1

1

Projektstyring og Projektledelse

2

Indhold! Projektstyring i en usikker verden! Projektorganisation, uformel/formel! Projektledelse, hvorfor og hvad?! Ledelsesopgaver! Ledelsesholdninger! Ledelsesformer! Ledelsesroller! Opgave

3

Projektplanlægning Projektstyring

Hvad vil vi ? Hvad gør vi ?(Mål og midler)Projektafgrænsningen ProjektplanerneDelmålsformuleringerne DagbogenSamarbejdsaftalerne ReferaterProjektmappe Projektledelse

Organisering (Tid/Læring)

4

5 6

2

7

Projekter lever med og i usikkerhed

Formålet med projektplanlægning og projektstyring er at reducere

usikkerhed !

Hvad skyldes usikkerheden ?

(Summemøde)

8

Den operationelle usikkerhedDefinition (Galbraith 1979):! Operationel usikkerhed =! Den informationsmængde der er

nødvendig for at udføre opgaven –minus

! Den informationsmængde som på et givet tidspunkt er til rådighed for opgaveudførelsen

9

Operationel usikkerhed

10

11

Den kontekstuelle usikkerhed! Projektplaner laves under

forudsætningen at projektets vilkår er kendte og ikke forandres

! I praksis forandres projekters omgivelser undervejs

! Jo mere turbulente omgivelser og jo mere udviklingspræg projektet har jo større kontekstuel usikkerhed

12

Eksempler på kontekstuel usikkerhed

! En cementfabrik i en afrikansk ørken mangler strøm – værtsnationen fik ikke som aftalt ført el frem til fabrikken

! Utopia – det perfekte brugerinddragende softwareprojekt blev overhalet af WP

! Dora - da DR’s nye produktionssoftware endelig var færdigt var deres egne ønsker og behov væsentligt forandret, så projektet blev skrottet

3

13

Definition af kontekstuel usikkerhed

! Kontekstuel usikkerhed =! Planlægningsgrundlaget: den viden og

de præmisser projektet designes og planlægges på – minus:

! Det vidensgrundlag, de præmisser og læringsmuligheder som projektet evalueres på

14

15

Kontekstuel usikkerhed i læringsprojekter

Hvordan oplever i den kontekstuelle usikkerhed – eksempler

?(Summemøde)

16

Pause

17

Organisering og projektledelseDe uformelle roller dannes i starten af

projektperioden

! Lederen! Prygelknaben! Festaben! Klovnen! Den ansvarlige! Den sociale igangsætter

18

Organisering og projektledelseSocialisering og professionalisering af

gruppen

! De uformelle roller er led i en socialiseringsproces

! Specielt i starten af uddannelsen har studerende et stort behov for at socialisere

! Skelne mellem Socialisering og Professionalisering - Disciplinering

4

19

Organisering og projektledelseBehov for professionelle roller

! Koordinator! Mødeleder / Ordstyrer! Sekretær / Referent! Vejlederkontakt! Andre ?

20

Projektledelse - citaterVi vil ikke have nogen projektleder til at bestemme hvad vi skal – vi ønsker en demokratisk ledelse ikke nogen bussemand!Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis

21

Projektledelse - citater”Det er som at være en lus mellem 2 negle. Ledelsen vil have at jeg skal være leder i traditionel forstand. Projektdeltagerne vil have, jeg skal være praktisk gris. Og jeg selv har mest lyst til at være almindelig projektdeltager!”Citat: Projektledelse – i tværfaglige teams af Michael Karø s. 195

22

! Hvorfor er projektledelse relevant?

23

Projektledelse! Skelne mellem 2 begreber:

! Projektledelse - en funktion

! Projektlederen – en person

24

Projektorganisation! Opgaver, der egner sig til en projektorganisation er

kendetegnet ved, at de:! målt i arbejdstimer er omfattende, men meget lidt

rutineprægede! kræver samarbejde på tværs af faglige og traditionelle

afdelingsmæssige skel, og at de! skal løses indenfor et begrænset tidsrum

! En projektorganisation består af en styregruppe, med det overordnede ansvar for projektet, og en

! Projektgruppe, der udfører det egentlige arbejde samt udarbejder beslutningsgrundlag for styregruppen

! Projektlederen er typisk medlem af styringsgruppen

5

25

Projektorganisation

26

Hvad er ledelse?! Tannenbaum 1961 ! ”Ledelse er den

proces, hvor personlig indflydelse udøves i en situation, og som ved hjælp af kommunikation går mod opnåelse af specifikke mål”

27

Hvad er ledelse?! Blake og Moutons

def. fra 1985! ”Ledelse vil sige at

opnå resultater –målt if. Organisationens mål – gennem og ved hjælp af medarbejderne”.

28

Lederegenskaber! Passende intelligens! Sund dømmekraft

og tænkning! Tillid til og tro på sig

selv og andre! Ansvarsfølelse! Social interesse for

andre mennesker

! Kunne motivere! Faglig kunnen ! Kommunikations-

evne! Tåler stress

29

Lederopgaver Agne Lundquist

! Instrumentelle

! Emotionelle

! Varetagelsen af den faglige side af arbejdet herunder planlægning og kontrol

! Vedrører forholdet til og mellem medarbejderne samt deres forhold til arbejdsopgaverne

30

Lederopgaver! Repræsentative ! Består i at

repræsentere firmaet, afdelingen eller arbejdsgruppen udadtil.

6

31

Autoritet! Def. af autoritet ! Autoritet er et udtryk

for forholdet mellem 2 mennesker.

! Hvis A har fuldstændig autoritet over B, vil B uden at gøre indvendinger og uden overtalelse fra A´s side følge A´s råd, vejledning, anvisninger og ordrer.

32

Autoritet

Leder PåvirkningMedarbejders adfærd

•Råd

•Vejledning

•Anvisninger

•Ordrer

33

Autoritet! Autoritetskilder

! Erich Fromm opdeler autoritet i -

! Magtautoritet! Viden eller

kundskabsautoritet! Personlige

egenskaber! Hæmmende

autoritet og! Rationel autoritet

34

Lederholdninger Douglas McGregor

! Teori X! Synes at arbejde er

ubehageligt.! Har ingen ambitioner,

ønsker ikke ansvar og foretrækker at blive styret.

! Har ringe evner til at løse organisatoriske problemer.

! Teori Y! Synes at arbejde er lige

så naturligt som leg og hvile.

! Accepterer og søger ansvar.

! Har kreative evner og kan bidrage til løsning af organisationens problemer.

35

Lederholdninger! Teori X! Motiveres kun af

udsigten til dækning af fysiologiske behov og tryghedsbehov.

! Må kontrolleres, tvinges eller trues med straf, hvis de skal gøre en passende indsats for at nå organisationens mål.

! Teori Y! Motiveres af udsigten til

dækning af sociale og egoistiske behov og behovet for selvrealisering.

! Kan styre og kontrollere sig selv under en målsætning, som de selv går ind for.

36

Lederholdninger Edgar H. Schein

Fysiologiske behov

Sikkerhed og tryghed

Sociale

Egoistiske

Selvrea-liserende

Det rationelle menneske

Det sociale menneske

Det selvrealiserende menneske

7

37

LederholdningerDet komplicerede menneske

! En kombination af de 3 andre.

! Afhængig af situationen er mennesket domineret af den 1., 2. eller 3. Version.

! Lederen må tilstræbe en individuel tilpasning.

38

Klassiske ledelsesformer! Autoritær ledelse ! Baserer sin ledelse på

autoritet og magt.! Fastsætter selv

gruppens mål og arbejdsform.

! Giver kun de nødvendige informationer.

! Udsteder ordrer.! Administrerer straf og

belønning efter forgodtbefindende.

39

Klassiske ledelsesformer! Demokratisk ledelse ! Inddrager gruppen i

beslutninger.! Baserer sin autoritet på

kundskaber snarere end magt.

! Giver mange informationer.

! Lytter aktivt.! Hjælper gruppen til selv

at træffe beslutninger, men ikke ved hjælp af flertalsafgørelser.

40

Klassiske ledelsesformer! Laissez-faire ! Præsenterer

opgaven, men tager ellers ingen initiativer.

! Står til disposition, men er passiv.

! Ønsker ikke at blive belemret med gruppens problemer.

41

Situationsbestemt ledelse

Medar-bejderindflyd-else

Lederens styring

Leder træffer beslutninger og meddeler dem.

Leder sælger sin beslutning.

Leder præsenterer sin beslutning og inviterer til spørgsmål.Leder præsenterer sin foreløbige beslutning som kan ændres.

Leder præsenterer problemet, modtager forslag og træffer beslutning.

Leder afsætter grænser og beder gruppen træffe beslutning.

Leder sætter de rammer, gruppen skal arbejde indenfor.

Autori-tær

Demo-kratisk

42

Situationsbestemt ledelse

Leder præsenterer arbejdsopgaver og overlader resten til gruppen

Laissez-faire

8

43

Situationsbestemt ledelse! Lederadfærden

afhænger af og begrænses af den samlede situation som karakteriseres ved særligt 4 forhold.

! Lederen selv! Medarbejderne! Kulturen! Den aktuelle

situation

44

Lederen selv! Menneskesyn! Forventninger, inkl. Normer og roller! Erfaringer fra tidligere

opgaver/situationer! Eget sikkerhedsbehov; er det stort, vil

lederen sjældent have tillid til medarbejderne.

45

Medarbejderne! Kvalifikationer generelt! Tillid til lederen! Motivation og vilje til at tage et ansvar! Behov ligger oppe ved de øverste i

Maslows behovspyramide! Gruppens effektivitet! Mål og virksomheden er

sammenfaldende

46

Kulturen! De fælles holdninger, værdier og

normer, som gælder på arbejdspladsen.! Ved situationsbestemt ledelse skal

specielt en ny leder være opmærksom på kulturen.

47

Situationen! Organisationens forventninger til

lederrollen.! Organisationens traditioner/særpræg.! Opgavens art.! Opgavens tidspres.! Medarbejdernes kvalifikationer i forhold

til opgaven.

48

Ledelsesmodel Blake & Mouton

5 9

5

9

Den svage leder

Den hårde leder

Den bløde leder

Den gode leder

Kompromis-lederen

Hensynet til produktionen

Hensyn til personale

Lederristen

9

49

Lederroller! Adizes´lederroller ! Producentrollen (P)

! Administratorrollen (A)! Entrepreneurrollen (E)! Integratorrollen (I)

Hvis en af disse roller ikke varetages fører det til ”mismanagement”.

50

Producentrollen! Lederen skal skabe resultater! Må være i besiddelse af viden og

handlekraft og have en stærk præsentationstrang

! Indgående kendskab til branchen, virksomheden og markedet samt den teknolog, der skal til for at skabe resultater-

51

Administratorrollen! Lederen skal opstille retningslinier for

arbejdets udførelse, udarbejde detailplaner og koordinere og kontrollere aktiviteterne

! Må besidde sans for systematik, orden og detaljer.

52

Entrepreneurrollen! Lederen skal tænke langsigtet, sætte

mål og udforme strategier. ! Dette kræver kreativitet, risikovillighed

samt et vågent øje for nye muligheder og trusler

53

Integratorrollen! Skabe samarbejde, enighed og effektive

grupper til at løse nye opgaver.! Lederen må have interesse og sans for

mellemmenneskelige relationer, indfølingsevne samt lyst og evne til at få andre til at samarbejde.

54

ProjektlederfunktionenDer er ikke nogen hurtige og smarte patent-løsninger eller tekniske trick man bare kan lære. Meget afhænger af lyst. Lyst til at kaste sig ud i ukendt land. Lyst til problemer (at arbejde med mennesker giver altid problemer). Lyst til at udfordre sig selv. Lige så meget afhænger af at turde prøve. Gøre sig sine egne erfaringer. Hvad virker for mig. Hvad virker ikke for mig. Være åben overfor sin egen rolle – ja kort sagt kaste sig ud i det, hvis der er lyst.Citat: Projektledelse – i tværfaglige teams af Michael Karvø s. 191

10

55

Opgave1. Hvorledes adskiller projektledelse i en projektgruppe sig fra

ledelse af et projekt i erhvervslivet?2. Hvad er ledelse i en projektgruppe?3. Hvilken type autoritet kan anvendes i jeres projektledelse?4. Hvilke lederholdninger mener I er konstruktive i

projektledelse?5. Hvilken ledelsesform er konstruktiv i projektledelse?6. Hvordan kan man anvende Adizes i projektledelse?7. Varetages projektledelse bedst af en eller flere personer?

Svarene skrives på en slide eller en PP-side eller lignende og hver gruppe fremlægger kort deres resultater.