SKI’s rammeaftaler

Anja PieningJuridisk chef, SKI

Rammeaftaler- udbudsdirektivets sorte får

�De er altid undtagelsen til hovedreglen ….

�De er bøvlede at have med at gøre ....

� Ingen gider at tale om dem ….

�…. men de har stor betydning for offentligt indkøb!!

2

Rammeaftaler er omfattet af udbudsdirektivet

• Defineret i artikel 1, stk. 5

• Reguleret i udbudsdirektivets artikel 32 samt i præamblens 11. betragtning

• Art. 32. stk. 2: De almindelige procedureregler skal følges ved indgåelse af rammeaftaler, MEN de må som udgangspunkt ikke have en løbetid på mere end 4 år

• Alle offentlige ordregivere har lov at indgå rammeaftaler, men de bruges primært af indkøbsfællesskaber og indkøbscentraler

Rammeaftaler er omfattet af

Udbudsdirektivets artikel 1,

stk. 5

Frivillige rammeaftaler –flere leverandører

• Art. 32, stk. 4 – Flere leverandører

• To typer:• Flere aktører – alle vilkår fastlagt i rammeaftalen

(ingen fornyet konkurrence)• Flere aktører – alle vilkår er ikke fastlagt i

Rammeaftalen (genåbning af konkurrencen)

• Alle vilkår fastlagt:• Alle vilkår fastlagt i rammeaftalen – ingen fornyet

konkurrence • Direkte tildeling – valget af leverandør bestemmes

af Rammeaftalens vilkår

• Alle vilkår ikke fastlagt:• Alle vilkår er ikke fastlagt i rammeaftalen -

genåbning af konkurrencen • Valget af Leverandør sker med baggrund i

fastsatte kriterier efter Kundens evaluering

Forpligtende rammeaftaler –med en leverandør

• Art. 32, stk. 3:• Rammeaftale med enkelt aktør• Alle vilkår ligger fast• Mulighed for skriftligt at konsultere aktøren,

og anmode om komplettering af tilbuddet.

• Fordele/ulemper:• Bundet til en aktør i hele kontraktperioden

for sortimentet på Rammeaftalen• Mindre fleksibelt• Enkel at anvende

Anvendelse af indkøbscentraler

• Reguleret i udbudsdirektivets artikel 11 og præamblens 15. betragtning

• Man kan købe ind på en indkøbscentrals rammeaftale uden at gå i selvstændigt udbud, forudsat at indkøbscentralen har overholdt reglerne i udbudsdirektivet i forbindelse med udbud af rammeaftalen

Man kan købe ind på en

indkøbscentrals rammeaftale –

uden selv at gå i udbud.

Formålet med reglerne om rammeaftaler

• Præamblens 11. betragtning siger:

”…Når en ordregivende myndighed i henhold til dette direktivs bestemmelser indgår en rammeaftale, kan den ifølge disse regler inden for rammeaftalens gyldighedsperiode indgå kontrakter, der er baseret på rammeaftalen, enten ved at anvende vilkårene i rammeaftalen eller, hvis ikke alle vilkårene allerede er fastsat heri, ved at iværksætte en fornyet konkurrence mellem rammeaftalens parter om de ikke fastsatte vilkår. Den fornyede konkurrence bør overholde visse regler, der har til formål at sikre den nødvendige fleksibilitet og overholdelsen af de generelle principper, herunder især princippet om ligebehandling. Af denne grund bør rammeaftalers gyldighed være begrænset, og de bør ikke kunne gælde for perioder på over fire år undtagen i tilfælde, hvor de ordregivende myndigheder behørigt begrunder, at det er nødvendigt med en længere periode.”

Formålet med reglerne om rammeaftaler, fortsat

• Med andre ord: Rammeaftaler skal skabe en vis fleksibilitet for de offentlige ordregivere. Naturligvis med respekt for de grundlæggende principper

• Principperne bliver utvivlsomt håndhævet, men fleksibiliteten er i høj grad den pris, der betales for at holde de teoretiske juridiske principper i hævd

• En rammeaftale bliver derfor altid et kompromis mellem de juridiske hensyn, det kommercielt fornuftige og det praktisk anvendelige og brugbare

SKI’s juridiske afdeling

•SKI har siden januar 2011 bygget en juridisk afdeling op, som nu rummer 11 medarbejdere

•Primære opgaver:

•Inhouse juridisk funktion

•Udvikle kontraktparadigmer, udbudsparadigmer mv.

•Udvikle tildelingsparadigmer og vejledninger

•Kvalitetssikringsproces

•Høringssvar af udbudsretlig karakter

SKI’s juridiske afdeling, fortsat

SKI’s juridiske afdeling har fokus på at:

• Øge SKIs udbudsretlige spilleplade

• Søge at påvirke det generelle grundlag for udarbejdelse og anvendelse af rammeaftaler

• Have tæt dialog med bl.a. Kammeradvokaten som Statens Advokat, men også dialog med en række af de øvrige førende udbudsadvokater

• Have tæt dialog og samarbejde med de andre europæiske indkøbscentraler

• Have dialog med Kommissionen

• Have dialog med både danske og udenlandske eksperter på området

SKI’s juridiske afdeling, fortsat

Afdelingens formål i forhold til vores brugere:

• Tilbyde juridisk holdbare aftaler

• Sikre, at I som brugere af vores aftaler kan anvende aftalerne så let som muligt: Dette er vi ikke i mål med.

• Derfor:• Vil vi gerne med ud at besøge jer, både i jeres

indkøbsfællesskaber og individuelt

• Have dialog med jer

• Skabe gensidig inspiration – så tag endelig fat i os!

• Etablere et udbudsjuridisk netværk med de jurister, der sidder ude i jeres forskellige organisationer

Paradigmer – grundlaget for SKI’srammeaftaler

Hvorfor??• Fordi det giver ensartethed der giver

genkendelse fra gang til gang, både hos jer som brugere og hos leverandørerne.

Overordnet – stringens• Rammeaftalen regulerer forholdet mellem SKI

og Leverandøren• Leveringsaftalen regulerer forholdet mellem

Leverandøren og Kunden• Der udarbejdes ifm. udbudsmaterialet

Leveringsaftaler til alle Rammeaftaler, som Kunden (og Leverandøren) forpligtes til at anvende ved anvendelse af Rammeaftalen

Paradigmerne udvikles over konkrete udbud i samarbejde med Kammeradvokaten

Paradigmer

•Leveringsaftalen• Fastlagt varighed af Leveringsaftaler

• For visse (f.eks. Kontorvarer) begrænset hvor længe Leveringsaftalen kan løbe udover Rammeaftalens varighed

• Forpligtelse til at aftage en vis mængde (Kontorvarer + Tele & Data)

SKI Rammeaftaler –oversigt over bilagsstruktur (vareudbud)

Bilagsfortegnelse

• Bilag A:Liste over kunder

• Bilag B:Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling og Miniudbud

• Bilag C: Leveringsaftaler•Leverancevilkår•Periodekøbsaftale [Direkte tildeling]•Periodekøbsaftale [Miniudbud]

• Bilag D:Leverandørens rapportering til SKI

SKI Rammeaftaler –oversigt over bilagsstruktur (vareudbud)

Bilagsfortegnelse

• Bilag E:Varerne•SKI´s generelle kravspecifikation•SKI`s varelinjespecifikke krav og Leverandørens produktbeskrivelser m.v. samt priser […]

• Bilag F:Håndtering af udgåede varer og substitution heraf samt indeksregulering af priser

• Bilag G: SKIs E-katalog og E-handel

• Bilag H:CSR

SKI Rammeaftaler –oversigt over bilagsstruktur (tjenesteydelser)

Bilagsfortegnelse

• Bilag A: Liste over kunder

• Bilag B: Retningslinjer for gennemførelse af Miniudbud• Opfordringsskrivelse • Miniudbudsskabelon

• Bilag C: Leveringsaftale med underbilag

• Bilag D: Leverandørens rapportering til SKI

• Bilag E: CSR

SKI Rammeaftaler –oversigt over bilagsstruktur (tjenesteydelser)

Bilagsfortegnelse

• Bilag F: Rammeaftalens anvendelsesområde

• Bilag G: Cases med spørgsmål

• Bilag H: Leverandørens besvarelse af cases med spørgsmål

• Bilag I: Leverandørens ressourcer/kapacitet

• Bilag J:Leverandørens priser (maksimale timepriser) og prisindeksering

Anvendelse af SKI’s rammeaftaler

Anvendelse af SKI-rammeaftaler –Direkte tildeling

• Direkte tildeling• Rammeaftalen har fastlagt alle vilkår for

anskaffelsen

• Kundens specificering af sit konkrete behov• Behovet skal kunne rummes indenfor

rammeaftalens sortiment

• Tildelingen• Sker på grundlag af det fastsatte grundlag i

rammeaftalen• Direkte tildeling har karakter af at være en simpel

bestilling

Direkte tildeling –fordele og ulemper

• Fordele• Let at anvende

• Bestilling på Rammeaftalens vilkår

• Enkeltstående indkøb

• Hurtig tildeling

• Ulemper• Ingen mulighed for fornyet konkurrence –

d.v.s. priser og vilkår ligger fast

• Store krav til gennemsigtighed og ligebehandling – ingen offentlighed omkring tildeling

Anvendelse af SKI rammeaftaler -Miniudbud

•Tildelingsform som giver kunde mulighed for at tildele kontrakt under en rammeaftale

• Genåbning af konkurrencen = Miniudbud

•På hvilke vilkår genåbnes konkurrencen?• Vilkårene er defineret i udbudsmaterialet , F.eks.

pris, leveringstid, beskrivelse af den konkrete ydelse

•Praktik• Skriftlig henvendelse til alle leverandører på

delaftalen• Kravspecifikation• Miniudbudsbetingelser• Leveringsaftale

• Frist for afgivelse af tilbud• Skriftlige tilbud• Evaluering• Tildeling

Miniudbud – fordele og ulemper

•Fordele• Større fleksibilitet end ved Direkte tildeling

• Kan skabe fornyet priskonkurrence

• Kan bedre matche det konkrete behov

•Ulemper• Tidsmæssigt mere krævende end Direkte

tildeling

• Typisk ”mere” papirarbejde ifht. Direkte tildeling

� Bilag B med trin-for-trin vejledning

� Elektronisk tildelingsværktøj

� Skabeloner til Miniudbud

� Nyt koncept: Forenklet Miniudbud

Forbedringer i SKI’srammeaftaler:

Direkte tildeling/Miniudbud i nye rammeaftaler (2011 og frem)

• Bilag B – trin-for-trin forklaring hhv. Direkte tildeling og Miniudbud•Udgangspunktet er Direkte tildeling – i særlige definerede tilfælde anvendes Miniudbud

•Typisk tildelingskriterium ved Direkte tildeling = Laveste pris

• Direkte tildeling understøttes med elektronisk værktøj (hvor det giver mening)

• Skabeloner til brug for Miniudbud skal anvendes – har været en del af udbudsmaterialet•SKI arbejder på at kunne understøtte Miniudbud elektronisk

• Nyt koncept for forenklet miniudbud med mindre tidsanvendelse og administration

Ny koncept: Forenklet Miniudbud

Fase 1: Behovsdokumentation og opfordringsskrivelse

•Skønnet tidsforbrug: ½ hverdag

•Indhold:• Kunden beskriver sit behov for assistance

omfattende følgende:• Ydelser: Hvilke af delaftalens ydelser er der brug

for• Antal: Hvor mange ressourcer er der behov for• Tid: Hvor meget bistand er der behov for• Kunden sender pr. e-mail sin behovsbeskrivelse til

leverandørerne på delaftalen

•Skabeloner:• SKI udarbejder skabelon til brug for

behovsbeskrivelse• SKI udarbejder skabelon til opfordringsskrivelse

Fase 1:

Behovsdokumentation og

opfordringsskrivelse

Ny koncept: Forenklet Miniudbud

Fase 2: Tilbudsafgivelse

•Skønnet tidsforbrug: 1 – 3 hverdage

•Indhold:• Leverandørerne fremsender sit tilbud

omfattende:• CV’er på de konsulenter, der tilbydes (eksempel

fra Management udbud)• Samlet pris for den/de tilbudte konsulenter for

den af kunden ønskede periode

•Skabeloner:• Udbudsmaterialet omfatter CV-skabelon og

skabelon til prisskema Fase 2:

Tilbudsafgivelse

Ny koncept: Forenklet Miniudbud

Fase 3: Evaluering

• Skønnet tidsforbrug: ½-1 hverdag

• Indhold:

• Kunden evaluerer de modtagne tilbud med afsæt i tildelingskriteriet det økonomiske mest fordelagtige tilbud.

• I forbindelse hermed benytter kunden følgende fx disse underkriterier:

• Kvalitet (cv’ere)

• Pris

Fase 3:

Evaluering

Ny koncept: Forenklet Miniudbud

Fase 4: Tildeling • Skønnet tidsforbrug: ½-1 hverdag

• Indhold:

• Kunden tildeler opgaven til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomiske mest fordelagtige tilbud

• Skabeloner:

• SKI udarbejder ”skabelonbreve” som kunden kan tilpasse, når de individuelle tildelings- og afslagsbreve skal udarbejdes

Fase 4:

Tildeling

Hvordan tildeler kunden, når der er flere leverandører på rammeaftalen?

•Udfordring ved sortimentsudbud, fx fødevarer, forbrugsartikler, kontorvarer:

•Varekurv-konceptet fungerer kun hvis alle leverandører kan tilbyde samme varetyper

Udfordringer ved sortimentsudbud

•Ligebehandling af leverandørerne

•Restriktive udbudsregler

•SKI må ofte afvise tilbud, på det obligatoriske sortiment, der indeholder fejl, fx i fødevareudbuddet

•Det er en fordel med rammeaftaler, hvor sortimentet er smalt, da der er mindre risiko for fejl

Udfordringer ved sortimentsopdateringer

•Særlige udfordringer i forhold til aftaler, hvor den teknologiske udvikling går meget hurtig

•Hvor går grænsen for opdatering af sortimentet? Hvor meget bedre/flere funktioner må den nye vare have?

•Antagelsen er, at varer kun kan udskiftes hvis de udgår.

•I praksis er det en udfordring både for kundernes daglige behov og for markedets konkurrence

Risikoen er, at sortimentet opdateres, og

dermed betragtes som ikke-

konkurrenceudsat = kunden har handlet

uden om udbudsdirektivet

Tilbudsevaluering

• I sortimentsudbud er der visse ting der altid gør sig gældende:

• Tilbudsgiverne laver næsten altid fejl

• Hvis fejlen er grundlæggende (fx vedr. manglende pris) skal tilbuddet afvises

• Fejlene er menneskelige og kan ikke undgås

• SKI er forpligtet til at afvise gode tilbud med konkurrencedygtige priser

• Hvad bør man fra lovgivers side gøre ved det?

Rammen i rammen –KLFU kendelse af 27.april 2011

•KLFU har udtalt at det ikke er lovligt at tildele en rammeaftale på baggrund af en rammeaftale, dvs.

• Kunden skal oplyse sit behov (økonomisk volumen/ mængde og art af varer)

• Tidsrammen for leveringsaftalen skal være endelig fastlagt (ingen optioner)

• Parterne i leveringsaftalen skal være endelig fastlagt (ingen optioner)

• Kunden skal forpligte sig til at købe det udbudte sortiment hos leverandøren (ingen shopping mellem forskellige rammeaftaler).

• Maksimal aftageret og minimums aftagepligt skal være formuleret.

Udfordring: Kunderne kender

sjældent deres (næsten) præcise

behov over en treårig periode

Udfordringer ved indkøb af vidensydelser

•Det gælder særlig i forhold til managementkonsulent-ydelser, at det er nødvendigt, at kunne tildele opgaven til det hoved der har den bedste eller mest specialiserede erfaring indenfor et givent område.

•Der er oplagt (nødvendigt) at bruge udvælgelseskriteriet CV, som et tildelingskriterium

• Især på vidensområdet er tildelingen på rammen således mest af alt bare en udvidet udvælgelse, da de konkrete ydelser der skal købes ikke kan beskrives helt præcist på forhånd. Her er der plads til forbedring af

udbudsreglerne

Profylakse bekendtgørelser

SKI anbefaler sine kunder at indgå profylakse bekendtgørelser forud for kontraktindgåelse:

• Beskytter imod sanktionen ’uden

virkning’

• Beskytter mod økonomiske sanktioner

Find mere information på ski.dk/profylakse

Læs om Profylakse

bekendtgørelser , find

vejledninger og skabeloner på

www.ski.dk/profylakse

Gode råd om anvendelse af rammeaftaler

�Anvendelse af en rammeaftale skal altid ske efter en konkret afvejning

�Kravspecifikationen er en af de største udfordringer for de fleste offentlige indkøbere – den skal laves uanset om der anvendes en rammeaftale eller eget udbud

�Ved anvendelse af en rammeaftale kan der tages udgangspunkt i rammeaftalens kravspecifikation

Hvorfor anvende rammeaftaler?

� Man slipper for en meget lang, tung og dyr udbudsproces

� Der er konkret rådgivning at hente i SKI ved anvendelsen af konkrete rammeaftaler

� Man slipper for selv at slås med en række principielle juridiske udfordringer som fx udarbejdelse af point- og evalueringsmodeller, stillingstagen til sortiments- og prisopdateringer, udarbejdelse af komplicerede cases ved udbud af konsulentydelser osv.

Hvorfor anvende rammeaftaler?

Selvfølgelig er der også nogle ulemper:

• Rammeaftaler er mere generiske end egne udbud, og derfor vil der ofte være noget der ikke rammer helt præcist

• Spørgsmål omkring rammen i rammen, sortimentsudbud og lignende problemstillinger er ikke relevante for konkrete kontrakter (MEN dog hvis I selv laver rammeaftaler med flere leverandører).

Tak for jeres opmærksomhed!

Et par afsluttende opfordringer!

• Invitér os gerne til dialog!

• Fortæl os om jeres erfaringer, udfordringer og succeser!

�Jeres input er afgørende for at vores aftaler rammer jeres behov.

• HUSK at vi jævnligt holder ”hands-on” workshops om konkrete rammeaftaler. I juni er der fx workshops om:

• Computere• Kontorartikler og forbrugsartikler• Biler, brændstof og fyringsolie• Managementkonsulentydelser

Se mere på ski.dk under arrangementer

Tak for i dag

SPØRGSMÅL

Kontakt:

Anja Piening

Chef for Juridisk Afdeling

Mail: anp@ski.dk

Telefon: 51 83 80 24