implementaciÓn de un software erp para el control de
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IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE ERP PARA EL CONTROL DE
PROYECTOS EN LA EMPRESA S.A.S
LUIS FRANCISCO ÁLVAREZ VARGAS
DANEY PAOLA CIFUENTES LOZANO
CARLOS ARTURO PARADA ROJAS
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTA D.C. PRIMER SEMESTRE – 2021
IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE ERP PARA CONTROL DE PROYECTOS EN
LA EMPRESA S.A.S
LUIS FRANCISCO ÁLVAREZ VARGAS
DANEY PAOLA CIFUENTES LOZANO
CARLOS ARTURO PARADA ROJAS
Trabajo De Grado Para Obtener El Título De Especialista En Gerencia De Proyectos
Asesor: DIANA PATRICIA GARCÍA OCAMPO
Ing. electrónica. Especialista en gerencia de tecnología y Magister en gestión de proyectos.
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTA D.C PRIMER SEMESTRE 2021
Dedicatoria
Dedicamos esta tesis a nuestras familias que son
nuestro pilar y a todas las personas que brindaron su apoyo y
conocimiento para, hacer realidad este sueño.
A mi esposa por su apoyo, dedicación, amor y
comprensión. A mis hijos, por el tiempo que no les pude dedicar y
quienes se convirtieron en una motivación diaria.
Carlos Arturo Parada Rojas
Agradecimientos
Queremos agradecer principalmente a Dios por habernos puesto este reto en el camino, lo
cual nos ayudó a crecer como profesionales y como personas, por habernos guiado a lo largo de
nuestras carreras y habernos dado fuerza y empuje en nuestros momentos de quebranto.
Les damos gracias a nuestras familias que son nuestros pilares y quienes estuvieron y están
a nuestro lado siempre dándonos empuje y palabras de aliento, siempre confiando en nosotros y
demostrándonos que nuestro crecimiento profesional es orgullo de también de ellos.
A todas las personas que nos acompañaron en este camino a la consecución de nuestra
especialización, nuestros profesores y compañeros de los cuales nos quedamos con lo mejor que
nos brindaron, del apoyo de la universidad y nuestra Asesora de tesis la ingeniera Diana García.
Le agradecemos a la vida dejarnos esta experiencia, lo aprendido de los momentos
complicados, a alcanzar metas y cumplir sueños.
Daney Paola, Luis Francisco y Carlos Arturo.
Tabla de Contenido
Dedicatoria ................................................................................................................................ 3
Agradecimientos ....................................................................................................................... 4
Resumen.................................................................................................................................. 18
Abstract ................................................................................................................................... 19
Introducción ............................................................................................................................ 19
Objetivos ................................................................................................................................. 20
Objetivo general .................................................................................................................. 20
Objetivos específicos .......................................................................................................... 20
1. Antecedentes Organizacionales ....................................................................................... 21
Descripción de la Organización Ejecutora ........................................................... 21
Objetivos estratégicos de la organización............................................................. 21
Misión, Visión y Valores ...................................................................................... 22
Mapa estratégico ................................................................................................... 22
Cadena de valor de la organización. ..................................................................... 23
Estructura organizacional. .................................................................................... 23
2. Evaluación del proyecto a través de la metodología del marco lógico............................ 25
Descripción del problema o necesidad ................................................................. 25
Árbol de problemas .............................................................................................. 25
Árbol de objetivos ................................................................................................ 25
Árbol de acciones ................................................................................................. 26
Determinación de alternativas .............................................................................. 26
Evaluación de Alternativas ................................................................................... 27
Descripción de alternativa seleccionada. .............................................................. 27
3. Marco metodológico para realizar el trabajo de grado .................................................... 28
Tipos y métodos de investigación ........................................................................ 28
Herramientas para la recolección de información ................................................ 29
Fuentes de información ........................................................................................ 29
4. Estudio técnico ................................................................................................................ 30
Diseño conceptual de la solución ......................................................................... 30
Análisis y descripción del proceso ....................................................................... 31
Definición del tamaño y localización en del proyecto.......................................... 33
4.3.1. Definición del tamaño ....................................................................................... 33
4.3.2. Localización del proyecto. ................................................................................ 33
Requerimiento para el desarrollo del proyecto ..................................................... 34
4.4.1. Generalidades. ................................................................................................... 34
4.4.2. Software. ........................................................................................................... 34
4.4.3. Requerimientos generales. ................................................................................ 35
4.4.4. Descripción general del producto. .................................................................... 35
4.4.5. Almacenamiento de información. ..................................................................... 36
4.4.6. Horario de trabajo. ............................................................................................ 37
4.4.7. Política de desplazamiento. ............................................................................... 37
4.4.8. Lugar de capacitación. ...................................................................................... 37
4.4.9. Requerimientos mínimos de infraestructura para las capacitaciones................ 37
4.4.10. Equipo del proyecto .......................................................................................... 39
5. Estudio de Mercado ......................................................................................................... 40
Población .............................................................................................................. 40
Dimensionamiento de la demanda ........................................................................ 41
Dimensionamiento de la oferta ............................................................................. 43
6. Estudio de viabilidad financiera ...................................................................................... 47
Estimación de costos de inversión del proyecto ................................................... 47
Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto ....................... 47
Análisis de Tasas de Interés para Costos de Oportunidad .................................... 49
Análisis de Tasas de Interés para Costos de Financiación ................................... 50
Tablas de Amortización y/o Capitalización .......................................................... 51
Flujo de caja .......................................................................................................... 51
Evaluación financiera y análisis de indicadores ................................................... 52
6.7.1. Beneficio / costo (B/C). .................................................................................... 52
6.7.2. Periodo de recuperación de capital (PRC). ....................................................... 53
6.7.3. Valor actual neto (VAN). .................................................................................. 54
6.7.4. Tasa interna de retorno (TIR)............................................................................ 54
7. Estudio Ambiental y Social ............................................................................................. 55
Análisis y Categorización de Riesgos................................................................... 55
7.1.1 Análisis PESTLE. ............................................................................................. 55
Análisis ambiental del ciclo de vida del proyecto. ............................................... 55
7.2.1. Cálculo de Huella de Carbono. ......................................................................... 59
7.2.2. Análisis de impactos ambientales. Flujo de entradas y salidas. ........................ 61
Responsabilidad Social – Empresarial (RSE) ...................................................... 62
7.3.1. Matriz P5. .......................................................................................................... 62
7.3.2. Estrategias, objetivos, metas e indicadores de sostenibilidad del proyecto. ..... 63
7.3.3. Matriz de requisitos legales............................................................................... 63
8. Gestión Integral de Proyectos .......................................................................................... 63
Acta de Constitución ............................................................................................ 63
Registro de supuestos y restricciones ................................................................... 63
8.2.1. Supuestos. ......................................................................................................... 63
8.2.2. Restricciones. .................................................................................................... 63
Plan de Gestión de Beneficios .............................................................................. 64
Plan de Gestión de Cambios ................................................................................. 65
8.4.1. ¿Cuándo se deberá realizar? .............................................................................. 66
8.4.2. ¿Cómo se deberán tratar las solicitudes de cambio? ......................................... 66
8.4.3. ¿Cómo se comunicarán los cambios? ............................................................... 67
8.4.4. Comité del Control Integrado de Cambios del Proyecto. ................................. 67
8.4.5. Entradas al proceso de control integrado de cambios. ...................................... 68
8.4.6. Gestión de Solicitud de Cambio. ...................................................................... 69
8.4.7. Salidas al proceso de control integrado de cambios. ........................................ 72
9. Gestión de los Interesados del Proyecto .......................................................................... 74
Registro de los Interesados ................................................................................... 74
Plan de Involucramiento de los Interesados ......................................................... 74
10. Gestión del Alcance del Proyecto ................................................................................ 76
Plan de Gestión del Alcance ................................................................................. 76
10.1.1. Enfoque de la gestión del alcance. .................................................................... 76
10.1.2. Cargos y responsabilidades del equipo. ............................................................ 76
10.1.3. Validación del alcance. ..................................................................................... 76
10.1.4. Control del alcance............................................................................................ 77
Plan y Matriz de Trazabilidad de Requisitos ........................................................ 77
Enunciado del Alcance ......................................................................................... 78
10.3.1. Descripción del producto. ................................................................................. 78
10.3.2. Entregables del producto. .................................................................................. 79
10.3.3. Entregables del proyecto. .................................................................................. 79
10.3.4. Criterios de aceptación del proyecto. Matriz de trazabilidad de requisitos ...... 79
10.3.5. Exclusiones. ...................................................................................................... 80
Estructura de Desglose de Trabajo EDT. ............................................................. 80
Diccionario de la EDT. ......................................................................................... 81
11. Gestión del Cronograma del Proyecto ......................................................................... 81
Plan de Gestión del Cronograma .......................................................................... 81
11.1.1. Herramientas y técnicas. ................................................................................... 82
11.1.2. Duración estimada del proyecto. ....................................................................... 82
11.1.3. Software de modelación del cronograma. ......................................................... 82
11.1.4. Nivel de exactitud. ............................................................................................ 82
11.1.5. Unidad de medida. ............................................................................................ 83
11.1.6. Seguimiento al modelo del cronograma............................................................ 83
11.1.7. Variación del desempeño del cronograma. ....................................................... 83
11.1.8. Generación y entrega de informes. ................................................................... 83
11.1.9. Otros. ................................................................................................................. 83
Listado de Actividades con Análisis PERT .......................................................... 83
Diagrama de RED del Proyecto ............................................................................ 84
Línea Base del Cronograma.................................................................................. 84
Técnicas a Desarrollarse del Cronograma Aplicadas ........................................... 85
12. Gestión de Costos del Proyecto ................................................................................... 88
Plan de Gestión de Costos .................................................................................... 88
Estimación de Costos en MS Project .................................................................... 91
Estimación Ascendente y Determinación del Presupuesto ................................... 91
13. Gestión de Recursos del Proyecto ................................................................................ 91
Plan de la Gestión de Recursos ............................................................................. 92
13.1.1. Generalidades del plan de gestión de los recursos. ........................................... 92
13.1.2. Visión. ............................................................................................................... 93
13.1.3. Requerimientos. ................................................................................................ 93
13.1.4. Beneficios. ........................................................................................................ 94
13.1.5. Estrategia. .......................................................................................................... 94
13.1.6. Objetivos del plan de gestión de los recursos. .................................................. 95
13.1.7. Alcance del plan de gestión de los recursos. ..................................................... 95
13.1.8. Clasificación de los involucrados. .................................................................... 96
13.1.9. Organigrama. .................................................................................................... 97
13.1.10. Roles y responsabilidades. ................................................................................ 97
Estimación de los Recursos ................................................................................ 100
Estructura de Desglose de Recursos (EDRe) ..................................................... 100
Asignación de Recursos ...................................................................................... 102
Calendario de Recursos ...................................................................................... 102
Plan de Capacitación y Desarrollo del Equipo ................................................... 102
13.6.1. Desarrollo del equipo. ..................................................................................... 104
13.6.2. Control y gestión de recursos .......................................................................... 105
13.6.3. Evaluación de Desempeño .............................................................................. 106
14. Gestión de Comunicaciones del Proyecto .................................................................. 109
Plan de Gestión de las Comunicaciones ............................................................. 109
14.1.1. Canales de comunicación. ............................................................................... 109
14.1.2. Sistema de información de las comunicaciones .............................................. 112
14.1.3. Diagramas de flujo .......................................................................................... 113
14.1.4. Matriz de comunicaciones .............................................................................. 123
14.1.5. Estrategia de comunicaciones ......................................................................... 124
15. Gestión de la Calidad del Proyecto ............................................................................ 125
Plan de Gestión de la Calidad ............................................................................. 125
15.1.1. Términos y definiciones .................................................................................. 125
15.1.2. Normatividad aplicable al proyecto ................................................................ 125
15.1.3. Política De Calidad del Proyecto .................................................................... 126
15.1.4. Objetivos de Calidad del Proyecto .................................................................. 126
15.1.5. Especificaciones Técnicas del Proyecto y los Entregables ............................. 127
15.1.6. Roles y responsabilidades de calidad .............................................................. 127
15.1.7. Herramientas y Técnicas de Planificación ...................................................... 128
Métricas de Calidad ............................................................................................ 130
15.2.1. Métrica de calidad del proyecto ...................................................................... 130
15.2.2. Métricas de calidad del producto .................................................................... 131
Documentos de Prueba y Evaluación ................................................................. 132
Entregables Verificados ...................................................................................... 132
16. Gestión de Riesgos del Proyecto ................................................................................ 133
Plan de Gestión de Riesgos ................................................................................ 133
16.1.1. Control de versiones ....................................................................................... 133
16.1.2. Propósito, objetivos y alcance del proceso de gestión de riesgos. .................. 133
16.1.3. Evaluación del contexto del proyecto ............................................................. 134
16.1.4. Metodología de gestión de riesgos .................................................................. 136
16.1.5. Roles y responsabilidades de los interesados de los riesgos. .......................... 136
16.1.6. Categoría de los riesgos. ................................................................................. 136
16.1.7. Flujo de estado de los riesgos ......................................................................... 136
16.1.8. Caracterización de las categorías de los riesgos ............................................. 138
16.1.9. Caracterización de los estados del riesgo ........................................................ 139
16.1.10. Tolerancia de los interesados del riesgo ......................................................... 140
16.1.11. Definiciones de impacto de los riesgos ........................................................... 141
16.1.12. Definiciones de probabilidad de los riesgos ................................................... 142
Matrices de Probabilidad – Impacto (inicial y residual) ..................................... 142
16.2.1. Diagrama Matricial de Probabilidad e Impacto .............................................. 142
16.2.2. Diagrama Matricial de Urgencia e Impacto .................................................... 144
16.2.3. Caracterización de los niveles de criticidad de riesgos. .................................. 145
Matriz de Riesgos ............................................................................................... 146
16.3.1. Calendario de Gestión de Riesgos .................................................................. 147
16.3.2. Recursos de Gestión de Riesgos. .................................................................... 148
16.3.3. Formatos de Gestión de Riesgos ..................................................................... 149
17. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto ................................................................ 150
Plan de gestión de las Adquisiciones .................................................................. 150
17.1.1. Alcance de la adquisición ............................................................................... 150
17.1.2. Alcance de los trabajos a realizar .................................................................... 151
17.1.3. Objeto del contrato. ......................................................................................... 152
17.1.4. Entregables. ..................................................................................................... 154
17.1.5. Ejecución del contrato. .................................................................................... 154
Matriz de las Adquisiciones ............................................................................... 155
Cronograma de Compras .................................................................................... 155
18. Gestión del Valor Ganado .......................................................................................... 157
Indicadores de medición del desempeño ............................................................ 158
Análisis de Valor Ganado y Curva S .................................................................. 159
19. Informe de Avance de Proyecto ................................................................................. 160
Conclusiones del proyecto .................................................................................................... 168
Recomendaciones ................................................................................................................. 169
Referencias............................................................................................................................ 170
APÉNDICES ........................................................................................................................ 266
Índice de tablas
Tabla 1. Identificación de áreas impactadas. .......................................................................... 36
Tabla 2. Características generales de un ERP para su evaluación y selección. ...................... 45
Tabla 3. Dimensionamiento de La Empresa. .......................................................................... 45
Tabla 4. Variables para selección de implementación ERP. .................................................. 46
Tabla 5: Costos relacionados con la implementación de un software ERP ............................ 47
Tabla 6: Costos estimados con la operación y mantenimiento de un software ERP .............. 48
Tabla 7. Presupuesto estimado para asumir por La Empresa S.A.S. como anticipo. ............. 49
Tabla 8. Resumen tasas crédito de consumo libre inversión vs CDT - (%EA) ..................... 50
Tabla 9. Cantidades para financiación con crédito libre inversión. ........................................ 50
Tabla 10. Beneficio / Costo del proyecto .............................................................................. 52
Tabla 11. Periodo de recuperación de capital ........................................................................ 53
Tabla 12. Valor actual neto del proyecto ................................................................................ 54
Tabla 13. Matriz de evaluación de Riesgos Ambientales (RAM) .......................................... 57
Tabla 14. Matriz de evaluación semi-cuática de riesgos. ....................................................... 58
Tabla 15. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 1. ............................................................ 64
Tabla 16. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 2. ............................................................ 64
Tabla 17. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 3. ........................................................... 65
Tabla 18. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 4. ............................................................ 65
Tabla 19. Conformación del comité de control integrado de cambios. .................................. 69
Tabla 20. Formato Matriz de Registro de Control Integrado de Cambios. ............................ 73
Tabla 21. Matriz de evaluación de los interesados. ................................................................ 75
Tabla 22. Abreviaturas para Matriz de Trazabilidad de Requisitos. ...................................... 78
Tabla 23. Clasificación de involucrados. ................................................................................ 97
Tabla 24. Plan de capacitación. ............................................................................................ 103
Tabla 25. Identificación de interesados. ............................................................................... 110
Tabla 26. Configuración de Canales de Comunicación. ....................................................... 113
Tabla 27. Matriz de Comunicación...................................................................................... 123
Tabla 28. Normatividad para la calidad. ............................................................................... 126
Tabla 29. Matriz de estándares de calidad ........................................................................... 127
Tabla 30. Roles y responsabilidades de calidad. .................................................................. 129
Tabla 31. Métrica de calidad del proyecto. ........................................................................... 130
Tabla 32. Métrica de calidad del producto. .......................................................................... 131
Tabla 33. Control de versiones. ............................................................................................ 133
Tabla 34. Caracterización de las categorías de riesgos. ........................................................ 138
Tabla 35. Caracterización de los estados de riesgo .............................................................. 139
Tabla 36. Tolerancia y actitud de los interesados hacia el riesgo. ....................................... 140
Tabla 37. Probabilidad del riesgo de acuerdo con los objetivos del proyecto. .................... 141
Tabla 38. Escala de probabilidad del proyecto ..................................................................... 142
Tabla 39. Evaluación cualitativa de la urgencia ................................................................... 142
Tabla 40. Evaluación cualitativa de la probabilidad ............................................................. 143
Tabla 41. Nivel de criticidad del riesgo. ............................................................................... 144
Tabla 42. Nivel de criticidad de riesgos ............................................................................... 144
Tabla 43. Matriz de urgencia e impacto para calificar y priorizar incidentes. ...................... 145
Tabla 44. Calendario de gestión de riesgos. ......................................................................... 147
Tabla 45. Recursos de gestión de riesgos. ............................................................................ 148
Tabla 46. Formatos de Gestión de Riesgos........................................................................... 149
Tabla 47. Cronograma de Adquisiciones. ............................................................................. 155
Tabla 48. Matriz de adquisiciones. ....................................................................................... 156
Tabla 49. Indicadores de gestión de valor ganado. ............................................................... 157
Tabla 50. Indicadores de medición del desempeño. ............................................................. 158
Tabla 51. Curva ´´S´´. ........................................................................................................... 159
Índice de Figuras
Figura 1. Mapa estratégico de la Empresa SAS...................................................................... 22
Figura 2. Cadena de valor. ...................................................................................................... 23
Figura 3. Estructura Organizacional. Fuente: ......................................................................... 24
Figura 4. Árbol de problemas. ................................................................................................ 25
Figura 5. Árbol de objetivos. .................................................................................................. 26
Figura 6. Árbol de acciones. ................................................................................................... 26
Figura 7. Diagrama de flujo: Análisis del proceso. ................................................................ 32
Figura 8. Plano localización ciudad de Ibagué. ...................................................................... 34
Figura 9. Estructura del equipo del proyecto. ......................................................................... 39
Figura 10. Identificación de usuarios a interactuar con sistema ERP. .................................... 40
Figura 11. Gráfico uso software ERP. .................................................................................... 41
Figura 12. Cuadrante mágico para plataformas de análisis e inteligencia empresarial. ......... 42
Figura 13. Portafolio de servicios general de proveedores ERP............................................. 43
Figura 14. Procesos para integrar en la empresa. ................................................................... 44
Figura 15. Equivalencias de emisiones de CO2. .................................................................... 59
Figura 16. Cálculo de la Huella de Carbono. .......................................................................... 60
Figura 17. Diagrama de flujo: Gestión de Solicitud del Cambio............................................ 71
Figura 18. Estructura de Desglose de Trabajo. ....................................................................... 81
Figura 19. Interferencias cronograma de actividades. ............................................................ 85
Figura 20. Análisis de recursos para implementación de técnicas de compresión. ................ 86
Figura 21. Análisis de recurso e implementación de técnica Intensificación. ........................ 87
Figura 22. Análisis de recurso y desplazamiento de actividades ............................................ 88
Figura 23. Organigrama funcional de la Empresa SAS. ......................................................... 97
Figura 24. EDRe. .................................................................................................................. 101
Figura 25. Evaluación de desempeño. .................................................................................. 108
Figura 26. Canales de comunicación Regulados. ................................................................. 111
Figura 27. Canales de Comunicación Potenciales. ............................................................... 112
Figura 28. Canal 1 de Canales de Comunicación. ................................................................ 114
Figura 29. Canal 2 de Canales de Comunicación. ................................................................ 115
Figura 30. Canal 3 de Canales de Comunicación. ................................................................ 116
Figura 31. Canal 4 de Canales de Comunicación. ................................................................ 117
Figura 32. Canal 5 de comunicación. ................................................................................... 118
Figura 33. Canal 6 de Canales de Comunicación. ................................................................ 119
Figura 34. Canal 7 de Canales de Comunicación. ................................................................ 120
Figura 35. Canal 8 de Canales de Comunicación. ................................................................ 121
Figura 36. Canal 9 de Canales de Comunicación. ................................................................ 122
Figura 37. Categoría de los riesgos. ...................................................................................... 137
Figura 38. Clasificación de los riesgos impacto/probabilidad. ............................................. 143
Figura 39. Matriz de riesgos. ................................................................................................ 146
Resumen
Para la Empresa S.A.S, controlar los costos y gastos en todos sus procesos era difícil, por ello el
proyecto que se planteó para esta empresa, fue la implementación de una herramienta de
planificación y control de los costos de los proyectos que ésta ejecuta. En el mercado se consiguen
programas que son usados como herramientas de control, pero para el sector de la construcción al
que pertenece la empresa, se realizó un estudio técnico, se capacitó al personal e implementó el
software ERP que integró todas las áreas del negocio, permitiendo realizar mediciones en cualquier
momento y a todos los proyectos que la empresa ejecuta. El software desde que se implementó
facilitó el trabajo de todos los integrantes de la organización y permitió obtener resultados
favorables en el desempeño, eficiencia y rendimientos.
Palabras clave: Costos, Software, control, planificación, ERP, desempeño, eficiencia y
rendimiento.
Abstract
For the company S.A.S. controlling the costs and expenses in all its processes was difficult, so the
Project that was proposed for this company, was the implementation of a tool to plan and control
the cost of the projects that it executes. In the market programs are obtained that are used as control
tools, but for the construction sector to which the company belongs, a technical study was
conducted, staff were trained and implemented the ERP Software that integrated all areas of the
business, allowing to make measurements at any time and to all the projects that the company
executes. The Software since it was implemented has facilitated the work of all members of the
organization and allowed to obtain favorable results.
Keywords: Costs, Software, control, planning, ERP, performance, efficiency and
performance.
EMPRESA S.A.S 19
Introducción
Para las empresas representa un gran valor tener la información precisa y en tiempo real para
el manejo de sus proyectos de manera integral y así lograr el control de los costos, (Baca Urbina,
2015). Para la empresa S.A.S la falta de implementación de una herramienta que le facilite obtener
la información del proyecto de manera ágil y completa, se convierte entonces, en una necesidad de
buscar una solución que le permita planear mejor sus proyectos y optimizarlos, para tener control
eficiente de los costos en cada una de las etapas e interactuar de manera articulada con las diferentes
dependencias involucradas en la ejecución de los proyectos.
Para la Empresa S.A.S el desarrollo de sus proyectos implica la ejecución de diversas
actividades que involucran diferentes áreas de la organización, de ahí la importancia de comprar e
implementar el sistema SINCO ERP que permite al personal vinculado al proyecto tomar
decisiones, acceder de manera ágil a la información real y óptima para la ejecución del proyecto.
A través del sistema SINCO ERP implementado se logra mejorar el control de los costos, ya que
el software permite planificar y ejecutar los proyectos y sus recursos de manera eficiente,
articulando e integrando distintas dependencias y procesos.
Los precedentes más antiguos de los sistemas ERP se debe remontar a la década de los 60 con
sistemas de control de inventarios, con la simple misión de mantener los stocks. Por otra parte, la
primera mención de la sigla ERP se da en la década de los 90 de la mano de (la consultora Gartner),
que pertenecía al sector tecnológico. (Alsina Guillem, 2019)
SINCO ERP, lleva 23 años en el mercado desarrollando e implementando el software del
sector constructor, siendo adoptado por más de 500 compañías de este sector (entre éstas 8 de las
más grandes constructoras del país), gestionando cerca de 18000 proyectos en Latinoamérica y
aproximadamente 28000 usuarios operan el sistema a nivel nacional y en el exterior. Según
entrevistas realizadas acerca del conocimiento del software del sector de la construcción, la
mayoría de los encuestados tienen gran conocimiento de la herramienta SINCO ERP, que es un
software de gestión del sector de la construcción colombiano utilizado para la gestión de proyectos
y que permite controlar el negocio online, así como gestionar la información de todas las áreas
involucradas (Pérez-Uribe, Salcedo Pérez y Ocampo Guzmán, 2017).
EMPRESA S.A.S. 20
Objetivos
Objetivo general
Implementar un software especializado en el sector de la construcción, para la Empresa S.A.S,
que le permita ser más eficiente en la planificación, manejo y control, de los proyectos que ejecuta.
Objetivos específicos
a) Adquirir el software ERP para la Empresa S.A.S.
b) Realizar un estudio técnico, a través del cual se proporcione la información necesaria para
establecer el valor de la inversión y los costos de la puesta en marcha del proyecto.
c) Obtener un Software que permita optimizar la ejecución y articular las diferentes dependencias
vinculadas en el desarrollo de este.
EMPRESA S.A.S. 21
1. Antecedentes Organizacionales
Debido a motivos de confidencialidad y seguridad se realizará una modificación al nombre de
la organización de estudio cambiándolo por la Empresa S.A.S.
Descripción de la Organización Ejecutora
La “Empresa S.A.S” es una sociedad 100% familiar, con sede en Bogotá y sucursal en la
ciudad de Ibagué, constituida en Bogotá el 6 de junio de 1984, matriculada en la Cámara de
Comercio de Bogotá e Ibagué; modificada en el año 2010 a la Empresa S.A.S.
La Empresa S.A.S es arquitectura manifestada en cada uno de sus proyectos, en cada una de
sus intervenciones, siempre con un profundo respeto por las características del espacio intervenido.
Fue creada para desarrollar y comercializar la arquitectura, la ingeniería y la construcción en el
país.
En el año 2008 se creó A-B-Z S.A.S. (A.B.Z.) con el interés de explotar directamente la marca
registrada OFERON propiedad de la Empresa S.A.S. En la larga trayectoria de la organización
cuenta con la ejecución de un número muy representativo en proyectos de construcción de vivienda
unifamiliar, multifamiliar e institucional especialmente en la ciudad de Ibagué. Adicionalmente la
organización ha construido, remodelado o adecuado más de 300 locales y oficinas para el sector
financiero, mercaderías, entre otros en todo el País.
Objetivos estratégicos de la organización
Los objetivos estratégicos de la Empresa S.A.S., son:
1. Implementar eficientemente los cambios y modificaciones de la normativa legal vigente
aplicable a la organización.
2. Garantizar la satisfacción del cliente a través de un producto que cumple con sus
necesidades y requisitos.
3. Contar con los recursos óptimos para el desarrollo de los productos y servicios.
4. Implementar programas que permitan la utilización de forma eficiente de los recursos
para disminuir el impacto ambiental.
EMPRESA S.A.S. 22
Misión, Visión y Valores
a) Misión: diseñar, construir, comercializar y gerenciar proyectos inmobiliarios con alta
capacidad de gestión para ofrecer la mejor relación precio - calidad y espacio del mercado,
generando valor a los accionistas con responsabilidad social.
b) Visión: ser una empresa innovadora en constante crecimiento, enfocada en el desarrollo
de nuevos negocios y oportunidades de inversión que nos lleven a fortalecer el liderazgo del
mercado.
c) Valores: honestidad, construimos proyectos dentro del marco técnico y de calidad
respetando el tiempo y presupuesto en cada uno de ellos garantizando su oportuna entrega. Calidad,
desde el inicio de cada proyecto y su construcción, se aplican estrictos controles de calidad lo que
resulta en un gran producto final. Cumplimiento, respetamos la confianza depositada por nuestros
clientes entregando nuestro producto a tiempo.
Mapa estratégico
La interacción de procesos en La Empresa S.A.S. y A-B-Z S.A.S. está definida en las
caracterizaciones de cada proceso como se muestra en la figura 1. Todos los procesos están
caracterizados teniéndose en cuenta su objetivo, riesgos y oportunidades, las entradas con sus
respectivos proveedores, las salidas, con sus respectivos clientes internos o externos, de tal forma
que se indican así las interacciones con los procesos, y las actividades generales que se siguen para
alcanzar los resultados de cada proceso.
Figura 1. Mapa estratégico de la Empresa SAS.
Fuente: Empresa SAS, 2020.
EMPRESA S.A.S. 23
Cadena de valor de la organización.
De esta manera la cadena de valor (figura 2), se alimenta tanto de la gestión estratégica como
de los procesos de apoyo que, aunque no tienen relación directa con el cliente si definen la calidad
del servicio.
Figura 2. Cadena de valor.
Fuente: Empresas S.A.S. 2020
Estructura organizacional.
La estructura organizacional de la Empresa S.A.S. está compuesta por una estructura matricial,
y ésta es de tipo funcional como se muestra en la figura 3.
EMPRESA S.A.S. 24
Figura 3. Estructura Organizacional. Fuente:
Empresa S.A.S, 2020
Gerente
ESTUDIOSY
DISEÑOSTECNOLOGIA
COMPRAS Y
CONTRATACIONTALENTO HUMANO POSVENTA
INFRAESTRUCTURA Y
MTO LOCATIVO
LIDER PROCESO
SubProceso SubProceso SubProceso SubProceso SubProceso SubProceso SubProceso SubProceso SubProceso SubProceso
PROYECTO 1 LIDER PROYECTO COORD COORD COORD COORD COORD COORD COORD COORD COORD COORD COORD COORD COORD COORD COORD
Junta Directiva
ESTRUCTURA MATRICIAL
CONSTRUCTORA TORREON GRUPO EMPRESARIAL
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS REVISORIA FISCAL
CEO ESTRATEGICO
GerenteAsistente Gerencia
COMERCIALIZACION CONSTRUCCION ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO GESTION HSEQ
LIDER PROCESO LIDER PROCESOLIDER PROCESOLIDER PROCESO
LIDER PROCESOLIDER PROCESO LIDER PROCESO LIDER PROCESO
LIDER PROCESO
EMPRESA S.A.S. 25
2. Evaluación del proyecto a través de la metodología del marco lógico
Descripción del problema o necesidad
La empresa “Empresa S.A.S” presenta diferentes conflictos en la gestión y control de sus
costos, esto debido a diferentes métodos que no son del todo efectivos, es por esto entonces que
surge la necesidad de encontrar una solución que permita desarrollar de manera eficiente el control
y gestión de estos.
Árbol de problemas
Con el propósito de reconocer los problemas que se deben atacar en la compra e
implementación de un ERP se presenta el árbol de problemas de la Empresa S.A.S. (figura 4).
Figura 4. Árbol de problemas.
Fuente: Empresa S.A.S, 2020
EMPRESA S.A.S. 26
Árbol de objetivos
Con base en la formulación de problemas, se definen criterios de evaluación de las distintas
soluciones a un problema, los cuales se presentan en el árbol de objetivos de la ¡Error! No se
encuentra el origen de la referencia.
Figura 5. Árbol de objetivos.
Fuente: Empresa S.A.S, 2020
Árbol de acciones
De acuerdo con el árbol de objetivos se representan las acciones de la Empresa S.A.S. para
cada objetivo como se muestra en la figura 6.
Figura 6. Árbol de acciones.
Fuente: Empresa S.A.S, 2020
Implementar un
software ERP
Anal izar presupuestos Capacitar a los
empleados
Comunicar con eficiencia entre las
diferentes áreas
Uti l izar o unificar conceptos
Conocer los procesos para hacerlos
EMPRESA S.A.S. 27
Determinación de alternativas
Las alternativas previstas para solucionar el problema que presenta actualmente la empresa
son:
Definir los alcances de cada líder de proyecto
Utilizar una única estructura para todos los presupuestos
Seleccionar un único software para toda la organización
Evaluación de Alternativas
Se presenta la evaluación de las identificadas para la Empresa S.A.S. con el fin de evaluar la
ponderación de cada elemento analizado. Ver Apéndice A.
Descripción de alternativa seleccionada.
La tecnología es fundamental en el desarrollo de diferentes actividades dentro de las empresas,
esta misma permite mejorar los procesos que se realizan alrededor y dentro de ella, es por esto que
como alternativa para la solución del problema central se propone, el proyecto de actualización
tecnológica dentro de la empresa “EMPRESA S.A.S”, con el fin de optimizar y desarrollar
diferentes procesos entre estos la gestión y control de costos, mediante adquirir un software ERP
(Enterprise Resourece Planning) que integre todos los procesos. Desde esta perspectiva los
softwares son un recurso básico de las empresas, ya que es una herramienta que puede optimizar y
mejorar los procesos de producción, organización, programación, ventas, cobranza y capacitación.
Esto les permitirá establecer una ventaja competitiva para posicionarse en el mercado, atraer más
clientes y, por supuesto, lograr mayores niveles de productividad e incluso expansión.
Para la alta gerencia de la empresa, el tiempo es un recurso muy valioso por lo que se hace
necesario obtener información confiable de manera fácil y rápida sobre las operaciones de la
empresa para poder tomar medidas. Actualmente, las herramientas tecnológicas pueden brindan
información operativa integrada en tiempo real y también permitirá un crecimiento en el recurso
humano y la productividad.
EMPRESA S.A.S. 28
Finalmente, la “EMPRESA S.A.S” ve la necesidad de implementar un software ERP que
permita el control ágil de costos y la integración de las áreas donde se puedan observar los datos al
día y correctos.
3. Marco metodológico para realizar el trabajo de grado
A continuación, se presenta la metodología, a considerar en la presente investigación, con el
fin de encontrar el Software, más adecuado que permita llevar un correcto control de los costos e
implementar un sistema integrado en la Empresa S.A.S.
Tipos y métodos de investigación
La UPEL (1998) define el proyecto factible como “un estudio que consiste en la investigación,
elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar
problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales (p.7)”.
Teniendo en cuenta las necesidades de la Empresa, de contar con un sistema integrado, que le
permita llevar el adecuado control de los costos y al cual pueda acceder su personal de manera
oportuna, para realizar el respectivo seguimiento y control de obra, el proyecto factible, será el tipo
de investigación a emplear para el presente proyecto.
A través de esta metodología de investigación, se va a realizar el diagnóstico de la Empresa,
se van a establecer sus necesidades, analizar las alternativas para solucionar el problema actual que
presenta, seleccionar la solución más adecuada e implementarla.
Las fases para elaborar la presente investigación son:
Fase I- diagnóstico de la empresa: a través de recopilación y análisis de información primaria
de la empresa se establecerá su condición actual, sus objetivos organizaciones, visión, misión y
organización.
Fase II- estudio de mercado: apoyados en la investigación documental, se realizará la revisión
en internet, con el fin de encontrar empresas que ofrezcan software especializados para empresas
EMPRESA S.A.S. 29
de construcción, que permitan llevar el control de costos e implementar un sistema integrado. Estas
empresas serán contactadas, con el fin de conocer los servicios ofrecidos.
Fase III- selección de software: en esta fase a través de una matriz, se realizará la comparación
de software, ofrecidos por cada una de las empresas, con el fin de poder establecer, cual es la que
más se adapta a las necesidades de la empresa.
Fase IV- adquisición e implementación del software: esta última etapa corresponde a la
implementación del Software, en la empresa para el control de costos e implementar un sistema
integrado. En ella, además de las actividades llevadas a cabo durante el proceso de implementación,
se presentarán los resultados y las conclusiones de este.
Herramientas para la recolección de información
Las herramientas a utilizar para reunir la información necesaria para el proyecto son:
a) Información general: es toda la información que suministra la empresa como lo es la
estructura organizacional, objetivos estratégicos, registro de procesos, estados financieros, con esta
información suministrada se podrá obtener la mejor alternativa.
b) Juicio de expertos: se tendrá la experiencia de los líderes de los procesos de la operación
para apoyar toda la implementación del ERP.
c) Reuniones: se llevarán a cabo reuniones con el director del proyecto, con el equipo y
todos los interesados, cuando se requiera solicitar permisos o se requiera socializar información
importante, aparte de todas aquellas que se programen como control de avances.
Fuentes de información
En el presente proyecto de investigación, se utilizarán las siguientes fuentes de información:
a) Fuentes Primarias: las fuentes primarias representan registros directos, no interpretados,
del tema de su estudio de investigación (USC educación, 2020).
Esta información primaria, corresponde a la proporcionada por la Empresa, la cual será
fundamental para elaborar el diagnóstico y poder establecer la solución de software de costos, que
más se adapte a sus necesidades.
EMPRESA S.A.S. 30
Otras fuentes de información primaria será la proporcionada por las Empresas que ofrecen los
softwares para control de costos son: Empresa SINCO ERP; Empresa JD Edwards ERP; Empresa
ERP Colombia eWorkplace; Empresa ERP Colombia Gaci Group y Empresa ERP Colombia Hansa
World
b) Fuentes Secundarias: las fuentes secundarias son una ampliación de los resultados
concretos que aportan las fuentes primarias. Es decir, se genera un contenido a partir de la
extracción de información de un recurso primario.
Las fuentes de información secundarias a utilizar están relacionadas con: textos, artículos y
publicaciones en internet que contengan información sobre software para el control de costos en
empresas y sistemas integrados, textos específicos de gerencia de proyectos y control de proyectos,
además la guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK®) - 6 Edición,
Project Management Institute, Inc. USA
4. Estudio técnico
Diseño conceptual de la solución
La EMPRESA S.A.S. es una compañía especializada en obras civiles de construcción vertical
de vivienda, para estratos 4, 5 y 6; así como viviendas de interés prioritario (VIP) y vivienda de
interés social (VIS), y el mantenimiento locativo de oficinas. Con este estudio se busca establecer
los recursos tecnológicos necesarios que se requieren implementar de la compañía, para la
integración de todos sus procesos.
Para esto se consideró un software de gestión integral de proyectos para construcciones
inmobiliarias, que gestiona el ciclo de vida del proyecto de construcción, desde la etapa de
comercialización hasta la entrega de los inmuebles, controlando presupuestos y gestionando el
avance del proyecto a través de la optimización de recursos y control detallado de la programación
en obra. (SINCO ERP, 2020).
EMPRESA S.A.S. 31
El software de gestión integral de proyectos permitirá su acceso e interacción del usuario, a
través de un sistema con los siguientes módulos operativos de acuerdo con los procesos de la
compañía:
Administrativo y financiero, gestión del talento humano, comercialización de bienes raíces,
maquinaria y equipos y sistema de gestión de proyectos.
Análisis y descripción del proceso
La herramienta que se usará para optimizar e integrar los procesos o áreas funcionales,
gestionar la información de manera estratégica, incrementar las ventas, aumentar la competitividad
y alcanzar la rentabilidad establecida en los objetivos de la organización es un software de gestión
integral de proyectos (ver figura 7).
El software de gestión de proyectos permite controlar el negocio y administrar la información
de todas las áreas de la compañía, a través de un solo sistema. Está compuesto por aplicaciones
modulares que aumentan la eficiencia y productividad de los equipos de trabajo, al conectar los
procesos dentro de la organización.
El resultado proceso de un software de gestión integral de proyecto, este guiado a través de
una idea general de cronograma del proyecto, para esto se comenzaría con cuatro (4) fases descritas
de acuerdo con el diagrama de flujo:
1. Análisis del software: en esta fase se considera las necesidades de la compañía, la
investigación de éste en el mercado y la elección del software; para este momento, el equipo de
trabajo deberá estar conformado y que las variables de implementación estén definidas.
2. Elección del software: dimensionar la oferta, selección de los procesos a integrar,
cotización en la nube vs On Premise (en local), comparación de proveedores, entre otras; consolida
el software a las necesidades del proyecto.
3. Financiación: la asignación de presupuesto y recursos da paso a la adquisición del
software con los procesos de integración que se definieron para la compañía.
Implementación: son parte de esta, la instalación de software, las pruebas funcionales de los
módulos, capacitación de los usuarios, la migración de datos y el inicio de la operación. Con
EMPRESA S.A.S. 32
la correcta dinámica de estas tareas, el proyecto deberá ser aceptado a conformidad para su
cierre formal.
EMPRESA S.A.S. 33
Figura 7. Diagrama de flujo: Análisis del proceso.
Fuente: Empresa S.A.S, 2020
EMPRESA S.A.S. 34
Definición del tamaño y localización en del proyecto
4.3.1. Definición del tamaño
El tamaño del proyecto: Implementación de un software ERP para el control de proyectos en
la Empresa S.A.S, está definido como de gran envergadura y como eje central de acuerdo con su
impacto, se tiene el porcentaje de participación de las personas y las utilidades proyectadas a la
organización.
En cuanto al impacto por la orientación de los procesos de la organización, hacia la
flexibilización, normalización y estandarización; que lo permitirán hacer más competitivo,
controlando fácilmente las operaciones e incluso garantizar el acceso a la información de todas las
áreas involucradas.
Para el porcentaje de participación de las personas, hace que sean más eficientes y
responsables hacia un camino de aporte hacia el desarrollo sostenible de la organización. Ser
partícipes de las capacitaciones, resulta en que finalmente las personas reconozcan la fácil
interacción y manejo del software, hacia las nuevas dinámicas que se están manejando en la
industria de proyectos de construcción inmobiliario.
Y de acuerdo con las utilidades proyectadas a la organización, cada vez más compañías
especializadas en este sector deciden invertir en este tipo de soluciones para integrar los procesos
y gestionar la información de manera estratégica, para alcanzar los mejores resultados en la venta
de inmuebles.
4.3.2. Localización del proyecto.
El proyecto se desarrollará para la Empresa S.A.S., en la ciudad de Ibagué del departamento
del Tolima (ver figura 8). Ibagué es una ciudad del oeste de Colombia, es la capital del
departamento de Tolima y se encuentra a una altitud de 1285 msnm.
Este proyecto tendrá acción directa en las obras llevadas a cabo y tendrán seguimiento
administrativamente desde las oficinas de la organización.
EMPRESA S.A.S. 35
Figura 8. Plano localización ciudad de Ibagué.
Fuente: Google Maps.
Requerimiento para el desarrollo del proyecto
4.4.1. Generalidades.
Hay que implementar el software en todos los procesos de la compañía, sin embargo, no es
necesario el suministro de todos los computadores dado que en este momento cada área tiene
asignado un equipo de cómputo.
El proveedor del sistema del software de gestión integral de proyectos, realizará
capacitaciones al personal responsable de ingresar información en la plataforma y se designará a
una persona encargada de hacer seguimiento y control de ingreso de información.
4.4.2. Software.
En el mercado se pueden conseguir varios tipos de software que pueden ofrecer igual o mejores
características para integrar todos los procesos, pero en cuanto a costo si hay bastante variación,
para esto se deberá seleccionar de acuerdo con un análisis de proveedores, servicios, Costo /
Beneficio, de competitividad y otros, un software ofrecido en la Nube: 100% online vs On Premise:
compra adicional del hardware en la organización.
EMPRESA S.A.S. 36
El software de gestión integral de proyectos especializado en el sector de la construcción más
completo del mercado, a través de un solo sistema se administra la información de todas las áreas.
4.4.3. Requerimientos generales.
La implementación estará enmarcada dentro de la metodología definida con una duración
aproximada de 12 meses de trabajo efectivo ejecutado. En este tiempo se ejecutarán actividades de
montaje del software, configuración, capacitación de usuarios, montaje de formatos documentos,
soporte a usuarios para la empresa principal y se desarrollará de acuerdo con el cronograma y
Project Chárter del proyecto.
El cronograma será definido de común acuerdo por las partes, donde se establecerán los
entregables del proyecto, una vez establecido hará parte integral del contrato.
El montaje se realizará con las características básicas necesarias para administrar un (1)
proyecto de construcción, un (1) proyecto de comercialización de bienes raíces, una (1) empresa y
un (1) ciclo de capacitaciones para los módulos implementados con un cupo máximo autorizado
de ocho (8) asistentes por sesión.
El alcance de este proyecto no incluye la implementación de los módulos en empresas
adicionales, así, todos los ajustes, migraciones, creación de las nuevas bases de datos o demás
actividades adicionales para otras empresas serán asumidos a demanda por la EMPRESA S.A.S y
no harán parte de este proyecto.
El proyecto se ejecutará bajo el alcance actual de la solución del proveedor seleccionado; por
lo tanto, las personalizaciones que sean requeridas o solicitadas adicionalmente no harán parte de
este proyecto y serán adicionales.
4.4.4. Descripción general del producto.
El software de gestión integral de proyectos como se muestra en la figura 9, cuenta con los
siguientes módulos y sub-módulos:
Administrativo y financiero: cuentas por pagar, tesorería, contabilidad, activos fijos,
facturación, cartera, obligaciones financieras y NIF.
EMPRESA S.A.S. 37
Recursos humanos: liquidación de nómina y prestaciones sociales.
Administración y desarrollo de los proyectos: presupuestos, programación, contratos, actas
de obra, almacén (compras e inventarios), ejecución de obra, proyección de costos, control de obra
y aprobaciones móviles.
Comercialización de bienes raíces: sala de ventas, ventas, trámites, cartera, generación de
documentos, comisiones, gastos de escrituración, reformas y posventas.
Sistema de gestión de calidad: gestión documental, indicadores de gestión, acciones de mejora,
auditoría de procesos, evaluación de proveedores, SQR, inspecciones y Help – Desk.
Configuraciones: perfiles y administración de usuarios.
Tabla 1. Identificación de áreas impactadas.
Área Impactada Módulo SINCO – ERP Sub Áreas
Impactadas
Administrativa y
Financiera
Cuentas por Pagar. Tesorería. Contabilidad. Activos Fijos. Facturación y
cartera. Obligaciones Financieras. NIF
Contabilidad
Administración de
Proyecto
Presupuestos. Programación. Contratos. Actas de Obra. Compras e
Inventarios. Ejecución de Obra. Proyección de Costos. Control de Obra.
Aprobaciones Móviles
Construcción
Gestión de talento
humano
Liquidación de nómina y prestaciones sociales. Talento Humano
Comercialización de
bienes raíces
Sala de Ventas. Ventas. Trámites. Cartera. Generación de Documentos.
Comisiones. Gastos de escrituración. Reformas. Posventa
Ventas
SGC
Gestión documental e Indicadores de gestión. Acciones de mejora.
Auditoría de procesos. Evaluación de proveedores. SQR. Inspecciones
Calidad
Fuente: elaboración propia 2020
4.4.5. Almacenamiento de información.
Con el fin de manejar un mismo canal de información y garantizar la integridad de la
comunicación, la EMPRESA S.A.S. tendrá una estructura de soporte documental que puede ser
consultada en línea y que contendrá toda la información del proyecto, en una carpeta llamada
EMPRESA S.A.S. 38
“Implementación”. El soporte técnico define los permisos de acceso, escritura y lectura de los
documentos.
Los documentos allí consignados son las versiones oficiales de la información del proyecto.
Las actas de seguimiento de proyectos se realizan en el sistema de gestión de la calidad del
software, y se enviarán de forma digital al director de proyectos de la EMPRESA S.A.S.
4.4.6. Horario de trabajo.
De lunes a viernes en horario de 08:00 AM a 05:00 PM dando 8 horas / día, teniendo en cuenta
1 hora almuerzo, y los sábados 08:00 AM a 01.00 PM dando 5 horas / día.
4.4.7. Política de desplazamiento.
Los tiquetes aéreos para el desplazamiento fuera de Bogotá para el personal del proveedor del
software, necesarios para la implementación del proyecto, deben ser adquiridos por la Empresa
S.A.S cumpliendo las siguientes condiciones:
Los tiquetes de salida en la mañana deben ser programados entre las 6:00 am y las 8:00 am.
De igual manera los vuelos de regreso NO deben ser programados después de las 8:00 PM.
Si estos son adquiridos en horario diferente, la Empresa S.A.S debe asumir los costos de
reprogramación para ajustarlos a los horarios mencionados.
4.4.8. Lugar de capacitación.
Las capacitaciones serán presenciales y se realizarán en las salas de capacitación de la
EMPRESA S.A.S.
4.4.9. Requerimientos mínimos de infraestructura para las capacitaciones.
La EMPRESA S.A.S debe tener como mínimo los siguientes requerimientos, para una exitosa
capacitación y un adecuado funcionamiento de la aplicación ERP, en los equipos de cómputo:
Requerimientos mínimos de hardware son:
EMPRESA S.A.S. 39
Procesador Core i3 o superior CPU de 2.4 GHZ o superior
Memoria RAM 2GB o superior (Recomendado 4 Gb)
Disco Duro 150 GB o superior.
Requerimientos mínimos de software son:
Windows 10 o superior. Sistema con respaldo de soporte Microsoft.
Office 2010 o superior.
Internet Explorer 11 o superior, explorador con respaldo de soporte Microsoft.
Java Virtual Machine.
Acrobat.
Requerimientos mínimos de infraestructura:
Salas disponibles para realizar las sesiones establecidas.
Contar con acceso a internet ilimitado (sin restricción de puertos).
Tener proyector.
Contar con equipos portátiles configurados para el ingreso a la ERP, para las sesiones
prácticas.
Recomendaciones generales.
Llegar puntualmente a las citas aprobadas, no tener acceso a dispositivos móviles que puedan
distraer a los asistentes, recibir las capacitaciones y atender las recomendaciones del consultor.
Realizar los ejercicios prácticos que el consultor proponga para el desarrollo de la sesión,
asignar un usuario dentro del grupo, que reciba todas las capacitaciones, para que apoye el soporte
de primer nivel, tener creado perfil y usuario en el entorno de pruebas integrales y producción,
cumplir con los horarios laborales y de reserva, para el cumplimiento de las sesiones de
capacitación y acompañamiento según se establezca.
Aprobación y control de documentos.
La EMPRESA S.A.S. deberá revisar y aprobar los documentos y actas de reuniones generadas
en el proyecto para lo cual dispondrá de un periodo máximo de tres días. Después de transcurrido
este tiempo, si no se recibe ninguna observación, se considerará como aprobado. A continuación,
se relacionan los entregables del proyecto:
EMPRESA S.A.S. 40
Project chárter, matriz de riesgos del proyecto, formato de visita técnica de diagnóstico y
configuración de equipos, flujo de procesos por módulo, calendario de compromisos o cronograma
de actividades, encuestas de configuración administración de proyecto y comercialización de
bienes y raíces, asistencia a capacitación, presentaciones utilizadas durante las sesiones de
capacitación, acompañamiento de puesta en marcha operativa, actas de reunión, de seguimiento y
cierre del proyecto, informe de avance para el sponsor del proyecto, encuesta de satisfacción y
testimonio.
4.4.10. Equipo del proyecto
En la figura 9 se muestra toda la estructura del equipo del proyecto.
Figura 9. Estructura del equipo del proyecto.
Fuente: propia 2020
En el Apéndice B (roles y responsabilidades) se detalla el rol y la responsabilidad de cada
miembro del equipo del proyecto. Se especifica la responsabilidad de los interesados del proyecto
y el rol de cada uno de ellos dentro de la empresa.
Consultor ADPRO
Consultor GTH
Director de Proyecto
Gestión de Nómina y
Talento Humano Gestión Administrativa
y Financiera
Gestión Inmobiliaria
Gestión de Obra Gestión Calidad
Equipo extendido CLIENTE
Soporte
Tecnológico
Consultoría
externa
Equipo base Software ERP
Consultor SGC
Consultor GTH
Consultor CBR
Director de
Implementación
Director de Proyecto
Consultor A&F
Consultor
Admón. PRY
Equipo extendido
Software ERP
Equipos de
Soporte Infraestructura
Equipos de Desarrollo
SPONSOR DEL PROYECTO
EMPRESA S.A.S. 41
5. Estudio de Mercado
Este va dirigido a las tres grandes áreas que comprende la actividad económica de la Empresa:
Diseño e ingeniería, construcción y comercialización (ventas).
El estudio determinará la viabilidad para la implementación de un sistema ERP, evaluando la
necesidad de la empresa para flexibilizar e integrar sus procesos, según la demanda y costo de la
tecnología en una solución de software que se quiera implementar; así como la transición de
aceptación, adaptación y su puesta en marcha.
Población
Los líderes de área y procesos en la empresa, contando desde el gerente, administrador del
proyecto, coordinadores funcionales en los departamentos de producción, recursos humanos,
comercialización (ventas), control de calidad, contabilidad y finanzas. Además, los colaboradores
del equipo de trabajo encargados del seguimiento e ingreso de la información para su consolidación
como se muestra en la figura 10.
Acceso e interacción Usuarios: ERP
Producción RRHH Contabilidad Comercialización (ventas)
Gerencia ✔ ✔ ✔ ✔ Residentes de obra ✔
Líder talento humano ✔
Líder compras ✔ ✔ Líder comercial ✔ ✔ Director sala de ventas ✔ Directora administrativa ✔
Líder de tecnología ✔ ✔ ✔ ✔ Almacenista ✔
Auxiliar de obra ✔
Asistente de compras ✔
Asistente talento humano ✔
Asesores comerciales ✔ Asistente tecnología ✔ ✔ ✔ ✔ Auxiliar administrativo ✔
Figura 10. Identificación de usuarios a interactuar con sistema ERP.
Fuente: Elaboración Propia 2020.
EMPRESA S.A.S. 42
Dimensionamiento de la demanda
Los sistemas de planificación de recursos empresariales ERP (Enterprise Resuorce Planning),
permiten realizar la transformación hacia una gestión digitalizada, que consiente en estandarizar,
simplificar procesos y obtener mayor visibilidad y control como empresa.
Un sistema ERP es adecuado para todo tipo de empresas, desde multinacionales hasta pymes;
Además, gracias a los distintos módulos personalizables, cualquier empresa, sin importar los
diferentes procesos que tenga o el sector al que pertenece, puede personalizar su propio ERP. Hay
proveedores que se especializan en la implantación de ciertos ERP, ya sea por producto o sector,
consiguiendo unos mejores resultados tras la adquisición del ERP. (Tic Portal, 2020). (Ver figura
11).
Figura 11. Gráfico uso software ERP.
Fuente: Estudio de PHC Software ERP elaborado a partir de datos de Nucleus Research
“Microsoft Dynamics Enterprise Applications for SMB”
Según un estudio de PHC Software, entre el 58% al 60% de las empresas que han digitalizado
su gestión (ver Figura¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.), usan un ERP para
llevar a cabo una gestión avanzada de su empresa. Debido a esto las organizaciones buscan un ERP
con el que, minimizando gastos, puedan ser capaces de maximizar sus beneficios, contando con el
proveedor adecuado a los requerimientos definidos.
En los últimos años, la tendencia de las empresas a considerar la implementación de ERP ha
tenido como consecuencia una creciente aparición de proveedores que brindan sistemas que
facilitan distintas alternativas de solución.
Entre los proveedores de sistemas ERP más reconocidos y robustos que se encuentran en el
mercado global, se tienen: SAP; ORACLE; Microsoft Dynamics; NetSuite; Epico; Sage; Infor;
Odoo; Syspro y ECount INC.
EMPRESA S.A.S. 43
Figura 12. Cuadrante mágico para plataformas de análisis e inteligencia empresarial.
Fuente: GARTNER Febrero de 2020
En Colombia hay decenas de proveedores de sistemas EPR, los cuales se observan en el
Apéndice C, que se enfocan en todos los sectores económicos de la industria, así como aplicación
de módulos estándar y otros pocos se especializan en sectores económicos específicos,
dependiendo de las necesidades de las organizaciones. Entre estos proveedores se establecen en el
Apéndice C (algunos proveedores ERP Colombia).
EMPRESA S.A.S. 44
Cada uno de esto proveedores ERP muestran un portafolio de módulos (ver figura 13) de
acuerdo con las actividades económicas en el sector industrial que se requerida y que permita
alcanzar las funcionalidades deseadas a cada organización en particular.
Figura 13. Portafolio de servicios general de proveedores ERP.
Fuente: www.evaluandoerp.com
De acuerdo con los estudios mostrados en el apéndice C, se definió la solución de control de
proyecto al software SINCO ERP debido a que se ajusta a dos grandes variables que son su
especialización en la industria de la construcción inmobiliaria de vivienda de interés social (VIS)
y prioritario (VIP), con su módulo ADPRO, además por su precio competitivo en el mercado en el
que logra integrar todos los procesos de la compañía.
Dimensionamiento de la oferta
Según un estudio de PHC Software, el 60% de las empresas que han digitalizado su gestión,
usan un ERP para llevar a cabo una gestión avanzada de su empresa.
En Colombia múltiples compañías brindan sus herramientas como propuestas de soluciones a
la industria en general y específicas si se requieren; en este caso, la visualización de La Empresa
ERP
PROYECTOS
CONTABILIDAD Y FINANZAS
RRHH
CRM COMERCIAL Y VENTAS
INVENTARIO Y ALMACEN
CADENAS DE SUMINISTRO
CADENAS DE PRODUCCIÒN
BUSINESS INTELLIGENCE
GESTIÓN DOCUMENTAL CALIDAD
CICLO DE VIDA DEL
PRODUCTO
EMPRESA S.A.S. 45
S.A.S, es implementar su transformación digital hacia un software de integración de sus procesos:
construcción, recursos humanos, comercialización, contabilidad y calidad como se muestra en la
figura 14.
Figura 14. Procesos para integrar en la empresa.
Fuente: Elaboración Propia, 2020
La Empresa se encuentra orientada hacia la implementación de un sistema ERP; en la cual, a
menudo tienen una serie de importantes elecciones que hacer, debido a la gran oferta de softwares
de ERP y a sus correspondientes funcionalidades, no siempre es fácil tener una visión general.
En la tabla 2 se relacionan las características y atributos generales que permitirán tener una
mejor idea para la elección de un paquete ERP. En el caso de una solución estándar, también se
debe encontrar un proveedor adecuado que pueda implementar las funcionalidades deseadas. Ver
Apéndice V.
ERP
GESTIÓN DE PROYECTOS
CONTABILIDAD
RECURSOS HUMANOS RRHH
GESTION DE CALIDAD
GESTIÓN COMERCIAL Y VENTAS
EMPRESA S.A.S. 46
Tabla 2. Características generales de un ERP para su evaluación y selección.
Característica Sub- característica Descripción
Funcionalidad Precisión Capacidad para dar resultados tal como fueron requeridos.
Adecuación Capacidad para ejecutar la función requerida. Interoperabilidad Capacidad para interactuar con otros sistemas.
Seguridad Capacidad de prevenir accesos no autorizados. Confiabilidad Confianza No presentar fallas que deban eliminarse permanentemente
mediante intervención humana o técnica. Tolerancia a Fallas Capacidad para mantener un nivel de desempeño en casos de
fallas del software. Recuperación Capacidad para recuperar datos en casos de fallas.
Facilidad de uso Comprensión Reconocimiento del usuario sobre la facilidad de uso. Aprendizaje Facilidad para que el software sea aprendido por los usuarios. Operatividad Capacidad para que el software pueda usarse con mínimo
esfuerzo. Eficiencia Comportamiento Capacidad para responder rápidamente a requerimientos de
datos o procesamiento. Utilización de recursos Capacidad para usar eficientemente los recursos técnicos.
Sostenimiento / Soporte
Cambios / adecuaciones Facilidad para solicitar cambios / adecuaciones. Estabilidad Capacidad para seguir funcionando después de los cambios /
adecuaciones. Pruebas Capacidad para validar rápidamente cambios / adecuaciones
realizadas. Portabilidad Reusabilidad
Menor tiempo en desarrollo, ahorro de recursos y funciones
listas para usar.
Adaptación Capacidad para emplear el software en otro entorno técnico Instalación Facilidad de instalación y migración de información
Fuente: Elaboración propia 2020.
La Empresa actualmente dentro de su mercado objetivo y expansión, se encuentra enfocando
su trabajando hacia las siguientes áreas de construcción como se muestra en la tabla 3.
Tabla 3. Dimensionamiento de La Empresa.
Ciudad Producto #. Pry No. trabajadores
Ibagué
Viviendas de interés social (VIS).
Vivienda de interés prioritario (VIP).
Vivienda estratos 4, 5 y 6.
Bogotá D.C. Mantenimiento de oficinas y edificaciones.
Fuente: Elaboración propia 2020.
EMPRESA S.A.S. 47
Para la implementación del sistema ERP requiere de un análisis en el manejo actual de los
procesos en la empresa, para la cual se mostrará en la tabla 4 una serie de variables con las cuales
se podrá tomar la mejor decisión para el crecimiento de la Empresa S.A.S.
Tabla 4. Variables para selección de implementación ERP.
Módulos ERP Variables Implement
ación
Pro Contra
Construcción RRHH Comercialización Calidad Contabilidad
Presupuesto
Tiempo
Calidad Capacitación Migración de datos. Operación.
Cloud
No necesita inversión en Hardware.
Seguridad queda en manos del proveedor. Menor costo de implementación
El mantenimiento, las actualizaciones y soporte técnico, están incluidos en suscripción mensual.
Menor nivel de personalización.
On Premise
Personalización alta
Costo de Software
Adquisición de Hardware.
Acceso físico a la información y control directo de la configuración, manejo y seguridad de esos datos
Contratación de personal para soporte técnico y mantenimiento.
Actualización anual: compra de licencias.
Mayor tiempo de implementación.
Fuente: Elaboración propia 2020.
EMPRESA S.A.S. 48
6. Estudio de viabilidad financiera
Estimación de costos de inversión del proyecto
Según el estudio de mercado el proyecto tendrá un costo de $454.916.043, los cuales se
representan de la siguiente manera:
Pólizas.
Adquirir la licencia del software ERP
Asignación de recursos físicos.
Capacitaciones (incluye traslado de consultores ERP)
Soporte técnico, normalización de procesos e inicio de operación.
Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto
Cuando una organización ha escogido el software ERP adecuado, se hacen solicitudes de
ofertas a diferentes proveedores, en el que a menudo se escoge el software con los mejores precios
para las licencias. Esto no es lógico, debido a que hay otros costos que la organización no ha tenido
en cuenta. Los precios de la licencia no es más que una parte de un panorama más grande como se
muestra en la tabla 5.
Tabla 5: Costos relacionados con la implementación de un software ERP
Costo < 50 Empleados < 250 Empleados > 250 empleados
Licencias 53% 28% 24%
Implementación 15% 28% 25%
Costos Internos 8% 15% 24%
Actualización del Hardware 5% 13% 13%
Mantenimiento 19% 16% 14%
Total 100% 100% 100%
Fuente. Guía ERP 2021. Redacción TIC Portal.
EMPRESA S.A.S. 49
La Empresas S.A.S., es una organización considerada como mediana con relación a su
número de empleados entre 50 y 250 empleados, que generó la necesidad de implementar un
sistema ERP con módulos que integren sus procesos; para esto, un paquete estándar no suele
cumplir con todos los requisitos, por lo que hará falta más personalización y consultoría externa.
Con esto, módulos se ajustarán a la actividad económica de la compañía, para que el sistema de
gestión de procesos ERP sea el más adecuado, derivando en la necesidad de que organización
tendrá que invertir en hardware adicional en sus recursos.
En muchos casos, hay costos ocultos durante la implantación de un sistema ERP que no se
especifican al principio por parte de los proveedores. Estos costos pueden aumentar el precio final
del producto, tanto a nivel económico como en el del tiempo de implantación como se muestra en
la tabla 6.
Tabla 6: Costos estimados con la operación y mantenimiento de un software ERP
Costo COP (aprox. / año)
Mantenimiento y servicio técnico de hardware 11.550.000
Servicio técnico software + llave licencia 59.029.000
Ingeniero de soporte en sitio 3.800.000
Capacitación de personal x 2 sesión/mes (5 – 10 personas) 26.290.000
Total 100.669.000
Fuente: Empresa S.A.S., 2021.
Recursos internos para ejecutar el proyecto: normalmente no se tiene en cuenta el esfuerzo
y tiempo que deben dedicar desde la propia empresa para realizar la implantación del software
ERP.
Adaptación a los cambios: la falta de planificación de la organización puede obligar a
realizar muchas modificaciones a último momento. Por eso es por lo que se debe tener claro los
requerimientos para la implementación.
Costo de actualización a nuevas versiones: con una planificación correcta, se debe
contemplar este tipo de costos.
EMPRESA S.A.S. 50
Ampliación de licencias: un aumento de la actividad o el número de usuarios en la
organización puede traer consigo una necesidad de ampliar el sistema ERP.
Análisis de Tasas de Interés para Costos de Oportunidad
Para el proyecto de implementación del software de gestión integral de proyectos en la
Empresa S.A.S., se encuentra definido que el 60% del presupuesto será asumido por la Empresa
S.A.S., como anticipo para ejecutar en las primeras fases del proyecto, del presupuesto estimado
de $454.916.043; del cual, el 60% lo asumirá la compañía es decir: $272.949.625,80.
En la tabla 7, se describe cantidades de dinero del presupuesto como anticipo que entran al
siguiente portafolio:
Tabla 7. Presupuesto estimado para asumir por La Empresa S.A.S. como anticipo.
Fuente: elaboración propia.
De la anterior tabla se deduce que el 60% del presupuesto que será dado por La Empresa
S.A.S. ($272.949.625,80) al inicio del proyecto; el 60% de este, será para apalancar las primeras
fases del proyecto; y el 40% restante del anticipo entregado, será para apalancar las fases
intermedias del proyecto.
El 40% restante del presupuesto del proyecto se financiará a través de una entidad bancaria
y en el que se hace una comparativa de los costos de tasas de interés de un crédito de libre inversión,
con un CDT definiendo el costo de oportunidad de 3,70% EA dado por el Banco de Bogotá a un
plazo > 540 días y que se muestran en la tabla 8:
Concepto Cantidad (%) Presupuesto ($)
Presupuesto 100% 454.916.043
La Empresa S.A.S:
Del 60% Fases Iniciales 60% 163.769.775,48
Fases Intermedias 40% 109.179.865,32
Total 272.949.625,80
EMPRESA S.A.S. 51
Tabla 8. Resumen tasas crédito de consumo libre inversión vs CDT - (%EA)
Entidad
Financiera
Crédito de libre inversión Certificado de depósito a término CDT
Tasa %EA Producto Tasa %EA Plazo en
días
Valor de la
inversión
Bancolombia Tasa Fija: 25,83 Crédito de libre
inversión Tasa Fija: 1,80 540 días
$50.000.000 a
$200.000.000
Banco Caja
Social 25,45
Crédito de libre
destino 2,15 540 días
$100.000.000 a
$200.000.000
Banco de
Bogotá 22,73
Crédito de
Consumo Libre
Destino Preferente
3,70 > 540 días $50.000.000 a
$200.000.000
Davivienda 18,29 CrediExpress Fijo:
Corriente 2,50 > 356, <540
$100.000.000 a
$500.000.000
BBVA 25,97
Crédito de
Consumo Libre
Inversión
2,71 540 días $50.000.000 a
$200.000.000
Fuente: entidades bancarias Colombia - Marzo 2021.
Análisis de Tasas de Interés para Costos de Financiación
Para el desarrollo y/o ejecución del proyecto se necesita un presupuesto de $454.916.043 en
el que el la Empresa S.A.S. suministrará el 60% del presupuesto, equivalente a $272.949.625,80 y
el 40% restante que equivale a $181.966.417,20 se solicitará a una entidad financiera, por medio
de un crédito de consumo de libre inversión al Banco Davivienda, tal como se determina en la tabla
9. Resumen tasas crédito de consumo libre inversión vs CDT - (%EA).
Tabla 9. Cantidades para financiación con crédito libre inversión.
Fuente: elaboración propia.
De acuerdo con lo evaluado en la tabla 8, el banco que brinda menor tasa de interés para el
pago del crédito de consumo de libre inversión es Davivienda con una tasa del 18,29% con el
producto CrediExpress Fijo Corriente y monto desde $100.000.000 a $200.000.000 a un plazo de
3 años (36 meses).
Concepto Cantidad (%) Presupuesto ($)
Presupuesto 454.916.043
Financiación:
Crédito de libre inversión 40% $181.966.417,20
Total $181.966.417,20
EMPRESA S.A.S. 52
Tablas de Amortización y/o Capitalización
Para el desarrollo y/o ejecución del proyecto se necesita un presupuesto de $454.916.043 en
el que el la Empresa S.A.S. suministrará un anticipo del 60% del presupuesto, equivalente a
$272.949.625,80 y el 40% restante que equivale a $181.966.417,20 se solicitará a una entidad
financiera, por medio de un crédito de consumo de libre inversión al Banco Davivienda.
En el Apéndice D, se muestra la tabla de amortización del crédito con una tasa del 18,29% por
medio del producto CrediExpress Fijo Corriente, con un plazo de 36 meses, con monto desde
$100.000.000 a $200.000.000.
Con la selección de la tasa de interés del 18,29% del Banco Davivienda, se busca una
amortización con mayores abonos a capital y disminuyendo el interés en cada periodo y que además
el horizonte financiero del proyecto va a 36 meses hasta que se realice el pago del crédito de
consumo de libre inversión, a pesar de que el proyecto físicamente se llevará a cabo en 13 meses.
Al finalizar el término del crédito, se habrán generado $52.092.128,60 de interés sobre el
monto inicial del crédito solicitado, para la financiación del proyecto. Para analizar la tabla de
amortización crédito de libre inversión banco Davivienda, dirigirse al Apéndice D (Tabla de
amortización).
Flujo de caja
En el siguiente apartado se muestra el flujo de caja del proyecto, el cual tiene un horizonte
financiero de 36 meses y que se representa para mayor facilidad en periodos anuales; es decir se
tienen 3 periodos equivalentes al horizonte financiero del proyecto. En este se muestran los
ingresos, egresos y flujos netos del periodo, que permitirán llegar a indicadores financieros para
evaluar la viabilidad del proyecto.
En el Apéndice W se muestra el flujo de caja del proyecto, tomando como referencia del costo
de oportunidad, la tasa de interés en %EA del CDT seleccionada con el Banco de Bogotá; además
se define el horizonte financiero del proyecto.
Del Apéndice W (Flujo de caja del proyecto) se especifica lo siguiente:
EMPRESA S.A.S. 53
Año 1 - 2020: anticipo dado por 60% ($272.949.625,80) y el 40% (a $181.966.417,20) restante
se financiará a través de una entidad bancaria; a finales del año se comienzan con pruebas
funcionales del software ERP, por lo que aparece como egreso el 40% del costo total del software.
Además, entre los egresos se encuentra el pago de intereses producto del crédito de libre inversión
y se obtiene un saldo final de periodo por $87.028.544,31.
Año 2 – 2021: como ingreso entra el 7,5% como beneficio de la implementación del software
sobre las utilidades de la compañía que rondan alrededor de $3.500 millones; ahora sí entran como
egresos las capacitaciones; y se hace el pago del 60% restante de la licencia del software ERP. Se
continúa al año 2 el pago de intereses del crédito de libre inversión y se obtiene un saldo final de
periodo por $-84.229.855,60.
Año 3 – 2023: a partir del año 2, el Beneficio sobre las utilidades de la organización se
consideran junto con el costo de oportunidad COK 3,70% EA y el proyecto empieza a producir ese
beneficio luego de ser implementado el software de gestión de procesos ERP. Se da por finalizado
el pago del crédito de libre inversión y se obtiene un saldo final de periodo por $166.582.855,15.
Evaluación financiera y análisis de indicadores
6.7.1. Beneficio / costo (B/C).
La relación beneficio / costo, determina la viabilidad financiera del proyecto, desde la
comparación de los ingresos efectivos (beneficios) del proyecto vs los costos de este (ver tabla 10).
Para que el proyecto sea viable la relación B/C > 1, que posteriormente se compara con una tasa
mínima alternativa; que, para este caso, aplica al certificado de depósito a término CDT que se
escogió con la entidad financiera Banco de Bogotá, igual a 3,70% EA.
Tabla 10. Beneficio / Costo del proyecto
Fuente: Elaboración propia.
CONCEPTO Año 1 Año 2 Pry Año 3 Pry Sumatoria
Costo del
Capital
3.70%EA
Netos
Beneficios 454.916.043,00$ 262.500.000,00$ 272.212.500,00$ 989.628.543,00$ 36.616.256,09$ 953.012.286,91$
Costos 367.887.498,69$ 346.729.855,60$ 105.629.644,85$ 820.246.999,14$ 820.246.999,14$
1,21 1,16
3,7
0,037
1,16 1,16
Beneficio / Costo - [B/C]
Tasa Mínima Alternativa de Retorno
Costo del Capital
Ìndice del Beneficio
EMPRESA S.A.S. 54
De la anterior tabla se puede concluir que la relación B / C > 1; siendo igual a 1,21 y que
se ratifica con el índice del beneficio igual a 1,16; llegando a la afirmación de que el proyecto es
viable.
6.7.2. Periodo de recuperación de capital (PRC).
Con este indicador, se determina el tiempo que tarda el proyecto en recuperar el capital de
trabajo o inversión inicial, haciendo la proyección con el saldo final de caja este periodo del flujo
de caja, hasta recuperar la inversión. Siendo de esta manera, de la tabla 11 se puede concluir que:
El crédito de consumo de libre inversión se paga al Año 5: 2025.
Saldo final de caja muestra desde al quinto periodo (Año 5: 2025), con un total de
$556.759.021,49 define que el proyecto amortiza los intereses generados por el crédito de consumo
libre inversión y además, retorna el anticipo dado para la ejecución del proyecto.
Tabla 11. Periodo de recuperación de capital
Fuente: Elaboración propia.
CONCEPTO Año 1: 2021 Año 2: 2022 Año 3: 2023 Año 4: 2024 Año 5: 2025
INGRESOS Pry CDT (3,70% EA) Pry CDT (3,70% EA) Pry CDT (3,70% EA) Pry CDT (3,70% EA)
Anticipo (60% Presupuesto) 272.949.625,80$ -$ -$ -$ -$
Financiación crédito libre inversión
(40% Presupuesto)181.966.417,20$ -$ -$ -$ -$
Beneficio proyecto (7,5%) -$ 262.500.000,00$ 272.212.500,00$ 282.284.362,50$ 292.728.883,91$
Total Ingresos 454.916.043,00$ 262.500.000,00$ 272.212.500,00$ 282.284.362,50$ 292.728.883,91$
EGRESOS
Intereses crédito libre inversiòn 28.190.538,69$ 18.475.789,60$ 6.984.212,89$ -$ -$
Compra de contado equipos 77.000.000,00$ -$ -$ -$ -$
Mtto y servicio técnico equipos 11.550.000,00$ 11.977.350,00$ 12.420.511,95$ 12.880.070,89$ 13.356.633,52$
Licencia de software ERP 63.814.960,00$ 95.722.440,00$ -$ -$ -$
Servicio técnico Software + Llave -$ -$ 59.028.838,00$ 61.212.905,01$ 63.477.782,49$
Compra de insumos 5.598.000,00$ 5.805.126,00$ 6.019.915,66$ 6.242.652,54$ 6.473.630,69$
Nómina 97.344.000,00$ 100.945.728,00$ -$ -$ -$
Capacitaciones -$ 26.290.992,00$ -$ -$ -$
Transporte Aéreo / Terestre 25.920.000,00$ 26.879.040,00$ 16.724.138,69$ 17.342.931,82$ 17.984.620,30$
Gatos de localización 6.900.000,00$ 7.155.300,00$ 4.452.027,66$ 4.616.752,68$ 4.787.572,53$
Pago de proveedores 28.320.000,00$ 29.367.840,00$ -$ -$ -$
Otras obligaciones financieras 23.250.000,00$ 24.110.250,00$ -$ -$ -$
Total Egresos 367.887.498,69$ 346.729.855,60$ 105.629.644,85$ 102.295.312,94$ 106.080.239,52$
Flujo Neto del periodo 87.028.544,31$ 84.229.855,60-$ 166.582.855,15$ 179.989.049,56$ 186.648.644,39$
Saldo Inicial de Efectivo -$ 87.028.544,31$ 2.798.688,71$ 169.381.543,86$ 349.370.593,42$
Saldo Final de Caja este Periodo 87.028.544,31$ 2.798.688,71$ 169.381.543,86$ 349.370.593,42$ 536.019.237,81$
EMPRESA S.A.S. 55
6.7.3. Valor actual neto (VAN).
Es uno de los indicadores más importantes para evaluar la viabilidad financiera de un proyecto.
Para el proyecto en curso del software ERP, se emplea como puntos de partida el flujo de caja
(Apéndice W) y la tasa de rendimiento mínima aceptable, que en este caso es la tasa que ofrece el
certificado de depósito a término CDT.
Tabla 12. Valor actual neto del proyecto
Fuente: Elaboración propia.
El proyecto en curso tiene una tasa de 3,70%EA con la entidad financiera Banco de Bogotá
con referencia al certificado de depósito a término CDT seleccionado del mercado financiero
actualmente. Para que el proyecto sea viable financieramente: VAN > 0.
6.7.4. Tasa interna de retorno (TIR)
Este es otro de los indicadores más importantes junto con VAN para la evaluación de
viabilidad financiera de proyectos y hace referencia a la rentabilidad promedio anual que genera el
capital que permanece invertido en el proyecto. Con este indicador, para que el proyecto sea viable
en términos de TIR, este debe ser mayor a la tasa de interés de oportunidad que el sector financiero
brinda como mejor opción al inversionista.
Como conclusión se puede determinar que la tasa interna de retorno (TIR) es del 4.32% de
los ingresos al Año 5: 2025. Demostrando que es mayor a la tasa de oportunidad del 3,70%EA que
ofrece la entidad Banco de Bogotá, lo que hace que el proyecto sea financieramente viable.
Para analizar Tasa Interna de Retorno (TIR), remitir al Apéndice E del presente documento.
Ingreso de Periodo: Año 1 - 2021 Año 2 - 2022 Año 3 - 2023 Año 4 - 2024 Año 5 - 2025
454.916.043,00-$ 87.028.544,31$ 84.229.855,60-$ 166.582.855,15$ 179.989.049,56$ 186.648.644,39$
0 1 2 3 4 5
Para COK 3,70%
FCP 1/(1+i)^1 FCP 2/(1+i)^2 FCP 3/(1+i)^3 FCP 4/(1+i)^4 FCP 5/(1+i)^5
VN 83.923.379,28$ 78.326.468,03-$ 149.380.542,47$ 155.643.525,00$ 155.643.525,00$
0 1 2 3 4 5
454.916.043,00-$ 83.923.379,28$ 78.326.468,03-$ 149.380.542,47$ 155.643.525,00$ 155.643.525,00$
VAN 11.348.460,71$
VAN > 0 VIABLE
EMPRESA S.A.S. 56
7. Estudio Ambiental y Social
Análisis y Categorización de Riesgos
En la figura 15 se mostrará la matriz de evaluación de riesgos ambientales (RAM), donde se
podrá analizar la severidad de los riesgos, las consecuencias HSE y seguridad física, el impacto de
esos riesgos y la probabilidad de ocurrencia en el proyecto.
7.1.1 Análisis PESTLE.
Se realizó el análisis PESTLE para el proyecto de implementación y puesta en marcha de un
sistema integrado ERP para la empresa S.A.S y se identifica que el componente tecnológico es el
que más ocurre en el proyecto y su incidencia es más positiva que negativa como se muestra en el
Apéndice J. Los componentes político y económico influyen muy negativamente en el proyecto,
para lo cual hay que prestarle bastante cuidado ya que podrían impedir con la ejecución del
proyecto o afectar directamente en el cumplimiento del cronograma.
Es necesario prestar más atención en la fase de implementación del proyecto porque es en ésta
donde observamos que más del 50% de las componentes influyen, incurriendo en costos, más
tiempo y el alcance, para lo cual es necesario realizar un buen estudio de mercado e involucrar a
todos los interesados con el fin de disminuir la incidencia de éstos y cumplir con los objetivos del
proyecto.
La implementación del software trae muchos beneficios para la empresa ya que mejoraría la
productividad, la calidad y competitividad en el campo de la construcción como se observa en el
análisis realizado en el Apéndice J.
Análisis ambiental del ciclo de vida del proyecto.
Según los resultados de la matriz de evaluación de riesgo (RAM) realizada se determina que
el impacto o probabilidad que más está influyendo en el proyecto negativamente es el consumo de
energía con una probabilidad de ocurrencia media entre el 5% y el 25%. Como plan de propuesta
(Tabla 13), se debe mitigar en toda la vida del proyecto el consumo de energía, ya que este
representa alta generación de emisiones de CO2 y para ello se establecen una serie de acciones o
recomendaciones entre las que se encuentran:
EMPRESA S.A.S. 57
Utilizar bombillos ahorradores de última tecnología.
Utilizar sensores de movimiento para el apagado automático de las iluminarias.
En lo posible usar la luz natural.
Implementación de procesadores ahorradores de energía que utilizan el algoritmo DVFS
(Dynamic Voltaje and Frequency Scaling) el cual reduce el consumo de energía, cambiando el
voltaje y la frecuencia del procesador en forma dinámica.
Usar equipos electrónicos con últimas tecnologías.
Realizar campañas de sensibilización del ahorro de energía.
Otro riesgo relevante que se determinó es el de los residuos que se generan por el cambio de
tóner de los equipos de cómputo, bombillos, unidades electrónicas de equipos, residuos ordinarios
de cafetería y papelería. El plan que se genera para mitigar ese riesgo con severidad media-alta y
con probabilidad de ocurrencia baja-media es realizar una serie de actividades encaminadas a
eliminar o disminuir el impacto, como se muestra en la matriz semi-cuántica de riesgos (ver tabla
14). Algunas de las actividades son: realizar la disposición final de residuos con una empresa
debidamente certificada y avalada para este proceso, realizar registro y control de cantidades, dar
adecuada disposición de los residuos, diseñar un plan más efectivo de reciclaje, utilizar monitores,
impresoras y CPU distinguidos con el logotipo Energy Star, utilizar equipos con sensores de poco
consumo, realizar campañas de ahorro, reposición de baterías de baño obsoletas por equipos
ahorradores de agua, realizar estadísticas y curvas de consumo donde se pueda evaluar algún
comportamiento anormal.
EMPRESA S.A.S.
Tabla 13. Matriz de evaluación de Riesgos Ambientales (RAM)
Fuente: el autor
A B C D E
<1% 1% -5% 5%-25% 25%-50% >50%
Insignificante Bajo Medio Alto Muy Alto
Catastrófica>10%
Programa Ejecución
10% o más 36,0
Grave6->10%
Programa Ejecución
8% 21,6
Severo2->6%
Programa Ejecución
5% 7,2
Importante1->2%
Programa Ejecución
4% 3,6
Marginal<1%
Programa Ejecución
2% 0,0
Ninguna0%
Programa Ejecución
0 0
PROYECTOIMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE ERP PARA EL CONTROL DE
PROYECTOS EN LA EMPRESA S.A.SGERENCIA DEL PROYECTO EMPRESA S.A.S.
PROBABILIDAD DE OCURRENCIAESTIMADO DE COSTOS
($COP)$ 418.000.000,00 PROGRAMA DE EJECUCIÓN: 360
CONSECUENCIASOTRA
SEVERIDAD
HSE y SEG. FÍSICA ALCANCE
IMAGEN Y
CLIENTESOTRA
Pe
rso
na
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Da
ño
s a
insta
lacio
ne
s
Am
bie
nte
ECONÓMICOS
(COSTO) ($)
Programación (días
cronograma)
30
Ocurre en
1 cada 2
proyectos
5 Muy AltoUna o mas
fatalidades
Daño
Total
Contaminación
IrreparableImpacto Internacional
Ocurre en
1 de 100
proyectos
Ocurre en
1 de 20
proyectos
Ocurre en
1 cada 4
proyectos
Ocurre
en 1 de 3
proyectos
19
23 26 27 29
4 Alto
Incapacidad
permanente
(parcial o total)
Daño
Mayor
Contaminación
Mayor
3 MedioIncapacidad
temporal (>1 día)
Daño
Localizado
Contaminación
Localizada
Lesión menor
(sin incapacidad)
Daño
Menor
Efecto
Menor
24
25 28
Impacto Regional
Impacto Nacional 20 21 22
15 16 18
11
14 17
1 Insignificante
Lesión leve
(primeros
auxilios)
Daño
leve
Efecto
LeveImpacto Interno
Impacto Local 5 12 132 Bajo
3 4 9 10
0 NuloNingún
Incidente
Ningún
Daño
Ningún
Efecto7 8Ningún Impacto 1 2 6
EMPRESA S.A.S. 59
Tabla 14. Matriz de evaluación semi-cuática de riesgos.
Fuente: el autor
ESTIMADO DE
COSTOS
($COP)
$ 418.000.000,00
DURACIÓN
(DÍAS)360
CATEGORÍA RIESGO
PE
RS
ON
AS
DA
ÑO
S A
INS
TALA
CIO
NE
S
AM
BIE
NTA
L
EC
ON
ÓM
ICO
S (C
OS
TOS
)
TIE
MP
O
IMA
GE
N Y
CLI
EN
TES
OTR
OS
VA
LOR
AC
IÓN
IMP
AC
TO /
PR
OB
AB
ILID
AD
VA
LOR
AC
IÓN
GLO
BA
L
PLAN DE
RESPUESTAACCIÓN DE TRATAMIENTO
Val
or p
ara
Índi
ce S
eg.
PE
RS
ON
AS
DA
ÑO
S A
INS
TALA
CIO
NE
S
AM
BIE
NTA
L
EC
ON
ÓM
ICO
S
(CO
STO
S)
TIE
MP
O
IMA
GE
N Y
CLI
EN
TES
OTR
OS
AMBIENTE Consumo de energía 1A 1A 5C 2B 0 3A 1A 27 H Mitigar
Utilizar bombillos ahorradores de ultima tecnología,
sensores de movimiento para el apagado automatico de
las iluminarias, luz natural. Implementación de
procesadores ahorradores de energía que utilizan el
algoritmo DVFS (Dynamic Voltage and Frequency
Scaling) el cual reduce el consumo de energía,
cambiando el voltaje y la frecuencia del procesador en
forma dinámica [1]. Usar equipos electrónicos con
ultimas tecnologías. Realizar campañas de
sensibilización del ahorro de energía.
3 3 3 27 12 0 15 3
AMBIENTE
Residuos de toner,
bombillos, unidades
electronicas de PC
2B 1A 4B 1C 0 3A 0 21 M Mitigar
Se realizará la disposición final con una empresa
debidamente certificada y avalada para este proceso.
Realizar registro y control de cantidades
Dar adecuada disposición de los residuos
Diseñar un plan mas efectivo de reciclaje.
utilización de monitores, impresoras y CPU distinguidos
con el logotipo Energy Star [2].
2 12 3 21 9 0 15 0
AMBIENTE
Residuos ordinarios
como envolturas de
alimentos, plásticos,
icopor, envases tetrapack
2B 0 3C 1A 0 3B 0 18 M Mitigar
Utilizar campañas con el propósito del cero uso de
desechables
Lavado de los desechables antes de arrojar a la
disposición final
Realizar reciclaje desde la fuente
2 12 0 18 3 0 16 0
AMBIENTE Consumo de papel 0 0 3B 0 0 2A 0 16 L Disminuir
Concientización de cero papel
Reciclaje de papel para imprimir
Impresión de los documentos aprobados, las revisiones
deben ser digitales.
Imprimir a doble cara.
1 0 0 16 0 0 5 0
AMBIENTESustancias quimicas para
limpieza de oficina2B 2B 2A 1A 1A 3B 0 16 L Mitigar
Utilizar productos biogradables.
Ubicar en sitios especialmente diseñados para
almacenaje de este tipo de sustancias.
1 12 12 5 3 3 16 0
AMBIENTEConsumo de agua
potable 1B 0 3C 1B 0 3B 0 18 M Mitigar
Utilizar equipos con sensores de poco consumo.
Realizar campañas de ahorro.
Repocisión de baterías de baño obsoletas por equipos
ahorradores de agua.
2 3 0 18 3 0 16 0
[1] Pouwelse, J., Langendoen, K., Sips, H. “Dynamic voltage scaling on a low-power
microprocessor”. Proceedings of the 7th annual international conference on Mobile
computing and networking. 2001, pp. 251-259.
[2] Energy Star http://www.energystar.gov/
PLAN DE TRATAMIENTO A LOS RIESGOSVALORACIÓN DE IMPACTO Y PROBABILIDAD
REFERENCIAS
PROYECTO
IMPLEMENTACIÓN DE UN
SOFTWARE ERP PARA
EL CONTROL DE
PROYECTOS EN LA
EMPRESA S.A.S
GERENCIA DEL
PROYECTOEMPRESA S.A.S.
MATRIZ DE EVALUACIÓN SEMI-CUANTITATIVA (IMPACTO Y PROBABILIDAD) DE RIESGOS PARA PROYECTOSVH
H
M
L
N
≥ 28
24 - 27
17 - 23
6 - 16
1 - 5
EMPRESA S.A.S.
7.2.1. Cálculo de Huella de Carbono.
Para el análisis de impactos se realiza un cálculo de la huella de carbono para la
implementación del software para la Empresa S.A.S. (ver figura 15). Además, se realiza una
equivalencia de las emisiones de CO2 de los materiales que son usados directamente en el proyecto.
(Figura 16).
Figura 15. Equivalencias de emisiones de CO2.
Fuente: elaboración propia
EMISION DE CO2
(TON)
0,0011
0,1214
0,7566
0,0022
0,0009
205,27716
206,16
TONNER PARA IMPRESIONES
RESIDUOS SOLIDOS
TOTAL
MATERIAL
AGUA
ENERGIA ELECTRICA
COMBUSTIBLE
AGUAS SERVIDAS
0
50
100
150
200
250
EM
ISIO
NE
S
DE
C
O2
MATERIALES
EMISIÓN DE CO2 (TON) VS MATERIALES
EMISION DE CO2 (TON)
EMPRESA S.A.S.
Figura 16. Cálculo de la Huella de Carbono.
Fuente: elaboración propia
COMBUSTIBLE 0,7566
AGUAS SERVIDAS 0,0022
TONNER PARA IMPRESIONES 0,0009
Material
4. CIERRE DEL PROYECTO 0,88
TOTAL 0,8822
PROCESOS DE PROYECTO TOTAL EMISIONES (TON CO2)
1. DIRECCION DE PROYECTO 0,43
TOTAL CALCULO DE HUELLA DE CARBONO 217,14
2. FINANCIACION 41,72
3. IMPLEMENTACION 174,11
Emisión (Ton CO2)
AGUA 0,0011
ENERGIA ELECTRICA 0,1214
CALCULO HUELLA DE CARBONO PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
1. Direccion de proyecto
2. Financiacion
3. Implementacion
4. Cierre del proyecto
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
1. DIRECCION DE
PROYECTO
2. FINANCIACION 3. IMPLEMENTACION 4. CIERRE DEL
PROYECTO
0,43
41,72
174,11
0,88
VALORES DE CALCULO DE HUELLA CARBONO POR ETAPAS
EMPRESA S.A.S.
Conclusiones y análisis de los resultados obtenidos.
De acuerdos con los resultados en el ejercicio en el proyecto implementación de un software
ERP para el control de proyectos en la “Empresa S.A.S.”, se contempló un tiempo de 13 meses
(390 días). Los resultados arrojan que el proyecto emite 206.16 Ton de CO2.
La fase del proyecto que más genera emisiones de CO2 sería la implementación, para un total
de 174.11 Ton de CO2. Es evidente que se genera más emisiones por la utilización de materiales
como combustible y los suministros que generan residuos.
Este análisis de la huella de carbono del proyecto ayuda a evaluar los riesgos para buscar
herramientas que permita minimizarlos. También identifica si en realidad el proyecto es viable
ambientalmente. De igual manera brinda pautas de cuáles son las actividades que generan altos
índices de emisiones de CO2 y como se lograría contrarrestar las mismas durante el desarrollo del
proyecto.
Se debe tener en cuenta en la planificación del proyecto como mitigar estas emisiones de CO2
para contribuir con el medio ambiente.
Se hace evidente que los factores que producen mayor emisión de CO2 en el proyecto están
ligado a los desechos de residuos sólidos. Se hace necesario que, a la hora de implementar nuestro
proyecto, se debe tener claro que mecanismos o planes de contingencias se llevarán a cabo para
contrarrestar estas emisiones.
7.2.2. Análisis de impactos ambientales. Flujo de entradas y salidas.
En el Apéndice F, se muestra un análisis detallado de los impactos ambientales que afectan el
proyecto, se detalla el flujo de las entradas y salidas.
Conclusiones, resultados y análisis de los resultados obtenidos.
El consumo de papel y de energía eléctrica son las variables importantes en el análisis de
impacto ambiental porque generan residuos sólidos y emisión de calor que genera el CO2; aunque
se utilizan otro tipo de insumos que no representan un impacto mayor.
EMPRESA S.A.S. 63
El impacto económico es negativo en el sentido que se deben instalar mayor cantidad de
equipos lo que representan mayor consumo de energía eléctrica.
El proyecto generaría más empleo, puesto que para la implementación y puesta en marcha se
requiere más mano de obra calificada lo que genera un impacto social importante para la sociedad.
Estos impactos se relacionan principalmente con el uso de la energía eléctrica por el mayor
consumo que se va a generar y por la adquisición de equipos de cómputo los que generan residuos
y CO2. En una menor proporción se generan otro tipo de residuos que no generan gran impacto en
el producto del proyecto, además que por políticas internas ya se les está dando manejo y
disposición final adecuada.
Teniendo en cuenta el rápido desarrollo de nuevas tecnologías la vida útil de los equipos de
cómputo y por depreciación se estima en 5 años.
Actualmente ya se tiene contemplado la disposición final de equipos y residuos que genera la
empresa, con procedimientos claros definidos y controlados. Existen programas de reciclaje y
separación en la fuente a nivel interno de la compañía.
Responsabilidad Social – Empresarial (RSE)
La Empresa S.A.S se preocupa por ser una empresa socialmente responsable asumiendo con
compromiso y obligación con la comunidad.
7.3.1. Matriz P5.
En esta matriz se relaciona las acciones de mejora de los diferentes impactos de tipo ambiental
que afectan el proyecto. Ver en el Apéndice G.
Conclusiones y análisis de los resultados de la matriz P5.
Las categorías de sostenibilidad halladas en el proyecto implementación de un software ERP
para el control de proyectos en la empresa S.A.S es el de sostenibilidad ambiental con un impacto
de 6 en cuanto a la emisión de CO2 producto del combustible usado en los vehículos de la
compañía, los equipos de cómputo, celulares y equipos de aire acondicionado.
EMPRESA S.A.S. 64
Esta matriz que se realizó nos muestra los impactos a los cuales el proyecto debe enfocarse y
realizar mejoras para la sostenibilidad de este.
7.3.2. Estrategias, objetivos, metas e indicadores de sostenibilidad del proyecto.
Para cumplir con las metas trazadas para cada una de las estrategias se evidencia en el
Apéndice H. (Estrategias, objetivos y metas).
7.3.3. Matriz de requisitos legales.
Esta tabla sirve para mostrar los requisitos que legalmente debe cumplir el proyecto en cuanto
al tema ambiental. Ver Apéndice I.
8. Gestión Integral de Proyectos
Acta de Constitución
El acta de constitución de proyecto se puede apreciar en el ¡Error! No se encuentra el origen
de la referencia.
Registro de supuestos y restricciones
8.2.1. Supuestos.
a) Se cuenta con la disponibilidad total del presupuesto para realizar el proyecto.
b) Los recursos físicos, humanos, tecnológicos y de infraestructura están a disposición del
proyecto.
c) La Gerencia de La Empresa S.A.S está comprometida a las reuniones de planificación y
toma de decisiones.
d) Disponibilidad de tiempos de las personas a capacitar en el Software SINCO ERP.
8.2.2. Restricciones.
a) No se debe superar el valor del presupuesto.
b) El software debe cumplir con licenciamiento legal.
c) Horario de trabajo de lunes a viernes de 8:00 am a 1:00 pm y 2.00 pm a 5:00 pm.
d) Se realizarán capacitaciones presenciales y en las salas de la Empresa S.A.S.
EMPRESA S.A.S. 65
Plan de Gestión de Beneficios
A continuación, desde la tabla 15 a la tabla 18 se mostrarán los beneficios que se consideran
más importantes en el proyecto para la implementación de un software ERP para control de
proyectos en la Empresa S.A.S.
Tabla 15. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 1. BENEFICIO 1:
Beneficios objetivo Optimizar recursos
Alineación estratégica Organización de las áreas involucradas adecuadamente para conseguir
optimizar los recursos y los tiempos.
Plazo para obtener los beneficios 12 meses
Dueño de los beneficios La Empresa S.A.S.
Métricas 20% de reducción en tiempos muertos contra cantidad de recursos
disponibles
Supuestos Software implementado, puesta en marcha.
Riesgos Manejo erróneo del software por parte de las personas involucradas
Fuente: elaboración propia
Tabla 16. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 2.
BENEFICIO 2:
Beneficios objetivo Medio Ambiente
Alineación estratégica Administrar adecuadamente los recursos tecnológicos
para contribuir al medio ambiente, con el lema de cero
papeles.
Plazo para obtener los beneficios 3 meses
Dueño de los beneficios La Empresa S.A.S.
Métricas 90% Reducción de papel
Supuestos Preservar el medio ambiente
Riesgos Hacer mal uso de los recursos y no contribuir con la
disminución de los índices de contaminación
Fuente: elaboración propia
EMPRESA S.A.S. 66
Tabla 17. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 3. BENEFICIO 3:
Beneficios objetivo Información real actualizada de todas las áreas
Alineación estratégica Procesos con mayor trazabilidad con los cuales se podrá obtener una respuesta más eficiente con los clientes y proveedores.
Plazo para obtener los beneficios 4 meses
Dueño de los beneficios La Empresa S.A.S.
Métricas Satisfaccion de los clientes y proveedores en
su totalidad
Supuestos Personal dispuesto al cambio
Riesgos Información no actualizada
Fuente: elaboración propia
Tabla 18. Plan de gestión de beneficios. Beneficio 4. BENEFICIO 4:
Beneficios objetivo Reducir el tiempo en los procesos.
Alineación estratégica El proyecto nace de la necesidad de buscar una reducción de
gastos.
Plazo para obtener los beneficios 6 meses
Dueño de los beneficios La Empresa S.A.S.
Métricas 15% de reducción en la respuesta entre procesos.
Supuestos Se cuenta con el presupuesto requerido para el proyecto
Riesgos La incorporación insuficiente del proyecto en la operación
empresarial.
Fuente: elaboración propia
Plan de Gestión de Cambios
El control integrado de cambios para el proyecto consiste en poder revisar y supervisar todas
las solicitudes de cambio, aprobar los que sean convenientes y gestionar la implementación de los
cambios a los entregables. De igual manera aplicarlos a los documentos generados, a la
actualización del plan para la dirección del proyecto y a los activos de los procesos de la
organización.
EMPRESA S.A.S. 67
8.4.1. ¿Cuándo se deberá realizar?
Este plan intervendrá durante todo el ciclo de vida del proyecto y está orientado a identificar,
documentar, gestionar y controlar los cambios del proyecto.
8.4.2. ¿Cómo se deberán tratar las solicitudes de cambio?
Las solicitudes de cambio de cambio se deberán tratar según el impacto positivo o negativo
que tengan en todas las variables del proyecto; estas se estudiarán y/o analizarán para ser aprobadas
o ser rechazadas en su defecto, y las que son aprobadas se pasarán al comité de control integrado
de cambios.
Este proceso se llevará de acuerdo con:
Aplicación de herramientas: análisis de datos, empleo Software de gestión de proyectos, entre
otros.
Establecimiento de reuniones con el equipo de trabajo.
Consideración del apoyo de personas que tengan un juicio técnico y profesional adecuado.
Será responsabilidad el director de proyectos verificar la correcta implementación de todas
aquellas solicitudes de cambio que fueron aprobadas para el proyecto.
Los cambios solicitados al proyecto serán clasificados como de alto impacto y de bajo
impacto:
Alto impacto: implican modificaciones que por su magnitud podrían llegar a afectar lo
definido en el alcance, los objetivos del proyecto o de los procesos que lo constituyen; como los
cambios en las necesidades y/o expectativas de las partes interesadas, cambio en estructura
organizacional, cambios en los procesos, cambios en el producto/servicio, disponibilidad de
recursos; entre otros.
Bajo impacto: implican modificaciones que por su alcance podrían llegar a afectar lo definido
en los procedimientos sin tener efecto mayor sobre los procesos; como estar asociadas a cambios
apartes relacionados en documentos aprobados previamente, como lo son procedimientos,
instructivos, formatos o indicadores.
EMPRESA S.A.S. 68
8.4.3. ¿Cómo se comunicarán los cambios?
El plan de control integrado de cambios del proyecto proporcionará el mecanismo que
consiente, al equipo de dirección del proyecto, comunicar a los interesados de manera sistemática,
todos los cambios aprobados y denegados en el proyecto.
Muchas veces, una falla en la comunicación debido a malentendidos, informes confusos y
falta de claridad puede provocar que los cambios se apliquen de forma incorrecta, o no lleguen a
aplicarse.
Ningún actor debe desestimarse. Los directivos, socios, patrocinadores y, por supuesto, el
equipo de trabajo deben ser notificados y estar al tanto de los nuevos procedimientos.
8.4.4. Comité del Control Integrado de Cambios del Proyecto.
Tiene la función de gestionar todas las solicitudes aprobadas para el proceso de control
integrado de cambios.
El director de proyectos y su equipo de trabajo estarán a cargo de la supervisión y el control
del proyecto; mientras que el proceso de control integrado de cambios, supera el nivel de autoridad
del director de proyectos y solo estará a cargo del comité del control integrado de cambios.
Dentro del equipo de la dirección del proyecto se definirá un miembro que ejercerá las
funciones de autoridad competente para la autorización o rechazo de una solicitud de cambio, es
decir, si aplica o no.
Ahora bien, los cambios que serán aprobados por el comité de control de cambios del proyecto
serán los que tengan gran impacto sobre el proyecto y que influyan sobre:
Acta de constitución del proyecto.
Alcance del proyecto.
EL Plan para la dirección de proyecto.
Registro de interesados y matriz de registro de requisitos.
EMPRESA S.A.S. 69
Si los cambios son menores o de bajo impacto, los podrá aprobar el comité de dirección del
proyecto directamente.
El comité del control integrado de cambios estará compuesto por los siguientes miembros y
con las características descritas en la tabla 19.
8.4.5. Entradas al proceso de control integrado de cambios.
Conocer el plan para la dirección de proyecto: sin perder de vista las proyecciones de avance
respecto a la línea base.
Informes de desempeño de trabajo: medición de productividad y desempeño.
Solicitudes de cambio: formularse por escrito y redactadas debidamente para evitar
malentendidos e incluyen acciones correctivas o preventivas.
Documentos del proyecto: registro de requisitos, registro de riesgos, activos de la empresa,
etc.
EMPRESA S.A.S. 70
Tabla 19. Conformación del comité de control integrado de cambios.
CÓDIGO
DENOMINACIÓN EMPRES
A ROL
PARTICIPACIÓN OBSERVACIONES
VOZ VOTO
AA1 Equipo del proyecto
EMPRESA S.A.S.
Es el responsable de garantizar la exitosa implementación del Software EROP al interior de la compañía.
SI SI
El comité del control integrado
de cambios se reunirá el primer día hábil de cada semana durante todo el ciclo de
vida del proyecto. Horario de
08:00AM y con una duración de 1
hora.
AB2 Sponsor EMPRESA S.A.S.
Responsable de garantizar los recursos necesarios para el normal desarrollo del proyecto, tiene la responsabilidad de aprobar los cambios y garantizar que estos se lleven a cabo.
SI SI
AB3 Equipo Base SINCOSOFT
SINCO ERP
Grupo responsable de garantizar el normal desempeño de actividades planificadas para el proyecto.
SI SI
AB4 Director de Proyecto
EMPRESA S.A.S.
Realizar control del proyecto y velar por el cumplimiento dentro de los tiempos establecidos. Mantener la comunicación al interior de la compañía, sobre la ejecución y avance del proyecto. Citar y garantizar la asistencia del equipo del proyecto a las sesiones programadas con SINCOSOFT.
SI NO
BB5 Líderes Funcionales
EMPRESA S.A.S.
Realizar seguimiento a las actividades asignadas y velar por su cumplimiento dentro de los tiempos establecidos. Mantener la comunicación al interior de la compañía, sobre la ejecución y avance del proyecto. Citar y garantizar la asistencia del equipo del proyecto a las sesiones programadas con SINCOSOFT.
SI SI
BB6 Consultor SINCOSOFT
SINCO ERP
Debe garantizar la exitosa implementación de la herramienta SINCO ERP y demás tareas asignadas al proyecto.
SI SI
BB7 USUARIOS (representante)
EMPRESA S.A.S.
Responsables de desarrollas las habilidades para el uso de la herramienta SINCO ERP, mediante la asistencia a capacitaciones impartidas y la aprobación de las evaluaciones del software.
SI NO
Fuente: Empresas S.A.S. 2021.
8.4.6. Gestión de Solicitud de Cambio.
Para la gestión del plan de control integrado de cambios del proyecto (figura 17), se define:
Cualquier interesado podrá detectar una necesidad y realizar la respectiva solicitud de cambio,
formalizándola de manera escrita.
Se realiza recepción a la solicitud y será estudiada por la autoridad definida, quien evaluará el
impacto positivo o negativo para el proyecto, y emitirá en un principio la autorización o rechazo
de la solicitud de cambio.
EMPRESA S.A.S. 71
Si el cambio aplica, la autoridad dará el visto bueno para la solicitud de cambio y de esta forma
pasará al comité del control integrado de cambios, ver Apéndice L.
El comité del control integrado de cambios realizará la recepción de la solicitud de cambio, en
la que se evaluará las consecuencias e implicaciones, y pronunciará la decisión tomada, teniendo
en cuenta que:
La evaluación de alternativas deberá incorporar una opción que represente el menor riesgo e
impacto para el proyecto.
Documentar la solicitud de cambio de forma tal que le dará un número de identificación y
registrarla en el formato de Registro de Solicitud de Cambios.
La toma de decisión deberá ser llevada a votación por el comité del control integrado de
cambios.
Actualización del plan para la dirección del proyecto: la línea base y el plan para la gestión de
cambios.
El comité del control integrado de cambios se reunirá el primer día hábil de cada semana
durante todo el ciclo de vida del proyecto. Horario de 08:00AM y con una duración de 1 hora.
EMPRESA S.A.S. 72
Figura 17. Diagrama de flujo: Gestión de Solicitud del Cambio.
Fuente: Empresa S.A.S, 2021
DETECCIÓN DE LA NECESIDAD
1. Formalizar de manera escrita
2. Recepción y estudio de viabilidad
3. Caracterización de Impacto
RECHAZADA
ACEPTADA
3. Comité del Control Integral de Cambios: - Alternativas de menor riesgo e impacto. - Toma de decisión. - Documentación e identificación.
4. Registro de solicitud de cambio
5. ¿Se Aprueba?
SI
6. Actualizar Plan Dirección del Proyecto
7. Registrar en la Matriz de Control Integrado de cambios
8. Comunicar a las partes interesadas
MONITORIZAR Y GESTIONAR
NO
EMPRESA S.A.S. 73
Se realizará la documentación de todos los cambios, tanto aprobados como denegados.
Además de incluir el impacto causado de acuerdo con el cambio aprobado en el proyecto
Registrar el cambio aprobado en el formato de Matriz de Gestión Integrado de Cambios (Ver
tabla 20).
Comunicar a las partes interesadas.
Monitorizar el cambio y gestionar el ciclo de mejoramiento del plan de gestión integrado de
cambios.
8.4.7. Salidas al proceso de control integrado de cambios.
Una vez aprobado el cambio se registrará en el plan de dirección del proyecto y se actualizará
en la línea base del proyecto, dejando establecido:
Solicitudes de cambio aprobadas o denegadas.
Actualización del registro de cambios, tanto las aprobadas como las denegadas.
EMPRESA S.A.S.
Tabla 20. Formato Matriz de Registro de Control Integrado de Cambios.
Fuente: Empresa S.A.S, 2021
MATRIZ DE REGISTROS DE CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS
No. ID NOMBRE
DEL CAMBIO
PROPUESTO POR
ROL ÁREA FECHA APROBADO RECHAZADO % EJECUTADO RECURSOS DESCRIPCIÓN
EMPRESA S.A.S.
9. Gestión de los Interesados del Proyecto
Registro de los Interesados
Una vez identificados los interesados del proyecto y categorizados, se procede a realizar la
matriz de registro de interesados como se muestra en el Apéndice GG, donde se llevará a cabo la
evaluación y clasificación de estos.
Plan de Involucramiento de los Interesados
Para la planificación de involucramiento se realizó un análisis de interesados, donde se evaluó
quiénes son los interesados que afectarán el proyecto para poderlos involucrar, luego se planteó la
matriz de evaluación de involucramiento como herramienta para evaluar como el interesado afecta
o ayuda al proyecto y qué se desea de ese interesado o donde se desea tenerlo para ayudar a cumplir
los resultados.
Con el fin de establecer en qué posición se desea que estén los interesados y en donde se
encuentran actualmente, se muestra en la Tabla 21. Siendo D la posición deseada y A la posición
actual.
EMPRESA S.A.S. 76
Tabla 21. Matriz de evaluación de los interesados.
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LOS INVOLUCRADOS
Código Nombre Desconocedor Reticente Neutral Apoyo Líder
AB1 Equipo del Proyecto
SINCOSOFT /La Empresa
S.A.S
AD
AB2 Sponsor –La Empresa
S.A.S
AD
AB3 Equipo Base- SINCOSOFT
/La Empresa S.A.S
A D
AB4 Director de Proyecto –La
Empresa S.A.S
A D
BB5 Líderes Funcionales La
Empresa S.A.S
A D
BB6 Consultor- SINCOSOFT A D
BB7 Usuarios La Empresa
S.A.S
A
D
Fuente: Los autores.
Conociendo la causa raíz de la falta de involucramiento de los interesados del proyecto y en
donde se desea tenerlos, para que no se vea afectado el resultado y los objetivos del mismo, se
realiza las estrategias para involucrarlos, mantenerlos o llevarlos a donde se desea y así garantizar
la satisfacción de los interesados. Ver Apéndice M.
El director de proyecto realizará un seguimiento periódico sobre el involucramiento de cada
uno de los interesados, conociendo en cada mesa técnica su punto de vista o interés sobre el avance
del proyecto, si se tiene alguna objeción se dará a conocer para poder atenderla y poder afianzar
cada día más a los interesados con el proyecto, evitando así corto circuitos en la ejecución de este.
EMPRESA S.A.S. 77
10. Gestión del Alcance del Proyecto
Plan de Gestión del Alcance
A continuación, se presentan el plan de gestión del alcance, para el proyecto a implementar en
la Empresa S.A.S. identificando el enfoque de la gestión del alcance, los roles y responsabilidades
de las personas designadas en la organización para ejecutarlo.
10.1.1. Enfoque de la gestión del alcance.
La Empresa S.A.S y el director del proyecto, estará encargado de definir la declaración del
alcance, realizar la estructuración del desglose del trabajo EDT y del diccionario de datos de la
EDT
Adicionalmente el líder del proyecto de la Empresa S.A.S., junto con los líderes funciónales,
se encargarán de documentar la medición del alcance del proyecto. Cualquier cambio en el alcance
del proyecto deberá ser evaluado en comités de seguimiento por las direcciones y líderes
funcionales, con el fin de poder establecer cómo afecta el cronograma y presupuesto del proyecto.
Finalmente, en el caso de que el cambio del alcance afecte significativamente, la ejecución del
proyecto podrá solicitar que el nuevo cronograma sea línea base del tiempo, es decir “reducido, en
donde está establecido principalmente el inicio, el fin del proyecto y los hitos importantes del
proyecto” (Muñoz, 2017).
10.1.2. Cargos y responsabilidades del equipo.
Para el desarrollo del presente proyecto, la Empresa S.A.S., ha designado el equipo de trabajo,
el cual tendrá los cargos y responsabilidades designadas como se muestra en el Apéndice B y que
se menciona en el apartado de Gestión de los Recursos.
10.1.3. Validación del alcance.
Durante la implementación del software, el líder del proyecto realizará el seguimiento
semanalmente al avance y ejecución del mismo, identificando los problemas que se puedan
presentar en las diferentes plataformas adquiridas para el control de proyectos en la Empresa
S.A.S., esto será informado al profesional asignado por parte de SINCO ERP, subsanado los
EMPRESA S.A.S. 78
inconvenientes en el manejo del software; en el que se realizará la entrega formal de este mediante
un informe formal de indicadores de fallas presentadas y solventadas, al líder de proyecto que
recibirá el mismo a satisfacción e informará a su vez al gerente de proyecto.
10.1.4. Control del alcance.
El líder de proyecto y los líderes funcionales realizarán el control del alcance del proyecto,
para lo cual utilizarán la estructura de desglose EDT y su respectivo diccionario.
Plan y Matriz de Trazabilidad de Requisitos
El plan para la gestión de la trazabilidad de los requisitos del producto o servicio (ver Apéndice
N), que vincula los mismos requisitos, desde su origen hasta los entregables que lo validan y
aceptan al cierre del proyecto o entrega del producto / servicio:
Recopilar, determinar y gestionar las necesidades y los requisitos del producto o servicio; a
través de reuniones y entrevistas dadas por los interesados.
Mantener la monitorización y control del estado de cada uno de los requisitos establecidos en
la matriz de trazabilidad, en cada una de las fases del ciclo de vida del proyecto.
Gestionar adecuadamente las expectativas de los interesados y asegurar el cumplimiento de
los requisitos relacionados al proyecto o producto.
Documentar los entregables del proyecto.
Documentar los procedimientos y las lecciones aprendidas.
En la tabla 22 se muestra las abreviaturas que se utilizarán en la matriz de trazabilidad de
requisitos para mayor entendimiento.
EMPRESA S.A.S. 79
Tabla 22. Abreviaturas para Matriz de Trazabilidad de Requisitos.
Fuente: Universidad Piloto 2020.
Enunciado del Alcance
Implementación del software de planificación de recursos empresariales (EPR), para el control
de proyectos en la Empresa S.A.S., en los procesos de construcción, calidad, recursos humanos,
contabilidad y comercialización, que esté orientada hacia tener una visión global, flexible y
digitalizada de estos procesos.
Esta implementación para el control de proyectos llevará al aumento de la competitividad con
la estandarización y simplificación de los procesos, en el sector económico en el que se encuentra
la EMPRESA S.A.S., que es el de construcción de vivienda VIS / VIP / estratos 4, 5 y 6, y
mantenimiento de edificaciones / oficinas; permitiendo tener una información rápida, en tiempo
real, confiable, funcional y respaldada en una base de datos centralizada.
10.3.1. Descripción del producto.
El proyecto consiste en su objetivo general a la implementación del software ERP (Sistema de
planificación de recursos empresariales); que radica en programa o licencia de software, en el que
se hacen cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución
e incluso la gestión de recursos humanos (Sinco ERP, 2020).
El software seleccionado para su implementación, es especializado en el sector de la
construcción en el sector económico en el que se encuentra la EMPRESA S.A.S., dado que a través
de un solo sistema se administra la información de todas las áreas funcionales en línea, éstas son
las herramientas que apoyan cada proceso en la compañía: administración de proyectos; gestión
del talento humano; comercialización de bienes y raíces; sistema de gestión de calidad; maquinaria
y equipo, y sistema de gestión de proyectos.
Nivel Abreviatura
Alto AT
Medio MD
Bajo BJ
Nivel de PrioridadEstado Abreviatura
Activo AC
Cancelado CA
Diferido DI
Cumplido CU
Estado Actual
EMPRESA S.A.S. 80
10.3.2. Entregables del producto.
Durante la ejecución del presente proyecto los entregables del producto, que estará a cargo del
proveedor de la solución SINCO ERP serán:
a) Ficha técnica del software.
b) Programa de implementación de este, por parte de SINCO ERP.
c) Garantía de utilización de software.
d) Informe de visitas de soporte técnico realizadas.
10.3.3. Entregables del proyecto.
Los entregables del proyecto estarán a cargo del líder de proyecto designado por la Empresa
S.A.S., para la ejecución de este y son, los que se relacionan a continuación:
a) Estudio de mercado para selección de software.
b) Adquisición del software.
c) Informes de implementación de software.
d) Informe formal de capacitaciones por módulo.
e) Configuración para las pruebas técnicas no funcionales.
f) Pruebas funcionales de operación entre módulos.
g) Acta de recibo a satisfacción.
10.3.4. Criterios de aceptación del proyecto. Matriz de trazabilidad de requisitos
A continuación, se relacionan los criterios para la aceptación del Software para el control de
proyectos en la Empresa S.A.S:
Desempeño del software, en los diferentes módulos de trabajo,
Claridad en las capacitaciones realizadas.
Rapidez de consulta en la “Nube” para ejecución del software.
Pruebas de módulos y aceptación de fase.
EMPRESA S.A.S. 81
Disponibilidad en cuanto a mantener un alto nivel de desempeño y recuperación de datos en
caso de fallas del software.
10.3.5. Exclusiones.
El siguiente proyecto, tendrá las siguientes exclusiones para la implementación del software
ERP para la EMPRESA S.A.S, a través del proveedor SINCO ERP:
Los requerimientos en cuanto a funciones o tareas sencillas adicionales en los módulos se
tendrán que llevar a cabo a través de solicitudes en comités y aprobados por el gerente de proyecto,
antes de la fecha del 18/05/2021 como finalización de fases de diseño y desarrollo del software.
El proveedor del software ERP, no se responsabilizará por la deserción y despidos de personal
que haya recibido capacitación; además, cualquier otra solicitud de formación, se tendrá que llevar
a cabo por orden de servicio como adicional al alcance del proyecto.
Luego de la migración de información, el proveedor del software ERP no será solidario con
el correcto almacenamiento, acceso y manipulación de datos, asociados a los procesos de la
EMPRESA S.A.S.
Se prestará servicio técnico y/o mantenimiento durante el inicio o puesta en marcha del
software ERP y veinte (20) días calendario luego de la puesta en marcha u operación del software.
El proveedor ERP se encargará de los requerimientos de servicio técnico y/o mantenimiento
por fallas atribuibles a través de su funcionamiento en la “NUBE”, pero no tendrá ningún alcance
por daños o fallas en el hardware que posea la EMPRESA S.A.S., que causen fallas en el
funcionamiento del software ERP.
Estructura de Desglose de Trabajo EDT.
La EDT definida para este proyecto se divide por fases del proyecto y la componen 16
paquetes de trabajo de tercer nivel, como se puede observar en la figura 18.
EMPRESA S.A.S. 82
Figura 18. Estructura de Desglose de Trabajo.
Fuente: Elaboración Propia, 2020.
Diccionario de la EDT.
Los componentes del diccionario de la EDT se construyen de los paquetes de trabajo de la
EDT, como se puede observar en el Apéndice O se definen 4 cuentas de control, se muestran las
tablas que hacen parte del diccionario de la EDT en cada uno de sus paquetes de trabajo.
11. Gestión del Cronograma del Proyecto
Plan de Gestión del Cronograma
En este proceso se establecerá los criterios y actividades, que se llevarán a cabo en las cuatro
(4) fases que conforman la EDT, encaminado hacia la puesta en marcha de un software ERP
(sistemas de planificación de recursos empresariales) especializado en la actividad económica de
1.1 DIRECCIÓN DE PROYECTO 1.2 FINANCIACIÓN 1.3 IMPLEMENTACIÓN
1. IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE ERP PARA EL CONTROL DE PROYECTOS EN LA
EMPRESA S.A.S
1.4 CIERRE DEL PROYECTO
1.4.1 ANALISIS DE RESULTADOS
1.4.2 ACEPTACIÓN Y ENTREGA
FORMAL DEL PROYECTO
1.3.1 ASIGNACIÓN DE TAREAS Y
RESPONSABILIDADES
1.3.2 CAPACITACIONES
1.3.3 INSTALACIÓN DE
SOFTWARE Y PRUEBAS
1.2.1 ASIGNACIÓN DE
PRESUPUESTO
1.1.4 ELECCION Y APROBACIÓN
DEL SOFTWARE
1.1.2 ELABORACIÓN DE ESTUDIO
Y VARIABLES DE
IMPLEMENTACIÓN
1.1.3 INVESTIGACIÓN DE
SOFTWARE EN EL MERCADO
1.3.4 INICIO DE OPERACIÓN1.2.4 ADQUISICIÓN DEL
SOFTWARE
1.2.3 ASIGNACIÓN DE
RECURSOS
1.2.2 FINANCIACIÓN DEL
SOFTWARE HASTA
IMPLEMENTACIÓN EN TODOS
LOS PROCESOS
1.1.1 CONFORMACIÓN DE
EQUIPO DE TRABAJO
1.2.5 SOSTENIBILIDAD 1.3.5 CONTROL Y SEGUIMIENTO
EMPRESA S.A.S. 83
construcción de edificaciones para uso familiar; particularmente en la construcción de vivienda de
interés social (VIS), vivienda de interés prioritario y vivienda de estratos 4, 5 y 6 en la ciudad e
Ibagué - Colombia.
11.1.1. Herramientas y técnicas.
Se tendrá el apoyo del juicio de expertos, en el desarrollo, gestión y control de cronogramas;
en el diagnóstico, selección, adquisición e implementación del sistema ERP, de acuerdo con el
sector económico en el cual se especializa la compañía constructora. Además, se tendrá el apoyo
de la realización de reuniones entre el gerente del proyecto, patrocinador, miembros del equipo del
proyecto, interesados y aquellos que tengan responsabilidad en la planificación o ejecución del
cronograma, de modo que el proyecto se direccione hacia un software de integración y
flexibilización de los procesos.
11.1.2. Duración estimada del proyecto.
El proceso desde la planeación hasta el cierre del proyecto, tendrá una duración estimada de
diecisiete (17) meses; dentro de los cuales, los dos (2) últimos meses del proyecto, serán de pruebas,
capacitaciones, análisis y evaluación de resultados, para posteriormente hacer su entrega. Esto se
determinará con la secuencia de actividades de acuerdo con la EDT, especificando la duración
optimista, esperada y pesimista.
11.1.3. Software de modelación del cronograma.
Luego de definir las tareas y tiempos que involucran el proyecto mediante la guía, practicas
recomendadas y/o lineamientos del PMBOK 6ta. Edición, se empleará MS Project como software
para la modelación de las tareas para la gestión del cronograma del proyecto.
11.1.4. Nivel de exactitud.
Se contempla un margen de 10% de adicionales en contingencias en la duración de las
actividades y/o tareas.
EMPRESA S.A.S. 84
11.1.5. Unidad de medida.
Dentro del software de modelación del cronograma, el proyecto se medirá en días, en jornada
laboral lunes a viernes en horario de 08:00AM a 05:00PM dando 8 horas / día, teniendo en cuenta
1 hora almuerzo, y los sábados 08:00AM a 01.00PM dando 5 horas / día; con esto se tendría un
total horas trabajadas de 45 horas / semana.
11.1.6. Seguimiento al modelo del cronograma.
Se recibirán informes técnicos, relacionando el avance global del proyecto una vez a la
semana, siendo el lunes de cada semana el definido o el primer día hábil de la semana, para
determinar medidas de control y seguimiento, para la toma de decisiones. Estos informes se
ingresarán al registro de documentos y pasarán hacer parte de la información histórica del proyecto.
11.1.7. Variación del desempeño del cronograma.
El porcentaje de desviación en tiempo global en el desarrollo y ejecución del cronograma será
del 3%, de acuerdo con los entregables de los paquetes de trabajo definidos en la EDT.
11.1.8. Generación y entrega de informes.
A parte del informe global del avance del proyecto, se deberá generar y entregar informes de
desempeño de acuerdo con los entregables en los paquetes de trabajo. Se entregará los miércoles
de cada semana o anterior día hábil de la semana y se ingresarán al registro de documentos, y
pasarán hacer parte de la información histórica del proyecto
11.1.9. Otros.
El registro de riesgos, deberán ser incluidas dentro de las estimaciones en la planeación,
desarrollo y ejecución del cronograma del proyecto.
Listado de Actividades con Análisis PERT
El listado de actividades con análisis PERT se relaciona en el Apéndice P,
La ruta crítica de acuerdo con el diagrama de redes (Ver Apéndice X), está definida por la
secuencia de actividades en la cual se realizó el análisis PERT.
EMPRESA S.A.S. 85
Las actividades son:
3 – 4 – 6 – 7 – 8 – 9 – 10 – 11 – 14 – 15 – 17 – 18 – 23 – 19 – 21 – 25 – 26 – 27 – 29 – 30 –
31 – 32– 35 – 36 – 37 – 38 – 39 – 46 – 47 – 48 – 49 – 50 – 51 – 52 – 53 – 54 – 55 – 56 – 57 – 58
– 60
Luego de obtener la ruta crítica y realizando el análisis PERT, se estandariza la probabilidad
a un valor Z en la tabla de valores de probabilidad acumulada (f) para la distribución normal
estándar, y de esta forma saber la duración del proyecto con una probabilidad del 84,1%.
Se encuentra entonces para valor 0.8413 un valor Z= 1.0
Duración del proyecto: 381 días = μ
Varianza del proyecto: 98.06
Desviación estándar del proyecto: √98.06 = 9.90
X1 = duración del proyecto al 84.1%
El cálculo al 84% el similar al efectuado al 63%
El proyecto terminará con una duración de 390.9 días con una probabilidad de 84,1%, que
comparado con la probabilidad del 63% que muestra el diagrama de red, será entonces de igual
duración.
Diagrama de RED del Proyecto
También llamado diagrama de PERT nos muestra la planificación del tiempo señalando la ruta
crítica del proyecto como se muestra en el Apéndice X.
Línea Base del Cronograma
Se diseñó el diagrama de Gantt en Microsoft Project con el objetivo de mostrar el listado de
actividades de la EDT y con ello lograr dimensionar tiempos y recursos requeridos por el proyecto.
𝑍 =𝑋1 − 𝜇
𝜎 𝑋1 = 𝑍 . 𝜎 + 𝜇
𝑋1 = 1 . (9.90) + 381 𝑋1 = 390.9
EMPRESA S.A.S. 86
Es de recordar que la línea base del cronograma se utiliza como base de comparación con los
resultados reales.
En el Apéndice S, se puede revisar las imágenes que componen la línea base del cronograma
del proyecto.
Técnicas a Desarrollarse del Cronograma Aplicadas
Durante el desarrollo de las estimaciones de costos del proyecto, se presentaron interferencias
las cuales se solventaron mediante las siguientes técnicas (Ver Figura 32).
Figura 19. Interferencias cronograma de actividades.
Fuente: propia, 2020
Se realiza el análisis de la interferencia de recursos presentado en el software de gestión de
cronograma – Project, y con esto se entra a implementar una técnica de compresión del cronograma
en la ventana “Team Planner” (Ver Figura 20).
EMPRESA S.A.S. 87
,
Figura 20. Análisis de recursos para implementación de técnicas de compresión.
Fuente: propia 2020
De acuerdo con la Figura 20, el recurso: Profesional tecnología e implementación, está
causando las interferencias en las actividades:
a. Instalar la licencia de software
b. Realizar pruebas de resultados obtenidos tal como fueron requeridos
c. Realizar pruebas de prevención de fallas
d. Determinar la Interacción con otros sistemas.
Por la carga de actividades del recurso, se implementa como apoyo director de
implementación, que hace parte del proveedor de la solución ERP y que no genera un sobrecosto
a las actividades del proyecto, debido a que entra como figura de asesor comercial.
Esta técnica corresponde a Intensificación o “Crashing” como se muestra en la figura 21.
EMPRESA S.A.S. 88
Figura 21. Análisis de recurso e implementación de técnica Intensificación.
Fuente: propia, 2020
De igual forma la actividad 1.3.3.9 determinar capacidad recuperación de datos frente a fallas,
se consideró un recurso adicional – “Técnica Crashing”: Profesional de tecnología e
implementación (2). Se puede ver en la figura 21 en la ventana “Gantt Chart”, después de asignar
el recurso en la ventana “Team Planner”.
Por último, la actividad 1.1.4.1 cuantificar recursos necesarios, debió tener un desplazamiento
de actividades en el cronograma, eso implicó que el tiempo del proyecto pasará de 381 días, a 385
días; pero se considera aceptable para la presentación al Sponsor. (Ver Figura 22).
De acuerdo con el cronograma del proyecto se tiene que:
Fecha de inicio del proyecto: lunes 01/junio/2020.
Fecha de finalización de proyecto: lunes 25/octubre/2021.
Duración del proyecto: 385 días.
EMPRESA S.A.S. 89
Figura 22. Análisis de recurso y desplazamiento de actividades
Fuente: propia, 2020.
12. Gestión de Costos del Proyecto
Plan de Gestión de Costos
Este plan se enfocará en el costo de los recursos necesarios para iniciar, ejecutar y finalizar de
forma exitosa las actividades que comprenden el proyecto y que fueron programadas
anteriormente. La gestión de los costos permitirá la toma de decisiones en todo el ciclo de vida del
proyecto, gracias al control y monitoreo permanente, así como la evaluación de las consecuencias
por dichas decisiones al resultado final del proyecto.
De igual manera, se tendrá que establecer puntos de medición a lo largo del ciclo de vida del
proyecto, en los que se puedan evidenciar los costos recurrentes del proyecto a las partes
interesadas, sponsor y al propio director del proyecto; con el apoyo de técnicas de gestión financiera
definidas en la organización.
Se definirá el proceso de cómo se ejecutará la estimación, el presupuesto, la gestión, el
monitoreo y control de los costos del proyecto.
EMPRESA S.A.S. 90
Plan de gestión del cronograma: será una entrada al proceso, debido a que allí se encuentran
las actividades y la ruta crítica del proyecto, que indicará cuales, y cuando se necesitan los recursos,
de modo que permita aterrizar de una manera más objetiva la estimación y gestión de los costos.
Plan de gestión de los riesgos: será una entrada adicional dentro del plan de la dirección del
proyecto, en el que se tendrá identificado los riesgos asociados al proyecto, para así poderlos
analizar y cómo pueden llegar a afectar la estimación y la gestión de los costos.
Condiciones de mercado: se realizará la evaluación y selección de la demanda de la licencia
del software, en cuanto a sus características y aplicabilidad a los requisitos dados. También se
revisará las condiciones de la tasa de cambio de la divisa para la adquisición de software, buscando
con el asesoramiento de la entidad Bancaria que apoyará el financiamiento del proyecto, mejor
momento de compra y así beneficiar financieramente la compañía.
Control financiero: se deberá aplicar y tener presente en el proceso de adquisición de la
licencia del software y la renovación de la “Llave” del mismo, las políticas, procedimientos y
disposiciones contractuales organizacionales para el desembolso del dinero asignado.
Como herramienta para la estimación de los costos del proyecto:
Juicio de expertos: personal especialista en el sector económico en el que se encuentra la
compañía y que han participado en múltiples proyectos de implementación e involucramiento de
Sistemas ERP. Estos especialistas, con relación a las actividades, darán con precisión los recursos
necesarios e inclusive los costos asociados a cada recurso.
Análisis de datos: debido a que si el costo para la implementación del software ERP, supere
el monto de inversión anual de la compañía; se considerará, la alternativa de financiación del 40%
del costo total del proyecto será con el sector bancario del país. El recurso propio equivalente al
60% de inversión inicial, estará repartido en las primeras fases del proyecto y el 40% restante estará
direccionado principalmente para las pruebas funcionales, arranque, normalización y
estandarización de los procesos.
Reuniones: se llevará a cabo reuniones exclusivas de gestión de costos del proyecto, al inicio
y final de cada fase, para analizar, evaluar y proceder con la toma de decisiones. Adicionalmente,
EMPRESA S.A.S. 91
se llevará a cabo en las reuniones de obra semanal, un apartado, donde se mencionará un informe
de pérdidas y ganancias; así como la utilidad y el porcentaje de avance del proyecto a la fecha.
Unidad de medida: el proyecto posee principalmente un recurso humano, que comprende el
personal técnico de sistemas que suministra el software ERP y el personal de planta da la compañía,
y que, a su vez, serán los usuarios finales de este software ERP. Este se medirá en días, en jornada
laboral lunes a viernes en horario de 08:00AM a 05:00PM dando 8 horas / día, teniendo en cuenta
1 hora almuerzo, y los sábados 08:00AM a 01.00PM dando 5 horas / día; con esto se tendría un
total horas trabajadas de 45 horas / semana. Para los recursos físicos como internet, computadores
y otros; se considerará las horas trabajadas promedio por equipo.
Nivel de precisión: el grado de redondeo de las cantidades o montos de dinero, se llevarán a
dos (2) cifras decimales en las estimaciones de los costos del proyecto y en la respectiva definición
del presupuesto.
Nivel de exactitud: se tendrá un rango aceptable de (+/- 10%) que se utilizará en las reservas
de contingencia en actividades y/o paquetes de trabajo de la EDT. Se tendrán en cuenta reservas
de gestión del 12%.
Umbrales de control: se tendrá en cuenta el control y seguimiento de los costos del proyecto,
un umbral de desviación del 3% permisible, antes de que sea necesario tomar alguna acción
correctiva o decisión por parte del Gerente del Proyecto. Este indicador será entregado a través de
informes semanales de avance del proyecto.
Formatos de informes: como se mencionó, el equipo de trabajo suministrará el informe
semanal de costos de acuerdo con el avance del proyecto y un informe semanal de indicador de
pérdidas y ganancias, con relación a los entregables en el cronograma de trabajo. Estos informes
entregados en comités de fin de semana, permitirá la toma de decisiones para subsanar posibles
desviaciones al presupuesto establecido.
Registro de documentos: todos los documentos generados durante el plan de gestión de costos
del proyecto, como la consideración de los riesgos en el impacto de las estimaciones de los costos
y presupuesto del proyecto, serán registrados dentro de la matriz de documentos de la organización
EMPRESA S.A.S. 92
y servirán como entradas a otros procesos; además de ser una guía en la aprobación del plan de
gestión de costos del proyecto y como lecciones aprendidas aplicadas a fases más tardías del
proyecto.
Estimación de Costos en MS Project
De acuerdo con la asignación de recursos y sus respectivos costos a cada una de las actividades
en los paquetes de trabajo, se muestra en MS Project la estimación de los costos tal como se ve en
el Apéndice Q.
Estimación Ascendente y Determinación del Presupuesto
Se realiza la estimación del costo de forma ascendente, en el que se determina el costo de los
recursos asignados a cada una de las actividades y que se especificaron en el MS Project como se
muestra en el Apéndice R.
La implementación del sistema ERP se seleccionó para uso en la nube, donde el proveedor se
encarga de su nivel de seguridad, soporte y mantenimiento. El costo directo de esta licencia está en
$150.000.000 al año, y se tiene en cuenta que esta implementación incluye las actualizaciones
ofrecidas por SINCO ERP.
Se obtiene un total en las cuentas de control y para las actividades se tiene en cuenta la reserva
de contingencia para obtener la línea base de costo del proyecto por una suma de $454.916.043,75.
Para finalizar y obtener el presupuesto tal de la implementación del sistema ERP y aunque
este tipo de proyectos tiene un precio global, se considera una reserva de gestión del 12% para un
total de $509.505.969,00.
13. Gestión de Recursos del Proyecto
Actualmente la compañía busca integrar y flexibilizar sus procesos con la implementación de
un sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales) que permita la planificación, la
estandarización y la obtención de una visión general de la compañía; según los requisitos dados
EMPRESA S.A.S. 93
por los interesados identificados, ajustándose al presupuesto aprobado, teniendo en cuenta tiempo
límite de ejecución, y el marco de cumplimiento legal para empleo de la licencia del software.
El plan de gestión de recursos para la implementación del sistema ERP para el control de
proyectos de la Empresa S.A.S., contiene los lineamientos, prácticas recomendadas y procesos para
la tipificación, adquisición y asignación de recursos físicos y del equipo de trabajo. En este plan se
determinarán e identificarán, cuales recursos son necesarios para cumplir con los requerimientos
de los interesados; la programación para la adquisición de los recursos físicos como la licencia del
software, hardware, enseres y puestos de trabajo que se llegaren a necesitar; sin olvidar las
competencias de los miembros que forman parte del equipo de trabajo para el manejo del sistema
ERP, con la necesidad de evaluar la capacitación para manejo del mismo y definir los roles y
responsabilidades de cada una de los líderes de área y/o colaboradores que interactúen con el
software, para tener una información en tiempo real y eficiente, que brinde la flexibilidad y
estandarización de procesos de la compañía.
Plan de la Gestión de Recursos
13.1.1. Generalidades del plan de gestión de los recursos.
La gestión de los recursos brinda las pautas y herramientas para estimar, adquirir, gestionar y
controlar los recursos del proyecto. Poder tipificar los recursos físicos y del equipo de trabajo,
programarlos en una línea de tiempo correctamente para su asignación, la identificación de las
necesidades de los interesados y el desarrollo de los miembros que forman parte del equipo de
trabajo permitirá llevar a cabo una gestión de recursos exitosa, orientada hacia el cumplimiento de
los objetivos del proyecto.
Adquirir la licencia de un software para la implementación de un sistema ERP, tiene como
valor agregado no solamente la transformación de la compañía digitalmente a los estándares del
mercado; sino que concede el mejoramiento en el desarrollo profesional de los miembros del
equipo de trabajo que interactúan con el software, con las capacitaciones de formación y
actualización, dando como consecuencia obtener procesos más eficientes con un alto valor
diferencial.
EMPRESA S.A.S. 94
13.1.2. Visión.
El plan de gestión de los recursos está encaminado a consolidar las herramientas y estrategias
para la identificación, adquisición, asignación y control de los recursos físicos, según los equipos
e insumos necesarios, acompañados de la funcionalidad, confiabilidad, eficiencia, disponibilidad y
soporte del software. Así mismo, este plan también está proyectado al desarrollo de los miembros
del equipo de trabajo, en su formación y capacitación para el fácil uso, adaptabilidad al manejo
fluido y rápido del software, para la ejecución y avance hacia la implementación del sistema ERP
en cada una de las fases que comprende el proyecto.
13.1.3. Requerimientos.
Este plan de gestión de los recursos precisa de algunos requerimientos de recursos tanto físicos
como de equipo de trabajo en la implementación de este software:
a) Presupuesto aprobado, tiempo de ejecución y alcance definido, en la estandarización y
flexibilización de los procesos para el control de proyectos con la implementación de un software
ERP.
b) Políticas y procedimientos de la gestión de los recursos humanos y gestión de los recursos
físicos: existentes de la compañía para conocer las normas y estrategias en los procesos de
convocatorias laborales, capacitación, desarrollo del equipo de trabajo; procesos de compra,
adquisición y suministro de equipos, herramientas e insumos.
c) Juicio de expertos: para determinar software que se adapte a la actividad económica y
procesos que lleva a cabo la compañía.
d) Estudio de mercado técnico - económica de software a implementar: con el fin de conocer
el costo – beneficio de la implementación del software ERP.
e) Identificación y caracterización de recursos físicos y de equipo de trabajo: tipo de
adquisición de hardware, muebles y enseres; contratación de técnico de soporte o capacitación de
especialista líder al interno de la compañía.
f) Cronograma de asignación de recursos físicos y de equipo de trabajo.
g) Definición de especificaciones del nivel de calidad del software: comunicación entre
módulos, sostenimiento, validación rápida de información, adaptabilidad a otros entornos técnicos,
desempeño, capacidad de recuperación de datos, entre otros.
EMPRESA S.A.S. 95
h) Pruebas funcionales en etapas de desarrollo en cada uno de los módulos y comunicación
entre los mismos.
i) Cronograma de capacitación y formación: para la facilidad en el manejo de los diferentes
módulos a los miembros del equipo de trabajo.
j) Precisión de información de resultados para los entregables definidos.
13.1.4. Beneficios.
Los beneficios esperados del plan de gestión de los recursos para la compra e implementación
del software ERP para control de proyectos en la Empresa S.A.S., se tienen:
a) Mejora la toma de decisiones: al capacitar y desarrollar los miembros del equipo de
trabajo para el fácil uso e interacción con el software ERP, da como consecuencia una
consolidación de la información en una base de datos que permite tener información fluida, rápida,
precisa y eficaz.
b) Se evitan duplicidades: gracias a los requerimientos de alto nivel de calidad en la
comunicación entre módulos del software ERP, se tiene el acceso a información centralizada de
cada uno de los módulos y la adaptabilidad entre los mismos.
c) Mejora la eficiencia y capacidad operativa: nuevamente la implementación de este
software ERP y el desarrollo de los miembros del equipo de trabajo en este entorno de trabajo,
minimiza significativamente la generación de errores asociados a factores humanos.
d) Disminución de costos empresariales: con la asignación y control de recursos físicos de
acuerdo con las necesidades del proyecto; así como con el seguimiento del desempeño de los
miembros del equipo, la retroalimentación, resolución de problemas y gestión de cambios,
permiten disminuir los costos operativos de la compañía a largo plazo.
13.1.5. Estrategia.
a) Reunir los componentes del acta de constitución del proyecto tales como la descripción
del alcance del proyecto, objetivos, cronograma, presupuesto, registro de riesgos, identificación de
los interesados del proyecto; el plan para la dirección del proyecto, que incluye el plan de calidad
junto con la línea base del alcance; los documentos del proyecto como la matriz de trazabilidad de
requisitos y el registro recursos; y poner en conocimiento las políticas, métodos y procedimientos
EMPRESA S.A.S. 96
de la compañía; para finalmente poder identificar y caracterizar de manera veraz, la adquisición y
asignación de los recursos físicos y de equipo de trabajo para la ejecución del proyecto.
b) Utilizar las herramientas y técnicas del plan de gestión de los recursos: juicio de expertos
como referencia de software ERP que se adapte a la actividad económica de la compañía y el marco
legal para su implementación. También se utilizará la representación de datos en la estructura
jerárquica o matricial, para definir los roles y responsabilidades de los cargos que se encuentran
involucrados en la implementación del software ERP.
13.1.6. Objetivos del plan de gestión de los recursos.
a) Desarrollar a los miembros del equipo de trabajo por medio de formación y capacitación
del manejo del software ERP, de modo que minimice significativamente la presentación de errores
humanos y de este modo se pueda reconocer el mejoramiento en la eficiencia de la capacidad
operativa.
b) Cumplir con la adquisición y asignación de los recursos físicos del proyecto, que se
encuentran definidos en el cronograma, para no presentar desviaciones en la ejecución del
proyecto.
c) Programar y realizar las pruebas funcionales junto con el equipo de trabajo, según las
capacitaciones llevadas a cabo, para identificar opciones de mejora e ir colocando a punto la
implementación del software ERP.
13.1.7. Alcance del plan de gestión de los recursos.
Implementación del sistema de planificación de recursos empresariales ERP para la Empresa
S.A.S.
Entregas.
a) Ficha técnica del software
b) Programa de implementación de este por parte de SINCO ERP.
c) Garantía de utilización de software.
Medidas.
a) Duración implementación de software 17 meses
EMPRESA S.A.S. 97
b) Velocidad en el servidor para la ejecución del software superior a 12 GB
c) Post-implementación de SINCO ERP a un (1) año
Exclusiones.
a) Entrega de manuales de usuario
b) Entrega de medios de instalación del software
Restricciones.
a) No se debe superar el valor del proyecto
b) Cumplir con el tiempo establecido para el proyecto
c) No superar la capacidad máxima de usuarios por sesión
Supuestos.
a) Cronograma de actividades
b) Instalaciones adecuadas
c) Equipos adecuados para las capacitaciones.
Factores críticos de éxito.
Se han definido los siguientes elementos como factores críticos de éxito:
a) Un aspecto importante para tener en cuenta y conseguir el objetivo del plan de gestión de
los recursos es contar con el recurso financiero destinado por la empresa y que es necesario para
capacitar y entrenar a todo el personal en el manejo del software que se va a implementar.
b) Otro aspecto importante es conseguir el mejor software ERP que requiere la empresa para
integrar todos sus procesos y que cumpla con las exigencias de los interesados.
c) Adaptar los equipos de cómputo para que puedan soportar el programa que se instalará
para la gestión de cada área.
13.1.8. Clasificación de los involucrados.
El plan de gestión de los recursos tiene el siguiente inventario de involucrados, a diferentes
niveles (tabla 23).
EMPRESA S.A.S. 98
Tabla 23. Clasificación de involucrados.
INTERESADO IMPACTO ROL EN EL PROYECTO
Patrocinador del proyecto Alto Financiar el proyecto
Proveedores Alto Entregar insumo
Líderes del proyecto Alto Ejecutar y controlar el proyecto
Clientes Alto Comprar el producto final
Usuarios Alto Registrar las actividades en cada proceso
Gobierno Alto Fijar normativas
Fuente: Elaboración Propia, 2020.
13.1.9. Organigrama.
Organigrama funcional del plan de gestión de los recursos.
El organigrama que se presenta en la figura 23, describe la organización básica del plan de
gestión de los recursos (Equipo del proyecto).
Figura 23. Organigrama funcional de la Empresa SAS.
Fuente: Elaboración Propia, 2020.
13.1.10. Roles y responsabilidades.
Con la finalidad de cumplir con los objetivos trazados, se establecen los siguientes roles y
responsabilidades dentro del equipo del proyecto:
a) Patrocinador del proyecto.
EMPRESA S.A.S. 99
Asignar los recursos para la compra y/o alquiler del software.
Participar en las reuniones de escogencia del software.
Revisión y aprobación del acta de constitución del proyecto.
b) Director del proyecto
Elaboración del acta de constitución del proyecto.
Definir la declaración de alcance.
Realizar el análisis de costo – beneficio.
Solicitar el equipo de trabajo necesario para cumplir con los objetivos.
Realizar el Plan de dirección del proyecto.
Planificar el cronograma.
Gestionar las comunicaciones.
Asistir a capacitaciones de manejo de ERP.
Velar por que los lideres funcionales asista a las capacitaciones y utilicen el Software.
Realizar el seguimiento y control al proyecto.
Efectuar los cambios requeridos y documentarlos.
Mantener informada a la Gerencia.
Realizar los cambios requeridos durante la ejecución del proyecto.
Diligenciar encuesta de satisfacción por el uso del Software.
c) Equipo del proyecto (líderes de proyecto)
Seguimiento y control a las diferentes estructuras de desglose del proyecto a cargo.
Efectuar los cambios requeridos y documentarlos.
Mantener informado al director del proyecto de avances, cambios o resultados.
Capacitar al personal involucrado en la puesta en marcha del software.
Supervisión de la empleabilidad de recursos y tareas.
d) Gestor administrativo y financiero
Administra el recurso humano necesario para el proyecto.
Consecución y control de los recursos financieros de la compañía.
Participa de las capacitaciones para la puesta en marcha del software.
Vela por el bienestar y el desarrollo laboral.
EMPRESA S.A.S. 100
Controla el cumplimiento de los lineamientos del sistema de gestión SST.
Controla y cumple con los procedimientos y normas establecidas para el sistema de gestión de
calidad y medio ambiente en la empresa.
e) Gestor de calidad
Controla y gestiona toda la documentación para el sistema de gestión de calidad de la empresa.
Participa de las reuniones para implementar los diferentes procedimientos en la
implementación del software para la empresa.
f) Gestor del talento humano
Realizar todo el procedimiento de conseguir y contratar el personal necesario para el proyecto.
Se encarga del bienestar de los empleados de la empresa.
Vela por la seguridad y la salud de los empleados en la jornada laboral.
Registra e implementa normas y procedimientos hacia a la sostenibilidad y medio ambiente.
g) Líder de comercialización
Facilita los canales de comunicación y promoción para comercializar los productos resultantes
de los proyectos de la empresa.
h) Jefe de estudio y diseño
Elabora los diferentes diseños para los proyectos de la empresa.
Realiza los estudios necesarios para llevar a cabo los proyectos.
i) Líder de postventa
Realiza seguimiento y control a los resultados del proyecto.
Responsable de dar respuesta a las garantías de postventa.
j) Jefe de construcción
Responsable de la cimentación, mampostería, instalación, cubiertas, acabados y llevará a cabo
la realización del proyecto.
k) Almacenista de equipos y máquinas
Lleva a cabo el control de todos los equipos y máquinas necesarias para el proyecto.
Lleva el inventario de equipos y máquinas actualizado.
EMPRESA S.A.S. 101
l) Gestor de compras
Responsable de las diferentes compras para los procesos del proyecto.
Realizar la evaluación de proveedores.
Estimación de los Recursos
En el Apéndice EE se muestra cómo se asignan recursos por paquete de trabajo.
Estructura de Desglose de Recursos (EDRe)
En la figura 24 se muestra la estructura general de desglose de los recursos a usar en el proyecto.
EMPRESA S.A.S. 102
Figura 24. EDRe.
Fuente: Propia. 2020
CAPACITADORES (2)
SOPORTE TÉCNICO
(1)
ALMACÉN (1)
SILLAS (17)
RESMAS DE PAPEL (5)
ARCHIVADORES (17)
ESCRITORIOS (17)
GESTIÓN HUMANA
(1)
COMERCIALIZACIÓN
(2)
COMPRAS (1)
CONSTRUCCIÓN Y
OPERACIONES (1)
DISEÑO (2)
LIDERES DE
PROYECTO (2)
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO (1)
GERENTE GENERAL
(1)
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
(1)
ANALISTA DE
MERCADEO (2)
MATERIALES (56) EQUIPOS (40)
RECURSO EQUIPO
HUMANO (19) RECURSOS FÍSICOS (96)
DIRECTOR DE
PROYECTOS (1)
IMPRESORAS (5)
COMPUTADORES (19)
CELULARES (15)
PROYECTOR (1)
IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE ERP PARA EL CONTROL DE PROYECTOS EN LA EMPRESA S.A.S
EMPRESA S.A.S. 103
Asignación de Recursos
Se relaciona en el Apéndice T, las imágenes que muestran los recursos tanto humanos como
físicos que fueron asignados al proyecto y que son utilizados para poder determinar los costos del
proyecto.
Calendario de Recursos
Se muestra la disponibilidad de los recursos en la línea de tiempo del proyecto en Project en
el Apéndice U.
Plan de Capacitación y Desarrollo del Equipo
Para el plan de capacitación se tiene en cuenta unas fechas estimadas de acuerdo con el inicio
del proyecto (ver tabla 24).
EMPRESA S.A.S. 104
Tabla 24. Plan de capacitación.
Fuente: propia
ITEM NOMBRE DE LA CAPACITACIÓN DIRIGE RECIBE LA CAPACITACIÓNFECHA DE LA
CAPACITACIÓNDURACIÓN COSTO
1GESTIÓN DE PROYECTOS
5 PERSONAS
SEMANA 1 DE INICIO DEL
PROYECTO1 HORA
REFRIGERIOS
$ 100.000
2GESTIÓN DE RRHH
2 PERSONAS
SEMANA 2 DE INICIO DEL
PROYECTO1 HORA
REFRIGERIOS
$ 40.000
3GESTIÓN COMERCIAL Y VENTAS
2 PERSONAS
SEMANA 3 DE INICIO DEL
PROYECTO1 HORA
REFRIGERIOS
$ 40.000
4GESTIÓN DE CALIDAD
2 PERSONAS
SEMANA 4 DE INICIO DEL
PROYECTO1 HORA
REFRIGERIOS
$ 40.000
5CONTABILIDAD
2 PERSONAS
SEMANA 5 DE INICIO DEL
PROYECTO1 HORA
REFRIGERIOS
$ 40.000
6GESTIÓN DE PROYECTOS
5 PERSONAS
SEMANA 6 DE INICIO DEL
PROYECTO1 HORA
REFRIGERIOS
$ 100.000
7GESTIÓN DE RRHH
2 PERSONAS
SEMANA 7 DE INICIO DEL
PROYECTO1 HORA
REFRIGERIOS
$ 40.000
8GESTIÓN COMERCIAL Y VENTAS
2 PERSONAS
SEMANA 7 DE INICIO DEL
PROYECTO1 HORA
REFRIGERIOS
$ 40.000
9GESTIÓN DE CALIDAD
2 PERSONAS
SEMANA 8 DE INICIO DEL
PROYECTO1 HORA
REFRIGERIOS
$ 40.000
10CONTABILIDAD
2 PERSONAS
SEMANA 8 DE INICIO DEL
PROYECTO1 HORA
REFRIGERIOS
$ 40.000
11 TRABAJO EN EQUIPO DIRECTOR DE PROYECTOTODAS LAS AREAS
19 PERSONAS
SEMANA 9 DE INICIO DEL
PROYECTO2 HORAS
REFRIGERIOS
$ 500.000
11GESTIÓN DE PROYECTOS
5 PERSONAS
SEMANA 10 DE INICIO
DEL PROYECTO8 HORA
HORA DE CAPACITACION $200.000 X 8 horas.
TOTAL $1.600.000
+ Refrigerios $ 200.000 = $1.800.000
12GESTIÓN DE RRHH
2 PERSONAS
SEMANA 11 DE INICIO
DEL PROYECTO8 HORA
HORA DE CAPACITACION $200.000 X 8 horas.
TOTAL $1.600.000
+ Refrigerios $ 40.000 = $1.640.000
13GESTIÓN COMERCIAL Y VENTAS
2 PERSONAS
SEMANA 12 DE INICIO
DEL PROYECTO8 HORA
HORA DE CAPACITACION $200.000 X 8 horas.
TOTAL $1.600.000
+ Refrigerios $ 40.000 = $1.640.000
14GESTIÓN DE CALIDAD
2 PERSONAS
SEMANA 13 DE INICIO
DEL PROYECTO8 HORA
HORA DE CAPACITACION $200.000 X 8 horas.
TOTAL $1.600.000
+ Refrigerios $ 40.000 = $1.640.000
15CONTABILIDAD
2 PERSONAS
SEMANA 14 DE INICIO
DEL PROYECTO8 HORA
HORA DE CAPACITACION $200.000 X 8 horas.
TOTAL $1.600.000
+ Refrigerios $ 40.000 = $1.640.000
CONOCIMIENTO, USO Y
MANEJO DEL SOFTWARE SINCO
ERP
CAPACITORES EMPRESA QUE
SUMINISTRA EL SOFTWARE
CONOCIENDO LOS PROCESOS
DE MI EMPRESA
PERSONA ASIGNADA POR LA
GERENCIA
SOFTWARE DE INTEGRACIÓN
SINÓNIMO DE EFICIENCIA Y
CONFIABILIDAD
DIRECTOR DE PROYECTO
EMPRESA S.A.S. 105
13.6.1. Desarrollo del equipo.
Todos los equipos de trabajo se organizan para obtener unos objetivos, pero no se debe olvidar
los objetivos individuales de cada integrante, ya que estos son fundamentales para la motivación a
desempeñar sus actividades con un rendimiento óptimo.
Regularmente estas motivaciones no se contraponen, sino que se complementan, ya que los
objetivos en equipo de trabajo son similares a las motivaciones individuales, como el deseo de
estabilidad o el de ver reconocido su trabajo.
Así las cosas, al hablar de motivar y recompensar al equipo se hace referencia al proceder de
la empresa dirigidas a atraer a los colaboradores con vistas a conseguir un fuerte compromiso con
el trabajo.
A continuación, algunas estrategias para motivar y recompensar al equipo que llevara a cabo
la adquisición e implementación del software ERP en la empresa son:
1. Desarrollo de formación: Se realizará una encuesta de las necesidades y gustos de los
colaboradores para organizar un cronograma de formación, cursos o conferencias con coaching que
se puedan detectar como fuente de aprendizaje e interacciones, por supuesto deben de estar acordes
a los intereses del colaborador, estos eventos pueden estar relacionados con su área, tendencias,
alguna charla con algún profesional de trayectoria, etc.
Por otra parte, los colaboradores se capacitarán en el manejo del software ERP SINCO para
fortalecer sus habilidades y se les certificará por parte de la empresa aliada, por lo cual les servirá
para sus hojas de vida, para ello tendremos algunas presenciales y otras virtuales para mayor
flexibilidad, en las presenciales se les ofrecerá refrigerios y pausas activas.
2. Día de cumpleaños: Los cumpleaños siempre serán una fecha especial y se quiere compartir
con aquellas personas especiales, por esta razón la empresa suministrará a sus colaboradores un día
libre durante el mes que cumpla años para que lo festeje con sus seres queridos, este se deberá
solicitar al jefe inmediato como mínimo con 15 días de anterioridad para poder ser aprobado y
disfrutado.
EMPRESA S.A.S. 106
3. Almuerzo para el equipo de trabajo: Una vez al mes se realizará una invitación a almorzar
por parte de la empresa a un grupo de trabajo para compartir y manifestar los logros obtenidos,
resaltar un buen desempeño grupal o individual, u otros motivos positivos.
4. Eventos sociales: En la Empresa S.A.S. se llevara a cabo tres festejos durante el año, que
serán el día de cumpleaños de la empresa donde se realizarán actividades donde se fortalezca el
compromiso con ella y los haga sentir orgullosos de hacer parte de ella, otra fecha será la
celebración de amor y amistad lo que permitirá fortalecer la unión de grupo, indicando palabras y
acciones sobre los compañeros y jefes y por último, se festejará el fin de año con el objeto de
agradecer por un año lleno de éxitos y retos afrontados, obteniendo de la empresa un detalle para
cada colaborador y para sus hijos.
5. Promoción interna: El área de recursos humanos será la encargada de realizar las
notificaciones para el concurso de promoción interna, cada vez que se tenga una vacante los
primeros que tendrán opción serán los colaboradores que pertenezcan a la empresa y así poder
motivar al crecimiento dentro de la misma.
6. Trabajo en casa: Se realizará una encuesta para poder verificar cuales cargos pueden tomar
este beneficio, una vez se obtengan los resultados los colaboradores que puedan acceder se realizará
dos veces al mes con previa solicitud y autorización de su jefe inmediato, estos días no se podrán
tomar en una misma semana. El objetivo de esta recompensa es que el trabajador pueda compartir
mayor tiempo con sus familias y mascotas.
7. Bonificaciones: Estas se ofrecerán a los colaboradores que cumplan con los objetivos
propuestos ya sean por proyecto o por anualidad, sus jefes inmediatos reportarán al director de cada
proyecto o área quien cree se merece esta bonificación con sus respectivos soportes. Por otra parte,
esta bonificación no será prometida u ofrecida antes de iniciar el proyecto o trabajo sino al final
para no generar expectativas a los colaboradores, estas bonificaciones pueden ser en dinero o en
viajes de descanso.
13.6.2. Control y gestión de recursos
Controlar los recursos es el proceso de asegurar que los recursos que se adjudicaron al proyecto
estén disponibles como se planificaron cuando se requieran y de monitorear su utilización teórica
EMPRESA S.A.S. 107
vs la real y tomar correctivos según la necesidad. Podemos tener un control preventivo, que se
realiza antes de tomar alguna acción, un control concurrente el cual se hace durante los procesos y
uno de retroalimentación que se realiza al finalizar el proceso. El control sobre los recursos se hace
necesario para actuar ante amenazas que puedan llegar a afectar el proyecto para controlarlos se
requieren entre otros documentos como cronogramas, recursos físicos asignados, estructuras de
desglose del recurso, registros de incidentes, registro de riesgos, lecciones aprendidas, procesos
para compras.
Las herramientas que se pueden utilizar entre otras son:
a. Análisis de alternativas, donde se evalúan las diferentes opciones para corregir desvíos
en los recursos.
b. Análisis costo beneficios, acá se decide la mejor alternativa para corregir desvió de
recursos.
c. Recursos de desempeño, acá se compara el estado de recursos usados vs los planificados.
d. Resolución de conflictos, donde se solucionan problemas con relación a disponibilidad
de recursos compartidos, dañados por uso o incumplimiento de proveedores.
13.6.3. Evaluación de Desempeño
La evaluación de desempeño estará enfocada hacia los líderes de área quienes son los
responsables del contacto directo en el ingreso de datos y obtención de informes (resultados). Esta
evaluación se realizará en tres (3) aspectos:
1. Desempeño.
2. Actitudes.
3. Habilidades.
Esta evaluación de desempeño reflejará indicadores en sus habilidades tanto blandas, como en
sus habilidades duras. Y se realizará a través del departamento de RRHH, quienes tabularán y se
obtendrán los resultados para determinar sus fortalezas y donde están las oportunidades de mejora.
EMPRESA S.A.S. 108
A continuación (figura 25), se muestra el formato P-EDP-001 para realizar la evaluación de
desempeño de los líderes de área y que permitirá inferir el resultado en el desempeño de su equipo
de trabajo:
EMPRESA S.A.S. 109
Figura 25. Evaluación de desempeño.
Fuente: Elaboración propia. 2020
Fecha: Código:
Proyecto
Nombre del Evaluado
Cargo
DESEMPEÑO 1 2 3 4 Comentarios
Cumple en el mejor grado de compromiso hacia las
metas trazadas por la organización.
Refleja la confiabilidad en las actividades de su cargo,
cumpliendo con lo requerido y con la mejor calidad.
Conoce los procedimientos internos, políticas,
legislación, códigos y normas técnicas aplicables a su
área de trabajo.
Utiliza las herramientas y recursos de forma eficiente,
para desarrollar las actividades inherentes de su
cargo.
Es reconocido interna y externamente por cumplir con
sus compromisos laborales.
Comprende y apoya activamente la misión, visión y
metas de la organización.
ACTITUDES 1 2 3 4 Comentarios
Sentido de pertenencia, capacidad de proteger los
intereses de la empresa y adherirse a sus
lineamientos.
Refleja reconocimiento, respeto, lealtad, sinceridad y
colaboración.
Trabajo en equipo, formación de grupos colaborativos y
de ayuda mutua.
Capacidad de recibir críticas, adaptabilidad a
situaciones difíciles y convertirlas en oportunidades de
mejora.
Disposición a asumir retos, motivación y asertividad.
Hace más de lo requerido, va más allá de la
descripción del puesto, asume tareas extra o
complementarias
HABILIDADES 1 2 3 4 Comentarios
Capacidad de innovación, mejoramiento y creatividad.
Postulación de alternativas de mejora y oportunidades.
Capacidad de transmitir la calma y facilidad de toma de
decisiones bajo situaciones de presión laboral.
Capacidad de sacar provecho a situaciones adversas.
Carisma, liderazgo, mediación de conflictos internos.
Mantiene en orden sus tareas incluso cuando maneja
múltiples temas.
Capacidad para conocer las y manejar distintas
herramientas necesarias para el trabajo.
Puntaje Total
Firma del evaluador:________________________
Firma del
evaluado:_____________________________
Resultado de la
evaluación:__________________________________
____________________________________
Nombres
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE PERSONAL
CALIFICACIÒN
EMPRESA S.A.SP-EDP-001
VERSIÓN 1
Página 1 de 1
Nota: Lea el indicador y marque con una “X” la opción siendo: (1) Deficiente; (2) Aceptable; (3) Bueno, (4) Excelente.
Apellidos
EMPRESA S.A.S. 110
14. Gestión de Comunicaciones del Proyecto
Plan de Gestión de las Comunicaciones
Para realizar el plan de gestión de las comunicaciones de la “Empresa S.A.S”, el enfoque de
comunicación que tenemos en cuenta utiliza elementos claves para armar una matriz de
comunicaciones como: identificación de los interesados, los canales de comunicación con su
respectiva configuración, la identificación y el diseño topológico de comunicación a utilizar,
además se definen los protocolos o flujos de comunicación por canal con sus suposiciones y
restricciones.
14.1.1. Canales de comunicación.
Identificación de los interesados.
Se tuvo en cuenta la matriz de registro de interesados (Apéndice Y) y el acta de constitución
(Apéndice K) para identificar los interesados. Se identificaron 7 interesados los cuales impactan el
proyecto. Ver figura 41.
EMPRESA S.A.S. 111
Tabla 25. Identificación de interesados.
Fuente propia
IDENTIFICACIÓN
CÓDIGO DENOMINACIÓN EMPRESA /
PUESTO LOCALIZACIÓN ROL DENTRO DEL PROYECTO
DATOS DE CONTACTO
AA1 Equipo del Proyecto SINCOSOFT
La Empresa S.A.S
Ibagué - Colombia
Es el responsable de garantizar la exitosa implementación de SINCO ERP al interior de la
compañía. NA
AB2 Sponsor La Empresa S.A.S
Ibagué - Colombia
Es el responsable de garantizar la disponibilidad de recursos necesarios
(económicos, tecnológicos, personas, tiempos e infraestructura) para el normal desarrollo del proyecto, tiene la responsabilidad de aprobar los cambios y garantizar que estos se llevan a
cabo.
NA
AB3 Equipo Base- SINCOSOFT
SINCO SOFT
Ibagué - Colombia
Es el grupo responsable de tomar las decisiones oportunas que permitan garantizar
el normal desempeño de las actividades planificadas en el proyecto.
NA
AB4 Director de Proyecto
La Empresa S.A.S
Ibagué - Colombia
Realizar seguimiento a las actividades asignadas y velar por su cumplimiento dentro
de los tiempos acordados. Mantener la comunicación al interior de su compañía,
sobre la ejecución y avance del proyecto. Citar y garantizar la asistencia del equipo de
proyecto, a las sesiones programadas con SINCOSOFT.
NA
BB5 Líderes Funcionales
La Empresa S.A.S
Ibagué - Colombia
Realizar seguimiento a las actividades asignadas y velar por su cumplimiento dentro
de los tiempos acordados. Mantener la comunicación al interior de su compañía,
sobre la ejecución y avance del proyecto. Citar y garantizar la asistencia del equipo de
proyecto, a las sesiones programadas con SINCOSOFT.
NA
BB6 Consultor SINCO SOFT
Ibagué - Colombia
Deben garantizar la exitosa implementación de la herramienta SINCO ERP y de las demás
tareas asignadas en el proyecto. NA
BB7 Usuarios La Empresa S.A.S
Ibagué - Colombia
Son responsables de desarrollar habilidades para el uso de la herramienta SINCO ERP,
mediante la asistencia a las capacitaciones impartidas y la aprobación de las evaluaciones
del sistema. Mantener la operación en tiempo real en
SINCO ERP
NA
EMPRESA S.A.S. 112
14.1.1.1 Cálculo de número potencial de canales de comunicación
n x (n – 1); donde n = número de interesados
2
Reemplazando: 7 x (7-1) = 21 canales de comunicación potenciales
2
Diseño de topología de comunicación y canales regulados.
Figura 26. Canales de comunicación Regulados.
Fuente: propia
AB4
AA1
BB6
AB3
BB7 AB2
BB5
EMPRESA S.A.S. 113
Topología potencial de comunicación
Figura 27. Canales de Comunicación Potenciales.
Fuente: propia
14.1.2. Sistema de información de las comunicaciones
Configuración de canales
Para los 9 canales de comunicación hallados se realiza la configuración para establecer cuáles
son los involucrados para la comunicación, tipo de información que maneja, frecuencia con que se
maneja esa información y a quien es enviada la información, como se muestra en la tabla 26.
AB4
AA1
BB6
AB3
BB7 AB2
BB5
EMPRESA S.A.S. 114
Tabla 26. Configuración de Canales de Comunicación. CANAL INVOLUCRADO INFORMACIÓN MÉTODO TIEMPO Y FRECUENCIA ENVIAR A
1 DIRECTOR DE PROYECTO / EQUIPO PROYECTO
SINCOFOFT
INFORMES DE EJECUCIÓN INFORMES DE AVANCE
INTERACTIVO, INTERPERSONAL
CADA 15 DIAS X 2 HORAS GERENTE DEL PROYECTO SPONSOR
2 DIRECTOR DE PROYECTO / EQUIPO BASE SINCOSOFT
REUNIONES DE AVANCE INTERACTIVO, INTERPERSONAL
SEMANAL X 1 HORA GERENTE DEL PROYECTO SPONSOR
3 SPONSOR / DIRECTOR DE PROYECTO
INFORME EJECUTIVO DE AVANCES
INTERACTIVO, INTERPERSONAL
CADA 15 DIAS X 3 HORAS GERENTE DEL PROYECTO
4 DIRECTOR DE PROYECTO / CONSULTOR
FICHAS TÉCNICAS, GARANTIAS, CONTRATO, ACTAS DE
ENTREGA, INFORME DE IMPLEMENTACIÓN
INTERACTIVO, INTERPERSONAL
BIMESTRAL X 1 HORA GERENTE DEL PROYECTO
5 DIRECTOR DE PROYECTO / LÍDERES FUNCIONALES
INFORMACIÓN TÉCNICA DE FUNCIONAMIENTO DE
SOFTWARE; AVANCES DE IMPLEMENTACIÓN
INTERACTIVO, INTERPERSONAL
2 VECES A LA SEMANA X 1 HORA
EQUIPO BASE SINCOSOFT, GERENTE DE PROYECTO
6 EQUIPO PROYECTO SINCOSOFT / EQUIPO BASE
SINCOSOFT
ENTREGA DE MANUALES, INFORMES DE EJECUCIÓN, INFORME DE ANÁLISIS DE
RESULTADOS
INTERACTIVO, INTERPERSONAL
CADA 8 DIAS DIRECTOR DE PROYECTOS, LÍDERES
FUNCIONALES
7 EQUIPO PROYECTO SINCOSOFT / CONSULTOR
ENTREGA DE MANUALES TÉCNICOS, LICENCIA,
ACTUALIZACIONES, PRUEBAS FUNCIONALES DE OPERACIÓN
ENTRE MÓDULOS, ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN.
INTERACTIVO, INTERPERSONAL
MENSUAL GERENTE DE PROYECTO, DIRECTOR DE PROYECTO
8 EQUIPO PROYECTO SINCOSOFT / LÍDERES
FUNCIONALES
ENTREGA DE INFORMES, REALIZAR CAPACITACIONES
MANEJO DE SOFTWARE
INTERACTIVO, INTERPERSONAL
DIARIO X 15 DIAS DIRECTOR DE PROYECTO
9 LÍDERES FUNCIONALES / USUARIOS
CAPACITACIONES, REUNIONES, ACTA DE COMPROMISO
INTERPERSONAL CADA 8 DIAS DIRECTOR DE PROYECTO
Fuente: propia
14.1.3. Diagramas de flujo
En los siguientes diagramas se muestra para cada uno de los 9 canales como se debe realizar
la comunicación entre los involucrados del proyecto desde los usuarios hasta el sponsor.
EMPRESA S.A.S. 115
Explicación
EL EQUIPO DE PROYECTO SINCOSOFT AGENDA LA REUNIÓN, ENVIANDO CORREO INSTITUCIONAL, SI EL DIRECTOR DE PROYECTO ACEPTA
LA REUNIÓN SE AGENDA DANDO RESPUESTA DE ACEPTACIÓN AL CORREO. SI NO ACEPTA SE REAGENDA LA REUNIÓN. EL DIRECTOR REVISA
EL AVANCE Y SI ACEPTA EL INFORME FIRMA ACTA DE REUNIÓN Y EL INFORME SE ARCHIVARÁ EN LAS CARPETAS DESTINADAS PARA ELLO
SEGÚN GESTIÓN DE CALIDAD. EL ACTA DE LA REUNIÓN SE FIRMARÁ Y SE ENVÍA ESCANEADA A LOS CORREOS DE LOS PARTICIPANTES. SUPOSICIONES RESTRICCIONES
QUE EL INFORME SE PRESENTE EL MISMO DIA DE LA REUNIÓN LA REUNIÓN SE DEBE AGENDAR EL LUNES CADA 15 DIAS O MARTES SI EL LUNES ES FESTIVO
QUE TENGAN CORREO INSTITUCIONAL NO SE PUEDE AGENDAR LOS DIAS FESTIVOS
QUE SE CONOZCAN TODAS LAS PERSONAS DEL EQUIPO PROGRAMAR TIEMPO MAXIMO DE REUNIÓN DE 2 HORAS
AGENDAR CON 2 DIAS DE ANTICIPACIÓN
Figura 28. Canal 1 de Canales de Comunicación.
Fuente: propia
INICIO
EL EQUIPO DE PROYECTO
SINCOSOFT AGENDA LA REUNIÓN.
SE PRESENTAN LOS INFORMES DE AVANCE EN LA REUNIÓN.
INICIO
EL DIRECTOR DEL PROYECTO ACEPTA
O NO LA REUNIÓN
SI
NO
SE APRUEBA EL AVANCE DEL INFORME.
SE PRESENTAN CAMBIOS QUE AFECTAN EL PROYECTO.
EL DIRECTOR DEL PROYECTO APRUEBA
EL INFORME
SI
NO
SE REALIZA UN PLAN DE ACCIÓN, SE REAGENDA REUNIÓN.
SE ARCHIVA EN LAS CARPETAS SEGÚN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
FIN
EMPRESA S.A.S. 116
Explicación
EL DIRECTOR DE PROYECTO AGENDA LA REUNIÓN AL EQUIPO BASE SINCOSOFT, ENVIANDO CORREO INSTITUCIONAL, SE AGENDA EN CALENDARIO DE TEAMS. EL DIRECTOR REVISA EL AVANCE, TAREAS Y COMPROMISOS Y SI ACEPTA EL INFORME SE FIRMA UN ACTA DE REUNIÓN Y EL INFORME SE ARCHIVARÁ EN LAS CARPETAS DESTINADAS PARA ELLO SEGÚN GESTIÓN DE CALIDAD. LA NUEVA ACTA DE LA REUNIÓN SE FIRMARÁ Y SE ENVÍA ESCANEADA A LOS CORREOS DE LOS PARTICIPANTES PARA SEGUIMIENTO.
SUPOSICIONES RESTRICCIONES
QUE EL INFORME SE PRESENTE EL MISMO DIA DE LA REUNIÓN.
LA REUNIÓN SE DEBE AGENDAR LOS VIERNES DE 8 A 10 A.M DE CADA SEMANA
QUE TENGAN CORREO INSTITUCIONAL TODOS NO SE PUEDE AGENDAR LOS DIAS FESTIVOS
QUE SE CONOZCAN TODAS LAS PERSONAS DEL EQUIPO
PROGRAMAR TIEMPO MAXIMO DE REUNIÓN DE 1 HORA
SE DISPONGA DEL TIEMPO Y EL INFORME AGENDAR LOS 2 PRIMEROS DIAS AL COMIENZO DEL MES
Figura 29. Canal 2 de Canales de Comunicación.
Fuente: propia
INICIO
EL DIRECTOR DEL PROYECTO
AGENDA LA REUNIÓN.
EL EQUIPO BASE DE SINCOSOFT PRESENTA LOS INFORMES DE AVANCE EN LA REUNIÓN.
FIN
EL DIRECTOR DEL PROYECTO ENVÍA LOS PUNTOS A TRATAR EN
SI
NO
SE APRUEBA EL AVANCE DEL INFORME.
NO ACEPTA LA REUNIÓN O NO SE PRESENTA EL INFORME.
EL DIRECTOR DEL PROYECTO APRUEBA
SI
SE REALIZA UN PLAN DE ACCIÓN, SE REAGENDA REUNIÓN.
SE ARCHIVA EN LAS CARPETAS SEGÚN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
EL DIRECTOR DEL PROYECTO REVISA EL
INFORME DE AVANCES , TAREAS Y COMPROMISOS..
SE REALIZA CAMBIOS.
NO
EMPRESA S.A.S. 117
Explicación
EL DIRECTOR DE PROYECTO AGENDA LA REUNIÓN CON EL GERENTE DEL PROYECTO POR MEDIO DE LA SECRETARIA DE GERENCIA LA CUAL ACETA O NO DE ACUERDA A LA AGENDA DEL GERENTE. SE REVISA EL ACTA ANTERIOR PARA LOS COMPROMISOS Y TAREAS, SE REVISA EL AVANCE DEL PROYECTO Y LAS RESTRICCIONES. EL ACTA DE REUNIÓN Y EL INFORME EJECUTIVO DE AVANCE SE ARCHIVAN DE MANERA DIGITAL.
SUPOSICIONES RESTRICCIONES
QUE EL INFORME SE PRESENTE DE MANERA DIGITAL.
LA REUNIÓN SE DEBE AGENDAR CON UNA SEMANA DE ANTERIORIDAD POR LA DISPONIBILIDAD DEL SPONSOR.
QUE SE CUENTE CON VIDEOBEAM PARA LA EXPOSICIÓN DEL TRABAJO DE AVANCE.
NO SE PUEDE AGENDAR LOS DIAS FESTIVOS.
PROGRAMAR TIEMPO MAXIMO DE REUNIÓN DE 3 HORA
Figura 30. Canal 3 de Canales de Comunicación.
Fuente: propia
INICIO
EL DIRECTOR DEL PROYECTO
AGENDA LA REUNIÓN CON EL SPONSOR.
EL EQUIPO BASE DE SINCOSOFT PRESENTA LOS INFORMES DE AVANCE EN LA REUNIÓN.
FIN
EL SPONSOR ACEPTA LA REUNIÓN?
SI
NO
SE APRUEBA EL AVANCE DEL INFORME.
NO ACEPTA LA REUNIÓN O NO SE PRESENTA EL INFORME.
¿EL SPONSOR APRUEBA EL INFORME?
SI
SE REALIZA UN PLAN DE ACCIÓN, SE REAGENDA REUNIÓN.
SE ARCHIVA EN LAS CARPETAS SEGÚN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
EL SPONSOR REVISA EL INFORME DE AVANCE,
TAREAS Y COMPROMISOS.SE REAGENDA REUNIÓN.
NO
EL DIRECTOR DEL PROYECTO ENVÍA EL
ACTA DE LA REUNIÓN ANTERIOR POR CORREO.
INICIO
EL DIRECTOR DEL PROYECTO
AGENDA LA REUNIÓN CON EL SPONSOR.
EL EQUIPO BASE DE SINCOSOFT PRESENTA LOS INFORMES DE AVANCE EN LA REUNIÓN.
FIN
EL SPONSOR ACEPTA LA REUNIÓN?
SI
NO
SE APRUEBA EL AVANCE DEL INFORME.
NO ACEPTA LA REUNIÓN O NO SE PRESENTA EL INFORME.
¿EL SPONSOR APRUEBA EL INFORME?
SI
SE REALIZA UN PLAN DE ACCIÓN, SE REAGENDA REUNIÓN.
SE ARCHIVA EN LAS CARPETAS SEGÚN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
EL SPONSOR REVISA EL INFORME DE AVANCE,
TAREAS Y COMPROMISOS.SE REAGENDA REUNIÓN.
NO
EL DIRECTOR DEL PROYECTO ENVÍA EL
ACTA DE LA REUNIÓN ANTERIOR POR CORREO.
EMPRESA S.A.S. 118
Explicación
EL DIRECTOR DE PROYECTO AGENDA LA REUNIÓN CON EL CONSULTOR. EN LA REUNIÓN SE REVISA EL INFORME TÉCNICO, FUNCIONAMIENTO DEL SOFTWARE, DETALLES PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO
SUPOSICIONES RESTRICCIONES
QUE SE ENTREGUEN CON ANTERIORIDAD TODOS LOS DOCUMENTOS TÉCNICOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE.
LA REUNIÓN SE DEBE AGENDAR POR 1 HORA EN LAS INSTALACIONES DEL CONSULTOR
DEBE EL CONSULTOR DISPONER DE SALA PARA LA REUNIÓN EN LAS INSTALACIONES DE ÉSTE
NO SE PUEDE AGENDAR LOS DIAS FESTIVOS.
Figura 31. Canal 4 de Canales de Comunicación.
Fuente: propia
INICIO
EL DIRECTOR DEL PROYECTO
AGENDA LA REUNIÓN CON EL CONSULTOR.
EL EQUIPO BASE DE SINCOSOFT PRESENTA LOS INFORMES DE AVANCE EN LA REUNIÓN.
FIN
¿EL CONSULTOR ACEPTA LA REUNIÓN?
SI
NO
¿EL DIRECTOR APRUEBA EL INFORME?
SI
SE REALIZA UN PLAN DE ACCIÓN, SE REAGENDA REUNIÓN.
SE ARCHIVA EN LAS CARPETAS SEGÚN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
EL DIRECTOR DEL PROYECTO REVISA EL
INFORME DE AVANCE, TAREAS Y COMPROMISOS.
SE REAGENDA REUNIÓN.
NO
EL DIRECTOR DEL PROYECTO ENVÍA EL
ACTA DE LA REUNIÓN ANTERIOR POR CORREO.
EMPRESA S.A.S. 119
Explicación
LOS LÍDERES AGENDAN LA REUNIÓN CON EL DIRECTOR DE PROYECTO. EN LA REUNIÓN SE REVISAN COMPROMISOS. AVANCES, COSTOS, CAPACITACIONES QUE SE LLEVEN A CABO, RESTRICCIONES, CRONOGRAMA, COSTOS DEL PROYECTO
SUPOSICIONES RESTRICCIONES
QUE EL INFORME SE PRESENTE ANTES DE LA REUNIÓN PARA REVISIÓN
LA REUNIÓN SE DEBE AGENDAR ENTRE SEMANA Y SE DEBE ENVIAR LA INVITACIÓN INMEDIATAMENTE ANTERIOR EXCEPTO EL VIERNE PORQUE QUEDARÍA MUY A TIEMPO.
QUE SE CUENTE CON VIDEOBEAM PARA LA EXPOSICIÓN DEL TRABAJO DE AVANCE.
NO SE PUEDE AGENDAR LOS DIAS FESTIVOS.
PROGRAMAR TIEMPO MAXIMO DE REUNIÓN DE 1 HORA
NO AGENDAR EN LAS MAÑANAS.
Figura 32. Canal 5 de comunicación.
Fuente: propia
INICIO
EL LÍDER ENCARGADO ENVÍA EL ACTADE LA REUNIÓN
ANTERIOR POR CORREO.
SE REVISA EL INFORME DE AVANCE, TAREAS, COMPROMISOS Y CAPACITACIONES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA PUESTA EN MARCHA DEL SOFTWARE.
FIN
¿EL DIRECTOR ACEPTA LA REUNIÓN?
SI
NO
¿EL DIRECTOR APRUEBA EL INFORME?
SI
SE REALIZA UN PLAN DE ACCIÓN, SE REAGENDA REUNIÓN.
SE ARCHIVA EN LAS CARPETAS SEGÚN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
SE REAGENDA REUNIÓN.
NO
LOS LÍDERES DEL PROYECTO AGENDAN
REUNIÓN CON EL DIRECTOR DEL PROYECTO.
EMPRESA S.A.S. 120
Explicación
EL LÍDER DEL EQUIPO BASE AGENDA LA REUNIÓN CON EL EQUIPO PROYECTO SINCO SOFT, SE ANALIZA FUNCIONABILIDAD, AVANCES DE IMPLEMENTACIÓN, PROBLEMAS TÉCNICOS.
SUPOSICIONES RESTRICCIONES
QUE SE ENTREGUEN CON ANTERIORIDAD TODOS LOS DOCUMENTOS TÉCNICOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE.
LA REUNIÓN SE DEBE AGENDAR LOS DIAS MIÉRCOLES DE 4 A 5 P.M. CADA SEMANA.
DEBE EL CONSULTOR DISPONER DE SALA PARA LA REUNIÓN EN LAS INSTALACIONES DE ÉSTE
NO SE PUEDE AGENDAR LOS DIAS FESTIVOS. SE DEBE DAR PRIORIDAD A LAS REUNIONES QUE PROGRAME DE MANERA EXTRAORDINARIA EL DIRECTOR DE PROYECTO
SE SUPONE QUE ANTES DE INGRESAR BA LA REUNIÓN LOS PARTICIPANTES YA HAN LEIDO EL ACTA ANTERIOR
DEBEN ASISTIR TODOS LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO.
Figura 33. Canal 6 de Canales de Comunicación.
Fuente: propia
INICIO
EL LÍDER DEL EQUIPO BASE DEL PROYECTO ENVÍA EL
ACTA DE LA REUNIÓN ANTERIOR POR CORREO Y LA CITACIÓN A
LA REUNIÓN.
SE REVISA EL INFORME TÉCNICO DEL SOFTWARE.
FIN
¿TODO EL EQUIPO SINCOSOFT PUEDE ASISTIR
A LA REUNIÓN?
SI
NO
¿SE APRUEBA EL INFORME?
SI
SE REALIZA UN PLAN DE ACCIÓN, SE REAGENDA REUNIÓN.
SE ARCHIVA EN LAS CARPETAS SEGÚN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
SE REAGENDA REUNIÓN.
NO
EL EQUIPO BASE DEL PROYECTO AGENDA REUNIÓN CON EL
EQUIPO DE PROYECTO SINCOSOFT.
REVISA EL DIRECTOR DEL PROYECTO.
EMPRESA S.A.S. 121
Explicación
EL EQUIPO DE PROYECTO SINCOSOFT AGENDA LA REUNIÓN, ENVIANDO CORREO INSTITUCIONAL, SI EL CONSULTOR ACEPTA
LA REUNIÓN SE AGENDA DANDO RESPUESTA DE ACEPTACIÓN AL CORREO. SI NO ACEPTA SE REAGENDA LA REUNIÓN. EL LÍDER
REVISA EL INFORME FIRMA ACTA DE REUNIÓN Y EL INFORME SE ARCHIVARÁ EN LAS CARPETAS DESTINADAS PARA ELLO SEGÚN
GESTIÓN DE CALIDAD. EL ACTA DE LA REUNIÓN SE FIRMARÁ Y SE ENVÍA ESCANEADA A LOS CORREOS DE LOS PARTICIPANTES.
SUPOSICIONES RESTRICCIONES
QUE EL INFORME SE PRESENTE EL MISMO DIA DE LA REUNIÓN
LA REUNIÓN SE DEBE AGENDAR MENSUAL EN LAS INSTALACIONES DE LA EMPRESA.
NO SE PUEDE AGENDAR LOS DIAS FESTIVOS
QUE SE CONOZCAN TODAS LAS PERSONAS DEL EQUIPO NO HABRÁ RESTRICCIÓN DE TIEMPO.
AGENDAR CON 2 DIAS DE ANTICIPACIÓN
Figura 34. Canal 7 de Canales de Comunicación.
Fuente: propia
INICIO
EL LÍDER DEL EQUIPO DEL PROYECTO SINCOSOFT ENVÍA
EL ACTA DE LA REUNIÓN ANTERIOR POR CORREO Y LA CITACIÓN
A LA REUNIÓN.
SE REVISAN LOS DETALLES DE INCONVENIENTES CON EL SOFTWARE.
FIN
¿EL CONSULTOR PUEDE ASISTIR A LA REUNIÓN?
SI
NO
¿SE ACEPTA LA SOLUCIÓN Y LAS EXPLICACIONES PARA
CONTINUAR CON LA IMPLEMENTACIÓN?
SI
SE REALIZA UN PLAN DE ACCIÓN, SE REAGENDA REUNIÓN.
SE ARCHIVA EN LAS CARPETAS SEGÚN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
SE REAGENDA REUNIÓN.
NO
EL EQUIPO DE PROYECTO SINCOSOFT AGENDA REUNIÓN CON
EL CONSULTOR DEL PROYECTO.
REVISA EL DIRECTOR DEL PROYECTO.
EMPRESA S.A.S. 122
Explicación
EL EQUIPO DE PROYECTO SINCOSOFT AGENDA LA REUNIÓN, ENVIANDO CORREO INSTITUCIONAL, LOS LÍDERES ACEPTAN LA
REUNIÓN SE AGENDA DANDO RESPUESTA DE ACEPTACIÓN AL CORREO. SI NO ACEPTA POR FUERZA MAYOR SE REAGENDA LA
REUNIÓN. EL LÍDER REVISA EL INFORME FIRMA ACTA DE REUNIÓN Y EL INFORME SE ARCHIVARÁ EN LAS CARPETAS
DESTINADAS PARA ELLO SEGÚN GESTIÓN DE CALIDAD. EL ACTA DE LA REUNIÓN SE FIRMARÁ Y SE ENVÍA ESCANEADA A LOS
CORREOS DE LOS PARTICIPANTES.
SUPOSICIONES RESTRICCIONES
QUE EL INFORME SE PRESENTE EL MISMO DIA DE LA REUNIÓN
LA REUNIÓN SE DEBE AGENDARDARSE TODOS LOS DIAS POR 15 DIAS PARA CAPACITAR AL PERSONAL USUARIO.
NO SE PUEDE AGENDAR LOS DIAS FESTIVOS
QUE SE CONOZCAN TODAS LAS PERSONAS DEL EQUIPO NO HABRÁ RESTRICCIÓN DE TIEMPO.
AGENDAR CON 2 DIAS DE ANTICIPACIÓN
Figura 35. Canal 8 de Canales de Comunicación.
Fuente: propia
INICIO
EL LÍDER DEL EQUIPO DEL PROYECTO SINCOSOFT ENVÍA
EL ACTA DE LA REUNIÓN ANTERIOR POR CORREO Y LA CITACIÓN
A LA REUNIÓN.
SE REALIZAN TODAS LAS RETROALIMENTACIONES PARA CONTINUAR CON LA IMPLEMENTACIÓN Y LAS CAPACITACIONES.
FIN
¿LOS LÍDERES PUEDENASISTIR A LA REUNIÓN?
SI
NO
¿SE PRESENTAN CAMBIOS QUE AFECTEN EL
PROYECTO?
SI
SE REALIZA UN PLAN DE ACCIÓN, SE REAGENDA REUNIÓN.
SE ARCHIVA EN LAS CARPETAS SEGÚN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
SE REAGENDA REUNIÓN.
NO
EL EQUIPO DE PROYECTO SINCOSOFT AGENDA REUNIÓN CON
LOS LÍDERES DEL PROYECTO.
REVISA EL DIRECTOR DEL PROYECTO.
CONTINUAR CON LA IMPLEMENTACIÓN Y LAS CAPAITACIONES.
EMPRESA S.A.S. 123
Explicación
LOS LÍDERES FUNCIONALES AGENDAN LA REUNIÓN, ENVIANDO CORREO INSTITUCIONAL, LOS USUARIOS ACEPTAN LA
REUNIÓN SE AGENDA DANDO RESPUESTA DE ACEPTACIÓN AL CORREO. SI NO ACEPTA POR FUERZA MAYOR SE REAGENDA LA
REUNIÓN. EL LÍDER REVISA EL INFORME FIRMA ACTA DE REUNIÓN Y EL INFORME SE ARCHIVARÁ EN LAS CARPETAS
DESTINADAS PARA ELLO SEGÚN GESTIÓN DE CALIDAD. EL ACTA DE LA REUNIÓN SE FIRMARÁ Y SE ENVÍA ESCANEADA A LOS
CORREOS DE LOS PARTICIPANTES. SUPOSICIONES RESTRICCIONES
QUE EL INFORME SE PRESENTE EL MISMO DIA DE LA REUNIÓN
LA REUNIÓN SE DEBE AGENDARDARSE CAD 8 DIAS POR 15 DIAS PARA CAPACITAR AL PERSONAL USUARIO.
NO SE PUEDE AGENDAR LOS DIAS FESTIVOS
QUE SE CONOZCAN TODAS LAS PERSONAS DEL EQUIPO NO HABRÁ RESTRICCIÓN DE TIEMPO.
AGENDAR CON 2 DIAS DE ANTICIPACIÓN
Figura 36. Canal 9 de Canales de Comunicación.
Fuente: propia
INICIO
LOS LÍDERES ENVÍAN POR CORREO LA CITACIÓN A LA
REUNIÓN.
SE REALIZAN TODAS LAS RETROALIMENTACIONES PARA CONTINUAR CON LAS CAPACITACIONES.
FIN
¿LOS USUARIOS ASISTEN A LA
REUNIÓN?
SI
NO
¿SE PRESENTAN DUDAS CON RESPECTO A LA
CAPACITACIÓN DEL USO DEL SOFTWARE?
SI
SE REALIZA UN PLAN DE ACCIÓN
SE ARCHIVA EN LAS CARPETAS ACTA DE CAPACITACIÓN, SEGÚN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
SE REAGENDA CAPACITACIÓN.
NO
LOS LÍDERES FUNCIONALES AGENDAN REUNIÓN CON LOS
USUARIOS DEL SOFTWARE.
REVISA EL EQUIPO SINCOSOFT EN QUE SE ESTÁ FALLANDO EN LAS CAPACITACIONES.
CONTINUAR CON LAS CAPACITACIONES.
EMPRESA S.A.S. 124
14.1.4. Matriz de comunicaciones
Para construir la matriz de comunicaciones se tuvo en cuenta inicialmente los canales de
comunicación entre el emisor y el receptor en todas las fases del proyecto. Se evaluó el método
como se va a realizar la comunicación, cada cuanto, que tipo de información se entrega para
establecer la mejor comunicación de todos los involucrados en el proyecto como se muestra en la
tabla 27 a continuación.
Tabla 27. Matriz de Comunicación. MATRIZ DE COMUNICACIONES
CANAL EMISOR INFORMACION A FLUIR
METODO DE COMUNICACIÓN
TECNOLOGÍA FRECUENCIA TIEMPO DE RESPUESTA
RECEPTOR
1 EQUIPO PROYECTO SINCOFOFT
INFORME CORREO MAIL, CORREO INSTITUCIONAL
CADA 15 DIAS
INMEDIATO DIRECTOR DE PROYECTOS
2 DIRECTOR DE PROYECTO
INFORME CORREO MAIL, CORREO INSTITUCIONAL
SEMANAL INMEDIATO GERENTE DEL PROYECTO
3 DIRECTOR DE PROYECTO
ACTAS, INFORME
CORREO MAIL, CORREO INSTITUCIONAL
CADA 15 DIAS
INMEDIATO SPONSOR
4 DIRECTOR DE PROYECTO
ACTA, INFORME TÉCNICO
CORREO MAIL, CORREO INSTITUCIONAL
BIMESTRAL INMEDIATO GERENTE DEL PROYECTO
5 DIRECTOR DE PROYECTO
ACTA, INFORME DE AVANCE
CORREO MAIL, CORREO INSTITUCIONAL
2 VECES A LA SEMANA
INMEDIATO DIRECTOR DE PROYECTOS
6 LIDERES DE PROYECTO
INFORMES DE AVANCE
CORREO MAIL, CORREO INSTITUCIONAL
CADA 8 DIAS INMEDIATO GERENTE DEL PROYECTO
7 EQUIPO PROYECTO SINCOSOFT
INFORMES DE AVANCE
CORREO MAIL, CORREO INSTITUCIONAL
MENSUAL INMEDIATO DIRECTOR DE PROYECTOS
8 EQUIPO PROYECTO SINCOSOFT
AATAS DE CAPACITACIÓN
CORREO MAIL, CORREO INSTITUCIONAL
DIARIO INMEDIATO DIRECTOR DE PROYECTOS
9 LIDERES FUNCIONALES
ACTAS DE CAPACITACIÓN
CORREO MAIL, CORREO INSTITUCIONAL
CADA 8 DIAS INMEDIATO DIRECTOR DE PROYECTOS
SUPUESTOS RESTRICCIONES
QUE TENGAN CORREO INSTITUCIONAL NO SE PUEDE AGENDAR VÍA CELULAR
QUE SE CONOZCAN TODAS LAS PERSONAS DEL EQUIPO NO SE PUEDE AGENDAR LOS DIAS FESTIVOS
PROGRAMAR TIEMPO MAXIMO DE REUNIÓN DE 2 HORAS
AGENDAR CON 2 DIAS DE ANTICIPACIÓN
Fuente: propia
EMPRESA S.A.S. 125
14.1.5. Estrategia de comunicaciones
A lo largo de la implementación de un software ERP existen varios factores que son claves
para que ésta se pueda llevar a cabo de manera exitosa, uno de ellos es la buena
comunicación. Durante todo el desarrollo del proyecto y para que éste fluya en tiempo y forma
deben desarrollarse varias vías de comunicación entre los diferentes involucrados y no solamente
entre el consultor externo ERP y el líder de proyecto de la organización como comúnmente se
piensa. Cabe mencionar que en todos los casos la comunicación debe ser constante y bidireccional,
por esta razón se mostraran algunas vías de comunicación durante la implementación del ERP.
Dentro del equipo interno de implementación: Es importante recalcar que el líder del
proyecto tiene la responsabilidad de mantener comunicación continua con los líderes de área y
éstos a su vez con el personal de sus respectivos departamentos para poder obtener la información
y el apoyo necesario para realizar la optimización de procesos. Así mismo, el gerente de proyecto
debe estar en contacto con el administrador del sistema para verificar el buen funcionamiento del
software y buscar la mejora continua.
Entre el equipo interno y la dirección de la empresa: Así también el equipo interno,
representado por el líder de proyecto, debe estar en comunicación con la alta dirección de la
empresa, principalmente durante la planificación del proyecto para poder coincidir sobre los
alcances del software ERP y los recursos tanto humanos, económicos y materiales que habrán de
destinarse por parte de la empresa a la implementación.
Por su parte la dirección general también debe mantener contacto con el equipo interno para
conocer el estatus de la implementación y dar seguimiento puntual en cada fase. Esto es importante
porque envía el mensaje al resto de la organización de que el proyecto es importante para la
operación de la empresa.
Entre el equipo interno y el consultor externo: La comunicación entre el equipo interno,
especialmente por parte del líder, y el consultor ERP es indispensable para el buen logro del
proyecto. Ambos deben estar en constante contacto desde el inicio de la implementación para poder
definir claramente los alcances del proyecto y durante la misma para poder llevar un seguimiento
EMPRESA S.A.S. 126
y documentación precisa de cada etapa, así mismo para verificar que las entregas se realizan
conforme a lo planeado.
Dentro de la organización: Los empleados de la compañía, al momento de escuchar sobre
la implementación de un ERP, pueden llegar a sentirse preocupados o temerosos ante los cambios
que estén por venir. Por ello es necesario que desde el inicio del proyecto se informe a todos sobre
éste, sobre los cambios que habrán de tener en sus áreas de trabajo y en sus funciones, los beneficios
que obtendrán de manera personal y en la organización, así como sobre la capacitación que
recibirán.
15. Gestión de la Calidad del Proyecto
Plan de Gestión de la Calidad
El plan de la gestión de la calidad muestra el proceso con el cual se manejará la calidad en el
proyecto y el producto en cuanto a la planificación, gestión y control con el fin de cumplir con el
alcance planteado en el proyecto para todos los interesados. El plan también contiene los roles y
las responsabilidades de los interesados, de igual forma mostrará las herramientas de calidad como
las métricas y las frecuencias de medición.
15.1.1. Términos y definiciones
ERP: Es un conjunto de aplicaciones de software integradas, que permiten automatizar los
aspectos operativos o productivos de la empresa, facilitando y centralizando la información de
todas las áreas que la componen.
Sección interactiva: El software contará con una sección interactiva, basada en la plataforma
Moodle donde los usuarios internos (área de TIC) y externos (otras áreas de la compañía) tendrán
capacitación básica sobre el riesgo y su proceso de gestión.
TIC: Tecnologías de la información y comunicaciones
15.1.2. Normatividad aplicable al proyecto
Para el proyecto se adoptan los formularios de gestión de calidad de la Empresa S.A.S.
EMPRESA S.A.S. 127
(Ver tabla 28).
Tabla 28. Normatividad para la calidad.
Documentos normativos para la calidad
PROCEDIMIENTOS 1. Plan de Formación para los colaboradores en el ERP
2. Plan de Auditorias (Internas – Externas).
3. Procedimientos Técnicos de Trabajo (Emitidos por la licencia del Software). PLANTILLAS 1. Métricas de Calidad.
2. Control de Costos (Margen de Ganancia).
FORMATOS 1. Registros de capacitación.
2. Registros de Auditoría.
3. Lecciones Aprendidas.
4. Implementación de Acciones Correctivas – Mejora.
5. Procesos de Mejora.
OTROS DOCUMENTOS
OTROS DOCUMENTOS
1. Normatividad Nacional Vigente.
2. Requerimientos Certificación ISO 9001
Fuente: Elaboración propia 2021.
15.1.3. Política De Calidad del Proyecto
La política de calidad se manifiesta con el compromiso de satisfacer los requerimientos y
expectativas en la implementación de un software ERP para control de proyectos en la EMPRESA
S.A.S, para ello garantizando impulsar una cultura de calidad basada en los principios de liderazgo
y desarrollo del recurso humano, compromiso de mejora e integridad en las obras de construcción.
15.1.4. Objetivos de Calidad del Proyecto
Permitir de manera oportuna, confiable y precisa toda la información de la empresa.
Compartir información con estándares de calidad entre todos los componentes de la empresa.
Optimizar costos y tiempo con la implementación del ERP bajo estándares de calidad.
Eliminar procesos innecesarios en el desarrollo de las actividades.
EMPRESA S.A.S. 128
15.1.5. Especificaciones Técnicas del Proyecto y los Entregables
(Estándares de Calidad).
En esta tabla se muestran los factores de calidad relevantes, su objetivo, cuando y como se va
a medir cada una de ellas. Ver tabla 29.
Tabla 29. Matriz de estándares de calidad FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE
OBJETIVO DE CALIDAD
MÉTRICA A UTILIZAR
FRECUENCIA Y MOMENTO DE MEDICIÓN
FRECUENCIA Y MOMENTO DE REPORTE
Capacitación del personal
Capacitación en el software ERP = 100%
Capacitación ERP= (No. de capacitaciones realizadas / No. de capacitaciones planeadas) *100
Frecuencia semanal, medición viernes en horas de la tarde.
Frecuencia semanal, reporte viernes por la tarde.
Evaluación del desempeño de los procesos
Evaluación de desempeño de procesos = 100%
Evaluación de desempeño de procesos = (No. de evaluaciones realizadas / No. de evaluaciones planeadas) *100, No de actividades realizadas / programadas) *100, ( No de personas que aprueban las evaluaciones (>a 4) / ( No de personas asistidas) * 100
Frecuencia semanal, medición viernes por la tarde
Frecuencia semanal, reporte viernes por la tarde
Cumplimiento 100% Control de entregables Frecuencia semanal Frecuencia mensual
Calidad de conformidad
100% Nivel de satisfacción
En cada entrega parcial al sponsor
En cada entrega parcial al cliente
Desempeño del Proyecto
CPI ≥ 0.95
CPI = Valor Ganado / costo real
Frecuencia semanal, medición lunes por la mañana
Frecuencia semanal, reporte lunes por la tarde
Desempeño del Proyecto
SPI ≥ 0.95 SPI = Valor ganado / costo planeado
Frecuencia semanal, medición lunes por la mañana
Frecuencia semanal, reporte lunes por la tarde
Fuente: Elaboración propia 2021.
15.1.6. Roles y responsabilidades de calidad
En la tabla 30 se describen los responsables de la gestión de calidad para el proyecto y el rol
que tiene dicha persona.
EMPRESA S.A.S. 129
15.1.7. Herramientas y Técnicas de Planificación
Se han seleccionado estas herramientas ya que la estructura del proyecto y la poca cantidad de
personas que intervienen en sus diferentes etapas simplifican el controlar la calidad.
Juicio de expertos: Se tendrá la experiencia de los líderes de los procesos de la operación
para apoyar toda la implementación del ERP.
Lista de verificación y reuniones: Se llevarán a cabo reuniones con el director del proyecto,
con el equipo y todos los interesados, cuando se requiera solicitar permisos o se requiera socializar
información importante, aparte de todas aquellas que se programen como control de avances.
Las listas de verificación deben ser simples, objetivas y de fácil uso y entendimiento.
Las reuniones del proyecto se deben realizar de manera semanal.
EMPRESA S.A.S. 130
Tabla 30. Roles y responsabilidades de calidad.
Fuente: Elaboración propia 2021.
ROLES PARA L A GESTIÓN DE LA C A L I D A D
ROL NO 1: SPONSOR
Objetivos del rol: Responsable por la calidad del proyecto.
Funciones del rol: Revisar, aprobar y tomar acciones correctivas buscando una mejor calidad.
Niveles de autoridad: Administración de recursos del proyecto.
Reporta a: La alta gerencia
Supervisa a: Director de proyecto
Requisitos de conocimientos: Gerencia administrativas y Dirección de proyectos.
Requisitos de habilidades: Liderazgo, habilidades gerenciales, comunicación efectiva, resolución de problemas, administración del tiempo.
Requisitos de experiencia: 10 años en funciones similares.
ROL NO 2: DIRECTOR DEL PROYECTO
Objetivos del rol: Verificar y gestionar operativamente la calidad.
Funciones del rol: Revisión y aceptación de entregables, acciones de mejora y correctivas.
Niveles de autoridad: Exigencia de cumplimiento al equipo de proyecto.
Reporta a: Sponsor
Supervisa a: Miembros del equipo.
Requisitos de conocimientos: Dirección de proyectos según PMI.
Requisitos de habilidades: Liderazgo, habilidades gerenciales, comunicación efectiva, resolución de problemas, administración del tiempo.
Requisitos de experiencia: 5 años en funciones similares.
ROL NO 3: Equipo del proyecto (líderes de proyecto)
Objetivos del rol: Elaborar los entregables según los requisitos de calidad exigidos por la empresa.
Funciones del rol: Elaboración de los entregables del proyecto según políticas de calidad de acuerdo con los lineamientos estratégicos de la Empresa.
Niveles de autoridad: Administración de recursos según cada entregable.
Reporta a: Director de proyecto.
Supervisa a: No aplica
Requisitos de conocimientos: Conocimiento en la implementación de ERP y proyectos.
Requisitos de habilidades: Liderazgo, comunicación efectiva, resolución de problemas, administración del tiempo.
Requisitos de experiencia: 3 años en funciones similares.
ROL NO 4 : Gestor de calidad
Objetivos del rol: Verificación de la calidad
Funciones del rol: Verificar la calidad de los servicios de la plataforma ERP. Realizar inspecciones y controles internos para verificar la calidad.
Niveles de autoridad: Administración de la calidad y participa de las reuniones para implementar los diferentes procedimientos en la implementación del software para la empresa.
Reporta a: Director de proyecto.
Supervisa a: No aplica
Requisitos de conocimientos: Gestionar la calidad en proyectos
Requisitos de habilidades: Liderazgo, comunicación efectiva, resolución de problemas, administración del tiempo.
Requisitos de experiencia: 2 años en funciones similares
EMPRESA S.A.S. 131
Métricas de Calidad
15.2.1. Métrica de calidad del proyecto
En la tabla 31 se describen las métricas de calidad del proyecto y las características para cada
una de ellas.
Tabla 31. Métrica de calidad del proyecto. METRICAS DE CALIDAD (PROYECTO)
Nombre de la métrica:
Cumplimiento de costos
Cumplimiento de cronograma
Control de la calidad
Cumplimiento de entregables
Satisfacción del cliente
Objetivo de la métrica: (Especificar para que se desarrolla la métrica).
Asegurar el cumplimiento de los costos asignados al proyecto
Asegurara el cumplimiento de las actividades planificadas vs las ejecutadas
Cumplir con los requisitos del proyecto
Medir el cumplimiento asegurando la calidad de cada uno de los entregables
Identificar el grado de satisfacción del cliente con el proyecto conforme las expectativas del mismo
Factor de calidad (Especificar cuál es el factor de calidad relevante que da origen a la métrica)
Costos presupuestados
Cronograma planificado al 95% en todo el ciclo de vida del proyecto
Eficacia del 95% del proyecto
Satisfacción del sponsor frente a los entregables del proyecto
Satisfacción del sponsor en mínimo un 98% frente al proyecto
Método de medición (Definir los pasos y consideraciones para efectuar la medición)
Costos presupuestados/Costos ejecutados
Tiempos planificados/Tiempos ejecutados
Entregables con calidad/Entregables no aceptados
Comparar los entregables finales con los iniciales planteados para la aceptación o no del sponsor
Aceptación y cierre del cada modulo
Frecuencia de medición
La medición se realizará de manera Mensualmente
La medición se realizará de manera Mensualmente
La medición se realizará Mensualmente
La medición se realizará una vez entregado cada módulo del ERP
Mensualmente según cronograma
Meta (Resultado deseado para la métrica)
El costo del proyecto debe ser < = al costo presupuestado
Cumplimiento del 100% en la fase de implementación del ERP
100% del rendimiento del proyecto
100% de entregables aceptados por el sponsor
Cumplimiento del 98% del proyecto
Responsable del factor de calidad
Director del proyecto y el equipo del proyecto
Director del proyecto
Director del proyecto y el equipo del proyecto
Director del proyecto
Director del proyecto
Fuente: Elaboración propia 2021.
EMPRESA S.A.S. 132
15.2.2. Métricas de calidad del producto
En la tabla 32 se describen las métricas de calidad del producto y las características
para cada una de ellas.
Tabla 32. Métrica de calidad del producto.
Fuente: Elaboración propia 2021.
METRICAS DE CALIDAD (PRODUCTO)
Nombre de la métrica:
Parámetros de requerimientos para la adquisición del software
Evaluación de procesos
Capacitación del personal Módulos funcionando correctamente
Objetivo de la métrica: (Especificar para que se desarrolla la métrica).
Determinar la funcionalidad de cada requerimiento de la empresa hacia el software
Evaluar la consistencia o no de la información recolectada
Verificar el cumplimiento del cronograma de formación y poder tomar acciones correctivas de forma oportuna
Trazabilidad al adecuado funcionamiento de los módulos para la correcta implementación
Factor de calidad (Especificar cuál es el factor de calidad relevante que da origen a la métrica)
Satisfacción de la empresa al 100% de los módulos requeridos para la ejecución de proyectos
La satisfacción de los interesados de cada proceso, frente a los entregables del proyecto los cuales deben cumplir con la calidad propuesta
Se busca obtener conocimientos y habilidades en el manejo del ERP que permitan al personal asumir este cambio de forma satisfactoria
Correcto funcionamiento del ERP para llevar a cabo las actividades de los proyectos
Método de medición (Definir los pasos y consideraciones para efectuar la medición)
El software ERP debe cumplir con la siguiente información: Almacenamiento y actualización de la información. Sección interactiva entre áreas. Registro de la información
Verificar la calidad de la información recolectada de los procesos, para su posterior evaluación
Se medirá el desempeño de los colaboradores después de realizadas las capacitaciones
Total módulos aprobados/Módulos en funcionamiento
Frecuencia de medición
Se debe realizar desde el inicio hasta la selección y aceptación del software ERP
Esta medición se debe llevar una vez termine el proceso o entregable
Se realizará la medición una vez se termine cada modulo
Se realizará esta medición de forma semanal
Meta (Resultado deseado para la métrica)
100% de aceptación de los interesados
100% de aceptación del entregable por parte del interesado
95% de los colaboradores formados tengan la capacidad de manejar adecuadamente el software ERP
El 100% de los módulos en funcionamiento correctamente antes de 8 meses
Responsable del factor de calidad
Director del proyecto Gestor de Calidad/Equipo de trabajo
Director del proyecto y el equipo del proyecto
Director del proyecto y el equipo del proyecto
EMPRESA S.A.S. 133
Documentos de Prueba y Evaluación
El proyecto cuenta con cuatro cuentas de control los cuales deben de tener las siguientes
consideraciones técnicas:
Se debe cumplir con la fecha de entrega del proyecto.
Entrega de todos los módulos en funcionamiento.
Información suficiente y clara con las memorias de cada fase del proyecto.
Documentos firmados por cada responsable según sea el caso.
Para la gestión del proyecto se relacionará toda la documentación del proyecto y las lecciones
aprendidas.
Durante la ejecución del proyecto se utilizarán las listas de verificación y las reuniones como
herramientas, (ver Apéndice HH). Teniendo presente que el proyecto tiene pocos recursos humanos
y estos intervienen en las diferentes etapas, con ello se garantiza el control de la calidad.
Adicionalmente se utilizará el formato de registro de no conformidades del producto (ver
Apéndice II), por el experto del Software ERP (grupo de trabajo) para cuando identifiquen
hallazgos en la implementación del ERP SINCO, donde se debe especificar de donde proviene,
acción a implementar, análisis de causas, etc.
Entregables Verificados
Durante la ejecución del proyecto se utilizarán las listas de verificación y las reuniones como
herramientas, (ver Apéndice Z). Teniendo presente que el proyecto tiene pocos recursos humanos
y estos intervienen en las diferentes etapas, con ello se garantiza el control de la calidad.
Adicionalmente se utilizará el formato de registro de no conformidades del producto (Ver
(Apéndice AA, por el experto del Software ERP (grupo de trabajo) para cuando identifiquen
EMPRESA S.A.S. 134
hallazgos en la implementación del ERP SINCO, donde se debe especificar de donde proviene,
acción a implementar, análisis de causas, etc.
16. Gestión de Riesgos del Proyecto
Plan de Gestión de Riesgos
El plan de gestión de riesgos para la implementación de un software ERP para el control de
proyectos en la Empresa S.A.S, define el proceso de gestión de riesgos que se utilizará a lo largo
del ciclo de vida del proyecto. El director del proyecto es responsable de revisar y mantener
actualizado este plan de gestión de riesgos a lo largo del proyecto, con el objetivo de asegurar que
los procesos de gestión de riesgos continúan siendo apropiados para tratar con el nivel de riesgos
que se presente en el proyecto.
16.1.1. Control de versiones
En la tabla 33 se muestra el formato para el control de versiones para los riesgos.
Tabla 33. Control de versiones. # Fecha Realiza Revisa Aprueba Detalle
1.0 2020-06-30 Equipo del
proyecto,
líder Funcional
Líder
del
proyect
o
Director
del
proyecto
Fuente: propia
16.1.2. Propósito, objetivos y alcance del proceso de gestión de riesgos.
El proceso de gestión de riesgos del proyecto implementación de un software ERP para el
control de proyectos en la Empresa S.A.S tiene como objetivo gestionar todos los riesgos
previsibles (oportunidades y amenazas) de una forma proactiva, eficaz y adecuada, con el fin de
maximizar la probabilidad de que el proyecto logre la consecución de sus objetivos, manteniendo
al mismo tiempo la exposición al riesgo en un nivel aceptable.
"Riesgo aceptable" se define cuando no afecte el costo ni represente amenaza para el proyecto.
EMPRESA S.A.S. 135
El proceso de riesgo tendrá como objetivo involucrar de la manera adecuada a todos los grupos
de interés en el proyecto, creando compromiso y apropiamiento del proyecto en sí y en las acciones
de gestión de riesgos.
La información basada en el riesgo se comunicará a los grupos de interés del proyecto de
manera oportuna y a un nivel apropiado de detalle, para permitir que la estrategia del proyecto sea
ajustada a la luz de la exposición actual de riesgo.
El proceso de gestión de riesgos permitirá a los grupos de interés centrar la atención en las
zonas del proyecto que se encuentran más expuestas al riesgo, mediante la identificación de los
principales riesgos (tanto oportunidades como amenazas), potencialmente capaces de ejercer
la mayor influencia positiva o negativa en el logro de los objetivos del proyecto.
El proceso de gestión del riesgo cubre todas las actividades realizadas durante el ciclo de vida
del proyecto (dirección del proyecto, financiación, implementación y cierre del proyecto) . El
proceso de gestión de riesgos contempla tanto los riesgos internos al proyecto (sistemático, de
personal y de infraestructura), externos (proveedores, financiero, económico, tecnológicos y
sociales) ya que estos son un factor importante que impactan al proyecto de manera significativa.
16.1.3. Evaluación del contexto del proyecto
Contexto específico del proyecto
Para poder llevar a cabo el proyecto es necesario adquirir el software adecuado según previo
estudio en el mercado, capacitar a todo el personal involucrado en los procesos en los que se va a
llevar a cabo la implementación. Las capacitaciones de manejo de software se realizarán por
internet debido a las restricciones por aglomeración y movilización producto de la pandemia por
COVID 19 y la instalación del software la llevará a cabo el ingeniero asignado por el proveedor
del software.
Revisión del caso de negocio del proyecto
Para realizar la gestión de los riesgos en el caso de negocio del proyecto se tuvo en cuenta la
misión y los objetivos estratégicos de la organización. La Empresa S.A.S. busca diseñar, construir,
comercializar y gerenciar proyectos inmobiliarios con alta capacidad de gestión para ofrecer la
EMPRESA S.A.S. 136
mejor relación precio - calidad y espacio del mercado, generando valor a los accionistas con
responsabilidad social; para ello se realiza un estudio de los mejores software que ofrece el
mercado, se aprueba y se adquiere un software ERP especializado en construcciones inmobiliarias
que pueda ser implementado en varios de sus procesos para integrarlos y así garantizar la
satisfacción del cliente a través de un producto que cumple con sus necesidades y requisitos.
Importancia y prioridad del proyecto dentro de la organización
Dentro de la organización, el proyecto tiene mucha importancia puesto que contribuye con los
objetivos estratégicos a través del control eficiente de los costos. Desde esta perspectiva el software
es un recurso básico de la empresa, ya que es una herramienta que puede optimizar y mejorar los
procesos de producción, organización, programación, ventas, cobranza y capacitación. Esto le
permitirá establecer una ventaja competitiva para posicionarse en el mercado, atraer más clientes
y, por supuesto, lograr mayores niveles de productividad e incluso expansión. Para la alta gerencia
de la empresa, el tiempo es un recurso muy valioso por lo que se hace necesario obtener información
confiable de manera fácil y rápida sobre las operaciones de la empresa para poder tomar medidas.
Esta herramienta tecnológica puede brindar información operativa integrada en tiempo real.
Tamaño del proyecto dentro de la organización
La implementación de un software ERP para el control de proyectos en la Empresa S.A.S, está
definido como de gran envergadura y como eje central de acuerdo con su impacto, se tiene el
porcentaje de participación de las personas y las utilidades proyectadas a la organización.
En cuanto al impacto por la orientación de los procesos de la organización, hacia la
flexibilización, normalización y estandarización; que lo permitirán hacer más competitivo,
controlando fácilmente las operaciones e incluso garantizar el acceso a la información de todas las
áreas involucradas.
Para el porcentaje de participación de las personas, hace que sean más eficientes y
responsables hacia un camino de aporte al desarrollo sostenible de la organización, razón por la
cual estuvo dispuesta a invertir porque después de implementada la herramienta se usa para
optimizar e integrar los procesos o áreas funcionales, gestionar la información de manera
EMPRESA S.A.S. 137
estratégica, incrementar las ventas, aumentar la competitividad y alcanzar la rentabilidad
establecida en los objetivos de la organización.
16.1.4. Metodología de gestión de riesgos
La metodología que se usará para diseñar el plan de gestión de los riesgos incluye los
siguientes procesos que se seguirán (ver Apéndice CC):
Comunicación y consulta
Establecer criterios
Identificación de los riesgos
Análisis del riesgo
Evaluación y valoración del riesgo
Tratamiento del riesgo
Registro e informe
Seguimiento y revisión
16.1.5. Roles y responsabilidades de los interesados de los riesgos.
Los roles y responsabilidades de los riesgos del proyecto se detallan en la matriz del (Apéndice
DD).
16.1.6. Categoría de los riesgos.
Se identificaron 3 grupos que abarcan todos los riesgos existentes para el proyecto y a la vez
cada uno de esos riesgos se categoriza. (Ver figura 37).
16.1.7. Flujo de estado de los riesgos
Se muestra a través de un flujograma el estado en que se encuentran los riesgos desde que se
identifican hasta que se vuelven activos. (Ver Apéndice FF)
EMPRESA S.A.S. 138
Figura 37. Categoría de los riesgos.
Fuente: propia 2021
EMPRESA S.A.S. 139
16.1.8. Caracterización de las categorías de los riesgos
En la tabla 34 se realiza una caracterización de las categorías de los riesgos del proyecto.
Tabla 34. Caracterización de las categorías de riesgos.
CATEGORÍA TIPO DE CATEGORÍA DESCRIPCIÓN
EQUIPOS INTERNA RECURSOS Esta categoría caracteriza los posibles riesgos que se pueden presentar al momento de comprar equipos.
MANO DE OBRA INTERNA RECURSOS En esta categoría se tiene en cuenta el recurso humano que interviene en el proyecto y los posibles riesgos.
CONTRATOS INTERNA CUESTIONES CONTRACTUALES
En esta categoría se tendrá en cuenta los riesgos que puedan existir en los diferentes contratos que se firmes con proveedores.
SEGUROS INTERNA CUESTIONES CONTRACTUALES
Categoría a tener en cuenta para los diferentes contratos que se firman en el proyecto.
CONDICIONES DEL SITIO
INTERNA CONDICIONES FÍSICAS
Se tendrá en cuenta esta categoría debido a que las capacitaciones se programan de manera grupal en salas de capacitación de la empresa.
CONDICIONES EXTERNAS
INTERNA CONDICIONES FÍSICAS
En esta categoría se tendrán en cuenda condiciones diferentes que puedan afectar internamente
REQUISITOS TÉCNICA En esta categoría se tendrán en cuenta todos los requisitos del producto del proyecto.
CALIDAD TÉCNICA Categoría para determinar los riesgos que afectan la calidad
ESTABILIDAD POLÍTICA
EXTERNA POLÍTICA Se categoriza para tener en cuenta los riesgos de tipo político que pueden afectar los objetivos del proyecto
MERCADO CAMBIANTE
EXTERNA ECONÓMICA En esta categoría se tendrán en cuenta los riesgos que pueden surgir del mercado cambiante.
CAPACITACIONES EXTERNA SOCIAL En esta categoría se tendrán en cuenta los riesgos que pueden existir por capacitaciones.
PLATAFORMA EXTERNA TECNOLÓGICO Para esta categoría se tendrán cuenta los riesgos que puedan surgir por implementación de la plataforma del proyecto.
NORMATIVA EXTERNA LEGAL Categoría para tener en cuenta riesgos por normativas.
RECURSOS AMB. EXTERNA AMBIENTAL Categoría para caracterización de los riesgos por no cumplimiento de normas ambientales.
FUERZA MAYOR EXTERNA OTROS Categoría que se usa para los riesgos que por fuerza mayor pueden afectar el proyecto.
ESTIMACIÓN DE LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
Categoría para estimar los riesgos del proyecto.
PLANIFICACIÓN DE LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
Categoría para planificar los riesgos del proyecto.
CONTROL DE LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
Categoría para control de los riesgos del proyecto.
COMUNICACIÓN DE LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
Categoría donde se tendrá en cuenta los riesgos por comunicación que se puedan presentar en el proyecto.
Fuente propia. 2021
EMPRESA S.A.S. 140
16.1.9. Caracterización de los estados del riesgo
En la figura 35 se realiza una caracterización de los estados de los riesgos del proyecto.
Tabla 35. Caracterización de los estados de riesgo
ESTADO DESCRIPCIÓN CRITERIOS
PROCESO DE IDENTIFICACIÓN
Se identifican los riesgos del proyecto Se identifican los riesgos del proyecto
CARACTERIZACIÓN
Se clasifican según la categoría.
Una vez identificados se deben categorizar para saber el tratamiento que se le va a dar
EVALUACIÓN
Se evalúan si afectan de manera cualitativa o cuantitativa.
Según la categorización se determina el impacto hacia el proyecto si es de Calidad o de cantidad.
RESPUESTA
Si afectan el proyecto, se halla una respuesta con el fin de mitigarlos, evitarlos, transferirlos o aceptarlos.
Una vez evaluados se toman decisiones que tratamiento se les va a dar
MONITOREO Se realiza monitoreo después de haber hallado respuesta de los riesgos
Posterior a la respuesta se debe realizar monitoreo
RECHAZAR
Si el riesgo no afecta el proyecto.
Después del monitoreo se decide si se rechaza según el impacto
CERRAR
Si existe una respuesta efectiva del monitoreo.
Después del monitoreo se decide si se cierra según el impacto
EXPIRAR
Si el riesgo es posible que ocurra pero, no representa afectación al proyecto y no se cierra, puede permitirse que expire.
Después del monitoreo se decide si se deja expirar según el impacto
ELIMINAR
Si en el monitoreo se halla un riesgo que no afecta el proyecto y no se cierra puede eliminarse.
Después del monitoreo se decide si se elimina según el impacto
Fuente: propia 2021
EMPRESA S.A.S. 141
16.1.10. Tolerancia de los interesados del riesgo
En la tabla 36 se describe el porcentaje de tolerancia por cada objetivo de los interesados del
proyecto.
Tabla 36. Tolerancia y actitud de los interesados hacia el riesgo.
OBJETIVO ACTITUD TOLERANCIA PESO
Se aceptará cambios menores en el alcance, siempre y cuando estos cambios no afecten el 5% en tiempo respecto a las actividades contempladas en el cronograma.
BAJA
12%
Alcance Se aceptará cambios de solicitudes de adición de funciones en los módulos
de desempeño del software, siempre que se realicen junto con la consultoría antes de la fase inicial de Pruebas.
MEDIA
5%
Por ningún motivo se aceptarán solicitudes de adición de funciones cuando se estén realizando pruebas funcionales en la implementación de software.
BAJA
12%
Luego de la migración de datos y estandarización, se tendrá el soporte técnico descrito en el contrato del proyecto.
MEDIA 5%
Cualquier otra solicitud una vez finalizada la fase de estandarización, se deberá contemplar y realizar una orden deservicio adicional al proyecto realizado.
MEDIA
5%
Se permitirá desviaciones de tiempo de 10 días hábiles para dar trámites a las solicitudes de cambio. Esto incluye la convocatoria del comité de gestión integral de cambios.
MEDIA
5%
Tiempo Las desviaciones de tareas críticas de acuerdo con la línea base deberán resolverse 10 días hábiles después de obtener el concepto de la solicitud de cambio (aceptación o rechazo).
MEDIA
5%
Se considerará como critica los procesos de demora en el cronograma de actividades por más de 15 días.
MEDIA 5%
Al ser un proyecto de costo global, no se permitirá adiciones al presupuesto, salvo que esté aprobado por el
Sponsor del proyecto. Y serán máximo del 5% del costo total del
proyecto.
BAJO
12%
Costo Las reservas de gestión y de contingencia serán contempladas y utilizadas de acuerdo con la caracterización y cumplimiento de los objetivos del proyecto. No se incluyen para realizar órdenes de servicio adicionales al proyecto.
BAJO 12%
Calidad Se deberán cumplir las métricas de indicadores al 100% de acuerdo con el plan de gestión de calidad.
BAJO 10%
El plan de gestión de adquisiciones se llevará a cabo de acuerdo con el cronograma de disponibilidad de recursos.
ALTO 4%
Adquisiciones
Recursos adicionales para intensificar actividades de acuerdo c o n demoras en el cronograma, deberá ser aprobada por el sponsor.
BAJO 8%
Fuente: propia 2021
EMPRESA S.A.S. 142
16.1.11. Definiciones de impacto de los riesgos
De acuerdo al objetivo del proyecto se define la probabilidad de impacto de los riesgos del
proyecto.
Tabla 37. Probabilidad del riesgo de acuerdo con los objetivos del proyecto.
Objetivo del Proyecto
Muy Leve Leve Moderado Alto Muy alto
± 1 ± 2 ± 3 ± 4 ± 5
Costo
Aumento de costo insignificante
Aumento del costo < 10%
Aumento del costo del 10%
al 20%
Aumento del costo del 20% al 40%
Aumento del costo > 40%
-
Disminución de costo insignificante
Disminución del costo < 10%
Disminución del costo del 10% al 20%
Disminución del costo del 20% al 40%
Disminución del costo > 40%
+
Tiempo
Aumento de tiempo insignificante
Aumento de tiempo < 5%
Aumento de tiempo del 5%
al 10%
Aumento de tiempo del 10% al 20%
Aumento de tiempo > 20%
-
Disminución de tiempo insignificante
Disminución de tiempo < 5%
Disminución de tiempo del 5% al 10%
Disminución de tiempo del 10% al 20%
Disminución de tiempo > 20%
+
Alcance
Disminución del alcance apenas perceptible
Áreas de alcance secundarias afectadas
Áreas de alcance principales afectadas
Reducción del alcance inaceptable para los diversos grupos de interés
Elemento final del proyecto es inservible
-
Calidad
Degradación de la calidad apenas perceptible
Sólo se ven afectadas las aplicaciones muy exigentes
La reducción de la calidad requiere de la aprobación del sponsor
Reducción de la calidad inaceptable para los usuarios finales
El elemento final del proyecto es inservible
-
Adquisiciones
Lenta categorización del proceso
Se ven afectados algunas fases del proceso en el plan de adquisiciones.
Mal interpretación en los procesos del plan, durante el ciclo
de vida del
proyecto.
Proceso no se gestionó adecuadamente durante el ciclo de vida de proyecto
El proceso final afecta la obtención del producto final
-
Fuente: Adaptado de PMI (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Guía
del PMBOK. (PMI, Ed. 6thed.). Newton Square: Project Management Institute, Inc.
EMPRESA S.A.S. 143
16.1.12. Definiciones de probabilidad de los riesgos
En la tabla 38 se define por medio de una escala los riesgos.
Tabla 38. Escala de probabilidad del proyecto
Fuente: Adaptado Instituto Tecnológico de Costa Rica (Julio de 2012). Guía para la
administración de contratos aplicable en proyectos de obra pública en el hospital México.
Proyecto para optar el grado de Maestría en Gerencia de Proyectos.
Matrices de Probabilidad – Impacto (inicial y residual)
16.2.1. Diagrama Matricial de Probabilidad e Impacto
En la tabla 39 se realiza una evaluación según la urgencia del riesgo.
Tabla 39. Evaluación cualitativa de la urgencia
Frase Coloquial Evaluación Calificación
Requiere atención inmediata Inmediata 5
Es urgente establecer medidas Urgente 4
Se debe priorizar atención Importante 3
Es oportuno adelantar respuestas Oportuna 2
Podría ser conveniente establecer respuestas Conveniente 1
Fuente: Adaptado de: Sebestyen, Z. (2017). Further Considerations in Project Success.
Procedia Engineering, 196 (June), 571 - 577. DOI: 10.1016/j.proeng.2017.08.0032
En la figura 38 se muestra la clasificación de los riesgos en las matrices de probabilidad
impacto positivo y negativo.
ESCALA SIGNIFICADO
Muy Alta – 5 Quedan defectos que lo categorizan el software como inservible.
Alta – 4 Quedan defectos serios que afectan la funcionalidad / desempeño del software.
Media – 3 Quedan defectos que además afectan la funcionalidad / desempeño del software.
Baja – 2 Quedan defectos que no afectan la funcionalidad / desempeño del software.
Muy Baja – 1 No quedan defectos (son despreciables).
EMPRESA S.A.S. 144
Figura 38. Clasificación de los riesgos impacto/probabilidad.
Fuente: propia
Tabla 40. Evaluación cualitativa de la probabilidad
Frase Coloquial Evaluación Calificación
Evento de riesgo que tiene la probabilidad de ocurrencia mayor que 0,85 pero menor que uno (una certeza). Por ejemplo. De "casi seguro que ocurrirá" a “extremadamente seguro que ocurrirá".
Casi cierto
5
Evento de riesgo que tiene una probabilidad de ocurrencia mayor a 0,65 pero menor o igual a 0,85. Por ejemplo, de "es probable que ocurra" a "es muy probable que ocurra".
Probable
4
Evento de riesgo que tiene una probabilidad de ocurrencia mayor que 0,35 pero menor o igual a 0,65. Por ejemplo, de "no es probable que ocurra" a "es probable que ocurra".
Moderado
3
Evento de riesgo que tiene una probabilidad de ocurrencia mayor a 0,15 pero menor o igual a 0,35. Por ejemplo, de "no es muy probable que ocurra" a "no es probable que ocurra".
Improbable
2
Evento de riesgo que tiene una probabilidad de ocurrencia entre cero y 0,15, por ejemplo, de "extremadamente seguro de no ocurrir" a "casi seguro de ocurrir".
Raro
1
Fuente: Adaptado de tabla 4.3.: An ordinal scale for ocurrence probability. Garvey, P. R. (2009).
Analytical methods for risk management: a systems engineering perspective. Boca Raton: CRC
PRESS
PROBABILIDAD
CASI CIERTO (5)
PROBABLE (4)
POSIBLE (3)
IMPROBABLE (2)
RARO (1)
PROBABILIDAD
CASI CIERTO (5)
PROBABLE (4)
POSIBLE (3)
IMPROBABLE (2)
RARO (1)
MODERADOIdentificar factores que influyen, asignar
propietario, monitorear con frecuencia alta.
MATRIZ PARA RIESGO NEGATIVO
AMENAZAS
ALTOReportar de inmediato, signar propietario al
riesgo, planear e implementar respuesta.
BAJODiscutir en las secciones de seguimiento y control
de riesgos.
IMPACTOCATASTRÓFICO
(-5)
IMPORTANTE
(-4)
MODERADO
(-3)
LEVE
(-2)
INSIGNIFICANTE
(-1)MUY BAJO Mantener en lista de revisión de baja prioridad.
MATRIZ PARA RIESGO POSITIVO
OPORTUNIDADESALTO
Reportar de inmediato, signar propietario al
riesgo, planear e implementar respuesta.
MODERADOIdentificar factores que influyen, asignar
propietario, monitorear con frecuencia alta.
BAJODiscutir en las secciones de seguimiento y control
de riesgos.
IMPACTOINSIGNIFICANTE
(+1)
LEVE
(+2)
MODERADO
(+3)
IMPORTANTE
(+4)
CATASTRÓFICO
(+5)MUY BAJO Mantener en lista de revisión de baja prioridad.
EMPRESA S.A.S. 145
Tabla 41. Nivel de criticidad del riesgo.
Criticidad Descripción y Tratamiento de Alto Nivel
Muy Alta – 5 Quedan defectos que lo categorizan como inservible.
Alta – 4 Quedan defectos serios que afectan la funcionalidad / desempeño del software.
Media – 3 Quedan defectos que además afectan la funcionalidad / desempeño del software.
Baja – 2 Quedan defectos que no afectan la funcionalidad / desempeño del software.
Muy Baja – 1 No quedan defectos (son despreciables).
Fuente: propia
16.2.2. Diagrama Matricial de Urgencia e Impacto
En la tabla 42 se registra la criticidad en los que se encuentran los riesgos según su
probabilidad e impacto.
Tabla 42. Nivel de criticidad de riesgos
PROBABILIDAD
CASI CIERTO (5) -25 -20 -15 -10 -5 +5 +10 +15 +20 +25
PROBABLE (4) -20 -16 -12 -8 -4 +4 +8 +12 +16 +20
POSIBLE (3) -15 -12 -9 -6 -3 +3 +6 +9 +12 +15
IMPROBABLE (2) -10 -8 -6 -4 -2 +2 +4 +6 +8 +10
RARO (1) -5 -4 -3 -2 -1 +1 +2 +3 +4 +5
MATRIZ PARA RIESGO
AMENAZAS OPORTUNIDADES
IMPACTO CATASTRÓFICO (-5) IMPORTANTE (-4) MODERADO (-3) LEVE (-2) INSIGNIFICANTE (-1) INSIGNIFICANTE (+1) LEVE(+2) MODERADO (+3) IMPORTANTE (+4) CATASTRÓFICO (+5)
Extremo Reportar de inmediato, implementar respuesta inmediata, planear e implementar solución a corto plazo.
Alto Reportar de inmediato, implementar respuesta rápida, planear e implementar solución de corto a mediano
plazo.
Medio Reportar de acuerdo con los procedimientos de la organización, implementar respuesta en plazo moderado,
planear e implementar solución a mediano plazo.
Bajo Reportar de acuerdo con las reuniones programadas, implementar respuesta de acuerdo con el comité
integrado de gestión de cambios, solución requiere el mínimo esfuerzo.
EMPRESA S.A.S. 146
Fuente: propia
Tabla 43. Matriz de urgencia e impacto para calificar y priorizar incidentes.
UR
GEN
CIA
Inmediata (5) -25 -20 -15 -10 -5
Urgente (4) -24 -19 -14 -9 -4
Importante (3) -23 -18 -13 -8 -3
Oportuna (2) -22 -17 -12 -7 -2
Conveniente (1) -21 -16 -11 -6 -1
IMPACTO Catastrófico (-5) Importante (-4) Moderado (-3) Leve (-2) Insignificante (-1)
Fuente: Adaptado de: Sebestyen, Z. (2017). Further Considerations in Projects Success.
Procedia Engineering, 196 (June), 571 - 577. DOI: 10.1016/j.proeng.2017.08.032
16.2.3. Caracterización de los niveles de criticidad de riesgos.
Criticidad Descripción y Tratamiento de Alto Nivel
Muy Alta – 5 Quedan defectos que lo categorizan como inservible.
Alta – 4 Quedan defectos serios que afectan la funcionalidad / desempeño del software.
Media – 3 Quedan defectos que además afectan la funcionalidad / desempeño del software.
Baja – 2 Quedan defectos que no afectan la funcionalidad / desempeño del software.
Muy Baja – 1 No quedan defectos (son despreciables).
Tabla. Nivel de criticidad de riesgos. Fuente: Propia 2020.
ALTO
≥-20,1
ALTO
≥+20,1
MODERADO
entre -9,1 a -20
MODERADO
entre +9,1 a +20
BAJO
entre -2,1 a -9
BAJO
entre +2,1 a +9
MUY BAJO
≤-2
MUY BAJO
≤+2
CRITICIDAD NEGATIVA CRITICIDAD POSITIVA
Mantener en l i s ta de revis ión de baja prioridad. Mantener en l i s ta de revis ión por que tienen un mínimo impacto.
Reportar de inmediato, s ignar propietario a l riesgo, planear e implementar respuesta.Reportar de inmediato, s ignar propietario a l riesgo, planear e implementar
acciones para esas oportunidades
Identi ficar factores que influyen, as ignar propietario, monitorear con frecuencia a l ta .Identi ficar factores que influyen, as ignar propietario, crear rutina de
seguimiento.
Discuti r en las secciones de seguimiento y control de riesgos .Cuando fuese de bajo impacto no tanta atención, s i es de a l to impacto actuar
sobre éste.
EMPRESA S.A.S.
Matriz de Riesgos
El figura 39 se muestra la
Figura 39. Matriz de riesgos.
Fuente: propia
Muy Alta 2 Muy Alta 2
PROBABILIDAD Alta 2 Alta 3CASI CIERTO (5) 1 1 Media 3 Media 4PROBABLE (4) 1 1 Baja 3 Baja 1
POSIBLE (3) 1 1 1 1 Muy Baja Muy BajaIMPROBABLE (2) 2 1 1
RARO (1) 1 1 1 1 2 1 1 TOTAL CRITICIDAD
20 0,35
10 -3,41
10 2,56
Muy Alta 2 Muy Alta
PROBABILIDAD Alta 2 Alta 2CASI CIERTO (5) 1 Media 3 Media 2PROBABLE (4) 1 1 Baja 3 Baja 4
POSIBLE (3) 1 1 Muy Baja Muy Baja 2
IMPROBABLE (2) 2 1 2 1 1
RARO (1) 1 1 1 1 3 1 TOTAL CRITICIDAD
20 1,95
10 -2,51
10 2,7
MATRIZ PARA RIESGO POSITIVO MATRIZ PARA RIESGO NEGATIVO
AMENAZAS
IMPACTOCATASTRÓFICO
(-5)
MODERADO
(-3)
LEVE
(-2)
INSIGNIFICANTE
(-1)
OPORTUNIDADES
IMPORTANTE
(-4)
INSIGNIFICANTE
(-1)
LEVE
(-2)
MODERADO
(-3)
IMPORTANTE
(-4)
CATASTRÓFICO
(-5)
CATASTRÓFICO
(-5)
OPORTUNIDADES AMENAZAS
MATRIZ DE DENSIDAD DE RIESGOS RESIDUAL OPORTUNIDADES AMENAZAS
MATRIZ DE DENSIDAD DE RIESGOS INICIALES
AMENAZAS
OPORTUNIDADES
RIESGOS
MATRIZ PARA RIESGO NEGATIVO
AMENAZAS
MATRIZ PARA RIESGO POSITIVO
OPORTUNIDADES
IMPACTOINSIGNIFICANTE
(-1)
LEVE
(-2)
MODERADO
(-3)
IMPORTANTE
(-4)
CATASTRÓFICO
(-5)
OPORTUNIDADES
IMPORTANTE
(-4)
MODERADO
(-3)
LEVE
(-2)
INSIGNIFICANTE
(-1)
RIESGOS
AMENAZAS
EMPRESA S.A.S.
16.3.1. Calendario de Gestión de Riesgos
Se establece una periodicidad en el calendario de acuerdo con el proceso como se indica en la tabla
44.
Tabla 44. Calendario de gestión de riesgos.
PROCESO PERIODICIDAD TIEMPO ESTIMADO
Planificación de gestión de los riesgos
Al inicio del proyecto. Reunión de coordinación semanal con el equipo del proyecto: como se llevarán a cabo las actividades.
4 semanas (1 mes)
Identificación de riesgos
Durante todo el ciclo de vida del proyecto: para determinar cómo pueden afectar el resultado del proyecto, si llegaran a ocurrir.
Durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Análisis cualitativo de riesgos
Reunión semanal del Comité de Gestión de Riesgos: cuando un riesgo sea identificado, se debe evaluar su impacto y probabilidad de ocurrencia en el proyecto.
En sesión de dos (2) horas. Último día hábil de la semana.
Análisis cuantitativo de riesgos Reunión semanal del Comité de Gestión de Riesgos: cuando un riesgo sea identificado, se debe cuantificar su probabilidad de ocurrencia ($) y el impacto ($) para priorizarlos según su importancia relativa.
En sesión de dos (2) horas. Último día hábil de la semana.
Planificación de respuesta a los riesgos
Reunión semanal del Comité de Gestión de Riesgos: planes y acciones para mejorar las oportunidades y disminuir amenazas.
En sesión de dos (2) horas. Último día hábil de la semana.
Monitoreo de los riesgos Reunión semanal del Comité de Gestión de Riesgos. Sesión de monitoreo: una (1) hora. Último día hábil de la semana.
Fuente: propia
EMPRESA S.A.S. 149
16.3.2. Recursos de Gestión de Riesgos.
Tabla 45. Recursos de gestión de riesgos.
PROCESO
PERSONAS MATERIALES
EQUIPOS
TOTAL
Planificació
n de gestión
de los
riesgos
Director de proyecto: $7.000.000 Base de datos del proyecto: $0.00
Computadores: $12.328 día / 4 semanas:
$370.000
$ 31.704.000
Líder GTH: $4.300.000
Líder de tecnología e implementación: $4.300.000
Proyector: $8.135 día / 4 semanas:
$244.000 Líder SGC: $4.300.000 Líder CBR: $4.300.000
Impresora: $24.657 día / 4 semanas:
$740.000 Director Administrativo y Financiero: $4.300.000
Identificació
n de riesgos
Director de proyecto: $7.000.000 Computadores: $12.328 día / 51
semanas: $ 18.860.000
$ 121.170.000
Especialista en riesgos: $6.000.000 Líder GTH: $4.300.000
Líder de tecnología e implementación: $4.300.000
Computadores: $9.589 día / 51 semanas:
$ 14.670.000 Líder SGC: $4.300.000 Líder CBR: $4.300.000
Director Administrativo y Financiero: $4.300.000
Proyector: $8.135 día / 51 días: $
415.000
Profesional SGC: $3.500.000
Profesional tecnología e implementación: $3.500.000
Profesional de compras: $3.500.000 Impresora: $24.657 día / 51 semanas:
$37.725.000
Residentes (3): $4.500.000 Consultores ERP: $0.00
Análisis
cualitativo de
riesgos
Director de proyecto: $7.000.000
Computadores: $12.328 día / 20 semanas: $ 7.397.000
$ 27.794.000 Especialista en riesgos: $6.000.000
Impresora: $24.657 día / 10 semanas:
$7.397.000
Análisis
cuantitativo de
riesgos
Director de proyecto: $7.000.000 Computadores: $12.328 día / 20 semanas: $ 7.397.000
$ 32.094.000 Especialista en riesgos: $6.000.000 Impresora: $24.657 día / 10 semanas:
$7.397.000
Director Administrativo y Financiero: $4.300.000
Planificació
n de
respuesta a
los riesgos
Director de proyecto: $7.000.000
Documentos del proyecto: $0.00
Computadores: $12.328 día / 51
semanas: $ 18.860.000
$ 66.145.000
Líder GTH: $4.300.000
Software PMIS: $ 3.700.000 / año
Computadores: $9.589 día / 51 semanas: $ 14.670.000
Líder de tecnología e implementación: $4.300.000
Base de datos del proyecto: $0.00
Proyector: $8.135 día / 51 días: $ 415.000
Líder SGC: $4.300.000 Líder CBR: $4.300.000
Director Administrativo y Financiero: $4.300.000
Consultor de Implementación ERP: $0.00
Monitoreo
de los
riesgos
Director de proyecto: $7.000.000
Computadores: $12.328 día / 51 semanas: $ 18.860.000
$ 31.897.725 Especialista en riesgos: $6.000.000
Impresora: $24.657 día / 51 semanas:
$37.725.000
Fuente: propia 2021
EMPRESA S.A.S. 150
16.3.3. Formatos de Gestión de Riesgos
Tabla 46. Formatos de Gestión de Riesgos
Formato Tabla de Contenido Proceso en el
cual se genera Responsable
1. Alcance 4.2. Actividades de contingencia
1.1. Supuestos
4.3. Actualizaciones al registro de riesgos
Plan de gestión
de riesgos
1.2. Restricciones
2. Identificación de riesgos
2.1. Documentación de riesgos
2.2. Validación de riesgos
3. Análisis de riesgos
3.1. Clasificación del riesgo
3.2. Análisis de impacto
3.3. Riesgo vs Tolerancia
3.4. Aceptación del riesgo
4. Planificación de la respuesta al riesgo
4.1. Actividades de mitigación
5. Implementación del plan de riesgos
6. Seguimiento y control
6.1. Informe de estado
6.2. Cambios en los perfiles de riesgos y planes de acción
6.3. Retirar riesgos
7. Comunicaciones
7.1. Lecciones aprendidas
8. Presupuesto
9. Herramientas y técnicas
10. Informes de gestión de riesgos
Planificación
Gestor de
riesgos
Director de
proyecto
Plantilla para
identificación
de riesgos
1. Objetivo del proceso
2. Descripción
3. Tipo de riesgo
4. Categoría del riesgo
5. Causas
6. Que puede generar (Impacto)
Identificación Equipo del
proyecto
1. Categorización 2.3 Clasificación
Plantilla de
evaluación de
riesgos
1.1. Nombre
1.2. Categoría
2. Clasificación
2.1. Puntuación de riesgos
3. Respuesta
3.1. Mitigación
3.2. Disparador
3.3. Nueva calificación
Análisis
cualitativo
Equipo del
proyecto
2.2. Impacto
1. ID
2. Fecha de identificación
3. Descripción del problema
7. Categoría del riesgo
8. Efecto
9. Probabilidad (P)
Director de
proyecto
Registro de riesgos
4. Riesgo 5. Causas
10. Impacto (I) 11. Ponderación [P x I]
Identificación Líderes funcionales
6. Tipo de riesgo 12. Acciones
Informe de riesgos
1. Resumen ejecutivo
1.1. Estado actual de los
riesgos del proyecto
1.2. Conclusiones del análisis
2. Alcance y objetivos
3. Estado del proyecto
4. Indicadores clave de riesgos 4.1. Riesgos de alto nivel
4.2. Probabilidad de cumplimiento
del plazo del proyecto
4.3. Máximo retraso esperado
5. Principales riesgos y acciones
6. Análisis cualitativo de los riesgos
6. Análisis cuantitativo de los riesgos
del proyecto
7. Conclusiones y recomendaciones 8. Actualización del registro de riesgos
Monitoreo
Gestión
documental
Gestor de
riesgos
Fuente: propia 2021
EMPRESA S.A.S. 151
17. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
El plan de gestión de adquisiciones y contratos permite establecer, planificar y controlar la
ejecución de compras para productos y/o servicios que demanda la implementación y ejecución del
proyecto, teniendo presente la selección de proveedores que permitan garantizar el nivel de
confiabilidad (crítico y no crítico) durante el proceso de abastecimiento en el proyecto de
implementación de un software ERP para control de proyectos en la EMPRESA S.A.S, para lograr
gestionar las adquisiciones sin contratiempos ajustadas al cronograma y costos.
Plan de gestión de las Adquisiciones
17.1.1. Alcance de la adquisición
Implementar el software de planificación de recursos empresariales EPR, en la Empresa
S.A.S., para el control de proyectos en los procesos de construcción, calidad, recursos humanos,
contabilidad y comercialización; que permita tener una información rápida, en tiempo real,
confiable, funcional y respaldada en una base de datos centralizada.
17.1.1.1 Alcance técnico y/o comercial.
a. Hardware y Software:
Los proveedores y/o contratistas deben estar legalmente constituidos antes las entidades de
control como Cámara de Comercio, DIAN, gubernamental y jurisprudencial que apliquen al
proyecto.
En cuanto a las ofertas económicas para la decisión de compra / adquisición, se contará con
mínimo dos (2) cotizaciones, para realizar el benchmarking con el fin de seleccionar la mejor
propuesta económica: Procedimientos estándares para las adquisiciones.
Las adquisiciones se llevarán a cabo de acuerdo con los “criterios de selección ¿Por qué los
elegimos?”, del presente documento.
Los proveedores que proporcionen el servicio técnico, mantenimiento y garantía del producto
y/o servicio, deben estar acorde a la oferta y demanda presentes en el estudio del mercado.
EMPRESA S.A.S. 152
Si las compras son superiores los $150 millones deben ser autorizados por medio de pólizas
de cumplimiento a los proveedores, según lo establecido en el procedimiento general de compras
y adquisiciones de la compañía. Dependiendo de la naturaleza de la labor contratada, se podrá
excluir de esta obligación a un proveedor.
El software debe estar debidamente licenciado o respaldado por el proveedor de la solución
ERP.
Los equipos necesarios para la adaptación de la solución ERP, debe cumplir con los requisitos
y especificaciones técnicas establecidas por el grupo de proyecto para la aceptación de la propuesta
económica.
b. Soporte Técnico:
Para las actividades de pruebas funcionales se contará con servicio de consultoría por parte
del proveedor de la ERP de acuerdo con:
Definición de estrategias para los análisis de los módulos de la ERP.
Formulación de la estrategia para la integración de los módulos de la ERP.
Diagnóstico de infraestructura, hardware, estándares e información de base de datos
disponibles en la compañía para los diseños de caso de pruebas.
Reporte de pruebas funcionales / Auditorias.
La gestión de las actividades para la implementación de la solución ERP, garantizará la
estabilidad, estandarización y la aceptación de los usuarios con la finalización de las pruebas
funcionales.
17.1.2. Alcance de los trabajos a realizar
El alcance del proyecto también abarca:
Gestión, seguimiento y plan de trabajo, análisis, diseño, programación e implantación de la
solución ERP para la gestión integral de la EMPRESA S.A.S., con las funcionalidades críticas a
cubrir que se detallarán más adelante.
EMPRESA S.A.S. 153
Formación y documentación completa asociada a la implantación.
Para los requerimientos no cubiertos por el estándar se buscará un equilibrio entre el coste de
desarrollo/mantenimiento de las posibles alternativas de desarrollo y el beneficio que aporte cada
solución.
El proyecto deberá organizarse conforme a las siguientes líneas de trabajo, cuya planificación
temporal deberá ser propuesta por cada licitador en su propuesta técnica:
a. Gestión y seguimiento del proyecto, incluida la gestión del cambio y gestión de riesgos
en la implantación.
b. Adaptación de cada uno de los módulos funcionales, lo que implica la parametrización
y/o desarrollos necesarios para la adecuación de la herramienta:
c. Análisis y diseño de la integración del ERP en el área.
d. Parametrización de las funcionalidades estándares del ERP implantado para dar respuesta
a los procesos del diseño del modelo de negocio.
e. Desarrollo de las adaptaciones necesarias en aquellos requerimientos no cubiertos por la
funcionalidad estándar del ERP implantado.
f. Redacción del plan de pruebas de validación del sistema implantado.
g. Redacción del plan de arranque del sistema.
h. Estabilización del sistema.
i. Capacitación a usuarios, previa a la puesta en marcha del sistema y soporte post-
implantación.
El soporte in situ post implantación cubrirá un mínimo de 6 meses tras la puesta en marcha y
aceptación del proyecto. Una vez realizados los trabajos de desarrollo, éstos serán testados por el
personal designado por la EMPRESA S.A.S., realizando las pruebas de usuario y de sistemas que
estime oportuno para verificar la fiabilidad de los resultados y del rendimiento obtenido.
17.1.3. Objeto del contrato.
El objeto del contrato es la contratación de personal técnico especializado a través de un
proveedor certificado como implementadores de soluciones ERP, para la implantación de un
software de gestión integral de acuerdo a las necesidades de la EMPRESA S.A.S., que de soporte
EMPRESA S.A.S. 154
a los procesos de la compañía de forma centralizada y coordinada: fundamentalmente en la
administración de proyectos de construcción (administrativo y financiero, gestión del talento
humano, maquinaria y equipos, comercialización de bienes raíces, y sistemas de gestión de
proyectos).
Con esto se pretende mejorar la gestión y seguimiento de los procesos; así como facilitar la
toma de decisiones. Así mismo, facilitará el intercambio de información entre las distintas áreas
funcionales, mediante la digitalización de procesos y la mitigación de intervenciones manuales.
Se incluye dentro del objeto de este proyecto, la adquisición de la licencia para la puesta en
marcha del sistema ERP que se define en este pliego.
Otros objetos del contrato a incluir:
a. La administración e integración de equipos, procesos y sistemas, instalación,
parametrización, personalización y configuración de los diferentes módulos ofertados de la ERP.
b. Carga y migración de datos.
c. El desarrollo y ejecución de un plan de capacitaciones y comunicación que cubra todas
las fases del proyecto, y que garantice tanto la capacitación funcional como técnica de los usuarios
implicados en el proyecto.
d. El establecimiento de los niveles de seguridad y confidencialidad adecuados para la
información manejada en el proyecto en cumplimiento de la legislación vigente.
e. Realización y entrega de toda la documentación correspondiente a cada una de las fases
e hitos del proyecto, así como los correspondientes informes de seguimiento.
f. Descripción de las necesidades del software ERP para poder integrar otros sistemas
informáticos.
g. Suministro de la licencia de los módulos del ERP propuestos, así como el mantenimiento
de licencias el primer año.
h. Soporte técnico durante al menos 6 meses desde la entrega del software ERP.
Las características principales del software de gestión integral a contratar son las siguientes:
EMPRESA S.A.S. 155
a. Deberá permitir crear documentos en cualquier área (compras, ventas, tesorería,
contabilidad, inventario, etc.), para poder personalizar el mismo a través del estándar de la
herramienta, las necesidades de la compañía. Los documentos se podrán configurar y parametrizar
de forma que la compañía indique la relación de unos módulos con otros y como se realizaría esa
relación. La parametrización a nivel de usuario deberá ser sencilla y fácil para los administradores
principales de la herramienta que se designe.
b. Se deberá poder extraer información de forma fácil a través de listas de usuario y de forma
sencilla, para poder personalizar los informes finales que se requieran.
c. Deberá ser modular y poder adquirir las licencias por módulos no por usuarios ni por
bloques.
17.1.4. Entregables.
Para la solución técnica de cada una de las áreas de gestión, se deberán obtener los siguientes
productos:
1. Análisis de requisitos del sistema
2. Solución propuesta y la forma en la que cubrirá cada una de las necesidades y
requerimientos planteados.
3. Arquitectura de la solución propuesta.
4. Módulos del ERP utilizados.
5. Propuesta de parametrización a realizar del sistema.
6. Documentación completa sobre los desarrollos adicionales a realizar.
7. Número de licencias ofertadas y distribución o funcionalidad sobre los usuarios.
8. Carga y migración de datos.
17.1.5. Ejecución del contrato.
Los trabajos se realizarán principalmente en las instalaciones de la EMPRESA S.A.S, si bien,
el adjudicatario podrá realizar algunas actividades en sus propias instalaciones siempre y cuando
esto no interfiera en la correcta ejecución del proyecto.
EMPRESA S.A.S. 156
La Administración, mediante oportuna notificación, señalará el comienzo de los trabajos, con
el fin de que el contratista pueda proceder a su ejecución. El plazo de ejecución del presente
contrato será de 17 meses más 6 meses de soporte tras el arranque a contar desde la orden de inicio
emitida por la EMPRESA S.A.S., que nunca podrá ser anterior a la formalización del documento
contractual administrativo. En cualquier caso, la fecha de comienzo del curso del plazo señalado
será la de la firma del contrato de ejecución.
Matriz de las Adquisiciones
La elaboración de la matriz de adquisiciones se aplica para los paquetes de trabajo 1.2.4, 1.3.2
y 1.3.3 de la EDT en donde se realiza la adquisición de la licencia del software ERP, los
capacitores, transportes, refrigerios, soporte técnico y papelería. Ver tabla 48.
Cronograma de Compras
A continuación, en la tabla 47, se muestra el cronograma de adquisiciones donde se incluyen
los tiempos y responsables de la ejecución de cada proceso, donde se muestra también la entrega
por parte del proveedor.
Tabla 47. Cronograma de Adquisiciones.
Fuente: Elaboración Propia 2021.
ENERO MARZO JULIO
Instalación de software y Pruebas
FEBRERO
Adquisición del software
ADQUISICIONES
AÑO 2021
Capacitaciones
ABRIL MAYO JUNIO
Responsable
Preparación Director del proyecto
Contratación Compras
Ejecución Compras/Proveedor
Fin Director del proyecto
Hito de entrega Proveedor
EMPRESA S.A.S.
Tabla 48. Matriz de adquisiciones.
Fuente propia 2021
EMPRESA S.A.S.
18. Gestión del Valor Ganado
De acuerdo con los resultados de los indicadores a la fecha de corte abril de 2021, se observa
en la tabla 49 que el proyecto no se encuentra gastando más de lo presupuestado. Todo esto
acompañado de atraso en el cronograma del proyecto.
Se analiza junto con los resultados del Informe No.1 (ver Apéndice II) y se continúa con la
tendencia descrita en el párrafo anterior, con sobre costos en el presupuesto y atrasos en el
cronograma. Es de carácter urgente llevar a cabo una reunión de seguimiento y control para realizar
el análisis de causa – raíz de las desviaciones que presenta el proyecto. Ver Apéndice BB.
Tabla 49. Indicadores de gestión de valor ganado.
Indicador A la fecha de corte (abril 2021)
Comentarios – Evaluación.
PV $44.447.047,50 Valor Planificado.
EV $ 37.129.484,98 Valor del trabajo realizado al corte.
AC $ 39.840.000,00 Costo del proyecto al corte verificado.
SV -$7.317.562,52 Atraso respecto al cronograma del proyecto.
%SV -16% Atraso de 16% en el cronograma.
SPI 0,84 Atraso de 16% en el cronograma.
CV -2.710.515,02 Se está gastando más dinero que el presupuestado.
%CV -7% % gastado de más sobre el presupuesto.
CPI 0,93 Se está invirtiendo $0.93 por cada $1 que entra al proyecto.
EAC $ 466.832.589,49 Nueva estimación del costo del proyecto al corte, para la finalización del mismo.
VAC -$31.760.962,49 Sobrecosto del proyecto al corte realizado.
ETC $ 403.688.880,52 Dinero que se tiene que gastar desde la fecha de corte para llegar a la finalización del proyecto.
TCPI 1,01 No significa mayor relevancia el esfuerzo para completar el trabajo, pero va con tendencia hacia la dificultad de cumplir.
BAC $ 435.071.627,00 Presupuesto estimado para el proyecto en la fase de planificación.
Fuente: propia 2021.
EMPRESA S.A.S. 159
Indicadores de medición del desempeño
En la tabla 50 se muestran los principales indicadores de desempeño del proyecto.
Tabla 50. Indicadores de medición del desempeño. INDICADOR PARA
MEDIR SIGNIFICADO FÓRMULA
QUIÉN HACE LA
MEDICIÓN FRECUENCIA
PV VALOR PLANIFICADO PV = PV1 + PV2 + PV3 + PV4 DIRECTOR DEL PROYECTO
se realiza revisión trimestralmente
EV VALOR GANADO EV = 100% X PV1 + 100% X PV2 +40% X PV3 + 100% PV4
DIRECTOR DEL PROYECTO
se realiza revisión trimestralmente
AC COSTO REAL AC = AC1 + AC2 + AC3 DIRECTOR DEL PROYECTO
MENSUAL
BAC PRESUPUESTO DEL PROYECTO
BAC = PV TOTAL EQUIPO DEL PROYECTO
Se podrá calcular hasta el final de la implementación
CV VARIACIÓN DE COSTO CV = EV - AC LIDERES FUNCIONALES DEL PROYECTO
SEMANAL
CPI
INDICE DE RENDIMIENTO. INDICE DE DESEMPEÑO DEL COSTO
CPI = EV / AC EQUIPO DEL PROYECTO
SEMANAL
SV VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA
SV = EV - PV EQUIPO DEL PROYECTO
SEMANAL
SPI INDICE DE DESEMPEÑO DEL CRONOGRAMA
SPI = EV / PV EQUIPO DEL PROYECTO
SEMANAL
TCPI
INDICE DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO POR COMPLETAR
TCPI = (BAC - EV) / (BAC - AC) LÍDERES FUNCIONALES DEL PROYECTO
SEMANAL
EAC ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO REAL DEL PROYECTO
EAC = BAC / CPI LÍDER FUNCIONAL DEL PROYECTO
SEMESTRAL
ETC ESTIMACION HASTA LA FINALIZACIÓN DEL PROYECTO
ETC = EAC - AC DIRECTOR DEL PROYECTO
SEMESTRAL
VAC VALOR ACTUAL DE COSTOS
VAC = BAC - EAC EQUIPO DEL PROYECTO
MENSUAL
SATISFACCIÓN AL USUARIO
QUE TANTO USUARIOS SE SIENTEN SATISFECHOS CON EL SOFTWARE
SAU = (# DE USUARIOS INSATISFECHOS / TOTAL DE USUARIOS) *100
LÍDERES FUNCIONALES DEL PROYECTO
MENSUAL
CAPACITACIONES REALIZADAS
AVANCE DE USUARIOS QUE SE HAN CAPACITADO
CR = (# DE USUARIOS CAPACITADOS / TOTAL DE USUARIOS) *100
IDERES FUNCIONALES DEL PROYECTO
SEMANAL
EMPRESA S.A.S. 160
INDICADOR PARA MEDIR
SIGNIFICADO FÓRMULA QUIÉN HACE LA MEDICIÓN
FRECUENCIA
AVANCE DE INSTALACIÓN DEL SOFTWARE
NÚMERO DE EQUIPOS CON EL SOFTWARE INSTALADO
AIS = (# DE EQUIPOS INSTALADOS / TOTAL DE USUARIOS) *100
LÍDERES FUNCIONALES DEL PROYECTO
SEMANAL
Análisis de Valor Ganado y Curva S
Tabla 51. Curva ´´S´´.
Fuente: propia 2021
La brecha entre el EV y PV indica el SPI: el trabajo realizado está por debajo del valor
planeado, representando atraso en el cronograma .
La brecha entre el AC y EV indica sobrecosto del proyecto.
$-
$5.000.000
$10.000.000
$15.000.000
$20.000.000
$25.000.000
$30.000.000
$35.000.000
$40.000.000
$45.000.000
$50.000.000
Week5
Week6
Week7
Week8
Week9
Week10
Week11
Week12
Week13
Week14
Week15
Week16
Q1 Q2
2021
Co
st
Curva "S" del Proyecto.
Earned Value Planned Value AC
EMPRESA S.A.S. 161
19. Informe de Avance de Proyecto
Fecha de entrega: 15/07/2021
Nombre del proyecto: Implementación de un software ERP para el control de proyectos en la
Empresa S.A.S
Nombre Del Sponsor: Luis Escobar
Financiador del Proyecto: La Empresa S.A.S.
Gerente de proyecto: Carlos Parada
Objetivos
Estado (No iniciado,
cancelado, % de
avance o finalizado)
Fecha de
cumplimiento Conclusiones
General: Implementar
un software
especializado en el
sector de la
construcción, para la
Empresa S.A.S, que le
permita ser más
eficiente en la
planificación, manejo
y control, de los
proyectos que ejecuta.
72%
15/07/2021
Se está dando
cumplimiento al
cronograma establecido
y aprobado.
El presupuesto tiene un
acumulado de inversión
del 65%.
Recurso humano
dispuesto al cambio.
El sponsor ha brindado
apoyo total al proyecto.
Específico:
Adquirir el software
ERP para la
Empresa S.A.S.
100%
9/2/2021
Se realizó la selección y
compra del software
ARP SINCO.
Específico:
Realizar un estudio
técnico, a través del
cual se proporcione
la información
necesaria para
establecer el valor
100%
22/08/2020
Esta etapa fue culminada
con éxito obteniendo
aprobado el presupuesto
para dicha
implementación.
EMPRESA S.A.S. 162
de la inversión y los
costos de la puesta
en marcha del
proyecto.
Específico:
Obtener un Software
que permita
optimizar la
ejecución y articular
las diferentes
dependencias
vinculadas en el
desarrollo de este.
87%
15/07/2021
Se ha contado con todos
los medios para perder
llevar a cabo esta
implementación.
El personal ha estado
dispuesto y disponible
para las capacitaciones.
El proveedor ha dado
cumplimiento a lo
ofertado.
ASPECTOS GENERALES DEL PROYECTO
Aspecto a validar Objetivo inicial Conclusión
Alcance Implementación del software ERP,
para aumentar la efectividad de las
ventas
Su comprobación se realizará 6
meses después.
Fecha de
finalización
Cumplir el cronograma que será de
17 meses con la implementación.
Se está dando cumplimiento del
100% del cronograma a la fecha.
Presupuesto Aumentar el crecimiento de los
activos
Se determinó con base a la
información proporcionada por la
empresa, y las cotizaciones sobre el
software y sus costos.
Calidad Cumplir con todo los requisitos del
proyecto.
Cumplimiento al 100% a la fecha.
PROBLEMAS DE ALTO IMPACTO
Problema Causa Impacto Solución
EMPRESA S.A.S. 163
Retraso en el inicio
del proyecto
Pandemia mundial
No genero impacto
Se implementaron
herramientas virtuales
para dar inicio.
Fallas tecnológicas en
la etapa de
implementación
Falta de tiempo para
capacitación
Retraso del proceso de
implementación
Reprogramación de
las capacitaciones
pendientes por fallas.
ALCANCE.
Validación del alcance.
Entregable Estado Observaciones
Estudio de
mercado para
selección de
software
Ejecutado
Entregable aprobado
Adquisición del
software
Ejecutado
Se realizó la adquisición según
procedimiento de compras de la
compañía
Informes de
implementación de
software
En proceso
Se tienen los informes de los
módulos implementados a la fecha
Una vez se culmine la
implementación se deberá entregar
un informe con la aprobación de
todos los interesados.
Informe formal de
capacitaciones por
módulo
En proceso Se está realizado a satisfacción.
Pruebas
funcionales de
operación entre
módulos
En proceso
Se han realizado pruebas
únicamente con los módulos ya
implementados.
Acta de recibo a
satisfacción Pendiente
Se espera obtener en el mes de
octubre del 2021.
EMPRESA S.A.S. 164
PRESUPUESTO
Estudio financiero Acta de
constitución BAC EAC
Se encuentra
aprobado
Se encuentra
aprobada
Se avaluará al
finalizar el
proyecto.
Se avaluará al
finalizar el
proyecto.
CONCLUSIONES DEL PRESUPUESTO DEL INFORME DE AVANCE
EL BAC se podrá calcular hasta el final de la implementación, por el momento se ha
generado el cálculo del proyecto y se hacen actualizaciones, conforme la información se
actualiza.
Se ha realizado un buen manejo de los recursos, llevando a la fecha una inversión de
$357.616.239,55 por lo cual se espera disminuir la inversión inicial proyectada.
CRONOGRAMA
Fecha de inicio acta Fecha de inicio cronograma Fecha de inicio real
01/06/2020 01/06/2020 01/06/2020
Fecha de finalización
acta
Fecha de finalización
cronograma
Fecha de finalización
real
25/10/2021 25/10/2021 25/10/2021
Duración del proyecto
acta
Duración del proyecto
cronograma / diagrama de
red
Duración del proyecto
real
385 días 381 días 385 días
EMPRESA S.A.S. 165
CONCLUSIONES DEL CRONOGRAMA DEL INFORME DE AVANCE
Se realiza seguimiento semanalmente al cronograma establecido y aprobado para
determinar las medidas de control, donde a la fecha solo se ha podido determinar algunos
movimientos por fallas tecnologías en las capacitaciones pero que se le han dado solución.
Se realizó la EDT la cual está conformada por cuatro fases (dirección del proyecto,
financiación, implementación y cierre del proyecto), donde también se han utilizado
herramientas como juicio de expertos para el desarrollo, gestión y control del cronograma
EMPRESA S.A.S.
ANÁLISIS DE VALOR GANADO
VAC $675.025,21
CPI al finalizar 1
SPI al finalizar 0,9
Indicador A marzo 2021 A abril 2021 A julio 2021 Comentarios – Evaluación.
PV $ 27.248.805,33 $44.447.047,50 $ 395.160.198,50 Valor Planificado.
EV $ 24.538.245,42 $ 37.129.484,98 $ 363.398.739,55 Valor del trabajo realizado al corte.
AC $ 27.182.520,39 $ 39.840.000,00 $ 357.616.239,55 Costo del proyecto al corte verificado.
SV -$ 2.710.559,92 -$7.317.562,52 -$ 31.761.458,95 Atraso respecto al cronograma del proyecto.
%SV -10% -16% -8% Atraso de 8% en el cronograma.
SPI 0,9 0,84 0,9 Atraso de 10% en el cronograma.
CV -$ 2.644.274,98 $-2.710.515,02 $ 5.782.500 Se está gastando más dinero que el presupuestado.
%CV -11% -7% 0% % gastado de más sobre el presupuesto.
CPI 0,90 0,93 1 Se está invirtiendo $1 por cada $1 que entra al proyecto.
EAC $ 483.412.918,88 $ 466.832.589,49 $ 454.796.627,00 Nueva estimación del costo del proyecto al corte, para la
finalización del mismo.
VAC -$46.883.915,14 -$31.760.962,49 $ 675.025,21 Sobrecosto del proyecto al corte realizado.
ETC $ 403.688.880,52 $ 403.688.880,52 $ 97.855.412,52 Dinero que se tiene que gastar desde la fecha de corte para llegar a
la finalización del proyecto.
TCPI 1,01 1,01 1,01 No significa mayor relevancia el esfuerzo para completar el
trabajo, pero va con tendencia hacia la dificultad de cumplir.
BAC $ 435.071.627,00 $ 435.071.627,00 $ 454.796.627,00 Presupuesto estimado para el proyecto en la fase de planificación.
Fuente propia 2021.
EMPRESA S.A.S.
Curva S
ADQUISICIONES
Bien o servicio Estado Valor Conclusiones
Adquisición del
software
Comprado $ 150.000.000,00 Se adquirió el ERP SINCO.
Capacitaciones En ejecución $10.200.000,00
A la fecha se lleva un avance del
92% de las capacitaciones
Instalación de
software y pruebas
En ejecución $ 27.300.000,00 Se tiene pendiente las pruebas
finales.
CONCLUSIONES DEL INFORME DEL PROYECTO
Se tuvo en cuenta la triple restricción del proyecto: gestión de costos, gestión del alcance
y gestión del cronograma para determinar si el proyecto es viable y rentable, ya que los
costos de compra e implementación están dentro de los márgenes proyectados, según el
estudio de costos y análisis de financiación realizado, se cuenta con los recursos y apoyo
de los interesados.
EMPRESA S.A.S. 168
Para alcanzar la eficacia en la planificación de los recursos es necesario integrar los
objetivos individuales de los empleados dentro de los objetivos de la organización.
Para que un proyecto sea exitoso se debe motivar al equipo de trabajo y esto recae en el
director de proyecto el cual no solo debe tener habilidades de líder sino también de gerente.
RECOMENDACIONES PARA LA OPERACIÓN
Realizar o establecer de manera periódica capacitaciones en áreas de gestión de calidad y
medio ambiente que pueden ayudar a mitigar los impactos, que puedan restringir el avance
del proyecto o el cumplimiento de los objetivos.
_____________________________
Carlos Arturo Parada R.
Gerente de Proyecto
EMPRESA S.A.S. 169
Conclusiones del proyecto
La Empresa S.A.S. adquirió e implementó en todos sus procesos el Software ERP SINCO,
con resultados favorables por la integración entre las diferentes áreas, las cuales a partir de la
implementación dieron como resultado mayor eficiencia y agilidad en los procedimientos internos
por cada proceso.
Se realizó el estudio técnico para adquirir el software que integró todas las áreas de la Empresa
S.A.S y ese software fue el ERP SINCO el cuál se acopló de una manera óptima y rápida.
El estudio ambiental y social muestra resultados favorables que permiten el cumplimiento de
los objetivos ya que según los resultados de la matriz de evaluación de riesgo realizada se determina
que el impacto o probabilidad que más está influyendo en el proyecto negativamente es el consumo
de energía con una probabilidad de ocurrencia media entre el 5% y el 25%. Como plan de propuesta
se propone mitigar en toda la vida del proyecto el consumo de energía, ya que este representa alta
generación de emisiones de CO2 y para ello se establecen una serie de acciones o recomendaciones.
Para alcanzar la eficacia en la planificación de los recursos fue necesario integrar los objetivos
individuales de los empleados dentro de los objetivos de la organización y motivar al equipo de
trabajo y esto recayó en el director de proyecto el cual no solo tuvo habilidades de líder sino
también de gerente.
A pesar de que está atrasado el cronograma del proyecto en un 10%, la nueva proyección del
presupuesto solo aumenta en $1.000.000 teniendo un avance del 72% al 15 de julio.
La gestión y control de la calidad fue una herramienta precisa que ayudó a gestionar y controlar
procesos de la compañía, es por ello, por lo que fue importante establecer las estrategias de control
a estos mismos procesos en el proyecto.
EMPRESA S.A.S. 170
Recomendaciones
Realizar o establecer de manera periódica capacitaciones en áreas de gestión de calidad y
medio ambiente que pueden ayudar a mitigar los impactos que puedan restringir el avance del
proyecto o el cumplimiento de los objetivos.
Empezar con campañas para que permitan dar a conocer el proyecto a otros portafolios de la
empresa, con el fin de expandir la implementación a toda la compañía.
EMPRESA S.A.S. 171
Referencias
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EMPRESA S.A.S. 172
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EMPRESA S.A.S.
Apéndice A. Evaluación de alternativas.
Factor de análisis Elemento de análisis Ponderación Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3
Coherencia
Relación entre problema y la solución 5% 5 2 2
Relación entre el fin y el propósito 5% 5 2 1
Relación entre el propósito y los
resultados 5% 5 5 4
Viabilidad
Comprensible en su entorno cultural 10% 5 5 5
Deseable en el aspecto social 10% 5 5 2
Manejable en términos de la
organización existente 10% 5 4 5
Factible en sus aspectos técnicos y
económicos 10% 5 3 5
Sostenibilidad
Económica 10% 5 2 5
Ambiental 10% 5 5 5
Social 5% 5 5 2
Política 5% 5 1 3
Impacto
Contribuirá a mejorar la calidad de los
involucrados 5% 4 1 2
El impacto que genera es significativo 10% 4 4 1
TOTAL 100% 4.85 3.35 3.45
Fuente: Propia, 2020
EMPRESA S.A.S.
Apéndice B. Roles y responsabilidades. Rol Responsabilidad
Equipo del Proyecto-
SINCOSOFT / LA
EMPRESA SAS
Es el responsable de garantizar la exitosa implementación de SINCO ERP al interior de la compañía.
Sponsor – LA
EMPRESA SAS
Es el responsable de garantizar la disponibilidad de recursos necesarios (económicos, tecnológicos,
personas, tiempos e infraestructura) para el normal desarrollo del proyecto.
El sponsor es también el responsable de mantener la visibilidad del proyecto en la organización, y
de comunicar directamente a la alta gerencia, los avances del proyecto.
En última instancia el sponsor tiene la responsabilidad de aprobar los cambios y garantizar que estos
se llevan a cabo.
Equipo Base-
SINCOSOFT / LA
EMPRESA SAS
Es el grupo responsable de tomar las decisiones oportunas que permitan garantizar el normal
desempeño de las actividades planificadas en el proyecto.
Áreas de Gestión
Gerencias SINCOSOFT
/ LA EMPRESA SAS
Son las responsables de tomar las decisiones oportunas para el proyecto y garantizar la ejecución
integral entre la consultoría y el cliente, con respecto a las actividades propias del negocio y su
comunicación oportuna.
Director de Proyecto
SINCOSOFT
Es el responsable de la dirección integral del proyecto, debe tomar decisiones oportunas para generar
cambios y lograr el normal desarrollo de las actividades planificadas. Es responsable de la planeación
de las actividades, la estimación de tiempos, costos y el control de las actividades críticas.
Estructura la implementación del proyecto basado en la necesidad del cliente, conocimiento,
experiencia y mejores prácticas.
Guía y orienta al equipo del proyecto asignado, y monitorea constantemente la ejecución de las tareas
de acuerdo con su programación.
Evalúa el proyecto y su avance permanentemente y determina conjuntamente, la mejor manera de
complementarlo.
Informa periódicamente el estado real del proyecto.
Diseña, ejecuta el presupuesto planeado y supervisa constantemente los costos del proyecto.
Controla los riesgos, garantiza que los controles de cambios se realicen, aprueben y ejecuten.
Adicionalmente es el encargado de tramitar todas las solicitudes de requerimiento adicionales para
el proyecto.
Garantiza el cumplimiento en la ejecución del proyecto, realiza la entrega y su paso a la fase de
posventa.
Presenta periódicamente el informe al Sponsor sobre el estado del proyecto.
Director de Proyecto –
La Empresa SAS
Realizar seguimiento a las actividades asignadas y velar por su cumplimiento dentro de los tiempos
acordados.
Mantener la comunicación al interior de su compañía, sobre la ejecución y avance del proyecto.
Citar y garantizar la asistencia del equipo de proyecto, a las sesiones programadas con SINCOSOFT.
Crear, y administrar los usuarios que deben ingresar a la aplicación y la asignación de su perfil de
usuario de acuerdo con la instrucción dada por SINCOSOFT en el tiempo acordado.
EMPRESA S.A.S
Fuente: El autor. 2020
Garantizar la ejecución integral de los planes de gestión del cambio, de comunicaciones y de
trasformación organizacional.
Asistir periódicamente a las reuniones de seguimiento para revisar el avance del proyecto y a la
matriz de riesgos.
Tomar decisiones conjuntamente y de manera oportuna, sobre los temas que estén afectando el
normal desarrollo del proyecto.
Informar oportunamente sobre cualquier eventualidad que afecte el normal desarrollo de las
actividades programadas.
Tramitar y aprobar las solicitudes de requerimiento adicionales, que estime conveniente y necesarias
para el normal desarrollo del proyecto.
Garantizar que los pagos de las cuotas de los contratos asociados al proyecto se encuentren al día, a
fin de garantizar la continuidad del proyecto.
Aprobar oportunamente los documentos que se generen dentro del proyecto.
Adelantar las gestiones que sean necesarias y que este a su alcance, para superar cualquier
eventualidad o desacuerdo que se presente durante el desarrollo del proyecto.
Equipo extendido -
SINCOSOFT / La
Empresa SAS
Debe garantizar la ejecución integral y oportuna de las actividades programadas.
Dueño de área- La
Empresa SAS
El dueño de área debe garantizar la ejecución integral de las actividades relacionadas con los
procesos de gestión de cambio.
Líderes Funcionales –
La Empresa SAS
Debe garantizar el éxito del proyecto a través de la correcta implementación de SINCO ERP.
Son los responsables de apoyar el soporte de primer nivel y de replicar el conocimiento al interior
de su Compañía.
Consultor-
SINCOSOFT
Deben garantizar la exitosa implementación de la herramienta SINCO ERP y de las demás tareas
asignadas en el proyecto.
Usuarios La Empresa
SAS
Son responsables de desarrollar habilidades para el uso de la herramienta SINCO ERP, mediante la
asistencia a las capacitaciones impartidas y la aprobación de las evaluaciones del sistema.
Mantener la operación en tiempo real en SINCO ERP.
EMPRESA S.A.S
Apéndice C. Algunos proveedores ERP Colombia. Proveedor Solución ERP Descripción
ERP Colombia eWorkplace: ofrece
soluciones ERP especializadas en manufactura
y servicios de asesoría, implementación y
soporte de los expertos en verticales de la
industria manufacturera.
Batch Master
Especializada en manufactura basada en formulas. Gestiona
Funcionalidades de producción avanzada (inventario, calidad,
planeación, formulación, lista de materiales, etc.) y módulos
contables – administrativos.
OptiPro ERP
Especializada en manufactura discreta. Gestiona Funcionalidades
de producción avanzada (inventario, calidad, planeación,
formulación, lista de materiales, etc.) y módulos contables –
administrativos.
ERP Colombia Gaci Group: es líder de un
cluster empresario comprometido en atender
las necesidades informáticas del mercado en
América Latina.
Gaci ERP
Funcionalmente amplio, integrado, modular y escalable. Cubre
todos los ciclos del negocio, es totalmente flexible y adaptable a
las normas contables, legales e impositivas locales, y a las buenas
prácticas de cada sector
ERP Colombia Hansa World: desarrollador
multinacional de software especializado en
ERP y CRM.
Standard ERP
Sistema de planificación de recursos empresariales diseñado para
administrar negocios de todos los tamaños en casi cualquier
industria. El software es multiplataforma y corre en Windows,
MAC OS, Linux, Android e iOS.
ERP Colombia INFOR: empresa líder global
de software empresarial en la nube
especializado por industria.
INFOR
Cumple con las necesidades de empresas de todo tamaño y sector.
Pueden implementarse on premise, en la nube o en formato
híbrido en sectores como manufactura, distribución, empresas de
servicios, logística, capital humano, finanzas, salud, etc.
ERP Colombia PSL: empresa de desarrollo
de software ágil, siendo pionero en la adopción
de mejores prácticas de Ingeniería de Software
(desarrollo ágil, SCRUM) y es el principal
exportador Colombiano de Servicios de
software hacia EE. UU..
PSL ERP
Sistema de gestión robusto para las empresas colombianas que
permite administrar gestiones financieras, inventario, producción
y de nómina, permitiendo a las empresas mejorar sus procesos y
tomar decisiones al obtener información en tiempo real.
ERP Colombia SINCO SOFT: empresa que
garantiza su experiencia como fabricantes de
software para la administración de proyectos
de construcción.
SINCO ERP Sistema favorito de los constructores colombianos. SINCO ERP
permite centralizar los procesos mediante 11 soluciones
integradas para la gestión de tus áreas funcionales, promoviendo
la toma de decisiones oportunas en pro del cumplimiento de tus
objetivos.
JD Edwards ERP: de primer nivel para
grandes empresas. Capaz de gestionar los
procesos de cualquier negocio de forma global
e integrada. Consiga una transformación
digital para su empresa
Enterprise One
ERP
Puede cubrir perfectamente los más complejos escenarios
operativos y posee una completa cobertura en las áreas de
finanzas, SCM y fabricación. Es un software fácilmente integrable
con todo tipo de aplicaciones y soluciones optimizando recursos
y controlando cualquier incidencia de una forma rápida y sencilla.
Fuente: www.evaluandoerp.com, 2020.
EMPRESA S.A.S
Apéndice D. Tabla de Amortización.
Periodo (k) Valor del Crédito Abono a Capital Interés Renta Saldo
0 $ 181.966.417,20 0 0 0 $ 181.966.417,20
1 $ 181.966.417,20 $3.900.295,77 $ 2.601.330,50 $6.501.626,27 $ 178.066.121,43
2 $ 178.066.121,43 $3.956.053,08 $ 2.545.573,19 $6.501.626,27 $ 174.110.068,35
3 $ 174.110.068,35 $4.012.607,48 $ 2.489.018,79 $6.501.626,27 $ 170.097.460,86
4 $ 170.097.460,86 $4.069.970,37 $ 2.431.655,91 $6.501.626,27 $ 166.027.490,50
5 $ 166.027.490,50 $4.128.153,29 $ 2.373.472,98 $6.501.626,27 $ 161.899.337,21
6 $ 161.899.337,21 $4.187.167,98 $ 2.314.458,30 $6.501.626,27 $ 157.712.169,23
7 $ 157.712.169,23 $4.247.026,32 $ 2.254.599,96 $6.501.626,27 $ 153.465.142,92
8 $ 153.465.142,92 $4.307.740,37 $ 2.193.885,90 $6.501.626,27 $ 149.157.402,55
9 $ 149.157.402,55 $4.369.322,37 $ 2.132.303,90 $6.501.626,27 $ 144.788.080,17
10 $ 144.788.080,17 $4.431.784,73 $ 2.069.841,54 $6.501.626,27 $ 140.356.295,44
11 $ 140.356.295,44 $4.495.140,03 $ 2.006.486,24 $6.501.626,27 $ 135.861.155,41
12 $ 135.861.155,41 $4.559.401,04 $ 1.942.225,24 $6.501.626,27 $ 131.301.754,37
13 $ 131.301.754,37 $4.624.580,70 $ 1.877.045,58 $6.501.626,27 $ 126.677.173,68
14 $ 126.677.173,68 $4.690.692,14 $ 1.810.934,13 $6.501.626,27 $ 121.986.481,54
15 $ 121.986.481,54 $4.757.748,69 $ 1.743.877,58 $6.501.626,27 $ 117.228.732,84
16 $ 117.228.732,84 $4.825.763,86 $ 1.675.862,41 $6.501.626,27 $ 112.402.968,98
17 $ 112.402.968,98 $4.894.751,35 $ 1.606.874,92 $6.501.626,27 $ 107.508.217,63
18 $ 107.508.217,63 $4.964.725,07 $ 1.536.901,20 $6.501.626,27 $ 102.543.492,56
19 $ 102.543.492,56 $5.035.699,10 $ 1.465.927,17 $6.501.626,27 $ 97.507.793,46
20 $ 97.507.793,46 $5.107.687,76 $ 1.393.938,51 $6.501.626,27 $ 92.400.105,70
21 $ 92.400.105,70 $5.180.705,54 $ 1.320.920,73 $6.501.626,27 $ 87.219.400,16
22 $ 87.219.400,16 $5.254.767,16 $ 1.246.859,12 $6.501.626,27 $ 81.964.633,00
23 $ 81.964.633,00 $5.329.887,54 $ 1.171.738,74 $6.501.626,27 $ 76.634.745,47
24 $ 76.634.745,47 $5.406.081,81 $ 1.095.544,46 $6.501.626,27 $ 71.228.663,66
25 $ 71.228.663,66 $5.483.365,33 $ 1.018.260,94 $6.501.626,27 $ 65.745.298,33
26 $ 65.745.298,33 $5.561.753,67 $ 939.872,60 $6.501.626,27 $ 60.183.544,66
27 $ 60.183.544,66 $5.641.262,62 $ 860.363,65 $6.501.626,27 $ 54.542.282,03
28 $ 54.542.282,03 $5.721.908,21 $ 779.718,06 $6.501.626,27 $ 48.820.373,82
29 $ 48.820.373,82 $5.803.706,68 $ 697.919,59 $6.501.626,27 $ 43.016.667,14
30 $ 43.016.667,14 $5.886.674,51 $ 614.951,76 $6.501.626,27 $ 37.129.992,63
31 $ 37.129.992,63 $5.970.828,43 $ 530.797,85 $6.501.626,27 $ 31.159.164,20
32 $ 31.159.164,20 $6.056.185,37 $ 445.440,90 $6.501.626,27 $ 25.102.978,83
33 $ 25.102.978,83 $6.142.762,56 $ 358.863,72 $6.501.626,27 $ 18.960.216,27
34 $ 18.960.216,27 $6.230.577,42 $ 271.048,85 $6.501.626,27 $ 12.729.638,85
35 $ 12.729.638,85 $6.319.647,65 $ 181.978,62 $6.501.626,27 $ 6.409.991,20
36 $ 6.409.991,20 $6.409.991,20 $ 91.635,07 $6.501.626,27 $ 0,00
TOTAL $181.966.417,20 $52.092.128,60 $234.058.545,80
Fuente: El autor. 2020
EMPRESA S.A.S
Apéndice E. Tasa Interna de Retorno - TIR.
Fuente: El autor. 2020
Ingreso de Periodo: 87.028.544,31$ 84.229.855,60-$ 166.582.855,15$ 179.989.049,56$ 186.648.644,39$ 454.916.043,00-$
AÑO: 1 2 3 4 5 INGRESO
Para COK 3,70%
FCP 1/(1+i)^1 FCP 2/(1+i)^2 FCP 3/(1+i)^3 FCP 4/(1+i)^4 FCP 5/(1+i)^5
VAN = 1 2 3 4 5 INGRESO
11.348.460,71$ 83.923.379,28$ 78.326.468,03-$ 149.380.542,47$ 155.643.525,00$ 155.643.525,00$ 454.916.043,00-$
Para COK 4,00%
FCP 1/(1+i)^1 FCP 2/(1+i)^2 FCP 3/(1+i)^3 FCP 4/(1+i)^4 FCP 5/(1+i)^5 INGRESO
VAN = 1 2 3 4 5
6.248.539,10$ 83.681.292,61$ 77.875.236,32-$ 148.091.551,65$ 153.855.393,90$ 153.411.580,26$ 454.916.043,00-$
Para COK 4,30%
FCP 1/(1+i)^1 FCP 2/(1+i)^2 FCP 3/(1+i)^3 FCP 4/(1+i)^4 FCP 5/(1+i)^5 INGRESO
VAN = 1 2 3 4 5
1.224.812,65$ 83.440.598,57$ 77.427.892,66-$ 146.817.348,37$ 152.092.868,18$ 151.217.933,18$ 454.916.043,00-$
Para COK 4,40%
FCP 1/(1+i)^1 FCP 2/(1+i)^2 FCP 3/(1+i)^3 FCP 4/(1+i)^4 FCP 5/(1+i)^5 INGRESO
VAN = 1 2 3 4 5
433.070,31-$ 83.360.674,63$ 77.279.634,40-$ 146.395.863,42$ 151.510.973,61$ 150.495.095,44$ 454.916.043,00-$
Para COK 4,35%
FCP 1/(1+i)^1 FCP 2/(1+i)^2 FCP 3/(1+i)^3 FCP 4/(1+i)^4 FCP 5/(1+i)^5 INGRESO
VAN = 1 2 3 4 5
394.835,29$ 83.400.617,45$ 77.353.710,25-$ 146.606.403,94$ 151.801.572,37$ 150.855.994,78$ 454.916.043,00-$
Para COK 4,34%
FCP 1/(1+i)^1 FCP 2/(1+i)^2 FCP 3/(1+i)^3 FCP 4/(1+i)^4 FCP 5/(1+i)^5 INGRESO
VAN = 1 2 3 4 5
560.664,82$ 83.408.610,61$ 77.368.538,20-$ 146.648.560,48$ 151.859.775,71$ 150.928.299,22$ 454.916.043,00-$
Para COK 4,33%
FCP 1/(1+i)^1 FCP 2/(1+i)^2 FCP 3/(1+i)^3 FCP 4/(1+i)^4 FCP 5/(1+i)^5 INGRESO
VAN = 1 2 3 4 5
726.577,27$ 83.416.605,30$ 77.383.370,41-$ 146.690.733,19$ 151.918.006,94$ 151.000.645,26$ 454.916.043,00-$
Para COK 4,322%
FCP 1/(1+i)^1 FCP 2/(1+i)^2 FCP 3/(1+i)^3 FCP 4/(1+i)^4 FCP 5/(1+i)^5 INGRESO
VAN = 1 2 3 4 5
859.366,97$ 83.423.002,16$ 77.395.239,26-$ 146.724.483,00$ 151.964.612,02$ 151.058.552,05$ 454.916.043,00-$
EMPRESA S.A.S.
Apéndice F. Análisis de impactos ambientales. Flujo de entradas y salidas
ENTRADA FASE SALIDA
1.1 DIRECCIÓN DEL PROYECTO
IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE ERP PARA EL CONTROL DE PROYECTOS EN LA EMPRESA S.A.S
PRODUCTO
Actividades de inicio encaminadas a l
estudio en el mercado, para la elección del
software que se va a implementar en el
proyecto y estructurar el equipo de trabajo
para el proyecto.
Consumo de energía de los
computadores , la internet,
las impres iones , los
servidores , las i luminarias ,
los tonner, los cartuchos ,
las baterías , los correos , las
actas , formatos , propuestas
comercia les ,
requerimientos , fotocopias ,
materia l reciclado, actas de
reuniones , vertimiento de
agua.
Equipos de computo
USB
Energía eléctrica
Internet
Emis iones de CO2 y res iduostecnológicos
Emis iones de gases
Res iduos tecnológicos
Calor y CO2
Celulares Calor, residuo tecnológico
Impresoras
Carpetas
Folder AZ
Emis iones de gases, residuos tecnológicos
Res iduos sólidos
Res iduos sólidos
Resmas de papel Res iduos sólidos
Servidores Emis iones de gases
Elementos de bioseguridad (gel, Alcohol, tapabocas, guantes de látex)
res iduos peligros
Recurso humano
Vehículos (combustible)
Agua (consumo en baños y cafetería)
Emis iones de gases CO2
vertimiento de agua
EMPRESA S.A.S.
1.2 FINANCIACIÓN
Actividades encaminadas a la viabi l idad de
la financiación y as ignación de los recursos
FINANCIEROS, FÍSICOS Y HUMANOS que
neces i tará el proyecto
Consumo de energía de los
computadores , la internet,
las impres iones , los
servidores , las i luminarias ,
los tonner, los cartuchos ,
las baterías , los correos , las
actas , formatos , propuestas
comercia les ,
requerimientos , fotocopias ,
materia l reciclado,
publ icaciones ,documentos
varios , los informes, hojas
de vida, formatos de
reclutamiento, selección y
contratación, vertimiento de
agua.
Suministros cafetería Desechos orgánicos
Recurso humano Emis iones de gas carbónico
Equipos de computo
USB
Energía eléctrica
Internet
Emis iones de CO2 y res iduostecnológicos
Emis iones de gases
Res iduos tecnológicos
Calor y CO2
Celulares Calor, residuo tecnológico
Impresoras
Carpetas
Folder AZ
Emis iones de gases, residuos tecnológicos
Res iduos sólidos
Res iduos sólidos
Resmas de papel Res iduos sólidos
Servidores Emis iones de gases
res iduos peligrosElementos de
bioseguridad (gel, Alcohol, tapabocas, guantes de látex)
Vehículos (combustible)
Agua (consumo en baños
y cafetería)
Emis iones de gases CO2
vertimiento de agua
EMPRESA S.A.S.
1.3 IMPLEMENTACIÓN
Actividades necesarias para la puesta en
marcha del proyecto ya habiendo definido
el software y con la asignación de los
recursos. Es en esta fase que se relizan las
capacitaciones a todo el personal
involucrao en el proyecto.
Consumo de energía de los
computadores, la internet,
impresiones, servidores,
i luminarias, los tonner,
cartuchos, baterías, los
correos, las actas,
formatos, propuestas
comerciales,
requerimientos, fotocopias,
material reciclado,
publicaciones, documentos
varios, informes, los
tanques de gas que utliza
del aire acondicionado,
presentaciones,
capacitaciones, políticas de
seguridad de la
información, vertimiento de
agua.
Sala de capacitación (dotada de sillas)
Proyector Res iduos electrónicos y ca lor
res iduos sólidos
Suministros cafetería Desechos orgánicos
Recurso humano Emis iones de gas carbónico
Equipos de computo
USB
Energía eléctrica
Internet
Emis iones de CO2 y res iduostecnológicos
Emis iones de gases
Res iduos tecnológicos
Calor y CO2
Celulares Calor, residuo tecnológico
Impresoras
Carpetas
Folder AZ
Emis iones de gases, residuos tecnológicos
Res iduos sólidos
Res iduos sólidos
Resmas de papel Res iduos sólidos
Servidores Emis iones de gases
res iduos peligros
Aire condicionado Emis iones de gases, residuos sól idos
Elementos de bioseguridad (gel, Alcohol, tapabocas, guantes de látex)
Vehículos (combustible )
Agua (consumo en baños y cafetería)
Emis iones de gases CO2
vertimiento de agua
EMPRESA S.A.S
Fuente: El autor. 2020
1.4 CIERRE DEL PROYECTO
Consumo de energía de los
computadores , la internet,
impres iones , servidores , el
proyector, las i luminarias ,
baterías , documentos ,
correos , planes de control y
auditorías , .
Actividades de cierre y aceptación del
proyecto. Fi rma de acta de fina l ización y
reuniones de seguimientol y control .
Suministros cafetería Desechos orgánicos
Recurso humano Emis iones de gas carbónico
Equipos de computo
USB
Energía eléctrica
Internet
Emis iones de CO2 y res iduostecnológicos
Emis iones de gases
Res iduos tecnológicos
Calor y CO2
Celulares Ca lor, residuo tecnológico
Impresoras
Carpetas
Folder AZ
Emis iones de gases, residuos tecnológicos
Res iduos sólidos
Res iduos sólidos
Resmas de papel Res iduos sólidos
Servidores Emis iones de gases
res iduos peligros
Aire condicionado Emis iones de gases, residuos
Elementos de bioseguridad (gel,
Alcohol, tapabocas, guantes de látex)
EMPRESA S.A.S.
Apéndice G. Matriz P5.
Integradores del P5 Indicadores Categorías de sostenibilidad
Sub Categorías
Elementos Fase 2 Justificación Fase 3 Justificación Total Acciones de mejora/respuesta
Producto Objetivos y metas
Vida útil del producto Servicio posventa del producto
Sostenibilidad económica
Prosperidad
Retorno de la
inversión
Beneficios financieros directos
-1
El indicador de medida es costo / beneficio. No se identifica el retorno de la inversión en esta fase de financiación solo se identifican gastos.
-2
En esta fase de implementación se empieza a observar la materialización de beneficios del proyecto.
-3 Realizar control detallado por medio de registros del retorno progresivo de la inversión en las fases
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Valor presente neto
-1 En el análisis financiero soporta un valor presente positivo.
-1 En el análisis financiero soporta un valor presente positivo.
-2 Mayor control de los gastos y soportar los beneficios que se evidencian después de implementado el proyecto.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Agilidad del
negocio
Flexibilidad/Opción en el proyecto
1
El proyecto cuenta con flexibilización ya que hay estudio para escoger la mejor opción de Software para implementar. Se realizan cambios y ajustes en personal y equipos
-2
Se hace más flexible el proceso en esta fase debido a la implementación de tecnología que facilita
-1
Se deben realizar buenas evaluaciones y selección de personal para evitar tropiezos en la implementación, además un buen estudio de mercado para la mejor opción de software
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Flexibilidad creciente del negocio
-1
El proyecto otorga a la empresa cambio en la metodología de pronta respuesta en cualquiera de los procesos, agilizando las entregas.
-2
Al integrar todos los procesos los resultados son ágiles y las respuestas hacia el cliente mejoran.
-3 Capacitar y generar mayor cultura del personal para que el crecimiento de la empresa no se afecte debido a los cambios internos.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso Estimulaci
ón económica
Impacto local económico
-3
El impacto generado se debe a la contratación de mano de obra adicional y a la compra de equipos de cómputo suplementarios.
-2 Se materializa el impacto económico local, contribuyendo en más proyectos de construcción.
-5 Con la implementación del software la empresa debe buscar mayor inversión en nuevos proyectos de construcción.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Beneficios indirectos
1 El proyecto requiere de una gran inversión, en esta fase no hay beneficios.
-2 Adquisición de más clientes y ejecución de más proyectos.
-1 Evaluación, mantenimiento y fidelización de clientes
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Sostenibilidad ambiental
Planeta
Transporte
Proveedores locales
-1 Los proveedores que ofertan el software son locales, lo que facilita la atención, capacitación y seguimiento.
+2
Se involucra al proyecto el mejor proveedor del software, pero por ser el único que suministra se convierte en un riesgo alto por los resultados, cumplimiento, garantía y actualización.
1
Desde los inicios del proyecto se deben generar pólizas de responsabilidad y cumplimiento para gantarizar el compromiso del proveedor en el proyecto para que contribuya en la sostenibilidad del mismo.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Comunicación digital
1 El uso de los medios tecnológicos se incrementa para el desarrollo del proyecto
1
La compra de más equipos y la utilización de celular, equipos, vehículos, las instalaciones para más personal impactan bastante al proyecto en esta fase.
2
Realizar campañas de cultura sobre el manejo y uso adecuado de los medios tecnológicos, además crear políticas al interior del proyecto para el uso de la comunicación digital con el fin de sensibilizar al no uso del papel para imprimir.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Viajes -1 No es necesario realizar desplazamientos largos
1 Los desplazamientos son esporádicos
0 Mantener la cultura y establecer políticas para seguir con un mínimo de desplazamientos.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Transporte 2
Para el proyecto se utiliza vehículo propio para los desplazamientos lo que genera un gran impacto ambiental por el tema del CO2.
1
Para el proyecto se utiliza vehículo propio para los desplazamientos lo que genera un gran impacto ambiental por el tema del CO2.
3
Campañas de cultura y estrategias para disminuir el desplazamiento en vehículo, incentivar el uso de medios de transporte amigables con el medio ambiente.
EMPRESA S.A.S
Integradores del P5 Indicadores Categorías de sostenibilidad
Sub Categorías
Elementos Fase 2 Justificación Fase 3 Justificación Total Acciones de mejora/respuesta
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Energía
Energía usada
1 El incremento de equipos impacta con la generación de más calor lo que produce CO2.
3 El uso de más equipos en el proyecto aumenta el impacto ambiental.
4
Realizar estudios para minimizar el consumo de energía y buscar el equilibrio en cuanto al gasto, por ejemplo campañas de ahorro de energía y cambio de iluminarias que consuman menos energía.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Emisiones /CO2 por la energía usada
3 Las emisiones de CO2 en esta fase del proyecto son de 0,0424 TON
3 Las emisiones de CO2 en esta fase del proyecto son de 0,1214 TON
6
Implementar estrategias de control y seguimiento para disminuir las emisiones de CO2, así como capacitaciones para el ahorro de energía.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Retorno de energía limpia
0 No se contempla 0 No se contempla 0 Se debe contemplar estrategias de fuentes alternas de energía para contribuir al retorno de energía limpia.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Residuos
Reciclaje -2 Existen políticas de reciclaje y cultura para separar desde la fuente los residuos de la operación.
-2 Existen políticas de reciclaje y cultura para separar desde la fuente los residuos de la operación.
-4 Seguir con las campañas y la cultura del reciclaje.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Disposición final
-1
Se cuenta con un operador de reciclaje que hace la separación y disposición final de los residuos generados del proyecto.
-1
Se cuenta con un cuarto de residuos y un operador especializado en la recolección y disposición final de los residuos.
-2 Realizar auditorías y evaluación de los proveedores que realizan la disposición de residuos.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Reusabilidad 1 El uso de elementos desechables que genera el proyecto impacta ambientalmente.
1
Aunque se reutiliza la papelería, el uso de suministros de cafetería no reutilizables aumenta el impacto ambiental en el proyecto.
2 Campañas de cultura, estrategias y sensibilización para eliminar el uso de vasos desechables, el re-uso de la papelería.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Energía incorporada
0 NA 0 NA 0 NA
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Residuos -1
Se generan residuos producto del proyecto, pero se da una disposición y separación para disposición final y reciclaje.
2
Se generan residuos producto del proyecto, pero se da una disposición y separación para disposición final y reciclaje.
1 Campañas de cultura, estrategias y auditorías durante todo el proyecto para mitigar este riesgo.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Agua
Calidad del agua
-1 El agua residual producida posee los permisos de vertimientos de la obra.
-1 El agua residual producida posee los permisos de vertimientos de la obra.
-2 Fortalecer el sistema de gestión ambiental para el manejo de aguas residuales.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Consumo del agua
-1 El incremento de personal con el proyecto ocasionó el aumento del consumo de agua
-1
En esta fase el incremento del consumo de agua aumenta aún más, pero no representa un gran impacto para el proyecto.
-2 Establecer una campaña de ahorro y consumo de agua.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Sostenibilidad social
Personas
Prácticas laborales y
trabajo decente
Empleo -3 Se genera empleo ya que se requiere la contratación de mano de obra calificada.
-1
En esta fase de implementación no hay contrataciones porque las capacitaciones de manejo del software lo hace el proveedor.
-4 Realizar una contratación adecuada de personal con las capacidades idóneas y sin discriminación para los cargos necesarios en el proyecto.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Relaciones laborales
-1
El ingreso de personal nuevo a la empresa por lo del proyecto, puede traer diferencias laborales que afecten el proyecto.
-1
El ingreso de personal implica mejorar las relaciones laborales por problemas propios debido a envidias, competencias.
-2 Establecer políticas para definir el proceso y funciones para cada cargo.
EMPRESA S.A.S
Integradores del P5 Indicadores Categorías de sostenibilidad
Sub Categorías
Elementos Fase 2 Justificación Fase 3 Justificación Total Acciones de mejora/respuesta
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Salud y seguridad
-1 No se genera impacto ya que se tiene establecido un programa de salud y seguridad laboral.
-1 No se genera impacto ya que se tiene establecido un programa de salud y seguridad laboral.
-2 Apoyar e implementar políticas de Seguridad y salud en el trabajo.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Educación y capacitación
-1 Se cuenta con recursos necesarios para capacitar al personal.
-2 En esta fase por la implementación del proyecto se realizan capacitaciones a todo el personal.
-3
Realizar capacitaciones a todo el personal de la compañía involucrado con el proyecto desde antes de la implementación del mismo, actualizar en el uso del software.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Aprendizaje organizacional
-1 En esta fase el aprendizaje que se puede divisar es mínimo no impacta.
-2 Se retroalimenta al personal acerca de los resultados de la implementación.
-3 Desarrollar talleres para retroalimentar las experiencias con el proyecto con el fin de buscar las mejoras.
Proceso Impactos Madurez del procesoEficiencia y estabilidad del proceso
Diversidad e igualdad de oportunidades
-2
Se contrata personal calificado sin ningún tipo de discriminación y manteniendo la igualdad de oportunidades.
-2
Se contrata personal calificado sin ningún tipo de discriminación y manteniendo la igualdad de oportunidades.
-4 Realizar convocatorias internas para incentivar y mejorar el desarrollo de los empleados.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Derechos humanos
No discriminación
-2
Se contrata personal calificado sin ningún tipo de discriminación, distinción de género, preferencias, raza o edad.
-2 Las costumbres y forma de trabajar pueden traer inconvenientes del personal nuevo con el antiguo.
-4 Campañas y políticas que enseñen la no discriminación en la compañía para no afectar los proyectos.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Libre asociación
0 NA 0 NA 0 NA
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Trabajo infantil
-1 No se contempla el trabajo infantil para el proyecto.
-1 No se contempla el trabajo infantil para el proyecto.
-2
Se deben establecer políticas en la compañía para salvaguardar el trabajo infantil, prohibir el maltrato y la contratación de menores de edad no autorizado por los entes del gobierno.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Trabajo forzoso y obligatorio
-1
El personal seleccionado o reclutado para los diferentes cargos que se necesitan para el proyecto, son libres de ingresar o no a la compañía bajo las condiciones establecidas.
-1
Las condiciones laborales son las que se encuentren dentro de las leyes y reglamento interno de trabajo.
-2 Establecer las políticas y el reglamento de trabajo.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Sociedad y consumid
ores
Apoyo de la comunidad
0 Se involucra a la comunidad en el proyecto para que no impacte su desarrollo.
0 Se involucra a la comunidad en el proyecto para que no impacte su desarrollo.
0 Establecer políticas de integración.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Políticas públicas/ cumplimiento
-1
Se contrata a un proveedor que esté dentro de todas las normas y dentro de las leyes para no impactar en el desarrollo del proyecto.
-1
La implementación implica cumplimiento con las políticas públicas como pago de impuestos, cumplir con lo salarial de los empleados, etc.
-2 Realizar control durante toda la vida del proyecto.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Salud y seguridad del consumidor
-3 Se eligió la mejor opción de software para que el resultado del proyecto son más eficiente.
-3 La puesta en marcha del software asegura 100% la salud y seguridad del consumidor.
-6 Fortalecer el sistema de gestión de calidad.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Etiquetas de productos y servicios
0 NA 0 NA 0 NA
EMPRESA S.A.S
Integradores del P5 Indicadores Categorías de sostenibilidad
Sub Categorías
Elementos Fase 2 Justificación Fase 3 Justificación Total Acciones de mejora/respuesta
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Mercadeo y publicidad
-3 En esta fase se debe invertir en publicidad y mercadeo para el producto del proyecto.
-3
Se debe realizar mercadeo y publicidad para incrementar las ventas y el desarrollo de más proyectos de la empresa.
-6 Establecer rubros para mercadeo y publicidad, ya que esto contribuye al crecimiento de la compañía.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Privacidad del consumidor
0 NA 0 NA 0 NA
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Comportamiento ético
Prácticas de inversión y abastecimiento
-2 Se debe realizar una buena inversión para el que el proyecta no tenga tropiezos para su culminación.
-2 Control de los recursos durante la implementación.
-4 Establecer controles durante toda la vida del proyecto.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Soborno y corrupción
1 No se permite ningún tipo de soborno. 1 No se permite ningún tipo de soborno.
2 Establecer políticas 0 corrupción y sobornos.
Proceso Impactos Madurez del proceso Eficiencia y estabilidad del proceso
Comportamiento antiético
1 Un mal comportamiento en esta fase impacta negativamente el proyecto
1 Un mal comportamiento en esta fase impacta negativamente el proyecto
2 Establecer políticas de ética empresarial.
TOTAL -23 -23 -46
Fuente: El autor. 2020
EMPRESA S.A.S.
Apéndice H. Estrategias, objetivos y metas.
Nombre de la
estrategia Principales actividades de la estrategia Objetivo Meta
Disminución del
consumo de
energía eléctrica
1. Configurar los equipos de cómputo de los participantes del proyecto para que se
active el ahorro de energía a los cinco (5) minutos.
Disminuir el consumo
de energía eléctrica
para el proyecto
Lograr un 30% de ahorro de
energía eléctrica en un año
2. Ubicar a los participantes del proyecto en una sala con luz natural.
3. Configurar las impresoras en modo de ahorro de energía.
4. Capacitar al personal sobre las buenas prácticas de ahorro y uso eficiente de
energía.
5. Capacitar al personal sobre las buenas prácticas de ahorro y uso eficiente de
energía.
6. Aplicar las buenas prácticas de ahorro y uso eficiente de energía.
7. Llevar un control del ahorro y uso eficiente de energía.
8. Realizar una jornada diaria por capacitación
Campaña cero
papeles
1. Reciclar el papel. Reducir la cantidad de
impresiones en toda la
vida del proyecto
Disminución de un 40% en
impresión de papel común en un
año
2. Impresión a doble cara.
3. Control del gasto de las resmas de papel.
4. Evitar las impresiones innecesarias.
5. Uso masivo del correo electrónico o nuevas aplicaciones para distribución de
documentos.
6. Imprimir solo lo necesario y a blanco y negro.
7. Realizar un acuerdo con los proveedores para la recarga de tóner.
Programa de
implementación
de las 3R
1. Reducir el consumo de vasos desechables para bebidas calientes o frías en las
capacitaciones.
Disminuir, reutilizar y
reciclar los residuos en
toda la vida del
proyecto
Reducción del 80% de residuos
generados durante el año
2. Eliminar el uso de pitillos en los descansos de capacitaciones.
3. Reutilizar el papel.
4. Reutilizar el tóner en lo posible.
5. Reciclar todos los residuos desde la fuente.
6. Reciclar el tóner con proveedores especializados
EMPRESA S.A.S
Fuente: El autor. 2020
Campaña me
capacito y me
entreno para el
ERP SINCO
1. Identificar las falencias para realizar capacitaciones al personal. Capacitar al personal
para la
implementación del
software.
Tener el 100% del personal
capacitado en el manejo del
software.
2. Identificar al personal que va a recibir las capacitaciones específicamente para el
manejo del software.
3. Desarrollar un concurso interno que otorgue premios para incentivar el
aprendizaje y conocimiento de la herramienta.
4. Implementar un programa de formación y capacitación.
5. Promover la formación para mejorar la calidad laboral de los empleados.
6. Realizar evaluaciones de conocimiento.
Mano de obra
calificable
1. Realizar buenos procesos de selección de personal. Involucrar personal
calificado para la
eficiencia del
proyecto.
Involucrar en el proyecto el 100%
del personal calificado. 2. Reclutar personal calificado para el proyecto.
3. Caracterización de perfiles de cargo.
4. Capacitar periódicamente al personal.
EMPRESA S.A.S
Apéndice I. Matriz de requisitos legales
JERARQUÍA DE LA NORMA
NÚMERO /
FECHA AÑO TÍTULO ARTÍCULO APLICACIÓN ESPECÍFICA
PROCESO AL QUE APLICA
EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO
CUMPLE VERIFICACIÓN
PLAN DE ACCIÓN
SI NO
LEY 143 1994
Por la cual se establece el régimen para la generación, interconexión, trasmisión,
distribución y comercialización de electricidad en el territorio
nacional, se conceden unas autorizaciones y se dictan otras
disposiciones en materia energética.
CAPITULO XII. Artículo
66
Del ahorro, conservación y uso eficiente de la energía. Establece el ahorro de la energía, así como su
conservación y uso eficiente, es uno de los objetivos prioritarios en el desarrollo de las actividades del sector
eléctrico.
ENERGÍA Se realizan
capacitaciones x
Se realizan programas y capacitaciones de ahorro
NA
Decreto 22-jun 2007 Por el cual se establece una
medida tendiente al uso racional y eficiente de energía eléctrica.
Decreto 2331 de
2007
Busca promover el uso racional y eficiente de la energía y demás formas de energía no convencionales, de tal
manera que se logre la mayor eficiencia energética para asegurar el abastecimiento de este recurso, en forma plena y oportuna, la competitividad de la economía
colombiana, la protección al consumir y la promoción de fuentes de energía no convencionales, de manera
sostenible con el medio ambiente y los recursos naturales.
ENERGÍA Se realizan
capacitaciones x
Se realizan programas y capacitaciones de ahorro
NA
RESOLUCIÓN 1045 2003 Metodología para la elaboración de los PGIRS y otras disposiciones
Artículo 6, 11.
Art. 6°. Componentes mínimos del Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos (PGIRS). Art. 11°.
Modificación y/o actualización del PGIRS.
residuos sólidos
Se cuenta con el programa de gestión integral de residuos
(PGIR) institucionalizado.
x Se realizan programas y
capacitaciones de ahorro NA
EMPRESA S.A.S
JERARQUÍA DE LA NORMA
NÚMERO /
FECHA AÑO TÍTULO ARTÍCULO APLICACIÓN ESPECÍFICA
PROCESO AL QUE APLICA
EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO
CUMPLE VERIFICACIÓN
PLAN DE ACCIÓN
SI NO
RESOLUCIÓN 1512 2010
Por la cual se establecen los Sistemas de Recolección
Selectiva y Gestión Ambiental de Residuos de Computadores y/o Periféricos y se adoptan otras
disposiciones.
Artículo 12, 15, 19.
Art. 12°. De la Gestión de Residuos de Computadores y/o Periféricos. Los residuos de computadores y/o
periféricos deberán ser gestionados debidamente en sus fases de almacenamiento, tratamiento,
aprovechamiento y/o valorización (incluido el reciclaje) y disposición final, por personas naturales o jurídicas
autorizadas de conformidad con las normas ambientales vigentes. Art. 15°. Obligaciones de los
consumidores. Para efectos de aplicación de los Sistemas de Recolección Selectiva y Gestión Ambiental
de Residuos de Computadores y/o Periféricos, son obligaciones de los consumidores las siguientes: a)
Retornar o entregar los residuos de computadores y/o periféricos a través de los puntos de recolección o los
mecanismos equivalentes establecidos por los productores; b) Seguir las instrucciones de manejo
seguro suministradas por los productores de computadores y/o periféricos; c) Separar los residuos
de computadores y/o periféricos de los residuos sólidos domésticos para su entrega en puntos de recolección o mecanismos equivalentes. Art. 19°. Prohibiciones. Se
prohíbe: a) Disponer residuos de computadores y/o periféricos en rellenos sanitarios; b) Desensamblar o
manipular residuos de computadores y/o periféricos en vías públicas; c) Enterrar residuos de computadores y/o
periféricos; d) Abandonar residuos de computadores y/o periféricos en el espacio público.
Residuos especiale
s (Equipos
de Cómputo
)
Se cuenta con el programa de gestión integral de residuos
(PGIR) institucionalizado. Planes de Devolución de Productos Pos consumo.
x Se realizan programas y
capacitaciones de ahorro NA
CONSTITUCIÓN
Constitución
Política Nacional de
Colombia de 1996
1996 DERECHOS FUNDAMENTALES Art. 54
Es obligación del Estado y de los empleadores ofrecer formación y habilitación profesional y técnica a quienes
lo requieran. El Estado debe garantizar a los minusválidos el derecho a un trabajo acorde con sus
condiciones de salud.
HSEQ Programa de
capacitación y entrenamiento
X
De acuerdo con la matriz de riesgos se montó una matriz
de capacitación para los trabajadores en donde
también se incluyeron otras capacitaciones.
No Aplica
EMPRESA S.A.S
JERARQUÍA DE LA NORMA
NÚMERO /
FECHA AÑO TÍTULO ARTÍCULO APLICACIÓN ESPECÍFICA
PROCESO AL QUE APLICA
EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO
CUMPLE VERIFICACIÓN
PLAN DE ACCIÓN
SI NO
DECRETO 231 de 2006
2006 ACOSO LABORAL Art. 1
Corríjase el parágrafo 1 art 9 de la Ley 1010 de 2006, en la siguiente forma:
Parágrafo 1. Los empleadores deberán adaptar el reglamento de trabajo a los requerimientos de la presente ley, dentro de 3 meses siguientes a su
promulgación, y su incumplimiento será sancionado administrativamente por el Código Sustantivo del
Trabajo. El empleador deberá abrir un escenario para escuchar las opiniones de los trabajadores en la
adaptación de que trata este parágrafo, sin que tales opiniones sean obligatorias y sin que eliminen el poder
de subordinación laboral.
HSEQ
Divulgación del Reglamento Interno de
trabajo, comité de convivencia.
X Se publica reglamento interno de trabajo y actas del comité
de convivencia. No Aplica
S&SO- programa de salud ocupacional
Art. 3
Campo de aplicación de las normas sobre Salud Ocupacional. Las disposiciones sobre Salud Ocupacional se aplicarán en todo lugar y clase de trabajo, cualquiera
que sea la forma jurídica de su organización y prestación; así mismo regularán las acciones destinadas a promover y proteger la salud de las personas. Todos
los empleadores, tanto públicos como privados, contratistas, subcontratistas y trabajadores, así como las entidades públicas y privadas estarán sujetas a las
disposiciones que sobre la organización y la administración de la Salud Ocupacional se establecen
en este Decreto y en las demás disposiciones complementarias que expidan los Ministerios de
Trabajo y Seguridad Social.
HSEQ
Implementación del sistema de gestión de salud y seguridad en el
trabajo.
X Se está implementando un sistema de gestión integral
No aplica
SALUD OCUPACIONAL Art. 24 Objeto, normas y organización de la salud ocupacional:
Responsabilidades de empleadores. HSEQ
Afiliación del personal y desarrollo del sistema de
salud y seguridad en el trabajo
X Se está implementando un
sistema de gestión integral y se tiene afiliado al personal
No aplica
SALUD OCUPACIONAL Art. 26
Objeto, normas y organización de la salud ocupacional: Información de riesgos y programa de educación,
Servicios privados de salud ocupacional, Coordinación,
Vigilancia y sanciones.
HSEQ Desarrollo del sistema
de salud y seguridad en el trabajo
X Se encuentra el
implementado el sistema de gestión.
No aplica
EMPRESA S.A.S
JERARQUÍA DE LA NORMA
NÚMERO /
FECHA AÑO TÍTULO ARTÍCULO APLICACIÓN ESPECÍFICA
PROCESO AL QUE APLICA
EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO
CUMPLE VERIFICACIÓN
PLAN DE ACCIÓN
SI NO
DECRETO 1127
de 1991
1991 CONTRATACIÓN DE PERSONAL Art. 3 y 21
Reglamenta los Art 3 y 21 de la Ley 50 de 1990, incluyendo prorroga de contratos a término fijo entre
30 días y un año. Respecto a los programas de capacitación, establece que deben corresponder a dos
horas dentro de la jornada de trabajo de 48 horas semanales, que pueden acumularse hasta por un año. Incluyen actividades recreativas, culturales, deportivas y de capacitación (incluyendo de salud ocupacional),
procurando integración de trabajadores, mejoramiento de la productividad y relaciones laborales, programadas
durante la jornada pero sin afectar el normal funcionamiento de la empresa. La asistencia de los
trabajadores es obligatoria. La ejecución puede ser a través del SENA, cajas de compensación, centros
culturales, de estudio e instituciones que presten el servicio.
HSEQ Programa de
capacitación y soportes de asistencia
X
Se revisan registro de capacitaciones y
divulgaciones, sobre salud y seguridad en el trabajo.
No aplica
DECRETO 1832
de 1994
1994 ENFERMEDAD PROFESIONAL Informativo Adopta la Tabla de 42 Enfermedades Profesionales y la
relación de causalidad con factores de riesgo ocupacional.
HSEQ
Identificación de las enfermedades a las que
están expuestos los trabajadores mediante la
Matriz de Peligros y Riesgos
X
Ya se cuenta con una matriz de identificación de peligros y
riesgos y programas de vigilancia epidemiológica para
las más importantes.
No aplica
LEY
S&SO- higiene Art. 88
Toda persona que entre a cualquier lugar de trabajo deberá cumplir las normas de higiene y seguridad
establecidas por esta Ley, sus reglamentaciones y el reglamento de medicina, higiene y seguridad de la
empresa respectiva.
HSEQ
Divulgación del Reglamento Interno de trabajo y de higiene y seguridad industrial,
inducción.
X
Ya se cuenta con un reglamento de trabajo y se
encuentra publicado además es uno de los temas de la
inducción.
No aplica
S&SO-ventilación e iluminación Art. 105
En todos los lugares de trabajo habrá iluminación suficiente, en cantidad y calidad, para prevenir efectos
nocivos en la salud de los trabajadores y para garantizar adecuadas condiciones de visibilidad y seguridad.
HSEQ
Estudio de iluminación e implementación de las recomendaciones del
mismo
X Ya se ha realizado el estudio de iluminación y los controles
sugeridos No aplica
S&SO- programa de salud ocupacional
Art. 111
En todo lugar de trabajo se establecerá un programa de Salud Ocupacional, dentro del cual se efectúen
actividades destinadas a prevenir los accidentes y las enfermedades relacionadas con el trabajo. Corresponde
al Ministerio de Salud dictar las normas sobre organización y funcionamiento de los programas de
salud ocupacional. Podrá exigirse la creación de comités
HSEQ Implementación del sistema de salud y
seguridad en el trabajo X
Se tiene implementado un sistema de gestión.
No aplica
EMPRESA S.A.S
JERARQUÍA DE LA NORMA
NÚMERO /
FECHA AÑO TÍTULO ARTÍCULO APLICACIÓN ESPECÍFICA
PROCESO AL QUE APLICA
EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO
CUMPLE VERIFICACIÓN
PLAN DE ACCIÓN
SI NO
de medicina, higiene y seguridad industrial con representación de empleadores y trabajadores
S&SO-prevención de accidentes Art. 155
Este título de la presente Ley establece las normas sanitarias para la prevención y control de los agentes
biológicos, físicos o químicos que alteran las características del ambiente exterior de las
edificaciones hasta hacerlo peligroso para la salud humana.
HSEQ
Implementación de controles de los riesgos según matriz de peligros
y riesgos
X
Se está realizando las medidas correctivas y preventivas para atacar los riesgos, de acuerdo
con lo que se obtuvo en la matriz de riesgos.
No aplica
Infraestructura Art. 186 Los inodoros deberán funcionar de tal manera que asegure su permanente limpieza en cada descarga.
HSEQ Programa de orden y
aseo X
Se le realiza aseo de acuerdo con el programa de orden y
aseo de la compañía asegurando su limpieza.
No aplica
Infraestructura Art. 192 Todo conjunto para la evacuación de residuos deberá estar provisto de un sistema de ventilación adecuado
para evitar las sifonales. HSEQ
Debida ventilación en los cuartos de
almacenamiento de basura.
X Se verificó todos los puntos de
acopio de residuos y se verificó su ventilación.
No aplica
Infraestructura Art. 198 Toda edificación estará dotada de un sistema de
almacenamiento de basuras que impida el acceso y la proliferación de insectos, roedores y otras plagas.
HSEQ Instalación de canecas
de clasificación de residuos
X Verificar que el sistema de
almacenamiento cumple con los requisitos de ley.
No aplica
Infraestructura Art. 199
Los recipientes para almacenamiento de basuras serán de material impermeable, provistos de tapa y lo suficientemente livianos para manipularlos con
facilidad.
HSEQ Procedimiento manejo
integral de residuos X
Se verifica el procedimiento manejo integral de residuos, y si se cuenta con canecas para realizar adecuada disposición
de residuos.
No aplica
Infraestructura Art. 200 El Ministerio de Salud o la entidad delegada
reglamentarán sobre los métodos de incineración de basuras en las edificaciones.
HSEQ Certificado de
disposición adecuada de los residuos
X Se verifica Certificado de
disposición adecuada de los residuos
No aplica
Infraestructura Art. 207 Toda edificación deberá mantener en buen estado de
presentación y limpieza, para evitar problemas higiénico-sanitarios.
HSEQ
Implementación del programa de orden y aseo. Contratación de personal de servicios
generales
X se encuentra implementado el
programa de orden y aseo, formato de inspección 5´s.
No aplica
EMPRESA S.A.S
JERARQUÍA DE LA NORMA
NÚMERO /
FECHA AÑO TÍTULO ARTÍCULO APLICACIÓN ESPECÍFICA
PROCESO AL QUE APLICA
EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO
CUMPLE VERIFICACIÓN
PLAN DE ACCIÓN
SI NO
LEY 181 de 1995
1995 PROGRAMAS DE FOMENTO AL
DEPORTE Art. 23
En cumplimiento del art 21 de la Ley 50 de 1990, las empresas con más de 50 trabajadores programarán
eventos deportivos, de recreación, culturales y capacitación directamente, a través de las cajas de compensación familiar o mediante convenio con
entidades especializadas. Las cajas deberán desarrollar programas de fomento de deporte, recreación,
aprovechamiento del tiempo libre y la participación comunitaria para los trabajadores de las empresas
afiliadas. Para los fines de la presente Ley, las cajas de compensación familiar darán prioridad a la celebración de convenios con el Instituto Colombiano del Deporte -
Col deportes, y con los entes deportivos departamentales y municipales.
recursos humanos
Se tiene programa de capacitación además
algunas actividades de recreación esto se
encuentra contemplado en el programa de
motivación.
X
Se verificó que se encuentre implementado el programa de capacitación y el programa de
motivación.
No aplica
Reglamenta la organización y
funcionamiento de los programas de salud ocupacional
1 a 18 Implementación del Programa de salud ocupacional,
hoy sistema de salud y seguridad en el trabajo. HSEQ
Implementación del programa de salud
ocupacional X
Se está implementando un sistema de gestión HSEQ e
implementación del sistema de gestión.
No aplica
RESOLUCIÓN 2413
de 1979
1979
Desarrollo de las actividades de acuerdo con el requerimiento de
la norma. Realización de Panorama de riesgos. Por la cual
se dicta el Reglamento de Higiene y Seguridad para la
Industria de la Construcción. Aplicación de todos sus
artículos.
Art 10 ,84
Reglamento de Higiene y Seguridad para la Industria de la Construcción, matriz de riesgos, controles en obra,
COPASST. Aplicación de todos sus artículos. (Modificada en lo pertinente por la Resolución 3673 de 2008, publicada en el Diario Oficial No. 47.130 de 2 de
octubre de 2008, "Por la cual se establece el Reglamento Técnico de Trabajo Seguro en Alturas")
HSEQ
Panorama de riesgo, reglamento de seguridad
y salud en el trabajo, COPASST, controles.
X
Se verifica Panorama de riesgo, reglamento de seguridad y salud en el trabajo, COPASST, controles.
No aplica
LEY 931 2004 Hojas de vida Art.2
Ninguna persona natural o jurídica, de derecho público o privado, podrá exigir a los aspirantes a ocupar un cargo o ejercer un trabajo, cumplir con un rango de edad determinado para ser tenido en cuenta en la decisión que defina la aprobación de su aspiración.
HSEQ Cumplimiento de los
perfiles de cargo X
Ya se cuenta con los perfiles de cargo y se verificaron las
hojas de vida, además dentro de los mismos no se
contemplan límites de edad, excepto la no contratación de
menores de edad.
No aplica
LEY 949 2005 Informativa. Capítulo 1 y
2
Por la cual se dictan normas para el ejercicio de la profesión de terapia ocupacional en Colombia, y se
establece el Código de Ética Profesional y el Régimen Disciplinario correspondiente.
HSEQ Informativa X Informativa No Aplica
EMPRESA S.A.S
JERARQUÍA DE LA NORMA
NÚMERO /
FECHA AÑO TÍTULO ARTÍCULO APLICACIÓN ESPECÍFICA
PROCESO AL QUE APLICA
EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO
CUMPLE VERIFICACIÓN
PLAN DE ACCIÓN
SI NO
DECRETO 1400 2005
Por el cual se someten a inspección, vigilancia y control las entidades que administran
sistemas de pago de bajo valor y se dictan otras disposiciones
Informativo
Además de los objetivos establecidos en el artículo 325 numeral 1 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en el ejercicio de su facultad de inspección, vigilancia y control de las entidades administradoras de Sistemas
de Pago de Bajo Valor.
HSEQ
reglas y elevados estándares operativos, técnicos y disciplinarios
que permitan el desarrollo de sus operaciones en condiciones de
seguridad, transparencia y eficiencia, sistemas
adecuados de administración y gestión de los riesgos inherentes
a su actividad, procedimientos
adecuados que les permitan prevenir ser
utilizadas para la realización de
actividades delictivas y sistemas adecuados de
revelación de información financiera y
comercial para los participantes, de
acuerdo con lo previsto para el efecto en el presente decreto.
X
La Superintendencia Bancaria deberá velar por que tales
entidades: (i) adopten y pongan en práctica reglas y
elevados estándares operativos, técnicos y
disciplinarios que permitan el desarrollo de sus operaciones en condiciones de seguridad, transparencia y eficiencia; (ii) adopten y pongan en práctica
sistemas adecuados de administración y gestión de los
riesgos inherentes a su actividad; (iii) adopten y apliquen procedimientos
adecuados que les permitan prevenir ser utilizadas para la
realización de actividades delictivas, y (iv) adopten sistemas adecuados de
revelación de información financiera y comercial para los participantes, de acuerdo con lo previsto para el efecto en el
presente decreto.
No Aplica
DECRETO 1542 1994 Reglamenta la integración y funcionamiento del Comité
Nacional de Salud Ocupacional Informativo
Decreto derogado expresamente por artículo 37 del Decreto 16 de 1997
HSEQ
Decreto derogado expresamente por
artículo 37 del Decreto 16 de 1997
X Decreto derogado
expresamente por artículo 37 del Decreto 16 de 1997
No Aplica
CONCEPTO
Radicac
ión 11001-03-25-000-
2005-00110-
2008
„Por el cual se señalan algunos requisitos que deben contener
los estatutos y reglamentos de las
Cooperativas y Pre cooperativas de
Trabajo Asociado‟.
Min Protección
social
Establecer la obligatoriedad de los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social; Salud, Pensión, Riesgos
Profesionales y contribuciones especiales al SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, lo anterior sin
sujeción a la legislación Laboral Ordinaria. Para este efecto se tendrá como base para liquidar los aportes, las compensaciones ordinarias permanentes y las que
en forma habitual y periódica reciba el trabajador
HSEQ Aportes al sistema de
seguridad social X
Se verifican los aportes al sistema de seguridad social
No Aplica
EMPRESA S.A.S
JERARQUÍA DE LA NORMA
NÚMERO /
FECHA AÑO TÍTULO ARTÍCULO APLICACIÓN ESPECÍFICA
PROCESO AL QUE APLICA
EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO
CUMPLE VERIFICACIÓN
PLAN DE ACCIÓN
SI NO
00 (4975-
05)
asociado. En ningún caso la base de cotización podrá ser inferior a un (1) salario mínimo legal mensual
vigente.
RESOLUCIÓN 5772 2004
Por medio de la cual se modifica la resolución 3353 de 2001
mediante la cual se fijan lineamientos para la
conformación del directorio de proveedores de materiales de
construcción y servicios de disposición final de escombros que cumplen con los requisitos
ambientales y mineros establecidos en las normas
vigentes
Todos
ARTÍCULO SEGUNDO: Los proveedores de materiales interesados en inscribirse en el Directorio de
Proveedores de Materiales de Construcción, deberán solicitarlo por escrito ante la Oficina Asesora de Gestión
Ambiental, de conformidad con lo siguiente: 1. Diligenciar el Formato de solicitud de inscripción con
la descripción de la actividad desempeñada por el proveedor, firmada por el propietario o representante
legal de la empresa. 2. Demostrar el cumplimiento de las normas
ambientales y mineras de orden nacional y/o local, bien sea con la presentación de los permisos ambientales y mineros requeridos según la actividad desarrollada, o
con una certificación de la autoridad ambiental competente, la cual acredite el cumplimiento de la normatividad ambiental por parte del proveedor.
HSEQ
Se tiene el proveedor inscrito en el directorio de disposición final del
IDU y/o licencia ambiental.
x
Se verifica en la página del IDU que la escombrera esté en el directorio de disposición final
y se cuenta con licencia ambiental de material pétreo.
No aplica
CONCEPTO 3440 2011 Rehabilitación y fuero de
discapacidad Todo
Por la cual se establece las diferentes de protección al trabajador con discapacidad
HSEQ
Se dará cumplimiento cuando se presente, actualmente no se
cuenta con personal discapacitado.
X En este momento no se cuenta
con personal discapacitado. No aplica
LEY 1496 2011
Por medio de la cual se garantiza la igualdad salarial y de
retribución laboral entre mujeres y hombres, se
establecen mecanismos para erradicar cualquier forma de
discriminación y se dictan otras disposiciones
TODOS
Por medio de la cual se garantiza la igualdad salarial y de retribución laboral entre mujeres y hombres, se
establecen mecanismos para erradicar cualquier forma de discriminación y se dictan otras disposiciones
HSEQ
Las mujeres que tienen el mismo cargo que los hombres ganan de igual
forma. Se dará cumplimiento cuando se presente.
X En distribución de sueldos la
compañía no discrimina entre hombres y mujeres.
No aplica
RESOLUCIÓN 652 de 2012
2012 SE REGULA LA OBLIGACIÓN DE
ESTABLECER EL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
Artículo 14 de la
Resolución 2646 de
2008 (medidas
preventivas
La resolución establece que para los empleadores públicos y privados la obligación de conformar el comité de convivencia laboral, una de las medidas preventivas
de acoso laboral en los espacios de trabajo, cuya finalidad es contribuir a proteger a los trabajadores
contra los riesgos psicosociales que afecten la salud en los lugares de trabajo.
HSEQ
Se tiene establecido que el comité de convivencia
está en proceso de la elección de los
representantes.
X
Se tiene establecido que el comité de convivencia está en proceso de la elección de los
representantes.
No aplica
EMPRESA S.A.S
JERARQUÍA DE LA NORMA
NÚMERO /
FECHA AÑO TÍTULO ARTÍCULO APLICACIÓN ESPECÍFICA
PROCESO AL QUE APLICA
EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO
CUMPLE VERIFICACIÓN
PLAN DE ACCIÓN
SI NO
de acoso laboral
LEY
Ley 1523 del 24
de abril de
2012
2012
Por la cual se adopta la política nacional de gestión del riesgo de
desastres y se establece el sistema
Art 2
Artículo 2°. De la responsabilidad. La gestión del riesgo es responsabilidad de todas las autoridades y de los
habitantes del territorio colombiano. En cumplimiento de esta responsabilidad, las entidades
públicas, privadas y comunitarias desarrollarán y ejecutarán los procesos de gestión del riesgo,
entiéndase: conocimiento del riesgo, reducción del riesgo y manejo de desastres, en el marco de sus
competencias, su ámbito de actuación y su jurisdicción, como componentes del Sistema Nacional de Gestión del
Riesgo de Desastres.
HSEQ Se cuenta con un plan de emergencias y programa
de simulacros X
Se evidencia que se tiene plan de emergencias y se realizan
simulacros, así como formación al personal para
atender una emergencia
No aplica
LEY 1607 del 26
dic 2012
Por la cual se expiden normas en materia tributaria y se dictan
otras disposiciones. Art. 3, 6
Para efectos del impuesto sobre la renta y complementarios, son deducibles las contribuciones
que efectúen las entidades patrocinadoras o empleadoras, a los fondos de pensiones de jubilación e
invalidez y de cesantías. Los aportes del empleador a dichos fondos serán deducibles en la misma vigencia fiscal en que se realicen. Los aportes del empleador a los seguros privados de pensiones y a los fondos de
pensiones voluntarias, serán deducibles hasta por tres mil ochocientas (3.800) UVT por empleado.
El monto obligatorio de los aportes que haga el trabajador, el empleador o el partícipe independiente, al fondo de pensiones de jubilación o invalidez, no hará parte de la base para aplicar la retención en la fuente
por salarios y será considerado como una renta exenta en el año de su percepción.
HSEQ Se está aplicando la retención adecuada
X Se evidencia que se aplica la
retención adecuada No aplica
Fuente: El autor. 2020
EMPRESA S.A.S
Apéndice J. Análisis PESTLE.
Componente Factor Descripción del factor en el entorno del
proyecto
Fase de análisis Nivel de incidencia
¿Describa cómo incide en el proyecto? ¿Cómo potenciaría los efectos positivos y disminuiría
los negativos? I P Im C Cr Mn N I P Mp
POLÍTICO
Normas y políticas internas a la
empresa
Posibles recortes en el presupuesto por parte de cargos que tengan poder dentro
de la organización.
X X La decisión de recortar el presupuesto afecta el alcance del proyecto
Involucrando a todos los interesados desde el inicio del proyecto se disminuiría la posibilidad de que existan
obstáculos.
POLÍTICO
Normas y políticas externas a la
empresa
Posibles leyes arancelarias que impidan la comercialización del software en nuestro
territorio. X X
Una política externa negativa, puede ocasionar la no comercialización del
software, perdiendo tiempo en el diseño y factibilidad del software elegido.
Evaluar y realizar un buen estudio de factibilidad y posicionamiento del proveedor del software en el
mercado y del país de origen.
ECONÓMICO Variación de la TRM Aumento de los costos de la licencia del
software adquirido X X No se cumpliría con el presupuesto asignado
Realizar un contrato con el proveedor para mantener los precios pactados desde el inicio.
ECONÓMICO Nivel de
productividad El software agiliza los procesos y
desarrolla la productividad de la empresa. X X
Mejorando los procesos de la empresa se cumpliría con la calidad y por ende mayor competitividad en el mercado en el campo
de la construcción.
Actualizar constantemente el software adquirido.
SOCIO - CULTURAL
Adaptabilidad al cambio
Empleados al interior de la compañía no aceptan ni se adaptan fácilmente a los
cambios de la empresa. X X Conflictos internos y atraso del proyecto.
Realizar mayor capacitación, entrenamiento y divulgación al interior de la compañía.
SOCIO - CULTURAL
Nivel formativo
Debido a que el proyecto se aplica a más del 90 % de los procesos de la empresa involucra bastantes empleados que no están preparados para estos cambios.
X X
Aunque la incidencia sea indiferente, afectaría indirectamente al proyecto por el
tiempo que hay que dedicar a estas personas preparándolas.
La empresa tendría mayor personal capacitado al interior para mejoras de sus procesos.
TECNOLÓGICO Software en el
mercado
Cambios de las características del software conllevan a hacer más estudios de
factibilidad. X X Se retrasarían los tiempos establecidos
Se adaptaría y se implementaría como un adicional, si los cambios son para mejorar la eficiencia de los procesos y
siempre y cuando no incurran en costos elevados.
EMPRESA S.A.S
Componente Factor Descripción del factor en el entorno del
proyecto
Fase de análisis Nivel de incidencia
¿Describa cómo incide en el proyecto? ¿Cómo potenciaría los efectos positivos y disminuiría
los negativos? I P Im C Cr Mn N I P Mp
TECNOLÓGICO Tecnología disponible
La tecnología ofrece cada vez más una amplia gama de herramientas de software
que podría incidir en la decisión de continuar con el software actualmente
elegido.
X X
La tecnología avanza y cada vez trae más y mejores herramientas que facilitan las
operaciones, quizás dejando el software elegido obsoleto.
Indagando y realizando estudios constantemente en el mercado, para evaluar las actualizaciones del software
durante la vida del proyecto.
TECNOLÓGICO Reemplazo de
equipos El cambio de equipos obsoletos por
capacidad para instalar el nuevo software. X X
Hay que realizar cambio de varios equipos en los procesos donde se va a instalar el
software, ocasionando la salida de equipos.
Aumentando la capacidad de los equipos nuevos, se agilizan los procesos aprovechando el nuevo software
AMBIENTAL Residuos
electrónicos El cambio de equipos obsoletos genera
residuos eléctricos. X X
Al realizar cambio de varios equipos en los procesos donde se va a instalar el software,
ocasionando la salida de equipos para reciclaje y la entrada de equipos con más
capacidad.
Integrar al proyecto el plan de gestión de manejo de residuos desde la implementación.
LEGAL Licencia del software.
Con una licencia ilegal del software no se podría operar.
X X Retrasaría la implementación del proyecto y
aumentarían los costos. Adquirir pólizas de responsabilidad y cumplimiento, para
evitar sobrecostos en el proyecto.
Componente: Fase: Nivel de incidencia:
Político I: Iniciación Mn: Muy negativo
Económico P: Planificación N: Negativo
Social Im: Implementación I: Indiferente
Tecnológico C: Control P: Positivo
Ambiental Cr: Cierre Mp: Muy positivo
Fuente: propia. 2020
EMPRESA S.A.S
Apéndice K. Acta de constitución de proyecto.
1. Descripción del proyecto (Qué, Quién, Cómo, Cuando y Donde)
El proyecto de implementación de un software ERP para control de proyectos en La Empresa
S.A.S., busca solucionar el problema de control de costos, integrando los diferentes procesos de la
organización para ser más eficientes en los análisis de información hacia el proceso principal que
es el área de construcción inmobiliaria en Ibagué-Tolima; Para lo cual se realizarán diversas
actividades que van en el siguiente orden: primero la dirección del proyecto que comprende
entonces la conformación de los equipos de trabajos, la elaboración y estudio de las variables de
implementación, la investigación del software en el mercado y la elección y aprobación del mismo;
en la segunda está todo lo relacionado con la financiación, como lo es la asignación del presupuesto,
la financiación del software hasta su implementación en todos los procesos, la asignación de
recursos, la adquisición del software y la sostenibilidad; el paso a seguir entonces es la implantación
del software, en la cual se comenzará por la asignación de tareas y responsabilidades, la
capacitación a los colaboradores, la instalación y pruebas, para finalizar estas actividades se da
inicio al control y seguimiento del funcionamiento de las operaciones. Después de finalizado el
proyecto se realiza el cierre del proyecto en el cual se analizan los resultados, se verifica su
aceptación y se entrega el proyecto de manera formal el cual se desarrollará en un periodo de tiempo
de 13 meses.
2. Objetivos del proyecto
(Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance y calidad)
Concepto Objetivos Métrica Indicador de éxito
1. Alcance Adquirir e implementar un ERP
que solucione el problema de
control de costos en la
Organización.
Entregables cumplidos por
fecha de entrega
95%
2. Tiempo Cumplimiento del cronograma
establecido para el desarrollo del proyecto
Tiempos
planificados/Tiempos ejecutados
SPI>= 1
3. Costo No tener sobre costos en el
presupuesto asignado de $
530.000.000
Costos
presupuestados/Costos
ejecutados
El costo del proyecto
debe ser < = al costo
presupuestado
4. Calidad Presentar informes cuando se
finalice la implementación de cada proceso involucrado
Numero de entregables con
cumplimientos de calidad solicitados
98%
5. Satisfacción del
cliente
Cumplimiento de las expectativas Número de aceptables por el cliente
100%
3. Definición de requerimientos del proyecto
(Productos entregables intermedios o finales que se generan por cada fase del proyecto)
EMPRESA S.A.S
Interesado Necesidades, deseos, expectativas Entregable del
proyecto
Gerencia Es el responsable de garantizar la disponibilidad de recursos
necesarios (económicos, tecnológicos, personas, tiempos e
infraestructura) para el normal desarrollo del proyecto, tiene
la responsabilidad de aprobar los cambios y garantizar que
estos se lleven a cabo.
Informes finales de
cada proceso, actas de
reuniones y
aprobación de
recursos.
Líder de proyecto
Ejecución de la programación a tiempo con el valor del
presupuesto proyectado, infraestructura adecuada tanto
física como tecnológica.
Informe final con la
documentación del
proyecto y las
lecciones aprendidas
Equipo del proyecto Idear los requerimientos del Software ERP para actividades
de construcción
Informe de los
requerimientos del
Software ERP donde
se explique la
necesidad de cada
área.
Líder de procesos
involucrados
Mejorar el tiempo en los resultados y entrega de los
informes, conocimiento en tiempo real de los costos para
cada proyecto involucrado.
Informes de gestión
4. Cronograma preliminar del proyecto
Preparación Inicio 01/06/2020 Final 18/02/2021
Implementación Inicio 19/02/2021 Final 27/09/21
Cierre Inicio 28/09/2021 Final 25/10/2021
5. Hitos del proyecto
Hito Fecha del hito
Reunión preliminar proyecto 30/06/2020
Contrato firmado 06/07/2020
Acta de reunión inicial 14/07/2020
Project chárter firmado 17/07/2020
Medición satisfacción cliente 21/07/2021
6. Riesgos de alto nivel
Paro de transportes intermunicipal
Cierre de aeropuerto Perales en Ibagué por mal clima
Cancelación de capacitaciones por Pandemia
Dificultad de acceso o perdida de información por migración de datos del sistema anterior al nuevo ERP
7. Presupuesto preliminar
Concepto Monto ($)
Total, Presupuesto $530.000.000.
8. Lista de interesados (StakeHolder)
Nombre Rol
Clasificación
Interno / Externo Apoyo / Neutral /
Opositor
EMPRESA S.A.S
Equipo del
Proyecto
SINCOSOFT /La
Empresa S.A.S
Es el responsable de garantizar la exitosa
implementación de SINCO ERP al interior de la
compañía.
Interno/externo Apoyo
Sponsor –La
Empresa S.A.S
Es el responsable de garantizar la disponibilidad
de recursos necesarios (económicos,
tecnológicos, personas, tiempos e
infraestructura) para el normal desarrollo del
proyecto, tiene la responsabilidad de aprobar los
cambios y garantizar que estos se llevan a cabo.
Interno Apoyo
Equipo Base-
SINCOSOFT / La
Empresa S.A.S
Es el grupo responsable de tomar las decisiones
oportunas que permitan garantizar el normal
desempeño de las actividades planificadas en el
proyecto.
Interno/Externo Apoyo
Director de
Proyecto – La
Empresa S.A.S
Realizar seguimiento a las actividades asignadas
y velar por su cumplimiento dentro de los
tiempos acordados. Mantener la comunicación
al interior de su compañía, sobre la ejecución y
avance del proyecto. Citar y garantizar la
asistencia del equipo de proyecto, a las sesiones
programadas con SINCOSOFT.
Interno Apoyo
Líderes
Funcionales La
Empresa S.A.S
Debe garantizar el éxito del proyecto a través de
la correcta implementación de SINCO ERP.
Son los responsables de apoyar el soporte de
primer nivel y de replicar el conocimiento al
interior de su Compañía.
Interno Apoyo
Consultor-
SINCOSOFT
Deben garantizar la exitosa implementación de
la herramienta SINCO ERP y de las demás
tareas asignadas en el proyecto.
Externo Apoyo
Usuarios La
Empresa S.A.S
Son responsables de desarrollar habilidades para
el uso de la herramienta SINCO ERP, mediante
la asistencia a las capacitaciones impartidas y la
aprobación de las evaluaciones del sistema.
Mantener la operación en tiempo real en SINCO
ERP.
Interno Apoyo
9. Designación del director de proyecto
Nombre Janeth Ortiz NIVEL DE AUTORIDAD
Reporta a Patrocinador Asigna o desincorpora personal al proyecto,
autoridad sobre el presupuesto del proyecto Supervisa a Personal de primera línea
10. Sponsor
Nombre Luis Escobar Autoriza el inicio del proyecto y autoriza
al Gerente del proyecto a iniciarlo
Fuente: Elaboración Propia, 2020.
EMPRESA S.A.S
Apéndice L. Solicitud de Control Integrado de Cambios.
EMPRESA S.A.S FORMULARIO SOLICITUD DE CONTROL INTEGRADO DE
CAMBIOS
Código:
Versión:
Vigente desde:
Fecha de elaboración:
Código del Cambio:
Fecha de Solicitud:
Día/Mes/Año
Número de Ticket
El número asignado por la
Mesa de Servicio
Identificación del solicitante del cambio Nombre: Cargo:
Dependencia: Teléfono:
Líder del proyecto Nombre: Teléfono:
Nombre del proyecto:
Tipo de proyecto:
Software
Infraestructura
Base de datos
Otros
Número del contrato y/o convenio: Supervisor:
Áreas de Servicio/Aplicaciones/
Clases de Procesos afectados:
Estado: Con garantía Sin Garantía
En estabilización
Antecedentes del Cambio
(¿Por qué se requiere?)
Nombre del Cambio Alcance del Cambio
Análisis de Impacto
¿Qué procesos de negocio del Cliente afecta el cambio?
¿Qué áreas de servicio, elementos de TI afecta el cambio y CI relacionados? (Hardware, Software, Aplicaciones, Servicios de TI)
¿Cantidad de usuarios afectados durante el Cambio?
¿Cantidad de usuarios afectados después del Cambio?
¿Cómo impacta el cambio el cumplimiento de los Acuerdos de Niveles de Servicio?
¿Qué impactos económicos para El Cliente causa el cambio?
¿A quiénes se debe informar?
¿Se realizó la verificación del procedimiento en el ambiente de pruebas?
Prioridad Alta Media Baja
Líder Funcional Líder Técnico
EMPRESA S.A.S
Plan de Desarrollo
(Actividad, cronograma, recursos, responsable)
Número Actividad Fecha Inicio Fecha Fin Recursos Responsable
Plan de Pruebas Funcionales
(Actividad, cronograma, recursos, responsable)
Usuario de Prueba:
Fecha de Prueba:
Link de Acceso:
Pruebas Realizadas:
Entregables y Criterios de Aceptación (Descripción entregable, criterio de aceptación):
Mensaje para los Usuarios afectados por el Cambio:
Documentos Anexos (Actualización de manuales):
Nombre de quien recibe a satisfacción el cambio:
Revisión Post-Implementación (OIP) Fecha: Hora Inicio HH:MM
Elaboró: Revisó y aprobó:
_________________________________
__________________________________________________
Nombre Nombre
Cargo Cargo
Fuente: Elaboración Propia, 2020.
EMPRESA S.A.S
Apéndice M. Matriz de estrategias para involucrar los interesados
MATRIZ DE ESTRATEGIAS DE INVOLUCRAMIENTO DE INTERESADOS
Código Nombre Situación Actual Razón Situación
Deseada Estrategias
AB1
Equipo del
Proyecto SINCOSOFT /La
Empresa S.A.S
Líder
Satisfacción al cliente.
Líder
El equipo del proyecto en s estratégico para cumplir y satisfacer
con las necesidades del cliente por tal razón las actividades que se realizan con respecto a ese tema deben difundirse entre todo el
equipo de trabajo del proyecto.
AB2 Sponsor –La
Empresa S.A.S
Líder
Satisfacer las expectativas y
cumplir con los
objetivos
Líder
El liderazgo del Sponsor es muy importante mantenerlo, razón por la cual debe existir bastante comunicación y no descuidar a este
interesado estratégico para el cumplimiento de los objetivos.
AB3
Equipo Base-
SINCOSOFT /La
Empresa S.A.S
Apoyo
No se involucraron en
el proyecto.
Líder
Revisar plan de involucrados con el fin de analizar si todos los interesados están involucrados en el proyecto para no afectarlo.
Por ser el equipo base deben ser líderes ya que ellos cono en bien
el software.
AB4
Director de Proyecto –La
Empresa S.A.S
Apoyo
Satisfacer las necesidades del
cliente.
Líder
Trabajar más en conocer al cliente, sus expectativas, intereses y
necesidades para satisfacerlos.
BB5
Líderes
Funcionales La
Empresa S.A.S
Apoyo
Falta capacitación.
Líder
Se deben programar capacitaciones antes, durante y después de la implementación con la finalidad de que sean ellos líderes del
equipo que ayuden a transmitir la información a todos los usuarios
del equipo del proyecto.
BB6 Consultor-
SINCOSOFT
Neutral
Los objetivos no se
encuentran bien
definidos.
Apoyo
Dar a conocer los objetivos al consultor para definir el alcance y
conocer las expectativas de éstos para que sean un apoyo para el
proyecto.
BB7 Usuarios La Empresa S.A.S
Reticente
*Involucrar a los
usuarios. *Falta de
capacitación.
Apoyo
A los usuarios se les debe involucrar en todo el proyecto y se debe
realizar un plan de capacitaciones para que participen del proyecto y no sean obstáculo del mismo.
Fuente: Los autores. 2020
EMPRESA S.A.S.
Apéndice N. Matriz de trazabilidad de requisitos.
Código Descripción del requisito Versión
Última fecha
estado
registrado
Estado
actual Criterio de aceptación
Interesado
(StakeHolder)
Nivel de
prioridad
Funcionalidad
1
Precisión en los resultados de cada
módulo: Producción, RRHH, Contable y Comercialización.
0 29/11/2021 AC Pruebas de módulos y aceptación de
fase. Líderes de proceso. AT
2 Adecuación para dar las funciones requeridas.
0 30/09/2021 AC Solicitud, análisis y aprobación del cambio.
Líderes de proceso. BJ
3 Adaptabilidad para interactuar con otros
sistemas o aplicaciones. 0 29/10/2021 AC Desempeño de trabajo: producto.
Usuarios de
interfaz. AT
4 Nivel de seguridad para prevenir accesos
no autorizados. 0 30/06/2021 AC
Informe de aceptación de
desempeño.
Gerente de
proyecto. AT
5 Mostrar los resultados frente a cada
módulo tras la interfaz del usuario. 0 17/12/2020 AC
Informes de calidad y validación del
producto. Líderes de proceso. MD
6 Verificación del control de costos y
control de presupuesto. 0 30/06/2021 AC
Pruebas de módulos y aceptación de
fase. Patrocinador. AT
7 Mejoramiento de productividad en los procesos.
0 30/06/2021 AC Informe desempeño de trabajo. Gerente de proyecto.
MD
8 Visión integral de la gestión llevada a cabo
en los procesos. 0 14/05/2021 AC Informe desempeño de trabajo.
Patrocinador, Gerente de
proyecto.
MD
9 Obtención de información en tiempo real. 0 15/10/2021 AC Informes de calidad y validación del
producto. Líderes de proceso. AT
10
Acceso y consultas desde la nube (Cloud)
con empleo de cualquier dispositivo
conectado a la Internet.
0 17/12/2021 AC Pruebas de módulos, informes de
calidad y aceptación de fase.
Patrocinador,
Gerente de
proyecto, líderes de proceso.
AT
Confiabilidad
11
No presentar fallas que deban eliminarse
permanentemente mediante intervención humana o técnica.
0
30/09/2021
15/11/2021
AC Pruebas mediante estándar y métricas para desempeño de trabajo.
Gerente de proyecto.
AT
12 Capacidad de mantener un alto nivel de desempeño en caso de fallas del software.
0 30/09/2021 15/11/2021
AC Pruebas mediante estándar y métricas para desempeño de trabajo.
Gerente de proyecto.
AT
13 Capacidad de recuperar datos en caso de
fallas del software. 0
30/09/2021
15/11/2021 AC
Pruebas mediante estándar y
métricas para desempeño de trabajo.
Gerente de
proyecto. AT
EMPRESA S.A.S
Código Descripción del requisito Versión
Última fecha
estado
registrado
Estado
actual Criterio de aceptación
Interesado
(StakeHolder)
Nivel de
prioridad
14 Integración entre los componentes del
software (módulos ERP). 0 15/11/2021 AC
Pruebas mediante estándar y
métricas para desempeño de trabajo.
Gerente de
proyecto. AT
15 Adaptabilidad de las necesidades de acuerdo con la clasificación de los
procesos.
0 15/11/2021 AC Solicitud, análisis y aprobación del
cambio. Líderes de proceso. BJ
Facilidad de uso
16 Reconocimiento de los usuarios sobre la facilidad del uso del software.
0 29/11/2021 AC Informe de desempeño de trabajo. Usuarios de la interfaz.
BJ
17 Facilidad de aprendizaje en los diferentes entornos del software.
0 17/12/2020 AC Informe de desempeño de trabajo. Usuarios de la interfaz.
BJ
18 Capacidad de que el software pueda emplearse con el mínimo esfuerzo.
0 17/12/2021 AC Informe de calidad y desempeño de trabajo.
Usuarios de la interfaz.
BJ
19 Fluidez en los criterios de búsqueda e ingreso de información.
0 16/11/2021 AC Informe de desempeño de trabajo. Usuarios de la interfaz.
BJ
20 Incorporación sencilla de cambios y de nuevas funciones.
0 19/10/2021 AC Solicitud, análisis y aprobación de cambios.
Gerente de proyecto.
MD
21 Claridad y sencillez en el manejo de los inventarios.
0 19/11/2021 AC Pruebas e informe de calidad. Líder de proceso. MD
Eficiencia
22
Capacidad de comportamiento para
responder ágilmente a exigencias de datos o procesamiento.
0 04/10/2021 AC Pruebas, informe de calidad y
desempeño de trabajo.
Gerente de
proyecto. AT
23 Uso eficiente de los recursos técnicos. 0 17/08/2021 AC Informe desempeño de trabajo. Gerente de
proyecto. AT
24 Facilidad para solicitar cambios y/o
adecuaciones. 0 19/10/2021 AC
Solicitar, análisis y aprobación de
cambios. Líderes de proceso. AT
25 Comunicación entre módulos del
software. 0 15/11/2021 AC Aceptación y/o validación de fase.
Patrocinador,
Gerente de
proyecto.
AT
26 Supervisión de la empleabilidad de
recursos y tareas. 0 15/06/2021 AC
Informe de desempeño trabajo /
documentar lección aprendida. Líderes de proceso. MD
Sostenimiento / Soporte
27 Estabilidad de funcionamiento después de
realizar cambios / adecuaciones. 0 16/11/2021 AC
Informe desempeño de trabajo /
documentar lección aprendida.
Gerente de
proyecto. AT
28 Validación rápida frente a los cambios y/o adecuaciones realizadas.
0 22/11/2021 AC Aceptación y/o validación de fase. Gerente de proyecto.
AT
EMPRESA S.A.S
Código Descripción del requisito Versión
Última fecha
estado
registrado
Estado
actual Criterio de aceptación
Interesado
(StakeHolder)
Nivel de
prioridad
29 Menor tiempo en desarrollo, ahorro de
recursos y funciones listas para usar. 0 17/12/2021 AC Informe de desempeño de trabajo. Patrocinador AT
30 Susceptible a ser ampliado a otras funciones.
0 19/10/2021 AC Solicitud, análisis y aprobación del cambio.
Patrocinador.
Gerente de proyecto.
BJ
31 Diseño en forma flexible para su mantenimiento.
0 31/08/2021 AC Documentar procedimiento. Gerente de proyecto.
MD
32 Adaptación de utilización del software en otros entornos técnicos.
0 17/12/2021 AC Pruebas, informe de calidad y desempeño de trabajo.
Líderes de proceso. BJ
33 Facilidad de instalación y migración de información.
0 06/12/2021 AC Pruebas e informe de calidad. Usuarios de interfaz.
MD
34 Posibilidad de implantar en varias plataformas.
0 20/11/2021 AC Informe desempeño de trabajo y documentar procedimiento.
Usuarios de interfaz.
BJ
Gestión del proyecto
35 Alto nivel de personalización al modelo de
negocio de la empresa. 0
31/05/2021
30/07/2021 AC Aceptación de producto o servicio.
Patrocinador,
Gerente de
proyecto.
AT
36 Viabilidad económica para su
implementación: Costo / Beneficio. 0 02/03/2021 AC Aprobación de presupuesto. Patrocinador. AT
37
Software único con permisos para
diferentes usuarios, para el ingreso a una
base de datos centralizada.
0 15/03/2020 AC Aceptación de producto e informe
desempeño de trabajo.
Gerente de
proyecto. AT
38 Sincronización entre procesos para el conocimiento de uso de la herramienta.
0 12/04/2021 AC Pruebas, informe de calidad y desempeño de trabajo.
Líderes de proceso. MD
39 Entrega parcial de módulos del software 0 29/10/2021 AC Pruebas, informe de calidad y
desempeño de trabajo.
Gerente de
proyecto. AT
Fuente: Elaboración Propia, 2020.
EMPRESA S.A.S.
Apéndice O. Diccionario de la EDT.
ID EDT CUENTA DE CONTROL ACTUALIZACIÒN RESPONSABLE CUENTA DE
CONTROL
1.1.1 A 8/03/2021 DIRECTOR DE PROYECTO
Nombre de la Cuenta DIRECCIÒN DE PROYECTO
Nombre CONFORMACIÒN EQUIPO DE TRABAJO
Descripción Selección del talento humano que conforman el equipo de trabajo, así como la definición de sus roles y responsabilidades.
Entregable Documento donde quedan definidos los equipos de trabajo.
Recurso Humano: Director de Proyecto (1), Líder de proyecto (2), Soporte técnico (1). Físico: Resmas de
papel (1), Escritorios (4), sillas ergonómicas (4), archivador (4), Impresora (1), Computadores (2), Celular (3).
Costo $ 3.681.538
ID EDT CUENTA DE CONTROL ACTUALIZACIÒN RESPONSABLE CUENTA DE
CONTROL
1.1.2 A 8/03/2021 DIRECTOR DE PROYECTO
Nombre de la Cuenta DIRECCIÒN DE PROYECTO
Nombre ELABORACIÒN ESTUDIO Y VARIABLES DE IMPLEMENTACIÒN
Descripción Estudio técnico de las necesidades de los interesados y los requisitos para su implementación.
Entregable Informe para identificar y verificar las diferentes variables antes de implementar.
Recurso
Humano: Director de Proyecto (1), Líder de proyecto (2), Avalista de mercadeo (2), Asistente administrativo (1). Físico: Resmas de papel (1), Escritorios (4), sillas ergonómicas (4), archivador
(4), Impresora (1), Computadores (2), Celular (3).
Costo $ 22.588.386
ID EDT CUENTA DE CONTROL ACTUALIZACIÒN RESPONSABLE CUENTA DE
CONTROL
1.1.3 A 8/03/2021 DIRECTOR DE PROYECTO
Nombre de la Cuenta DIRECCIÒN DE PROYECTO
Nombre INVESTIGACIÒN DE SOFTWARE EN EL MERCADO
Descripción Análisis del software ERP presentes en el mercado y cual se adapta a los requerimientos de acuerdo con la actividad económica de la compañía.
Entregable
Informe detallado acerca de los diferentes softwares que ofrece el mercado enfocado al área de construcción.
Recurso
Humano: Director de proyecto (1), Analista de mercadeo (1), Asistente administrativo (1),
Consultores de software (6). Físico: Resma papel (1), escritorios (3), sillas ergonómicas (3).
Archivadores (3), Impresora (1), Computador (2), Celular (2)
Costo $ 43.239.948
ID EDT CUENTA DE CONTROL ACTUALIZACIÒN RESPONSABLE CUENTA DE
CONTROL
1.1.4 A 8/03/2021 DIRECTOR DE PROYECTO
Nombre de la Cuenta DIRECCIÒN DE PROYECTO
EMPRESA S.A.S
Nombre ELECCIÒN Y APROBACIÒN DEL SOFTWARE
Descripción Elección del software ERP de acuerdo con los requerimientos y necesidades de la compañía.
Entregable Acta firmada detallando la aprobación y criterios de elección del software.
Recurso
Director de proyecto (1), Líderes de proyecto (2), Director administrativo y financiero (1),
Gerente General (1), Asistente administrativo (1), Analista de mercadeo (2). Físico: Resma de
papel (1), Escritorios (6), Sillas ergonómicas (7), Archivador (7), Impresora (1), Computador
(7), Celular (6)
Costo $ 43.120.726
ID EDT CUENTA DE CONTROL ACTUALIZACIÒN RESPONSABLE CUENTA DE
CONTROL
1.2.1 B 8/03/2021 DIRECTOR FINANCIERO
Nombre de la Cuenta FINANCIACIÒN
Nombre ASIGNACIÒN DE PRESUPUESTO
Descripción Aprobación del presupuesto de acuerdo con el software ERP seleccionado.
Entregable
Acta de reunión donde se contemplen todos los gastos y el presupuesto asignado para el
desarrollo del proyecto.
Recurso
Humano: Director administrativo y financiero (1), Gerente General (1), Director de proyecto (1). Físico: Resma de papel (1), Escritorio (3), Sillas ergonómicas (3), Archivador (3), Impresora
(1), Computador (3), Celular (3)
Costo $ 21.387.904
ID EDT CUENTA DE CONTROL ACTUALIZACIÒN RESPONSABLE CUENTA DE
CONTROL
1.2.2 B 8/03/2021 DIRECTOR FINANCIERO
Nombre de la Cuenta FINANCIACIÒN
Nombre FINANCIACIÒN DEL SOFTWARE HASTA IMPLEMENTACIÒN EN TODOS LOS PROCESOS
Descripción Seguimiento al presupuesto asignado en cada una de sus fases hasta la implementación del software
ERP
Entregable Documento contractual entre el desarrollador del software y la compañía.
Recurso
Humano: Director administrativo y financiero (1), Gerente General (1), Director de proyecto (1). Físico: Resma de papel (1), Escritorio (3), Silla ergonómica (3), Archivador (3), Impresora (1), Computador
(3), Celular (3)
Costo $ 1.359.314
ID EDT CUENTA DE
CONTROL ACTUALIZACIÒN RESPONSABLE CUENTA DE
CONTROL
1.2.3 B 8/03/2021 DIRECTOR FINANCIERO
Nombre de la Cuenta FINANCIACIÒN
Nombre ASIGNACIÒN DE RECURSOS
Descripción Selección y entrega de recurso de talento humano y físico para la ejecución del proyecto.
EMPRESA S.A.S
Entregable
Acta donde se describa el costo y la cantidad de personas necesarias para la implementación, al igual que el costo y cantidad de equipos.
Recurso
Humano: Director administrativo y financiero (1), Gerente General (1), Director de Proyectos (1), Director de gestión humana (1). Físico: Resma de papel (1). Escritorio (4), Silla ergonómica
(4), Archivador (4), Impresora (2), Computador (4), Celular (4)
Costo $ 12.522.844
ID EDT CUENTA DE
CONTROL ACTUALIZACIÒN RESPONSABLE CUENTA DE
CONTROL
1.2.4 B 8/03/2021 DIRECTOR FINANCIERO
Nombre de la Cuenta FINANCIACIÒN
Nombre ADQUISICIÒN DEL SOFTWARE
Descripción Compra del software - aprobación de desembolso a proveedor software ERP
Entregable
Documento firmado donde quede consignado todo lo referente con la adquisición del software,
soporte, mantenimiento, alcance, etc.
Recurso Humano: Director de proyecto (1), Líder de proyecto (2), Analista de mercadeo (2), Compras
(1), Almacenista (1). Físico: Resma de papel (1), Escritorio (6), Silla ergonómica (6), Archivador (6), Impresora (2), Computadores (6), Celular (6), Licencia software ERP (1)
Costo $ 152.905.920
ID EDT CUENTA DE CONTROL ACTUALIZACIÒN RESPONSABLE CUENTA
DE CONTROL
1.2.5 B 8/03/2021 DIRECTOR FINANCIERO
Nombre de la Cuenta FINANCIACIÒN
Nombre SOSTENIBILIDAD
Descripción Estabilidad de funcionamiento del software ERP.
Entregable Informes detallados que describen en tiempo la sostenibilidad del software adquirido.
Recurso Humano: Director de proyecto (1), Líder de proyecto (2). Físico: Resma de papel (1), Escritorio (2), Silla ergonómica (2), Archivador 2. Físico: Impresora (1), Computador (2); Celular (2)
Costo $ 4.421.928
ID EDT CUENTA DE
CONTROL ACTUALIZACIÒN
RESPONSABLE CUENTA DE CONTROL
1.3.1 C 8/03/2021 LIDERES DE PROYECTO
Nombre de la Cuenta IMPLEMENTACIÒN
Nombre ASIGNACION DE TAREAS Y RESPONSABILIDADES
Descripción Definición de roles y responsabilidades a cada una de las personas que conforman el equipo de trabajo de acuerdo con su cargo para el cual fueron contratados.
Entregable Acta de reuniones donde se definan cada responsable y las tareas que este va a realizar.
Recurso
Humano: Director administrativo y financiero (1), Gerente General (1), Director de proyectos (1),
Director de gestión humana (1). Físico. Resma papel (1), Escritorio (2), Silla ergonómica (2),
Archivador (2), Impresora (1), Computador (2), Celular (2).
EMPRESA S.A.S
Costo $ 23.529.644
ID EDT CUENTA DE CONTROL ACTUALIZACIÒN RESPONSABLE CUENTA DE
CONTROL
1.3.2 C 8/03/2021 LIDERES DE PROYECTO
Nombre de la Cuenta IMPLEMENTACIÒN
Nombre CAPACITACIONES
Descripción Definición del cronograma de capacitaciones por módulos del software ERP.
Entregable Acta de reuniones y capacitaciones realizadas, antes y durante la implementación del software.
Recurso
Humano: Director de proyecto (1), Líder de proyecto (2), Director administrativo y financiero
(1), Gerente General (1), Asistente administrativo (1), Analista de mercadeo (2), gestión Humana (4), Comercialización (2), Compras (1), Construcción y operaciones (6), Diseño (2),
Capacitadores (2), Soporte técnico (1). Físico: Resma papel (2), Escritorio (21), Silla
ergonómica (21), Archivador (19), Impresoras (2), Computadores (21), Celular (18), Sala de capacitación (1), Proyector (1)
Costo $ 26.290.992
ID EDT CUENTA DE CONTROL ACTUALIZACIÒN RESPONSABLE CUENTA DE
CONTROL
1.3.3 C 8/03/2021 LIDERES DE PROYECTO
Nombre de la Cuenta IMPLEMENTACIÒN
Nombre INSTALACIÒN DE SOFTWARE Y PRUEBAS
Descripción Pruebas de plataforma, aplicación de requisitos en software ERP, comunicación entre módulos,
informes, migración de datos e instalación.
Entregable Informe técnico y actas de entrega.
Recurso
Humano: director de proyecto (1), Líder de proyecto (2), Soporte técnico (1), Capacitador (2), Director de implementación (1). Físico: Impresora (1), Computador (6), Celular (4), Software
(1)
Costo $ 32.810.511
ID EDT CUENTA DE
CONTROL ACTUALIZACIÒN RESPONSABLE CUENTA DE
CONTROL
1.3.4 C 8/03/2021 LIDERES DE PROYECTO
Nombre de la Cuenta IMPLEMENTACIÒN
Nombre INICIO DE OPERACIÒN
Descripción Migración de información de acuerdo con base de datos de la compañía e inicio de operación
de módulos que conforman el software ERP.
Entregable Acta de reunión de inicio.
Recurso Humano: Director de proyecto (1), Líder de proyecto (2), Director Administrativo y financiero (1), Analista de mercadeo (2), Director de gestión humana (1), Comercialización (1), Compras
(1), Construcción y operaciones (2), Diseño (2), Capacitador (1), Soporte técnico (1). Físico;
Resma de papel (2), Escritorio (18), Silla ergonómica (18), Archivador (16), Impresora (2),
Computador (18), Celular (15), Software (1)
COSTO $ 12.803.684
EMPRESA S.A.S
ID EDT CUENTA DE
CONTROL ACTUALIZACIÒN RESPONSABLE CUENTA DE
CONTROL
1.3.5 C 8/03/2021 LIDERES DE PROYECTO
Nombre de la Cuenta IMPLEMENTACIÒN
Nombre CONTROL Y SEGUIMIENTO
Descripción Control y seguimiento en actividades que comprenden cada uno de los paquetes de trabajo
en esta cuenta de control.
Entregable
Informes de seguimiento, informes de costos y documentos; registros de control e informe de indicadores.
Recurso
Humano: director de proyecto (1), Líder de proyecto (2), Asistente administrativo (1),
Resma de papel (1), Escritorio (4), Silla ergonómica (4), Archivador (4), Impresora (1), computadores (4), Celular (4), Software (1)
Costo $ 19.650.000
ID EDT CUENTA DE CONTROL ACTUALIZACIÒN RESPONSABLE CUENTA DE
CONTROL
1.4.1 D 8/03/2021 DIRECTOR DE PROYECTO
Nombre de la Cuenta CIERRE DEL PROYECTO
Nombre ANÀLISIS DE RESULTADOS
Descripción Análisis de puesta en marcha del software, estabilidad, nivel de seguridad, integración, nivel de desempeño, precisión de resultados, adaptabilidad, facilidad de uso.
Entregable Informe de resultados, actas de reunión, informe de indicadores.
Recurso Humano: Director de proyecto (1), Líder de proyecto (2), Gerente General (1). Físico: Resma de papel (1), Escritorio (4), Silla ergonómica (4), Archivador (4), Impresora (1), Computador (4),
Celular (4), Software (1)
Costo $ 6.414.328
ID EDT CUENTA DE CONTROL ACTUALIZACIÒN RESPONSABLE CUENTA DE
CONTROL
1.4.2 D 8/03/2021 DIRECTOR DE PROYECTO
Nombre de la Cuenta CIERRE DEL PROYECTO
Nombre ACEPTACIÒN Y ENTREGA FORMAL DEL PROYECTO
Descripción Aceptación de resultados de acuerdo con análisis de resultados y entrega del proyecto.
Entregable Acta de entrega y aceptación de resultados.
Recurso Director de proyecto (1), Líder de proyecto (2), Gerente General (1). Físico: Resma de papel (1), Escritorio (4), Silla ergonómica (4), Archivador (4), Impresora (1), Computadores (4),
Celular (4), Software (1)
Costo $ 8.343.960
Fuente: Elaboración Propia, 2020.
EMPRESA S.A.S.
Apéndice P. Análisis PERT. Último
nivel
EDT
Descripción paquete de
trabajo
ID
Actividad Nombre de la actividad Predecesora
Duración [días] σ PERT σ^2
Optimista Esperada Pesimista
1.1.1 Conformación equipo de
trabajo
1 Seleccionar colaboradores 3 5 10 1,2 5,5
2 Definir funciones y responsabilidades 1 2 4 8 1,0 4,3
1.1.2
Elaboración de estudio y
variables de implementación
3 Realizar estudios mercado 10 20 30 3,3 20 10,89
4 Revisar normas y procedimientos 2, 3 3 6 10 1,2 6,2 1,44
5 Establecer legislación aplicable 4 3 6 10 1,2 6,2
1.1.3 Investigación de
software en el mercado
6 Dimensionar la oferta en el país 3, 4 3 8 15 2,0 8,3 4
7 Seleccionar los procesos a integrar 6 8 12 15 1,2 11,8 1,44
8 Determinar servicios, asesoría y soporte 6, 7 8 12 15 1,2 11,833 1,44
9 Cotizar implementación en "Nube" vs "On Premise"
7, 8 6 10 15 1,5 10,2 2,25
10 Comparar el nivel de estandarización y
personalización 9 6 12 18 2,0 12,0 4
11 Comparar proveedores 9, 10 6 12 18 2,0 12,0 4
1.1.4 Elección y aprobación del software
12 Cuantificar recursos necesarios 7, 9 6 10 15 1,5 10,2
13 Evaluar los beneficios esperados 12 8 12 18 1,7 12,333
14
Determinar portabilidad: tiempo en
desarrollo, migración de datos e interacción
con otro entorno técnico
10, 11 12 18 21 1,5 17,5 2,25
15 Evaluar: Facilidad de Uso, Eficiencia,
Confiabilidad y Funcionalidad 14 12 18 21 1,5 17,5 2,25
16 Determinar presupuesto vs implementación
tecnológica 12, 13 12 18 21 1,5 17,5
17 Seleccionar la solución ERP para admón. de
proyectos de construcción. 15, 16 12 18 21 1,5 17,5 2,25
1.2.1 Asignación de presupuesto
18 Realizar análisis costo - beneficio 17 8 12 15 1,2 11,833 1,44
19 Realizar presupuesto de adquisición 16, 17, 23 8 12 15 1,2 11,8 1,44
20 Realizar presupuestos de soporte y
mantenimiento 16, 17 8 12 15 1,2 11,8
1.2.2 21 Desembolsar dinero para adquisición 19, 23 1 1 1 0,0 1 0
EMPRESA S.A.S
Último
nivel
EDT
Descripción paquete de
trabajo
ID
Actividad Nombre de la actividad Predecesora
Duración [días] σ PERT σ^2
Optimista Esperada Pesimista
Financiación del
software hasta
implementación en todos los procesos
22 Desembolsar dinero para soporte y mantenimiento anual.
20 1 1 1 0,0 1
1.2.3 Asignación de recursos 23 Identificar recursos necesarios 18 4 6 10 1,0 6,3 1,0
24 Crear calendario de suministro de recursos 23 8 12 16 1,3 12
1.2.4 Adquisición del software 25 Gestionar compra de licencia ERP 21, 22, 24 2 4 6 0,7 4 0,49
26 Realizar compra de licencia para software 25 2 4 6 0,7 4 0,49
1.2.5 Sostenibilidad
27 Integrar estratégicamente los procesos en el
nuevo software ERP 26
5 8 15 1,7 8,7 2,89
28 Relacionar indicadores: utilidad operativa y
retorno de la inversión 26
5 8 15 1,7 8,7
1.3.1 Asignación de tareas y
responsabilidades
29 Definir variables e interfaz con el usuario 26, 27 5 7 12 1,2 7,5 1,44
30 Obtener información en tiempo real 29 3 6 12 1,5 6,5 2,25
31 Mostrar los resultados frente a cada módulo 30 5 7 12 1,2 7,5 1,44
32 Establecer fluidez de comunicación entre módulos
31 8 12 20 2,0 12,7 4
33 Definir ingreso de información en cada módulo
29 8 12 20 2,0 12,7
34 Reconocer facilidad de uso por los usuarios 33 8 12 20 2,0 12,7
35 Facilitar aprendizaje uso de software 32, 34 8 12 15 1,2 11,8 1,44
1.3.2 Capacitaciones
36 Realizar calendario de capacitaciones 35 1 2 2 0,2 1,8 0,04
37 Cumplir capacitaciones de acuerdo con cada
módulo del software ERP 36 4 5 8 0,7 5,3 0,49
38 Configurar manuales de manejo de interfaz 37 8 15 20 2,0 14,7 4
1.3.3 Instalación de software y Pruebas
39 Instalar licencia de software 36, 38 1 2 5 0,7 2,3 0,49
40 Realizar prueba de migración de datos 39 8 8 20 2,0 10,0
41 Realizar pruebas de nivel de seguridad 40 8 15 20 2,0 14,7
42 Realizar pruebas de acceso en la "Nube" 41 8 15 20 2,0 14,7
43 Realizar pruebas de resultados obtenidos tal como fueron requeridos
39 8 12 20
2,0 12,7
EMPRESA S.A.S
Último
nivel
EDT
Descripción paquete de
trabajo
ID
Actividad Nombre de la actividad Predecesora
Duración [días] σ PERT σ^2
Optimista Esperada Pesimista
44 Realizar pruebas de prevención de fallas 40 8 15 20 2,0 14,7
45 Realizar pruebas de funciones requeridas 41 8 15 20 2,0 14,7
46 Determinar la interacción con otros sistemas 39 8 15 20
2,0 14,7 4
47 Determinar capacidad de recuperación de datos frente a fallas
46 8 15 20 2,0 14,7 4
48 Determinar capacidad de procesamiento 47 8 15 20 2,0 14,7 4
49 Finalizar pruebas funcionales 42, 45, 48 1 1 1 0,0 1,0 0
1.3.4 Inicio de Operación
50 Programar la transición y puesta en
operación 49
1 2 2 0,2 1,8 0,04
51 Validar la transición de la información hacia
los procesos requeridos 49, 50 2 4 7 0,8 4,2 0,64
52 Migración de datos (información) a ERP 51 5 10 15 1,7 10,0 2,89
53 Iniciar la operación controlada, validando la continuidad de los procesos.
51, 52 3 6 12 1,5 6,5 2,25
1.3.5 Control y seguimiento
54 Garantizar la estabilización y continuidad de los procesos
53 12 20 30 3,0 20,3 9
55 Prestar soporte técnico en la estandarización de los procesos
53, 54 6 10 18 2,0 10,7 4
1.4.1 Análisis de resultados 56 Entregar informe de resultados 55 3 8 12 1,5 7,8 2,25
57 Evaluar informe de resultados 56 3 5 10 1,2 5,5 1,44
1.4.2 Aceptación y entrega formal del proyecto
58 Liberar recursos 57 3 8 15 2,0 8,3 4
59 Establecer servicio técnico en operación 55, 57 5 8 12 1,2 8,2
60 Firmar acta de aceptación del proyecto 57, 58, 59 1 1 1 0,0 1 0
FIN
Varianza 98,06
Desviación estándar 9,9
PERT 588,17
Fuente: Elaboración Propia, 2020.
EMPRESA S.A.S.
Apéndice Q. Estimación de costos.
EMPRESA S.A.S
Fuente: Elaboración Propia, 2020.
EMPRESA S.A.S.
Apéndice R. Estimación ascendente de costos.
EMPRESA S.A.S
EMPRESA S.A.S
Fuente: Elaboración Propia, 2020
EMPRESA S.A.S
Apéndice S. Línea Base del Cronograma.
EMPRESA S.A.S
EMPRESA S.A.S
EMPRESA S.A.S
EMPRESA S.A.S
Fuente: Elaboración Propia, 2020
EMPRESA S.A.S.
Apéndice T. Asignación de Recursos.
EMPRESA S.A.S
EMPRESA S.A.S
Fuente: Elaboración Propia, 2020
EMPRESA S.A.S.
Apéndice U. Calendario de Recursos.
EMPRESA S.A.S
Fuente: Elaboración Propia, 2020
EMPRESA S.A.S.
Apéndice V. Características generales de un ERP para su evaluación y selección.
Característica Sub- característica Descripción
Funcionalidad Precisión Capacidad para dar resultados tal como fueron requeridos.
Adecuación Capacidad para ejecutar la función requerida.
Interoperabilidad Capacidad para interactuar con otros sistemas.
Seguridad Capacidad de prevenir accesos no autorizados.
Confiabilidad
Confianza No presentar fallas que deban eliminarse permanentemente mediante
intervención humana o técnica.
Tolerancia a Fallas Capacidad para mantener un nivel de desempeño en casos de fallas del
software.
Recuperación Capacidad para recuperar datos en casos de fallas.
Facilidad de uso
Comprensión Reconocimiento del usuario sobre la facilidad de uso.
Aprendizaje Facilidad para que el software sea aprendido por los usuarios.
Operatividad Capacidad para que el software pueda usarse con mínimo esfuerzo.
Eficiencia
Comportamiento Capacidad para responder rápidamente a requerimientos de datos o
procesamiento.
Utilización de recursos Capacidad para usar eficientemente los recursos técnicos.
Sostenimiento / Soporte
Cambios /
adecuaciones
Facilidad para solicitar cambios / adecuaciones.
Estabilidad Capacidad para seguir funcionando después de los cambios /
adecuaciones.
Pruebas Capacidad para validar rápidamente cambios / adecuaciones
realizadas.
Portabilidad
Reusabilidad Menor tiempo en desarrollo, ahorro de recursos y funciones listas para
usar.
Adaptación Capacidad para emplear el software en otro entorno técnico
Instalación Facilidad de instalación y migración de información
Fuente: Elaboración propia 2020.
EMPRESA S.A.S
Apéndice W. Flujo de caja del proyecto. CONCEPTO Año 1: 2020 Año 2: 2021 Año 3: 2022
INGRESOS
Pry CDT (2,97%EA) Pry CDT (2,97%EA)
Anticipo (60%Presupuesto) $ 285,399,496.01 $ - $ -
Financiación crédito libre inversión
(40% Presupuesto) $ 190,266,330.67 $ - $ -
CDT (3 meses - 90 días) $ 280,133.93 $ - $ -
Utilidad sobre las ventas $ 2,823,059,691.87 $ 2,906,904,564.72 $ 2,993,239,630.29
Total Ingresos $ 3,299,005,652.48 $2,906,904,564.72 $2,993,239,630.29
EGRESOS
Intereses crédito libre inversión $ 28,602,571.18 $ 18,765,002.91 $ 7,100,598.22
Compra de contado: equipos $ 72,000,000.00 $ - $ -
Licencia de software ERP $ - $ 22,653,400.00 $ 135,920,400.00
Compra de insumos $ 5,598,000.00 $ 5,764,260.60 $ 5,935,459.14
Nómina $ 405,600,000.00 $ 417,646,320.00 $ 430,050,415.70
Capacitaciones $ - $ 26,290,992.00 $ -
Transporte Aéreo / Terrestre $ 25,920,000.00 $ 26,290,992.00 $ 26,290,992.00
Gatos de localización $ 6,900,000.00 $ 7,104,930.00 $ -
Pago de proveedores $1,350,000,000.00 $ 1,390,095,000.00 $ 1,431,380,821.50
Pago de servicios públicos $ 54,200,000.00 $ 55,809,740.00 $ 57,467,289.28
Servicio de vigilancia $ 144,000,000.00 $ 148,276,800.00 $ 152,680,620.96
Total Egresos $ 2,092,820,571.18 $ 524,515,897.51 $ 605,297,865.06
Flujo Neto del periodo $ 1,206,185,081.30 $ 2,382,388,667.21 $ 2,387,941,765.23
Saldo Inicial de Efectivo $ - $ 1,206,185,081.30 $ 3,588,573,748.51
Saldo Final de Caja este Periodo $ 1,206,185,081.30 $ 3,588,573,748.51 $ 5,976,515,513.74
Fuente: Elaboración propia. 2020
EMPRESA S.A.S.
Apéndice X. Diagrama de RED.
0 1 5 5 2 9
11 5 16 16 4 20
0 3 20 20 4 26 26 5 32
0 20 20 20 6 26 6
26 6 34 34 7 46
26 8 34 34 12 46
INICIO
90 16 108 128 17 146
110 18 128 128 18 146
68 12 78 78 13 90
88 10 98 98 12 110
58 9 68 68 10 80 92 14 110 110 15 128
58 10 68 68 12 80 92 18 110 110 18 128
46 8 58 80 11 92
46 12 58 80 12 92
146 18 158 158 23 164 164 24 176
146 12 158 158 6 164 165 12 177
185 27 193
185 8 193
164 19 176 176 21 177
164 12 176 176 1 177
177 25 181 181 26 185 193 29 200
177 4 181 181 4 185 193 7 200
146 20 158 158 22 159
164 12 176 176 1 177
185 28 193
185 8 193
EMPRESA S.A.S
Tabla. Diagrama de RED. Fuente: Elaboración Propia, 2020.
200 30 206 206 31 213 213 32 225
200 6 206 206 7 213 213 12 225
225 35 237 237 36 239 239 37 244 244 38 259
225 12 237 237 2 239 239 5 244 244 15 259
200 33 212 212 34 224
201 12 213 213 12 225
261 40 269 269 41 284 284 42 299
268 8 276 276 15 291 291 15 306
259 39 261 261 43 273 273 44 288 288 45 303 306 49 307 307 50 309
259 2 261 264 12 276 276 15 291 291 15 306 306 1 307 307 2 309
309 51 313
261 46 276 276 47 291 291 48 306 309 4 313
261 15 276 276 15 291 291 15 306
323 53 329 329 54 349
323 6 329 329 20 349
313 52 323 349 55 359 359 56 367 367 57 372
313 10 323 349 10 359 359 8 367 367 5 372
372 59 380
372 8 380
372 58 380 380 60 381
372 8 380 380 1 381FIN
EMPRESA S.A.S
Apéndice Y. Matriz de registro de interesados.
Fuente: Elaboración Propia, 2020.
EMPRESA S.A.S.
Apéndice Z. Lista de verificación de entregables. IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE ERP PARA CONTROL DE PROYECTOS EN LA EMPRESA S.A.S
FECHA RESPONSABLE
CUENTA DE CONTROL PAQUETE DE TRABAJO ACTIVIDAD CUMPLE
OBSERVAIONES
SI NO
1.1 Dirección de Proyecto
1.1.1 Conformación equipo de trabajo
1.1.1.1 Seleccionar colaboradores
1.1.1.2 Definir funciones y responsabilidades
1.1.1.3 Presentación de proyecto a equipo de trabajo
1.1.2 Elaboración de estudio y variables de implementación
1.1.2.1 Realizar estudios factibilidad
1.1.2.2 Revisar normas y procedimientos
1.1.2.3 Establecer legislación aplicable
1.1.2.4 Definición de beneficios de alto nivel
1.1.3 Investigación de software en el mercado
1.1.3.1 Dimensionar la oferta en el país
1.1.3.2 Seleccionar los procesos a integrar
1.1.3.3 Determinar servicios, asesoría y soporte
1.1.3.4 Cotizar implementación en "Nube" vs "On Premise"
1.1.3.5 Comparar el nivel de estandarización y personalización
1.1.3.6 Comparar proveedores
1.1.3.7 Reunión para análisis del Software ERP que se ajusta
1.1.4 Elección y aprobación del software
1.1.4.1 Cuantificar recursos necesarios
1.1.4.2 Evaluar los beneficios esperados
1.1.4.3 Determinar portabilidad: tiempo en desarrollo, migración de datos e interacción con otro entorno técnico
1.1.4.4 Evaluar: Facilidad de Uso, Eficiencia, Confiabilidad y Funcionalidad
1.1.4.5 Determinar presupuesto vs implementación tecnológica
1.1.4.6 Seleccionar la solución ERP para admón. de proyectos de construcción
1.1.4.7 Realización de registro de escala de aceptación del software ERP
1.2 Financiación
1.2.1 Asignación de presupuesto
1.2.1.1 Realizar análisis costo - beneficio
1.2.1.2 Realizar presupuesto de adquisición
1.2.1.3 Realizar presupuestos de soporte y mantenimiento
1.2.1.4 Aprobación de presupuesto
1.2.2
Financiación del software hasta implementación en todos los procesos
1.2.2.1 Desembolsar dinero para adquisición
1.2.2.2 Desembolsar dinero para soporte y mantenimiento anual
1.2.2.3 Realización de transferencia bancaria
1.2.3 1.2.3.1 Identificar recursos necesarios
EMPRESA S.A.S
IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE ERP PARA CONTROL DE PROYECTOS EN LA EMPRESA S.A.S
FECHA RESPONSABLE
CUENTA DE CONTROL PAQUETE DE TRABAJO ACTIVIDAD CUMPLE
OBSERVAIONES
SI NO
Asignación de recursos
1.2.3.2 Crear calendario de suministro de recursos
1.2.3.3 Aprobación de calendario de recursos
1.2.4 Adquisición del software
1.2.4.1 Gestionar compra de licencia ERP
1.2.4.2 Realizar compra de licencia para software
1.2.4.3 Verificación / comprobación de licencia
1.2.5 Sostenibilidad
1.2.5.1 Integrar estratégicamente los procesos en el nuevo software ERP
1.2.5.2 Relacionar indicadores: utilidad operativa y retorno de la inversión
1.2.5.3 Definición del plan de acción frente a indicadores
1.3 Implementación
1.3.1 Asignación de tareas y responsabilidades
1.3.1.1 Definir variables e interfaz con el usuario
1.3.1.2 Obtener información en tiempo real
1.3.1.3 Mostrar los resultados frente a cada módulo
1.3.1.4 Establecer fluidez de comunicación entre módulos
1.3.1.5 Definir ingreso de información en cada módulo
1.3.1.6 Reconocer facilidad de uso por los usuarios
1.3.1.7 Facilitar aprendizaje uso de software
1.3.1.8 Aprobación de tareas y responsabilidades
1.3.2 Capacitaciones
1.3.2.1 Realizar calendario de capacitaciones
1.3.2.2 Cumplir capacitaciones de acuerdo con cada módulo del software ERP
1.3.2.3 Configurar manuales de manejo de interfaz
1.3.2.4 Definición y aprobación del plan de capacitación
1.3.3 Instalación de software y Pruebas
1.3.3.1 Instalar licencia de software
1.3.3.2 Realizar prueba de migración de datos
1.3.3.3 Realizar pruebas de nivel de seguridad
1.3.3.4 Realizar pruebas de acceso en la "Nube"
1.3.3.5 Realizar pruebas de resultados obtenidos tal como fueron requeridos
1.3.3.6 Realizar pruebas de prevención de fallas
1.3.3.7 Realizar pruebas de funciones requeridas
1.3.3.8 Determinar la interacción con otros sistemas
1.3.3.9 Determinar capacidad recuperación de datos frente a fallas
EMPRESA S.A.S
IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE ERP PARA CONTROL DE PROYECTOS EN LA EMPRESA S.A.S
FECHA RESPONSABLE
CUENTA DE CONTROL PAQUETE DE TRABAJO ACTIVIDAD CUMPLE
OBSERVAIONES
SI NO
1.3.3.10 Determinar capacidad de procesamiento
1.3.3.11 Finalizar pruebas funcionales
1.3.3.12 Registro de resultado de pruebas funciones
1.3.4 Inicio de Operación
1.3.4.1 Programar la transición y puesta en operación
1.3.4.2 Validar la transición de la información hacia los procesos requeridos
1.3.4.3 Migración de datos (información) a ERP
1.3.4.4 Iniciar la operación controlada, validando la continuidad de los procesos.
1.3.4.5 Reunión para verificación de puesta en marcha
1.3.5 Control y seguimiento
1.3.5.1 Garantizar la estabilización y continuidad de los procesos
1.3.5.2 Prestar soporte técnico en la estandarización de los procesos
1.3.5.3 Reunión para análisis de la estandarización de los procesos
1.4 Cierre del Proyecto
1.4.1 Análisis de resultados
1.4.1.1 Entregar informe de resultados
1.4.1.2 Evaluar informe de resultados
1.4.1.3 Socialización de resultados de la estandarización de los procesos
1.4.2 Aceptación y entrega formal del proyecto
1.4.2.1 Liberar recursos
1.4.2.2 Establecer servicio técnico en operación
1.4.2.3 Firmar acta de aceptación del proyecto
1.4.2.4 Entrega a conformidad y finalización del proyecto
1.4.2.5 Reserva de contingencia
Fuente: Elaboración Propia, 2021.
EMPRESA S.A.S.
Apéndice AA. Registro de no conformidades de producto. IDENTIFICACIÓN
Fecha de Requisición: Fecha de Asignación:
Tipo de hallazgo
No Conformidad Potencial No Conformidad Real
¿De Dónde Proviene?
Marque con una “X” el rectángulo correspondiente, según la fuente de donde proviene la Oportunidad de Mejora o No Conformidad.
Auditoría de Cumplimiento
de los módulos Administración del proyecto
Sugerencia de colaborador(es) o
cliente. Sponsor
Administrativa y financiera Gestión de talento humano Otro, especificar:
Eq
uip
o d
e
Tra
ba
jo: Nombre: Cargo:
Nombre: Cargo:
Nombre: Cargo:
Descripción del Hallazgo
Acción a implementar
Marque con una “X” el rectángulo correspondiente, según el tipo de acción a implementar.
Corrección Acción Preventiva (AP) Acción Correctiva (AC)
Acción tomada para eliminar una No Conformidad
Detectada.
Acción tomada para eliminar la CAUSA de una No Conformidad
Potencial.
Acción tomada para eliminar la CAUSA de una No Conformidad Detectada.
Análisis de la Causas
Complete los 5 Por qué de acuerdo con lo establecido en el RC-PR-SST-03 Procedimiento para Acciones Preventivas y Correctivas.
1. ¿Por qué? :
2. ¿Por qué? :
3. ¿Por qué? :
4. ¿Por qué? :
5. ¿Por qué? :
Causa Raíz:
Plan de Acción
Acciones a implementar
Responsable de
implementar la acción
Fecha de
ejecución
programada
Fecha De Verificación
Se debe presentar evidencia de la acción implementada
Eficacia
Con base a evidencia
de los resultados logrados.
Evidencia de las Acciones Implementadas. Registre en este espacio la descripción de la evidencia de que la(s) acción(es) controlaron o eliminaron la causa raíz del hallazgo.
Equipo de trabajo
Responsable de calidad:
__________________________Firma
Director de proyecto:
_________________________Firma
Remitente Solicitud de Mejora:
_________________________Firma
Fecha de cierre: Fuente: Elaboración propia 2021.
EMPRESA S.A.S.
Apéndice BB. Matriz de seguimiento y control del proyecto. INDICADOR PARA MEDIR
SIGNIFICADO FÓRMULA UMBRAL (RANGO)
INTERPRETACION DEL RESULTADO QUIÉN HACE LA MEDICIÓN
FRECUENCIA
PV VALOR PLANIFICADO PV = PV1 + PV2 + PV3 + PV4
NA Es el valor planeado en cada una de las 4 fases del proyecto DIRECTOR DEL PROYECTO
se realiza revisión trimestralmente
EV VALOR GANADO EV = 100% X PV1 + 100% X PV2 +40% X PV3 + 100% PV4
NA Medición del progreso del proyecto o el valor del trabajo completado a la fecha, de acuerdo con lo planeado.
DIRECTOR DEL PROYECTO
se realiza revisión trimestralmente
AC COSTO REAL AC = AC1 + AC2 + AC3 NA Costo total incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante un periodo de tiempo determinado.
DIRECTOR DEL PROYECTO
MENSUAL
BAC PRESUPUESTO DEL PROYECTO
BAC = PV TOTAL NA Genera el cálculo del proyecto y se hacen actualizaciones conforme a la información.
EQUIPO DEL PROYECTO
Se podrá calcular hasta el final de la implementación
CV VARIACIÓN DE COSTO CV = EV - AC positivo Buen desempeño del proyecto LIDERES FUNCIONALES DEL PROYECTO
SEMANAL
negativo Déficit del proyecto
CPI INDICE DE RENDIMIENTO CPI = EV / AC positivo si el resultado es mayor a 1 significa que es positivo por lo tanto el rendimiento del proyecto es eficiente
EQUIPO DEL PROYECTO
SEMANAL
negativo si el resultado es menor a 1 significa que es negativo por lo tanto el rendimiento del proyecto es ineficiente
SV VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA
SV = EV - PV positivo VALOR POSITIVO SE ESTÁ CUMPLIENDO CON EL CRONOGRAMA.
EQUIPO DEL PROYECTO
SEMANAL
negativo VALOR NEGATIVO SIGNIFICA ATRAZO
SPI INDICE DE DESEMPEÑO DEL CRONOGRAMA
SPI = EV / PV positivo Cuando el resultado es mayor que 1 indica que estamos adelantados en el cronograma. El resultado se dará en porcentaje.
EQUIPO DEL PROYECTO
SEMANAL
negativo Cuando el resultado es menor que 1 indica atraso en el cronograma. El resultado se dará en porcentaje.
TCPI INDICE DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO POR COMPLETAR
TCPI = (BAC - EV) / (BAC - AC)
positivo Mi equipo está holgado en tiempo y podrá cumplir LÍDERES FUNCIONALES DEL PROYECTO
SEMANAL
negativo Debe haber más esfuerzo para cumplir
EAC ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO REAL
DEL PROYECTO
EAC = BAC / CPI positivo El costo estimado es igual o se encuentra cerca del real. LÍDER FUNCIONAL
DEL PROYECTO
SEMESTRAL
negativo El costo estimado no es igual o se encuentra lejos del real.
ETC ESTIMACION HASTA LA FINALIZACIÓN DEL PROYECTO
ETC = EAC - AC NA Lo que se estima debe cumplir las expectativas del sponsor y los interesados
DIRECTOR DEL PROYECTO
SEMESTRAL
VAC VAC = BAC - EAC positivo sí es positivo o (0) el proyecto debe aceptarse o continuar MENSUAL
EMPRESA S.A.S
INDICADOR PARA MEDIR
SIGNIFICADO FÓRMULA UMBRAL (RANGO)
INTERPRETACION DEL RESULTADO QUIÉN HACE LA MEDICIÓN
FRECUENCIA
VALOR ACTUAL DE COSTOS
negativo Si es negativo o menor de (0) el proyecto debe reconsiderarse o rechazarse según la magnitud de desviación.
EQUIPO DEL PROYECTO
SATISFACCIÓN AL USUARIO
QUE TANTO USUARIOS SE SIENTEN SATISFECHOS CON EL SOFTWARE
SAU = (# DE USUARIOS INSATISFECHOS / TOTAL DE USUARIOS) *100
positivo Cuando el resultado es menor al 2% del total de usuarios, significa que hay usuarios insatisfechos, pero se les puede dar manejo personalizado para plena satisfacción.
LÍDERES FUNCIONALES DEL PROYECTO
MENSUAL
negativo Cuando el resultado es superior al 2% del total de usuarios, significa que se están presentando casos considerables de usuarios insatisfechos, por lo tanto, tomar acciones.
CAPACITACIONES REALIZADAS
AVANCE DE USUARIOS QUE SE HAN CAPACITADO
CR = (# DE USUARIOS CAPACITADOS / TOTAL DE USUARIOS) *100
positivo si el # de capacitaciones realizadas en las 2 primeras fases del proyecto es igual al 100%
LIDERES FUNCIONALES DEL PROYECTO
SEMANAL
negativo si el # de capacitaciones realizadas en las 2 primeras fases del proyecto es menor al 100%
AVANCE DE INSTALACIÓN DEL SOFTWARE
NÚMERO DE EQUIPOS CON EL SOFTWARE INSTALADO
AIS = (# DE EQUIPOS INSTALADOS / TOTAL DE USUARIOS) *100
positivo Cuando el resultado es menor al 2% del total de usuarios, significa que se está cumpliendo con todas las capacitaciones programadas.
LÍDERES FUNCIONALES DEL PROYECTO
SEMANAL
negativo Cuando el resultado es superior al 2% del total de usuarios, significa que no se está cumpliendo con las capacitaciones programadas y es necesario un plan de acción.
Fuente: Elaboración propia 2021.
EMPRESA S.A.S
Apéndice CC. Metodología de gestión de riesgos.
PROCESO DESCRIPCIÓN HERRAMIENTAS FUENTES DE
INFORMACIÓN PERIODICIDAD
Comunicación y consulta
El propósito de la comunicación y consulta es asistir a las partes interesadas pertinentes a comprender el riesgo, las bases con las que se toman decisiones y las razones por las que son necesarias acciones específicas
Secciones de trabajo PMBOK Norma ISO 31000- 2018
En todas las etapas del proyecto.
Establecer criterios
El contexto estratégico El contexto organizacional El contexto de gestión de riesgos interno y externo Definición de criterio Definir la estructura y el alcance de las actividades de gestión del riesgo.
Secciones de trabajo
PMBOK Norma ISO 31000- 2018
Al inicio del proyecto
Identificación del riesgo
¿Qué puede suceder? ¿Cómo puede suceder?
El propósito de la identificación del riesgo es encontrar, reconocer y describir los riesgos que pueden ayudar o impedir a una organización el logro de sus objetivos.
Entrevistas Formulario de identificación de riesgos Análisis causa raíz
PMBOK Norma ISO 31000- 2018
Al inicio del proyecto En todas las fases del proyecto
Análisis del riesgo
Determinar los controles existentes. Determinar la probabilidad. Determinar las consecuencias. Calcular nivel de riesgo.
Formularios Matriz de probabilidades Secciones de trabajo
PMBOK Norma ISO 31000- 2018
Al inicio del proyecto En todas las fases del proyecto
Evaluación, valoración del riesgo
Comparar contra criterios. Establecer prioridades de riesgo. Identificar el riesgo Analizar el riesgo Apoyar a la toma de decisiones
Secciones de trabajo
PMBOK Norma ISO 31000- 2018
Durante la fase de implementación
Tratamiento del riesgo
Identificar opciones de tratamiento. Evaluar las opciones de Tratamiento. Seleccionar e implementar las opciones para abordar el riesgo. Preparar planes de tratamiento e implementar.
Secciones de trabajo Talleres
PMBOK Norma ISO 31000- 2018
Durante todo el proyecto
Registro e informe
El proceso de la gestión del riesgo y sus resultados se documentan e informan a través de los mecanismos apropiados.
Secciones de trabajo Formularios
PMBOK Norma ISO 31000- 2018
Al inicio del proyecto En todas las fases del proyecto
Fuente: propia, 2021
EMPRESA S.A.S
Apéndice DD. Identificación de los interesados de los riesgos.
PROCESO ROLES PERSONAS RESPONSABILIDADES
Planificación
Director de proyecto
Janeth Ortiz
Planear
Asignar
Evaluar
Definir los diferentes roles en la gestión de riesgos y asignarlos a las personas implicadas. Reunirse con las personas asignadas y evaluar los riesgos.
Identificación de riesgos
Líderes funcionales
Director del proyecto
Gerente del proyecto
Luis Francisco Álvarez
Daney Paola Cifuentes
Janeth Ortiz
Carlos Arturo Parada
Identificar los riesgos del proyecto en todas las fases
Documentar los riesgos
Comunicar
Integrar la gestión de riesgos en el plan de gestión de proyecto.
Dirigir y seguir el proceso de identificación y gestión de riesgos.
Resolución de conflictos y dar continuidad al proceso
Realizar seguimiento a las actividades asignadas y velar por su cumplimiento dentro de los tiempos acordados.
Mantener la comunicación al interior de la compañía, sobre la ejecución y avance del proyecto.
Citar y garantizar la asistencia del equipo de proyecto, a las sesiones programadas con el proveedor del software SINCOSOFT.
Análisis cualitativo de riesgos
Líderes funcionales
Luis Francisco Álvarez
Daney Paola Cifuentes
Carlos Arturo Parada
Coordinar la integración de la gestión de riesgos con en el plan de gestión de proyecto.
Realizar seguimiento a las actividades y velar por su cumplimiento dentro de los tiempos acordados.
Mantener la comunicación al interior de la compañía, sobre la ejecución y avance del proyecto.
Análisis cuantitativo de riesgos
Luis Escobar Citar y garantizar la asistencia del equipo del proyecto a las secciones programadas con el proveedor del software SINCOFOFT
Proveer los recursos económicos necesarios para poder implementar las acciones dentro del proceso de gestión de riesgos del proyecto.
Soportar al director del proyecto en el proceso de gestión de riesgos y darle autoridad para ello.
Gestionar y solucionar los asuntos que exceden de las responsabilidades del director del proyecto.
Definir los criterios a nivel de los objetivos del proyecto, ayudando a evaluar los riesgos y las acciones planificadas respecto a estos.
EMPRESA S.A.S
PROCESO ROLES PERSONAS RESPONSABILIDADES Planificación de respuestas a los Riesgos
Director del proyecto
Janeth Ortiz Llevar el control de la evaluación de los riesgos.
Definir los diferentes roles en la gestión de riesgos y asignarlos a las personas implicadas.
Reunirse con las personas asignadas y evaluar los riesgos.
Implementar las respuestas a los
Riesgos
Equipo SINCOFOFT
Ingeniero SINCOSOFT
Garantizan la exitosa implementación de las respuestas a los riesgos.
Garantizan la exitosa implementación de las respuestas a los riesgos.
Monitorear los Riesgos
Líderes funcionales Luis Francisco Álvarez
Daney Paola Cifuentes
Carlos Arturo Parada
Hacer seguimiento a los riesgos detectados.
Realizar seguimiento a las actividades y velar por su cumplimiento dentro de los tiempos acordados.
Fuente: propia 2021
EMPRESA S.A.S.
Apéndice EE. Estimación de los recursos
MATERIALES (12)
1.1.1 CONFORMACIÓN DE EQUIPO DE TRABAJO
RECURSO EQUIPO HUMANO (4)
EQUIPOS (6)
DIRECTOR DE PROYECTOS (1)RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA
(1)IMPRESORAS (1)
RECURSOS FÍSICOS (18)
ARCHIVADOR (4)
LIDERES DE PROYECTO (2) ESCRITORIOS (4) COMPUTADORES (2)
SOPORTE TÉCNICO (1) SILLAS ERGONÓMICAS (4) CELULAR (3)
MATERIALES (12)
1.1.1 CONFORMACIÓN DE EQUIPO DE TRABAJO
RECURSO EQUIPO HUMANO (4)
EQUIPOS (6)
DIRECTOR DE PROYECTOS (1)RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA
(1)IMPRESORAS (1)
RECURSOS FÍSICOS (18)
ARCHIVADOR (4)
LIDERES DE PROYECTO (2) ESCRITORIOS (4) COMPUTADORES (2)
SOPORTE TÉCNICO (1) SILLAS ERGONÓMICAS (4) CELULAR (3)
IMPRESORAS (1)
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (1) ARCHIVADOR (4)
RECURSO EQUIPO HUMANO (6)
1.1.2 ELABORACIÓN DE ESTUDIO Y VARIABLES DE IMPLEMENTACIÓN
RECURSOS FÍSICOS (22)
EQUIPOS (9)
LIDERES DE PROYECTO (2) ESCRITORIOS (4)
ANALISTA DE MERCADEO (2) SILLAS ERGONÓMICAS (4)
COMPUTADORES (4)
CELULAR (4)
DIRECTOR DE PROYECTOS (1)
MATERIALES (13)
RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA
(1)
EMPRESA S.A.S
MATERIALES (10)
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (1) SILLAS ERGONÓMICAS (3)
1.1.3 INVESTIGACIÓN DE SOFTWARE EN EL MERCADO
RECURSO EQUIPO HUMANO (9) RECURSOS FÍSICOS (15)
CELULAR (2)
CONSULTORES DE SOFTWARE (6) ARCHIVADOR (3)
EQUIPOS (5)
DIRECTOR DE PROYECTOS (1)RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA
(1)IMPRESORAS (1)
ANALISTA DE MERCADEO (1) ESCRITORIOS (3) COMPUTADORES (2)
MATERIALES (10)
DIRECTOR DE PROYECTOS (1) SILLAS ERGONÓMICAS (3)
EQUIPOS (7)
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO (1)
RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA
(1)IMPRESORAS (1)
GERENTE GENERAL (1) ESCRITORIOS (3) COMPUTADORES (3)
1.2.1 ASIGNACIÓN DE PRESUPUESTO
RECURSO EQUIPO HUMANO (3) RECURSOS FÍSICOS (17)
CELULAR (3)
ARCHIVADOR (3)
MATERIALES (21)
DIRECTOR DE PROYECTOS (1)RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA
(1)
EQUIPOS (15)
GERENTE GENERAL (1) ARCHIVADOR (7)
LIDERES DE PROYECTO (2) ESCRITORIOS (6)
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO (1)SILLAS ERGONÓMICAS (7)
1.1.4 ELECCION Y APROBACIÓN DEL SOFTWARE
RECURSO EQUIPO HUMANO (8) RECURSOS FÍSICOS (36)
IMPRESORAS (2)
COMPUTADORES (7)
CELULAR (6)
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (1)
ANALISTA DE MERCADEO (2)
EMPRESA S.A.S
DIRECTOR DE PROYECTOS (1)RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA
(1)IMPRESORAS (2)
LIDERES DE PROYECTO (2) ESCRITORIOS (6) COMPUTADORES (6)
1.2.4 ADQUISICIÓN DEL SOFTWARE
RECURSO EQUIPO HUMANO (7) RECURSOS FÍSICOS (33)
MATERIALES (19) EQUIPOS (14)
ANALISTA DE MERCADEO (2) SILLAS ERGONÓMICAS (6) CELULAR (6)
COMPRAS (1) ARCHIVADOR (6)
ALMACENISTA (1)
1.4.1 ANALISIS DE RESULTADOS
RECURSO EQUIPO HUMANO (4) RECURSOS FÍSICOS (23)
MATERIALES (13) EQUIPOS (10)
GERENTE GENERAL (1) SILLAS ERGONÓMICAS (4) CELULAR (4)
ARCHIVADOR (4) SOFTWARE (1)
DIRECTOR DE PROYECTOS (1)RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA
(1)IMPRESORAS (1)
LIDERES DE PROYECTO (2) ESCRITORIOS (4) COMPUTADORES (4)
MATERIALES (10) EQUIPOS (7)
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO (1)
RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA
(1)IMPRESORAS (1)
GERENTE GENERAL (1) ESCRITORIOS (3) COMPUTADORES (3)
1.2.2 FINANCIACIÓN DEL SOFTWARE HASTA IMPLEMENTACIÓN EN TODOS LOS PROCESOS
RECURSO EQUIPO HUMANO (3) RECURSOS FÍSICOS (17)
DIRECTOR DE PROYECTOS (1) SILLAS ERGONÓMICAS (3) CELULAR (3)
ARCHIVADOR (3)
EMPRESA S.A.S
1.2.3 ASIGNACIÓN DE RECURSOS
RECURSO EQUIPO HUMANO (4) RECURSOS FÍSICOS (23)
MATERIALES (13) EQUIPOS (10)
DIRECTOR DE PROYECTOS (1) SILLAS ERGONÓMICAS (4) CELULAR (4)
DIRECTOR DE GESTIÓN HUMANA
(1)ARCHIVADOR (4)
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO (1)
RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA
(1)IMPRESORAS (2)
GERENTE GENERAL (1) ESCRITORIOS (4) COMPUTADORES (4)
1.2.5 SOSTENIBILIDAD
RECURSO EQUIPO HUMANO (3) RECURSOS FÍSICOS (12)
MATERIALES (7) EQUIPOS (5)
SILLAS ERGONÓMICAS (2) CELULAR (2)
ARCHIVADOR (2)
DIRECTOR DE PROYECTOS (1)RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA
(1)IMPRESORAS (1)
LIDERES DE PROYECTO (2) ESCRITORIOS (2) COMPUTADORES (2)
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO (1)
RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA
(1)IMPRESORAS (1)
GERENTE GENERAL (1) ESCRITORIOS (2) COMPUTADORES (2)
1.3.1 ASIGNACIÓN DE TAREAS Y RESPONSABILIDADES
RECURSO EQUIPO HUMANO (3) RECURSOS FÍSICOS (12)
MATERIALES (7) EQUIPOS (5)
DIRECTOR DE PROYECTOS (1) SILLAS ERGONÓMICAS (2) CELULAR (2)
DIRECTOR DE GESTIÓN HUMANA
(1)ARCHIVADOR (2)
EMPRESA S.A.S
EQUIPOS (44)
DIRECTOR DE PROYECTOS (1)RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA
(2)IMPRESORAS (2)
LIDERES DE PROYECTO (2) ESCRITORIOS (21) COMPUTADORES (21)
1.3.2 CAPACITACIONES
RECURSO EQUIPO HUMANO (28) RECURSOS FÍSICOS (108)
MATERIALES (65)
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (1) SALA DE CAPACITACIÓN (1)
ANALISTA DE MERCADEO (2) PROYECTOR (1)
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO (1)SILLAS ERGONÓMICAS (21) CELULAR (18)
GERENTE GENERAL (1) ARCHIVADOR (19) SOFTWARE (1)
CAPACITADORES (2)
CONSTRUCCIÓN Y OPERACIONES
(6)
GESTIÓN HUMANA (4)
COMERCIALIZACIÓN (2)
DISEÑO (2)
COMPRAS (1)
SOPORTE TÉCNICO (1)
IMPRESORAS (2)
LIDERES DE PROYECTO (2) ESCRITORIOS (6) COMPUTADORES (6)
1.3.3 INSTALACIÓN DE SOFTWARE Y PRUEBAS
RECURSO EQUIPO HUMANO (6) RECURSOS FÍSICOS (31)
MATERIALES (18) EQUIPOS (13)
SOPORTE TÉCNICO (1) SILLAS ERGONÓMICAS (6) CELULAR (4)
CAPACITADORES (2) ARCHIVADOR (4) SOFTWARE (1)
DIRECTOR DE PROYECTOS (1)RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA
(2)
EMPRESA S.A.S
COMPRAS (1)
CAPACITADORES (1)
DISEÑO (2)
SOPORTE TÉCNICO (1)
SOFTWARE (1)
EQUIPOS (36)
DIRECTOR DE PROYECTOS (1)RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA
(2)IMPRESORAS (2)
LIDERES DE PROYECTO (2) ESCRITORIOS (18) COMPUTADORES (18)
1.3.4 INICIO DE OPERACIÓN
RECURSO EQUIPO HUMANO (18) RECURSOS FÍSICOS (107)
MATERIALES (54)
CONSTRUCCIÓN Y OPERACIONES
(2)
DIRECTOR DE GESTIÓN HUMANA
(1)
COMERCIALIZACIÓN (2)
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (1)
ANALISTA DE MERCADEO (2)
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO (1)SILLAS ERGONÓMICAS (18) CELULAR (15)
GERENTE GENERAL (1) ARCHIVADOR (16)
DIRECTOR DE PROYECTOS (1)RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA
(1)IMPRESORAS (1)
LIDERES DE PROYECTO (2) ESCRITORIOS (4) COMPUTADORES (4)
1.3.5 CONTROL Y SEGUIMIENTO
RECURSO EQUIPO HUMANO (4) RECURSOS FÍSICOS (23)
MATERIALES (13) EQUIPOS (10)
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (1) SILLAS ERGONÓMICAS (4) CELULAR (4)
ARCHIVADOR (4) SOFTWARE (1)
EMPRESA S.A.S
Fuente: propia, 2021
1.4.1 ANALISIS DE RESULTADOS
RECURSO EQUIPO HUMANO (4) RECURSOS FÍSICOS (23)
MATERIALES (13) EQUIPOS (10)
GERENTE GENERAL (1) SILLAS ERGONÓMICAS (4) CELULAR (4)
ARCHIVADOR (4) SOFTWARE (1)
DIRECTOR DE PROYECTOS (1)RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA
(1)IMPRESORAS (1)
LIDERES DE PROYECTO (2) ESCRITORIOS (4) COMPUTADORES (4)
RECURSO EQUIPO HUMANO (4) RECURSOS FÍSICOS (23)
CELULAR (4)
SOFTWARE (1)
EQUIPOS (10)
ARCHIVADOR (4)
LIDERES DE PROYECTO (2) ESCRITORIOS (4)
GERENTE GENERAL (1) SILLAS ERGONÓMICAS (4)
COMPUTADORES (4)
MATERIALES (13)
DIRECTOR DE PROYECTOS (1)RESMAS DE PAPEL BLANCO CARTA
(1)IMPRESORAS (1)
1.4.2 ACEPTACIÓN Y ENTREGA FORMAL DEL PROYECTO
EMPRESA S.A.S
Apéndice FF. Diagrama de flujo del estado del riesgo.
Fuente: propia. 2021
COMITÉ LÍDER FUNCIONAL DEL PROYECTO DIRECTOR DE PROYECTO ENTREGABLES
RIESGO
1. PROCESO DE IDENTIFICACIÓN
4. RESPUESTA
3 EVALUACIÓN
6. RECHAZAR
2. CARACTERIZACIÓN
5. MONITOREO
¿AFECTA EL
PROYECTO?
SI
NO
*RIESGO EXTERNO*RIESGO INTERNO*RIESGOS DE LA DIRECCIÓN DEL
*CUANTITATIVO*CUALITATIVO
*EVITAR*MITIGAR*TRANSFERIR*ACEPTAR
¿ ES POSIBLE?
NOSI
RIESGO
ACTIVO
¿SIGUE
SIENDO
RIESGO?
9. ELIMINAR
NO
7. CERRAR
FIN
SI¿RESPUESTA
EFECTIVA?
N
O
8. EXPIRAR
SI¿RIESGO
OCURRIDO?
*AMENAZA*OPORTUNIDAD
SI
NO
EMPRESA S.A.S.
EMPRESA S.A.S.
Apéndice GG. Lista de verificación de entregables.
IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE ERP PARA CONTROL DE PROYECTOS EN LA EMPRESA S.A.S
FECHA RESPONSABLE
CUENTA DE CONTROL PAQUETE DE TRABAJO ACTIVIDAD CUMPLE
OBSERVAIONES
SI NO
1.1 Dirección de Proyecto
1.1.1 Conformación
equipo de trabajo
1.1.1.1 Seleccionar colaboradores
1.1.1.2 Definir funciones y responsabilidades
1.1.1.3 Presentación de proyecto a equipo de trabajo
1.1.2 Elaboración de
estudio y variables de implementación
1.1.2.1 Realizar estudios factibilidad
1.1.2.2 Revisar normas y procedimientos
1.1.2.3 Establecer legislación aplicable
1.1.2.4 Definición de beneficios de alto nivel
1.1.3 Investigación de
software en el mercado
1.1.3.1 Dimensionar la oferta en el país
1.1.3.2 Seleccionar los procesos a integrar
1.1.3.3 Determinar servicios, asesoría y soporte
1.1.3.4 Cotizar implementación en "Nube" vs "On Premise"
1.1.3.5 Comparar el nivel de estandarización y personalización
1.1.3.6 Comparar proveedores
1.1.3.7 Reunión para análisis del Software ERP que se ajusta
1.1.4 Elección y
aprobación del software
1.1.4.1 Cuantificar recursos necesarios
1.1.4.2 Evaluar los beneficios esperados
1.1.4.3 Determinar portabilidad: tiempo en desarrollo, migración de datos e interacción con otro entorno técnico
1.1.4.4 Evaluar: Facilidad de Uso, Eficiencia, Confiabilidad y Funcionalidad
EMPRESA S.A.S
IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE ERP PARA CONTROL DE PROYECTOS EN LA EMPRESA S.A.S
FECHA RESPONSABLE
CUENTA DE CONTROL PAQUETE DE TRABAJO ACTIVIDAD CUMPLE
OBSERVAIONES
SI NO
1.1.4.5 Determinar presupuesto vs implementación tecnológica
1.1.4.6 Seleccionar la solución ERP para admón. de proyectos de construcción
1.1.4.7 Realización de registro de escala de aceptación del software ERP
1.2 Financiación
1.2.1 Asignación de
presupuesto
1.2.1.1 Realizar análisis costo - beneficio
1.2.1.2 Realizar presupuesto de adquisición
1.2.1.3 Realizar presupuestos de soporte y mantenimiento
1.2.1.4 Aprobación de presupuesto
1.2.2
Financiación del software hasta
implementación en todos los procesos
1.2.2.1 Desembolsar dinero para adquisición
1.2.2.2 Desembolsar dinero para soporte y mantenimiento anual
1.2.2.3 Realización de transferencia bancaria
1.2.3 Asignación de recursos
1.2.3.1 Identificar recursos necesarios
1.2.3.2 Crear calendario de suministro de recursos
1.2.3.3 Aprobación de calendario de recursos
1.2.4 Adquisición del software
1.2.4.1 Gestionar compra de licencia ERP
1.2.4.2 Realizar compra de licencia para software
1.2.4.3 Verificación / comprobación de licencia
1.2.5 Sostenibilidad
1.2.5.1 Integrar estratégicamente los procesos en el nuevo software ERP
1.2.5.2 Relacionar indicadores: utilidad operativa y retorno de la inversión
1.2.5.3 Definición del plan de acción frente a indicadores
1.3 Implementación 1.3.1 1.3.1.1 Definir variables e interfaz con el usuario
EMPRESA S.A.S
IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE ERP PARA CONTROL DE PROYECTOS EN LA EMPRESA S.A.S
FECHA RESPONSABLE
CUENTA DE CONTROL PAQUETE DE TRABAJO ACTIVIDAD CUMPLE
OBSERVAIONES
SI NO
Asignación de tareas y
responsabilidades
1.3.1.2 Obtener información en tiempo real
1.3.1.3 Mostrar los resultados frente a cada módulo
1.3.1.4 Establecer fluidez de comunicación entre módulos
1.3.1.5 Definir ingreso de información en cada módulo
1.3.1.6 Reconocer facilidad de uso por los usuarios
1.3.1.7 Facilitar aprendizaje uso de software
1.3.1.8 Aprobación de tareas y responsabilidades
1.3.2 Capacitaciones
1.3.2.1 Realizar calendario de capacitaciones
1.3.2.2 Cumplir capacitaciones de acuerdo a cada módulo del software ERP
1.3.2.3 Configurar manuales de manejo de interfaz
1.3.2.4 Definición y aprobación del plan de capacitación
1.3.3 Instalación de
software y Pruebas
1.3.3.1 Instalar licencia de software
1.3.3.2 Realizar prueba de migración de datos
1.3.3.3 Realizar pruebas de nivel de seguridad
1.3.3.4 Realizar pruebas de acceso en la "Nube"
1.3.3.5 Realizar pruebas de resultados obtenidos tal como fueron requeridos
1.3.3.6 Realizar pruebas de prevención de fallas
1.3.3.7 Realizar pruebas de funciones requeridas
1.3.3.8 Determinar la interacción con otros sistemas
1.3.3.9 Determinar capacidad recuperación de datos frente a fallas
1.3.3.10 Determinar capacidad de procesamiento
1.3.3.11 Finalizar pruebas funcionales
EMPRESA S.A.S
IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE ERP PARA CONTROL DE PROYECTOS EN LA EMPRESA S.A.S
FECHA RESPONSABLE
CUENTA DE CONTROL PAQUETE DE TRABAJO ACTIVIDAD CUMPLE
OBSERVAIONES
SI NO
1.3.3.12 Registro de resultado de pruebas funciones
1.3.4 Inicio de
Operación
1.3.4.1 Programar la transición y puesta en operación
1.3.4.2 Validar la transición de la información hacia los procesos requeridos
1.3.4.3 Migración de datos (información) a ERP
1.3.4.4 Iniciar la operación controlada, validando la continuidad de los procesos.
1.3.4.5 Reunión para verificación de puesta en marcha
1.3.5 Control y
seguimiento
1.3.5.1 Garantizar la estabilización y continuidad de los procesos
1.3.5.2 Prestar soporte técnico en la estandarización de los procesos
1.3.5.3 Reunión para análisis de la estandarización de los procesos
1.4 Cierre del
Proyecto
1.4.1 Análisis de
resultados
1.4.1.1 Entregar informe de resultados
1.4.1.2 Evaluar informe de resultados
1.4.1.3 Socialización de resultados de la estandarización de los procesos
1.4.2 Aceptación y
entrega formal del proyecto
1.4.2.1 Liberar recursos
1.4.2.2 Establecer servicio técnico en operación
1.4.2.3 Firmar acta de aceptación del proyecto
1.4.2.4 Entrega a conformidad y finalización del proyecto
1.4.2.5 Reserva de contingencia
Fuente: Elaboración propia 2021.
EMPRESA S.A.S
Apéndice HH. Registro de no conformidades del producto.
IDENTIFICACIÓN
Fecha de Requisición: Fecha de Asignación:
Descripción del Hallazgo
Acción a implementar
Tipo de hallazgo
No Conformidad Potencial No Conformidad Real
¿De Dónde Proviene?
Marque con una “X” el rectángulo correspondiente, según la fuente de donde proviene la Oportunidad de Mejora o No Conformidad.
Auditoría de
Cumplimiento de los
módulos
Administración del
proyecto
Sugerencia de colaborador(es)
o cliente. Sponsor
Administrativa y
financiera Gestión de talento humano Otro, especificar:
Equip
o d
e
Tra
baj
o:
Nombre: Cargo:
Nombre: Cargo:
Nombre: Cargo:
EMPRESA S.A.S
Marque con una “X” el rectángulo correspondiente, según el tipo de acción a implementar.
Corrección Acción Preventiva (AP) Acción Correctiva (AC)
Acción tomada para
eliminar una No Conformidad
Detectada.
Acción tomada para eliminar la
CAUSA de una No Conformidad
Potencial.
Acción tomada para eliminar la CAUSA
de una No Conformidad Detectada.
Análisis de la Causas
Complete los 5 Por qué de acuerdo a lo establecido en el RC-PR-SST-03 Procedimiento para Acciones Preventivas y Correctivas.
¿Por qué? :
¿Por qué? :
¿Por qué? :
¿Por qué? :
¿Por qué? :
Causa Raíz:
Plan de Acción
EMPRESA S.A.S
Acciones a implementar
Responsable de
implementar la acción
Fecha de
ejecución programada
Fecha De Verificación
Se debe presentar evidencia
de la acción implementada
Eficacia
Con base a evidencia de los resultados
logrados.
Evidencia de las Acciones Implementadas
Registre en este espacio la descripción de la evidencia de que la(s) acción(es) controlaron o eliminaron la causa raíz del hallazgo.
Equipo de trabajo
Responsable de calidad:
________________________________
Firma
Director de proyecto:
__________________________________
Firma
Remitente Solicitud de Mejora:
_____________________________
Firma
Fecha de cierre:
Fuente: Elaboración propia 2021.
EMPRESA S.A.S.
Apéndice II. Informes N°1 Y N°2 de avances del proyecto.
EMPRESA S.A.S. Código: FAT-IAV-12
INFORME DE AVANCE DEL PROYECTO
Versión: 0.
Vigente desde 01/01/2021
PROYECTO: Implementación de un Software ERP para el Control de Proyectos.
Fecha de Reporte dd/mm/aa: 11/03/2021 Informe No.: 01
Director de Obra Ing. Danney Paola Cifuentes
Elaborado por
Ing. Carlos Parada
RESUMEN DEL ESTADO.
El presente informe muestra el estado de avance del proyecto con fecha de corte al
11 de Marzo de 2021; en este, se evalúan y analizan los indicadores de la Gestión del
Valor Ganado, para llegar a las acciones preventivas a tomar para solucionar las
desviaciones encontradas o postular solicitud de cambios al comité de Gestión Integrado
de Cambios.
INFORMES PREVIOS No. ________
Primer informe de avance del proyecto. En su defecto se relacionarán las actas y/o
informes de seguimiento del proyecto en el cual existan compromisos por cumplir y
acciones preventivas por ejecutar.
INFORMACIÒN GENERAL DEL PROYECTO.
Inicio del Proyecto: 01/06/2020 Finalización del proyecto: 25/10/2021
Duración: 385 días % Completado: 9%
Tiempo Ejecutado: 32,92 días Tiempo Faltante: 352,08 días
Costo Programado: $ 454.916.043 Pendiente por Ejecutar: $ 413.973.599,01
Actual Ejecutado: $ 40.942.443,87
% Trabajo Completado: 10%
INDICADORES DE GESTIÓN DE VALOR GANADO.
Indicador A la fecha 11 de marzo
Comentarios – Evaluación.
PV $ 27.248.805,33 Valor Planificado.
EV $ 24.538.245,42 Valor del trabajo realizado al corte.
AC $ 27.182.520,39 Costo del proyecto al corte verificado.
SV -$ 2.710.559,92 Atraso respecto al cronograma del proyecto.
%SV -10% Atraso de 10% en el cronograma.
N/A
EMPRESA S.A.S
SPI 0,9 Atraso de 10% en el cronograma.
CV -$ 2.644.274,98 Se está gastando más dinero que el presupuestado.
%CV -11% % gastado de más sobre el presupuesto.
CPI 0,90 Se está invirtiendo $0.90 por cada $1 que entra al proyecto.
EAC $ 481.955.542,14 Nueva estimación del costo del proyecto al corte, para la finalización del mismo.
VAC -$46.883.915,14 Sobrecosto del proyecto al corte realizado.
ETC $ 403.688.880,52 Dinero que se tiene que gastar desde la fecha de corte para llegar a la finalización del proyecto.
TCPI 1,01 No significa mayor relevancia el esfuerzo para completar el trabajo, pero va con tendencia hacia la dificultad de cumplir.
BAC $ 435.071.627,00 Presupuesto estimado para el proyecto en la fase de planificación.
Observaciones: De acuerdo a los resultados de los indicadores a la fecha de corte realizada, se
encuentra que el proyecto se encuentra gastando11% más de lo presupuestado por su
desviación CV, entrando en sobrecostos. Todo esto acompañado de atraso en el
cronograma de proyecto.
Se propone la alternativa ante el comité de gestión integral de cambios, la
intensificación de recursos, pese al aumento del presupuesto, ante el sponsor del
proyecto.
EMPRESA S.A.S
EMPRESA S.A.S. Código: FAT-IAV-12
INFORME DE AVANCE DEL PROYECTO
Versión: 0.
Vigente desde 01/01/2021
PROYECTO: Implementación de un Software ERP para el Control de Proyectos.
Fecha de Reporte
dd/mm/aa: 19/04/2021 Informe No.: 02
Director de Obra Ing. Danney Paola Cifuentes
Elaborado por
Ing. Carlos Parada
RESUMEN DEL ESTADO.
El presente informe muestra el estado de avance del proyecto con fecha de corte al
19 de abril de 2021; en este, se evalúan y analizan los indicadores de la gestión del valor
ganado, para llegar a las acciones preventivas a tomar para solucionar las desviaciones
encontradas o postular solicitud de cambios al comité de gestión integrado de cambios.
INFORMES PREVIOS No. ________
- Proyecto con 9% de sobrecostos estimados.
- Atrasos en el cronograma del proyecto.
- Se plantean alternativas de acciones preventivas y solicitudes de cambio para
solucionar las desviaciones identificadas.
INFORMACIÒN GENERAL DEL PROYECTO.
Inicio del Proyecto: 01/02/2021 Finalización del proyecto: 18/06/2022
Duración: 385 días % Completado: 11%
Tiempo Ejecutado: 43,13 días Tiempo Faltante: 341.87 días
Costo Programado: $ 454.916.043 Pendiente por Ejecutar: $ 404.875.278,27
Actual Ejecutado: $ 50.040.764,73
% Trabajo Completado: 13%
INDICADORES DE GESTIÒN DE VALOR GANADO.
Indicador A la fecha de corte Comentarios – Evaluación.
PV $ 44.447.047,50 Valor Planificado.
EV $ 37.129.484,98 Valor del trabajo realizado al corte.
AC $ 39.840.000,00 Costo del proyecto al corte verificado.
SV -$7.317.562,52 Atraso respecto al cronograma del proyecto.
%SV -16% Atraso de 16% en el cronograma.
SPI 0,84 Atraso de 16% en el cronograma.
01
EMPRESA S.A.S
CV -2.710.515,02 Se está gastando más dinero que el presupuestado.
%CV -7% % gastado de más sobre el presupuesto.
CPI 0,93 Se está invirtiendo $0.93 por cada $1 que entra al proyecto.
EAC $ 466.832.589,49 Nueva estimación del costo del proyecto al corte, para la finalización del mismo.
VAC -$31.760.962,49 Sobrecosto del proyecto al corte realizado.
ETC $ 403.688.880,52 Dinero que se tiene que gastar desde la fecha de corte para llegar a la finalización del proyecto.
TCPI 1,01 No significa mayor relevancia el esfuerzo para completar el trabajo, pero va con tendencia hacia la dificultad de cumplir.
BAC $ 435.071.627,00 Presupuesto estimado para el proyecto en la fase de planificación.
Observaciones: De acuerdo a los resultados de los indicadores a la fecha de corte realizada, se
encuentra que el proyecto se encuentra gastando7% más de lo presupuestado por su
desviación CV, entrando en sobrecostos. Todo esto acompañado de atraso en el
cronograma de proyecto.
Se analiza junto con los resultados del Informe No. 1 y se continua con la tendencia
descrita en el párrafo anterior, con sobre costos en el presupuesto y atrasos en el
cronograma. Es de carácter urgente llevar a cabo reunión de seguimiento y control para
realizar el análisis de causa – raíz de las desviaciones que presenta el proyecto.
Observaciones: La brecha entre el EV y PV indica el SPI: el trabajo realizado está por debajo del valor
planeado, representando atraso en el cronograma. La brecha entre el AC y EV indica sobrecosto del proyecto.
$- $5.000.000
$10.000.000 $15.000.000 $20.000.000 $25.000.000 $30.000.000 $35.000.000 $40.000.000 $45.000.000 $50.000.000
Week5
Week6
Week7
Week8
Week9
Week10
Week11
Week12
Week13
Week14
Week15
Week16
Q1 Q2
2021
Co
st
Curva "S" del Proyecto.
Earned Value Planned Value AC
EMPRESA S.A.S
TÈCNICAS DE REPRESENTACION DE DATOS – DE ACUERDO A LOS
INDICADORES.
El histograma es la herramienta de representación gráfica de datos numéricos a
utilizar a utilizar.
Observaciones:
Observaciones:
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
1,2
1 2 3 4
SPI vs CPI
SPI 0,84 0,84 0,91 0,91 0,91 0 0,86 0,92 0,7 0,85 0 0,8 0,85 0,8 0,7
CPI 0,93 0,93 0,82 0,74 1 0 0,87 0,88 0,79 0,89 0 1,06 1,06 1,09 1,04 0,96 0 0 0
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
IMPLEMENTACIÒN DE UN SOFTWARE ERP PARA EL CONTROL DE ROYECTOSEN LA EMPRESA S.A.S.
Seguimiento y Control PRY
Wo
rk
Baseline Work Report
Work Actual Work Baseline Work
EMPRESA S.A.S.
APÉNDICES
Apéndice A. Evaluación de alternativas. ............................................................................. 172
Apéndice B. Roles y responsabilidades. ............................................................................... 173
Apéndice C. Algunos proveedores ERP Colombia. ............................................................. 175
Apéndice D. Tabla de Amortización. ................................................................................... 176
Apéndice E. Tasa Interna de Retorno - TIR. ........................................................................ 177
Apéndice F. Análisis de impactos ambientales. Flujo de entradas y salidas ........................ 178
Apéndice G. Matriz P5. ........................................................................................................ 182
Apéndice H. Estrategias, objetivos y metas. ......................................................................... 186
Apéndice I. Matriz de requisitos legales ............................................................................... 188
Apéndice J. Análisis PESTLE. ............................................................................................. 197
Apéndice K. Acta de constitución de proyecto..................................................................... 199
Apéndice L. Solicitud de Control Integrado de Cambios. .................................................... 202
Apéndice M. Matriz de estrategias para involucrar los interesados ..................................... 204
Apéndice N. Matriz de trazabilidad de requisitos................................................................. 205
Apéndice O. Diccionario de la EDT. .................................................................................... 208
Apéndice P. Análisis PERT. ................................................................................................. 213
Apéndice Q. Estimación de costos. ...................................................................................... 216
Apéndice R. Estimación ascendente de costos. .................................................................... 218
Apéndice S. Línea Base del Cronograma. ............................................................................ 221
Apéndice T. Asignación de Recursos. .................................................................................. 226
Apéndice U. Calendario de Recursos. .................................................................................. 229
Apéndice V. Características generales de un ERP para su evaluación y selección. ............. 231
Apéndice W. Flujo de caja del proyecto. .............................................................................. 232
Apéndice X. Diagrama de RED. ........................................................................................... 233
Apéndice Y. Matriz de registro de interesados. .................................................................... 235
Apéndice Z. Lista de verificación de entregables. ................................................................ 236
Apéndice AA. Registro de no conformidades de producto. ................................................. 239
Apéndice BB. Matriz de seguimiento y control del proyecto............................................... 240
EMPRESA S.A.S
Apéndice CC. Metodología de gestión de riesgos. ............................................................... 242
Apéndice DD. Identificación de los interesados de los riesgos. ........................................... 243
Apéndice EE. Estimación de los recursos ............................................................................ 245
Apéndice FF. Diagrama de flujo del estado del riesgo. ........................................................ 252
Apéndice GG. Lista de verificación de entregables. ............................................................ 254
Apéndice HH. Registro de no conformidades del producto. ................................................ 258
Apéndice II. Informes N°1 Y N°2 de avances del proyecto. ................................................ 261