IKT strategi for Dnk

Felles utfordringer og veivalg for hele Dnk

Strategigruppa mai/juni 2009

• Presentasjon for møte med Storkommunekonferansen

Mandat/føringer

• Kompleksiteten og avhengigheten av IKT innenfor Den norske kirke er økende

• Det er behov for bedre samordning og mer helhetlig tilnærming til IKT i Den norske kirke

• Det bør utarbeides en IKT-strategi som omfatter Den norske kirke på både lokalt, regionalt og sentralt nivå

• Kirkerådet tar initiativet til arbeidet med en slik IKT-strategi

Strategigruppens sammensetning

• Jahn-Oluf Skonnord (Kirkerådet, prosjektansvarlig)

• Lars Brække (ekstern, prosjektleder)

• Bjarne Neerland (Kirkevergen Oslo)

• Dag Landmark (Kirkevergen Gjøvik)

• Claes Lampi (KA)

• Oddgeir Stenersen (Nord-Hålogaland bispedømmekontor)

• Ole Inge Bekkelund (Kirkerådet)

Første etappe i et langt løp

• Resultatet av prosjekts arbeid (juni 2009) vil utgjøre en første versjon av IKT-strategien for Dnk

• Arbeidet med å jobbe strategisk med IKT som virkemiddel i Dnk, er en kontinuerlig prosess

• En viktig del av prosjektets første leveranse er å etablere organisatoriske og styringsmessige rammer for videre strategisk arbeide og detaljering av handlingsplaner

Felles IKT utfordringer

Lappeteppe

• Ingen felles organ eller planer for IKT• Uklare roller og ansvar for IKT arbeidet• Lokale og sentrale løsninger henger ikke sammen

– Flere registreringer av samme informasjon– Behov for å samordne lokal, regional og sentral informasjon

både på internett og intranett • Flere IKT tjenester er ”gratis” og mangler forankring og

eierskap hos bruker – uforpliktende og tilfeldig bruk• Sett fra omverden fremstår kirka svært fragmentert – folk

er opptatt av tjenesten, ikke organiseringen • Sårbare pga skreddersydde løsninger til kirka fra små

leveransemiljøer • Ingen felles kontroll med IKT-sikkerheten

Hvert fellesråd – sin egen løsning

• Hvert sitt innkjøp• Hver sin drift• Hver sin kompetanse (eller

mangel på dette)

• Konsekvensen er store variasjoner i løsninger og kvalitet

• Store fellesråd kan ha gode løsninger

• Det enkelte fellesråd og bispedømme i hvert sitt nett

• Kirkerådet og KA, hver sin drift, løsninger og styring/satsing

• Bispedømmekontorene og Kirkerådet i felles nett med hverandre, men ikke med proster og øvrig kirkeforvaltning lokalt.

• Prosten og de som jobber felles i prostiet er på ulike nett og har ulike verktøy.

Ulike nett og løsninger – fellesoppgaver

Klar ferdig gå!Jeg trenger: • Planlegge alle kirkelige handlinger på

en rasjonell måte.• Gode nettsider for menigheten.• Synliggjøre menighetens aktiviteter.• Møte publikums krav til elektronisk

kommunikasjon.• Verktøy som støtter drift og vedlikehold

av kirkebyggene. HMS osv • Å dele informasjon med

begravelsesbyråene og pårørende.• Elektronisk arkiv. • Tilgang til sentralt stoff om

trosopplæring, personal osv.• Skjemaer for daglige rutiner. • Turnusplan for prester • Beredskapsordning

Lokale utfordringer

Sentrale mål og lokal frihet• Sikre oppdatert og nyttig

medlemsregister.• Felles krav til elektronisk

registrering av kirkelige handlinger for å sikre dokumentasjon og sentrale statistikker/analyser.

• Egen styring av infrastruktur og løsninger til bispedømme-kontorene etter at avtalen med OVF nett går ut.

• Enkel og effektiv samlet registrering av gaver med skattefradrag.

• Bedre informasjonsdeling med lokale prester og prosti.

• Økt bruk og nytte av kirkebyggdatabasen som er etablert.

Sentrale utfordringer hos Kirkerådet og KA

Publikum og medlemmene isentrum

• Alle har krav på god service og god informasjon

• Kravene er de samme uavhengig av hvor man bor– Krav til tilgjenglighet (0800 til 1600) og krav

om informasjon og kommunikasjon via nettet og e-post.

• Vi ønsker å støtte det lokale frivillige arbeidet. De trenger gode IKT verktøy

Krav:

St.meld 17:Et informasjonssamfunn for alle

• En døgnåpen elektronisk forvaltning gir bedre tjenester

• Effektivisering og frigjøring av ressurser ved bruk av IKT

• Brukerne skal møte en åpen, tilgjengelig og sammenhengende offentlig sektor

• Hver offentlige virksomhet har ansvar for å etablere og utvikle en egen IKT-infrastruktur på de områder virksomheten finner det formålstjenelig

Hvor henvenderjeg meg??

Frikobling fra kommunen ernødvendig på sikt

• Kirka må bygge opp sin egen infrastruktur.• Kommunen kan ikke være leverandør av

tjenester i fremtiden. • IKT må støtte morgendagens kirke med mulighet

for nye strukturer og finansieringsformer.• Synliggjøring av aktiviteter/nøkkeltall med felles

standarder viktig og nødvendig for egen planlegging og for å vise hva pengene går til.

• Det blir større kamp om ressursene

Krav:

I dag ca 170 mill/år til IT i kirka *

”Disse ressursene må kunne brukes bedre enn bruken i dag ?”

*) Basert på budsjetter 2009 i Dnk og erfaringstall fra sml.bare virksomheter

Felles løsningerFelles driftStore på innkjøp

Dagens IKT ”satsing” skaper storeforskjeller for publikum og ansatte

• Store fellesråd kan ha gode løsninger

• Tilknytning til kommunene har mange ulemper

• Prostereformen har økt behovet for fellesløsninger på tvers av fellesråd

• I dag styrer leverandørene for mye utviklingen

Visjon og mål

IKT skal støtte

• IKT skal bidra til (jf Dnk’s visjon)– Åpenhet

– Tilgjengelighet

– Tjenende kirke

• Likt servicenivå til alle - brukeren i sentrum

• IKT som legger til rette for god og kostnadseffektiv samhandling i den fremtidige Dnk

Grunnleggende prinsipper

• Brukerorientering og brukerstyring

• Prosessorientering – IKT verktøy skal støtte og lette arbeidet i forhold til

den enkeltes oppgaver og kirkens tjenester

– Den/de som er ansvarlig for prosessen må bestemme og finansiere løsningene

– Registreringer skal kun skje en gang

• Respekt for mangfold og selvstendigheten til det enkelte organ

Strategiske grep

Fire områder

Vi har valgt å dele dem inn i fire områder:

1. Styring – Ledelse, planlegging, organisering og

finansiering

2. Prioriterte IKT løsninger innenfor kirkas hovedprosesser

3. Felles infrastruktur og drift

4. Kompetanse

Brukerstyrt utvikling

Intern lev org

Eks underlev.

Brukergrupper: KA KR / BDR

Styre IKT

Kunder: 1200 menighetskontor440 fellesråd11 bispdømmekontorKAKirkerådet

Kirkelige handlinger

Kirkebygg og eiendom

Trosopplæring

Kommunikasjon

Tjeneste-ytingsavtale og Finansiering lokale løsn og drift

M flere

Finansiering nasjonale løsn

Kirkemøtet

Område 1, Styring

KA og Kirkerådet/BDR må gåsammen om IKT

• KA og Kirkerådet/BDR oppretter er styringsorgan for IKT• Det må lages et program for IKT tiltakene basert på

brukergruppenes innspill og en overordnet strategisk prioritering

• Brukergruppene må bidra til nye kravspesifikasjoner der det skal lages nye eller forbedrede løsninger

• Finansiering kan være både sentral og fra den enkelte kunde

• Avtalen med OVF-nett avsluttes og ressursene kanaliseres til Kirkerådet som ledd i etablering av et ny felles enhet for IKT leveranser og infrastruktur

• Det etableres tjenesteavtaler med kirkas nye enhet for IKT leveranser

Område 1, Styring

Løsninger som gir effekt bådeinternt og eksternt

• Bedre løsninger som dekker lokale og regionale behov innenfor planlegge, bestille og gjennomføre kirkelige handlinger og som er kosteffektive.

• Samordnet nettsatsing som tar med lokale, regionale og sentrale behov og som skaper enhetlige løsninger utad mot publikum.

• Kirkebygg og vedlikehold ?

• Full åpningstid (telefoni og sentralbord) ?

• Med mer (ikke ferdigdrøftet)

Område 2, Prioriterte områder

Mulig senarioBispktr FR

Lokal stab

KAKirkerådet

Nasjonale obligatoriske løsninger

Nasjonalt pålagt registrering av medlemmer og kirkelige handlingerInnreg av gaver

@Kirkebyggbasen

Folkereg

AltInn

Felles nett, drift og applikasjonsforvalter(og HW lokalt)

Standard ”basis” som tilbys alle:- Kontorstøtte- ERP- Arkiv- telefoni- publisering

Løsning for støtte til planlegging og gjennomføring av kirkelige handlinger

FDV og eiendomsløsning

Drift av ”individuelle” appl(Kan være som en overgangsordning)

Samordne og integrere mot eksterne ASP leverandørerF.eks SSØ

Område 3, Felles infrastruktur og drift

Heve IKT kompetanse i alle ledd

• Ledere trenger IKT strategisk kompetanse

• Alle løsninger skal ta høyde for opplæring og brukerstøtte

• IKT og rutiner må ses i sammenheng. Økt satsing på felles opplæring

Område 4, Kompetanse

Konkrete tiltak fra strategigruppa

Tiltaksplan1. Forankre strategien i Kirkerådet, bispedømmerådene, KA og

fellesrådene2. Videreføre en IKT strategigruppe for oppfølging av IKT-strategien3. Etabler en interimsorganisering med styringsorgan og

brukergrupper: 1. Ansette IKT-fagdirektør2. Etablere mandat og utvikle et program med detaljerte planer

basert på IKT strategien og innspill fra brukergruppene (inkl. kompetanseplan og planer for rammeavtaler)

4. Utrede videre mulighet for finansiering, organisering, teknisk løsning og etablering av et felles leveranseapparat som dekker hele Dnk

5. Etablere tjenesteavtaler for IKT-tjenester6. Overføre IKT-tjenestene fra utvalgte enheter til nytt

leveranseapparat7. Anskaffe og tilby felles IKT-tjenester på prioriterte områder (Basis

kontorstøtte og arkiv, kirkelige handlinger, ressurs og aktivitetsstyring, internett/intranett, kirkebygg, sentralbord…)

Tilleggsfoiler

Kirkelige handlingerDåpKonfVigselGudstjBegr

Ressurs-planlegging

Bestilling Utførelse

Undervisning og trosopplæring

Diakoni, musikk og kultur, misjon osv ..

KirkebyggPlanlagt vedl Drift Reparasjoner

Registerføring av medlemmer og kikrelige handlinger

Eiendomsforvaltning

Administrative prosesser; økonomi, lønn, personal, arkiv, rådsarbeid

Planarbeide og resultatoppfølging

Medlemsoppfølging

Innsamling og arbeid med å skaffe midler

Mange leveranser/tjenester og ulikt ansvar og roller for Kirkeråd, fellesråd, bispedømme og menighetsråd

Gravferdsforvaltning

Ressurser og ansvar hengersammen

• De som har ressurser og ansvar, må ta del i utviklingen av løsningene

• Vi er sammen om mål og oppgaver men har ulike roller

• Planlegging, statistikk og informasjon burde ”flyte” mellom stab, fellesråd, prost og bispedømme.

• Både lokale behov og nasjonale behov og løsninger må ses i sammenheng

Systemeierskap må ligge hos dem som har leveranse/tjenesteansvar og som finansierer løsningen

• Vi må få dem som er ansvarlige for leveransen/tjenesten til å etterspørre gode løsninger. – Hvordan sikrer vi at fellesrådene går sammen om gode løsninger

på deres ansvarsfelt – Driftssamarbeid gir store muligheter for fellesløsninger – Hvordan tilby menighetsråd gode løsninger som dekker deres

behov– Alle bør betale for løsninger de selv har nytte av

• Løsningene må støtte prosessene, men de kan være modulært bygget opp– Krav til standarder for informasjonsutveksling mellom ulike

moduler – Teknologivalg ….. – Hvordan fletter vi inn nasjonale register med prosessrettede

løsninger lokalt

I dag skal det være serviceorientert arkitektur (SOA)

Rollebasert grensesnitt

Integrasjon basert på standardiserte WebServices og XML

Modulær oppbygging

byggdatabaseERP MS Office

FDVFDVFDV

Medl RegisterKirkebok

Publi-sering

PrestKirkevergeDaglig leder menighetVedlikeholdsansvarligKateketDiakonOrganistMR lederStiftsdirektørPersonalansvarlig Økonomisansvarlig osv

Hovedprinsippene organisatorisk

Styrende

Bestiller Leverandør

Virksomhetsmessige krav

Funksjonelle og/eller driftsmessige krav

SLA

Økonomiske krav og modeller

Økonomisk resultat og rapportering av oppnåelse av servicemål

Resultatrapportering Oppnådde virksomhetsmål

Underleverandører

Svært ulike profiler

Private aktører