II. INFORMÁTICA Y PAQUETERÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN

SISTEMAS DE INFORMACIÓNCumplen tres objetivos básicos dentro de las organizaciones: 1. Automatizar los procesos operativos.2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de

decisiones.3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Los sistemas de información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización son llamados sistemas transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etcétera.

Los sistemas de información que operan dando soporte a los mandos intermedios de las organizaciones son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS), sistema para la toma de decisiones de grupo (GDSS), sistemas expertos de apoyo a la toma de decisiones (EDSS) y sistemas de información para ejecutivos (EIS).

 El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el

de los sistemas estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.  2

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE ESTOS TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Sistemas transaccionales 

Logran ahorros significativos de mano de obra.

Son el primer tipo de sistema que se implanta en las organizaciones.

Muestran una intensa entrada y salida de información.

Son recolectores de información.

Fáciles de justificar ante la dirección general.

Fácilmente adaptables a otros paquetes de aplicación.

 

Ejemplos: la facturación, nóminas, cuentas por cobras, cuentas por pagar, contabilidad general, conciliaciones bancarias, inventarios, control de distribución, producción, etcétera.

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PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE ESTOS TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN…

Sistemas de apoyo a las decisiones 

Suelen introducirse después de haber implantado los sistemas transaccionales.

La información que generan sirve de apoyo en el proceso de toma de decisiones.

Son intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información.

No ahorran mano de obra.

Son sistemas de información interactivos y amigables.

Pueden ser desarrollados directamente por el usuario final.

Ejemplos: programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etcétera.

 

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PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE ESTOS TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN…

Sistemas estratégicos Puede llevar apoyar la automatización de procesos

operativos y proporcionar información para apoyar la toma de decisiones, sin embargo, no es la función.

Se desarrollan dentro de la organización y no pueden adaptarse fácilmente a otros paquetes.

Su función es lograr ventajas que los competidores no poseen. Son creadores de barreras de entrada.

Apoyan el proceso de innovación de productos y procesos dentro de la empresa.

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TIPOS SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES

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 Son un conjunto de

programas y herramientas que permiten obtener de manera oportuna la información que se requiere durante el proceso de la toma de decisiones que se desarrolla en un ambiente de incertidumbre.

SISTEMAS DE SOPORTE PARA LA TOMA DE DECISIONES (DSS: DECISION SUPPORT SYSTEMS).

Tienen como finalidad apoyar la toma de decisiones mediante la generación y evaluación sistemática de diferentes alternativas o escenarios de decisión mediante el empleo de modelos y herramientas computacionales.

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DSS

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CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE SOPORTE PARA LA TOMA DE DECISIONES (DSS)

Interactividad. Puede interactuar en forma amigable y con respuestas a tiempo real con el encargado de tomar decisiones.

Tipo de decisiones. Apoya el proceso de toma de decisiones estructuradas y no estructuradas.

Frecuencia de uso. Tiene una utilización frecuente de la administración media y alta.

Variedad de usuarios. De diferentes áreas funcionales como ventas, producción, administración, finanzas y recursos humanos.

Flexibilidad. Se acopla a una variedad determinada de estilos administrativos: autocráticos, participativos, etcétera.

Desarrollo. Desarrolla directamente modelos de decisión sin la participación operativa de profesionales en informática.

Interacción ambiental. Interactúa con información externa.

Comunicación Interorganizacional. Facilita la comunicación de los niveles altos hacia los niveles operativos y viceversa, a través de gráficas.

Acceso a bases de datos. Tiene capacidad de acceder información de las bases de datos corporativas.

Simplicidad. Simple y fácil de aprender y utilizar por el usuario final.

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS (EIS: EXECUTIVE INFORMATION SYSTEMS).

Tratan de apoyar el proceso de toma de decisiones de los altos ejecutivos de una organización, presentan información relevante y usan recursos visuales y de fácil interpretación, con el objetivo de mantenerlos informados.

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EIS

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EIS

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS (EIS)…

Objetivo principal: permitir el monitoreo y seguimiento por parte del ejecutivo de los factores críticos del éxito del negocio.

Factores críticos del éxito: como el conjunto de variables de una organización que es necesario monitorear y dar seguimiento para asegurar el éxito de la empresa.

Un sistema de información para ejecutivos es “un sistema computacional que provee al ejecutivo acceso fácil a la información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores críticos del éxito”.

 

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS (EIS) CARACTERÍSTICASDebe estar diseñados para cubrir las necesidades específicas y

particulares de la alta administración de la empresa.

Extraen, filtran, comprimen, y dan seguimiento a información crítica del negocio, que puede provenir de bases de datos externas.

Implica que los ejecutivos pueden interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios.

Es un sistema desarrollado con altos estándares. Permite interactuar al ejecutivo y al sistema sin un entrenamiento previo.

Pueden acceder información que se encuentra en línea, extrayéndola en forma directa de las bases de datos de la organización.

El sistema está soportado por elementos especializados de hardware.

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FACTORES DEL ÉXITO DE UN EIS Que se vea bien. Debe estar orientado hacia el uso gráfico

de las pantallas, lo cual permite a los ejecutivos acceder la información relevante sin entrenamiento previo.

Que sea relevante. Un EIS debe proporcionar a los ejecutivos acceso a los datos que son importantes para la organización y que se han identificado como críticos para el éxito de una empresa.

Que sea rápido. Se necesitan tiempo de respuesta cortos, pues de lo contrario los ejecutivos pensarán que están perdiendo su uso de tiempo.

Que la información esté disponible y actualizada. Un EIS debe proporcionar a los ejecutivos la información en el momento oportuno, es decir, cuando ellos la requieran. Además, la información que se presente al ejecutivo debe estar actualizada para que tenga validez, ya que no sirve utilizar información obsoleta.

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FACTORES QUE ASEGURAN UNA IMPLANTACIÓN EXITOSA DEL EIS Ejecutivo comprometido con el proyecto e informado

sobre él. Además, debe establecer un compromiso formal hacia el sistema, ya que de ello depende su uso en el futuro.

Socio operativo. Está relacionado con el manejo de los detalles de implantación del sistema. Puede ser la persona más cercana al ejecutivo.

Personal idóneo en el departamento de informática. Se debe seleccionar al personal más capacitado para realizar esta tarea de la mejor manera posible.

Tecnología apropiada. La selección del hardware y software debe corresponder a la demanda tecnológica del proyecto.

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FACTORES QUE ASEGURAN UNA IMPLANTACIÓN EXITOSA DEL EIS…Administración de los datos. Que exista una adecuada infraestructura de base de datos

interna y externa.

Relación clara con los objetivos del negocio. El EIS debe resolver de forma adecuada un problema o situación relacionado directamente con los resultados de la empresa.

Manejo de la resistencia al cambio. El EIS puede generar resistencia al cambio y fricciones dentro de la estructura organizacional, ya que tiende a alterar los flujos de información y los feudos de poder dentro de la empresa.

Administración adecuada de la evolución y expansión del sistema. Deben establecerse lineamientos que controlen la evolución y expansión del sistema para así satisfacer las necesidades reales de la empresa.

Las principales mejoras que se pueden lograr, dentro de la organización, a través de estos sistemas son:

Mejora en los sistemas actuales de reportes corporativos o divisionales.

Rediseño de los sistemas actuales de reportes.

Cambios en los procesos de planeación y pronóstico.

Capacidad para realizar análisis específicos mediante el empleo de información contenida en las bases de datos.

Permite las relaciones de comunicación entre el personal.

Mejora la capacidad de administración de programas.

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SISTEMAS PARA LA TOMA DE DECISIONES DE GRUPO (GDSS: GROUP DECISION SUPPORT SYSTEMS)

Estos sistemas cubren el objetivo de lograr la participación de un grupo de personas durante la toma de decisiones en ambientes de anonimato y consenso, apoyando decisiones simultáneas.

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GDSS19

GDSS

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SISTEMAS DE SOPORTE PARA LA TOMA DE DECISIONES EN GRUPO (GDSS)…

Groupware

 

Es el trabajo corporativo apoyado con computadora, cómputo interpersonal, sistemas compartidos, cómputo cooperativo, sistemas coordinados o cómputo en equipo.

Sus principales ventajas son que permite enlazar departamentos, personas en diferentes lugares físicos o compañías completas, de manera que se mejora la eficiencia y la velocidad de los proyectos en equipo.

  

Un GDSS es un sistema interactivo basado en computadoras, el cual facilita la solución de problemas no estructurados por un conjunto de tomadores de decisiones que trabajan juntos como un grupo.

Los componentes de que consta un GDSS son: hardware, software, recursos humanos y procedimientos.

  

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SISTEMAS DE SOPORTE PARA LA TOMA DE DECISIONES EN GRUPO (GDSS) CARACTERÍSTICAS

Son sistemas diseñados especialmente para apoyar las decisiones en grupo, lo que implica que no están formados por elementos de sistemas ya existentes.

Su meta es apoyar el trabajo de los tomadores de decisiones.

Es fácil de entender y de usar. Debe ser accesible para usuarios con diferentes niveles de conocimiento computacional y de soporte a la decisión.

Puede ser específico o general. Es específico si se diseña para un tipo o clase de problema. Y es general si se diseña para tomar diversas decisiones organizacionales.

Contiene mecanismos para evitar el desarrollo de conductas negativas en el grupo, como son los problemas de comunicación, estar de acuerdo con lo que dice la mayoría sólo por estar con el grupo, o proponer ideas con intención de molestar a algún miembro del grupo.

Debe motivar a todos los miembros del grupo a participar de manera activa. Sin olvidarse de cuidar el anonimato de la participación.

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SISTEMAS DE SOPORTE PARA LA TOMA DE DECISIONES EN GRUPO (GDSS) VENTAJASMotiva a los miembros del grupo a trabajar juntos.

Mejora la etapa de preparación de la reunión de trabajo.

Da la misma oportunidad de participación a todos los miembros del grupo.

Proporciona un mecanismo para enfocar al grupo en problemas clave y descartar las conductas que perjudican el desarrollo de la junta de toma de decisiones.

Apoya el desarrollo de una memoria organizacional de una junta a otra, pues permite almacenar más información sobre lo que se ha logrado.

Mejora la calidad de la toma de decisiones debido a que el anonimato de las contribuciones permite una mayor y mejor participación por parte de los miembros del grupo.

Incrementa la creatividad en la toma de decisiones, ya que permite que todos los miembros del grupo, no sólo el jefe, aporten ideas. 

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SISTEMAS DE SOPORTE PARA LA TOMA DE DECISIONES EN GRUPO (GDSS) DESVENTAJAS

Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de decisiones diferente al de la forma tradicional de realizarlo.

Resistencia al cambio por parte de los administradores, porque pueden pensar que este sistema puede desplazarlos.

La responsabilidad al tomar una decisión puede diluirse, ya que las aportaciones son anónimas y la decisión representa el consenso del grupo.

Que en el grupo no exista una cultura desarrollada de trabajo en equipo y en consenso, lo cual haga que el uso de GDSS se realice de manera forzada.

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USOS PRÁCTICOS DE UN GDSS Determinar la misión de una empresa. Durante el proceso de creación de

una empresa es necesario definir la misión que se le asignará a la misma en el mercado, proceso en el cual puede usarse un GDSS para generar ideas útiles y tomar la mejor decisión.

Formular estrategias. Así como se establece la misión, es necesario formular las estrategias que ayudarán a que la misión se cumpla, proceso en que también pueden ayudar los GDSS.

Evaluar administradores. Para aumentarles el sueldo o verificar que cumplen con su deber, las empresas realizan evaluaciones de sus administradores.

Planear los sistemas de información. Cuando se requiere introducir nueva tecnología de sistemas de información es necesario modificar el plan de sistemas o planear la introducción de la nueva tecnología.

Apoyar negociaciones. Por ejemplo, cuando dos o más grupos hablan diferente idioma o tienen diferente cultura.

Apoyar las decisiones visuales. Como la selección de un empaque para un nuevo producto, el diseño de un comercial publicitario, etcétera. 25

SISTEMAS EXPERTOS DE SOPORTE PARA LA TOMA DE DECISIONES EDSS: EXPERT DECISION SUPPORT SYSTEMS)

Permiten cargar bases de conocimiento integrados por una serie de reglas de sentido común para que diferentes usuarios las consulten.

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EDSS

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EDSS

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