¿Qué es Microsoft Excel?

Es un programa de la familia de Microsoft Office que te permite la creación de formatos mediante el uso de hojas de Cálculo.

Con Excel puedes realizar las siguientes actividades:

Seguimiento de actividades o procedimientos

Crear formatos con formulas o funciones

Elaborar informes de compras, ventas, inventarios, etc.

Consolidar datos

Automatizar tareas.

Alcances de Microsoft Excel 14

• Se pueden usar las eficaces características de cálculo en Excel para muchos informes contables y financieros.

CONTABILIDAD

• Tanto para necesidades personales o empresariales, se puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel.

DEFINICIÓN DE PRESUPUESTOS

• Es útil para administrar datos de ventas y facturación, y en este se pueden crear fácilmente los formularios que se necesiten.

FACTURACIÓN Y VENTAS

• Se pueden crear diversos tipos de informes para mostrar resúmenes o análisis de datos

INFORMES

• Se puede usar para hacer el seguimiento de los datos en una plantilla utilizando herramientas muy practicas.

SEGUIMIENTO

Entorno de Excel

¿Cómo entrar a Excel?

1. Da clic en el botón inicio o botón de Windows2. Buscar el conjunto de programas Microsoft Office3. Elegir el software Microsoft Excel 2010

• Barra de título• Fichas• Cinta de opciones• Barra de formulas• Área de trabajo• Barra de estado

Elementos de la ventana

FICHA FORMULAS

La ficha formulas permite realizar las siguientes actividades:

1. Agregar funciones básicas o avanzadas en una celda.2. Asigna nombres o rangos para poder trabajar de manera

mas rápida con los datos.3. Rastrear fórmulas para detectar errores en los cálculos

FICHA DATOS

La ficha datos contiene comandos exclusivos para el manejo de información. Desde esta ficha se puede hacer lo siguiente:

1. Importar datos de origen diferente a Excel, por ejemplo: información de Access o archivos de texto.

2. Ordena información ascendente y descendente según sea el criterio que tu desees

3. Hacer el uso de herramientas avanzadas para agrupar información y validar datos.

Identificación de los elementos para el trabajo en excel

LIBRO

A los archivos que genera Excel se les conoce como libro

HOJA DE CALCULO

A su vez cada libro se compone de tres hojas de calculo que viene por default , sin embargo se pueden insertar o eliminar las necesarias para realizar un trabajo.

FILAS

Una fila se identifica en Excel de manera horizontal mediante el uso de un numero.

COLUMNAS

Una columna se identifica de manera vertical por el uso de una letra del abecedario

FILA 4

COLUMNA C

CELDAS

Una celda es la intersección de una fila y una columna , y esta recibe su nombre mencionando la letra que corresponde a la columna precedida por el número que identifica a la fila.

RANGO DE CELDAS

Un rango de celdas se refiere a un conjunto de celdas consecutivas. Este recibe su nombre haciendo mención de la celda inicial y posteriormente el nombre de la celda final

RANGO B4:D11

Seleccionar una celda

Seleccionar un rango de celdas

Escribir en una celda

Reemplazar la información de una celda

Modificar los datos de una celda

Borrar los datos que se encuentran en una celda

Operaciones frecuentes con el manejo de datos

CREACIÓN DE FORMATOS

CREACIÓN DE FORMATOS EN EXCEL

En Excel se pueden crear diferentes tipos de formatos como por ejemplo:

Formatos personales

Calendarios Horarios Listas de contactos

Formatos empresariales

Cotizaciones Facturas Informes de finanzas

Herramientas para el formato de texto y celdas

Las herramientas que se manejan en Excel son:

Grupo Comando Icono uso

Fuente Bordes Agrega bordes a las celdas

Fuente Relleno Agrega color de fondo a la celda seleccionada

Alineación Alineación superior, media e

inferior

Permiten elegir la alineación vertical respecto a la celda seleccionada

Alineación Ajustar texto Permite ajustar las celdas y el texto de tal forma que el contenido se visualice completamente

Alineación Combinar y centrar

Convierte dos o mas celdas en una sola

Estilos Estilos de celda Agrega un estilo especifico a la celda seleccionada

Elaboracion de un formato de cotizacion

Los elementos que debe contener el formato de cotización a desarrollar son los siguientes:

Para configurar el tamaño, márgenes y orientación de una hoja

1. Activa la ficha diseño de pagina2. Ubica el grupo configurar pagina3. Activa el comando tamaño y elige la opción carta4. Activa el comando márgenes y selecciona normal5. Selecciona el comando orientación y da clic en vertical

Herramientas para el formato de texto y celdas

Para insertar imagen y establecer tamaño

1. Selecciona la celda A1, da clic en la ficha insertar2. Ubica el grupo ilustraciones y selecciona el comando imagen3. Selecciona la imagen correspondiente 4. De la ficha formato, grupo tamaño establece los valores de la siguiente manera

Para agregar datos del encabezado

1. Selecciona el rango de celdas d4:h4, combina y centra las celdas2. Escribe «Tecnología y vanguardia S.A de C.V.»3. Del grupo fuente activa el comando tamaño y establece un tamaño de 18

puntos4. Combina y centra el rango D5:H5 y escribe «Av. Juan de Palafox No 52456

Col. Centro, Veracruz, Ver.5. Combina y Centra el rango D6:H6 y escribe «Teléfono – Fax 8 68 45 776. Combina y centra B10:H10 y escribe «Solicitud de cotización»7. De la ficha inicio, ubica el grupo estilos y activa el comando estilos de celda8. De la lista desplegable en la categoría de títulos y encabezados elige el

estilo titulo

Para delimitar areas con bordes de la sección cotización

1. A partir de la ceda c13 anota los datos a continuación

2. Selecciona el rango de celdas de C14:G28 y del grupo fuente activa el comando bordes.

3. Da clic en la opción todos los bordes y notaras que las celdas del rango seleccionado adquieren bordes alrededor de cada celda

4. En la celda F27 escribe «Importe» en la celda F28 «Iva» y en F29 «Total general»

5. Selecciona las celadas G27 y G28 y aplica el estilo de celda titulo 36. Selecciona las celdas F29 y G29y aplica el estilo de celda total

EXCEL 14

CLASE 3

USO DE PLANTILLAS

¿ QUE ES UNA PLANTILLA ?

Una plantilla es un archivo de Excel pre-formateado que puede contener fórmulas, objetos o diseños definidos, listos para que puedas cambiar lo que sea necesario y crear tu propio formato.

Excel proporciona dos tipos de categorías de plantillas disponibles :

PLANTILLAS DE EJEMPLO:

• Estas plantillas se encuentran instaladas en tu computadora y puedes hacer uso de ellas cuando lo requieras.

Plantillas desde Office.com

• Estas plantillas se encuentran en el sitio de Microsoft Office. Para poder tener acceso a ellas necesitas conexión a Internet.

Elaboración de calendario

1. Da clic en la ficha Archivo. 2. De la vista Microsoft Backstage da clic en la opción Nuevo. 3. En la categoría de Plantillas de Office.com selecciona la opción Calendarios. 4. Da clic en la opción Calendarios de 2011 y elige el diseño Calendario de Pequeña Empresa (cualquier año Lun-Dom). 5. Pulsa el botón Descargar para almacenarlo en tu computadora.

ELABORACION DE LISTAS DE PRECIOS:

1. Selecciona la categoría de Listas y elige la carpeta Negocios. 2. Da clic en el diseño de Lista de precios de Productos y da clic en el botón Descargar. 3. En la fila 1 cambia la información que corresponda a los datos de la empresa. 4. En la fila 3 agrega en el campo respectivo el número telefónico. 5. En la celda E4 coloca la fecha del día de hoy. 6. Selecciona el Tema y combinación de colores7. En la celda A1 inserta un logotipo.

1. Activa el libro que contiene el Calendario. 2. De la ficha Inicio grupo Celdas, activa el comando Formato. 3. En la sección Organizar Hojas busca el comando Mover o Copiar Hojas y da clic. 4. En el recuadro que aparece habilita estas opciones:

5. Se abrirá un nuevo Libro de Excel que contendrá el formato que moviste. Realiza la misma acción pero ahora copiando los dos archivos restantes al Libro1. 6. Al finalizar, tus formatos deberán quedar en el mismo archivo. 7. Cambia los nombres de las hojas dando doble clic sobre la etiqueta y asignando el nombre que corresponda. Esto te permitirá identificarlos fácilmente.

EXCEL 14

CLASE 4

¿Qué es el Formato Condicional?

El Formato Condicional es una herramienta que permite resaltar celdas cuando estas cumplen con una condición establecida en los datos que estés utilizando.

Se puede aplicar formato condicional a un rango de celdas, a una tabla de Microsoft Excel o a un informe de tabla dinámica.

Tipos de Formato Condicional

Microsoft Excel 14 ofrece diferentes Categorías de Formatos Condicionales para que las puedas aplicar según tus necesidades.

Para crear un Formato de Control

1. Ajusta el ancho de las Columnas como se muestra:

2. Combina y Centra las siguientes Celdas aplicándoles el formato mencionado.

3. Selecciona el rango de Celdas B9:J32 y aplica Todos los Bordes. 4. En la celda M1 inserta la imagen llamada Jardin_Arcoiris.jpg y ajústala hasta la celda I5.

5. Escribe la siguiente información en las celdas:

6. El texto que acabas de agregar a las celdas no se visualiza completo debido al tamaño que estas tienen, para que esto no suceda realiza lo siguiente: • Selecciona el Rango E9:J9 • En la ficha Inicio ubica el grupo Alineación. • Activa la herramienta Ajustar texto. • Da clic en la herramienta Orientación y elige la opción Girar texto

hacia arriba.

7. En la celda B34 escribe el Texto “Observaciones:” El resultado final de la elaboración del formato es el siguiente:

¿Para qué sirve la herramienta Rellenar? La herramienta rellenar permite la creación de series dentro de una hoja de

cálculo. Estas series pueden ser una secuencia de números, elementos relacionados o bien una repetición de valores. Esta herramienta lo único que necesita para poder hacer uso de ella es tener valores iniciales para que defina la secuencia de datos.

Para utilizar la herramienta Rellenar.

1. Selecciona la Celda B10 y digita el número 1, en la B11 el número 2 y en B12 el 3. 2. Selecciona el Rango B10:B32 y activa la ficha Inicio. 3. Del grupo Modificar da clic en la herramienta Rellenar. 4. Da clic en la opción Series. 5. En el cuadro de diálogo Series modifica los elementos de tal manera que queden como a continuación:

6. La serie continuará hasta que termine el rango seleccionado. 9. En la Columna “Nombre” anota estos datos:

Para aplicar Formato Condicional con Reglas de Celdas.

1. Selecciona el rango E10:K32 2. En la ficha Inicio grupo Estilos, activa el comando Formato Condicional. 3. Selecciona la categoría Resaltar Reglas de Celdas. 4. Elige la opción Igual a. 5. Establece los siguientes valores en el cuadro de diálogo:

Para imprimir formatos de Excel.

1. Activa la ficha Archivo (Antes de esto asegúrate de que ya no se realizará ningún cambio en la información).

2. En la vista Microsoft Backstage selecciona la opción Imprimir.

• Si deseas imprimir solo la hoja de cálculo sobre la que estás trabajando elige la opción Imprimir Hojas Activas.

• Cuando quieres imprimir todo el libro, activa la opción Imprimir todo el Libro.

• Una vez configuradas las opciones de impresión, da clic en la opción Imprimir.