indflytnings- og sammenlægnings- processer · og behov kommer i spil og dermed kvali-ficererde...
TRANSCRIPT
ydelser
Indflytnings- og sammenlægnings-
processer
Indledning
SDSI er Region Syddanmarks inno-vationsstab. Vores vision er at være katalysator for et innovativt velfærd- og sundhedsvæsen. Dette gør vi ved at professionalisere arbejdet med innova-tion igennem en række stærke tværfag-lige kompetencer og tæt samarbejde med regionens sygehuse, psykiatri og socialområde såvel som ved nationalt og internationalt samarbejde.
SDSIs medarbejdere spænder vidt og vihar kompetencer inden for antropologi,psykologi, sygepleje, sundhedspolitik,pædagogik, idræt, sprog, historie,statskundskab, it, håndværk, arkitektur,design, ingeniørarbejde, ledelse, forret-ningsudvikling og økonomi. Vores unikketværfaglighed samt indgående kendskabtil regionens driftsenheder gør, at vibedre kan hjælpe jer til at skabe innova-tive projekter.
Hos SDSI sætter vi brugerne i centrum iinnovationsprocesserne, så deres videnog behov kommer i spil og dermed kvali-ficererde endelige løsninger. Vi sætterfokus på at tænke nyt og teste innovati-on i praksis i forbindelse med udviklingaf byggeri, produkter og services. Dette
foregår bl.a. i vores 1200 m2 store test-haller, hvor vi udvikler og tester ideér,produkter og mock-ups i fuld skala af f.eks. bygningsudsnit og arbejdsgange.Hermed sikres, at nye indretninger, ser-vices og produkter fungerer for fremti-dens patienter og medarbejdere.
Dette ydelseskatalog for indflynings- og sammenlægningprocesser i forbindelse med ibrugtagningsfaser, har henblik på at sikre ejerskab, sikker implementering, tilsigtet effektivitet på arbejdsgange og bedre arbejdsmiljø!
Ved indflytning i nyt byggeri eller bygninger med hidtil andre formål og funktioner, opstår der en unik situation og mulighed for ledelsen i forhold til at optimere og effektivisere driften. Dette kan medføre nye samarbejdsformer, nye arbejdsprocesser og nye måder at tilrettelægge og udføre arbejdsgange og patientforløb på. En planlagt og veltilrettelagt organisationsprocess, inden flytningen, hvor man træner de nye processer og udvikler regler for adfærd i de nye lokaler kan være med til at sikre at indkøringsvanskeligheder minimeres. Ledelsen og medarbejdere
samles om vision og mål og der skabes ejerskab omkring de nye bygninger. Tidlig involvering af medarbejdere om-kring simulation og testforløb kan være tidskrævende, men omvendt styrker det beslutningsgrundlaget senere i proces-sen og optimerer byggeriet som helhed (6). Herunder er eksempler på SDSI’s ydelser på brugerindsigt, test og simula-tion, der kan lette og styrke beslutninger omkring design og ibrugtagning af nye afdelinger/bygninger og sikre ejerskab, succesfuld implementering, effektive arbejdsgange, bedre patientforløb og bedre arbejdsmiljø. De beskrevne ydel-ser er udvalgt på baggrund af flere års erfaring med at arbejde med bygge- og flytteprocesser. Ydelserne giver værdi på forskellige tidspunkter i processen, kan kombineres på flere måder og tilpas-ses altid til den specifikke bygge- eller flytteproces.
Ydelserne kan ses som et supplement til eller delvis erstatning af rådgivers/arkitekts brugerinddragelse og udføres ideelt set altid i et samarbejde mellem SDSI, sygehus- eller afdelingledelse, byg-herre og rådgiver/arkitekt for at skabe synergi og sikre kvaliteten af leverancen.
2 / SyddanSk SundhedSinnovation / ydelSer for indflytningSproceSSer
HVOrFOr BrUGerINddrAGelse?
—En vellykket flytte- og byggeproces er ikke lig med succesen i at flytte mennesker fra et rum til et andet uden de store økonomiske omkostninger. Dette er reelt det mindste problem. Den virkelige succes ligger i at forstå organisationen og de mennesker, der agerer og interagerer heri og kombinere dette med designet af de fysiske rammer. Dette kan kun ske ved at inddrage de involverede brugere.
Forskning peger på, at den praktiske indflydelse er med til at sikre, at medarbejder-nes fysiske og funktionelle behov bliver ordentligt dækket, således at medarbejderne har optimale betingelser for at udføre deres arbejdsopgaver (4, 11, 19). Men forskning pointerer også, at når medarbejderne inddrages i designet af deres arbejdsmiljø – særligt i de tilfælde, hvor de fysisk skal skifte arbejdsrum, stiger deres tilfredshed mærkbart (3, 13, 17). Brugerinddragelse handler nemlig om medindflydelse, og dette skaber en følelse af kontrol, lyst samt ejerskab til processen.
På et mere operativt niveau muliggør brugerinddragelse, at man kan gå fra antagelser om, hvad brugernes behov er, til en afdækning af brugernes faktuelle behov. Imens der er mange gode argumenter for brugerinddragelsesprocesser, bør det dog også gøres klart at det kræver tid, økonomi og erfaring at designe en god brugerinddragel-sesproces. Lykkes det, viser både forskning og erfaring, at den økonomiske udgift på kort sigt er en god og fordelagtig investering på lang sigt.
ydelSer for indflytningSproceSSer / SyddanSk SundhedSinnovation / 3
1. Visions-/ledelsesseminar
Formål• Første skridt er at afdække ledelsens vision og træffe beslutning om, hvordan brugerinddragelsen skal foregå. Dette er et vigtigt og fundamentalt første skridt ind i den gode konstruktive byggepro-ces. Når en flytning eller ombygningsak-tualitet har meldt sig, er det ledelsens ansvar at skabe fundamentet for, at bru-gerprocessen sker på bedst mulig vis.
• Ledelsen kan opstille målsætninger for egne værdier. Om end målet med ledelsens vision er at fremkomme med en tydelig og operationaliseret retning for processen er det dog vigtigt, at ledelsen tillader sig at drømme og for et øjeblik forlade økonomiske overvejel-ser og hverdagens begrænsninger. En flytteproces er ikke kun en besværlig udfordring, men en unik mulighed for at nytænke og effektivisere arbejdspro-cesser og behandlingsforløb. Der bør derfor være et særligt fokus på at se på organisationen med nye øjne og benytte muligheden for at arbejde med de ting, der fungerer godt og modsat forlade de ting, der hæmmer organisationen i at fungere optimalt.
MetoderLeverancen ’Visions-/ledelsesseminar’ kan ifl. aftale indeholde;
• Forberedende møder
• Research i egen afdeling og/ eller i omverdenen
• Koncept, design og facilitering af workshop
• Opsamling og formulering af vision/strategi.
resultat• Et klart afgrænset og kom-munikerbart formål med flytte/byggeprocessen.
• Et klart afgrænset og kommu-nikerbart formål med brugerind-dragelsesprocessen.
• Klarhed over ledelsens ansvar i processerne
• Klarhed over, hvad der er
muligt og ikke muligt for medarbejderne at indvirke på.
• Klarhed over økonomisk ramme.
• Samler ledelsen samt medarbejdere, og der skabes ejerskab til de nye fysiske rammer.
• Overblik over den kontekst, proces-sen spiller ind i og hvilken indflydelse forskellige faktorer kan have på proces-sen (organisatorisk, politisk, økonomisk, social mv.)
10 % af alle hospitaler er konstant under ombygning, både fordi der ikke er lavet kvalificerede brugertest og fordi byggeriet i udgangspunktet er designet for ufleksibelt. Dette har store konsekvenser for driften og den samlede produktivitet
4 / SyddanSk SundhedSinnovation / ydelSer for indflytningSproceSSer
“Fed måde at dagen har været organiseret på!”- Deltager på Sønderborg Visionsdag - Tværsektoriel indsats med borgeren i centrum
ydelSer for indflytningSproceSSer / SyddanSk SundhedSinnovation / 5
2. Behovsafdækning og brugerkvalificering
Medarbejdere påvirkes af det arbejdsmiljø, de opholder sig i. Hvis der er tale om et støttende arbejdsmiljø, hjælpes medarbejderne til at fokusere deres opmærksomhed og energi på deres arbejdsopgaver, ligesom deres generelle trivsel styrkes. I et ikke støttende arbejdsmiljø bruger medar-bejderne i stedet deres energi på at håndtere miljømæssige stressorer – forstyrrelser og belastninger i arbejdsmiljøet, som skaber frustration og stress (8, 9, 19, 20). I indretningen af medarbejderkontorer handler det derfor om at skabe et støttende arbejdsmiljø. Det optimale arbejdsmiljø yder støtte på tre niveauer (19):
• Fysisk støtte – opfyldelse af basale menneskelige behov
• Funktionel støtte – understøttelse af medarbejdernes opgaver
• Psykologisk støtte – oplevelsen af ejerskab og kontrol over arbejdsmiljø, arbejdsflow mv.
• Det er muligt ud fra forskning på området at udlede en række faktorer, som kan være med til at skabe et støttende arbejdsmiljø. Da mennesker har forskellige erfaringer, personlighed og mentale evner kan det dog variere præcis, hvordan de påvirkes af miljøet og hvilke behov de har (5, 12, 18). Ved at inddrage medarbejderne i afdækning af individuelle behov er der derfor langt større chance for at skabe et reelt støttende arbejdsmiljø, som både gavner produktivitet og trivsel.
Denne ydelse har størst værdi hvis den anven-des inden arkitekttegningerne er på plads. Den giver særligt værdi, hvis den kombineres med arkitekternes brugerinddragelsesproces.
Formål
• Sikrer at de kommende brugere såvel patienter, pårørende som medarbejdere inddrages i designet af de nye rammer og tilhørende arbejdsprocesser for at sikre optimale løsninger.
• Systematisk afdækning af patienter-nes, pårørendes og medarbejdernes erkendte og ikke erkendte behov på den/de konkrete afdelinger/sygehuse. Disse behov fortæller os, hvad det nye byggeri skal kunne opfylde i fremtiden.
Metoder
Leverancen ’Behovsafdækning og brugerkvalificering’ kan ifl. aftale indeholde;
• Antropologisk feltarbejde i form af observationer på afdelinger, samt kvalitative interview med relevant per-sonale, patienter og pårørende med henblik på at beskrive;
- Patientperspektivet – herunder kortlægning af hyppigste patientfor- løb og behov knyttet hertil.
- Pårørendeperspektivet.
- Wayfinding for patienter, pårørende og personale.
- Medarbejderperspektivet – her under arbejdsmiljø, arbejdsgange og vidensdeling.
- Arbejdsgange og vidensdeling, logistik, herunder depot/lager
plads, medicinhåndtering samt bespisning
• Andre metoder for at afdække bru-gerbehov kan være spørgeskemaer, per-sonas, brugerdagbøger og fokusgruppe-interview og registrering af nuværende arbejdsflow v.h.a. Beacon teknologi
• Brugerkvalificering af de kommende fysiske rammer ved hjælp af bruger-møder/co-creation workshops, hvor der blandt andet arbejdes med simulering af arbejdsgange ved hjælp af f.eks. plantegninger, spillebrikker og persona-er, der repræsenterer patient- og perso-nalegrupper. Denne metode kan bruges til hurtigt og næsten omkostningsfrit at brugerkvalificere arkitekttegninger løbende.
Resultat• Mulighed for tidlig stillingtagen til funk-tioner, arbejdsgange mv. ift. planlagte fysiske rammer.
• Kvalificering af plantegning, forbere-delse/kvalificering af påtænkte arbejds-gange og patientflow giver driftsherren mulighed for at forbedre og forny arbejdsgange, struktur og patientflow, således, at der skabes en bæredygtig og fremtidssikret arkitektur. Byggeriet understøttes dermed effektivt, samtidigt med at almenmenneskelige, fysiologiske, psykologiske og sociale behov tilgodeses.
• Brugerkvalificering af et byggeri giver bygherren mulighed for at bruge arealet optimalt og dermed forbedre sin projekt-økonomi.
6 / SyddanSk SundhedSinnovation / ydelSer for indflytningSproceSSer
Brugerkvalificering vha. simulering af arbejdsgange i FAM SHS
PS PS
MS
MS GYN
MSMS
MSSAMTALE
SAMTALE
KPSKPS LAB
KPSKPS
KPSKPS
FLOW
RØNTGEN
KORTTIDSZONETAG OVER
FAM
-ETAGE 1
TAG OVER
FAM-SKADESTUE
mod
ambulanceindgang
TAG OVER FAM-ETAGE 1
TAG OVER
VAREMOD-
TAGELSE
TAG OVER
OP
TEKNIK
TEKNIK
TEKNIK
ELEVATOR
TIL FAM
1. ETAGE
ELEVATOR
TIL FAM
1. ETAGE
DEPOT
DEPOT
DEPOT
ELEVATOR
ELEVATOR
PERS.
TOIL
RENG.
RENG.
PAT
TOIL
PAT
TOIL
PAT
TOIL
PAT
TOIL
PERS.
TOIL
PERS.
TOIL
PERS.
TOIL
PERS.
TOIL
TOIL
TOIL/
BAD
LINNED
LINNED
LINNED
KONTOR
KONTOR KONTOR KONTOR
KPSKPS
KPEKPS
KPEKPS
KPSKPS
MS
PATIENTOPHOLD
PATIENTOPHOLD
MS
MSMS
MED
RECEP
MED.
RUM
SKYL
SKYL
TEAM
TEAM
TEAM
TEAM
REN
REN
SKYL REN
USUS
USUS
US
PS
PS
PPS
PPS
PS
PSPS
PE
PS
PS
PS
PE
PERSONALE
PS
PPS
PS
PS
Trappe til forhal
Elevator
til forhal
Område Nord
Område Øst
Sekr
START
Ung kvinde køres af sine forældre
til Akutcenter FAM efter visitation
hos vagtlæge, som har mistanke
om blindtarmsbetændelse.
ambulance
patienten-
hed
Patientforløb 1
ONDT I MAVEN
Patient
Patient ankommer
til FAM sammen
med pårørende
Patient har
henvendt sig
til vagtlæge
Patient i
røntgen, kørt af
portør.
Pårørende
venter udenfor.
Patienten indlægges.
Køres til patientstue
af portør. Pårørende
følger med.
Patient Pårør. Portør/Falck Flowmaster
Forvagt Bagvagt Sekretær
Bioanaly.
Sygepl.
OBS!Modtageteam
OBS!Sengeteam
Patient p modtagestue.
Pårørende er med.
Pt. ankommer med forældre.
Klager over stærke smerter. Er
højlydt og kaster op.
Person i receptionen ringer til
flowmaster og sender pt. ned til
flowrum
Pt. og pårørende
benytter sig af
personaletoilettet.
(Det er det, de får øje
på)
Spl. er gået pt. i møde og følger
pt. og pårørende ned til mod-
tage. Pt. er højlydt og klager
over stærke smerter.
Portør aflever pt. til ultralyds-
scanning. Pårørende venter
udenfor på gangen. Portør kører
herefter pt. til indlæggelse på
anvist patientstue.
Pt. indlægges på patientstue og
mødes af ny sygeplejerske fra
sengeteamet.
Pt. ankommet til ledig modtage-
stue. Tilses af for- og bagvagt.
Pårørende opholder sig delvist
på gangen ud for modtagestue.
Bioanalytiker tager blodprøve.
Portør ankommer senere for at
køre pt. til ultralydsscanning
ambulance
patienten-hed
Flow
Pleje
FO
RB
AG
Port/F
HV
OR
HV
AD
ME
DIE
HV
OR
HV
AD
ME
DIE
HV
OR
HV
AD
ME
DIE
HV
OR
HV
AD
ME
DIE
HV
OR
HV
AD
ME
DIE
HV
OR
HV
AD
ME
DIE
HV
OR
HV
AD
ME
DIE
Hyppigste akutpakke - 4.500 årligtUng kvinde køres af sine forældre til akutmodtagelsen efter visitation hos praktiserende læge, som har mistanke om galdesten.
Kvinden har stærke smerter, men er oppegående. Det er første gang, kvinden er på Aabenraa Sygehus.De bekymrede forældre vil gerne følge med i behandlingen af deres datter.Med udgangspunkt i patientens forløb gennem FAM beskrives arbejdsgangene og forudsætningerne for et optimalt patientforløb.
Der fokuseres på den fysiske indretning samt behovet for kommunikation.
Sekr
Bio
HV
OR
HV
AD
ME
DIE
Bio
Patientforløb 1 ONDT I MAVEN
Patient Patient
ankommer til FAM sammen med pårørende
Patient i røntgen
Patient tilbage på stue
Patient har henvendt sig til vagtlæge
FM-rumFM-rum
FM-rum
FM-rum
Patientstue
Patientstue
Patientstue
kontor
kontor
kontorkontor
FM-rum
Patientstue
Patientstue
Patientstue
Patientstue/depot
Patientstue/Røntg Patientstue/Røntg
Patient forlader FAM
FM-rum/Kontor
Patient henvises til patientstue(pårørende?)
FM får opkald fra vagtlæge FM vurderer, om pt. skal ind. Registrerer pt. Finder stue og giver spl. besked.
FM el. sekretær giver besked til spl. via tlf.FM/spl./sekr registrerer i Cetrea.Opus, labels
FM el. sekretær giver besked til spl. via tlf.FM/spl./sekr registrerer i Cetrea.
Opus, labels
klargøring af stue
Triageringer til FV, og BV ved rød el. orange.
Armbånd, tøj, akutjournal, anamnese. Tlf til bioanalytiker
Venflon, IV smertestillende
DokumentationPrinter labels
Dikterer
1/2 time BV ordinerer og bestiller medicinRinger til spl og portør
Laver 4-timers plan.Pt. forventes udskrevet indenfor 48 t.
Udfylder jounal
Tilser patient (indenfor 30 min)laver plan
BCC(?)
Rekvirering af seng
Kører pt. til røntgen Kører pt. til
patientstue
TLFTLF, Cetrea
TLF, Cetrea
TLF, Cetrea
PC. Cetrea
TLF,
TLF, Cetrea
?TLF, Cetrea
PC
PC PC
PC
Cetrea
Cetrea
Cetrea
TLF,
TLF, CetreaTLF, Cetrea
“Vi tog udgangspunkt i tegningerne, inden deroverhovedet var kommet vægge på. Så lavede
vi en masse brainstorme. Det var en rigtig god proces, og den gjorde jo, at vi alle fik ejerskab og var
en del af det” Medarbejder i ambulant psykiatrisk afdeling
“Undersøgelsen af to ambulante psykiatriske afdelinger viste bl.a., at 85 % af medarbejderne kun brugte deres kontor halvdelen af tiden
– og dele af personalegruppen var på dereskontorplads under 25 % af tiden”
Medarbejder om brugerinvolvering i Fremtidens kontor- og behandlerrum i den ambulante psykiatri
ydelSer for indflytningSproceSSer / SyddanSk SundhedSinnovation / 7
Fra en psykologisk vinkel har et rums størrelse ikke så meget med rummets faktiske m2 at gøre. Det er den sub-jektive oplevelse af rummet (1, 2, 6, 7, 10) der afgør, hvordan mennesker op-fatter og trives i det. Gennem farver, lys og indretning kan et rum komme til at synes større eller mindre (10, 14, 15).
8 / SyddanSk SundhedSinnovation / ydelSer for indflytningSproceSSer
Denne metode giver størst værdi, hvis den anvendes efter, at der er udarbejdet arki-tekttegninger, men før tegningerne er endeligt godkendte.
Formål
• Arkitekttegninger kan være vanskeli-ge at forholde sig til, når der skal træf-fes beslutninger om forskellige rum. Et nyttigt redskab er, at inddrage 1:1 mock-ups i processen. SDSI har stor erfaring med at facilitere og huse 1:1 mock-up forløb i vores testhaller. Mock-up test kræver systematik, styring og ikke mindst plads, men hvis de gennemføres tidligt i processen skaber det mulighed for tilpasning af plantegninger.
• Brugerne – primært medarbejderne - kan tage stilling til udarbejdelsen af den detaljerede funktion, de nødvendige sik-kerhedsforanstaltninger, log stik indret-ning (arbejdsflow) arealer, placeringer og evt. input til materialer, farvevalg, teknologi, udstyr og installationer.
Metoder
Leverancen ’Simulering af af arbejds-gange i mock-up skala 1:1’ kan ifl. aftale indeholde;
• x antal centrale rum og funktioner bygges op i 1:1 mock-ups i SDSI’s test-haller eller lokalt i living lab.
• 1:1 mock-ups er fysiske opbygninger af rum eller afsnit, hvor der primært anvendes mobile og simple vægge til at give en præcis fornemmelse for rummet. Metoden giver en konkret mu-lighed for at identificere uhensigtmæs-sigheder ved forskellige rumløsninger og indretninger og teste forslag til for-bedringer. Testene kan både fokusere på rumstørrelse, installationer, teknolo-gi, udstyr, byggematerialer, indretning, arbejdsgange, flow mv.
• Ved mockup- workshops føres delta-gerne (f.eks medarbejdere, patienter, bygherre, arkitekt, ingeniør) systema-tisk gennem udvalgte arbejdsgange fra behovsafdækningen, her identificeres muligheder og dilemmaer i relation til mock-up , inden man i fælles-skab forsøger at fremkomme med en ideel løsning. De endelige løsninger beskrives og fotograferes i detaljer så de er klar til anvendelse i byggepla-nerne.
resultat
• Processen sikrer, at væsentlige forhold i disposi-tionsforslaget bliver afklaret med brugerne, og at deres erfaringer fra driften og hver-dagen på en afdeling eller nyt
hospital sættes aktivt i spil. Gennem-gående kriterier for testforløbene kan være: Effektivt flow, patientoplevelsen, arbejdsmiljø, sikkerhed (patient og medarbejder), hygiejne, logistik og privat sfære contra social sfære (crow-ding). Her forebygger man de mange små og store fejl, som ofte først erken-des, når man flytter ind i nyt byggeri
• Ud fra resultaterne af testforløbene fremgår det hvilke økonomiske og/eller tidsmæssige konsekvenser den enkelte ændring vil have for projektet. Herefter specificerer kunden, i hvilket omfang de ønsker brugernes input indarbejdet i byggeprojektet.
3. Simulering af arbejdsgange i mock-up skala 1:1
“Vi er ikke i tvivl om, at testforløbene har været med til at optimere vores projekt, og de ændringsforslag, der er fremkommet havde ikke umiddelbart
været mulige at identificere, hvis ikke vi havde fået bygget en mock-up og lavet testforløbene. Testforløbene har derfor medvirket til, at vi har fået
et bedre projekt, fordi vi alle er blevet tvunget til at være endnu skarpere i forhold til at tænke nye løsninger ind i projektet – alternativt havde vi
konstateret udfordringerne, når sygehuset var bygget og måtte så enten have levet med en second best løsning eller have startet med at lave en ombygning”
- Anlægschef om testforløb ifm. OPP Vejle
ydelSer for indflytningSproceSSer / SyddanSk SundhedSinnovation / 9
Virtuel Brugerinvolve-ring - Evokon DNU Århus
10 / SyddanSk SundhedSinnovation / ydelSer for indflytningSproceSSer
4. 3D visualisering af nyt byggeri – Virtuel Brugerinvolvering
Denne metode giver størst værdi hvis den anvendes efter at der er udarbejdet arkitekt-tegninger, men før tegningerne er endeligt godkendte.
Formål
• Giver mulighed for at ”alle” medar-bejdere kan gøre sig fortrolig med de nye bygninger og nye koncepter, f.eks. for medicinering, dokumentation, just in time, uafhængigt at tid og sted.
• Giver mulighed for parallelle af-prøvninger og projektering. Herunder afprøvninger hjemme i afdelingen, samt dataindsamling til beslutningstagere, som grundlag for kommentering og diskussion.
Metoder
Leverancen ’Virtuel brugerinvolvering’ kan ifl. aftale indeholde;• 3D visualisering af plantegning (egen rådgiver eller ekstern samarbejdspart-ner Evokon), facilitering af 3D træning.
• Co-creation sessioner i virtuelle mock-ups, hvor brugerne designer og indretter via virtuel afprøvning.
• Ved hjælp af brugerinput skabes vir-tuelle mock-ups i realtime forbindelse.
• Quick and dirty tests som supple-ment eller erstatning af nogle mock-up sessioner. Rådgivers modeller/arki-tekttegninger bruges som grundlag, hvilket minimerer ressourceforbrug til opsætning og giver mulighed for hurtig løbende feedback.
resultat
• Forbereder til fremtidige forhold, skaber baggrund for beslutninger om løsninger.
• Formidlling af koncepter og logistik for medarbejdere m.fl. hjemme i egen afdeling.
• Indsamlet data kan genanvendes.
ydelSer for indflytningSproceSSer / SyddanSk SundhedSinnovation / 11ydelSer for indflytningSproceSSer / SyddanSk SundhedSinnovation / 11
12 / SyddanSk SundhedSinnovation / ydelSer for indflytningSproceSSer
5. Afprøvning af arbejdsgange i konkret byggeri – Living Lab
Denne metode giver størst værdi, hvis den anven-des kort før indflytningen i det nye byggeri eller i de nye rammer.
Formål• Giver mulighed for afprøvning af essen-tielle arbejdsgange/patientflow i den kon-krete bygning eller i et testmiljø opbygget lokalt kort før indflytning. I denne fase er det ikke muligt at flytte på vægge, men an-befalinger til ændringer af funktioner og til justering af arbejdsgange kan gøre en stor forskel for effektiviteten, medarbejdernes tilfredshed og patientoplevelsen.
• Medvirker til, at kommende brugere af de nye lokaler, via brugerproces og grafisk materiale, bliver forberedte på ændrede eller nye arbejdsgange inden indflytning.
• Medvirker til opsamling af de kom-mende brugeres gode ideer samt bekymringer inden indflytning.
• Er med til at gøre opmærksom på fysiske områder og arbejdsgange, der kræver særlig opmærksomhed i forbindelse med indflytningen: Place-ring af funktioner, arbejdsdeling mellem faggrupper og teams, placering af fast inventar som skærme, teknologi, udstyr og ventefaciliteter mm.
MetoderLeverancen ’Living Lab’ kan ifl. aftale indeholde;
• Gennemspilning af tidligere kortlagte patient/borgerforløb ved hjælp af plan-tegninger og spillebrikker (farvekodet efter faggrupper) som forberedelse til test i nye fysiske omgivelser.
• Mellem testforløb diskuteres og kvali-ficeres resultater i en brugergruppe af nøgleaktører udvalgt af ledelsen. Disse medarbejdere har et særligt ansvar for at udbrede viden i resten af organisa-tionen og opsamle idéer og bekym-ringer, så alle berørte medarbejdere involveres.
• Gennemspilning af tidligere kortlagte patient/borgerforløb i nye fysiske om-givelser som endnu ikke står funktions-færdigt eller lokalt opbygget testmiljø. Deltagerne spiller rollespil så de dækker alle kommende funktioner samt de hyppigst forekommende patient- og pårørendegrupper. De rollespillende udstyres med rollebeskrivelser og kort over de nye omgivelser.
• Efter testforløbet diskuteres pa-tientforløb og arbejdsgange i plenum, kategoriseret efter temaer som pa-tientoplevelsen, pårørendeoplevelsen, medarbejderoplevelsen samt flow/effek-tivitet. Brugerne diskuterer efterfølgen-de løsningsforslag og ideer, og hvis de rette aktører deltager, træffes på stedet beslutninger om ændrede funktioner, arbejdsgange, indretning mv.
resultat
• Forventningsafstemning mellem alle relevante parter op til indflytning og rumlig fornemmelse for nyt byggeri blandt medarbejdere. Herved sikres ejerskab til de nye fysiske omgivelser og dermed mere effektiv og gnidningsfri overgang fra gammelt til nyt.
• Brugerkvalificering af et byggeri giver bygherren mulighed for at bruge arealet optimalt og dermed forbedre sin projekt- økonomi.
• Minimering af medarbejdernes stress og frustration over forandringsproces-sen.
• Effektiv drift fra første indflytnings-dag, da medarbejderne kender bygning-erne og har afstemt arbejdsgange.
“Vi har gennem test af patientforløb fået afgørende viden om, hvordan vi bedst kan organisere modtagelsen af akutte patienter - og hvad vi skal undgå - f.eks. placering af flowmaster, læger og hvilke rum, som er bedst placeret i forhold til de forskellige opgaver”.
- Ledelsen, FAM Sygehus Sønderjylland
ydelSer for indflytningSproceSSer / SyddanSk SundhedSinnovation / 13ydelSer for indflytningSproceSSer / SyddanSk SundhedSinnovation / 13
Litteratur
1. Aiello, J. R. & Baum, A. (eds.)Residential crowding and design.New York: Plenum.
2. Altman, I. (1975). The environment and social behavior: Privacy, personal space, territoriality and crowding. Mon-terey, CA: Brooks/Cole.
3. Aries, M. B.C., Veitch, J. A. &Newsham G. R. (2010). Windows,view, and office characteristicspredict physical and psychologicaldiscomfort. Journal of Environmental.
4. BAR FOKA / Slots- ogEjendomsstyrelsen (2008).Arbejdsmiljø i åbne kontorer –forskningens bud på problemer ogløsninger. http://www.alexandra.dk/dk/labs/new-ways-of-working-lab/sider/publikationer-nwow.aspx 1. Aiello, J. R. & Baum, A. (eds.) Residential crow-ding and design. New York: Plenum.
5. Becker, F. D. (1981). Workspace:Creating environments inorganizations.. New York: Praeger.
6. Brunswik, E. (1943). Organismic achievement and environmental proba-bility. Psychological review, 50, 255-272.
7. Chein, I. (1954). The environment as a determinant of behavior. Journal of Social Psychology., 39, 115-127.
8. Evans, G. W. (1982). (Ed.) Environ-mental stress. New York: Cambridge University Press.
9. Evans, G. W. (1999). Measurement of the physical environment as stressor. In: S. L. Friedman & T.D. Wachs (Eds.), Measuring environment across the lifespan: Emerging methods and con-cepts. Washington, DC: American.
10.11. Gifford, R. (2007). Environmentalpsychology: Principles and practice(4th ed.) Colville, WA: Optimal Books.
11.12. Helson, H. (1964). Adaptation-leveltheory. New York: Harper and Row.
12. Homans, George C. (1951): TheHuman Group. Routhledge & KeeganPaul LTD. London.
13. Lee, Y. S. & Brand, J. L. (2005):Effects of control over officeworkspace on perceptions ofthe work environment and workoutcomes. Journal of EnvironmentalPsychology 25 (2005) 323-333.
14. Lindholm Christensen, M (2007): Psyke og rum. Om rummet I psykologi-en og psykologien I rummet. Speciale i psykologi ved Institut for Kommunikati-on og Psykologi, Aalborg Universitet.
16. Lindholm Christensen, M. (2012). Strategisk indretning. Hvad betyder videnssamfundet for virksomhe-ders indretning, og hvordan kan indretning anvendes strategisk? ErhvervsPhD-afhandling ved Institut for Kommunikation og Psykologi, Aalborg Universitet.
17. Niemala, R., Rautio, S., Hannula, M., & Reijula, K. (2002). Work en-vironment effects on labor producti-vity: An intervention study in a stor-age building. American Journal ofIndustrial Medicine, 42(4), 328-335
18. Steele, F. (1986). Making andManaging High Quality Workplaces:An Organizational Ecology. New York:Teachers College Press
19. Vischer, J (2008). Towards an Environmental Psychology of Works-pace: How People are Affected by Environments for Work. Architec-tural Science Review, 51.2, pp 97-108 20. Vischer, J (2008). Towards anEnvironmental Psychology ofWorkspace: How People areAffected by Environments for Work.Architectural Science Review, 51.2,pp 97-108.
14 / SyddanSk SundhedSinnovation / ydelSer for indflytningSproceSSer
Indretning af Atriumgård B&U Psykiatri Sygehus Sønderjyl-land
ydelSer for indflytningSproceSSer / SyddanSk SundhedSinnovation / 15
syddansk sundhedsinnovation
Forskerparken 10 G, 5230 Odense M
www.syddansksundhedsinnovation.dk