industries, ouvrez vos portes

GUIDE METHODOLOGIQUEINDUSTRIES, OUVREZ VOS PORTES

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Les visites d’entreprises : pourquoi ouvrir ses portes ? . . . . . . . . . . . . . 8 1 .1 Des motivations variées pour les entreprises . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 1 .2 Les freins à l’ouverture des entreprises aux publics . . . . . . . . . . . . 10 1 .3 Les différents types de visites d’entreprise :

laquelle choisir pour votre entreprise ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 1 .4 Les visiteurs : des attentes complémentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Les 3 temps des visites d’entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

2 .1 Le planning type de l’organisation d’une visite d’entreprise . . . . . . 17 2.2Uneétapepréliminaire:définirprécisémentcesmotivations . . . . . 18 2.3Identifierlespublicscibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 2 .4 Avant la visite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2 .4 .1 Préparer le circuit de visite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2 .4 .2 Construire le discours de visite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 2.4.3 Définirlesmodalitéspratiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 2 .4 .4 Gérer les questions de sécurité et d’hygiène . . . . . . . . . . . . 25 2 .4 .5 Les guides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 2 .4 .6 Gérer les réservations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 2 .4 .7 Communiquer avec vos clients / partenaires . . . . . . . . . . . . 34 2 .4 .8 Communiquer auprès des visiteurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 2 .4 .9 Communiquer avec les collectivités de votre territoire . . . . . 36 2 .4 .10 Communiquer en interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 2 .5 Pendant la visite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 2 .5 .1 Accueillir les visiteurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 2 .5 .2 Guider les visiteurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 2 .6 Après la visite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 2 .6 .1 Préparer les prochaines visites d’entreprise . . . . . . . . . . . . 39 2 .6 .2 Communiquer pour valoriser la démarche d’ouverture

de l’entreprise aux publics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

SOMMAIRE

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ÉDITORIAL

Avec plus de 6 904 entreprises industrielles, 189 000 emplois salariés, la région Nord - Pas de Calais est la 3ème région industrielle de France .

Offrant toujours de nombreuses possibilités en termes d’emploi, de nouveaux secteurs s’affirment progressivement comme des relais decroissance notamment la chimie verte, la biologie-santé, le numérique, les industries de l’environnement .

Malgré ces possibilités, l’attractivité auprès des jeunes est une question essentielle pour la survie de l’industrie en région . Dans ce contexte, la visite d’entreprise représente un outil majeur . Elle permet par une ouverture au plusgrandnombredevalorisernonseulement l’attractivitédelafilièremaiségalement les savoir-faire de l’entreprise .

Construit comme un pense-bête des bonnes pratiques en terme de stratégie, de sécurité, de communication…, ce guide permet d’approcher la visited’entreprisedefaçonpratiqueenidentifiantlespointsclédel’organisationavant, pendant et après .

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Le guide « Ouvrir ses portes aux publics »

L’ensemble des conseils et des outils que nous proposons dans les prochaines pages vous permettront d’organiser une visite d’entreprise quelle que soit la période de l’année.

Les objectifs du guide « Ouvrir ses portes aux publics » :

n Répondre aux différentes interrogations des entreprises industrielles du territoire sur les visites d’entreprises : pourquoi organiser une visite d’entreprise ? Qu’apporte une visite d’entreprise au secteur industriel… ? Comment gérer les contraintes réglementaires et de sécurité… ?

n Accompagner les chefs d’entreprises et les techniciens dans l’organisation d’une journée « porte ouverte » : guider la démarche tant sur le plan organisationnel que juridique .

Ouvrir les portes de son entreprise ne s’improvise pas : des outils méthodologiques aident à atteindre vos objectifs.

Le guide reste néanmoins volontairement synthétique et n’a pour ambition que de vous accompagner dans la programmation de visites ponctuelles. L’organisation de visites récurrentes nécessitera d’approfondir l’ensemble des conseils pratiqués disponibles dans les pages suivantes.

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À qui s’adresse ce guide

Le guide « Ouvrir ses portes aux publics » s’adresse plus particulièrement aux entreprises industrielles qui s’interrogent sur les apports et objectifs des visites d’entreprises et/ou qui souhaitent organiser des journées « Portes Ouvertes » .

n Les chefs d’entreprise y trouveront dans une première partie des réponses à certaines de leurs interrogations .

n Les chefs de projet et techniciens y verront un outil méthodologique les guidant dans leur projet d’ouverture aux publics .

Comment utiliser ce guide :

Afinderépondreàl’ensembledevosinterrogationsetdevousaccompagnerdans votre projet de visite d’entreprise, nous avons organisé le guide « ouvrir ses portes aux publics » en 3 parties distinctes :

n Une présentation des principales motivations des entreprises industrielles pour une ouverture aux publics .

n Un accompagnement pas à pas dans la mise en œuvre d’une visite d’entreprise : les principales étapes du projet, les contraintes à appréhender…

n Des outils méthodologiques types : fiche projet, fiche de gestion desréservations, déclaration sécurité…

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PARTIE 1

VISITE D’ENTREPRISESOUVRIR DES PORTES

POUR MIEUX VALORISER

LE SAVOIR-FAIRE DE SON ENTREPRISE

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Les visites d’entreprises : pourquoi ouvrir ses portes ?

1.1 Des motivations variées pour les entreprises

L’organisation de visites d’entreprises et de journées portes ouvertes s’inscrit généralement dans une stratégie de communication pour les entreprises.

Généralement un projet d’ouverture de l’entreprise aux publics répond aux ambitions suivantes :

Les apports d’une visite d’entreprise varient selon la nature de votre activité et des objectifs que vous vous serez préalablement définis.

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À titre d’exemple :

n Les entreprises du secteur agro-alimentaire, secteur industriel qui dispose d’une mauvaise image auprès du grand public, ont par exemple profité de l’essor des visites d’entreprises pour communiquer auprèsdes jeunes lycéens et étudiants et séduire de futurs salariés .

n Les entreprises des secteurs industriels, perçues comme à risques ou polluantes, organiseront des visites d’entreprise pour établir un climat de confiance avec le territoire (habitants, élus…) et communiquer sur la maîtrise des risques et les pratiques en faveur de l’environnement .

n Une entreprise industrielle ou artisanale cherchera à accroître sa notoriété pour améliorer ses ventes ou être reconnue comme un acteur important .

n A minima une visite d’entreprise permettra de valoriser le travail des salariés et à valoriser le savoir-faire de l’entreprise .

« Ouvrir ses portes » ne permet ainsi pas uniquement de répondre à une attente des visiteurs, il s’agit également d’une stratégie de communication à part entière auprès des consommateurs, des prescripteurs, de partenaires ou tout simplement auprès des habitants du territoire et des riverains de l’établissement.

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POURQUOI OUVRIR SES PORTES ?

1.2 Les freins à l’ouverture des entreprises aux publics

Malgré l’ensemble des apports observés par les visites d’entreprises, nombre d’entre-elles restent en retrait quant à l’organisation de journées portes-ouvertes au sein de leurs ateliers . Les arguments avancés par ces entreprises industriellespourjustifiercechoix-nepasparticiperàdesévénementsdutypede «journée portes ouvertes » - sont les suivants :

n Mon entreprise n’est pas adaptée à l’organisation de visites auprès du grand public ? Une visite d’entreprise va perturber le fonctionnement de mon activité?

Les locaux d’une entreprise industrielle ne sont que très rarement conçus pour accueillir du public autre que le personnel . Néanmoins la préparation d’un parcours de visite adapté à vos contraintes de sécurité et d’usage (activité de vos ateliers de production) permet de rendre accessible chacun des sites industriels sans nécessairement envisager de travaux de réaménagement de vos locaux .

À défaut, une entreprise qui ne souhaite pas accueillir de public dans ses ateliers peut prévoir un autre format de visite d’entreprise : des ateliers, une exposition, des conférences…

n Pourquoi ouvrir les portes de mon entreprise alors que les visiteurs ne sont pas consommateurs de mes produits ? Qu’est-ce que cela va apporter à mon entreprise ?

L’ouverture de votre entreprise aux publics peut répondre à divers objectifs comme nous l’avons précédemment mentionné . Dans tous les cas, une visite d’entreprise ou des journées portes-ouvertes constituent une opération de communication pour l’entreprise . Une visite d’entreprise participe à valoriser son image et la positionne nécessairement comme un acteur majeur du territoire .

Pour être sûr que la visite d’entreprise que vous organiserez répondra àl’ensembledevosobjectifs(communication…),pensezàbiendéfinirquel(s) message(s) et à quel(s) type(s) de public vous souhaitez vous adresser .

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n Organiser une visite d’entreprise demande du temps et mobilise du personnel à temps plein pendant plusieurs jours ? L’animation de la visite de l’entreprise demande des compétences en interne dont je ne dispose pas ?

L’animation de journées portes-ouvertes repose sur une démarche volontaire de votre part en fonction des capacités de chacun . Un chef d’entreprise peut s’il le désire n’organiser qu’une seule journée de visite et limiter le nombre de visiteurs au strict minimum pour une première expérience .

Deplus, afin d’alléger les démarches d’organisation des visites pourl’entreprise et ses salariés, il est possible de faire appel à des partenaires extérieurs pour : guider les visiteurs, gérer les réservations…

Ainsi par exemple, une école de tourisme pourra accompagner votre projet en mettant à votre disposition des étudiants lors des visites . Il peut également être envisagé de mobiliser d’anciens employés de l’entreprise pour guider les visiteurs .

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1.3 Les différents types de visites d’entreprise : laquelle choisir pour votre entreprise ?

Différentes modalités d’ouverture des entreprises existent :

n La visite d’entreprise Formule la plus courante, les visites d’entreprises consistent à proposer un parcours de visite permettant de découvrir tout ou partie des activités de votre entreprise . Il s’agit également de l’événement le plus apprécié par le grand public car les visiteurs peuvent plus aisément apprécier le fonctionnement d’une entreprise industrielle et la dimension humaine de ses métiers .

Le présent guide vise à expliquer les modalités d’organisation d’une visite d’entreprise.

n Les ateliers pratiques Plus souples que la visite d’entreprise à part entière, les ateliers pratiques permettent de se concentrer uniquement sur un métier ou un savoir-faire de l’entreprise tout en permettant aux visiteurs (généralement des scolaires) de mettre en pratique ou de comprendre dans le cadre d’un atelier ludique tout ou partie du savoir-faire de l’entreprise . Pour des raisons de sécurité, les ateliers sont généralement proposés dans une halle technologique ou un espace de réunion . Ainsi la production de l’entreprise n’est pas impactée par cette proposition de visite .

n Les conférences Autre formule permettant de présenter l’activité de l’entreprise sans nécessairement entrer dans les ateliers ou sur les sites de production, les conférences visent à présenter tout ou partie des métiers d’une entreprise . Néanmoins ce type d’événement maintient une distance importante entre l’entreprise et le visiteur . Ce dernier ne peut en effet pas apprécier pleinement l’activité et l’atmosphère de l’entreprise .

De plus, il est à noter que les conférences s’adressent généralement à un public averti plus à même de participer aux échanges .

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n Les interventions en milieu scolaire. En dehors des murs de l’entreprise, il est également possible d’intervenir directement auprès des collèges, des lycées… du territoire sous la forme d’une intervention courte – environ une heure - au cours de laquelle vous pourrez échanger sur l’activité de votre entreprise, sur vos métiers, les cursus de formations…

Au-delà de ces différents formats de manifestation, vous pouvez également privilégier une présentation généraliste de votre entreprise et de vos métiers ou choisir de vous concentrer sur une thématique particulière (un métier, un savoir-faire, une production . . .) .

La diversité des formules de présentation des entreprises industrielles permet à chacun de trouver la formule adéquate pour ouvrir ses portes en fonction de leurs moyens, de leurs ambitions...

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1.4 Les visiteurs : des attentes complémentaires

En complément des attentes et ambitions portées par les entreprises industrielles dans le cadre de leurs journées portes-ouvertes, il convient également de s’intéresser aux attentes des visiteurs.

À l’image de la diversité des motivations des entreprises en faveur des visites d’entreprises, les visiteurs en fonction de leur profil n’attendent pas tous lamême chose de ces événements :

n Découvrir l’envers du décor d’entreprises dont ils consomment la production et apprécier leurs pratiques . Cela concerne généralement les entreprises de l’industrie agro-alimentaire, de l’automobile et plus généralement des produitsfinis(stratégiedetransparence).

n Apprécier le savoir-faire des industries de pointes (aéronautique, aérospatiale…) .

n Connaître les entreprises implantées sur les communes…

n Découvrir le lieu et l’ambiance de travail de leur(s) proche(s) pour les familles de salariés…

n Identifierdesopportunitésd’emploiouvalideruneorientationprofessionnellepour des scolaires, des jeunes diplômés ou des personnes en recherche d’emploi…

Afin de s’assurer de la réussite de votre projet et atteindre l’ensemble de vos objectifs, il est par conséquent nécessaire de bien identifier les publics qui partageront les mêmes objectifs que vous.


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PARTIE 2

PRÉPARER UNEVISITE D’ENTREPRISESUNE DÉMARCHE DE GESTION

DE PROJET POUR FACILITER

VOTRE PROJET D’OUVERTURE

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Préparer une visite d’entreprise Les 3 temps des visites d’entreprise

2.1 Le planning type de l’organisation d’une visite d’entreprise

À titre d’information, l’organisation d’une visite d’entreprise peut se dérouler selon le planning type suivant :

Ce dernier doit néanmoins être adapté à votre projet et vos ambitions .

Mois 1 Mois 2 Mois 3

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2.2 Une étape préliminaire : définir précisément ces motivations

L’organisation d’une visite d’entreprise s’inscrit généralement dans une démarche « projet » pour les entreprises industrielles .

Ainsi, une étape préliminaire doit permettre à chacun de valider son projet de visite d’entreprise et de le partager avec l’ensemble des services impliqués .

Uneficheprojetpourraêtrerédigéeafinderecenserl’ensembledesorientationsdes projets :

n Quelles sont les principales motivations du projet d’ouverture de l’entreprise aux publics : un projet de visite d’entreprise peut répondre à différents objectifs comme nous avons pu précédemment le mentionner ; néanmoins, ilresterelativementdifficilederépondresimultanémentàplusieursobjectifsd’ouverture. Il conviendra par conséquent de définir les priorités et depréciser les motivations pour une ouverture de votre entreprise au grand public…

n Quel est le dimensionnement du projet : au-delà d’une validation des principales orientations de votre projet, une première évaluation du dimensionnement du projet facilitera les étapes suivantes . Ainsi les éléments suivants pourront être esquissés : nombre de journées d’ouverture aux publics, nombre de visites, effectif maxi d’un groupe de visiteurs, budget alloué au projet si nécessaire…

En parallèle de l’élaboration de ce document de travail préliminaire, une équipe projet pourra être constituée :

n Un projet de visite d’entreprise concerne nécessairement l’activité des différents services de votre entreprise, une mobilisation de l’ensemble de l’entreprise est par conséquent souhaitable .

La mobilisation des salariés sera réalisée à minima dans le cadre d’une démarche de communication interne .

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Fiche gestion de projet :

Cetoutildegestiondeprojetestutiliséafindedéfinirprécisémentleprojet d’ouverture aux publics de l’entreprise (description du projet, principaux objectifs, personnels mobilisés . . .) .

Fiche projet d’ouverture aux publics

Ouvrir ses portes aux publics : projet de visite d’entreprise

Description Principaux objectifs du projet : et résultats attendus :

Principales actions à réaliser :

Publics ciblés en priorité :

Services impliqués dans le projet :

PRÉPARER UNE VISITE

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2.3 Identifier les publics cibles

Enfonctiondesobjectifsquevousvousserezdéfini,sélectionnerlepublicquevous souhaitez accueillir lors des journées portes ouvertes :

Lediscoursetlecircuitdevisiteproposésserontprofondémentinfluencésparleprofiletattentesdespublicscibles:

n Lediscoursdevisitedoitêtreadaptéàchacundesprofilsetàleursattentes…

n Lesopérationsdepromotionetdevalorisationdelavisiteserontspécifiquespour chacune de ces cibles .

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2.4 Avant la visite

Par expérience, seule la mise en œuvre de l’ensemble des étapes préalables à l’ouverture des portes de l’entreprise, permettra d’assurer le succès des visites.

2.4.1 Préparer le circuit de visite

Le circuit de visite constitue l’un des éléments principaux de la mise en œuvre de votre projet de visite d’entreprise. Les autorisations d’ouvertures aux publics de votre entreprise et le contenu de la visite dépendront largement de celui-ci.

Avant d’envisager le tracé du circuit de visite et le contenu de la visite, il est préférable d’établir un recensement exhaustif des espaces potentiellement à risques pour l’entreprise .

Serontqualifiésd’espaceàrisques:

n Tout ce qui donne à l’entreprise un avantage technique par rapport à la concurrence . Ces lieux devront être soigneusement protégés et ne seront pas accessibles aux publics . Il peut s’agir de lieux, d’appareils ou de recettes dans le cas d’entreprises agro-alimentaire…

n Tout espace qui peut présenter un risque pour la sécurité des visiteurs (accès difficile,dangerdechute,machinestournantes,bruit…).

L’ensemble de ces espaces seront de préférence écartés du parcours de visite .

En parallèle de ce recensement des espaces, n’hésitez pas à sélectionner les espaces à valoriser et à intégrer dans votre parcours en vous appuyant notamment sur l’une des thématiques suivantes :

n Suivre la chronologie du procédé de fabrication .

n Suivre un intérêt technique

n Suivre un intérêt stratégique

n Suivre un intérêt esthétique }Le thème de la visite

pourra ainsi varier en fonction des objectifs de l’entreprise

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À titre d’information, quatre types d’espaces peuvent constituer votre circuit de visite :

n Les espaces d’accueil : parking, entrée de l’entreprise, lieu d’accueil…,

n Les espaces visités et commentés,

n Les espaces de pause pour des échanges au calme,

n Les voies de cheminement et les zones de regroupement .

De préférence le circuit de visite devra ainsi :

n Éviter et contourner les zones sensibles .

n Êtreorganisédemanière thématiqueouchronologiqueafinde faciliter laprésentation de votre activité .

Sur les bases de ce travail de recensement, élaborer un plan détaillé du parcours qui viendra appuyer votre demande d’ouverture exceptionnelle aux publics.

Cet exemple de plan détaillé fait apparaitre l’ensemble des points d’intérêt identifiéspour lavisite(points bleus) et le parcours que les visiteurs suivront lors des journées portes ouvertes .

Les espaces à risques qui devront être évités (surface rouge) .

En complément de ces missions il conviendra de faire apparaitre l’ensemble des sorties de secours et les points de rassemblement .

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2.4.2 Construire le discours de visite

L’objectif de cette étape méthodologique complémentaire à l’identification du circuit de visite est de définir :

n Ce qui doit être dit aux visiteurs,

n À quel endroit de la visite le dire,

n Quel support doit être utilisé en soutien des propos du guide .

Afind’élaborerundiscoursdevisiteadaptéàvotrecircuit,nousvousproposonsde vous appuyer sur la méthodologie dite « ETMS » (espaces, thèmes, message et supports) qui permet d’associer une thématique et un support de médiation à chacun des espaces (points d’arrêt) de votre visite .

A minima, le discours de visite devra prévoir :

n Un temps dédié à l’explication des règles d’hygiène et de sécurité qui devront être respectées tout au long du parcours,

n En propos introductif, une présentation de votre entreprise et de son histoire,

n Une présentation de l’activité et de la stratégie de votre entreprise . Une approche thématique pourra éventuellement être privilégiée en fonction de votre parcours de visite,

n Du temps pour répondre à l’ensemble des questions des visiteurs .

Tableau ‘ETMS’ :

Afinderéaliserletableau«ETMS»,ilconvientd’inscriredansunepremière colonne les « espaces» à visiter, dans une seconde les thématiques que vous souhaitez aborder dans chacun de ces espaces dansunetroisièmelemessageprincipaletenfinleoulessupportsquiseront utilisés pour échanger avec les visiteurs .

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En complément de cet outil méthodologique, il conviendra de rédiger les grandes lignesdevotrecommentairedevisite.Uncommentairedevisiteefficacedoitnécessairement être :

n Synthétique : chaque élément d’explication devra s’attacher à aller à l’essentiel…

n Adaptéà tous lespublics :chaque terme techniqueouscientifiquedevranécessairement être expliqué avec des mots simples,

n Ludique et interactif : que cela soit avec un public de scolaire ou des adultes, il est nécessaire d’intégrer aux discours des coupures ludiques (anecdotes, questions posées aux visiteurs…) qui faciliteront l’assimilation des propos sérieux et essentiels pour l’entreprise,

n Volontairement répétitif : par nature, un visiteur ne restera que très rarement concentré tout au long de vos explications . Il est par conséquent parfois nécessaire d’être répétitif afin que les messages essentiels soient bienentendus et assimilés .

N’hésitez pas à faire une simulation de visite avec des salariés ou des proches afin de vérifier la fluidité de votre discours, le temps nécessaire à la visite

Espaces Thèmes Message principal Support

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2.4.3 Définir les modalités pratiques

Sur la base du parcours de visite, de sa durée estimée et des modalités de guidage privilégiées, il conviendra de finaliser l’ensemble des modalités pratiques. Parmi les points à valider :

n Combien de visites seront organisées pendant les journées portes ouvertes ?

n À quelle fréquence seront-elles proposées (date et heure des visites) ?

n Combien de personnes pourront être accueillies dans chacun des groupes ?

n Les visiteurs pourront-ils prendre des photographies lors des visites ?

L’ensemble de ces éléments pratiques permettront notamment de rédiger les demandesd’utilisationexceptionnellesdes locaux (sécurité)etdesfichesdecommunication .

2.4.4 Gérer les questions de sécurité et d’hygiène

En propos introductif nous tenons à vous rappeler que les entreprises industrielles ne sont pas considérées comme des établissements recevant du public (ERP) dès lors que les journées portes-ouvertes ne restent que ponctuelles et ne deviennent pas une activité à part entière pour l’entreprise.

Ainsi pour l’ensemble des questions de sécurité l’entreprise doit tenir compte exclusivement de la législation sur le droit du travail .

Les visiteurs sont soumis aux mêmes obligations que le personnel en matière de sécurité. Cela étant, l’information en début de visite des règles d’hygiène et de sécurité à respecter est une obligation.

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Malgré l’application des mêmes règles pour les visiteurs et les salariés, certainesdémarchesadministrativesdoiventêtremiseenœuvreafindelimiterles risques pris par votre entreprise lors de ces journées portes-ouvertes . Parmi ces démarches :

n Une demande d’utilisation exceptionnelle des locaux dans le cadre de visites d’entreprises ponctuelles doit être adressée en mairie généralement dans un délai de 2 mois avant la manifestation .

Celle-ci comprendra notamment le projet de visite le plus détaillé possible (parcours de visites, nombre de personnes qui encadreront les groupes, nombres de personnes attendues, les équipements exploités lors des visites…) et des plans de vos infrastructures et une notice de sécurité.

Le maire saisira en préfecture la commission de sécurité et d’accessibilité pour avis et accordera une autorisation d’ouverture.

Contacter les services de votre mairie préalablement à l’envoi du dossier de demande d’ouverture exceptionnelle pour avis et connaître l’ensemble des pièces administratives nécessaire.

n Une information du SDIS, des services de police et de gendarmerie par le biais d’un courrier du projet d’ouverture de l’entreprise aux publics

n Informer votre compagnie d’assurances par lettre recommandée de votre projetd’ouverturedevotreentrepriseauxpublicsaprèsavoirvérifiésivotrepolice d’assurance responsabilité civile vous permet de recevoir du public ; dans le cas contraire, demander une extension de garantie sur le temps de la manifestation .

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Attention en complément de ces démarches, une entreprise classée (SEVESO) devra également adresser un courrier informant le préfet de région de son intention d’ouvrir ses locaux aux publics. Dans ce cas l’ouverture de l’entreprise se fait sous la responsabilité de l’exploitant dans la mesure où l’entreprise a déjà obtenu une autorisation d’exploitation.

Le courrier adressé au préfet de région devra comprendre un plan de sécurité détaillé . Celui-ci sera composé d’un plan du parcours des visiteurs, d’un programme d’adaptation des activités de l’entreprise (arrêt de certaines machines . . .) .

Une information des visiteurs sur les risques encourus lors de la visite et sur les conduites à tenir en cas de danger est exigée.

Au-delà de ces dispositifs réglementaires, nous vous préconisons de renforcer l’affichagedesinformationssuivantes:

n les numéros d’appel des secours,

n les dispositions en cas d’incendie,

n les zones de rassemblement…

Une notice de sécurité doit être jointe à la demande d’utilisation exceptionnelle des locaux dans le cadre de visite d’entreprise. Elle reprendra l’ensemble de ces informations, vous pourrez par conséquent simplement l’afficher.

En ce qui concerne les éléments de signalisation, l’entreprise devra nécessairement se conformer à l’arrêté du 4 novembre 1993 relatif à la signalisation de sécurité et de santé au travail .

n Ce dernier prévoit l’utilisation d’une signalétique sur l’ensemble des sites ou des points sensibles de vos ateliers . En complément de l’utilisation de cette signalétique, il conviendra d’en expliquer la significationenamontdesvisitespourlafairerespecter.

} Un rappel de l’ensemble de ces informations sera également réalisé à l’oral au début de la visite

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Pour les règles d’hygiène en dehors des entreprises du secteur agro-alimentaire, les entreprises industrielles ne sont pas contraintes de faire respecter aux visiteurs des règles d’hygiène similaires à celles imposées pour les employés .

Malgré tout, si des règles d’hygiène et de sécurité particulières s’appliquent dans votre reprise (tenue de protection, interdiction de porter des bijoux . . .) n’hésitez pas à demander à l’ensemble des visiteurs de porter l’équipement de protection individuel approprié (blouse, charlotte, chaussures de sécurité, lunettes de sécurité . . .) . Ils comprendront votre préoccupation d’un respect des normes d’hygiènes .

Si votre entreprise relève du secteur agro-alimentaire, nous vous invitons à contacter les services vétérinaires de votre département afin de connaitre l’ensemble des dispositions à mettre en œuvre.

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2.4.5 Les guides Au-delà de l’élaboration du contenu des visites, il est également nécessaire d’identifierlespersonnesquiserontàmêmedeguiderlesvisiteurstoutaulongdes journées « Portes Ouvertes » . Plusieurs solutions s’offrent à vous :

Le choix entre ces différentes options de guidage dépendra essentiellement des ressources humaines que vous pourrez mobiliser dans le cadre de ce projet de visites d’entreprises .

À notre sens, la mobilisation des salariés a pour avantage d’offrir : n Uneconnaissanceaffirméedel’entrepriseetdesesactivités,n Une valorisation accrue des salariés impliqués dans le projet .

En général pour guider un groupe de 20 à 30 personnes dans une entreprise industrielle sensible, 2 personnes sont nécessaires : un guide et un accompagnateur (serre-file). Auquel il faut ajouter des guides ou accompagnateurs remplaçants en cas d’imprévu.

Afin de conserver ces avantages tout en minimisant leur impact sur votreactivité, vous pouvez solliciter un ou plusieurs salariés retraités qui connaîtront nécessairement l’entreprise et son activité .

Danslecasd’unguidageréaliséparunprestataireexterne(Officedetourisme,école...),unefiched’engagementdeconfidentialitéseradepréférencesignéeavec l’ensemble des intervenants dans une démarche de préservation de la propriété intellectuelle .

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Lettre d’engagement de confidentialité :

Issue du guide de la propriété intellectuelle, cette lettre type permet de s’assurer du respect des règles de gestion de la propriété intellectuelle définieparvotreentreprise.

(Nom du prestataire, siège, identité et qualité du signataire) Ci-après dénommé le « Prestataire »

Le Prestataire s’engage, aux termes du présent engagement, vis à vis de ……… . . (Ci-après dénommé le « Client ») à respecter et à faire respecter par ses employés et collaborateurs les obligations suivantes :

• Le Prestataire s’engage à utiliser les Informations et Documents, quelles que soient leurs formes (notamment orale, papier, numérique, audio, vidéo … .) ou leur contenu, qui lui sont remis par le Client ou dont il prend connaissance, dans le strict cadre des prestations qu’il réalise pour le compte du Client ; le Prestataire s’interdit notamment toute utilisation des Informations et Documents pour son compte personnel ou pour le compte de tiers ;

• Le Prestataire s’engage à ce que les Informations et Documents soient protégés etgardésstrictementconfidentielsetsoient traitésauminimumavec lemêmedegrédeprécautionqu’ilaccordeàsespropresinformationsconfidentiellesdemême importance ;

• Le Prestataire s’engage à ce que les Informations et Documents ne soient pas divulgués ni susceptibles de l’être directement ou indirectement à tout tiers ;

• Le Prestataire s’engage à maintenir les formules de copyright et autres insertionsdedroitdepropriétéfigurantsurlesdocumentscommuniqués,quelleque soient leur forme (papier, numérique, audio, vidéo … .), qu’ils s’agissent d’originaux ou de copies :

• Le Prestataire s’engage à restituer immédiatement à première demande, ou à détruire après accord du Client, toutes les Informations et Documents et leurs éventuelles reproductions, duplications, copies .

• Le présent engagement est pris par le Prestataire sans limite de durée .

Fait à ……………, le …………… .

En deux exemplaires originaux .Pour le Prestataire extérieurNom / Qualité / Date / Signature

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2.4.6 Gérer les réservations

Enamontdesactionsdepromotiondesvisites,ilconviendradebiendéfinirlesmodalités de réservation pour les individuels et pour les groupes constitués . Les questions à se poser en fonction des publics sont notamment :

n Mon circuit de visite permet-il d’accueillir un nombre illimité de visiteurs ? Ou au contraire est-il nécessaire de restreindre la taille des groupes à 10, 20, 30 personnes maximum ? Un nombre minimum de visiteur est-il prévu… ?

n Un âge minimum est-il requis pour visiter l’entreprise : 6… 18 ans ?

n Les visiteurs doivent-ils se préinscrire avant les visites ou peuvent-ils venir directement dans l’entreprise à l’heure de la visite ?

Une question complémentaire vient s’ajouter aux diverses modalités de visite : l’entreprise dispose-t-elle des compétences et du temps nécessaires pour gérer en interne les réservations (réception des appels, échanges avec les groupes, programmation des visites . . .) .

Adéfaut,despartenairesextérieurspeuventéventuellementêtremobilisésafinde recueillir l’ensemble des demandes de renseignements et les réservations . Parmi eux, l’OTSI de votre territoire, votre CCI . . .

Un salarié devra nécessairement assurer un suivi régulier des réservations .

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Quelle que soit la modalité de gestion des réservations privilégiée par votre entreprise, il conviendra de préparer les documents suivants :

n Desfichesderéservationquiferontapparaîtrel’ensembledesrenseignementsnécessaires à leur suivi : coordonnées des participants, dates et horaires des visites, nombre de personnes prévues…

Pourdesraisonsdepropriétéintellectuelle,lesfichesderéservationpourrontfaire apparaître des informations relatives à l’emploi des visiteurs (poste, nom de l’entreprise, secteur d’activité des visiteurs…) . Une pièce d’identité peut également être demandée pour valider la réservation .

n Un planning de gestion des réservations : nombre de visiteurs prévus sur chacune des plages horaires, éventuellement le type de public concerné…

En complément, si plusieurs personnes sont amenées à gérer le planning des réservations, nous vous préconisons de rédiger une fiche de procédurerecensant l’ensemble des modalités d’inscription aux visites, les visites programmées (date et heure . . .) .

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Fiche de réservation groupe

Que les réservations soient directement gérées par l’entreprise ou par ses partenaires, il est nécessaire de préparer en amont des visites des fiches de réservation qui permettront notamment d’assurer un suivirégulier du nombre de participants .

Journée portes ouvertes Visite de l’entreprise X

Nom de la structure (école, association . . .) :

Nom et prénom du responsable (référent) :

Coordonnées (email, numéro de mobile . . .) :

Nombre de participants (accompagnateurs compris) :

Type de public :

Date de la visite : Heure :

Principales motivations :

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2.4.7 Communiquer avec vos clients / partenaires

Il peut être pertinent de communiquer sur l’événement avec vos clients, vos fournisseurs

Il est préférable de leur proposer des créneaux horaires spécifiques afin d’adapter votre discours à vos clients et/ou partenaires.

2.4.8 Communiquer auprès des visiteurs Faire apparaitre votre événement dans une programmation plus large et communiquer avec vos clients et partenaires ne sera néanmoins pas suffisant pour assurer le succès de vos journées portes ouvertes.

Nous vous suggérons d’engager une démarche de communication ciblée auprès de vos partenaires locaux . Vos interlocuteurs varieront en fonction des profilsciblés:

n Dans le cadre d’un public de scolaire, vos interlocuteurs pourront être les écoles, collèges et lycées de proximité .

n Pour de futurs collaborateurs, vous pouvez vous rapprocher de Pôle Emploi, des maisons de l’emploi, de centres de formation professionnelle ou des écoles supérieures de votre territoire…

n Pour une clientèle plus grand public entrer en contact l’Office de tourisme de votre territoire, éventuellement les collectivités territoriales qui disposent d’un support de communication publique…

De plus, quel que soit le public privilégié, nous vous conseillons de solliciter les journaux de la presse quotidienne régionale pour qu’ils informent leurs lecteurs de vos journées de visites .

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Exemple dossier de presse

Vous pouvez faire parvenir un dossier de presse à la presse quotidienne régionale et éventuellement à la presse spécialisée sur vos secteurs d’activités .

Portes ouvertes à l’entreprise X

Du 16 janvier au 25 janvier 2013

L’entreprise X, ouvre ses portes le mercredi 16 janvier de 14h à 18h à Lille .

Adresse de l’entreprise

Information et plan d’accès sur www .information .fr

L’entreprise X en Bref :

Décrireenquelquesligneslesspécificitésdevotreentrepriseetdesaproduction .

Les journées portes ouvertes :

Préciser vos motivations et l’objectif des visites, quels types de publics vous souhaitez accueillir

Les modalités pratiques de visites :

Précisez dans le cas d’un accès restrictif qui peut participer à la visite et comment les visiteurs peuvent s’inscrire .

Contact presse :

Précisez les coordonnées de la personne en mesure de répondre à d’éventuelles questions complémentaires des journalistes

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2.4.9 Communiquer avec les collectivités de votre territoire

En complément de ces actions de communication auprès de prescripteurs potentiels de visites, il est légitime de communiquer sur l’événement auprès des collectivités territoriales et notamment d’inviter à l’une de vos visites leur service de développement économique .

En effet, les élus et agents ne connaissent que très rarement l’activité des entreprises implantées sur leur territoire et les problématiques auxquelles elles peuvent être confrontées . Une visite d’entreprise peut également être l’occasion de véhiculer un message vers ces partenaires .

Communiquer sur l’événement auprès de la mairie, de la communauté de communes et des conseils généraux

2.4.10 Communiquer en interne

Communiquer avec vos salariés est nécessairement l’un des objectifs indirects d’une visite d’entreprise, cette dernière valorisant le travail réalisé par l’ensemble de vos équipes .

Il conviendra par conséquent de ne pas négliger les actions de communication interne envers ce public . Une communication étroite avec les salariés permettra :

n D’expliquer votre motivation pour les visites d’entreprise et de les impliquer dans la démarche,

n De renforcer la démarche de valorisation de leurs activités .

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2.5 Pendant la visite

2.5.1 Accueillir les visiteurs :

Au-delà du parcours de visite en lui-même, la satisfaction globale des visiteurs dépend également d’un ensemble de facteurs environnant, à l’image de :

n La signalétique et l’accessibilité. Quel que soit le type de public que vous souhaitezrecevoir,ilauraéténécessairedevérifier–voired’améliorer–lasignalétique d’accès vers votre entreprise .

Àcesfins,unesignalétiqueroutièrepourraêtremiseenplaceenpartenariatavec votre commune ou département . Ces derniers pourront mettre à votre disposition des panneaux de signalétique temporaire ou à minima vous autoriserontàafficherdesinformationsroutière.

Adéfautdesignalétiquespécifique,faitesparveniràl’ensembledesvisiteursun plan détaillé d’accès à votre entreprise . Ce dernier fera apparaitre les coordonnées GPS de l’entreprise et une description de l’accès depuis les principaux axes de communication .

L’installation des panneaux signalétiques sera réalisée généralement quelques jours avant les visites.

n Le stationnement des visiteurs. L’accueil de visiteurs nécessite de prévoir des espaces de stationnement dédiés à la manifestation .

Afindegérerlestationnementdesvéhiculesoudesautocarsquipourrontêtre amenés à stationner sur le parking de l’entreprise ou à proximité, il sera nécessaire d’orienter vos visiteurs vers les stationnements les plus adaptés . Il sera également nécessaire de prévenir la gendarmerie ou la police municipale de votre commune de l’éventualité de stationnement gênant aux abords de l’entreprise .

L’ensemble de ces éléments périphériques seront prises dans l’appréciation de

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lavisiteetaurauneinfluencesurl’imagedevotreentreprise.Ilconviendraparconséquent d’y apporter une attention tout aussi importante qu’au parcours de visite en lui-même .

2.5.2 Guider les visiteurs

Avant d’entamer le circuit, une présentation des points incontournables de la visite dans une salle d’accueil peut s’avérer nécessaire . Le contenu de cette présentation pourra être composé de :

n Une présentation rapide du guide et de l’accompagnateur de l’entreprise (prénom, nom, fonction dans l’entreprise, formation…) .

n Un rappel des différentes règles de sécurité : ne pas fumer, éteindre les téléphones portables, interdiction de prendre des photographies…

n Et éventuellement une remise des équipements de sécurité casque, lunettes, chaussures de sécurité…

Pendant les déplacements, il est nécessaire d’impliquer les visiteurs tout au longducircuitafindedévelopperuneproximitéaveccesderniersetlesrendreplus réceptifs à votre message .

n Conserver du temps pour échanger avec les visiteurs et répondre à l’ensemble de leurs questions .

n Des visiteurs n’oseront certainement pas poser de question devant le groupe et préféreront le faire en tête à tête avec le guide ou l’accompagnateur . Dans l’idéal, si ces interrogations enrichissent le contenu de la visite, reprenez-les avec l’ensemble du groupe lors des temps d’échanges .

n Dans l’hypothèse où les guides ne disposeraient pas des réponses aux interrogations des visiteurs, il est recommandé de demander les coordonnées du visiteur et de lui adresser par la suite la réponse argumentée la plus précise possible .

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2.6 Après la visite

Une fois l’ensemble des journées de visites réalisées, la démarche d’ouverture des entreprises industrielles aux publics doit nécessairement être prolongée afinderenforcerl’effetpositifdesvisitessurvotreentreprise.

Par expérience, cette étape est aussi importante que les visites en elles-mêmes car elle permet de communiquer et de valoriser la démarche citoyenne de l’entreprise.

2.6.1 Préparer les prochaines visites d’entreprise

L’une des dernières étapes d’un projet d’ouverture de l’entreprise aux publics consiste notamment à tirer - avec l’ensemble de l’équipe projet - les enseignements relatifs aux journées de visites .

Lors de ce temps d’échanges, il sera nécessaire :

n D’évaluer les retombées des visites d’entreprises : les guides sont-ils parvenus àvéhiculerlesvaleursdel’entreprise,leoulesmessagespréalablementdéfinis,quels ont été les retours formulés par les visiteurs à l’issue du parcours… ?

n D’identifier les dysfonctionnements constatés lors des visites et ainsid’anticiper les éditions suivantes .

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Exemple d’enquête de satisfaction :

Questionner les visiteurs pour comprendre leurs attentes .

Enquête de satisfaction

Profil du visiteur :

Date de la visite : Quel est votre âge : o moins de 15 ans,o entre 15 et 25 ans,o de 26 à 39 ans,o de 40 à 59 ans,o 60 ans et plus

Motivation de la visite : Comment avez-vous eu connaissance des journées « Portes Ouvertes »?

De la visite programmée dans l’entreprise X :

Contenu de la visite : Avez-vous apprécié le contenu de la visite ?

o Tout à fait o Moyennement o Pas du tout

Qu’avez-vous retenu de votre visite :

Aviez-vous déjà visité une entreprise avant cette visite ?

Vous êtes venu : o Seulo En familleo En groupeAutre :

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2.6.2 Communiquer pour valoriser la démarche d’ouverture de l’entreprise aux publics

Cette étape vous permettra de prolonger vos actions de communication en adressant aux quotidiens de la presse quotidienne régionale et/ou à des journaux spécialisés, un communiqué de presse et des photographies .

n La parution d’articles de presse permettra de renforcer votre notoriété et de véhiculer votre message auprès d’un public plus large que les simples visiteurs .

Communiqué de presse :Un communiqué de presse comprendra nécessairement le message, les valeurs de votre entreprise que vous aurez souhaité mettre en avant lors des visites . Il s’inscrira dans le prolongement du dossier de presse rédigé en amont des visites .

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Des ressources pour aller plus loin (bibliographie) :

Au-delà des conseils que nous avons pu formuler dans le présent guide « Ouvrir vos portes », des guides méthodologiques et sites internet pourront vous accompagner plus amplement dans votre projet de visite d’entreprise .

Les références généralistes

n ACFCI, 2012, La visite d’entreprise, un projet de territoire – guide à l’usage des développeurs territoriaux, 62 pages,

n Atout France, 2011, Les visites d’entreprises – ouvrir ses portes aux publics pour mieux valoriser son entreprise, marketing touristique, 198 pages,

n ADEVE, 2011, Visite d’entreprises : comment organiser son entreprise pour l’ouvrir aux publics ? Journée technique, 27 pages,

n ACFCI, 2004, Organiser des journées portes ouvertes dans une entreprise, les guides d’information – tome 2, 75 pages,

La sécurité lors des visites d’entreprise

n ACFCI, 2005, Visite d’entreprise et sécurité, les guides d’information – tome 1, 37 pages,

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Contacts

Mecanov’ Pôle Régional D’excellence Mécanique13, Avenue de Ferrière59600 MaubeugeTél . : 03 27 64 85 20 Fax : 03 27 65 90 39www .mecanov .fr

CCI de région Nord de France2, Palais de la Bourse - BP 50059001 LILLE CEDEXTél : 03 .20 .63 .79 .79Fax : 03 .20 .13 .02 .00

CCI Artois87/89 rue Saint-Aubert62000 ArrasTél : 03 .21 .23 .24 .24

CCI Côte d’Opale24, boulevard des AlliésBP 19962104 Calais Cedex Tél : 08 .20 .20 .62 .59

CCI Grand LillePlace du Théâtre - BP 35959020 Lille cedexTél : 03 .20 .63 .77 .77

CCI Grand Hainaut3 avenue Sénateur GirardBP 8057759308 Valenciennes CedexTél : 03 .27 .28 .40 .40

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