ﯽﻣﻮﻤﻋ شزﻮﻣآ - nidc.ir · يرادا نﻮﯿﺳﺎﻣﻮﺗا ١.ﺖﺳﺍ...

اتوماسیون اداري

١

. نمودن مکاتبات در واحدهاي مختلف شركت راه اندازي شده است به منظور مکانيزه) ديدگاه(سيستم مکاتبات اداريمي گردش نامه از جمله نامه هاي ارسالي و دريافتي و کار با کارتابل هاي مختلف را انجام اين سيستم مراحل مختلف

يکپارچه سازي علميات گردش نامه در شركت ،حذف کاغذ ،امکان کنترل هدف از پياده سازي اين سيستم ،. دهدهاي ارجاع داده شده و يافتن نقاط گلوگاه گردش گردش نامه و بررسي موقعيت نامه در هر زمان،امکان پيگيري نامه

کارتابل است ،بايگاني الکترونيکي ، بهره گيري از امضاء ديجيتالي ، نامه که موجب توقف احتمالي نامه شده .مطالب ذكر شده در اين كتاب برگرفته از بخش راهنماي سيستم مكاتبات اداري مي باشد .باشد الکترونيکي مي

.اين نرم افزار به سفارش شركت ملي حفاري ايران توسط شركت سامانه هوشمند نسل سوم تهيه شده است

شركت ملي حفاري ايراناداره آموزش و تجهيز نيروي انساني

آموزش عمومی

اتوماسیون اداري

2 اتوماسیون اداري

:فهرست مطالب فصل اول

5 .....................................................................................................صفحه اصلی گردش اطالعات)1- 1 10 ......................................................... ....................................................................پوشه کارتابل )1- 2 31 .............................................................. ................................................................پوشه پیگیري)1- 3 36 ................................................................. ...............................................................صفحه دیگر)1- 4 41............................................................. ............ ..........................................................پوشه پیغام)1- 5 42......................................................... ........................................................................یگانیپوشه با)1- 6 42...................................................... ...........................................................................پوشه پیگیري)1- 7 42.................................................. ............................................................................پوشه پیشنویس)1- 8 43................................................................. ...............................................................پوشه بازیافت)1- 9

تنظیمات:فصل دوم 48............................................................... ..............................................تنظیمات گردش اطالعات)2- 1 49............................................................. ......................................................................شرح ارسال)2- 2 50.......................................................... .................................................................گروه هاي ارسال)2- 3 52........................................................... ................................................................گروه درج دیگر)2- 4 53......................................................... ...............................................................ایجاد فیلتر کارتابل)2- 5 55............................................................. ..................تنظیمات چگونگی مرتب سازي اسناد کارتابل)2- 6 55............................................................ ..............................................................................بایگانی)2- 7 59.............................................................. .................................. ............................تغییر کلمه عبور)2- 8 60............................................................. ..............................................................حذف کلی اسناد)2- 9

61............................................................. ...............................................ویرایش اسناد ارسال شده)2- 10 62......................................................... .......................................................عناوینانتقال اسناد بین )2- 11 62......................................................... ............................................................................تماس ها)2- 12 61........................................................ .......................................................................آدرس ایمیل)2- 13 65.......................................................... ..............................................................ثبت آدرس ایمیل)2- 14

جست وجو:فصل سوم 68............................................................. ..................................جست و جو بر اساس آیتم هاي نامه)3- 1 69........................................................... ...........................................................جست و جوي کامل)3- 2 72...................................................................... .....................جست و جو بر اساس آیتم هاي ارسال)3- 3 73................................................................ ............. ............................جست و جوي نا محدود نامه)3- 4


74................................................................ ...................جست و جو بر اساس در خواست هاي سیما)3- 5 75................................................................ ........................جست و جو مرخصی و ماموریت پرسنل)3- 6

فرم ها:فصل چهارم 77.................................................. ..............................................جستجوي فرم مرخصی و ماموریت)4- 1 78.................................................... ...........................................................اسناد میانگین زمان پاسخ)4- 2 78..................................................... ............................................آمار میانگین زمان ماندگاري اسناد)4- 3 78....................................................... .....................................گزارش مکاتبات و اسناد زیر مجموعه)4- 4 80...................................................................................................گزارش آخرین محل ارجاع نامه)4- 5 81........................................................... .....................................................گزارش طبقه بندي شده)4- 6 82..............................................................................................................گزارش پوشه هاي بایگانی)4- 7 82........................................................... ...............................اسناد ارسال شده به زیر عناوینگزارش )4- 8 85........................................................... ..................................گزارش پوشه هاي افراد زیر مجموعه)4- 9

85..................................................... ...........................................گزارش اسناد زیر مجموعه خاص)4- 10

86........................................................ ........................................... نقلیه وسائل کارکرد گزارش)4- 11

87 .................................................................................................. موضوع اساس بر نامه ارجاعات)4- 12

88..................................................... .....................کننده ثبت و کننده امضا اساس بر اسناد گزارش)4- 13


فصل اول پوشه ها


صفحه اصلي گردش اطالعات )۱-۱

با ورود به اين صفحه مي توانيد نام و نام خانوادگي، تاريخ،مدت اعتبار كلمه عبور، خبرنامه ،جستجوي سـريع ، مربوط به سمت ) تابل،پيگيري،پيشنويس، پيغام،بازيافت و بايگاني كار(امكانات، اطالعات كارتابل وپوشه هاي

)مطابق شكل.(خود را مشاهده نمائيد

:لينك به صفحه اصلي با كليك نمودن بر روي صفحه اصلي در باالي صفحه سمت چپ، كاربر وارد صفحه

اصلي مي شويد

: لينك به صفحه تنظيماتروي تنظيمات در باالي صفحه سمت چپ، كاربر وارد صفحه با كليك نمودن بر

.تنظيمات مي شويد

:لينك به صفحه گزارشات با كليك نمودن بر روي گزارشات در باالي صفحه سمت چپ، كاربر وارد صفحه

.گزارشات مي شويد


براي اين . و پشت زمينه را عوض كنيم)رنگ پنجره(كاربر كليك كنيم ميتوانيم تم راست نام كه اگه سمت

.صورت زير عمل كنيم كار به

انتقال سريع

در صورت (و بلعكس براي انتقال از صفحه گردش اطاعات به صفحات ديگر از قبيل دبيرخانه ،مديرسيستم از اين ليست باكس استفاده مي شود) داشتن مجوز

: خروج

مي تواند از با كليك نمودن بر روي خروج در باالي صفحه سمت چپ، كاربر .اتوماسيون خارج شود

قرار در باالي صفحه سمت راست نام ، نام خانوادگي،روز و تاريخ

.گرفته است

: لينك به صفحه جستجو با كليك نمودن بر روي جستجو در باالي صفحه سمت چپ، كاربر وارد صفحه

مي شويد جستجو


):سمت(عنوان .در باالي پوشه كارتابل عنوان كاربر قرار گرفته است

:پوشه كارتابل. كليه نامه هايي كه به عنوان يا شخص شما ارسال مي شود وارد كاتابل مي گردد

يعني شما براي چك كردن نامه هاي دريافتي مي توانيد وارد كارتابل شـده و بـا .مه مورد نظر را ببيند كليك روي موضوع نامه ، متن نا

:پوشه پيگيري

جهت نامه هايي است كه نياز بيشتري به پيگيري دارند يا ممكـن اسـت در تـاريخ كه در اين صورت براي ايـن كـه هـر روز . مشخصي نياز به پيگيري داشته باشند

مجبور نباشيم نامه هاي خود را جستجو كنيم و سپس آنها را پيگيري نمـاييم مـي ر هنگام ارسال يك نامه براي آن يك تاريخ پيگيري مشخص كنيم و در توانيم د

. پوشه پيگيري انتقال دهيم واقع آن نامه را به

:پوشه پيشنويسبراي انجام تايپ و ورود به . مرحله اول توليد يك نامه ، تايپ آن مي باشد

.ويرايشگر از پيشنويس و كليد تايپ نامه استفاده خواهيم كرد :شه بازيافتپو

اگـر شـما نامـه اي را توليـد و . نامه در چند حالت وارد پوشـه بازيافـت مـي شـود اگر مسـتقيما از . ارسال نماييد آن نامه از پوشه پيشنويس وارد بازيافت مي گردد

. پوشه كارتابل هم نامه اي را ارسال نماييد آن نامه نيز وارد بازيافت مي شود در . ر نامه اي آن نامه ، وارد پوشه بازيافت خواهـد شـد بطور كلي بعد از ارسال ه

صورتيكه با استفاده از كليد حذف در هر يك از پوشه هاي موجود نامه اي را از ليست حذف نماييد اين نامه نيز وارد بازيافت خواهد شد همچنين اگر نامه اي را

دريكي از پوشه ها، در يك زونكن بايگاني كنيد

ه مورد نظر حذف شده و عالوه بر اينكـه وارد زونكـن مـورد نظـر اين نامه از پوش .مي گردد وارد بازيافت هم مي شود


)جديد، رويت يا اقدام.(عدد جلوي هر پوشه نشانگر تعداد نامه هاي درون آن پوشه مي باشد: نكته

جستجوي سريع اسرع وقت و با داشتن كمترين اطالعات براي آن كه بتوانيد نامه هاي خود را در

.مي توانيد از جستجوي سريع استفاده كنيد بيابيد

:طريقه استفاده از جستجوي سريعكافيست يكي از اطالعات نامه مورد نظر از قبيل شماره نامه،شماره ثبت، محتواي

را در قسمت مربوطه وارد ) موضوع، كليد واژه ، قسمتي يا كلمه اي از متن (نامه .كرده و دكمه جستجو را كليك نمائيد تا نامه مورد نظر خود را بيابيد

:پوشه پيغامبراي تهيه يك يادداشت يا پيغامي كه حالت رسميت ندارند وارد قسمت پيغام مي شود و با اين تفاوت كه چون اين يادداشت ها حالت اداري ندارند پس نيازي به

پس مي توان . اييد كننده و امضاء كننده نخواهند داشت مشخص كردن تبا اين تفاوت . مستقيما وارد صفحه ارسال شد و يادداشتهاي خود را ارسال نمود

كه بعد از ارسال يك پيغام شخص مورد نظر پيغام شما را در پوشه پيغام خواهيد محض ارسال اما به. در واقع اين پيغام وارد كارتابل مشخص نخواهد شد . ديد

براي ديدن سندهاي پيغام در . پيغام نيز اين سند پيغام وارد بازيافت خواهد شد پايين صفحه را روي سند پيغام قرار مي دهيم تا پيغام combo boxپوشه بازيافت

.ها براي ما نمايش دهد :پوشه بايگاني

اين براي ايجاد ، ويرايش و حذف زونكن هاي مختلف در سيستم مي توان از .قسمت استفاده كرد

:بار كلمه عبورمدت اعتبراي ورود مجدد بايد رمز خود را . مدت زمان مجاز براي ورود به اتوماسيون مي باشد

.تغيير دهيد قبل از آن كه مدت اعتبار آن به صفر رسد


:خبر نامه ر نامه استفاده مي شود كه پرسنل از آخرين اخبار مربوط به براي اطالع رساني كلي به كل پرسنل، از خب

.خبر نامه توسط مدير سيستم به روز مي شود. شوند اتوماسيون يا سازمان مطلع

:خبر نامه مركزي .اين خبر نامه توسط مدير سيستم اصلي به روز رساني مي شود و مثل خبر نامه براي اطالع رساني

مستقل داشته باشد،و همه مدير بخش تقسيم شود به طوري كه هر قسمت يك مدير سيستماگر سازماني به چند

و به به مدير سيستم هاي هر Adminسيستم ها زير نظر يك مدير سيستم قرار گيرند، به مدير سيستم اصلي .گويند Sub Adminبخش

تصوير

.در اين قسمت نشان اصلي سازمان قرار مي گيرد


امكاناتدر اين قسمت مدير سيستم مي تواند سايت هاي پر كاربرد و يا نرم افزار هاي

. اختيار كليه كاربران قرار دهد و به روز را در مورد نياز

اطالعات كارتابل

را در اختيار كاربر قرار قسمت اطالع كلي از اسناد رويت شده،جديد و پيغام .مي دهد

:بلكارتا)۱- ۲يعني شما براي چك كردن نامه . ارسال مي شود وارد كاتابل مي گردد كليه نامه هايي كه به عنوان كاربر

.هاي دريافتي مي توانيد وارد كارتابل شده و با كليك روي موضوع نامه ، متن نامه مورد نظر را ببيند

ا از جمله پيگيري ، بازيافت و پيشـنويس و در پوشه كارتابل جدولي وجود دارد كه اين جدول در تمامي پوشه هدر قسـمت بـاالي جـدول نيـز كليـدهاي مختلفـي . حتي پيغام طراحي شده و تمامي ستونهاي آن مثل هم است تنها با چند تغيير كوچك كه ايـن تغييـرات را بيـان . وجود دارد و اين كليد ها در تمامي پوشه ها مثل هم است

. خواهيم كرد


يعني محلي كه مـي توانيـد يـك نامـه و يـا . مي باشد checking box: راست اين جدول ، اولين ستوناز سمت .نماييد تعداد زيادي از نامه ها را همزمان انتخاب

در صورتيكه . كه در باالي آن وضعيت نوشته شده است ، وضعيتهاي مختلف نامه را نشان مي دهد :ستون دوم

باشد نشان دهنده اين است كه اين نامه تازه به كارتابل شما ارسال شما هنوز متن به رنگ قرمز رنگ و جديد

نامه را نديده ايد در صورتيكه وضعيت زرد رنگ و رويت باشد يعني شما وارد متن نامه شده ايد و آن را ديده

روي نامه انجام داده ايد در صورتيكه آبي رنگ اقدام باشد ، يعني عالوه بر اين كه رؤيت كرده ايد اقدامي هم

.ايد

نشان دهنده رونوشت نامه است اگر رونوشت يك نامه به شما ارسال شـده باشـد در همـان سـطر در :ستون سوم .ستون مربوطه عالمت سفيد رنگي قرار مي گيرد

ه هر كدام براي نامه فوريتهاي مختلفي ايجاد مي گردد ك. مربوط به فوريتهاي يك نامه مي باشد :ستون چهارم

. آن عالمت مخصوص به خود دارد

اين فوريتها توسط توليد كننده يا ارسال كننده نامه ايجاد مي شود و هر كدام معاني خاص خود را دارد

:فوريتهاي نامه بطور كلي به چهار دسته تقسيم مي شود

آني- فوري - اقدام سريع - عادي

ت و نسبت به فوريت نامه نيز اوليت بندي خاصي را دارا مي كه براي هريك شكل خاصي در نظر گرفته شده اس

. باشد

براي نامه هايي كه فوريت آن عادي است اين ستون خالي مي باشد و هيچگونه شكلي در اين ستون قرار نگرفته

. است


در نامه هايي كه اقدام سريع مي باشد از لحاظ فوريت يك مرحله باالتر از نامه هاي عادي است و شكل آن

:ستون فوريت به صورت روبرو مي باشد

:و نوع شكل آن به صورت زير مي باشد. اگر نامه ايي فوري باشد از لحاظ فوريت باالتر از اقدام سريع است

اگر نامه اي داراي اولويتي بيش از فوري باشد و در باالترين سطح فوريت قرار داشته باشد اين نامه فوريت آنـي . ند چراغي است كه روشن و خاموش مي شوددارد و شكل آن مان

مزيت اين فوريت ها اين است كه شخصي كه مي خواهد كارتابل خود را چك مي كند با ديدن فوريت هـا در در . اين ستون فوريت نامه را تشـخيص داده و نسـبت بـه پاسـخ نامـه و پيگيـري آن سـريع تـر اقـدام مـي نمايـد

و شما در اين ستون عالمت خاصي را ديديد با نگه داشتن مـوس روي آن صورتيكه نامه اي به شما ارسال شده .قسمت مي توانيد تشخيص دهيد كه اين نامه داراي چه فوريتي مي باشد

مربوط به طبقه بندي نامه هاست همه نامه ها داراي طبقه بندي عادي نيستند ممكن است محرمانـه ، :ستون پنجم هر كدام اين موارد نيـز عالمـت خـاص خـود را دارد كـه ايـن سـتون . باشند نيمه محرمانه ، سري و يا شخصي

داراي قابليتي چون ستون قبلي مي باشد و با نگه داشتن موس روي آن قسمت مي توانيد آن عالمت را شناسايي رسي توسط كنيد متن نامه هاي محرمانه را تنها افرادي مي توانند ببينند كه در دسترسيشان محرمانه باشد اين دست

admin ايجاد مي شود .


به محض اينكه نامه تايپ مي شود بعـد از ارسـال يـا بـا زدن . مربوط به شماره داخلي نامه مي باشد :ستون ششم توجه داشته باشيد كـه شـماره داخلـي يـك نامـه بـا شـماره ثبتـي آن كـامال . كليد ذخيره يك داخلي مي گيرد

اي وارده باشد وقبل از ارسال به شما در دبيرخانه شـماره ثبتـي گرفتـه باشـد در متفاوت است در صورتيكه نامه .كنار اين ستون شماره آن ثبت خواهد شد

مربوط به موضوع نامه هاست شما براي ديدن متن نامه بايد روي موضوع آن كليك كنيد تا بتوانيـد :ستون هفتم . متن نامه را ببينيد

تـايپي، صـادره و وارده كـه :به انواع نامه هاست در تمامي سازمان ها ما سه نـوع نامـه داريـم مربوط :ستون هشتم . هريك داراي معناي مشخصي ميباشد

اگر نامه اي كه شما تايپ مي . مبدا نامه در واقع توليد كننده نامه مي باشد . مربوط به مبدا نامه است :ستون نهم قسمت مبدا چيزي تايپ نكنيد شخصي كه نامه شما را دريافت مي كند ، نام كنيد متعلق به خودتان است ، و در

اما اگر نامه براي مثال متعلق به مديرتان است و شما فقـط تايـپ كننـده . و عنوان شما را به عنوان مبدا مي بينيد دريافـت مـي كنـد شخصي كه نامه را . اين نامه هستيد مي توانيد در قسمت مبدا عنوان مديريتان را تايپ كنيد

در اين جدول مدير را به عنوان مبدا نامه مي بيند اما وقتي گردش نامه را ديد شما را به عنـوان فرسـتنده خواهـد .ديد


شما در هر روزي كه نامه اي تايپ كرديد تاريخ همان روز توسـط . تاريخ ارسال يك نامه مي باشد :ستون دهم . سيستم زده مي شود

در صورتيكه توليـد كننـده نامـه هنگـام ارسـال . توضيح ارسال نامه در اين ستون تعريف مي شود :ن يازدهم ستويك نامه ، در صفحه ارسال توضيحي تايپ نمايد و بعد نامه را ارسال كند گيرنده نامه اين توضيح را در قسمت

.توضيح ارسال مي تواند ببيند

.الغ يك دستور ، پاراف و يا يك شرح باشد اين توضيح مي تواند جهت اب

:در كارتابل عالوه بر موارد فوق كليد هاي ديگري نيز دارا مي باشد كه به تفصيل به شرح ذيل مي باشد


اين فرم ها . در صورتيكه وارد صفحه فرم ها شديد مي توانيد در صورت نياز از اين فرمها استفاده كنيد :فرم ها فرم هاي عمومي مي باشند كه در يك شركت يا سازمان مورد استفاده قرار مي گيرد براي مثال فرم در واقع

در هر يك از اين موارد شما مي توانيد تاريخ ، نام و ... هاي اضافه كاري ، مرخصي روزانه ، مرخصي ساعتي و را پر ... نام خانوادگي خود ، نوع مرخصي، تعداد روزها و

در اين فرم ها نيز شما مي توانيد گردش كار . ضاء يا تاييد به مدير يا مسئول خود ارسال نماييد كنيد و جهت اميعني بفهميد كه آيا مدير يا مسؤل فرم هاي شما را تاييد يا امضاء كردند يا نه در واقع با اين روش . را ببينيد

.،نيازي به پر كردن فرم هاي كاغذي نخواهيد داشت

:رسال ا


مي شويد و بعد با زدن كليد ارسال وارد براي ارسال يك نامه شما نامه اي را انتخاب مي نماييد يا وارد متن آن .صفحه ارسال خواهيد شد

در واقع شما از اين صفح جهت ارسال نامه هايتان به اشخاص . بطور كلي صفحه ارسال به شكل زير مي باشد زماني كه قصد داريد نامه ايي را بصورت . در اين بخش انواع ارسال را داريد. مورد نظر استفاده مي كنيد

.اطالعيه يا بخشنامه ايي براي تمامي افراد ارسال كنيد از دكمه اي بنام ارسال به همه را انتخاب مي كنيد

از ارسـال نامـه زمـان سررسـيد قسمت شما مي توانيد تاريخ پيگيري را براي نامه تان تعيين كنيد كه پـس در اين .تاريخ پيگيري نامه بطور خودكار از پوشه پيگيري به كارتابل ارسال مي شود

در صفحه ارسال بسته به نوع دسترسيان نام پرسنل را مي بينيد براي پيدا كردن پرسنل مورد نظرتان و ارسـال نامـه عنوان ارسال پرسنل خود را جستجو نمايند و سپس به آن شخص مي توانيد با استفاده از قسمتي از نام پرسنل يا

.كنار نامتان تيك زده و كليد ارسال را انتخاب نماييد اگر بخواهيد براي نامه ايي كه مي فرستيد توضيحي بنويسيد ابتدا نام شخص را انتخاب كرده و سـپس در بخـش

از شرح هاي نامه را ذخيـره كنيـد بعـد از اگر برخي . باالي شرح نامه را تايپ نموده و سپس نامه را ارسال كنيدتايپ كردن متن مورد نظر خود كليد ذخيره شرح در حافظه را انتخاب كرده تا شـرح مـورد نظرتـان در حافظـه

.ذخيره شود


. عالوه بر ارسال تك نفري شما مي توانيد همزمان نامه خود را به چند نفر ارسال نماييد

.اين افراد را در حالت انتخاب شده قرار دهيم براي اين كار بايد تمام

قبل از كليـك روي كليـد ارسـال . استفاده كنيد ) گروهي ( جهت اين كار بايد از ارسال بنفش رنگ در صفحه

شخص مورد نظـر خـود را در جـدول شما بايد تك تك پرسنل را جستجو كرده با استفاده از عالمت را به همين روش ابتدا جستجو كـرده كنـار نـام آنهـا تيـك زده سـپس بـا چندين نفر . ميكنيد addسمت چپ

مي كنيم سپس با انتخاب همه آن هـا و زدن كليـد ارسـال گروهـي addنام آنها را در جدول عالمت . همزمان نامه را به چند نفر ارسال مي نماييم

ز قسـمت طبقـه بنـدي در صـفحه ارسـال براي مشخص كردن طبقه بندي نامه ، شـما مـي توانيـد عالمـت آن را ا اگـر . اما طبقه بندي اصلي اين نامه از پوشه پيش نويس و صفحه تايپ نامه مشـخص مـي شـود . مشخص كنيد

طبقه بندي نامه را محرمانه انتخاب كنيد اگـر نامـه را بشخصـي كـه دسترسـي محرمانـه نـدارد ارسـال كنيـد آن .دش نامه را نيز نمي تواند ببيندشخص نامه را نمي تواند ببيند و در ضمن گر


:گردشكليد بعدي در صفحه كارتابل كليد گردش مي باشد از اين كليد براي ديـدن ارجاعيـات يـك نامـه مـي توانيـد استفاده كنيد يعني يك نامه از لحظه توليد تا لحظه اي كه بدست شما رسيده است چه روندي را طـي كـرده و

.نجام شده است يكي از مهمترين استفاده هاي اين كليد قابليت پيگيري نامه شماست چه اقداماتي روي آن ا

با چك كردن گردش نامه وضعيت نامه را حتي بعد از ارسال آن مـي توانيـد ببينيـد در بعضـي از مواقـع ممكـن


شته باشيد مـي توانيـد مراحل گردش يك نامه بسيار زياد باشد و شما فقط به گردش قسمتي از آن نياز دا .استبراي انجام اين هدف فقط نام گيرنده يا عنوان شخص مورد نظرتـان را وارد كـرده و كليـد جسـتجو را در ايـن

در صـفحه گـردش هـم . صفحه كليك نماييد در اين حـال فقـط مـي توانيـد قسـمتي را كـه نيـاز داريـد ببينيـد گردش نامه است كه در صورت نياز print previewكليدهاي مشابهي گذاشته شده از جمله چاپ كه به منزله

.مي توانيد از آن پرينت بگيريد

در صورت انتخاب يك نامه و كليك بر روي اين كليد اين نامه از كارتابل حـذف شـده و وارد :كليد حذف .بازيافت شما مي شود

متن نامـه شـده و سـپس نامـه خـود را در مي توانيد ابتدا نامه اي را انتخاب نماييد و يا اول وارد : كليد بايگانيتوجه داشته باشيد براي بايگاني ابتدا بايد زونكن خود را انتخاب كرده يـا . زونكن مورد نظرتان بايگاني نماييد

.بصورتي روي آن كليك كنيد و بعد با زدن كليد بايگاني در باالي صفحه نامه خود را بايگاني نماييد


وضوع هم امكانپذير است براي ديدن نامه هاي درون يك زونكن ابتدا روي زونكن مورد نظر عكس اين مكليك كرده و در باالي صفحه كليد نامه ها را مي زنيم در اين صورت تمامي نامه هايي را كه دورن آن

كنيد مي توانيد زونكن وجود دارد به ما نشان مي دهد بعد از پيدا كردن نامه ها اگر روي موضوع آن ها كليك .متن نامه را ببينيد

/ براي انتقال نامه ها از كارتابل به يك پوشه ديگر بايد ابتدا نامه ها انتخاب كنيد و بعد در باالي صفحه انتقال كنار آن يكي از پوشه هاي مورد نياز خود را انتخاب كنيد با اين combo box اصل را انتخاب نموده و در


. ر شما به پرونده مقصد منتقل خواهد شد عمل نامه مورد نظ

ارسالپر واضح است كه براي ارسال بايد .براي ارسال نامه در سيستم اتوماسيون اداري از اين صفحه استفاده مي شود

.نام فرد مورد نظر خود را انتخاب كنيد و نامه را به او ارسال كنيد .قرار مي گيردنامه هاي ارسالي شما در پوشه كارتابل فرد گيرنده .در ادامه به توضيح در مورد اين صفحه مي پردازيم

.براي راحتي كار اين صفحه را در چند بخش توضيح مي دهيم

.در تصوير اولين قسمت از صفحه ارسال ديده مي شود

.در اينجا مشخصات نامه يا نامه هايي را كه ارسال مي كنيد مي توانيد رويت كنيد

.ه نامه خود بازگرديدمي توانيد ب: بازگشت

.براي ارسال نامه به تمام كاربران سيستم : دكمه ارسال به همه

.مي توانيد گردش نامه را رويت نماييد: گردش

.براي ارسال نامه با استفاده از امكان ارسال برون سازماني: ارسال برون سازماني

ارسال كنيد كه اين پيوست در گردش نامه قابل دستيابي مي همراه نامه مي توانيد پيوستي را: پيوست ارسال .اين پيوست با پيوست هاي درون نامه هيچ ارتباطي ندارد و جزء مفاد نامه محسوب نمي شود.باشد

زماني كه گيرنده نامه را با فوريتي خاص دريافت مي (مي توانيد براي نامه خود فوريت در نظر بگيريد: فوريت )بوط به نامه دريافت خواهد كردرارتابل خود مكند عالمتي در ك


اگر نامه خود را با طبقه بندي شخصي ارسال كنيد ركود مربوط به گردش ان را تنها شما و فرد :طبقه بنديگيرنده رويت خواهد كرد و اگر به عنوان مثال نامه را با طبقه بندي محرمانه ارسال كنيد تنها زماني گيرنده مي

از نمايد كه مجوز رويت نامه با اين سطح طبقه بندي را داشته باشد در غير اين صورت قادر به تواند نامه را ب .رويت آن نخواهد بود

به صورت پيش فرض بر روي ارجاع اصل مي باشد و با اين نوع ارسال نامه بعد از ارسال به بازيافت منتقل : نوعاشيد كپي اي از نامه ارسال شده و سند به بازيافت منتقل مي شود اما اگر در اينجا ارجاع كپي را انتخاب كرده ب

.نمي شود

ممكن است بخواهيد بعد از چند روز دوباره نامه را پيگيري نماييد مي توانيد در اينجا تاريخ :تاريخ پيگيريا قرار خواهيد ديد كه بعد از ارسال يك كپي از نامه در پوشه پيگيري شم.مربوط به سه روز ديگر را وارد نماييد

.مي گيرد و در موعد مقرر به محض ورود شما به سيستم نامه جهت يادآوري در كارتابل شما قرار مي گيردتاريخ بايد به صورت (دكمه درج تاريخ روز به شما كمك مي كند تا تاريخ روز امروز را به راحتي قرار دهيد

چهار رقم اول مربوط به سال و دو رقم كه از سمت چپ ۱۳۸۸۰۱۰۲رقمي وارد شود به عناون مثال ۸عددي )مربوط به ماه و دو رقم مربوط به روز مي باشد

زماني كه نامه اي را به شخصي ارسال مي كنيد ممكن است نياز باشد تا توضيحي به فرد در خصوص نامه : شرح .داده شود براي اين كار توضيحات خود را در قسمت شرح مي توانيد وارد نماييد

ضيحاتي كه دائما آنها را مي نويسيد مي توانيد آنها را درسيستم ذخيره كرده و در موقع لزوم از آنها براي توذخيره شرح (براي اين كار بعد از وارد نمودن توضيحات خود در قسمت شرح مي توانيد دكمه .استفاده نماييد

.را كليك نماييد)در حافظه

في است كه از منوي مربوط به آن شرح مورد نظر خود را انتخاب براي استفاده از شرحهاي ذخيره شده تنها كا .نماييد


براي حذف و يا اضافه و يا ويرايش نمودن شرح هاي خود مي توانيد در تنظيمات به قسمت شرح هاي ! نكته .ارسال برويد

.براي جستجوي نام فرد مي توانيد اطالعات آن فرد را در اين قسمت وارد نماييد

.قسمتي از نام عنوان فرد مورد نظر خود را وارد نماييد: انعنو

در سيستم براي عناوين افراد كد در نظر گرفته شده است كه مي توانيد كد عنوان فرد را در اينجا :كد عنوان .وارد كنيد .مي توانيد كد پرسنلي فرد را وارد نماييد و بر اين اساس فرد مورد نظر خود را بيابيد: كدپرسنليدقت كنيد كه اگر نام فرد را به صورت كامل وارد مي كنيد (نام فرد مورد نظر خود را وارد نماييد : نام پرسنل

.قسمتي از نام را وارد نماييد كافي است-)اول نام خانوادگي و بعد نام فرد بايد وارد شود

بر -يا ابتدا مشابه قرار دهيدابر و بر –در مقابل اين آيتم شما قسمتي داريد كه مي توانيد آن را بر روي مشابه اگر ابتدا مشابه را انتخاب مي كنيد اگر در قسمت نام .نياز خود مي توانيد اين قسمت را تنظيم كنيدب حس


عنوان و يا نام پرسنل اطالعاتي وارد مي كنيد فقط موادي را مي بابد كه ابتداي نام آنها با مقداري كه شما وارد .كرده ايد برابر است

براي انتخاب واحد مورد نظر خود بايد بر روي دكمه .مي توانيد كليه افراد يك واحد را مشاهده نماييد: احد و .اي كه در تصوير به آن اشاره شده كليك نماييد

ايجاد نماييد و در صفحه ارسال آنها را لنيد در قسمت تنظيمات براي خود گروه ارسااوت شما مي: گروه

نل ساگر اين قسمت را بر روي پر.انتخاب نام گروه مي توانيد اعضاي آن را مشاهده كنيد با.مشاهده نماييد .شعبه خودم قرار داده باشيد مي توانيد تمام پرسنل هم شعبه خود را مشاهده نماييد

دو (ممكن است براي افرادي در دو سازمان مختلف عنوان تعريف شده باشد پس اين افراد بايد پرسنل دو شعبهرا ببينند پس دقت داشته باشيد كه در صورت داشتن منوي آبشاري سازمان منتخب در قسمت باالي ) سازمان

.صفحه بايد سازمان مورد نظر خود را انتخاب نماييد

.براي يافتن فرد مورد نظر پس از وارد نمودن اطالعات مربوط به آن دكمه جستجو را كليك كنيد


.و دكمه ارسالي كه به رنگ قرمز مي باشد كليك نماييد) به آن را بزنيد طتيك مربو( نام فرد را انتخاب نماييداگر هم شرح ارسال هر فرد بايد جداگانه .هم زمان مي توانيد چند نفر را تيك بزنيد و نامه را به آنها ارسال كنيد

.بايد در جدول در قسمت شرح ارسال وارد نماييد

انتخاب نماييد و مجبور باشيد هر فرد را جستجو نماييد پس مي توانيد آنها را ممكن است بخواهيد چند نفر را بعد از جستجو انتخاب كرده و در ليست انتخاب شده قرار دهيد و نيازي نيست كه براي هر نفر جدا اين كار را

.انجام دهيد :كه روش كار به شرح زير است

در كنار دكمه براي مشاهده آن بايد بر روي دكمهليست انتخاب شده ها در سمت چپ صفحه قرار دارد و .جستجو كليك نماييد

بعد از انتقال دكمه ارسال .هر فرد و يا افرادي را كه جستجو مي كنيد بايد به سمت چپ صفحه منتقل نماييد .نماييدبنفش زا بدون تيك زدن افراد كليك نماييد تا نامه به تمام افراد انتخاب شده ارسال شودبه تصاوير دقت


اگر مايل هستيد مي توانيد تيك هايي را كه در تصوير زير مشاهده مي كنيد برداريد


در زمان ارسال از شما براي اين موارد تاييد گرفته مي شود اگر تيك مربوط به هر آيتم را برداريد ،تاييد مربوط .به آن گرفته نمي شود

گردش نامه

يد مراحل گردش نامه و اقداماتي كه تا كنون روي نامه صورت گرفته است در در اين قسمت شما مي تواندقت داشته باشيد كه تمام مراحل گردش نامه از ابتدا تا كنون نمايش .جدولي مشابه تصوير زير مشاهده نماييد

. داده مي شود

)) ارسال ، شرح اقدام و زمان آن وضعيت ، فرستنده و گيرنده ، قسمت واقع در نرم افزار ، شرح((در اين صفحه .مشخص مي گردد

جديد به اين . جديد ، رؤيت و اقدام مي باشد: نشان دهنده وضعيت نامه مي باشد كه شامل سه حالت : وضعيت

ه و فرد دالت جديد خارج شحرؤيت يعني نامه از .معناست كه سند به تازگي به دست آن فرد رسيده است . اقدام هم به آن معناست كه شخص عملياتي روي سند انجام داده است.ه استه نامه را رويت كرددگيرن

زماني كه .نشان دهنده اين موضوع است كه سند بين چه اشخاصي گردش پيدا كرده است: فرستنده و گيرنده

شما نامه اي را ارسال مي كنيد ركوردي در گردش نامه قرار مي گيرد كه در قسمت فرستنده نام شما و سمت .شما و در قسمت گيرنده نام و سمت فرد گيرنده قرار داده مي شود


.كه تصويري كوچك را نمايش مي دهد. بين دو آيتم فرستنده و گيرنده يك قسمتي را مشاهده مي كنيداين تصوير مربوط به گيرنده نامه مي باشد و نشان مي دهد كه نامه در حال حاضر در كدام پوشه شخص گيرنده

.ه استواقع شد

اگر تيك مربوط به نمايش گردش شعبه خودم را كليك نماييد ركوردهايي را مشاهده خواهيد كرد كه گيرنده

.آنها افرادي هستند كه هم سازمان شما محسوب مي شوند

براي شخص بعدي تايپ ) پاراف(مشخص مي سازد كه افراد ، زمان ارسال نامه چه شرح ارسالي : شرح ارسال . كرده اند

. نوع اقدام آن فرد را مشخص مي سازد: شرح اقدام

. زمان انجام آن عمل را مشخص مي كند: زمان

.در صورتيكه فرد عنوان مجازي و يا جانشين عنوان اصلي باشد در اين فيلد مشخص مي شود: نوع عنوان


لذا براي پيگيري . شخص مي كندهمواره آخرين وضعيت نامه را م" گردش"ته باشيد كه شبه اين مطلب توجه داشما مي توانيد سندي را كه به هر شكلي به دست شما رسيده ، رؤيت و سپس وارد قسمت . ابزاري مناسب است

.شويد تا وضعيت كنوني آن را مالحظه كنيد" گردش"

.نيز به شرح زير مي باشد )) چاپ ، بازگشت و ارسال((كار سه كليد

. ليد مي توانيد گردش آن سند را به صورت گزارش ببينيد و از آن چاپ بگيريدبا كليك روي اين ك: چاپ

. با كليك روي اين كليد به صفحه قبلي باز مي گرديد: بازگشت

.با كليك روي اين كليد مي توانيد سند را براي شخص ديگري ارسال كنيد: ارسال

.اين كليد استفاده نماييدبراي بايگاني نمودن نامه مي توانيد از :بايگاني

زماني هست كه تعداد گردش نامه بسيار زياد است و شما مي خواهيد تنها قسمت خاصي را مشاهده : جستجوپس نام شخص را در . دريافت شده است xكنيد به عنوان مثال مي خواهيد بدانيد نامه توسط شخصي به نام

به ) نام و يا عناون(ه به گيرنده و يا فرستنده بودن با استفاده از مي توانيد با توج. قسمت نام گيرنده وارد نماييد .راحتي ركورد گردش خود را مشاهده كنيد

.در قسمت رديف مي توانيد شماره رديف مورد نظر خود را وارد نماييد .يدوارد نماي ۲۰-۱۰را فقط ببينيد اعداد را به صورت ۲۰تا ۱۰اگر به عنوان مثال مي خواهيد از رديف

.وارد نماييد ۱۰,۲۰اگر مي خواهيد رديف دهم و بيستم را تنها در كنار هم داشته باشيد اعداد را به صورت .براي مشاهده رديف گردش مورد نظر خود بعد از واردنمودن اطالت خود دكمه جستجو را كليك نماييد

.مي توانيد از نتيجه جستجوي خود چاپ بگيريد

:سابقه ويرايش سند .براي ديدن ليست ويرايشات انجام شده روي نامه مي باشدين دكمه ا

اگر روي نامه اي ويرايشي انجام دهيد با انتخاب اين گزينه ميتوانيد تمامي روند ويرايش نامه با تاريخ و زمان آن را مشاهده نماييد


:پوشه پيگيري )۳-۱

داشته باشند و بايد در تاريخ خاصي پيگيري شوند در در صورتيكه نامه هايي باشند كه نياز بيشتري به پيگيري صورتيكه هنگام ارسال آن نامه ها برايشان تاريخ پيگيري مشخص كرده باشيد مي توانيد در آن تاريخ مشخص

.وارد پوشه پيگيري شده و آن نامه ها را مستقيما از همان جا با استفاده از گردش نامه پيگيري نماييد

: پوشه پيشنويس

. كليد تايپ نامه را انتخاب كنيد براي توليد و تايپ نامه وارد پوشه پيشنويس شويد و سپس

.در اين صفحه نيز كليد و قسمتهاي مختلفي وجود دارد كه به توضيح تك تك آن ها خواهيم پرداخت


پيشنويس

د را ايه نموده يرا که قبال ته ييد نامه هاينن پوشه می توايدر ا.پوشه استفاده می شود ينک نامه از ايه يبرای ته .دييمشاهد نما

:مشخصات نامه كه به ترتيب از راست شامل وضعيت ، پيوست ، فوريت ، طبقه بندي ، شماره نامه ، موضوع نامه ، نوع نامه ،

.مي باشد) پاراف(تاريخ ، مبداء و شرح ارسال مي " رؤيت"و " جديد"يت شدن است كه به دو صورت نشان دهنده وضعيت نامه از جهت رؤ: وضعيت

. باشد . يا عدم آن را مشخص مي سازد) Attachment(دارا بودن پيوست : پيوست . مي باشد)) عادي ، اقدام سريع ، فوري و آني : ((نشان دهنده فوريت نامه مي باشد كه شامل : فوريت . مي باشد)) رمانه ، خيلي محرمانه ، سري ، بكلي سري و شخصيعادي ، مح((شامل حاالت : طبقه بندي كه " وارده"كه نمايانگر اين مطلب است كه نامه در داخل سيستم توليد شده است و " تايپي"شامل : نوع نامه

.ثبت و براي شما ارسال شده است مشخص كننده اين است كه نامه از خارج سازمان رسيده و توسط دبيرخانه .براي تهيه نامه جديد از اين كليد استفاده مي كنيم : يپ نامهتا

.براي فرستادن نامه براي شخص يا اشخاص ديگر از اين دكمه استفاده مي شود: ارسالبراي اطالع از مراحل گردش نامه و اقداماتي كه تا كنون روي نامه صورت گرفته است ، وارد : گردش

.مي شويم گردشقسمت

بهتر است بدانيم ما با بايگاني كردن يك نامه . براي بايگاني كردن نامه از اين دكمه استفاده مي كنيم: بايگاني


.يماز آن را دخيره كرده ايم بنابرين هميشه آخرين وضعيت نامه را مشاهده مي كن Linkدر واقع يك

در واقع شما با اين كار نامه را به . نامه از اين كليد استفاده مي شود) حذف(براي پاك كردن : حذفيندوز مي باشد يعني شما بعد از و Recycle Binطرز كار اين كليد شبيه به . پوشه بازيافت انتقال داده ايد

.حذف نامه قادر به بازگرداندن آن به چرخه هستيدو پيشنويس، پيگيري، كارتابلشما مي توانيد نامه مورد نطر خود را بين هر يك از فولدر هاي : انتقال

ارسال اصل كه در اين حالت اصل نامه منتقل مي شود يا .١كه اين انتقال به دو صورت .منتقل كنيد بازيافت .انتقال كپي كه يك كپي از آنرا منتقل مي سازد.٢

.در صفحه تايپ نامه مشخصات نامه را وارد مي كنيم


چون در داخل سيستم اين قسمت را به صورت پيش فرض تايپي در نظر مي گيرد : نوع .سيستم در حال توليد است

منظور تهيه كننده نامه مي باشد كه اگر پر نشود سيستم نام شما را قرار مي دهد : مبدا. شماره نامه مي باشد كه سيستم پس از ذخيره شدن به شماره يكتا : شماره)Unique (

.اختصاص مي دهد يستم تاريخ روز را قرار مي دهدتاريخ نامه مي باشد كه اگر پر نشود س :تاريخ. مي باشد)) عادي ، اقدام سريع ، فوري و آني : ((فوريت نامه مي باشد كه شامل : فوريت. عادي ، محرمانه ، خيلي محرمانه ، سري ، بكلي سري و ((شامل حاالت : طبقه بندي

.مي باشد)) شخصي

قبالٌ در سيستم مديريت چاپ تهيه شده در اين قسمت مي توانيد از فرم هاي آماده كه : فرم .اند استفاده كنيد

در ... و " امضا"، " به"، " زا"از نوشتن . (در قسمت موضوع ، موضوع ودر قسمت متن فقط متن نامه را تايپ نماييد :همانند مثال زير.) داخل متن نامه جداٌ خودداري فرماييد


.و چيدمان متن دقت كنيد) Font(انتخاب قلم متن نامه در زمان چاپ ، عيناٌ چاپ مي شود لذا در !! : توجه

.كنيد) Attach( پيوستدر ادامه مي توانيد فايلي را به نامه در صورتي كه نامه عطف ، پيرو و يا در ارتباط با نامه ديگري است ، براي مشخص كردن اين موضوع ، كليد

.مربوطه را كليك مي كنيمحاال نامه . ، نامه را ذخيره مي كنيم ديگرمي شويم و بعد از تنظيمات ديگرپس از انجام مراحل فوق وارد قسمت

.شده است ارسالآماده

نامه فعلي را در پوشه پيشنويس ذخيره و صفحه را براي توليد نامه جديد آماده مي سازد: جديد. نامه را در پوشه پيشنويس ذخيره مي كند: ذخيره. از اين كليد استفاده مي شود ديگربراي وارد شدن به صفحه تنظيمات : ديگر. هتر است بدانيم ما با بايگاني كردن ب. براي بايگاني كردن نامه از اين دكمه استفاده مي كنيم: بايگاني

از آن را دخيره كرده ايم بنابرين هميشه آخرين وضعيت نامه را مشاهده Linkيك نامه در واقع يك .مي كنيم


ر از اين دكمه استفاده مي شودبراي فرستادن نامه براي شخص يا اشخاص ديگ: ارسال.

براي اطالع از مراحل گردش نامه و اقداماتي كه تا كنون روي نامه صورت گرفته است ، : گردش .مي شويم گردشوارد قسمت

اين پيش نمايش نبايد با چاپ اصلي نامه به اشتباه گرفته .پيش نمايش چاپ را محيا مي سازد : چاپتنها افراد دبيرخانه توانايي چاپ . (شود چون فقط جنبه نمايش دارد و به منزله چاپ اصلي نامه نيست

)شدن كامل سيستم مي باشد Paper Lessاين هم به دليل نامه به شكل دلخواه را دارند و E-Mail : اگر قسط داريد نامه را براي شخصيMail كنيد ، از اين كليد استفاده كنيد. با زدن اين كليد مي توانيد تصوير نامه خود را اسكن و به نامه خود پيوست : اسكن)Attach (كنيد.

صفحه ديگر)۴-۱

يكي از مهمتـرين قسـمت هـاي نـرم افـزار " ديگر. "مي شويم" ديگر"بعد از تايپ موضوع و متن نامه وارد صفحه براي تنظيم هـر يـك . تنظيم مي گردد...)) گيرنده ، فرستنده و(( هر يك از نقش هاي سيما مي باشد كه در آن

.از موارد فوق ابتدا شخص مورد نظر را جستجو و سپس نقشي را به او نسبت مي دهيم


براي پيدا كردن شخص مورد نظر خود يا بايد آن شخص از ليست پرسنل انتخاب شود و يا از آيتم هاي زير :استفاده شود

فرد مورد نظر شما را از ليست پرسنل كاوش مي كند كه اين جستجو بر اساس نام و يا سمت : جستجو . ١ .سارماني آن شخص مي باشد

براي .شما مي توانيد افراد مورد نظر خود را به صورت گروه گردآوري كنيد: هاي ديگر استفاده از گروه. ٢ .مي شويم تنظيمات گروه هاي ديگراين وارد قسمت

توانيد ليست پرسنل را فيلتر كنيد به اين صورت كه شما مي : فيلتر كردن ليست پرسنل . ٣ نشان دادن عناوين داخلي: داخلي

نشان دادن عناوين داخلي: خارجي .نشان دادن عناويني كه داراي حق امضا هستند: امضا

.هستند) دبيرخانه(نشان دادن عناويني كه داراي حق ثبت : ثبت .حق ثبت اسناد انبار هستند نشان دادن عناويني كه داراي: انبار

.نشان دادن عناويني كه داراي حق ثبت اسناد پرسنلي هستند: پرسنلي


براي . پس از پيدا كردن شخص مورد با استفاده از هر يك از روشهاي باال نوبت به نسبت دادن نقش ها مي رسد .ي كنيماين منظور شخص را انتخاب ، سپس روي كليد نقش مورد نظر كليك م

اگر عنواني در سازمان وجود ندارد و بخواهيم آن را در مشخصات نامه درج كنيم بايد نام و عنوان : نكته مهم .مورد نظر را در قسمت شرح تايپ كرده و سپس به آن نقش مورد نظر را بدهيم

:معني هر يك از نقش ها به شرح زير است

ندهگير .كسي است كه قرار است سند به دستش برسد:

فرستنده ")از" (كسي است كه سند از طرف اوست :

رونوشت .كسي است كه يك كپي از سند به او مي رسد:

تهيه .تهيه كننده نامه مي باشد:

تائيد .سند را تاييد كند تنها كسي است كه مي تواند:

امضا .تنها كسي است كه مي تواند سند را امضا كند :

عنوان ")به"(كسي است كه سند به نام اوست :

ثبت )مسئول دبيرخانه(تنها كسي است كه مي تواند سند را ثبت كند :

درخواست .كسي است كه نامه به درخواست او تهيه شده:


:منطق كار صفحه ديگر

كه براي ).خارجي(ون سازماني نامه هاي بر. ٢) داخلي(نامه هاي درون سازماني . ١بطور كلي نامه ها به دو دسته .تهيه هر يك به شكل زير عمل مي كنيم

) :داخلي(نامه هاي درون سازماني . ١

.رونوشت ها زماني كه نامه توسط تاييد كننده ، تاييد شود بصورت خودكار ارسال مي گردد: تذكر

.پس از امضاي نامه،سند براي رونوشت ها و عناوين بطور خودكار ارسال ميگردد


) :خارجي(نامه هاي برون سازماني . ۲

.در تهيه نامه هاي برون سازماني براي ثبت شدن نامه حتماً بايد ثبت كننده داشته باشد

رونوشت هاي درون سازماني زماني كه نامه توسط تاييد كننده ، تاييد شود بصورت خودكار ارسال مي : تذكر* .و خارج مي شوندگردد و برون سازماني ها توسط دبيرخانه چاپ

سند ها زماني كه نامه توسط امضا كننده ، امضا مي شود بصورت خودكار براي مسئول ثبت : تذكر ** .سپس سند توسط دبيرخامه ثبت ، چاپ و از سازمان خارج مي شود.ارسال مي گردد) دبيرخانه( : پوشه پيغام)۵-۱

. ماييد مي توانيد از طريق اقدام اين كار را انجام دهيد در صورتيكه بخواهيد يادداشت يا پيغامي به كسي ارسال ن. در اين صورت بعد از ورود به پوشه پيغام ، كليد پيغام را كليك كرده و وارد صـفحه ويرايشـگر خـواهيم شـد

روال تايپ نامه همانند تايپ در پيشنويس است، اما با اين تفاوت كه اين نامه هـا چـون حالـت رسـميت اداري كليد ارسال را كليك كرده و پيغـام خـود را ازي به ورود به صفحه ديگر نيست و از همينجا مي توانندارند، ني

. به شخص مورد نظر ارسال كرد

:پوشه بايگاني)۶-۱

مـورد نظـر كليـك كـرده و كليـد جديـد را Subfolder براي ايجاد يك زونكن وارد اين صفحه شـده، روي


زدن بعـد از پـر كـردن ايـن قسـمت و . ما يك كد و يك نام بايگانيميخواهددر اين حالت از .كليك مي كنيم .كليد ذخيره يك زونكن جديد ايجاد مي شود

:پوشه پيگيري )١-٧

در صورتيكه نامه هايي باشند كه نياز بيشتري به پيگيري داشته باشند و بايد در تاريخ خاصي پيگيري شوند در ها برايشان تاريخ پيگيري مشخص كرده باشيد مي توانيد در آن تاريخ مشخص صورتيكه هنگام ارسال آن نامه

.وارد پوشه پيگيري شده و آن نامه ها را مستقيما از همان جا با استفاده از گردش نامه پيگيري نماييد

: پوشه پيشنويس )١-٨

. تخاب كنيدكليد تايپ نامه را ان براي توليد و تايپ نامه وارد پوشه پيشنويس شويد و سپس

.در اين صفحه نيز كليد و قسمتهاي مختلفي وجود دارد كه به توضيح تك تك آن ها خواهيم پرداخت


: پوشه بازيافت)١-٩

بعد از حذف نامه از يكي از پوشـه ) ١حالت نامه وارده بازيافت مي گردد ٣در قسمت بازيافت گفته شد كه در بعد از ارسال يك نامه سپس بعد از ارسال يك نامه شـما مـي توانيـد گـردش ) ٣ه بعد از بايگاني يك نام) ٢ها

.يك نامه را از بازيافت دنبال كنيد

توجه توجه توجه

حذف در اين نرم افزار معني ندارد حذف كردن يك نامه تنها به معنـاي حـذف آن نامـه از ليسـت پوشـه هـا يـا ياز به آن نامه مورد نظر داشتيد بايگاني شما خواهد بود و شما هر وقت كه ن

data baseمي توانيد از قسمت جستجوها نامه مورد نظر را دنبال كنيد در واقع تمامي نامه ها در پايگاه اطالعاتي .ذخيره خواهد شد

خيره يك زونكن جديد ايجاد مي شودبعد از پر كردن اين قسمت و زدن كليد ذ. نام بايگاني ميخواهد

:استفاده از گروه درج ديگررا انتخاب كنيد و در آنجا ليست تمامي "گروه درج ديگر "شما ميتوانيد در قسمت تنظيمات باالي صفحه گزينه

پايين صفحه با انتخاب كساني كه عموماً با آنها در ارتباط هستيد را بصورت گروه تعريف كرده و در .گروه هاي تعريف شده را مشاهده نماييد" نمايش گروه درج"كليد


با انتخاب گروه درج دلخواه نام عناوين را مشاهده ميكنيد سپس با انتخاب فلش انتقال ليست عناوين افراد مورد .نظر را براي گروه ديگر تعيين ميكنيدكليك كرده تا به صفحه تايپ نامه بازگرديم و يا از طريق انتخاب كليد بعد طي مراحل باال كليد بازگشت را

.ارسال نسبت به ارسال سند اقدام مي كنيم

گردش اسناد مرتبطعطف، پيرو و (اين صفحه مربوط به گردش تمامي نامه هائيست كه به هر صورت با نامه اصلي ما مرتبط هستند

ما گردش سه نامه اي را مي بينيد كه دو تا از آنها عطفهاي نامه اصلي در ذيل ش نه گردش خود نامه) درارتباط در جواب دو نامه با شماره ١٢٩ويكي پيرو نامه اصلي مي باشد در واقع نامه اصلي ما پيرو نامه اي با شماره ثبت

مي باشد ١٧٨٦و ١٧٥٦ثبت هاي

اسكنر

اگر اين نرم افزار بدرستي . نصب شود Imagingفزار براي اسكن كردن تصاوير در سيستم ، ابتدا بايد نرم ا :نصب شده باشد ، آنرا به شكل زير مي بينيم

.اگر بار اول است كه با اين قسمت نرم افزار سيما كار مي كنيد الزم است تنظيمات اوليه را انجام دهيد


زير مواجه مي شويد با اين كار با ديالوگ. را بزنيد" انتخاب اسكنر"براي اين كار ابتدا كليد

Auto(الزم به ذكر است زماني از چند صفحه استفاده مي كنيم كه اوالٌ اسكنر ما قابليت اسكن چند صفحه

Feeder ( ، را داشته باشد ، ثانياٌ در زمان انتخاب اسكنرTwain مربوط بهFeeder انتخاب شده باشد. نقطه ۱۰۰Resolution) وضوح(بخاطر پايين آمدن حجم فايل و بيشتر شدن سرعت ، تصاوير بايد با : تذكر

.اسكن شوند Tifو پسوند با ) Black &White(، سياه وسفيد ) dpi(در اينچ . اسكنر را صدا زده مي شود Twainبا اين كار نرم افزار . را مي زنيم" شروع"براي آغاز عمليات اسكن كليد

اگر تصوير به دلخواه ما بود ، كليد ذخيره را مي . تصوير سند را اسكن ، ذخيره وسپس به نرم افزار باز ميگرديم .مي شويم Upload Successfulزنيم و منتظر پيغام

.اسكنر خود را انتخاب كنيد Ok كنيد و سپس

بتدا مشخص مي كنيم كه سند ما تك صفحه است يا چندنامه ا براي اسكن كردن


كليك " بازسازي"را مي زنيم وبعد هم روي " حذف فايل"رت انصراف هم ابتدا فايل را انتخاب وسپس در صو

.مي كنيم

مي ) Attach(سيستم به صورت خودكار فايل را به نامه شما پيوست .در آخر هم دكمه بازگشت را مي زنيم .كند


فصل دوم تنظیمات


:تنظيمات گردش اطالعات )۱-۲

ي ، گروه خارجي ، ساخت ساخت گروه داخل: تنظيمات شما را قادر مي سازد بتوانيد كارهايي از قبيل صفحه .يير رمز عبور و غيره را انجام دهيدفيلتر، تغ

بر روي سربرگ تنظيمات در باالي صفحه براي وارد شدن به صفحه تنظيمات شما مي توانيد در هر صفحه اي )مطابق شكل.(يمات شويدكليك كرده تا وارد صفحه تنظ

زماني كه سر برگ تنظيمات را كليك مي كنيد صفحه تنظيمات باز مي شود كه شما با كليك بر روي هر آيتم )مطابق شكل.(وارد صفحه مورد نظر مي شويد


:شرح ارسال)۲- ۲كرده و در صفحه با كليك بر روي شرح ارسال شما مي توانيد شرح هاي خود را در اين قسمت وارد

البته با توجه به اين كه در ليست پايين يكي از شرح ها را .ارسال،بايگاني و برون سازماني از آنها استفاده نمايي .انتخاب نماييد

.حرف باشد ۳۰۰تعداد كلمات و اعداد نبايد بيشتر از :نكته

)افزايش شرح: (طريقه استفاده از شرح ارسال

.ست شرح مورد نظر را تايپ مي كنيمابتدا در فيلد سمت را- ۱

سپس از ليست كشويي يكي از موارد شرح هاي ارسال ،شرح هاي بايگاني و يا شرح هايبروم سازماني را با - ۲ .كليك انتخاب مي كنيم

.در نهايت دكمه افزايش را مي زنيم- ۳


)حذف شرح:(طريقه استفاده از شرح ارسال

.ها را انتخاب كردهابتدا در فيلد سمت چپ يكي از شرح - ١

.دكمه حذف را كليك مي كنيم- ٢

:گروه هاي ارسال)۳-۲ اكثر مواقع براي افراد زيادي را مشاهده مي كنيد حال آنكه شما در صفحه ارسال و صفحه ديگر

انيد تعدادي از اين افراد نامه مي فرستيد كه اگر اين افراد را در يك گروه داشته باشد راحتر و سريعتر مي تو .كه براي اين منظور از گروه هاي ارسال استفاده مي شود. نامه هاي خود را به آنها بفرستيد

:طريقه استفاده از گرو هاي ارسال

.با وارد شدن به اين صفحه شما ابتدا بايد نام گروه مورد نظر خود را بسازيد


: نحوه ساخت نام گروه

كليك كرده ا شما روي عالمت دايره تنظيم گروه ه -١

دكمه جديد را كليك نمائيد -٢

نام مورد نظر خود را وارد نموده -٣

.دكمه ذخيره را كليك نمائيد -٤

:حال شما بايد به اين گروه اعضا اختصاص دهيد نحوه اختصاص اعضا

) ان يا شعبه خودم باشدبهتر است كل سازم(از ليست گروه انتخاب يك گروه را انتخاب ميكنيم -١

داخل مربع كنار نام گروه كليك نموده تا تيك خورده (يكي از گروه ها مورد نظر را انتخاب نمائيد -٢ و دكمه اعضا را كليك نمائيد) شود

افراد مورد نظر را به ليست از ليست سمت چپ افراد را انتخاب نموده و با كليك نمودن دكمه -٣ست منتقل نمائيد اين كار را در صفحه هاي بعد نيز تكرار كرده تا تمام افراد مورد نظر انتخاب و در سمت را

ليست سمت راست قرار گيرند

.از صفحه خارج شويد -٤


اگر فرد يا افرادي را اشتباً انتخاب كرديد مي توانيد از ليست سمت راست آن فرد يا افراد را انتخاب : نكته . آنها را به سمت چپ انتقال دهيدده و با كليك نمود روي دكمهكر

براي ويرايش همين مراحل را طي نموده و بجاي اضافه نمودن آن فرد مورد نظر را حذف و در صورت : نكته .جايگزين فرد ديگري را در اين گرو قرار مي دهيد

:گروه درج ديگر )۲- ۴اقدام كننده كه بشتر با اين افراد نامه نگاري داريد را انتخاب كنيد توسط اين صفحه شما مي توانيد يك گروه

روي را درج نموده و در صفحه ديگر... كه متشكل از تائيد كننده، امضا كننده، ثبت كننده و .كليك نمائيد تا گروه ها را مشاهده نمائيد حال شما . ديگر را مشاهده مي نمائيد با كليك نمودن روي اين گزينه صفحه:طريقه ساخت گروه درج ديگر

عنوان و شخص مورد نظر را انتخاب كرده و اقدامي را كه بايد روي نامه شما انجام دهد را كليك مي نمائيد تا )مطابق شكل(به پايين صفحه منتقل شود

در صورت براي ويرايش همين مراحل را طي نموده و بجاي اضافه نمودن آن فرد مورد نظر را حذف و: نكته .جايگزين فرد ديگري را در اين گرو قرار مي دهيد


ايجاد فيلتر كارتابل)٢-٥

.اين گزينه داخل تنظيمات باالي صفحه اصلي قرار دارد

از اين گزينه استفاده..... براي ايجاد جستجو با يك فيلد ثابت در داخل كارتابل و بازيافت و پيگيري و

.بر اساس يك فيلد ثابت ميباشددر حقيقت جستجو .ميكنيم


در اين قسمت ابتدا بايد يك نام براي فيلتر وارد نماييد و اين نام را در باالي صفحه اصلي كارتابل و بازيافت و .ميتوانيد مالحظه كنيد....

.در اين قسمت فيلد هاي مختلفي براي فيلتر كردن وجود دارد .محدود كردن موضوع سند مي باشد شامل اطالعات براي: موضوع سند

.شامل اطالعات براي محدود كردن شماره سند مي باشد: شماره سند .ميباشد......... شامل تايپي و صادره و وارده و مرخصي و : نوع سند ايجاد فيلتر براساس كسي كه مبدا نامه است: مبدا سند

ليست كل عناوين را ميتوان از فيلد پايين آن .چه كسي باشد ايجاد فيلتر بر اساس اينكه فرستنده نامه: فرستنده نامه .مشاهده نمود .ايجاد فيلتر بر اساس توضيحات ارسالي هنگام ارسال سند: توضيح ارسال

.ايجاد فيلتر بر اساس سطح دسترسي فرد به نامه: اسناد شعبه .بعد از پر كردن فيلد هاي دلخواه كليد ذخيره را انتخاب كنيد

.يش فيلتر ايجاد شده كليد ويرايش و براي حذف فيلتر كليد حذف را انتخاب كنيدبراي ويرا .پر كردن فيلد ستاره دار الزامي است

ميتوان نامه ها با آن محدوده .... بعد از انجام تنظيمات با انتخاب گزينه اعمال فيلتر در باالي صفحه كارتابل و .فيلتر را مالحظه نمود

ضميمه نحوه باز شدن فايلهاي .در اين صفحه مي توانيد نحوه باز شدن فايلهاي ضميمه خود را مشخص كنيد


پيوست با "ست گزينه فقط در حالي كه كاربر از برنامه قلم نوري استفاده مي كند بايد از منوي نوع پيو :نكته

Web Service " باشد" پيوست عادي"را انتخاب كند در غير اينصورت اين منو هميشه بايد روي.

:تنظيم چگونگي مرتب سازي اسناد كارتابل)۲- ۶

بايگاني )٢- ٧

در اين صفحه امکان ايجاد بايگاني هاي شخصي را . درون شاخه پرونده ميباشد linkصفحه بايگاني آخرين کاربران ميتوانند با ايجاد بايگاني هاي شخصي براي خود يکسري بايگاني کامل از اسناد را نگه . دارا مي باشيد

. دارند

براي آنكه شما اسناد درون كارتابل خود را برحسب تاريخ ، فوريت و يت تاريخ و

اين فوريت مشاهده فرمائيد و يا ستون هايي از كارتابل را مشاهده فرمائيد با ورود به كليك نمائيد و صفحه مي توانيد تغييرات مورد نظر را دهيد، كه ابتدا روي دكمه

)مطابق شكل.(تغييرات را روي آن اعمال و سپس دكمه تائيد را كليك نمائيد


.كارايي اين پوشه شامل سه قسمت اصلي است

ساختن پوشه هاي بايگاني .١ )نامه ها(بايگاني كردن سند ها .٢ )نامه ها(بازيابي سند ها .٣ انتقال پوشه هاي بايگاني .٤

:ساختن پوشه هاي بايگاني - ١. براي ساخت يك پوشه جديد ابتدا سر شاخه مورد نظر را انتخاب كرده سپس كليد جديد را كليك مي كنيم

را تكميل كرده ، " نام بايگاني"و " كد بايگاني"كه شامل دو نوع شخصي و عنواني ، " نوع بايگاني"در ادامه .كليد ذخيره را ميزنيم

تفاوت بايگاني شخصي و عنواني در اين است كه سند هايي كه در يك پوشه شخصي بايگاني شوند ، : توجه تنها توسط آن شخص قابل رؤيت هستند حال اينكه اسنادي كه در يك پوشه عنواني بايگاني شده اند ، بوسيله

.هستند ، قابل بازيابي است) سمت(ام افرادي كه روي آن عنوان تم


اطالعات مربوط به يك پوشه بايگاني ابتدا آن را انتخاب كرده سپس كليد ويرايش را مي ) Edit(براي ويرايش .زنيم

.براي حذف يك پوشه نيز آن را انتخاب و بعد از كليد حذف استفاده مي كنيم )نامه ها(ها بايگاني كردن سند. ٢

را بزنيم وارد صفحه بايگاني مي " بايگاني"براي بايگاني كردن سندها در هر قسمت از سيستم كه كليد .سپس پوشه بايگاني را كه قبالٌ تهيه كرده ايم را انتخاب و بعد كليد بايگاني را كليك مي كنيم.ويمش

) :نامه ها(بازيابي سند ها -٣

با اين كار . را كليك مي كنيم" نامه ها" دا پوشه مورد نظر را انتخاب كرده سپس كليدبراي بازيابي سند ها ابت .را بازيابي كنيد ايگاني شدهشما مي توانيد تمامي اسنادي كه در اين شاخه ب


:انتقال پوشه هاي بايگاني- ۴اگر عنوان فردي در سيستم تغيير يابد چون نامه به عنوان فرد فرستاده ميشود نامه ها در كارتابل قبلي فرد باقي مي ماند براي اينكه فرد بتواند پوشه هاي بايگاني و اسناد خود را به سمت جديد انتقال دهد بايد در عنوان جديد

همچنين اگر فردي بخواهد نامه هاي درون پوشه بايگاني خود را تغيير دهد از .را ايجاد نمايد پوشه هاي بايگاني .اين گزينه استفاده مي كند

پس از ايجاد پوشه بايگاني جديد در عنوان جديد به قسمت پوشه بايگاني مورد نظر براي انتقال رفته و نامه مورد

انتقال نامه از پوشه بايگاني "انتخاب كرده و در پايين صفحه گزينه نظر و يا كل نامه هاي موجود در آن پوشه را .را انتخاب ميكنيم" به پوشه ديگر

و براي كم شدن يك نامه در ليست +"كليد انتخاب"در اين قسمت براي اضافه شدن نامه ها در ليست از .را انتخاب ميكنيم" حذف"گزينه .رو وارد ميشودليست نامه ها در كادر روب+" انتخاب " پس از

اگر نوع انتقال كپي باشد نامه ها در پوشه اصلي باقي ميماند و يك .سپس مي توان نوع انتقال را مشخص نمود كپي از نامه به پوشه جديد منتقل ميشودو اگر انتقال اصل را انتخاب نمايد كل نامه از پوشه قبلي به پوشه جديد

.انتقال مي يابد .نتقال بايد مسير پوشه مقصد را مشخص نماييمسپس بعد از انتخاب نوع ا

. نامه ها به پوشه مورد نظر انتقال مييابد"عمليات انتقال"و انتخاب كليد ) مقصد(با كليك كردن روي پوشه جديد


در صفحه اصلي كنار عنوان خود شما مدت اعتبار كلمه عبور خود را به رنگ قرمز مشاهده مي شما نمي توانيد وارد اتوماسيون شويد حال براي جلوگيري از اين اتفاق نمائيد كه اگر به صفر رسد

.كلمه عبور خود را تغيير دهيد شما بايد قبل از پايان كلمه عبور :طريقه استفاده از تغيير كلمه عبور

براي تغيير كلمه عبور شما با كليك كردن روي شكل باال مي توانيد وارد صفحه تغيير كلمه عبور شويد،حال .مراحل زير را انجام دهيد

وارد كردن رمز در حال استفاده -١

وارد كردن رمز جديد -٢

وارد نمودن رمز جديد براي تائيد سيستم -٣

دكمه تائيد كليك نمائيد -٤

.باشد.... يا ؟ و * ، / بهتر است رمز عبور شما تركيبي از عدد و حروف و يك عالمت مانند : ۱نكته

در صورت پايان كلمه عبور شما بايد با مدير سيستم تماس گرفته تا كلمه عبور شما را پاك نمايد و شما : ۲نكته .وارد اتوماسيون شويد بودن كلمه عبور

. د نمائيددر فيلد اول نبايد چيزي وار عبور شما را پاك كرد شما براي تغيير زماني كه مدير سيستم رمز: ۳نكته

۸ -


حذف كلي اسناد)٢-٩

را داشته باشيد حداكثر ...) كارتابل،پيگيري و يا (در حالت عادي اگر شما قصد پاك كردن نامه هاي يك پوشهنامه اي كه مي توانيد با يكبار كليك دكمه حذف پاك كنيد تمام نامه هاي يك صفحه مي باشد ولي در اين

كه بتوانيد بصورت يكجا تمام نامه هاي داخل هر كدام از پوشه هايتان قسمت به شما اين امكان را مي دهد .مطابق با محدوده تاريخي مورد نظرتان پاك كنيد

انيد از محدوده زمانيهاي آماده خود سيستم براي پاك كردن نامه ها در اين قسمت مي تو: محدوده حذف اسناد ....)امروز به قبل ، يك هفته گذشته به قبل و (استفاده كنيد

در اين قسمت مي توانيد در صورت عدم استفاده از منوي محدوده حذف : > محدوده حذف اسناد قبل از قبل آن تاريخ پاك شوند اسناد، تاريخ مورد نظرتان را بنويسيد تا نامه هاي

در صورت عدم استفاده از دو امكان باال مي توانيد در اينجا تعداد روزي را : محدوده زماني حذف اسناد .مشخص كنيد تا نامه هاي قبل ازآن تعداد روز پاك شود

گردش مثل مسئولين دبيرخانه كه به(در صورتيكه به بيش از يك برنامه دسترسي داشته باشيد: زير سيستم برنامه مورد نظرتان را انتخاب مي كنيد) اطالعات و دبيرخانه همزمان دسترسي دارند

اگر داراي بيش از يك سمت هستيد حتما بايد سمت مورد نظرتان را انتخاب كنيد تا نامه هاي پوشه : عناوين مورد نظر همان سمت پاك شود

.پوشه مورد نظرتان را انتخاب كنيد: پرونده ها


:ويرايش اسناد ارسال شده)۲- ۱۰

در صورتيكه نامه اي را اشتباهاً براي گيرنده ارسال كرده ايد و يا اينكه بخواهيد ويرايشي روي نامه انجام دهيد و بعد نامه را ارسال كنيد درصورتيكه فرد گيرنده هنوز نامه شما را رويت نكرده باشد شما مي توانيد از اين

.آيتم استفاده كنيد .قرار دارد"ويرايش اسناد ارسال شده"يتم در قسمت تنظيمات باالي صفحه و به نام اين آ

.....شماره ثبت و شماره نامه وموضوع و :براي استفاده از آن با وارد كردن موارد نامه از مانند

امه از كارتابل گيرنده مي توانيد نامه ارسالي را پيدا كرده و بعد از انتخاب نامه مورد نظر كليد حذف را بزنيد تا ن .حذف شود


انتقال اسناد بين عناوين)۲- ۱۱

.اين گزينه در قسمت تنظيمات باالي صفحه اصلي قرار دارد

اگر سمت فرد در سازمان تغيير پيدا كند بدليل اينكه نامه در سيستم به عنوان فرد ارسال ميشود نامه ها در سمت

.نامه ها را از سمت قبلي به سمت جديد انتقال دهد از اين گزينه استفاده ميكند براي اينكه فرد.قبلي فرد ميماند

سمت قبلي فرد در سيستم: عنوان مبدا

.سمت جديد فرد كه مي خواهد به آن سمت منتقل شود: عنوان مقصد .پوشه هاي مختلف سمت را براي انتقال نشان ميدهد: تمامي اسناد موجود در پوشه

.ل انتقال كپي و انتقال اصل ميباشدشام: نوع انتقال .با انتقال كپي نامه در سمت قبلي ميماند و فقط يك كپي از نامه انتقال داده ميشود

.با انتقال اصل نامه كالً به سمت جديد انتقال ميابد .بعد از انتخاب آيتم هاي باال كليد انتقال انتخاب ميشود و نامه ها به سمت جديد فرستاده ميشود

تماسها)۲- ۱۲

يعني مي توانيد شماره هاي مورد نياز خود را در اين قسمت . اين صفحه مانند يك دفتر تلفن كامل عمل مي كند .نگهداري و دسته بندي كنيد كار كردن با آن شامل دو بخش است

جستجوي شماره و مشخصات تماس -١

وارد كردن شماره مشخصات مورد جديد -٢


را انتخاب ) شخصي، عمومي يا همه(ي جستجو اول بايد دسته بندي فرد يا مورد جستجو در قسمت باال برادر فيلدهاي ديگر مي توانيد مشخصات خواسته شده را وارد كنيد كه پر كردن تمامي موارد الزامي . نماييد .بعد از زدن كليد جستجو مورد يا موارد يافت شده نمايش داده مي شود.نيست

در ليست نمايش داده شده . كليك مي كنيد راي درج ركورد جديد روي عالمت در قسمت پايين ب .ه درج نام خانوادگي الزامي استاز موارد خواسته شد. اطالعات الزم را درج ودر نهايت كليد ذخيره را بزنيد


آدرس ايميل)۲- ۱۳

.مي باشد" ايميل"اين قسمت از تنظيمات مربوط به استفاده از نرم افزار

براي وارد كردن ايميل خود و درج ركورد جديد بايد در قسمت اول پست الكترونيك خود را وارد كرده و در .بعد از اطمينان از صحت اطالعات كليد تأييد را بزنيد.هيد قسمت ديگر رمز ايميل را قرار مي د دو

در صورت تمايل به . ه كنيدبعد از تأييد اطالعات مي توانيد تمامي ركورد ها را در قسمت پايين صفحه مشاهد .حذف يكي از ركورد ها كافيست آ نرا انتخاب كرده وسپس كليد حذف را بزنيد


ثبت آدرس ايميل پرسنل)۲- ۱۴

.قسمت از تنظيمات مي توان ايميل شخص را همراه با مشخصات عمومي آن درج نموددر اين

در پايان .مشخصات خواسته شده را كامل مي كنيدبراي ايجاد يك ركورد جديد كليد جديد را انتخاب كرده و .بايد كليد ذخيره را براي ذخيره كردن اطالعات بزنيد


ت درجي اعمال نماييد ابتدا بايد ركورد مورد نظر را انتخاب كنيد بعد كليد اگر خواستيد تغييراتي در اطالعاتغييرات را انجام داده . ويرايش را زده تا مشخصات ركورد در كادر هاي قابل ويرايش باالي صفحه وارد شود

.و سپس كليد ذخيره را بزنيد .نيدبراي حذف ركورد هم بايد اول آنرا انتخاب كرده سپس كليد حذف را بز

فرم درخواست بليط

. در اين قسمت مي توانيد درخواست بليط خود را ثبت نماييد و جهت امضا به امضا كننده ارسال نماييد

در اين قسمت مي توانيد با استفاده از دكمه جديد يك درخواست جديد ايجاد نماييد و با تكميل نمودن تخاب رزرو هتل و يا خودرو ،تاريخ حركت و مراجعت و اطالعات فرم از قبيل منظور از سفر، وسيله سفر، ان

.نماييد كليك برروي دكمه ذخيره فرم را ثبتبعد از ثبت فرم با استفاده از دكمه ديگر مي توانيد امضا كننده و تاييد كننده فرم را انتخاب نماييد و در انتها در

خواست خود را توسط دكمه ارسال ، ارسال نماييد


سوم فصل

جست وجو


جست و جو :بر اساس آيتم هاي نامه جستجوي

با استفاده از اين صفحه شما مي توانيد اسناد مورد نظر خود را با داشتن شماره و تاريخ نامه، شماره و تاريخ ثبت

.نامه مورد نظر شما را پيدا كند... وع و،صاحب، موضوع،ن)نامه صادره(نامه :طريقه استفاده از جستجوي :بر اساس آيتم هاي نامه )۱-۳

حال .مي توانيد وارد اين صفحه شويد) زماني كه رنگ آن تغيير نمود( با فشردن جستجوي بر اساس آيتم هاي نامه، نوع نامه،تاريخ و شماره )مت شخص مي باشدكه يكي از س(مورد نظر ) عنوان(سمت: با وارد نمودن مقادير مانند

، موقيعت...)عادي،اقدام سريع و (، فوريت...)عادي،محرمانه و (ثبت نامه، تاريخ و شماره نامه ، طبقه بندي


يد نامه مورد نظر خودو فشردن كليد جستجو مي توان ،صاحب نامه، موضوع نامه،كليد واژه...)كارتابل،پيگيري و ( .را بيابيد

و يا با انتخاب مربع سمت راست نامه حال با كليك كردن روي موضوع نامه مورد نظر مي توانيد متن نامه را بخوانيداب دكمه گردش، گردش نامه را مشاهده فرمائيد يا نامه مورد نظر را به عنوان ديگري ارسال و انتخ) يكي از نامه ها(

.فرمائيد

جستجوي كامل)۳- ۲

.اين گزينه در قسمت جستجو در باالي صفحه اصلي قرار دارد .توانيد جستجوي كاملي بر اساس فيلد ها و اطالعات كامل نامه انجام دهيد با انتخاب اين آيتم شما مي

.اين جستجو شامل سه قسمت مي باشد


:قسمت اول مشخصات سند

.در اين قسمت ميتوانيد نامه را بر اساس هر كدام از آيتم هاي نامه موجود در فرم جستجو نماييد

شماره داخلي نامه در سيستم مي باشد كه ميتوانيد با انتخاب مشابه و برابر و از ابتدا مشابه آيتم :شماره نامه .تجو را محدود كنيدجس

.كه بطور پيش فرض يكماهه نشان داده مي شود.تاريخ ايجاد نامه در سيستم مي باشد:تاريخ نامه .با وارد كردن موضوع نامه و يا حتي يك كلمه از نامه ميتوانيد جستجو را محدود كنيد:موضوع نامه

.تر وارد كرده ايدكليد واژه اي كه در هنگام تايپ نامه براي جستجوي سريع:كليد واژه .مي توانيد با وارد كردن متن نامه ،نامه مورد نظر را جستجو نماييد:متن

.شامل وارده و صادره و تايپي و سند پيغام ميباشد:نوع نامه .شامل شخصي و يا عادي ميباشد و طبقه بندي نامه را نشان ميدهد:طبقه بندي

.ميباشد.. ......عادي،اقدام سريع،فوري و :شامل:فوريت نامه .سازمان تغيير دهيدسطح دسترسي به اسناد را ميتوانيد به ترتيب اسناد خودم ،اسناد شعبه خودم،اسناد كل :نمايش

:قسمت دوم

:مشخصات ثبتي .شامل اطالعات ثبتي نامه مي باشد

.شماره ثبت وارد شده در دبيرخانه ميباشد:شماره ثبت .مي باشدمحدوده تاريخي ثبت نامه :تاريخ ثبت

.پيشوند يا پسوند دفاتر ثبتي است:پسوند- پيشوند


:قسمت سوم

:مشخصات تكميلي

.نوع ارتباط با سند مورد نظر را بررسي ميكند و شامل عطف و پيرو ميباشد):شماره_نوع(ارتباطوان با توجه به فيلد ت كه مي.....ميباشد مانند امضا كننده و فرستنده و " ديگر"شامل موارد كليد :آيتم هاي ديگر

را براي جستجوي نام مورد نظر انتخاب كنيد و يا اينكه با مقابل آن نام مورد نظر را تايپ كرده و كليد .نام وارد شده را پاك نماييد انتخاب گزينه

:ساير آيتم هاي ديگر

عات مورد نظر را در آن وارد و گزينه دبيرخانه ميباشد و مانند فيلد بااليي ميتوان اطال"ديگر" شامل موارد كليدمثالً هم گيرنده و هم .و اگر نامه آيتم هاي ديگري براي ارسال داشته باشد را ميتوان از اينجا جستجو كرد.كرد

.فرستنده داشته باشد

ميتوان نام مورد نظر را جستجو شامل اطالعات فرستنده نامه ميباشد كه با استفاده از كليد:ارجاع دهنده .نمود

.ميتوان نام مورد نظر را جستجو نمودشامل اطالعات گيرنده نامه ميباشد كه با استفاده از كليد: ندهگير

.ميتوان نام مورد نظر را جستجو نمودشامل اطالعات عنوان نامه ميباشد كه با استفاده از كليد: عنوان .مشخص كننده اينكه مبدا اصلي نامه از كجا بوده است:مبدا


:چهارم قسمت مشخصات ارسال

.شامل مشخصات ارسالي سند ميباشد

اين فيلد مشخص مي كند نامه از طرف چه كسي ارسال .شامل نام و سمت ارسال كننده نامه ميباشد: ارسال از .براي ديدن عناوين كل سازمان بر روي فيلد مقابل آن كليك كنيد.شده است

اين فيلد مشخص مي كند نامه به چه .ه آن ارسال شده است ميباشدشامل نام و سمت فردي كه نامه ب: ارسال به .براي ديدن عناوين كل سازمان بر روي فيلد مقابل آن كليك كنيد.كسي ارسال شده است

.نشان دهنده وضعيت نامه مورد نظر براي جستجو است و شامل رويت وجديد و اقدام ميباشد:وضعيترد نظر در كدام پوشه است مانند كارتابل و بازيافت و پيگيري و بايگاني شامل اطالعات اينكه نامه مو:نام پوشه

...و )تا_ از :(محدوده تاريخ ارسال

.محدوده ارسالي نامه از يك سمت به سمت ديگر را براي محدود شدن جستجو نشان ميدهد

:جستجو براساس آيتم هاي ارسال)۳- ۳

مورد نظر خود را با داشتن با استفاده از اين صفحه شما مي توانيد اسناد .ارسال كننده داخلي، دريافت كننده داخلي و شرح ارسال داخلي بيابيد

:براساس آيتم هاي ارسال - طريقه استفاده از جستجوي

زماني كه رنگ آن تغيير (با فشردن جستجوي براساس آيتم هاي ارسال .مي توانيد وارد اين صفحه شويد) نمود

شماره و تاريخ نامه، ) عنوان(سمت: مقادير مانند حال با وارد نمودن، ارسال )ارسال كننده(شماره و تاريخ ثبت نامه، تاريخ ارسال، ارسال از

فشردن و موضوع نامه و ) توضيح ارسال(، شرح ارسال)ارسال شونده(به )مطابق شكل.(كليد جستجو مي توانيد نامه مورد نظر خود را بيابيد


حال شما مي توانيد وضعيت نامه مورد نظر را مشاهده فرمائيد و يا با كليك كردن روي موضوع نامه مورد نظر

.مي توانيد متن نامه را مطالعه فرمائيد

:جستجو نامحدود نامه)۳- ۴با استفاده از اين صفحه شما مي توانيد اسناد مورد نظر خود را با داشتن تاريخ، كليد واژه و

.موضوع بيابيد :نامحدود نامه - طريقه استفاده از جستجوي

مي توانيد وارد اين ) زماني كه رنگ آن تغيير نمود(با فشردن جستجوي نامحدود نامه

.صفحه شويد


شعبه خودم و كل (اسناد شماره و تاريخ نامه، كليد واژه، موضوع نامه و نمايش : حال با وارد نمودن مقادير مانند )مطابق شكل.(فشردن كليد جستجو مي توانيد نامه مورد نظر خود را بيابيد و ...) سازمان و

سطح دسترسي را بايد مدير سيستم در اختيار كاربر قرار دهد تا بتواند كل سازمان را در فيلد نمايش : نكته .مشاهده فرمائيد

ل شما مي توانيد با كليك كردن روي موضوع نامه مورد نظر متن نامه را مطالعه فرمائيد همچنين گردش و حا

. اسناد مرتبط را نيز رويت نمائيد

:درخواستهاي سيستم سيمابر اساس جستجو)۳- ۵با استفاده از اين صفحه شما مي توانيد اسناد مورد نظر خود را با داشتن شماره ثبت ،ثبت

.بيابيد... ده،نوع، زير سيستم وكنن :طريقه استفاده از جستجوي درخواستهاي سيستم سيما

.با فشردن جستجوي درخواستهاي سيستم سيما مي توانيد وارد اين صفحه شويدگردش (، زير سيستم)خطا،در خواست از سيستم(ثبت كننده، شماره ثبت، نوع: حال با وارد نمودن مقادير مانند

فشردن كليد جستجو مي توانيد نامه و ) در همان قسمت زير سيستم(، صفحه و توضيح...)خانه واطالعات، دبير )مطابق شكل.(مورد نظر خود را بيابيد

.حال شما مي توانيد با كليك كردن روي موضوع نامه مورد نظر متن نامه را مطالعه فرمائيد


:جستجوي مرخصي و ماموريت پرسنل)۳- ۶

اين صفحه شما مي توانيد اسناد مورد نظر خود را با داشتن نام با استفاده از .نوع مرخصي و تاريخ مرخصي يا ماموريت بيابيد پرسنل،

:طريقه استفاده از جستجومرخصي و ماموريت پرسنل .با فشردن جستجوي مرخصي و ماموريت پرسنل مي توانيد وارد اين صفحه شويد

با انتخاب مربع سه نقطه جستجو بر اساس نامه و سمت پرسنل ليست (م پرسنلنا: حال با وارد نمودن مقادير مانند، نوع و تاريخ )مي شود كه ما مي توانيد با انتخاب يكي از پرسنل آن را در فيلد نام خانوادگي مشاهده فرمائيد

مطابق .(بيدو يا نوع و تاريخ ماموريت و با فشردن كليد جستجو مي توانيد نامه مورد نظر خود را بيا مرخص )شكل

. مرخصي و يا ماموريت داشته است زحال شما مي توانيد مالحظه فرمائيد كه پرسنل مورد نظر چند رو


فصل چهارم

فرم ها


جستجوي فرم مرخصي و مأموريت)۱-۴

.را جستجو نماييد... در اين قسمت شما مي توانيد فرمهاي مرخصي روزانه، ساعتي و را مانند ... ر با اين جستجو ابتدا بايد نوع فرم را اعم از مرخصي روزانه، ساعتي وبرا ي كا

.شكل با استفاده از ليست مشخص نماييد

براي تمامي اين فرمها بايد محدوده زماني مشخص شود كه در دو قسمت زير ليست مي توان تاريخ را وارد كرد .يد بايد محدوده ساعت آن را نيز وارد نماييدولي زمانيكه فرم مرخصي ساعتي را انتخاب مي كن

براي نمايش اين . خص شده انتخاب مي كنيدشدر قسمت بعد نام درخواست كننده را از ليستي كه در شكل م .استفاده مي شود ليست از كليد


.در نهايت با زدن كليد جستجو آيتمهاي يافت شده نمايش داده مي شود

زمان پاسخ اسناد ميانگين)٤- ٢

كه با وارد نمودن اطالعات از .در اين صفحه ليستي از گزارشات دايناميك سيستم در اختيار شما قرار مي گيردنده و گيرنده،عنوان فرستنده يا گيرنده وكليك نمودن دكمه تاريخ ارجاع نامه،تاريخ نامه، نام فرست: قبيل

.جستجو يا نمايش ميانگين زمان پاسخ به نامه را مشاهده نمائيد

نبايد نام فرستنده و گيرنده خالي باشد براي پر نمودن اين دو گزينه شما مي توانيد از دكمه جستجو : نكته استفاده نمائيد كمك بگيرد و براي حذف نام فرد از دكمه حذف

:آمار ميانگين زمان ماندگاري اسناد )٤- ٣

ميانگين زمان شما مي توانيد با استفاده از اين گزارش آمار زماني بروي اسناد موجود درون فولدر ها و نمايش .ماندگاري نامه را مشاهده نمائيد


ا وارد نموده و دكمه ليست را كليك ر) رويت يا اقدام(براي اين منظور شما كافي است عنوان، تاريخ و نوع .نمائيد تا فرمي مطابق شكل به شما نمايش داده شود

زيرمجموعه گزارش مكاتبات و اسناد)٤- ٤

: براي اين منظور مديران اطالعاتي همچون.سازمان خود داشته باشندمديران گزارشي از ساختار سلسله مراتبي ،شماره نامه، مبدا نامه،نام و يا عنوان، تاريخ نامه، نام واحد،موضوع و )وارده،صادره(عنوان سازماني،نوع نامه

.توضيحات را وارد كرده و دكمه جستجو و يا نمايش را كليك مي نمايند

:ودكه بصورت زير نمايش داده مي ش

:با كليك برروي دكمه جستجو


:با كليك بر روي دكمه نمايش

ارجاع نامه گزارش آخرين محل)٤-٥

باشد براي اين منظور شما تيار چه كسي ميبا استفاده از اين صفحه شما متوجه مي شويد سند يا نامه در اخعنوان،نوع نامه،شماره نامه، تاريخ،طبقه بندي،موقعيت، فوريت،صاحب نامه و موضوع را : اطالعاتي از قبيل

.وارده نموده

.دكمه جستجو و يا نمايش را كليك نمائيد - ٢


شده گزارشات طبقه بندي)٤- ٦

فقط كافيست سمت مورد نظر . در اين صفحه ليستي از گزارشات دايناميك سيستم در اختيار شما قرار مي گيرد .و ليست گزارشات را وارد كرده و دكمه نمايش را كليك نمائيد

تايپي اشخاص اسناد گزارش

:هر شخص مي تواند آماري از نامه هاي تايپي خود بدست آورد كافيست

.تاريخ را در اين صفحه وارد كرده -١

.را كليك نمائيددكمه جستجو يا نمايش -٢


بايگاني گزارش پوشه هاي)٤- ٧

اني، عنوان، نام بايگ: كافيست اطالعاتي از قبيل.در اين صفحه ميتوانيد گزارش از بايگاني هاي خود تهيه نماييدرا وارد كرده و ... شماره و تاريخ ثبت، شماره و تاريخ نامه، طبقه بندي،فوريت، نوع نامه، سال ثبت، موضوع و

.دكمه جستجو را كليك نمائيد

گزارش اسناد ارسال شده به زير عناوين)۴- ۸

. در اين قسمت مي توان گزارش مراسالت زير عناوين يك عنوان را مشاهده كرد


الي صفحه ابتدا بايد محدوده زماني را مشخص كنيد سپس اگر داراي چند عنوان هستيد عنوان در قسمت باصي را انتخاب نكنيد گزارش شامل تمامي زير عنوانهاي عناوين ااگر عنوان خ. مورد نظر خود را انتخاب نماييد

يد، تمامي آنها را نمايش مت پائين اگر تيك كنار تمامي زير مجموعه هاي واحدها را بزنسدر ق.شما خواهد بود .توانيد ار كادر جستجو نيز استفاده كنيدي براي انتخاب عنوان م. خواهد داد

سمت پائين، جدولي شامل زير عناوين ايجاد شده كه ميتوانيد آنها را انتخاب وبه كادر با انتخاب عنوان در ق مقابلش اضافه نماييد

ه نام نوع گزارش وجود دارد كه مي توانيد از ليست ايجاد شده نوع گزارش را نيز در سمت چپ فيلدي ب .مشخص نماييد


.ي توانيد نتيجه گزارش درخواستي خود را مشاهده كنيددر نهايت با زدن كليد نمايش م


افراد زير مجموعه گزارش پوشه هاي)٤- ٩

ماييد مجموعه تهيه ن در اين صفحه مي تونيد گزارشي از پوشه هاي افراد زير

عنوان را انتخاب كرده -١

.دكمه جستجو را كليك نمائيد -٢

زيرمجموعه خاص گزارش اسناد )٤- ۱۰

افراد زير مجموعه تهيه نماييد كه شما بايددر اين صفحه مي تونيد گزارشي از وضعيت اسناد

عنوان، شماره و تاريخ ثبت،فوريت،تاريخ و شماره نامه را وارد كرده : اطالعاتي از قبيل -١

.بر روي دكمه فيلتر كليك نمائيد -٢


گزارش كاركرد وسائل نقليه)۴- ۱۱

.نماييد ئل نقليه را مشاهدهار اين صفحه مي توانيد گزارشات وسد

در قسمت بعدي نوع گزارش را انتخاب مي كنيد . مثل تمامي گزارشات اول بايد تاريخ آن را مشخص نماييدگزارش درخواستي شما . در انتها كليد نمايش را مي زنيد .سازمان تعريف مي شودكه انواع آن به نسبت نياز

.در يك صفحه جديد نمايش داده شود


گزارش از وضعيت تردد .اين صفحه مي توانيد از وضعيت ورود و خروج خود در محدوده زمانهاي مختلف گزارش تهيه كنيد در

ارجاعات نامه بر اساس موضوع)۴- ۱۲

.كنيد مشاهده ن اقدام را بر اساس فرستندهيد گردش نامه با اولين صفحه می توانيدر ا

در دو قسمت باالي اين صفحه بايد محدوده تاريخي را مشخص مي كنيد و در قسمت پايين موضوع نامه را ايين با زدن اين كليد در پ. در نهايت مي توانيد كليد جستجو را براي ديدن نتيجه انتخاب كنيد. قرار دهيد

غير از كليد جستجو كليدي به نام نمايش هم وجود دارد . نمايش داده مي شود صفحه جدول نتايج يافت شده . كه با انتخاب آن پنجره ديگري باز شده كه مي توان ازجدول موجود خروجي بصورت پرينت دريافت كرد


گزارش اسناد براساس امضا كننده و ثبت كننده)۴- ۱۳

.اين گزارش در قسمت گزارشات در باالي صفحه اصلي قرار دارد .نددر اين گزارش فرد ميتواند گزارش كاملي از اسناد بر اساس داشتن امضا كننده و ثبت كننده تهيه ك

.اين گزارش شامل سه قسمت ميباشد مشخصات سند- ۱

.در اين قسمت ميتوانيد نامه را بر اساس هر كدام از آيتم هاي نامه موجود در فرم جستجو نماييدشماره داخلي نامه در سيستم مي باشد كه ميتوانيد با انتخاب مشابه و برابر و از ابتدا مشابه آيتم :شماره نامه

.د كنيدجستجو را محدو


.ماهه نشان داده مي شود كه بطور پيش فرض يك.تاريخ ايجاد نامه در سيستم مي باشد: تاريخ نامه .با وارد كردن موضوع نامه و يا حتي يك كلمه از نامه ميتوانيد جستجو را محدود كنيد:موضوع نامه

.د كرده ايدكليد واژه اي كه در هنگام تايپ نامه براي جستجوي سريعتر وار: كليد واژه .مي توانيد با وارد كردن متن نامه ،نامه مورد نظر را جستجو نماييد: متن

.شامل وارده و صادره و تايپي و سند پيغام ميباشد: نوع نامه .شامل شخصي و يا عادي ميباشد و طبقه بندي نامه را نشان ميدهد: طبقه بندي

.ميباشد ........عادي،اقدام سريع،فوري و :شامل: فوريت نامه .سطح دسترسي به اسناد را ميتوانيد به ترتيب اسناد خودم ،اسناد شعبه خودم،اسناد كل سازمان تغيير دهيد: نمايش

:مشخصات تكميلي - ۲

.در اين قسمت ميتوانيد مشخصات ثبتي و امضايي نامه را وارد كنيد

.شماره ثبت وارد شده در دبيرخانه ميباشد: شماره ثبت .محدوده تاريخي ثبت نامه مي باشد :تاريخ ثبت

و "دارد"در اين قسمت ميتوانيد تعيين كنيد كه نامه امضا كننده دارد يا خير و شامل دو گزينه: امضا كننده .مي باشد"ندارد"

و "دارد"در اين قسمت ميتوانيد تعيين كنيد كه نامه ثبت كننده دارد يا خير و شامل دو گزينه: ثبت كننده .شدمي با"ندارد"

.شامل اطالعات فرستنده نامه ميباشد : فرستنده .شامل اطالعات گيرنده نامه ميباشد : گيرنده .شامل اطالعات عنوان نامه ميباشد كه ميتوان نام عنوان مورد نظر را تايپ نمود: عنوان

.مشخص كننده اينكه مبدا اصلي نامه از كجا بوده است: مبدا


:مشخصات ارسالي- ۳

.اين قسمت مشخصات ارسالي نامه از مبدا به مقصد را ميتوان وارد نمود دراين فيلد مشخص مي كند نامه از طرف چه كسي ارسال .شامل نام و سمت ارسال كننده نامه ميباشد: ارسال از

.براي ديدن عناوين كل سازمان بر روي فيلد مقابل آن كليك كنيد.شده استاين فيلد مشخص مي كند نامه به چه .ي كه نامه به آن ارسال شده است ميباشدشامل نام و سمت فرد: ارسال به

.براي ديدن عناوين كل سازمان بر روي فيلد مقابل آن كليك كنيد.كسي ارسال شده است .نشان دهنده وضعيت نامه مورد نظر براي جستجو است و شامل رويت وجديد و اقدام ميباشد: وضعيتاينكه نامه مورد نظر در كدام پوشه است مانند كارتابل و بازيافت و پيگيري و بايگاني شامل اطالعات : نام پوشه

...و

)تا_از: (محدوده تاريخ ارسال .محدوده ارسالي نامه از يك سمت به سمت ديگر را براي محدود شدن جستجو نشان ميدهد

ﯽﻣﻮﻤﻋ شزﻮﻣآ - nidc.ir · يرادا نﻮﯿﺳﺎﻣﻮﺗا ١.ﺖﺳﺍ...

Documents