information management presentation generale - you can
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Information ManagementPrésentation générale
Une implémentation mondiale équilibrée
Un groupe avec plus de 75 ans
d’histoire au service de l’innovation.
Top 3 des entreprises dépositaires
du plus grand nombre de brevets
aux Etats-Unis.
Dans la zone EMEA (Europe/Moyen-
Orient/Afrique) :
Plus de 16 000 personnes
116 pays de la zone EMEA
environ 1/3 du résultat global de
Canon
Canon en France : la plus importante
implantation du groupe sur la région
EMEA
La stratégie du groupe Canon
Une offre complète pour la
composition, la capture, l’archivage
et le partage des documents
Edition de logiciel
Une démarche projet structurée
autour d’une équipe de spécialiste
Service professionnel
Une présence à vos côtés, une
connaissance de vos métiers, vos
contraintes, vos attentes
Service commercial
45 ressources spécialisées
Capture / Gestion documentaire
Centre de support solution
20 consultants
5 experts projet
4 experts support
16 techniciens
solution
Account Manager
Business Process Consultant
Solution Consultant
Partenariat stratégique et participation au capital
d’éditeurs clés : une roadmap claire
Savoir-faire solution
Des équipes projets à tous les niveaux du groupe,
des profils issus du monde du service
Savoir-faire service
Quatre propositions de valeur
Optimisation de votre chaine d’impression
Politique impression
Fluidification de votre gestion documentaire
Dématérialisation
Production
Externalisation de vos processus
Externalisation
L’archivage électroniqueContexte et périmètre
L’archivage électronique de documents : contexte
• L’archivage est une obligation et une nécessité pour l’entreprise :
• Obligation au regard de la loi, règlements et directives qui constituent le cadre dans lequel opère l’entreprise : code du commerce,
des impôts, du travail…
• Nécessité de se protéger en réduisant ses risques et préserver le patrimoine de l’entreprise : technique, commercial, informationnel
au sens large (Guide de l’archivage électronique et FNTC)
• Mais l’archivage électronique c’est aussi une mémoire vivante :
• Echange de documents avec vos clients et fournisseurs
• Optimisation des processus de l’entreprise
• Disponibilité de la mémoire de l’entreprise
• Assurer la conformité, la traçabilité
Archiver c’est donc conserver (des informations, des documents, des objets…) dans le but de les
retrouver pour des raisons identifiées, sur des durées définies.
Mettre l’archivage au service de l’amélioration de vos processus et de la relation client.
L’archivage électronique de documents : c’est quoi?
• Le terme GED, ou Gestion Électronique de Documents, désigne l’ensemble d’un système dédié à la gestion du cycle devie des documents :
• Naissance :
Création, acquisition des documents
• Vie :
Consultation, circulation, modification, partage…
• Fin :
Archivage, destruction
• La GED sous tend donc un processus visant à gérer le cycle de vie des documents, ce processus consiste en :
• Capturer
Numérisation, capture, lecture automatique, indexation (Externalisation ou Internalisation)
• Créer
Composition de documents, référentiel documentaire
• Classer et stocker les documents dans le cadre normatif et réglementaire
• Circuler, partager des documents sous forme numérique autour de processus métiers
• Consulter sous forme numérique ou reproduite sur leur support d’origine
ENTRANT
Fax
Papier
MFP / Scanner
Portail web
Mobile
CIRCULANT
Bureautique
Papier
RSE
Intranet
Mobile
SORTANT
Fax
Papier
Editique
Portail web
Mobile
Et qu’est-ce que cela concerne?
La GED a donc vocation à fédérer en un lieu l’ensemble des flux documentaires de l’entreprise et en assurer ladisponibilité.
Avant de stocker, une GED s’alimente
ELECTRONIQUE
ENTRANT
Email / PDF / Office / Mobile /
eDocument
SORTANT
ERP / CRM / Bureautique
PAPIER
PORTAIL
Extranet / Intranet
ENTRANT
Fax / Courrier / Impression
SORTANT
Flux de gestionFlux unitaire
RE-ENTRANT
Contrat / Commande
WORKFLOWCirculation de documents / Processus métiers
GED Gestion de contenus
L’expertise CanonCouverture fonctionnelle et logicielle
La gestion de l’information
Cartographie fonctionnelle
Portails Applications métiersRéférentielConsultation Versement
COLD
Documents non
structurésFormulaires
13
Une gamme logicielle complète
L
Méthodologie projetUn accompagnement de tous les instants
Un projet… plus que des technologies
• Gouvernance centralisée (une forte implicationd’un sponsor de la direction)
• Budget consolidé(prestations de services en rapport avec la taille des projets)
• Equipe projet méthodique(Planning & Ressources)
• Exécution(activités & livrables)
A chaque étape du déploiement de la
solution, une ressource Canon vous
accompagne …
Une méthode et des livrables structurés
INITIATION DECOUVERTE CONCEPTION MISE EN OEUVRE EXPLOITATION AMELIORATION
Account Manager
Business Process Consultant
Solution Consultant
Project Manager
Expert
Client Service Manager
Helpdesk
Technicien C. Syst.
Conseil / Vente Services Professionnels Service & Support
Account Manager
BPC
Conduite du changement
• Une dimension outil : Prise en main d’un nouvel environnement de travail qui sera bien souvent utilisé de façon intensive.
• Une dimension organisation : Comprendre et accepter les ajustements d’organisation nécessaires (changements de rôles et responsabilités, évolution des fonctions …).
• Une dimension métier : S’approprier de nouvelles pratiques et processus métiers.
• Une dimension culture d’entreprise : Intégrer progressivement de nouveaux concepts tels que l’approche processus et la guidance de tâche. L’apport de certains outils de pilotage peut influencer également les modes managériaux.
• Une communication adaptée pour sensibiliser les utilisateurs finaux
• Une participation d’interlocuteurs opérationnels dans la conception de l’outil
• Une sollicitation des acteurs sociaux dans la définition du projet
• Une anticipation des impacts des changements et des ajustements des organisations pour éviter une incompréhension et démotivation des utilisateurs
• Un support aux utilisateurs finaux (formation, assistance au démarrage,…) pour une appropriation totale de l’outil
Ces projets revêtent plusieurs dimensions qui sont autant de sujets d’attention
L’impact du déploiement d’un tel environnement est donc multiple, et l’aspect social doit être intégré rapidement, avec
Facteurs clés de succès d’un projet de dématérialisationL’arrivée d’une nouvelle solution documentaire au sein d’une organisation est un facteur de transformation et de changement qui peut modifierconsidérablement les habitudes de travail, les comportements des utilisateurs, voire modifier les processus de l’entreprise.
Ainsi, le succès de tout projet repose sur un accompagnement structuré, méthodique et personnalisé conduisant à la compréhension et l’adhésion desutilisateurs finaux, ainsi qu’à une bonne appropriation des nouveaux outils mis en place.
Prestations de services
Logiciels
Matériels
Appropriation
Changements
durables
1
2
3
Un accompagnement ‘métier’ du projet, en phase avec les attentes, afin d’assurer l’adéquation et l’appropriation de la solution mise en place
Une proposition de solution évolutive et pérenne
• Un transfert de compétence auprès du client
• Un contrat de Service qui inclut les versions majeures des logiciels proposésEtre force de conseil pour ces projets qui modifie les modes
opératoires de l’entreprise
Une équipe expérimentée, un engagement sur l’ensemble du projet
4 Des outils et méthodes adaptés
Les grands principes de notre accompagnement
La mise en place
Nous vous accompagnons de bout en bout dans la mise en œuvre de votre solution de facturation électronique
L’accompagnement au changement
Facteurs clés de succès d’un projet de dématérialisation
L’arrivée d’une nouvelle solution au sein d’une organisation est un facteur de transformation
et de changement qui peut modifier considérablement les habitudes de travail, les
comportements des utilisateurs, voire modifier les processus de l’entreprise.
Ainsi, le succès de tout projet repose sur un accompagnement structuré, méthodique et
personnalisé conduisant à la compréhension et l’adhésion des utilisateurs finaux, ainsi qu’à
une bonne appropriation des nouveaux outils mis en place.
Prestations de services
Logiciels
Matériels
OutilOrganisation
MétierCulture d’entreprise
CommunicationParticipation
SollicitationAnticipation
Support
En conclusionMettez la performance au cœur de votre organisation!
Le numérique, une stratégie gagnante!
82% perçoivent clairement l’impact du numérique sur leur activité. Pour 46%, le numérique se révèle un levier de croissance payant pour l’avenir!
Quels leviers pour la dématérialisation et la GED :
• Amélioration de l’expérience client :
Prise en charge des demandes (Contrat, Commande, Réclamation…), réactivité, simplification des échanges…
• Amélioration de la relation fournisseur :
Raccourcissement des délais de traitement des factures, fluidité des échanges…
• Amélioration des processus financier :
Optimisation des traitements, gestion du cash-flow, traçabilité, conformité…
• Amélioration de la relation avec les administrations :
Conformité aux normes d’échanges (factures électroniques…), dématérialisation des marchés publics, Disponibilité en cas d’audit
• Amélioration de l’organisation interne :
Optimisation de la recherche d’information, Disponibilité immédiate de l’information, Partage et collaboration autour du document, Gestion des ressources humaines…
Alors, on passe à la facture électronique!
L’une des évolutions majeures de la Loi de finances rectificative a été de cesser de faire des signatures électroniques oude l’échange des données informatisées les seules modalités de transmission et de mise à disposition des facturesélectroniques (art. 289 VI du CGI).
On peut estimer que l’approche suivie est fonctionnelle et ce, quelque soit le support (papier ou électronique).
C’est une opportunité pour des gains multiples :
• Gain sur les coûts d’envoi (courrier, affranchissement)
• Gain de temps dans la transmission
• Respect de la loi LME
• Gain écologique
• Modernisation de l’image de marque
• Mise en conformité en vue de la mise en application de l’obligation de transmettre des factures électroniques dans lecadre du règlement des marchés publics
Un retour sur investissement assuré
1
Edition
2
Envoi
3
Rapproche-
ment
4
Archivage
5
Relance
6
Litiges
7
Coût
trésorerie9,50 €
Impression
Mise sous pli
Affranchissement
Dépôt poste
Suivi paiements
Pointages
Matériel
classement
Espace
Manipulations
Identification
non paiement
Relances
Traitement
écarts de
paiement
Consommation
de BFR
Facture
papier
0,30 € 1,20 € 2,00 € 0,80 € 0,80 € 2,40 € 2,00 €
1
Edition
2
Envoi
3
Rapproche-
ment
4
Archivage
5
Relance
6
Litiges
7
Coût
trésorerie6,30 €
ImpressionMise sous pli
AffranchissementDépôt poste
Suivi paiements
Pointages
Simplification
du processus
Matériel classementEspaceManipulations
Identification
non paiement
Relances
Traitement
écarts de
paiement
Simplification
du processus
Consommation
de BFR
Réduction et
fiabilisation des
délais
Facture
électronique
0€ 0 € 2,00 € 0 € 0,80 € 2,00 € 1,50 €
Prêts pour la prochaine étape?
Nous vous remercions de votre attention!
Florian Reboullet
Business Process ConsultantCanon France S.A.SRéseau DirectRégion Sud-EstAgence de Lyon
Mobile: +33 (0)6 46 05 27 79
Email : [email protected]