١

فهرست صفحه عنوان

٣ ................................................................................................................................................................... تعاريف و اصطلاحات ٣ ................................................................................................................................................................................... :دبيرخانه

٣ ............................................................................................................................................................................. انواع دبيرخانه ٣ ........................................................................................................................................................................................ :سند ٣ ........................................................................................................................................................................ :بندي اسناد طبقه

٤ ................................................................................................................................................................................ :نامه اداري ٤ .................................................................................................................................................................... هاي اداري انواع نامه

٥ ............................................................................................................................................................................. :تعريف ثبت ٥ ............................................................................................................................................................................دفتر انديكاتور

٥ ............................................................................................................................. )نامه وارده(اي از يك دفتر انديكاتور نمونه ٧ .............................................................................................................................................................................. دفتر اندكس ٧ .............................................................................................................. )دفتر راهنماي دبيرخانه(تر اندكس اي از يك دف نمونه

٧ ...................................................................................................................................................................دفتر ارسال مراسلات ٧ ...................................................................................................................................... اي از يك دفتر ارسال مراسلات نمونه

٨ .............................................................................................................................................................................. دفتر كارتابل ٨ ..................................................................................................................................................................... مهرورود به سازمان

٩ ...................................................................................................................................................... اي از يك مهر ورود نمونه ٩ ..........................................................................................................................................................................نحوه ارسال نامه

٩ ...............................................................................................................................................................نامه) ارجحيت(اولويت ٩ ....................................................................................................................................................................................... پرونده ٩ ...................................................................................................................................................................................... بايگاني

١١ ........................................................................................................................................................... :هاي وارده روال ثبت نامه

١٢ ......................................................................................................................................................... :هاي صادره روال ثبت نامه

١٢ .......................................................................................................... :هاي صادره ابتدا به ساكن نامه •

١٢ ................................................................................................................. : هاي صادره مرتبط نامه •

١٤ ....................................................................................... )دستي(سنتي در روش) كد پيش(ها كدينگ يا كدگذاري نامهمفهوم

١٦ ..........................................................................................................................................)سنتي(هاي غيرمكانيزه معايب سيستم

١٧ ........................................................................................................................................................هاي اتوماسيون اداري سيستم

١٧ ......................................................................................................................................................... اتوماسيون اداري چيست ؟

١٧ ..................................................................................................................................... هاي اتوماسيون اداري سير تحولي سيستم

١٨ ............................................................................................................................................................. چرا اتوماسيون اداري ؟

١٩ .................................................................................. ها هاي اتوماسيون اداري در سازمان برخي از مزايا و معايب استفاده از سيستم

١٩ ................................................................................................................................................................................. :مزايا

٢

٢٠ .............................................................................................................................................................................. :معايب

٢٣ ........................................................... :هايي كه پراكندگي جغرافيايي وسيعي دارند مزاياي سيستم اتوماسيون اداري در سازمان

٢٤ ................................................................................................................................................................... انواع آرايش سرورها

٣

عاريف و اصطلاحات ت

: دبيرخانه هـاي تـدوين شـده و دبيرخانه واحد سازماني مشخصي است كه اداره امور دفتـري سـازمان را براسـاس روش

اقبـت و نظـارت بـر حسـن دار گرديده و گردش مكاتبات و مراسلات اداري را انجـام مـي دهـد و مر معين عهدهدفتـر :از جملـه و شـامل ابزارهـايي اسـت هاي وارده و صادره را در سازمان تقبـل مـي نمايـد جريان گردش نامه

... . انديکاتور، مهر ورود و ساعت ، دفتر اندکس، دفتر ارسال و مراسلات و

انواع دبيرخانه حـال ممكـن . نامه ها و اسناد خود داشته باشد هر سازماني مي بايست حداقل يك واحد دبيرخانه جهت ثبت

است درسازمانهاي بزرگ جهت سهولت در ثبت و ارسال نامه ها، برحسب نياز سازمان، دبيرخانـه هـاي مختلفـي ها بـه عنـوان به طوري كه يك واحد دبيرخانه مركزي در رأس سازمان باشد و مابقي دبيرخانه. وجود داشته باشد

. ازمان معرفي شده و هريك در حوزه مربوط به خود فعاليت داشته باشند هاي محلي درس دبيرخانه

: ها عبارتند از به طور كلي انواع دبيرخانه دبيرخانه مركزي • دبيرخانه محلي • دبيرخانه عادي • دبيرخانه محرمانه •

:سند در واقـع . شـته در بيايـد صـورت نو هكه جنبه نوشتاري داشته باشد يعني ب ـ شد گفته ميبه چيزهايي سند امروزه

هـاي مختلـف تعـاريف از ديـدگاه سـند . ارتباطي است كه از طريق نوشته به دست مـي آيـد سند يكي از وسايل .پژوهشي و تاريخي تقسيم بندي كرد ،اداري ـ اليمي توان سند را از جنبه حقوقي، م متفاوتي دارد و

در دفتر انـديكاتور كرده و كه مراحل اداري را طي شود مي گفتهبه نوشته اي ، اداريديدگاه تعريف سند از اسـناد و هـا مثل نوشته ( مكتوب باشداين سند خواه . باشد نيز شده باشد و قابل حفظ و نگهداري در بايگاني ثبتمثـل منقـوش باشـد يـا ... و نوار كاست ، لوح فشرده شده ، نظير مضبوط مثل باشد و خواه غير مكتوب ) اداريشـرطي كـه شـرايط بايگـاني اداري را هب ـ ، چه نقشـه ، ضبط چه ،بنابراين اين گونه مدارك چه نوشته. .. و نقشه

.شوند اداري گفته مي داشته باشند سند

: بندي اسناد طبقه . شوند ميتقسيم ،شده بندي هر سازمان به دونوع عادي و طبقهموجود در اسناد o باشند بندي خاصي برخوردار نمي اسنادي هستند كه از طبقه :اسناد عادي .

٤

o بندي خاصي برخوردار هسـتند و در نظـام اداري و از طبقهاسنادي هستند كه : بندي شده اسناد طبقهتوانـد در حالي كه ايـن اصـطلاح نمـي . معروف هستند» اسناد محرمانه«ها به در بين كاركنان سازمان

: شوند كه عبارتند از هار دسته تقسيم ميبندي شده خود به چ كامل باشد، چرا كه اسناد طبقه

ز غير مجاز بـوده و باعـث بـرو ،كه بر ملاكردن و افشاي آن شامل اسنادي :اسناد محرمانه -١در اغلـب .ها را ندارنـد از آنآگاهي بازكردن و يا مجاز به ،افراد ي و همه اراتي شدهخس

دفتر حراسـت انه، دبيرخانه اسناد محرمتوزيع و ثبت محل هاي دولتي، ها و ارگان سازمان .مي باشد

خيلـي بيشـتر از اسـناد محرمانـه گونـه اسـناد و اثر افشاي ايناهميت : اسناد خيلي محرمانه -٢گونـه اسـناد است و افراد محدودتري در سازمان، امكان دسترسي به مشاهده و ثبـت ايـن

. را دارند محرمانـه اسـت و افـراد خيلـي اسـناد بـه مراتـب بيشـتر از اسـناد اهميت ايـن : اسناد سري -٣

. گونه اسناد را دارند بسيارمحدودتري در سازمان ، دسترسي به ايناهميت اين اسناد نيز به مراتـب خيلـي خيلـي بيشـتر از اسـناد سـري و : كلي سري اسناد به -٤

گونـه خيلي محرمانه است و افراد بسيار بسيار محدودتري نيز در سازمان دسترسي به ايـن . شود دارند و افشاي غيرقانوني اين اسناد نيز باعث خسارات جبران ناپذيري مياسناد را

: نامه اداري كه حاوي يك يا چند موضوع اداري بـوده و بـه عنـوان وسـيله ارتبـاط در داخـل و اي هرسند اداري يا نوشته

. شود ميده ميگيرد اصطلاحا نامه اداري نا خارج سازمان، موسسه يا ارگان مورد استفاده قرار ميسـازد كـه از جملـه هـا متمـايز مـي كه آن را از ساير نامه ي هستندهاي اداري داراي مشخصات و ويژگيها نامهدر بـه كه با كلمه (شخص گيرنده /شماره نامه ، تاريخ نامه ، عنوان واحد سرلوحه ،آرم سازمان، توان به ها مي آن

، موضـوع ، نـام ) شـود در نامه مشخص مـي ازكه با كلمه (ه شخص فرستند/، عنوان واحد ) شود نامه مشخص مي . و عنوان امضاء كننده اشاره نمود

هاي اداري انواع نامه .هايي كه از سازمانهاي ديگر وارد سازمان شده است شامل نامه :نامه هاي وارده - ١ .شود مي سازمانهاي ديگر فرستاده شامل نامه هايي كه از يك سازمان به :نامه هاي صادره - ٢

هـايي كـه در درون يـك سـازمان و بـين افـراد همـان سـازمان ارسـال شامل نامه :هاي داخلي نامه - ٣ شود مي

است که دريافت کننـده آن نـه فرسـتنده نامـه اسـت و نـه گيرنـده نوعي از نامه :هاي خارجي نامه - ٤ آن، بلکه به دليل کاري اين نامه بايد با واسطه براي گيرنده ارسال شود

٥

:ثبت يف تعريك سازمان با استفاده از ابزارهاي خـاص ...) وارده ، صادره و(هاي است از سنديت دادن به انواع نامه عبارت .هاي خاص و روش

دفتر انديكاتورهـا در آن ثبـت هـاي وارده ، صـادره و داخلـي سـازمان دفتري است كه كليـه اطلاعـات نامـه ،انديكاتوردفتر ها بـا يكـديگر، ها و يا واحدهاي سازمان منظور مراجعه بعدي به سوابق و مكاتبات سازمان از اين دفتر به. شود مي

. شود نيز گفته مي» دفتر ثبت«شود و به آن استفاده مي

) نامه وارده(اي از يك دفتر انديكاتور نمونه

:شماره رديف •

هـاي گردد و هريـك از نامـه آغاز ميمنظور، شماره انديكاتور است كه از ابتداي سال با شماره يك ، بـه يكـي از ايـن )هـايي كـه بـدون سـابقه قبلـي تهيـه شـده انـد نامـه (وارده و يا صادره ابتدا به ساكن

كند و در پايـان سـال نيـز بـه هرعـددي كـه خـتم شـود بـه اصـطلاح دفتـر ها اختصاص پيدا مي شمارهشـروع و آغـاز ) يـك (ديكاتور جديد با شماره شود و مجددا در سال بعد از دفتر ان انديكاتور بسته مي

. شود به شماره رديف، شماره ثبت نيز گفته مي. شود به كار مي : ورود تاريخ •

دهنـده در حقيقت نشان. هاي وارده است ورود ثبت نامه(.../..../... ) منظور ازتاريخ، روز، ماه و سال . ست ها به سازمان يا ارگان مربوطه ا تاريخ ورود نامه

: شماره و تاريخ نامه وارده •گردد و چنانچـه نامـه وارده اي كه داراي شماره و تاريخ باشد، ذكر مي در اين ستون نيز هر نامه وارده

گردد به ذكر تاريخ اكتفا مي) هاي اشخاص حقيقي مانند نامه(فقط داراي تاريخ و فاقد شماره باشد، : ـ صادره به: وارده از •

هـاي مثـل نامـه . (ن هم اختصاص به نام مرجعي درد كه به سـازمان، نامـه ارسـال داشـته اسـت اين ستوكه در اين صورت نام فرسـتنده ) رسد ها و يا واحدها به دست ما مي وارده كه از اشخاص و يا سازمان

. مشخص گردد » وارده از«گردد تا مفهوم نامه در قسمت بالاي اين ستون ذكر مي

فردي

ره شما

تاريخ ورود

شماره و تاريخ نامه وارده

:وارده از :صادره به

موضوع نامه

تعداد پيوستتاريخ ارجاع

صدور :رونوشت به

شماره قبل دفتر انديكاتور

شماره بعد دفتر انديكاتور

شماره صادره وارده پرونده

٦

دره باشد، نام مرجعي كه نامه صادره را دريافت خواهـد نمـود، در قسـمت پـايين ايـن چنانچه نامه صا . گردد درج مي« صادره به«ستون در جلوي عبارت

: موضوع نامه •اي از شرح يا اطلاعات اصلي نامـه كـه بيـانگر محتـواي نامـه وارده يـا صـارده خلاصهدر اين ستون ، .شود باشد نوشته مي

تعداد پيوست •

هـاي پيوسـت نامـه وارده در سـتون وارده و دو ستون وارده و صادره تقسيم شـده اسـت و تعـداد بـرگ به . شود هاي پيوست نامه صادره در ستون صادره نوشته مي تعداد برگ

:به ارجاع •هاي وارده جهت اطلاع يـا اقـدام محل تشخيص نامه ،منظور از ايجاد اين ستون در دفتر انديكاتور نيز

هـاي وارده جهـت اقـدام كه اسامي واحدهاي درون سازمان و يا اشخاص مسئول گيرنده نامه باشد مي . را مشخص مي نمايد

: تاريخ صدور • . شود هاي صادره دارد و تاريخ صدور نامه در آن نوشته مي فقط اختصاص به نامهاين ستون

: رونوشت به •اي عـلاوه بـر گيرنـده اصـلي، كـه نامـه صـورتي هاي صـادره دارد و در اين ستون نيز اختصاص به نامه

داشته باشد نامـه گيرنـدگان رونوشـت در ايـن سـتون ذكـر ) گيرندگان رونوشت(هاي ديگري گيرنده . گردد مي

شماره قبل دفتر انديكاتور •كـه بـه ايـن ترتيـب .هـاي قبـل دفتـر انـديكاتور دارد هاي قبلي، صـفحه اين ستون اختصاص به شماره

باشد و اين مطلب به هنگـام ارد كه نامه وارده يا صادره سازمان داراي سابقه قبلي ميوجود دمواردي در . گـردد مشـخص مـي » بازگشـت «و يـا » پيرو«هايي نظير مطالعه متن نامه وارده ضمن رؤيت عبارت

بايسـت هنگـام ثبـت آن نامـه در دفتـر انـديكاتور و در ادامـه اقـدامات قبلـي، شـماره اين صورت مي . ثبت نماييم » شماره قبل «ور قبلي نامه داراي سابقه را در ستون انديكات

شماره بعد دفتر انديكاتور •بـه ايـن ترتيـب كـه . هاي بعـد دفتـر انـديكاتور دارد هاي بعدي، صفحه اين ستون اختصاص به شماره

العه نامـه مواردي وجود دارد كه نامه وارده يا صادره سازمان سابقه بعدي دارد و اين مطلب هنگام مطدر ايـن صـورت . گـردد مشـخص مـي » بازگشـت «و يـا » پيرو«هايي نظير وارده و ضمن رؤيت عبارت

.ثبت نماييم » شماره بعد«بايست هنگام ثبت نامه در دفتر انديكاتور سابقه بعدي را در ستون مي شماره پرونده •

گاني نامه صادره كـه در نهايـت در اي كه نامه وارده و يا نسخه باي در اين ستون شماره و يا كد پرونده . شود آن بايگاني خواهد شد نوشته مي

٧

دفتر اندكساي باشـد كـه امكـان پيگيـري و دسترسـي هاي وارده يك سازمان يا مؤسسه به اندازه درصورتي كه حجم نامه

نباشـد و هنگـام پـذير به موضوع نامه و يا تاريخ و محل ارجاع آن، به وسـيله دفتـر انـديكاتور بـه سـرعت امكـان ، زمان زيادي صرف پيدا كردن نامه آنهـا و پاسـخ اقـدامهايي كـه روي ) ارباب رجوعان(ها مراجعه صاحبان نامه

لـذا . كه از تأخير در راهنمايي مراجعان جلوگيري شـود شد يشيده حلي اند ، راه شد مينام آنها انجام شده است هـاي وارده را عـلاوه بـر ثبـت در دفتـر يسـت ، از روي اجبـار نامـه با در اين گونـه مـوارد مسـئولين دبيرخانـه مـي

دفتـر «بـه دفتـر انـدكس . كردنـد مـي نيـز ثبـت و شـماره گـذاري انديكاتور، در دفتر ديگري به نام دفتر اندكس . شد نيز گفته مي» دفتر راهنماي دبيرخانه«يا » هاي وارده راهنماي نامه

دار به مؤسسـه و يـا هاي وارده شماره ورود و يا عدم ورود هريك از نامه دهنده به طور كلي دفتر اندكس نشان .باشد سازمان گيرنده نامه مي

) دفتر راهنماي دبيرخانه(اي از يك دفتر اندكس نمونه

ارسال مراسلات دفتر

. شود ها استفاده مي ن دفتر به منظور اخذ رسيد از گيرندگان نامهاز اي

دفتر ارسال مراسلات اي از يك نمونه

١٠٢ ١٠١ ١٠٠

فرستنده نامهشماره انديكاتور

فرستنده نامه هزارشماره انديكاتور

فرستنده نامه هزارشماره انديكاتور

هزار

امضاء تاريخ تحويل تعداد پيوست گيرنده و شماره نامه تاريخ رديف

٨

: رديف • . رود كار مي ها به جهت آمار نامه

: تاريخ و شماره نامه •هاي صادره و در بعضـي مـوارد تـاريخ و نامه تاريخ صدور نامه و شماره دفتر انديكاتور در عمل ثبت

بـه واحـدهاي هـاي وارده ارجـاعي ماننـد نامـه .(شـود هاي وارده در ايـن سـتون نوشـته مـي نامه شماره ) سازمان

: گيرنده • .شود خانه، موسسه ، ارگان و يا واحد گيرنده نامه، در اين ستون نوشته مي نام وزارت

: تعداد پيوست • .شود هاي نامه مشخص مي ها و پيوست در اين ستون تعداد ضميمه

:تاريخ تحويل •اين تـاريخ توسـط . شود نامه ثبت ميهاي صادره و يا وارده به گيرنده در اين ستون تاريخ تحويل نامه

. شود كننده نامه در سازمان گيرنده نامه و يا گيرنده نامه در واحد سازماني نوشته مي دريافت : امضاء •

امضاء شخص دريافت كننده نامه در سازمان گيرنده يا واحد سازماني مربوطه در اين ستون قرار . گيرد مي

دفتر كارتابلوسـيله هـا و اسـناد و مـدارك اداري بـه ت نظم و ترتيب امور مكاتبات اداري، كليـه نامـه دفتري است كه جه

هـاي اداري در عبارتي اين ابزار دفتري است كه نامه به. شود كار گرفته مي دبيرخانه و يا مسئولان دفاتر مديران بههـاي مـورد نيـاز بـا بـه نامـه بندي شده و جهت سهولت دسترسي مديران و يا كاركنان سازمان آن تفكيك و طبقه

مسـئولان دسـتورات و يـا اقـدامات خـود را . رود كار مـي نظم ارائه شده و برگشت آن با همان نظم ارائه شده، بههاي صادره تايپ شده و يا صـدور دسـتور مثل امضاء نمودن نامه: نمايند هاي موجود در آن منعكس مي روي نامه ... هاي وارده و روي نامهتر مشخصات قابل توجهي ندارد، فقط از اوراق مقوايي مشابه و يكسان و احتمالاً همـراه بـا لبـه خـاص اين دف

. همراه با جلد درست شده است ) هاي قرارداده شده در دفتر جهت مشخص نمودن هرگروه از نامه(

مهرورود به سازمان هـا براسـاس نـوع كـار و و سـازمان هـا شركتهاي وارده به سازمان است و هريك از اين مهر مخصوص نامه

. د ننماي ف خود از مهرهاي مخصوص به خود استفاده مييوظا

٩

اي از يك مهر ورود نمونه

نحوه ارسال نامهگيرنـده ) واحـد / سـازمان /شـخص (فرسـتنده بـه ) واحد/سازمان/شخص(ها از عواملي كه جهت فرستادن نامه

. شود، نحوه ارسال گويند براي اقدام و يا اطلاع از آن استفاده مي : برخي از عوامل ارسال نامه عبارتند از

صادره را با سرعت بالايي از سـازمان فرسـتنده بـه دستگاهي است كه تصوير نامه) : فاكس(دورنگار - ١ . دهد سازمان گيرنده انتقال مي

هـا و يـا اشـخاص نهـاي صـادره يـك سـازمان را بـه سـازما فرد يا افرادي كه نامه ) :پيك(رسان نامه - ٢هـا رسـيد اخـذ گونه نامـه دريافت كننده در شهر محل استقرار فرستنده، تحويل داده و از گيرنده اين

. نمايند ميهـاي صـادره و يـا وارده ارجـاعي يـك سـازمان را درون فرد يا افـرادي كـه نامـه :رسان داخلي نامه - ٣

هـا در دفـاتر ارسـال گونـه نامـه ايـن تشكيلات همـان سـازمان توزيـع نمـوده و معمـولا از گيرنـدگان . نمايند ء دريافت مي مراسلات امضا

هاي اشخاص حقيقي و يا اشخاص حقوقي را درون كشـور و يـا اي است كه كليه نامه مؤسسه :پست - ٤ . نمايد كه امروزه داراي خدمات گسترده و قابل توجهي شده است خارج از كشور توزيع مي

نامه ) ارجحيت(اولويت هـاي عـادي تقـدم هاي فوري نسـبت بـه نامـه كند وبراي توزيع و ارسال نامه ريت زماني نامه را مشخص ميفو . شوند قائل مي

پرونده است از مجموع اسـناد و مـداركي كـه بـا يكـديگر وجـه مشـترك داشـته باشـند و بـه عنـوان يكـي از عبارت

.گيرد ر ميدر سازمان مورد استفاده قراهاي اداري ابزارهاي ثبت نامه

بايگاني .مشـخص تنظـيم و نگهـداري اسـناد و مـدارك اداري طبـق روش و شـيوة ، طبقه بندي بايگاني به معناي فن

: تـر به عبارت ساده . كرد طوري كه به آساني و در كوتاهترين مدت بتوان به آن اسناد و مدارك دسترسي پيدا هب

نام و آرم سازمان

:شماره انديكاتور

:تاريخ ورود

١٠

هـاي طبق شيوه ها به پايان رسيده است ه روال گردش آنك بايگاني يعني محل نگهداري اسناد و مدارك اداري

.معين و روش علمي

١١

: وارده هاي روال ثبت نامه : باشد مراحل ثبت يك نامه وارده در روش سنتي و دستي به شرح ذيل مي

بـه (. د شو ابتدا وارد واحد دبيرخانه شده و در صورت لزوم به آورنده نامه رسيد داده مي هاي وارده كليه نامه - ١ ) گردد هايي كه از طريق پست به سازمان ارسال مي استثناي نامه

هـا ، مسئول دبيرخانه نامه را دريافت و پس از كنترل آن از نظر ارتباط نامه با سازمان، صحت تعـداد پيوسـت - ٢ . زند ها مي وجود امضاء و ساير نكات جهت ثبت آنها، مهر ورود به سازمان روي نامه

فتـر انـديكاتور توسـط مسـئول دبيرخانـه ثبـت و شـماره و تـاريخ ثبـت نامـه در دفتـر مزبـور، در ها در د نامه - ٣ . شود يادداشت مي) مهر انديكاتور(هاي تعيين شده در مهرورود نامه محل

ها را در دفتـر ديگـري در بعضي از مؤسسات اين نامه ها و اختصاص شماره و تاريخ به آنها ، پس از ثبت نامه - ٤هدف از ثبت نامـه هـا در دفتـر انـدكس ، . ( نمايند ثبت مي نيز »دبيرخانهيا دفتر راهنماي اندكس دفتر « به نام

) هاست هاي وارده از طريق شماره نامه سهولت دسترسي به شماره انديكاتور و ثبت نامهيـك و بـه صـورت هاي اداري توسط مسئول دبيرخانه تفك پس از ثبت شماره و تاريخ نامه در دبيرخانه، نامه - ٥

. دهد بندي شده در دفاتر كارتابل مديران و كاركنان سازمان قرار مي طبقهارسـال دفتـر « هـا برحسـب واحـدهاي اقـدام كننـده ، در نامـه مشخصـات پـس از طـي ايـن مراحـل، در انتها - ٦

) ي داخلـي اه ـ رسـان نامـه (ها بين توزيع كنندگان نامه ثبت شده و پس از تقسيم آن» دفتررسيد«يا »مراسلات . شود به واحد و يا مسئول اقدام ، تحويل و رسيد اخذ مي

١٢

: صادره هاي روال ثبت نامه : بندي شده است هاي صادره به دو صورت تقسيم نامه

: هاي صادره ابتدا به ساكن نامه • .گونه سابقه مكاتبات قبلي نداشته باشد كه هيچاي است صادره نامه

: تبط هاي صادره مر نامه •

o شـود بـه آن هاي دريافتي از يـك مخاطـب صـادر مـي هايي كه در پاسخ به نامه نامه :نامه بازگشت . شود نامه بازگشت گفته مي

o هاي ارسالي قبلي ، به مخاطب صادر مي شـود بـه آن هايي كه به منظور پيگيري نامه نامه :نامه پيرو . شود نامه پيرو گفته مي

o اشـاره ) به غيراز فرستنده و گيرنده نامـه (است كه در آن به يك شخص سومي اي نامه : نامه عطفنامـه يك بخشنامه يا يـك آيـين شماره نامه ممكن است در يك نامه صادره، به اي مثال،بر. شود مي

.دولتي بنا به دلايلي اشاره شود

: باشد مراحل ثبت يك نامه صادره در روش سنتي و دستي به شرح ذيل مي

داده ) تايپيسـت ( نـويس نويس نامه توسط كاركنان داخل سـازمان تهيـه و جهـت تايـپ، بـه ماشـين پيش ابتدا - ١ . شود مي

كننـده نامـه جهـت پـاراف و تاييـد ارسـال را براي تهيه نويس، آن را پس از تايپ و چاپ پيش تايپيست، نامه - ٢ . نمايد مي

اوليـه خـود در صـورت تأييـد، آن را پـاراف و نـويس كننده نامه پس از مشاهده و مطابقت آن بـا پـيش تهيه - ٣ولـي در صـورت عـدم تطبيـق مـتن . نمايـد هاي بعدي، به مسئول مافوق خـود ارسـال مـي جهت اخذ تاييديه

كننده متن نامه را اصلاح ومجدد به تايپيست ارسال تا اصـلاحات نويس اوليه، شخص تهيه شده با پيش تايپ . ي تاييد مجدد جهت ايشان ارسال گردد مورد نظر در متن نامه اعمال و برا

بايست نامه را مشـاهده و تأييـد نماينـد و پـس از دار مي نويس نامه، افراد صلاحيت در روند اخذ تاييديه پيش - ٤و به صورت فيزيكي توسط مـدير سـازمان يـا سـمت ) چاپ(اخذ تأييديه نهايي، نامه توسط تايپيست پرينت

. شود مافوق سازماني امضاء ميهـاي همـراه آن، وارد واحـد پس از ثبت امضاء فيزيكي روي نامـه، اصـل نامـه و در صـورت لـزوم پيوسـت - ٥

. شود تا در آنجا عمليات ثبت و ارسال نامه انجام شود دبيرخانه ميمسئول دبيرخانه پس از مشـاهده امضـاء نامـه و مشخصـات آن، نامـه را در دفتـر انـديكاتور ثبـت و شـماره و - ٦

. نمايد از دفتر را بر روي اصل نامه يادداشت مي تاريخ اخذ شده

١٣

هـا حتمـا يـك نسـخه كپـي در بايگـاني دبيرخانـه اي از نامـه بايست جهت داشتن سـابقه مسئول دبيرخانه مي - ٧ . نگهداري نمايد

به صورت پاكت تحويل مامور پست شده و بـه نقـاط مـورد نظـر ارسـال در انتها پس از ثبت نامه ، اصل نامه - ٨ . شود مي

١٤

)دستي(در روش سنتي ) كد پيش(ها كدينگ يا كدگذاري نامهمفهوم .واحـدهاي اقـدام كننـده نامـه اسـت و تشخيص سـريع منظور شناسايي بهدر درجه اول كدگذاري معني و مفهوم واقعي

ري مـي توانـد نيـز ، كدگـذا ارجاع نامه هاي وارده به واحدهاي اقـدام كننـده همچنين به منظور سرعت بخشيدن در امور . جوابگوي مناسبي باشد

هاي خود از يك روش كدگـذاري كـه غالبـا بيـانگر معنـا و مفهـوم خاصـي هر سازمان معمولا براي كدگذاري انواع نامهها براساس سليقه شخصي خود و بـدون هـدف و منظـوري خـاص، حتي در بعضي مواقع ، سازمان. كنند است استفاده مي

در اغلب موارد عبارت پيش كد نيز جايگزين عبارت كدينگ يـا كدگـذاري . كردند يك روش كدگذاري مشخص مي . شود مي

. شود به طور معمول براي كدگذاري از روشهاي متداولي استفاده مي » ح «مـثلاً بـراي حسـابداري حـرف . مورد نظر را شناسايي مي كنندسازماني الفبا واحدهاي با استفاده از حروف - ١

علاوه بر شماره انـديكاتور كـد درنظـر گرفتـه شـده و در زمان كدگذاري .... و »ك«حرف كارگزيني براي . گيرد واحد اقدام كننده نيز در سمت چپ شماره انديكاتور نامه قرار مي

اي بـه آنهـا طبـق نمـودار سـازماني شـماره مي توان به هر يك از واحدهاي اصلي سازمان با استفاده از يك كد ، - ٢ . اختصاص داد

ي زيـر مجموعـه اداري و مالي يك كد يك رقمي اختصـاص داد و بـه واحـدها حوزه معاونت مي توان به مثلا معمولاً بعد از كـد چـه بـه و مجموعه اين واحدهاي فرعي كد سه رقمي اختصاص داد رقمي و به زير ٢آن كد بـراي مثـال مـي تـوان . ا هـم نوشـت الفبايي چه عددي مي توان بعد از يك مميز شماره دفتـر انـديكاتور ر طريق

. نمودار سازماني زير را در نظر گرفت

مدير عامل )بدون كد(

معاون اداري و مالي )۱(

معاون فني )۲(

معاون آموزشي)۳(

مدير مالي )۱۱(

مدير اداري)۱۲(

بيرخانهاداره د)۱۲۱(

اداره كارگزيني)۱۲۲(

مدير تحقيقات)۲۱(

مدير نگهداري)۲۲(

مدير برنامه ريزي)۳۱(

مدير اجرائي)۳۲(

١٥

اي كه با امضاي رئيس اداره كارگزيني از طرف سازمان صادر مي شود علاوه بـر هاي صادره براي مثال كليه نامه

سـمت (در كنـار آن دهنـد، كـد راهنمـاي واحـد نيـز اين كه يك شماره دفتر انديكاتور را به خود اختصاص ميمتصـدي ثبـت بـا توجـه بـه كـد مربوطـه ها، گونه نامه قرار خواهدگرفت و به هنگام پاسخ به اين) چپ شماره نامه

)١٠٠٠/١٢٢(. باشند مي» كارگزيني«واحد هايي، متوجه خواهد شد كه محل اقدام و يا بايگاني چنين نامه، كـدهاي ديگـري را )كدگذاري به روش الفبايي يا عددي( در بعضي مواقع هم علاوه بر كد واحد اقدام كننده - ٣

كنند كه البتـه تمـامي ايـن كـدها بـراي آن سـازمان مربوطـه نيز حسب مورد آن سازمان در شماره نامه دخيل مي، سـال مـورد ) اعـم از وارده يـا صـادره بـودن (براي مثال ممكن است كد نوع نامه . كاملا معنادار و واضح است

وع نامه، كد شخص تهيه كننده نامه ، كد امضاءكننده نامه، كد گيرنده نامه ، يك رشته ثابـت كـه نظر ، كد موضرا در سمت چپ شماره انديكاتور نامه با مميز يا كاراكترهاي ديگـر مجـزا كننـد ... معناي خاصي داشته باشد ، و

والبتـه بـراي تمـامي ايـن . يرد گ كه حتي در بعضي مواقع يك شماره طولاني در بالاي نامه و سمت چپ قرار ميخواهنـد معنـاي ودر ايـن روش كدگـذاري زمـاني كـه مـي . كدها مي توان از حروف و يا عدد نيز استفاده نمود

. شماره نامه را قويتر كنند مجبور به بزرگ كردن آن هستند

نامه به دسـت آورنـد به طور كلي افراد در روش دستي مي خواهند با مشاهده يك شماره نامه، اطلاعات كلي ازاعـم از اينكـه نامـه وارده اسـت يـا صـادره ؟ چـه . كه بتوانند عمليات ارجاع و اقدام آن را سـريعتر انجـام دهنـد

چه شخصي آن را امضاء كرده اسـت ؟ موضـوع نامـه چيسـت ؟ ايـن آن را تهيه كرده است ؟ شخصي يا واحدين است نامه اطلاعات خيلي بيشتري از آن را با خود حمـل نمايـد كه البته ممك.... نامه براي كدام ارگان رفته ؟ و

. كه در روش كدگذاري دستي قادر به قراردادن آن ها در شماره نامه نباشيم شود، چنانچه بعداً بنـا بـه گذاري مي اي در دفتر انديكاتور سازمان ثبت و شماره وارده نامه كه در اين روش زماني - ٤

اي در پاسخ به اين نامه داده شود، پس از طي كردن مراحل ثبت نامـه صـادره، متصـدي بايست جوابيه دلايلي ميگذاري در دفتر انديكاتور، در رديف مربوط به همان نامه وارده كـه قـبلا در دفتـر ثبـت شـده ثبت، هنگام شماره

ت نامـه وارده جهـت بود، مشخصات نامه صادره جوابيه را يادداشت و در نهايت نامه صادره را با همان شماره ثب ـكنـد و ايـن اشـكال زمـاني بـروز كه البتـه ايـن روش، اشـكالاتي هـم ايجـاد مـي . كند سازمان مخاطب ارسال مي

كند كه قرار باشد در جواب يك نامه وارده ، چندين بار نامه بازگشت يا نامه جوابيه جهت سـازمان مخاطـب مي . تصديان ثبت جوابگو بود ارسال نمود ولي عموما در روش سنتي اين روش براي م

در دفتـر انـديكاتور سـازمان بـا ٠١/٠٢/١٣٨٦و تـاريخ ٢٠/ص/١٥٢اي با شماره نامـه وارده براي مثال چنانچه نامهاي ثبت شود و چند روز بعد در بازگشت به اين نامه وارده، نامه صـادره ٠٥/٠٢/١٣٨٦ا و تاريخ /و/ ١١٠٠شماره

ــه و ارســال ش ــ ــت، تهي ــا همــان شــماره ود، متصــدي ثب ــه را ب ــد /و/ ١١٠٠نام ــاريخ جدي ــي ت ــاريخ روز(ا ول ) ت . نمايد گذاري و ارسال مي شماره

١٦

)سنتي(غيرمكانيزه هاي سيستممعايب :نظير مسائل زير روبرو هستيم متعددي در روش سنتي يا دستي با مشكلات

. ثبت شده استكه اطلاعات در آن با خطوط اغلب ناخوانا ،دفاتر انديكاتور حجيم • . هاي مختلف مراحل طولاني ثبت و ارجاع و جابجايي اسناد بين واحدها و ساختمان •

هاي ثبت شده مشكل دسترسي سريع به مشخصات نامه • ها گم شدن اسناد در جريان جابجايي • يندهاي اداري آدسترسي كند به مكتوبات و زمان بر، بودن فر • . اسناد و بايگاني روي انساني لازم جهت نگهداريهاي فضا، تجهيزات و ني افزايش هزينه • ... . ها و پراكنده بودن اسناد در سازمان و مشكل جستجوي يك سند در ميان پرونده • . . ..گرما و،رطوبت نظير استهلاك اسناد بر اثر مرور زمان و شرايط محيطي • ... . ز قبيل آتش سوزي و مختلف ادلايل احتمال بروز خطر از بين رفتن اسناد و پرونده ها به •

عدم اطلاع از سوابق و چرخه نامه در سازمان و نداشتن ابزاري مناسب براي پيگيري نامه هاي مدت دار • يسازمانمكاتبات ها و گزارشات و اطلاعات جامع از نامه عدم دسترسي به • اجرا نشدن سلسله مراتب اداري و به طور كلي سياست هاي اداري • مكان رسيدگي به اطلاعات و كارها از خارج سازمان عدم دسترسي و ا • عدم امكان پيگيري يك نامه و چرخه طي شده آن درهر لحظه • بندي شده از جمله اسناد طبقه و كنترل سطح دسترسي كاربران به اطلاعات • مشكلات زمان بر بودن ارسال فكس هاي متعدد و مشخص نمودن زمان بندي ارسال •چــه بــراي دسترســي بــه كــل محتويــات و اطلاعــات مــورد نظــر شــامل نامــه هــا، نبــودن يــك محــيط يكپار •

...و هاي الكترونيكي ، كارهاي ارجاعي نامه ها، ، فكس ها نويس پيش نبود نظارت بر نظام اداري ، گردش نامه و عملكرد افراد •

١٧

اتوماسيون اداري هاي سيستم

اتوماسيون اداري چيست ؟هـا و اقــدامات و تجهيزاتـي كـه بـراي توليــد، انتقـال و پـردازش مسـتندات اداري صــرف مجموعـه فعاليـت

ساده مجموعه اقـداماتي اسـت كلي ودهند و اتوماسيون اداري بطور هاي مكاتباتي را تشكيل مي سيستم ،شوند ميكپارچـه در ، تدقيق و تسريع گردش مكاتبات و اسـناد بـه صـورت فراگيـر و ي تسهيل ،كه براي خودكار نمودن

بـه منظـور مـديريت، اًايـن گونـه اقـدامات غالب ـ .پـذيرد هـاي سـازمان صـورت مـي تمامي ادارات و زيرمجموعههـاي اداري و فنـي طراحـي شـده و معمـولاً بـه طنگهداري و توزيـع سـاده اطلاعـات و اسـناد در محـي ، پشتيباني

. شوند صورت بسته هاي نرم افزاري ارائه مي :باشد ل سه زير سيستم مياتوماسيون اداری شام

v مكاتبات اداري

v مديريت اسناد v گردش كار

هـا و اسـناد توانند در چارچوب اختيارات تعيين شده از هرجا و در هر زمان نامـه کارکنان يک سازمان مي .مربوطه را دريافت، ارسال، فراخواني، ايجاد، ويرايش و بايگاني نمايند

ن اداريهاي اتوماسيو سير تحولي سيستم :نسل اول

مكانيزه كردن دفتر انديكاتور ها نگهداري مشخصات نامه •

امکان جستجو روي مشخصات ثبت شده • : نسل دوم

ايجاد کارتابل الکترونيکي و فراهم کردن گردش الکترونيکي نامه

ها نگهداري محتواي نامه •

ايجاد کارتابل الکترونيکي • پاراف الکترونيکي • ها مه و پيگيري اقدامات انجام شده روي نامهامکان رديابي نا • گيري از اطلاعات ثبت شده امکان جستجو و گزارش • هاي ديگر اي و فاقد امکان ارتباط با سيستم سيستم جزيره •

١٨

: سل سوم ن ها و فرآيندها ايجاد بستر مناسب براي گردش کليه اسناد، مکاتبات، فرم

: هاي اتوماسيون اداري نسل جديد سيستم

داراي موتور گردش کار •هـا نظيـر کار در سازمان در تعامـل بـا سـاير سيسـتم تعريف و اجراي فرآيندهاي گردشداراي قابليت •

... تدارکات، انبار و , اداري, ماليويـژه سيسـتم منـابع هـاي ديگـر بـه هاي لازم براي ارتباط مستقيم با سيسـتم پشتيباني از پروتکلقابليت •

انساني )ECE(باني از پروتکل مبادله الکترونيکي مکاتباتپشتي قابليت •

؟چرا اتوماسيون اداري اي كـه ها و موسسات اقتصادي به كلي متحول شده است، به گونـه امروزه ارتباطات و مكاتبات اداري در سازمان

فـراهم شـود بر اين اساس، ضـرورت دارد تـا ابـزاري . باشد بر اداري قابل قبول نمي نديگر فرآيندهاي كند و زماجـويي از آن بتـوان بـا سـرعت و دقـت بـه انجـام فرآينـدهاي اداري و پاسـخگويي بـه موقـع بـه آنهـا كه با بهـره بسـتر مناسـبي را بـراي سـرعت بدين منظور، استفاده از سيستم اتوماسيون اداري به عنوان روشي نـوين، .پرداخت

.سازد بخشيدن به امور روزمره فراهم ميستمي علاوه بر غلبه برمشـكلات سيسـتم هـاي غيرمكـانيزه ، باعـث بهـره وري بيشـتر نيـروي بكارگيري چنين سي

اداريتر و سـاماندهي مكاتبـات انساني ، استفاده بهينه از امكانات ، تعاملات بيشتر ، گردش كار سريعتر و شفاف . شود مينيز

ارتباطـات سـنتي و مرسـوم سـازمان بـا تحـولي عميـق در همـواره ورود سيستم اتوماسيون اداري به يك سـازمان ها، با صرف كمتـرين زمـان توسـط بسياري از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال يا ارجاع نامه. خواهد بودروبرو

دهـد، اين سيستم حتي امكانات جديد ارتباطي را نيز در اختياركاركنان قرار مـي . سيستم، امكان پذير خواهد بود .هاي شخصي ترونيك يا پيامهاي الك مانند ارسال نامه

. انـد، راه حلـي دارد اي به ارتباطـات وابسـته هاي سازماني كه به گونه رسد اين سيستم براي اغلب حوزه به نظر مي .توان گفت كه تأثير آن بر ارتباطات سازماني اجتناب ناپذير است بنابراين مي

١٩

ها اري در سازمانهاي اتوماسيون اد مزايا و معايب استفاده از سيستمبرخي از

:مزايا حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری •

ها و ارجاعات هاو تعاملات اداري و دريافت سريع پاسخ هصرفه جويي زمان درانجام چرخ •

پاسخگويی سريع و به موقع به مراجعان • ثبت و نگهداری بهينه اطلاعات • جستجوی آسان در اطلاعات ذخيره شده • رکناناعمال کنترل مناسب برکارکا • بهبود ارتباط درون سازمانی • كاري و بيهوده تكرار اشتباه، به حداقل رسيدن توقف، •

ها حفظ اسناد در عين دسترسي آسان به آن •

ذخيره متمركزالكترونيكي با فضاي كمتر و امنيت اطلاعات بالاتر • سهولت و سرعت در گردش عمليات • دقت در انجام عمليات و ثبت تمامي امور • پيگيري به موقع مراحل کاررديابي امور و • اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه بندي شده • گيري مديران از طريق مجتمع سازي اطلاعات كمك به تصميم • اومراجعه آسانامنيت بالا نگهداري سوابق عمليات در حجم کمتر، •

قابليت توليد گزارش هاي مورد نياز به همراه نمودارهاي متعدد • ها تايپيست ،ها منشي کاهش کارهاي مسئولان دفاتر، •

رسانان وبايگاني فيزيکي هاي غير مولد مانند نامه کاهش فعاليت •

امکان انجام کارهاي اداري در خارج از محل کاردر هر زمان و هرجا •

ها ، قرارها و جلسات بدون نياز حضور فيزيكـي درمحـل دسترسي به كليه اطلاعات،كارتابل • كار

جا و هر زمانامکان پيگيري تلفني کارها در هر •

م ارباب رجوعيطرح تکر •

...) و بايگاني، كپي، پست،كاغذ،(هاي ملزومات اداري حذف قسمت عمده اي از هزينه •صرفه جويي درفضاي بايگاني و امكان نگهداري كليـه اسـناد و مـدارك بـدون محـدوديت •

زماني

٢٠

به اطلاعـات واسطه و تقريبا بدون تر استفاده از پرسنل كمتر براي بايگاني و دسترسي راحت • مورد نظر

تر نظارت و سياست هاي سازمان تسهيل ارتباطات سازماني و اعمال راحت • يبه اطلاعات درسطوح مختلف سازمان دسترسي آسان • اي سازمان ايجاد موقعيتي براي بهينه سازي ساختاراداري و تحول دراموردبيرخانه • ن در سازما ITسازي درراستاي بهينه ازابزار فرهنگ • مديريت برگردش كارمكتوبات و مستندات • گذاري ساده و قانونمند اطلاعات و تسهيل دسترسي براي كاربران مجاز به اشتراك •

افزايش رضايت مشتريان به دليل خدمات به موقع و ارائه بهتر اطلاعات •

: معايب ان ايجـاد مـي براثر تحـولي كـه درسيسـتم اداري هرسـازم هاي اتوماسيون اداري، با عرضه سيستم : ها عبارتند از آناز جمله . هستيمبا برخي مشكلات نيز روبر شود، معمولا

هاي نرم افزاري براي برخي ازكاربران و راحتي و ملمـوس بـودن اسـتفاده از ناآشنايي محيط • كاغذبصورت سنتي

اي ازآگاهي فني درميان كاربران سيستم نياز به درجه •ني و نياز به فرهنـگ سـازي مناسـب و ارتقـاء سـطح اگـاهي زيادشدن تعاملات درون سازما •

كاركنان رت پيچيده تر شدن مشكلات بعلت استفاده از ابزارمدرن • نياز به بسترسخت افزاري و شبكه مناسب و كارا و نياز به پشتيباني به موقع و مداوم • )سخت افزار، نرم افزارو پشتيباني بي وقفه(نياز به صرف هزينه • آوري و نياز به تغيير استانداردها عات پرسنل دراثرارتقاء فنافزايش توق •

٢١

تـوان گفـت كـه ورود اتوماسـيون اداري بـه بـازار فنـاوري هاي اتوماسيون اداري، مي مزايا و معايب سيستم مقايسه حال باسـريعتر اهـداف هاي غيرمكانيزه را برطـرف نمـود بلكـه در جهـت پيشـبرد اطلاعات و ارتباطات، نه تنها مشكلات سيستم

.است كردهها نيز كمك قابل توجهي سازمانكمـك شـاياني بـه مجموعـه نمايـد، سـازي ايـن سيسـتم پيادهتواند در ترين واحدي كه مي در يك سازمان، اولين و عمده

. واحد دبيرخانه ، ثبت مكاتبات و بايگاني آن خواهد بود لـذا چنانچـه در مرحلـه . نال اصلي دريافت و ارسال مكاتبـات اسـت همانطور كه فوقا ذكر شد واحد دبيرخانه به عنوان كا

مابقي واحدهاي سازماني نيز بـه صـورت خودكـار وارد دقيق و عملي شويماول قادر به مكانيزه كردن اين واحد به شكل در آن تـوان سيسـتم اتوماسـيون اداري مكاتبـات و فرآينـدها را كـم مـي چرخه الكترونيكي مكاتبات خواهنـد شـد و كـم

. سازي و اجرا نمود مجموعه پيادهشـويم بحـث شـيوه زمـان اجرايـي كـردن سيسـتم بـا آن مواجـه مـي اي كـه در هـر سـازمان در هـاي عمـده يكي از بحـث

. كد ثبت مكاتبات سازماني است گذاري يا همان پيش شماره .گذاري شود شمارهحتما بيرخانه بايست در د يك سند مي خواهيم ببينيم كه اصولا براي چه اهدافي در ابتدا مي . تواند سنديت داشتن نامه را ثابت كند هاي اداري مي شماره نامه - ١ . ضروري است ) هاي پيرو نامه(هاي اداري جهت پيگيري مكاتبات قبلي شماره نامه - ٢ .ضرورت دارد ) هاي بازگشتي و عطفي نامه(هاي وارده مهنا به هاي اداري جهت پاسخگويي شماره نامه - ٣ . گردد هاي اداري باعث دسترسي سريع به سند مورد نظر در بايگاني مي نامه شماره - ٤ . هاي اداري اجراي مقررات و ضوابط اداري است شماره نامه - ٥ . گردد باعث ايجاد نظم و ترتيب در مكاتبات سازمان مي هاي اداري، شماره نامه - ٦ . ها است ر مكاتبات كليه سازمانهاي اداري، باعث ايجاد هماهنگي در امو شماره نامه - ٧ . هاي اداري، آمار و ارقام مكاتبات يك سازمان خواهد بود شماره نامه - ٨ .هاي اداري، به منظور جلوگيري از دخل و تصرف در مكاتبات و اسناد اداري ضروري است شماره نامه - ٩هـا را در درون و يـا تبات سازمانتواند تعقيب و پيگيري گردش مكا هاي اداري و اصولا هر سندي مي شماره نامه - ١٠

بيرون خود ميسر سازداثبات كننده وجود آن سـند در سيسـتم ) هاي اشخاص حقيقي و يا اشخاص حقوقي اعم از نامه(اي شماره هر نامه - ١١

. سازماني است تـوان نتيجـه گرفـت كـه در روش به صورت كامـل توضـيح داده شـد مـي همانگونه كه در روش سنتي مفهوم كدگذاري

خواسـتند بـه محـض مشـاهده شـماره نامـه، سـريعا سنتي چون كاربران با ابزاري مانند كاغذ سروكار زيادي داشتند لذا ميو ايـن ابـزار بـه . دفاتر مربوطه ثبت و آن را جهت افراد مسئول يا اقدام كنندگان نامه ارسـال دارنـد در اطلاعاتي از نامه را

. كرد ني ميآنها در انجام سريع ارجاعات كمك شايادر شـد و توان گفت كه در روش سنتي يك سري اطلاعات كلي از نامه، همراه با شـماره نامـه حمـل مـي به طور كلي مي

بـه صـورت قابـل را رديابي، پيگيري و جسـتجوي نامـه مربوط به عين سرعت بخشيدن به عمليات ثبت مكاتبات، عمليات

٢٢

ود به علت صرف زمان زياد براي جستجو يا پيگيري نامه، در نهايـت بـا و حتي در اكثر موارد ممكن بكرد مي توجهي كند . شكست مواجه شويم

ثانيه انجـام و ٥به عنوان مثال ممكن بود در روش سنتي، عمليات ثبت و ارجاع يك نامه وارده در دبيرخانه در مدت زمان . به تعويق بيافتد رسيد ولي عمليات جستجو و پيگيري ممكن بود تا چند روز هم به اتمام مي

كرديم كـه ممكـن بـود عمليـات ثبـت از زمـان صادره در روش سنتي، به كرات مشاهده مي حتي در حالت ثبت يك نامهنـويس تـا زمـان ثبـت، كاغـذهاي كه از زمان تهيه پـيش چرا . نويس تا زمان ارسال يك هفته هم به طول انجامد تهيه پيش

گونـه ها مدت زمان زيادي در كارتابل مديران بـدون هـيچ نويس ر بعضي موارد پيششد و د متعددي بين افراد ردوبدل ميحتـي امكـان . شـد باعث كند شدن عمليات ارسال مـي دلايل ماند و اين افراد مربوطه، باقي مي اقدام و يا پيگيري از طرف

خـود واقـع در تهـران برسـد، اين كه بر فرض يك نامه از يك سازمان مستقر در شهرستان به يكـي از دفـاتر زيرمجموعـه هفتـه در مسـير تـا دو نامه حدود يك ممكن بود ،... هاي سفارشي يا حتي با فرض ارسال از طريق عوامل سريع نظير پست

. و با تاخير زيادي نامه از مبدا به مقصد برسد پست قرار بگيرد سـريع ولـي مـابقي عمليـات بـا كنـدي گـذاري توان گفت در روش سنتي عمليـات شـماره در هرحال به صورت كلي مي

ت پوشي بود چرا كـه بـه ايـن روش و مشـكلا وبرو بود ولي اين مشكل از طرف كاركنان يك سازمان قابل چشمزيادي ر .اي حل شده بود ناشي از آن عادت كرده بودند و روند كند مسير گردش مكاتبات برايشان مسئله

نـدي كمشـكلات و ،هـاي اتوماسـيون اداري تـا حدبسـيار زيـادي يستمدر س گذاري ثبت مكاتبات حال بحث شيوه شماره . حل كرده است روال دستي را

گـذاري در واقـع نحـوه شـماره . در اتوماسيون اداري، شماره نامه نبايد معنـا و مفهـوم خاصـي داشـته باشـد ما اعتقاد داريم و بـراي ايـن ادعـا نيـز بايـد اسـتفاده شـود Referenceدر سيستمهاي اتوماسيون اداري فقط به معناي يك مرجع و ها نامه

: دلايلي داريم از جملهكند چه بسا بيشـتر از اطلاعـاتي اسـت كـه در يـك شـماره نامـه اطلاعاتي كه يك نامه با خود حمل ميدانيم مي - ۱

چنانچه در روش دستي معنا و مفهـوم شـماره نامـه فقـط بـراي همـان سـازمان خـاص كـه نامـه را .شود گنجانده عنايي نداشت و فقط يـك شـماره بـود ها اين شماره هيچ م شماره كرده قابل تشخيص است و براي مابقي سازمان

بايست به صورت كامل متن نامه را خوانده و اطلاعات كليدي آن را برداشـت و براي كسب اطلاعات از نامه ميرا ها، تمام اطلاعات ثبت شـده آن ه نامهبا اين وجود هريك از افراد در صورت داشتن مجوز براي مشاهد. نمايند .توانند ببينند نيز مي

لـذا اگـر . هاي اتوماسيون اداري حذف كاغذ از چرخش مكاتبات سـازماني اسـت از اهداف اصلي سيستم ييك - ۲هـا از نگـاري شدن فيزيك نامه، عمـلا بـراي نامـه كم با جمع شويم كه كم با اين ديد به مسئله نگاه كنيم متوجه مي

و زمـاني هـم كـه . شود كه بعدا مجبور شويم آنها را در يك فضاي بايگاني، آرشيو كنيم غذ زياد استفاده نميكاها فقط و فقط يك مرجـع اسـت و نـه يـك عـدد كـه بايگاني فيزيكي تقريبا از مدار خارج شود عملا شماره نامه

. يك معنايي داشته باشد

٢٣

بين سـازمان و واحـدهاي ) يك سرور در كل سازمان(متمركز اداري ها از طريق سيستم اتوماسيون كه نامه زماني - ۳گذاري شود و در صـورت ارسـال كند، كافي است يكبار اين نامه در مبدا شماره زيرمجموعه آن گردش پيدا مي

براي واحدهاي ديگر ، اين نامه نياز به شماره گذاري جديد در مقصد را ندارد و كافي است نامه با همـان شـماره براي اين كار هم كافي است نامه بـه صـورت الكترونيكـي و . ت شده اوليه ، تا پايان عمرش، گردش پيدا كندثب

را مربـوط بـه آن كليـه اطلاعـات و محتـواي بـر روي نامـه، كليـك داخل كارتابل افراد قرار بگيرد و آنها نيز بـا امه در سيستم اتوماسيون اداري متمركـز فقـط به طور كلي براي يك ن. دريافت و نسبت به انجام آن اقدام نمايند

. اي با يك شماره در سيستم وجود نخواهد داشت شود و هيچ دو نامه يا واحد درنظرگرفته مي unicيك شماره

فقـط بـه عنـوان يـك نامـه در سيسـتم اتوماسـيون اداري شـماره براي اين كه توان نتيجه گرفت مي، فوق دلايلبه با توجه بايسـت اشد و اطلاعات كلي نامه وابسته به شماره ثبت آن نباشـد، لـذا در مرحلـه ثبـت، متصـديان ثبـت مـي ب unicشماره

در . باشـد تمامي اطلاعات نامه را به صورت كامل وارد سيستم اتوماسيون نمايند و اين امر مستلزم صرف وقت بيشتري مـي لـي مـابقي عمليـات اعـم از رديـابي، پيگيـري و توان گفت در ايـن روش، عمليـات ثبـت تـا حـدودي طـولاني و واقع مي

ثانيـه طـول ۵براي مثال اگر ثبت يك نامه در روش دسـتي . ها با سرعت فوق العاده بالايي همراه است جستجوي آتي نامهثانيه طول بكشد ولي در عوض بلافاصـله نامـه پـس از ثبـت در ۱۰كشيد ولي در سيستم اتوماسيون اداري ممكن است مي

ولي در روش سنتي نامه پس از ثبت ، مي بايست تفكيك و در يك ساعت مشـخص در . افراد مربوطه قرار دارد كارتابل . كارتابل مديران و مسئولين قرار گيرد

: هايي كه پراكندگي جغرافيايي وسيعي دارند مزاياي سيستم اتوماسيون اداري در سازمانيـك نامـه بلافاصـله يعني .داكثر سرعت لازم انجام خواهد شد مكاتبات و كارها در حداقل زمان و با حگردش - ۱

. ثانيه در كارتابل مسئولين سازمان مقصد قرار دارد ۳۰پس از ثبت در سازمان مبدا با فاصله زماني كمتر از شـود اي توسـط سـفيري در لنـدن توليـد مـي براي مثال در سازماني مثـل وزارت امـور خارجـه، زمـاني كـه نامـه

. همان نامه در دفاتر واقع در تهران بدون اين كه ثبت مجدد شود، قابل مشاهده است بلافاصلهتوانند به هريك از مراكز مربوطـه آن سـازمان در تهـران يـا هاي خود مي ارباب رجوعان براي ثبت و تحويل نامه - ۲

د نيـز عـلاوه بـر تلفـن و هـاي خـو و بـراي پيگيـري نامـه . ها مراجعه و نامه خود را تحويل و ثبت نمايند شهرستان . توانند به نزديكترين مركز مراجعه و از اقدام روي نامه خود، مطلع شوند اينترنت، مي

ولي مابقي عمليات روي نامه با سـرعت قابـل تـوجهي عمليات ثبت نامه در دبيرخانه با كمي كندي مواجه است - ۳ . انجام خواهد شد

هاي خود به صـورت مسـتقل عملـي توانند براي جستجو و رديابي نامه ها مي هريك از مديران و مسئولين سازمان - ۴ . نشوند وابسته به افراد دبيرخانه و تايپيستنمايند و

٢٤

هـا در دبيرخانـه و مطابقـت سـاعت در روش سنتي چنانچه يك مدير قصد داشت از نحـوه چگـونگي ثبـت نامـه - ۵افــراد (حتمــا از طريـق واسـطه بايسـت شــود مـي بـا سـاعت ثبــت آن در دبيرخانـه مطلـع ،ورود نامـه بـه ســازمان

ولي در سيستم اتوماسـيون اداري همـه كرد مياز نتيجه كار اطلاع پيدا و جستجو در دفتر انديكاتور ) اي دبيرخانه. هـا نـدارد كننـد و نيـازي بـه واسـطه بـراي جسـتجو و اطـلاع از چگـونگي نامـه افراد به صورت مستقل عمل مي

. ه صورت كامل در اختيار افراد مجاز قرار دارد ها ب مشخصات ثبت نامهالامر خود به راحتي و با اسـتقلال امكان گزارشگيري براي يك مدير از نحوه انجام كارها و مكاتبات افراد تحت - ۶

. كامل وجود دارد حتمـال هـا، ولـي ا بنـدي و ارسـال آن عليرغم دقت در نحوه بسـته هاي محرمانه از طريق دستي، هنگام گردش نامه - ۷

ايـن مسـئله هـم بـه دليـل ايـن كـه مجاز مشاهده شود خيلي بالا بود ونامه توسط افراد غير ،كه در حين ارسال اينشـان بـا امنيـت هـاي محرمانـه كردند نامه افراد تقريبا به آن عادت كرده بودند برايشان حل شده بود و احساس مي

، پـس از شـد مشـاهده مـي مانه توسط افراد غيرمجـاز نامه محر ،بالايي در گردش است و چنانچه در حين گردشي به ايـن يها شد كه چه افرادي و در چه زمان گونه رديابي نبود و مشخص نمي آگاهي از اين موضوع امكان هيچ

اسـت و از امنيـت بـالايي برخـوردار اتوماسـيون اداري، درحالي كه امنيت در سيستم. نامه دسترسي پيدا كردندتوان گفـت امنيـت در روش در واقع مي. د غيرمجاز، نمي توانند از محتواي نامه اطلاع پيدا كنند هيچ يك از افرا

دستي، هيچ گونه كنترلي روي آن وجود نداشت ولي در سيستم اتوماسيون اداري اين امنيت كـاملا كنتـرل شـده . قابل رديابي و پيگيري است به صورت كامل و در صورت بروز مشكل

سرورها انواع آرايشبسـته بـه اينكـه در يـك سـازمان چنـد سـرور بـراي . ها بستگي به نوع آرايش سرورها نيـز دارد گذاري نامه عمليات شماره

.تواند متفاوت باشد هاي آنها نيز مي گذاري رفته شده است شيوه شمارهسيستم اتوماسيون اداري درنظر گور در يك سايت مركزي قـرار داده شـود، چنانچـه هاي يك سازمان، يك سر اگر براي كل واحدها و ساختمان - ۱

ديگر به هـيچ وجـه نيـازي بـه ثبـت مجـدد در واحـدها و سـاختانهاي ديگـر اي در يكي از واحدها ثبت شود نامهتوان گفت كـه مهـر كند و عملا مي نيست و نامه تا آخر عمر گردشش با همان يك شماره سنديت كامل پيدا مي

.شود ها بي معني مي گونه نامه نها براي اي ورود به سازمانيكي ديگر از مزاياي استفاده از اين روش، اين است كه در اين حالت همه افراد داخل سازمان در يـك درخـت

) يـك شـركت مـثلا مـديرعامل (گيرند و در صورتي كه فرد مسئولي در رأس سازمان قـرار دارد واحد قرار ميو ايـن يكـي از . ها نيـز گـزارش تهيـه نمايـد ر خود را ببيند و از عملكرد آنالام هاي افراد تحت تواند تمام نامه مي

. نمايد در واقع همه اطلاعات پايه از يك سرور ايجاد و رشد مي .حقوق قانوني ايشان است، مسئولان سازمان تصـميم ... مشكل پهناي باند شبكه و گيريم كه بنا به دلايلي از جمله حالت ديگر را درنظر مي - ۲

هاي شركت كه از نظر جغرافياي با هم متفـاوت هسـتند داراي يـك سـرور كه در هر يك از ساختمانگيرند مي

٢٥

در اين حالت زماني كه يك نامه در يكي از واحدها ثبت و جهت واحد ديگري ارسـال شـد، چـون . مجزا باشندعـلاوه بـر شـماره قبلـي، سازمان گيرنده، داراي يك سرور مجزا و يك چارت سازماني مجزاست لـذا ايـن نامـه

نمـودار سـازماني و در ايـن روش . مجـددا شـماره گـذاري و ارسـال شـود ) مقصد(بايست در سازمان گيرنده مي . واحدها از همديگر جدا شده و هريك از واحدها فقط قادر به مشاهده افراد تحت الامر در واحد خودش است

: ۱مثال براي بند ر سازماني مثل شركت مخابرات اسـتان تهـران و حومـه در كليـه مراكـز و ادارات آن به عنوان مثال اگر فرض كنيم د

اي در يكي از مراكز واقـع در كـرج ثبـت و شـماره شـود زمـاني كـه فقط يك سرور در نظر گرفته شود، چنانچه نامهوب شـده و شود به عنوان يك نامه داخلـي شـركت مخـابرات محس ـ همين نامه جهت مراكز واقع در تهران ارسال مي

به عبارتي در اين حالت فقط يك دبيرخانـه داريـم و تمـام متصـديان . گذاري مجدد آن نيست نيازي به ثبت و شمارهآينـد فقـط از لحـاظ جغرافيـايي، پراكنـده دبيرخانه مستقردر مراكز و ادارات جزء همين واحد دبيرخانه به حساب مي

) دبيرخانه متمركز به روش سنتي(. هستند :۲راي بند مثال ب

حال، حالتي را در نظربگيريد كه هريـك از ادارات شـركت مخـابرات واقـع در تهـران ، حومـه و كـرج داراي يـك اي در يكي از ادارات واقع در كـرج ثبـت و شـماره شـود چنانچـه بـراي در اينصورت چنانچه نامه. سرور مجزا باشند

بايسـت مجـدد دبيرخانـه واقـع يك نامه وارده محسوب شده و مي ادارات واقع در تهران ارسال شود اين نامه به عنوان )دبيرخانه غيرمتمركز به روش سنتي(. در تهران آن را ثبت و به واحدهاي خود ارسال دارد

٢٦

گيري نتيجهت كـه عليـرغم توان نتيجـه گرف ـ مي) اتوماسيون اداري (هاي مكانيزه و غيرمكانيزه با توجه به بررسي مزايا و معايب سيستم

هاي اتوماسيون اداري چنـدان هاي دستي از اهميت بالايي برخوردار بود، ولي در سيستم اينكه بحث كدگذاري در سيستمتواند فقط يك سريال باشد كه مرتب توسط سيستم توليد و در اختيار كاربر قـرار اولويتي ندارد بلكه اين شماره، حتي مي

توانـد بـه راحتـي از طريـق همـين اشتن اين شماره، در هرجا و هرزمان كه بخواهـد مـي شود و كاربر در صورت د مي داده . شماره به نامه خود دسترسي و اطلاعاتي از نامه را كسب نمايد

بايـد اسـتفاده Referenceهاي از شماره نامه فقط و فقط به عنوان يك مرجـع يـا گونه سيستم به ياد داشته باشيم كه در اينتـر كنـيم هـا را بلنـدتر و طـولاني نامـه ها، به مراتب شماره ه بخواهيم مثل روال دستي، براي معنادادن به شمارهشود و چنانچ

. ايم چه بسا كه كاري بيهوده انجام دادههـا در آينـده بـود، ولـي بـا وجـود هـا جهـت دسترسـي سـريع بـه نامـه كـد در نامـه هاي غيرمكانيزه هـدف پـيش در سيستمبه راحتـي و بـا حـداقل صـرف ) حتي نداشتن شماره(زه اتوماسيون اداري، باداشتن كمترين اطلاع از نامه هاي مكاني سيستم

.زمان كمتر قابل دستيابي است