IMPLANTACIÓN DE NUEVOS DISEÑOS ORGANIZACIONALES

EIMY VIANETH ALFARO MORENOJUAN CESAR CRUZ ESQUIVEL

¿Qué opciones tienen los administradores si quieren rediseñar o cambiar la com posición de los puestos de sus empleados? Básicamente se cuenta con cuatro opciones: rotación, ensanchamiento y enriquecimiento del

trabajo y diseños basados en equipos.

ROTACIÓN DE PUESTOS

En los últimos años muchas empresas de manufactura han adoptado la rota ción de puestos como medio de incrementar la flexibilidad y evitar los despidos. Por ejemplo, los administradores de Apex Precisión Technologies, un taller de má quinas a la medida en Indiana, capacita de manera continua a los empleados en todos los equipos de la compañía de modo que puedan organizarse de acuerdo con los requisitos de los pedidos.

Las ventajas de la rotación reduce el aburrimiento aumenta la motivación tiene beneficios indirectos para la organización Los empleados con más variedad de capacidades dan a la

administración mayor flexibilidad para programar el trabajo, adaptarse a los cambios y cubrir las vacantes.

ENSANCHAMIENTO DEL TRABAJO

Hace más de 35 años se hizo popular la idea de ampliar horizontalmente los trabajos, o lo que se conoce como ensanchamiento del trabajo. Aumentar el número y la variedad de las tareas que están a cargo de un individuo produce trabajos más diversificados. Por ejemplo, en lugar de que una persona se limite a clasificar el correo por departamentos, su trabajo podría ensancharse de modo que incluyera la entrega material de las piezas en los departamentos o pasar los envíos por el con tador de gastos de franqueo. Los intentos de ensanchar los puestos han topado con resultados poco entusiastas.

ENRIQUECIMIENTO DEL TRABAJO

Se refiere a la expansión vertical de las tareas. Aumenta el grado en que el trabajador controla la planeación, ejecución y evalua ción de su trabajo. En un trabajo enriquecido se organizan las tareas de modo que el empleado pueda terminar una actividad completa, se aumenta la libertad y la inde pendencia del trabajador, lo mismo que sus responsabilidades, y se le da retroalimentación de modo que pueda evaluar y corregir su propio desempeño.

Acción sugerida Dimensiones básicas del trabajo:

Abrir canales de retroalimentación

Retroalimentación

Cambiar tareas

Variedad de habilidades

Identificación de la tarea

Crear unidades de trabajo naturales

DISEÑOS BASADOS EN EQUIPOS

Sabemos mucho más sobre el diseño de trabajos para individuos que para grupos, sobre todo porque la gran popularidad de los equipos (en concreto, de asignar las tareas a un grupo de personas en lugar de una sola) es un fenómeno relativamente reciente. Dicho lo anterior, los mejores estudios en el campo ofrecen dos conjuntos de sugerencias.

Un gerente o equipo de trabajo necesita iniciar sus propias repuestas a los cambios alrededor de ellos, el grupo de trabajo forma una barrera protectora trabajando juntos para responder a los cambios y protegiéndose entre si de la atención que este causa y adaptar su propio trabajo de empowerment. Debe trabajar unido, sus metas tienen dos caminos, el primero es llenar las necesidades operacionales y el segundo es encontrar el tiempo para analizar la forma como el grupo esta alcanzando sus metas.

Los administradores deben esperar que un grupo tenga mejor desempeño cuando:1) Su tarea exige que los miembros apliquen una variedad de habilidades de nivel relativamente elevado;2) Esta tarea es un trabajo completo y significativo, con resultados visibles;3) Los resultados del trabajo del grupo en la tarea tienen consecuencias significativas para otras personas;4) La tarea concede a los miembros una autonomía sustancial para decidir cómo hacen su trabajo, y5) El trabajo en la tarea genera una retroalimentación constante y confiable sobre el desempeño del grupo.

La composición del grupo es crucial para su éxito. Los administradores deben asegurarse de cumplir con las siguientes condiciones:

1) Los miembros poseen la destreza necesaria para hacer su trabajo;

2) El grupo es lo bastante grande para realizar el trabajo;3) Los miembros cuentan con habilidades tanto in terpersonales

como laborales, y

4) El grupo está moderadamente diversificado en cuanto a talentos y puntos de vista.

Opciones de horarios de trabajo

El horario flexible se refiere a una distribución de las horas de la jornada laboral en la que se concede alguna libertad a los empleados sobre cuándo llegar cuándo salir. Los empleados tienen que trabajar cierto número de horas por semana, pero dentro de ciertos límites pueden variar las horas que trabajan.

Los beneficios que se atribuyen al horario flexible son numerosos: menor ausentismo, mayor productividad, reducción de los gastos de horas extras, disminución de la hostilidad hacia la dirección, menos congestiones de tránsito en los alrededores, eliminación de los retardos y mayor autonomía y responsabilidad para los empleados, lo que incrementa su satisfacción laboral.

Trabajo compartido. Una innovación reciente en los horarios de trabajo es el trabajo compartido, en el que dos o más individuos se dividen un puesto tradicional de 40 horas por se mana.

El trabajo compartido permite a la organización aprovechar las dotes de más de un individuo en un puesto. Un gerente de banco que supervisa el trabajo que comparten dos personas lo describe como la oportunidad de "tener dos cabezas" pero "pagar sólo una". También abre la oportunidad de conseguir trabajadores calificados por ejemplo, mujeres con hijos pequeños y personas retiradas que no están disponibles de tiempo completo. Muchas empresas japonesas contemplan el trabajo compartido, pero por una razón muy distinta.

Desde el punto de vista de los empleados, el trabajo compartido aumenta la flexibilidad. Así, aumenta la motivación y la satisfacción de aquellos para los que no es práctico un trabajo de 40 horas semanales.

Teleconmutación. Es casi el trabajo ideal de muchas personas. No hay que trasladarse, el horario es flexible, se tiene la libertad de vestirse como uno quiera y los colegas interrumpen poco o nada. Se refiere a los empleados que hacen su trabajo en casa por lo menos dos días a la semana con una computadora enlazada a la oficina.

Las ventajas potenciales de la teleconmutación para la administración inclu yen un fondo más amplio de trabajadores para elegir, mayor productividad, menor rotación, moral más elevada y menores costos de espacio de oficina. El principal inconveniente para la administración es que se supervisa menos a los empleados. Además, en el centro de trabajo actual organizado en equipos, la teleconmutación hace más difícil coordinar el trabajo en equipo.

PROCESO DE IMPLANTACIÓN

La implantación de las recomendaciones constituye el paso clave para incidir efectivamente en la organización, ya que es el momento de transformar los planteamientos y las medidas de mejoramiento administrativo en acciones específicas para cumplir el objetivo del estudio.

La implantación consta de las fases siguientes:1. Preparación del programa.2. Integración de recursos.3. Ejecución del programa.

PROGRAMA DE IMPLANTACIÓN

El primer paso para iniciar la implantación consiste en determinar las actividades deben desarrollarse y la secuencia para su realización. Esta etapa se describe mediante un diagrama o red de flechas semejante al que se muestra en la siguiente figura.

Por último, en el programa debe precisarse el método de implantación que se considere más viable de acuerdo con las siguientes condiciones:a) Tipo de estudio.b) Alcance.c) Recursos asignados.d) Desarrollo tecnológico de la organización.e) Nivel técnico del personal.f) Respaldo de los niveles de decisión.g) Ambiente.

Métodos De Implantación Método instantáneo. Por lo general, si las medidas de

mejoramiento derivadas del estudio son relativamente sencillas.

Método del proyecto piloto. Consiste en realizar un ensayo con los resultados del estudio sólo en una parte de la organización, con el fin de medir sus efectos. Debe entenderse que esto es más viable cuando existen condiciones de trabajo más o menos homogéneas en toda la organización.

Método de implantación en paralelo. Se emplea en proyectos de gran envergadura, que implican el manejo de mucha información o de información estratégica, un volumen considerable de recursos o los necesarios para garantizar la seguridad de todo un sistema de trabajo. Este método representa la operación simultánea, por un periodo determinado, tanto de las condiciones tradicionales como de las que se van a implantar. Así se efectúan modificaciones y ajustes sin crear problemas pues se deja que las nuevas condiciones funcionen libremente antes de que se suspendan las anteriores.

Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas. Quizá este método sea el más adecuado para implantar estudios que implican cambios de gran magnitud. Consiste en seleccionar parte o pequeñas porciones del mismo e implantarlas sin causar grandes alteraciones; el paso siguiente se dará sólo cuando se haya consolidado el anterior, lo que permitirá un cambio gradual y controlado.

INTEGRACIÓN DE RECURSOS

Una vez estructurado el programa de implantación, deben reunirse en primer lugar los recursos humanos, materiales y tecnológicos previamente estimados para ponerlo en marcha.Después será necesario desarrollar toda la base documental para fundamentar técnica y normativamente la implantación, como guías, manuales, instructivos y todo tipo de recursos didácticos que faciliten al personal la comprensión del trabajo a su cargo. Asimismo, convendrá mantener una comunicación permanente entre todo el personal responsable de esta tarea a efecto de garantizar la fluidez de sus acciones.Debe procederse también al acondicionamiento físico de las instalaciones, haciendo los arreglos necesarios en el lugar donde desarrollen sus labores.Finalmente, y de acuerdo con los requerimientos del estudio y el programa para implantarlo, deberá capacitarse al personal que vaya a colaborar en su ejecución para que adquiera un perfecto conocimiento de la parte que le corresponda desarrollar.

EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE IMPLANTACIÓN

Cumplidos los pasos anteriores, debe implantarse el estudio mediante el método seleccionado y realizando las actividades preestablecidas, sin apartarse de los lineamientos fijados en la base documental preparada con este propósito.Cuando se inicie la implantación, será necesario que tanto el personal de las áreas afectadas como quienes vayan a participar en el cambio reciban la información y orien tación oportunas para interactuar en condiciones óptimas.En forma simultánea, deben efectuarse los ajustes requeridos para que el estudio funcione normalmente, mediante la verificación y valoración de sus avances

ACCIONES DE APOYO A LA IMPLANTACIÓN

Para que el cambio tenga éxito es indispensable un clima organizacional que le per mita realizarse y mantenerse. Para ello, es de suma importancia que los responsables de difundirlo tomen en cuenta las opiniones, puntos de vista, sugerencias y, en general, las aportaciones del personal que puedan enriquecerlo, pues es éste el que vive la realidad cotidiana del trabajo y, por tanto, conoce los obstáculos y las facilidades que podrían presentarse al implantarlo.Así como es básica la participación de los miembros de la organización involucrados en el desarrollo del estudio, resulta igualmente importante convencer al resto del per sonal acerca de los beneficios que aquél puede generar. Cambiar por cambiar no es recomendable: un cambio debe encerrar un mejora miento, y esto debe hacérsele sentir al personal para que lo reconozca y acepte.

Para implantar con éxito un estudio y las medidas de cambio que de él puedan desprenderse, es necesario realizar cambios en la cultura administrativa valores consuetudinarios, nivel de conciencia, actitudes, costumbres, hábitos y tradiciones de manera que permitan asimilar los nuevos patrones y modelos de organización; esto hará posible que el personal no sólo se adapte al cambio, sino que lo propicie y lo sostenga.

EVALUACIÓNUna vez implantado el estudio, es indispensable comprobar el

efecto de los cambios e innovaciones mediante la identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones, así como de los ajustes operativos que se desprendan de éstas.

Para ello debe ordenarse el manejo de datos a partir de los parámetros delineado; en el proyecto de estudio, lo que permitirá traducir las acciones en indicadores para evaluar las medidas de mejoramiento introducidas.