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INDICE

¤  Introducción

¤  ¿Qué es la comunicación?

¤  Comunicación interna

¤  Comunicación externa

¤  Medios de difusión ¤  House organ ¤  Newsletter

¤  Fuentes

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TP Nº5 – Comunicación interna-‐externa – Luis Garay Lynch


Introducción

Mediante este trabajo se puede analizar cuales son las

comunicaciones que utilizan las empresas para su mejor

desarrollo, las herramientas que utilizan, y lo favorable que es la

comunicaciónón tanto interna como externa para poder ser una

empresa potencial y sustentable.

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Comunicación

La comunicación es una actividad consustancial a la vida de la organización,

es “la red que se teje entre los elementos de una organización y

que brinda su característica esencial: la de ser un sistema” (Katz y

Khan,1986), “el cemento que mantiene unidas las unidades de una

organización” (Lucas Marin, 1997), el alma o “el sistema nervioso de la

empresa” (Puchol, 1997).

Pero la comunicación no hay que entenderla únicamente como el soporte que

sustenta las distintas actividades de la organización; la comunicación es

un recurso, un activo que hay que gestionar.

No es sólo función de un departamento, sino que debe asumirse por cada jefe

y su equipo.

Para N. Luhmann, la información, la expresión comunicativa y la

comprensión serían los tres elementos del fenómeno comunicativo. Por

consiguiente, para que se desarrolle un proceso comunicativo “la

información ha de ser expresada y esta expresión comunicativa ha

de ser comprendida”


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Tipos de comunicación


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Comunicación Interna

La comunicación interna permite la introducción, difusión, aceptación

e interiorización de los nuevos valores y pautas de gestión que

acompañan el desarrollo organizacional.

Uno de los objetivos que toda organización persigue es que sus trabajadores

estén motivados, identificados con los objetivos organizacionales. Los

trabajadores a su vez necesitan estar informados para sentirse

parte activa de la organización y que la participación reciba el adecuado

reconocimiento. De este modo, la comunicación al incrementar las posibilidad

de participación, favorecer las iniciativas y movilizar la creatividad, se

convierte en un factor de integración, motivación y desarrollo

personal.

La buena gestión de la comunicación interna debe alcanzar un objetivo

básico: cubrir las necesidades de comunicación que presentan los

individuos o grupos que conforman la organización. Y en este sentido

la comunicación es tan importante para los empleados como para la dirección.


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Es un proceso circular

La comunicación dentro de la organización debe planificarse, la misma

será coherente con los objetivos anuales de la organización. Solo de

este modo, la comunicación interna servirá para desarrollar y aplicar con éxito

esos objetivos anuales y acciones concretas.

La comunicación interna permite:

¤  Construir una identidad de la empresa en un clima de

confianza y motivación

¤  Profundizar en el conocimiento de la empresa como entidad

¤  Romper departamentos estancados respecto a actividades

aparentemente independientes, pero que hacen que se

bloqueen entre si

¤  Informar individualmente a los empleados

¤  Hacer públicos los logros conseguidos por la empresa

¤  Permitirle a cada uno expresarse ante la dirección general, y

esto cualquiera que sea su posición en la escala jerárquica de la

organización

¤  Promover una comunicación a todas las escalas.


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Tipos de comunicación interna

Comunicación descendente: proviene desde la dirección de la organización

al resto de los miembros de la misma. Se caracteriza por poseer un contenido

demasiado específico; transmite mensajes predominantemente relacionados

con la ejecución y valoración de la tarea, órdenes y especificaciones de trabajo

relacionadas con las funciones a realizar, los objetivos a alcanzar, las líneas de

acción que conviene respetar, el nivel de cumplimiento de la tarea. Oculta

datos de carácter institucional: los objetivos de la organización, los

resultados alcanzados, los acontecimientos más importantes y significativos.

Herramientas de comunicación descendente:

Tablones de anuncio

Periódico interno

Carta al personal

Jornada de puertas abiertas

Reuniones de información

Entrevista individual, etc.


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Herramientas comunicación ascendente:

Entrevista

Programa de sugerencias

Sección en el periódico interno

Por correo

Buzón de sugerencias

Intranet

Etc.

Comunicación ascendente: La comunicación ascendente es de vital

importancia para las organizaciones basadas en la información dado que, como

señala P. Drucker, “los conocimientos estarán en la parte baja de la pirámide

jerárquica, en la mente de los especialistas que realizan diversos trabajos y se

dirigen a sí mismos”. La comunicación ascendente se convierte, de este modo, en

una herramienta que proporciona un retroalimentación importante

sobre la efectividad de las comunicaciones descendentes y sobre los

problemas de la organización. Permite a los trabajadores plantear sugerencias

para las solución de problemas o propuestas de mejora y, en el peor de los casos,

quejarse o comunicar el descontento.


Comunicación horizontal: es la que fluye entre los miembros de la entidad

que se encuentran en el mismo nivel de la organización. La mayoría de los

mensajes emitidos crean cohesión y coordinación, incrementan el

espíritu de equipo y un ambiente positivo de trabajo común, haciendo

participes a todos en el proceso.

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Herramientas de comunicación interna

¤ Comunicación directa, personal y hablada: Informes individuales,

informes en grupo, reuniones de personal, conferencias, andando (se conoce

como Dirección Andando, donde el directo se pase por la empresa hablando con

empleados y escuchándolos a estos también).

¤ Comunicación hablada impersonal: Televisión (las directivas se dan a

través de sistemas cerrados de televisión instalados en la empresa), Radio

(funciona parecido pero a través de una radio donde se pasa música todo el día y

algún mensaje con los valores de la empresa), Video (instructivos para el

personal para su desarrollo, o como soporte para el análisis de fin de año de la

empresa).

¤ Comunicación no hablada: Correo electrónico (mejora la velocidad en la

comunicación y de la respuesta), Intranet (un sistema interno de la empresa

para sus comunicaciones, no solo con correo sino información de esta),

Informes anuales para el personal (similares con los informes de accionistas, y

coherentes entre sí, pero de aspectos diferentes y con relevancia en diferentes

puntos ya que el empleado tiene intereses diferentes al de los accionistas),

Cartelera (las empresas no siempre utilizan este medio, ya que puede funcionar

o ser un desastre; pueden llenarse de anuncios que terminen tapando otros más

importantes, o trae conflictos entre empleados por ejemplo por colocar fotos que

no incluyen a todo el personal, etc.), Buzón de sugerencia (muy importante y

utilizado para el feedback con los empleados, ellos pueden dar ideas sobre la

manera de mejorar la experiencia en el trabajo y el rendimiento en la empresa;

siempre debe haber respuesta de otro lado, la empresa), House Organ (es una

especie de revista o boletín interno que la empresa brinda a los empleados para

mantenerlos informados de lo que ocurre en y con la empresa).


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Comunicación externa

La comunicación exterior de una empresa es el conjunto de actividades

generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la

relación con los diferentes públicos objetivo del negocio, así como a

proyectar una imagen favorable de la compañía o promover actividades,

productos y servicios.

La comunicación externa es la trasmisión y recepción de datos, pautas,

imágenes, referidas a la organización y a su contexto. Para la

organización que tiene su atención centrada en sus clientes, es fundamental

mantener un doble flujo de comunicación: Recibir información sobre las

variaciones en la dinámica del contexto socio-político y económico en que

desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus políticas; y proyectar

sobre el ámbito social una imágen de empresa fundada en información sobre su

dinámica interna y su acción objetiva sobre el medio social. Los interlocutores

privilegiados de esa comunicación son los clientes, los proveedores, la

opinión pública y el gobierno.


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Tipos de comunicación externa

¤ Comunicación externa estratégica: consiste en conocer los datos de la

competencia, las variables económicas y su evolución así como los cambios en

legislación laboral y muchos más, con el fin de alcanzar una posición

competitiva en el mercado.

¤ Comunicación externa operativa. Se utiliza para el desarrollo diario de la

actividad de la empresa, y es la más importante a nivel de conocer ya que es la

que lleva todas las comunicaciones públicas externas de la empresa, tanto con

proveedores, clientes, competidores, administraciones, etc.

¤ Comunicación externa de notoriedad. Quiere dar a conocer a la empresa,

tanto en mejorar la imagen como dar a conocer los productos. Es la que se

encarga de la promoción, marketing, publicidad, patrocinios y otras actividades

que hacen conocida la empresa de cara al exterior.


¤ Comunicación interpersonal: directo con el consumidor, dialogo e

interacción; se utilizan las exposiciones, ferias, eventos especiales, etc.

¤ Comunicación corporativa: reforzar la identidad de la empresa, como lo

hablado anteriormente; se utilizan los newsletters electrónicos, material

promocional (folletos, catálogos, etc.), sitios web, etc.

¤ Tácticas de Relaciones Públicas: dirigidas a los medios de comunicación,

menciones no pagas en estos; se usan las gacetillas de prensa, y carpetas de

presentación para los periodistas.

¤ Tácticas de Publicidad y Promoción: incrementan ventas o posicionan la

marca; se usa la publicidad, marketing directo, promociones, etc.

Herramientas de comunicación externa

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House organ Órgano de difusión que utilizan las empresas para bajar de forma directa la

información institucional a sus empleados. Es una herramienta central de la

comunicación interna que busca optimizar la imágen de la institución y

comunicarla a su personal, mientras mejora la motivación y

profundiza el sentido de pertenencia. Se busca que el empleado se sienta

cómodo, identificado con los objetivos de la empresa, que exista un buen clima

organizacional. Se entrega a cada uno de los miembros de la organización y puede

ser a fin de mes o junto con el pago de los salarios.


Ejemplo 1:

Contiene un nombre Simple, directo, alegre, inolvidable. Los colores permiten

impacto y combinar tonos con fuerza. El motivo de la elección de tintas debe ser el

mismo por el cual la publicación se imprime en papel reciclable: para que se

perciba de bajo presupuesto, ya que EasyJet es una empresa que por su modelo

de negocio se esmera en cuidar cada centavo. Que el House Organ parezca más

económico, aunque no lo sea, es alinearse a la cultura.

En cuanto a niveles de lectura el título es grande y combina colores cuenta con

tips para facilitar la lectura y, bullets representados gráficamente con un

avioncito.

Ejemplo 2:

Está destinado únicamente a empleados y resulta interesante como toma la idea

del Rumor (Buzz en inglés), eje en las comunicaciones, para darle nombre y

formar una estrecha relación con el producto de la empresa. También ver que no

sólo da a conocer a sus empleados el nuevo proyecto, sino que los invita a

participar y dar opiniones respecto a este para poder desarrollarlo y mejorarlo.

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Ejemplos 1


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Ejemplos 2


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Newsletter

Es una publicación que las empresas envían regularmente a sus afiliados para

informarles sobre sus nuevos productos, sus mejores promociones y las

últimas noticias de interés. En definitiva: una herramienta efectiva para

hacer marketing digital.

Se trata de un canal de publicidad totalmente permisivo y, por tanto, el usuario que

recibe una newsletter estará muy receptivo a asimilar los contenidos del boletín.

La newsletter sirve para crear relaciones estables y duraderas con nuestros

clientes, accionistas, empleados y, en definitiva, con cualquier usuario interesado

por nuestra organización.

Ejemplo 1 y 2: ambos son newsletters que llaman la atención, tienen una muy

buena visual que hará que el publico se interese por leerlo, además de ser claros

y concisos en lo que están comunicando.


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Ejemplos 1

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Ejemplos 2

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Fuentes

http://introcomunicacion2010.blogspot.com.ar/2010/05/comunicacion-interna-y-

externa.html

http://ciberconta.unizar.es/Leccion/comui/100.HTM

http://www.feaps.org/biblioteca/libros/documentos/comunicacion_interna.pdf

http://www.gestion.org/recursos-humanos/clima-laboral/4371/la-comunicacion-

externa-en-la-empresa/

http://www.slideshare.net/leon_lato/comunicacion-interna-y-externa-11919988

http://suite101.net/article/que-es-un-house-organ-y-para-que-sirve-a32575

http://internalcomms.com.ar/la-comunicacion-interna-en-yahoo/

http://internalcomms.com.ar/el-house-organ-de-easyjet-londres/

http://www.marketingdirecto.com/actualidad/e-mail-marketing/30-originales-

newsletters-que-no-terminaran-en-la-papelera-del-cliente/


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