Information Goverance:Cesta k úspoře nákladů

Information and Records Management Society Czech Republic Group, o.s.

Tomáš Bezouška

Agenda Co je Information Governance

Klíčové oblasti úspor

Přínosy správné Information Governance

Shrnutí

Information Governance Information governance je celostní přístup k řízení

podnikových informací prostřednictvím zavádění procesů, rolí, kontrolních prvků a metrik, který zachází s informací jako s cenným obchodním aktivem.

Balancování mezi informační nedostatečností a informačním zahlcením.

Kritická součást Corporate Governance.

Information Governance Cílem správné Information Governance není uchovávat

všechny informace společnosti, ale naopak zbavit se všech zbytných a ponechat si jen ty správné informace, které je ovšem třeba dostat ke správným lidem, ve správnou dobu a správnými prostředky

Uměním je rozpoznat, o které informace, lidi, čas a prostředky se jedná

Výsledkem je na jedné straně zvýšená efektivita organizace, a na straně druhé nižší náklady

Klíčové oblasti úspor Díky schopnosti identifikovat jen ty informace, které stojí za

to uchovávat, a díky účinným způsobům práce s nimi, může společnost dosáhnout úspory v těchto oblastech: Nižší personální náklady Nižší provozní náklady Nižší investiční náklady Nižší náklady na právní spory a eliminaci rizik

Návratnost investic do efektivní správy informací je u 57% společností nižší než 18 měsíců

Personální náklady Podle odhadů IDC věnují „informační pracovníci“ 15 až 35%, podle

jiných studií doknce více než 50% pracovní doby hledání informací (a jen asi 5-15% jejich čtení)

Náklady na hledání dokumentů představují až 350 tisíc Kč ročně na hlavu

Dalších zhruba 15 % pracovní doby stojí znovu-získávání informací, které se nepodařilo znovu nalézt

Náklady na obnovu ztracených dokumentů představují až 150 tisícům Kč ročně na hlavu

Až jedna polovina produktivního času zejménavedoucích pracovníků je ztracena díky špatné dostupnosti informací, které potřebují

Provozní náklady Průměrný dokument je za svou životnost zkopírován 19krát,

až 40% organizací tiskne maily a soubory kvůli jejich archivaci v papírové podobě díky absenci politiky nebo nástrojů pro správu elektronických dokumentů

V průměru je 45% scanovaných dokumentů původně elektronických (tj. byly vytištěny a následně scanovány), u většiny ostatních je přidán pouze podpis

Kvalitní prací s elektronickými dokumentylze řádově snížit náklady na tisk, digitalizaci i ukládání

Investiční náklady Více než 15% kancelářských prostor slouží k ukládání dokumentů,

méně 50% z nich je pravidelně nebo alespoň častěji používánoReorganizací ukládání dokumentů

lze dosáhnout úspor nákladů na kancelářské prostory ve výši 10-12%

Investice do digitalizace a souvisejících technologií má v téměř 60% případů návratnost nižší než 18 měsíců, ve 42% pak méně než 12 měsíců

Právní náklady a rizika Náklady na řízení rizik nejsou kalkulovány při úvahách o investicích

do systému správy dokumentů, nedostatky v této oblasti přitom mohou být pro společnost likvidační

Až 70% společností by v případě ztráty papírových dokumentů vlivem přírodní katastrofy nebo požáru do tří týdnů zbankrotovalo

Polovna společností není připravena na případné právní spory a měla by problém doložit doklady na podporu své právní pozice

Politika a strategie správy dokumentů je zásadnísoučástí jak Disaster Recovery, tak i řízní rizik

Shrnutí Dobrá správa dokumentů a informací (Information

Governance) představuje zásadní prostor pro snížení nákladů a zvýšení efektivity celé organizace

Klíčový je komplexní přístup, zaměřený na identifikaci podstatných informací a kontextu, v jakém jsou využívány a vytvoření takového prostředí, které stimuluje organizaci k efektivní práci s informacemi a dokumenty

Elektronizace dokumentů a zavádění souvisejících nástrojů může v případě správného strategickéhozacílení přinést významné úspory i zlepšení výkonuorganizace

DĚKUJI ZA POZORNOST.

„Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR)