il flusso contrattuale degli approvvigionamentimy.liuc.it/matsup/2007/y90020/nava2.pdf ·...
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Avv. Stefano Nava 20
IL FLUSSO CONTRATTUALE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI
Frequentemente anche in Funzioni Acquisti modernamente strutturate possono manifestarsi
difficoltà che ostacolano in tutto od in parte l’attività.
Non esiste un vero e proprio decalogo delle problematiche che si possono presentare, ma
sicuramente un buon flusso interfunzionale rappresenta una azione preventiva per eliminarne
almeno una parte.
Infatti in numerose aziende non solo di piccole, ma anche di dimensioni medio/grandi non viene
contemplato il corretto processo di approvvigionamento che in sintesi può essere così riassunto:
• Richiesta di acquisto;
• Analisi della richiesta di acquisto ed individuazione della fonte di fornitura (sempre più di una,
se non si è in presenza di un monopolio di fornitura);
• Richiesta di offerta ai fornitori;
• Ricevimento delle offerte dei potenziali fornitori e loro valutazione;
• Scelta del fornitore ed invio dell’ordine di acquisto (completo delle condizioni generali in
allegato) o stipulazione di un contratto quadro per forniture a lungo termine o di elevata criticità.
In particolare l’ordine di acquisto od il contratto devono essere redatti in forma razionale e
comprendenti almeno i dati di qualità, quantità, prezzi, termini di consegna e forme di
“pagamento”;
• Ricevimento della conferma d’ordine sottoscritta da parte del fornitore (a questo punto il
contratto si ritiene legalmente perfezionato);
• Eventuale variante d’ordine;
• Avvio alla fornitura.
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IL VANTAGGIO DI UN CORRETTO FLUSSO DI APPROVVIGIONAMENTO
Per fornitura a lungo termine o di elevata criticità è possibile sostituire l’ordine di acquisto con la
stipulazione di un contratto quadro che assumerà valenza giuridica alla sottoscrizione delle parti.
Una corretta applicazione di quanto sopra riportato potrà dare i seguenti benefici:
• Esatta individuazione e formalizzazione dei compiti e responsabilità delle attività di
approvvigionamento della Funzione Acquisti all’interno dell’azienda (“chi – fa – che cosa”)
eliminando spiacevoli ed imbarazzanti sovrapposizioni od ancor più straripamenti di competenze
da parte di altre funzioni;
• Ricerca ed individuazione proceduralizzata di fonti alternative di fornitura;
• Possibilità di monitorizzare statisticamente le fasi ed i tempi di flusso della attività considerata
per un miglioramento continuo (es. di possibili inefficienze: richiesta di acquisto non firmata,
richiesta d’offerta incompleta, mancata restituzione della conferma d’ordine,etc.);
• Possibilità di una pre-valutazione del fornitore sulla base dei tempi di risposta e della
completezza della documentazione inoltrata;
• Corretta applicazione legale/contrattuale degli ordini di acquisto o dei contratti stipulati;
• Miglioramento del flusso “autorizzazione/benestare al pagamento fatture” con la Funzione
Amministrazione.
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ORDINE CHIUSO
Costituisce la forma più tradizionale di contratto e definisce al suo interno tutti i termini e le
modalità.
E’ usato per un’attività definita come tipologia di prestazione, quantità, tempi di consegna e
prezzo ed è caratterizzato dal fatto che si chiude con l’esaurirsi della prestazione.
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ORDINE APERTO
E’ un unico ordine conferito ad un fornitore che riguarda un elenco di prodotti/servizi e
consente di effettuare acquisti sino ad un valore globale predeterminato oppure entro un lasso di
tempo predeterminato.
Può essere usato nei casi di acquisti ripetitivi e di consegne ripartite con le singole tipologie di
prodotti, quantità e tempi non definiti a priori.
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ORDINE A PROGRAMMA
Comunica al fornitore QUALE (individuazione del prodotto), QUANTO (individuazione della
quantità),QUANDO (individuazione del tempo) e DOVE (individuazione del luogo) deve
consegnare il prodotto/servizio ordinato.
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CONTRATTO QUADRO
Viene usato per acquisti particolarmente critici sotto l’aspetto tecnologico o di elevato valore
economico oppure quando si coinvolge il fornitore in rapporti commerciali di media/lunga
durata (3-5-anni)
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CONVENZIONI Sono principi contrattuali, in genere sollecitati da fornitori di merci o di servizi, con cui
l’azienda si assicura, senza alcun impegno, condizioni di favore nel caso di effettivo utilizzo di
quelle merci o di quei servizi.
I termini contrattuali sono tutti definiti.
Tra gli esempi piu’ noti, ricadono le convenzioni con:
� le agenzie di viaggio
� i vettori internazionali postali
� i grossisti di materiali di consumo (meccanico, elettrico, ecc..)
� i servizi di fotocopiatura esterna
� gli studi di sviluppo di disegni tecnici
� i servizi alberghieri e/o di ristorazione esterna
� servizi automobilistici (affitto, riparazione, ecc..)
� alcuni tipi di trasporti locali
� ecc.ecc.
Le convenzioni sono “attivate” da ordini chiusi, da ordini aperti, o attraverso pagamento per
contanti a seconda dei casi.
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DEFINIRE GLI STRUMENTI CONTRATTUALI PIU’ EFFICACI
Abbiamo precedentemente sottolineato come il contratto deve essere redatto quanto più possibile in
forma razionale e comprendere almeno clausole concernenti la qualità, quantità fornita, termini di
consegna e forma di pagamento.
E’ comunque estremamente importante rilevare che anche l’ordine di acquisto, nel momento in cui
perfeziona la volontà delle parti, ha valenza contrattuale.
Sarà perciò fondamentale disciplinare tali ordini con condizioni generali di acquisto (possibilmente
redatte in italiano ed in inglese per forniture estere) che dovranno essere inviate al fornitore in
allegato all’ordine di acquisto e restituite controfirmate per accettazione.
Quanto disciplinato dalle condizioni generali potrà, su base di opportunità, essere emendato da
condizioni speciali presenti sull’ordine di acquisto.
Nello schema, in allegato, si evidenzia come potrebbe essere strutturato un contratto per garantire
una sua efficacia.
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PREMESSE AL CONTRATTO DEFINIZIONI CHECK LIST CONTRATTUALE PREVALENZA DEI DOCUMENTI APPLICABILI SOGGETTI CONTRAENTI E POTERI DEI FIRMATARI SCOPO E DURATA DEL CONTRATTO SUB-APPALTO E RAPPORTI CON SUB-FORNITORI CESSIONE DI CREDITO PENALI PERIODO INIZIALE E RECESSO RISOLUZIONE FORZA MAGGIORE TERMINI E MODALITA’ DI CONSEGNA AUTORIZZAZIONI PREZZI PAGAMENTI RISCHIO CAMBIO ASSICURAZIONE RISERVATEZZA LEGGE APPLICABILE RISOLUZIONE DELLE CONTROVERSIE ARBITRATO ALLEGATI AL CONTRATTO
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IL SISTEMA QUALITÀ
La Qualità è la soddisfazione delle esigenze del Cliente e dei requisiti contrattuali relativi al
prodotto od al servizio ordinato
La Certificazione che si basa su norme internazionalmente riconosciute permette un dialogo ed una
interpretazione univoca delle esigenze e dei requisiti contrattuali facilitando il dialogo fra le grandi
e le piccole imprese
La Qualità deve crescere gradatamente e costantemente in azienda con il coinvolgimento di tutto il
personale
Con la qualificazione del proprio Sistema di Qualità l’impresa si impegna a garantire la qualità per
tutti i lavoratori che le vengono commissionati come indicato nel Manuale della Qualità da lei
predisposto.
Le Funzioni Qualità sono: Assicurazione Qualità, Controllo Qualità, Collaudo
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CERCHIO DELLA QUALITÀ
STUDIO E RICERCADI MERCATO
MESSA FUORI USO AFINE UTILIZZAZIONE
ASSISTENZA TECNICAE MANUTENZIONE
INSTALLAZIONEED ESERCIZIO
VENDITA EDISTRIBUZIONE
IMBALLAGGIO EIMMAGAZZINAMENTO
PROVE, CONTROLLIE COLLAUDI
PRODUZIONE
PIANIFICAZIONEE SVILUPPO
DEL PROCESSOPRODUTTIVO
APPROVVIGIONAMENTI
PROGETTAZIONE / DEFINIZIONEE SVILUPPO DEL PRODOTTO
COMMITTENTE /UTILIZZATORE
FORNITORE/PRODUTTORE
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Conduzione aziendale per la qualità
Sistema qualità
( Strutturaorganizzativa)
Controllodella qualità
(Politica)
Assicurazione(o garanzia)della qualità
interna( Fiducia alla direzione)
(Attivitàoperative)
Assicurazione (o garanzia)della qualità esterna
(se richiesta da contratto)
Figura - Interrelazione tra i concetti
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SISTEMA QUALITA’ DOCUMENTATO
MANUALE
PROCEDURE
ISTRUZIONI DILAVORAZIONE
RAPPORTI E DOCUMENTISU CUI SI REGISTRANOLE VARIE ATTIVITA'
MARKETINGE VENDITE
PROGETT. ACQUISTI PRODUZ. MAGAZZ.IMBALLOSPEDIZ.
QUALITA'
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1) ARCHITETTURA GENERALE DEL SISTEMA VENDOR RATING IL SISTEMA DI VALUTAZIONE FORNITORI DOVRA' ESSERE IN GRADO DI MISURARE:
• QUALITA' DEL PRODOTTO
• PUNTUALITA' DELLE CONSEGNE
• SUPPORTO AL PRODOTTO FINITO
• QUALITA' DEL SERVIZIO RESO
• QUALITA' DEL SISTEMA FORNITORE
• COSTI DELLA NON QUALITA'
STRATIFICATA PER CLASSE MERCEOLOGICA E PER FORNITORE
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LE CLASSI MERCEOLOGICHE PRESE IN ESAME SONO:
1. LAVORAZIONI ESTERNE/SUBFORNITURE
2. EQUIPAGGIAMENTI
3. PRESTAZIONI DI INGEGNERIA/INFORMATICA/PUBBLICAZIONI
TECNICHE
4. MATERIALI DI PRODUZIONE (STANDARD, A DISEGNO,
INDEFINITI)
5. INVESTIMENTI
6. MATERIALI DI CONSUMO
7. COPRODUZIONI ED INTERSCAMBIO
8. MANUTENZIONE E SERVIZI
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FATTORE
MISURATO
1) QUALITA' DEL NON CONFORMITA' IN ACCETTAZIONE
PRODOTTO E NEL PROCESSO
SINO AL MONTAGGIO SEGMENTI
2) PUNTUALITA' TEMPO MEDIO DI RITARDO/ANTICIPO
DELLE CONSEGNE COMPLETEZZA ORDINE
RISPETTO DEL PIANO DELLE CONSEGNE
3) QUALITA' DEL AFFIDABILITA'
SERVIZIO RESO FLESSIBILITA'
4) PRODUCT TEMPO DI INTERVENTO
SUPPORT TEMPO DI RIPARAZIONE
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SITUAZIONE DEL SISTEMA DI MISURA (per fornitore normale Ante implementazione)
Classe
Merceologica Fattore Misurato
Lavorazioni esterne
SubForniture
Equipaggia-menti
Prestazioni Ingegneria Informatica Pubbl. Tecn.
Materiali di
Produzione
Investimenti
Materiali di Consumo
Coprodu-zioni
Interscambi
Manutenzio-ne
Servizi
Qualità del prodotto: -Accettazione+post collaudo sino alla consegna del velivolo
SI
SI
NO
SI
NO
NO
SI (parziale)
NO
- In esercizio
NO
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
Puntualità delle consegne
NO
NO
NO
SI
(parziale)
NO
NO
NO
NO
Qualità del servizio reso
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
Supporto al prodotto finito
NO
SI
(parziale)
NO
NO
NO
NO
NO
NO
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OBIETTIVI DEL SISTEMA DI MISURA (per fornitore normale)
Classe
Merceologica Fattore Misurato
Lavorazioni esterne
SubForniture
Equipaggia-menti
Prestazioni Ingegneria Informatica Pubbl. Tecn.
Materiali di
Produzione
Investimenti
Materiali Di Consumo
Coprodu-zioni
Interscambi
Manutenzio-ne
Servizi
Qualità del prodotto: -Accettazione+post collaudo sino alla consegna del velivolo
SI
SI
SI
SI
SI
(1)
SI
(2)
SI
NO
- In esercizio
NO
(3) SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
Puntualità delle consegne
SI
SI
(2) SI
SI
SI
(2) SI
SI
SI
Qualità del servizio reso
SI
SI
(2) SI
SI
SI
(2) SI
SI
SI
Supporto al prodotto finito
NO
SI
(2) SI
NO
(1) SI
NO
NO
NO
NOTE:
(1) Solo macchinari di produzione/attrezzature di prova e collaudo/impianti informatici
(2) Solo prestazioni/materiali di costo significativo
(3) Riferito anche ad esercizio presso clienti
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SISTEMA PER LA VALUTAIZONE DELLA QUALITÀ DEI FORNIT ORI
COLLAUDO
SISTEMAEMS
O .d .C.FORNITORE FORNITURE
VQ RDEL
FORNITORE
ANALISI EDEFINIZIONE
DELLE AZIONISUL
FORNITORE
PIANIF ICAZIONEED
ATTUAZIONEDELLE AZIONI
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VALUTAZIONE DELLA QUALITA' DEI SERVIZI DI INGEGNERI A, INFORMATICA E PUBBLICAZIONI TECNICHE
TIPOLOGIA DI SERVIZIO: SERVIZIO: COD.
JOB SHOPPING
R.A.M. O.d.A. FORNITORE C.E. SCADENZA
DA COMPILARE A CURA DELLA DIREZIONE APPROVVIGIONAME NTI
VALUTAZIONE CORRISPONDENZA LIVELLO-PUNTEGGIO
- COMPETENZE PROFESSIONALI- EFFICACIA OPERATIVA- INIZIATIVA/AUTONOMIA- RELAZIONI/COMUNICAZIONI- TRASFERIMENTO DI KNOW-HOW
PARAMETRO A) PESO(X)
LIVELLO 3) PUNTEGGIO A) x 3) LIVELLO PUNTEGGIO
1
2
3
LIVELLO QUALITATIVO (Q) = PUNTEGGIO FIN ALE 4
1,00
0,35
0,70
0,50
DECLARATORE DEI LIVELLI
COMPETENZE PROFESS.1 PRODOTTO PROFESSIONALE PIENAMENTE RISPONDENTE AI REQUISITI PREVISTI
2 LIVELLO PROFESSIONALE RISPONDENTE AI REQUISITI RICHIESTI
3 LIVELLO PROFESSIONALE COMPLESSIVAMENTE ADEGUATO AI REQUISITI PREVISTI
4 OPPORTUNO IL RIMPIAZZO DEL PERSONALE PER CARENZE PROFESSIONALI
EFFICACIA OPERATIVA1 CONTINUITA' NEL SERVIZIO2 RISPETTO DELLE TEMPISTICHE CONTRATTUALI
3 QUALCHE ASSENZA MOTIVATA DURANTE IL SERVIZIO
4 RIPETUTE ASSENZE DURANTE IL SERVIZIO
INIZIATIVA/AUTONOMIA1 COMPLETAMENTE AUTONOMO NELL'AMBITO DELLE DIRETTIVE RICEVUTE
2 RISOLVE PROBLEMI CON SOLUZIONI ADEGUATE SECONDO CONTRATTO
3 QUALCHE DIFFICOLTA' A RISOLVERE PROBLEMI CON SOLUZIONI ADEGUATE
4
DIFFICOLTA' A RISOLVERE PROBLEMI CON SOLUZIONI ADEGUATE/ECCESSO DI INDIVIDUALISMO
RELAZIONI/COMUNICAZIONI1 BUONE DOTI CARATTERIALI E CAPACITA' DI COMUNICAZIONE
2 CAPACITA' DI COMUNICAZIONE ADEGUATA
3 QUALCHE DIFFICOLTA' A RISOLVERE PROBLEMI CON SOLUZIONI ADEGUATE
4 DIFFICOLTA' DI DIALOGO CON ALN
TRASFERIMENTO DI KNOW-HOW1 COMPLETA CAPACITA' E DISPONIBILITA' DI TRASMETTERE KNOW-HOW
2 QUALCHE DIFFICOLTA' DI COMUNICAZIONE E TRASFERIMENTO DI KNOW-HOW
3 DIFFICOLTA' DI COMUNICARE
4 CHIUSURA AL TRASFERIMENTO DI KNOW-HOW
ENTE UTILIZZATORE IL RESPONSABILE DATA
QUALCHE DIFFICOLTÀ A RISOLVERE PROBLEMI CON SOLUZIONI ADEGUATE
DIFFICOLTÀ A RISOLVERE PROBLEMI CON SOLUZIONI ADEGUATE/ECCESSO DI INDIVIDUALISMO
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VALUTAZIONE DELLA QUALITA' D EI SERVIZI DI IN GEGNERI A, INFORMATI CA E PUBBLICA ZI ONI TEC NICH E
TI POLOGI A DI SER VIZIO: SER VIZIO: C OD.
WORK PAC KAGE
R.A.M. O.d.A. FO RNITORE C.E. SCADENZA
DA COMPILAR E A CU RA D ELLA D IREZIONE APPROVVIGIONA ME N TI
VALUTAZION E CORRISPONDENZA L IVELLO -PUNTEGGIO
- QUALITA' DEL PRODOTTO- TEMPISTICHE DI CONSEGNA- FL ESSI BIL ITA'- AUTONOM IA- DOCUMENT AZIONE- VALORE AGGIUNTO
PARAMETRO A) PESO(X)
LIVELLO 3) PUNTEGGIO A) x 3) L IVELLO PUNTEGGIO
1
2
3
LIVELLO QU ALITATIVO (Q ) = PU NTEGGIO FIN ALE 4
1, 00
0, 35
0, 70
0, 50
DEC LARATORE DEI LIVELLI
QUALITA' D EL PRODOTTO1 PRODOTTO PIENAM ENTE CONFORM E AI REQUISITI PRESCRITTI
2PRODO TTO FINALE CONFORME CON IMPERFEZIO NI , RISCO NTRATE PRI MA DEL SUO COMPLETAMENTO
3 PRODOTTO FINAL E CONFORME CON NECESSITA' DI INTERVENTI ALN DURANTE LE ATTIVITA' DI SVILUPPO
4 PRODOTTO FINALE OGGETTO DI REVI SIO NI
TEMPISTI CHE D I CONSEGN A1 RISPETTO DELLE TEM PISTICHE CO NTRATTUALI2 QUALCHE RITARDO NEL RISPETTO DELLE TEM PISTICHE CO NTRATTUALI
3 TENDENZA A RITARDI NELL E CO NSEGNE
4 I NAFFIDABILITA' NEL RISPETTO DELL E TEM PISTICHE CO NTRATTUALI
FLESSIBILITA'1 BUONA PO SSIBILITA' NELLA COM PRENSI ONE/I NTRODUZIO NE DI NUOVI REQUISITI
2 NECESSITA' DI SUPPO RTO INIZ IALE AL N PER LA COMPRENSIO NE DI NUOVI REQUISITI
3 DIFFOCOLTA' DI TEMPI BREVI A CAPI RE NUOVI REQUISITI ANCHE CON SUPPORTO AL N
4 LIM ITAZIONI RELATIVAM ENTE A CAPIRE NUOVI REQUISITI ANCHE CON SUPPORTO AL N
AUTONOMI A1 COMPLETAMENTE AUTO NO MO NEL VALUTARE CRI TICITA' E PROBL EM ATICHE
2 QUALCHE RITARDO NEL RISPETTO DELLE TEM PISTICHE CO NTRATTUALI
3 TENDENZA A RITARDI NELL E CO NSEGNE
4 I NAFFIDABILITA' NEL RISPETTO DELL E TEM PISTICHE CO NTRATTUALI
DOCUMENTAZI ON E1 DOCUMENTAZI ONE PIENAM ENTE CONFORM E AI REQUISITI PRESCRITTI
2 DOCUM ENTAZIONE FINALE CONFO RME MA CON IM PERFEZI ONI RISCO NTRATE PRI MA DEL SUO COMPLETAMENTO
3 DO CUM ENTAZIONE FI NALE CONFORME CON NECESSI TA' DI INTERVENTI ALN DURANTE L E ATTIVITA' DI SVILUPPO
4 DOCUM ENTAZIONE FINALE OGG ETTO DI REVISIONE
VALOR E AGGIUNTO1 CAPACITA' DI TRASMETTERE PIENAM ENTE UNA INNOVAZIONE TECNOL OGICA
2 CAPACITA' DI TRASM ETTERE UNA INNOVAZIONE TECNOL OGICA
3 DIFFI CO LTA' AD INTRODURRE UNA INNOVAZIONE TECNOL OGICA
4 I NCAPACITA' DI INTRODURRE UNA INNOVAZIONE TECNOL OGICA
ENTE U TI LI ZZATOR E IL RESPONSABILE DATA