indkaldelse til bestyrelsesmØde...a. overordnet evaluering af bestyrelsens arbejde ift....

Dato 6. august 2020

INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 13. august 2020 kl. 17.00 på administrationskontoret, Brendstrupgårds-vej 7 med følgende dagsorden: 1. Workshop om afdelingsmøder kl. 17:00 – 18:00 2. Strategiske punkter kl. 18:00 – 18:45

a. Sammenfatning af diskussion om kredsarbejde og udsatte boligområder (B) * b. Status på strategiudmøntning (O) * c. Status på nybyggeriprojekter (O) (FORTROLIGT) *

3. Beslutningspunkter kl. 18:45 – 19:20 a. Afdelingsmøder 2020, herunder godkendelse af budget i afdelinger uden bestyrelse (B) * b. Tilskud til afdelingerne (B) * c. Anmodning om hjælp til genhusning fra ALBOA (B) * d. Repræsentantskabsmøde 2020 (B) * e. Valg af kredsformandskab (D)

4. Orienteringspunkter kl. 19:20 – 19:40 a. Økonomisk orientering 2. kvartal (O) b. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * c. Orientering fra administrationen (O) * d. Orientering fra udvalgene (O)

5. Øvrige punkter kl. 19:40 – 19:50

a. Kommunikation med repræsentantskabet (B) b. Emner til næste møde, der holdes den 29. september 2020 (B) c. Mødeplan 2020-21 (O) * d. Uddannelsesplaner (B) *

6. Mødeevaluering kl. 19:50 – 20:00

a. Overordnet evaluering af bestyrelsens arbejde ift. principperne for værdiskabelse (D) * 7. Eventuelt (O)

Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.

NOTAT TIL PKT 2.a

Sammenfatning af diskussion om kredsarbejde og udsatte boligområder

Kredsenes opgave tager udgangspunkt i de vedtægtsbestemte formål for BL og er blandt andet realisering af BL’ målsætnings- og handleprogrammer, varetagelse af den lokale interessevaretagelse samt støtte samarbejdet med kommunerne. Herudover skal kredsene sikre samarbejde, vidende-ling og erfaringsudveksling på tværs af medlemsorganisationerne om fælles udfor-dringer. Kredsene er et boligpolitisk forum for natio-nale boligpolitiske spørgsmål og for den lo-kale boligpolitik i region og kommune. Organisationsbestyrelsen ser kredsarbejdet som et væsentligt redskab for at sikre Bolig-kontoret Århus’ interesser og synspunkter og i øvrigt bredt fremme de almene boligor-ganisationers anseelse, muligheder og ind-flydelse i Aarhus Kommune. Det gælder na-turligvis særligt med hensyn til de strategisk centrale mål om at skabe hjem, der samler Århus, ved at gøre det så nemt, bæredyg-tigt og fælles som muligt at være beboer og boligsøgende. Boligkontoret Århus’ repræsentanter i kredsen ønsker at opnå resultater gennem et tæt og tillids-fuldt samarbejde med de øvrige boligorganisationer i kredsen og med Aarhus Kommune. Dette skal dog ikke hindre, at Boligkontoret Århus’ repræsentanter samtidig giver klart og konstruktivt ud-tryk for sine eventuelle principielle betænkeligheder i en sag overfor disse samarbejdspartnere. Hvis boligorganisationens repræsentanter ser grund til at kritisere – eller anprise – lovgivning eller andre forhold, der ligger uden for både Aarhus Kommunes og boligorganisationens umiddelbare

DATO 6. august 2020

AFSENDER/FORFATTER MH/SH

MODTAGER Bestyrelsen

PROBLEMSTILLING

§ 2. BL er interesse- og brancheorganisation for de almene boligorganisationer.

Stk. 2. BL's formål er som interesseorganisation at samle de almene boligorganisationer til fælles arbejde for disses og deres beboeres interesse i udvikling af beboerdemokratiet og bedre boligfor-hold for brede befolkningsgrupper.

Stk. 3. BL's formål som brancheorganisation er at styrke medlemmerne administrativt, teknisk og socialt til altid at fremstå som moderne og effek-tive aktører på boligmarkedet.

Stk. 4. BL skal ved forhandling og indgåelse af aftaler om relevante kollektive aftaler om løn og ansættelsesvilkår styrke medlemmernes funktion som arbejdsgivere.

Stk. 5. Medlemmerne forpligter sig til at respek-tere de aftaler om løn- og ansættelsesforhold, som BL jf. stk. 4 indgår med faglige organisatio-ner.

2/3

indflydelse, er det også væsentligt at dette sker, også selv om det foregår på et helt principielt grundlag, naturligvis rettet mod de fora – Folketing, regering eller andre – der er ansvarlige og kompetente i den konkrete sag. Det er dog organisationsbestyrelsens og kredsrepræsentanternes opgave i komplekse problemstillinger at få tilvejebragt et så klart holdningsgrundlag for boligorgani-sationen, at repræsentanterne kan sikre organisationens optimale indflydelse. Medlemmerne af kredsrepræsentantskabet/kredsbestyrelsen er ansvarlig for, at organisationsbe-styrelsen løbende får tilsendt dagsordener og referater fra møder i kredsrepræsentantska-bet/kredsbestyrelsen. Såfremt der er spørgsmål af stor principiel vigtighed, og såfremt tiden tillader det, bør sådanne spørgsmål underlægges en principdrøftelse i organisationsbestyrelsen inden kredsens behandling. Vi ser dog god grund til at udtrykke kritik af politiske tiltag fra Folketinget ift. lovgivning om udsatte boligområder. Deri adskiller vi os ikke fra de øvrige organisationer i BL og i kredsen. Vi skal dog såvel i kredsen som i Boligkontoret Århus forholde os til den givne situation og af-hjælpe genhusningsbehovet, der er opstået i Brabrand Boligforening og i Østjysk Bolig som følge af udmøntning af lovgivningen. Til det formål har kredsen handlet sig til en kvote der modsvarer antal og størrelse af de nedlagte lejemål plus en konsolidering af den sædvanlige kvote på 1.600 lejemål over fire år. På bestyrelsesmødet den 29. november 2018 blev organisationsbestyrelsen orienteret om for-handlingsmandatet givet til kredsformanden af 5. kreds repræsentantskab. Endvidere blev udkast til aftale om udmøntning af parallelsamfundspakken fremlagt og drøftet, og organisationsbestyrel-sen tilsluttede sig aftalen. Udkastet blev af gode grunde behandlet fortroligt, da aftalen endnu ikke var underskrevet på tidspunktet. Aftalen tilgodeser Brabrand Boligforening og Østjysk Bolig med kvoter i forhold til antallet af ned-lagte boliger. De øvrige kvoter følger normale procedurer for tildeling. Baggrunden for denne beslutning var, at selve loven om udsatte boligområder, der forpligter til nedrivning af boliger i disse særlige områder, er vedtaget af Folketinget, og som sådan hverken er Aarhus Kommunes, 5. kreds’ eller Boligkontoret Århus’ kompetence. Er organisationsbestyrelsen kritisk overfor den generelle tilgang, må denne kritik rettes mod Folketingets flertal. Den konkrete udmøntning af den lovmæssige forpligtelse til nedrivning er aftalt mellem Aarhus Kommune på den ene side og 5. kreds og de to boligorganisationer på den anden. Denne aftale handler om konkret, hvilke boliger der skal nedrives og hvilke rettigheder, de der i den situation be-klageligvis mister deres bolig, skal udstyres med. Bestyrelsen bør forholde sig til, hvorledes man overordnet ønsker at navigere politisk. Forudsæt-ningen for at kunne opnå resultater i samarbejde med myndigheder m.m. for både boligorganisati-onen og 5. kreds har de seneste ti år været en konstruktiv tilgang, hvor man har søgt løbende at bidrage til løsning af byens og kommunens problemer med bl.a. socialt udsatte, byudvikling, bære-dygtighed m.m. Dette udelukker ikke, at man samtidig kan markere en kant på væsentlige spørgs-mål, men det har været vigtigt, at denne kant ikke begrænser realiseringen af vores opgaver som boligorganisation, som dette er beskrevet i vedtægterne: ”at opføre, udleje, administrere, vedlige-holde og modernisere støttet boligbyggeri”. En konsekvens af den konstruktive politiske tilgang må således være, at enhver kritik formuleres konstruktivt, og at kritik at konkrete initiativer ledsages af realistiske og plausible forslag til alterna-tive initiativer.

3/3

Såfremt bestyrelsen finder det væsentligt, at Boligkontoret Århus udtrykker synspunkter om lovgiv-ningen om udsatte boligområder, kan den i forlængelse heraf med fordel afklare flg.:

• Finder bestyrelsen, at den sociale og by- og samfundsmæssige situation i de udsatte bolig-områder forud for lovgivningen om udsatte boligområder var tilfredsstillende

• Hvis ikke, hvilke initiativer finder bestyrelsen så ville være hensigtsmæssige for at rette op på denne situation?

Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og træffer beslutning om de skitserede temaer.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 2.b

Status på strategiudmøntning

Arbejdet med udmøntning af strategigrundlaget har grundet corona og sommerferie bevæget sig meget langsomt fremad. Det er dog, som tidligere aftalt i organisationsbestyrelsen, fastlagt, at der arbejdes med udmøntningen i følgende tempi:

17. august Præsentation af grundlaget og dialog med repræsentantskabet om udmøntningen på kvartalsmøde

27. august Workshop med alle medarbejdere aflyses

2. september Fornyet drøftelse af strategigrundlaget med repræsentantskabet

7. september Sammenfatning i chefgruppen af input fra repræsentantskabet

29. september Endelig godkendelse af udmøntningen i organisationsbestyrelsen

Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager procesplanen til efterretning.

DATO 10. august 2020

AFSENDER/FORFATTER Morten Homann


PROBLEMSTILLING

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 3.a

Afdelingsmøder 2020

Som tidligere aftalt har administrationen sat mindst én deltager fra administration og/eller organisa-tionsbestyrelse på alle afdelingsmøder, bortset fra møderne i afdeling 62, Skejbyparken (her delta-ger Lars Hansen som dirigent) og afdeling 67, Hørreløkken (her deltager Peter Nielsen som diri-gent). I de budgetter, der forelægges afdelingsmøderne, er der huslejeændringer i følgende afdelinger (med forbehold for, at der fortsat kan ske enkelte justeringer):

Afdeling Leje 2020 pr. m 2 Lejeændring

01 Jens Baggesens Vej 808 2,35%

02 Haugesundsvej m.fl. 624 1,18%

03 Viggo Stuckenbergs Vej-Otto Benzons Vej 720 3,52%

04 Chr. Molbechs Vej 868 -10,57%

06 Risvang Alle 919 2,46%

07 Vestre Ringgade 768 6,50%

08 Vilh.Bergsøes Vej 865 3,16%

09 Trøjborgvej 646 8,20%

10 Nordalsvej m.fl. 643 6,34%

11 Helge Rodes Vej 866 1,54%

12 Majdalen 677 0,95%

13 Hammershusvej 792 -4,93%

14 Aldersrovej 778 8,40%

15 Peter Fabers Vej 699 3,57%

16 Hammershusvej 734 -6,89%

DATO 6. august 2020



PROBLEMSTILLING

2/4


17 Kongsvang 877 -8,99%

18 Trøjborgvej 643 9,57%

19 Tamperdalsvej 733 2,41%

20 Norgesparken 714 0,33%

22 Illerupvej 847

23 Nydamsparken 757

24 Kirkedammen 865 -4,05%

25 Reginehøj 624


27 Frydenlund 798 1,36%

28 Lindholmparken 746 5,45%

29 Kalmargade 739 -3,08%

30 Nørreskovvej 756 4,59%

31 Rydevænget 764 0,69%

32 Nørreskovvej 863 7,74%


34 Salonikivej 851 3,63%

35 Skelagervej 896 6,95%

36 Hallssti 1.080 5,09%

37 Istedgade 964 -1,67%

38 Visbjerg Hegn 1.096 -3,24%

39 Attikavej 932 6,11%

40 Fredensgade 984 -2,26%

41 Viruplund 946 -1,37%

42 Hjelmagerparken 917 4,03%

44 Hjulby Hegn 900 4,64%

45 Torpevænget-Kappelvænget 919 1,76%

46 Vistoftparken 862 15,92%

47 Julsøvej 1.007 5,09%

3/4


48 Skæring Parkvej 993 1,04%

49 Fredensgade 1.100 -4,25%

50 Brendstrupvej 859 -10,88%

51 Fredericiagade 1.014 -6,19%

52 Viborgvej 926

53 Julsøvej 850 1,47%

54 Norsgade 1.165 -20,89%


56 Katrinebjergvej 844 4,33%

57 Åvænget 938 -4,67%

58 Ranunkelvej 849 12,60%

59 Høegh-Guldbergs Gade 928 -2,11%

60 Paludan-Müllers Vej 1.130 10,25%

61 Chokoladen 1.031 0,83%

62 Skejbyparken 829 4,45%


65 Bethesdavej 1.289 1,03%

67 Hørretløkken 858 -1,37%

68 Østergade 876 -1,88%

70 Ranunkelvej 933 5,70%

71 Damgårdstoften 879 9,67%

72 Rønnevangen 986 5,90%

73 Virup Skovvej 944 5,75%

75 Herningvej 998 7,46%

Som opfølgning på bestyrelsens evaluering af sidste års afdelingsmøder med hensyn til vanske-lighederne med at rekruttere afdelingsbestyrelsesmedlemmer i ungdomsboligafdelingerne, vælges der forsøgsvis i år kun medlemmer for ét år i de rene ungdomsboligafdelinger (uanset af en toårig valgperiode fremgår af normalvedtægten). Det drejer sig om afdelingerne

• 37 Istedgade • 41 Virupvej • 45 Torpevænget/Kappelvænget

4/4

• 47 Julsøvej • 49 Fredensgade • 50 Brendstrupvej • 51 Fredericiagade • 56 Katrinebjergvej • 59 Høegh-Guldbergs Gade • 60 Paludan-Müllers Vej • 61 Chokoladen • 75 Herningvej

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Det indstilles derudover, at bestyrelsen godkender budget og vedligeholdelsesplan for afdeling 40 Fredensgade, 41 Virupvej, 46 Vistoftparken, 47 Julsøvej, 49 Fredensgade, 53 Julsøvej, 56 Katrine-bjergvej og 68 Østergade, 71 Damgårdstoften, hvor der pt. ikke er nogen afdelingsbestyrelse.

INDSTILLING

Hvad er budget 2021?

Huslejen falder med 2,26% i 2021

Eksempler på husleje pr. 1. januar 2021 (budgettet som foreslået)

Boligtype Månedlig leje Ny leje Fald

2-rums familiebolig (72,3 m²) 5.930 5.796 134



Vedligeholdelsesplan

Henlæggelser

Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje – også i samme boligstørrelse.

Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i 2021. I almene boliger må der ikke budgetteres med over-

eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af

boligerne, der kan sættes i værk.

På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Sammen

med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal

gennemføres i 2021.

Din husleje falder med 2,26% fra 1. januar 2021.

Afdeling 40 Fredensgade

Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele

vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag, som behandles for sig. Du skal særligt være opmærksom på, når der et år står beløb

under Optagelse af lån . Det betyder, at der i løbet af året skal optages et lån, der oftest medfører lejeforhøjelse.

Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2021

henlægger afdelingen 239 kr. pr. m². I alt var der ved udgangen af 2019 henlagt 1.102 kr. pr. m² i afdelingen. Beløbene skal ses i

sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver

det store henlæggelser – er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over

de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

Budget 2021 – hovedlinjer

Budget 2021

KontoRegnskab

2019

Budget

2020

Budget

2021

Ændring

budget

2020/2021

(betyd.)

115 Almindelig vedligeholdelse 4.234 12.565 8.806 -30%

118 Drift af fællesfaciliteter 3.456 312 3.525 >999%

119 Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m. 7.058 10.000 10.000

107 Vandafgift 49.486 59.273 50.476 -15%

109 Renovation m.m. 40.176 37.024 41.783 +13%

111 El og varme 24.948 30.000 25.945 -14%

114 Ejendomsfunktionær og renholdelse 69.444 64.539 74.449 +15%

116 Planlagt vedligeholdelse 161.240 784.797 720.756 -8%

116.9 Dækket af henlæggelser -161.240 -784.797 -669.756

116.9 Dækket af lån/tilskud - - -51.000

119 Øvrige udgifter, herunder udgifter til kontorhold og kontingent til BL 2.414 2.446 2.510 +3%

120 Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse 313.818 310.186 292.356 -6%

140 Overført til resultatkonto 12.735 - -

105 Ydelse Landsbyggefond, dispositionsfond 565.267 565.268 565.267

106 Ejendomsskatter 34.156 34.200 36.046 +5%

110 Forsikringer 15.910 15.982 16.425 +3%

112 Administrationsbidrag 83.240 83.690 82.790 -1%

125 Ydelse på forbedringslån 16.440 16.440 16.440

I alt 1.242.782 1.241.925 1.226.818 -1%

KontoRegnskab

2019

Budget

2020

Budget

2021

Ændring

(betyd.)

201.1 Husleje - familieboliger 1.203.696 1.203.696 1.203.696

202 Renter 8.551 10.102 22.632 +124%

203.7 Andre indtægter 7.431 - -

Påvirkes 203.6 Afvikling af overskud m.v. 23.103 28.127 27.748 -1%

I alt 1.242.781 1.241.925 1.254.076

Nødvendig merindtægt (+ lejesænkning/- lejeforhøjelse) 27.258

Ing

en

ind

fly

de

l

se

Du kan få det fulde budget for afdeling 40 Fredensgade på [email protected] eller 87 39 39 05. Det kan også findes på www.bk-aarhus.dk.

Udgifterne bliver dækket af disse indtægter:

Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke

umiddelbart påvirke – medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning

og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD):

Be

slu

tte

s

Ing

en

ind

fly

de

lse

På

vir

ke

s

2 af 2Boligkontoret Århus afdeling 40


Nr Bygningsdel Opgave Indeværende år Næste år

1 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Udskiftning af køkkkener løbende 300.000

2 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Parket renovering/udskiftning 275.805 275.805

3 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Automatiske døråbnere 132.386

4 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Rep. komfurer 110.322 30.000

5 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Udskiftning af køleskab 110.322 30.000

6 57 Bygning, tekniske anlæg/installationer, ventilation Udskiftning af emhætte 50.000 2.000

7 55 Bygning, tekniske anlæg/installationer, varme Udskiftning af varmemålere 38.613

8 12 Terræn, teknisk anlæg Udarbejdelse af energimærke 27.500

9 41 Bygning, Fælles indvendig Maling af opgange 20.961

10 58 Bygning, tekniske anlæg/installationer, øvrige Lovpligtigt eftersyn af elevator 14.243 14.244

11 23 Bygning, klimaskærm, tag Rep./vedligehold tage 11.032

12 54 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vand Rør/fittings/bl. bat. 11.032 11.032

13 14 Terræn, beplantning Haveanlæg 10.000

14 55 Bygning, tekniske anlæg/installationer, varme Vedligehold af CTS 5.098

15 32 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, tekn. anlæg / installationer Klosetter/håndvaske 4.464 4.464

16 55 Bygning, tekniske anlæg/installationer, varme Rør/fittings/målere 4.413 4.413

17 52 Bygning, tekniske anlæg/installationer, el/ og belysning Elrenovering 4.369 4.369

18 32 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, tekn. anlæg / installationer Vedligehold af afløb 3.181 3.181

19 26 Bygning, klimaskærm, døre, vinduer, porte, luge og lemme Termoglas/vinduesbeslag/fuger 2.732 2.732

20 22 Bygning, klimaskærm, facade Maling af træværk i flyttelejligheder 2.611 2.611

21 58 Bygning, tekniske anlæg/installationer, øvrige Malerbeh. af elevator 2.206

22 54 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vand Pumpebrønd service 2.206 2.206

23 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar emhætter vedligehold 1.000

24 14 Terræn, beplantning Vedligehold beplantning 1.000 1.000

25 12 Terræn, teknisk anlæg Udskiftning af vej- og pladsbelysning 1.000 1.000

Tekst Næste år

Planlagt vedligeholdelse 750.756

Optagelse af lån 51.000

Tilskud 0

Budgetteret henlæggelse 292.356

Henlæggelser først på året 1.672.753

Henlæggelser sidst på året 1.265.353

Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i 2021. Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende

år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen.

Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 40 Fredensgade er vedlagt til orientering.

Vedligeholdelsesopgaver i 2021





1-rums ungdomsbolig (27,2 m²) 2.166 2.136 30



Henlæggelser









Afdeling 41 Viruplund





henlægger afdelingen 312 kr. pr. m². I alt var der ved udgangen af 2019 henlagt 902 kr. pr. m² i afdelingen. Beløbene skal ses i





Budget 2021

KontoRegnskab

2019

Budget

2020

Budget

2021

Ændring

budget

2020/2021

(betyd.)


118 Drift af fællesvaskeri 5.111 8.851 5.213 -41%

119 Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m. 200 1.500 1.500

107 Vandafgift 39.167 104.318 93.000 -11%

109 Renovation m.m. 26.640 24.144 27.706 +15%

111 El og varme 50.578 47.817 52.601 +10%


116 Planlagt vedligeholdelse 180.113 317.269 450.860 +42%

116.9 Dækket af henlæggelser -180.113 -317.269 1.149.140 -462%

116.9 Dækket af lån/tilskud - - -1.600.000


120 Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse 393.000 408.877 408.880

121 Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning - - 34.000

123 Henlæggelse til tab ved fraflytning - - 13.000


105 Ydelse Landsbyggefond, dispositionsfond 408.052 408.053 408.052

110 Forsikringer 20.580 16.129 15.077 -7%

112 Administrationsbidrag 153.980 154.880 154.880

126 Afskrivninger på forbedringsarbejder 1.008 1.008 1.008

130 Tab ved fraflytninger 5.745 - -

I alt 1.478.456 1.434.833 1.469.670 +2%

KontoRegnskab

2019

Budget

2020

Budget

2021

Ændring

(betyd.)

201.1 Merleje køkken/bad 1.008 1.008 - -100%

201.2 Husleje - ungdomsboliger 1.238.808 1.238.808 1.238.808

201.7 Øvrig husleje 4.840 4.340 5.160 +19%

202 Renter 8.359 - 48.565


204 Tilskud fra boligorganisationen 137.515 103.142 103.142

203.2 Vaskeri 27.374 30.518 28.469 -7%

203.4 Selskabslokale/gæsteværelser 1.100 312 1.144 +267%

Påvirkes 203.6 Afvikling af overskud m.v. 54.327 56.705 61.299 +8%

I alt 1.478.456 1.434.833 1.486.587 +4%


Ing

en

in

dfl

yd

els

e

Besluttes

Du kan få det fulde budget for afdeling 41 Viruplund på [email protected] eller 87 39 39 05. Det kan også findes på www.bk-aarhus.dk.





Be

slu

tte

s

Ing

en

ind

fly

de

lse

På

vir

ke

s


Afdeling 41 Viruplund


1 56 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vaskeri, fælles Udskiftning af vaskemaskine 220.644

2 22 Bygning, klimaskærm, facade Maling af puds udvendig 160.663

3 55 Bygning, tekniske anlæg/installationer, varme Udskiftning af varmemålere 69.503

4 55 Bygning, tekniske anlæg/installationer, varme veksleranlæg udskiftes 55.161


6 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Pergo gulve 17.146 17.146


8 22 Bygning, klimaskærm, facade Vedligehold murværk 16.548

9 32 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, tekn. anlæg / installationer Rensning og eftersyn tagrender 12.135

10 26 Bygning, klimaskærm, døre, vinduer, porte, luge og lemme Maling af træværk ved fraflytning 10.724 10.724

11 54 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vand Klosetter/håndvaske 8.540 8.540

12 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Udskiftning af køleskab 8.472 8.472

13 22 Bygning, klimaskærm, facade Rep. fliser og fuger 8.274 8.274

14 54 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vand Motorventil 6.619

15 54 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vand Udskiftning af vandmålere 4.413

16 52 Bygning, tekniske anlæg/installationer, el/ og belysning Udskiftning af elmålere 4.413

17 13 Terræn, inventar Postkasser 3.850 3.850

18 41 Bygning, Fælles indvendig Udv. belysning 3.490 3.490

19 55 Bygning, tekniske anlæg/installationer, varme Vedligehold og udskiftning af rør, fittings, radiatorer, ventiler, energimålere osv. 2.973 2.973

20 12 Terræn, teknisk anlæg Vedligeholdelse af kloak 2.206

21 54 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vand Rensning af magnetisk vandbehandlingsanlæg 2.206

22 26 Bygning, klimaskærm, døre, vinduer, porte, luge og lemme fuger 2.206

23 41 Bygning, Fælles indvendig Teknikrum maling,rørisolering 2.206

24 61 Materiel, kørende F. Rep. og vedligehold 2.126 2.126

25 26 Bygning, klimaskærm, døre, vinduer, porte, luge og lemme Termoglas 1.651 1.651

26 26 Bygning, klimaskærm, døre, vinduer, porte, luge og lemme smøring/justering 1.103

27 41 Bygning, Fælles indvendig Afbrydere/kontakter 1.103

28 54 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vand Vedlighold og udskiftning af Circon termostater 1.103 1.103

29 55 Bygning, tekniske anlæg/installationer, varme Vedligehold af CTS 1.103

30 51 Bygning, tekniske anlæg/installationer, afløb Vedligehold og udskiftning på afløbsinstallationer 1.103

Tekst Næste år


Optagelse af lån 1.600.000

Tilskud 0






Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 41 Viruplund er vedlagt til orientering.



Huslejen stiger med 15,92% i 2021


Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning





4-rums familiebolig (94,9 m²) 6.600 7.651 1.051


Henlæggelser








Din husleje stiger med 15,92% fra 1. januar 2021.

Afdeling 46 Vistoftparken










Budget 2021

KontoRegnskab

2019

Budget

2020

Budget

2021

Ændring

budget

2020/2021

(betyd.)


118 Drift af fællesvaskeri 22.972 7.463 23.432 +214%

118 Drift af fællesfaciliteter 97.032 100.311 98.973 -1%


109 Renovation m.m. 72.625 69.352 75.530 +9%

111 El og varme 69 - -


116 Planlagt vedligeholdelse 386.417 1.075.914 1.184.972 +10%

116.9 Dækket af henlæggelser -386.417 -1.075.914 -1.184.972


119 Andre udgifter 56.065 56.065 56.065

120 Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse 1.056.000 1.098.662 1.098.677


123 Henlæggelse til tab ved fraflytning 14.000 - -


101 Ydelser på prioritetslån 1.494.734 1.483.800 1.494.733


110 Forsikringer 41.821 41.995 43.139 +3%


125 Ydelse på forbedringslån - 46.170 396.000 +758%

126 Afskrivninger på forbedringsarbejder 52.000 52.000 52.000

I alt 3.740.068 3.707.156 4.224.620 +14%

KontoRegnskab

2019

Budget

2020

Budget

2021

Ændring

(betyd.)


201.1 Merleje køkken/bad 95.900 99.000 72.770 -26%

202 Renter 18.891 17.801 53.124 +198%


203.2 Vaskeri 16.052 19.177 16.694 -13%

203.4 Selskabslokale/gæsteværelser 2.475 1.612 2.574 +60%


I alt 3.740.068 3.707.156 3.667.525 -1%

Nødvendig merindtægt (+ lejesænkning/- lejeforhøjelse) -557.095

Ing

en

ind

fly

de

lse

Besluttes

Du kan få det fulde budget for afdeling 46 Vistoftparken på [email protected] eller 87 39 39 05. Det kan også findes på www.bk-aarhus.dk.





Be

slu

tte

sIn

ge

n i

nd

fly

de

lse

På

vir

ke

s


Afdeling 46 Vistoftparken


1 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Rep./udskiftning af køle/frys og emhætter 244.177 244.177

2 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Slib og lakering af gulve 93.740 93.740

3 13 Terræn, inventar Udskiftning af postkasser 77.992

4 22 Bygning, klimaskærm, facade Fælleshus og fællesvaskeri VP 65.000 65.000

5 57 Bygning, tekniske anlæg/installationer, ventilation service 55.000 55.000

6 12 Terræn, teknisk anlæg Udskiftning af vej- og pladsbelysning 50.000

7 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Gulve DV 41.869 41.869

8 13 Terræn, inventar Legeplads og bænke m.v. DV 41.596 41.596

9 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Udskiftning af køkkkener løbende 41.596 41.596

10 26 Bygning, klimaskærm, døre, vinduer, porte, luge og lemme Service 40.000

11 22 Bygning, klimaskærm, facade Flyttelejligheder træværk Ma. 40.000 40.000

12 52 Bygning, tekniske anlæg/installationer, el/ og belysning Elinstallationer DV 36.396 36.396

13 55 Bygning, tekniske anlæg/installationer, varme Varmeinst. DV 36.396 36.396

14 61 Materiel, kørende Ny plæneklipper 35.000 35.000

15 22 Bygning, klimaskærm, facade Ydervægge DV 31.197 31.197

16 54 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vand Vandinstallation DV 31.197 31.197

17 12 Terræn, teknisk anlæg Afløbssystem 30.000 30.000

18 14 Terræn, beplantning Gartnerhjælp FS 28.000 28.000

19 22 Bygning, klimaskærm, facade Indvendig vedligehold DV 25.997 25.997

20 11 Terræn, konstruktion Stibelæg hegn m.v.. DV 22.064 22.064

21 26 Bygning, klimaskærm, døre, vinduer, porte, luge og lemme Vindure og udv. døre DV 22.064 22.064

22 54 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vand Installationer samlet DV - FV 21.838 21.838

23 32 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, tekn. anlæg / installationer Sanitet DV 20.798 20.798

24 13 Terræn, inventar Storskraldsplads 20.000

25 61 Materiel, kørende Tilbehør F 16.066

26 23 Bygning, klimaskærm, tag Tag m.v. DV 15.598 15.598

27 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Vedl. døre 15.598 15.598


29 52 Bygning, tekniske anlæg/installationer, el/ og belysning Brandalarmer - gave til beboerne 15.000

30 61 Materiel, kørende Haveredskaber til udlån 10.195 10.195

Tekst Næste år

Planlagt vedligeholdelse 1.184.972

Optagelse af lån 0

Tilskud 0

Budgetteret henlæggelse 1.098.677





Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 46 Vistoftparken er vedlagt til orientering.














Henlæggelser









Afdeling 47 Julsøvej










Budget 2021

KontoRegnskab

2019

Budget

2020

Budget

2021

Ændring

budget

2020/2021

(betyd.)



118 Drift af fællesfaciliteter 19.800 16.916 20.196 +19%


107 Vandafgift 82.992 101.237 84.652 -16%

109 Renovation m.m. 27.610 25.761 28.714 +11%

111 El og varme 31.159 42.304 32.405 -23%


116 Planlagt vedligeholdelse 169.319 195.537 727.722 +272%





133 Afvikling af underskud m.v. 8.112 - -


101 Ydelser på prioritetslån 388.835 385.990 388.835

110 Forsikringer 13.454 13.536 13.895 +3%



130 Tab ved fraflytninger 20.805 - -

I alt 1.322.554 1.335.144 1.405.211 +5%

KontoRegnskab

2019

Budget

2020

Budget

2021

Ændring

(betyd.)

201.1 Merleje køkken/bad 110.544 110.544 110.544


202 Renter 5.862 12.766 10.657 -17%


203.2 Vaskeri 32.227 29.559 33.516 +13%

Påvirkes 203.6 Afvikling af overskud m.v. 13.774 28.355 37.861 +34%

I alt 1.322.553 1.335.144 1.346.498


Ing

en

ind

fly

de

lse

Besluttes

Du kan få det fulde budget for afdeling 47 Julsøvej på [email protected] eller 87 39 39 05. Det kan også findes på www.bk-aarhus.dk.





Be

slu

tte

sIn

ge

n

ind

fly

de

lse

På

vir

ke

s




1 22 Bygning, klimaskærm, facade Rep. murværk og sokkel 600.000

2 12 Terræn, teknisk anlæg Udskiftning af vej- og pladsbelysning 76.463

3 54 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vand Rep. af rør, beholdere og armaturer 19.400

4 23 Bygning, klimaskærm, tag Vedligehold af tag, udhæng og stern 16.548

5 25 Bygning, klimaskærm, trapper og ramper Vedligehold trapper 15.000


7 52 Bygning, tekniske anlæg/installationer, el/ og belysning Rep. og vedligehold afbrydere/kontakter 11.752 11.752

8 26 Bygning, klimaskærm, døre, vinduer, porte, luge og lemme Vedligeholdelse af vinduesglas_x000D_ 10.195 10.195

9 13 Terræn, inventar F.: Renovering og fornyelse af kontor og garage 10.000

10 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Rep. skabe/bordplader 10.000 10.000

11 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Rep. og vedligehold i bad 8.000 8.000


13 61 Materiel, kørende F. Vedligehold og udskiftning af maskiner 6.250 6.250

14 57 Bygning, tekniske anlæg/installationer, ventilation Udskiftning af ventilationsanlæg 6.000 6.000

15 11 Terræn, konstruktion Rep. og vedligehold 5.355 5.355

16 22 Bygning, klimaskærm, facade Vedligehold murværk 5.000 5.000

17 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Udskiftning af komfur 4.078 4.078

18 56 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vaskeri, fælles Rep. og vedligehold af vaskemaskiner 3.500

19 54 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vand Vedligehold af VVS 3.000

20 61 Materiel, kørende F.: Håndværktøj 1.636 1.636

21 14 Terræn, beplantning Vedligehold beplantning 400 400

Tekst Næste år


Optagelse af lån 0

Tilskud 0


Henlæggelser først på året 743.025

Henlæggelser sidst på året 294.128



Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 47 Julsøvej er vedlagt til orientering.








Henlæggelser



















Budget 2021

KontoRegnskab

2019

Budget

2020

Budget

2021

Ændring

budget

2020/2021

(betyd.)



107 Vandafgift 27.972 40.397 28.532 -29%

109 Renovation m.m. 6.480 5.803 6.739 +16%

111 El og varme 47.029 37.685 48.909 +30%

114 Ejendomsfunktionær og renholdelse 69.749 54.984 53.744 -2%




119 Andre udgifter 24.221 12.000 - -100%


133 Afvikling af underskud m.v. 28.708 - -


110 Forsikringer 13.600 13.643 14.007 +3%

112 Administrationsbidrag 59.060 59.060 58.460 -1%

126 Afskrivninger på forbedringsarbejder 5.625 - 5.625

I alt 590.589 569.984 526.897 -8%

KontoRegnskab

2019

Budget

2020

Budget

2021

Ændring

(betyd.)

201.2 Husleje - ungdomsboliger 538.560 527.936 527.904

202 Renter 2.361 5.240 6.286 +20%



210 Årets underskud 27.906 - -

I alt 590.589 569.984 549.332 -4%


Ing

en

ind

fly

de

l

se

Du kan få det fulde budget for afdeling 49 Fredensgade på [email protected] eller 87 39 39 05. Det kan også findes på www.bk-aarhus.dk.





Be

sl

utt

es

Ing

en

ind

fly

de

lse

På

vir

ke

s




1 57 Bygning, tekniske anlæg/installationer, ventilation Udskiftning af ventilationsanlæg 66.193

2 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Udskiftning af køkken ungdomsboliger 45.000

3 55 Bygning, tekniske anlæg/installationer, varme Energimærke 30.000



6 32 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, tekn. anlæg / installationer Rensning og eftersyn tagrender 5.516

7 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Udskiftning af komfur 5.516 5.516

8 54 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vand Rep. armaturer 4.639 4.639


10 26 Bygning, klimaskærm, døre, vinduer, porte, luge og lemme Rep. og vedligehold af udhæng og stern 3.310 3.310

11 22 Bygning, klimaskærm, facade Eftergåelse af facadepuds 3.310

12 56 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vaskeri, fælles Rep. og vedligehold 2.613 2.613

13 11 Terræn, konstruktion vedligeholdelse af gård 2.260 2.260

14 41 Bygning, Fælles indvendig Rep. og vedligehold afbrydere/kontakter 1.276 1.276

15 26 Bygning, klimaskærm, døre, vinduer, porte, luge og lemme Vedligeholdelse af indgangsdøre 1.103 1.103

16 32 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, tekn. anlæg / installationer Rep. og vedligehold af faldstammer og afløb 955 955

Tekst Næste år


Optagelse af lån 0

Tilskud 0






Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 49 Fredensgade er vedlagt til orientering.











Henlæggelser



















Budget 2021

KontoRegnskab

2019

Budget

2020

Budget

2021

Ændring

budget

2020/2021

(betyd.)


118 Drift af fællesvaskeri - 3.126 - -100%

118 Drift af fællesfaciliteter 14.850 13.268 15.147 +14%


107 Vandafgift 2.197 1.200 2.241 +87%

109 Renovation m.m. 38.595 36.972 40.139 +9%

111 El og varme 23.373 31.155 24.308 -22%


116 Planlagt vedligeholdelse 1.234.542 228.064 206.915 -9%

116.9 Dækket af henlæggelser -1.234.542 -228.064 -206.915


120 Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse 439.850 443.188 457.002 +3%



110 Forsikringer 24.064 24.198 24.846 +3%


125 Ydelse på forbedringslån - - 122.400

126 Afskrivninger på forbedringsarbejder 4.000 2.900 4.000 +38%

I alt 1.878.259 1.884.044 2.035.168 +8%

KontoRegnskab

2019

Budget

2020

Budget

2021

Ændring

(betyd.)

201.1 Husleje - familieboliger 1.786.596 1.786.596 1.912.140 +7%

201.1 Merleje køkken/bad 4.308 4.308 9.701 +125%

202 Renter 14.130 19.876 30.212 +52%




I alt 1.878.259 1.884.044 2.007.071 +7%


Ing

en

ind

fly

de

lse

Du kan få det fulde budget for afdeling 53 Julsøvej på [email protected] eller 87 39 39 05. Det kan også findes på www.bk-aarhus.dk.





Be

slu

tte

sIn

ge

n i

nd

fly

de

lse

På

vir

ke

s




1 22 Bygning, klimaskærm, facade Rep. fuger og sokkelpuds 50.488

2 13 Terræn, inventar Udskiftning af legeplads 50.000



5 13 Terræn, inventar F.: Renovering og fornyelse af kontor og garage 12.000

6 13 Terræn, inventar Bænke/borde 11.637

7 55 Bygning, tekniske anlæg/installationer, varme Rep. af radiatorer, ventiler, rør og fittings 10.000 10.000


9 54 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vand Udskift APV unit 10.000 10.000



12 57 Bygning, tekniske anlæg/installationer, ventilation Rensning og rep. udsugning 8.000 8.000

13 61 Materiel, kørende F. Vedligehold og udskiftning af maskiner 7.500 7.500


15 11 Terræn, konstruktion Vedligehold af belægninger 6.813 6.813

16 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Rep. skabe/bordplader 6.256 6.256

17 12 Terræn, teknisk anlæg Rep. / vedligehold 6.000 6.000

18 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Rep. fliser og fuger 5.024 5.024

19 32 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, tekn. anlæg / installationer Rep. og vedligehold af faldstammer og afløb 4.084 4.084

20 13 Terræn, inventar Lovpligtigt eftersyn af legeplads 3.922 3.922

21 41 Bygning, Fælles indvendig Udskift afbryder/kontakter 2.937 2.937

22 13 Terræn, inventar Vedligeholdelse af borde, bænke og flagstang 2.000

23 61 Materiel, kørende F.: Håndværktøj 1.227 1.227

24 13 Terræn, inventar Rep. i garager incl. vægge/loft 1.200 1.200

Tekst Næste år


Optagelse af lån 0

Tilskud 0






Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 53 Julsøvej er vedlagt til orientering.










Henlæggelser









Afdeling 56 Katrinebjergvej










Budget 2021

KontoRegnskab

2019

Budget

2020

Budget

2021

Ændring

budget

2020/2021

(betyd.)

115 Almindelig vedligeholdelse 57.972 22.505 31.337 +39%


119 Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m. 200 600 600

109 Renovation m.m. 37.077 28.059 38.560 +37%

111 El og varme 59.046 81.352 66.138 -19%


116 Planlagt vedligeholdelse 242.103 2.277.629 1.609.943 -29%

116.9 Dækket af henlæggelser -242.103 -2.277.629 -709.943

116.9 Dækket af lån/tilskud - - -900.000





110 Forsikringer 15.919 15.981 16.414 +3%


125 Ydelse på forbedringslån - - 36.780

I alt 1.230.710 1.222.141 1.215.633

KontoRegnskab

2019

Budget

2020

Budget

2021

Ændring

(betyd.)


202 Renter 10.556 20.174 15.394 -24%


203.2 Vaskeri 17.644 20.243 18.350 -9%


I alt 1.230.707 1.222.141 1.167.906 -4%


Ing

en

ind

fly

de

l

se

Besluttes

Du kan få det fulde budget for afdeling 56 Katrinebjergvej på [email protected] eller 87 39 39 05. Det kan også findes på www.bk-aarhus.dk.





Be

slu

tte

s

Ing

en

ind

fly

de

lse

På

vir

ke

s




1 23 Bygning, klimaskærm, tag Udskiftning af tagpap 2.100.000

2 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Udskiftning af køkken familieboliger 1.156.774

3 57 Bygning, tekniske anlæg/installationer, ventilation Udskiftning af emhætte 119.147

4 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Udskiftning af komfur 119.147

5 41 Bygning, Fælles indvendig Maling af opgange 115.838

6 41 Bygning, Fælles indvendig Udskiftning af opgangs- og kælderbelysning 55.000


8 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Maling vinduer og døre indvendig i opgange 28.408

9 13 Terræn, inventar Borde / bænke m.m. 17.000

10 58 Bygning, tekniske anlæg/installationer, øvrige Dørtelefonanlæg 11.979 11.979

11 56 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vaskeri, fælles Vedligehold og udskiftning i vaskeri 8.855 8.855

12 54 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vand Rep. og vedligehold af VVS 8.493 8.493




16 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Rep. af klinker i opgange 5.000 5.000

17 57 Bygning, tekniske anlæg/installationer, ventilation Rensning og rep. udsugning 3.621 3.621

18 52 Bygning, tekniske anlæg/installationer, el/ og belysning Afbrydere/kontakter 3.211 3.211

19 14 Terræn, beplantning Fornyelse af beplantningen 3.120 3.120

20 54 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vand Udskiftning af varmemålere 3.017 3.017

21 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Rep. af døre m.m. 2.678 2.678

22 61 Materiel, kørende Rep. af redskaber og maskiner 2.093 2.093

Tekst Næste år

Planlagt vedligeholdelse 1.609.943

Optagelse af lån 900.000

Tilskud 0






Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 56 Katrinebjergvej er vedlagt til orientering.










Henlæggelser









Afdeling 68 Østergade










Budget 2021

KontoRegnskab

2019

Budget

2020

Budget

2021

Ændring

budget

2020/2021

(betyd.)

115 Almindelig vedligeholdelse 22.506 15.855 17.649 +11%


109 Renovation m.m. 47.056 43.056 48.938 +14%

111 El og varme 31.765 35.161 33.035 -6%






121 Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning 18.000 - 13.000



105 Ydelse Landsbyggefond, dispositionsfond 77.686 70.693 77.686 +10%


110 Forsikringer 17.545 17.634 18.133 +3%



I alt 1.667.638 1.648.741 1.615.610 -2%

KontoRegnskab

2019

Budget

2020

Budget

2021

Ændring

(betyd.)


202 Renter 10.992 28.719 31.837 +11%


I alt 1.667.637 1.648.741 1.645.435


Ing

en

ind

fly

de

lse

Du kan få det fulde budget for afdeling 68 Østergade på [email protected] eller 87 39 39 05. Det kan også findes på www.bk-aarhus.dk.





Be

sl

utt

es

Ing

en

in

dfl

yd

els

eP

åv

irk

es


Afdeling 68 Østergade


1 57 Bygning, tekniske anlæg/installationer, ventilation ventilationsanlæg 165.483

2 55 Bygning, tekniske anlæg/installationer, varme Udskiftning af varmeveksler 150.000

3 14 Terræn, beplantning have renovering 100.000


5 58 Bygning, tekniske anlæg/installationer, øvrige Lovpligtigt eftersyn af elevator 14.244 14.244


7 55 Bygning, tekniske anlæg/installationer, varme vedligehold varmeforsyning 6.619 6.619


9 54 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vand vedl. vandinst. 3.215 3.215

10 11 Terræn, konstruktion Haveanlæg,vedligehold 2.206 2.206


12 51 Bygning, tekniske anlæg/installationer, afløb service pumpebrønde 1.103 1.103

13 55 Bygning, tekniske anlæg/installationer, varme CTS opdatering 1.103 1.103

14 12 Terræn, teknisk anlæg Udskiftning af vej- og pladsbelysning 1.000 1.000

15 57 Bygning, tekniske anlæg/installationer, ventilation udsk. emfang 888 888

Tekst Næste år


Optagelse af lån 0

Tilskud 0






Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 68 Østergade er vedlagt til orientering.









Henlæggelser









Afdeling 71 Damgårdstoften










Budget 2021

KontoRegnskab

2019

Budget

2020

Budget

2021

Ændring

budget

2020/2021

(betyd.)

115 Almindelig vedligeholdelse 609 19.946 13.092 -34%

118 Drift af fællesfaciliteter 2.600 2.704 2.652 -2%


109 Renovation m.m. 35.495 33.784 36.915 +9%

111 El og varme 8.004 6.007 8.324 +39%





120 Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse 287.000 314.840 342.657 +9%

121 Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning 48.192 - -

133 Afvikling af underskud m.v. - - 1.162

101 Ydelser på prioritetslån 1.142.642 1.130.009 1.142.641 +1%


110 Forsikringer 18.461 18.538 19.044 +3%


I alt 1.762.597 1.765.155 1.817.742 +3%

KontoRegnskab

2019

Budget

2020

Budget

2021

Ændring

(betyd.)

201.1 Husleje - familieboliger 1.506.792 1.680.201 1.628.040 -3%

201.7 Øvrig husleje 48.192 - -

202 Renter 10.197 28.549 32.245 +13%


Påvirkes 203.6 Afvikling af overskud m.v. 119.403 56.405 - -100%


I alt 1.762.595 1.765.155 1.660.285 -6%


Ing

en

ind

fly

de

lse

Du kan få det fulde budget for afdeling 71 Damgårdstoften på [email protected] eller 87 39 39 05. Det kan også findes på www.bk-aarhus.dk.





Be

slu

tte

s

Ing

en

ind

fly

de

lse

På

vir

ke

s


Afdeling 71 Damgårdstoften


1 57 Bygning, tekniske anlæg/installationer, ventilation Udskiftning af ventilationsanlæg 100.000


3 23 Bygning, klimaskærm, tag Algebehandle tage 21.000

4 14 Terræn, beplantning Fjerne gl. legeplads samt beplantning og jord mm. 20.000

5 13 Terræn, inventar Udskiftning af legeplads 20.000

6 57 Bygning, tekniske anlæg/installationer, ventilation Rensning og rep. udsugning 16.000

7 57 Bygning, tekniske anlæg/installationer, ventilation Service/filterskift ventilation 12.000

8 14 Terræn, beplantning Ekstra sat af til at slå græs oftere, skal ind. arb. i budget med Ricky 10.195

9 22 Bygning, klimaskærm, facade Rep/vedligehold eternit/skifer facader/tag/sokkel 10.000 10.000



12 54 Bygning, tekniske anlæg/installationer, vand Rep. af rør, beholdere og armaturer 6.430 6.430



15 13 Terræn, inventar Lovpligtigt eftersyn af legeplads 5.000

16 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Rep./vedl. inventar 5.000

17 22 Bygning, klimaskærm, facade Slib og lakering af gulve 4.413 4.413

18 11 Terræn, konstruktion Vedligehold af belægninger 4.413 4.413

19 22 Bygning, klimaskærm, facade Rep. fliser og fuger 4.078 4.078

20 31 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, konstruktion og inventar Rep. skabe/bordplader 3.310

21 32 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, tekn. anlæg / installationer Rep. og vedligehold af inddækninge/tagrender 3.000 3.000


23 12 Terræn, teknisk anlæg Rep. og vedligehold Kloakanlæg 2.700 2.700

24 26 Bygning, klimaskærm, døre, vinduer, porte, luge og lemme Rep. og vedligehold af låse mv. 2.648

25 61 Materiel, kørende Fællesindkøb grej/maskiner 2.206 2.206

26 22 Bygning, klimaskærm, facade Rep/vedligehold sokkel/puds 2.206 2.206

27 32 Bygning, bolig-/erhvervsenhed, tekn. anlæg / installationer Rep. og vedligehold af faldstammer og afløb 1.112 1.112

28 55 Bygning, tekniske anlæg/installationer, varme Rep. af radiatorer, ventiler, rør og fittings 1.000 1.000

Tekst Næste år


Optagelse af lån 0

Tilskud 0






Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 71 Damgårdstoften er vedlagt til orientering.


NOTAT TIL PKT 3.b

Tilskud til afdelingerne

Organisationsbestyrelsen forholdt sig sidst den 15. august 2019 til principperne for tildeling af til-skud til afdelingerne. Det foreliggende notat indeholder tre dele:

1. Overblik over boligorganisationens muligheder for at yde tilskud

2. Gennemgang af nuværende model for tildeling og beregning af tilskud

3. Prioritering af enkelte nye tilskud

1. Basis for tilskud fra boligorganisationen Der kan ydes tilskud til arbejder fra dispositionsfond, trækningsret og arbejdskapital:

Egenka-pital Økonomi Anvendelse

Dispo-sitions-fond

Dispositionsfonden opskrives hvert år med ⅓ af værdien af udamortiserede op-rindelige lån.

Lån eller tilskud til renoveringsarbejder, boligsocialt arbejde, driftstilskud osv. i af-delingerne. Lån til nybyggeri er mulig – afvikles over max. 50 år. Dækker tab ved lejeledighed og andel tab ved fraflytning.

Træk-nings-ret

Trækningsretten opskrives hvert år med 60 pct. af de indbetalte A- og G-indskud fra de ældre afdelinger. Indskuddene er lovmæssigt pålagt for at undgå, at lejen i afdelingerne bliver uforholdsmæssigt lav.

Tilskud til nærmere bestemte renove-ringsarbejder i afdelingerne. Tilskud kan bevilges 5 år frem i tiden.

Ar-bejds-kapital

Arbejdskapitalen har ingen faste indtæg-ter og udgifter, men op- og nedskrives sædvanligvis med boligorganisationens driftsresultat.

Lån eller tilskud til renoveringsarbejder, boligsocialt arbejde, driftstilskud osv. i af-delingerne. Dækker udgifter til ikke gen-nemførte projekter. Dækker kapitaltilfør-sel. Kan fx dække overskridelse på byg-gesag.

DATO 6. august 2020

AFSENDER/FORFATTER MH/MOK


PROBLEMSTILLING

2/6

2. Model for tildeling af tilskud Tilskud til afdelingerne sker på indstilling fra administrationen på baggrund af en samlet teknisk og økonomisk vurdering af afdelingen. Der foretages så vidt muligt langsigtet planlægning med fem års horisont af de væsentligste til-skud. Denne foretages løbende og underlægges en overordnet revision og prioritering som ud-gangspunkt hvert tredje år. I forbindelse med organisationsbestyrelsens bevilling af tilskud tages der ikke stilling til, hvilken del af egenkapitalen, det konkrete tilskud bevilges fra. Den konkrete bevilling af tilskuddet fra træk-ningsret, dispositionsfond eller arbejdskapital afgøres af administrationen ud fra hensyn til regel-sættet for de enkelte dele af egenkapitalen og evt. andre overordnede prioriteringer foretaget af bestyrelsen. Bestyrelsen prioriterer i den forbindelse primært at undgå, at der vil skulle gennemføres obligato-risk opkrævning af bidrag til dispositionsfonden, fordi dens størrelse falder under det lovbestemte minimum. Bestyrelsen ønsker imidlertid også at undgå for stor kapitalophobning i dispositionsfon-den, dels fordi de midler gør mere gavn i afdelingerne, dels fordi størrelsen af dispositionsfonden er et element i Landsbyggefondens beslutning om, hvorvidt den ønsker at give tilskud eller ej.

Anvendelse af lån frem for tilskud I 2019 besluttede bestyrelsen at ændre praksis, så der fremover kun ydes lån fra dispositionsfon-den, hvis afdelingen af særlige grunde ikke kan optage ekstern finansiering eller kun kan optage eksterne lån på meget ufavorable vilkår.

Sammenhæng mellem støtte og henlæggelser Det kan hævdes, at tilskud kan være en sovepude for ikke at henlægge tilstrækkeligt i afdelin-gerne. Denne betragtning skal dog ses med to væsentlige forbehold. Dels er der afdelinger, som ganske vist har henlagt for lidt i en lang årrække, men som følge af den lange årrække nu står med et renoveringsbehov, der uanset fremtidssikringsstrategien er helt uoverstigeligt at løse uden til-skud. Som eksempler på dette kunne nævnes afdeling 23 Nydamsparken og 24 Kirkedammen, der nu begge – med tilskud – er løftet betragteligt. Og dels er der afdelinger, der uanset fremtidssikringsstrategien og størrelsen på deres henlæggel-ser er ”født” med eller uforskyldt har været ude for begivenheder, der gør det utænkeligt, at afdelin-gen ville kunne klare sig uden bistand fra boligorganisationen til at overkomme de udfordringer, den står overfor. Det gør sig fx gældende for afdeling 44 Hjulby Hegn og 54 Norsgade, der begge er renoveret, og afdeling 29 Kalmargade og 31 Rydevænget, der står overfor kommende fysiske helhedsplaner. Disse to scenarier taler for, at der under alle omstændigheder kan være god brug for lån og/eller tilskud – hvilket vel også er begrundelsen for hele konstruktionen med dispositionsfond/Landsbyg-gefonden/trækningsret. Men har afdelingen ikke på forhånd tilstrækkelige henlæggelser, vil det være naturligt, at den pågældende afdeling får lånet/tilskuddet under forudsætning af, at henlæg-gelserne hæves til et bæredygtigt niveau. Den model kendes bl.a. fra afdeling 6 Risvangs Allé, der tilbage i 2011 og 2012 fik et betragteligt tilskud men samtidig måtte mere end fordoble sit henlæg-gelsesniveau, og modellen blev også bragt i anvendelse, da organisationsbestyrelsen i juni 2017 prioriterede tilskud for den kommende femårsperiode.

3/6

3. Konkret tildeling af tilskud og lån 2020-2023

Identifikation af afdelinger med et teknisk-økonomisk støttebehov Siden fusionen har det været et centralt princip, at støtte skal være baseret på administrationens teknisk-økonomiske vurdering. I forbindelse med denne prioritering af tilskud er en rankingmodel af afdelingerne lagt til grund. Modellen er forenklet siden sidste år og omfatter standardiseret fraflyt-ningsprocent, standardiseret huslejeniveau, fysisk tilstand af afdelingen samt lånebehov de næste ti år. Prioriteringen af tilskud sker således til afdelinger med et væsentligt forbrug på renoveringsopga-ver, som samtidig har 100 point eller flere i rankingmodellen.

Beregning af støttebeløb Det har vist sig, at der ofte sker en del med et projekts økonomi fra støttetilsagnet til udførelsen af projektet. Derfor sker det med jævne mellemrum, at organisationens bidrag får en anden størrelse end oprindeligt forudsat – enten fordi projektet bliver billigere eller dyrere. Derfor indstilles det, at der fremover – i det mindste ved større projekter – gives tilskud ikke blot som et fast kronebeløb, men som en andel af byggesagens økonomi, men med et loft over organi-sationens samlede bidrag. På den måde undgås det, at et projekt gennem besparelser eller en gunstig licitation ender med at blive finansieret af boligorganisationen i højere grad end oprindelig forudsat.

Støtte til energiforbedringer samt miljø- og klimatiltag I forbindelse med behandlingen af energistrategien i april 2013 vedtog organisationsbestyrelsen, at midler fra trækningsretten kunne afsættes til støtte for energioptimering og andre miljømæssige tiltag. I den foreliggende prioritering indarbejdes projekter med et klima- og energisigte i den øvrige tilskudsprioritering – se særskilte noter herom. Der kan ydes tilskud/lån til energi-, miljø- og klima-projekter uafhængigt af afdelingens placering i rankingmodellen.

Driftstilskud En række afdelinger har over de senere år modtaget driftstilskud, men efter de senere års udfas-ning er det om 2-3 år alene afdelingerne 34 Salonikivej og 39 Attikavej, der har fået tilsagn om driftstilskud, der aftrappes over en længere årrække. Derudover har organisationsbestyrelsen besluttet, at afdelingernes andel af de to boligsociale hel-hedsplaner i Vandtårnsområdet/Frydenlund og Herredsvang afholdes af dispositionsfonden. Endvidere støttes Det Boligsociale Fællessekretariat og Café Smilet over dispositionsfonden. De store renoveringssager har betydet en langsigtet forpligtelse for boligorganisationen til at yde tilskud. Endelig er Boligkontoret Århus forpligtet til at yde tilskud til afdelinger som betaler af på hjemfaldslån med mere end Landsbyggefondens satser. Det vil om ganske få år alene dreje sig om afdeling 29 Kalmargade med ca. 900.000 kr. årligt. Som udgangspunkt vurderes det hverken principielt eller aktuelt hensigtsmæssigt at iværksætte nye driftstilskud til afdelingerne, hvilket følger organisationsbestyrelsens beslutning på mødet den 2. maj 2013.

4/6

Såfremt der alligevel skal gives tilsagn om driftsstøtte til en afdeling bør det alene ske som et led i en samlet plan for den pågældende afdeling. Fra sidste runde er flg. tilskud prioriteret men endnu ikke effektueret fra boligorganisationen:

År Afdeling Formål Støtte Form Energi

2018 4 Chr. Molbechs Vej Omfugning 2.000.000 Tilskud

2018 2 Haugesundsvej m.m. Radon 67 pct. Tilskud

2018 10 Dalstien m.m. Radon 67 pct. Tilskud

2018 29 Kalmargade Helhedsplan 50.0001 Tilskud

2019 17 Kongsvang Omfugning 1.200.000 Tilskud

2019 28 Lindholmparken Solceller 500.000 Tilskud *

2019 40 Fredensgade Køkkener 300.000 Tilskud

2020 29 Kalmargade Badeværelser 3.000.000 Tilskud2

2020 29 Kalmargade Badeværelser 2.000.000 Lån3

2020 38 Visbjerg Hegn Badeværelser 50 pct. maks. 1.400.000 Tilskud

2020 47 Julsøvej Ventilation 33 pct. maks. 400.000 Tilskud

2021 2 Haugesundsvej m.m. Tag 25 pct. maks. 1.500.0004 Lån *

2021 48 Skæring Parkvej Vinduer 33 pct. maks. 1.500.0005 Tilskud *

2020 57 Åvænget Opretning kloak Op til 800.000 Tilskud

Det er en forudsætning for tilskud og lån, at arbejderne bliver udført i hele afdelingen. Vælger afde-lingen fx kun at skifte en del af køkkenerne, bortfalder tilskuddet. De angivne årstal er vejledende, idet konkrete forhold kan skubbe projektet tidsmæssigt til den ene eller anden side. Udover de ovennævnte kommer udgifter til etablering af ladestandere til elbiler i en række afdelin-ger jf. bestyrelsens beslutning herom. Ved siden af disse vil der formodentlig komme indstilling om udgift til at realisere fysiske helheds-planer i afdeling 29 Kalmargade og 31 Rydevænget samt formodentlig også i afdeling 41 Virupvej og 52 Viborgvej. Det vil også kunne komme på tale at støtte renovering af klimaskærm i afdeling 27 Frydenlund. Tilskudsplaner for disse helhedsplaner behandles særskilt i bestyrelsen.

1 Foreløbig ekstern bistand. Støtte til udarbejdelse af beslutningsgrundlag for helhedsplaner dækkes sædvanligvis af or-ganisationen. 2 Vurderes sammen med helhedsplan for afdelingen. 3 Vurderes sammen med helhedsplan for afdelingen 4 Forudsat at henlæggelser senest i 2021 når op på 212 kr. pr. år pr. m2 og forøger den med mindst 15 kr. pr. år pr. m2 frem til 2025. Værdien for afdelingen af lånet er ca. 1 mio., omkostningen for boligorganisationen ca. 750.000. 5 Forudsat at henlæggelser forøges med mindst 10 kr. pr. år pr. m2 i gennemsnit fra 2019-2025.

5/6

Hjemfaldslån Boligorganisationen er forpligtet til at betale tilskud til afdrag på hjemfaldslån til følgende afdelinger i 2021:

Afdeling Budget 2018 Budget 2019 Budget 2020 Budget 2021

24 Kirkedammen 32.000 32.329 47.866 47.428

27 Frydenlund 8.000 - - -

29 Kalmargade 894.598 893.690 898.760 897.059

60 Paludan-Müllers Vej 50.000 47.519 47.581 47.479

61 Chokoladen 33.000 29.623 29.471 29.315

Der betales ikke længere tilskud til afdeling 22 Illerupvej, 23 Nydamsparken, 27 Frydenlund, 28 Lindholmparken og 31 Rydevænget, da den regulerede beboerbetaling dækker ydelserne på hjem-faldslånene.

Helhedsplaner Tre store fysiske helhedsplaner betyder, at boligorganisationen har en forpligtelse overfor Lands-byggefonden til at yde følgende tilskud i 2021:


23 Nydamsparken 868.000 674.216 723.000 802.904

44 Hjulby Hegn 247.000 215.000 215.000 319.263

54 Norsgade 950.000 744.000 744.000 823.000

Tilskuddene er bevilget i lånenes løbetid (30 år), dog for afdeling 44 Hjulby Hegns vedkommende i første omgang kun i fem år, hvorefter tilskuddet fra 2022 revurderes. Modellen for finansiering af helhedsplanerne i disse afdelinger bør i det hele taget evalueres i løbet af 2020 eller 2021.

Øvrige driftstilskud Endelig er der fire afdelinger, der af andre årsager har fået driftstilskud, upåagtet at organisations-bestyrelsen har besluttet ikke at iværksætte nye tilskud og at udfase de bestående:


34 Saloniki vej 80.000 55.000 45.000 25.000

39 Attikavej 178.000 150.000 135.000 95.000

41 Virupvej 137.515 137.515 103.142 103.142

42 Hjelmagerparken 193.000 165.000 156.038 156.038

6/6

Den tidligere organisationsbestyrelse har givet tilsagn om, at tilskuddene til afdeling 34 og 39 løber til og med 2023 hhv. 2026.

Det indstilles, at bestyrelsen tilslutter sig de beskrevne tilskud.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 3.c

Genhusning ALBOA

Administrationen har nu fået en konkret forespørgsel fra ALBOA om hjælp til midlertidig genhus-ning af en beboer i forbindelse med boligorganisationens store renovering af afdeling 033, Abild-gade, Århus N. ALBOA er som drøftet på organisationsbestyrelsens behandling af sagen på mødet den 1. november 2018 udfordret af, at organisationen ikke har andre afdelinger i Aarhus Nord samt, at ⅓ af beboerne har et fysisk handicap. Her konkluderede bestyrelsen, at man var principielt positivt indstillet overfor at imødekomme hen-vendelsen i et nærmere defineret omfang og på midlertidig basis. Administrationen skulle frem-lægge en indstilling til en konkret beslutning på et kommende bestyrelsesmøde. Hjemlen følger af almenboliglovens §51, stk. 7: ”Den almene boligorganisation kan indgå aftale med en anden almen boligorganisation om anvisning af almene familieboliger til lejere, som den anden boligorganisation er forpligtet til at genhuse, jf. § 86, stk. 1-3, i lov om leje af almene boli-ger.” Der har så vidt vides ikke været fortilfælde, hvor Boligkontoret Århus har været involveret i genhus-ning på tværs af boligorganisationer. Den konkrete forespørgsel drejer sig om én beboer med behov for en midlertidig tilgængeligheds-bolig på tre rum i Århus N med en varighed på ca. 16 måneder. Det er administrationens vurdering, at det uden større problemer – og pga. dens midlertidighed uden at skade afdelingens beboere – vil være muligt at imødekomme forespørgslen i afdeling 23 Nydamsparken, og at det på grund af sagens særlige karakter ikke er nogen risiko for, at der dan-nes en præcedens, der kan komme afdelingerne eller boligorganisationen til skade. Derimod kan det være en fordel, hvis Boligkontoret Århus i fremtiden skulle komme i en sammenlignelig situa-tion.

Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om sagen.

DATO 6. august 2020

AFSENDER/FORFATTER MH/MOK


PROBLEMSTILLING

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 3.d

Repræsentantskabsmøde 2020

Stemmeudvalg Stemmeudvalg findes på Kvartsmødet d. 17. august. Formøde med dirigent Aftalt til d. 2. september, kl. 16.00 forud for repræsentantskabsmødet. Ansvar for de enkelte punkter på dagsordenen (dagso rden vedlagt)

• Beretning (Ansvarlig udpeges for hvert underpunkt) o Strategien o Bæredygtighed o Nemt o Fælles o Digitalisering o Nybyggeri o Bestyrelsen

• Årsregnskab 2019 • Budget 2021 • Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom • Justering af beslutning vedr. afhændelse af afdeling 65 Bethesdavej • Tilpasning af vedtægterne • Eventuelt indkomne forslag • Valg af næstformand • Valg af bestyrelsesmedlemmer • Valg af bestyrelsessuppleanter • Valg af kredsdelegerede

Konstituering Konstituering til forretningsudvalget.

DATO 6. august 2020

AFSENDER/FORFATTER MH/MKL


PROBLEMSTILLING

INDSTILLING

2/4

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt tager stilling til ansvarlige for de enkelte punkter på dagsordenen og konstituering af forretningsudvalg.

3/4

Dato

3. august 2020

INDKALDELSE

til ordinært repræsentantskabsmøde Vi indkalder dig til møde hos Scandic City, Østergade 10, Aarhus C

onsdag den 2. september 2020 kl. 18.30 Vi starter med middag og selve mødet starter kl. 19.00. Dagsorden:

1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af bestyrelsens årsberetning samt fremlæggelse af udvalgenes årsberetnin-

ger 3. Godkendelse af årsregnskab 2019 med tilhørende revisionsberetning for Boligkontoret År-

hus samt afdelingerne 4. Forelæggelse af budget 2021 for Boligkontoret Århus 5. Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom 6. Behandling af eventuelt indkomne forslag 7. Valg

a. Valg af næstformand (på valg er: Henrik Autzen) b. Valg af tre bestyrelsesmedlemmer (på valg er: Johnny deFeuth Eriksen, Dorthe Ni-

elsen og Kristine Simonsen) c. Valg af suppleanter for ét år (på valg er: Hans-Jørgen Krickhahn, Torben Ulrich Sø-

rensen, Majbritt Pedersen og Olav Bertelsen) d. Valg af 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede e. Godkendelse af revisor - RI indstilles

8. Eventuelt Ønsker du et forslag behandlet på mødet skal det være administrationen v/Mette Kjær Larsson i hænde senest onsdag den 19. august 2020. Vi gør opmærksom på, at det kun er de på forhånd ud pegede repræsentantskabsmedlem-mer eller suppleanter for disse, der har stemmeret. Afdelingsbestyrelses- og udvalgsmedlemmer, der ikke er medlem af repræsentantskabet, har møde og taleret. Du skal tilmelde dig senest den 19. august 2020 – også til Mette Kjær Larsson, [email protected] Venlig hilsen Bestyrelsen

4/4

FORRETNINGSORDEN FOR REPRÆSENTANTSKABSMØDER

1. Repræsentantskabsmødet vælger en dirigent, der leder forhandlingerne og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsor-den overholdes. Dirigenten påser endvidere, at valgene påbegyndes senest 2½ time efter mødets start.

2. Repræsentantskabet vælger en referent, der skriver trufne beslutninger og resultater af af-

stemninger ind i forhandlingsprotokollen, som efter mødet underskrives af dirigent, referent og formand. Antallet af mødedeltagere skal føres til protokol.

3. Repræsentantskabsmødet vælger et stemmeudvalg, der bistår dirigenten ved afstemnin-

ger. Antallet af stemmeudvalgsmedlemmer fastsættes af dirigenten.

4. Deltagerne får ordet til debatten i den rækkefølge de henvender sig. Begæring om ordet til forhandlingerne sker ved personlig henvendelse til dirigenten med oplysning om navn og den afdeling, vedkommende kommer fra. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller re-præsentantskabet fastsætter en begrænsning. Dirigenten kan vælge at emneopdele debat-ten. Indlæg og forslag til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter at debatten om det pågældende punkt er afsluttet.

5. Bortset fra valg og ændring af vedtægter afgør repræsentantskabsmødet alle spørgsmål

ved simpel stemmeflerhed blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet at afgivne stemmer. Ved spørgsmål, der ikke er behandlet i vedtægter eller forretningsorden, afgør dirigenten afstemningsformen.

6. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Såfremt der ved valg kun foreslås det antal kandi-

dater, der skal vælges, betragtes disse som valgt uden afstemning.

7. Såfremt to eller flere kandidater til formand og evt. næstformand foreslås, foretages der skriftlig afstemning. Opnår den kandidat, der får flest stemmer, ikke flere end halvdelen af stemmerne, gennemføres en ny valgrunde mellem de to kandidater, der fik flest stemmer i første valgrunde. Ved stemmelighed foretages der omvalg, og står stemmerne stadig lige derefter, foretages der lodtrækning.

8. Ved valg af organisationsbestyrelsesmedlemmer samt andre personvalg gælder, at der

skal stemmes på det antal personer, der skal vælges. Stemmesedler, der indeholder flere eller færre navne eller navne på personer som ikke er bragt i forslag, er ugyldige.

NOTAT TIL PKT 4.a

Økonomisk orientering 2. kvartal 2020

Rapportering af økonomiske nøgletal for Boligorganisationen

• 2. kvartals økonomiske rapportering for Boligorganisationen • Afkast på investeret midler 2020

Resultatopgørelse

Resultatopg. Budget Afvigelse Budget

2. kvartal 2020 2. kvartal 2020 2. kvartal 2020 2020

Konto

kr. kr. kr. kr.

501 Bestyrelsesvederlag 113.334 135.996 22.662 272.000

502 1 Mødeudgifter, kontingenter 146.408 384.984 238.576 770.000

511 2 Personaleudgifter 11.280.779 11.062.962 -217.817 22.125.975

513 3 Kontorholdsudgifter 2.357.037 2.050.402 -306.635 4.126.375

514 4 Kontorlokaleudgifter 1.328.371 1.262.610 -65.761 2.525.250

515 5 Afskrivninger, driftsmidler 85.000 84.996 -4 170.000

521 Revision 270.000 270.000 - 540.000

530 Bruttoadministrationsudgifter 15.580.929 15.251.950 -328.978 30.529.600

605/606 6 Byggesagshonorar (år til dato) -2.237.052 -2.237.052 - -4.474.130

Dato 10. AUGUST 2020

Afsender/forfatter MORTEN KRAFT

Modtager BESTYRELSEN

PROBLEMSTILLING

2/5

Kommentarer til 1. kvartal:

Der er et mindre merforbrug i forhold til de budgetteret udgifter svarende til ca. 329.000 t.kr.

Overskridelsen udgør ca. 2,1 % af de samlede udgifter

De primære årsager til afvigelsen er:

Konto 511

Generelt mindre forbrug, merforbrug ifm. udgifter til rådgiver ifm. EU-udbud af håndværker-ydelser

Konto 513

Merforbruget skyldes opfyldning af click (100.000 kr.) som bruges til at vores underskriftmo-dul Penneo. Samt udgifter til Incom som udvikler vores nye hjemmeside. Derudover er der brugt ca. 80.000 ifm. etablering af hjemmearbejdspladser og andre tiltag ifm. COVID-19

Forventninger til resultat for 2020

Der må forventes et nul-resultat i 2020 som følge af det negative renteafkast for de første må-neder, det forventes kun at vi kan hente det tabte frem mod årsafslutningen

Forudsætninger:

Rapporteringen tager udgangspunkt i bruttoadministrationsudgifterne samt de indtægter som typisk er afhængige af aktivitetsniveauet i organisationen - dvs. primært byggesagshonorarer. Andre indtægter så som administrationsbidrag og gebyrer forventes at ramme budgetmål. Ud-gangspunktet for boligorganisationens budget er at bruttoadministrationsudgifterne fratrukket indtægter som lovmæssige gebyrer og byggesagshonorarer udgør den samlede udgift som skal opkræves i administrationsbidrag i afdelinger. Som udgangspunkt bør det forventede resultat i boligorganisationen kun være forrentningen af egenkapitalen.

3/5

Faste noter

Resultatopg. Budget Afvigelse Budget 2. kvartal 2020 2. kvartal 2020 2. kvartal 2020 2020

Konto kr. kr. kr. kr.

502 1 Mødeudgifter og kontingenter m.v.

Repræsentantskabsmøde 0 54.996 54.996 110.000 Hovedbestyrelsen 95.719 39.996 -55.723 80.000 Møder, kurser m.v. bestyrelse og udvalg 25.195 214.998 189.804 430.000 Diæter, arbejdstab og kørsel 2.879 34.998 32.119 70.000 Repræsentation og gaver 22.615 39.996 17.381 80.000

146.408 384.984 238.576 770.000

511 2 Personaleudgifter

Lønninger, adm. personale 10.344.783 9.877.356 -467.427 19.754.725 Personalearrangementer m..v 41.277 99.996 58.719 200.000 Kursusudgifter 78.048 225.000 146.952 450.000 Arbejdstøj 1.427 0 -1.427 0 Kørsel 27.643 45.618 17.975 91.250 Forsikringer 42.418 19.998 -22.420 40.000 Andre udgifter til social sikring 189.743 162.498 -27.245 325.000 Fremmed assistance 331.268 232.500 -98.768 465.000 AARHUSbolig.dk og kollegiekontoret 373.035 399.996 26.961 800.000 Forskydning i feriepengetilsvar 0 99.996 99.996 200.000 - Refusion af syge- og dagpenge m.v. -148.863 -99.996 48.867 -200.000

11.280.779 11.062.962 -217.817 22.125.975

513 3 Kontorholdsudgifter

Juridisk assistance 117.317 62.496 -54.821 125.000 Forsikringer 49.887 14.496 -35.391 29.000 Telefon og internet m.v. 127.435 157.494 30.059 315.000 Kontorartikler m.v. 154.647 134.994 -19.653 270.000 Tryksager 50.319 49.998 -321 100.000 Mindre nyanskaffelser 132.859 39.996 -92.863 80.000 Kopiservice 23.170 22.500 -670 45.000 Porto 42.194 49.998 7.804 100.000

EDB udgifter - service m.v. 633.773 606.186 -27.587 1.212.375

IT-udvikling

102.324 124.998 22.674 250.000

Web- og selvbetjeningsløsninger 338.346 99.996 -238.350 200.000

Løn- og personaleadministrative systemer 99.375 84.996 -14.379 170.000

IT-sikkerhed

33.353 19.998 -13.355 40.000

Byggeadministrative systemer 60.000 127.270 67.270 280.000

Øvrige IT-systemer

54.950 24.996 -29.954 50.000 Bank - og girogebyrer 213.406 210.000 -3.406 420.000

4/5

Annoncer 16.998 22.500 5.502 45.000 Kontorhusholdning 76.887 104.994 28.107 210.000 Beboerblad 21.736 67.500 45.764 135.000 Andre udgifter 8.060 24.996 16.936 50.000

2.357.037 2.050.402 -306.635 4.126.375

514 4 Kontorlokaleudgifter

Lokaleleje 749.900 722.622 -27.278 1.445.250 Ejendomsskatter 34.800 33.498 -1.302 67.000 El 50.798 60.000 9.202 120.000 Vand og varme 68.750 69.996 1.246 140.000 Vedligeholdelse, rengøring m.v. 424.123 376.494 -47.629 753.000

Lokaleudgifter i alt 1.328.371 1.262.610 -65.761 2.525.250

515 5 Afskrivninger, driftsmidler:

Inventar 55.000 54.996 -4 110.000 EDB 30.000 30.000 0 60.000

85.000 84.996 -4 170.000

605/606 6 Byggesagshonorarer

Nybyggeri -1.417.056 -1.417.056 0 -2.100.000 Forbedringsarbejder -819.996 -819.996 0 -1.600.000

Byggesagshonorarer i alt -2.237.052 -2.237.052 0 -3.700.000

5/5

Afkast på investeret midler:

Det forventes at det samlede afkast for de placerede midler vil være -0,5% og 0,0 % for 2020. Forretningen af mellemregningen er budgetlagt med 1,5% i 2020

Fordelingen af midlerne er pr. 10. august således

Afkast i kr. Danske Bank 111.578.863,00 881.159,00 Nordea 105.314.123,00 295.288,00 SEB 146.813.665,00 - 802.494,00

Administration har løbende haft kontakt til alle forvaltere under Corona-krisen, således har der på-gået drøftelser i forhold til kapitalbevarelse og evt. omlægningen af væsentligste risikopapirer. Udviklingen følges op med møde med SEB d. 5. maj, da de har haft det største tab. Opdatering: På mødet den 5. maj med SEB blev årsagerne til SEB´s ekstraordinære dårlige afkast fremlagt og skyldes at SEB´s valgte at omlægge porteføljen kort tid før Corona-krisen, BLÅ oplyste at vi ville monitorerer SEB´s afkast frem mod slutningen af 2020 og at vi forventede at der ikke opstod yderli-gere spænd mellem SEB og de andre forvaltere, fra 5. maj og frem til 31. december.

Det anbefales at organisationsbestyrelsen tager kvartalsrapporteringen til efterretning. Det anbefales at organisationsbestyrelsen tager afkastrapporteringen til efterretning

Januar Februar Marts April Maj Juni Juli 10.August

September Oktober Novemb

erDecemb

erDanske Bank 0,73 1,11 -0,95 -0,1 -0,07 0,44 0,74 0,8

Nordea 0,53 0,67 -0,59 -0,22 -0,11 0,14 0,26 0,28

SEB 0,65 0,94 -2,89 -2,08 -1,85 -1,33 -0,78 -0,54

Budget 0,13 0,25 0,38 0,50 0,63 0,75 0,88 1,00 1,13 1,25 1,38 1,50

-3,5

-3

-2,5

-2

-1,5

-1

-0,5

0

0,5

1

1,5

2

Afkast, kapitalforvaltere mod budget

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 4.b

Orientering vedr. afdelinger

Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger:

Afdeling 2 Haugesundsvej m.fl.

• I forbindelse med kraftig blæst/storm i marts blev Christiansbjerg Mu-rerfirma rekvireret til Haugesundsvej 1, 5, 7, Kristiansundsvej 7 & 13 samt Stockholmsgade 16, hvor der var faldet/blæst tagsten af. Murer kunne konstatere meget rådne lægter ved de berørte områder. Afde-lingsbestyrelsen er inviteret til møde torsdag den 11. juni med henblik på, at orientere om, at administrationen kobler en ekstern rådgiver på, som skal gennemgå udvalgte tagflader med henblik på behov for udskiftning af tage.

• Der skal også være en snak med afdelingsbestyrelsen om aktivite-terne i langtidsplanen, skal samles i en samlet renovering af klima-skærmen, da tilstanden på alle sydgavle er i en så dårlig forfatning, at de kræver enten renovering, eller nye med nye fundamenter og ekstra isolering. Vinduerne er også i dårlig stand. Det giver mening at samle det hele, men er selvfølgelig forbundet med en stor husleje-stigning for afdelingens beboere.

• Der afholdes et ekstraordinært afdelingsmøde mandag den 22. juni

kl. 17, på baggrund af 15 lejeres underskrifter, som ønsker en ny de-bitering/beslutning af vedtagne punkt 4.4 fra det ordinære afdelings-møde omhandlende nedbring af radonniveau i boligerne. Afdelings-mødet vil igen blive orienteret om, at det indtil nu disponerede beløb til eksterne rådgivere vedr. radon, skal afholdes af afdelingen uden mulighed for tilskud nu eller senere, hvis afdelingsmødet stemmer nej til tekniske tiltag, der nedbringer radonniveauet.

Afdeling 9/14/18 Trøjborg

• Arbejdet med kloakkerne nærmer sig afslutning efter renovering med strømpeforing af alle ledninger i terræn og under bygningerne. Hele systemet er sikret med rottefælder og rottespærrer fremadrettet.

DATO 6. august 2020

AFSENDER/FORFATTER Administrationen


PROBLEMSTILLING

2/6

Afdeling 12-19 Majdalen m.fl.

• Altanbunde behandlet med ny belægning fra Vesla.

• Nye forsyningsrør mellem blokke bestilt.

• Afdeling koblet på CTS ved Danfoss

Afdeling 13/16 Hammershusvej

• Nedgravede containere sat i drift.

Afdeling 17 Kongsvang

• Vi har sat vores tømrermester i gang med et forsøg – kan det give mening at renovere de eksisterede teaktræs hoveddøre til opgan-gene – vi får ikke døre i en bedre kvalitet end dem vi har der nu.

Afdeling 20 Norgesparken

• Facaderenoveringen er afsluttet.

• Opsætning af adgangskontrol system og dørtelefoner er afsluttet.

• Der er blevet undersøgt mht. areal ombytning mellem afd. 10 og 20, så der kan etableres en parkeringsplads i afd. 20 mod Stockholms-gade. Den skal først bruges som byggeplads til afd. 79 på Randers-vej og derefter omdannes til parkeringsplads.

3/6

Afdeling 22 Illerupvej

• Administrationen har modtaget en varsling om kommende spunsning på Randersvej 139 (La Tour). Der er skrevet til entreprenøren, at vi vil have en dialog om: • at der bliver foretaget en fotoregistrering af bygninger/funda-

menter sammen med bygherren/entreprenøren inden opstart af afdelingens bygninger

• at der bliver opsat vibrationsmålere på afdelingens 7 bygninger, der giver direkte besked, såfremt arbejdet overskrider værdier, og at arbejdet herefter stoppes

• at bygherren/entreprenøren som udgangspunkt holder vibratio-nen på maksimum 3 mm/s. jf. DIN 4150-3/5/.

• at der bliver foretaget en fotoregistrering sammen med bygher-ren/entreprenøren efter afslutning af byggeriet

Hvis der opstår skader på bygningerne i afdeling 22, som kan relate-res til anlægs- og byggearbejder på det kommende højhus byggeri på Randersvej 139, vil vi forbeholde os ret til at kræve erstatning.

• Haveprojekt og legepladser: • Forurenet jord er afsluttet. • Belægning er i gang og forventes afsluttet i uge 38 • Beplantning udføres i efteråret. • Der bliver etableret nedgravet affalds container i efteråret, de er

bestilt. • Port og adgangskontrol samt video overvågning er ved sin af-

slutning og bliver igangsat når lejer af garageportene er blevet varslet og de sidste ting etableret.

Afdeling 23 Nydamsparken

• Projektet med renovering af facader og altaner forløber planmæssigt.

• Der er god dialog med hovedentreprenør i sagen om fugtskader efter tagrenoveringen.

• Indledende samtaler med rådgiver om renovering af varmemester-kontor, opgange, vaskeri og fællesrum.

4/6

Afdeling 24 Kirkedammen

• Kloakrenovering er afsluttet.

• Udearealerne er ved at blive færdiggjort.

• Der bliver lavet nye parkeringspladser.

• Beboerrum er blevet renoveret og er afsluttet

• Der bliver etableret robotklipper på havesiden i august måned.

• Nyt cykelskur er blevet projekteret og bliver sendt til ansøgning hos kommunen, når rådgiveren er tilbage fra ferie. Så snart der er god-kendelse, bliver det etableret.

Afdeling 25 Reginehøj

• Arbejdet med udskiftning af entredøre er genoptaget efter Corona nedlukningen, arbejdet forløber planmæssigt med den forskubbelse, coronaen har medført.

• Vi er ved at være igennem projektet, der er på trods af vi er kommet ind i feriesæsonen kun få døre hvor det har været en udfordring af få adgang. Disse mangler sammen med de sidste malerreparationer.

Afdeling 27 Frydenlund

• Arkitekten har over et par gange præsenteret deres tanker for afde-lingsbestyrelsen og er pt. i gang med at tilrette deres forslag en sid-ste gang og lave overslag over byggeudgifterne. Dette præsenteres for afdelingsbestyrelsen/byggeudvalg forud for afdelingsbestyrelses-mødet.

Afdeling 28 Lindholmparken

• Indledende samtaler men samtaler med rådgiver om renovering / ud-videlse / opgradering af afdelingens fælleshus.

• Indledende samtaler med rådgiver om etablering af solceller.

• Indledende samtaler med rådgiver omkring løsning af isoleringsløs-ning mod krybekælder (stuelejligheder)

5/6

Afdeling 29 Kalmar-gade

• Møde den 16. juni med Landsbyggefonden, som gav overvejende positiv tilbagemelding på den foreløbige helhedsplan og indikationer om, hvordan projektet kan bearbejdes for at øge støtteandelen.

• Der pågår videre dialog med Aarhus Kommune samt Landsbygge-fonden bl.a. den 7. august om den overordnede plan for afdelingen. Byggeri af almene boliger mod Randersvej er skrinlagt, men der ar-bejdes pt. på en model, hvor der etableres fælleshus inkl. vaskeri, ejendomsfunktionærkontor og administration i en ny bygning på hjør-net af Randersvej og Ringvejen, og at der på det nuværende fælles-hus’ område i stedet kan etableres rækkehuse af en eller anden form.

• Grundet corona har tidsplanen måttet skubbes, så godkendelse af planen ikke kan ske på det ordinære afdelingsmøde i september, men i stedet på et ekstraordinært møde den 3. november.

Afdeling 30 Nørreskovvej

• Gavlbede færdige.

• Nedgravede containere igangsat.

Afdeling 31 Rydevænget

• Rottebekæmpelse igangsat i kloak.

• Helhedsplanen afventer forsat tilbagemelding fra LBF. Landskabsar-kitekten har igangsat workshops omkring udearealerne.

Afdeling 32 Nørreskovvej

• Nedgravede containere igangsat

Afdeling 34/39 Salonikivej/Attikavej og 44 Hjulby Hegn

• Der er ansat ny varmemester med tiltrædelse pr. 1. oktober 2020.

Afdeling 38 Visbjerg Hegn

• Informationsmøde for beboerne om det nye oplæg til fremtidssik-ringsstrategi den 26. august.

• Projekt delrenovering af badeværelser, her er projektet udskudt pga. COVID-19. der afholdes møde med badeværelsesudvalget torsdag den 6. august, hvor de sidste ting bliver afstemt.

Afdeling 48 Skæring Parkvej

• Alle sokler samt kælder er blevet gået efter og repareret.


• Der etableres her i sensommeren ny infrastruktur med PDS-kabler til supplement af de gamle coax kabler.

Afdeling 54 Norsgade

• Udearealerne er blevet lavet færdige.

6/6

Afdeling 55 Skæring Parkvej

• Landsbyggefonden besigtigede pilot-vinduesprojektet den 16. juni. Der pågår i forlængelse heraf dialog med afdelingsbestyrelsen om, hvorvidt man ønsker at fortsætte projektet, når de øvrige boliger skal have skiftet vinduer.


• Der har været opstart på udskiftning af taget, der laves lidt ekstra om-kring brandkamserstatning for at tage hensyn til div. installationer ud-føres disse ensidigt, dette forsinker processen en del, men vi forven-ter at kunne afslutte inden for tidsplanen.

• Planen holder, tømreren gik på sommerferie med ny listebeklædning og underpap lagt på hele bygningen.

Afdeling 67 Hørretløkken

• Stormskade i nr. 265-269, bliver afsluttet den 7. august. Der er dialog med bestyrelsen om at der skal etableres sikring af tagpap, så det ikke kan gentage sig ude i fremtiden. Udførelse for sikring forventes udført i 2021.

• Udskiftning af alle døre i skure udføres i slut august.

Afdeling 75 Herningvej

• Der etableres robotklipper i august måned.

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 4.c

Orientering fra administrationen

Strategi

A. Implementeringen af organisationsbestyrelsen strategi for TV/internet er i fuld gang. Afde-lingerne er delt i fire bølger, så der i første omgang – af hensyn til belastningen af de før-ste afdelingsmøder – kun tages stilling i de ca. 15 afdelinger, hvor der er allerstørst behov for en snarlig afklaring. Der er dog etableret samarbejdsmodeller med såvel Fibia, Aura, TDC og Bolignet Aarhus om at etablere nye modeller for internetforsyning i en række af-delinger. Modellerne er alle uden binding for beboerne, uden aftagerpligt og med helt mi-nimale bindinger af afdelingerne. Uanset dette godkendes etablering af forsyningsnet på de enkelte afdelingers afdelingsmøder. Enkelte afdelinger vil evt. skulle have reetableret coax-anlæg til TV-forsyning. Der holdes informationsmøde for afdelingsbestyrelser om problemstillingen den 19. au-gust.

B. Som udløber af bestyrelsens beslutning herom er boligorganisationen indmeldt i forenin-gen Vild med vilje for at understøtte det strategisk prioriterede arbejde med biodiversitet og fremme af vild natur.

C. I 2016 overgik alle Boligkontoret Århus’ afdelinger fra forskellige elleverandører til Vind-stød, som leverer 100 pct. danskproduceret vindmøllestrøm. Dette har medført en kraftig reduktion i Boligkontoret Århus’ CO2-udledning, helt i tråd med organisationens strategi-ske fokus. Undtaget herfor var dog afdelingerne 23 Nydamsparken, 25 Reginehøj, 27 Frydenlund og 28 Lindholmparken, der forinden havde bundet sig på lange fastprisaftaler med Energi-Danmark, der løber frem til udgangen af 2020. Når aftalerne nu udløber til årsskiftet, betyder det at de resterende fire afdelinger nu også overgår til at blive forsynet fra Vindstød. Det er alene afdelingernes forsyning, der skifter, så beboerne vil ikke mærke nogen ændring. For afdelingernes vedkommende vil det dog betyde, at også disse fire afdelinger nu forsynes med CO2-neutral el og at alle afdelinger




PROBLEMSTILLING

2/4

vil være overgået fra fastprisaftaler til en variabel pris. Boligkontoret Århus’ aftale med Vindstød indebærer, at der på elprisen kun betales nettoprisen fra den nordiske elbørs uden tillæg af nogen omkostninger eller administrationsgebyrer til Vindstød.

Personale

D. Som sædvanlig gennemføres medarbejdertilfredshedsmåling fra ultimo august til primo september. Som tidligere oplyst gennemføres analysen i år af BL/Sermo ud fra virksom-hedsnævnets ønske om at prøve alternativer til Great Place to Work.

E. Den årlige medarbejderdag har været udskudt til den 21. august, men udskydes på ny til foråret 2021.

F. Den 27. august har den hidtil udskudte workshop for alle medarbejdere om Boligkontoret Århus’ nye strategigrundlag skulle gennemføres. Workshoppen aflyses, og det indstilles at bestyrelsen færdiggør sin behandling af strategigrundlaget med alene chefgruppens input.

Drift

G. Som drøftet på sidste bestyrelsesmøde er åbningstiderne analyseret nærmere i lyset af erfaringen fra nedlukningsperioden under coronapandemien. Erfaringen er, at der er i gennemsnit ca. to fysiske ekspeditioner hver dag, men at medar-bejdernes arbejdsdag og fysiske lokalisering er nødt til tage højde for hele åbningstiden. 99% af alle henvendelser kan ekspederes i telefon eller via e-mail, som også er beboere og boligsøgendes klart mest fortrækkende kommunikationsformer. Telefontiderne fastholdes fremover – vi har pt. åbent for telefonisk henvendelse i 24 timer ugentligt, hvilket kun overgås af Brabrand Boligforening med 24,5 timer og AAB samt Al2Bolig med 30 timer. Vi vil derimod forsøgsvis justere åbningstiderne for den personlige henvendelse således at der efter sommerferien er åbent efter denne model, som vil frigive ressourcer til en mere effektiv sagsbehandling og betjening af beboere og boligsøgende via telefon, e-mail og selvbetjeningsløsninger. Ugedag Telefontid Personlig betjening Mandag 09.30 - 15.00 10.00 - 12.00 Tirsdag 09.30 - 15.00 Lukket Onsdag 09.30 - 15.00 10.00 - 12.00 Torsdag 12.00 - 17.00 13.00 - 16.00 Fredag 09.30 - 12.00 Lukket

Den personlige betjening er for en meget lille gruppe, som med de nye åbningstider fort-sat vil have mulighed for at blive ekspederet. Samtidig bliver der åbnet op for, at såfremt en ekspedition ikke kan håndteres telefonisk eller på e-mail som følgende af sprogforstå-else, manglende NemID, ingen mailkonto m.m., vil der kunne laves individuelle aftaler uden for den normale åbningstid.

3/4

Der vil altid være en medarbejder fysisk til stede i telefonåbningstiderne. Til orientering er der blandt de øvrige boligorganisationer i byen en række forskellige løs-ninger for fysisk åbningstid efter coronapandemien, rækkende fra fuld åbning over kortva-rig daglig åbning til fuld lukning for fysisk fremmøde. Det er dog afgørende, at ovenstå-ende model bygger på en nøje analyse af behovet hos Boligkontoret Århus’ beboer og bo-ligsøgende samt de interne arbejdsgange, ikke et forsøg på at tilpasse til andre virksom-heders beslutninger. Ovenstående løsning vil som udgangspunkt blive anvendt frem til nytår, hvorefter der la-ves en evaluering. Der vil dog løbende blive taget højde for den modtagne feedback på modellen.

H. Alle ejendomsfunktionærkontorer på nær i afdeling 4 Chr. Molbechs Vej (på grund af ”blindgyde”) er nu åbnet for fysisk fremmøde efter corona-nedlukningen. Der er etableret afstandsskilte på de lokaliteter, hvor det giver mening, der er indkøbt håndsprits dispen-sere m.m., evt. plexiglasskærme m.m. efter en konkret analyse. Erfaringerne er positive, men det er fortsat vurderingen, at antallet af personlige henvendelser er væsentligt redu-ceret. I afdeling 4 er der etableret en løsning, hvor ejendomsfunktionæren kan kontaktes ad anden vej. I forbindelse med den store vækst i COVID-19-tilfælde i Århus i uge 32 er det dog beslut-tet midlertidigt at lukke for personlig betjening i fem afdelinger i særligt hårdt ramte områ-der.

I. På nær Sabroafdelingerne, er kontortiden i alle afdelinger som nævnt på sidste bestyrel-sesmøde blevet ændret til kl. 7.30 – 8.00. Det gør vi, da vi kan give en bedre beboerser-vice, da de fleste vil møde op i det tidsrum i forhold til egen arbejdstid mv. Det giver også en mere effektiv arbejdsdag for ejendomsfunktionæren, der i forlængelse af behandling af indkomne mails, dialog med leverandører m.m., kan tage kontortiden i direkte forlængelse heraf – inden han/hun går i ”marken”, ligesom vedkommende i de fleste tilfælde får mulig-hed for at rekvirere håndværkere til løsning af opgaver samme dag.

J. I forbindelse med den store vækst i COVID-19-tilfælde i Århus i uge 32 har Aarhus Kom-mune henvendt sig til alle boligorganisationer for at bede om hjælp til at udbrede informa-tion om forholdsregler mod coronasmitte i afdelingerne, ikke mindst med henblik på at for-midle information på somali, hvilket Boligkontoret Århus naturligvis på linje med byens an-dre boligorganisationer har sat i værk. Det er også indledt samarbejde om at opstille mo-bile testfaciliteter i flere boligområder, som fx i Frydenlund er blevet serviceret af de bolig-sociale medarbejdere.

K. Efter genåbningen har en række arrangementer, der tidligere har været udsat, nu kunnet programsættes igen. De lovbundne retningslinjer for professionelle hoteller, kursussteder m.m. sikrer ikke, at Sundhedsstyrelsen anbefaling om en mindsteafstand på 1 meter kan overholdes. Det er imidlertid administrationens holdning, at dette krav under alle omstæn-digheder vil skulle overholdes. Derfor har flere arrangementer måtte flyttes til andre ste-der, hvilket alt andet lige har ført til en meromkostning, både da der skal bruges større lo-kaler, og da der ikke nødvendigvis kan opnås tilbagebetaling af lokalelejen.

4/4

L. Set i lyset af den seneste tids store stigning i antallet af coronasmittede i byen og sund-hedsmyndighederne og Aarhus Kommunes skærpede opfordringer, har vi i uge 33 og 34 taget flg. tiltag:

• Medarbejderne i administrationen arbejder som udgangspunkt hjemmefra, der op-

retholdes dog den hidtidige åbnings- og telefontid • Møder holdes så vidt muligt digitalt • De boligsociale aktiviteter indskrænkes

IT

M. En analyse af Boligkontoret Århus’ IT-driftsmiljøer har ført til, at der indgås aftale med AD-mire ApS om et levere overgang til en Microsoft 365-baseret løsning, der både vil kunne give en væsentlig højere grad af sikkerhed og på sigt en driftsbesparelse. I første omgang forventes løsningen implementeret på ejendomsfunktionærkontorerne, hvor forskellen vil opleves som mindst, men det er forventningen, at også de administrative arbejdspladser kan overgå til det nye driftsmiljø i løbet af ca. 18 måneder.

N. Arbejdet med Incoms udvikling af nyt intranet og BKÅ Portalen skrider efter coronapande-mien på ny fremad, og det forventes, at der i løbet af september kan indledes brugertest på de nye platforme. Herefter vil der kunne opstilles en egentlig plan for ibrugtagningen og udfasningen af de hidtidige platforme.

Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 5.c

Mødeplan for Boligkontoret Århus

Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen i anden halvdel af 2020 og første halvdel af 2021.

Dato Arrangement Indhold

17. august Kvartalsmøde • Repræsentantskabsmøde • Strategigrundlag • Afdelingsmøder

19. august Informationsmøde • TV og internet

2. september Repræsentantskabsmøde •

2. september Konstituerende bestyrel-sesmøde

• Foreløbig konstituering af forretningsudvalg •

29. september Bestyrelsesmøde • Afdelingsbudgetter • Yderligere konstitueringer • Opfølgning på repræsentantskabsmøde • Justering af strategigrundlag • Status på strategiske mål • BKÅ Festival • Risikostyring

Dato følger Introduktionskursus •

Dato følger Kassererkursus •

5. november Bestyrelsesmøde •

3. december Bestyrelsesmøde •

8. – 10. januar Bestyrelsesseminar/ julefrokost

• Den gode overgang/generationsskifte for bestyrelsesmedlemmer, formand og næst-formand

DATO 6. august 2020

AFSENDER/FORFATTER MH/MKL


PROBLEMSTILLING

2/2

Dato Arrangement Indhold

4. februar Bestyrelsesmøde •

11. marts Bestyrelsesmøde • Opfølgning på strategiske mål

29. april Bestyrelsesmøde • Budget og regnskab

Mødeplanen er til bestyrelsens godkendelse. Det indstilles i den forbindelse, at bestyrelsen godkender aflysning af bestyrelsesseminaret i juni, uanset at bestyrelsens forretningsorden siger, at der skal holdes to årlige seminarer. Dermed hol-des næste bestyrelsesseminar i januar 2021.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 5.d

Uddannelsesplan organisationsbestyrelsen

I alles uddannelsesplan indgår følgende fælles uddannelsesaktiviteter:

• Bestyrelsens strategiske rolle og ansvar – hvordan en bestyrelse arbejder strategisk og fun-gerer som et arbejdsfællesskab (gennemført i januar 2017 og gentages efter ca. tre år, fx januar 2021).

• Bestyrelsens juridiske rolle og ansvar – bestyrelsens ansvar og samspil med den daglige ledelse (gennemførtes sidst den 8. juni 2017 og gentages i andet halvår 2020).

• Bestyrelsens økonomiske rolle og ansvar – bestyrelsens rolle ift. regnskabsaflæggelse, budgetlægning og økonomiopfølgning samt byggesager og samspil med revisor (gennem-ført sidste gang januar 2019).

Disse suppleres i andet halvår 2020 med endnu et fælles kursus (enten afholdt med intern undervi-ser eller vha. BL) om det lovgivningsmæssige grundlag (hovedprincipper i almenboligloven, almen-lejeloven, driftsbekendtgørelsen, udlejningsbekendtgørelsen, vedligeholdelsesbekendtgørelsen og sideaktivitetsbekendtgørelsen) – finansiering, udlejning, byggesager, lejefastsættelse osv. Det af-vikles efter alle har været på Ny i ledelsen og afstemmes med indholdet i dette. For nyvalgte bestyrelsesmedlemmer bør planen under alle omstændigheder inden for det første år indeholde to relevante kurser i BL-regi med organisationsbestyrelsen som målgruppe, herunder kurset Ny i ledelsen. Suppleanter opfordres under alle omstændigheder til at deltage i Ny i ledelsen. Der afvikledes endvidere kursus i Byggeri og renovering marts 2018. Det kan overvejes, om også dette kursus skal gentages efter ca. tre år. Der gennemførtes i februar 2020 kursus i kommunikation.

DATO 6. august 2020



PROBLEMSTILLING

2/4

Kortlægning af kompetencer Bestyrelsen har siden sidste bestyrelsesmøde gennemført en kortlægning af interesse, vurdering af betydning og nuværende kompetenceniveau på en række områder.

Undersøgelsen peger på, at kompetenceniveauet generelt er løftet – uanset at der er sket udskift-ninger i bestyrelsens sammensætning – ikke mindst på de punkter, der vurderes til at have stor be-tydning. Der er dog fortsat plads til forbedring, særligt vedr. kommunikation og beboerdemokrati samt strategi. Bestyrelsens medlemmer bedes overveje, hvorledes dette kan adresseres.

Henrik Fokus for uddannelsesplan:

• Lovgivning – fx BL Organisationsbestyrelsens ansvar og retlige rammer • Strategi og lederskab – BL Strategisk ledelse � • Nybyggeri/renovering – internt kursus �

Johnny Fokus for uddannelsesplan:

• Økonomi – fx BL Økonomi og nøgletal, ellers internt kursus � • Kommunikation – fx BL Beboerkommunikation � • Lovgivning – fx BL Organisationsbestyrelsens ansvar og retlige rammer

...beboerdemokrati

...boligsocialt arbejde

...fællesskab

...innovation

...kommunikation

...lovgivning

...nybyggeri

...politisk lederskab

...renovering

...strategi

...udearealer

...økonomi

Kompetence

Interesse

Betydning

3/4

Kristine Fokus for uddannelsesplan:

• Kommunikation – fx BL Beboerkommunikation � eller internt kursus � • Strategi og lederskab – fx BL Strategisk ledelse • Lovgivning – fx BL Organisationsbestyrelsens ansvar og retlige rammer

Peter Fokus for uddannelsesplan:

• BL Ny i ledelsen � • Nybyggeri/renovering – internt kursus �

Søren Fokus for uddannelsesplan:

• Strategi og lederskab – BL Strategisk ledelse �

Dorthe Fokus for uddannelsesplan:

• BL Ny i ledelsen � • Strategi og lederskab – fx BL Strategier fra ord til handling � • Boligsocialt arbejde – nærmere følger • Nybyggeri og renovering – internt kursus • Kommunikation – fx BL Beboerkommunikation

Rasmus Fokus for uddannelsesplan:

• Kommunikation – fx BL Beboerkommunikation � eller internt kursus � • Nybyggeri/renovering – internt kursus � • Innovation – udenfor BL, fx http://www.cok.dk/borgerdeltagelse-stor-stil eller

http://www.cok.dk/samskabelsestræf • BL Ny i ledelsen � • Fællesskab • Strategi – evt. i fællesskab i bestyrelsen

Hanne Fokus for uddannelsesplan:

• BL Ny i ledelsen � • Fællesskab • Strategi og lederskab – fx BL Strategier fra ord til handling • Nybyggeri/renovering – internt kursus

4/4

Uddannelsesplanen lægges ved et bestyrelsesmedlems nyvalg til organisationsbestyrelsen samt revideres hvert år, fx på det konstituerende bestyrelsesmøde. Der arbejdes tillige med kompetenceudvikling af første- og andensuppleanten, og forretningsudval-get er bemyndiget til at bevilge relevante kurser til disse.

Det indstilles, at organisationsbestyrelsen følger op på og drøfter evt. nye tiltag i uddannelsespla-nerne.

INDSTILLING

NOTAT TIL PKT 6 a

Arbejdsgrundlag og grundlag for værdiskabelse

Bestyrelsesseminaret den 12. januar 2019 fastlagde: Bestyrelsens samarbejdsprincipper er fortsat:

• Respekt, nærvær og forberedelse • Loyalitet • God tone • Se bestyrelsen som team

Bestyrelsen skaber fortsat værdi ved at:

• Drive organisationen, sætte retning og mål • Sikre lovgivning overholdes • Sikre strategisk fokus • Have stærk og god kommunikation ift. beboere, afdelingsbestyrelser og repræsentantskab • Skabe gode til relationer udadtil fx til byrådet, andre boligorganisationer, BL etc.

Bestyrelsen lægger i arbejdsgrundlaget for 2019-20 vægt på at:

• Til stadighed øge viden, særligt om kommunikation • Forankre strategisk fokus gennem intensiveret dialog med repræsentantskabet • Styrke politisk fokus • Huske at få alle med, italesætte hinandens styrker og give plads

Det indstilles, at bestyrelsen bruger grundlaget til planlægning og evaluering.




PROBLEMSTILLING

INDSTILLING

indkaldelse til bestyrelsesmØde...a. overordnet evaluering af bestyrelsens arbejde ift....

Documents