Il Sistema di Gestione e Controllo del PO Puglia

FSE 2007-2013

Bari, 22 luglio 2010

Stefania Pace

Il processo per la validazione della conformità del Sistema di Gestione e Controllo del PO Puglia FSE 2007-2013, ai sensi degli articoli 58-62 del Reg. (CE) n. 1083/2006 e alla sezione 3 del Reg. (CE) n. 1828/2006, ha visto l’Amministrazione Regionale impegnata nell’adozione di tutti i necessari provvedimenti per dare piena attuazione alle disposizioni normative comunitarie e nazionali in materia

13/06/2008 invio all’IGRUE di una prima descrizione del Sigeco ai fini della relazione di conformità di cui all’art. 71, par. 2 del Regolamento (CE) n. 1083/2006

24-25/10/2008 visita in loco dell’IGRUE presso le strutture di gestione e controllo del Programma

03/11/2008 trasmissione all’IGRUE della versione definitiva del Sigeco

24/11/2008 invio della Relazione da parte dell’IGRUE con la rilevazione di alcune criticità:

• check-list controlli di I° livello• carenza processo di delega OI• mancata individuazione e nomina formale del responsabile

dell’AdC• alcune carenze relative all’AdA

23/07/2009 invio all’IGRUE di una nuova versione con il superamento delle criticità rilevate precedentemente

23/02/2010 invio della versione definitiva a seguito della formalizzazione di tutta la manualistica di riferimento nonché della struttura organizzativa dell’ AdG, AdA e AdC

04/03/2010 esame Sigeco da parte dell’IGRUE ed invio della Relazione sulla conformità del Sistema ed inserimento sul sistema SFC

05/05/2010 i Servizi della Commissione Europea hanno ritenuto il Sigeco accettato ai sensi dell’art. 71 del Reg. (CE) n. 1083/2006

Con la Programmazione FSE 2007-2013, la Regione Puglia ha avviato un processo di rafforzamento del modello e delle procedure di gestione e di controllo degli interventi cofinanziati, al fine di assicurare efficacia e trasparenza alle modalità di utilizzo delle risorse finanziarie nazionali e comunitarie.

Assetto organizzativo dell'Autorità di Gestione

D.P.G.R. n. 161 del 22/03/08, “Alta Organizzazione della Presidenza e della Giunta della Regione Puglia” con il quale si è provveduto a ridefinire le strutture amministrative susseguenti al processo riorganizzativo “Gaia”, - Aree di Coordinamento – Servizi - Uffici

D.G.R. n. 1282 del 21/07/09 e successivo D.P.G.R. n. 106 del 04/02/10, “Organizzazione per l’attuazione del P.O. PUGLIA per il FSE 2007/2013 – Ob.1 Convergenza”, ha introdotto e disciplinato il sistema gestionale per l’attuazione del P.O. FSE 2007/2013 ad integrazione di quanto stabilito dal D.P.G.R. n. 161/2008 sull’assetto generale di organizzazione regionale

D.G.R. n. 1351 del 28/07/09 individuazione Servizi relativi alle Aree di Coordinamento, Servizio Formazione Professionale per l’Area Sviluppo economico, lavoro, innovazione

D.G.R. n. 1451 del 04/08/09, conferimento degli incarichi di Dirigente dei Servizi

D.D. n. 11 dell’8/09/09 e successiva n. 12 del 09/09/09 di errata corrige, sono stati istituiti i relativi Uffici per i rispettivi Servizi

D.D. n. 84 del 04/02/2010 nomina dei Responsabili di Asse

D.D. n. 778 del 28/05/10 nomina dei Responsabili di Gestione

D.G.R. n. 845 del 23/03/10 è stato approvato il provvedimento “P.O. Puglia FSE 2007/2013 – Asse II Occupabilità - Gestione congiunta delle attività tra il Servizio Formazione Professionale e il Servizio Politiche per il Lavoro”

Presso il Servizio Formazione Professionale sono stati istituiti:

l’Ufficio “Programmazione e attuazione delle attività finanziate”, cui fanno capo le attività dei

Responsabili di Asse - RdA e dei Responsabili di Gestione – RdG

l’Ufficio “Monitoraggio, vigilanza e controllo delle attività finanziate”

l’Ufficio “Contabilità ed Affari Generali”

l’Ufficio “Osservatorio del mercato del lavoro, Qualità ed orientamento del sistema formativo”

Attuazione del processo di conferimento di funzioni alle Province (Organismi Intermedi)

art. 22 L.R. n. 15 del 07/08/02 “Riforma della formazione professionale”, individuazione delle Amministrazioni Provinciali quali soggetti delegati alla realizzazione delle attività di formazione professionale

D.G.R. n. 1994 del 28/10/08, "POR Puglia FSE 2007/2013: Individuazione Organismi Intermedi e approvazione dello Schema di Accordo tra Regione Puglia (AdG) e Province/Organismi Intermedi (O.I.). Inserimento O.I. tra i membri del Comitato di Sorveglianza”, e sottoscrizione dei relativi Accordi

Regolamento Regionale n. 5 del 06/04/09, “Modello del Sistema di Gestione e Controllo che devono adottare, ai sensi del comma 2 dell’art. 2 della L.R. n. 32/2006, gli Organismi Intermedi/Province nell’ambito del POR PUGLIA per il Fondo Sociale Europeo 2007/2013”

Il Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione

Lo scopo del manuale è quello di descrivere:

i processi più significativi individuati nell’ambito del Sistema di Gestione e Controllo

la sequenza logica delle diverse fasi di realizzazione delle operazioni

i soggetti coinvolti, le responsabilità, le metodologie e gli strumenti utilizzati

Con la finalità di:

fornire alle unità organizzative dell’AdG e a quelle degli OI strumenti operativi per un corretto e puntuale

svolgimento delle attività di competenza

costituire una guida per gli operatori regionali e per tutti i soggetti esterni (OI, Beneficiari, soggetti terzi) coinvolti nell’attuazione del Programma

permettere a tutti gli stakeholders di conoscere le procedure e la modulistica utilizzate dagli organi dell’AdG nell’espletamento delle proprie funzioni.

Il Manuale delle procedure individua gli adempimenti in capo all’AdG attraverso le seguenti sezioni:

I Organizzazione dell’Autorità di GestioneII Selezione ed approvazione delle operazioni III Attuazione delle operazioni, rendicontazione e liquidazione

dei finanziamentiIV Sistema delle verifiche delle operazioniV Monitoraggio e circuito finanziarioVI Gestione delle irregolarità e dei recuperiVII Piste di controlloVIII Archiviazione della DocumentazioneIX Sistema di comunicazione tra AdG e AdCX Informazione e pubblicità

Il Manuale delle procedure dell’AdG è:

• corredato da una serie di allegati (inseriti in appendice) che rappresentano strumenti di supporto atti a facilitare la gestione delle operazioni

• adottato attraverso specifico atto formale dirigenziale

• aggiornato, modificato o integrato durante tutto il periodo di Programmazione, allo scopo di garantire un’armonizzazione delle procedure in relazione ai diversi attori coinvolti nell’espletamento delle operazioni, in funzione di specifiche e motivate esigenze di carattere operativo e/o, ancora, nell’ipotesi di variazioni nei contesti normativi di riferimento, potranno rendersi necessarie ulteriori eventuali modifiche

• gli OI procedono all’adozione del manuale con proprio atto, potendo apportare eventuali modifiche o integrazioni che non alterino l’impostazione generale

L’AdG provvede all’individuazione e all’adozione delle procedure di evidenza pubblica in funzione della specifica tipologia d’intervento da attivare, nel rispetto delle disposizioni contenute nel cap. 5 “Modalità di attuazione” del PO, dei Criteri di selezione approvati dal CdS e, più in generale, della normativa comunitaria, nazionale e regionale che regola la materia dell'affidamento di risorse pubbliche

Le attività previste nei diversi Assi del PO possono essere:

attuate direttamente dalla Regione che, in qualità di Beneficiario, ne conserva la titolarità,

attuate tramite Beneficiari diversi esterni all’Amministrazione, sotto la regia regionale.

Le tipologie di affidamento si distinguono in:

– Avvisi di diritto pubblico per la selezione dei progetti

– Appalti pubblici di servizi

tramite avviso pubblico sono selezionate operazioni “in regime di concessione” attraverso le quali vengono finanziati interventi di pubblico sostegno, ivi compresi incentivi alle persone e alle imprese erogate sotto forma di sovvenzioni.

le sovvenzioni sono contributi diretti a finanziare un’operazione destinata a promuovere la realizzazione di un obiettivo che si iscrive nel quadro di una politica comunitaria, nazionale e regionale (sovvenzioni individuali) oppure il funzionamento di un organismo che persegue uno scopo di interesse generale o un obiettivo che si iscrive nel quadro di una politica comunitaria, nazionale e regionale (sovvenzioni globali)

per operazione si intende un progetto o gruppo di progetti selezionato dall’AdG del PO o sotto la sua responsabilità, secondo criteri stabiliti dal CdS, ed attuato da uno o più beneficiari, che consente il conseguimento degli obiettivi dell’Asse prioritario a cui si riferisce

le OPERAZIONI sono distinguibili prevalentemente in:

– finanziamenti per la realizzazione di attività formative dirette a destinatari/utenti disoccupati e/o inoccupati

– erogazione di voucher

– attività di accompagnamento

– erogazione alle imprese di aiuti all’occupazione

– percorsi formativi per occupati

Nella misura in cui le azioni finanziate danno luogo all’affidamento di appalti pubblici di servizi, si applicano le normative vigenti in materia, comunque nel rispetto delle direttive e dei principi generali comunitari e nazionali in materia di appalti, ivi compresa la giurisprudenza europea consolidata

Il sistema dei controlli adottato dall’AdG

Controlli amministrativi di gestione

controllo di conformità amministrativa

controllo di conformità e regolarità dell’esecuzione

Controllo di conformità amministrativa

verifiche circa la conformità e regolarità delle operazioni

eseguiti in ufficio sul 100% degli interventi approvati

lungo tutto l’arco di realizzazione degli interventi

riscontri e valutazioni di merito sugli adempimenti amministrativi cui è tenuto il Beneficiario

Controllo di conformità e regolarità dell’esecuzione

sul 100% delle operazioni o sul 15% nel caso di erogazione di voucher a singoli destinatari

accertamento in loco che l’attività venga svolta correttamente

verifica della piena corrispondenza fra l’operazione approvata e quella effettivamente realizzata

verifica sia dei parametri fisico-tecnici descrittivi del progetto sia dei requisiti di ammissibilità

Controlli amministrativo contabili

controllo amministrativo (in ufficio) sul 100% delle dichiarazioni di spesa

controllo campionario in loco sulle dichiarazioni di spesa

Controllo amministrativo (in ufficio) sul 100% delle dichiarazioni di spesa

controllo sul 100% delle dichiarazioni di spesa presentate dai Beneficiari

verifiche di natura tecnico-amministrativa di legittimità

verifica del rispetto delle previsioni progettuali

verifica degli indicatori/elementi economico finanziari di realizzazione delle singole operazioni

finanziate

Controllo campionario in loco sulle dichiarazioni di spesa

controllo sul 15% della spesa evincibile dalla certificazione complessiva prodotta nel periodo di riferimento

verifica documentale e contabile effettuata sui giustificativi probanti le spese elencate nelle

dichiarazioni di spesa presentate dai Beneficiari in corso d’opera

controllo di un campione di operazioni estratto sulla base di una metodologia che tiene conto di un’analisi del rischio

Controllo sul 100% dei rendiconti finali

controllo sul 100% dei rendiconti finali presentati dai Beneficiari, preliminare all’autorizzazione dell’erogazione del saldo

Verifica di sistema sugli Organismi Intermedi

La verifica dei sistemi di gestione e controllo sugli OI è finalizzata a stabilire se i sistemi posti in atto siano in grado di garantire un’adeguata organizzazione delle funzioni e degli uffici in modo da assicurare:

una chiara definizione e assegnazione delle funzioni

sistemi efficaci per garantire che le funzioni vengano espletate in maniera soddisfacente

l’informazione dell’AdG in merito all’esecuzione dei compiti e ai mezzi impiegati dagli OI

Formalizzazione dei controlli

le verifiche effettuate vengono formalizzate in appositi verbali e check list

i format sono allegati al Manuale delle procedure e modulati in relazione alle tipologie di controllo e alle tipologie di operazioni oggetto del controllo stesso

i verbali riportano gli esiti del controllo, se il controllo ha subito o meno di alcun tipo di limitazione, se sono state riscontrate non ammissibilità e se sono state riscontrate irregolarità legate all’operazione, che potrebbero anche rimandare ad irregolarità di sistema

le verifiche vengono registrate sul sistema informativo MIR

Tipologia di operazione

“Formazione”

“Acquisizione di beni e servizi a titolarità”

“Incentivi all’assunzione”

“Voucher diretti”

Tipologia di controllo

controllo di conformità amministrativa

controllo della regolarità e conformità dell’esecuzione

verifica amministrativa delle dichiarazioni di spesa

verifica in loco delle dichiarazioni di spesa

verifica dei rendiconti finali

REGIONE PUGLIAArea Politiche per lo Sviluppo, il Lavoro e l’Innovazione - Servizio Formazione Professionale -

Ufficio_______________PO FSE 2007/2013

Check list verifica amministrativa delle dichiarazioni trimestrali di spesa di operazioni inerenti "Formazione"

art. 13.2 a) REG (CE) n. 1828/2006

Nr.

Attività di controlloDocumenti oggetto del

controllo (elenco indicativo)

SI NO Note

1

Verifica della correttezza formale della dichiarazione di spesa

dichiarazione di spesa

2

Verifica della completezza e della correttezza formale dei documenti trasmessi (firme, timbri, fotocopia documento di identità)

dichiarazione sostitutiva atto di notorietà ai sensi del DPR 445/2000

rapporto informativo estratto dal MIR, contenente gli elenchi dei giustificativi di spesa per il trimestre di riferimento

attestato di invio generato dal MIR

estratto conto

3

Verifica dell'importo della spesa rispetto a quanto previsto dal piano finanziario del progetto approvato

convenzione progetto e piano finanziario

4

Verifica che l’elenco dettagliato dei documenti giustificativi di spesa sia coerente con i giustificativi di spesa inviati

rapporto informativo estratto dal MIR

elenco giustificativi

5

Verifica che i documenti giustificativi scansionati e inviati siano contraddistinti da apposita timbratura con l’indicazione delle quote di pertinenza di ogni singolo progetto (se applicabile)

fatture e altri documenti probatori

REGIONE PUGLIAArea Politiche per lo Sviluppo, il Lavoro e l’Innovazione

Servizio Formazione Professionale - Ufficio _______________PO FSE 2007/2013

Verbale di verifica amministrativa delle dichiarazioni trimestrali di spesa di operazioni inerenti “Formazione”

art. 13.2 a) REG (CE) n. 1828/2006

ANAGRAFICA

Asse – Obiettivo – Azione - Categoria di spesa

CODICE UNICO DI PROGETTO

TITOLO PROGETTO

ESTREMI BENEFICIARIO

RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO

ATTO DI APPROVAZIONE AVVISO PUBBLICO

ATTO DI APPROVAZIONE PROGETTO

DATA STIPULA CONVENZIONE

IMPORTO IMPEGNATO PROGETTO

IMPORTO LIQUIDATO

IMPORTO EROGATO

SPESA CONTROLLATA (Importo dichiarato dal Beneficiario)

Euro ____di cui:Quota UE______Quota Stato_____Quota Regione_____Quota Privato_____

SPESA AMMISSIBILE (Importo ritenuto ammissibile)

Euro ____di cui:Quota UE______Quota Stato_____Quota Regione_____Quota Privato_____

SPESA NON AMMISSIBILE (Importo ritenuto non ammissibile)

Euro ____di cui:Quota UE______Quota Stato_____Quota Regione_____Quota Privato_____Di cui al dettaglio allegato

DOCUMENTAZIONE A SUPPORTO Dichiarazione di spesa n._______ del___________Riferita al trimestre dal __________ al _________Elenco dei giustificativi n._______

Eventuali rimborsi già effettuati al Beneficiario al ___ trimestre

__________euro Risultanze del Sistema informativo regionale

SOGGETTI CONTROLLORI (Direzione/Servizio/Ufficio di appartenenza)______(Nome/Cognome)___________________________

Allegato: check list per la verifica amministrativa delle dichiarazioni trimestrali di spesa di operazioni inerenti “Formazione”

ESITO ATTIVITA’ DA SVOLGERE

REGOLARE - inserimento importo nel riepilogo per attestazione di spesa all’AdC

IRREGOLARE - segnalazione irregolarità legata all’operazione

- attenzione (solo se applicabile) segnalazione di eventuale irregolarità legata all’operazione, ma che può rimandare a irregolarità di sistema (spiegare brevemente la ragione di tale giudizio e suggerire possibili sviluppi di controllo per accertare la presenza o meno di irregolarità di sistema)

ALTRO - acquisizione ulteriori informazioni/integrazioni documentali;

- eliminazione alcune voci di spesa; comunicazione dell’importo da inserire nella dichiarazione di spesa per l’Autorità di Certificazione

Data,

Firma______________

Il sistema informativo MIR conterrà i format degli strumenti operativi sarà in grado di registrare gli esiti di tutti i

controlli svolti fornirà in tutte le fasi del processo, ai soggetti

abilitati ai controlli, informazioni circa le verifiche eseguite (data luogo, nominativo del controllore, ecc)

nelle more di definizione della procedura di registrazione informatica degli esiti dei controlli si procederà alla compilazione delle check list e dei verbali, alla loro conservazione nei fascicoli di progetto