indicadores de gestiÓn e impacto
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INDICADORES DE GESTIÓN E IMPACTO
Oficina de Control Interno Enfoque hacia la Prevención
Socializar los conceptossobre indicadores de gestióne impactoRealizar un taller sobreindicadores
OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN
Oficina de Control Interno Enfoque hacia la Prevención
REFLEXIÓN
Si no se mide lo que se hace, no sepuede controlar.
Si no se puede controlar, no sepuede mejorar
Y si no se puede mejorar, no sepuede dirigir.
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Un indicador es unacomparación entre dos o másdatos o variables que sirvenpara medir cuán bienestamos administrandonuestros recursos y quelogros o resultados hemosobtenido. Esta comparaciónarroja un valor, una cifra o uncriterio, que tiene significadopara quien lo analiza.
Definición de indicador
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¿Para qué sirve un indicador?
Permite verificar el cumplimiento de losplanes, programas proyectos, objetivos,metas, procesos y procedimientos.
Permite formular planes demejoramiento.
Evita desviaciones innecesarias
Ayuda a saber cuan bien estamosadministrando nuestra gestión
Un indicador es una señal, un aviso, quenos entrega información.
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¿Para qué sirve un indicador?
Saber permanentemente el estado deavance de su gestión.
Plantear las acciones para mitigarposibles riesgos que la puedan desviardel cumplimiento de sus metas.
Al final del periodo, determinar si logrósus objetivos y metas en los tiemposprevistos, en las condiciones de cantidady calidad esperadas y con un uso óptimode recursos.
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PRINCIPIOS PARA EL DISEÑO DE INDICADORES
Los Indicadores deben ser sencillos,objetivos y de fácil manejo.
Se deben adecuar a las necesidadesde la Universidad.
Los indicadores deben estar ligadosa la evaluación de resultados ogestión
Los resultados de los indicadoresdeben igualar o superar el valorinicial.
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INDICADORES PARA TOMA DE DECISIONES
NIVEL DE DECISIÓN
CONSEJO SUPERIOR
RECTORÍA
JEFES DE DEPENDENCIAS Y DECANOS
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RESULTADO FINALImpactoCompromisosPlan de desarrollo institucionalGestión institucional
RESULTADOS INTERMEDIOSGestión por dependenciasPlanes de acción anualProyectos de inversiónCumplimiento de políticas
PRODUCTOS, SERVICIOS Y COSTOSInformación gestiónCumplimientos de actividades y funcionesUtilización recursos
UN INDICADOR ES UNA SEÑAL, UN AVISO, QUE NOS ENTREGA INFORMACIÓN
SE RELACIONA DIRECTAMENTE CON UNOBJETIVO, UNA META O UNA ACCIÓN
INDICADORES PARA TOMA DE DECISIONES
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Planes de acción anual
GESTIÓN UNIVERSIDAD
SOLICITUDES Y REQUERIMIENTOS
USUARIOS
LOGROS(INDICADORES)
Recursos:Físicos
LogísticosHumanos
FinancierosTecnológicos
Plan de Desarrollo Institucional
Proyectos de Inversión
Bienes
Servicios
IMPACTO
Satisfacción de usuarios
EFECTOS
PROCESOSINSUMOS PRODUCTO RESULTADO
PROCESO
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TALLER: CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES
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ELEMENTOS PARA EL DISEÑO DE INDICADORES
Nombre del indicadorTipo de indicadorDefinición de metas (estándares decomparación)TendenciaFórmula (ratio)Unidad de medidaObjetivoProcesoFuente de informaciónDependencia responsablePeriodicidadMeta programada en el periodoFormato
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Ubicación formato indicadores
Clic en Indicadores de gestión
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Ubicación formato indicadores
Clic en Hoja de vida
indicador
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El cuadro de mando es unaherramienta que le permiteagrupar en un solo formato todala información requerida, parapoder en un momento específico,conocer la situación de como seencuentra y tomar decisionespreventivas a tiempo.
Cuadro de mando integral – formato indicadores
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FORMATO DISEÑO INDICADORES
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INDICADOR
Nombre del Indicador:
Año:
Unidad de medida:
Tendencia:
Definición de la meta:
Tipo de Indicador:
Objetos de Indicador:
Fórmula:
Fuente de Información:
Responsable de Gestión: Responsable
Indicador:
Proceso:
Macroproceso:
Área:
Acumulado:
Frecuencia:
Metas Programadas:
Periodo Meta Programada
Periodo 1
Periodo 2
Valores totales, últimos dos años:
Fecha Valor
2017
2018
NOMBRE DEL INDICADOR
Es la característica u objeto a evaluar
Ejemplos:
Satisfacción del usuarioCumplimiento metas establecidas en elproceso de autoevaluación con fines deacreditación institucionalCumplimiento plan de comunicacionesEjecución proyectos de inversiónOportunidad en la atención de PQRSFEjecución gastos permanencia estudiantilCumplimiento y ejecución del plan debienestar laboral
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DEFINIR NOMBRE
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Año
Vigencia a la cualcorresponde la evaluaciónde los indicadores
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Año
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UNIDAD DE MEDIDA
La unidad o índice puede ser expresada enporcentaje, precios, veces o cantidades.
El índice se utiliza para detectar variacionesrespecto a unos estándares, objetivos onormas.
Es el resultado final al aplicar la fórmula(ratio) del indicador
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UNIDAD DE MEDIDA
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TENDENCIA
POSITIVA:
Se utiliza para indicadores de eficiencia y eficacia
Ejemplo: Asistencia al taller
No de asistentes al taller x 100No de asistentes convocados
28 X 100 = 80%35
Entre mas cercano al 100% mejor
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TENDENCIA
NEGATIVA:
Se utiliza para indicadores preventivos o cuyo resultadoeste asociado a disminuir alguna tendencia o mejoraralguna cualidad:
Ejemplo: Índice de deserción estudiantilTotal población estudiantil = 5200Total estudiantes matriculados = 4780Total estudiantes desertores = 420
No estudiantes que desertaron x 100No de estudiantes matriculados
420 X 100 = 8,78%4780Entre más se acerque al 0% mejor
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TENDENCIA
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DEFINICIÓN DE LA META
La definición de la meta se constituye en elestándar de comparación del resultadoobtenido frente al resultado deseado
Patrón de medida
Modelo pre-establecido que sirve comobase de juicio
Término de referencia
Punto de comparación del objeto aevaluar
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DEFINICIÓN DE LA META
Rango de gestión son los niveles decomportamiento establecidos con anterioridadpor la Universidad y permiten establecer en quegrado se cumplieron los objetivos, las metas y lavisión
Ejemplo de Rangos:
Bueno, regular y maloApropiado, conforme y inapropiadoExcelente, satisfactorio y maloAdecuado, regular e inadecuadoSemáforo (Verde, Amarillo y Rojo)
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DEFINICIÓN DE LA META
Umbral es la calificación o valor obtenido en cada uno delos rangos de gestión.
Ejemplos:Malo 0 - 40, Regular 41 – 70, Bueno 71 - 100Inapropiado 0 – 60, Regular 61 – 80, Apropiado 81 – 100Deficiente 0 - 55, Regular 56 – 75, Excelente 76 - 100
0 - 50 51 - 80 81 - 100
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DEFINICIÓN DE LA META
La universidad tiene establecido los rangos a través del sistema desemáforo, con sus niveles de
0 – 60
61 - 80
81 - 100
Nivel deficiente o con oportunidad de mejoraNo se lograron las metas propuestas, se deben realizar planes demejora
Nivel aceptableSe lograron las metas propuestas, el porcentaje de cumplimento estaen el rango de aceptación
Nivel sobresalienteLas metas se lograron por encima de la meta esperada para el periodo
Los porcentajes de realización se tienen en cuenta:Los históricosNivel de crecimiento
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Definir meta
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TIPOS DE INDICADORES
Tipo de indicador es lacaracterística a medir:
Eficiencia.Eficacia.Efectividad o Impacto.
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EFICIENCIA
Relación entre el resultadoalcanzado y los recursosutilizados.
“Utilizar adecuadamente losrecursos para el logro de losobjetivos”
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EFICACIA
Realizan las actividadesplanificadas, alcanzando losresultados planificados en eltiempo indicado.
“Hacer las cosas bien en elmenor tiempo”
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EFECTIVIDAD O IMPACTO
Mide en qué proporción secumplió con los resultadosprevistos, determinando sihubo cambios en la magnitud,a qué población afectó, en quémedida contribuyó al logro delas actividades, proyectos,planes y programas.
“Cuanto logramos cambiar”
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Describe el resultado de nuestrosobjetivos, metas y actividades y cómo sebenefician los usuarios, tanto encantidad (cobertura) como en calidad(cambios logrados).
El impacto se refleja en cambios deconocimientos, habilidades, actitudes,valores, conductas, condiciones de laspersonas o comunidades con las quetrabajamos.
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EFECTIVIDAD O IMPACTO
ETAPAS
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La medición del impacto consta de tres etapas:
• Desarrollo de un modelo lógico de información
• Identificación del impacto deseado
• Creación de indicadores de impacto.
Un modelo lógico es unaforma de mostrar en untablero de control o cuadrode mando lo que hace laplaneación (objetivos,metas, y actividades, losproductos o servicios ypropósitos e impactoesperados)
1. DESARROLLO DE UN MODELO LÓGICO DE INFORMACIÓN.
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Son los resultados esperados más allá del logro.
Ejemplo de los 10 docentes capacitados en inglés, ¿cuántos están dictando clase en el segundo idioma?¿Ha permitido mejorar la calidad en la enseñanza?
Para lo cual debemos fijar unos resultados esperados en cuanto impacto
Ejemplo: 8 docentes dictan clase en una segunda lenguaExisten 20 componentes en segunda lengua
Los resultados de impacto se pueden determinar a corto, mediano y largo plazo, por ejemplo:Si logramos que el personal posea ciertas habilidades (corto plazo).Si logramos que el personal sea más eficiente (mediano plazo).Si lograremos mayores ventas de servicios (largo plazo).
2. Identificación del impacto deseado
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¿Cómo vamos a medir el impacto?
• Realizando encuestas• Midiendo los resultados más allá del simple
cumplimiento de los logros• Medir algo específico que esté relacionado
con su efecto.
3. Creación de indicadores de impacto..
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Tipo de indicador
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OBJETIVO DEL INDICADOR
El objetivo del indicador es laexpresión de lo que se esperaconseguir con la aplicación delindicador
Medir el porcentaje delcumplimiento de la ejecucióndel plan de bienestar laboralestablecido para laUniversidad
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Objetivo indicador
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FÓRMULA (RATIO)
La fórmula es la relación que existe entredos variables que comparancaracterísticas de un mismo tipo oproceso.
Las variables que conforman elnumerador y denominador de la relación,deben estar claramente definidas en eltiempo y en el espacio
NumeradorDenominador
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FORMULA (RATIO)
En el denominador se coloca el universo, o sea el total de lavariable a evaluar.
40 actividades de divulgación del sistema de control interno
En el numerador se coloca la variable a evaluar, o sea resultadoobtenido.
25 actividades realizadas de divulgación del sistema de controlinterno
Tanto el numerador como el denominador deben tener elmismo patrón de medida
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FÓRMULA (RATIO)
Número de actividades programadas
Cumplimiento de actividades Rol
Enfoque hacia la Prevención
= X 100Número de actividades ejecutadas
TIPO DE INDICADOR: EFICACIA
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Fórmula
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LECTURA INDICADOR
Número de actividades programadas=
25
40
Cumplimiento de actividades Rol Enfoque
hacia la Prevención= X 100 62.5 %
Número de actividades ejecutadas
X 100
ÍNDICE
VARIABLE A EVALUAR
UNIVERSOIGUAL PATRÓN
DE MEDIDA
TIPO DE INDICADOR: EFICACIA
Cumplimiento de actividades Rol Enfoque
hacia la Prevención
NOMBRE
RATIO
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LECTURA INDICADOR
El 62.5 % de las actividades programadas fueron ejecutadas
LECTURA DEL INDICADOR
=
25
40
Cumplimiento de actividades Rol
Enfoque hacia la Prevención
= X 100 62.5 %
Número de actividades programadas
Cumplimiento de actividades Rol
Enfoque hacia la Prevención
= X 100
Número de actividades ejecutadas
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Fuente de información
Es el documento en donde esta consignada lainformación
Ejemplo:
• Programa Anual de auditoría• Estados Financieros a dic 31• Estadísticas estudiantes matriculados
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Fuente de información
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Responsable de Gestión e indicador
Indicar el nombre de lapersona responsable dellevar a cabo la gestión y delencargado de aplicar elindicador.
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Responsable de Gestión e indicador
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PROCESO - MACROPROCESO
Es el nombre del proceso al cual estaasociado el indicador.
Los indicadores están construidospor proceso y no por dependencia
Indicar el nombre delMacroproceso:• Estratégico• Misional• Apoyo• Evaluación
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PROCESO - MACROPROCESO
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ÁREA
Indicar el nombre de laFacultad o dependenciaresponsable del proceso eindicador
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Área
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Acumulado
Indicar como se va a llevar elacumulado de losindicadores en las periodosde evaluación
• Total• Promedio• Cifras absolutas
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Acumulado
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Frecuencia
Indicar la periodicidad con lacual se va a llevar a acabo laevaluación del indicador
• Anual• Semestral• Cuatrimestral• Trimestral• Bimestral• Mensual
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Frecuencia
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METAS PROGRAMADAS
Es el valor estimado de cumplimientoestablecido para cada periodo
En nuestro ejemplo es:Para el Primer semestre 50%Para el segundo semestre 90%
Esta se determina teniendo en cuenta:Los históricosLa capacidad instaladaLos recursosLa proyección de crecimiento
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Metas programadas
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Meta cumplidas
El 62.5 % de las actividades programadas fueron ejecutadas
Resultado del indicador =
Que la Oficina de Control Interno haya logrado el 62.5 % es
Bueno
Regular
Malo
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COMPARACIÓN METAEl nivel de 62.5% es: ¿bueno?, ¿malo?, ¿qué nos dice?, ¿secumplió?, ¿sirve?, ¿qué acciones debemos llevar a cabo?
Es en este momento cuando lo debemos comparar contra losestándares o contra factores estratégicos de logros que tenemosdefinidos y ahí si podemos definir si estamos bien o no
El 62.5% se encuentra en un nivel deficiente de cumplimiento, por lotanto la oficina deberá elaborar un plan de mejora y elevar el índicede cumplimiento.
0 - 74
75 - 80
81 - 100
Nivel deficiente
Nivel aceptable
Nivel sobresaliente
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ANÁLISIS PARA EL INDICADOR
El análisis se realiza a través del aplicativo Isodoc
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ANÁLISIS PARA EL INDICADOR
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ANÁLISIS PARA EL INDICADOR
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Valores totales últimos 2 años
Son los resultados obtenidos en los 2últimos años, que sirven para evaluary analizar nuestra gestión
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Valores totales últimos 2 años
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¿Cómo medir el impacto mediante encuestas?
Para medir los aspectosrelacionados con la efectividad oimpacto, se utilizan indicadoresque permitan medir el nivel desatisfacción del usuario duranteun período determinado, para locual se aplican encuestas desatisfacción a nuestros usuarios
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ENCUESTAS
Existen dos tipos de encuestas, depreguntas abiertas o cerradas
ABIERTAS se utilizan para recoger laopinión de las personas, sutabulación es más compleja.
CERRADAS se utilizan para medir elgrado de realización, satisfacción,logro y percepción que los usuariostienen de la calidad del servicio quepresta la Universidad.
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NIVELES DE SATISFACCIÓN
Normalmente en las encuestascerradas se utilizan varios nivelespara medir la satisfacción
Bueno, regular o malo
Satisfactorio, regular oinsatisfactorio
Aceptable, adecuado oinaceptable
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PONDERACIÓN NIVELES
Bueno = 3Regular = 2Malo = 1
A cada uno de los niveles se les debe dar un peso
N. VARIABLE B R M OBSERVACIÓN
1
n
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¿Cómo calificar las encuestas?
Se deben hallar las calificaciones máximas y mínimas posibles
Ejemplo:
La encuesta tiene 10 preguntas
Se aplico a 25 personas (Universo 25)
A las respuestas se las califico:
Bueno = 3Regular = 2Malo = 1
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CALIFICACIÓN MÍNIMA POSIBLE
CALIFICACIÓN MÍNIMA POSIBLE
Supongamos que la encuesta tiene 10preguntas y que todas las preguntasfueron calificadas como malas (1) y quefueron 25 los encuestados la CMinP seríade:
Número de preguntas por el valorobtenido en cada una de ellas por eltotal de encuestados
10 x 1 = 10 x 25 = 250
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CALIFICACIÓN MÁXIMA POSIBLE
CALIFICACIÓN MÁXIMA POSIBLE
Supongamos que la encuesta tiene 10preguntas y que todas las preguntas fueroncalificadas como buenas (3) y que fueron 25los encuestados la CMaxP sería de:
Número de preguntas por el valor obtenido encada una de ellas por el total de encuestados
10 x 3 = 30 x 25 = 750
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VALOR DE NIVEL
Los niveles son 3: Bueno, regular y malo
Si la calificación máxima es 750 y la mínimaes 250, la diferencia es:
750 – 250 = 500
Los 500 se dividen entre los 3 niveles:
500 ÷ 3 = 166.66
El 166.66 representa el valor entre niveles
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TEORÍA DE MÁXIMOS Y MÍNIMOS
NIVEL ESCALA DE
BUENO
REGULAR
MALO
583,34
416,67
CMinP
250
A
A
A
CMaxP
750
583,33
416,66
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COMPARACIÓN RESULTADO
Al aplicar las encuestas, elresultado final de sumarlas secompara con la tabla de nivelesy está nos indicará en que nivelde satisfacción se encuentrannuestros usuarios y nospermitirá establecer Planes deMejora.
Ejemplo: la sumatoria dio 548puntos, ubicándola en el nivelregular.
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NIVEL ESCALA DE
BUENO
REGULAR
MALO
583,34
416,67
CMinP
250
A
A
A
CMaxP
750
583,33
416,66
LA ASAMBLEA
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GRACIAS POR SU ATENCIÓN
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