információs napok

Információs Napok

Miskolc, 2009. július 14.

Nyíregyháza, 2009. július 16.

Introducing theHungary–Slovakia-Romania-Ukraine

Programme ENPI CBC 2007-2013

A Magyarország–Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI CBC Program 2007-2013

bemutatása

• Participating Countries : Hungary, Slovakia, Romania, UkraineRésztvevő országok: Magyarország, Szlovákia, Románia, Ukrajna

• EU Indicative Budget for 2007-2013: € 68, 6 M Rendelkezésre álló Uniós költségvetési forrás 68,6 millió €

• Co-financing € 6,2 M Társfinanszírozás összege: 6,2 millió €

• Total Programme budget is € 74,8 M A Program teljes költségvetése: 74,8 millió €

Programme overall objective A Program célkitűzése

To intensify and deepen cooperation in an environmentally, socially and economically sustainable

way between Zakarpatska, Ivano-Frankivska and Chernivetska regions of Ukraine and eligible and adjacent

areas of Hungary, Romania and Slovakia

Az együttműködés fokozása és elmélyítése Ukrajna Kárpátalja, Ivano-Frankivszki és Csernovici megyéi és a

tagállamok támogatott, illetve szomszédos régiói között, a környezetvédelmen, valamint a szociális és gazdasági

fenntarthatóságon keresztül.

Programme area (participating regions) – A Programterület

Hungary: Szabolcs-Szatmár-Bereg Borsod-Abaúj-Zemplén (a)

Slovakia:Košický – KassaPrešovský – Eperjes

Romania:Maramures – Máramaros

Satu-Mare – SzatmárSuceava (a) - Szucsava

Ukraine:Zakarpatska – KárpátaljaIvano–FrankivskaChernivetska (a)

Opportunities in eligible and adjacent regionsLehetőségek a jogosult- és a szomszédos területeken

• Eligible regions – jogosult területek

– Full access to the financial sources Teljes hozzáférés a forrásokhoz

– Possibility to realise activities under all priorities

Lehetőség a projektek megvalósítására minden prioritás vonatkozásában

• Adjacent regions with limited participation – Szomszédos területek korlátozott részvételi jogosultsággal

Opportunities in adjacent regionsLehetőségek a szomszédos területeken

– Partners role only – Csak partnerként

– Participation of partners from Hungary and/or Slovakia is requirement - Partnerek részvétele Magyarországról és/vagy Szlovákiából kötelező

– Maximum grant amount of projects with participation of partners from adjacent areas is 100,000 EUR Maximális támogatás 100 000 EUR

– Participation in soft projects only csak soft projektekben vehetnek részt

Deviation from the previous programming period(s) Eltérések a korábbi programozási időszak(ok)hoz képest

- Jogszabályi háttér – az EU külső határainak fejlesztése - PRAG

- Vezető Partner elv- Kedvezményezett + partnerek- Egy támogatási szerződés + partnerségi megállapodások- Partner szintű ellenőrzés- Együttműködési feltételek

- Legal background – developing the external border of the EU - PRAG

- Lead Partner principle- Beneficiary + Partners- One Grant contract + partnership agreement- Partner level control- cooperation criteria

Deviation from the previous programming period(s) Eltérések a korábbi programozási időszak(ok)hoz képest

- Előleg – 80%, 5%-os nemzeti társfinaszírozás (tagállam)

- 12 hónapos beszámolási időszak, 6 hónapos időközi jelentés

- beszerzés PRAG alapján, kivéve közfeladatot ellátó intézmények

- A pályázati csomagot nem lehet módosítani

- Pre-financing – 80%, 5% national co-financing (MS)

- 12 month reporting period, 6 month interim report

- PRAG procurement rules applied except for public bodies in the MS

- The application package can not be modified

Guidelines for the applicantsfor the first call for proposal to the

Hungary–Slovakia-Romania-Ukraine Programme ENPI CBC 2007-2013

Pályázati útmutató

A Magyarország–Szlovákia-Románia-Ukrajna ENPI CBC Program 2007-2013

első pályázati felhívásához

Guidelines for the applicants/ General Info A Pályázati útmutató/ Általános információk

The call for the applicants was launched

on the 16th of June, 2009

A Pályázati felhívás 2009. június 16-án jelent meg

Time to prepare applications – 100 days

A pályázatok előkészítésének időtartama – 100 nap

Deadline for the receipt

22nd of September, 2009

A pályázatok beérkezésének határideje 2009. szeptember 22.

Language: ENGLISH!

A pályázat nyelve: ANGOL!

Guidelines for the applicants/ General Info A Pályázati útmutató/ Általános információk

What to read before preparing the application:

Az alábbiakat kell áttanulmányozni a pályázat elkészítése előtt:

www.huskroua-cbc.net Joint Operation Programme Document – A HUSKROUA ENPI CBC

Program Programdokumentuma Application Package (Guidelines, Application form, Annexes etc.) –

Pályázati csomag (Pályázati útmutató, pályázati formanyomtatvány, mellékletek, stb.)

Practical guidelines to contract procedures – Az EB külső akcióira vonatkozó szerződéses eljárásokról szóló gyakorlati útmutatója

Legal background (1638/2006; 951/2007; 1605/2002; 2342/2002) - Jogszabályok (1638/2006; 951/2007; 1605/2002; 2342/2002)

http://www.huskroua-cbc.net/

Guidelines for the applicants/ A Pályázati útmutatóGuidelines for the applicants - A Pályázati útmutató

– the basic document for the call – a pályázati felhívás alapdokumentuma

Applicant eligibility – Pályázók jogosultsága Programme eligible area – Támogatásra jogosult terület Adjacent area with full participation – Szomszédos terület teljes

részvételi jogosultsággal Borsod-Abaúj-Zemplén Megye

Adjacent areas with limited participation – Szomszédos terület korlátozott részvételi jogosultsággal

Chernivetska, Suceava Priorities and measures of the call – A pályázati felhívás prioritásai

és intézkedései Cross - cutting themes (equal opportunities, sustainable development, territorial

Cohesion) – Horizontális szempontok (esélyegyenlőség, fenntartható fejlődés, területi egység)

Guidelines for the applicants

Who can be an applicant? legal persons and public bodies, public equivalent bodies or non profit making private

bodies and established for the purposes of public interest or specific purpose of

meeting needs of general interest, which may belong to one of the groups indicated in the non-exhaustive list.

be nationals of a Programme participating countries: Hungary, Slovakia, Romania, Ukraine and

have their headquarters or a registered regional/local branch having legal entity in the specified Programme territorial units (see point 1.2)

be directly responsible for the preparation and management of the project with their Partners, not acting as an intermediary

Who can not? (professional misconduct, social payments, bankruptcy, fraud, corruption, administrative penalty)

A Pályázati útmutató

Ki jogosult pályázat beadására?

Jogi személyiséggel rendelkező közhasznú, közérdekű tevékenységet végző, vagy meghatározott közfeladatok ellátása céljából létrehozott közintézmény, közintézményekkel azonos elbírálás alá eső intézmény, vagy magánjog által meghatározott non-profit szervezet legyen, amely az útmutatóban szereplő nem teljes körű listának egyik csoportjához besorolható

a Programban résztvevő országok (Magyarország, Szlovákia, Románia, Ukrajna) egyikéhez tartozik / tagja és

a program által megjelölt célterületen van székhelye, vagy jogi személyiséggel rendelkező bejegyzett regionális/helyi fiókja (lásd 1.2-es pont)

A Pályázati útmutatóKi jogosult pályázat beadására? (folyt.)

nem csak közvetítőként vesz részt a projektben, hanem közvetlenül felelős a projekt előkészítéséért és irányításáért a partnereivel együtt

Ki nem pályázhat? (csődeljárás, szakmai etikába ütköző cselekedet, járulékok kifizetésének nem megfelelő teljesítése, csalás, korrupció, szerződésszegés)

Guidelines for the applicants/ A Pályázati útmutató

Partnerships and eligibility of Partners – A partnerek jogosultsági feltételei és a partnerség

Applicant - A legal person that submits an application and will receive the financial contribution A Pályázó - olyan jogi személy, aki benyújtja a pályázatot és a projekttevékenységek megvalósítására pénzügyi hozzájárulást kap.

Partners are involved with the implementation of the projects – A Partnerek a projektek végrehajtásában részt vevő szervezetek

eligibility criteria the same for Applicant and Partner - a jogosultsági feltéteknek ugyanúgy eleget kell tenniük a partnereknek, mint a

pályázóknak


Partnerships and eligibility of Partners – A partnerek jogosultsági feltételei és a partnerség

Projects shall be submitted by Applicants representing partnerships consisting of at least one Partner from a Member State participating in the Programme and at least one Partner from Ukraine

A Pályázónak legalább egy a Programban résztvevő tagállamból származó-, és legalább egy ukrán partnerből álló és a partnerséget megtestesítő projektet kell benyújtani.

Associates - may not receive funding, eligibility criteria not defined – Közreműködő szervezetek - nem kaphatnak pénzügyi támogatást, jogosultsági feltételek nem kerültek meghatározásra

Guidelines for the applicants/ A Pályázati útmutatóEligible Actions – Támogatható tevékenységek Duration: From 6 months nor exceed 24 months – Időtartam: legalább 6 hónap kell

legyen, de nem lehet több, mint 24 hónap Location: Actions must take place in one or more of the eligible territorial units

(see point 1.2) – Elhelyezkedés: A projektek végrehajtása egy vagy több részén kell legyen a jogosult célterületnek (lásd. 1.2-es pont)

Project Nature: Integrated project or Symmetrical project – A Projekt jellege: Integrált projekt és tükör projekt

Cooperation criteria – Együttműködési feltételek:

1. joint project development – közös projektfejlesztés2. joint project implementation – közös projektvégrehajtás

3. joint staffing – közös alkalmazottak 4. joint financing – közös finanszírozás

(at least 2 have to be satisfied – legalább két feltételnek teljesülnie kell)


Eligible Actions – Támogatható tevékenységek

Types of activity: set in Guidelines indicatively – Tevékenységtípusok: tájékoztató jellegű meghatározás

Grants award: Applicant may submit more than 1 application and may get more than 1 grant;

A támogatások odaítélése: egy Pályázó 1-nél több pályázatot is benyújthat és 1-nél több pályázathoz részesülhetnek támogatásban ;

Applicant can be a Partner in other applications; Partners may take part in more than on application – A Pályázó egyidejűleg szerepelhet Partnerként is egy másik pályázatban; Egy Partner egyszerre részt vehet több pályázatban is


Co- financing rule – Társfinaszírozási arány

90% EC funds + 10% beneficiary, partner, associator

90% Közösségi finanszírozás + 10% kedvezményezett, partner, közreműködő szervezet

10%

50% from MS share National budget

50% nemzeti forrás (tagállam esetén)

% Beneficiary –% Kedvezményezett

% Partners % Partner

% Associates – % közreműködő

szervezetek

Guidelines for the applicants/ A Pályázati útmutatóEligible costs – Támogatható kiadások

It is real costs based on supporting documents! - dokumentumokkal alátámasztott tényleges kiadásokon alapulnak!

must be incurred during the project period – a projekt végrehajtási időszaka során merültek fel

must be indicated in the estimated overall budget – projekt tervezett költségvetésében feltüntetésre kerültek

must be necessary for the implementation of the Action – a támogatás alapját képező projekt végrehajtásához szükségesek

identifiable and verifiable in terms of accounting – könyvelési bizonylatok alapján azonosíthatók és ellenőrizhetők

must be reasonable and justified regarding economy and efficiency – indokolt és jogos a gazdaságossági és az eredményességi kritériumokat illetően

realistic and cost-effective budget!!!!reális és költséghatékony költségvetés!!!

Guidelines for the applicantsIneligible costs Contribution in kind debts and provisions for losses or debts interest owed items already financed in another framework purchases of land or buildings, except where necessary for the direct

implementation of the Action, in which case ownership must be transferred to the final beneficiaries and/or local Partners, at the latest by the end of the Action;

currency exchange losses; taxes, including VAT, unless the Beneficiary (or the Beneficiary’s Partners)

cannot reclaim them and the applicable regulations do not forbid coverage of taxes;

loans and credit to the third parties.

The unjustified and ineligible cost will be deducted from the Action’s eligibleexpenditure

A Pályázati útmutatóNem elszámolható költségek: Természetbeni hozzájárulás adósságok és a veszteségekre vagy adósságokra elkülönített tartalékok fizetendő kamatok más keretből már finanszírozott költségek föld- vagy ingatlanvásárlás, kivéve hogyha a projekt megvalósításához

közvetlenül szükséges és ebben az esetben a tulajdonjog át kell szálljon a végső kedvezményezettekre és/vagy a helyi Partnerekre legkésőbb a projekt megvalósításának végéig;

valuta átváltásból adódó veszteségek; adók, ideértve az általános forgalmi adót, kivéve, ha a Kedvezményezett (vagy a

Kedvezményezett Partnerei) nem tudja azokat visszaigényelni és a vonatkozó jogszabályok nem tiltják elszámolásukat;

harmadik szervezeteknek nyújtott hitelek.

A nem igazolt és a nem elszámolható költségek levonásra kerülnek a tevékenységek elszámolható összegéből

Financial management of projects (ENPI part)

Interim report, expenditure verification report and

request for payment

Transfer of authorisedrequests for payment

Partner Partner Partner

National controllers (MS) / Auditors

(Ukraine)

BeneficiaryEnsures verification of

expenditures byauditor/national controller

according to PraG

JTSAuthorisation of payments

Financial Transfer UnitTechnical transfers of

ENPI funds to the Beneficiary

Project Partners collect documentation proving their expenditures, and get them verified according to the national

control system

Financial reports verified at

national level

Beneficiary distributes ENPI funds to Project Partners

Partners and cross-border cooperation

Partnerek és határon átnyúló együttműködés

Why a partnership? – Miért partnerség?

• Address common challenges jointly (example: cross-border pollution) – Közös kihívások közös megoldása (pl. határon átnyúló szennyezés)

• Jointly develop opportunities (example: cross-border tourism) – Lehetőségekre építve közös fejlesztés (pl. közös turizmus)

• Share experience and good practice on issues of common interest (example: regional development) – Közös érdekek által vezérelve tapasztalatok és a „jó gyakorlat”megosztása (pl. területfejlesztés)

What sort of partnership? – Milyen partnerség?

Balanced: in any project at least Kiegyensúlyozott, minden projektben részt vesz legalább

- 1 partner from EU – 1 tagállami partner

- 1 from partner Ukraine – 1 ukrán partner

- In case of adjoining regions – required partner from Slovakia or Hungary – szomszédos területek esetén szükséges bevonni szlovák vagy magyar partnert

Roles of partners – Partnerek szerepe

Lead Partner – Vezető Partner - Applicant – Pályázó - Signs grant contract – a támogatási szerződés aláírója - Responsible for overall project implementation – teljes felelősséggel bír a projektmegvalósításért

Partners - Partnerek - Partnership statement in application – aláírja a pályázat részét képező partnerségi nyilatkozatot - Partnership agreement with Lead Partner – aláírja a partnerségi megállapodást a Vezető Partnerrel

Who else may be involved in project implementation

További projektbe bevonható szereplők• Associates - Társult partnerek

- Do not meet the eligibility criteria – Nem jogosultak pályázni - Must be mentioned in the application form – Pályázatban említendő - May not receive funding (except per diem and travel) – nem részesülhetnek támogatásban (kivéve napidíj és utazási költségek) - May play a real role in the action – valós szerepet játszhatnak

• Subcontractors – Alvállalkozók

- For works, supplies, services – építés, áru-, szolgáltatásbeszerzés - should not be mentioned in the application form (tendering procedure) – nem említendők a pályázatban (tenderezési eljárás)

Lead Partner Principle – Vezető Partner Elv“Lead Partner Principle”

is a basic requirement in all projects financed from the ProgrammeAlapkövetelmény a Program által finanszírozott minden egyes projektnél

The Applicant will be the “Beneficiary” in case its projectproposal is selected for financing – a Pályázó lesz a Kedvezményezett

“Beneficiary” is a Lead Partner in the project – a Kedvezményezett a projekt Vezető Partnere

- responsible overall, both administratively and financially – teljes felelősséggel bír – adminisztratív, pénzügyi - signs a Grant Contract with the Contracting Authority (only direct contact between Beneficiary and Contracting Authority) – támogatási szerződés aláírója a Szerződő Hatósággal - It receives the financial contribution from the Contracting Authority – a támogatást ő kapja és továbbutalja a Partnerek felé - directly accountable to the Contracting Authority for the operational and financial progress of activities – a Szerződő Hatóság felé közvetlenül elszámoltatható - Signs the Partnership Agreement with the Partners!!!!! – a Partnerségi Megállapodás aláírója a Partnerekkel - shall ensure that the expenditure presented by the Partners participating in the Action has been paid for the purpose of implementing - biztosítja, hogy a Partnerek költségei a projekt terhére merültek fel a megvalósítás során

Lead Partner Principle – Vezető Partner Elv

• the verification of project’s expenditures – igazolja a költségeket• submission of requests for payment to the JTS – kifizetési kérelmeket benyújtja• transferring the ENPI contribution to the Partners – támogatás továbbutalása Partnerek felé• signs the “Declaration by the Applicant” – a Pályázói nyilatkozat aláírója• Lead Partner is responsible for the division of tasks and co-ordination of activities among the partners – a Parterek közötti feladatmegosztásért és a tevékenységek koordinációjáért felel• It is the responsibility of the Lead Partner to deliver on the overall objectives of the project including - felelőssége a projekt átfogó céljának teljesítése:

- budget spend, - verification, - publicity, - actions and activities, - outcomes, and delivering within the programme timeframe.

In other words, the Lead Partner ensures the implementation of the whole Operation within the given timeframe and the budget.

Teljes felelősséggel bír a projekt időbeni és a költségvetés által meghatározott keretek közötti megvalósításáért!

Legal framework of projects – Jogi keretek

Joint Managing AuthorityJoint Technical SecretariatKözös Irányító Hatóság

Közös Szakmai Titkárság

Subsidy contractTámogatási szerződés

Lead PartnerVezető Partner

Partnership agreement

Partnerségi megállapodás

Project Partner 1

Project Partner 2

Project Partner 3

Partnership Agreement between Beneficiary and project Partners

(to help the Beneficiary)Partnerségi Megállapodás

a Kedvezményezett és a Partnerek között

Lead Partner Principle – Vezető Partner Elv

clearly defining responsibilities and procedures, Partnership Agreement will make it easier to implement the project – felelősségi körök tisztázása

sample is provided in the Application package (can be modified) – MÓDOSÍTHATÓ minta adott

Partnership Agreement must be tailored to the specific project and describe the way it is going to be managed – a konkrét projektre szabandó, ismertetve a projektmegvalósítást

Basic elements – Alapelemek: 1. Subject of the Agreement – a Megállapodás tárgya2. Obligations of the Parties – a Felek kötelezettségei3. Duration of Agreement – a Megállapodás időbeni hatálya4. Activity - tevékenységek

5. Management of the project – projekt menedzsment

6. Liability

7. Cooperation with third parties – együttműködés harmadik felekkel8. Financing of the actions – tevékenységek finanszírozása9. Co-financing of the actions – társfinanszírozás10. Payment - kifizetések11. Budget and eligible expenditures – költségvetés és elszámolható költségek12. Modification of the action plan – a tevékenységi terv módosítása13. Monitoring14. Reporting - Jelentések15. Financial control and audit requirements – kontroll és ellenőrzési követelmények16. Recovery – visszafizetések kezelése17.Ownership/use of results – eredmények felhasználása, tulajdonlás18.Communication, publicity and projects results – nyilvánosság, projekt eredmények kommunikálása19.Amendments of the Agreement – a Megállapodás módosítása20.Dispute settlement – vitás helyzetek kezelése21.Compliance22.Transparency - átláthatóság23.Confidentiality – bizalmas adatok kezelése24.Working language – a munka nyelveAnnexes: total budget and partner level budget – mellékletek: teljes és partneri szintű költségvetés

Partnership Agreement, signed by the authorised representatives of the participating organizations must be in place and sent to the JTS 30 calendar days after the receipt of the award letter before the payments are done. – a támogatásról való értesítést követő 30 napon belül aláírandó és továbbítandó a KSZT-hez – a kifizetés feltétele!!

Application form its annexes and supporting documents – Pályázati formanyomtatvány, mellékletei és alátámasztó dokumentumok

Evaluation steps - Értékelés menete:1. Opening session, administrative and eligibility check

The JTS can send a letter about the missing documents

Assessment Grid

1. Pályázatok bontása, formai és jogosultsági ellenőrzés

A KSZT kérheti hiányzó dokumentumok pótlását

2. Evaluation of the application - 2. Pályázatok szakmai értékelése

Evaluation Grid Guidelines point 2.3 page 22!!!

Application form its annexes and supporting documentsPart 2.2 of the Guidelines:“How to apply and the procedures to follow application form”

Any error or major discrepancy may lead to the rejection of the application (budget)

Hand-written applications will not be accepted

Application Form contains: 1) Partnership Statement 2) Declaration by the Applicant

Published annexes which have to be filled in: 1. Budget 2. Description of the services, supplies and works 3. Project team and CVs of the key permanent staff of applicant/partner

which will be involved in the Action implementation 4. Logical Framework (only for the projects above 100,000 EUR)

Pályázati formanyomtatvány, mellékletei és alátámasztó dokumentumok

• Guidelines 2.2: “How to apply and the procedures to follow application form”

• Hiba a pályázat elutasításához vezet (költségvetés)• Kézzel írott pályázatok nem fogadhatók be

• Pályázati formanyomtatvány tartalmazza: • 1) Partnerségi nyilatkozat • 2) Pályázói nyilatkozat

• Kötelezően kitöltendő mellékletek: • 1. Költségvetés• 2. műszaki specifikáció / feladatmeghatározás • 3. a projektcsapat ismertetése a kulcs szereplők CV-jeinek csatolása

(pályázó és partnerek részéről)• 4. Logikai keretmátrix (100.000 EUR felett)

• A következő alátámasztó dokumentumok benyújtása szükséges a Pfny + mellékletein túl:

– 1. a Pályázó szervezet alapító okirata

– 2. minden egyes Partner szervezet alapító okirata

– 3. a Pályázó legutóbbi mérlegkimutatásának másolata

– 4. Szervezeti azonosító (minta adott) hivatkozásra kérjük figyelni– 5. Pénzügyi azonosító (EUR számla) (minta adott)

– 6. Közjegyző által hitelesített aláírási címpéldány a Pályázó képviseletére feljogosított személy részéről

– 7. a legutóbbi pénzügyi évről külső ellenőri jelentés (500,000 € támogatási igény felett) – közintézmények számára nem követelmény

• Following supporting documents should be submitted together with the Application Form and its annexes:

– 1.The Statutes or articles of association of the applicant organisation

– 2.The Statutes or articles of association of each partner organisation

– 3.Copy of the Applicant’s latest accounts

– 4.Legal entity sheet (sample is provided) pay attention on the reference– 5.Financial identification form (with the EURO account) (sample is

provided)

– 6.The original specimen of signature of the legally authorized representative of the applicant organization issued by a notary public

– 7. External audit report for the last financial year available (if grant exceeds € 500,000) not for the P bodies

• In case of the investment type of the Project the following documents should be additionally submitted:

• 8. Feasibility study

• 9. Environmental impact assessment

• 10. Building permission

• 11. Proof of ownership, trusteeship, rental or right of common of land/buildings

• 12. Project technical documentation (for example construction plan submitted for the building permit or, in case the works activity is not subject to permission, the technical description; diagrammatical plan and/or the general plan of the building site)

• Beruházás típusú projektek esetén a következő további dokumentumok benyújtása szükséges:

• 8. Megvalósíthatósági tanulmány

• 9. Környezeti hatás vizsgálat

• 10. Építési engedély

• 11. föld / épület tulajdonjogának / bérlésének igazolása

• 12. Műszaki dokumentáció (pl. ha engedélyköteles – építési terv, ha nem, műszaki leírás)

• The Application will be disqualified from the evaluation process in case any of the documents is missing from the Application!!!! A kötelezően benyújtandó dokumentumok nem pótolhatók, a pályázat elutasításra kerül!!

• However, in case of uncertainties or unclear information provided in the Application Form and its annexes, the Applicant is invited to submit a clarification within 8 calendar days after receipt of the official letter. Tisztázásra szoruló információk esetén a Szerződő Hatóság kérheti a tisztázást, a az erről szóló értesítés kézhezvételét követő 8 naptári naponbelül.

• The Applicants can be requested to submit the missing supporting documents, defined in the above points 1-3 and 6-12

• 1-3 és 6-12 alátámasztó dokumentumok pótoltathatók.

Where and how to submit the Application? – A pályázatok benyújtása: one original and 2 copy – 1 eredeti és 2 másolati pld. In English!!!! - angolul !!! Help: Checklist before sending – az ellenőrző lista használata On the envelope must be the reference number and the title of the Call

for proposals – hivatkozási szám és a pályázati felhívás címe feltüntetendő a borítékon

one package in a sealed envelope by registered mail, private courier service or by hand-delivery - lezárt borítékban postai úton, futárszolgálattal vagy személyes kézbesítés útján

Address – Cím:Joint Technical Secretariat of Hungary-Slovakia-Romania-Ukraine ENPI CBC Programme

Hungary, VÁTI Nonprofit Kft., H-1016 Budapest, Gellérthegy u. 30-32. Deadline – Határidő: 22 September, 2009 14:00

2009. szept. 22. 14 óra

Preparing a Project Budget in the Hungary–Slovakia-Romania-Ukraine

ENPI CBC Programme 2007-2013

Projekt költségvetés készítése a Magyarország–Szlovákia-Románia-Ukrajna

ENPI CBC 2007-2013 Programban

Applicant’s budget/A Pályázó költségvetése

• Must incurred during the implementation of the action and only after the date on which the grant is signed. Kizárólag a támogatási szerződés aláírását követően és a projekt végrehajtási időszaka során merültek fel.

• Must be indicated in the estimated overall budget of the action A projekt tervezett költségvetésében feltüntetésre kerültek.

• Must be necessary for the implementation of the action which is the subject of the grant A támogatás alapját képező projekt végrehajtásához szükségesek.

Applicant’s budget/A Pályázó költségvetése• Must be identifiable and verifiable, in particular being recorded in the accounting

records and determined according to the applicable accounting standards of the country where the beneficiary/partner is established and according to the usual cost accounting practices of the beneficiary/partner

A könyvelési bizonylatok alapján azonosítható és ellenőrizhető kell legyen, rögzítésre kerültek a könyvelésben és a Kedvezményezett/ Partner

országában alkalmazott számviteli standardok és a szokásos elszámolási szabályok alapján kerültek megállapításra

• Must be reasonable, justified and comply with the requirements of sound financial management, in particular regarding economy and efficiency

Indokolt, jogos és megfelel a felelős pénzgazdálkodás követelményeinek, különösen a gazdaságosságnak és az eredményességnek.

• Projects cannot make a profit!

A projektek nem termelhetnek profitot.

Eligible direct costs/Elszámolható közvetlen költségek

• Staff assigned to project (Human resources) – a projekten dolgozó alkalmazottak személyi költsége (emberi erőforrás költségek)

• Travel and subsistence costs – utazási és fenntartási költségek

• Equipment and supplies – berendezések és szolgáltatások költségei

• Costs of consumables (office costs) – fogyóeszközök költségei (irodai)

• Subcontracted services – alvállalkozóknak fizetett kiadások

• Costs deriving from contract (communication, translations, evaluation) szerződéses kötelezettségek (kommunikáció, fordítás, értékelés)

Eligible direct costs/Elszámolható közvetlen költségek • Other costs – Egyéb költségek

• Contingency reserve to a maximum 5% of eligible costs - A tartalék összege nem haladhatja meg a projekt költségvetésében szereplő közvetlen költségek 5%-át

• Administrative overheads – lump sum not exceeding 7% of direct costs - A projekt érdekében felmerült költségek az elszámolható közvetlen költségek max. 7%-os arányában elszámolhatók (átalánydíjas módszerrel)

• Follow principle of transparency - keep records and make sure supporting documents are correct – Átláthatóság elvének követése

– bizonylatok megőrzése és meggyőződés arról, hogy az alátámasztó dokumentumok hibátlanok

Project budget/A projekt költségvetéseAnnex III. Budget for the Action1 All years Year 1

Costs Unit# of units

Unit rate (in

EUR)

Costs (in

EUR)3

Unit# of units Unit

rate (in EUR)

Costs (in

EUR)

1. Human Resources

1.1 Salaries (gross salaries including social security charges and other related costs, local staff)4

1.1.1 TechnicalPer

month Per

month

1.1.2 Administrative/ support staffPer

month Per

month

1.2 Salaries (gross salaries including social securitycharges and other related costs, expat/int. staff)

Per month

Per month

1.3 Per diems for missions/travel5

1.3.1 Abroad (staff assigned to the Action)Per

diem Per

diem

1.3.2 Local (staff assigned to the Action)Per

diem Per

diem

1.3.3 Seminar/conference participantsPer

diem Per

diem

Subtotal Human Resources

Project budget/A projekt költségvetése2. Travel6

2.1. International travelPer

flight Per

flight

2.2 Local transportation Per

month Per

month

Subtotal Travel

3. Equipment and supplies7

3.1 Purchase or rent of vehiclesPer

vehicle Per

vehicle

3.2 Furniture, computer equipment

3.3 Machines, tools…

3.4 Spare parts/equipment for machines, tools

3.5 Other (please specify)

Subtotal Equipment and supplies

Project budget/A projekt költségvetése4. Local office

4.1 Vehicle costs Per month Per month

4.2 Office rent Per month Per month

4.3 Consumables - office supplies Per month Per month

4.4 Other services (tel/fax, electricity/heating, maintenance) Per month Per month

Subtotal Local office

5. Other costs, services8

5.1 Publications9

5.2 Studies, research9

5.3 Expenditure verification

5.4 Evaluation costs

5.5 Translation, interpreters

5.6 Financial services (bank guarantee costs etc.)

5.7 Costs of conferences/seminars9

5.8. Visibility actions10

Subtotal Other costs, services

Project budget/A projekt költségvetése

Expenses Unit# of units

Unit rate (in

EUR)

Costs (in

EUR)

Unit# of units

Unit rate (in

EUR)

Costs (in

EUR)

6. Other

Subtotal Other

7. Subtotal direct eligible costs of the Action (1-6)

8. Provision for contingency reserve (maximum 5% of 7, subtotal of direct eligible costs of the Action)

9. Total direct eligible costs of the Action (7+ 8)

10. Administrative costs (maximum 7% of 9, total direct eligible costs of the Action)

11. Total eligible costs (9+10)

Sources of funding/ Finanszírozási források Amount Percentage

EUR of total

%

Applicant's financial contribution

Partner 1’s financial contribution

Partner 2’s financial contribution

Partner ...’s financial contribution

ENPI contribution sought in this application

Contribution(s) from other European Institutions or EU Member States:

Name Conditions

Contributions from other organisations:

Name Conditions

TOTAL CONTRIBUTIONS

Direct revenue from the Action

OVERALL TOTAL

Preparing an action plan for submitting an application

Tevékenységi terv a pályázat elkészítéséhez és benyújtásához

- English only – csak angolul

- Be precise & concise – pontos, precíz kitöltés

- Use terminology, expressions and phrases from Guidelines – a Guielines terminológiájának használata

- Remember that somebody has to read it – do not discourage the assessor – olvasható, „emészthető” legyen az értékelők számára

- Use simple easy to understand terminology and avoid jargon – könnyen érthető szóhasználat, szakkifejezések; a zsargonok elkerülése

Filling in the application form – some useful tipsNéhány hasznos tanács a pályázati formanyomtatvány

kitöltéséhez

Success factors in project designA projekt tervezés sikertényezői

• Genuine joint CBC interest of all partners – közös határon átnyúló érdek

• Quality of project design – minőségi projektterv • Relevant partners and appropriate number of partners - a releváns

és a megfelelő számú partnerek azonosítása• Adequate institutional support – megfelelő intézményi támogatás

• Quality of project management (reliable project coordinator, financial manager, internal monitoring and evaluation procedures…) – projektmenedzsment minősége

• Shared partnership agreement – megosztott partnerségi megállapodás

• Familiarity with similar projects – tapasztalat hasonló projektekkel

What sort of Partners? – Milyen partnereket keressen?

• Those working on similar themes / subjects – hasonló szakterületről

• Partners who will ensure added value and that are necessary for the implementation of the project – akik hozzáadott értéket képviselnek és nélkülözhetetlenek a megvalósításhoz

• A tip: Think outside your usual field of operations eg. include a media partner if you need to raise awareness – a működési területén kívülről is érdemes partnereket bevonni, pl. média

Involving partners – Partnerek bevonása• Ensure joint interest: commitment depends on how well

project fits in with the organisations goals and strategy – közös érdekek biztosítása: a szervezet stratégiájához, céljaihoz illeszkedő projekt

• Ensure good communication and common understanding on project development – hatékony kommunikáció biztosítása

• Identify precisely the expected results – várható eredmények pontos meghatározása

• Be pro-active: who else should be involved in the project for the project success? – kezdeményező készség további partnerek bevonására

Register in Partners Database – Regisztráció partneri adatbázisban

• the RCBI Partners Database – RCBI partneri adatbázisGo to the Finding Partners page on:

www.rcbi.info

• Partner search modul is under development on website – Partnerkereső modul a Program honlapon fejlesztés alatt

ElérhetőségekHU-SK-RO-UA ENPI Közös Szakmai Titkárság

H-1016, Budapest, Gellérthegy utca 30-32.

• Baranyi András: +36 1 224 3294• Szakács Áron: +36 1 224 3100/4209

• Gál Edit: +36 1 224 3261

Fax: +36 1 224 3291

[email protected]

www.huskroua-cbc.net

információs napok

Documents