1

العالقات العامة واإلعالمالعالقات العامة واإلعالم الئحةالئحة

١١٧٧زمزم زمزم

2

عتمادعتماداالاال/ / صفحة مراقبة اإلصدار صفحة مراقبة اإلصدار

١٤٢٩١٤٢٩//١١١١//٢٠٢٠::التاريخ التاريخ ) )١١: ( : ( اإلصداراإلصدار هـهـ

املعتمدوناملعتمدون

::رمز الوثيقةرمز الوثيقة

١٧١٧زمزم زمزم

البند من املواصفةالبند من املواصفة

77--22--33 الوظيفةالوظيفة/ / سم سم االاال التوقيعالتوقيع

يوسف سراج صلوايتيوسف سراج صلوايت//أأ : : إصدارإصدار ملخص التعديلملخص التعديل ١١

رئيس قسم العالقات العامة واإلعالمرئيس قسم العالقات العامة واإلعالم

املشعىب املشعىبعادل بن عوضعادل بن عوض//أأ: : اعتماد اعتماد ٢٢

يياملدير التنفيذاملدير التنفيذ

٣٣

املعتمدوناملعتمدون التاريخالتاريخ اإلصداراإلصدار

الوظيفةالوظيفة/ / االسم االسم التوقيعالتوقيع

١١ ملخص التعديلملخص التعديل

٢٢

٣٣

٤٤

3

اهلدف .١

.لسهولة التواصل مع اتمع ورسالتها ودورها لترسيخ اسم اجلمعيةتامني التخطيط والتنفيذ الفعال ١ – ١

مبا يتوافق مع نظام اجلودة ويف إطار خطة القسم مع االلتزام بالتحسني املستمر اإلجراءاتسيط تب ١ – ٢

اال .٢

كافة اإلجراءات ذات العالقة بتصاميم اإلعالنات واملطبوعات واملعارض التعريفية على ئحة حكام هذه الالتسري أ

. واجلهات اخلارجية ذات العالقة بإعالنات الصحف واملناسبات وموقع اجلمعية اإللكتروين بأنشطة اجلمعية

التعريفات .٣

. ..أو ملصقات أو سواء داخل جملة إيصالهجتهيز مادة دعائية بشكل معرب عن اهلدف املراد : تصميم دعائي ١-٣ .حمتوى التصميم الدعائي من عبارات وصور : ) املادة اإلعالنية(مادة التصميم ٢-٣ .أخرى أي مادة أوشريط ممغنط حتفظ داخله مادة التصميم الدعائي ) : CD(سي دي ٣-٣التصميم بصورته النهائية ومن مث اعتماد ج عدد من أعضاء اجلمعية يبدون أرائهم إلخرا: جلنة التصاميم ٣-٣

.املناسبة لقيم اجلمعية ..اخل ..النهائي سواء أكان مطبوعة أو للعمل تقرييب أو منوذجصورة: بروفة ٤-٣ )اخل..برشور أو بوستر أو فولدر أو مطوية أو مغلف أو كرت (عبارة عن ورقة دعائية : املطبوعة ٥-٣ ..ميع نسخة للحفظ من كل املطبوعات وخالفه جت: العالقات أرشيف ٦-٣ مطبوعات اجلمعية على طاولة مع بنرات تعريفية يقف أمامها موظف تعريف بعض عرض :معرض تعريفي ٧-٣

اجلمهور عن اجلمعية ألوان حيتوي على مادة إعالنية ة جرام بعد١٣٥يف حدود ) A5 ، A4(ورق بأطوال خمتلفة : بروشورات ٨-٣ .إعالنية حيتوي بداخل كل طوية مادة أكثر بطية أو ورق مطوي:طويات م ٩-٣

4

نوع من أنواع الورق القريب من البالستيك يطبع عليه عبارات إعالنية خبط كبري واليت يتم :بنرات ١٠-٣

ما ميكن وضعها اخل ك... املضاءة العمالقة تتعليقها يف املداخل والشوارع وعلى لوحات احملالت التجارية واللوحا . غالبا يف معارض اجلمعية مداخل رول اب وهو املستخد

.مع جهاز عرض ديفيدي يتم فيه عرض الفيلم الوثائقي اخلاص باجلمعية شاشة تلفزيونية : عرض شاشة ١١-٣ .حدث معني عن اجلمعية يناسب نشره بالصحف احمللية واالت : اخلرب ١٢-٣ .تقصي عن األخبار لنشرها بصحيفته اليت يعمل ا الشخص املس: احملرر ١٣-٣هو هاردسك ذو حجم كبري يتم فيه ختزين كفالة الصور الثابتة والفيديو عن طريق : أرشيف الصور ١٤-٣

.فهرستها حسب األقسام وحسب املناسبات صورة وخترج باخراج دقائق عن مجيع مشاريع اجلمعية بالصوت وال١٠نبذة خمتصرة خالل : فيلم وثائقي ١٥-٣

.متثيلي جيد يشد املشاهد . أو خارجهامدينة جدةهي طلعات ورحالت املوظفني االجتماعية سواء داخل : الربامج االجتماعية ١٦-٣ املراجع .٤ ١دليل اجلودة زمزم - ١١الئحة املشتريات زمزم -

5

اإلجراءات .٥ طلب تصـميم ١- ٥

( منوذج طلب تـصميم استيفاء ب لعمل تصميم دعائي يقوم رئيس القسم املعين قسامألعند حاجة أحد ا ١-١-٥

وتـسليمه من املـدير التنفيـذي النموذج اعتمادمن مث و) اإلعالن( التصميم مادة حمتوى إرفاق مع )١/٧١ زمزم

.رئيس قسم العالقات العامة واإلعالم ل

ألحـد وبـدوره يـسلمها اإلعالمي للمنسق ادة اإلعالنية ملبتسليم ا العامة العالقات قسم يقوم رئيس ٢-١-٥

حسب التـصاميم مبقر اجلمعية يوميا )٢/١٧زمزم (تصميم منوذج تسليم و استالم وفقني املتعاون معهم صممامل

. األهمالطلب املطلوبة و تقدمي

. املادة ساعة من استالم٢٤خالل الالزميقوم املصمم بعمل التصميم ٣-١-٥

ساعة املتفق عليها ٢٤ باستالم التصميم من املصمم ويوقع له باالستالم بعد انتهاء نسق اإلعالمي يقوم امل ٤-١-٥

.مبقر اجلمعية

بعد )٣/٧١ زمزم (اعتماد تصميم منوذج التصميم من جلنة التصاميم وفق اعتماد بنسق اإلعالمي يقوم امل ٥-١-٥

. مبقر اجلمعيةاستالمه من املصمم مباشرة

نـسخة إعداد بغرض تعديلها ومن مث الحظات املوقعة من اللجنة املاملصمم املنسق اإلعالمي بتسليم يقوم ٦-١-٥

. مرة أخرىاإلعالمي ساعة وتسليمه للمنسق ٢٤جديدة بعد التعديل خالل

ميم املتفق عليهـا لصرف قيمة التص ) ١/١٦زمزم ( واعتماد الطلب املايل يقوم املنسق اإلعالمي باستيفاء ٧-١-٥

. وتسلم للمصمم بعد استالم الربوفة النهائية ) ١١انظر الئحة املشتريات زمزم (

استالمه من املنسق مباشرة يقوم رئيس قسم العالقات باعتماد التصميم من مساعد املدير التنفيذي بعد ٨-١-٥

6

بعـد لرئيس قسم العالقات من املصمم ويسلمها و بروفة ائية ) CD ( تالمساب املنسق اإلعالمي يقوم ٩-١-٥

. مباشرة االنتهاء

ومن مث العمل ) CD( رئيس قسم العالقات العامة بتسليم القسم الطالب للمطبوعة بعد استالم يقوم ١٠-١-٥

).طباعة مطبوعة ( ٢-٥بالبند

7

طباعة مطبوعة ٢- ٥

( من رئيس قسم العالقات علـى يدويا طباعتها م تصميم املطبوعة املطلوب باستال اإلعالمييقوم املنسق ١-٢-٥

. وحدة مبقر اجلمعيةأو وقت احتياجها من قبل أي قسم أوبعد انتهاء املصمم من تصميمه ) سي دي

بواسطة االتصال اهلاتفي أمكن إن ثالثة عروض من ثالثة مطابع مع بروفة بإحضار اإلعالمييقوم املنسق ٢-٢-٥

. الذهاب ملقرهمأو، الفاكسأو

باعتماد عرض السعر من مساعد املدير التنفيذي عن طريق االعتمـاد العالقات العامة يقوم رئيس قسم ٣-٢-٥

. اخلطي على العرضأوالشفوي

يس رئ من واعتماده لطباعة املطبوعة ) ١/١٦زمزم ( منوذج الطلب املايل بإعداد اإلعالمييقوم املنسق ٤-٢-٥

. )١١انظر الئحة املشتريات زمزم ( مساعد املدير التنفيذي وقسم العالقات

التكلفة وموعد التسليم وذلـك واالتفاق معهم على يقوم رئيس القسم بتعميد املطبعة للبدء يف الطباعة ٥-٢-٥

.بعد التأكد من اعتماد جلنة التصاميم للربوفة املراد طباعتها

وفـق منـوذج اسـتالم إحصائهاجردها و ودع العالقات باستالم املطبوعة من املطبعة مستوأمني يقوم ٦-٢-٥

. العالقات بأرشيف اجلمعية مع وضع نسخة عمستودمبقر )١/١٢ زمزم ( مطبوعة

8

إجراءات إقامة معرض تعريفي ٣- ٥

فيات ، جـدول املعـارض الصحف ، املستش ( يقوم مسؤول املعارض بالبحث عن مواقع بالتواصل مع ١-٣-٥

. ) أو شهري أسبوعيمعرض ( سب خطة العالقات ـح ) ..باحلارثي

منوذج وفق قسم العالقات من رئيس واعتماده لمعارضالشهري ل اجلدولوضع يقوم مسؤول املعارض ب ٢-٣-٥

. )٤/٧١ زمزم(

سب اجلدول الشهري ومن ح )٦/١٧زمزم ( طلب إقامة معرض يقوم مسؤول املعارض بإعداد خطابات ٣-٣-٥

.مث تركينه من رئيس قسم العالقات العامة وتوقيعه من مساعد املدير التنفيذي

زيارم مبقـرهم أو املعرض لديهم باالتصال املباشر املراد إقامة موافقة اجلهة بأخذيقوم مسؤول املعارض ٤-٣-٥

طلب إقامـة معـرض وتسليمهم خطاب )٥/٧١زمزم (كشف بأمساء اجلهات ذات العالقة باملعارض منوذج وفق

. )٦/٧١ زمزم(

املعرض قبل يوم من بدء مكان ونوع حسبكل معرض يقوم مسؤول املعارض بالبدء يف جتهيز متطلبات ٥-٣-٥

. العرض مبقر اجلمعية

نـدوبني امل عـض تعاقـد مـع ب باليقوم مسؤول املعارض يف نفس الوقت من معرض أكثر وجود يف حالة ٦-٣-٥

. من رئيس قسم العالقاتم بعد اعتمادهاملتعاونني

ملعـرض ابإخراج املنظمة للمعرض من اجلهة للجمعيةخصصبعد استالم املوقع امليقوم مسؤول املعارض ٧-٣-٥

. املعرض بيوم مبقر اجلهة املنظمةقبل بدء تليق بسمعة اجلمعية، وذلكحتقق اهلدف من املعرض و بصورة

مطويـات ، بروشـورات ، ( اجلمعية عن طريق الوسائل املتاحة لديه بول املعارض بالتعريف يقوم مسؤ ٨-٣-٥

.دة املعرض احملددة مبقر املعرض مل.... ) ، عرض شاشة ،بنرات

9

. مرتبة ملقر اجلمعية إرجاعها حمتويات املعرض و تجميعيقوم مسؤول املعارض ببعد انتهاء املعرض ٩-٣-٥

( لصرف مبلغ املندوبني املتعـاونني )١/١٦زمزم ( املعارض بتعبئة واعتماد الطلب املايل يقوم مسؤول ١٠-٣-٥

.وتسليمهم املبلغ مباشرة بعد انتهاء املعرض ) ١١انظر الئحة املشتريات زمزم

تركينها من رئيس القسم و توقيعها من و للجهة املنظمة يقوم مسؤول املعارض بتجهيز خطابات شكر ١١-٣-٥

. عقب انتهاء املعرضتسليمها العمل على اعد املدير التنفيذي مس

و تسليمه لرئيس القـسم )٧/٧١زمزم (منوذج وفقعن املعرض تقرير بإعداديقوم مسؤول املعارض ٢١-٣-٥

. ساعة من اية املعرض ٤٨خالل

10

خـبـر إعالمي عمل ٤- ٥

بالتواصل مع رؤساء أقسام اجلمعية ملعرفة أنشطتهم و براجمهم خالل فترة أسبوعيا اإلعالمي املنسقيقوم ١-٤-٥

. إعالميامنها أسبوعني من تارخيه لتغطية ما يناسب

باستخدام الكامريات اخلاصة باجلمعية ) فيديو -ثابت ( ه تصويربتوثيق النشاط و اإلعالمي املنسقيقوم ٢-٤-٥

. العالقات العامةرئيس قسم أو التعاقد مع مصور حمترف حسب توجيه

. عد اخلرب مباشرة بأو أثناءقبل أو اآليل بصياغة اخلرب باحلاسب اإلعالمييقوم املنسق ٣-٤-٥

. مساعد املدير التنفيذيرئيس قسم العالقات العامة و باعتماد اخلرب من اإلعالمييقوم املنسق ٤-٤-٥

. بعد اعتماده مباشرة لباال مييرب للمحررين مع صورة حية اخلبإرسال اإلعالمييقوم املنسق ٥-٤-٥

أو اخلرب باالتصال بـاحملررين ملعرفـة نزولـه إليها باالطالع على الصحف املرسل اإلعالمييقوم املنسق ٦-٤-٥

. اخلربإرسالباالطالع اليومي للصحف يف اليوم التايل من

)٨/٧١ زمـزم (ولصقه بنموذج قصاصات اجلرائـد حيفة بقص اخلرب من الص اإلعالمييقوم املنسق ٧-٤-٥

. وقت صدور اخلرب مبقر اجلمعية

نـسخة ٢ وتـصويره عـدد حبفظ اخلرب يف ملف خاص داخل غالف بالستيكي اإلعالمييقوم املنسق ٨-٤-٥

. مبقر اجلمعية للمدير التنفيذي وملساعده

11

فيديو وتصوير فوتوغرايف طلب إجراءات ٥- ٥

باسـتيفاء ملعـين عند حـاجة أي قـسم من أقـسام اجلمعية لتوثيق نشاط ما ، يقوم رئيس القـسم ا ١-٥-٥

و إيصاله لرئيس قسم العالقات قبل موعد التوثيق بيومني على األقـل منوذج طلب توثيق ) ٩/١٧زمزم ( النموذج

.

. للتصويرلباالط القسمق مع للتنسياملنسق اإلعالمي توجيه ب العالقاتقسميقوم رئيس ٢-٥-٥

باالتصال على مقدم الطلب واجلهات املختصة ملواقع التصوير عن طريـق هـاتف املنسق اإلعالمي يقوم ٣-٥-٥

.على األقل اجلمعية قبل التصوير بيوم واحد

اصة باجلمعية باستخدام الكامريات اخل ) فيديو -ثابت ( ه تصويربتوثيق النشاط و اإلعالمي املنسقيقوم ٤-٥-٥

. العالقات العامةقسمد مع مصور حمترف حسب توجيه رئيس أو التعاق

بأخذ الصور و ترتيلها يف اهلارديسك املخصص لتخزين الصور عن طريـق جهـاز اإلعالمي املنسقيقوم ٥-٥-٥

. بعد االنتهاء من التصوير مباشرة الكمبيوتر

و تزويـد بوضعها على سـي دي العالقات العامة لى رئيس قسم بعرض الصور ع اإلعالمي املنسقيقوم ٦-٥-٥

. كل اية أسبوع داخل مقر اجلمعية األقسام املعنية ا

12

وزيع مطبوعات للجمعية ت ٦- ٥ من احلملة ما تستهدفه عن طريق عمل دراسة و لتوزيع لبوضع خطة قسم العالقات العامة سكرتري يقوم ١-٦-٥

. )حسب اخلطة الشهرية لقسم العالقات ( حال وجود محلة باجلمعية ملواقعشرائح و حتديد ا

بأخذ املوافقة على خطة التوزيع و املواد املراد توزيعها مـن رئـيس قسم العالقات العامة سكرتري يقوم ٢-٦-٥

. قسم العالقات قبل بدء احلملة و بعد اكتمال اخلطة مبقر اجلمعية

زمـزم ( منوذج وفقمن أمني املستودع باستالم املادة املراد توزيعها العالقات العامة قسم سكرتري يقوم ٣-٦-٥

.قبل يوم من بدء احلملة أو يف نفس اليوم مبقر اجلمعية طلب مطبوعة من املستودع) ٢/٢١

ليـوم حـسب ا ) فرقة توزيع ساعدةمب أو بنفسه ( طبوعاتتوزيع املب قسم العالقات العامة سكرتري يقوم ٤-٦-٥

. مبقر اجلهة املوزع عليها احملدد يف اخلطة

. أثناء التوزيع ميدانياماكن املستهدفة لأل)فوتغرايف ( توثيقب قسم العالقات العامةسكرتري يقوم ٥-٦-٥

رفعـه و )٠١/٧١زمـزم ( منوذج وفق بكتابة تقرير عن ما مت اجنازه قسم العالقات العامة سكرتري يقوم ٦-٦-٥

. مباشرة بعد االنتهاء من احلملةسم العالقات العامة واإلعالم قرئيس ل

13

...)/ ملتقى / حفل (إقامة مناسبة ٧- ٥

رئيس قسم العالقات العامة بتقسيم أعمال املناسبة عن طريق حتليل األعمال من بدئها وحىت ايتها يقوم ١-٧-٥

. اجلمعية قرقبل املناسبة بأسبوعني مب

رئيس قسم العالقات العامة حبساب التكاليف التقديرية للمناسبة قبل أسبوعني من املناسبة واعتمـاد يقوم ٢-٧-٥

. ) ١١انظر الئحة املشتريات زمزم ( طلب مايل للتكاليف من مساعد املدير التنفيذي

لوبة منها عن طريق االجتمـاع يقوم رئيس قسم العالقات العامة بتوجيه كل شخص أو جهة بإعماهلا املط ٣-٧-٥

.م وتوزيع األعمال قبل أسبوعني من املناسبة مبقر اجلمعية

سواء ( توزيع بتوزيع اخلطابات أو كروت الدعوة حسب نوع املناسبة بعد اخذ األمسـاء يقوم مسؤول ال ٤-٧-٥

.مبقرام) أسبوعني شهر أو ( قبل املناسبة بوقت كايف ) اليت لديه أو من أي قسم قد مه املناسبة

لقاعة احلفل بتوجيه من رئيس قسم العالقات اتجهيز تصاميم ل مصمم املنسق اإلعالمي بالتنسيق مع يقوم ٥-٧-٥

.العامة قبل املناسبة بأسبوعني مبقر اجلمعية

.قبل احلفل بأسبوع باملطبعة أو املكتبات طباعة التصاميم مبتابعةاملنسق اإلعالمي يقوم ٥-٧-٥

بالتنسيق مع رئيس القسم بعمل الديكورات املطلوبـة للقاعـة باالسـتعانة قسم العالقات سكرتري يقوم ٦-٧-٥

.بعمالة خارجية قبل أسبوعني أو أسبوع من بدء احلفل مبقر اجلمعية

فقـرة يقوم رئيس قسم العالقات العامة بإعداد فقرات احلفل والتنسيق مع كل شخص أو جهة لديـه ٧-٧-٥

.هيزها قبل احلفل بأسبوع مبقر اجلمعية بتج

بعـد ) والسجل الـذهيب تعريفية يف مجيع مواقع اجلمعية وكذا بنرات ( عارض بتجهيز يقوم مسؤول امل ٨-٧-٥

.استالمها من املستودع قبل احلفل بيوم مبقر اجلمعية

14

قبل وأثناء ) يديو مع أجهزة الصوتيات مريات التصوير الفوتوغرايف والف اك( توثيق بتجهيز ال ليقوم مسؤو ٩-٧-٥

. املناسبة مبقر اجلمعية

والتنـسيق مـع مـسؤول بالتنسيق مع الشؤون اإلدارية إلعداد الضيافة سكرتري قسم العالقات يقوم ١٠-٧-٥

. قبل احلفل بيومني مبقر اجلمعية عداد القاعةاخلدمات املساندة إل

. احلفل أثناء احلفل وبعد االنتهاء منه باإلشراف واملتابعة علىيقوم رئيس قسم العالقات العامة ١١-٧-٥

عـن طريـق )١٣/١٦زمـزم ( يقوم رئيس قسم العالقات العامة بتصفية العهدة املالية املسلمة لـه ١٢-٧-٥

.اليوم التايل مبقر اجلمعية يف مساعد املدير التنفيذيتعميدها من

.يف اليوم التايل للمناسبة بإعداد تقرير للمناسبة يقوم رئيس قسم العالقات العامة ١٣-٧-٥

15

للموظفني برنامج اجتماعي إقامة ٨- ٥

على موعـد الرحلـة حـسب رئيس قسم العالقات العامة بأخذ موافقة االجتماعية منسق الربامج يقوم ١-٨-٥

.اخلطة املعدة قبل الرحلة بأسبوعني مبقر اجلمعية

بتقسيم أعمال الرحلة عن طريق حتليل األعمال من بدئها وحىت ايتـها االجتماعية ق الربامج منسيقوم ٢-٨-٥

. قبل الرحلة بأسبوعني مبقر اجلمعية

( لعمل على اعتماد طلـب مـايل واحبساب التكاليف التقديرية للرحلة االجتماعية منسق الربامج يقوم ٣-٨-٥

. مبقر باجلمعية املدير التنفيذي مساعد من قبلقبل أسبوع من الرحلة ) ١/١٦زمزم

( برنـامج فقرات جدول منوذج بإعداد فقرات الرحلة عن طريق تعبئة االجتماعية منسق الربامج يقوم ٤-٨-٥

. و اعتمادها من املدير التنفيذي قبل الرحلة بأسبوع مبقر اجلمعية)١١/٧١ زمزم

هـم عق مع كل شخص أو جهة لديها فقرة لتجهيزها باالتفـاق م بالتنسي االجتماعية منسق الربامج يقوم ٥-٨-٥

.شفوياَ قبل الرحلة بأسبوع مبقر اجلمعية

بإبالغ املنسق اإلعالمي مبوعد الرحلة لتجهيز عملية التوثيق قبل الرحلـة االجتماعية يقوم منسق الربامج ٦-٨-٥

. بيومني على األقل

. استراحة أو فندق باالتصال املباشر أو اهلاتفي قبل الرحلة بأسبوع حبجز االجتماعيةمنسق الربامجيقوم ٧-٨-٥

بالتنسيق مع الشؤون اإلدارية إلعداد الضيافة وإحضار عمـال اجلمعيـة االجتماعية منسق الربامج يقوم ٨-٨-٥

. الرحلةوأثناءاخلدمة قبل تقدمي وةللمساعد

. بدئها وحىت وايتها أثناء الرحلة مبوقع إقامتها مبتابعة فقرات الرحلة منمنسق الربامجيقوم ٩-٨-٥

16

من مـساعد عن طريق تعميدها )١٣/١٦زمزم ( بتصفية العهدة املالية املسلمة له منسق الربامج يقوم ١٠-٨-٥

. و تسليمها لقسم املالية خالل يومني من انتهاء الرحلةاملدير التنفيذي

.)٢١/٧١زمـزم ( منوذج وفق رير للرحلة بعد ايتها بيوم مبقر اجلمعية بإعداد تق منسق الربامج يقوم ١١-٨-٥

.و تسليمه لرئيس قسم العالقات

إرسال رسائل جوال ٩- ٥

بالتنـسيق مـع تغذية رصيد الرسائل قبل أسبوع مبقر باجلمعية مبتابعة يقوم رئيس قسم العالقات العامة ١-٩-٥

. مساعد املدير التنفيذي

ـ املنسق اإلعالمي ـ املـوظفني (قوم سكرتري قسم العالقات العامة مبتابعة وطلب األخبار عن طريق ي ٢-٩-٥

.قبل اإلرسال بساعات مبقر اجلمعية ... ) إدارة اجلمعية ـ إعداد رسائل توعوية

نفيذي عليها املدير الت ساعديقوم رئيس قسم العالقات العامة بصياغة رسالة نصية مناسبة واخذ موافقة م ٣-٩-٥

.قبل ساعة من إرساهلا مبقر اجلمعية

ــي ٤-٩-٥ ــوم رئ ــدخول مل يق ــة بال ــات العام ــسم العالق ــع س ق ــصرية وق ــائل الق ــال الرس إرس

)http://www.net2sms.net ( بعد اختيار اجلهـة اإرساهل للبدء يف اإلرسال ومن مث عرب الشبكة العنكبوتية

. مبقر اجلمعيةاملراد اإلرسال

17

تغذية ومتابعة موقع اجلمعية ١٠- ٥

صـحفية ـ ـ املتفـق عليهـا اجنازات وخدمات اجلمعيـة ( خبار األ بتجميعاملنسق اإلعالمييقوم ١-١٠-٥

( أو ) سـنوي /شـهري / أسـبوعي /يومي (املطلوب من كل قسم عن طريق) اجتماعية ـ توعوية ـ دعائية

قبل يوم من وضعها يف موقع اجلمعيـة مبقـر ... ) ملوظفني ـ الصحف ـ إدارة اجلمعية ـ إعداد رسائل توعوية ا

. باجلمعية

اجلمعيـة واخـذ مبقـر ئيس قسم العالقات العامة بصياغة اخلرب وعرضه على ر اإلعالمياملنسق يقوم ٢-١٠-٥

. املسؤولة عن متابعة موقع اجلمعيةقبل إرساهلا للشركة املدير التنفيذي عليهساعدموافقة م

لـشركة واإلحصائيات للربيـد اإللكتـروين ل رب املصاغ و البيانات بإرسال اخل املنسق اإلعالمي يقوم ٣-١٠-٥

. موقع اجلمعيةإدخال بيانات املسؤولة عن

.معية بشكل يومية املسؤولة عن موقع اجل الطلبات املرسلة من الشركباستقبالاملنسق اإلعالمي يقوم ٤-١٠-٥

. يوميا اجلمعية حسب الطلب وقت وصولهألقسامبتوجيه الطلبات املنسق اإلعالمي يقوم ٥-١٠-٥

. ساعة من تسليمها لألقسام ٢٤ية خالل من أقسام اجلمعباستالم الردوداملنسق اإلعالمي يقوم ٦-١٠-٥

18

جملة / عمل نشرة ١١- ٥

القات العامة بطلب مشاركات وأخبار عن طريق وضع فولدر داخـل شـبكة يقوم سكرتري قسم الع ١-١١-٥

.املشاركة للراغبني يف املشاركة قبل أسبوعني من اية الشهر مبقر اجلمعية

( عـن طريـق ) صحفية ـ اجتماعية ـ توعوية ـ دعائيـة ( بتجهيز أخبار املنسق االعالمييقوم ٢-١١-٥

. وع من اية الشهر مبقر باجلمعيةقبل أسب... ) ـ إعداد رسائل توعوية املوظفني ـ الصحف ـ إدارة اجلمعية

.يقوم رئيس قسم العالقات العامة مبراجعة وتنقيح األخبار قبل مخسة أيام من اية الشهر مبقر اجلمعية ٣-١١-٥

ألخبار قبل أربعة أيام املدير التنفيذي علي مجيع ا ساعديقوم رئيس قسم العالقات العامة بأخذ موافقة م ٤-١١-٥

.من اية الشهر مبقر اجلمعية

أيام من ايـة ٣يقوم رئيس قسم العالقات العامة بإرسال األخبار املصاغة للمصمم لتصميمها خالل ٥-١١-٥

. الشهر

ـ ساعدمعلى الة / النشرة يقوم رئيس قسم العالقات العامة بعرض ٦-١١-٥ ه املدير التنفيذي واخـذ موافقت

.على طباعتها اية الشهر مبقر اجلمعية

.٥-١١-٥ويتبع بعد وفق البند يف حال وجود تعديالت تعاد للمصمم إلكمال التعديالت ٧-١١-٥

) يتم إكمال إجراء طباعة مطبوعة ( من املصمم وإرساهلا للمطبعة CD اإلعالمي باستالمنسقيقوم امل ٨-١١-٥

.

قـات بتوزيع الة على اجلهات اليت وجهها له رئيس قـسم العال القات العامة العقسم يقوم سكرتري ٩-١١-٥

.العامة بعد استالمها بيوم

19

عمل فيلم وثائقي ١٢- ٥

قسم العالقات العامة بطلب عروض من املؤسسات املتخصصة لعمـل أفـالم وثائقيـة سكرترييقوم ١-١٢-٥

.ل فيلم مبقر اجلمعية باالتصال اهلاتفي وقت احتياج اجلمعية لعم

باعتماد مؤسسة من املؤسسات املعروضة عن طريق املفاضلة حـسب رئيس قسم العالقات العامة يقوم ٢-١٢-٥

. مبقر باجلمعية وأخذ موافقة مساعد املدير التنفيذياجلودة والسعر بعد إحضار العروض

ع املؤسسة بعد مطابقته للعرض بعد تعميد العـرض يقوم مساعد املدير التنفيذي مبراجعة وتوقيع العقد م ٣-١٢-٥

.بيوم مبقر اجلمعية

انظـر الئحـة ( من مساعد املدير التنفيـذي باعتماد الطلب املايل يقوم رئيس قسم العالقات العامة ٤-١٢-٥

.بعد توقيع العقد مبقر اجلمعية ) ١١املشتريات زمزم

حـسب االتفـاق يف العقـد ة املؤسسة يف إعداد السيناريو يقوم رئيس قسم العالقات العامة مبساعد ٥-١٢-٥

. أيام مبقر اجلمعية ٧ ـ ٢جلمعية على أن يكون السيناريو جاهزا خالل اخلاصة باالبيانات التعريفية وتزويدهم ب

مبساعدة املؤسسة خالل تصويرهم ألحداث السيناريو عن طريق إعطائهم أفـالم املنسق اإلعالمي يقوم ٦-١٢-٥

.مساعد املدير التنفيذي من يو اليت قام بتصويرها اعتماد السيناريو الفيد

يقوم رئيس قسم العالقات العامة باستالم نسخة أولية للفيلم عن طريق املؤسسة بعـد أسـبوعني مـن ٧-١٢-٥

.مبقر اجلمعية اعتماد السيناريو

لى الفيلم عن طريق رئيس قسم العالقات يقوم املدير التنفيذي ومساعده بتسليم املؤسسة مالحظام ع ٨-١٢-٥

.واإلعالم مبقر اجلمعية

مـن تـسليم املؤسـسة أيام٣يقوم رئيس قسم العالقات العامة باستالم نسخة ائية من العمل خالل ٩-١٢-٥

.املالحظات النهائية مبقر اجلمعية

20

إجراء طباعة مطبـوع وإكمال CDلىيقوم رئيس قسم العالقات العامة باستالم النسخة النهائية ع ١٠-١٢-٥

. ) ٢-٥بند (

21

حالة مرضية معلن عنها بالصحف احمللية ١٣- ٥

وأخذ باالطالع على الصحف اليومية ملعرفة احلاالت املرضية املعلن عنها يف حينه اإلعالمييقوم املنسق ١-١٣-٥

. صورة من احلالة املعلن عنها

. نزول اخلربقت عن طريق االتصال بالصحيفة و املرضية بالتعرف على احلاالتاإلعالميسق يقوم املن ٢-١٣-٥

اجلمعيـة تـبين إمكانية بعرض احلاالت املرضية على قسم املشاريع ملعرفة مدى اإلعالمييقوم املنسق ٣-١٣-٥

. أسبوعياهلذه احلاالت بعد مجعها

الختيـار قسم العالقـات ت املرضية اليت ميكن عالجها على رئيس بعرض احلاالاإلعالمييقوم املنسق ٤-١٣-٥

. واحدة منهاحالة

.من مساعد املدير التنفيذي عالج احلالة يقوم رئيس قسم العالقات بأخذ اعتماد ٥-١٣-٥

. بتحويل احلالة لقسم املشاريع لعالجها بعد اعتمادها مباشرةاإلعالمييقوم املنسق ٦-١٣-٥

.وبعد عالج احلالة املرضية فوتوغرافية و فيديو قبل امرياوم مصور اجلمعية بتصوير احلالة بكيق ٧-١٣-٥

باالتـصال علـى وذلك الصحيفة وقت البدء يف عالج احلاالت املرضية بإشعار اإلعالمييقوم املنسق ٨-١٣-٥

. الج احلالة املرضية الصحيفة ، من أجل نزول خرب يف الصحيفة يفيد تبين مجعية زمزم لعاملسؤول عن

اإلعالمي مبتابعة نزول خرب احلالة املرضية يف الصحيفة املعنية ، وأخذ صـورة مـن اخلـرب يقوم املنسق ٩-١٣-٥

.ووضعه يف ملف حاالت مت عالجها و تزويد رئيس قسم املشاريع بصورة منه

22

سجالت اجلودةسجالت اجلودة..٦٦مكان املسئول عن احلفظ كود السجل اسم السجل

احلفظفترة احلفظ

سنوات٣ حملي رئيس قسم العالقات العامة واإلعالم ١/١٧زمزم منوذج طلب تصميم سنوات٣ حملي رئيس قسم العالقات العامة واإلعالم ٢/١٧زمزم منوذج تسليم واستالم تصميم

سنوات٣ حملي رئيس قسم العالقات العامة واإلعالم ٣/١٧زمزم منوذج اعتماد تصميم سنوات٣ حملي مسؤول املعارض بقسم العالقات ٤/١٧زمزم ل شهري للمعارض التعريفيةمنوذج جدو

منوذج كشف بأمساء اجلهات ذات العالقة باملعارض التعريفية

سنوات٣ حملي مسؤول املعارض بقسم العالقات ٥/١٧زمزم

سنوات٣ حملي مسؤول املعارض بقسم العالقات ٦/١٧زمزم منوذج خطاب طلب إقامة معرض تعريفي سنوات٣ حملي مسؤول املعارض بقسم العالقات ٧/١٧زمزم منوذج تقرير عن معرض تعريفي

سنوات٣ حملي املنسق اإلعالمي ٨/١٧زمزم منوذج قصاصات الصحف اليومية سنوات٣ حملي املنسق اإلعالمي ٩/١٧زمزم )فيديو / فوتوف ( طلب توثيق منوذج

سنوات٣ حملي رئيس قسم العالقات العامة واإلعالم ١٠/١٧زمزم عاتمنوذج تقرير توزيع مطبو سنوات٣ حملي رئيس قسم العالقات العامة واإلعالم ١١/١٧زمزم فقرات برنامجمنوذج جدول

سنوات٣ حملي رئيس قسم العالقات العامة واإلعالم ١٢/١٧زمزم منوذج تقرير برنامج اجتماعي

23

: :املرفقاتاملرفقات. . ٧٧

١/١٧زمزم منوذج طلب تصميم ١/٧ ٢/١٧زمزم منوذج تسليم واستالم تصميم ٢/٧ ٣/١٧زمزم منوذج اعتماد تصميم ٣/٧ ٤/١٧زمزم منوذج جدول شهري للمعارض التعريفية ٤/٧ ٥/١٧زمزم منوذج كشف بأمساء اجلهات ذات العالقة باملعارض التعريفية ٥/٧ ٦/١٧زمزم إقامة معرض تعريفي منوذج خطاب طلب ٦/٧ ٧/١٧زمزم منوذج تقرير عن معرض تعريفي ٧/٧ ٨/١٧زمزم منوذج قصاصات الصحف اليومية ٨/٧ ٩/١٧زمزم )فيديو / فوتوف ( طلب توثيق منوذج ٩/٧ ١٠/١٧زمزم منوذج تقرير توزيع مطبوعات ١٠/٧ ١١/١٧زمزم فقرات برنامجمنوذج جدول ١١/٧ ١٢/١٧زمزم منوذج تقرير برنامج اجتماعي ١٢/٧