il codice dellamministrazione digitale: vincoli ed opportunitá per la pubblica amministrazione...
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Il Codice dell’Amministrazione Digitale: Vincoli ed Opportunitá per la Pubblica Amministrazione Locale e per i Dottori Commercialisti
Impatto del Codice sui Flussi dei Sistemi Informativi dell’Amministrazione Pubblica
27.06.05 Antonio Grasso
Ambito di Applicazione
Le Pubbliche Amministrazioni (art. 1, comma 2, D. Lgs. 165/2001)
I privati (parziale) I gestori di servizi pubblici Gli organismi di diritto pubblico
I Diritti dei Terzi
Diritto all’uso delle tecnologie (art. 3) Diritto all'accesso e all'invio di documenti
digitali (art. 4) Diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in
forma digitale (art. 5) Diritto a ricevere qualsiasi comunicazione
pubblica per e-mail (art. 6) Diritto alla qualità del servizio e alla misura
della soddisfazione (art. 7) Diritto alla partecipazione (art. 8) Diritto a fruire online di tutti i moduli e i
formulari validi e aggiornati (art. 58)
Gli Obblighi delle PA
Documento informatico (artt. 17 e segg.; artt. 37; artt. 42 e segg.; artt. 46 e segg.)
Procedimento e fascicolo informatico (art. 41)
Riorganizzazione Strutturale e Gestionale (art. 15)
Riproduzione conservazione dei documenti (artt. 43 e 44)
Trasmissione informatica dei documenti (artt. 45 e segg.)
Disponibilità e Sicurezza dei Dati ed accesso telematico (artt. 50 – 51 – 52)
Sportelli attività produttive (art. 10)
Impatto generale del Codice
CO
DIC
EP
AD
IGIT
ALE
Tecnologia
Organizzazione
Relazioni con cittadini
Tras
pare
nza
Effi
cien
za
Le Aspettative della Digitalizzazione
Il Codice getta le basi per realizzare
una Pubblica Amministrazione che sia Più Efficiente che Elimini gli Sprechi ed in definitiva Costi Meno
Alcuni Vantaggi della Digitalizzazione
Riduzione dei Tempi Riduzione dei Costi Migliore Relazione con Cittadini Migliore Organizzazione Interna Facilità di ricerca e reperimento di
documenti/informazioni Aumento della Produttività del lavoro
L’Effetto e le Cause
AmministrazioneDigitale
Risorse Umane Organizzazione
Knowledge Management
Delega Funzionale
Tecnologia
Formalizzazione dei processi
Motivazione
Leadership
Team Group
Sistema Informativo
Network
Introduzione NuoveTecnologie
AggiornamentoTecnologico
Diffusione e condivisionedelle conoscenze
AggiornamentoFormativo
Database delleconoscenze
Unificazione deiformalismi
ControlloGestione
Organigramma e Funzionigramma
Alcuni Esempi
Analizzando ed Ottimizzando i Processi si ottiene una maggiore fluidificazione dell’Azione Amministrativa
Implementando un Sistema di Gestione Elettronica dei Documenti diviene più rapida la ricerca di documenti
Implementando un Sistema di Workflow Management si riducono notevolmente i tempi di completamento di un processo
Analogico vs Digitale
WEB
Utente CommessoRicezione Commesso Ufficio 2
Commesso
Posta
$
Altra PAPosta
Ufficio 2 Ufficio 3 Commesso UtenteRicezione
Procedimento Analogico
Server PA
INTRANET
Ufficio 1 Ufficio 2
SPC
$
Altra PA
Ufficio 3
$
Altra PA
Procedimento Digitale
Il Digitale Ideale
Active Directory / LDAPControllo Accessi con CNS o CIE
WorkFlow, Regole, Processi, Procedimenti
XML WebService - Disponibilità servizi SXXXX
XMLWebService
XMLWebService Business
Logic Layer
SportelloUnico
Protocollo
Altri Servizi
DataAccessLayer
Cittadini
Cittadini
Cittadini
System Integration
Fruizione Multimediale
Cittadini
Packaging per trasmissione TV
PubblicaAmministrazione
Altre PA
Storage Documentale
DataBase
XML WebService - Disponibilità servizi SXXXX
RegoleRegole
Operatori
Cittadini
Fruizione dei servizi via TV con Televideo o TDT
SPC – CAInteroperabilità
Erogazione UMTS/ WAP
Erogazione WEB
Call Center
FRUIZIONE
MULTICANALE
Impatto generale del Codice
CO
DIC
EP
AD
IGIT
ALE
Tecnologia
Organizzazione
Relazioni con cittadini
Tras
pare
nza
Effi
cien
za
Il Processo Interfunzionale
Processo di esempio
Fase Prima Fase seconda
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Esempio di Procedimento 1
26/06/05
Procedimento per il pagamento
Funz
ione
Funz
ione
Funz
ione
Firma assegno da
ente autorizzante
stopstart
Richiedere autorizzazione
al CDA
Redigere lista pagamenti
Inoltro all’amm.ne ok al pagamento
Modalità di pagamento
si
Autorizzazione concessa?
Consegna assegno
si
Richiesta autorizzazione alla
direzione
no
Dispone il pagamento
si
Notifica all’amm.ne la motivazione
Notifica all’amm.ne la motivazione
Analizza richiesta
si
no
no
Autorizzazione concessa?
Pagamento effettuabile?
Predispone assegno
no
Inoltra richiesta al CDA
Analizza la richiesta
Bonifico
Riba
Rid Verifica ok
Direzione analizza e dispone
Avviso a direzione
Notifica a fornitore
Autorizzazione da ente
autorizzante
Verifica successiva
si
no
Esempio di Procedimento 2
26/06/05
Istanza di assegnazione merito
Funz
ione
Funz
ione
Funz
ione
Funz
ione
Funz
ione
Stop
no
si
Start
si
no
si
no
ni
Impatto generale del Codice
CO
DIC
EP
AD
IGIT
ALE
Tecnologia
Organizzazione
Relazioni con cittadini
Tras
pare
nza
Effi
cien
za
Impatto Economico della Digitalizzazione
Impatto Economico sui Costi e sull’Efficienza
2005 2005 2006 2007 2008 2009
Progetto Esercizio Pareggio
Incremento Efficienza
Incremento Costi
INC
RE
ME
NT
I
tempo espresso in anni
Fasi Operative
Studio di fattibilità
Creazione gruppo di lavoro
Progetto esecutivo
Formazione
Impianto
Avvio in esercizio
Manutenzione
SPC / CA
Le porte di dominio permettono il dialogo tra i servizi e la comunicazione tra applicazioni distribuite appartenenti anche a enti differenti
La cooperazione applicativa tra i domini è una funzione indispensabile per realizzare l’interconnessione tra le pubbliche amministrazioni e lo scambio di informazioni tra i sistemi delle organizzazioni strutturate in domini federati
INCREMENTO DEI COSTI
Una Pubblica Amministrazione che intende digitalizzare l’attività avrà incrementi dei costi, sin dalla fase dello studio di fattibilità.Tali costi tenderanno a crescere con la progettazione e in particolar modo con l’implementazione del progetto.L’incremento dei costi tenderà a diminuire con la formazione e l’entrata in esercizio fino ad assestarsi in corrispondenza delle attività di manutenzione ed assistenza tecnica
INCREMENTO DELL’EFFICIENZA
Con l’avvio dello studio di fattibilità si verifica un incremento dell’efficienza per “simpatia”
Durante la fase di progettazione e di implementazione si verifica un rallentamento nell’incremento dell’efficienza
La stessa aumenta notevolmente con durante le attività di formazione e di avvio
STUDIO DI FATTIBILITÀ
Lo studio di fattibilità che da avvio alla digitalizzazione e dematerializzazione dell’azione amministrativa deve essere costruito tenendo conto delle variabili organizzative interne e non “preconfezionato”
PROGETTAZIONE….
E’ necessario che il progetto si basi sulle moderne tecniche di project management: sia strutturato in modo da stabilire obiettivi che massimizzino l'innovazione; questo perché qualsiasi innovazione produce non solo un cambiamento organizzativo e strutturale ma anche un cambiamento culturale.
PROGETTAZIONE….
È bene quindi preventivamente costruire:
Pianificazione della Progettazione Scheda Progetto Elenco Milestones Global Management Program Mappe dei Rischi
IMPLEMENTAZIONE
Importante durante l’implementazione del progetto è:
La costituzione di gruppi di lavoro interfunzionali, caratterizzati da professionalità con competenze differenti che lavorano sotto la supervisione ed il coordinamento di un responsabile di progetto;
Il monitoraggio continuo dell’avanzamento dei lavori inteso soprattutto come un'attività che sia in grado di anticipare eventuali e potenziali crisi, al fine di introdurre tempestivamente le misure correttive;
Il coinvolgimento del personale in quanto all'interno di una P.A. si possono trovare forze che promuovono la necessità di cambiamento ed altre che, per contro, tendono a frenarlo
FORMAZIONE ED AFFIANCAMENTO
Per garantire il massimo coivolgimento e la condivisione, oltre che la permanenza, dei risultati formativi è bene prevedere interventi formativi mirati ed intensa attività di affiacamento individuale volta ad abbattere la naturale resistenza al cambiamento di taluni
MESSA IN ESERCIZIO
Importanti per il conseguimento ed il mantenimento dei vantaggi sono:
Collaudo secondo le regole tecniche predefinite
Manutenzione evolutiva e correttiva
I VANTAGGI DELLA DIGITALIZZAZIONE …..
RIDUZIONE DEI COSTI - esempi Con l’azzeramento dei certificati (art.
53) i cittadini e le imprese risparmiano oltre 400 milioni di euro.
Con la PEC (art. 6, 49, 50, 51, 52) una stima prudente valuta i risparmi in circa 360 milioni di euro annui.
Con il riuso delle tecnologie (art. 70 e segg.) si abbattono i costi degli investimenti in tecnologie
IL SISTEMA PUBBLICO DI CONNETTIVITA’
“Il Sistema Pubblico di Connettività è un sistema di infrastrutture tecnologiche e regole comuni di interfaccia per interconnettere la PA e diffondere il suo patrimonio informativo, razionalizzando le soluzioni telematiche esistenti e introducendo un ambiente comune per integrare le applicazioni”. D. Lgs 42/2005