekali sedangkan Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota karena berada diwilayah perkotaan
-
9
diharapkan mempunyai atau sudah terhubung dengan internet dengan
jaringan yang lebih stabil.
e. Kendala pada aplikasi allrecord-TC19
Kendala lambatnya aplikasi allrecord pada saat tertentu seperti saat
faskes pengirim spesimen akan memasukan data ke aplikasi allrecord
danlaboratorium pemeriksa yang akan melakukan verifikasi dan sering
errornya aplikasi allrecord. Kendala ini memang diakibatkan terlalu
banyaknya spesimen yang belum diverifikasi oleh laboratorium
pemeriksa. Ada ratusan ribu sampel yang belum diperiksa sehingga
mengakibatkan pencarian data menjadi lambat.
Tindak lanjut dari sisi sistem yang telah dilakukan oleh Pusdatin
diantaranya dengan telah dilakukannya perubahan fitur pencarian
dengan memutus loading saat pencarian sehingga saat ini hanya akan
ada 1 baris data pasien yang muncul, hal ini dimaksudkan selain
menambah kecepatan pencarian juga untuk menghindari kesalahan
laboratorium dalam melakukan verifikasi pasien yang bukan diperiksa
oleh laboratorium tersebut. Selain itu, dari sisi infrastruktur Pusdatin
juga telah melakukan peningkatan server yang digunakan untuk
aplikasi allrecord.
Sedangkan dari sisi user diharapkan setelah dilakukan monitoring dan
evaluasi ini dapat segera menginput hasil seluruh pemeriksaan yang
ada dilaboratorium agar beban pencarian pada aplikasi bisa dikurangi
sehingga proses pencarian data pasien menjadi lebih cepat.
2. Koordinasi teknis daerah
i. Koordinasi antar Dinkes Provinsi
Pada kondisi Pasien diambil atau dirawat dengan hasil pemeriksaan
positif diwilayahnya tetapi beralamat sesuai domisili bukan dari wilayah
provinsi tersebut. Maka hanya Dinas Kesehatan Provinsi maupun
Faskes pengirim spesimen tersebut yang bisa melihat hasil pasien
positif sementara provinsi domisili pasien tidak bisa mengetahui hasil
pasien melalui allrecord. Oleh karena itu diperlukan koordinasi antar
Dinas Kesehatan Provinsi untuk menginformasikan kepada dinas
-
10
provinsi lain tempat domisili pasien tersebut bahwa ada pasien diambil
dan diperiksa dengan hasil pemeriksaan positif diwilayahnya. Sehingga
diharapkan dinas Kesehatan povinsi tempat domisili pasien bisa segera
melakukan tracing kepada kontak erat pasien positif tersebut.
ii. Koordinasi antar Dinkes Kab/Kota
Kondisi Pasien diambil atau dirawat dengan hasil pemeriksaan positif
diwilayahnya tetapi beralamat sesuai domisili bukan dari wilayah
Kab/Kota tersebut juga banyak terjadi sehingga perlu dilakukan
koordinas antar Dinas Kesehatan Kab/Kota agar proses tracing
terhadap kontak erat pasien tersebut bisa lebih cepat. Hal ini menjadi
penting agar sebisa mungkin penularan bisa dicegah.
iii. Koordinasi antar Dinas Provinsi dan Dinas Kab/Kota
Koordinasi ini perlu dilakukan dalam hal mencermati permasalahan
pada jumlah sampel yang belum diperiksa agar segera bisa dilakukan
penginputan data spesimen dan hasil pemeriksaan. Monitoring ini perlu
dilakukan secara berkala oleh Dinas Kesehatan Provinsi terhadap
masing – masing Dinas Kesehatan Kab/Kota agar Dinas Kesehatan
Kab/Kota lebih memperhatikan jumlah sampel yang belum diperiksa
diwilayahnya. Karena Dinas Kesehatan Kab/Kota lah yang menjadi
ujung tombak keberhasilan dalam penginputan data kedalam allrecord
dengan cara memonitor data sampel dan hasil pemeriksaan
diwilayahnya.
iv. Koordinasi Dinas Kesehatan Provinsi dengan Laboratorium
Pemeriksa
Dinas Kesehatan Provinsi selaku pengusul laboratorium pemeriksa
diwilayahnya mempunyai kewajiban untuk melakukan assessment
terhadap laboratorium tersebut hingga Dinas Kesehetan Provinsi
mengeluarkan surat rekomendasi. Peran lain yang dapat di lakukan
oleh Dinas Kesehatan Provinsi adalah mengenai distribusi sampel
diwilayahnya agar tidak menumpuk dalam satu laboratorium sehingga
salah satu laborarotium pemeriksa mengalami overload sementara
laboratorium lain diwilayahnya masih kosong.
-
11
Hal lain yang perlu dilakukan terkait pelaporan hasil pemeriksaan
laboratorium kedalam aplikasi allrecord, jangan sampai terjadi hasil
pemeriksaan sudah ada tetapi belum dilaporkan atau diinput kedalam
aplikasi allrecord dan pelaporannya menggunakan format lain seperti
melalui data excel, data pdf atau bahkan melalui aplikasi sosial whats
up (WA). Jika penginputan hasil kedalam aplikasi allrecord tidak
segera dilakukan maka akan terjadi penumpukan data di laboratorium
tersebut sehingga menyebabkan beban input kedalam aplikasi
allrecord semakin besar.
3. Data spesimen yang dilaporkan pada rekapan excel lebih sedikit dari
yang semestinya
Data rekapan excel bertujuan untuk memotong rantai pelaporan jumlah
spesimen yang diperiksa setiap hari karena data di aplikasi allrecord belum
real time. Terjadi perbedaan data spesimen yang dilaporkan pada rekapan
excel dengan jumlah yang telah diperiksa oleh lab dapat disebabkan karena
lab terlambat bergabung ke WA grup jejaring pemeriksa covid-19 atau lab
tidak memberikan hasil rekapan secara teratur. Apabila pengisian data di
aplikasi allrecord sudah berjalan secara real time dan sesuai kondisi di
lapangan maka seluruh data diambil melalui aplikasi allrecord sehingga
rekapan excel tidak diperlukan lagi.
4. Keamanan Data
Untuk menjaga keamanan data dan penyalahgunaan akun maka untuk
penambahan akun faskes pengirim spesimen maupun reset password jika
user lupa akan passwordnya maka semua itu harus melalui satu pintu yaitu
Dinas Kesehatan Provinsi. Disamping itu selalu ditekankan atau diingatkan
kepada pemilik akun pada aplikasi allrecord baik akun Faskes, akun
Laboratorium Pemeriksa dan akun Monitoring oleh Dinas Kesehatan Provinsi
agar segera mengganti password segera setelah berhasil login untuk pertama
kalinya. Jika akun sudah dibagikan kepada masing – masing user melalui
Dinas Kesehatan Provinsi maka akan menjadi tanggungjawab penuh masing
-
12
– masing user dan Dinas Kesehatan Provinsi terkait hal penyalahgunaan
akun.
Secara sistem password yang ada di aplikasi allrecord sudah terenkripsi
sehingga setelah ganti password maka tidak ada pihak lain yang mengetahui
password baru user tersebut.
Hal ini dimaksudkan agar keamanan data dan penyalahgunaan akun bisa
dihindari.
5. Proses Migrasi data dari allrecord lama dan aplikasi BLC.
Data yang berasal dari allrecord lama dan BLC telah selesai dilakukan, tetapi
data tersebut belum dimasukkan ke aplikasi allrecord. Hal ini menyebabkan
terjadi selisih data antara proses pemerikaan dan data yang ada di aplikasi
new allrecord terutama untuk laboratorium – laboratorium yang sejak awal
memang sudah bergabung kedalam laboratorium jejaring pemeriksa Covid19
dan sudah memasukan data kedalam 2 aplikasi sebelumnya. Proses input
kembali data tersebut masih menunggu koordinasi dengan tim Pusdatin
selaku host dari aplikasi allrecord.
6. Kepemilikan Aplikasi Pelaporan Covid19 Tingkat Pemerintah Daerah
Salah satu yang menjadikan kendala dalam pelaporan dan pencatatan
kedalam aplikasi allrecord adalah kepemilikan aplikasi pelaporan Covid19
yang dimiliki oleh beberapa Pemerintah Daerah baik ditingkat Kab/Kota
sampai dengan tingkat Provinsi. Bisa dibayangkan jika di tingkat
pemerintahan Kab/kota mempunyai aplikasi pelaporan Covid19 sendiri
kemudian pada tingkat Pemerintahan Provinsi juga mempunyai aplikasi
pelaporan Covid19 sendiri dan kemudian harus menginput juga pada aplikasi
pencatatan dan pelaporan allrecord, maka untuk 1 data pasien harus diisikan
kedalam 3 aplikasi sekaligus, ini juga yang membuat beban pencatatan dan
pelaporan menjadi lebih berat.
Oleh karena itu perlu koordinasi antara beberapa pemerintah daerah yang
mempunyai aplikasi pelaporan Covid19 dengan Pusdatin Kemenkes selaku
pengembang aplikasi agar menjembatani aplikasi – aplikasi ditingkat
pemerintah daerah agar terhubung dengan aplikasi allrecord sehingga dalam
-
13
satu kali input data pasien maka data tersebut sudah bisa tersimpan di
aplikasi yang dimiliki pemerintah daerah dan aplikasi allrecord.
7. Logistik non reagen (tip dll) consumable
Fakta di lapangan sering terjadi logistik non reagen habis sehingga
laboratorim pemeriksa terhenti dalam melakukan pemeriksaan. Beberapa
daerah ada yang sudah menganggarkan untuk keprluan ini, tapi memang
ketersediaan bahan consumable dipasaran kosong.
8. Reagen, jenis, distribusi dan lain – lain.
Reagen yang berasal dari Kemenkes atau BNPB sering berubah sehingga
perlu dilakukan optimasi kembali untuk reagen tersebut dan hal ini cukup
menyita waktu dan tenaga. Perlu adanya koordinasi antara Kemenkes atau
BNPB dengan laboratorium yang akan menerima reagen terkait jenis reagen
yang digunakan serta ketersediaan reagen.
9. Kapasitas Lab, terkait mesin dan metode PCR
Beberapa laboratorium belum mengisi kuesioner efst-2. Dalam monev
disampaikan agar laboratorium yang belum mengisi kuesioner esft-2 agar
segera mengisi. Kontrol provinsi terhadap Laboratorium Pemeriksa
i. Kontrol input hasil pemeriksa
Akun monitoring dinkes, baik dinkes provinsi maupun kabupaten/kota
belum digunakan secara optimal. Sehingga control input hasil periksa
tidak dilakukan secara baik. Selain itu faskes pengirim spesimen yang
tidak mengentry data di allrecord menyebabkan dinkes provinsi atau
dinkes kab/kota tidak bisa memantau kondisi di wilayahnya.
ii. Kontrol terhadap Laboratorium salah verifikasi
Dinkes kab/kota dapat memonitor laboratorium yang melakukan
verifikasi terhadap sampel yang dikirimkan melalui akun monitoring.
Penggunaan dan distribusi akun monitoring yang belum baik dan
optimal menyebabkan kesalahan verifikasi yang dilakukan oleh
laboratorium tidak berjalan dengan semestinya.
10. Pengajuan Klaim ke BPJS
-
14
Untuk pengajuan klaim ke BPJS diperlukan hardcopy hasil pemeriksaan dari
laboratorium pemeriksa yang telah ditanda tangan oleh laboratorium
pemeriksa dan di cap basah, sehingga fasilitas Kesehatan pengirim spesimen
tetap harus menunggu hardcopy hasil pemeriksaan dari laboratorium
pemeriksa. Hal ini sangat mempengaruhi kepatuhan fasilitas Kesehatan
pengirim spesimen dalam memasukkan data ke allrecord Tc-19. Pada
allrecord-tc19, rumah sakit pengirim spesimen belum dapat melakukan cetak
hasil pemeriksaan yang telah berisi tanda tangan laboratorium pemeriksa.
Tindak lanjut dari masalah ini adalah perlu dikomunikasikan ke Pusdatin
kemenkes RI terkait pembuatan tanda tangan elektronik pada cetakan hasil
pemeriksaan yang diterima oleh rumah sakit pengirim spesimen, disamping
itu perlu juga pembicaraan dengan P2JK dan BPJS terkait regulasi pengajuan
klaim. Apabila hal ini dapat dilakukan maka akan meningkatkan kepatuhan
fasilitas Kesehatan pengambil/pengirim speseimen memasukkan data ke
allrecord-tc19.
11. Kelancaran pengiriman spesimen (isu daerah terpencil)
i. Pengiriman spesimen ke Dinas Kesehatan Provinsi atau Kab/Kota
Beberapa provinsi mewajibkan setiap spesimen yang akan diperiksa
dikumpulkan terlebih dahulu di dinkes provinsi untuk selanjutnya dinkes
provinsi yang akan menyalurkan ke laboratorium pemeriksa. Distribusi
sampel yang seperti ini akan menyebabkan tertundanya sampel untuk
sampai ke lab guna dilakukan pemeriksaan.
ii. Jadwal pengiriman spesimen ditentukan oleh Laboratorium
Beberapa laboratorium menentukan jadwal pengiriman spesimen karena
loading sampel yang terlalu banyak.
iii. Transportasi yang tidak ada secara Rutin
Transportasi untuk distribusi spesimen tidak ada setiap waktu sehingga
terjadi penundaan sampel untuk diperiksa laboratorium.
-
Matriks Masalah di 34 provinsi
Provinsi
KENDALA Masukan
Alur allrecord SDM Entry Kapasitas lab Jaringan Internet
Distribusi & proses
pengiriman sampel
Akun monitoring dinkes belum
dipergunakan/distribusi
Koordinasi antar instansi
Logistik Lab Keterangan
Aceh
Beberapa faskes belum mengentry data pasien dan lab belum melakukan verifikasi di allrecord tetapi hasil sudah diterima. Bahkan ada beberapa akun faskes dinkes yang tidak bisa masuk karena password tidak sesuai.
Terjadi peningkatan pengiriman sampel ke FK Unsyiah yang mengakibatkan kebutuhan proses entry menjadi tinggi tetapi sudah ditanggulangi dg merekrut 3 SDM untuk entry
Akun monitoring dinkes kabupaten belum diterima oleh dinkes provinsi
Sumatera Utara
Beberapa lab belum mengentry karena belum memiliki akun di allrecord
Lab Prodia lama dalam mengeluarkan hasil sehingga sulit untuk tracing secara cepat sehingga apabila sampel tsb positif.
Sumatera Barat
Faskes tidak mengentry data pasien dan riwayat pengambilan spesimen
Akun monitoring dinkes kabupaten belum didistribusikan dan belum digunakan
Perwakilan lab tidak hadir sehingga tidak mengetahui masalah yang ada di lab.
Sumatera Selatan
Faskes pengirim spesimen belum mengentry karena belum punya akun allrecord
Akun monitoring dinkes kab/kota banyak terdapat sampel dalam belum dikerjakan
Data PE perlu dimarger dengan allrecord
-
16
Provinsi
KENDALA Masukan
Alur allrecord SDM Entry Kapasitas lab Jaringan Internet
Distribusi & proses pengiriman sampel
Akun monitoring dinkes belum
dipergunakan/distribusi
Koordinasi antar instansi
Logistik Lab Keterangan
Jambi
Max kapasitas BPOM hanya 80-100/hari sampel sd 200 sampel per hari. Akan mengaktifkan labkesda provinsi untuk pemeriksaan covid karena loading sampel yang mulai naik
Tanggal pengiriman menggunakan waktu pengiriman dari dinkes provinsi ke Balai POM. Sehingga proses pengiriman tidak tergambarkan. Sampel diambil siang sampai malam hari
Koordinasi dengan RSUD Raden Matther belum berjalan sehingga RSUD Raden Mattaher belum menerima sampel dari dinkes
Bangka Belitung
faskes pengirim spesimen mengentry data pasien setelah spesimen dikirim ke lab
Akun monitoring dinas kab/kota belum diterima dan belum diditribusikan
Perwakilan lab tidak hadir sehingga tidak mengetahui masalah yang ada di lab.
Riau
Faskes belum mengentry data pasien dan riwayat spesimen
RSUD Arifin Achmad hanya memeiliki 1 tenaga entry allrecord
Hanya ada 1 lab pemerintah (RSUD Arrifin Achmad) yang berperan sebagai lab pemeriksa dari hasil tracing dinkes kab/kota sehingga sampel antre
Sampel dari PKM/dinkes seluruhnya dikirim ke RS Arifin Achmad sehingga banyak sampel antri. Ada 2 lab swasta (RS Ea Hospital dan RS Awal Bros yang belum diberdayakan untuk pemeriksaan sampel
Tidak ada koordinasi dengan lab swasta untuk membantu pemeriksaan sampel tracing yang berasal dari dinkes kab/kta
Kepulauan Riau
Beberapa faskes yang tidak entry data pasein dan riwayat pengambilan spesimen di aplikasi allrecord.
-
17
Provinsi
KENDALA Masukan
Alur allrecord
SDM Entry Kapasitas lab Jaringan Internet
Distribusi & proses
pengiriman sampel
Akun monitoring dinkes belum
dipergunakan/distribusi
Koordinasi antar instansi
Logistik Lab Keterangan
Bengkulu
Beberapa faskes belum memiliki akun dan belum mengentry riwayat pengambilan spesimen
Kapasitas lab sangat terbatas karena hanya ada 1 alat. Max 90-180 sampel/hari (hanya 2 shift)
Sampel dikumpulkan di labkesda prov Bengkulu sehingga terjadi delay sampel karena di lab masih terdapat sampel yang belum dikerjakan
Akun monitoring dinkes kab/kota sudah bisa mengisi form PE tetapi belum dilaksanakan.
BHP dan reagen sering habis
Lampung
Beberapa faskes belum memiliki akun dan belum mengentry riwayat pengambilan spesimen
Laboratorium sudah mulai mengalami penumpukan sampel. Balai Labkes Lampung tidak hadir padahal banyak sampel yang tertunda dan tidak mendapat klarifikasi dari lab Balai Labkes Lampung
Sampel dikumpulkan di labkesda prov Bengkulu sehingga terjadi delay sampel karena di lab masih terdapat sampel yang belum dikerjakan
Akun monitoring dinkes kabupaten belum diterima oleh dinkes provinsi
Banten
Beberapa faskes belum memiliki akun di aplikasi allrecord
Terjadi penumpukan sampel di Labkesda kota Tangerang karena kab Tangerang labkesdanya belum beroperasi
Akun monitoring dinkes kab/kota sudah bisa mengisi form PE tetapi belum dilaksanakan.
-
18
Provinsi
KENDALA Masukan
Alur allrecord SDM Entry Kapasitas lab Jaringan Internet
Distribusi & proses
pengiriman sampel
Akun monitoring dinkes belum
dipergunakan/distribusi
Koordinasi antar
instansi Logistik Lab Keterangan
Jawa Barat
Lab cabang (Kalbe Farma dan Kimia Farma) belum memiliki akun faskes sehingga hasil entry lab pusat tidak maksimal dan sulit diidentifkasi oleh akun dinkes kab/kota. Faskes pengirim spesimen di wilayah kab Cirebon belum entry data pasien
Beberapa lab perlu tambahan tenaga entry yang akan dikoordinasikan oleh dinkes provinsi
Beberapa dinkes kab/kota yang belum memanfaatkan akun monitoring
Agar sistem allrecord dapat menupload bentuk excel sehingga tidak per 1-1 memasukkan data
DKI Jakarta
Lab swasta seperti Genelab masih menginput data pasien sendiri karena fakses pengirim spesimen belum memiliki akun di allrecord
Beberapa lab perlu tambahan tenaga entry yang akan dikoordinasikan oleh dinkes provinsi
Jawa Tengah
Reagen sempat habis sehingga lab stop beroperasi
Perlu disediakan menu ttd digital sehingga bisa digunakan untuk klaim BPJS
Jawa Timur
Swab mandiri dan beberapa faskes rujukan belum mengisi allrecord dan belum punya akun faskes di aplikasi allrecord sehingga tidak mengentry data pasien dan riwayat spesimen di allrecord
Perlu disediakan menu ttd digital sehingga hasil di allrecord lebih dipercaya sebagai hasil yang valid oleh keluarga pasien. Perlu adanya menu upload dari file excel ke aplikasi allrecord gar lebih mudah dan cepat
-
19
Provinsi
KENDALA Masukan
Alur allrecord SDM Entry Kapasitas lab Jaringan Internet
Distribusi & proses
pengiriman sampel
Akun monitoring
dinkes belum dipergunakan/di
stribusi
Koordinasi antar instansi
Logistik Lab Keterangan
DI Yogyakarta
Beberapa faskes belum mengentry riwayat pengambilan spesimen
Akun allrecord bisa drifgding dengan akun NIK dari Kemendagri
Bali
Beberapa faskes belum mengentry riwayat pengambilan spesimen
RS Warmadewa kapasitas lab hanya 46 sample/hari
Akun monitoring dinkes kab/kota sudah didistribusikan tetapi belum digunakan
Reagen dari pusat sering berganti sehingga validasi harus dilakukan berulang
NTB
Beberapa faskes belum memiliki akun dan belum mengentry riwayat pengambilan spesimen
Data PE masih belum diinput oleh dinkes kab/kota tau dinkes provinsi
Masih harus dikomunikasikan antara lab, faskes, dinkes terkait akun faskes pengirim spesimen
NTT
Akun monitoring dinkes kab/kota sudah didistribusikan tetapi belum digunakan
Perwakilan lab tidak hadir sehingga tidak mengetahui masalah yang ada di lab.
Kalimantan Barat
Beberapa faskes dan dinkes belum pernah menggunakan aplikasi allrecord. Sehingga belum pernah entry data pasien ke dalam aplikasi allrecord. Selama faskes belum apunya akun maka netry data akan dibantu oleh dinkes Provinsi.
Akun monitoring dinkes kab/kota belum disebar dan digunakan
-
20
Provinsi
KENDALA Masukan
Alur allrecord SDM Entry Kapasitas lab Jaringan Internet
Distribusi & proses pengiriman sampel
Akun monitoring dinkes belum
dipergunakan/distribusi
Koordinasi antar
instansi Logistik Lab Keterangan
Kalimantan Tengah
Beberapa faskes telat dalam mengentry data pasien.
Hanya ada 1 lab pemeriksa yaitu RS Universitas Tanjung Pura dengan kapasitas lab hanya 250 sampel per hari. Tetapi akan ada peningkatan pemeriksaan sampai 500 sampel per hari
Akun monitoring dinkes kab/kota belum disebar dan digunakan
Reagen sering habis
Kalimantan Selatan
Faskes masih belum mengentry data di allrecord. Beberapa masalah lain adalah salah NIK dsb sehingga kesulitan untuk mencari di allrecord
Akun monitoring dinkes kab/kota belum disebar dan digunakan
Kalimantan Timur
Proses entry masih dilakukan seluruhnya oleh dinkes provinsi untuk sampel yang berasal dari kabupaten/kota. Beberapa faskes yang bukan berasal dari dinkes belum mengisi data pasien dan riwayat spesimen ke allrecord. Rencana selanjutnya adalah kab/kota mengirim sampel dan form dari allrecord.
Lab swasta kekurangan tenaga entry. Tenaga entry sudah diberikan ke dinkes provinsi tetapi masih deadlock terkait akomodasi dan uang makan untuk relawan
Sampel dikumpulkan dulu di dinkes provinsi lalu dikirim ke lab rujukan
Akun monitoring perlu fitur pencarian by name seperti di akun faskes
Kalimantan Utara
Akun dinkes kab/kota monitoring sudah didistribusikan tetapi belum digunakan
-
21
Provinsi
KENDALA Masukan
Alur allrecord SDM Entry Kapasitas lab Jaringan Internet
Distribusi & proses pengiriman sampel
Akun monitoring dinkes belum
dipergunakan/distribusi
Koordinasi antar
instansi Logistik Lab Keterangan
Sulawesi Selatan
Banyak faskes yang belum mengisi allrecord sehingga entry identitas pasien menjadi beban lab
Sulawesi Barat
SDM BPOM untuk allrecord Mamuju hanya 1 orang
Sulawesi Tengah
Beberapa faskes pengirim sampel tidak entry data pasien dan pengambilan spesimen karena tidak paham prosedur entry di allrecord
SDM entry Labkesda Sulawesi Tengah hanya 1 orang
Barang habis pakai (BHP) habis sehingga lab tidak bisa beroperasi
Sulawesi Utara
Faskes pengirim spesimen belum mengentry data pasien dan riwayat pengambilan spesimen ke allrecord. Belum punya akun serta belum bisa mengisi di allrecord.
Akun monitoring dinkes kabupaten belum didistribusikan dan belum digunakan
Sulawesi Tenggara
Faskes pengirim spesimen belum mengentry data pasien dan riwayat pengambilan spesimen ke allrecord. Belum punya akun serta belum bisa mengisi di allrecord.
Tenaga administrasi RS Bahteramas hanya 2 orang
Sampel dari dinkes kab/kota mengirim ke Rs Bahteramas dengan sampel per hari 300 sampel/kabupaten. Kapasitas lab hanya max 200 sampel per hari. Saat vicon dilakukan sampel tunggu sebanyak 500an sampel.
Sinyal di RS Bahteramas lambat sehingga max input di allrecord sehari hanya 20 sampel saja
RS Djafar Harun sampel masih sedikit sedangkan RS Bahteramas sampel sudah menumpuk dan tidak ada distribusi sampel untuk mengurai penumpukan sampel tersebut
Akun monitoring Provinsi dan kabupaten/kota belum diterima oleh dinkes provinsi
RS Djafar Harun masih memeriksa dengan reagen mandiri karena reagen dari Kemenkes dan BNPB belum datang tetapi permintaan reagen telah dikirimkan.
-
22
Provinsi
KENDALA Masukan
Alur allrecord SDM Entry Kapasitas lab Jaringan Internet
Distribusi & proses pengiriman sampel
Akun monitoring dinkes belum
dipergunakan/distribusi
Koordinasi antar instansi
Logistik Lab Keterangan
Gorontalo
Beberapa faskes telat entry allrecord karena terkendala kondisi di lapangan.
Akun monitoring dinkes kab/kota belum diterima, didistribusikan, dan digunakan
Maluku
Faskes pengirim spesimen telat entry data pasien di allrecord
Internet lambat
Terdapat beberapa kabupaten yang pengiriman sampel membutuhkan lebih dari 1 hari
Belum bisa mendownload data pasien
Consumable part dan reagen pemeriksaan sering kehabisan (BPOM Ambon)
Maluku Utara
Hampir seluruh faskes belum mengentry data pasien ke aplikasi allrecord
Akun monitoring dinkes kab/kota sudah terdistribusi tetapi belum digunakan
Papua
Faskes tidak bisa mengentry karena terkendala jaringan
Lab Litbang Papua kurang tenaga entry
Lab litbang max pemeriksaan hanya 300 sampel/hari sedangkan sampel sampai 500 sampel/hari
Beberapa daerah sulit akses internet.
Litbang Papua over kapasitas sehingga perlu distribusi sampel ke beberapa lab yang ada di Papua atau di luar Papua. Proses pengiriman sampel terkendala sampel yang berada di lokasi yang sulit
Akun monitoring dinkes kab/kota belum diterima, didistribusikan, dan digunakan
Papua Barat
Beberapa faskes belum entry data di allrecord karena belum memiliki akun di allrecord.
Lab perlu tambahan untuk entry data di allrecord untuk mengejar keterlambatan hasil di allrecord
Sampel baru diterima di lab pemeriksa 1-2 hari setelah sampel diambil karena kendala lokasi pengambilan sampel
Akun monitoring dinkes kab/kota belum diterima, didistribusikan, dan digunakan
Ada notif di aplikasi allrecord apabila hasil sudah diinput oleh lab
-
23
33142
31411
35519
34562
35997
24332
12991
29708
48684
48967
51678
49382
41448
31043
16907
41158
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
E.II. Hasil
Salah satu tujuan dilakukan monitoring dan evaluasi adalah pihak-pihak yang
terlibat dalam pengisian allrecord tc-19 menjalankan fungsinya dengan baik.
Pada grafik 1 terlihat peningkatan jumlah pengambilan spesimen yang diinput
oleh faskes pengirim spesimen ke dalam allrecord tc-19. Rata-rata jumlah
pengambilan spesimen yang diinput kedalam allrecord sebelum monev
sebesar 29708 spesimen perhari, sedangkan sesudah monev 41158
spesimen per hari. Hal ini menunjukkan mulai terjadi perbaikan dalam awal
proses bisnis allrecord-TC-19, sehingga akan mempermudah laboratorium
untuk proses selanjutnya. Dari grafik 1 juga terlihat penurunan jumlah
pengambilan spesimen yang dinput ke allrecord-tc 19 pada hari sabtu dan
minggu baik sebelum dan sesudah dilakukan monev. Hal ini menunjukkan
perlunya strategi lain untuk mencegah penurunan jumlah pengambilan
spesimen di hari sabtu dan minggu.
Grafik 1. Jumlah Pengambilan spesimen yang diinput ke allrecord
sebelum dan sesudah pelaksanaan monitoring dan evaluasi
-
24
Pada grafik 2 terlihat peningkatan jumlah pemeriksaan spesimen yang diinput
oleh laboratorium pemeriksa spesimen ke dalam allrecord tc-19. Rata-rata
jumlah pemeriksaan spesimen yang diinput kedalam allrecord sebelum
monev sebesar 19155 spesimen perhari, sedangkan sesudah monev 29928
spesimen per hari. Sama seperti faskes pengambil spesimen, dari grafik 2
juga terlihat penurunan jumlah pmeriksaan spesimen yang dinput ke
allrecord-tc 19 pada hari sabtu dan minggu baik sebelum dan sesudah
dilakukan monev.
Grafik 2. Jumlah Pemeriksaan Spesimen yang diinput ke Allrecord TC-19
oleh Laboratorium sebelum dan sesudah pelaksanaan
monitoring evaluasi
Bila dibandingkan dengan data rekapan excel tidak ada perubahan selisih
antara data spesimen yang diperiksa oleh laboratorium (data excel) dan yang
diinput kedalam allrecord tc-19 (table 1). Hal ini menunjukkan bahwa masih
diperlukan sumberdaya tambahan untuk proses pengisian allrecord TC-19 di
laboratorium pemeriksa.
22329
20314
20668
19555
21600
18998
10619
19155
29919
32019
31729
36522
30303
27661 21340
29928
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
-
25
Tabel 1. Jumlah pemeriksaan spesimen yang dilaporkan melalui rekapan
excel dan allrecord tc-19 sebelum dan sesudah monev
TANGGAL Data Excel Allrecord Selisih
Senin, 24 Agustus 26727 22329 4398
Selasa, 25 Agustus 35085 20314 14771
Rabu, 26 Agustus 35095 20668 14427
Kamis, 27 Agustus 37980 19555 18425
Jum'at, 28 Agustus 32834 21600 11234
Sabtu, 29 Agustus 36917 18998 17919
Minggu, 30 Agustus 20062 10619 9443
Rata-rata selisih 12945
Senin, 21 September 51769 29919 21850
Selasa, 22 September 42441 32019 10422
Rabu, 23 September 52402 31729 20673
Kamis, 24 September 50943 36522 14421
Jum'at, 25 September 52337 30303 22034
Sabtu, 26 September 43292 27661 15631
Minggu, 27 September 24592 21340 3252
Rata-rata selisih 15469
Table 2 menunjukkan pertambahan 1145 akun faskes pengambil/pengirim
spesimen. Untuk penambahan akun faskes pengirim specimen tidak dibatasi
pada tiap – tiap provinsi, berapapun jumlah yang dibutuhkan dari Dinas
Kesehatan Provinsi akan tetap difasilitasi. Penambahan jumlah akun faskes
pengirm spesimen diharapkan dapat memperlancar proses bisnis allreocrd-tc
19, dimana faskes pengirim spesimen memasukkan data identitas pasien dan
Riwayat pengembilan spesimen, lab hanya tinggal memasukkan hasil
pemeriksaan.
-
26
Tabel : 2 Data Jumlah Akun fasilitas Kesehatan pengambil/pengirim spesimen sebelum dan sesudah pelaksanaan Monev I
No Provinsi
Jumlah Akun
Sebelum Sesudah
(Data 4 Agustus 2020) (Data 28 September 2020)
1 Aceh 92 92
2 Sumut 163 176
3 Sumbar 58 58
4 Riau 62 301
5 Jambi 12 12
6 Sumsel 291 300
7 Bengkulu 29 29
8 Lampung 52 52
9 Babel 97 97
10 Kepri 33 33
11 DKI 235 246
12 Jabar 911 1,229
13 Jateng 659 1,244
14 Yogya 181 201
15 Jatim 551 730
16 Banten 552 148
17 Bali 73 79
18 NTB 24 30
19 NTT 23 23
20 Kalbar 60 87
21 Kalteng 47 47
22 Kalsel 32 33
23 Kaltim 33 33
24 Kaltra 6 6
25 Sulut 48 50
26 Sulteng 38 117
27 Sulsel 95 97
28 Sultra 42 42
29 Gorontalo 21 21
30 Sulbar 50 109
31 Maluku 12 12
32 Maluku Utara 20 21
33 Papua Barat 30 31
34 Papua 74 74
JUMLAH 4706 5851
-
27
Tabel 3 dan table 4 menggambarkan waktu penyelesaian dari pengambilan
specimen yang dilakukan oleh faskes pengirim specimen sampai dengan
input hasil yang dilakukan oleh laboratorium pemeriksa specimen sebelum
dan sesudah dilakukan monitoring dan evaluasi tahap 1. Dari tabel terlihat,
setelah dilakukan monev1, spesimen yang diambil dan dientry serta spesimen
yang diterima dan diperiksa di hari yang sama meningkat. Pada tabel juga
dapat terlihat penurunan spesimen yang diterima dan diperiksa serta
spesimen yang diperiksa dan diverifikasi lebih dari waktu 2 hari.
Tabel : 3. Waktu penyelesaian spesimen sebelum pelaksanaan Monev I (data allrecord-tc 19, 16-30 Agustus 2020)
INDONESIA 0 HARI 1 HARI 2 HARI LEBIH DARI 2 HARI
AMBIL_ENTRY 41,7% 20,7% 14,0% 23,6%
AMBIL_KIRIM 71,5% 16,6% 5,1% 6,7%
KIRIM_TERIMA 82,0% 10,8% 2,7% 4,5%
TERIMA_PERIKSA 27,3% 30,1% 17,4% 25,2%
PERIKSA_VERIFIKASI 17,1% 42,6% 17,3% 23,0%
Tabel : 4. Waktu penyelesaian spesimen sesudah pelaksanaan Monev I (data allrecord-tc 19, 21-28 September 2020)
INDONESIA 0 HARI 1 HARI 2 HARI LEBIH DARI 2 HARI
AMBIL_ENTRY 51,2% 18,9% 10,4% 19,6%
AMBIL_KIRIM 70,8% 19,3% 5,2% 4,7%
KIRIM_TERIMA 79,8% 11,1% 3,3% 5,8%
TERIMA_PERIKSA 33,4% 29,6% 19,2% 17,8%
PERIKSA_VERIFIKASI 14,5% 47,4% 20,0% 18,1%
Sesuai rekomendasi WHO lama proses pemeriksaan spesimen, mulai
spesimen diambil sampai keluar hasil tidak lebih dari dua hari. Pada grafik 3,
setelah dilakukan monev 1, terlihat peningkatan jumlah spesimen yang lama
proses pemeriksaan nya kurang dari sama dengan dua hari, namun jumlah
spesimen yang lama proses pemeriksaan nya 2 hari lebih masih sekitar
66,6%. Ini menandakan masih banyak permasalahan dilapangan yang perlu
diselesaikan. Upaya peningkatan pada proses yang dilakukan oleh faskes
pengirim specimen dan juga laboratorium pemeriksa harus terus dilakukan
dengan harapan waktu penyelesaian dari pengambilan sampel sampai
dengan penginputan hasil menjadi maksimal selama 2 hari. Jika upaya ini
tercapai tentu akan sangat membantu dalam pencegahan penularan dan juga
perawatan terhadap pasien.
-
28
Grafik 3. Waktu penyelesaian dari spesimen diambil sampai di verifikasi,
sebelum dan sesudah pelaksanaan Monev I
F. Kesimpulan dan Saran
F.I. Kesimpulan
Dari pelaksanaan monev ke -1 penggunaan all record tc 19 di seluruh provinsi di
Indonesia dapat disimpulkan bahwa kegiatan ini sudah tersosilisasi dengan baik
ditingkat provinsi, kota dan kabupaten. Hanya beberapa provinsi yang masih belum
menjalankan secara baik sistem pencatatan dan pelaporan pada aplikasi allrecord.
Maka kami berharap setelah dilakukan monitoring dan evaluasi pengisian allrecord
di masing – masing pronvinsi ini pencatatan dan pelaopran pada aplikasi allrecord
menjadi lebih baik sehingga data allrecord ini merupakan data dasar yang secara
real time bisa diketahui oleh pemangku kebjiakan baik di tingkat Dinas Kesehatan
Kab/Kota, Dinas Kesehatan Provinsi sampai dengan Pemerintah Pusat dalam
mengambil kebijakan yang tepat dan cepat.
F.II.Saran
Beberapa fasyankes masih belum patuh dalam menjalankan proses bisnis all record
(melakukan entry data pasien), sehingga diharapkan Dinas Kesehatan
Provinsi/Kabupaten/Kota perlu monitoring dan mengevaluasi pelaporan terkait
allrecord lebih intens untuk mengatasi masalah ini..dan tentunya monitoring ke 2
30.9%
69.1%
33.4%
66.6%
0.0%
20.0%
40.0%
60.0%
80.0%
2 HARI
SEBELUM MONEV SESUDAH MONEV
-
29
masih perlu dilakukan sebagai control untuk perbaikan mutu bagi penggunaan all
record tc-19.
-
30
-
Lampiran 1. Jadwal Monitoring dan Evaluasi All Record TC-19
JAM SENIN 31/09/2020 Petugas RABU
02/09/2020 Petugas
KAMIS
03/09/2020 Petugas
JUMAT
04/09/2020 Petugas
08.00 - 11.30 Kalimantan Selatan H:R, P1:T, P2:D,
M:Z, N: I
Sumatera
Utara
H:T, P1:D, P2:Z, M:I,
N: R
Sulawesi
Selatan
H:T, P1:D, P2:Z,
M:I, N: R DKI Jakarta H:I, P1:T, P2:D, M:Z, N: R
13.30 - 16.30 Aceh H:T, P1:D, P2:I,
M:Z, N: R
Sumatera
Selatan
H:I, P1:T, P2:D, M:Z,
N: R Jawa Timur
H:R, P1:T, P2:D
M:Z, N: I
Sumatera
Barat H:Z, P1:D, P2:Z, M:T, N: R
SENIN
21/09/2025 Petugas
SELASA
22/09/2025 Petugas
RABU
23/09/2025 Petugas
Kep. Bangka
Belitung
H:I, P1:R, P2:D, M:Z, N:
T Bali
H:Z, P1:I, P2:D,
M:T, N: R Bengkulu
H:R, P1:T, P2:D,
M:Z, N: I
Kalimantan
Tengah
H:T, P1:I, P2:D, M:Z, N:
R Lampung
H:I, P1:R, P2:D,
M:Z, N: I Jambi
H:Z, P1:I, P2:D,
M:T, N: R
SENIN
07/09/2020 Petugas
SELASA
08/09/2021 Petugas
RABU
09/09/2020 Petugas
KAMIS
10/09/2022 Petugas
JUM'AT
11/09/2022 Petugas
NTB H:I, P1:D, P2:Z, M:T, N:
I Jawa Tengah
H:Z, P1:T, P2:D,
M:Z, N: R Jabar
H:R, P1:I, P2:Z,
M:T, N: I
Sulawesi
Utara
H:Z, P1:R, P2:D,
M:Z, N: T Papua Barat
H:Z, P1:T, P2:D,
M:R, N: I
NTT H:T, P1:I, P2:Z, M:D, N:
R Di Yogyakarta
H:Z, P1:I, P2:D,
M:R, N: T Kepri
H:Z, P1:T, P2:Z,
M:D, N: R
Sulawesi
Tengah
H:Z, P1:R, P2:D,
M:Z, N: R Papua
H:I, P1:T, P2:D,
M:Z, N: R
SENIN
14/09/2023 Petugas
SELASA
15/09/2023 Petugas
RABU
16/09/2023 Petugas
KAMIS
17/09/2024 Petugas
JUM'AT
18/09/2024 Petugas
Sulawesi
Tenggara
H:D, P1:I, P2:Z, M:R, N:
T
Kalimantan
Barat
H:R, P1:I, P2:Z,
M:T, N: D
Kalimantan
Timur
H:T, P1:R, P2:Z,
M:D, N: I Maluku Utara
H:R, P1:I, P2:Z,
M:T, N: D Gorontalo
H:T, P1:I, P2:D,
M:Z, N: R
Riau H:Z, P1:R, P2:D, M:I, N:
T Sulawesi Barat
H:T, P1:R, P2:Z,
M:I, N: D Banten
H:I, P1:R, P2:Z,
M:T, N: D
Kalimantan
Utara
H:Z, P1:I, P2:Z,
M:R, N: D Maluku
H:Z, P1:I, P2:D,
M:R, N: T
-
Keterangan :
- H = Host
- P1 = Paparan 1 (Refresing Teknis Pengisian dan Penggunaan Akun Monitoring)
- P2 = Paparan 2 (Monitoring dan Evaluasi Pengisian Allrecord)
- M = Moderator
- N = Notulen
- Z = Dr. drg. Masagus Zainuri, M. Biomed
- R = Rina Tangkudung M. Biotech
- T = Sugiyanto S. Kom, MKM
- I = Intan Sari Oktoberia, S.KM
- D = Daryanto, ST
-
Lampiran 2. Daftar pemateri dan CV nya
Dr. drg. Masagus Zainuri, M.Biomed
Nama : Masagus Zainuri
NIP/Pangkat/Gol : 198007072008011014 / IIId
Tempat/Tgl Lahir : Jakarta/7 Juli 1980
Pendidikan Terakhir : Fakultas Kedokteran, Univ.Indonesia, S3 Ilmu Biomedis
Pekerjaan : Kepala Subbidang Biomedis Penyakit Tidak Menular
Puslitbang Biomedis dan Teknologi Dasar
Kesehatan, Badan Litbang Kesehatan, Kemenkes RI
Daryanto, ST.
Nama : Daryanto
NIP/Pangkat/Gol : 197504032003121001/Penata / IIIc
Tempat/Tgl Lahir : Purworejo/ 17 Juni 1979
Pendidikan Terakhir : Universitas Mercu Buana, S1 Teknik Informatika
Pekerjaan : Staf Puslitbang Biomedis dan Teknologi Dasar
Kesehatan-Balitbang Kesehatan
Sugianto, S.Kom, MKM
Nama : Sugianto
NIP/Pangkat/Gol : 197504032003121001/Penata Tk.1 / III.d
Tempat/Tgl Lahir : Pasuruan/ 04 Maret 1975
Pendidikan Terakhir : FKM UI, Magister Kesehatan Masyarakat
(Informatika Kesehatan)
Pekerjaan : Staf Puslitbang Biomedis dan Teknologi Dasar
Kesehatan-Balitbang Kesehatan
-
34
Intan, SSi.
Nama : Intan Sari Oktoberia
NIP/Pangkat/Gol : 198510062010122003/Penata Muda/III.a
Tempat/Tgl Lahir : Jakarta/ 6 Oktober 1985
Pendidikan Terakhir : FMIPA UIN Jakarta
Pekerjaan : Staf Puslitbang Biomedis dan Teknologi Dasar
Kesehatan-Balitbang Kesehatan
RIna Tangkudung, SKM, M.Biotech
Nama : Rina Tangkudung
NIP/Pangkat/Gol : 19801201200604 2 016/Pembina, IVa
Tempat/Tgl Lahir : Kotamobagu/01 Desember 1980
Pendidikan Terakhir : UGM, Magister Bidang Rekayasa Biomedis
Pekerjaan : Staf Puslitbang Biomedis dan Teknologi Dasar
Kesehatan-Balitbang Kesehatan
-
Lampiran 3.
Materi paparan refreshing entry data dan monitoring all record
-
36
Lampiran 3.
Materi paparan hasil Analisis Monev 34 Provinsi
-
37