informe anual de gobierno corporativo 2017 final · 2018-02-20 · informe anual de gobierno...

Informe Anual de Gobierno Corporativo Periodo 01 de enero al 31 de diciembre 2017

1

I. Introducción

Las buenas prácticas de Gobierno Corporativo enfatizan en la adecuada administración de

las entidades, en la prevención y gestión de conflictos de intereses, en la transparencia y

rendición de cuentas, en la gestión de riesgos y en los aspectos formales de organización de

funciones y responsabilidades, todo lo cual, facilita el control de las operaciones y el

proceso de toma de decisiones por parte de la Junta Directiva y de la Alta Gerencia.

Vida Plena ha diseñado su marco de Gobierno Corporativo de conformidad con sus

atributos particulares considerando las leyes aplicables, tamaño, estructura de propiedad y

naturaleza jurídica.

Está compuesto por una Junta Directiva, nombrada por los 3 socios accionistas; Caja de

Ande, JUPEMA y la Sociedad de Seguros de Vida del Magisterio Nacional, un Auditor

Interno y un Gerente General según los dispuesto en la Ley de Protección al Trabajador.

Asimismo la Junta Directiva cuenta con comités técnicos (Riesgos, inversiones y Auditoría)

y comités de apoyo (TI, Mercadeo, Cumplimiento), una Unidad de Riesgos y una función

de cumplimiento.

El siguiente informe describe los principales

aspectos del Gobierno Corporativo de Vida

Plena, su funcionamiento, composición,

responsabilidades, principales acciones

durante el 2017, materialización de eventos

de riesgos, políticas y otros.

Informe Anual de Gobierno Corporativo Vida Plena, 2017


2

II. Junta Directiva

a) Tamaño: miembros previstos en los estatutos.

La función de dirección corresponde a la Junta Directiva como máximo órgano colegiado

de la entidad.

De acuerdo a la naturaleza jurídica de Vida Plena y su estructura organizacional, la

selección, elección y nombramiento de los miembros de Junta Directiva, se encuentra

dispuesta en su acta de constitución, acta diez de asamblea.

Se integra por nueve miembros, tres nombrados por cada institución Socia, y un Fiscal con

voz pero sin voto.

El acta número diez de la sesión de Asamblea celebrada el 4 de mayo del año

2000 estableció que:

“La Junta Directiva de la nueva Operadora, estará integrada por nueve

miembros, tres nombrados por cada institución. Y con derecho a voz pero sin

voto, de acuerdo a la legislación, existirá un Fiscal. Con relación a la Junta

Directiva de la Operadora y a fin de cumplir con la ley en cuanto a niveles

técnicos, con el porcentaje del cuarenta por ciento mínimo de directores que no

pueden ser a su vez directores de las Junta Directivas que los elijan ni

empleados de dicha instituciones, y en consideración al necesario enlace que

debe existir entre esta Junta Directiva y aquellas de las entidades que

conforman tal Operadora, cada institución designará a sus representantes de

la siguiente manera: a) un representante eminentemente técnico de acuerdo a

los alcances fijados por la Supen, b) un miembro de Junta Directiva que será el

enlace entre ambas Junta Directivas, c) un representante adicional de cada

Junta Directiva que podrá ser miembro de ella o su personal en tanto satisfaga


3

con el cuarenta por ciento restrictivo estipulado en el articulo treinta y tres de

la citada ley.....”

Todos los cargos de Junta Directiva de Vida Plena, serán rotativos de tal manera que cada

tres años la Presidencia será ocupada por uno de los designados por cada socio y así con

todos los cargos, según lo indicado, en el artículo segundo, punto siete de la Escritura

Constitutiva de 4 de mayo de 2000.

b) Información de los miembros de la Junta Directiva

Nombre IdentificaciónCargo en la Junta

Directiva Fecha de último nombramiento

MSc. Gonzalo Ortiz Brenes 3-0300-0750 Presidente 09-octubre-2017 Licda. Elvira Solano Torres 5-0230-0418 Vice-presidente 24-octubre-2017 Lic. Rodrigo Aguilar Arce 2-0245-0354 Tesorero 01-enero-2017 MSc. Mercedes Hernández Vargas 4-0104-0864 Secretario 04-mayo-2015 MSc. Pedro Gólcher Flores 2-0267-0052 Pro-Secretario 01-octubre-2017 Bach. Eduardo Enrique Solís Portuguez 9-0031-0373 Vocal 1 04-mayo-2015 Lic. Carlos Arias Alvarado 4-0142-0517 Vocal 2 10-julio-2017 MSc. María Ileana Montero de Miguel 1-0715-0424 Vocal 3 04-mayo-2015 Ing. Max Alberto Soto Jiménez 1-0420-0235 Vocal 4 01-octubre-2017

Fiscal Junta Directiva Lic. Janry González Vega 4-0107-0755 Fiscal 04-mayo 2015

Miembros de Junta Directiva Independientes

Nombre Identificación Cargo en la Junta

Directiva Fecha de último nombramiento

Lic. Carlos Arias Alvarado 4-0142-0517 Vocal 2 10-julio-2017 MSc. María Ileana Montero de Miguel 1-0715-0424 Vocal 3 04-mayo-2015 Ing. Max Alberto Soto Jiménez 1-0420-0235 Vocal 4 01-octubre-2017


4

c) Variaciones en la conformación de la Junta Directiva durante el período.

Durante el período se realizaron los siguientes nombramientos y retiros:

d) Cargos de los Directores en instituciones del grupo vinculado

Dado que los miembros de nuestra Junta Directiva provienen de las instituciones socias o

grupo vinculado, los cargos en éstas son los siguientes:

Nombre Identificación Nombre de la entidad Cargo MSc. Gonzalo Ortiz Brenes 3-0300-0750 CAJA DE ANDE1 Presidente MSc. Pedro Gólcher Flores 2-0267-0052 CAJA DE ANDE Vocal 4 MSc. Mercedes Hernández Vargas 4-0104-0864 S.S.V.M.N.2 Secretaria Bach. Eduardo Enrique Solís Portuguez 9-0031-0373 S.S.V.M.N. Vicepresidente Lic. Rodrigo Aguilar Arce 2-0245-0354 JUPEMA3 Presidente Licda. Elvira Solano Torres 5-0230-0418 JUPEMA Vocal 1

e) Cantidad de sesiones de Junta Directiva durante el periodo 2017

La Junta Directiva realizó un total de 48 sesiones del 01 de enero al 31 de diciembre del

2017.

1 Caja de Ahorro y Préstamos de la Asociación Nacional de Educadores 2 Sociedad de Seguros de Vida del Magisterio Nacional 3 Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional

Nombramientos Nombre Identificación Fecha de nombramientoMSc. Gonzalo Ortiz Brenes 3-0300-0750 09-octubre-2017 Licda. Elvira Solano Torres 5-0230-0418 24-octubre-2017 Lic. Rodrigo Aguilar Arce 2-0245-0354 01-enero-2017 Lic. Carlos Arias Alvarado 4-0142-0517 10-julio-2017

Retiros Nombre Identificación Fecha de nombramientoBach. Eugenio Dávila Briceño 5-0143-0295 01-octubre-2016 Lic. Víctor Julio Valverde Moya 2-0332-0077 18-julio-2016 Lic. Víctor Murillo Chacón 2-0227-0618 18-julio-2016 Lic. Hervey Badilla Rojas 1-0457-0281 04-mayo-2015


5

II. Comités Técnicos y Comités de apoyo

La Junta Directiva debe cumplir sus responsabilidades (artículo 8 del Reglamento de

Gobierno Corporativo) atendiendo sus deberes de cuidado y lealtad, cumpliendo la

legislación y la normativa aplicable. Para ello establece comités técnicos y comités de

apoyo, que proporcionan a la Junta Directiva una mayor profundidad en el análisis de los

temas de su competencia.

Actualmente se cuenta con los siguientes Comités Técnicos:

Comité de Auditoría: Es un comité técnico que apoya a la Junta Directiva

mediante el ejercicio de juicio independiente sobre el manejo financiero, de

contabilidad y auditoría de la Operadora y fondos administrados por esta. Sus

responsabilidades se encuentran establecidas en el artículo 25 del Reglamento de

Gobierno Corporativo, emitido por la Superintendencia de Pensiones.

Está integrado por un director independiente, miembro de la Junta Directiva de la

Operadora, quien funge como Presidente; además por un miembro externo a la

organización, por el Presidente de la Junta Directiva y por dos Directores de la Junta

Directiva.

Adicionalmente participa el Fiscal de la Junta Directiva, con voz pero sin voto. Salvo

disposición contraria por acuerdo del Comité de Auditoría, podrán participar con voz pero

sin voto el Gerente General y el Auditor Interno.

i. Responsabilidades (art 25 del Reglamento de Gobierno Corporativo):

a) El proceso de reporte financiero y de informar al Órgano de Dirección sobre la

confiabilidad de los procesos contables y financieros, incluido el sistema de

información gerencial

b) La supervisión e interacción con auditores internos y externos.


6

c) Proponer o recomendar al Órgano de Dirección las condiciones de contratación y el

nombramiento o revocación de la firma o auditor externo conforme los términos del

Reglamento sobre auditores externos aplicable a los sujetos fiscalizados por las

superintendencias.

d) Revisar y aprobar el programa anual de trabajo de la auditoría interna o equivalente

y el alcance y frecuencia de la auditoría externa, de acuerdo con la normativa

vigente.

e) Vigilar que la Alta Gerencia toma las acciones correctivas necesarias en el momento

oportuno para hacer frente a las debilidades de control, el incumplimiento de las

políticas, leyes y reglamentos, así como otras situaciones identificadas por los

auditores y el supervisor.

f) Supervisar el cumplimiento de las políticas y prácticas contables.

g) Revisar las evaluaciones y opiniones sobre el diseño y efectividad del gobierno de

riesgos y control interno.

h) Proponer al Órgano de Dirección, los candidatos para ocupar el cargo de auditor

interno, excepto en el caso de las entidades supervisadas que se rigen por lo

dispuesto en la Ley General de Control Interno, Ley 8292.

i) Dar seguimiento al cumplimiento del programa anual de trabajo de la auditoría

Interna o equivalente.

j) Revisar la información financiera anual y trimestral antes de su remisión al Órgano

de Dirección, de la entidad y del Vehículo de Administración de Recursos de

Terceros, poniendo énfasis en cambios contables, estimaciones contables, ajustes

importantes como resultado del proceso de auditoría, evaluación de la continuidad

del negocio y el cumplimiento de leyes y regulaciones vigentes que afecten a la

entidad o al Vehículo de

Administración de Recursos de Terceros.

k) Revisar y trasladar al Órgano de Dirección, los estados financieros anuales

auditados, los informes complementarios, las comunicaciones del auditor externo y

demás informes de auditoría externa o interna.


7

l) Atender los requerimientos que le solicite la Junta Directiva en el campo de su

competencia.

ii. Aspectos de mayor relevancia tratados durante el año 2017

En las sesiones del Comité de Auditoría se conoció y analizó los resultados de las

evaluaciones de la efectividad y confiabilidad de los sistemas de información y

procedimientos de control interno; brindó seguimiento al cumplimiento del programa anual

de trabajo de la Auditoría Interna; propuso a la Junta Directiva la firma auditora que estaría

realizando la auditoría externa; revisó y trasladó a Junta Directiva los estados financieros

anuales auditados, informe del auditor externo, informes complementarios y la carta a la

gerencia, así como la información financiera anual y trimestral. Brindó seguimiento a la

implementación de las acciones correctivas formuladas por la auditoría externa, interna y

SUPEN, así como seguimiento a los planes de acción. Realizó la revisión y veló por que se

cumpla el procedimiento de revisión y aprobación de los estados financieros internos y

auditados. Realizó el informe semestral de sus actividades presentándolo posteriormente a

Junta Directiva.

Asimismo dado los cambios normativos presentados por la Superintendencia de Pensiones,

el Comité de Auditoría, realizó los ajustes respectivos para su cumplimiento.

iii. Información de sus miembros

Comité de Auditoría Vida Plena OPC Nombre y número de identificación del miembro Cargo Fecha de último

nombramiento MSc. María Ileana Montero de Miguel Céd. 1-0715-0424

Presidente 12-junio-2017

Lic. Janry González Vega Céd. 4-0107-0755

Fiscal 12-junio-2017

MSc. Gonzalo Ortiz Brenes Céd. 3-0300-0750

Director 09-octubre-2017


8

Lic. Rodrigo Aguilar Arce Céd. 2-0245-0354

Director 30-enero-2017

MSc. Pedro Gólcher Flores Céd. 2-0267-0052

Secretario 12-junio-2017

Lic. Gregory Quirós Chan: Auditor Interno* Céd. 01-0822-0692

Participante N/A

Lic. Alejandro Solórzano Mena: Gerente General* Céd. 1-0518-0141

Participante N/A

Nombre y número de identificación del miembro externo Lic. Juan Rafael Tuk Mena Céd. 1-0499-0422 30-mayo-2016

* participan con voz pero sin voto el Auditor y el Gerente.

Comité de riesgos: El trabajo de este comité incluye la supervisión de las

estrategias y la gestión de los riesgos para asegurarse de que son coherentes con el

Apetito de Riesgo declarado. Sus responsabilidades son las establecidas en el

artículo 13 del Reglamento de riesgos, emitido por la Superintendencia de

Pensiones.

Está integrado por un mínimo de tres miembros, uno de los cuales es uno de los directores

independientes del órgano de dirección de la entidad, quien funge como Presidente del

Comité.

Ningún funcionario de Vida Plena es miembro del Comité de Riesgos.

Con el fin de evitar la concentración de poder y promover nuevas perspectivas la

conformación del comité deberá rotar de forma parcial al menos cada 3 años.

i. Responsabilidades (art 13 del Reglamento de Riesgos):

a) Supervisar la ejecución de la Declaración de Apetito de Riesgo por parte de la Alta

Gerencia, la presentación de informes sobre el estado de la Cultura del Riesgo de la

entidad y la interacción con el director de riesgos, o con quien asuma este rol.


9

b) Proponer el Apetito de Riesgo, así como las políticas de riesgos para cada tipo de

fondo administrado, necesarias para cumplir con el apetito de riesgo y los objetivos

definidos en el plan estratégico.

c) Recibir informes periódicos y oportunos del director de riesgos o quien asuma este

rol, así como de las otras áreas o funciones relevantes, sobre el Perfil de Riesgo

actual de la entidad, de los límites y métricas establecidas, las desviaciones y los

planes de mitigación.

d) Proponer para aprobación del Órgano de Dirección de la entidad regulada:

• Los límites de exposición al riesgo para cada tipo de riesgo identificado.

• Las estrategias de mitigación de riesgo necesarias.

• El marco de gestión de riesgos.

e) Opinar sobre la designación que efectúe el Órgano de Dirección del director de

riesgos o equivalente.

f) Informar al Órgano de Dirección y al Comité de Inversiones, al menos

trimestralmente, sobre la exposición de los fondos administrados a los distintos

riesgos y los potenciales efectos negativos que se podrían producir en la marcha de

la entidad regulada por la inobservancia de los límites de exposición previamente

establecidos.

g) Vigilar el cumplimiento permanente del régimen de inversión aplicable. En caso de

incumplimiento, presentar oportunamente un informe al Órgano de Dirección y al

Comité de Inversiones sobre el incumplimiento y sus posibles repercusiones.

h) Conocer y analizar los informes sobre el cumplimiento del régimen de inversión y

la política de riesgos que la unidad o función de riesgos deberá presentar, como

mínimo, en forma mensual.”


En el seno del Comité de Riesgos ha prevalecido en todo momento la toma de decisiones

basadas en análisis de informes, presentaciones de empresas emisoras, análisis del entorno

nacional e internacional y el intercambio exhaustivo de ideas que permitan medir,


10

monitorear, controlar, informar y revelar los distintos tipos de riesgo a los que se podrían

ver expuestos los fondos administrados por la Operadora, de conformidad con la normativa

vigente y velando por los intereses de los afiliados, así como los posibles riesgos que

podrían afectar la operativa de la empresa.

Específicamente el Comité de Riesgos realizó un seguimiento de:

• Revisión de los límites internos de los riesgos identificados y tipificados en los

Manuales de Gestión de Riesgos Financieros y Riesgo Operativo.

• La perspectiva de riesgo a la estrategia de Inversiones adoptada por el Comité de

Inversiones.

• Elaboración y propuesta de la Declaración y Apetito al Riesgo de la Operadora.

• La Revisión de los hechos relevantes emitidos por la SUGEVAL.

• Análisis de los informes mensuales y trimestrales de la División Gestión de Riesgos.

• Seguimiento a los límites internos establecidos por la Operadora. Revisión las

calificaciones de riesgo de las diferentes emisiones y emisores.

• Revisión de los diferentes informes de Auditoría Externa.

• Análisis de los informes sobre el rendimiento y riesgo de los fondos administrados.

• Análisis de los diferentes oficios recibidos de la SUPEN, SUGEVAL y se elaboraron

las correspondientes respuestas.

• La calificación anual de los Puestos de Bolsa.

• El seguimiento a la evolución de los precios, tasas de interés, evolución del tipo de

cambio, inflación, duración, estructura de los porfolios, así como de los escenarios de

estrés aplicados a las variables de interés y el desempeño de los portafolios en las

pruebas de modelos –backtesting-.

• Seguimiento de la evolución de indicadores macroeconómicos y mercados a nivel

nacional e internacional.

• La revisión de reglamentos en consulta de la SUPEN.


11

Asimismo dado los cambios normativos presentados por la Superintendencia de Pensiones,

el Comité de Auditoría, realizó los ajustes respectivos para su cumplimiento.


Comité de Riesgos Nombre y número de

identificación del miembro Cargo Fecha de último

nombramiento Lic. Carlos Arias Alvarado Céd. 4-0142-0517

Presidente 10-julio-2017

Licda. Elvira Solano Torres Céd. 5-0230-0418

Secretario 06-noviembre-2017

Nombre y número de identificación del miembro independiente Lic. Alberto Franco Mejía Céd. 1-0516-0712

Miembro externo 18-setiembre-2017

Comité de Inversiones: El Comité de Inversiones tiene como responsabilidad lo

relacionado a la política de inversión correspondiente a cada fondo administrado y

la estrategia de inversión. Sus responsabilidades son las establecidas en el artículo 5

del Reglamento de Inversiones, emitido por la Superintendencia de Pensiones.

Está integrado por un mínimo de 3 miembros, de los cuales al menos uno debe ser externo

al grupo de interés económico y financiero.

i. Responsabilidades (art 5 del Reglamento de Inversiones):

a) Proponer, para discusión y aprobación del Órgano de Dirección, la política de

inversiones para la gestión de cada uno de los fondos administrados. Dicha política

deberá ser revisada por el Órgano de Dirección, como mínimo, de manera anual.

b) La política de inversiones deberá incluir, cuando menos, los objetivos y políticas de

inversión de la cartera administrada, criterios de diversificación por título, plazo,

moneda, emisión y emisor, concentración de emisores y emisión colocada, liquidez

y demás que consideren pertinentes, así como los procedimientos y prácticas de


12

inversión. La política y sus revisiones periódicas deberán documentarse en el libro

de actas.

c) Deberá sesionar, al menos, una vez al mes con el objeto de determinar la estrategia

de inversión, la composición de los activos de los fondos gestionados e informar y

documentar al Órgano de Dirección de las decisiones tomadas por el Comité.

d) El Comité de Inversiones de cada entidad deberá establecer los mecanismos

necesarios para verificar el cumplimiento de las políticas de inversión dictadas, la

sujeción al régimen de inversión previsto y a los límites de riesgos vigentes. e) Aprobar y dar seguimiento a los planes de reducción de riesgos, correspondientes a

excesos de inversión, e informar al órgano de dirección una vez autorizado por la

Superintendencia.

f) Determinar las vinculaciones de la entidad con el grupo financiero o de interés

económico o financiero para dar cumplimiento a las prohibiciones establecidas en

el artículo 63 de la Ley de Protección al Trabajador.

g) El Comité de inversiones no podrá sesionar tres veces, en forma consecutiva, sin la

asistencia y participación del miembro externo.

ii. Aspectos de mayor relevancia tratados durante el año 2017:

Durante el año 2017, el Comité de Inversiones se reunió en 31 ocasiones, donde analizó la

evolución de indicadores económicos y de mercados, tanto locales como internacionales.

Se realizó el seguimiento a la estrategia de inversiones adoptada por el Comité, la cual fue

ajustada conforme las condiciones en el entorno así lo exigían, buscando lo mejor a los

intereses de los afiliados. Se analizaron los hechos relevantes emitidos por la SUGEVAL.

Se revisaron los informes trimestrales y de seguimiento de inversiones. Se le dio

seguimiento a los informes sobre excesos en límites de inversión. Se verificó el

cumplimiento de los límites internos establecidos por la Operadora mediante los informes

presentados por la División Gestión de Riesgos. Se realizaron análisis de emisores,

emisiones y de alternativas de inversión nacionales e internacionales, para la compra y

venta de títulos valores. Se revisó el Programa Macroeconómico del Banco Central. Se


13

revisa el control de acuerdos cumplidos y pendientes del Comité de Inversiones. Se realiza

seguimiento a tasas de interés, evolución del tipo de cambio e inflación. Se revisó la

estructura de los portafolios de inversiones. Se realizó la revisión de las políticas de

inversión, así como las recomendaciones del Comité de Riesgos. Se analizaron los

rendimientos y los riesgos del mercado de pensiones, comparándolos con los rendimientos

y el riesgo de los fondos administrados por Vida Plena.

Sobre las inversiones internacionales se realizó el debido seguimiento a las inversiones

internacionales de conformidad con el contenido y periodicidad establecida en la

normativa.


Comité de Inversiones Nombre y número de identificación del miembro Cargo Fecha de último nombramiento

Ing. Max Soto Jiménez Céd. 1-0420-0235

Presidente 25-mayo-2015

Lic. Alejandro Solórzano Mena Céd. 1-0518-0141

Secretario 25-mayo-2015

Bach. Eduardo Enrique Solís Portuguez Céd. 9-0031-0373

Director 25-mayo-2015


Director 09-octubre-2017

Lic. Jorge Vargas Chacón Céd. 3-0307-0981

Miembro 25-mayo-2015

Nombre y número de identificación del miembro Externo Lic. Carlos González Camacho Céd. 4-0144-0608

Miembro externo

18-setiembre-2017

Entre sus comités de apoyo se encuentran:

Comité de Cumplimiento de la ley 8204: Es un comité de apoyo en el riesgo de

legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo según lo establecido en la

ley 8204 y su normativa.

Está integrado por cuatro miembros y no cuenta con miembros externos.


14

i. Responsabilidades (Ley 8204 y su normativa):

Sin perjuicio de lo establecido en la Normativa del CONASSIF, el Comité de

Cumplimiento apoyará las labores de la Oficialía de Cumplimiento, en aspectos como los

siguientes, aunque no limitados a éstos:

a) Implementación y revisión de los procedimientos, normas y controles establecidos

por la entidad para cumplir con los lineamientos de Ley.

b) Reuniones periódicas con el fin de revisar las deficiencias relacionadas con el

cumplimiento de los procedimientos implementados y tomar medidas y acciones

para corregirlas.

c) Revisión de los Reportes de Transacciones Sospechosas que someta a discusión el

Oficial de Cumplimiento.


Esta sección del informe no aplica para el Comité de Cumplimiento, según lo dispuesto en

la Normativa para el Cumplimiento de la Ley sobre estupefacientes, sustancias

psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y

financiamiento al terrorismo, Ley 8204.


Esta sección del informe no aplica para el Comité de Cumplimiento, según lo dispuesto en

la Normativa para el Cumplimiento de la Ley sobre estupefacientes, sustancias

psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y

financiamiento al terrorismo, Ley 8204.

Comité de TI: Apoya en la dirección y control de la Tecnología de la Información

y su vinculación con las estrategias y objetivos del negocio, según el Reglamento de

Tecnología de la Información emitido por la Superintendencia de Pensiones.


15

Está integrado por cinco miembros. Dos miembros de Junta Directiva, uno de los cuales lo

presidirá, el Gerente General, el Jefe del Área de Tecnología de Información (en calidad de

secretario) y un miembro externo.

i. Responsabilidades:

a) Velar por la implementación de los procesos de la gestión de TI

b) Asesorar en la formulación de las estrategias, metas de TI y velar por su

cumplimiento.

c) Proponer las políticas generales con base en el marco de gestión de TI

d) Recomendar las prioridades para las inversiones en TI.

e) Proponer los niveles de tolerancia al riesgo de TI en congruencia con el perfil

tecnológico de la entidad.

f) Velar por que la gerencia gestione el riesgo de TI en concordancia con las

estrategias y políticas aprobadas.

g) Analizar el Plan de Acción y sus ajustes que atiendan el reporte de supervisión de

TI

h) Dar seguimiento a las acciones contenidas en el Plan de Acción

i) Informar trimestralmente a la Junta Directiva sobre los temas tratados y acuerdos

adoptados por el Comité de Tecnología de la Información.

j) Cualquier otra tarea que le asigne la Junta Directiva.


El Comité de Tecnología de Información conoció el Plan de Trabajo, el Presupuesto y el

Plan de renovación de equipos del área de Tecnología de Información para el periodo 2017,

además revisó el Plan estratégico de T.I verificando su concordancia con los objetivos

institucionales.


16

Se realizaron los ajustes pertinentes al Plan Anual Operativo de T.I. Además, se revisaron

los informes trimestrales del área de T.I, se revisó el Reglamento del Comité de T.I, se

analizaron y atendieron los informes de la Auditoría interna, Auditoría Externa y de Supen.

El Comité de T.I brindó seguimiento a los acuerdos del Comité, revisó las políticas de

seguridad de T.I, el Informe de labores del Oficial de Seguridad de T.I y el Informe anual

de roles y personas que tienen acceso a internet.

Asimismo, dado los cambios normativos presentados por la Superintendencia de Pensiones,

el Comité de TI realizó los ajustes respectivos para su cumplimiento, así como la validación

de la implementación, por parte de la Administración, de la gestión de TI por medio de

COBIT, proceso que inicia en el 2018.


Comité de Tecnología de Información Nombre y número de identificación del miembro Cargo Fecha de último nombramiento


Presidente 09-octubre-2017

Ing. Raúl Hernández Céd. 2-0443-0650

Secretario 25-mayo-2015

Lic. Carlos Arias Alvarado Céd. 4-0142-0517

Director 07-agosto-2017



Msc. Mercedes Hernandez Vargas Céd. 4-0104-0864


Bach. Eduardo Enrique Solís Portuguez Céd. 9-0031-0373


Nombre y número de identificación del miembro externo Lic. Álvaro Cruz Sauma Céd. 3-0168-0292

Miembro externo 25-mayo-2015


17

Comisión de Mercadeo: Apoya en lo relacionado a estrategias comerciales,

patrocinios y otros.

Está conformada por siete miembros. Cuatro miembros de Junta Directiva, el Gerente, la

Jefatura de la División de Servicio y Atención al afiliado y la Encargada de Comunicación

y Relaciones Públicas, estos dos últimos participan con voz pero sin voto.

i. Responsabilidades:

La responsabilidad de la Comisión de Mercadeo se extiende a las siguientes áreas de

Investigación de Mercado, Campañas de Mercadeo y Actividades extraordinarias:

a) Investigación de Mercado: La comisión de mercadeo aprobará aquellas

investigaciones de mercado cuya inversión se encuentre entre ₡6.100.000,00

hasta ₡11.200.000,00, además, deberá analizar los resultados de la investigación

y brindar un informe a la Junta Directiva, con las respectivas recomendaciones.

b) Campañas de mercadeo: La comisión de mercadeo aprobará aquellas campañas

de mercadeo cuya inversión se encuentre entre ₡6.100.000,00 hasta

₡20.000.000,00, además, deberá analizar los resultados de la investigación y

brindar un informe a la Junta Directiva, con las respectivas recomendaciones.

c) Actividades extraordinarias: Adicionalmente a las actividades que ya se

encuentran aprobadas en el Presupuesto Anual de la Operadora, la Comisión de

Mercadeo podrá aprobar aquellas actividades adicionales que se consideren

extraordinarias, siguiendo con las normas y procedimientos del Reglamento de

Contratación de Bienes y Servicios. Para lo anterior, se deberá informar en la

próxima sesión de Junta Directiva de la Operadora, mediante un resumen del

Acta de los Acuerdos tomados.

d) Actividades que se consideren urgentes: La Comisión de Mercadeo podrá

aprobar gastos urgentes y reasignar partidas presupuestarias del Presupuesto de

Mercadeo hasta por el equivalente ₡6.100.000,00 hasta ₡20.000.000,00. Para lo


18

anterior, se deberá informar en la próxima sesión de Junta Directiva de la

Operadora, mediante un resumen del Acta de los Acuerdos tomados.

e) La Comisión de Mercadeo remitirá trimestralmente a la Junta Directiva un

resumen de los acuerdos tomados en las sesiones celebradas durante ese

período.

f) Todas aquellas campañas publicitarias que no sean de aprobación de la

Comisión de Mercadeo, dado que su costo es inferior a los ₡6.100.000,00 deben

ser comunicadas a la Comisión a más tardar en la próxima sesión luego de su

contratación.


La Comisión de Mercadeo es un órgano técnico de carácter permanente que por delegación

de la Junta Directiva vela por la ejecución y que a su vez formula y recomienda a la Junta

Directiva las estrategias y políticas en las competencias delegadas.

Se dieron varios puntos relevantes durante el período 2016, como los siguientes:

a) La Comisión de Mercadeo aporta ideas para mejorar las campañas y publicaciones

que se realizan para el posicionamiento de la marca.

b) Mediante reportes el control de calidad se desarrollan estrategias para mejorar el

servicio brindado por medio del Departamento de Servicio de Atención Telefónica y

virtual.

c) Se informa sobre el comportamiento de las ventas.

d) Se presenta el informe semestral sobre los resultados de la encuesta de satisfacción

al cliente, comprendida entre julio a diciembre de 2017, herramienta que se aplica

cada 6 meses como parte de la normativa, se utiliza para medir la satisfacción del

cliente y busca medir las percepciones de los Afiliados respecto a la información

brindada, publicidad, trato del funcionario y atención de liquidaciones, entre otras.


19


Comisión de MercadeoNombre y número de identificación

del miembro Cargo Fecha de último

nombramiento MSc. María Ileana Montero de Miguel Céd. 1-0715-0424

Presidente 25-mayo-2015

MSc. Pedro Gólcher Flores Céd. 2-0267-0052

Secretario 19-octubre-2015

MSc. Mercedes Hernandez Vargas Céd. 4-0104-0864


Lic. Rodrigo Aguilar Arce Céd. 2-0245-0354




Número de sesiones por comité durante el 2017

Comités de Apoyo Número de Sesiones

Periodo 2017 Comité Inversiones 31 Comité de Riesgo 37 Comité de Cumplimiento 4 Comité de Tecnología de Información 5 Comité de Auditoría 13 Comité de Mercadeo 12


20

III. Alta Gerencia

La Junta Directiva delega en el Gerente como máxima autoridad administrativa de la

Operadora la función de la gestión operativa, entendida como las operaciones diarias de la

entidad, así como de los controles utilizados para administrar los distintos riesgos

inherentes de las actividades significativas.

La gestión operativa comprende el proceso de planeamiento, organización, dirección y

control de los recursos organizacionales para el logro de los objetivos establecidos por la

Junta Directiva, según artículo 3 del Reglamento sobre Gobierno Corporativo.

En el ejercicio de la gestión operativa, el Gerente se asegura de que el personal de la

entidad regulada tenga un claro entendimiento de los riesgos que enfrentan las actividades

significativas, de su obligación de gestionarlos y de que las políticas, procesos, controles y

el personal sean suficientes y efectivos para gestionar tales riesgos.

Corresponde a la primera línea de defensa, que mediante los gestores de riesgo identifica,

gestionar, controlar y dar seguimiento a los factores de riesgo que pudieran obstaculizar o

impedir el logro de los objetivos de la organización, y utiliza el Sistema de Información

Gerencial como mecanismo de rendición de cuentas.

Para implementar la gestión operativa, el Gerente cuenta con las líneas de negocio, las

líneas de apoyo y el Staff, cuyas actividades de forma integral permiten administrar de

forma coherente con el Apetito de Riesgo, las políticas aprobadas por la Junta Directiva, y

los marcos de gestión, considerando:

• Procesos,

• Recursos humanos (personas),

• Tecnología de información.

• Eventos externos.


21

Las responsabilidades de esta función se encuentran establecidas en el artículo 31 del

Reglamento de Gobierno Corporativo, y el artículo 7 del Reglamento de Riesgos, ambos

emitidos por la Superintendencia de Pensiones.

i. Líneas de negocio:

Las líneas de negocio se encuentran directamente relacionadas con la misión de la

Operadora:

Gestión Financiera (División Financiera): es responsable de invertir los fondos de la

Operadora y los fondos administrados, así como, ejecutar los registros financieros y

contables de la empresa.

Gestión de Servicio y Atención al Afiliado (División de Servicio y Atención al

Afiliado): es responsable de ejecutar las acciones de atención y servicio a los afiliados,

utilizando medios de contacto y atención virtuales y presenciales.

ii. Líneas de apoyo:

La gestión operativa cuenta con tres áreas de apoyo que facilitan la gestión de las líneas de

negocio de la empresa, cada una se encarga de las funciones de su especialidad:

Área Administrativa y Recursos Humanos: responsable de brindar oportunamente los

recursos humanos y materiales a la organización.

Área de Tecnología de Información: responsable del funcionamiento permanente y

eficiente de los sistemas de información; así como, de identificar e implementar las

innovaciones tecnológicas en beneficio de la empresa.

Área de Relaciones Públicas y Comunicación: responsable de crear los mensajes y

ejecutar los contactos con los afiliados, manteniendo la asesoría y acompañamiento

permanente en la construcción de su pensión. Lo anterior, alineado con las acciones de la

gestión de Servicio y Atención al Afiliado.


22

iii. Líneas de Staff:

Brindan apoyo en las funciones de planificar y controlar, por parte de la gestión operativa.

Área de Planificación: se encarga de apoyar a la Gerencia en definición del Marco

Estratégico de la entidad, monitorea el entorno e informa sobre factores que pueden afectar

la Planificación Estratégica. Además, coordina la elaboración de los Planes de Trabajo con

la Jefaturas y la Gerencia, alineándolos a la estrategia organizacional.

Coordina los proyectos institucionales, brindando seguimiento e informando a la Gerencia.

Área de Control Interno: a partir del marco de Control Interno y riesgos apoya en el

desarrollo de procesos y procedimientos para la protección de los activos de la Operadora,

promueve la eficiencia y eficacia de las operaciones y la confiabilidad y oportunidad de la

información.

IV. Políticas

a) Política de Conflicto de Interés

La Política de Conflicto de Interés fue aprobada por la Junta Directiva en la sesión 347 del

30 de abril del 2007. La misma se encuentra disponible en la red interna de Vida Plena

OPC. Durante el periodo 2017, se revisó el 16 de junio del 2017, con cambios.

b) Política de remuneración de los miembros de Junta Directiva

Los miembros de Junta Directiva, de acuerdo con el Reglamento de Junta Directiva, a

perciben un máximo de cinco dietas (incluyendo su asistencia a la Junta Directiva y

Comités) en un mes calendario, sin excepciones.

c) Política de Rotación de los miembros de Junta Directiva

De acuerdo al rol definido por la Asamblea en el acta número diez del cuatro de mayo del

2000:


23

“Todos los cargos de la Junta Directiva son rotativos de tal manera que cada tres años la

presidencia sea ocupada por uno de los designados por cada institución socia; así como

todos los cargos. La designación por esta vez se hará por sorteo para iniciar la rotación,

la entidad a la que corresponde el número uno de dicho sorteo, elige el Presidente,

prosecretario y vocal cuatro, la entidad dos elige Vicepresidente, Tesorero y Vocal dos, la

entidad tres elige al Secretario, Vocal uno y vocal tres y designará al Fiscal.”

Además, se establece:

“Se acuerda que el nombramiento del Fiscal sea igualmente en forma rotativa, cada tres

años”

d) Política de selección, nombramiento y destitución de los miembros de los Comités

de apoyo.

En el Título I del Código de Gobierno Corporativo4 , punto 1.1.3, se establece el perfil de

los Directores, indicando los requisitos que deben cumplir de acuerdo a la normativa, los

estatutos, las políticas y procedimientos internos de verificación de requisitos (GER-GE-M-

02, GER-GE-I-02).

La documentación requerida para acreditar a los Directivos es:

• Nombre; número de cédula de identidad, de residencia o número de pasaporte,

según corresponda, y copia autenticada del respectivo documento; ocupación,

dirección exacta.

• Declaración Jurada ante notario público, indicando que no tienen participación

accionaria del 5% o superior en empresas con acciones inscritas en una bolsa de

valores y que no se encuentran impedidos para ejercer el cargo, de acuerdo con lo

establecido en los artículos 33 y 34 de la Ley 7983.

• Curriculum Vitae

4 publicado en la web de la Operadora


24

Con respecto a los miembros del Comité de Inversiones y de Riesgos, en el Instructivo

“Verificación de requisitos de acreditación para los integrantes del Comité de Riesgos e

Inversiones”, (GER-GE-I-02), se estableció que los miembros de estos Comités deberán

cumplir, como mínimo, los siguientes requisitos:

• Nombre; número de cédula de identidad, de residencia o número de pasaporte,

según corresponda, y copia autenticada del respectivo documento; ocupación,

dirección exacta.

• Declaración Jurada ante notario público, indicando que el Director cumple con los

requisitos establecidos en el artículo 4 del Reglamento de Inversiones.

• Declaración Jurada de la inexistencia de vinculaciones del miembro externo con el

grupo financiero o de interés económico o financiero de acuerdo con lo prescrito en

el artículo treinta y tres de la Ley de Protección al Trabajador.

• Curriculum Vitae

• Declaración Jurada en la que incluya la formación académica en materia económica,

financiera y bursátil, o de al menos haber laborado o servido como director,

accionista o consultor en alguna de las siguientes empresas: Bancos, Financieras,

Operadoras o Junta de Pensiones, Puestos de Bolsa, Aseguradoras, Cooperativas de

ahorro y crédito, Bolsa de valores, Custodios, Entes supervisores, Bancos Centrales,

Sociedades administradoras de fondos de inversión u otras relacionadas.

• Copia de los títulos académicos

• Copia de los seminarios y capacitaciones recibidas.

Además, los miembros de los Comités de apoyo son nombrados por la Junta Directiva.

En relación a su destitución, según se establece en el punto 3.7 “Políticas de Rotación de

los miembros de Junta Directiva” del Código de Gobierno Corporativo, la integración de

los Comités contempla la participación de miembros de Junta Directiva, los cuales están

sometidos a un periodo de nombramiento de tres años, o bien en cualquier momento

cuando se le revoque la designación por parte del socio. Cuando venza el periodo de


25

nombramiento de un Director en una Junta Directiva de cualquiera de las socias, al mismo

tiempo expedirá su nombramiento en la Operadora y consecuentemente en los Comités que

se encuentre nombrado.

e) Política de remuneración de los comités de apoyo

La política de remuneración de los Directores se encuentra establecida en el Reglamento de

Junta Directiva, la cual aplica tanto para Junta Directiva como para Comités, indicando que

perciben un máximo de cinco dietas (incluyendo su asistencia a la Junta Directiva y

comités) en un mes calendario.

f) Política de rotación de los comités de apoyo

Como se indicó en el punto d) anterior, en el punto 3.7 del Código de Gobierno

Corporativo se indica que la integración de los Comités contempla la participación de

miembros de Junta Directiva, los cuales están sometidos a un periodo de nombramiento de

tres años, o bien en cualquier momento cuando se le revoque la designación por parte del

socio. Cuando venza el periodo de nombramiento de un Director en una Junta Directiva de

cualquiera de las socias, al mismo tiempo expirará su nombramiento en la Operadora y

consecuentemente en los Comités que se encuentre nombrado.

g) Política de abstención

Según lo establecido en el capítulo IV de la “Política de Conflicto de Intereses” y en el

Código de Gobierno Corporativo, los miembros de Junta Directiva y Comités:

No deben participar en operaciones que contravengan el Artículo 63 de la Ley de

Protección al Trabajador.

Deben abstenerse de participar y votar en temas sobre entidades emisoras de valores y

sus emisiones, puestos de bolsa o sociedades administradoras de fondos de inversión y

fondos por ellas administrados, conocidos en sesiones de Junta Directiva, o Comités de

Inversión o Riesgos, cuando se debatan asuntos relacionados con tales entidades o sus


26

productos financieros y que el Director o miembro del Comité participen como socios,

asesores o directivos de tales entidades. La abstención se debe hacer constar en las

actas de las sesiones correspondientes.

Deben abstenerse de participar y votar en temas sobre entidades proveedoras de bienes o

servicios de Vida Plena OPC, S.A., cuando se debatan asuntos relacionados con los

bienes y servicios ofrecidos y que el Director o miembro del Comité participen como

socios, asesores o directivos de tales entidades. La abstención se debe hacer constar en

las actas de las sesiones correspondientes.

III. Riesgos

i. Superintendencia de Pensiones, Supen.

Según lo establecido en la Ley de Protección al Trabajador, en el artículo 30,

Los fondos de pensiones, planes respectivos y los fondos de capitalización laboral,

serán administrados exclusivamente por operadoras. Estas son personas jurídicas de

Derecho Privado o de capital público constituidas para el efecto como sociedades

anónimas…

El ente autorizado por ley para regular, fiscalizar y autorizar los planes, fondos y regímenes

contemplados en la ley, es la Superintendencia de Pensiones.

Por tanto, al ser Vida Plena, una operadora, autorizada por la Supen para la administración

de fondos de pensiones y capitalización laboral, es regulada y supervisadas por la

Superintendencia de Pensiones, esto quiere decir, que debe cumplir con las disposiciones,

reglamentes y directrices que a su efecto dicte el Conassif y emita la Superintendencia.

Actualmente Vida Plena debe cumplir el Reglamento de Inversiones, Riesgos, otorgamiento

de beneficios, Gobierno Corporativo. La Supen anualmente realiza una supervisión insitu y

extrasitu con el fin de velar por el cumplimiento de la norma y la buena administración de


27

los fondos de pensiones. Cabe destacar que Vida Plena, se ha mantenido en niveles de riesgo

bajo.

ii. Control Interno

La Alta Gerencia apoya sus labores en el Área de Control Interno, para la gestión operativa,

gestión de riesgo y mejora continua de los procesos.

El Área de Control Interno emite informes a la Gerencia y al Comité de Auditoría de las

evaluaciones de control interno, la aplicación de mejoras a los procesos por resultado de

los informes de Auditoría Interna, Superintendencia de Pensiones, Unidad de Riesgo y

otros.

Durante el periodo 2017, según informes de esta Área, no se reportaron eventos de riesgos

que incumplieran los límites y apetito al riesgo aprobado por la Junta Directiva, por tanto

no se reportan materialización de eventos de riesgo.

iii. Unidad de Riesgos

La Junta Directiva debe también controlar la gestión del negocio, mediante la supervisión

de las operaciones de la entidad y para ello establece órganos de control.

Esta función de apoyo en el control le proporciona un criterio independiente a la Junta

Directiva y la Alta Gerencia, de la calidad, eficacia y cumplimiento de las políticas,

procesos y controles interno en la gestión del riesgo de la entidad y de los fondos

administrados.

La Unidad de Riesgos es un órgano de control de la Junta Directiva, equivalente a la

segunda línea de defensa, es responsable de identificar, evaluar, medir, informar y dar

seguimiento sobre los riesgos de la entidad. Reporta a la Junta Directiva y debe tener el

nivel jerárquico, independencia, autoridad y las competencias necesarias para supervisar las

actividades de gestión de riesgos de la entidad y de los fondos administrados.


28

Sus funciones son las establecidas en el artículo 12 del Reglamento de Riesgos, emitido por

la Superintendencia de Pensiones.

Para el periodo 2017, la Unidad, mediante sus informes, comunicó el cumplimiento de

todos los límites de riesgo aprobados por la Junta Directiva y analizó cada una de las

propuestas de inversión de los fondos administrados, las cuales no representaron riesgos

para el portafolio de inversión de los fondos administrados. Por tanto no se reportan

materialización de eventos de riesgo.

iv. Auditoría Externa

Según lo establece el Reglamento de Riesgos, y el Reglamento de Auditores Externos,

emitidos por la Superintendencia de Pensiones, la Operadora debe, cada año, contratar una

auditoría externa, suyo alcance contempla los estados financieros del periodo, riesgos y

cumplimiento de la Ley 8204.

Vida Plena cuenta con el Procedimiento GER-GE-P-05 “Realización de Auditorías

Externas Anuales”, en el que se establecen los mecanismos dispuestos por la entidad para

verificar el cumplimiento de los requisitos de las firmas auditoras; así mismo, la

verificación se documenta mediante las siguientes declaraciones:

Declaración jurada de los representantes legales donde manifieste que verificó el

cumplimiento de los requisitos de independencia de la firma auditoría designada y que

la documentación de respaldo del proceso de contratación se encuentra bajo su

resguardo.

Declaración Jurada del representante legal de la Firma Auditora Financiera y de la

Firma Auditora de Riesgo donde se reafirme el cumplimiento de los requisitos

establecidos en el Reglamento de Auditores Externos aplicable a los sujetos fiscalizados

por la SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE, incluyendo el cumplimiento de los

requisitos de Independencia.


29

La propuesta de la Firma Auditora es elevada por el Comité de Auditoría, una vez que este,

analiza y verifica el cumplimiento de requisitos.

La firma de auditoría externa contratada para el periodo 20175 fue Gutiérrez Marín, esta

firma lleva cuatro años realizando la auditoría externa de la Operadora Vida Plena OPC.

Para el 2017, la auditoría externo concluyó con una carta a Gerencia limpia, es decir con

una razonabilidad en los estados financieros auditados del periodo 2017 y niveles de riesgo

bajo.

Durante el periodo 2017, esta firma Auditora no efectuó otros trabajos distintos a la

auditoría establecida y normada por la Superintendencia de Pensiones, lo anterior para

preservar la independencia del Auditor Externo.

v. Operaciones Vinculadas

Vida Plena cuenta con un procedimiento establecido para la valoración de operaciones con

el grupo vinculado, con el fin de mitigar riesgos y que sean transparentes en la gestión.

Cabe destacar que toda operación vinculada es evaluada también por la Superintendencia

de Pensiones, quien la aprueba o reprueba.

En cuanto a operaciones relevantes que supongan una transferencia de recursos u

obligaciones entre la entidad y los miembros de Junta Directiva u órgano equivalente y los

ejecutivos de alguna de las entidades del grupo o conglomerado, incluyendo la

controladora. No se presentaron durante el periodo 2017 operaciones relevantes que

supongan una transferencia de recursos u obligaciones entre la entidad y los miembros de

Junta Directiva o los ejecutivos de alguna de las entidades del grupo o conglomerado.

En cuanto a operaciones relevantes que supongan una transferencia de recursos u

obligaciones entre la entidad y otras empresas o personas de su grupo vinculado, no

contempladas en el inciso anterior. No se presentaron durante el periodo 2017 transferencia

5 Contratación a partir del 19 de junio. Aprobada en sesión de Junta Directiva 817


30

de recursos u obligaciones entre la entidad y otras empresas o personas de su grupo

vinculado.

En el caso de emisores de valores accionarios, detalle las operaciones relevantes que

supongan una transferencia de recursos u obligaciones entre la entidad y los accionistas con

influencia significativa de la entidad, dichas operaciones no aplica para Vida Plena OPC.

IV. Estructura de Propiedad

No aplica de acuerdo al artículo 74 de la Ley 7983.

V. Preparación del Informe

• El Informe anual de Gobierno Corporativo fue aprobado mediante Acuerdo No 04

en la sesión No 849 de Junta Directiva, celebrada el 19 de marzo de 2018.

• El informe anual de Gobierno Corporativo fue aprobado por unanimidad.

informe anual de gobierno corporativo 2017 final · 2018-02-20 · informe anual de gobierno...

Documents