informe de auditorÍa segundo registro de …srp.gob.gt/wp-content/uploads/2017/07/2016.pdf ·...

GUATEMALA, MAYO DE 2017

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORÍASEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

36

34

28

25

8

7

7

7

7

6

6

6

4

4

4

3

2

2

2

1

1

1

1

1

1

1

ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

Base Legal

Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

ÁREA FINANCIERA

Generales

Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Área Financiera

Limitaciones al alcance

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, TÉCNICA YOTROS ASPECTOS EVALUADOS

Información Financiera y Presupuestaria

Balance General

Estado de Liquidación o Estado de Ejecución del Presupuestode Ingresos y Egresos

Ingresos

Egresos

Otros Aspectos

Plan Operativo Anual

Plan Anual de Auditoría

6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

DICTAMEN

Estados Financieros

Notas a los Estados Financieros

INFORME RELACIONADO CON EL CONTROL INTERNO

Hallazgos relacionados con el Control Interno

204

204

126

124INFORME RELACIONADO CON EL CUMPLIMIENTO DE LEYES YREGULACIONES APLICABLESHallazgos relacionados con el Cumplimiento de Leyes yRegulaciones Aplicables

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODOAUDITADO

Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDADINFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOSDEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

1. INFORMACIÓN GENERAL Base Legal El Segundo Registro de la Propiedad, se sustenta jurídicamente a través delAcuerdo Gubernativo Número 1877 de fecha 19 de junio de 1877; Articulo 1 delAcuerdo Gubernativo del 29 de noviembre de 1951 y Articulo 1225 del CódigoCivil, acordando ampliar la jurisdicción del Segundo Registro de la Propiedad a losdepartamentos de Suchitepéquez, Retalhuleu y Sololá, los cuales enconsecuencia, quedan segregados de la jurisdicción del Registro General de laPropiedad. Función Brindar eficiencia, transparencia y certeza jurídica a las operaciones registrales ysalvaguardar el derecho de propiedad de la región sur-occidente de Guatemala. 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, artículos: 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones, modificado porlos artículos 49 y 50 del Decreto 13-2013. Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales deControl Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas y NormasInternacionales de Auditoría. Según el (los) nombramiento (s) de auditoría, DAEAD-0089-2016 de fecha 21 deoctubre de 2016 y DAEAD-0098-2016 de fecha 21 de diciembre de 2016. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Generales Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la Liquidación




presupuestaria de ingresos y egresos del ejercicio fiscal 2016. Específicos Corroborar la autenticidad y presentación de los registros contables, transaccionesadministrativas y financieras, así como su documentación de soporte. Examinar la liquidación presupuestaria de la entidad para determinar si los fondosse administraron y utilizaron correctamente. Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad. Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otrosaspectos legales aplicables. Establecer si las modificaciones presupuestarias coadyuvaron con los objetivos ymetas de la entidad. Establecer que los ingresos provenientes de fondos rotativos privativos, se hayanpercibido y depositado oportunamente y que se hayan realizado las conciliacionesmensuales con registros de SICOIN. Evaluar de acuerdo a la muestra selectiva las compras realizadas por la entidad,verificando que cumplan con la normativa aplicable y objetivos institucionales. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área Financiera El exámen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión de las operaciones, registros financieros y la documentación de respaldopresentadas por los funcionarios y empleados de la entidad durante el periodocomprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016, con énfasis en lascuentas del Balance General: 1112 Bancos, 1121 Inversiones temporales, 1232Maquinaria y equipo, 1234 Construcciones en proceso, 2116 Otras cuentas apagar corto plazo, 2251 Previsiones para beneficios sociales; del Estado deResultados del ejercicio se evaluó mediante la ejecución presupuestaria. De la ejecución presupuestaria, de las cuentas de ingresos se evaluó el rubro11200 Tasas y licencias varias. De la Ejecución Presupuestaria del área de egresos se evaluaron los renglonespresupuestarios: 011 Personal permanente, 022 Personal por contrato, 035




Retribuciones a destajo, 133 Viáticos en el interior, 186 Servicios de informática ysistemas de cómputo, 322 Equipo de oficina, 328 Equipo de cómputo, 413Indemnizaciones al personal y 913 Sentencias Judiciales. De las áreas anteriormente detalladas, se evalúo explícitamente, la muestraestablecida en el memorándum de planificación correspondiente. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado, Plan OperativoAnual (POA), Plan Anual de Auditoría (PAA), con el fin de determinar el logro delas metas institucionales, objetivos y funciones de la Entidad. Asimismo, de conformidad con la información traslada por la Unidad de Monitoreoy Alerta Temprana, se evaluaron los Número de Publicación en Guatecompras(NPG), de acuerdo a pruebas selectivas tomando como base la importanciarelativa, con el objeto de determinar el cumplimiento de la Ley de Contratacionesdel Estado y su Reglamento. Limitaciones al alcance La Contraloría General de Cuentas respetuosa del Estado de Derecho, que debeprevalecer, y de conformidad con la Constitución Política de la República deGuatemala, articulo 232, Contraloría General de Cuentas establece: “LaContraloría General de Cuentas es una institución técnica descentralizada, confunciones fiscalizadoras de los ingresos, egresos y en general de todo interéshacendario de los organismos del Estado, los municipios, entidadesdescentralizadas y autónomas, así como de cualquier persona que reciba fondosdel Estado o que haga colectas públicas…”, cuya finalidad no es vulnerar elprincipio de seguridad jurídica, en el Segundo Registro de la Propiedad, sinoúnicamente como institución facultada por la Constitución Política de la Repúblicade Guatemala, para realizar la función de fiscalización sobre la asignaciónpresupuestaria, balance general, estado de resultado y ejecución del presupuestode ingresos y egresos, estructura de control interno, y basados en la auditoríapracticada del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016, se determinarondeficiencias en el Sistema de Registro de Ingresos Fénix que limitan la función defiscalización realizada por la Institución facultada. El sistema informático Fenix,utilizado para el registro y control de los ingresos de la institución, no permite laevaluación de los ingresos, por medio de usuarios de consulta general, por elperíodo completo o parcial, únicamente proporciona reportes de forma diaria y node forma mensual o anual, limitando la evaluación, para realizar comparativos yasí tener certeza de los ingresos percibidos. Derivado de lo anterior se estableció una diferencia entre los ingresos registrados




en el sistema Fénix y Bancos, por lo que se solicitó que se nos informara de larazón de la diferencia encontrada y no se obtuvo respuesta por parte del SegundoRegistro de la Propiedad, como se describe a continuación: En oficioSRP-DAEAD-OF-36-2017, de fecha 1 de marzo de 2017, se solicitó la integraciónde la diferencia que existe entre Fénix y bancos por un valor de Q.613,697.00, lacual debió ser entregada el día 7 de marzo 2017. El día lunes 20 de marzo, se le consultó a la Contadora General,Licenciada Miriam Yolanda Morales Cahuex, e indicó que se entregaría a estacomisión como última fecha el día miércoles 22 de marzo. El día 23 de marzo, se apersonaron a la oficina de la comisión, el DirectorFinanciero, Tesorera y Contadora General para solicitar que se les permitieraentregar dichas integraciones el día viernes 24 de marzo, se les hizo de suconocimiento que era la última fecha para recibir dicha información. Sin embargo,no fue entregada en ningún momento a la Comisión de Auditoria, para determinarla razonabilidad de los registros entre el Sistema Fénix y los depósitos realizadosen Bancos, por consiguiente no existe conciliación de saldos entre SICOIN y elSistema de Ingresos Fénix. Situación planteada en el hallazgo de Control InternoNo. 9 Falta de Conciliación de Saldos entre Fenix y Sicoin por concepto dedevolución de honorarios y No.10 Falta de conciliación de saldos entre el sistemaFénix y Bancos. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, TÉCNICA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de la auditoría, se evaluaron del Balance General lascuentas que por su importancia relativa fueron seleccionadas. De las áreas anteriormente detalladas, se evalúo explícitamente la muestraestablecida en el memorándum de planificación. Bancos La cuenta 1112 Bancos presenta al 31 de diciembre de 2016 un saldo deQ6,995,340.09, el Segundo Registro de la Propiedad, reportó que controla susrecursos en 23 cuentas en bancos del sistema nacional, derivado de lasverificaciones efectuadas se comprobó que están debidamente autorizadas, se




efectuó revisión de las conciliaciones bancarias, confirmación de los saldos conlos bancos del sistema y la conciliación del saldo de la cuenta presentada en elbalance general y tesorería. Inversiones Temporales La entidad reportó que cuenta con dos certificado de depósito a plazo fijo en elBanco de Desarrollo Rural, S.A. por Q2,980,394.53, distribuido de la siguientemanera: Certificado No. 452772 por Q2,800,394.53 y Certificado No. 491933 porQ180,000.00. Maquinaria y Equipo La entidad utiliza libro de inventario y tarjetas de responsabilidades debidamenteautorizados por Contraloría General de Cuentas, para resguardar los registros dela maquinaria y equipo. El saldo que refleja el Balance General al 31 de diciembrede 2016, es de Q6,711,853.05. Se estableció que no se lleva a cabo partidasdonde se refleje que aplican depreciación a los activos. Construcciones en Proceso El Segundo Registro de la Propiedad reportó que la construcción del edificio de laentidad, es administrada bajo la figura de fideicomiso; se procedió a trasladarinformación a la Dirección de Auditoría de Entidades Autónomas yDescentralizadas mediante oficio No. SRP-DAEAD-OF-11-2017, de fecha 20 deenero de 2017, con el propósito de ser trasladada a la Dirección de Fideicomiso dela Contraloría General de Cuentas, para su respectiva fiscalización, quienoportunamente presentará su informe. El saldo que refleja el Balance General al31 de diciembre de 2016, es de Q30,421,759.88. Otras Cuentas a Pagar a Corto Plazo La cuenta fue evaluada contablemente en el Sistema de Contabilidad IntegradaGubernamental SICOIN, siendo la misma una cuenta transitoria, por lo que elsaldo que refleja al 31 de diciembre de 2016, en el Balance General es deQ6,906.00. De las áreas anteriormente detalladas, se evalúo explícitamente la muestraestablecida en el memorándum de planificación.




Estado de Liquidación o Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos yEgresos Ingresos El Segundo Registro de la Propiedad, no tiene una asignación en el presupuestode Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio fiscal 2016; no obstante, susingresos provienen de fondos privativos de conformidad con el AcuerdoGubernativo No. 325-2005 “Arancel General para los Registros de la Propiedad”,del Ministerio de Gobernación, el Segundo Registro de la Propiedad, por losservicios que presta, percibirá únicamente los honorarios fijados por dicho arancel;los recursos que generen dichos honorarios se destinarán exclusivamente para sufuncionamiento, continua modernización y desarrollo; además, la entidad estáfacultada a cobrar Q25.00 por documentos rechazados o suspensión dedocumentos. El presupuesto de ingresos y egresos del Segundo Registro de la Propiedadcorrespondiente al ejercicio fiscal 2016, según información del Sistema deContabilidad Integrada Gubernamental SICOIN, se detalla a continuación: Presupuesto de Ingresos El presupuesto de ingresos de la entidad, corresponde a la Fuente deFinanciamiento 31 Ingresos Propios, tiene un presupuesto asignadode Q37,692,052.74 y Fuente de Financiamiento 32 Disminución de Caja y Bancosde Ingresos Propios, un presupuesto asignado de Q5,663,546.00; ascendiendo aun presupuesto vigente de Q43,355,598.74 y con un presupuesto devengado al 31de diciembre de 2016 por Q33,990,068.55. De acuerdo a la Ejecución del Presupuesto de Ingresos por Entidad y Rubro, en elreporte R00804416.rpt refleja un monto de Q33,990,068.55 y en el estado deresultados, en el reporte R00801028.rpt refleja un monto de Q34,025,471.76existiendo una diferencia de Q35,403.21, entre los registros presupuestarios ycontables, los cuales corresponde a: intereses devengados por Q417.95 y otrosingresos no tributarios por Q34,985.26. De acuerdo a los registros contables de la entidad, lo que perciben en concepto dehonorarios, un porcentaje es asignado como Fondos de Terceros, en virtud quemanejan devoluciones de honorarios a los usuarios. Por lo tanto, los datos de laejecución del presupuesto de ingresos, rubro 11290 Tasas y Licencias Varias sonregistrados contablemente en la cuenta 5122 Tasas. Egresos




Presupuesto de Egresos De acuerdo a los egresos devengados por grupo de gasto y renglónpresupuestario en el reporte R00804768.rpt, asciende a un montode Q27,680,165.13 y en el estado de resultados en el reporte R00801028.rptasciende a un monto de Q27,255,869.88 existiendo una diferenciade Q424,295.25 entre los registros presupuestarios y contables, los cuales fueronanalizados durante el proceso de auditoría, mediante el reporte R00806178.rptConciliación entre la Ejecución Presupuestaria y Estado de Resultados (Gastos),de los cuales Q325,323.00 corresponde a lo ejecutado en los renglones del 311 al381, no proyecto y Q98,972.25 todos los renglones, cuando es proyecto. Otros Aspectos Plan Operativo Anual El Segundo Registro de la Propiedad, formuló su Plan Operativo Anual el cualcontiene metas físicas y financieras, elaborando modificaciones presupuestariaslas cuales fueron incorporadas oportunamente. Plan Anual de Auditoría La Unidad de Auditoría Interna del El Segundo Registro de la Propiedad, formulósu Plan Anual de Auditoría, el cual contiene los criterios básicos aplicables a lafunción de auditoría, en el mismo resume la selección de las diferentes áreas aauditar atendiendo a una evaluación preliminar que conllevó la priorización de lostrabajos específicos a realizar. 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

DICTAMEN

LicenciadoMarco Arodi Zaso PérezRegistrador TitularSegundo Registro de la PropiedadSu Despacho Hemos auditado el balance general que se acompaña de (la) (del) SegundoRegistro de la Propiedad, al 31 de diciembre de 2016, y los estados relacionadosde resultados y de liquidación del presupuesto de ingresos y egresos, para el añoque terminó en esa fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de laadministración de la entidad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión deestos estados financieros basados en nuestra auditoría. Excepto por la limitación que se menciona en el (los) párrafo (s) siguiente,condujimos nuestra auditoría de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoríay Normas de Auditoría del Sector Gubernamental. Dichas Normas requieren queplaneemos y practiquemos la auditoría para obtener certeza razonable sobre si losestados financieros están libres de representación errónea de importanciarelativa. Una auditoría incluye examinar, sobre una base de pruebas, la evidenciaque sustenta los montos y revelaciones en los estados financieros. Una auditoríatambién incluye evaluar las normas contables usadas y las estimacionesimportantes hechas por la administración, así como evaluar la presentacióngeneral de los estados financieros. Creemos que nuestra auditoría proporcionauna base razonable para nuestra opinión. Limitaciones La Contraloría General de Cuentas respetuosa del Estado de Derecho, que debeprevalecer, y de conformidad con la Constitución Política de la República deGuatemala, articulo 232, Contraloría General de Cuentas establece: “LaContraloría General de Cuentas es una institución técnica descentralizada, confunciones fiscalizadoras de los ingresos, egresos y en general de todo interéshacendario de los organismos del Estado, los municipios, entidadesdescentralizadas y autónomas, así como de cualquier persona que reciba fondos

del Estado o que haga colectas públicas…”, cuya finalidad no es vulnerar elprincipio de seguridad jurídica, en el Segundo Registro de la Propiedad, sinoúnicamente como institución facultada por la Constitución Política de la Repúblicade Guatemala, para realizar la función de fiscalización sobre la asignaciónpresupuestaria, balance general, estado de resultado y ejecución del presupuestode ingresos y egresos, estructura de control interno, y basados en la auditoríapracticada del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016, se determinarondeficiencias en el Sistema de Registro de Ingresos Fénix que limitan la función defiscalización realizada por la Institución facultada. El sistema informático Fenix,utilizado para el registro y control de los ingresos de la institución, no permite laevaluación de los ingresos, por medio de usuarios de consulta general, por elperíodo completo o parcial, únicamente proporciona reportes de forma diaria y node forma mensual o anual, limitando la evaluación, para realizar comparativos yasí tener certeza de los ingresos percibidos. Derivado de lo anterior se estableció una diferencia entre los ingresos registradosen el sistema Fénix y Bancos, por lo que se solicitó que se nos informara de larazón de la diferencia encontrada y no se obtuvo respuesta por parte del SegundoRegistro de la Propiedad, como se describe a continuación: En oficioSRP-DAEAD-OF-36-2017, de fecha 1 de marzo de 2017, se solicitó la integraciónde la diferencia que existe entre Fénix y bancos por un valor de Q.613,697.00, lacual debió ser entregada el día 7 de marzo 2017. El día lunes 20 de marzo, se le consultó a la Contadora General,Licenciada Miriam Yolanda Morales Cahuex, e indicó que se entregaría a estacomisión como última fecha el día miércoles 22 de marzo. El día 23 de marzo, se apersonaron a la oficina de la comisión, el DirectorFinanciero, Tesorera y Contadora General para solicitar que se les permitieraentregar dichas integraciones el día viernes 24 de marzo, se les hizo de suconocimiento que era la última fecha para recibir dicha información. Sin embargo,no fue entregada en ningún momento a la Comisión de Auditoria, para determinarla razonabilidad de los registros entre el Sistema Fénix y los depósitos realizadosen Bancos, por consiguiente no existe conciliación de saldos entre SICOIN y elSistema de Ingresos Fénix. Situación planteada en el hallazgo de Control InternoNo. 9 Falta de Conciliación de Saldos entre Fenix y Sicoin por concepto dedevolución de honorarios y No.10 Falta de conciliación de saldos entre el sistemaFénix y Bancos.

Hallazgos En el Programa de Gasto 11 Administración Registral, en los renglones 011Personal Permanente y 022 Personal por Contrato, se determinó que seefectuaron pagos improcedentes por concepto de salarios a los empleados: deLeón Alconero Diana Virginia, bajo el reglón 011, desde el 07 de junio al 31 dediciembre del 2016, Chinchilla Sanjuan Pablo, bajo el reglón 011, desde el 05 demarzo al 31 de diciembre del 2016, Monterroso Avila María Isabel, bajo el reglón011, desde el 19 de marzo al 31 de diciembre del 2016, y Pérez María Gabriela,bajo el reglón 022, desde el 21 de abril al 31 de diciembre del 2016. Losempleados antes mencionados no tienen ningún cargo o puesto de trabajo dentrode la institución y por ende carecen de funciones, durante todo el tiempoanteriormente descrito, debido a que fueron destituidos de sus cargos y por ordende Juez, del Juzgado de Primera Instancia de Trabajo y Previsión Social yEconómico Coactivo de Quetzaltenango, se ordena al Segundo Registro de laPropiedad, a través de su Representante Legal, la inmediata Reinstalación, almismo puesto, y condiciones de trabajo que tenían al momento del despido, sinembargo hasta el 31 de diciembre 2016, se estableció que dicha orden se haefectuado de forma parcial, ya que no se ha cumplido a lo estipulado en cuanto almismo puesto, y condiciones de trabajo que tenían al momento del despido, yaque no se les ha asignado funciones dentro de la institución, no así al pago de lossalarios como sigue: Diana Virginia de León Alconero. Reinstalación 09017-2016-00586

Devengados

No. Concepto Salario base BonoIncentivo

OtrosDevengados

Totaldevengado

1 16 al 31 de julio Q10,572.58 Q250.00 Q375.00 Q11,197.582 01 al 15 de agosto Q7,125.00 Q125.00 Q0.00 Q7,250.003 16 al 31 de agosto Q7,125.00 Q125.00 Q375.00 Q7,625.004 01 al 15 de septiembre Q7,125.00 Q125.00 Q0.00 Q7,250.005 16 al 30 de septiembre Q7,125.00 Q125.00 Q375.00 Q7,625.006 01 al 15 de octubre Q7,125.00 Q125.00 Q0.00 Q7,250.007 16 al 31 de octubre Q7,125.00 Q125.00 Q375.00 Q7,625.008 01 al 15 de noviembre Q7,125.00 Q125.00 Q0.00 Q7,250.009 16 al 30 de noviembre Q7,125.00 Q125.00 Q375.00 Q7,625.00

10 01 al 15 de diciembre Q7,125.00 Q125.00 Q0.00 Q7,250.0011 Aguinaldo proporcional Q5,343.75 Q0.00 Q0.00 Q5,343.7512 16 al 31 de diciembre Q7,125.00 Q125.00 Q375.00 Q7,625.00

Total Q87,166.33 Q1,500.00 Q2,250.00 Q90,916.33 Sobre las funciones de Diana Virginia de León Alconero, según Acta númeronueve guion dos mil dieciséis de fecha dos de marzo de dos mil dieciséis en elcargo de asistente del departamento de Recursos Humanos, con funcionesespecificas de: a) Asistir al Director de RRHH en la administración del recursohumano; b) Revisar y llevar diariamente el control de marcas en el reloj biométricode todo el personal; c) Reportar al Director de RRHH sobre ausencias, llegadastarde y demás registros irregulares del personal que se obtenga en el relojbiométrico y demás funciones establecidas en el Manual de Organización yFunciones del Segundo Registro de la Propiedad Inmueble de Quetzaltenango. Pablo Chinchilla Sanjuan. Reinstalación 09017-2016-00305

Devengados


OtrosDevengados

Totaldevengado

1 Septiembre Q13,600.00 Q250.00 Q0.00 Q13,850.002 Octubre Q13,600.00 Q250.00 Q0.00 Q13,850.003 Noviembre Q13,600.00 Q250.00 Q0.00 Q13,850.004 Aguinaldo proporcional Q 3,400.00 Q0.00 Q0.00 Q3,400.005 Diciembre Q13,600.00 Q250.00 Q0.00 Q13,850.00

Total Q57,800.00 Q1,000.00 Q0.00 Q58,800.00 Sobre las funciones de Pablo Chinchilla Sanjuan, según nombramiento contenidoen el Acuerdo Registral número siete guion dos mil doce, (7-2012) de fecha ochode febrero del año dos mil doce, en el cual se le nombra como Asesor de Imagen yRelaciones Públicas y Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública,juntamente con las funciones que de acuerdo a la naturaleza del cargo lecompeten como a) Es el encargado de analizar y elaborar planes y métodos paratener una proyección aceptable del usuario; b) Anfitrión de la institución; c) Atiendey responde dudas y preguntas relacionadas a los criterios administrativos de laOperación Registral vía electrónica entre otras y demás funciones establecidas enel Manual de Organización y Funciones del Segundo Registro de la PropiedadInmueble de Quetzaltenango.

María Isabel Monterroso Ávila. Reinstalación 09017-2016-00411 Devengados


OtrosDevengados

Totaldevengado

1 Septiembre Q7,600.00 Q250.00 Q0.00 Q7,850.002 Octubre Q7,600.00 Q250.00 Q0.00 Q7,850.003 Noviembre Q7,600.00 Q250.00 Q0.00 Q7,850.004 Aguinaldo proporcional Q1,900.00 Q0.00 Q0.00 Q1,900.005 Diciembre Q7,600.00 Q250.00 Q0.00 Q7,850.00

Total Q32,300.00 Q1,000.00 Q0.00 Q33,300.00 Sobre las funciones de María Isabel Monterroso Ávila, según nombramientocontenido en el Acuerdo Registral número siete guion dos mil doce, de fecha ochode febrero del año dos mil doce, en el cual se le nombra en el cargo de Asistentede Seguridad Registral del Registrador y de apoyo a operadores de justicia yposteriormente modificado mediante Acuerdo Registral, treinta y uno guion dos miltrece de fecha ocho de agosto de dos mil trece, se nombra en el cargo deAsistente I, del departamento de Seguridad Registral con funciones especificas deacuerdo a la naturaleza del cargo. María Gabriela Pérez. Reinstalación 09017-2016-00506

Devengados


OtrosDevengados

Totaldevengado

1 Julio Q2,708.07 Q185.48 Q0.00 Q2,893.552 Agosto Q3,650.00 Q250.00 Q0.00 Q3,900.003 Septiembre Q3,650.00 Q250.00 Q0.00 Q3,900.004 Octubre Q3,650.00 Q250.00 Q0.00 Q3,900.005 Noviembre Q3,650.00 Q250.00 Q0.00 Q3,900.006 Aguinaldo proporcional Q1,500.00 Q0.00 Q0.00 Q1,500.007 Diciembre Q3,650.00 Q250.00 Q0.00 Q3,900.00

Totales Q22,458.07 Q1,435.48 Q0.00 Q23,893.55 Sobre las funciones de María Gabriela Pérez, según contrato No. 04-2016,Contrato de servicios a plazo fijo, inicio del uno de enero del año dos mil dieciséis,servicios a desempeñar, recepcionista del Segundo Registro de la PropiedadInmueble de Quetzaltenango, reglón 022 personal por contrato, con funcionesespecificas de: a) Atender al público; b) Recibir y atender las llamadas telefónicas;c) Trasladar las llamadas telefónicas a donde corresponda; d) Proporcionar

información a los usuarios y cualquier otra actividad o funciones que el RegistradorTitular del Segundo Registro de la Propiedad disponga, entre otras. Por lo que se logró establecer que después de la reinstalación se ha erogadopara: Diana Virginia de León Alconero un total de Q 90,916.33, Pablo ChinchillaSanjuan Q 58,800.00, María Isabel Monterroso Ávila Q 33,300.00, María GabrielaPérez Q 23,893.55, para un total de Q 206,909.88. Por medio de fichas técnicas trasladas al personal de la institución, se pudodeterminar que se contrato a una persona que está cumpliendo las funciones deMaría Gabriela Pérez.

Se efectuaron erogaciones a personal sin cumplir funciones dentro de la instituciónya que las autoridades correspondientes no les asignaron actividades aun cuandose cuenta con los respectivos Acuerdos Registrales y contratos de trabajo queestipulan las funciones a desempeñar. De la misma manera se evidenciacontratación de más personal, por ende efectuar mas erogaciones y noaprovechar el recurso humano que está dentro de la institución ya que estánpercibiendo un salario sin ser productivos a la misma.(Hallazgo de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables No.1, ÁreaFinanciera). En el Programa de Gasto 11 Administración Registral, Grupo 000 ServiciosPersonales, reglón 015 Complemento por Calidad Profesional al PersonalPermanente, se determinó que según Acuerdo Registral Número setenta y sieteguion dos mil dieciséis (77-2016), con fecha dos de diciembre del dos mildieciséis, se realizó el pago de un complemento específico al personalpermanente, (bono de productividad), basados en los siguientes considerandos: a)Artículo 27 del Reglamento de los Registros de la Propiedad, donde literalmenteIndica: Los Registradores, en su respectivo Registro, regirán todas y cada una delas relaciones internas de la Institución y tendrán a su cargo el nombramiento yremoción del personal que sea necesario. b) Que los cargos o puestos dentro dela institución requieren una serie de funciones y responsabilidades adicionales altiempo de contratación, lo que ha provocado una carga mayor de trabajo yeventualmente un horario más extenso, por lo que es necesario que se actualicelos parámetros salariales de acuerdo a cuatro factores: habilidad, esfuerzo,responsabilidad y condiciones de trabajo; de las cuales se debe de tomar encuenta las condiciones profesionales y experiencias exigidas por el cargo,

formación académica, experiencia e iniciativa, intensidad mental, emocional,(sometimiento de estrés) y física que demanda el cargo, significación física,cuantía de los bienes, servicios o procesos confiados al cargo, así comodificultades inherentes (psicológicas y de riesgo personal) que complican eldesempeño del cargo, personal bajo su cargo, toma de decisiones, entre otros. c)Que por la experiencia y conocimiento que desempeñan los cargos de RegistradorAuxiliar, Secretario General, Director Jurídico, Asesor Jurídico, Coordinador II,Coordinador III, Registrador Sustituto y Registrador Titular. Por lo tanto: Confundamento en lo considerado, y en lo que para el efecto establecen los artículos,uno, cinco, veinte, veintiuno, veinticinco, veintiséis, veintisiete y veintiocho delReglamento de los Registros de la propiedad. Acuerda: I) Otorgar un complementoespecifico al personal permanente (bono de productividad) a los siguientespuestos nominales a partir del 02 de diciembre del año 2016:

Puesto nominal Monto en letras Monto en númerosa) Registrador Auxiliar cinco mil quetzales mensuales Q5,000.00b) Secretario General tres mil quetzales mensuales Q3,000.00c) Director Jurídico cinco mil quetzales mensuales Q5,000.00d) Asesor Jurídico tres mil quetzales mensuales Q3,000.00*d) Coordinador II mil doscientos cincuenta

quetzales mensualesQ1,250.00

e) Coordinador III cinco mil quetzales mensuales Q5,000.00f) Registrador Auxiliar Sustituto diez mil quetzales mensuales Q10,000.00g) Registrador Titular diez mil quetzales mensuales Q10,000.00

II) Otorgar por gastos de representación de ocho mil quetzales mensuales(Q8,000.00) al Registrador Titular, con efectos a partir de la presente fecha.

De conformidad con el CUR 3152 de fecha 23 de diciembre de 2016, se canceló elcomplemento específico (bono de productividad), correspondiente al mes dediciembre de 2016 de acuerdo a los porcentajes que se indican en el cuadrosiguiente, sin embargo, este porcentaje se aplicó discrecionalmente ya que enalgunos casos fue menor y a dos funcionarios no se les cancelo, no obstantetodos los cargos fueron cubiertos por los mismos funcionarios se pagó enporcentajes no equitativos, de forma arbitraria, como se describe:

No. Apellidos yNombre

Puesto Salariob a s eQuincenal(01 al 15

Salariob a s eQuincenal(16 al 31

Bono deProductividad

Complementoespecífico alPersonal P.

%

diciembre2016

diciembre2016

AcuerdoRegistral77-2016

(Bono deProductividad)

1 BolañosLópez,Manuel deJesús

RegistradorAuxiliar

Q11,250.00 Q11,250.00 Q5,000.00 Q2,419.35 48%

2 Del CidAlvarado,EmersonEduardo

SecretarioGeneral

Q7,000.00 Q7,000.00 Q3,000.00 Q2,903.23 97%

3 DomínguezRodríguez,Myno rGiovanni

DirectorJurídico

Q8,500.00 Q11,403.23 Q5,000.00 Q4,838.71 97%

4 GramajoMazariegos,E s v i nRosanje

RegistradorAuxiliar

Q10,000.00 Q10,000.00 Q5,000.00 Q4,838.71 97%

5 GuillenAguilar,WalterGiovanni

Director deRecursosHumanos

Q6,250.00 Q8,669.35 Q5,000.00 Q4,838.71 97%

6 LoarcaChávez,Fr is lyOtoniel

RegistradorAuxiliar

Q10,000.00 Q10,000.00 Q5,000.00 Q4,838.71 97%

7 Mejía Xiloj,MiguelÁngel

DirectorFinanciero

Q6,000.00 Q7,693.55 Q1,250.00 Q1,209.68 97%

8 O l i v aGóngora,J o r g ePaholo

RegistradorSustituto

Q14,000.00 Q14,000.00 Q10,000.00 Q9,677.42 97%

9 V a l l eSáenz,MiguelEstuardo

AsesorJurídico

Q6,000.00 Q6,000.00 Q3,000.00 Q2,903.23 97%

10 Zaso Pérez,Marco Arodi

RegistradorTitular

Q28,500.00 Q28,500.00 Q10,000.00 Q9,677.42 97%

11 ChavezHernández,Pedro Luis

RegistradorAuxiliar

Q9,875.00 Q10,116.94 Q5,000.00 - 0%

12 SantizoR u i z ,Armando

RegistradorAuxiliar

Q11,250.00 Q11,250.00 Q5,000.00 - 0%

TOTALES Q48,145.17

Los considerandos del complemento específico al personal permanente (bono de

justifican tal erogación debido a que en su literal b), estipula queproductividad), nolos cargos o puestos dentro de la institución requieren una serie de funciones yresponsabilidades adicionales al tiempo de contratación, el mismo provoca unacarga mayor de trabajo y eventualmente un horario extenso, condiciones que nose puede corroborar, como se comprueba en oficio SRP-RRHH-511-2016 defecha 23 de noviembre del 2016, el Director de Recursos Humanos proporcionó aesta comisión de auditoría, fotocopia de oficio sin número de referencia emitidopor el Licenciado Marco Arodi Zaso Pérez, Registrador Titular, con fecha 01 deagosto del 2016, en el cual manifiesta: Que de acuerdo con la Constitución Políticade la República de Guatemala, el Código Civil, la Ley de Servicio Civil y elReglamento de los Registros de la Propiedad, Acuerdo Gubernativo 30-2005, hacemención de los artículos 26 y 27, que los siguientes puestos: Registrador Titular ylos Registradores Auxiliares, Secretario General, Asesor Jurídico, Asesor delDepartamento de Asesoría Jurídica y Director del Departamento de RecursosHumanos, estipula que dentro de sus funciones ejercen mando, autoridad,competencia legal y representación oficial de la entidad, y están sujetos acontinuar cumpliendo sus funciones dentro e incluso fuera de las jornadas y díasde trabajo ordinario de la institución, por la naturaleza de su cargo, ya que sedenominan puestos de confianza.

Por tal razón no se puede evidenciar funciones y responsabilidades adicionales altiempo de contratación, por otro lado están exentos de un control de ingresos ysalida dentro de la institución ya que se constató que no están sujetos al marcajedel reloj biométrico y a ningún control de asistencia, además afirma que deben decumplir sus funciones dentro y fuera de las jornadas y días de trabajo ordinario.Toma también los siguientes parámetros salariales de acuerdo a cuatro factores:habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo, debiéndose tomaren cuenta las condiciones profesionales y experiencias exigidas por el cargo,

formación académica, experiencia e iniciativa, intensidad mental, emocional, yfísica, considerando que son factores que no son de comprobable medición comolo es la intensidad mental, emocional y física.

Se evidenció que el Segundo Registro de la Propiedad Inmueble deQuetzaltenango no realizó un estudio y propuesta, incumpliendo con presentarloante la Comisión Nacional Registral, para aprobar el complemento específico alpersonal permanente (bono de productividad), como lo establece el AcuerdoGubernativo 30-2005 del Presidente de la República, Reglamento de los Registrosde la Propiedad artículo 39 numeral 1, Recopilar los estudios y propuestas cuyoobjetivo sea la modernización y funcionalidad de los Registros y velar por laejecución de los que estime pertinentes. También podrá solicitar otros estudios ypropuestas.

Proyección mensual y anual del pago del: I) Complemento específico (bono deproductividad) y II) Gastos de representación.

Puesto nominal Número defuncionariosy / oempleados

Monto P a g omensual

Pago Anual

1.) Registrador Auxiliar 5 Q5,000.00 Q25,000.00 Q300,000.002.) Secretario General 1 Q3,000.00 Q3,000.00 Q36,000.003.) Director Jurídico 1 Q5,000.00 Q5,000.00 Q60,000.004.) Asesor Jurídico 1 Q3,000.00 Q3,000.00 Q36,000.005.) Coordinador II 1 Q1,250.00 Q1,250.00 Q15,000.006.) Coordinador III 1 Q5,000.00 Q5,000.00 Q60,000.007.) Registrador Auxiliar

Sustituto1 Q10,000.00 Q10,000.00 Q120,000.00

8.) Registrador Titular 1 Q10,000.00 Q10,000.00 Q120,000.009.) Registrador Titular

gastos de representación1 Q8,000.00 Q8,000.00 Q96,000.00

Total Q70,250.00 Q843,000.00

Considerando el valor acumulado anual que representará la creación del bono deproductividad de Q843,000.00, debió ser aprobado en proyecto de presupuesto delos Registros de la Propiedad por la Comisión Nacional Registral.

De conformidad con la Ley Orgánica del Presupuesto establece que funcionarios

tienen derecho al pago de gastos de representación, en la presente ley no incluyeal Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad Inmueble deQuetzaltenango.

Afectación de los recursos económicos de la institución, sin contar con laaprobación correspondiente y cumplir con el debido proceso.(Hallazgo de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables No.4, ÁreaFinanciera). En el Programa de Gasto 11, Administración Registral, del grupo 000, ServiciosPersonales, al revisar los registros contables y presupuestarios, se estableció quelos pagos realizados a los operadores y certificadores, es de forma semanal,debido a que el gasto se devenga en el renglón presupuestario 035 Retribucionesa Destajo, el cual de conformidad con el Manual de ClasificacionesPresupuestarias para el Sector Público de Guatemala, no tiene relación dedependencia, por lo que no tiene derecho a beneficios laborales; sin embargo, deacuerdo a dicho manual, se hicieron pagos improcedentes, como se detalla acontinuación:

DescripciónRenglón Presupuestario

Sub-Total Total

Bono Escolar

CUR 299015

2,400.00

CUR 300 015 600.003,000.00

Semana Santa

CUR 515035

11,368.50

CUR 553035

4,996.80

CUR 555035

63,067.25

CUR 557035

27,732.56

107,165.11

Bonificación Incentivo

CUR 26015

6,000.00

CUR 28015

1,500.00

CUR 297015

6,000.00

CUR 298015

1,500.00

CUR 605015

6,000.00

CUR 608015

1,500.00

CUR 852015

1,500.00

CUR 860 015 6,000.00

30,000.00

Permisos Varios

CUR 14035

8,062.84

CUR 35035

8,062.84

CUR 123035

8,062.84

CUR 124035

3,312.59

CUR 126035

12,116.24

CUR 183035

8,062.84

CUR 184035

1,002.48

CUR 258035

26,933.41

CUR 415035

2,911.13

CUR 624035

3,460.05

CUR 735035

1,114.68

CUR 736035

1,177.28

CUR 760035

2,027.15

CUR 856035

240.31

CUR 857035

7,697.57

CUR 905035

6,585.58

CUR 958035

2,063.63

CUR 959035

2,609.54

CUR 960035

1,386.50

CUR 1082035

1,847.03

CUR 1376035

866.41

109,602.94

Permiso por Cumpleaños

CUR 36035

1,425.79

CUR 569035

1,806.63

CUR 758035

769.65

4,002.07

Permiso Sindical

CUR 275035

1,753.09

CUR 962035

4,027.36

CUR 1127035

9,157.07

CUR 1128035

1,416.41

CUR 1428035

1,465.02

CUR 1441035

1,356.31

CUR 1603035

1,082.26 035

CUR 1606 418.56

CUR 1607035

614.62

CUR 1715035

299.07

CUR 1716035

1,830.52

CUR 1717035

2,191.28

CUR 1766035

990.35

CUR 1872035

754.32

CUR 1890035

596.04

CUR 1891035

1,637.63

CUR 1989035

674.67

CUR 1990035

587.40

CUR 2264035

1,907.32

CUR 2265035

223.06

32,982.36

Permiso por Enfermedad

CUR 276035

8,828.16

CUR 366035

4,837.70

13,665.86

Complemento Salarial

CUR 737035

10,478.55

10,478.55

Día del Trabajo

CUR 911035

35,106.04

CUR 914035

5,324.31

40,430.35

Bono de Feria

CUR 2134015

50.00

50.00

TOTAL

351,377.24

Como se observa en el cuadro anterior, a los operadores y certificadores aquienes se les paga en forma semanal y afectando presupuestariamente elrenglón 035 Retribuciones a Destajo, se les hicieron pagos improcedentes, ya queno son trabajadores del Estado y por el renglón que devengan, no se crea relaciónde dependencia. En la documentación proporcionada, no se encontró ningún documento queindique que al personal contratado en el renglón 035 Retribuciones a Destajo, se

le puedan otorgar beneficios del personal 011 Personal Permanente, por lo que adicho personal se le están realizando pagos improcedentes en varios renglonespresupuestarios, sin observar lo que establece el Manual de ClasificacionesPresupuestarias para el Sector Público de Guatemala. Así mismo el Ministerio deTrabajo y Previsión Social, a través del Consejo Técnico y Asesoría Jurídica enDictamen 143-2016 emite opinión: “…Resulta importante hacer mención que, seríapertinente realizar una restructuración administrativa, a efecto de trasladar alpersonal que se encuentran contratadas bajo ese reglón presupuestario, al reglón011, 022, o bien crear un nuevo reglón para esta clases de trabajadores…” Además se estableció que en el Segundo Registro de la Propiedad Inmueble deQuetzaltenango, existe Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo con elSindicato de Trabajadores Cinco de Agosto, sin haber solicitado al Ministerio deFinanzas Públicas a través de la Dirección Técnica del Presupuesto, dictamen enel que se valide que la entidad cuenta con los recursos para garantizar lasostenibilidad financiera de los compromisos adquiridos en dicho pacto colectivo, oen su defecto un dictamen emitido por la Dirección Financiera de la entidad. El Segundo Registro de la Propiedad Inmueble de Quetzaltenango, no realizó unestudio técnico para implementar un plan de clasificación de puestos yadministración de salarios, el cual debe ser aprobado y aplicado a través deAcuerdo Gubernativo de conformidad con la normativa legal vigente.

Menoscabo a los intereses de la entidad, por realizar pagos, sin observar lo queestablece el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público deGuatemala.(Hallazgo de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables No.5, ÁreaFinanciera). En la cuenta 1232 Maquinaria y Equipo, en la evaluación efectuada a los registroscontables se estableció que no se lleva a cabo partidas donde se refleje queaplican depreciación a los activos.

Los saldos reflejados en los Estados Financieros del Segundo Registro de laPropiedad, correspondiente a la cuenta 1232 Maquinaria y Equipo por un montode Q 6,711,853.05 no se encuentran razonablemente presentados al no aplicar losporcentajes de depreciación en el ejercicio 2016.(Hallazgo de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables No.7, Área

Financiera). En la cuenta 1112 Bancos, se determinó que según el Sistema de ContabilidadIntegrada -SICOIN-, reporte R00805994.rpt Resumen Conciliación Bancaria, no serealizó la conciliación de saldos, de las siguientes cuentas:

No. DECUENTA

NOMBRE DE LA CUENTA BANCO SALDOS AL 31/12/2016

BANCO TESORERIA

300465195 Segundo Registro de la Propiedad(Ingresos de Mazatenango)

G&T Continental Q (4,627,147.38) Q -

1591753912 Fideicomiso Segundo Registro de laPropiedad

Industrial Q (143,169.42) Q 1,277,888.30

441228781 Segundo Registro de la Propiedad (VISANET)

BAC/Reformador Q (64,139.19) Q 6,961.86

620000176 Segundo Registro de la Propiedad BAC/Reformador Q (9,414,930.37) Q 60,478.24

100007153 Segundo Registro de la Propiedad Industrial Q (3,135,640.89) Q 1,175.54

300059105 Cuenta Depositos RGP y Agencias G&T Continental Q (3,761,197.54) Q 1,080.90

3034068547 Segundo Registro de la Propiedad Banrural Q 54,690.54 Q 352,183.92

100007476 Segundo Registro de la Propiedad Industrial Q (69,921.40) Q 57,040.11

3034165798 Segundo Registro de la Propiedad Banrural Q 1,310,701.51 Q 1,282,657.71


630000339 Segundo Registro de la Propiedad BAC/Reformador Q (1,291,454.03) Q 440.00


3827006085 Segundo Registro de la Propiedad(Modernizacion)

Banrural Q 3,681,074.71 Q 2,851,897.80

Deficiencia en el control interno, ya que los saldos que refleja el Sistema deContabilidad Integrada -SICOIN- no es razonable y confiable para la toma dedecisiones.(Hallazgo de Control Interno No.6, Área Financiera). En la cuenta 5122 Tasas, durante la evaluación de los Ingresos, se determinó queno está conciliado el saldo por concepto de devoluciones de honorarios, segúnreportes del sistema Fénix y SICOIN, en virtud que en el sistema Fénix serealizaron devoluciones de honorarios durante el año 2016, por la suma deQ.3,446,669.05 y el SICOIN refleja en la cuenta 2151 Fondos de Terceros la sumade Q.3,414,734.85, existiendo una diferencia de Q.31,934.20, como se detalla enlos siguientes cuadros:

INTEGRACIÓN DE DEVOLUCIONES SEGÚN FÉNIX

Mes Total Devoluciones

Enero Q 34,727.50

Febrero Q 301,886.85

Marzo Q 456,264.95

Abril Q 333,294.00

Mayo Q 373,100.00

Junio Q 93,471.50

Julio Q 10.00

Agosto Q 643.00

Septiembre Q 710,719.00

Octubre Q 608,631.90

Noviembre Q 337,864.50

Diciembre Q 196,055.85

Total Q 3,446,669.05

INTEGRACION DE DEVOLUCIONES SICOIN SEGÚN AUDITORIA

DEBITOS CREDITOS SALDOS

EIP 1 Q 631,557.45 Q - Q 631,557.45

EIP 3 Q 135,361.69 Q - Q 135,361.69

RGS 1 Q 3,184,368.75 Q 39,776.04 Q 3,144,592.71

RGS 3 Q 679,186.64 Q 555,070.30 Q 124,116.34

TOTAL Q 4,035,628.19

(-) CAS Q 56,079.00

(-) RGS 3 CUR 1248 Q 529,415.84

(-) RGS 1 CUR 1189 Q 1,145.00

(-) RGS 1 CUR 1194 Q 3,348.50

(-) RGS 1 CUR 1187 Q 30,905.00

TOTAL DEVOLUCIONES Q 3,414,734.85

Que los Estados Financieros reflejen información incorrecta, debido a que no setiene certeza del valor real de las devoluciones, lo cual repercute en el valor totalde los ingresos percibidos.(Hallazgo de Control Interno No.9, Área Financiera). En la cuenta 5122 Tasas, se determinó que no están conciliados los saldos deingresos entre el Sistema Fénix y Bancos, según reportes del Sistema Fénix losingresos durante el año 2016 por concepto de operaciones registrales hacienden aun valor total de Q37,594,499.21 de los cuales Q3,446,669.05 fueron devueltos a

los usuarios según reportes del sistema Fénix, quedando un total deQ34,147,830.16 de ingresos percibidos para el Segundo Registro de la Propiedad.Según estados de cuentas bancarias el total de ingresos depositados durante elaño 2016 fueron de Q48,057,368.12, de los cuales se descuentan Q10,976,312.91de traslados entre cuentas bancarias, Q100,253.00 de comisiones por recaudoBAN 011 y Q3,446,669.05 de devoluciones para hacer un total en Bancos deQ33,534,133.16, por lo que por medio de oficio SRP-DAEAD-OF-36-2017 defecha 1 de marzo de 2017 y SRP-DAEAD-OF-53-2017 de fecha 24 de marzo de2017, se solicitó la integración de la diferencia en ingresos que existe entre Fénix yBancos por valor de Q613,697.00, (Q 34,147,830.16 – Q 33,534,133.16)respuesta que nunca fue entregada a la comisión de auditoría.

Los saldos presentados no reflejan los ingresos reales percibidos en el SegundoRegistro de la Propiedad durante el año 2016, por lo consiguiente la informaciónno es confiable para la toma de decisiones.(Hallazgo de Control Interno No.10, Área Financiera). En nuestra opinión, excepto por el efecto de lo mencionado en los párrafosprecedentes, los estados financieros arriba mencionados presentanrazonablemente, respecto de todo lo importante, la posición financiera de (la) (del)Segundo Registro de la Propiedad, al 31 de diciembre de 2016, y los resultados desus operaciones, para el año que terminó en esa fecha, de acuerdo con PrincipiosPresupuestarios y Normas Internacionales de Contabilidad. Guatemala, 15 de mayo de 2017

Lic. Hector Fredy Garcia Mendez

Auditor Independiente

Lic. Herbert Alexsander Juarez Guix

Auditor Independiente

Licda. Maria Rosa Tucux Morales

Auditor Gubernamental

Lic. Johny Estuardo Sac Oroxom

Coordinador Gubernamental




Estados Financieros




Notas a los Estados Financieros

1. 2. 3.

4. 5.

6. 7.

8.

INFORME RELACIONADO CON EL CONTROL INTERNO

LicenciadoMarco Arodi Zaso PérezRegistrador TitularSegundo Registro de la PropiedadSu despacho En la planeación y ejecución de nuestra auditoría del balance general a (el) (la)Segundo Registro de la Propiedad al 31 de diciembre de 2016, y los estadosrelacionados de resultados y de liquidación del presupuesto de ingresos yegresos, por el año que terminó en esa fecha, evaluamos la estructura de controlinterno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría con el propósito deemitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros y no paraproporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno. Sinembargo, notamos ciertos asuntos en relación a su funcionamiento, queconsideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con lasNormas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría del SectorGubernamental. Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficienciasen el diseño y operación de la estructura de control interno, que podrían afectarnegativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir yreportar información financiera uniforme con las aseveraciones de laAdministración de ese estado, son los siguientes: Área Financiera

Expedientes de personal fijo y temporal con deficienciasPersonal no reúne los requisitos del perfil del puestoPersonal contratado que no cumple con los requisitos requeridos en el perfilpara el puestoManual de perfil de puestos desactualizadoFalta de control en la aprobación oportuna de las Normas de EjecuciónPresupuestariasFalta de conciliación de saldosIncumplimiento a normativa en el uso del Fondo Rotativo

8. 9.

10.

Deficiente control de asistencia del personalFalta de conciliación de saldos entre Fénix y SICOIN por concepto dedevolución de honorariosFalta de conciliación de saldos entre el Sistema Fenix y Bancos

Guatemala, 15 de mayo de 2017




Hallazgos relacionados con Control Interno Área Financiera Hallazgo No. 1 Expedientes de personal fijo y temporal con deficiencias CondiciónEn el Programa de Gasto 11 Administración Registral, del Grupo 0 ServiciosPersonales, en la verificación física selectiva de los expedientes del personal quelabora en el Segundo Registro de la Propiedad Inmueble de Quetzaltenango, seobservó que presentan las siguientes deficiencias: a) se encuentran incompletos,b) no tienen código de personal, c) no tienen constancia de la partidapresupuestaria a la cual pertenecen, d) algunos no tienen el respectivonombramiento, e) carecen de pruebas y exámenes de aptitud, capacidad y susresultados, f) constancia de número de cuenta BANRURAL para la acreditación depagos, g) finiquito emitido por la CGC donde el caso amerite, h) constancias derotación de puestos, ascensos o traslados dentro de la entidad, i) declaración deingresos proyectados cada inicio de año, j) liquidación de ingresos reales cada finde año, k) constancia de planilla del IVA enviado a SAT, l) las hojas de vida no seencuentran actualizadas y carecen de firma del empleado, m) no todos adjuntanantecedentes penales y policiacos actualizados donde el caso lo amerite, n) notodos adjuntan copia de boleto de ornato y los que adjuntan algunos no se ajusta asu salario devengado, como es el caso de los empleados, Walter GeovannyGuillen Aguilar, Edgar Francisco Guzmán Díaz, Gilberto Estuardo Valle, JuanaDolores Ajxup Zárate y Marco Arodi Zaso Pérez, quienes tienen un boleto deornato pagado con la cantidad inferior a la establecida, o) en el caso de losprofesionales no todos adjuntan colegiado activo, ni fotocopia de ambos lados deltítulo universitario y fotostática, p) el Director de Seguridad Registral, Juan CarlosSantizo, ingreso a trabajar a la entidad el 13 de octubre del 2016 y al 09 dediciembre del 2016, aun no ha efectuado declaración Jurada Patrimonial. CriterioEl Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 1.11 Archivos, establece: “Esresponsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir con baseen las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que entodas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivosordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácillocalizar la información. La documentación de respaldo de las operacionesfinancieras y administrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en las




unidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico, de fácilacceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición de cuentas.” 2. NormasAplicables a los Sistemas de Administración General. Norma 2.6 Documentaciónde Respaldo, establece: “Toda operación que realicen las entidades públicas,cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria ysuficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve latransparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales,administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá lainformación adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar lanaturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis.” CausaEl Director de Recursos Humanos no ha establecido procedimientos para laformación de expedientes del personal que labora en los diferentes departamentosy/o direcciones, de forma que se cuente con la información y documentaciónbásica en los expedientes del personal, con criterios de uniformidad, integralidad yactualización continua. Asimismo la Encargada de la Unidad de Reclutamiento yDotación de Personal, responsable de la custodia y administración de dichosexpedientes no ha actualizado los mismos. EfectoQue no se cuente con expedientes del personal permanente y temporalactualizados que permitan obtener información oportuna, integral, confiable,necesaria y actualizada de cada empleado, así como los registros de cambios dedepartamento o dirección de cada uno. Riesgo que se efectúen contrataciones depersonal que carezca de formación técnica y profesional, para el desarrollo de lasactividades de la entidad. RecomendaciónEl Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad, debe girarinstrucciones al Director de Recursos Humanos y este a su vez a la Encargada dela Unidad de Reclutamiento y Dotación de Personal, a efecto de actualizar losexpedientes del personal con toda la información del empleado, de forma que segarantice un adecuado control de los mismos. Comentario de los ResponsablesEn oficio sin número, de fecha 28 de abril de 2017, los licenciados Sindy MaríaEnríquez Alvarado, quien fungió como Encargada de la Unidad de Reclutamiento yDotación de Personal, por el período comprendido del 12 de abril al 31 dediciembre de 2016 y Walter Geovanny Guillén Aguilar, quien fungió como Directorde Recursos Humanos, por el período comprendido del 23 de febrero al 31 dediciembre de 2016, manifiestan: “Al momento de toma de posesión del SeñorRegistrador Licenciado Marco Arodi Zaso Pérez, el 12 de febrero de 2016, inicia




un proceso de evaluación institucional, el cual es reforzado y ampliado en sucobertura por el equipo administrativo posteriormente, encontrando muchasdebilidades, prácticamente partiendo de cero como lo refleja el acta donde seindica que en los expedientes no se encuentra nada y se detalla todo lo que hacefalta ACTA número seis guion dos mil dieciséis (6-2016) es por ello que dentro desus primeras acciones se pueden mencionar que realiza las primerasregularizaciones, es así que para el Departamento de Recursos Humanos laspersonas que asumen los cargos analizan, evalúan y gestionan la actualización dedocumentación de personal el cual no se encontraba. En consecuencia puedo exponer que de acuerdo al Hallazgo No. 1 Relacionadocon el control interno expongo, mi personal asume funciones a partir del 14 deabril del 2,016, para lo cual sigo las instrucciones emanadas por la presenteadministración: a) Se encuentran incompletos: Habrá que acotar que para un control interno laClasificación y archivo de ciertos documentos se archivaban de formaindependiente tal es el caso de Colegiado Activo (cuando aplica), la cuenta dedepósito monetario para acreditación de pago salaria (Sección de Nominas yPlanillas), Actas de Nombramiento de toma de posesión para el personal bajo elrenglón 0-11 (A cargo y emitidas por la Secretaria General de este Registro).Separaciones que considerando los pagos o modificaciones para cadacolaborador y que debe ser de observancia mensual, por lo que se proyectó laseparación especifica. Sin embargo al momento de caducidad o vencimiento seadjunta al archivo general... b) No tiene código de personal: Que dentro de las políticas institucionales laasignación de un Código para cada empleado o colaborador no se consideraba.No está de más indicar que la clasificación sin nomenclatura se hace porCoordinaciones y unidades, en la cual está por orden alfabético. Sin embargodentro del proceso de restructuración propuesto por la actual administración estáen proceso de evaluación y/o implementación. c) No tienen constancia a la partida presupuestaria a la cual pertenecen: cabemencionar que el Segundo Registro de la Propiedad no pertenece ni está incluidodentro de la normativa y legislación de la oficina de Servicio Civil, considerando loque establece el Artículo 32 inciso 8 de la Ley de Servicio Civil. Sin embargo porcuestiones financieras se clasifica en unidades ejecutoras las cuales songeneralizadas para cada una de estas y clasificadas con su respectiva partidapresupuestaria. No está de más indicar que en consideración a la normativacompetente se está en proceso adherirnos al sistema guatenominas del Ministerio




de Finanzas Públicas, para lo cual adjunto Oficio No. 337-2016 recibido con fecha09 de octubre del año 2016, dirigido a la Licenciada Clara Luz Hernández, endonde se solicita dicha regularización. d) Alguno no tienen el respectivo nombramiento: al respecto puedo indicar que deacuerdo a la división estructural administrativa que se ha manejado losnombramientos o toma de posesión para el personal bajo el renglón 0-11, soncompetencia de la Secretaria General, correspondiéndole a Recursos Humanoslos contratos bajo los renglones (0-22 y los del sub grupo 18), sin embargo semaneja de forma externa copia de los nombramientos o copia de las ActasRegistrales para la toma de posesión del renglón 0-11. e) Carecen de pruebas y exámenes de aptitud, capacidad y sus resultados: Quemás del 90% del personal que laboró durante el año 2016, fue contratado poradministraciones anteriores razón por la cual no se encuentra sustentorelacionado a las pruebas indicadas. En consecuencia la actual administracióndentro de algunos procesos de evaluación de personal para cubrir ciertas plazas,implementó pruebas psicométricas las cuales obran en archivo independiente porcontrol profesional. f) Constancia de número de cuenta BANRURAL para la acreditación de pagos: ELnúmero de cuenta para pago de acreditación de salarios es un registro que sellevaba directamente por la Dirección Financiera, sin embargo dentro del procesode restructuración propuesta por las actuales autoridades, es un registro que escompetencia de la Unidad de Nóminas y Planillas. La cual en la actualidad es laresponsable de solicitar y archivar el documento proporcionado por el colaborador. g) Finiquito emitido por la CGC donde el caso lo amerite. Conforme a loestablecido en el Decreto 89-2002, del Congreso de la Republica, “Ley deProbidad y responsabilidades de funcionarios y empleados públicos”, lapresentación de finiquito o constancia de inexistencia de reclamación de cargos,se solicita cuando el caso lo amerite. Se cuentan con la totalidad de documentosde soporte. Se ejemplifican algunos casos. h) Constancia de rotación de puestos, ascensos o traslado dentro de la entidad:Dentro de las políticas pre establecidas por autoridades anteriores, es tipo deprocesos no estaba implementado. Habrá que indicar que considerando laestructura administrativa y cada uno de las Unidades, las especificaciones de cadacargo y el grado académico necesario para cada puesto, una rotación de personalse ha realizado pero entre direcciones considerándolo aplicable. Entre los cualesse han realizado los siguientes: 1.Lida Sindy María Enríquez Alvarado, 2. Lic.Nelsin Elvin Santos Mazariegos, 3. Ingeniero Erick Jacob Pérez Robles, 4.Azucena Marisol Pérez Gamarro.




En relación a los ascensos se considera la establecido en el Pacto de condicionesde trabajo vigente. Sin embargo, se han realizado algunos como los siguientes:1.Ascenso de María Gabriela Guevara Orozco, 2. Ascenso de Mildred PaholaBatres Marroquín, 3. Ascenso Ana Carolina Gómez Cotoc, 4. Ascenso lic LuisNery Cifuentes Maldonado. i) Declaración de ingresos proyectados cada inicio de año. Cabe mencionar quederivado a la función específica para cada sección dentro de la Institución y sobretodo en el área de control y registro del recurso humano, esta función oresponsabilidad es competencia de Nóminas y Planillas. Área que realiza en laactualidad (año 2,017) de acuerdo la legislación vigente dicho proceso,conteniendo para ello el resguardo correspondiente. Sin embargo habrá queacotar que esta unidad fue creada en el mes de abril 2,016; por lo que elprocedimiento para años anteriores lo registraba la Dirección Financiera. j) Liquidación de ingresos reales cada fin de año. Cabe mencionar que derivado ala función específica para cada sección dentro de la Institución y sobre todo en elárea de control y registro del recurso humano, esta función o responsabilidad escompetencia a cada colaborador, con información proporcionada por la Sección deNóminas y Planillas. Área que realiza de acuerdo la legislación vigente dichoproceso, conteniendo para ello el resguardo correspondiente. k) Constancia de planilla del IVA enviado a SAT: Cabe mencionar que derivado ala función específica para cada sección dentro de la Institución y sobre todo en elárea de control y registro del recurso humano, esta función o responsabilidad escompetencia de cada colaborador, con información proporcionada por la Secciónde Nóminas y Planillas. Posteriormente la Dirección Financiera recibe copia derecepción ante en ente correspondiente, para lo que corresponda en materiafiscal. l) Las hojas de vida no se encuentra actualizadas y carecen de firma delempleado: Dentro de las políticas pre establecidas por autoridades anteriores, estipo de procesos no estaba implementado. Sin embargo dentro del proceso deimplementación propuesta por las actuales administraciones, se inicia laactualización de expedientes. Y en algunos casos por no contar con ladocumentación expresada en el CV, en consideración de la Circular No. 10-2016,de fecha 13 de mayo de 2,016; (se adjunta) aunado a que no se contaba enciertos colaborares con información alguna, se recibieron de forma preventiva lopresentado. Sin embargo quedó bajo la responsabilidad de cada colaborador elcompletar su documentación. Para lo cual a la fecha del presente informe ya seencuentran debidamente actualizados. m) No Todos adjunta antecedentes penales y policiacos en el caso lo amerite:




Dentro de las políticas pre establecidas por autoridades anteriores, es tipo deprocesos no estaba implementado. Sin embargo se solicitan actualmente para loscasos que lo ameriten. De acuerdo a las indicaciones del actual SeñorRegistrador. n) No todos adjuntan copia de boleto de ornato y los que adjuntan algunos no seajusta a su salario devengado. Dentro de las políticas pre establecidas porautoridades anteriores, es tipo de procesos no estaba implementado en sutotalidad apegado a la normativa vigente y de competencia. Sin embargo, dentrode las gestiones propuestas e iniciadas por el actual Registrador Titular y enconsideración de la temporalidad de la contratación en algunos casos, y loenmarcado en la normativa correspondiente, se solicita la presentación del boletode ornato conforme lo establecido en la legislación vigente correspondiente. Espor ello que para algunos colaboradores y autoridades que su inicio de laboresdentro de la institución, no desde el inicio del ejercicio fiscal 2,016, se consideró deacuerdo a la escala indicada la presentación de forma prorrateada. En el caso de los colaboradores Walter Geovanny Guillen Aguilar, presentainicialmente boleto No. 908674 con valor de Q. 75.00 y posteriormente presenteboleto de ornato No. 908874 por valor de Q. 75.00 con lo cual se completa el totala presentar, el colaborador Edgar Francisco Guzmán Díaz, presenta inicialmenteboleto de ornato No. 925956 Por valor de Q. 50.00 y posteriormente presentaboleto de ornato No. 929952 por valor de Q. 100.00 con lo cual complementa elvalor total. Gilberto Estuardo Valle presenta boleto de ornato No. 958158 el cual espagado de forma extemporánea por el colaborador y con un total del Q. 150.00;sin embargo al verificar el monto del arbitrio a pagar se solicita de forma verbalque debe presentar complemento de acuerdo a su salario, el cual por la fecha depresentación no fue presentado por el mismo. Juana Dolores Ajxup Zárate, ellapresenta boleto de ornato No. 929467 por valor de Q. 50.00 que de acuerdo a susalario base al inicio del ejercicio fiscal correspondía. Sin embargo para el mes demayo se le otorgó incremento salarial, por lo cual considerando la temporalidad ycumplimiento inicial no es solicitado el complemento específico, en consideracióna la normativa correspondiente. Marco Arodi Zaso Pérez, el presenta boleto deornato no. 892405 por monto de Q. 50.00; sin embargo en el momento de asumirel cargo en el mes de abril, el proceso de verificación concluye hasta el mes dejunio se considera la temporalidad y el cumplimiento inicial. o) En el caso de los profesionales no todos adjuntan colegiado activo, ni fotocopiade ambos lados del título universitario y fotostática: Dentro de las políticas preestablecidas por autoridades anteriores, es tipo de procesos no estabaimplementado. Es por ello que al verificar la información encontrada que respaldelo indicado en cada cv por el colaborador y en consideración de lo normado por elSeñor Registrador actual, es considerado la solicitud de documentos que




respalden fehacientemente le indicado. Sin y considerando la legitimidad por elemisor para algunos comprobantes, la solicitud de fotostáticas no era requeridocuando presentaron copia de título universitario, o cuando se presenta constanciade colegiado activo, lo cual ratifica la autenticidad del Título presentado. No estáde más indicar que la forma de archivar el documento de colegiado activo seconsideró en archivo independiente, adjuntando al expediente de cadacolaborador al momento de su vencimiento. p) El Director de Seguridad Registral, Juan Carlos Santizo, ingreso a trabajar a laentidad el 1 de octubre del 2016 y al 09 de diciembre de 2016 aún no ha efectuadodeclaración jurada patrimonial. Al momento de su contratación se hizo saber losdocumentos a presentar, sin embargo por ser un proceso individual ycorrespondiente a cada colaborador, se reitera en oficio de fecha 09 de noviembredos mil dieciséis dirigido a el licenciado Juan Carlos Santizo los requisitospendientes de presentar, sin embargo para el 20 de diciembre el señor Santizopresenta su Declaración Jurada Patrimonial.” En Memorial, de fecha 2 de mayo de 2017, la Licenciada Diana Virginia de LeónAlconero, quien fungió como Directora de Recursos Humanos, por el períodocomprendido del 01 de enero al 22 de febrero de 2016, manifiesta: “Dentro de lapresente investigación por parte de la Contraloría General De Cuentas, fuinotificada en fecha veinticuatro de abril del año dos mil diecisiete, del resultado deauditoría realizada al Segundo Registro de la Propiedad Inmueble deQuetzaltenango, con número SRP GUION DAEAD GUION OF GUION SESENTAY OCHO GUION DOS MIL DIECISIETE, realizada ante esta honorable instituciónpara la averiguación de la verdad y presentan cinco hallazgos relacionados por laContraloría General de Cuentas, mediante las auditorías realizadas por esainstitución ante el Segundo Registro de la Propiedad Inmueble con sede enQuetzaltenango, donde actualmente sigo laborando y fui debidamente reinstaladapor el juzgado de trabajo de Quetzaltenango, quedando de manifiesto queactualmente no poseo funciones para el desarrollo de mi trabajo, toda vez que mecambiaron de puesto en fecha veintidós de febrero del año dos mil dieciséis, deDIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS a ASISTENTE DE RECURSOSHUMANOS, tal y como consta en el acuerdo registral numero diecisiete guion dosmil dieciséis (17-2016) de fecha dos de marzo del año dos mil dieciséis, firmadopor el señor Registrador titular del segundo Registro de la Propiedad, suprimiendomi plaza mediante acuerdo registral numero treinta y seis guion dos mil dieciséis,donde se realiza la supresión total de dicha plaza en fecha seis de junio de dos mildieciséis, adicionando a este argumento que mediante acuerdo registral numerocuarenta y dos guion dos mil dieciséis, donde he pasado todo este tiempo sindesarrollar funciones acordes a mis funciones en el Segundo Registro de laPropiedad Inmueble, desarrollando a continuación una explicación clara y concisade las premisas sobre las cuales se desarrolla mi defensa material, las peticiones




formales que se irán demostrando documentalmente y con fundamento legal; deacuerdo a lo anteriormente establecido documentalmente se puede deducir quedurante el desempeño de mi relación de trabajo no he tenido conocimiento detodos los hallazgos relacionados en las auditorías realizadas por la ContraloríaGeneral de Cuentas, toda vez que las funciones propias a ese cargo recaen sobreel Director de Recursos Humanos Licenciado Walter Giovanni Guillen Aguilar, ypersonal a su servicio, quien es la persona indicada para la presentación dedocumentación física y electrónica de la información donde están los hallazgosencontrados por la institución a la cual me dirijo, por lo cual vuelvo a manifestarque dentro de mis funciones no tuve acceso a los hallazgos encontrados,deslindándome de cualquier tipo de responsabilidad por todo lo anteriormenteexpuesto.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para los Licenciados Sindy María Enriquez Alvarado yWalter Geovanny Guillén Aguilar, quienes fungieron como Encargada de la Unidadde Reclutamiento y Dotación de Personal y Director de Recursos Humanosrespectivamente durante el período del 12 de abril al 31 de diciembre de 2016 ydel 23 de febrero al 31 de diciembre de 2016, en virtud que en acta 6-2016 confecha 11 de mayo de 2016, hacen constar las deficiencias de los expedientes,para la fecha que se hace el examen de auditoría los mismos siguen presentandodeficiencias tal es el caso de las constancias de los colegiados activos quienesconfirman que no se encontraba en los expedientes si no que en archivosseparados, para las demás deficiencias indican que dentro de las políticas preestablecidas por autoridades anteriores, esos tipos de procesos no estabanimplementados no así se inicia la actualización de expedientes, confirmando deesta manera la deficiencia encontrada. Para el caso de los boletos de ornatosegún el decreto 121-96 atendiendo al artículo 7 en cuanto a la exigibilidadestablece: “…todas las dependencias del Estado…, estará en la obligación deexigir la constancia de este pago…”. Sobre la Declaración Jurada Patrimonial eldecreto número 89-2002 Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios yEmpleados Públicos en su artículo 22 establece “Plazo para la presentación de ladeclaración patrimonial. La declaración jurada patrimonial deberá ser presentada,por los obligados, dentro de los treinta (30) días siguientes de la fecha efectiva detoma de posesión del cargo o empleo… y en su articulo 27. Establece“Responsabilidad por omisión de la presentación de la declaración juradapatrimonial. Las personas que de conformidad con la presente Ley estánobligadas a presentar Declaración Jurada Patrimonial y que incumplan conrealizarlo en los plazos previstos en la presente Ley, incurren en responsabilidadadministrativa y serán sancionados conforme lo establecido en la Ley de laContraloría General de Cuentas de la Nación. Por lo que se evidencia que elLicenciado Juan Carlos Santizo ingreso a la entidad el 01 de octubre del 2016 ypresento dicha declaración el 20 de diciembre.




Se confirma el hallazgo a la licenciada Diana Virginia de León Alconero, quienfungió como Directora de Recursos Humanos, por el período comprendido de 01de enero al 22 de febrero de 2016, en virtud que en sus medios de pruebasúnicamente indica que fue cambiada de puesto en fecha 22 de febrero del 2016 deDirectora de Recursos Humanos a Asistente de Recursos Humanosargumentando también que desde 6 de junio de 2016 las autoridades no le hanasignado funciones. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesENCARGADA DE LA UNIDAD DE RECLUTAMIENTO Y DOTACION DEPERSONAL

SINDY MARIA ENRIQUEZ ALVARADO DECASTRO

1,375.00

DIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS DIANA VIRGINIA DE LEON ALCONERO 3,562.50DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS WALTER GEOVANNY GUILLEN AGUILAR 3,125.00Total Q. 8,062.50

Hallazgo No. 2 Personal no reúne los requisitos del perfil del puesto CondiciónEn el Programa de Gasto 11 Administración Registral, del Grupo 0, ServiciosPersonales, la comisión de auditoria evaluó los perfiles de puestos por medio defichas técnicas trasladadas en fechas del 16 de noviembre al 9 dediciembre, giradas al personal que durante el año 2016 laboró en el SegundoRegistro de la Propiedad Inmueble de Quetzaltenango, se estableció que se hacontratado y nombrado personal sin cumplir con el perfil del puesto tal como loestablece el Manual de Organización y Funciones de la entidad, como los casossiguientes:

No. Nombre Puesto NominalTítulo requeridosegún Manual Título que posee

1 Ávila Rojas, RodericoRené

Oficial Operador Abogado, Cierre dePensum o 15 añosde experiencia.

Bachiller en CC yLL.

2 Arreaga Camey, JuanAntonio

Oficial de Archivo deCajas

Estudios enAuditoría oEmpresas 3er.Semestre

Bachiller enComputación

3 Batres Marroquín, Supervisora de Caja P.C., Estudios en Lic. en Ciencias




Mildred Pahola Administración oCPA.

Jurídicas ySociales

4 Calderón Piedrasanta,Manuel de Jesús

Oficial de Archivo deCopias

Estudios enAuditoria oAdministración deEmpresas 3er.Semestre

Primero Básico

5 Carranza Petz, ÁngelVinicio

Certificadores 7mo. Semestre deAbogado y Notario

Bachiller en CC yLL

6 Chaj González, Mario Certificadores 7mo. Semestre deAbogado y Notario

Tercero Básico

7 Chinchilla Sanjuan,Pablo

D i r e c t o rdepartamento deI m a g e n ,Comunicación,Relaciones Públicas eInformación Pública/Sin funciones

P.C. estudiosuniversitarios enPublicidad

Bachiller y Técnicoen Comunicación yDiseño

8 Colop Canac, JoséLeón

Jefe Depto. deEstudios de Fincas

6to Semestre deAbogado y Notario

Perito Contador

9 Cruz Ventura, Walter Estudios en Auditoriao Administración deEmpresas 3er.Semestre

Estudios enAuditoria oAdministración deEmpresas 3er.Semestre

Bachiller en CC yLL

10 De León Ibañez,Wilson Fernando

Cajero Receptor Perito Contador.Estudios en CCEE4to. Semestre.

Perito Contador

11 De León, Juan Miguel Oficial Estudio deFincas


Perito Contador

12 Díaz Cruz, DomingaCarmelina

Oficial de Archivo deCajas

Estudios enAuditoria oAdministración deEmpresas 3er.Semestre.

Maestra deEducaciónPrimaria

13 Díaz Perera deUmaña, Marisol

Cajera Receptora Perito Contador.Estudios en CCEE4to. Semestre.

Lic. en CienciasJurídicas ySociales

14 Escobar Rodríguez,Gloria Gabriela

Encargada deCompaginación



15 García Caxaj, VerónicaManuela


Perito Contador

16 Hernández Castillo,Ligia Lizet

Oficial Operador Abogado, Cierre dePensum o 15 añosde experiencia.

Secretaria

17 Legrand Santizo, JulioSalvador


Perito Contador

18 Loarca Fuentes, Aland Encargado de Título del nivel Técnico en




Roberto DepartamentoEscáner

medio conestudios de lacarrera deInformática, 6to.Semestre.

Administración deEmpresas

19 Lucas Gramajo, ByronEnrique

Oficial departamentode Escáner

6to. Semestre de lacarrera deInformática

Bachiller en CC yLL

20 Medina Manzo, BrendaKarina


Bachiller

21 Mejía Alfaro, YakelinAngélica

Encargada deTestamentos

7mo. Semestre deAbogado y Notario

Secretaria

22 Menchu Menchu, JoséGuillermo

Encargadodepartamento de Exhibición de Libros

Estudios de lacarrera deAbogado y Notario7mo. Semestremínimo

Básico

23 Pérez De León, SulyNohemí

Oficial Operador Abogado, Cierre depensum 15 añosde experiencia


24 Pretzanzin Puac, JuanJosé

Encargado de Archivo Estudios enAuditoria oAdministración deEmpresas 3er.Semestre

Sexto primaria

25 Reynosa Sandoval,Jhenny BeatrizLucerito

O f i c i a l d eCompaginación

6to. Semestre deAbogado y Notario

Per i t o enAdministración deEmpresas

26 Rivera Castro, EvaMaría

Of ic ia l de lDepartamento deEscaner

6to. Semestre de lacarrera deInformática

Secretaria

27 Rodríguez Orellana,Cresencio Salvador

Oficial Operador Abogado, Cierre dePensum o 15a ñ o s d eexperiencia.

Tercero Básico

28 Samayoa Vásquez,Irene

Oficial VerificaciónContable

P.C. Estudios enCCEE 6to .Semestre


29 Sánchez Lam, IrmaAlba

Asistente deSecretaria General

Título del nivelmedio (Secretariapreferiblemente)6to. Semestre de lacarrera deAbogado y Notario


30 Soberanis Solórzano,Angélica María

Cajera Receptora Perito Contador.Estudios en CCEE4to. Semestre.

Secretaria yOficinista

31 Soto Santizo, VicenteDanilo


Maestro deEducaciónPrimaria




32 Tahay Choxom,Gustavo Adolfo


Tercero Básico

33 Villatoro López, ÁngelAroldo

Jefe de Control ySeguimiento deDocumentos

Título del nivelmedio con estudiosen la carrera deAbogado y Notario,6to. Semestremínimo

Mgtr. en DocenciaSuperior

No obstante, las contrataciones se efectuaron en años anteriores al año 2016, sinembargo no han realizado las correcciones o readecuaciones de mérito, con lafinalidad de dar cumplimiento a los perfiles de puestos contenidos en el Manual deOrganización y Funciones vigente de la entidad. CriterioEl Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 3.2 Clasificación de Puestos, establece: “Lamáxima autoridad de cada ente público, debe dictar las políticas que le permitanclasificar los puestos de acuerdo a las disposiciones legales correspondientes.Cada ente público para clasificar los puestos debe observar las disposicioneslegales que le apliquen (Manual de Clasificación de Puestos y Salarios, Manual deClasificaciones Presupuestarias, Circulares, etc.). Norma 3.6 Evaluación yPromoción, establece: “La máxima autoridad de cada ente público debe dictar laspolíticas para evaluar el desempeño del personal, cuyo resultado permita supromoción. Cada jefe de unidad administrativa, deberá evaluar en forma periódicael rendimiento del personal a su cargo, de acuerdo a los Manuales de Funciones.Además, deberá observarse que la evaluación del desempeño sea superior a losparámetros establecidos en la programación de las metas presupuestarias.” CausaEl Director de Recursos Humanos no a realizado las correcciones oreadecuaciones de mérito para el personal que fue contratado en años anteriores, considerado los perfiles de puestos que establece el Manual de Organización yFunciones. EfectoAl no readecuar el personal existente que no cumple con el perfil establecido deacuerdo al Manual de Organización y Funciones vigente de la entidad, sudesempeño podría ser no satisfactorio con respecto a la responsabilidad inherenteal cargo. RecomendaciónEl Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad Inmueble deQuetzaltenango, debe girar instrucciones al Director de Recursos Humanos, a




efecto de realizar las readecuaciones y que cuando se realice el proceso deselección para determinado puesto, las personas cumplan con los requisitosestablecidos en el Manual de Organización y Funciones de la entidad. Comentario de los ResponsablesEn memorial de fecha 28 de abril de 2017, la licenciada Diana Virginia de LeonAlconero, quien fungió como Directora de Recursos Humanos, por el periodocomprendido de 01 de enero al 22 de febrero de 2016, manifiesta: “Dentro de lapresente investigación por parte de la Contraloría General De Cuentas, fuinotificada en fecha veinticuatro de abril del año dos mil diecisiete, del resultado deauditoría realizada al Segundo Registro de la Propiedad Inmueble deQuetzaltenango, con número SRP GUION DAEAD GUION OF GUION SESENTAY OCHO GUION DOS MIL DIECISIETE, realizada ante esta honorable instituciónpara la averiguación de la verdad y presentan cinco hallazgos relacionados por laContraloría General de Cuentas, mediante las auditorías realizadas por esainstitución ante el Segundo Registro de la Propiedad Inmueble con sede enQuetzaltenango, donde actualmente sigo laborando y fui debidamente reinstaladapor el juzgado de trabajo de Quetzaltenango, quedando de manifiesto queactualmente no poseo funciones para el desarrollo de mi trabajo, toda vez que mecambiaron de puesto en fecha veintidós de febrero del año dos mil dieciséis, deDIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS a ASISTENTE DE RECURSOSHUMANOS, tal y como consta en el acuerdo registral numero diecisiete guion dosmil dieciséis (17-2016) de fecha dos de marzo del año dos mil dieciséis, firmadopor el señor Registrador titular del segundo Registro de la Propiedad, suprimiendomi plaza mediante acuerdo registral numero treinta y seis guion dos mil dieciséis,donde se realiza la supresión total de dicha plaza en fecha seis de junio de dos mildieciséis, adicionando a este argumento que mediante acuerdo registral numerocuarenta y dos guion dos mil dieciséis, donde he pasado todo este tiempo sindesarrollar funciones acordes a mis funciones en el Segundo Registro de laPropiedad Inmueble, desarrollando a continuación una explicación clara y concisade las premisas sobre las cuales se desarrolla mi defensa material, las peticionesformales que se irán demostrando documentalmente y con fundamento legal; deacuerdo a lo anteriormente establecido documentalmente se puede deducir quedurante el desempeño de mi relación de trabajo no he tenido conocimiento detodos los hallazgos relacionados en las auditorías realizadas por la ContraloríaGeneral de Cuentas, toda vez que las funciones propias a ese cargo recaen sobreel Director de Recursos Humanos Licenciado Walter Giovanni Guillen Aguilar, ypersonal a su servicio, quien es la persona indicada para la presentación dedocumentación física y electrónica de la información donde están los hallazgosencontrados por la institución a la cual me dirijo, por lo cual vuelvo a manifestarque dentro de mis funciones no tuve acceso a los hallazgos encontrados,deslindándome de cualquier tipo de responsabilidad por todo lo anteriormenteexpuesto. FUNDAMENTO DE DERECHO:




Fundo mi solicitud, en los artículos: 28 de la Constitución Política de la Republicade Guatemala. Derecho de Petición: Los habitantes de la Republica de Guatemalatienen el derecho a dirigir, individualmente o colectivamente peticiones a laautoridad, la que está obligada a tramitarlas y deberá resolver conforme a la ley. PETICION: A) Que se admita para su trámite el presente memorial y se agregue asus antecedentes. B) Que se tenga por constituido como actuó y señalo comolugar para recibir notificaciones el indicado y el numero móvil de teléfono.” En oficio sin número, de fecha 28 de abril de 2017, el Licenciado Walter GeovannyGuillén Aguilar, quien fungió como Director de Recursos Humanos, por el periodocomprendido del 23 de febrero al 31 de diciembre de 2016, manifiesta: “En laCONDICION ustedes me indican que en el programa 11 Administración Registral,del grupo 0, Servicios Personales, la comisión de auditoría evaluó los perfiles depuestos por medio de fichas técnicas del personal que laboró durante el año 2016en el Segundo Registro de la Propiedad Inmueble de Quetzaltenango y que seestableció que se ha contratado y nombrado personal sin cumplir con el perfil delpuesto tal como lo establece el Manual de Organización y funciones de la entidady se detallan con nombre, puesto nominal, titulo requerido según manual y títuloque posee. Párrafo anterior al criterio indican textualmente: ”No obstante, las contratacionesse efectuaron en años anteriores al año 2016, sin embargo no han realizado lascorrecciones o readecuaciones de mérito con la finalidad de dar cumplimiento alos perfiles de puestos contenidos en el Manual de Organización y Funcionesvigente de la entidad.” De lo anterior debo aclarar lo siguiente:1. De la fecha de evaluación de perfiles, al momento de redactar este informe derespuesta se han venido actualizando los expedientes y el personal hademostrado su actual nivel educativo (se adjuntan fotocopias simples), se indica elnúmero correlativo que ustedes indicaron originalmente en sus cuadros entre losque tenemos los siguientes:

No. Nombre Título que posee(momento deevaluación)

Grado académicoactualizado

8 Colop Canac, JoséLeón

Perito Contador 5to. SemestreCiencias Jurídicas

11 De León y de LeónJuan Miguel

Perito Contador Pensúm Cerrado enAdministración deEmpresas

12 Díaz Cruz, Dominga Maestra de Educación Tercer Semestre de




Carmelina Primaria Trabajo Social16 Hernández Castillo,

Ligia LizetSecretaria Cierre de Pensum de

Abogada y Notaria20 Medina Manzo,

Brenda KarinaBachiller Cierre de Pensum de

Abogada y Notaria21 Mejía Alfaro, Yakelin

AngélicaSecretaria Cierre de Pensum de

Administración deNegocios

23 Pérez de león, SulyNohemí

Maestra de EducaciónPrimaria

Cierre de Pensum deAbogada y Notaria

28 Samayoa Vasquez,Irene

Bachi l ler enComputación

Cierre de Pensum enCiencias Jurídicas ySociales

29 Sanchez Lam, IrmaAlba

Maestra de EducaciónPrimaria

Cierre de PensumLicenciatura enPsicología

Por lo cual, queda demostrado que los colaboradores anteriores mejoran su nivelacadémico y se incrementa el capital humano para la institución. 2. Hay personas que fueron mencionadas en su cuadro de referencia, se continúarespetando la numeración original; que deben mencionarse por aparte y realizarlas siguientes observaciones: No. Nombre Puesto Nominal Situación Actual1 Ávila Rojas, Roderico René Oficial Operador

035Oficial Operador011 Regularizado,50 años deexperiencia

7 Chinchilla San Juan, Pablo Director puesto deimagen….

Reinstalado pororden judicial sincargo específico yfunciones

9 Cruz Ventura, Walter I n d i c a nliteralmente:Estudios deAuditoria oAdministración deEmpresas….

Su puesto correctoes Auxiliar Archivode Copias. Sunivel académicopara el puesto escorrecto Bachilleren CC y LL

10 De león Ibañez, WilsonFernando

Cajero Receptor Ya no labora en el2017 para la




institución15 García Caxaj, Verónica

ManuelaCertificadora Ya no labora para

la institución desdee l m e s d ediciembre de 2016

Los colaboradores anteriores son casos especiales que deben considerarse almomento de la evaluación respectiva. 3. Con relación al párrafo anterior al CRITERIO se hacen las siguientesaclaraciones pertinentes y necesarias para poder ampliar el análisis respectivopara tomar una mejor decisión al momento de decidir sobre la ratificación de estehallazgo, donde se demuestra que efectivamente SI se han venido realizadogradualmente las correcciones o readecuaciones pertinentes de mérito y quedesde junio 2016 se vienen realizando un totalmente nuevo Manual deOrganización y funciones de los perfiles de puestos de trabajo, capacitaciones demejora continua al personal para poder homogenizar el conocimiento y losprocesos administrativos y registrales. En los anexos se demostrará lo indicadoanteriormente y se incluirán los acuerdos certificados que dan soporte legal a lomanifestado. 4. El párrafo subtitulado CRITERIO donde se menciona el acuerdo número 09-03y las respectivas normas de control interno, específicamente la 3.2 clasificación depuestos y la 3.6 evaluación y promoción puedo mencionar que efectivamenteambas se han tomado en cuenta para lo cual aporto las siguiente documentacióncon la finalidad de exponer y a la vez demostrar las acciones administrativas quevan enfocadas en una mejora continua de procesos por medio de toma dedecisiones que gradualmente nos van llevando a una reestructuraciónorganizacional. Por lo que las detallo de la siguiente manera:a. Primer informe denominado: REESTRUCTURACION ADMINISTRATIVA DE LADIRECCION DE RECURSOS HUMANOS, manifestando un NIVEL DEPRIORIDAD URGENTE. Para lo cual debo indicar que tomé posesión el 23 defebrero de 2016 y mi primera actividad administrativa fue realizar el diagnosticoinstitucional que fue entregado al Sr. Registrador Titular Lic. Marco Arodi ZasoPérez el 31 de Marzo de 2016 donde se explican documentalmente laproblemática existente y se dan los lineamientos a seguir para iniciar con elproceso de reestructuración administrativa.b. Acuerdo registral 5-2009 correspondiente a la creación original deldepartamento de Recursos Humanos.c. cuerdo registral 26-2016 ampliación del departamento de Recursos Humanos.i.Reclutamiento y dotación de personal, ii. Nóminas y Planillas, iii. Mantenimiento,iv. Planificación de normas y procedimientos.d. Acuerdo registral 27-2016 donde se traslada al personal a cada unidad segundo




acuerdo registral 26-2016 i. Reclutamiento y dotación de personal: Licda SindyMaría Enríquez Alvarado, ii. Nóminas y Planillas: Lic. Nelsin Elvin SantosMazariegos, iii. Mantenimiento: Eric Raúl Gonzales Cifuentes, iv. Planificación denormas y procedimientos: Ingeniero Erick Jacob Pérez Robles. (acuerdo registral6-2016) renglón 022.e. Acuerdo Registral 71-2016 ampliación de unidades y cambio de nombre deRecursos Humanos a Gestión Institucional y Recursos Humanos. i. Unidad deSeguridad, ii. Unidad de libre acceso a la información pública, iii. Unidad deservicios médicos.f.Sobre la historia del proceso de modificación de los manuales de organización yfunciones se detalla la historia completa para una mejor comprensión y análisisque NO HAY MANUALES VIGENTES y que lo demuestran los mismos acuerdosregistrales. i. Acuerdo Registral 33-2013, ii. Acuerdo Registral 11-2014, 1. 3 oficiosdonde se solicita ampliación de tiempo para la elaboración de manuales, iii.Acuerdo Registral 10-2015 indica claramente en su segundo considerando que losmanuales supuestamente vigentes están inconclusos y contienen funciones queno reflejan la práctica de los colaboradores del Segundo Registro de la propiedad,iv. Oficio OF-UDAI-SRP-0048-2016 de fecha 19 de mayo de 2016 que me fueenviado al lic, Walter Geovanny Guillén Director de Recursos Humanos solicitandoel manual de funciones por parte de la Licda Flor de maría López QuiñonezAuditora Interna: 1. Se le solicita el 23 de mayo 2016 a la Licda Diana De leónAlconero por medio de oficio RRHH0D099-2016 dicho manual debido a que ellasegún acuerdos lo había realizado, 2. Responde la Licda Diana Virginia De LeónAlconero por medio de oficio RRHH-105-2016 donde se me hace entrega delmanual que ella entregó a la Contraloría General de Cuentas. El mismo manualque en el Acuerdo Registral 10-2015 se indica que esta inconcluso y que contienefunciones que no reflejan la práctica de los colaboradores del Segundo Registrode la Propiedad. 3.Se hace entrega a la UDAI por medio de oficioRRHH-D-107-2016 del mismo manual de funciones acompañando el oficioRRHH-105-2016 donde se indica que ha venido siendo modificado por sus erroresde formulación. v. Oficio del departamento de registro laboral, Guatemaladiecisiete de noviembre de dos mil dieciséis donde se indica a la unidad de accesoa la información pública que a solicitud del señor Erick Jacob Pérez Robles;indicando en su párrafo final que dicho Registro no posee inscrito ningunainformación referente a los manuales de funciones ni manuales de procedimientoadministrativos para la contratación del personal en dichos Registro.g. Acuerdo Registral 37-2016 donde se considera la actualización de una nuevaestructura administrativa ajustado a requerimientos que la Contraloría General deCuentas exige, ya que la actual, no obedece a las necesidades dentro delSegundo Registro de la Propiedad y que en su por tanto ordena 1. Iniciar con elproceso de modificación y actualización de los siguientes instrumentos: a. Manualde organización y funciones vigente, b. Reglamento de interno de trabajo vigente.h. .Acta 15-2016 que fortalece y específica lo ordenado en el Acuerdo Registral




37-2016 de fecha ocho de junio de dos mil dieciséis que en su parte conducenteindica iniciar con el proceso de modificación y actualización de los siguientesinstrumentos: a) Manual de Organización y funciones vigentes;” 1. que en suSEGUNDO punto indica literalmente: En virtud de lo indicado, se procede aregularizar los nombres de los cargos que operan y funcionan dentro de lainstitución, creando para ello los Cargos Nominales y modificando los nombres deCargos Funcionales del personal que trabaja en el Segundo Registro de laPropiedad. 2. Punto TERCERO: Se enlista el nombre del cargo anterior, cargonominal y cargo funcional. Donde se ACTUALIZA la organización administrativa,operativa y registral en su primera fase con los nombres de puestos de trabajo quese utilizan en la actualidad, así mismo la nueva denominación de los cargosnominales y funcionales. 3. punto cuarto del acta que dio vida al GLOSARIO deCARGOS en su primera fase. a. Se ejemplifican las PROPUESTAS de perfiles depuesto de trabajo, b. Evolución de organigrama departamentalizado.i. EJEMPLOS DE REGULARIZACIONES DE PERSONAL, lo cual CONFIRMA queSI se han realizado acciones administrativas que conllevan LAS CORRECCIONESO READECUACIONES DE MERITO Y actualizarlos. i. Acuerdo Registral 39-2016licenciado Gilberto Estuardo Valle Flores, ii. Acuerdo Registral 52-2016 el SeñorEdgar Francisco Guzmán Díaz, iii. cuerdo Registral 55-2016 que incluye a lossiguientes: 1. Licenciado Francisco Chojolan Sam. 2. Señor Alejandro David LucasSajquim. Iv. Acuerdo Registral 69-2016 que incluye al personal siguiente: 1. AngelVinicio Carranza Petz, 2. Gustavo Adolfo Tahay Choxom. v. Acuerdo Registral70-2016 del Señor Mario Chaj Gonzalez, vi, Acuerdo Registral 74-2016 delLicenciado Luis Nery Cifuentes Maldonado, vii Acuerdo Registral 75-2016 de lassiguientes personas: 1.Mario Alvaro Poroj Mazariegos. 2. Brenda Karina MedinaManzo. 3. Mynor Alberto Quiroa Cabrera. viii. Acuerdo Registral 76-2016 delpersonal: 1. German Waldemar Reynosa López. 2. Cresencio Salvador RodriguezOrellana. 3.Pablo Rafael Alvarez García. 4. Roderico Rene Avila Rojas. ix.Acuerdo Registral 78-2016 ascenso del Lic. Luis Nery Cifuentes Maldonado. 5. Se incluye el oficio 463-2016/SRP/RRHH/WGG-ejp-wr que fue respuesta a lasolicitud requerida en oficios SRP-DAEAD-02-2016 y el SRP-DAEAD-OF-04-2016debido a una ampliación solicitada en donde se indica claramente:a. en su punto 1 Reglamentos y acuerdos vigentes: se indica que no se pudoencontrar documentación de soporte como acuerdo registral o administrativo quele de soporte legal.b. En el punto 2 estructura de la institución (organigrama general) en el inciso d)se indica claramente que NO responde a las necesidades de la institución.c. Inciso e) NO se ha encontrado ningún tipo de organigrama departamentalizadod. En el punto 3 Manual de Políticas: a) se indica NO se ha encontrado ningunadocumentación al respecto que le de soporte a un manual de políticas.e. Punto 4 Manual de procedimientos y normas, se indica que al tratar de procesarel flujo de actividades NO se puede desarrollar y que NO está realizado de la




manera adecuada.f. Punto 5 Manual del empleado, se hace una descripción sucinta del porque elmanual NO tiene validez se menciona los acuerdos de manera cronológica el99-2013, 11-2014 y el 10-2015 y que al final no se obtuvo ningún resultadopositivo y que NO se encontró documentación de soporte que permita analizar loscambiosg. Que en el párrafo final se indica literalmente: “por lo anteriormente descrito, ladocumentación encontrada no es satisfactoria, por lo tanto, NO existen manuales,políticas, flujogramas, organigramas confiables.6. Desde agosto de 2016 se ha implementado un programa especial de cursos decapacitación que permita la homogenización y mejora continua para fortalecer elcapital humano de la institución, no importando la jerarquía administrativa,tampoco el nivel de estudio. Es así como se realizaron los siguientes cursos:a. La primera acción que se tomó, fue un diagnóstico de necesidades decapacitación a través de procesos como: observación en los distintosdepartamentos, conversaciones y requerimientos de jefes de área y análisis de lacurricula del personal. A través de la observación, se pudo percibir cuales eran lasfortalezas y debilidades del personal, directamente en su área de trabajo y laforma en la que desempeñaban sus funciones, esto se confirmó de manera verbalcon los jefes de área a través de conversaciones y requerimientos de capacitaciónque ellos mismos realizaron al departamento de Recursos Humanos y finalmentese buscó información analizando la curricula de los colaboradores, estudiando suexperiencia, aptitudes, actitudes, formación académica y demás que se encontróen ese momento.b. Dentro del análisis de la curricula, se encontró que algunos de loscolaboradores no cumplían con el perfil del puesto en el que se encontraban, sinembargo uno de los grandes retos de esta administración ha sido mejorar el climalaboral, por lo que se consideró que realizar despidos masivos, seríacontraproducente a las gestiones que el departamento de Recursos Humanosquería realizar en el futuro, ya que causarían más temor y resistencia al cambio departe de los colaboradores.c. Por esta razón se buscó una estrategia que beneficiará tanto al personal que yase encontraba laborando en la institución, proporcionándoles las herramientas yhabilidades que necesitan para mejorar en su trabajo, así como a la institución,cerrando la brecha que existía entre dicho perfil y los colaboradores con los que yase contaba.d. De esta manera se encontró como una posible solución, mediante laimplementación de un plan de capacitación dirigido a mejorar primordialmente elservicio al usuario externo y también al usuario interno, para la mejora de laopinión pública y del clima laboral. A medida que se fue implementando este plan,se fueron encontrando nuevas necesidades, por lo que se empezaron a orientaresfuerzos a un reordenamiento y una reingeniería administrativa, con el objetivode mejorar procesos tanto a nivel administrativo como operativo y que esto a su




vez tenga un impacto positivo en el servicio al usuario externo. Es así que surge lanecesidad de buscar apoyo para este proceso, contratando los servicios deIntecap no solo para cubrir las distintas demandas de capacitación, sino tambiénpara realizar un diagnóstico institucional y el respectivo apoyo de asesoría en lasáreas que dicho diagnostico refleje.e. En el plan de capacitación 2016 se llevaron a cabo 3 temas que se escogierondebido a la necesidad urgente que reflejaban algunas áreas y que se veríanbeneficiadas por los mismos, los cuales fueron: i. “Excelencia en el servicio alusuario” con una duración de 5 horas y conformado por 20 participantes ii.Redacción en el Servicio al Usuario” con una duración de 20 horas y conformadopor 21 participantes. iii. Gestión administrativa” con una duración de 15 horas yconformado por 20 participantes.f. Todas las capacitaciones se trabajaron junto al Instituto Técnico de Capacitacióny Productividad (Intecap), quienes cuentan con facilitadores especializados encada uno de los temas que hemos requerido, con una amplia experiencia en elárea práctica de su especialidad. SE ADJUNTA EL INFORME COMPLETO. 7. CONCLUSIONESa. Se ha demostrado que SI se han realizado las correcciones o readecuacionesde mérito con la variable administrativa que se está trabajando en elcompletamente NUEVO manual de Organización y Funciones de la entidad talcual lo ordenó el Acuerdo Registral 37-2016 donde se considera la actualizaciónde una nueva estructura administrativa ajustado a requerimientos que laContraloría General de Cuentas exige, ya que la actual, no obedece a lasnecesidades dentro del Segundo Registro de la Propiedad y que en su por tantoordena iniciar con el proceso de modificación y actualización de los siguientesinstrumentos: i. Manual de organización y funciones vigente, ii. Reglamento deinterno de trabajo vigente.b. Se ha demostrado en la cronología histórica de Acuerdos Registrales: i.Acuerdo Registral 33-2013, ii. Acuerdo Registral 11-2014, iii. 3 oficios donde sesolicita ampliación de tiempo para la elaboración de manuales, iv. AcuerdoRegistral 10-2015 indica claramente en su segundo considerando que losmanuales supuestamente vigentes están inconclusos y contienen funciones queno reflejan la práctica de los colaboradores del Segundo Registro de la propiedad.c. El oficio enviado 463-2016/SRP/RRHH/WGG-ejp-wr en respuesta a los oficiosSRP-DAEAD-02-2016 y el SRP-DAEAD-OF-04-2016 donde se indica claramenteen todos y cada uno de sus incisos y que en su parte final indica: “por loanteriormente descrito, la documentación encontrada no es satisfactoria, por lotanto, NO existen manuales, políticas, flujogramas, organigramas confiables.d. Que el Acuerdo Registral 26-2016 donde se modifica el Departamento deRecursos Humanos y se incluyen las diferentes unidades de manera general perode manera específica se implementó la unidad de Planificación de normas yprocedimientos a cargo y bajo la responsabilidad del Ingeniero Erick Jacob Pérez




Robles. (acuerdo registral 6-2016) quien ha venido desempeñando y realizandolas propuestas y cambios aquí demostrados: i. Cambios propuestos en los perfiles,ii. Cambios propuestos en el organigrama departamentalizado.e. De estos cambios ya existe un nuevo catálogo de puestos de trabajo que detallade manera nominal y funcional los puestos de trabajo y que permitirá iniciar elcambio total en la readecuación no solo de perfiles de trabajo sino también en laorganización funcional y administrativa, según Acta 15-2016 en función de loordenado en el Acuerdo Registral 37-2016. i. Todas las regularizaciones laboralesque se ejemplificaron se realizaron con los oficiales operadores y oficialescertificadores ya se hicieron bajo los parámetros del nuevo catálogo.f. El programa de capacitaciones implementado a partir de agosto de 2016 nospermitirá mejorar el capital humano no importando el nivel académico. Lo queprovocará mejora continua y un mejoramiento cualitativo y cuantitativo de atenciónal usuario externo e interno.g. La documentación aquí presentada NUNCA fue requerida por la comisiónauditora por lo mismo no se hizo referencia a ella hasta este momento. Pornuestra parte siempre ha estado allí como parte de nuestras actividadesadministrativas.h. La importancia de la irretroactividad de la ley según artículo 15 de laConstitución de la Republica, donde nos indica que la ley no tiene efectoretroactivo, salvo en materia penal cuando favorezca al reo. Se menciona debidoa que existen muchas personas que fueron contratadas antes del año 2013cuando se realiza el primer manual de funciones y estos colaboradores fueroncontratados sin perfil de trabajo." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo a la licenciada Diana Virginia de León Alconero, quienfungió como Directora de Recursos Humanos, por el período comprendido de 01de enero al 22 de febrero de 2016, en virtud que en sus medios de pruebasúnicamente indica que fue cambiada de puesto en fecha 22 de febrero del 2016 deDirectora de Recursos Humanos a Asistente de Recursos Humanosargumentando también que desde el 6 de junio de 2016 las autoridades no le hanasignado funciones. En el período donde ella fungió como Directora de RecursosHumanos no se tomaron las medidas correctivas pertinentes. Se confirma el hallazgo al Licenciado Walter Geovanny Guillen Aguilar, quienfungió como Director de Recursos Humanos, por el período comprendido del 23de febrero al 31 de diciembre de 2016, en virtud que si algunos expedientes sehan venido actualizando y han demostrado su actual nivel académico los que seenlistan a continuación no se les ha readecuado de acuerdo a su perfil académico.

No. Nombre Puesto Nominal

Título requerido según

Manual Título que posee




1 Arreaga Camey, Juan Antonio Oficial de Archivo de Cajas Estudios en Auditoría o

Empresas 3er. Semestre

Bachiller en Computación

2 Batres Marroquín, Mildred Pahola Supervisora de Caja P.C., Estudios en

Administración o CPA.

Lic. en Ciencias Jurídicas y

Sociales

3 Calderón Piedrasanta, Manuel de

Jesús

Oficial de Archivo de Copias Estudios en Auditoria o

Administración de


Primero Básico

4 Carranza Petz, Ángel Vinicio Certificadores 7mo. Semestre de

Abogado y Notario

Bachiller en CC y LL

5 Chaj González, Mario Certificadores 7mo. Semestre de

Abogado y Notario

Tercero Básico

6 Chinchilla Sanjuan, Pablo Director departamento de

Imagen, Comunicación,

Relaciones Públicas e

Información Pública /Sin

funciones

P.C. estudios universitarios

en Publicidad

Bachiller y Técnico en

Comunicación y Diseño

7 De León, Juan Miguel Oficial Estudio de Fincas 6to Semestre de Abogado

y Notario

Perito Contador

Pensum Cerrado en

Administración de

Empresas

8 Díaz Cruz, Dominga Carmelina Oficial de Archivo de Cajas Estudios en Auditoria o

Administración de

Empresas 3er. Semestre.

Maestra de Educación

Primaria

Tercer Semestre Trabajo

Social

9 Díaz Perera de Umaña, Marisol Cajera Receptora Perito Contador. Estudios

en CCEE 4to. Semestre.

Lic. en Ciencias Jurídicas y

Sociales

10 Escobar Rodríguez, Gloria

Gabriela

Encargada de Compaginación 6to Semestre de Abogado

y Notario

Bachiller en Computación

11 Legrand Santizo, Julio Salvador Cajero Receptor Perito Contador. Estudios


Perito Contador

12 Loarca Fuentes, Aland Roberto Encargado de Departamento

Escáner

Título del nivel medio con

estudios de la carrera de

Informática, 6to. Semestre.

Técnico en Administración

de Empresas

13 Lucas Gramajo, Byron Enrique Oficial departamento de

Escáner

6to. Semestre de la carrera

de Informática

Bachiller en CC y LL

14 Mejía Alfaro, Yakelin Angélica Encargada de Testamentos 7mo. Semestre de

Abogado y Notario

Secretaria

Cierre de pensum

administración de negocios

15 Menchu Menchu, José Guillermo Encargado departamento de Estudios de la carrera de Básico




Exhibición de Libros Abogado y Notario 7mo.

Semestre mínimo

16 Pretzanzin Puac, Juan José Encargado de Archivo Estudios en Auditoria o

Administración de


Sexto primaria

18 Reynosa Sandoval, Jhenny

Beatriz Lucerito

Oficial de Compaginación 6to. Semestre de Abogado

y Notario

Perito en Administración

de Empresas

19 Rivera Castro, Eva María Oficial del Departamento de

Escaner

6to. Semestre de la carrera

de Informática

Secretaria

20 Rodríguez Orellana, Cresencio

Salvador

Oficial Operador Abogado, Cierre de

Pensum o 15 años de

experiencia.

Tercero Básico

21 Sánchez Lam, Irma Alba Asistente de Secretaria

General

Título del nivel medio

( S e c r e t a r i a

preferiblemente) 6to.

Semestre de la carrera de

Abogado y Notario

Maestra de Educación

Primaria

Cierre de pensum en

Psicología

22 Soberanis Solórzano, Angélica

María

Cajera Receptora Perito Contador. Estudios


Secretaria y Oficinista

23 Soto Santizo, Vicente Danilo Cajero Receptor Perito Contador. Estudios


Maestro de Educación

Primaria

24 Tahay Choxom, Gustavo Adolfo Certificadores 7mo. Semestre de

Abogado y Notario

Tercero Básico

25 Villatoro López, Ángel Aroldo Jefe de Control y Seguimiento

de Documentos

Título del nivel medio con

estudios en la carrera de

Abogado y Notario, 6to.

Semestre mínimo

Mgtr. en Docencia Superior

Efectivamente manifiesta haber tomado posesión del cargo con fecha 23 defebrero y después de un diagnostico institucional por medio de memorándum confecha 30 de marzo del 2016 dirigido al Registrador Titular del Segundo Registro dela Propiedad y con asunto: Restructuración Administrativa de la Dirección deRecursos Humanos, en el mismo memorándum evidencia que es unarestructuración de la Dirección únicamente de Recursos Humanos, creandonuevas unidades, pero nunca evidencia evaluación al personal ya contratado paratomar medidas específicamente a personas que no llenan el perfil aun hayan sidocontratadas en años anteriores. Las regularizaciones de personal según AcuerdoRegistral 39-2016, Acuerdo Registral 52-2016, Acuerdo Registral 55-2016,Acuerdo Registral 69-2016, Acuerdo Registral 70-2016, Acuerdo Registral




74-2016, se refieren al personal regularizado del renglón 035, es decir que setrasladan al renglón 011, no así a los nombrados y contratados bajo el renglón 011y 022 de acuerdo a su perfil. Sobre el proceso de actualización y modificación de los respectivos manuales, sibien se tomaron medidas para corregirlos, la propuesta en ningún momentoevidencia actualización a los perfiles del presente hallazgo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS DIANA VIRGINIA DE LEON ALCONERO 3,562.50DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS WALTER GEOVANNY GUILLEN AGUILAR 3,125.00Total Q. 6,687.50

Hallazgo No. 3 Personal contratado que no cumple con los requisitos requeridos en el perfilpara el puesto CondiciónEn el Programa de Gasto 11 Administración Registral, del Grupo 0 ServiciosPersonales, la comisión de auditoria evaluó los perfiles de puestos por medio defichas técnicas del personal que labora en el Segundo Registro de la PropiedadInmueble de Quetzaltenango, se estableció que se ha contratado y nombradopersonal durante el año 2016, sin cumplir con el perfil del puesto tal como loestablece el Manual de Organización y Funciones de la entidad, como en lossiguientes casos:

No. Nombre P u e s t oNominal

Título requeridosegún Manual

Título que posee Fecha deContratación

1 Andrade dePrado, AnaLucía

C a j e r aReceptora

P e r i t oContador.Estudios enCCEE 4to.Semestre.

P e r i t o e nAdministración deEmpresas

16/11/2016

2 ArangoGonzález,AlfredoObdulio

Jardinero Maestro deEducación Primaria

11/03/2016

3 BarreraRodríguez,I r m a


P e r i t oContador.Estudios en

Lic. en TrabajoSocial

1/04/2016




Eugenia CCEE 4to.Semestre.

4 C a j a sAguilar,C e s a rAugusto

Asistente deControl ySeguimientod eDocumentos

Nivel medio yestudios deAbogado yNotario 6to.Semestre

Maestro deEducación PrimariaUrbana

16/11/2016

5 De LeónPérez, RaúlAntonio

Asistente deAsesoríaJurídica

Pensum Cerrado enLic. Digital yMicroprocesadores

1/12/2016

6 FuentesOrozcoMiguelÁngel

C a j e r oReceptora



15/08/2016

7 Guil lenAguilar,Wal terGiovanni


Msc. en RRHHyAdministraciónde Empresas

Lic. en Economía 23/02/2016

8 HernándezAguilar,Erick Goretti

Agente deProtección delS.R.P.

Título del NivelMedio y tresaños mínimo deexperiencia enpuesto similar

Sexto primaria 1/09/2016

9 IxquiacMorales,Lup i taEmperatriz

Información YRecepción

SecretariaBilingüe

Bachiller Industrial 11/03/2016

10 Jiménez,E d n aBegonia

Conserje Tercero básicoo sexto primaria

Cuarto primaria 1/04/2016

11 MirandaMaldonado,YelenaDarlee

Oficial deVerificaciónContable

P.C. Estudiosen CCEE 6to.Semestre

Perito en Diseñográ f i co encomputación

1/12/2016

12 MonzónSamayoa,O s c a rFrancisco

Agente deProtección delS.R.P.

Título del NivelMedio y tresaños mínimo deexperiencia enpuesto similar


1/09/2016

13 OroxomSarat, JorgeMiguel

Auxiliar deCompras

Perito Contador Perito en Dibujo deConstrucción

1/12/2016

14 Pérez,M a r í aGabriela

Información yRecepción/Sin funciones

SecretariaBilingüe

Bachiller en CC. yLL.

1/01/2016

15 P o r o jOroxom,A n aGabriela


P e r i t oContador.

Bachiller 1/01/2016




Estudios enCCEE 4to.Semestre.

16 Reyes deCastillo,AmarilesMarlene

Secretaria delDespacho/Información alUsuario

P.C. Estudiosen CCEE oSociales

Perito Contador yLic. en Teología sincolegiado

1/01/2016

17 RomeroIsch iuRoberto

AsistenteRegistrador

Cierre dep e n s u mAbogado yNotario

Bachil ler enMecánica Industrial

28/10/2016

18 R u a n oGirón, AlmaJanine

AsistenteRegistradorAuxiliar

Cierre dep e n s u mAbogado yNotario

Perito Contador 1/01/2016

19 SacalxotPum, OfeliaCarlota

Conserje Diploma detercero básico osexto primaria

Primero primaria 25/08/2016

20 ValdésCelada,DéboraNahomy

C a j e r oReceptor I


Bachil ler enCiencias y Letras

7/12/2016

21 VillatoroYarzesbki,Ana Ruth

Auxi l iardepartamentode Compras

Perito Contador Secretaria EjecutivaBilingüe. Lic. enFisioterapia

1/01/2016

CriterioEl Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 3.3 Selección y Contratación, establece: “Lamáxima autoridad de cada ente público, debe dictar las políticas para la seleccióny contratación de personal, teniendo en cuenta los requisitos legales y normativasaplicables. Cada ente público para seleccionar y contratar personal, debe observarlas disposiciones legales que le apliquen (Leyes específicas de Servicio Civil yReglamento, Manual de Clasificación de Puestos y Salarios, Manual deClasificaciones Presupuestarias, Ley de Contrataciones del Estado y suReglamento, otras leyes aplicables, circulares, etc.).” CausaEl Registrador Titular y el Director de Recursos Humanos en la contratación delpersonal no se realizan en relación al cumplimiento del perfil de puestoscontenidos en el Manual de Organización y Funciones de la entidad. EfectoAl contratar personal que no cumple con el perfil establecido para un puesto, sudesempeño podría ser no satisfactorio con respecto a la responsabilidad del cargo




y por ende dificulta cumplir con las funciones y atribuciones del puesto. RecomendaciónEl Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad Inmueble deQuetzaltenango, debe girar instrucciones al Director de Recursos Humanos, aefecto de que cuando se realice el proceso de selección para determinado puesto,las personas cumplan con los requisitos establecidos en el Manual deOrganización y Funciones de la entidad. Comentario de los ResponsablesEn Memorial, de fecha 2 de mayo de 2017, el Licenciado Ángel Estuardo BarriosIzaguirre, quien fungió como Registrador Titular, por el período comprendido del01 de enero al 11 de febrero de 2016, manifiesta: “a) Como lo demuestro confotocopia del acuerdo gubernativo número 23 de fecha 23 de abril del 2015, fuinombrado como Registrador de la Propiedad con sede en Quetzaltenango, y Actanúmero 1-2016 de fecha 12 de Febrero del 2016 entregue el cargo comoRegistrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad. Por lo anteriormanifiesto lo siguiente: 1. No se individualiza que personal contrate en el tiempodel año 2016 es decir del 1 de enero del 2016 al 12 de Febrero del 2016. 2. Enesa fecha exacta, es decir del 1 de Enero del 2016 al 12 de Febrero del 2016 nose encontraba vigente aún ningún MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESDE LA ENTIDAD por lo que los requisitos a que se refieren en la tabla que seadjuntó, no eran aplicables a las contrataciones efectuadas porque no se puedeaplicar la ley de manera RETROACTIVA. 3. La mayoría de trabajadorescontratados en el año 2016 en las fechas bajo mi cargo y que aparecen en dichatabla, tenían la calidad de miembros del CONSEJO CONSULTIVO delSINDICATO MARIO LOPEZ LARRAVE por lo que gozaban de inamovilidad y erailegal no contratarlos.” En oficio sin número, de fecha 28 de abril de 2017, los Licenciado Marco ArodiZaso Pérez, quien fungió como Registrador Titular, por el período comprendido del12 de febrero al 31 de diciembre de 2016 y Walter Geovanny Guillén Aguilar,quien fungió como Director de Recursos Humanos, por el período comprendido 23de febrero al 31 de diciembre de 2016 manifiestan: “se estableció que se hacontratado y nombrado personal durante el año 2016, sin cumplir con el perfil delpuesto tal como lo establece el Manual de Organización y funciones de la entidad,como en los siguientes casos: De lo anterior debo aclarar lo siguiente: 1. De la fecha de evaluación de perfiles, al momento de redactar este informe derespuesta se han venido actualizando los expedientes y el personal hademostrado su actual nivel educativo (se adjuntan fotocopias simples), se indica elnúmero correlativo que ustedes indicaron originalmente en sus cuadros entre losque tenemos los siguientes:




No. Nombre Título que posee

(momento deevaluación)

Grado académicoactualizado

4 Cajas Aguilar, CesarAugusto

Maestro de EducaciónPrimaria Urbano

Estudiante dederecho. Cursosaprobados

6 Fuentes Orozco,Miguel Angel

Maestro de EducaciónPrimaria Urbana

Cierre de pensum deAbogado y Notario

7 Guillen Aguilar, WalterGeovanny

Lic en Economía* cambió el nombredel Depto cambió elperfil del puesto detrabajo. AcuerdoRegistral 71-2016 del02-12-2016.

Msc. Admón.Financiera y pensumcerrado en Admón.Publica.

11 Miranda Maldonado,Yelena Darlee

Perito en Diseñog r á f i c o e ncomputación

Cierre de pensum deabogado y notario.

15 Poroj Oroxom, AnaGabriela

Bachiller Estudiante deDerecho. Cursosaprobados

17 Romero Ischiu,Roberto

Bachiller en MecIndustrial

Cierre de pensum deabogado y notario

Por lo cual, queda demostrado que los colaboradores anteriores mejoran su nivelacadémico y se incrementa el capital humano para la institución. A la vez que sereduce el número de personas que cumplen el perfil del puesto. 2. Hay personas que fueron mencionadas en su cuadro de referencia, se continúarespetando la numeración original; que deben mencionarse por aparte y realizarlas siguientes observaciones: No. Nombre Puesto Nominal Situación Actual1 Andrade de Prado, Ana Lucia Cajera receptora Ya no labora para

la institución 201714 Pérez, María Gabriela Información y

RecepciónYa no labora parala institución 2017

18 Ruano Girón, Alma Janine Asistente deRegistrador

Ya no labora parala institución 2017

Los colaboradores anteriores son casos especiales que deben considerarse al




momento de la evaluación respectiva. Estas y otras personas no se les renovó elcontrato y pertenecían al renglón 022. 3. Con relación al párrafo anterior al CRITERIO se hacen las siguientesaclaraciones pertinentes y necesarias para poder ampliar el análisis respectivopara tomar una mejor decisión al momento de decidir sobre la ratificación de estehallazgo, donde se demuestra que efectivamente SI se han venido realizadogradualmente las correcciones o readecuaciones pertinentes de mérito y quedesde junio 2016 se vienen realizando un totalmente nuevo Manual deOrganización y funciones de los perfiles de puestos de trabajo, capacitaciones demejora continua al personal para poder homogenizar el conocimiento y losprocesos administrativos y registrales. En los anexos se demostrará lo indicadoanteriormente y se incluirán los acuerdos certificados que dan soporte legal a lomanifestado. 4. El párrafo subtitulado CRITERIO donde se menciona el acuerdo número 09-03y las respectivas normas de control interno, específicamente la 3.3 Selección yContratación puedo mencionar que efectivamente se ha tomado en cuenta almomento de realizar las contrataciones por la parte del ente nominador según loestablece el artículo 27 del Registro de la Propiedad Acuerdo Gubernativo No.30-2005 de fecha 27 de enero de 2005 en donde se indica literalmente …” LosRegistradores en su respectivo Registro, regirán todas y cada una de lasrelaciones internas de la Institución y tendrán a su cargo el nombramiento yremoción del personal que sea necesario.” para lo cual aporto las siguientedocumentación con la finalidad de exponer y a la vez demostrar las accionesadministrativas que van enfocadas en una mejora continúa de procesos por mediode toma de decisiones que gradualmente nos van llevando a una reestructuraciónorganizacional. Por lo que las detallo de la siguiente manera: a. Primer informedenominado: REESTRUCTURACION ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCION DERECURSOS HUMANOS, manifestando un NIVEL DE PRIORIDAD URGENTE.Para lo cual debo indicar que tomé posesión el 23 de febrero de 2016 y mi primeraactividad administrativa fue realizar el diagnostico institucional que fue entregadoal Sr. Registrador Titular Lic. Marco Arodi Zaso Pérez el 31 de Marzo de 2016donde se explican documentalmente la problemática existente y se dan loslineamientos a seguir para iniciar con el proceso de reestructuraciónadministrativa. b. Acuerdo registral 5-2009 correspondiente a la creación originaldel departamento de Recursos Humanos. c. Acuerdo registral 26-2016 ampliacióndel departamento de Recursos Humanos. i. Reclutamiento y dotación de personal,ii. Nóminas y Planillas, iii. Mantenimiento y iv. Planificación de normas yprocedimientos. d. Acuerdo registral 27-2016 donde se traslada al personal a cadaunidad segundo acuerdo registral 26-2016 i. Reclutamiento y dotación depersonal: Licda Sindy María Enríquez Alvarado, ii. Nóminas y Planillas: Lic. NelsinElvin Santos Mazariegos, iii. Mantenimiento: Eric Raúl Gonzales Cifuentes, iv




Planificación de normas y procedimientos: Ingeniero Erick Jacob Pérez Robles.(acuerdo registral 6-2016) renglón 022. e. Acuerdo Registral 71-2016 ampliaciónde unidades y cambio de nombre de Recursos Humanos a Gestión Institucional yRecursos Humanos. i. Unidad de Seguridad, ii. Unidad de libre acceso a lainformación pública, iii. Unidad de servicios médicos. f. Sobre la historia delproceso de modificación de los manuales de organización y funciones se detalla lahistoria completa para una mejor comprensión y análisis que NO HAY MANUALESVIGENTES y que lo demuestran los mismos acuerdos registrales emitidos endiferentes años. i. Acuerdo Registral 33-2013, ii. Acuerdo Registral 11-2014 1.3oficios donde se solicita ampliación de tiempo para la elaboración de manuales, iii.Acuerdo Registral 10-2015 indica claramente en su segundo considerando que losmanuales supuestamente vigentes están inconclusos y contienen funciones queno reflejan la práctica de los colaboradores del Segundo Registro de la propiedad,iv. Oficio OF-UDAI-SRP-0048-2016 de fecha 19 de mayo de 2016 que me fueenviado al lic, Walter Geovanny Guillén Director de Recursos Humanos solicitandoel manual de funciones por parte de la Licda Flor de maría López QuiñonezAuditora Interna, 1. Se le solicita el 23 de mayo 2016 a la Licda Diana De leónAlconero por medio de oficio RRHH0D099-2016 dicho manual debido a que ellasegún acuerdos lo había realizado, 2. Responde la Licda Diana Virginia De LeónAlconero por medio de oficio RRHH-105-2016 donde se me hace entrega delmanual que ella entregó a la Contraloría General de Cuentas. El mismo manualque en el Acuerdo Registral 10-2015 se indica que esta inconcluso y que contienefunciones que no reflejan la práctica de los colaboradores del Segundo Registrode la Propiedad. 3. Se hace entrega a la UDAI por medio de oficioRRHH-D-107-2016 del mismo manual de funciones acompañando el oficioRRHH-105-2016 donde se indica que ha venido siendo modificado por sus erroresde formulación. Por lo cual, la UDAI ya tenía conocimiento de esto, lo que debióser consultado a esa unidad o esa unidad debió de habérselos indicado. Amboscasos no sucedieron. v. Oficio del departamento de registro laboral, Guatemaladiecisiete de noviembre de dos mil dieciséis donde se indica a la unidad de accesoa la información pública que a solicitud del señor Erick Jacob Pérez Robles;indicando en su párrafo final que dicho Registro no posee inscrito ningunainformación referente a los manuales de funciones ni manuales de procedimientoadministrativos para la contratación del personal en dichos Registro. g. AcuerdoRegistral 37-2016 donde se considera la actualización de una nueva estructuraadministrativa ajustado a requerimientos que la Contraloría General de Cuentasexige, ya que la actual, no obedece a las necesidades dentro del SegundoRegistro de la Propiedad y que en su por tanto ordena, 1. Iniciar con el proceso demodificación y actualización de los siguientes instrumentos: a.Manual deorganización y funciones vigente, b. Reglamento de interno de trabajo vigente. h.Acta 15-2016 que fortalece y específica lo ordenado en el Acuerdo Registral37-2016 de fecha ocho de junio de dos mil dieciséis que en su parte conducenteindica iniciar con el proceso de modificación y actualización de los siguientes




instrumentos: a) Manual de Organización y funciones vigentes;” 1. que en suSEGUNDO punto indica literalmente: En virtud de lo indicado, se procede aregularizar los nombres de los cargos que operan y funcionan dentro de lainstitución, creando para ello los Cargos Nominales y modificando los nombres deCargos Funcionales del personal que trabaja en el Segundo Registro de laPropiedad. 2. Punto TERCERO: Se enlista el nombre del cargo anterior, cargonominal y cargo funcional. Donde se ACTUALIZA la organización administrativa,operativa y registral en su primera fase con los nombres de puestos de trabajo quese utilizan en la actualidad, así mismo la nueva denominación de los cargosnominales y funcionales. 3. punto cuarto del acta que dio vida al GLOSARIO deCARGOS en su primera fase. a. Se ejemplifican las PROPUESTAS de perfiles depuesto de trabajo, b. Evolución de organigrama departamentalizado. i. EJEMPLOSDE REGULARIZACIONES DE PERSONAL, lo cual CONFIRMA que SI se hanrealizado acciones administrativas que conllevan al proceso de actualizarlos ycrear completamente NUEVOS manuales debido a que los anteriores NOfuncionan. i. Acuerdo Registral 39-2016 licenciado Gilberto Estuardo Valle Flores,ii. Acuerdo Registral 52-2016 el Señor Edgar Francisco Guzmán Díaz, iii. AcuerdoRegistral 55-2016 que incluye a los siguientes: 1. Licenciado Francisco ChojolanSam, 2. Señor Alejandro David Lucas Sajquim, iv. Acuerdo Registral 69-2016 queincluye al personal siguiente: 1. Angel Vinicio Carranza Petz, 2. Gustavo AdolfoTahay Choxom. v. Acuerdo Registral 70-2016 del Señor Mario Chaj Gonzalez. vi.Acuerdo Registral 74-2016 del Licenciado Luis Nery Cifuentes Maldonado, vii.Acuerdo Registral 75-2016 de las siguientes personas: 1. Mario Alvaro PorojMazariegos, 2. Brenda Karina Medina Manzo, 3. Mynor Alberto Quiroa Cabrera.Vii. Acuerdo Registral 76-2016 del personal: 1. German Waldemar ReynosaLópez, 2. Cresencio Salvador Rodriguez Orellana, 3. Pablo Rafael Alvarez García,4.Roderico Rene Avila Rojas. ix. Acuerdo Registral 78-2016 ascenso del Lic. LuisNery Cifuentes Maldonado. 5. Se incluye el oficio 463-2016/SRP/RRHH/WGG-ejp-wr que fue respuesta a lasolicitud requerida en oficios SRP-DAEAD-02-2016 y el SRP-DAEAD-OF-04-2016debido a una ampliación solicitada en donde se indica claramente: a. en su punto1 Reglamentos y acuerdos vigentes: se indica que no se pudo encontrardocumentación de soporte como acuerdo registral o administrativo que le desoporte legal. b. En el punto 2 estructura de la institución (organigrama general) enel inciso d) se indica claramente que NO responde a las necesidades de lainstitución. c. Inciso e) NO se ha encontrado ningún tipo de organigramadepartamentalizado. d. En el punto 3 Manual de Políticas: a) se indica NO se haencontrado ninguna documentación al respecto que le de soporte a un manual depoliticas. e. Punto 4 Manual de procedimientos y normas, se indica que al tratar deprocesar el flujo de actividades NO se puede desarrollar y que NO esta realizadode la manera adecuada. f. Punto 5 Manual del empleado, se hace una descripciónsucinta del porque el manual NO tiene validez se menciona los acuerdos de




manera cronológica el 99-2013, 11-2014 y el 10-2015 y que al final no se obtuvoningún resultado positivo y que NO se encontró documentación de soporte quepermita analizar los cambios. g. Que en el párrafo final se indica literalmente: “porlo anteriormente descrito, la documentación encontrada no es satisfactoria, por lotanto, NO existen manuales, políticas, flujogramas, organigramas confiables. 6. Desde agosto de 2016 se ha implementado un programa especial de cursos decapacitación que permita la homogenización y mejora continua para fortalecer elcapital humano de la institución, no importando la jerarquía administrativa,tampoco el nivel de estudio, tampoco si es personal que fue contratado por estaadministración o administraciones anteriores; lo que se pretende es que el capitalhumano de la institución se incremente. Es así como se realizaron los siguientescursos: a. La primera acción que se tomó, fue un diagnóstico de necesidades decapacitación a través de procesos como: observación en los distintosdepartamentos, conversaciones y requerimientos de jefes de área y análisis de lacurricula del personal. A través de la observación, se pudo percibir cuales eran lasfortalezas y debilidades del personal, directamente en su área de trabajo y laforma en la que desempeñaban sus funciones, esto se confirmó de manera verbalcon los jefes de área a través de conversaciones y requerimientos de capacitaciónque ellos mismos realizaron al departamento de Recursos Humanos y finalmentese buscó información analizando la curricula de los colaboradores, estudiando suexperiencia, aptitudes, actitudes, formación académica y demás que se encontróen ese momento. b. Dentro del análisis de la curricula, se encontró que algunos delos colaboradores no cumplían con el perfil del puesto en el que se encontraban,sin embargo uno de los grandes retos de esta administración ha sido mejorar elclima laboral, por lo que se consideró que realizar despidos masivos, seríacontraproducente a las gestiones que el departamento de Recursos Humanosquería realizar en el futuro, ya que causarían más temor y resistencia al cambio departe de los colaboradores. c. Por esta razón se buscó una estrategia quebeneficiará tanto al personal que ya se encontraba laborando en la institución,proporcionándoles las herramientas y habilidades que necesitan para mejorar ensu trabajo, así como a la institución, cerrando la brecha que existía entre dichoperfil y los colaboradores con los que ya se contaba. d. De esta manera seencontró como una posible solución, mediante la implementación de un plan decapacitación dirigido a mejorar primordialmente el servicio al usuario externo ytambién al usuario interno, para la mejora de la opinión pública y del clima laboral.A medida que se fue implementando este plan, se fueron encontrando nuevasnecesidades, por lo que se empezaron a orientar esfuerzos a un reordenamiento yuna reingeniería administrativa, con el objetivo de mejorar procesos tanto a niveladministrativo como operativo y que esto a su vez tenga un impacto positivo en elservicio al usuario externo. Es así que surge la necesidad de buscar apoyo paraeste proceso, contratando los servicios de Intecap no solo para cubrir las distintasdemandas de capacitación, sino también para realizar un diagnóstico institucional




y el respectivo apoyo de asesoría en las áreas que dicho diagnostico refleje. e. Enel plan de capacitación 2016 se llevaron a cabo 3 temas que se escogieron debidoa la necesidad urgente que reflejaban algunas áreas y que se verían beneficiadaspor los mismos, los cuales fueron: i. “Excelencia en el servicio al usuario” con unaduración de 5 horas y conformado por 20 participantes. ii. “Redacción en elServicio al Usuario” con una duración de 20 horas y conformado por 21participantes. Iii. “Gestión administrativa” con una duración de 15 horas yconformado por 20 participantes. f. Todas las capacitaciones se trabajaron junto alInstituto Técnico de Capacitación y Productividad (Intecap), quienes cuentan confacilitadores especializados en cada uno de los temas que hemos requerido, conuna amplia experiencia en el área práctica de su especialidad. SE ADJUNTA ELINFORME COMPLETO. 7. CONCLUSIONES: a. Se ha demostrado que SI se han venido realizando lascorrecciones o readecuaciones de mérito con la variable administrativa que seestá trabajando en el completamente NUEVO manual de Organización yFunciones de la entidad tal cual lo ordenó el Acuerdo Registral 37-2016 de fechaocho de junio 2016 donde se considera la actualización de una nueva estructuraadministrativa ajustado a requerimientos que la Contraloría General de Cuentasexige, ya que la actual, no obedece a las necesidades dentro del SegundoRegistro de la Propiedad y que en su por tanto ordena iniciar con el proceso demodificación y actualización de los siguientes instrumentos: i. Manual deorganización y funciones vigente, ii Reglamento de interno de trabajo vigente. b. Se ha demostrado en la cronología histórica de Acuerdos Registrales: i.Acuerdo Registral 33-2013, ii. Acuerdo Registral 11-2014, iii. 3 oficios donde sesolicita ampliación de tiempo para la elaboración de manuales, iv. AcuerdoRegistral 10-2015 indica claramente en su segundo considerando que losmanuales supuestamente vigentes están inconclusos y contienen funciones queno reflejan la práctica de los colaboradores del Segundo Registro de la propiedad. c. El oficio enviado 463-2016/SRP/RRHH/WGG-ejp-wr en respuesta a los oficiosSRP-DAEAD-02-2016 y el SRP-DAEAD-OF-04-2016 donde se indica claramenteen todos y cada uno de sus incisos y que en su parte final indica: “por loanteriormente descrito, la documentación encontrada no es satisfactoria, por lotanto, NO existen manuales, políticas, flujogramas, organigramas confiables. d. Que el Acuerdo Registral 26-2016 donde se modifica el Departamento deRecursos Humanos y se incluyen las diferentes unidades de manera general perode manera específica se implementó la unidad de Planificación de normas yprocedimientos a cargo y bajo la responsabilidad del Ingeniero Erick Jacob Pérez




Robles. (acuerdo registral 6-2016) quien ha venido desempeñando y realizandolas propuestas y cambios aquí demostrados: i. Cambios propuestos en los perfiles,ii. Cambios propuestos en el organigrama departamentalizado. e. De estos cambios ya existe un nuevo catálogo de puestos de trabajo que detallade manera nominal y funcional los puestos de trabajo y que permitirá iniciar elcambio total en la readecuación no solo de perfiles de trabajo sino también en laorganización funcional y administrativa, según Acta 15-2016 en función de loordenado en el Acuerdo Registral 37-2016. i. Todas las regularizaciones laboralesque se ejemplificaron se realizaron con los oficiales operadores y oficialescertificadores ya se hicieron bajo los parámetros del nuevo catálogo. f. El programa de capacitaciones implementado a partir de agosto de 2016 nospermitirá mejorar el capital humano no importando el nivel académico. Lo queprovocará mejora continua y un mejoramiento cualitativo y cuantitativo de atenciónal usuario externo e interno. g. La documentación aquí presentada NUNCA fuerequerida por la comisión auditora por lo mismo no se hizo referencia a ella hastaeste momento. Por nuestra parte siempre ha estado allí como parte de nuestrasactividades administrativas.” En Memorial, de fecha 2 de mayo de 2017, la Licenciada Diana Virginia de LeónAlconero, quien fungió como Directora de Recursos Humanos, por el períodocomprendido del 01 de enero al 22 de febrero de 2016, manifiesta: “Dentro de lapresente investigación por parte de la Contraloría General De Cuentas, fuinotificada en fecha veinticuatro de abril del año dos mil diecisiete, del resultado deauditoría realizada al Segundo Registro de la Propiedad Inmueble deQuetzaltenango, con número SRP GUION DAEAD GUION OF GUION SESENTAY OCHO GUION DOS MIL DIECISIETE, realizada ante esta honorable instituciónpara la averiguación de la verdad y presentan cinco hallazgos relacionados por laContraloría General de Cuentas, mediante las auditorías realizadas por esainstitución ante el Segundo Registro de la Propiedad Inmueble con sede enQuetzaltenango, donde actualmente sigo laborando y fui debidamente reinstaladapor el juzgado de trabajo de Quetzaltenango, quedando de manifiesto queactualmente no poseo funciones para el desarrollo de mi trabajo, toda vez que mecambiaron de puesto en fecha veintidós de febrero del año dos mil dieciséis, deDIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS a ASISTENTE DE RECURSOSHUMANOS, tal y como consta en el acuerdo registral numero diecisiete guion dosmil dieciséis (17-2016) de fecha dos de marzo del año dos mil dieciséis, firmadopor el señor Registrador titular del segundo Registro de la Propiedad, suprimiendomi plaza mediante acuerdo registral numero treinta y seis guion dos mil dieciséis,donde se realiza la supresión total de dicha plaza en fecha seis de junio de dos mildieciséis, adicionando a este argumento que mediante acuerdo registral numerocuarenta y dos guion dos mil dieciséis, donde he pasado todo este tiempo sin




desarrollar funciones acordes a mis funciones en el Segundo Registro de laPropiedad Inmueble, desarrollando a continuación una explicación clara y concisade las premisas sobre las cuales se desarrolla mi defensa material, las peticionesformales que se irán demostrando documentalmente y con fundamento legal; deacuerdo a lo anteriormente establecido documentalmente se puede deducir quedurante el desempeño de mi relación de trabajo no he tenido conocimiento detodos los hallazgos relacionados en las auditorías realizadas por la ContraloriaGeneral de Cuentas, toda vez que las funciones propias a ese cargo recaen sobreel Director de Recursos Humanos Licenciado Walter Giovanni Guillen Aguilar, ypersonal a su servicio, quien es la persona indicada para la presentación dedocumentación física y electrónica de la información donde están los hallazgosencontrados por la institución a la cual me dirijo, por lo cual vuelvo a manifestarque dentro de mis funciones no tuve acceso a los hallazgos encontrados,deslindándome de cualquier tipo de responsabilidad por todo lo anteriormenteexpuesto.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo al Licenciado Ángel Estuardo Barrios Izaguirre, quienfungió como Registrador Titular, por el período comprendido del 1 de enero al 11de febrero de 2016, en virtud que en el hallazgo se encuentra identificado elpersonal que fue contratado en el periodo del 01 de enero al 12 de febrero del2016, el Manual de Organización y funciones de la entidad con el que se efectúala comparación de acuerdo al perfil es el que la Dirección de Recursos Humanostraslada a esta comisión identificado con el año 2013, por lo que se considera quees el vigente hasta el 31 de diciembre del 2016. Se evidencia que en ningúnmomento se toman medidas administrativas correctivas para tal situación. Se confirma el hallazgo a los Licenciados Marco Arodi Zaso Pérez y WalterGeovanny Guillen Aguilar, quienes fungieron como Registrador Titular y Directorde Recursos Humanos respectivamente durante el período comprendido del 12 defebrero al 31 de diciembre de 2016 y 23 de febrero al 31 de diciembre de 2016, envirtud que respecto a la contratación, efectivamente el Registrador Titular deacuerdo a su legislación tiene a su cargo el nombramiento y remoción del personalque sea necesario tal situación no es cuestionada por la comisión de auditoría,pues está en todo su derecho de dichas contrataciones, lo que se evidencia es lacontratación de personal en el año 2016, que no cumple con el perfil de puestosde acuerdo al Manual de Organización y funciones de la entidad del año 2013aprobado según Acuerdo Registral 33-2013, según requerimiento que se realizó alRegistrador Titular, el Departamento de Recursos Humanos, trasladó a estacomisión de auditoria, por consiguiente para esta comisión es el que se encuentravigente pues no se evidencia otro manual vigente a la hora de efectuar talescontrataciones, los puestos que desempeñan en la institución son compatibles alos que establece dicho manual, si bien es cierto que se están haciendo




actualizaciones al respectivo manual, este no se debe de ajustar al personal, sinoel personal se debe de ajustar a los requerimientos del manual, en los respectivosmedios de prueba no se evidencia que se haya tomado como base algún nuevomanual para realizar dichas contrataciones por lo que se toma como base elManual de Organización y Funciones de la entidad trasladado a la comisión deauditoría y que en él se encuentran los puestos y funciones de las personas quefueron contratadas y que no llenan el perfil para el puesto que fueron contratadas.De tener procesos de cambios o actualización al manual vigente, no lomanifestaron al momento de solicitar el respectivo manual. Se confirma el hallazgo a la licenciada Diana Virginia de León Alconero, quienfungió como Directora de Recursos Humanos, por el período comprendido de 01de enero al 22 de febrero de 2016, en virtud que en sus medios de pruebasúnicamente indica que fue cambiada de puesto en fecha 22 de febrero del 2016 deDirectora de Recursos Humanos a Asistente de Recursos Humanosargumentando también que desde 6 de junio de 2016 las autoridades no le hanasignado funciones. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesREGISTRADOR TITULAR ANGEL ESTUARDO BARRIOS IZAGUIRRE 18,825.00REGISTRADOR TITULAR MARCO ARODI ZASO PEREZ 14,250.00DIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS DIANA VIRGINIA DE LEON ALCONERO 3,562.50DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS WALTER GEOVANNY GUILLEN AGUILAR 3,125.00Total Q. 39,762.50

Hallazgo No. 4 Manual de perfil de puestos desactualizado CondiciónEn el Programa de Gasto 11 Administración Registral, del Grupo 0 ServiciosPersonales, al requerir el Manual de perfil de puestos del Segundo Registro de laPropiedad Inmueble de Quetzaltenango, se comprobó que la última actualizaciónrealizada fue el año 2013, esto provoca que este manual no se apegue a larealidad actual de la entidad. Derivado de esto existen varios puestos los cualescarecen del perfil tal como se detalla a continuación. No. Puesto Nominal

1 Asistente departamento de Informática




2 Jardinero3 Encargada de la Unidad de Reclutamiento y Dotación de Personal4 Auxiliar de Soporte Técnico y Mantenimiento de Informática5 Encargada de Almacén y Proveeduría6 Auxiliar departamento de Almacén y Proveeduría7 Auxiliar del departamento de Informática8 Coordinador de Normas y Procedimientos9 Auxiliar II Departamento Financiero

10 Asistente Departamento Jurídico11 Autorizador Documental de Procesos de Transparencia12 Auxiliar departamento de Compras

CriterioEl Acuerdo Número 09-03, de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 1.10 Manuales de Funciones yProcedimientos, establece: “La máxima autoridad de cada ente público, debeapoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientospara cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad.Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables deque existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para suadecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas acada puesto de trabajo.” CausaEl Director de Recursos Humanos incumplió con la actualización del Manual deperfil de puestos de la entidad, los cuales deben de ser adaptados de acuerdo alas funciones de cada uno de los trabajadores de la institución, con el fin deactualizar e implementar dicho Manual a la realidad de las operaciones delSegundo Registro de la Propiedad. EfectoManual de perfil de puestos de la entidad desactualizado que no demuestra larealidad de las actividades asignadas al personal, propiciando carencia en guíasde trabajo, dificulta las actividades de control del personal, la deducción deresponsabilidades de cada puesto y riesgo de la duplicidad de funciones al notener claramente establecidas las funciones. RecomendaciónEl Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad, debe girarinstrucciones al Director de Recursos Humanos, para que, actualice y efectuéseguimiento a su aprobación e implemente el Manual de perfil de puestos de laentidad, en todos los puestos de trabajo, para promover el fortalecimiento del




ambiente y estructura del control interno, para lograr un mejor desempeño de lasfunciones del personal. Comentario de los ResponsablesEn Memorial, de fecha 2 de mayo de 2017, la Licenciada Diana Virginia de LeónAlconero, quien fungió como Directora de Recursos Humanos, por el períodocomprendido del 01 de enero al 22 de febrero de 2016, manifiesta: “Dentro de lapresente investigación por parte de la Contraloría General De Cuentas, fuinotificada en fecha veinticuatro de abril del año dos mil diecisiete, del resultado deauditoría realizada al Segundo Registro de la Propiedad Inmueble deQuetzaltenango, con número SRP GUION DAEAD GUION OF GUION SESENTAY OCHO GUION DOS MIL DIECISIETE, realizada ante esta honorable instituciónpara la averiguación de la verdad y presentan cinco hallazgos relacionados por laContraloría General de Cuentas, mediante las auditorías realizadas por esainstitución ante el Segundo Registro de la Propiedad Inmueble con sede enQuetzaltenango, donde actualmente sigo laborando y fui debidamente reinstaladapor el juzgado de trabajo de Quetzaltenango, quedando de manifiesto queactualmente no poseo funciones para el desarrollo de mi trabajo, toda vez que mecambiaron de puesto en fecha veintidós de febrero del año dos mil dieciséis, deDIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS a ASISTENTE DE RECURSOSHUMANOS, tal y como consta en el acuerdo registral numero diecisiete guion dosmil dieciséis (17-2016) de fecha dos de marzo del año dos mil dieciséis, firmadopor el señor Registrador titular del segundo Registro de la Propiedad, suprimiendomi plaza mediante acuerdo registral numero treinta y seis guion dos mil dieciséis,donde se realiza la supresión total de dicha plaza en fecha seis de junio de dos mildieciséis, adicionando a este argumento que mediante acuerdo registral numerocuarenta y dos guion dos mil dieciséis, donde he pasado todo este tiempo sindesarrollar funciones acordes a mis funciones en el Segundo Registro de laPropiedad Inmueble, desarrollando a continuación una explicación clara y concisade las premisas sobre las cuales se desarrolla mi defensa material, las peticionesformales que se irán demostrando documentalmente y con fundamento legal; deacuerdo a lo anteriormente establecido documentalmente se puede deducir quedurante el desempeño de mi relación de trabajo no he tenido conocimiento detodos los hallazgos relacionados en las auditorías realizadas por la ContraloriaGeneral de Cuentas, toda vez que las funciones propias a ese cargo recaen sobreel Director de Recursos Humanos Licenciado Walter Giovanni Guillen Aguilar, ypersonal a su servicio, quien es la persona indicada para la presentación dedocumentación física y electrónica de la información donde están los hallazgosencontrados por la institución a la cual me dirijo, por lo cual vuelvo a manifestarque dentro de mis funciones no tuve acceso a los hallazgos encontrados,deslindándome de cualquier tipo de responsabilidad por todo lo anteriormenteexpuesto.”




En oficio sin número, de fecha 28 de abril de 2017, el Licenciado Walter GeovannyGuillén Aguilar, quien fungió como Director de Recursos Humanos, por el períodocomprendido 23 de febrero al 31 de diciembre de 2016, manifiesta: “En laCONDICION ustedes indican que en el Programa de Gasto 11 AdministraciónRegistral, del Grupo 0 Servicios Personales, al requerir el Manual de perfil depuestos del Segundo Registro de la Propiedad Inmueble de Quetzaltenango, secomprobó que la última actualización realizada fue el año 2013, esto provoca queeste manual no se apegue a la realidad actual de la entidad. Derivado de estoexisten varios puestos los cuales carecen del perfil tal como se detalla acontinuación: No. Puesto Nominal1 Asistente departamento de informática2 Jardinero3 Encargada de la unidad de reclutamiento y dotación de personal4 Auxiliar de soporte técnico y mantenimiento de informática5 Encargada de almacén de proveeduría6 Auxiliar departamento de Almacén y Proveeduría7 Auxiliar del departamento de informática8 Coordinador de normas y procedimientos9 Auxiliar II departamento financiero10 Asistente departamento jurídico11 Autorizador documental de procesos de transparencia12 Auxiliar departamento de compras

Efectivamente el manual de perfil de puestos del Segundo Registro de laPropiedad Inmueble de Quetzaltenango, está desactualizado, es más,particularmente mencionaría que dicho manual es inexistente, debido a que estáTOTALMENTE DESACTUALIZADO y que por lo mismo, se nos indicó por mediodel Acuerdo Registral 37-2016 de fecha 8 de junio de 2016 que se procediera arealizar uno y además se iniciara también con el respectivo Reglamento Interno;ambos se está en la etapa de formulación. Así mismo, se adjuntan las propuestas de los siguientes perfiles y descripción delpuesto que se han venido trabajando para obtener un manual de puestos defunciones completamente actualizado, se respeta la numeración que estamostrabajando: No. NUEVO PERFIL DEL PUESTO18 Auxiliar de asuntos jurídicos de resoluciones registrales26 Oficial de estudio y análisis de fincas32 Auxiliar de verificación arancelaria




58 Oficial de apoyo de secretaria general86 Auxiliar de mantenimiento institucional100 Coordinador de Gestión Institucional y Recursos Humanos120 Oficial de UDAF de almacén y proveeduría134 Auxiliar de recepción y entrega154 Oficial administrativo de Gestión Institucional y Recurso Humano164 Auxiliar administrativo de UDAF166 Jardinero Además se incluyen dos propuestas que se han venido formulando de

un organigrama departamentalizado, que no riña con la ley pero quesea operativo y funcional

Con lo anterior se demuestra que se han venido realizando avances importantesen el nuevo manual de perfiles y puestos de trabajo con la realización de un nuevocatálogo que permitió actualizar los nombres nominales y funcionales, esto se hizopor medio del acta 15-2016. Relacionado al subtitulado CRITERIO donde hace referencia a la normativa deControl interno numero 1.10 Manuales de funciones y procedimientos queestablece: “la máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover laelaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto yprocesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los jefes, Directoresy demás ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales,su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación yaplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo”.Por lo anteriormente descrito se demuestra que efectivamente se ha venidorealizando en el departamento de Gestión Institucional y Recursos Humanos elnuevo manual, el cual ha estado en la unidad de Planificación de normas yprocedimientos a cargo del ingeniero Erick Jacob Pérez Robles que promueve loscambios de manuales. A continuación se hace un detalle cronológico a partir de la toma de posesión de lanueva administración dirigida por el Lic, Marco Arodi Zaso Pérez como RegistradorTitular y las acciones que en ese momento el Departamento de RecursosHumanos tomó y que posteriormente se denominaría Departamento de GestiónInstitucional y Recursos Humanos que se reformó por medio del artículo 71-2016: 1. Con relación al párrafo anterior al CRITERIO se hacen las siguientesaclaraciones pertinentes y necesarias para poder ampliar el análisis respectivopara tomar una mejor decisión al momento de decidir sobre la ratificación de estehallazgo, donde se demuestra que efectivamente SI se han venido realizadogradualmente las correcciones o readecuaciones pertinentes de mérito y que




desde junio 2016 se vienen realizando un totalmente nuevo Manual deOrganización y funciones de los perfiles de puestos de trabajo, capacitaciones demejora continua al personal para poder homogenizar el conocimiento y losprocesos administrativos y registrales. En los anexos se demostrará lo indicadoanteriormente y se incluirán los acuerdos certificados que dan soporte legal a lomanifestado. 2. El párrafo subtitulado CRITERIO donde se menciona el acuerdo número 09-03y las respectivas normas de control interno, específicamente la 1.10 Manuales defunciones y procedimientos que establece: “la máxima autoridad de cada entepúblico, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones yprocedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividadesde la entidad. Los jefes, Directores y demás ejecutivos de cada entidad sonresponsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal,para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividadesasignadas a cada puesto de trabajo”. Puedo mencionar que efectivamente se hatomado en cuenta al momento de realizar las contrataciones por la parte del entenominador según lo establece el artículo 27 del Registro de la Propiedad AcuerdoGubernativo No. 30-2005 de fecha 27 de enero de 2005 en donde se indicaliteralmente…” Los Registradores en su respectivo Registro, regirán todas y cadauna de las relaciones internas de la Institución y tendrán a su cargo elnombramiento y remoción del personal que sea necesario.” para lo cual aporto lassiguiente documentación con la finalidad de exponer y a la vez demostrar lasacciones administrativas que van enfocadas en una mejora de procesos por mediode toma de decisiones que gradualmente nos van llevando a una reestructuraciónorganizacional. Por lo que las detallo de la siguiente manera:a. Se adjuntan los perfiles de los diferentes puestos de trabajo que ya están a nivelde propuesta. b. Primer informe denominado: REESTRUCTURACION ADMINISTRATIVA DE LADIRECCION DE RECURSOS HUMANOS, manifestando un NIVEL DEPRIORIDAD URGENTE. Para lo cual debo indicar que tomé posesión el 23 defebrero de 2016 y mi primera actividad administrativa fue realizar el diagnosticoinstitucional que fue entregado al Sr. Registrador Titular Lic. Marco Arodi ZasoPérez el 31 de Marzo de 2016 donde se explican documentalmente laproblemática existente y se dan los lineamientos a seguir para iniciar con elproceso de reestructuración administrativa. c. Acuerdo registral 5-2009 correspondiente a la creación original deldepartamento de Recursos Humanos. d. Acuerdo registral 26-2016 ampliación del departamento de Recursos Humanos.i. Reclutamiento y dotación de personal, ii. Nóminas y Planillas, iii. Mantenimiento,




iv. Planificación de normas y procedimientos. e. Acuerdo registral 27-2016 donde se traslada al personal a cada unidad segundoacuerdo registral 26-2016. i. Reclutamiento y dotación de personal: Licda SindyMaría Enríquez Alvarado, ii. Nóminas y Planillas: Lic. Nelsin Elvin SantosMazariegos, iii. Mantenimiento: Eric Raúl Gonzales Cifuentes, iv. Planificación denormas y procedimientos: Ingeniero Erick Jacob Pérez Robles. (acuerdo registral6-2016) renglón 022. f. Acuerdo Registral 71-2016 ampliación de unidades y cambio de nombre deRecursos Humanos a Gestión Institucional y Recursos Humanos. i. Unidad deSeguridad, ii. Unidad de libre acceso a la información pública, iii. Unidad deservicios médicos. g. Sobre la historia del proceso de modificación de los manuales de organización yfunciones se detalla la historia completa para una mejor comprensión y análisisque NO HAY MANUALES VIGENTES y que lo demuestran los mismos acuerdosregistrales emitidos en diferentes años. i. Acuerdo Registral 33-2013, ii. AcuerdoRegistral 11-2014, 1. 3 oficios donde se solicita ampliación de tiempo para laelaboración de manuales, iii. Acuerdo Registral 10-2015 indica claramente en susegundo considerando que los manuales supuestamente vigentes estáninconclusos y contienen funciones que no reflejan la práctica de los colaboradoresdel Segundo Registro de la propiedad, iv. Oficio OF-UDAI-SRP-0048-2016 defecha 19 de mayo de 2016 que me fue enviado al lic, Walter Geovanny GuillénDirector de Recursos Humanos en ese momento solicitando el manual defunciones por parte de la Licda Flor de maría López Quiñonez Auditora Interna. 1.Se le solicita el 23 de mayo 2016 a la Licda Diana De león Alconero por medio deoficio RRHH0D099-2016 dicho manual debido a que ella según acuerdos lo habíarealizado, 2. Responde la Licda Diana Virginia De León Alconero por medio deoficio RRHH-105-2016 donde se me hace entrega del manual que ella entregó a laContraloría General de Cuentas. El mismo manual que en el Acuerdo Registral10-2015 se indica que esta inconcluso y que contiene funciones que no reflejan lapráctica de los colaboradores del Segundo Registro de la Propiedad. 3. Se haceentrega a la UDAI por medio de oficio RRHH-D-107-2016 del mismo manual defunciones acompañando el oficio RRHH-105-2016 donde se indica que ha venidosiendo modificado por sus errores de formulación. Por lo cual, la UDAI ya teníaconocimiento de esto, lo que debió ser consultado a esa unidad o esa unidaddebió de habérselos indicado. Ambos casos no sucedieron. v. Oficio deldepartamento de registro laboral, Guatemala diecisiete de noviembre de dos mildieciséis donde se indica a la unidad de acceso a la información pública que asolicitud del señor Erick Jacob Pérez Robles; indicando en su párrafo final que




dicho Registro no posee inscrito ninguna información referente a los manuales defunciones ni manuales de procedimiento administrativos para la contratación delpersonal en dichos Registro. h. Acuerdo Registral 37-2016 donde se considera la actualización de una nuevaestructura administrativa ajustado a requerimientos que la Contraloría General deCuentas exige, ya que la actual, no obedece a las necesidades dentro delSegundo Registro de la Propiedad y que en su por tanto ordena. 1. Iniciar con elproceso de modificación y actualización de los siguientes instrumentos: a. Manualde organización y funciones vigente, b. Reglamento de interno de trabajo vigente. i. Acta 15-2016 que fortalece y específica lo ordenado en el Acuerdo Registral37-2016 de fecha ocho de junio de dos mil dieciséis que en su parte conducenteindica iniciar con el proceso de modificación y actualización de los siguientesinstrumentos: a) Manual de Organización y funciones vigentes;” 1. que en suSEGUNDO punto indica literalmente: En virtud de lo indicado, se procede aregularizar los nombres de los cargos que operan y funcionan dentro de lainstitución, creando para ello los Cargos Nominales y modificando los nombres deCargos Funcionales del personal que trabaja en el Segundo Registro de laPropiedad. 2. Punto TERCERO: Se enlista el nombre del cargo anterior, cargonominal y cargo funcional. Donde se ACTUALIZA la organización administrativa,operativa y registral en su primera fase con los nombres de puestos de trabajo quese utilizan en la actualidad, así mismo la nueva denominación de los cargosnominales y funcionales. 3. punto cuarto del acta que dio vida al GLOSARIO deCARGOS en su primera fase. a. Se han ejemplificado inicialmente lasPROPUESTAS de perfiles de puesto de trabajo, b. Evolución de organigramadepartamentalizado. j. EJEMPLOS DE REGULARIZACIONES DE PERSONAL, lo cual CONFIRMA queSI se han realizado acciones administrativas que conllevan al proceso deactualizarlos y crear completamente NUEVOS manuales debido a que losanteriores NO funcionan. i. Acuerdo Registral 39-2016 licenciado GilbertoEstuardo Valle Flores, ii. Acuerdo Registral 52-2016 el Señor Edgar FranciscoGuzmán Díaz, iii. Acuerdo Registral 55-2016 que incluye a los siguientes: 1.Licenciado Francisco Chojolan Sam, 2. Señor Alejandro David Lucas Sajquim, iv.Acuerdo Registral 69-2016 que incluye al personal siguiente: 1. Angel VinicioCarranza Petz, 2. Gustavo Adolfo Tahay Choxom. v. Acuerdo Registral 70-2016del Señor Mario Chaj Gonzalez. vi. Acuerdo Registral 74-2016 del Licenciado LuisNery Cifuentes Maldonado. vii. Acuerdo Registral 75-2016 de las siguientespersonas: 1. Mario Alvaro Poroj Mazariegos, 2. Brenda Karina Medina Manzo y 3.Mynor Alberto Quiroa Cabrera. viii. Acuerdo Registral 76-2016 del personal: 1.




German Waldemar Reynosa López, 2. Cresencio Salvador Rodriguez Orellana, 3.Pablo Rafael Alvarez García y 4. Roderico Rene Avila Rojas. ix. Acuerdo Registral78-2016 ascenso del Lic. Luis Nery Cifuentes Maldonado. 3. Se incluye el oficio 463-2016/SRP/RRHH/WGG-ejp-wr que fue respuesta a lasolicitud requerida en oficios SRP-DAEAD-02-2016 y el SRP-DAEAD-OF-04-2016debido a una ampliación solicitada en donde se indica claramente: a. en su punto1 Reglamentos y acuerdos vigentes: se indica que no se pudo encontrardocumentación de soporte como acuerdo registral o administrativo que le desoporte legal. b. En el punto 2 estructura de la institución (organigrama general) enel inciso d) se indica claramente que NO responde a las necesidades de lainstitución, c. Inciso e) NO se ha encontrado ningún tipo de organigramadepartamentalizado, d. En el punto 3 Manual de Políticas: a) se indica NO se haencontrado ninguna documentación al respecto que le de soporte a un manual depoliticas. e. Punto 4 Manual de procedimientos y normas, se indica que al tratar deprocesar el flujo de actividades NO se puede desarrollar y que NO esta realizadode la manera adecuada. f. Punto 5 Manual del empleado, se hace una descripciónsucinta del porque el manual NO tiene validez se menciona los acuerdos demanera cronológica el 99-2013, 11-2014 y el 10-2015 y que al final no se obtuvoningún resultado positivo y que NO se encontró documentación de soporte quepermita analizar los cambios. g. Que en el párrafo final se indica literalmente: “porlo anteriormente descrito, la documentación encontrada no es satisfactoria, por lotanto, NO existen manuales, políticas, flujogramas, organigramas confiables. 4. Desde agosto de 2016 se ha implementado un programa especial de cursos decapacitación que permita la homogenización y mejora continua para fortalecer elcapital humano de la institución, no importando la jerarquía administrativa,tampoco el nivel de estudio, tampoco si es personal que fue contratado por estaadministración o administraciones anteriores; lo que se pretende es que el capitalhumano de la institución se incremente. Es así como se realizaron los siguientescursos: a. La primera acción que se tomó, fue un diagnóstico de necesidades decapacitación a través de procesos como: observación en los distintosdepartamentos, conversaciones y requerimientos de jefes de área y análisis de lacurricula del personal. A través de la observación, se pudo percibir cuales eran lasfortalezas y debilidades del personal, directamente en su área de trabajo y laforma en la que desempeñaban sus funciones, esto se confirmó de manera verbalcon los jefes de área a través de conversaciones y requerimientos de capacitaciónque ellos mismos realizaron al departamento de Recursos Humanos y finalmentese buscó información analizando la curricula de los colaboradores, estudiando suexperiencia, aptitudes, actitudes, formación académica y demás que se encontróen ese momento. b. Dentro del análisis de la curricula, se encontró que algunos delos colaboradores no cumplían con el perfil del puesto en el que se encontraban,sin embargo uno de los grandes retos de esta administración ha sido mejorar el




clima laboral, por lo que se consideró que realizar despidos masivos, seríacontraproducente a las gestiones que el departamento de Recursos Humanosquería realizar en el futuro, ya que causarían más temor y resistencia al cambio departe de los colaboradores. c. Por esta razón se buscó una estrategia quebeneficiará tanto al personal que ya se encontraba laborando en la institución,proporcionándoles las herramientas y habilidades que necesitan para mejorar ensu trabajo, así como a la institución, cerrando la brecha que existía entre dichoperfil y los colaboradores con los que ya se contaba. d. De esta manera seencontró como una posible solución, mediante la implementación de un plan decapacitación dirigido a mejorar primordialmente el servicio al usuario externo ytambién al usuario interno, para la mejora de la opinión pública y del clima laboral.A medida que se fue implementando este plan, se fueron encontrando nuevasnecesidades, por lo que se empezaron a orientar esfuerzos a un reordenamiento yuna reingeniería administrativa, con el objetivo de mejorar procesos tanto a niveladministrativo como operativo y que esto a su vez tenga un impacto positivo en elservicio al usuario externo. Es así que surge la necesidad de buscar apoyo paraeste proceso, contratando los servicios de Intecap no solo para cubrir las distintasdemandas de capacitación, sino también para realizar un diagnóstico institucionaly el respectivo apoyo de asesoría en las áreas que dicho diagnostico refleje. e. Enel plan de capacitación 2016 se llevaron a cabo 3 temas que se escogieron debidoa la necesidad urgente que reflejaban algunas áreas y que se verían beneficiadaspor los mismos, los cuales fueron: i. “Excelencia en el servicio al usuario” con unaduración de 5 horas y conformado por 20 participantes. ii. “Redacción en elServicio al Usuario” con una duración de 20 horas y conformado por 21participantes. iii. “Gestión administrativa” con una duración de 15 horas yconformado por 20 participantes. f. Todas las capacitaciones se trabajaron junto alInstituto Técnico de Capacitación y Productividad (Intecap), quienes cuentan confacilitadores especializados en cada uno de los temas que hemos requerido, conuna amplia experiencia en el área práctica de su especialidad. SE ADJUNTA ELINFORME COMPLETO. 5. CONCLUSIONES: a. Se ha demostrado que SI se han venido realizando lascorrecciones o readecuaciones de mérito con la variable administrativa que seestá trabajando en el completamente NUEVO manual de Organización yFunciones de la entidad tal cual lo ordenó el Acuerdo Registral 37-2016 de fechaocho de junio 2016 donde se considera la actualización de una nueva estructuraadministrativa ajustado a requerimientos que la Contraloría General de Cuentasexige, ya que la actual, no obedece a las necesidades dentro del SegundoRegistro de la Propiedad y que en su por tanto ordena iniciar con el proceso demodificación y actualización de los siguientes instrumentos: i. Manual deorganización y funciones vigente, ii. Reglamento de interno de trabajo vigente. b.Se ha demostrado en la cronología histórica de Acuerdos Registrales: i. AcuerdoRegistral 33-2013, ii. Acuerdo Registral 11-2014, iii. 3 oficios donde se solicita




ampliación de tiempo para la elaboración de manuales, iv. Acuerdo Registral10-2015 indica claramente en su segundo considerando que los manualessupuestamente vigentes están inconclusos y contienen funciones que no reflejanla práctica de los colaboradores del Segundo Registro de la propiedad c. El oficioenviado 463-2016/SRP/RRHH/WGG-ejp-wr en respuesta a los oficiosSRP-DAEAD-02-2016 y el SRP-DAEAD-OF-04-2016 donde se indica claramenteen todos y cada uno de sus incisos y que en su parte final indica: “por loanteriormente descrito, la documentación encontrada no es satisfactoria, por lotanto, NO existen manuales, políticas, flujogramas, organigramas confiables. d.Que el Acuerdo Registral 26-2016 donde se modifica el Departamento deRecursos Humanos y se incluyen las diferentes unidades de manera general perode manera específica se implementó la unidad de Planificación de normas yprocedimientos a cargo y bajo la responsabilidad del Ingeniero Erick Jacob PérezRobles. (acuerdo registral 6-2016) quien ha venido desempeñando y realizandolas propuestas y cambios aquí demostrados: i. Cambios propuestos en los perfiles,ii. Cambios propuestos en el organigrama departamentalizado. e. De estoscambios ya existe un nuevo catálogo de puestos de trabajo que detalla de maneranominal y funcional los puestos de trabajo y que permitirá iniciar el cambio total enla readecuación no solo de perfiles de trabajo sino también en la organizaciónfuncional y administrativa, según Acta 15-2016 en función de lo ordenado en elAcuerdo Registral 37-2016. i. Todas las regularizaciones laborales que seejemplificaron se realizaron con los oficiales operadores y oficiales certificadoresya se hicieron bajo los parámetros del nuevo catálogo. f. El programa decapacitaciones implementado a partir de agosto de 2016 nos permitirá mejorar elcapital humano no importando el nivel académico. Lo que provocará mejoracontinua y un mejoramiento cualitativo y cuantitativo de atención al usuario externoe interno. g. La documentación aquí presentada NUNCA fue requerida por lacomisión auditora por lo mismo no se hizo referencia a ella hasta este momento.Por nuestra parte siempre ha estado allí como parte de nuestras actividadesadministrativas.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo a la licenciada Diana Virginia de León Alconero, quienfungió como Directora de Recursos Humanos, por el período comprendido de 01de enero al 22 de febrero de 2016, en virtud que en sus medios de pruebasúnicamente indica que fue cambiada de puesto en fecha 22 de febrero del 2016 deDirectora de Recursos Humanos a Asistente de Recursos Humanosargumentando también que desde 6 de junio de 2016 las autoridades no le hanasignado funciones. Las acciones para la actualización del respectivo manualfueron tomadas por el nuevo Director de Recursos Humanos a partir del 30 demarzo del 2016, después de un diagnostico institucional. Se desvanece el hallazgo al Licenciado Walter Geovanny Guillen Aguilar, quien




fungió como Director de Recursos Humanos, por el período comprendido del 23de febrero al 31 de diciembre de 2016, en virtud que sustenta que toma posesióndel cargo el 23 de febrero y la primera acción es la realización de un diagnostico,institucional que fue entregado al Registrador Titular el 30 de Marzo de 2016donde explican la problemática existente y se dan los lineamientos a seguir parainiciar con el proceso de reestructuración administrativa. Hace una investigaciónrespecto a la vigencia del Manual de Organización de Funciones donde solicita pormedio de oficio RRHH0D099-2016 con fecha 23 de mayo del 2016 girado a laLicenciada Diana de Leon Alconero dicho manual ya que según Acuerdo Registral11-2014 tiene la función de actualizarlos. Por medio de Acuerdo Registral 26-2016se toma la acción de modificar la Dirección de Recursos Humanos, así mismoevidencia que se crean las diferentes unidades y la implementación de la unidadde Planificación de Normas y Procedimientos a cargo y bajo la responsabilidad delIngeniero Erick Jacob Pérez Robles. Según Acuerdo Registral 37-2016 con fecha8 de junio del 2016, se acuerda iniciar con el proceso de modificación yactualización del Manual de Organización y Funciones vigente. Se evidenciamedidas administrativas por parte del Director de Recursos Humanos paraactualizar el Manual de Organización de Funciones de la entidad. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS DIANA VIRGINIA DE LEON ALCONERO 3,562.50Total Q. 3,562.50

Hallazgo No. 5 Falta de control en la aprobación oportuna de las Normas de EjecuciónPresupuestarias CondiciónEn la cuenta 5122 Tasas, durante la evaluación de los Ingresos, se determinó quelas Normas de Ejecución Presupuestarias para el año 2016, contenidas en elAcuerdo Administrativo 01-2016, fueron aprobadas inoportunamente, por mediodel Acta número doce guión dos mil dieciséis (12-2016) cláusula cuarta de laComisión Nacional Registral de fecha once de julio de dos mil dieciséis, dondemanifiesta dicha Comisión, que el Licenciado Marco Arodí Zaso Pérez, solicita laaprobación de las Normas de Ejecución Presupuestarias, correspondientes al año




2016, mismas que no solicitó en su oportunidad, además el acuerdo deaprobación se encuentra en el libro de Acuerdos Administrativos, que no estaautorizado por el Juez de Primera Instancia. CriterioEl Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 1.4 Funcionamiento de los Sistemas,establece: “Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública,emitir los reglamentos o normas específicas que regirán el funcionamiento de lossistemas operativos, de administración y finanzas. El funcionamiento de todos lossistemas, debe enmarcarse en las leyes generales y específicas, las políticasnacionales, sectoriales e institucionales, así como las normas básicas emitidas porlos órganos rectores en lo que les sea aplicable.” y Norma 2.4 Autorización yRegistro de Operaciones, establece: “Cada entidad pública debe establecer porescrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno detodas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia sonaplicables a todos los niveles de organización, independientemente de que lasoperaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cadaservidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soportenecesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo.” CausaEl Registrador Titular y el Director de Presupuesto no solicitaron la aprobaciónoportuna a la Comisión Nacional Registral de las Normas de EjecuciónPresupuestarias para el año 2016. EfectoLa falta de aprobación oportuna de las Normas de Ejecución Presupuestarias,afecta el control y registro de los ingresos y gastos, además que dichas normasfueron aprobadas según Acuerdo Administrativo, contenido en libro no autorizado. RecomendaciónEl Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad y el Director dePresupuesto, deben considerar la Aprobación de las Normas de EjecuciónPresupuestarias por parte de la Comisión Nacional Registral previo al período parael cual serán implementadas. Comentario de los ResponsablesEn Memorial, de fecha 2 de mayo de 2017, el Licenciado Ángel Estuardo BarriosIzaguirre, quien fungió como Registrador Titular, por el período comprendido del 1de enero al 11 de febrero de 2016, manifiesta: “A este respecto quiero aclarar quela honorable COMISION NACIONAL REGISTRAL goza de total independencia de




criterio para poder establecer las fechas de sus sesiones de conformidad con laley y por lo tanto el suscrito en el tiempo referido supra, y que endilgan en dichohallazgo no tenía la potestad de obligar o convocar a dicha comisión para laaprobación a que se refiere, por lo que durante el periodo respectivo dichaCOMISION NACIONAL REGISTRAL no se reunió por lo que no fue posible laaprobación referida y que con posterior fecha se realizó por lo que escapa de misdeberes obligar a una reunión a un ente superior, responsabilidad que en todo encaso es inherente a la comisión nacional Registral.” En oficio sin número, de fecha 2 de mayo de 2017, el Licenciado Marco ArodiZaso Pérez, quien fungió como Registrador Titular, por el período comprendido del12 de febrero al 31 de diciembre de 2016, manifiesta: “Este hallazgo DEBE SERDESVANECIDO EN SU TOTALIDAD y como consecuencia NO se debe confirmarpor lo siguiente: 1. La fundamentación jurídica que pretende darle vida a dichohallazgo es inexistente en el mismo, en virtud de que dentro la formulaciónrealizada en ningún momento se establece con total claridad y precisión la normajurídica inobservada, alterada, infringida, o violentada; contrario sensu, se citannormas jurídicas específicas que permiten ilustrar que la actividad realizada –lasolicitud de aprobación de normas presupuestarias-, no es un actividad quefácticamente de vida a un hallazgo. El hallazgo formulado únicamente se limita aemitir un criterio temerario en cuanto a que “… las Normas de ejecuciónpresupuestaria para el año 2016, contenidas en Acuerdo Administrativo 01-2016,fueron aprobadas inoportunamente, por medio del Acta número 12-2016 cláusulacuarta de la Comisión Nacional Registral de fecha once de julio de dos mildieciséis…”, empero, con criterio sesgado, omite citar la normativa jurídica en lacual se finca –situación que flagrantemente atenta en contra del debido proceso yel derecho de defensa, puesto que no se sabe que normas jurídicas fueron lasinfringidas, violentadas, y/o inobservadas, consecuencia lógica, en función de quenormativa debe girar la esfera de la defensa. 2. Es importante recalcar que el principio constitucional del imperio de la ley seextiende a todas las personas habitantes de la República, y en demasía a losfuncionarios públicos –me refiero acá con especial énfasis a la comisión deAuditores de la Contraloría General de Cuentas que formula y sostiene elhallazgo--; y todos los actos que se encuentren fuera de ese imperio de la ley sonnulos ipso jure, en ese hilo conductor de ideas el hallazgo formulado debe serdesvanecido en su totalidad, esto porque a luz de la Norma 1.4, del acuerdoNúmero 09-03 del Jefe de la contraloría General de Cuentas (norma citada en elHallazgo), es clara al establecer que: “… El funcionamiento de todos los sistemasdebe enmarcarse en las leyes generales y especificas…” Y el Segundo Registrode la Propiedad, es un ente de Derecho Público sui genereis, que tiene suspropias leyes generales y especificas puesto que es una institución jurídica deorden constitucional en virtud de que esta creada por la Constitución Política de




nuestra República en su artículo 230; en los artículos 1124 al 1250 del código civil,y que se rige conforme al acuerdo gubernativo 30-2005 del Presidente de laRepública; amén el manual de clasificaciones presupuestarias para el sectorPublico de Guatemala establece en el numeral 2.8 que para fines del presenteclasificador institucional (nótese que es la clasificación gubernamental oficial de laadministración pública) la categoría “Administración Central” está constituida por loorganismos el Estado que ejercen el poder legislativo, judicial y ejecutivo en todoel territorio nacional, y otras instituciones clasificadas dentro de la administraciónpública como órganos de control jurídico, administrativo y órganos de controlpolítico, dentro del cual incluye al Segundo Registro de la Propiedad, en virtud desu naturaleza sui generis. Lo que quiere decir que al momento de que el SeñorRegistrador titular del Segundo Registro de la Propiedad, Lic. Marco Arodi ZasoPérez solicita a la Comisión Nacional Registral la aprobación de las Normas deejecución presupuestaria correspondientes al año 2016, se cumple con loestablecido en el artículo 39 numeral 3. del Acuerdo Gubernativo 30-2005Reglamento de los Registros de la Propiedad. Y este artículo, al igual que latotalidad de dicho reglamento, es de cumplimiento y observancia ESPECIFICA(por lo tanto encuadra y se cumple con lo establecido en la Norma 1.4, delacuerdo Número 09-03 del Jefe de la contraloría General de Cuentas), y talreglamento no establece en ninguna parte la temporalidad en la cual deba depresentarse la solicitud de aprobación de normas de ejecución presupuestaria(esto debido a lo fluctuante del presupuesto de la institución pues no recibe aportealguno del presupuesto general de ingresos y egresos del Estado); por lo tantodicha solicitud de aprobación puede presentarse en cualquier momento, puestoque, recalcamos, no existe un plazo establecido taxativamente en la ley especificaaplicable. 3. Dentro del Proceso Administrativo es oportuno indicar que el Marco Conceptualdel Sistema de Auditoria Gubernamental, numeral I. “Generalidades”, 1.“Definiciones”, 1.1 “Control del sector gubernamental”, refiriéndose a las accionesdel ente Contralor establece en el segundo párrafo “Su acción va más allá de lasimple revisión de los registros contables y de la gestión financiera pura; abarca laevaluación de los sistemas y los resultados operacionales con base a criterios deprobidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía y equidad, con que se hanrealizado las operaciones, y la actuación de los servidores y administradorespúblicos en el desempeño de sus funciones.”, por tanto debe observarse que elpresupuesto del Segundo Registro de la Propiedad es aprobado por la ComisiónNacional Registral, atendiendo a sus funciones específicas, en acta 18-2015 defecha 14 de diciembre de 2015. Es importante indicar que mediante Acuerdo Gubernativo del Ministerio deGobernación número 21, de fecha 11 de febrero de 2016, fui nombrado comoRegistrador Titular, del Segundo Registro de la Propiedad, cargo que desempeño




a la fecha, es decir a partir de ese nombramiento y luego de tomar posesión debodesempeñarme y ajustarme a las obligaciones relativas al cargo, correspondehacer notar entonces que ciertamente la gestión del presupuesto para el periodoque la Comisión de Auditoría tiene a bien examinar, año 2016, se genera en unperiodo distinto al que mi persona puede conocer, sin embargo como bien se haindicado al establecer las debilidades en cuanto a los procesos de la institución,me conduje y gestioné de forma proactiva los instrumentos que generen losresultados operacionales con base a criterios de probidad, eficacia, eficiencia,transparencia, economía y equidad -entiéndase normas de ejecuciónpresupuestaria-, con lo anterior reconfirmo que mi proceder no atenta normaalguna, inclusive promueve la correcta aplicación de los criterios indicados,mismos que son los que deben regir el actuar de los profesionales que tienen a sucargo el examen de Auditoría. DOCUMENTACION RELACIONADA: 1) AcuerdoGubernativo del Ministerio de Gobernación número 21, de fecha 11 de febrero de2016. 2) Acta de Comisión Nacional Registral, número 18-2015 de fecha 14 dediciembre de 2015.” En Memorial, de fecha 2 de mayo de 2017, el Licenciado Ariel Amilcar TacamSum, quien fungió como Director de Presupuestos, por el período comprendido del01 de enero al 31 de diciembre de 2016, manifiesta: “Como Director dePresupuesto mi función se limita a elaborar las Normas de EjecuciónPresupuestaria para el año 2016 y hacerlas del conocimiento del SeñorRegistrador Titular para que pueda realizar el Acuerdo Administrativo y solicitar elpunto de aprobación ante la Comisión Nacional Registral como lo establece elArtículo 37 del Acuerdo Gubernativo 30-2005 que literalmente dice: Convocatoria.La convocatoria a sesiones la hará el Presidente de la misma o tres de susmiembros titulares. En la agenda de las sesiones se incluirán el o los puntos queproponga cualesquiera de sus integrantes. Y en el Articulo 39 en el Numeral 3 queliteralmente dice: Aprobar los proyectos de presupuesto que sometan a suconsideración los Registradores, supervisar y aprobar su correspondienteejecución; Y como consta en el Acuerdo Administrativo 1-2016 de fecha 19 defebrero de 2016, se evidencia la entrega de las Normas de EjecuciónPresupuestaria a la Autoridad Superior de la Institución, que según en los artículosantes mencionados del Acuerdo Gubernativo 30-2005, es el encargado de solicitardicho punto de agenda y proponer su aprobación a la Comisión Nacional Registral.Por lo anterior se evidencia el CUMPLIMIENTO en la elaboración de las Normasde Ejecución Presupuestarias a su debido tiempo teniendo en consideración quela Ejecución de Presupuesto dio inicio en el mes de Febrero 2016.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo al Licenciado Ángel Estuardo Barrios Izaguirre, quienfungió como Registrador Titular por el período comprendido del 1 de enero al 11de febrero de 2016, en virtud que las pruebas de descargo presentadas en




memorial de fecha 2 de mayo de 2017, adjunta copia del Acuerdo Gubernativo No.23 del Presidente de la Republica, donde es nombrado como Registrador el día 22de abril de 2015, el cual no lo eximen de responsabilidad, toda vez que la Normasde Ejecución Presupuestaria 2016 debieron ser aprobadas en el período previo asu implementación, período en el cual el Licenciado Ángel Barrios se encontrabacomo Registrador Titular. Se desvanece el hallazgo al Licenciado Marco Arodi Zaso Pérez, quien fungiócomo Registrador Titular por el período comprendido del 12 de febrero al 31 dediciembre de 2016, en virtud que las pruebas de descargo presentadas en oficiosin número de fecha 2 de mayo de 2017, adjunta copia del Acuerdo GubernativoNo. 21 del Presidente de la República, donde es nombrado como Registrador eldía 11 de febrero de 2016, el cual lo eximen de responsabilidad, toda vez que laNormas de Ejecución Presupuestaria 2016 debieron ser aprobadas en el períodoprevio a su implementación, Se confirma el hallazgo al Licenciado Ariel Amilcar Tacam Sum, quien fungió comoDirector de Presupuesto por el período comprendido del 1 de enero al 31 dediciembre de 2016, en virtud que en las pruebas de descargo presentadas enmemorial de fecha 2 de mayo de 2017, adjunta el Acuerdo Administrativo No.01-2016, de fecha 19 de febrero de 2016, que incluye las Normas de EjecuciónPresupuestarias a lo cual manifiesta que el traslado en tiempo dichas normas parasu aprobación, refiriéndose a la fecha de dicho Acuerdo, sin embargo se evidenciaque las Normas no fueron entregadas oportunamente, considerando que debieronser aprobadas oportunamente previo a su ejecución. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 20, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesREGISTRADOR TITULAR ANGEL ESTUARDO BARRIOS IZAGUIRRE 150,600.00DIRECTOR DE PRESUPUESTO ARIEL AMILCAR TACAM SUM 13,200.00Total Q. 163,800.00

Hallazgo No. 6 Falta de conciliación de saldos CondiciónEn la cuenta 1112 Bancos, se determinó que según el Sistema de ContabilidadIntegrada -SICOIN-, reporte R00805994.rpt Resumen Conciliación Bancaria, no serealizó la conciliación de saldos, de las siguientes cuentas:




No. DE

CUENTANOMBRE DE LA CUENTA BANCO SALDOS AL 31/12/2016

BANCO TESORERIA

300465195 Segundo Registro de la Propiedad(Ingresos de Mazatenango)

G&T Continental Q (4,627,147.38) Q -

1591753912 Fideicomiso Segundo Registro de laPropiedad

Industrial Q (143,169.42) Q 1,277,888.30

441228781 Segundo Registro de la Propiedad (VISANET)

BAC/Reformador Q (64,139.19) Q 6,961.86


100007153 Segundo Registro de la Propiedad Industrial Q (3,135,640.89) Q 1,175.54

300059105 Cuenta Depositos RGP y Agencias G&T Continental Q (3,761,197.54) Q 1,080.90

3034068547 Segundo Registro de la Propiedad Banrural Q 54,690.54 Q 352,183.92

100007476 Segundo Registro de la Propiedad Industrial Q (69,921.40) Q 57,040.11

3034165798 Segundo Registro de la Propiedad Banrural Q 1,310,701.51 Q 1,282,657.71


630000339 Segundo Registro de la Propiedad BAC/Reformador Q (1,291,454.03) Q 440.00


3827006085 Segundo Registro de la Propiedad(Modernizacion)

Banrural Q 3,681,074.71 Q 2,851,897.80

CriterioEl Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 5.7, Conciliaciones de Saldos, establece: “Lamáxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Dirección deContabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos para laadecuada y oportuna conciliación de saldos. Las unidades especializadas debenrealizar las conciliaciones de saldos de acuerdo a la normatividad emitida por laDirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cadaentidad, quienes velarán, en su respectivo ámbito, porque se apliquen losprocedimientos de conciliación de saldos de una manera técnica, adecuada yoportuna." Asimismo, la Norma 6.16, Conciliación de Saldos Bancarios, establece:“El Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Tesorería Nacional y laautoridad superior de cada entidad pública a través de las unidadesespecializadas, velarán porque se concilie oportunamente los saldos bancarioscon los registros contables. Tesorería Nacional y las unidades especializadas delos entes públicos deben diseñar los procedimientos que permitan efectuar laconciliación de saldos en bancos, en forma diaria, semanal o mensual, con lasconciliaciones bancarias preparadas por la Dirección de Contabilidad del Estado ylas unidades de contabilidad de los entes públicos.” CausaEl Director Financiero, Tesorero y Contador General, no realizaron losprocedimientos correspondientes de revisión de las conciliaciones bancarias quemuestra el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-, ya que las mismas noreflejan saldos conciliados.




EfectoDeficiencia en el control interno, ya que los saldos que refleja el Sistema deContabilidad Integrada -SICOIN- no es razonable y confiable para la toma dedecisiones. RecomendaciónEl Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad, debe girarinstrucciones al Director Financiero y Contador General, a efecto de implementarpolíticas y procedimientos que permita un mejor control de las conciliacionesbancarias que muestran el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- y que lasmismas reflejen saldos conciliados. Comentario de los ResponsablesEn oficio CGC-HDCI. No. 001-2017, de fecha 02 de mayo de 2017, losLicenciados Miriam Yolanda Morales Cahuex, quien fungió como ContadorGeneral, por el período del 21 de abril al 31 de diciembre de 2016, María GabrielaGuevara Orozco, quien fungió como Tesorera, por el período del 19 de mayo al 31de diciembre de 2016, Nelsin Elvin Santos Mazariegos, quien fungió comoContador General, por el período del 01 de enero al 21 de abril de 2016, MiguelÁngel Mejía Xiloj, quien fungió como Director Financiero, por el períodocomprendido 19 de septiembre al 31 de diciembre de 2016 y Azucena MarisolPérez Gamarro, quien fungió como Tesorera, por el período del 01 de enero al 19

Respecto a éste posible hallazgo nos permitimosde mayo de 2016, manifiestan: “indicar lo siguiente: 1. Que el Reporte R00805994 –SICOIN del Sistema de Contabilidad Integrada -Resumen Conciliación Bancaria el cual fue tomado como base del posiblehallazgo, presenta saldos diferentes a los de Tesorería por las siguientes razones:a. El Segundo Registro de la Propiedad, en aras de implementar el adecuadocontrol interno, que permita consistencia y claridad en las operaciones, a partir delaño 2016, implementa la depuración de cuentas bancarias, la figura de la cuentaúnica y Conciliaciones Bancarias en Línea a través de la plataforma informática SICOIN DES. b. Se emite el acuerdo administrativo 02-2016 de fecha nueve deagosto de 2016, con el que se instruye el proceso de depuración y adopción de la

DCE-DIC-105-2016 figura de cuenta Única. c. Mediante Oficio de fecha 29 deLic Jose Abel Culajay Lopez agosto de 2016, emitida por . , Jefe del departamento

de Implementación y Capacitación, de la Dirección de Contabilidad del Estado, elMaria cual indica “… se informa que se nombra a los Licenciados Concepción de

Hernandez Ibarra Hernandez Harold Andrew Reyes , Héctor Manuel y EscobarFuentes, para brindar el seguimiento, asesoría y capacitación en el proceso deimplementación del módulo de Conciliaciones Bancarias en en Línea, del Sistema

–Sicoin de Contabilidad Integrada Des-, quienes deberán coordinar las reuniones




que sean necesarias con el personal del Segundo Registro de la Propiedad, paraser atendidas en las instalaciones de este Ministerio.” d. Las cuentas registradas

Sicoin en de los Bancos G&T Continental No.300465195 Segundo Registro de laPropiedad (Ingresos de Mazatenango); Industrial No.1591753912 FideicomisoSegundo Registro de la Propiedad; BAC/Reformador No.441228781 SegundoRegistro de la Propiedad (VISA/NET); BAC/Reformador No.620000176 SegundoRegistro de la Propiedad; Industrial No.100007153 Segundo Registro de laPropiedad; G&T Continental No.300059105 Cuenta Depósitos RGP y Agencias;Industrial No.100007476 Segundo Registro de la Propiedad; BAC/ReformadorNo.620000362 Segundo Registro de la Propiedad; BAC/ReformadorNo.630000339 Segundo Registro de la Propiedad; BAC/ReformadorNo.441143354 Segundo Registro de la Propiedad; Banrural No.3034068547Segundo Registro de la Propiedad; Banrural No.3034165798 Segundo Registro dela Propiedad; durante el año 2016 se encontraban en el proceso de depuración, por lo tanto dichas cuentas se concilian de forma manual, conciliaciones quepresentan los saldos “cuadrados” , las mismas fueron entregadas a la comisión deAuditoría según oficios CGC-UDAF-DF-003-2016; CGC-UDAF-DF-007-2016; CG/MYMC085-2016; CGC-UDAF-DF-003-2017; CG/MYMC008-2017. Lascuentas anteriormente descritas no están asociadas a SICOIN, por lo que nopresentaran saldos conciliados en SICOIN. e. La cuenta de Banrural No.3827006085 Segundo Registro de la Propiedad, fue asociada el 29 septiembre de2016, debido al proceso de implementación del Módulo de Conciliación Bancariaen Línea, esta conciliación se realizó de forma manual la cual se trasladó a lacomisión de Auditoría según oficios CGC-UDAF-DF-003-2016 yCG/MYMC008-2017 correspondientes a los meses de abril a diciembre 2016. Seadjunta copia simple del Oficio UDAF-TES-066-2016 en donde se solicitó laasociación de cuentas a SICOIN. f. Adjuntamos asimismo los reportes de SICOINR00805994 de las cuentas que fueron asociadas a SICOIN y cuyo saldo de Bancoy Tesorería se encuentran conciliados por haberse realizado las conciliaciones enel Modulo de Conciliaciones de SICOIN habiendo concluido satisfactoriamente elproceso, las cuentas son: Banrural No.3827006049 Segundo Registro de laPropiedad, Banrural No.3827006053 Segundo Registro de la Propiedad, BanruralNo.3827006099 Segundo Registro de la Propiedad y Banrural No. 3827006104Segundo Registro de la Propiedad. 2. Es necesario reiterar que durante el año 2016 se realizaron procesos para laimplementación de las conciliaciones en SICOIN para trabajar de acuerdo a lossistemas gubernamentales implementados en el Segundo Registro de laPropiedad, por lo que a continuación se indica el proceso: a. El 27 de julio sesolicitó a la Licenciada Clara Luz Hernández, Directora de Contabilidad delEstado, del Ministerio de Finanzas la capacitación para realizar las conciliacionesen SICOIN. b. El 2 de septiembre se confirma que se podría recibir la capacitaciónel 13 de septiembre en el Ministerio de Finanzas respecto a las Conciliaciones en




SICOIN. c. El 20 de septiembre se solicitó a Banrural que se realizará laasociación de cuentas a SICOIN, para realizar la carga de información desde suplataforma a SICOIN. d. El 30 de septiembre se realizó la asociación de lascuentas solicitadas entre Banrural y SICOIN. Dicho proceso así como ladocumentación que lo respalda debe ser analizado y evaluado por la Comisión deAuditoria, aplicando lo dispuesto en las Normas de Auditoria Gubernamental,numeral 1.5 Objetividad: “La objetividad es una actitud mental que le permite alauditor del sector gubernamental analizar todos los componentes de los hechoexaminados, para documentar con evidencia suficiente, competente y pertinentelos hallazgos que presente en su informe.”, criterio que debe estar estrictamenteligado con los establecido en el Marco Conceptual del Sistema de AuditoriaGubernamental, numeral I. “Generalidades”, 1. “Definiciones”, 1.1 “Control delsector gubernamental”, refiriéndose a las acciones del ente Contralor establece enel segundo párrafo “Su acción va más allá de la simple revisión de los registroscontables y de la gestión financiera pura; abarca la evaluación de los sistemas ylos resultados operacionales con base a criterios de probidad, eficacia, eficiencia,transparencia, economía y equidad, con que se han realizado las operaciones, y laactuación de los servidores y administradores públicos en el desempeño de susfunciones.” 3. Con base en la objetividad que es imprescindible en el proceso del examen deauditoria, debe observar que en la formulación del Hallazgo No. 6, “Falta deconciliación de saldos”, no se determina la temporalidad de la responsabilidad delos siguientes puestos, Contador General, Tesorera, Director Financiero, ya que sedan momentos que es preciso definir, 1) Contador General, Licda. Miriam YolandaMorales Cahuex, 21 de abril de 2016, 2) Tesorera, Licda. María Gabriela GuevaraOrozco, 19 de mayo de 2016. 3) Lic. Miguel Angel Mejía Xiloj, 19 de septiembre de2016; por lo que no puede atribuirse bajo una misma formulación de hallazgo, unsolo esquema a observar, sería pertinente delimitar de forma exacta, laresponsabilidad pertinente, y la oportunidad de cada funcionario, para asísustentar objetivamente el criterio vertido. 4. Base Legal: La base legal en la que nos basamos indica: e. Normas General deControl Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas, específicamentelas Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General 1.12DOCUMENTOS DE RESPALDO. Toda operación, cualquiera sea su naturaleza,que realicen las entidades públicas, deberá contar con la documentaciónnecesaria y suficiente que la respalde, y demuestre que se ha cumplido con losrequisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad. Dichadocumentación deberá contener la información adecuada, por cualquier medio quese produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cadaoperación y para facilitar su análisis. f. 6. NORMAS APLICABLES A TESORERÍA.6.16 CONCILIACION DE SALDOS BANCARIOS. El Ministerio de Finanzas




Públicas a través de la Tesorería Nacional y la autoridad superior de cada entidadpública a través de las unidades especializadas, velarán porque se concilieoportunamente los saldos bancarios con los registros contables. TesoreríaNacional y las unidades especializadas de los entes públicos deben diseñar losprocedimientos que permitan efectuar la conciliación de saldos en bancos, enforma diaria, semanal o mensual, con las conciliaciones bancarias preparadas porla Dirección de Contabilidad del Estado y las unidades de contabilidad de los entespúblicos. De acuerdo a la base legal citada, el Segundo Registro de la Propiedadcuenta con los documentos de respaldo necesarios que confirman que los saldosindicados se encuentran debidamente conciliados entre Banco y Tesorería, secuenta con los documentos que respaldan la razón por la cual en SICOIN sedepuraron varias cuentas de los diferentes bancos del sistema con los quetrabajamos y los documentos que respaldan el proceso de implementación de lasconciliaciones en SICOIN. Asimismo que dicha función corresponde aContabilidad General y no a Tesorería según la norma aplicable de Control Internoemitido por Contraloría General de Cuentas.” En oficio sin número, de fecha 02 de mayo de 2017, la Licenciada MagdaEsmercinda Gramajo Escobar, quien fungió como Directora Financiera, por el período comprendido del 01 de enero al 19 de septiembre de 2016, manifiesta:“Relacionado con el presente hallazgo manifiesto mi total inconformidad, asimismopresento las pruebas de desvanecimiento siguientes: Dentro de la Dirección Financiera si existe las conciliaciones saldos, de acuerdo ala normativa vigente en ese periodo dentro de la institución, los saldos siemprefueron conciliados de una manera técnica, adecuada y oportuna, de formamensual. Según las Normas Generales De Control Interno Gubernamental, Norma 6.16,Conciliación De Saldos Bancarios, donde establece: “El Ministerio de FinanzasPúblicas a través de la Tesorería Nacional y la autoridad superior de cada entidadpública a través de las unidades especializadas, velarán porque se concilieoportunamente los saldos bancarios con los registros contables. TesoreríaNacional y las unidades especializadas de los entes públicos deben diseñar losprocedimientos que permitan efectuar la conciliación de saldos en bancos, enforma diaria, semanal o mensual, con las conciliaciones bancarias preparadas porla Dirección de Contabilidad del Estado y las unidades de contabilidad de los entespúblicos.” Como lo especifica dicha norma el departamento indicado para realizardichas conciliaciones bancarias es el Área de Contabilidad, la cual realizo dichasconciliaciones de acuerdo a las normativas vigentes.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo al Licenciado Nelsin Elvin Santos Mazariegos, quien




fungió como Contador General por el período comprendido del 1 de enero al 21 deabril de 2016, en virtud que según Acuerdo Número 09-03, del Jefe de laContraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, Norma6.16, establece que el Departamento indicado para realizar las conciliacionesbancarias son las Unidades de Contabilidad de los entes Públicos, y según oficioCGC-HDCI. No.001-2017 de fecha 2 de mayo de 2017, no demuestrandocumentalmente que las conciliaciones bancarias del Sistema de ContabilidadIntegrada SICOIN, muestren saldos iguales; a pesar que la norma antes descritaindica que las conciliaciones deben estar oportunamente conciliadas en formadiaria semanal o mensual las conciliaciones preparadas por la Dirección deContabilidad del Estado que es la entidad que administra el SICOIN y las unidadesde contabilidad de los entes públicos, así mismo adjunta oficios de traslado de lasconciliaciones bancarias las cuales entregaron conciliadas únicamente de formamanual, no así las conciliaciones del SICOIN del módulo de Tesorería, las cualesno muestran saldos iguales. Se confirma el hallazgo a la Licenciada Magda Esmercinda Gramajo Escobar,Directora Financiera durante el período del 01 de enero al 19 de diciembre de2016, en virtud que en oficio sin número de fecha 2 de mayo de 2016, nodemuestran documentalmente que las conciliaciones bancarias del Sistema deContabilidad Integrada SICOIN, muestren saldos iguales; asimismo porquemanifiesta que el Departamento indicado para realizar las conciliaciones bancariases el área de Contabilidad, la cual realizó dichas conciliaciones de acuerdo a lasnormas vigentes, sin embargo dicha área de contabilidad forma parte de Unidadde Administración Financiera, cuya responsabilidad de dicha unidad es laDirectora Financiera UDAF, es importante mencionar que las conciliacionesbancarias motivo del presente hallazgo son las que refleja el SICOIN en el módulode Tesorería, las cuales no muestran saldos iguales. Se desvanece el hallazgo al Licenciado Miguel Ángel Mejía Xiloj, quien fungiócomo Director Financiero por el período comprendido del 19 de septiembre al 31de diciembre de 2016, en virtud que según Oficio CGC-HDCI. No.001-2017manifiesta que desde el 27 de julio de 2016 se inicia el proceso de implementacióndel módulo de conciliaciones bancarias en línea, solicitando al Ministerio deFinanzas la capacitación para realizar las conciliaciones en SICOIN, con lo cual seconcluye que el proceso fue previo a ocupar el puesto de Director Financiero. Se desvanece el hallazgo a la Licenciada Miriam Yolanda Morales Cahuex, quienfungió como Contador General por el período comprendido del 21 de abril al 31 dediciembre de 2016, en virtud que según Oficio CGC-HDCI. No.001-2017 adjuntacopia del oficio CG/MYMC-085-2016 de fecha 19 de diciembre de 2016, es la




persona que inicia el proceso de implementación del módulo de conciliacionesbancarias en línea, solicitando el día 27 de julio al Ministerio de Finanzas lacapacitación para realizar las conciliaciones en SICOIN.

desvanece Gabriela Guevara Orozco, Se el hallazgo a la Licenciada María quien fungió como Tesorera por el período comprendido del 19 de mayo al 31 de

Marisol Gamarro fungió diciembre de 2016 y Azucena Pérez quien como Tesorerapor el período comprendido del 1 de enero al 19 de mayo de 2016, en virtud que

SICOIN las conciliaciones en no son responsabilidad de Tesorería según seCGC-HDCI. manifestó en el Oficio No.001-2017, fundamentados en el Acuerdo

Contraloría Número 09-03, del Jefe de la General de Cuentas, Normas Generalesde Control Interno, Norma 6.16, donde se establece que el Departamento indicadopara realizar las conciliaciones bancarias son las Unidades de Contabilidad de losentes Públicos. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 10, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesCONTADOR GENERAL NELSIN ELVIN SANTOS MAZARIEGOS 5,650.00DIRECTORA FINANCIERA MAGDA ESMERCINDA GRAMAJO ESCOBAR 7,250.00Total Q. 12,900.00

Hallazgo No. 7 Incumplimiento a normativa en el uso del Fondo Rotativo CondiciónEn el Programa 11 Administración Registral, al evaluar los Fondos Rotativos, sepudo constatar que han incumplido con la normativa interna, las facturascanceladas no llevan la autorización del Director Administrativo y Financiero, elDepartamento de Auditoría Interna no efectuó revisión previa o posterior, sobre loscomprobantes de soporte de los gastos y arqueos. Asimismo, se detectaron otrasdeficiencias que se detallan a continuación: a) Se cancelaron facturas con montos mayores a lo que establece el reglamento, yestos pagos no corresponden a energía eléctrica, agua, telefonía y tampocofueron cancelados con el fondo del despacho superior.

No.

Fondo

Nit Proveedor Entrada Factura Otro

Documento

Fecha Monto Renglón

presupuestario

Operado

2 43397980 RAMOS RODRIGUEZ LUIS ALBERTO 6 B-201 25/01/2016 Q575.00 174





2 30473772 LOPEZ IXCOLIN DE LUX YESSENIA

KARINA

7 A1-45 01/02/2016 Q900.00 299

2 20575920 REYES LOPEZ ALBA LORENA 6 CC-1461 02/02/2016 Q330.00 291

2 10133070 MONTERROSO CASTILLO HERBERT

YOVANNY

6 B-138 18/02/2016 Q500.00 199

2 17811147 OCAÑA CHOXOM JOSE VICENTE 6 C-3212 05/02/2016 Q307.00 122

2 4496035 XICARA PAC RIGOBERTO 6 A-77 05/02/2016 Q600.00 171

2 68474296 REYES GONZALEZ CLAUDIA ROCIO 6 A-10883 06/02/2016 Q512.00 211

2 904945 POLLO CAMPERO SOCIEDAD

ANONIMA

6 48E-360879 06/02/2016 Q500.00 211

2 81436610 JUAREZ SANCHEZ DE CABRERA

OLGA

6 A-600 23/02/2016 Q544.00 297

2 8775915 ORDOÑEZ DE LEON SELVIN

FERNANDO

6 A1-1009 25/02/2016 Q500.00 168

2 7378106 OPERADORA DE TIENDAS,

SOCIEDAD ANONIMA

7 M429807-248970 04/03/2016 Q342.90 299

2 5149614 CALDERON SIGNOR DANIEL JAIME 6 A-9233 16/03/2016 Q350.00 244

2 16907469 ESTRADA Y ESTRADA ISRAEL 7 A-25125 07/04/2016 Q330.00 299

2 16907469 ESTRADA Y ESTRADA ISRAEL 7 A-25130 08/04/2016 Q865.00 299

2 12071749 ULIN IXTABALAN ERWIN LEONARDO 7 A-42922 18/04/2016 Q960.00 297


2 16118782 PEREZ AVILA REYNA ISABEL 7 G-4253 28/04/2016 Q475.00 299

2 48571490 GALE SOCIEDAD ANONIMA 7 D-4348 28/04/2016 Q480.00 299

2 979767 DISTRIBUIDORA ELECTRONICA

SOCIEDAD ANONIMA

7 33B-98244 28/04/2016 Q699.00 299

2 979767 DISTRIBUIDORA ELECTRONICA

SOCIEDAD ANONIMA

9 33A-59447 04/05/2016 Q699.00 284

2 1352016 QUIROA MONZON OSCAR ROLANDO 9 A1-40 05/05/2016 Q425.00 299

2 30473772 LOPEZ IXCOLIN DE LUX YESSENIA

KARINA

9 A1-86 09/05/2016 Q400.00 299

2 4496035 XICARA PAC RIGOBERTO 9 A-81 20/05/2016 Q450.00 162

2 66154502 CORPORACION NETA INFORMATICA,

SOCIEDAD ANONIMA

9 C-126500 24/05/2016 Q420.00 297

2 2122413 HUERTAS BARRIOS OSCAR LUIS 11 E-607 09/06/2016 Q391.00 291



2 2703815 GARCIA NIMATUJ MARIO EFRAIN 11 C-13639 14/06/2016 Q364.08 291

2 4677994 SAMAYOA AVILA DE DIAZ OFELIA 11 B-22274 15/06/2016 Q595.00 291/299/233

2 48571490 GALE SOCIEDAD ANONIMA 11 B-33845 15/06/2016 Q480.00 233

2 26672928 CHAJ HILARIO DOMINGO 11 C-923 21/06/2016 Q375.00 268


2 17517583 UNIVERSIDAD DEL VALLE DE

GUATEMALA

12 RC-CCE8000000063164 22/07/2016 Q1,045.00 249


GUATEMALA

12 RC-CCES000000063165 25/07/2016 Q700.00 249


GUATEMALA

12 RC-CCE8000000063164 22/07/2016 Q1,045.00 249

2 6297803 QUIÑONEZ VELASQUEZ MANUEL

FELIPE

12 AB-117 28/07/2016 Q550.00 162

2 18199003 ALVARADO CHAVEZ DE HERNANDEZ

GLADIS LETICIA

12 A1-6910 29/07/2016 Q468.00 122

2 28272846 JUAREZ ALVAREZ SEBASTIAN

MOISES

12 D-3913 29/07/2016 Q321.00 299/269/283


MOISES

13 D-3933 01/08/2016 Q375.00 299


MOISES

13 D-4256 03/08/2016 Q425.00 289/299/283


2 4413148 HERNANDEZ RIOS ISRAEL MELITON 13 A1-1040 08/08/2016 Q520.00 231

2 7559852 TALE OSCAR ISRAEL 13 A-7500 22/08/2016 Q698.00 269






2 40091570 SEGUNDO REGISTRO DE LA

PROPIEDAD

16 2323354 20/09/2016 Q550.00 195

2 42780454 ARGUETA ELIAS DE GONON ALBA

MAGALY

16 A1-962 20/09/2016 Q444.00 283

2 6297803 QUIÑONEZ VELASQUEZ MANUEL

FELIPE

17 AB-140 05/10/2016 Q700.00 162

Total Q25,966.73

b) Las facturas no tienen la razón que justifique el gasto.

No.

Fondo


Documento


presupuestario

Operado

2 66154502 CORPORACION NETA INFORMATICA,

SOCIEDAD ANONIMA

6 C-115815 28/01/2016 Q40.00 291

2 42780454 ARGUETA ELIAS DE GONON ALBA MAGALY 6 A1-393 02/02/2016 Q165.00 283


2 40091570 SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD 9 43050353 02/02/2016 Q5.50 195

2 3551059 GONON AGUILAR GERMAN 6 C-439 10/02/2016 Q32.00 283







2 5149614 CALDERON SIGNOR DANIEL JAIME 6 A-9250 Q225.00 244









2 66707285 COMBUSTIBLE INDUSTRIAL, SOCIEDAD

ANONIMA

9 A1-564479 12/05/2016 Q25.00 262

2 66707285 COMBUSTIBLE INDUSTRIAL, SOCIEDAD

ANONIMA

9 A1-564481 12/05/2016 Q25.00 262

2 62852949 RACANCOJ SACALXOT EULALIO 9 B7-4724 23/05/2016 Q75.00 291



2 18199003 ALVARADO CHAVEZ DE HERNANDEZ

GLADIS LETICIA

12 A1-6910 29/07/2016 Q468.00 122

Total Q4,350.50

c) Incorrecto registro en la contabilización del Renglón Presupuestario.

No.

Fondo


Documento


presupuestario

Operado

2 1447181 DE LEON SANCHEZ FERNANDO SALOMON 6 B-2133 27/01/2016 Q40.00 232

2 66154502 CORPORACION NETA INFORMATICA, SOCIEDAD

ANONIMA

6 C-117247 09/02/2016 Q45.00 168

2 76459853 GRUPO CONSTRUFERRO SOCIEDAD ANONIMA 6 B-64525 10/02/2016 Q39.50 299

2 54988322 BAUTISTA MENDOZA RONY ELMER 6 B-1276 16/02/2016 Q175.00 199




2 4071239 NOWELL ENRIQUEZ CARLOS ALBERTO 7 B1-4067 01/03/2016 Q14.00 283

2 26672928 CHAJ HILARIO DOMINGO 7 C-821 04/04/2016 Q35.00 299

2 5302609 LEIVA SUM MARIA ELENA 7 B-576 08/04/2016 Q50.00 199

2 979767 DISTRIBUIDORA ELECTRONICA SOCIEDAD ANONIMA 7 33B-98244 28/04/2016 Q699.00 299

2 979767 DISTRIBUIDORA ELECTRONICA SOCIEDAD ANONIMA 9 33A-59447 04/05/2016 Q699.00 284

2 1352016 QUIROA MONZON OSCAR ROLANDO 9 A1-40 05/05/2016 Q425.00 299


2 2703815 GARCIA NIMATUJ MARIO EFRAIN 11 C-13637 14/06/2016 Q18.40 291


2 18199003 ALVARADO CHAVEZ DE HERNANDEZ GLADIS LETICIA 13 A1-7094 30/08/2016 Q40.00 291

2 32033508 GONZALEZ SANTISTEBAN SANDRA LULU 16 A-3 01/09/2016 Q120.00 142

2 2234912K DE LEON PUAC ROGELIO FABIAN 16 A2-1075 14/09/2016 Q35.00 142

2 66707285 COMBUSTIBLE INDUSTRIAL, SOCIEDAD ANONIMA 16 FU4-109132 23/09/2016 Q25.00 267

2 42780454 ARGUETA ELIAS DE GONON ALBA MAGALY 17 A1-996 10/10/2016 Q203.00 284

Total Q3,137.90

CriterioEl Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas,Normas Generales de Control Interno, Norma 2.4 Autorización y Registro deOperaciones, establece: “Cada entidad pública debe establecer por escrito, losprocedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas lasoperaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia sonaplicables a todos los niveles de organización, independientemente de que lasoperaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cadaservidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soportenecesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo.”El Acuerdo Administrativo 01-2010, del Segundo Registro de la PropiedadInmueble de Quetzaltenango, Normativa para la Creación e Instructivo para laAdministración del Fondo Rotativo Institucional, Fondos Internos y Caja Chicas enOficinas Centrales y en las Oficinas de las Sedes. Numeral 1, Utilización de losFondos Rotativos, establece: “a) Los recursos del Fondo Rotativo Interno seutilizaran únicamente para cubrir gastos menores por concepto de materiales,enseres y otros servicios diversos no personales y aquellos gastos de bienesconsiderados como activos fijos, materiales, suministros y servicios recurrentesque corresponda a obtenerlos por el Departamento de Compras y adquisiciones,con excepción del Fondo Rotativo Interno asignado al Despacho, que podráadquirir los bienes y servicios que por urgencia no pueden ser atendidos por elDepartamento correspondiente. b) Los directores y/o jefes de cada dependenciaconjuntamente con los encargados de la administración y control de los fondos,serán responsables de la correcta aplicación de los gastos causados y cubiertoscon sus respectivos fondos. c) Toda factura deberá llevar la razón del gasto, firmadel Director o Jefe y responsable del área que ejecute el gasto, sin excepción laautorización del Director Administrativo y Financiero. d) Con cargo a los fondos, nopodrán realizarse gastos mayores de Q300.00 excepto. a) Cuando se trate deservicios básicos (agua, luz o teléfono) y, b) en la adquisición de bienes cuando se




trate del despacho del Registrador del Segundo Registro de la Propiedad......o) Eldepartamento de auditoria Interna efectuará las revisiones previas o posteriores,sobre los comprobantes de soporte de los gastos y verificará cuando proceda quelos bienes y servicios fueron recibidos satisfactoriamente, así como efectuar losarqueos necesarios.” CausaEl Director Financiero, Directora de Auditoria Interna, Director de Presupuestos yEncargada de Fondo Rotativo, no han respetado los lineamientos establecidos enel acuerdo administrativo, que establece los parámetros para compra y pago demateriales, enseres y otros servicios diversos no personales. EfectoAl efectuar el pago de facturas que no tengan la razón o justificación del gasto, mala utilización del renglón presupuestario, falta de firma de los responsable ypagos mayores al monto asignado se corre el riesgo de no tener dinero disponiblepara cubrir los gastos emergentes para lo cual fue creado el fondo, así como elsesgo en cuanto al origen y finalidad del fondo asignado. RecomendaciónEl Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad, debe girarinstrucciones al Director Financiero, Directora de Auditoria Interna, Director dePresupuesto y Encargada de Compras, para que den cumplimiento a loestablecido en el Acuerdo Administrativo 01-2010. Comentario de los ResponsablesEn oficio sin número, de fecha 2 de mayo de 2017, Irene Samayoa Vásquez, quienfungió como Encargada de Compras, por el período comprendido del 01 de eneroal 15 de noviembre de 2016, manifiesta: “Dentro de las funciones a mi cargo seencuentran la administración del Fondo Rotativo de Compras, su respectivaliquidación, así como revisar la normativa aplicable al mismo, y dentro del posiblehallazgo me permito informar lo siguiente: Que al momento de la ejecución del fondo rotativo del departamento de compras,no me fue posible observar los lineamientos a cumplir con el acuerdoAdministrativo 01-2010. Por lo anterior me permito informar que mi persona es laencargada de la aplicación de la normativa, ejecución y liquidación del fondorotativo del departamento de compras.” En oficio OF-UDAI-DIR-SRP-22-2017, de fecha 02 de mayo de 2017, laLicenciada Flor de María López Quiñonez, quien fungió como Directora deAuditoria Interna, por el período comprendido 01 de enero al 31 de diciembre de2016, manifiesta: “Con respecto al inciso a) donde indica que se cancelaron




facturas con montos mayores a lo que establece el reglamento y estos pagos nocorresponden a energía eléctrica, agua, telefonía y tampoco fueron canceladoscon el fondo del despacho superior. Este concepto le pertenece a la Dirección Financiera ya que en el inciso e) delacuerdo administrativo 01-2010 literalmente indica: “Toda Factura deberá llevar larazón del gasto, firma del Director o Jefe del Responsable del área que ejecute elgasto, sin excepción la autorización del Director Administrativo y Financiero. También en la literal f) del acuerdo administrativo 01-2010 indica literalmente losiguiente: “Previo a realizar cualquier gasto mayor de Q300.00 (trescientosQuetzales), por medio de los fondos rotativos y cajas chicas, los responsables deberán verificar la existencia del renglón y la disponibilidad presupuestaria con lapersona responsable del presupuesto”. Además en el literal b). del acuerdoAdministrativo 01-2010 que indica textualmente lo siguiente:” Los Directores y/ojefes de cada dependencia conjuntamente con los encargados de laadministración y control de los fondos serán responsables de la correcta aplicaciónde los gastos causados y cubiertos con sus respectivos fondos.” Así mismo el acuerdo Administrativo 01-2016 aprobado el 19 de febrero de 2016en la norma de ejecución presupuestaria XVII menciona literalmente lo siguiente:“Los Departamentos de Contabilidad y Tesorería bajo la supervisión del directorfinanciero asumen la responsabilidad de visar, codificar, registrar, clasificar,archivar y custodiar toda la documentación de soporte de los pagos que serealicen con cargo al presupuesto de ingresos y Egresos, y de ponerla adisposición de los entes que oficialmente practiquen auditoria interna o externa.Iguales acciones deberán realizar con la documentación de soporte los ingresos.” b). Las facturas no tienen la razón que justifiquen el gasto. De acuerdo a loperpetuado en el acuerdo Administrativo 01-2016 aprobado el 19 de febrero de2016 en la norma de ejecución presupuestaria XVII menciona sobre quiénes sonlos responsables de velar la buena aplicación de los egresos e ingresos queliteralmente indica lo siguiente: “Los Departamentos de Contabilidad y Tesoreríabajo la supervisión del director financiero asumen la responsabilidad de visar,codificar, registrar, clasificar, archivar y custodiar toda la documentación desoporte de los pagos que se realicen con cargo al presupuesto de ingresos yEgresos, y de ponerla a disposición de los entes que oficialmente practiquenauditoria interna o externa. Iguales acciones deberán realizar con ladocumentación de soporte los ingresos.” c) incorrecto registro en la contabilización del Renglón Presupuestario.Existe el departamento de Presupuestos que es el encargado de ejecutar elpresupuesto de ingresos y egresos, y por lo mismo asignarle el renglón




presupuestario correcto. Así mismo en el acuerdo Administrativo 01-2016 aprobado el 19 de febrero de2016 en la norma de ejecución presupuestaria XVII menciona literalmente losiguiente: “Los Departamentos de Contabilidad y Tesorería bajo la supervisión deldirector financiero asumen la responsabilidad de visar, codificar, registrar,clasificar, archivar y custodiar toda la documentación de soporte de los pagos quese realicen con cargo al presupuesto de ingresos y Egresos, y de ponerla adisposición de los entes que oficialmente practiquen auditoria interna o externa.Iguales acciones deberán realizar con la documentación de soporte los ingresos.” Así mismo en varias ocasiones se solicitó la documentación de los gastos para surevisión y no fueron entregadas esto lo describe el OF-UDAI-DIR-SRP-0060-2017de fecha 04 de julio de 2016. Además en los OF-UDAI-DIR-SRP-0042-2016,OF-UDADI-DIR-SRP-0047-2016, se puede evidenciar que en tales oficios sesolicita información sobre el efectivo perdido del fondo de caja chica de compras,también sobre gastos efectuados de más. Y se puede evidenciar las fechas deentrega por parte de la Unidad Financiera; como también los arqueos realizados alfondo de caja chica de compras, y con ello se dice que el departamento deauditoria interna estuvo siempre pendiente de los gastos que efectuaron por partedel fondo de caja chica.” En oficio sin número, de fecha 02 de mayo de 2017, la Licenciada MagdaEsmercinda Gramajo Escobar, quien fungió como Directora Financiera, por el período comprendido del 01 de enero al 19 de septiembre de 2016, manifiesta:“Relacionado con el presente hallazgo manifiesto mi total inconformidad, asimismopresento las pruebas de desvanecimiento siguientes: Dentro de misresponsabilidades es solo la creación y aprobación del fondo rotativo, losencargados de realizar el manejo, administración y rendiciones de dichos fondosson: Compras, Despacho y sedes. En lo que corresponde al presente hallazgo lesmanifiesto que durante el tiempo del 1 de enero al 5 de septiembre del año 2016,que estuve en Funciones como Directora Financiera del Segundo Registro de laPropiedad entre mis atribuciones era de efectuar los pagos y las gestionesnecesario sobre los requerimientos y el funcionamiento de dicho registros, ya quedentro de la Dirección Financiera existe personal en cada una de las Áreas queson las encargadas de llevar los control respectivos sobre sus funciones con susdebidos registros; por lo que a mi criterio si bien es cierto que mi persona es laJefe de dicho departamento también me compete delegar funciones dentro delpersonal y el cual tendrá que ser la responsable y tener el cuidado de cumplir conlas leyes que regulan la materia ya que en ningún momento me he opuesto a nollevar los Controles respectivos para la mejor fiscalización y en Ley. En oficio sin número, de fecha 02 de mayo de 2017, el Licenciado Miguel Angel




Mejía Xiloj, quien fungió como Director Financiero, por el período comprendido del19 de septiembre al 31, manifiesta: “Con base en la objetividad que debemantener el auditor en la obtención de la evidencia, suficiente competente ypertinente, es preciso indicar que en la formulación del Hallazgo No. 7,“Incumplimiento a normativa en el uso del Fondo Rotativo”, no se determina latemporalidad de la responsabilidad de los siguientes puestos, Contador General,Tesorera, Director Financiero, ya que se dan momentos que es preciso definir, 1)Contador General, Licda. Miriam Yolanda Morales Cahuex, a partir de 21 de abrilde 2016, 2) Tesorera, Licda. María Gabriela Guevara Orozco, a partir de 19 demayo 2016; 3) Lic. Miguel Angel Mejía Xiloj, a partir de 19 de septiembre de 2016;por lo que no puede atribuirse bajo una misma formulación de hallazgo, un soloesquema a observar, sería pertinente delimitar de forma exacta, la responsabilidadpertinente, y la oportunidad de cada funcionario, para así sustentar objetivamenteel criterio vertido.Sobre la obtención de evidencia, suficiente, competente y pertinente, se debenobservar las siguientes acciones administrativas: 1. Con base en la naturaleza delFondo Rotativo, el método contable, en este caso se ejecuta al realizar los pagos,de tal forma que no es posible atribuir la responsabilidad posterior, ya que la tomade posesión del cargo como Director Financiero, es el 19 de septiembre de 2016,por lo que el listado de facturas indicadas en la condición del hallazgo son previasa esta fecha. “ En Memorial sin número, de fecha 2 de mayo de 2017, el Licenciado Ariel AmilcarTacam Sum, quien fungió como Director de Presupuestos, por el períodocomprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016, manifiesta: “Dentro demis responsabilidades es solo el ingreso de las facturas al Sistema deContabilidad Integrada del fondo rotativo ya ejecutado por el departamento decompras y encargados de los mismos en las Sedes del Segundo Registro de laPropiedad y Despacho Superior, y en ningún momento al ejecutarse los gastosintervengo, reviso o autorizo dicho fondo, y como lo establece el AcuerdoAdministrativo 01-2010, los responsables de la custodia, revisión y autorización delfondo rotativo son: Tesorería, Compras, Encargados de Fondos Rotativos deSedes y Despacho, Departamento de Auditoria y la Dirección Financiera. Y comolo establecen las Normas Generales de Control Interno, Norma 2.4AUTORIZACIÓN Y REGISTRO DE OPERACIONES Cada entidad pública debeestablecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia ycontrol oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro,autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de organización,independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas uoperativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de sucampo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de lasresponsabilidades inherentes a su cargo, por lo anterior me permito manifestarlesque el procedimiento establecido por escrito se encuentra contenido en el Acuerdo




Administrativo 01-2010, y en ningún momento el Departamento de Presupuestotiene responsabilidad alguna sobre el manejo del Fondo Rotativo.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo a Irene Samayoa Vásquez, quien fungió como Encargadade Compras, por el período comprendido del 01 de enero al 15 de noviembre de2016, en virtud que en oficio sin número de fecha 2 de mayo de 2016, confirmaque es la encargada de la aplicación de la normativa, ejecución y liquidación delfondo rotativo del departamento de compras y que no le fue posible observar loslineamientos contenidos en el Acuerdo Administrativo 01-2010. Situación quecontraviene el Decreto 2-89 Ley del Organismo Judicial en su Artículo 3. Primacíade la ley, que establece: “Contra la observancia de la ley no puede alegarseignorancia…”, por lo que todos los Acuerdos Administrativos y Registralesemitidos, aprobados y divulgados por la entidad forman parte de la NormativaInterna de la misma, por lo cual no exime sus obligaciones. Se confirma el hallazgo a la Licenciada Flor de María López Quiñonez, quienfungió como Directora de Auditoria Interna, por el período comprendido del 01 deenero al 31 de diciembre de 2016, en virtud que incumplió con lo que establece elAcuerdo Administrativo 01-2010, del Segundo Registro de la Propiedad, comoDirectora de auditoria interna efectuará las revisiones previas o posteriores sobrelos comprobantes de soporte de los gastos y verificará la buena aplicación de lanormativa que regula el manejo de los fondos rotativos que están a cargo deldepartamento de Compras, Despacho y de las Sedes del segundo Registro de laPropiedad. Se confirma el hallazgo a la Licenciada Magda Esmercinda Gramajo Escobar,quien fungió como Directora Financiera, por el período 01 de enero al 19 deseptiembre de 2016, en virtud que en oficio de fecha 2 de mayo de 2017,manifiesta que su responsabilidad es únicamente la creación y aprobación delfondo rotativo, sin embargo contradice lo que establece el Acuerdo Administrativo01-2010, del Segundo Registro de la Propiedad, específicamente en su literal e)que literalmente reza: Toda Factura deberá llevar la razón del gasto, firma delDirector o Jefe del Responsable del área que ejecute el gasto, sin excepción laautorización del Director Administrativo y Financiero.”, por lo que no puedo hacercaso omiso a lo que establece la Normativa Interna que contiene el instructivopara la Administración del Fondo Rotativo. Se confirma el hallazgo al Licenciado Miguel Angel Mejia Xiloj, quien fungió comoDirector Financiero, por el período comprendido del 19 de septiembre al 31 dediciembre de 2016, en virtud que los argumentos presentados en oficio sin númerode fecha 02 de mayo de 2017, manifiesta que toma de posesión al Cargo deDirector Financiero el día 19 de septiembre de 2016, por lo que argumenta que




durante dicho período no se realizaron pagos por medio del fondo rotativo, sinembargo la Comisión de Auditoria determino que durante dicho período si seobservaron pagos de facturas sin considerar lo que establece el AcuerdoAdministrativo 01-2010, dentro de las cuales podemos citar las siguientes:Documento No. 2323354, de fecha 20/09/2016, con un valor de Q.550.00, FacturaA1-962, de fecha 20/09/2016, con un valor de Q.444.00, Factura AB-140, de fecha05/10/2016, con un valor de Q.700.00, Factura FU4-109132, de fecha 23/09/2016y Factura A1-996, de fecha 10/10/2016, con un valor de Q.203.00. Por lo que noexime su responsabilidad. Se confirma el hallazgo al Licenciado Ariel Amilcar Tacam Sum, quien fungió comoDirector de Presupuesto, por el período 01 de enero al 31 de Diciembre de 2016,en virtud que en memorial de fecha 2 de mayo de 2017, manifiesta que no esresponsable de la autorización y revisión de los gastos ejecutados por medio delos fondos rotativos y que su responsabilidad es solo el ingreso de las facturas alSistema de Contabilidad Integrada del fondo ya ejecutado, y desde el momentodel registro de las facturas en el sistema es el responsable de la asignación yclasificación del gasto en el renglón presupuestario, por lo cual no exime suresponsabilidad, ya que al evaluar dicho fondo se evidenciaron deficiencias en laclasificación del renglón presupuestario. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 7, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesENCARGADA DE COMPRAS IRENE (S.O.N.) SAMAYOA VASQUEZ 1,162.50DIRECTORA DE AUDITORIA INTERNA FLOR DE MARIA LOPEZ QUIÑONEZ 2,575.00DIRECTORA FINANCIERA MAGDA ESMERCINDA GRAMAJO ESCOBAR 3,625.00DIRECTOR FINANCIERO MIGUEL ANGEL MEJIA XILOJ 3,000.00DIRECTOR DE PRESUPUESTO ARIEL AMILCAR TACAM SUM 1,650.00Total Q. 12,012.50

Hallazgo No. 8 Deficiente control de asistencia del personal CondiciónEn el Programa de Gasto 11, Administración Registral, del Grupo 0, ServiciosPersonales, en los meses de enero, febrero y marzo no se implementó el uso delreloj biométrico, para el control de asistencia del personal, a partir del 04 de abril al31 de mayo, se implemento un libro destinado para la asistencia del personal,mismo que presenta las siguientes deficiencias:




1) En varias ocasiones los empleados omitieron anotar la hora de salida y/o deretorno en el período de almuerzo, misma que se evidencia en los folios del 02 al100. 2) No todos los empleados consignaron la hora de salida de la jornadacompleta. 3) El libro consta de cuatro columnas para consignar hora de entrada,hora de salida de la primera jornada, hora de ingreso y hora de salida de lasegunda jornada, las cuales quedaron incompletas en algunas ocasiones en laque los empleados no consignaron la hora debida en la casilla correspondiente. 4)Existen tachones en el apartado de la fecha, nombre y columnas para consignar elhorario. 5) En varias ocasiones los empleados no consigna la fecha de asistenciaa labores. 6) Al final del día, la asistencia no es cerrada con línea. 7) Al cierre deasistencia diario, semanal o mensual carece del visto bueno por parte de laDirección de Recursos Humanos. 8) No todos los empleados registran su ingresoy salida en el respectivo libro. 9) Cuando los empleados ingresaron a un horariodiferente al establecido, no anotaron la respectiva observación. 10) En los folios41, 46, 47, 52 y 62 dos empleados únicamente colocaron las iniciales de sunombre. 11) El día lunes 25 de abril anotaron dos veces al empleado GustavoEscobar, en el folio 43 de las filas 59 y 60, con diferente tipo de letra. 12) En losfolios del 51 al 55 no fue consistente el mismo formato de rayado, para podercolocar las respectivas horas de ingreso y salida. Derivado de lo anterior se determinó, que no se llevo un buen control, el cual noestuvo supervisado por el encargado del libro de asistencia implementado en losmeses de abril y mayo. Para los meses de junio y julio, se hace uso del reloj biométrico, mismo quepresento deficiencias que fueron detalladas por el Director de Recursos Humanos,con oficio No. 022-17/SRP/DGIyRRHH/WGGA-wer, con fecha 12 de enero del2017: “…durante un corto tiempo ya que son notorios los problemas con dichoprograma, y después de su verificación por colaboradores es notorio que losreportes son inconsistentes. Por su capacidad y estructura programática en sí.…se adjuntan hojas de reporte de control interno donde puede comprobar queaparecían nombres incompletos, nombres de personas que ya no laboran en elSegundo Registro pero que al marcar biométricamente seguían apareciendo,existía un desfase en el registro de más de 40 colaboradores que no hubo formade poder sincronizarlos con los parámetros de ese programa de control interno.” Alrevisar las referidas hojas se corroboró que efectivamente los reportes del relojbiométrico presentan deficiencias. El Departamento de Recursos Humanos, a través de su Director gestiono unnuevo sistema completo de marcación de personal el cual es implementado apartir del uno de agosto. Al evaluar los reportes de dicho sistema se comprobó quehay personal que acumula más de 20 minutos de gracia por entradas tarde, talcomo lo establece el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo suscrito entre el




Segundo Registro de la Propiedad de Quetzaltenango y el Sindicato deTrabajadores “Cinco de Agosto”, EXCEPCIONES A LA PUNTUALIDAD DELINGRESO DE LABORES en su artículo 43, establece que excepcionalmente lostrabajadores podrán presentarse a sus labores hasta cinco minutos tarde;únicamente en cuatro ocasiones por mes. Por medio de oficio SRP-DAEAD-OF-45-2017, se solicitó informar las medidasadministrativas tomadas hacia los empleados ya que según reporte del nuevosistema, acumularon más de 20 minutos en llegadas tarde durante un mismo mes,la Dirección de Recursos Humanos informa por medio de oficioGIRRHH-NP-210-2017, que las medidas tomadas fueron: a) Ada Marleny Cantero,se gíro oficio con fecha 21 de febrero del 2017, por minutos tarde el 12 dediciembre del 2016, indicándole que no marco en su oportunidad y por ello sealtero su marcaje. b) Amarilis Reyes de Castillo, se giro oficio con fecha 15 defebrero del 2017, indicándole que no tiene permiso para ausentarse a las 14:45horas y por ende no tener marcaje con fecha 04 de noviembre del 2016. c) AnaCarolina Gómez Cotoc, amonestación verbal con fecha 10 de febrero por minutostarde en el mes de diciembre del 2016. d) Ana Gabriela Poroj Oroxom, oficio confecha 21 de febrero del 2017, indicándole que no marco en su oportunidad y porello se alteró su marcaje. e) Los siguientes empleados Ángel Aroldo VillatoroLópez, Edgar Francisco Guzmán Díaz, Edna Begonia Jiménez, Gustavo AdolfoTahay Choxom, Héctor Romeo Fuentes García, Jimmy Marvin López Juárez, LigiaHernández Castillo, Manuel de Jesús Calderón Piedrasanta, Mario Chaj González,Oscar Monzón Samayoa, según el reporte del programa de asistencia presentanminutos tarde en los meses de agosto a diciembre del 2016, se les giró oficio confecha 21 de febrero del 2017, indicándoles que por esta única vez se les va aregular su horario, es decir que de los anteriores empleados no se tomaronmedidas administrativas en su oportunidad. f) Para otros empleados se tomaronmedidas administrativas como amonestaciones verbales, amonestaciones escritasy suspensiones laborales. g) Al empleado Roán Suasnávar Portillo, se lesuspende 2 días hábiles viernes 24 y lunes 27 de marzo del 2017, por haberacumulado 23 minutos en 22 días comprendidos del 01/12/2016 al 31/12/2016,excediéndose 3 minutos en el período, según se puede constatar en la respectivaconstancia administrativa girada por el Director de Recursos Humanos, mientras elreporte del programa muestra 186 minutos tarde y se evidencia que la medidaadministrativa no fue tomada oportunamente. CriterioEl Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 3.7, Control de Asistencia, establece: “Lamáxima autoridad de cada ente público, debe dictar la política que permitaestablecer un adecuado control de asistencia para el personal. En cada entepúblico, se establecerán procedimientos para el control de asistencia, que




aseguren la puntualidad y permanencia en los sitios de trabajo de todos losservidores." Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo, suscrito entre el Segundo Registro dela Propiedad de Quetzaltenango y el Sindicato de Trabajadores "Cinco de Agosto",Capítulo Cuarto, Excepciones a la Puntualidad del Ingreso de Labores, artículo 43,establece: “Excepcionalmente los trabajadores podrán presentarse a sus laboreshasta cinco minutos tarde; únicamente en cuatro ocasiones por mes…” CausaDeficiente control por parte del Director de Recursos Humanos, al no implementarun procedimiento efectivo para verificar la asistencia del personal. El encargado deNominas y Planillas, no informó oportunamente sobre el reporte de llegadas tardede los empleados durante los mes de agosto a diciembre del 2016, para tomarmedidas administrativas.

El Director de Informática y el Director de Recursos Humanos, no trabajaronconjuntamente para la implementación y buen funcionamiento del reloj biométrico,que se encuentra bajo el control del Departamento de Informática, para tener eladecuado control de asistencia del personal y así dar solución a las deficienciasoportunamente. EfectoRetraso en la atención al usuario y procedimientos administrativos por elincumplimiento del horario laboral establecido. RecomendaciónEl Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad, debe girarinstrucciones al Director de Recursos Humanos, a efecto de gestionar laimplementación de controles adecuados para la asistencia del personal, con lafinalidad de garantizar la presencia y permanencia en sus puestos de trabajo y lasmedidas de procedimientos administrativos de corrección. Comentario de los ResponsablesEn oficio sin número, de fecha 02 de mayo de 2017, los Licenciados Nelsin ElvinSantos Mazariegos, quien fungió como Encargado de Nóminas y Planillas, por elperíodo del 21 de abril al 31 de diciembre 2016, y Walter Geovanny GuillénAguilar, quien fungió como Director de Recursos Humanos, por el períodocomprendido del 23 de febrero al 31 de diciembre de 2016, manifiestan: “Paradescribir de forma clara y explícita el supuesto hallazgo, me permito indicar queexisten diferentes periodicidades, para lo cual cada una tiene su debidajustificación.




1. Según la primera condición del supuesto hallazgo, indica que durante los mesesde enero a marzo 2016, no se implemento el uso del reloj biométrico para elcontrol de asistencia del personal, a partir del 04 de abril al 31 de mayo, seimplemento un libro destinado para la asistencia del personal, mismo que presentadeficiencias.Dentro de esta condición existen dos periodos, el primer periodo esdel mes de 01 de enero al 22 de febrero de 2016, el cual no es atribuible a mipersona, toda vez que mi relación laboral inició el 23 de febrero del mismo año, esen este momento que realiza un diagnóstico de la situación del Departamento deRecursos Humanos como también de la institución en general. Dicho diagnosticofue realizado prácticamente durante el mes de marzo, el cual fue remitido a señorRegistrador Titular el 31 de marzo del 2016 (se adjunta). Como consecuencia deldiagnóstico se determinó que no se tenía control del personal y que no estabanmarcado los ingresos y salidas de la institución por lo que la medida más urgentee inmediata fue la implementación de un libro de asistencia, autorizado por laContraloría General de Cuentas, con el objetivo de poder tener control deasistencia de todo el personal. Así también se instaló el reloj biométrico que lainstitución había adquirido para llevar el control del personal, de tal manera que setenían dos controles paralelos, esto según circular 04-2016 de fecha 01 de abril de2016 (se adjunta). El 26 de mayo de 2016, se socializó la circular 11-2016 (se adjunta) con todo elpersonal, en la cual se informó que a partir del miércoles 1 de junio de 2016 sequitaría el libro certificado por la Contraloría General de Cuentas, y que solamentese podría marcar en el reloj biométrico, el cual asumíamos que ya estabafuncionando adecuadamente, pero al momento de generar reportes del sistema dedicho reloj, eran inconsistentes por lo que no podía con exactitud la marcación decada trabajador. Derivado de ello se tomó la decisión de comprar un sistemainformático que se adaptara a las necesidades y exigencias de la Institución, obien contratar a un ingeniero en sistemas para que desarrollara dicho sistemasiempre adaptado a las necesidades y exigencias de la institución. Dicho sistemase empezó a utilizar en el mes de agosto de 2016, para el efecto se emitió lacircular 19-2016 (se adjunta) de fecha 29 de julio de 2016 en la cual se indican losparámetros a los cuales hay que regirse, teniendo como prueba los primeros dosmeses (Agosto y Septiembre), por lo que en esos dos meses se tomaron medidasadministrativas al personal que se pudo comprobar que si había llegado minutostarde, de las cuales se les trasladó fotocopia en el oficio No.GIRRHH-NP-210-2017, de fecha 29 de marzo de 2017. Sobre los incisos a) al e)se presentaron justificaciones que eran valederas y que están amparadas en elartículo 43 parte final del Pacto Colectivo de condiciones de trabajo queliteralmente indica: …”si por causa fortuita el trabajador excede el tiempoestablecido deberá justificarlos inmediatamente ante la dependencia administrativacorrespondiente.” Inciso f) por primera vez una administración ha efectuadosanciones disciplinarias como lo indica el artículo 74 y ha respetado los procesos




indicados allí 1) amonestación verbal 2) amonestación verbal 3) suspensión hasta6 días sin goce de salario y 4) terminación de la relación laboral. Inciso g) alempleado Roan Suasnavar se demuestra en base a los documentos presentadosque le fueron retirados todos los minutos justificables siendo no justificables losacumulados en una cantidad de 23 minutos y tampoco es verídico que la medidaadministrativa NO fuera tomada oportunamente debido a que el mismo artículo 74da un plazo de tres meses para que una falta prescriba. Por todo lo anteriormente expuesto, solicitamos el desvanecimiento total delposible hallazgo, derivado de que a partir de que se realizó el diagnóstico deldepartamento de Recursos Humanos y de la institución en general, se iniciaron atomar medidas que coadyuvaran al mejoramiento de la institución, dichas medidasse han ido implementado a mediano y corto plazo. Así también cabe mencionarque se tomaron en cuenta los informes de Contraloría General de Cuentas, de lasauditorías realizadas en años anteriores, para reforzar el diagnostico realizadodurante el mes de marzo de 2016. Con el objetivo de implementar las medidas yprocesos que ayudaran a cumplir con los requerimiento solicitados por laContraloría General de Cuentas. Queda demostrada que esta administración haimplementado medidas y procesos con el propósito de mejorar el buenfuncionamiento de la institución y por ende el buen servicio al usuario, de talmanera que no es aceptable el posible hallazgo, toda vez que son notorios loscambios realizados. CONCLUSIONES: 1. Se han tomado las medidasadministrativas que indican las normas de control interno. Norma 3.7. Lo cualsignificó un gran avance administrativo debido a que en administracionesanteriores los controles de control interno en el marcaje eran casi nulos y pocoeficientes. Nunca se procedió a ninguna sanción administrativa por esta causa. 2.Se ha llevado a cabalidad lo indicado en el artículo 43 del Pacto Colectivo decondiciones de trabajo y se han normado las sanciones disciplinarias bajo elartículo 74 y sus respectivos incisos. 3. Las justificaciones que se han realizado enla disminución de minutos en el sistema de marcaje están avaladas en la partefinal del mismo artículo 43 que indica: …”si por causa fortuita el trabajador excedeel tiempo establecido deberá justificarlos inmediatamente ante la dependenciaadministrativa correspondiente.” Es notorio los cambios realizados actualmentepara el control, monitoreo y toma de decisiones de manera cualitativa ycuantitativa por lo cual se solicita que el presente hallazgo sea desvanecido.” En Memorial sin número, de fecha 2 de mayo de 2017, la Licenciada DianaVirginia de León Alconero, quien fungió como Directora de Recursos Humanos,por el período comprendido del 01 de enero al 22 de febrero de 2016, manifiesta:“Dentro de la presente investigación por parte de la Contraloría General DeCuentas, fui notificada en fecha veinticuatro de abril del año dos mil diecisiete, delresultado de auditoría realizada al Segundo Registro de la Propiedad Inmueble deQuetzaltenango, con número SRP GUION DAEAD GUION OF GUION SESENTA




Y OCHO GUION DOS MIL DIECISIETE, realizada ante esta honorable instituciónpara la averiguación de la verdad y presentan cinco hallazgos relacionados por laContraloría General de Cuentas, mediante las auditorías realizadas por esainstitución ante el Segundo Registro de la Propiedad Inmueble con sede enQuetzaltenango, donde actualmente sigo laborando y fui debidamente reinstaladapor el juzgado de trabajo de Quetzaltenango, quedando de manifiesto queactualmente no poseo funciones para el desarrollo de mi trabajo, toda vez que mecambiaron de puesto en fecha veintidós de febrero del año dos mil dieciséis, deDIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS a ASISTENTE DE RECURSOSHUMANOS, tal y como consta en el acuerdo registral numero diecisiete guion dosmil dieciséis (17-2016) de fecha dos de marzo del año dos mil dieciséis, firmadopor el señor Registrador titular del segundo Registro de la Propiedad, suprimiendomi plaza mediante acuerdo registral numero treinta y seis guion dos mil dieciséis,donde se realiza la supresión total de dicha plaza en fecha seis de junio de dos mildieciséis, adicionando a este argumento que mediante acuerdo registral numerocuarenta y dos guion dos mil dieciséis, donde he pasado todo este tiempo sindesarrollar funciones acordes a mis funciones en el Segundo Registro de laPropiedad Inmueble, desarrollando a continuación una explicación clara y concisade las premisas sobre las cuales se desarrolla mi defensa material, las peticionesformales que se irán demostrando documentalmente y con fundamento legal; deacuerdo a lo anteriormente establecido documentalmente se puede deducir quedurante el desempeño de mi relación de trabajo no he tenido conocimiento detodos los hallazgos relacionados en las auditorías realizadas por la ContraloriaGeneral de Cuentas, toda vez que las funciones propias a ese cargo recaen sobreel Director de Recursos Humanos Licenciado Walter Giovanni Guillen Aguilar, ypersonal a su servicio, quien es la persona indicada para la presentación dedocumentación física y electrónica de la información donde están los hallazgosencontrados por la institución a la cual me dirijo, por lo cual vuelvo a manifestarque dentro de mis funciones no tuve acceso a los hallazgos encontrados,deslindándome de cualquier tipo de responsabilidad por todo lo anteriormenteexpuesto.” En oficio sin número, de fecha 28 de abril de 2017, el Ingeniero Juan ManuelCastro Alvarado, quien fungió como Director de Informática, por el períodocomprendido del 15 de julio al 31 de diciembre de 2016, manifiesta: “1. Lasfunciones del departamento de informática y que están bajo mi cargo son las deasistir al personal para resolver problemas relativos al equipo de cómputo ysoftware, en ningún momento las funciones de este departamento son las de llevarel control de ingresos del personal del Segundo Registro de la Propiedad. Adjuntocopia de mis funciones. 2. De Enero a Marzo la computadora con la aplicación de marcaje del relojbiométrico estaba a cargo del Departamento de Recursos Humanos. Se puede




comprobar con la tarjeta de responsabilidad. 3. En el mes de Junio se nos solicitó un espacio físico provisional para ubicar lacomputadora y el reloj biométrico en la oficina de Informática, debido a que noquedó previsto un ducto de conexión para instalar la computadora en la oficina deRecursos Humanos. Esta computadora siempre ha sido administrada por personalde Recursos Humanos, ingreso de personal, actualización de datos, eliminarusuarios y generación de reportes incluso cuando el equipo se encontró en laoficina de Informática. La única responsabilidad que tenía el departamento deInformática era de custodiar el equipo. 4. El departamento de Recursos Humanos solicitó a una persona externa a estainstitución la creación de un Sistema de Marcaje Para el Control de AsistenciaLaboral, Control de Permisos y Reporteria de los trabajadores. Misma que sepuede comprobar con el CUR 1811, el cual se adjunta. El departamento deinformática únicamente apoyo con permisos de instalación en los equiposrequeridos. 5. Las únicas personas que tienen acceso a la administración ygeneración de reportes del Sistema de Marcaje Para el Control de AsistenciaLaboral, Control de Permisos y Reporteria de los trabajadores son: a. WalterGeovanny Guillen, b. Nelsin Elvin Santos, c. Walter Elias Ronquillo y d. SindyMaria Enriquez. Todas del Departamento de Recursos Humanos. Para hacerconstar lo indicado, adjunto impresión de correo electrónico del Ing. VladimirSantos, persona encargada de desarrollar el Sistema de Marcaje Para el Controlde Asistencia Laboral, Control de Permisos y Reporteria de los trabajadores. Deacuerdo a lo expuesto, en ningún momento ha sido responsabilidad de estedepartamento, mucho menos de mi persona la administración (ingreso deusuarios, actualización de datos, eliminación de usuarios) y generación dereportes sobre el control de ingreso del personal del Segundo Registro de laPropiedad.” Comentario de AuditoríaSe desvanece el hallazgo para los Licenciados Nelsin Elvin Santos Mazariegos yWalter Geovanny Guillén Aguilar, quienes fungieron como Encargado de Nóminasy Planillas y Director de Recursos Humanos respectivamente durante el períododel 21 de abril al 31 de diciembre 2016 y del 23 de febrero al 31 de diciembre de2016, en virtud que los argumentos presentados por los responsables manifiestanque las primeras acciones efectuadas al tomar el puesto es percatarse que noexiste un sistema de control de asistencia por lo que implementan el libro deasistencia autorizado por la contraloría General de Cuentas a partir del 04 de abrilal 31 de mayo, paralelamente se utilizó el reloj biométrico que ya existía en lainstitución, donde se percata que presenta deficiencias y las acciones tomadas esla contratación para la creación de un software para el respectivo control, segúnreportes de llegadas tardes se evidencia que se empezaron a tomar las medidas




administrativas, algunas se tomaron dos meses después pero se respalda la tomaadministrativa por medio del Pacto Colectivo de condiciones de trabajo en suartículo 74 donde establece: “…toda sanción disciplinaria prescribirá en un plazode tres meses…” Se confirma el hallazgo a la licenciada Diana Virginia de León Alconero, quienfungió como Directora de Recursos Humanos, por el período comprendido del 01de enero al 22 de febrero de 2016, en virtud que no evidencia la implementaciónde ningún sistema de control de asistencia para los meses de enero y febrero.Puesto que en sus medios de pruebas únicamente indica que fue cambiada depuesto en fecha 22 de febrero del 2016 de Directora de Recursos Humanos aAsistente de Recursos Humanos argumentando también que desde el 6 de juniode 2016 las autoridades no le han asignado funciones. Se desvanece el hallazgo al Ingeniero Juan Manuel Castro Alvarado, quien fungiócomo Director de Informática, por el período comprendido del 15 de julio al 31 dediciembre de 2016, en virtud que los argumentos presentados por el responsablemanifiesta que las funciones de dicho departamento son únicamente de asistir alpersonal para resolver problemas relativos al equipo de cómputo y software, noasí al control del personal, el reloj biométrico está a cargo del departamento deRecursos Humanos como se puede constatar en las tarjetas de responsabilidad,señala que se contrató a una persona externa a la institución para la creación deun Sistema de Marcaje para el control de asistencia del personal no requiriendo aldepartamento de informática, evidencia que las únicas personas que tienenacceso a la administración y generación de reportes del Sistema de Marcaje son:el Director de Recursos Humanos, Walter Geovanny Guillen Aguilar, personal deldepartamento de Recursos Humanos, Nelsin Elvin Santos, Walter Elias Ronquilloy Sindy María Enriquez. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS DIANA VIRGINIA DE LEON ALCONERO 3,562.50Total Q. 3,562.50

Espacios luego de Acciones Legales




Hallazgo No. 9 Falta de conciliación de saldos entre Fénix y SICOIN por concepto dedevolución de honorarios CondiciónEn la cuenta 5122 Tasas, durante la evaluación de los Ingresos, se determinó queno está conciliado el saldo por concepto de devoluciones de honorarios, segúnreportes del sistema Fénix y SICOIN, en virtud que en el sistema Fénix serealizaron devoluciones de honorarios durante el año 2016, por la suma deQ.3,446,669.05 y el SICOIN refleja en la cuenta 2151 Fondos de Terceros la sumade Q.3,414,734.85, existiendo una diferencia de Q.31,934.20, como se detalla enlos siguientes cuadros:

INTEGRACIÓN DE DEVOLUCIONES SEGÚN FÉNIX

Mes Total Devoluciones

Enero Q 34,727.50

Febrero Q 301,886.85

Marzo Q 456,264.95

Abril Q 333,294.00

Mayo Q 373,100.00

Junio Q 93,471.50

Julio Q 10.00

Agosto Q 643.00

Septiembre Q 710,719.00

Octubre Q 608,631.90

Noviembre Q 337,864.50

Diciembre Q 196,055.85

Total Q 3,446,669.05



EIP 1 Q 631,557.45 Q - Q 631,557.45

EIP 3 Q 135,361.69 Q - Q 135,361.69

RGS 1 Q 3,184,368.75 Q 39,776.04 Q 3,144,592.71

RGS 3 Q 679,186.64 Q 555,070.30 Q 124,116.34

TOTAL Q 4,035,628.19

(-) CAS Q 56,079.00

(-) RGS 3 CUR 1248 Q 529,415.84

(-) RGS 1 CUR 1189 Q 1,145.00




(-) RGS 1 CUR 1194 Q 3,348.50

(-) RGS 1 CUR 1187 Q 30,905.00

TOTAL DEVOLUCIONES Q 3,414,734.85

CriterioEl Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 5.5, Registro de las Operaciones Contables,establece: “La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través dela Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas yprocedimientos, para el adecuado y oportuno registro de las operacionescontables. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores decada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas dedevengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, correspondaúnicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores,hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con ladocumentación de soporte, para garantizar la generación de información contable,presupuestaria (física y financiera) y de tesorería , confiable y oportuna. Todoregistro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitiraplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría, y engeneral el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registroscontables.”, y la norma 5.7, Conciliación de Saldos, establece: “La máximaautoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección deContabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos para laadecuada y oportuna conciliación de saldos. Las unidades especializadas debenrealizar las conciliaciones de saldos de acuerdo a la normatividad emitida por laDirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cadaentidad, quienes velarán, en su respectivo ámbito, porque se apliquen losprocedimientos de conciliación de saldos de una manera técnica, adecuada yoportuna.” CausaEl Director Financiero, Tesorera y Contador General, no realizaron losprocedimientos necesarios de control del registro de las operaciones por conceptode devoluciones, por lo cual no se encuentran conciliados los saldos que refleja elsistema Fénix con SICOIN. EfectoQue los Estados Financieros reflejen información incorrecta, debido a que no setiene certeza del valor real de las devoluciones, lo cual repercute en el valor totalde los ingresos percibidos. RecomendaciónEl Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad, debe girar




instrucciones al Director Financiero, Contador General y Tesorera, a efecto que seconcilien mensualmente los saldos de devoluciones entre los sistemas Fénix ySICOIN. Comentario de los ResponsablesEn oficio CGC-HDCI. No. 003-2017, de fecha 02 de mayo de 2017, losLicenciados Miriam Yolanda Morales Cahuex, quien fungió como ContadorGeneral, por el período del 21 de abril al 31 de diciembre de 2016, María GabrielaGuevara Orozco, quien fungió como Tesorera, por el período del 19 de mayo al 31de diciembre de 2016, Nelsin Elvin Santos Mazariegos, quien fungió comoContador General, por el período del 01 de enero al 21 de abril de 2016, MiguelÁngel Mejía Xiloj, quien fungió como Director Financiero, por el períodocomprendido del 19 de septiembre al 31 de diciembre de 2016 y Azucena MarisolPérez Gamarro, quien fungió como Tesorera, por el período del 01 de enero al 19de mayo de 2016, manifiestan: “Manual de Auditoria Gubernamental, ParteIntroductoria, 3, Criterios Básicos sobre Auditoria Gubernamental, 3.3.7 “Eficienciaen el Manejo y Utilización de la Auditoría Gubernamental, párrafo segundo indica“Se debe otorgar prioridad y mayor atención a las áreas o actividadesgubernamentales más importantes, y no concentrar esfuerzos en debilidadesadministrativas aparentes que se relacionen con el incumplimiento de leyes,regulaciones, y otras deficiencias, las cuales si bien forman parte del alcance delas auditorías, no siempre representan aspectos sustantivos en la gestión de lasentidades auditadas. La identificación de causas de ineficiencias o prácticas antieconómicas, tiene el propósito de promover el fortalecimiento de los sistemasde control interno institucional y constituyen aspectos prioritarios en el enfoque deltrabajo de la auditoría gubernamental. Manual de Auditoria Gubernamental, ParteIntroductoria, 3, Criterios Básicos sobre Auditoria Gubernamental, 3.3.11 “Enfoqueconstructivo de la auditoría. Hay que tener presente que la oportunidad de mejorarlas actividades y operaciones de las entidades estatales, es más importante que elseñalamiento de críticas. Por lo tanto, en la planeación y ejecución de su trabajo,el auditor gubernamental debe insistir en aquellas actividades u operaciones de laentidad en las cuales existan indicios de oportunidades para lograr mejoras,teniendo en cuenta el significado, materialidad, e importancia de cada asunto.” Con base en la objetividad que debe mantener el auditor en la obtención de laevidencia, suficiente competente y pertinente, es preciso indicar que en laformulación del Hallazgo No. 9, “Falta de conciliación de saldos entre Fénix ySICOIN por concepto de devolución de honorarios”, no se determina latemporalidad de la responsabilidad de los siguientes puestos, Contador General,Tesorera, Director Financiero, ya que se dan momentos que es preciso definir, 1)Contador General, Licda. Miriam Yolanda Morales Cahuex, 21 de abril de 2016, 2)Tesorera, Licda. María Gabriela Guevara Orozco, 19 de mayo de 2016, 3) Lic.Miguel Angel Mejía Xiloj, 19 de septiembre de 2016; por lo que no puede atribuirse




bajo una misma formulación de hallazgo, un solo esquema a observar, seríapertinente delimitar de forma exacta, la responsabilidad pertinente, y laoportunidad de cada funcionario, para así sustentar objetivamente el criteriovertido. Con base en lo anteriormente citado, es procedente argumentar que sedeben observar sistémicamente documentación, y procesos en los registros de laInstitución, partiendo de la integración de ingresos que presenta la Comisión deAuditoría: a) Ingresos:

INTEGRACION DE INGRESOS, FENIX

Ord. Periodo: Monto:

1 ENERO 34,727.50

2 FEBRERO 301,886.85

3 MARZO 456,264.95

4 ABRIL 33,294.00

5 MAYO 373,100.00

6 JUNIO 93,471.50

7 JULIO 10.00

8 AGOSTO 643.00

9 SEPTIEMBRE 710,719.00

10 OCTUBRE 608,631.90

11 NOVIEMBRE 337,864.50

12 DICIEMBRE 196,055.85

TOTAL 3,146,669.05

b) Devoluciones: Se registran en Cuenta 2151-1-1 lo relativo a operaciones dedocumentos registrales en el año 2016. Se registran en Cuenta 2151-1-3 lorelativo a operaciones de documentos registrales en los años anteriores. Seregistran en Cuenta 1111-1-1, los reintegros que corresponden a operaciones dedocumentos registrales que se realizan en efectivo. Las operaciones EIP corresponden a registros Extra Presupuestarios Instrucciónde Pago, deben tomarse en cuenta en relación a la cuenta contable que se afecta.Las operaciones CAS corresponden a registros Contra Asiento Automático, debentomarse en cuenta en relación a la cuenta contable que se afecta. Lasoperaciones RGS corresponden a registros Reclasificación Grupo de Cuentas,deben tomarse en cuenta en relación a la cuenta contable que se afecta. Por lotanto según la dinámica de la plataforma informática SICOIN, no es posibleintegrar transacciones EIP concatenadas a RGS, también es de tomar en cuentaque los registros CAS afectan los registros EIP siempre y cuando modifiquen lamisma cuenta contable. Los CUR por RGS números 1248, 1189, 1194, 1187 no esposible afectar la integración, puesto que en el cuadro planteado en la condiciónestos se encuentran dentro de las operaciones RGS integradas de forma noadecuada), se puede inferir al analizar la integración que dichos CUR




corresponden al reintegro de las Sedes de la institución al fondo de devoluciones,sin embargo cono se indicó estos registros son parte de los registros RGS, de talforma que no se consideró a la totalidad de las sedes. Por lo acá expuesto, laintegración de las devoluciones debe considerarse como sigue: Ord. Clase de Registro Monto

1 EIP, Sub Cuenta 2151-1-1 631,557.45

2 CAS, Sub cuenta 2151-1-1 (73,937.00) 557,620.45

3 EIP, Sub cuenta 2151-1-3 135,361.69

4 CAS, Sub cuenta 2151-1-3 (5,392.00) 129,969.69

5 EIP, Sub Cuenta 1111-1-1 2,932,641.75

6 Fondos para disponibilidad (175,000.00) 2,757,641.75

7 Pendiente de Integrar 14,373.81 1,437.81

TOTAL 3,446,669.70

Fuente: Sicoin.

Por lo anterior, es importante considerar que si bien existe un saldo pendiente deintegrar, tal como se trasladó en el oficio número UDAF-TES-MGGO-48-2017, defecha 31 de marzo de 2017, evidentemente no constituye un aspecto material,pues carece de importancia relativa dentro de los aspectos evaluados, toda vezque fueron acá aclarados los aspectos contables relativos a la aplicación yoperaciones realizadas. DOCUMENTACION RELACIONADA 1) Oficio númeroUDAF-TES-MGGO-48-2017, 2) Acuerdo Registral 48-2016, 3) Acta No. 2, delDepartamento de Recursos Humanos, 4) Contrato No, 32-2016 y 5) AcuerdoRegistral No. 32-2016.” En oficio sin número, de fecha 02 de mayo de 2017, la Licenciada MagdaEsmercinda Gramajo Escobar, quien fungió como Directora Financiera, por el período comprendido del 01 de enero al 19 de septiembre de 2016, manifiesta:“Relacionado con el presente hallazgo manifiesto mi total inconformidad, asimismopresento las pruebas de desvanecimiento siguientes: Del 1 de Enero al 31 deDiciembre fue realizada la Auditoria, Hubo cambio de Administración y tambiénhubo cambio de Tesorería y Contador; a la nueva de Contadora y tesorera. Lesmencioné que, por experiencia de años anteriores, les recomendé implementarcontroles para evitar estas diferencias, pero ya no le pude darle seguimiento,porque en Septiembre me despidieron y por lo tanto ya no es mi responsabilidad.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo a los Licenciados Miriam Yolanda Morales Cahuex, quienfungió como Contador General por el período comprendido del 21 de abril al 31 dediciembre de 2016, María Gabriela Guevara Orozco, quien fungió como Tesorerapor el período comprendido del 19 de mayo al 31 de diciembre de 2016, NelsinElvin Santos Mazariegos, quien fungió como Contador General por el período




comprendido del 1 de enero al 21 de abril de 2016, Miguel Ángel Mejía Xiloj, quienfungió como Director Financiero por el período comprendido del 19 de septiembreal 31 de diciembre de 2016 y Azucena Marisol Pérez Gamarro quien fungió comoTesorera por el período comprendido del 1 de enero al 19 de mayo de 2016, envirtud que según las pruebas de descargo presentadas en Oficio CGC-HDCI. No.003.2017, no demuestran documentalmente que los saldos entre el sistema Fénixy el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN por concepto de devolución dehonorarios, se encuentran conciliados, a pesar que ellos argumentan que el saldopendiente de integrar es por una diferencia mínima de Q1,437.81, para la comisiónde auditoria esta información no es sustentable ya que según reporte CAS, Subcuenta 2151-1-1 que adjuntan en el oficio tiene un saldo final que no es el quereflejan en la integración, por lo que siempre existe una diferencia que asciende ala cantidad de Q.21,812.84, quedando de la siguiente manera:



EIP 1 Q 631,557.45 Q - Q 631,557.45

EIP 3 Q 135,361.69 Q - Q 135,361.69

CAJA Q 2,932,641.75 Q 175,000.00 Q 2,757,641.75

TOTAL Q 3,524,560.89

(-) CAS Q 56,079.00

TOTAL DEVOLUCIONES SICOIN

Q 3,468,481.89

TOTAL DE DEVOLUCIONES FENIX

Q 3,446,669.05

DIFERENCIA EN DEVOLUCIONES

Q 21,812.84

Se desvanece el hallazgo a la Licenciada Magda Esmercinda Gramajo Escobar,quien fungió como Directora Financiera por el periodo comprendido del 1 de eneroal 19 de septiembre de 2016, en virtud que en oficio sin número de fecha 2 demayo de 2017, manifiesta que el periodo de auditoria fue del 1 enero al 31 dediciembre 2016 y durante ese periodo hubo cambio de administración, así mismoindica que por su experiencia de años anteriores recomendó a la Contadora yTesorera, implementar controles para evitar estas diferencias, pero que no le pudodar seguimiento debido a su despido, debido a tal situación se le exime deresponsabilidad, debido a que las conciliaciones debieron realizarse al final delperiodo, en el cual ya no se encontraba dentro del puesto. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 10, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesCONTADORA GENERAL MIRIAM YOLANDA MORALES CAHUEX 3,187.50




TESORERA MARIA GABRIELA GUEVARA OROZCO 3,650.00TESORERA AZUCENA MARISOL PEREZ GAMARRO 3,800.00CONTADOR GENERAL NELSIN ELVIN SANTOS MAZARIEGOS 5,650.00DIRECTOR FINANCIERO MIGUEL ANGEL MEJIA XILOJ 6,000.00Total Q. 22,287.50

Hallazgo No. 10 Falta de conciliación de saldos entre el Sistema Fenix y Bancos CondiciónEn la cuenta 5122 Tasas, se determinó que no están conciliados los saldos deingresos entre el Sistema Fénix y Bancos, según reportes del Sistema Fénix losingresos durante el año 2016 por concepto de operaciones registrales hacienden aun valor total de Q37,594,499.21 de los cuales Q3,446,669.05 fueron devueltos alos usuarios según reportes del sistema Fénix, quedando un total deQ34,147,830.16 de ingresos percibidos para el Segundo Registro de la Propiedad.Según estados de cuentas bancarias el total de ingresos depositados durante elaño 2016 fueron de Q48,057,368.12, de los cuales se descuentan Q10,976,312.91de traslados entre cuentas bancarias, Q100,253.00 de comisiones por recaudoBAN 011 y Q3,446,669.05 de devoluciones para hacer un total en Bancos deQ33,534,133.16, por lo que por medio de oficio SRP-DAEAD-OF-36-2017 defecha 1 de marzo de 2017 y SRP-DAEAD-OF-53-2017 de fecha 24 de marzo de2017, se solicitó la integración de la diferencia en ingresos que existe entre Fénix yBancos por valor de Q613,697.00, (Q 34,147,830.16 – Q 33,534,133.16)respuesta que nunca fue entregada a la comisión de auditoría. CriterioEl Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 5.5 Registro de las Operaciones Contables,establece: "La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través dela Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas yprocedimientos, para el adecuado y oportuno registro de las operacionescontables. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores decada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas dedevengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, correspondaúnicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores,hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con ladocumentación de soporte, para garantizar la generación de información contable,presupuestaria (física y financiera) y de tesorería, confiable y oportuna. Todoregistro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitiraplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría, y engeneral el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registroscontables”, y la Norma 5.7 Conciliación de Saldos, establece: "La máxima




autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección deContabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos para laadecuada y oportuna conciliación de saldos. Las unidades especializadas debenrealizar las conciliaciones de saldos de acuerdo a la normatividad emitida por laDirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cadaentidad, quienes velarán en su respectivo ámbito, porque se apliquen losprocedimientos de conciliación de saldos de una manera técnica, adecuada yoportuna." CausaEl Director Financiero, Tesorera y Contador General, no realizaron las accionesnecesarias que permitan que el saldo de Ingresos del Sistema Fénix, se encuentreconciliado con el saldo de Bancos. EfectoLos saldos presentados no reflejan los ingresos reales percibidos en el SegundoRegistro de la Propiedad durante el año 2016, por lo consiguiente la informaciónno es confiable para la toma de decisiones. RecomendaciónEl Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad, debe girarinstrucciones al Director Financiero Tesorera y Contador General, a efecto que seconcilien los saldos del Sistema de Registro de Ingresos Fénix y Bancos. Comentario de los ResponsablesEn oficio CGC-HDCI. No. 002-2017, de fecha 02 de mayo de 2017, losLicenciados Miriam Yolanda Morales Cahuex, quien fungió como ContadorGeneral, por el período del 21 de abril al 31 de diciembre de 2016, María GabrielaGuevara Orozco, quien fungió como Tesorera, por el período del 19 de mayo al 31de diciembre de 2016, Nelsin Elvin Santos Mazariegos, quien fungió comoContador General, por el período del 01 de enero al 21 de abril de 2016, MiguelÁngel Mejía Xiloj, quien fungió como Director Financiero, por el períodocomprendido 19 de septiembre al 31 de diciembre de 2016, y Azucena MarisolPérez Gamarro, quien fungió como Tesorera, por el período del 01 de enero al 19de mayo de 2016, manifiestan: “Es importante indicar que la función del SegundoRegistro de la Propiedad se encuentra regulada en el Código Civil, estableciendo;“El Registro de la Propiedad es una institución pública que tiene por objeto lainscripción, anotación y cancelación de los actos y contratos relativos al dominio ydemás derechos reales sobre bienes inmuebles y muebles identificables”, dichanormativa es aplicable y de observancia al Segundo Registro de la Propiedad portener las mismas características y base legal, esta función reviste de supremaimportancia para con los usuarios. Con base en ello, los procesos registrales,administrativos y financieros, se orientan a brindar de forma consistente el servicio




a los usuarios, por lo tanto dentro de las acciones administrativas emprendidas enel periodo que la Comisión de Auditoría examina, priorizan esta función, es el casode hacer referencia con base en las mismas normas que la Comisión de Auditoríadebe aplicar en el proceso de examen, las cuales nos permitimos citar: MarcoConceptual del Sistema de Auditoria Gubernamental, numeral I. “Generalidades”,1. “Definiciones”, 1.1 “Control del sector gubernamental”, refiriéndose a lasacciones del ente Contralor establece en el segundo párrafo “Su acción va másallá de la simple revisión de los registros contables y de la gestión financiera pura;abarca la evaluación de los sistemas y los resultados operacionales con base acriterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía y equidad, conque se han realizado las operaciones, y la actuación de los servidores yadministradores públicos en el desempeño de sus funciones.” Normas de AuditoriaGubernamental, 3. NORMAS PARA LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA DELSECTOR GUBERNAMENTAL. Numeral 3.5 “Obtención de EvidenciaComprobatoria: a) Suficiente: La evidencia será suficiente, cuando por losresultados de la aplicación de una o varias pruebas, el auditor gubernamentalpueda obtener certeza razonable que los hechos revelados se encuentransatisfactoriamente comprobados. Esta característica debe permitir, a terceraspersonas, llegar a las mismas conclusiones que el auditor gubernamental. “ Con base en la objetividad que debe mantener el auditor en la obtención de laevidencia, suficiente competente y pertinente, es preciso indicar que en laformulación del Hallazgo No. 9, “Falta de conciliación de saldos entre Fénix ySICOIN por concepto de devolución de honorarios”, no se determina latemporalidad de la responsabilidad de los siguientes puestos, Contador General,Tesorera, Director Financiero, ya que se dan momentos que es preciso definir, 1)Contador General, Licda. Miriam Yolanda Morales Cahuex, 21 de abril de 2016, 2)Tesorera, Licda. María Gabriela Guevara Orozco, 19 de mayo de 2016, 3) Lic.Miguel Angel Mejía Xiloj, 19 de septiembre de 2016; por lo que no puede atribuirsebajo una misma formulación de hallazgo, un solo esquema a observar, seríapertinente delimitar de forma exacta, la responsabilidad pertinente, y laoportunidad de cada funcionario, para así sustentar objetivamente el criteriovertido. Con base en la objetividad que debe mantener el auditor en la obtenciónde la evidencia comprobatoria es preciso indicar que en la formulación delHallazgo No. 10, “Falta de conciliación de saldos entre el Sistema Fenix yBancos”, se debe realizar el análisis de la naturaleza técnica-contable delascuentas, contenida en el Manual de Contabilidad Integrada Gubernamental, espreciso indicar que al plantear la condición sobre la evaluación de la cuentanúmero 5122 Tasas, ”Registra los recursos originados en organismos de gobiernocentral, organismos descentralizados, y autónomos y entidad de seguridad socialdestinados a la financiación de erogaciones del gobierno central, organismosdescentralizados y autónomos y entes de la seguridad social” evidentemente setrata de una cuenta con naturaleza de resultados, la cual es acumulativa dentro de




la contabilidad, se refleja de esa forma en el estado de resultados de la Institución.Sin embargo la naturaleza de la cuenta número 1112 Bancos, “Registra elmovimiento de fondos de cuentas monetarias, propias y las controladas por laTesorería, abiertas en el sistema bancario”, constituye una cuenta con naturalezade balance, la cual no es acumulativa, por lo que al utilizar la técnica contable noes procedente aplicar pruebas de auditoria o procedimientos inidóneos, oconciliación entre ellas lo cual se puede observar de la siguiente forma: a) En lacuenta Tasas intervienen dentro de la acumulación los ingresos percibidos porhonorarios, los cuales constituyen los efectivamente percibidos, que estánregulados mediante el Acuerdo Gubernativo No. 325-2005, del Ministerio deGobernación, Arancel General para los Registros de la Propiedad. b) La CuentaBancos registra variedad de operaciones en el campo de los ingresos y egresosde la institución, dentro de los cuales, tal como lo indica la condición intervienenaspectos como transferencias entre cuentas, comisiones, intereses. Asimismo se llevan controles internos en donde a través de cruce de informaciónde FENIX y depósitos realizados en BANCOS se realizan cuadres diarios a lasSedes del Segundo Registro de la Propiedad que incluye Quetzaltenango,Guatemala, Mazatenango, Coatepeque y San Marcos. A través de este controlinterno se presenta la Integración de Ingresos FENIX contra BANCOS.

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INTEGRACIÓN DE INGRESOS FENIX vs BANCSO (según cuadro axuliar)

AÑO 2016

FEXNIX BANCOS DIFERENCIAS

XELA Q22,185,227.86 Q22,181,305.40 Q3,922.46

COATEPEQUE Q3,184,653.00 Q3,184,702.50 -Q49.50

MAZATE Q5,005,163.50 Q5,005,163.00 Q0.50

GUATEMALA Q6,675,030.55 Q6,675,130.72 -Q100.17

SAN MARCOS Q107,186.00 Q107,186.00 Q0.00

BAN011 Q444,745.00 Q444,745.00 Q0.00

Q37,602,005.91 Q37,598,232.62 Q3,773.29 Q0.00 Q0.00 Q0.00 Q0.00

Por lo anterior, es importante considerar que si bien existe una diferencia deintegrar, evidentemente no constituye un aspecto material, pues carece deimportancia relativa dentro de los aspectos evaluados, toda vez que fueron acáaclarados los aspectos contables relativos a la aplicación y operacionesrealizadas.”En oficio sin número, de fecha 02 de mayo de 2017, la Licenciada MagdaEsmercinda Gramajo Escobar, quien fungió como Directora Financiera, por el período comprendido del 01 de enero al 19 de septiembre de 2016, manifiesta:“Relacionado con el presente hallazgo manifiesto mi total inconformidad, asimismo




presento las pruebas de desvanecimiento siguientes: Del 1 de enero al 31 dediciembre fue realizada la Auditoria, Hubo cambio de Administración y tambiénhubo cambio de Tesorería y Contador; a la nueva Contadora y tesorera. Lesmencioné que, por experiencia de años anteriores, les recomendé implementarcontroles para evitar estas diferencias, pero ya no le pude darle seguimiento,porque en Septiembre me despidieron y por lo tanto ya no es mi responsabilidad.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo a los Licenciados Miguel Ángel Mejía Xiloj, quien fungiócomo Director Financiero por el período comprendido del 19 de septiembre al 31de diciembre de 2016, Nelsin Elvin Santos Mazariegos, quien fungió comoContador General por el período comprendido del 1 de enero al 21 de abril de2016, Miriam Yolanda Morales Cahuex, quien fungió como Contador General porel período comprendido del 21 de abril al 31 de diciembre de 2016, María GabrielaGuevara Orozco, quien fungió como Tesorera por el período comprendido del 19de mayo al 31 de diciembre de 2016 y Azucena Marisol Pérez Gamarro quienfungió como Tesorera por el período comprendido del 1 de enero al 19 de mayode 2016, en virtud que en Oficio CGC-HDCI. No.002-2017, de fecha 2 de mayo de2017, los responsables indican que la cuenta 5122 Tasas es una cuenta connaturaleza de resultados, la cual es acumulativa dentro de la contabilidad, sinembargo la cuenta 1112 Bancos es una cuenta con naturaleza de balance, la cualno es acumulativa, por lo que al utilizar la técnica contable no es procedenteaplicar pruebas de auditoria o procedimientos inidóneos, o conciliación entre ellas,sin embargo es importante mencionar que dicha conciliación la comisión ladetermino considerando los saldos que refleja el sistema Fénix respecto a cuentaTasas descontando el total de las devoluciones, dando como resultado el total deingreso del 2016, por otro lado la cuenta Bancos si bien es cierto es una cuentaacumulativa la comisión de auditoria no considero los saldos iniciales de lascuentas bancarias, únicamente los depósitos realizados durante todo el período2016, según estados de cuentas bancarias, de los cuales se realizaron losdescuentos que correspondían tal como se indicó en la condición del hallazgo, eneste sentido ambas cuentas debieron ser conciliadas, a pesar que en el oficioanteriormente citado adjuntan una integración de ingresos entre Fénix y Bancos, lacual tiene Q37,602,005.91 de ingresos totales según Fénix sin rebajar lasdevoluciones y según integración del sistema Fénix trasladada a la comisión deauditoria por el Departamento de Informática muestran un total de ingresos porQ37,594,499.21 sin rebajar las devoluciones, lo cual evidencia que desde aquí hayinconsistencia entre los datos, si los mismo son provenientes del sistema Fénix, enBancos indican que el total de ingresos depositados fue por Q37,598,232.62según reportes internos de los cuadres diarios de las sedes del Segundo Registrode la Propiedad, de lo cual no adjuntan documentos de soporte que sustentendicha información que están proporcionando, en conclusión la integración que




adjuntan de Fénix y bancos no cuadra, por otro lado es importante mencionar quedicha integración de las diferencias fue solicitada por la comisión en 2oportunidades según oficio SRP-DAEAD-OF-36-2017 de fecha 1 de marzo de2017 y SRP-DAEAD-OF-53-2017 de fecha 24 de marzo de 2017, información quenunca fue trasladada a la comisión. Se desvanece el hallazgo a la Licenciada Magda Esmercinda Gramajo Escobar,quien fungió como Directora Financiera por el periodo comprendido del 1 de eneroal 19 de septiembre de 2016, en virtud que en oficio sin número de fecha 2 demayo de 2017, manifiesta que el periodo de auditoria fue del 1 enero al 31 dediciembre 2016 y durante ese periodo hubo cambio de administración, así mismoindica que por su experiencia de años anteriores recomendó a la Contadora yTesorera, implementar controles para evitar estas diferencias, pero que no le pudodar seguimiento debido a su despido, debido a tal situación se le exime deresponsabilidad, debido a que las conciliaciones debieron realizarse al final delperiodo, en el cual ya no se encontraba dentro del puesto. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 10, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesCONTADORA GENERAL MIRIAM YOLANDA MORALES CAHUEX 3,187.50TESORERA MARIA GABRIELA GUEVARA OROZCO 3,650.00TESORERA AZUCENA MARISOL PEREZ GAMARRO 3,800.00CONTADOR GENERAL NELSIN ELVIN SANTOS MAZARIEGOS 5,650.00DIRECTOR FINANCIERO MIGUEL ANGEL MEJIA XILOJ 6,000.00Total Q. 22,287.50

1. 2. 3. 4. 5.

6.

INFORME RELACIONADO CON EL CUMPLIMIENTO DE LEYES Y

REGULACIONES APLICABLES LicenciadoMarco Arodi Zaso PérezRegistrador TitularSegundo Registro de la PropiedadSu despacho Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtenerseguridad razonable acerca de si el balance general de Segundo Registro de laPropiedad al 31 de diciembre de 2016, y los estados relacionados de resultadosy de liquidación del presupuesto de ingresos y egresos, por el año terminado enesa fecha, están libres de representación errónea de importancia, hemos hechopruebas de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables. El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, esresponsabilidad de la Administración. Evaluamos el cumplimiento por parte dedicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opiniónsobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, noexpresamos tal opinión. Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, oviolaciones a los términos de leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan aconcluir que la acumulación de las distorsiones resultantes, es importante enrelación con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas decumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento.

Área Financiera

Pagos improcedentes personal sin funcionesFalta de libro de bancos autorizadosIncumplimiento a cláusulas del ContratoUtilización indebida de recursosPagos improcedentes en el reglón 035 y régimen salarial en pacto colectivosin sustento legal

6. 7. 8.

Libros no autorizadosActivos fijos no depreciadosEventos realizados sin publicarlos en Guatecompras

Guatemala, 15 de mayo de 2017




Hallazgos relacionados con Cumplimiento a Leyes y RegulacionesAplicables Área Financiera Hallazgo No. 1 Pagos improcedentes personal sin funciones CondiciónEn el Programa de Gasto 11 Administración Registral, en los renglones 011Personal Permanente y 022 Personal por Contrato, se determinó que seefectuaron pagos improcedentes por concepto de salarios a los empleados: deLeón Alconero Diana Virginia, bajo el reglón 011, desde el 07 de junio al 31 dediciembre del 2016, Chinchilla Sanjuan Pablo, bajo el reglón 011, desde el 05 demarzo al 31 de diciembre del 2016, Monterroso Avila María Isabel, bajo el reglón011, desde el 19 de marzo al 31 de diciembre del 2016, y Pérez María Gabriela,bajo el reglón 022, desde el 21 de abril al 31 de diciembre del 2016. Losempleados antes mencionados no tienen ningún cargo o puesto de trabajo dentrode la institución y por ende carecen de funciones, durante todo el tiempoanteriormente descrito, debido a que fueron destituidos de sus cargos y por ordende Juez, del Juzgado de Primera Instancia de Trabajo y Previsión Social yEconómico Coactivo de Quetzaltenango, se ordena al Segundo Registro de laPropiedad, a través de su Representante Legal, la inmediata Reinstalación, almismo puesto, y condiciones de trabajo que tenían al momento del despido, sinembargo hasta el 31 de diciembre 2016, se estableció que dicha orden se haefectuado de forma parcial, ya que no se ha cumplido a lo estipulado en cuanto almismo puesto, y condiciones de trabajo que tenían al momento del despido, yaque no se les ha asignado funciones dentro de la institución, no así al pago de lossalarios como sigue: Diana Virginia de León Alconero. Reinstalación 09017-2016-00586

Devengados


OtrosDevengados

Totaldevengado

1 16 al 31 de julio Q10,572.58 Q250.00 Q375.00 Q11,197.582 01 al 15 de agosto Q7,125.00 Q125.00 Q0.00 Q7,250.003 16 al 31 de agosto Q7,125.00 Q125.00 Q375.00 Q7,625.004 01 al 15 de septiembre Q7,125.00 Q125.00 Q0.00 Q7,250.005 16 al 30 de septiembre Q7,125.00 Q125.00 Q375.00 Q7,625.006 01 al 15 de octubre Q7,125.00 Q125.00 Q0.00 Q7,250.007 16 al 31 de octubre Q7,125.00 Q125.00 Q375.00 Q7,625.008 01 al 15 de noviembre Q7,125.00 Q125.00 Q0.00 Q7,250.00




9 16 al 30 de noviembre Q7,125.00 Q125.00 Q375.00 Q7,625.0010 01 al 15 de diciembre Q7,125.00 Q125.00 Q0.00 Q7,250.0011 Aguinaldo proporcional Q5,343.75 Q0.00 Q0.00 Q5,343.7512 16 al 31 de diciembre Q7,125.00 Q125.00 Q375.00 Q7,625.00

Total Q87,166.33 Q1,500.00 Q2,250.00 Q90,916.33 Sobre las funciones de Diana Virginia de León Alconero, según Acta númeronueve guion dos mil dieciséis de fecha dos de marzo de dos mil dieciséis en elcargo de asistente del departamento de Recursos Humanos, con funcionesespecificas de: a) Asistir al Director de RRHH en la administración del recursohumano; b) Revisar y llevar diariamente el control de marcas en el reloj biométricode todo el personal; c) Reportar al Director de RRHH sobre ausencias, llegadastarde y demás registros irregulares del personal que se obtenga en el relojbiométrico y demás funciones establecidas en el Manual de Organización yFunciones del Segundo Registro de la Propiedad Inmueble de Quetzaltenango. Pablo Chinchilla Sanjuan. Reinstalación 09017-2016-00305

Devengados


OtrosDevengados

Totaldevengado

1 Septiembre Q13,600.00 Q250.00 Q0.00 Q13,850.002 Octubre Q13,600.00 Q250.00 Q0.00 Q13,850.003 Noviembre Q13,600.00 Q250.00 Q0.00 Q13,850.004 Aguinaldo proporcional Q 3,400.00 Q0.00 Q0.00 Q3,400.005 Diciembre Q13,600.00 Q250.00 Q0.00 Q13,850.00

Total Q57,800.00 Q1,000.00 Q0.00 Q58,800.00 Sobre las funciones de Pablo Chinchilla Sanjuan, según nombramiento contenidoen el Acuerdo Registral número siete guion dos mil doce, (7-2012) de fecha ochode febrero del año dos mil doce, en el cual se le nombra como Asesor de Imagen yRelaciones Públicas y Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública,juntamente con las funciones que de acuerdo a la naturaleza del cargo lecompeten como a) Es el encargado de analizar y elaborar planes y métodos paratener una proyección aceptable del usuario; b) Anfitrión de la institución; c) Atiendey responde dudas y preguntas relacionadas a los criterios administrativos de laOperación Registral vía electrónica entre otras y demás funciones establecidas enel Manual de Organización y Funciones del Segundo Registro de la PropiedadInmueble de Quetzaltenango. María Isabel Monterroso Ávila. Reinstalación 09017-2016-00411

Devengados


OtrosDevengados

Totaldevengado

1 Septiembre Q7,600.00 Q250.00 Q0.00 Q7,850.00




2 Octubre Q7,600.00 Q250.00 Q0.00 Q7,850.003 Noviembre Q7,600.00 Q250.00 Q0.00 Q7,850.004 Aguinaldo proporcional Q1,900.00 Q0.00 Q0.00 Q1,900.005 Diciembre Q7,600.00 Q250.00 Q0.00 Q7,850.00

Total Q32,300.00 Q1,000.00 Q0.00 Q33,300.00 Sobre las funciones de María Isabel Monterroso Ávila, según nombramientocontenido en el Acuerdo Registral número siete guion dos mil doce, de fecha ochode febrero del año dos mil doce, en el cual se le nombra en el cargo de Asistentede Seguridad Registral del Registrador y de apoyo a operadores de justicia yposteriormente modificado mediante Acuerdo Registral, treinta y uno guion dos miltrece de fecha ocho de agosto de dos mil trece, se nombra en el cargo deAsistente I, del departamento de Seguridad Registral con funciones especificas deacuerdo a la naturaleza del cargo. María Gabriela Pérez. Reinstalación 09017-2016-00506

Devengados


OtrosDevengados

Totaldevengado

1 Julio Q2,708.07 Q185.48 Q0.00 Q2,893.552 Agosto Q3,650.00 Q250.00 Q0.00 Q3,900.003 Septiembre Q3,650.00 Q250.00 Q0.00 Q3,900.004 Octubre Q3,650.00 Q250.00 Q0.00 Q3,900.005 Noviembre Q3,650.00 Q250.00 Q0.00 Q3,900.006 Aguinaldo proporcional Q1,500.00 Q0.00 Q0.00 Q1,500.007 Diciembre Q3,650.00 Q250.00 Q0.00 Q3,900.00

Totales Q22,458.07 Q1,435.48 Q0.00 Q23,893.55 Sobre las funciones de María Gabriela Pérez, según contrato No. 04-2016,Contrato de servicios a plazo fijo, inicio del uno de enero del año dos mil dieciséis,servicios a desempeñar, recepcionista del Segundo Registro de la PropiedadInmueble de Quetzaltenango, reglón 022 personal por contrato, con funcionesespecificas de: a) Atender al público; b) Recibir y atender las llamadas telefónicas;c) Trasladar las llamadas telefónicas a donde corresponda; d) Proporcionarinformación a los usuarios y cualquier otra actividad o funciones que el RegistradorTitular del Segundo Registro de la Propiedad disponga, entre otras. Por lo que se logró establecer que después de la reinstalación se ha erogadopara: Diana Virginia de León Alconero un total de Q 90,916.33, Pablo ChinchillaSanjuan Q 58,800.00, María Isabel Monterroso Ávila Q 33,300.00, María GabrielaPérez Q 23,893.55, para un total de Q 206,909.88. Por medio de fichas técnicas trasladas al personal de la institución, se pudo




determinar que se contrato a una persona que está cumpliendo las funciones deMaría Gabriela Pérez. CriterioEl Decreto Número 89-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley deProbidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos, artículo 8,Responsabilidad administrativa, establece: “La responsabilidad es administrativacuando la acción u omisión contraviene el ordenamiento jurídico administrativo ylas normas que regulan la conducta del funcionario público, asimismo, cuando seincurriere en negligencia, imprudencia o impericia o bien incumpliendo leyes,reglamentos, contratos y demás disposiciones legales a la institución estatal antela cual están obligados a prestar sus servicios; además, cuando no se cumplan,con la debida diligencia las obligaciones contraídas o funciones inherentes alcargo, así como cuando por acción u omisión se cause perjuicio a los interesespúblicos que tuviere encomendados y no ocasionen daños o perjuiciospatrimoniales, o bien se incurra en falta o delito”. El Decreto Número 101-97, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica del Presupuesto, artículo 75. Remuneraciones de empleados yfuncionarios públicos, establece: “Las remuneraciones de los funcionarios yempleados públicos se fijarán de acuerdo con lo que establece la Ley de Salariosde la Administración Pública y otras disposiciones legales atinentes, salvo que elorganismo o entidad descentralizada a que pertenezcan cuente con leyesespecíficas sobre la materia. En todos los casos, anualmente, se debe elaborar unpresupuesto analítico que contenga el detalle de puestos y sus respectivasremuneraciones”. Articulo 76. Retribuciones y servicios no devengados, establece:“No se reconocerán retribuciones personales no devengadas, ni servicios que nose hayan prestado”. CausaEl Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad, ha incumplido al noasignar ninguna función a cada uno de los empleados reinstalados, al mismopuesto y condiciones de trabajo que tenía al momento del despido tal como loestablece la orden de reinstalación emanada por orden de Juez, del Juzgado dePrimera Instancia de Trabajo y Previsión Social y Económico Coactivo. DianaVirginia de León Alconero, Reinstalación 09017-2016-00586. María GabrielaPérez, Reinstalación 09017-2016-00506. Pablo Chinchilla Sanjuan, Reinstalación09017-2016-00305. María Isabel Monterroso Ávila, Reinstalación09017-2016-00411. El Director de Recursos Humanos, no ha administrado efectivamente el recursohumano con el que cuenta la institución y no ha tomado acciones pertinentes paraasignarles un lugar donde puedan desarrollar sus funciones y ser productivos a la




institución aun cuando no se hayan agotado las instancias pertinentes comoconfirmó mediante Oficio SRP-RRHH-562-2016. EfectoSe efectuaron erogaciones a personal sin cumplir funciones dentro de la instituciónya que las autoridades correspondientes no les asignaron actividades aun cuandose cuenta con los respectivos Acuerdos Registrales y contratos de trabajo queestipulan las funciones a desempeñar. De la misma manera se evidenciacontratación de más personal, por ende efectuar mas erogaciones y noaprovechar el recurso humano que está dentro de la institución ya que estánpercibiendo un salario sin ser productivos a la misma. RecomendaciónEl Registrador Titular y Director de Recursos Humanos, deben de asignarfunciones al personal reinstalado, ya que se encuentran devengando un salariomensual sin ejercer ninguna actividad dentro de la institución. Comentario de los ResponsablesEn oficio CGC-SRP-C0011-2017, de fecha 7 de abril de 2017, el Licenciado MarcoArodi Zaso Pérez, quien fungió como Registrador Titular, por el períodocomprendido del 12 de febrero al 31 de diciembre de 2016, manifiesta: “Estehallazgo DEBE SER DESVANECIDO EN SU TOTALIDAD y como consecuenciaNO se debe confirmar por lo siguiente: 1.- Los pagos que se realizaron a los trabajadores: Diana Virginia De LeónAlconero, Pablo Chincilla Sanjuan, Maria Isabel Monterroso Avila, y Maria GabrielaPerez; SON PAGOS QUE ESTÁN APEGADOS A DERECHO PUES CADA UNODE ELLOS EMANA DE UNA RESOLUCIÓN JUDICIAL QUE ES LEY PERSONAL(y sabedores somos todos, que las resoluciones judiciales tienen el carácter de leyprofesional para los sujetos a quienes se refiere -en este caso: El segundoRegistro de la propiedad, y cada uno de los trabajadores involucrados en dichosprocesos), como consecuencia, no se puede decir que los pagos que se lesrealzaron a cada uno de los nombrados, son pagos improcedentes; toda vez quedicho pago no encuadra dentro de lo que establece el 76 del Decreto legislativonúmero 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto, que en su parte conducenteestablece: . . . “No se reconocerán retribuciones personales no devengadas, niservicios que no se hayan prestado”. Se sostiene que no encuadran en esesupuesto de hecho, toda vez que, desde el mismo momento que el Juez dePrimera Instancia de Trabajo Previsión Social y Económico Coactivo deQuetzaltenango emite las resoluciones en donde orden la inmediata reinstalaciónde cada uno de los trabajadores, está declarando que ellos, los trabajadores,tienen el derecho de devengar el salario y todos los beneficios laborales que lescorresponden; como consecuencia cada uno de ellos tiene derecho a devengar, y




si a devengado los salarios que se le han pagado; Devengar, conforme eldiccionario de la Real Academia Española significa: -apropiarse. Adquirir derechoa alguna percepción o retribución por razón de trabajo, servicio u otro título-; y ésteotro título lo constituye la resolución emanada del Honorable Juez de PrimeraInstancia de Trabajo y Previsión Social en cada uno de los casos, siendo talesresoluciones las siguientes: a) Diana Virginia De León Alconero, resolución dicta dentro del proceso laboralidentificado con el número: 09017-2016-00586, el 24 de junio del año 2016; mismaque fue cumplida por el Segundo Registro de la Propiedad según acta número27-2016 de fecha 08 de julio de 2016; en donde consta que se reinstalo a latrabajadora según acuerdo registral 42-2016 de fecha 08 de julio del año 2016 enel que claramente se lee que es en cumplimiento de la resolución judicial referida;esto aun y cuando ya se había emitido el acuerdo registral 36-2016 de fecha 06 deJUNIO de 2016, en el que por lo ahí considerado se acuerda LA SUPRESIÓNTOTAL DE LA PLAZA DE ASISTENTE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOSHUMANOS, que era la plaza de la reinstalada. b) Pablo Chincilla Sanjuan resolución dicta dentro del proceso laboral identificadocon el número: 09017-2016-00305, el 08 de agosto del año 2016; misma que fuecumplida por el Segundo Registro de la Propiedad según acta número 34-2016 defecha 02 de septiembre de 2016 en donde consta que se reinstalo al trabajadorsegún acuerdo registral 49-2016 de fecha 02 de septiembre del año 2016 en elque claramente se lee que es en cumplimiento de la resolución judicial referida;esto aún y cuando ya se había emitido el acuerdo registral 18-2016 de fecha 04 deMARZO de 2016, en el que por lo ahí considerado se acuerda LA SUPRESIÓNTOTAL DE LA PLAZA DE DIRECTOR DE RELACIONES PÚBLICAS Y DEACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA CON ATENCIÓN AL USUARIO YMEJORA CONTINUA, que era la plaza del reinstalado. c) Maria Isabel Monterroso Avila, resolución dicta dentro del proceso laboralidentificado con el número: 09017-2016-411, el 05 de agosto del año 2016; mismaque fue cumplida por el Segundo Registro de la Propiedad según acta número34-2016 de fecha 02 de septiembre de 2016 en donde consta que se reinstalo a latrabajadora según acuerdo registral 49-2016 de fecha 02 de septiembre del año2016 en el que claramente se lee que es en cumplimiento de la resolución judicialreferida; esto aún y cuando ya se había emitido el acuerdo registral 23-2016 defecha 18 de MARZO de 2016, en el que por lo ahí considerado se acuerda LASUPRESIÓN TOTAL DE LA PLAZA DE ASISTENTE I DEL DEPARTAMENTO DESEGURIDAD REGISTRAL, que era la plaza de la reinstalada. d) Maria Gabriela Perez; resolución dicta dentro del proceso laboral identificadocon el número: 09017-2016-00506, el 01 de junio del año 2016; misma que fue




cumplida por el Segundo Registro de la Propiedad según actas números 10-2016y 11-2016 de fechas 8 de julio y 19 de julio del año 2016 en donde consta que sereinstalo al trabajadora según acuerdo registral 10-2016 de fecha 08 de julio delaño 2016 en el que claramente se lee que es en cumplimiento de la resoluciónjudicial referida; esto aún y cuando la relación laboral con la trabajadora ya habíasido suspendida según acuerdo registral 07-2016 de fecha 02 de junio del año2016 por lo ahí considerado. 2) Desde el momento que cada una de las resoluciones fue dictada por elhonorable juez, se convierten en ley personal (que obliga) entre actor ydemandado, como consecuencia la observancia y cumplimiento de la misma nopuede generar un hallazgo, ahora bien que se pretenda sostener que esa leypersonal (resolución judicial) no ha sido eficazmente cumplida puesto que no seles han asignado funciones a los trabajadores involucrados, NO QUIERE DECIRque ese extremo origine un hallazgo, toda vez que fue el Juez de Instancia deTrabajo quien en un debido proceso, ordeno la reinstalación, empero las plazaspara las cuales debían reinstalarse a los trabajadores, ya no existían al momentode emitir dicha orden, y al no haber redargüido de nulidad los acuerdosadministrativos de supresión de plazas, los mismos cobraron total vigenciacausando estado, consecuencia lógica deben de cumplirse y observarseenteramente. Nos encontramos acá en una situación dicotómica, que contradicedisposiciones o normas administrativas -como lo son la de supresión de plazas-,con disposiciones o normas laborales, -que son las resoluciones judiciales quecontienen las ordenes de instalación-; y ante esta dicotomía debe de atenderse loque el artículo 108 de la constitución política de nuestra República; y este artículoes superior a lo establecido en cualquier otra norma o disposición jurídica, comoconsecuencia el hecho de formular un hallazgo por haber realizado pagos atrabajadores que fueron reinstalados por orden judicial en una plaza que ya noexistía, no puede sustentarse, puesto que se estaría cometiendo una ilegalidad alsostener este hallazgo por cumplir una orden judicial. Aunado a ello debe tomarseen cuenta que aún existen proceso litigiosos que se ventilan en los órganosjudiciales correspondientes, y en los cuales se debe decidir sobre la total y eficazprocedencia o no de las reinstalaciones realizadas, tal y como lo demuestro concada uno de los expedientes que acompaño a este hallazgo; por lo tanto estehallazgo si es que procediera debe de formularse hasta el momento en el cual seresuelvan en definitiva todos los procesos judiciales incoados, y en todo caso debetambién tomarse en cuenta que son los trabajadores los que están percibiendo unemolumento sin haber prestado un trabajo efectivo, y es a ellos también a quienesse les debe formular dicho hallazgo, a nosotros no, puesto que como entidadesnominadoras ÚNICAMENTE ESTAMOS CUMPLIENDO UNA RESOLUCIÓNJUDICIAL que en el caso particular es superior a cualquier otra disposicióngeneral, y como consecuencia prevalece sobre ella, esto tal y como lo establece elartículo 3, 5, 9 y 13 de la Ley del organismo judicial, en concomitancia con el




artículo 12 del código de trabajo y 106 de la constitución Política de nuestraRepública. 3) COMO DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE ACOMPAÑAMOS 785 FOLIOS queaunados a los primeros cinco del presente, suman un total de 795. Cada uno delos folios respectivos que contienen cada uno de los expedientes judicialesmencionados, y los acuerdos administrativos, y actas administrativas relacionadas,con los que evidenciamos que nosotros solo estamos dando cumplimiento aresoluciones judiciales, y que esta resoluciones judiciales por ser leyes personalesy disposiciones en materia del trabajo son superiores a cualquier otra normasegún las leyes citadas en el contexto del presente. 4.- POR TODO LO ANTERIOR el hallazgo denominado: PAGOSIMPROCEDENTES PERSONAL SIN FUNCIONES, debe ser desvanecido en sutotalidad, por no ser sustentable, amén de que no indica con claridad y precisión,en todo caso que disposición administrativo se inobservó, para incurrir enresponsabilidad administrativa. SEGUNDO: Del Informe de Cargos Provisional Número DAEAD-FP-007-2017 defecha 29 de marzo de 2017, Hemos de manifestar que también somos del criterioque la totalidad de los hallazgos formulados en el Informe de Cargos ProvisionalNúmero DAEAD-FP-007-2017 de fecha 29 de marzo de 2017, deben ser desvanecidos toda vez que se finca en el acuerdo gubernativo 192-2014, AcuerdoGubernativo que desde febrero del presente año YA NO ESTA VIGENTE; y suibien es cierto durante el periodo auditado el mismos si era vigente, A LA FECHADE FORMULACIÓN DE CARGOS PROVISIONALES, ya no se encontrabavigente. Y conforme el artículo 8 del La Ley del Organismo Judicial no se puedeaplicar. Por todo lo anterior respetuosamente SOLICITAMOS: 1.- Que se admita para tu trámite el presente memorial incorporándolo a susantecedentes, y con el mismo se tenga a cada uno de los firmantes porpresentado y se tenga por evacuada de nuestra parte la audiencia que fueraconferida. 2.- Que se tengan por presentados de nuestra parte, los argumentos de descargoy desvanecimiento de cargos formulados en el Informe de Cargos ProvisionalNúmero DAEAD-FP-007-2017 de fecha 29 de marzo de 2017, y del HALLAZGONo1. PAGOS IMPROCEDENTES PERSONAL SIN FUNCIONES. 3.- Que se tenga por presentado el expediente adjunto que contiene losdocumentos de respaldo del hallazgo relacionado, tomándose en cuenta que el




mismo cuenta de 750 folios. 4.- Que en base a los argumentos acá vertidos y a los documentos de soporte, seDESVANEZCAN los cargos que se exponen en el Informe de Cargos ProvisionalNúmero DAEAD-FP-007-2017 de fecha 29 de marzo de 2017; como consecuenciaSE DESVANEZCA EL HALLAZGO RELACIONADO CON EL CUMPLIMIENTO ALEYES Y REGULACIONES APLICABLES. ÁREA FINANCIERA. HALLAZGO No1. PAGOS IMPROCEDENTES PERSONAL SIN FUNCIONES. Mandándose acontinuar con el debido proceso, archivándose estas actuaciones.” En oficio sin número, de fecha 6 de abril de 2017, el Licenciado Walter GeovannyGuillen Aguilar, quien fungió como Director de Recursos Humanos, por el períodocomprendido del 23 de febrero al 31 de diciembre de 2016, manifiesta: “Conrelación al Hallazgo No. 1 Pagos improcedentes personal sin funciones, se hacede conocimiento a ustedes, que: 1. La plaza de Director de Relaciones Públicas y de Acceso a la InformaciónPública, cargo que venía desempeñando el señor Pablo Chinchilla Sanjuan, fuesuprimida en su totalidad, tal y como se hace constar en el Acuerdo RegistralNúmero Dieciocho Guion Dos Mil Dieciséis (18-2016), con fecha cuatro (4) demarzo del año dos mil dieciséis (2016), y Acta Número Diez Guion Dos MilDieciséis (10-2016), con fecha siete (7) de marzo del año dos mil dieciséis (2016); 2. La plaza de Asistente I, del Departamento de Seguridad Registral , Asistente de

Registral Seguridad del Registrador y de Apoyo de Operadores de Justicia, yRecepción de las Constancias de los Notarios que estén en Excepción, cargos y

Monterroso Ávila funciones que venía desempeñando la señora María Isabel ,fueron suprimidas en su totalidad, tal y como se hace constar en el Acuerdo Registral Guion Número Veintitrés Dos Mil Dieciséis (23-2016), con fecha

Registral dieciocho (18) de marzo del año dos mil dieciséis (2016), Acuerdo Guion Número Veinticuatro Dos Mil Dieciséis (24-2016), con fecha veintiuno (21)

Guion de marzo del año dos mil dieciséis (2016), y Acta Número Trece Dos MilDieciséis (13-2016), con fecha veintiuno (21) de marzo del año dos mil dieciséis(2016); 3. La plaza de Asistente del Departamento de Recursos Humanos, cargo quevenía desempeñando la señora Diana Virginia de León Alconero, fue suprimida ensu totalidad, tal y como se hace constar en el Acuerdo Registral Número Treinta ySeis Guion Dos Mil Dieciséis (36-2016), con fecha seis (6) de junio del año dos mildieciséis (2016), y Acta Número Veinticinco Guion Dos Mil Dieciséis (25-2016),con fecha seis (6) de junio del año dos mil dieciséis (2016); 4. En el caso de la Señora María Gabriela Pérez, quien desempeñaba el cargo de




Recepcionista, fue suspendida totalmente su relación laboral, derivado al faltantede dinero, el cual se detectó cuando se realizada una Auditoría a los cajeros,razón por la que se procedió de la manera indicada, mientras solventa su situaciónlaboral ante los entes donde se presentó la denuncia correspondiente; segúnAcuerdo Registral Número Cero Siete Guion Dos Mil Dieciséis (07-2016), confecha dos (2) de junio del dos mil dieciséis (2016). Sin embargo, las mismas personas mencionadas en los incisos supra indicados,fue necesario iniciar el procedimiento de reinstalación, por mandato de Juez delJuzgado de Primera Instancia de Trabajo y Previsión Social y Económico Coactivode Quetzaltenango, en donde indica que se deben de ser ubicados nuevamenteen el mismo puesto de trabajo y con las mismas condiciones laborales que teníanal momento del despido, para dar cumplimiento a lo emanado por dicho órganojurisdiccional, quedando de la siguiente manera: 1. El señor Pablo Chinchilla Sanjuan, según mandamiento de reinstalación010092-2016-00305, con fecha dieciocho (18) de agosto del año dos mil dieciséis(2016), se procede a obedecer lo establecido, según Acuerdo Registral Cuarenta yNueve Guion Dos Mil Dieciséis (49-2016), con fecha dos (2) de septiembre del añodos mil dieciséis (2016), y Acta Número Treinta y Cuatro Guion Dos Mil Dieciséis(34-2016), con fecha dos (2) de septiembre del año dos mil dieciséis (2016);tomando en cuenta que en el Acuerdo Registral mencionado, se le hace delconocimiento al actor, que su plaza fue suprimida, razón por la que no podrádesempeñarla y carecerá de funciones, para no contrariar lo dispuesto por elSeñor Juez; 2. La señora María Isabel Monterroso Ávila, según mandamiento de reinstalación09017-2016-00411, con fecha doce (12) de agosto del año dos mil dieciséis(2016), se procede a obedecer lo establecido, según Acuerdo Registral Cuarenta yNueve Guion Dos Mil Dieciséis (49-2016), con fecha dos (2) de septiembre del añodos mil dieciséis (2016), y Acta Número Treinta y Cuatro Guion Dos Mil Dieciséis(34-2016), con fecha dos (2) de septiembre del año dos mil dieciséis (2016);tomando en cuenta que en el Acuerdo Registral mencionado, se le hace delconocimiento a la actora, que su plaza fue suprimida, razón por la que no podrádesempeñarla y carecerá de funciones, para no contrariar lo dispuesto por elSeñor Juez; 3. La señora Diana Virginia de León Alconero, según mandamiento dereinstalación con fecha veinticuatro (24) de agosto del año dos mil dieciséis(2016), se procede a obedecer lo establecido, según Acuerdo Registral Cuarenta yDos Guion Dos Mil Dieciséis (42-2016), con fecha ocho (8) de julio del año dos mildieciséis (2016), y Acta Número Veintisiete Guion Dos Mil Dieciséis (27-2016), confecha ocho (8) de julio del año dos mil dieciséis (2016); tomando en cuenta que en




el Acuerdo Registral mencionado, se le hace del conocimiento a la actora, que suplaza fue suprimida, razón por la que no podrá desempeñarla y carecerá defunciones, para no contrariar lo dispuesto por el Señor Juez; 4. La señora María Gabriela Pérez, según mandamiento de reinstalación09017-2016-00506 con fecha uno (1) de junio del año dos mil dieciséis (2016), seprocede a obedecer lo establecido, según Acuerdo Registral Diez Guion Dos MilDieciséis (10-2016), con fecha ocho (8) de julio del año dos mil dieciséis (2016), yActa Número Diez Guion Dos Mil Dieciséis (10-2016), y Once Guion Dos MilDieciséis (11-2016) con fecha ocho (8) de julio del año dos mil dieciséis (2016) ydiecinueve (19) de julio del año dos mil dieciséis (2016), respectivamente;tomando en cuenta que a la fecha, aún no ha fenecido el proceso legal interpuestoa la Señora Pérez, sin embargo, se procedió al mandato recibido, para nocontrariar a lo dispuesto por el Señor Juez. Sin embargo, la Contraloría General de Cuentas, en documentos identificadoscomo CGC Guion SRP Guion FCP Guion Cero Cero Dos Guion Dos Mil Diecisiete(CGC-DRP-FC-002-2017), e Informe de Cargos Provisional Número DAEADGuion FP Guion Cero Cero Ocho Guion Dos Mil Diecisiete (DAEAD-FP-008-2017),ambos enviados al Señor Registrador Titular del Segundo Registro de laPropiedad, Licenciado Marco Arodi Zaso Pérez, y al Coordinador delDepartamento de Gestión Institucional y Recursos Humanos, Licenciado WalterGeovanny Guillen Aguilar, se establece como Hallazgo Número Uno (1) Pagosimprocedentes personal sin funciones, por la obediencia observada al mandatoestablecido por el Señor Juez del Juzgado de Primera Instancia de Trabajo yPrevisión Social y Económico Coactivo de Quetzaltenango, fundamentándose enlo señalado en el Artículo Número Ocho (8) Responsabilidad administrativa, delDecreto Número Ochenta y Nueve Guion Dos Mil Dos (89-2002) Ley de Probidady Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos, instituye que “Laresponsabilidad es administrativa cuando la acción u omisión contraviene elordenamiento jurídico administrativo y las normas que regulan la conducta delfuncionario público, asimismo cuando se incurriere en negligencia, imprudencia o impericia o bien incumpliendo leyes, reglamentos, contratos y demásdisposiciones legales a la institución estatal ante la cual están obligados o prestansus servicios; además, cuando no se cumplan, con la debida diligencia lasobligaciones contraídas o funciones inherentes al cargo, así como cuando poracción u omisión se cause perjuicio a los intereses públicos que tuviereencomendados y no ocasionen daños o perjuicios patrimoniales, o bien se incurraen falta o delito.” Así mismo, los Artículos Setenta y Cinco (75) Remuneraciones de Empleados yFuncionarios Públicos, establece que “Las remuneraciones de los funcionarios yempleados públicos se fijarán de acuerdo con lo que establece la Ley de Salarios




de la Administración Pública y otras disposiciones legales atinentes, salvo que elorganismo o entidad descentralizada a que pertenezcan cuente con leyesespecíficas sobre la materia. En todos los casos, anualmente, se debe elaborar unpresupuesto analítico que contenga el detalle de puestos y sus respectivasremuneraciones.” Y el Artículo Setenta y Seis (76) Retribuciones y Servicios No Devengados, delDecreto Número Ciento Uno Guion Noventa y Siete (101-97) Ley Orgánica delPresupuesto, nos indica que “No se reconocerán retribuciones personales nodevengadas, ni servicios que no se hayan prestado.”, cabe resaltar que elSegundo Registro de la Propiedad, no se encuentra sujeto a las normativas delServicio Civil, tal cual está indicado en el inciso Ocho (8), Artículo Treinta y Dos(32) Servicio exento, del Decreto Número Mil Setecientos Cuarenta y Ocho (1748)del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Servicio Civil, el cual dice “Elservicio exento no está sujeto a las disposiciones de esta ley y comprende lospuestos de: 1…, 2…, 3…, 4…, 5…, 6…, 7…, 8. Registradores de la propiedad ypersonal correspondiente”. Además, cabe aclarar que según el portal de la Oficina Nacional del Servicio Civil,menciona que el Segundo Registro de la Propiedad, no queda regulado por dichaentidad, de la siguiente manera: “Los Órganos de Control Jurídico Administrativo y Órganos de Control Político,fueron creados prácticamente con su propio régimen de administración depersonal y por ende ajenos a las disposiciones de la Ley de Servicio Civil ynormas fijadas por la ONSEC para el Régimen de Servicio Civil. Entre estos,la Contraloría General de Cuentas originalmente formaba parte del Régimen;empero, al tenor de lo establecido constitucionalmente, en el sentido de que esuna Institución descentralizada y autónoma, a partir de 1988 en forma paulatinafue separándose del mismo, en la actualidad es optativo para el personal elacogerse al Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado. El caso del Registro General de la Propiedad tiene un significado especial, porcuanto a pesar de ser una institución estatal creada desde 1877, su personal haestado ajeno a las disposiciones que en materia de administración de personalhan sido emitidas; es más, dicho personal ni siquiera figura como empleadopúblico, en virtud que por su trabajo no devenga un salario sino honorarios por lascertificaciones y registros que emiten; tampoco forma parte del Régimen deServicio Civil.” Según lo indicado en los párrafos anteriores, se crea un antagonismo legal, entreel mandato del Señor Juez del Juzgado de Primera Instancia de Trabajo yPrevisión Social y Económico Coactivo de Quetzaltenango, y la Controlaría




General de Cuentas, puesto que el primero ordena la reinstalación de personal enlas mismas condiciones de trabajo al momento de su cese laboral, sin tomar enconsideración la supresión de los cargos que venían devengado, y del procesolegal que se está celebrando, el cual no posee resolución, por encontrarse activodicho proceso, razón por la cual no se les puede asignar funciones de trabajo;mientras el segundo riposta lo que el primero manda, estableciendo que existeuna ilegalidad en el pago a las personas ya señaladas, a pesar de estarcumpliendo el mandato del primero. Así mismo, se hace constar que al momento que la actual administración empiezaa fungir en el Segundo Registro de la Propiedad, la Licenciada Diana Virginia deLeón Alconero, hizo entrega al Licenciado Walter Geovanny Guillen Aguilar, elManual de Funciones Dos Mil Trece (2013), según OFICIO RRHH Guion CientoCinco Guion Dos Mil Dieciséis (OFICIO RRHH-105-2016), con fecha del veintitrés(23) de mayo del año dos mil dieciséis (2016), quedando así inconcluso el trabajorealizado en dicho Manual. Al momento de buscar algún documento que respaldase el instrumento recibido,para constatar su legalidad y vigencia, se pudo establecer que el Manual, en sumomento fue aprobado según Acuerdo Registral Número Treinta y Tres GuionDos Mil Trece (33-2013), por el Registrador Titular de dicha época. Dicho manualno fue entregado al Ministerio de Trabajo y Previsión Social, tal cual se indica en eldocumento identificado como LREO Diagonal DRL Espacio Quinientos DieciséisGuion Dos Mil Dieciséis (LREO/DRL 516-2016), con fecha diecisiete (17) denoviembre del año dos mil dieciséis (2016), por la administración anterior. Tal es el caso, que éste no respondía a las necesidades del Segundo Registro dela Propiedad, por lo que se le pide a la Licenciada Diana Virginia de LeónAlconero, que pueda adaptarlos, de manera que pudiesen estar “acordes a losavances tecnológicos y científicos… sentando las bases para dar inicio a unaposible certificación internacional bajo las normas ISO”, tal cual lo expresa elAcuerdo Registral Número Once Guion Dos Mil Catorce (11-2014), con fechacatorce (14) de marzo del dos mil catorce (2014). Dicha información fue remitida ala Contraloría General de Cuentas, mediante Oficio Número CuatrocientosSesenta y Tres Guion Dos Mil Dieciséis Diagonal SRP Diagonal RRHH DiagonalWGG Guion ejp Guion wr (463-2016/SRP/RRHH/WGG-ejp-wr), en respuesta a lassolicitudes identificadas bajo los Números SRP Guion DAEAD Guion Cero DosGuion Dos Mil Dieciséis (SRP-DAEAD-02-2016), y SRP Guion DAED Guion OFGuion Cero Cuatro Guion Dos Mil Dieciséis (SRP-DAED-OF-04-2016). Tras haber hecho un inventario de los insumos pertenecientes al Departamento deGestión Institucional y Recursos Humanos, se pudo comprobar la inexistencia dela documentación necesaria para el funcionamiento del mismo, tal cual se




manifiesta en el Acta Número Seis Guion Dos Mil Dieciséis (6-2016), con fechaonce (11) de mayo del dos mil dieciséis (2016), razón por la que el SeñorRegistrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad faculta al Coordinadordel Departamento en Acuerdo Registral Número Treinta y Siete Guion Dos MilDieciséis (37-2016), celebrado en la fecha ocho (8) de junio del año dos mildieciséis (2016), en donde se especifica que es requerida “la actualización de unanueva estructura administrativa contratación y formalización de plazas, ajustado alos requerimientos que la Contraloría General de Cuentas exige;” con el objeto dedisponer de un “instrumento legal que regule la estructura orgánica, líneajerárquica y las funciones dictadas a cada dependencia dictada creada, queservirá de insumo en la ejecución de las políticas de gestión, de inducción yorientación a los trabajadores” del Segundo Registro de la Propiedad, el cual, seencuentra actualmente en desarrollo. Se hace la reseña, relacionada al Manual de funciones, derivado a que dentro delmismo, se establece como Naturaleza que “se encarga de administrar elpersonal”, quedando establecido que responde a lo ordenado por el SeñorRegistrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad, tal y como se tipifica enel apartado de Jefe Inmediato Superior. Razón por la cual, cuando se mencionaen dicho documento, como parte de sus funciones “Administrar efectivamente elrecurso humano de la institución”, y “Tomar decisiones que coadyuven a laadministración del recurso humano de la institución”, éstas se acatan, en base alas instrucciones recibidas por medio de Acuerdos y/o Actas Registrales y/oAdministrativas, tal como lo establece el Artículo Veintisiete (27) del AcuerdoGubernativo Número Treinta Guion Dos Mil Cinco (30-2005) Reglamento de losRegistros de la Propiedad.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo al Licenciado Marco Arodi Zaso Pérez, quien fungió comoRegistrador Titular, por el período comprendido del 12 de febrero al 31 dediciembre de 2016, en virtud que si bien los pagos se apegaron a derecho porquecada uno de ellos emana de una resolución judicial, lo cual es procedente pero enningún momento se está cuestionando dicho pago emanada de la resoluciónjudicial, pues el juez ordena la reinstalación y efectivamente tienen el derecho dedevengar el salario y todos los beneficios laborales, toda vez que devengar talcomo lo indica en su oficio significa: retribución por razón de trabajo, servicio uotro título, por lo que es evidente que encuadra en lo que establece el artículo 76del Decreto legislativo número 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto “No sereconocerán retribuciones personales no devengadas, ni servicios que no sehayan prestado” ya que los trabajadores están percibiendo una retribución sinningún trabajo realizado o servicio prestado, recayendo dicha responsabilidad deasignación de funciones en el Registrador Titular y el Director de RecursosHumanos, se evidencia que las plazas fueron suprimidas y por ello hasta el 31 de




diciembre no se le ha asignado funciones, en documentos de soporte en el folionúmero 83 existe Acta Notarial requerida por Diana Virginia de León Alconerodonde declara que “Con fecha siete de julio del presente año, fue reinstalada ensu lugar de trabajo por orden del Juzgado de Primera Instancia de Trabajo yPrevisión Social y Económico Coactivo de Quetzaltenango, pero que desde el díaen que se le dio posesión, no se le han asignado funciones en su puesto detrabajo, asimismo no se le ha asignado un espacio físico para trabajar, por lo queúnicamente se encuentra ubicada en la Sala de Notarios, lugar que no es paratrabajadores sino que es exclusivamente para Notarios, sin embargo se encuentraahí por orden del Director de Recursos Humanos de esta Institución y delRegistrador Titular.” En el folio 87 Acta de Verificación de Reinstalación, con fechadieciocho de agosto de dos mil dieciséis, la señora Diana Virginia de LeonAlconero manifiesta “que si bien es cierto que ya fue Reinstalada y fueron pagadostodos sus salarios que tenían pendientes, pero que no le han devuelto susfunciones….” Asimismo la plaza según acuerdo registral 36-2016 de fecha 06 dejunio de 2016, se acuerda la supresión total de la plaza de Asistente delDepartamento de Recursos Humanos, sin embargo se pudo constatar que se creainternamente la plaza de Encargada de la Unidad de Reclutamiento y Dotación dePersonal. Pablo Chinchilla Sanjuan según acuerdo registral 18-2016 de fecha 04de marzo de 2016, se acuerda la supresión total de la plaza de Director deRelaciones Publicas y de Acceso a la Información Pública con atención al Usuarioy Mejora Continua y hasta el 31 de diciembre del 2016 las autoridades no le hanasignado funciones. María Isabel Monterroso Avila, en acuerdo registral 23-2016de fecha 18 de marzo de 2016, se acuerda la supresión total de la plaza deAsistente I del departamento de Seguridad Registral, y hasta el 31 de diciembredel 2016 las autoridades no le han asignado funciones. María Gabriela Pérez;según acuerdo registral 07-2016 la relación laboral con la trabajadora essuspendida de fecha 02 de junio del año 2016 y hasta el 31 de diciembre del 2016las autoridades no le han asignado funciones. El presente hallazgo no va dirigido a los trabajadores, toda vez que se presentan adiario a sus labores atendiendo a la orden judicial, pero son las autoridadesquienes no les asignas funciones o servicios que prestar. Sobre la disposición administrativa inobservada por parte del Registrador Titular yel Director de Recursos Humanos se fundamenta en el artículo 8 del decreto89-2002 Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y EmpleadosPúblicos, cabe mencionar para definición de Funcionarios públicos el artículo 3 delmismo cuerpo legal y para la definición de Servidor Público lo que estableceademás el artículo 76 del Decreto 1748, ley de Servicio Civil, tal como hace uso deeste artículo el Segundo Registro de la Propiedad en acta No. 12-2016, de fecha19 de abril del año 2016, folio 639 en sus medios de prueba, por lo consiguientelos trabajadores del Segundo Registro de la Propiedad son funcionarios y




empleados públicos. Por consiguiente la misma Constitución Política de laRepública de Guatemala, artículo 238, establece: “La Ley Orgánica delPresupuesto regulará: f) La forma y cuantía de la remuneración de todos losfuncionarios y empleados públicos…” de ahí la aplicabilidad del artículo 76 deldecreto 101-97 para el caso que nos atañe. Según la vigencia del Acuerdo Gubernativo 192-2014, la formulación de cargospertenece al periodo auditado en el año 2016, aun haya sido notificada en el mesde marzo del 2017, según la Constitución Política de la República de Guatemalaen su artículo 15 establece “Irretroactividad de la ley. La ley no tiene efectoretroactivo, salvo en material penal cuando favorezca al reo.” Por lo que no esprocedente para la formulación de cargos correspondiente al periodo 2016 laaplicación del Acuerdo Gubernativo 9-2017, que derogan el Acuerdo GubernativoNúmero 192-2014 y que entra en vigencia ocho días después de su publicación enel Diario de Centro América. Se confirma el hallazgo al Licenciado Walter Geovanny Guillen Aguilar, quienfungió como Director de Recursos Humanos, por el período comprendido del 23de febrero al 31 de diciembre de 2016, en virtud que los argumentos presentadospor el responsable manifiesta que los pagos se apegaron a derecho porque cadauno de ellos emana de una resolución judicial, se considera procedente pero enningún momento se está cuestionando la obediencia al mandato establecido por elSeñor Juez del Juzgado de Primera Instancia de Trabajo y Previsión Social yEconómico Coactivo de Quetzaltenango, pues el juez ordena la reinstalación yefectivamente los trabajadores tienen el derecho de devengar el salario, toda vezque devengar tal como lo indican en oficio significa: retribución por razón detrabajo, servicio u otro título, por lo que es evidente que encuadra en lo queestablece el artículo 76 del Decreto legislativo número 101-97 Ley Orgánica delPresupuesto “No se reconocerán retribuciones personales no devengadas, niservicios que no se hayan prestado” ya que los trabajadores están percibiendouna retribución sin ningún trabajo realizado o servicio prestado, recayendo dicharesponsabilidad de asignación de funciones en el Registrador Titular y el Directorde Recursos Humanos, tal como se evidencia que las plazas fueron suprimidas ypor ello hasta el 31 de diciembre no se le han asignado funciones. Sobre la aplicabilidad del artículo 8 del decreto 89-2002 Ley de Probidad yResponsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos, cabe mencionar paradefinición de Funcionarios públicos el artículo 3 del mismo cuerpo legal y para ladefinición de Servidor Público lo que establece además el artículo 76 del Decreto1748, ley de Servicio Civil, tal como hace uso de este artículo el Segundo Registrode la Propiedad en acta No. 12-2016, de fecha 19 de abril del año 2016, folio 639en sus medios de prueba, por lo consiguiente los trabajadores del SegundoRegistro de la Propiedad son funcionarios y empleados públicos. Por consiguiente




la misma Constitución Política de la República de Guatemala, artículo 238,establece: “La Ley Orgánica del Presupuesto regulará: f) La forma y cuantía de laremuneración de todos los funcionarios y empleados públicos…” de ahí laaplicabilidad del artículo 76 del decreto 101-97 para el caso que nos atañe. Según la reseña de acuerdo a las funciones del Director de Recursos Humanossobre: se encarga de administrar el personal, administrar efectivamente el recursohumano de la institución, y tomar decisiones que coadyuven a la administracióndel recurso humano de la institución, indica que se acatan de acuerdo a lasinstrucciones del Registrador Titular por medio de Acuerdos y/o Actas Registralesy/o administrativas pero se carece de documentos que evidencia tal instrucción delRegistrador Titular hacia el Director de Recursos Humanos donde indique quedebe de dejar sin funciones al personal reinstalado. Acciones Legales y AdministrativasInforme de Cargos Confirmados, de conformidad a Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, Decreto No. 31-2002, articulo 4 inciso f) y AcuerdoGubernativo No. 192-2014, Reglamento a la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, articulo 58, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesRESPONSABILIDAD MANCOMUNADA 206,909.88REGISTRADOR TITULAR MARCO ARODI ZASO PEREZDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS WALTER GEOVANNY GUILLEN AGUILARTotal Q. 206,909.88

Hallazgo No. 2 Falta de libro de bancos autorizados CondiciónEn la cuenta 1112 Bancos, se determinó que no existe libro de bancos autorizadospor la Contraloría General de Cuentas, para el registro de las conciliaciones y delmovimiento de las cuentas bancarias, como a continuación se detalla:

BANCO No. DE CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA

BAC/REFORMADOR, S.A. 620000176 SRP Antigua de Modernización

BAC/REFORMADOR, S.A. 70630000339 SRP Antigua Operativa

BAC/REFORMADOR, S.A. 70620000362 SRP Antigua Pasivo Laboral

BAC/REFORMADOR, S.A. 441143354 SRP Antigua de devoluciones

BAC/REFORMADOR, S.A. 449400996 Segundo Registro de la Propiedad



BAC/REFORMADOR, S.A. 70441228781 SRP Visa Net




BANCO INDUSTRIAL, S.A. 1591753912 Fideicomiso Segundo Registro de la Propiedad

BANCO INDUSTRIAL, S.A. 100007153 SRP Ingresos Coatepeque

BANCO INDUSTRIAL, S.A. 100007476 SRP Ingresos de Guatemala

BANCO INDUSTRIAL, S.A. 990147702 Segundo Registro de la Propiedad Recaudo

BANCO INDUSTRIAL, S.A. 331590998232 Inversión Fideicomiso de Administración del SRP

BANCO G&T CONTINENTAL, S.A. 300465195 SRP Ingresos de Mazatenango

BANCO G&T CONTINENTAL, S.A. 300059105 Cuenta depósitos RGP y agencias ingresos de Guatemala

BANCO DE DESARROLLO RURAL, S.A. 3034165798 SRP Ingresos Guatemala

BANCO DE DESARROLLO RURAL, S.A. 3034068547 SRP Ingresos por medio de Banrural

BANCO DE DESARROLLO RURAL, S.A. 3827006085 SRP Modernización

BANCO DE DESARROLLO RURAL, S.A. 3827006049 Segundo Registro de la Propiedad (VISANET)

BANCO DE DESARROLLO RURAL, S.A. 3827006053 SRP Devoluciones

BANCO DE DESARROLLO RURAL, S.A. 3827006104 SRP Operativa

BANCO DE DESARROLLO RURAL, S.A. 3827006099 SRP Pasivo Laboral

CriterioEl Decreto Número 2084, del Presidente de la República, artículo 1, establece: "Laautorización y registro tanto de los libros de Contabilidad de las oficinas públicascomo de los que pertenecen a otras entidades sujetas a la fiscalización delTribunal de Cuentas, lo mismo que todos aquellos que, por su esencialimportancia, deban llenar esos requisitos, se sujetarán en lo sucesivo a losprocedimientos establecidos por la presente ley", articulo 2, establece: "Los librosde contabilidad (entre los cuales quedarán comprendidas las hojas sueltas, lastarjetas y todas las fórmulas que se utilicen para llevar las cuentas); los libros deActas y todos aquellos que tengan importancia por servir de base a lasoperaciones contables, o que puedan utilizarse como comprobantes de lasmismas, así como los libros que disponga la Secretaría de Hacienda y CréditoPúblico o el Tribunal de Cuentas, deberán someterse, antes de ponerse en uso, ala autorización de las dependencias que se indican más adelante.” CausaEl Director Financiero y el Contador General, no gestionaron la autorización delibros de bancos, para el adecuado control y registro de las operaciones bancariasrealizadas durante el año 2016. EfectoLos registros correspondientes a las conciliaciones y movimientos bancarios seestán operando en libros sin la debida autorización y control sobre el manejo,archivo y administración de esta información, así como riesgo de modificación enlos datos trasladados para el proceso de fiscalización. RecomendaciónEl Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad, debe girarinstrucciones al Director Financiero y Contador General, a efecto de solicitar que




se autorice y habilite oportunamente ante la Contraloría General de Cuentas, loslibros de bancos, para tener un adecuado control de las cuentas bancarias. Comentario de los ResponsablesEn oficio CGC-HCLRA. No. 001-2017, de fecha 02 de mayo de 2017, losLicenciados Miriam Yolanda Morales Cahuex, quien fungió como ContadorGeneral, por el período del 21 de abril al 31 de diciembre de 2016, Nelsin ElvinSantos Mazariegos, quien fungió como Contador General, por el período del 01 deenero al 21 de abril de 2016, y Miguel Angel Mejía Xiloj, quien fungió comoDirector Financiero, por el período comprendido 19 de septiembre al 31 dediciembre de 2016, manifiestan: “Respecto a éste posible hallazgo nos permitimosindicar lo siguiente: 1.Con fecha 27 de octubre del año 2014 la Licenciada MagdaEsmercinda Gramajo Escobar por medio del Oficio SRP-UDAF-063-2014 de fecha27 de Octubre de 2014 solicitó opinión sobre la necesidad de la implementaciónde Libros Contables y si las impresiones de las conciliaciones bancariasmensuales debían imprimirse en hojas movibles autorizadas, por lo que se recibióel Oficio DFT-136-2014/fp emitido por el Lic. José Sandoval Chávez, Jefe delDepartamento de Formas y Talonarios de la Contraloría General de Cuentas endonde nos indica: “En relación al epígrafe anterior se le informa que como ustedmisma lo menciona el Segundo Registro de la Propiedad es una EntidadAutónoma y descentralizada con fondos privativos, por tal motivo me permitoindicarle que queda a criterio de la Institución que tipo de documentosimplementará para reforzar su sistema de control interno, como son los libroscontables y las hojas movibles para la impresión de la conciliación bancaria”. Seadjunta fotocopia. 2. Ya que el utilizar las hojas movibles para las conciliaciones,es una facultad potestativa mas no obligatoria, iniciamos durante el año 2016 losprocesos para la implementación de las conciliaciones en SICOIN para trabajar deacuerdo a los sistemas gubernamentales implementados en el Segundo Registrode la Propiedad, por lo que a continuación se indica el proceso: a. de El 27 dejulio se solicitó a la Licenciada Clara Luz Hernández, Directora de Contabilidaddel Estado, del Ministerio de Finanzas la capacitación para realizar lasconciliaciones en SICOIN. b. El 2 de septiembre se confirma que se podría recibirla capacitación el 13 de septiembre en el Ministerio de Finanzas respecto a lasConciliaciones en SICOIN. c. El 20 de septiembre se solicitó a Banrural que serealizará la asociación de cuentas a SICOIN, para realizar la carga de informacióndesde su plataforma a SICOIN d. El 30 de septiembre se realizó la asociación delas cuentas solicitadas entre Banrural y SICOIN. e. El 7 de diciembre de 2016 sesolicitó a la Delegación de Contraloría General de Cuentas, Quetzaltenango laautorización de 500 hojas movibles para el libro de Conciliaciones BancariasBanrural Cuenta No.3827006104. f. Con el proceso de implementación de lasconciliaciones bancarias en curso, ya se cuenta con las hojas moviblesautorizadas por Contraloría General de Cuentas para la Cuenta Única. g. El 24 demarzo del año 2017 concluyendo con el proceso de implementación de




Conciliaciones en SICOIN se imprime la conciliación de la Cuenta Única, Número3827006104 de Banrural en las hojas autorizadas por Contraloría General deCuentas. Dicho proceso fue supervisado y asesorado por el Ministerio de Finanzasa través de la 3. BASE LEGAL: La base legal en las que nos basamos indica: a.Las Normas Generales de Control Interno emitido por la Contraloría General deCuentas en 1. Normas de Aplicación General 1.3 RECTORÍA DEL CONTROLINTERNO. La Contraloría General de Cuentas es el órgano rector del controlgubernamental y responsable de establecer las normas generales de controlinterno las cuales son de observancia obligatoria para cada entidad pública. En elcontexto institucional, la máxima autoridad es la responsable del control interno,quien delegará en funcionarios o unidades administrativas para el diseño,implementación, seguimiento y actualización del ambiente y estructura de controlinterno, observando y aplicando las normas emitidas por el órgano rector. Lajurisdicción que corresponde ejercer a una entidad pública sobre otra, incluye lapromoción y supervisión de la implantación y funcionamiento del ambiente yestructura de Control Interno. Toda entidad pública, para garantizar el adecuadofuncionamiento de los sistemas, el ambiente y estructura de control interno, debecoordinar acciones con el órgano rector del control gubernamental. b. 1.1FILOSOFÍA DE CONTROL INTERNO. La filosofía de control interno, debe nacerde la misión y visión institucionales, así como de los estándares o valorescorporativos, que regirán el ambiente de control interno y el comportamiento de losfuncionarios y de los servidores públicos. La administración de cada entidadpública, debe establecer por escrito, la filosofía de control interno, y la estrategiapara su desarrollo, implementación, seguimiento y actualización. De acuerdo a la Base Legal citada refiriéndonos a la Rectoría del Control Interno,en la que indica que se debe coordinar acciones con el órgano rector del controlgubernamental, en el Segundo Registro de la Propiedad se actuó en base a lanormativa, ya que se realizó la consulta al órgano rector (Contraloría General deCuentas) para los procedimientos adecuados, asimismo y en base a la filosofía delControl Interno se realizó de acuerdo a nuestro criterio la implementación de lasconciliaciones bancarias en SICOIN y lo que conlleva el proceso hasta laautorización de las hojas movibles para la impresión de las conciliaciones, conbase en la facultad potestativa indicada arriba, el Segundo Registro de laPropiedad implementa por lo que se adjunta copia de la conciliación de la cuentaindicada, en las hojas movibles que cuentan con la autorización comocorresponde. DOCUMENTACION RELACIONADA 1. Oficio DFT-136-2014/fp, 2.Oficio CG/MYMC 021-2016, 3. Oficio DEC-DIC-105-2016, 4.Correo electrónico defecha 2-09-2016, 5. Oficio UDAF-TES-066-2016 6.Conciliación Bancaria deCuenta Única #3827006104 de Banrural en hojas autorizadas.” En oficio sin número, de fecha 02 de mayo de 2017, la Licenciad MagdaEsmercinda Gramajo Escobar, quien fungió como Directora Financiera, por el




período comprendido 1 de enero al 19 de septiembre de 2016, manifiesta: “Por loanterior me permito exponer lo siguiente: en oficio No. SRP-UDAF-063-2014 defecha 27 de octubre de 2014, dirigido al licenciado José Luis Sandoval Chávez,donde se solicitó se informe de si es necesaria la implementación de Libroscontables y si las impresiones de las conciliaciones bancarias mensuales, esnecesario que se impriman en hojas movibles autorizadas por la ContraloríaGeneral de Cuentas. Derivado de dicha consulta, el jefe del Departamento deFormas y Talonarios de la Contraloría General de Cuentas, Licenciado José LuisSandoval Chávez, en oficio DFT-136-2014/fp, indica que queda a criterio de lainstitución que tipo de documentos implementará para reforzar su sistema decontrol Interno, como son los libros contables y las hojas movibles para laimpresión de la conciliación bancaria. (Adjunto oficio), Por lo que el NO nos indicóque debemos autorizar los libros de bancos, derivado de dicha respuesta de laconsulta CUMPLIMOS con realizar las conciliaciones de bancos de acuerdo conlos criterios que la Contraloría General de Cuentas nos Indicaba por medio de laJefatura del Departamento de Formas y Talonarios.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo a los Licenciados Miguel Ángel Mejía Xiloj, quien fungiócomo Director Financiero por el período comprendido del 19 de septiembre al 31de diciembre de 2016, Nelsin Elvin Santos Mazariegos, quien fungió comoContador General por el período comprendido del 1 de enero al 21 de abril de2016, Miriam Yolanda Morales Cahuex, quien fungió como Contador General porel período comprendido del 21 de abril al 31 de diciembre de 2016, en virtud queno evidencian documentalmente que se haya implementado el libro de Bancosautorizado por la Contraloría General de Cuentas; asimismo, porque en oficioCGC-HCLRA. No.001-2017 de fecha 2 de mayo de 2017, argumentan que,solicitaron opinión sobre la necesidad de implementar los Libros Contables y si lasimpresiones de las conciliaciones bancarias mensuales debían ser impresas enhojas movibles y autorizadas, al Jefe del Departamento de Formas y Talonarios dela Contraloría General de Cuentas, en oficio DFT-136-2014/fp les responde quequeda a criterio de la institución la implementación de los libros contables y lashojas movibles, para la impresión de las conciliaciones bancarias; sin embargo, enningún momento les indicó que no debían solicitar la autorización del libro debancos, para el registro de las conciliaciones y del movimiento de las cuentasbancarias.

Magda Esmercinda Gramajo Se confirma el hallazgo a la Licenciada Escobar,fungió quien como Directora Financiera por el período comprendido del 1 de enero

al 19 de septiembre de 2016, en virtud que no evidencian documentalmente queContraloría haya implementado el libro de Bancos autorizado por la General de

Cuentas; asimismo, porque en oficios sin número de fecha 2 de mayo de 2017,SRP-UDAF-063-2014, argumentan que en oficio No se solicitó opinión sobre la




necesidad de implementar los Libros Contables y si las impresiones de lasconciliaciones bancarias mensuales debían imprimirse en hojas moviblesautorizadas, a los cual el Jefe del Departamento de Formas y Talonarios de la Contraloría DFT-136-2014 fp General de Cuentas en oficio / les responde quequeda a criterio de la institución la implementación de los libros contables y lashojas movibles para la impresión de las conciliaciones bancarias; sin embargo, enningún momento les indicó que no se debía solicitar autorización del libro debancos, para el registro de las conciliaciones y del movimiento de las cuentasbancarias. Este hallazgo fue notificado con el número 3 y corresponde en elpresente informe al número 2. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 19, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesCONTADORA GENERAL MIRIAM YOLANDA MORALES CAHUEX 6,375.00CONTADOR GENERAL NELSIN ELVIN SANTOS MAZARIEGOS 11,300.00DIRECTORA FINANCIERA MAGDA ESMERCINDA GRAMAJO ESCOBAR 14,500.00DIRECTOR FINANCIERO MIGUEL ANGEL MEJIA XILOJ 12,000.00Total Q. 44,175.00

Hallazgo No. 3 Incumplimiento a cláusulas del Contrato CondiciónEn la cuenta 1112 Bancos, se determinó que el Banco de Desarrollo Rural, S.A.no esta realizando el débito correspondiente por concepto de comisión en larecaudación de ingresos de operaciones registrales, según estados de cuentabancarios de la cuenta No. 3034068547 denominada Ingresos por medio deBanrural, se estableció que desde noviembre de 2016 Banrural cobradirectamente la comisión al usuario, dejando de esta manera sin efecto el cobro dela comisión al Segundo Registro de la Propiedad, tal como lo estipula el Conveniocon Banrural de fecha quince de junio de dos mil dieciséis, así mismo se observóque dentro de dicho Convenio no se estipula el valor de la comisión que Banruralcobró al usuario de enero a octubre 2016. CriterioEl Convenio Administrativo de Prestación de Servicios Bancarios y CooperaciónInter-Institucional celebrado entre el Banco de Desarrollo Rural, SociedadAnónima y el Segundo Registro de la Propiedad, con sede en Quetzaltenango,cláusula Quinta, I Compromisos de Banrural, establece: “…g) Cobrara los




importes, honorarios y gastos de operación que el usuario debe pagar por laprestación de servicios que solicite. h) Debitará de cada cobro los honorarios quecorresponda a BANRURAL y el saldo lo depositará en la cuenta correspondientede EL REGISTRO. Dicho saldo será conformado por los informescorrespondientes a honorarios y gastos que correspondan a EL REGISTRO porservicio prestado y de los manejos de cuenta que corresponda por la prestacióndel servicio de consulta a distancia…”, II Compromisos de El Registro, establece:“…c) Cancelar la comisión que BANRURAL devengue por documentodiligenciado, permitiendo que BANRURAL lo débite automáticamente del cobroreal hecho al usuario, al momento del requerimiento y entrega de la informaciónregistral diligenciada.” CausaEl Registrador Titular no veló porque se modificara la cláusula quinta delConvenio, previo a que Banrural dejara de debitar el cobro de comisión pordocumento diligenciado al Registro y cobrara la comisión directamente a losusuarios. EfectoEl incumplimiento de la cláusula podría generar confusión o problemática entre elSegundo Registro de la Propiedad, Banrural y los usuarios, al no dejar establecidoel correcto procedimiento para registrar los ingresos por documentos registralesprovenientes por medio de Banrural. RecomendaciónEl Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad, debe solicitar lamodificación de la cláusula quinta del convenio suscrito con Banrural, para tenerclaro el correcto procedimiento para el registro de los ingresos provenientes deoperaciones registrales que realizan los usuarios por medio de Banrural. Comentario de los ResponsablesEn oficio sin número, de fecha 2 de mayo de 2017, el Licenciado Marco ArodiZaso Pérez, quien fungió como Registrador Titular, por el período comprendido del12 de febrero al 31 de diciembre de 2016, manifiesta: “Es importante indicar que lafunción del Segundo Registro de la Propiedad se encuentra regulada en el CódigoCivil, estableciendo; “El Registro de la Propiedad es una institución pública quetiene por objeto la inscripción, anotación y cancelación de los actos y contratosrelativos al dominio y demás derechos reales sobre bienes inmuebles y mueblesidentificables”, dicha normativa es aplicable y de observancia al Segundo Registrode la Propiedad por tener las mismas características y base legal, esta funciónreviste de suprema importancia para con los usuarios. Con base en ello, losprocesos registrales, administrativos y financieros, se orientan a brindar de formaconsistente el servicio a los usuarios, por lo tanto dentro de las acciones




administrativas emprendidas en el periodo que la Comisión de Auditoría examina,priorizan esta función, es el caso de hacer referencia con base en las mismasnormas que la Comisión de Auditoría debe aplicar en el proceso de examen, lascuales nos permitimos citar: Marco Conceptual del Sistema de AuditoriaGubernamental, numeral I. “Generalidades”, 1. “Definiciones”, 1.1 “Control delsector gubernamental”, refiriéndose a las acciones del ente Contralor establece enel segundo párrafo “Su acción va más allá de la simple revisión de los registroscontables y de la gestión financiera pura; abarca la evaluación de los sistemas ylos resultados operacionales con base a criterios de probidad, eficacia, eficiencia,transparencia, economía y equidad, con que se han realizado las operaciones, y laactuación de los servidores y administradores públicos en el desempeño de susfunciones.” Normas de Auditoria Gubernamental, numeral 1.5 Objetividad: “Laobjetividad es una actitud mental que le permite al auditor del sectorgubernamental analizar todos los componentes de los hecho examinados, paradocumentar con evidencia suficiente, competente y pertinente los hallazgos quepresente en su informe.” Manual de Auditoria Gubernamental, Parte Introductoria,3, Criterios Básicos sobre Auditoria Gubernamental, 3.3.7 “Eficiencia en el Manejoy Utilización de la Auditoría Gubernamental, párrafo segundo indica “Se debeotorgar prioridad y mayor atención a las áreas o actividades gubernamentales másimportantes, y no concentrar esfuerzos en debilidades administrativas aparentesque se relacionen con el incumplimiento de leyes, regulaciones, y otrasdeficiencias, las cuales si bien forman parte del alcance de las auditorías, nosiempre representan aspectos sustantivos en la gestión de las entidadesauditadas. La identificación de causas de ineficiencias o prácticas antieconómicas,tiene el propósito de promover el fortalecimiento de los sistemas de control internoinstitucional y constituyen aspectos prioritarios en el enfoque del trabajo de laauditoría gubernamental. Con base en lo anteriormente citado, es procedenteargumentar que se deben observar sistémicamente documentación, instruccionesadministrativas, gestiones y acciones dentro del proceso de gestión de losinstrumentos de administración, es el caso que en el informe de Resultados de laAuditoria derivado del examen de auditoria con nombramientos DAG-0372-2014 yDAG-0373-2014 que abarca del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014, alconsultar el informe de comunicación de resultados se indica el Hallazgorelacionado con Control Interno No. 1, Deficiencias en la contratación de serviciosde una entidad, bancaria por falta de documentación legal, cuya condiciónestablece “El Segundo Registro de la Propiedad Inmueble de Quetzaltenangotiene aperturada una cuenta bancaria en el Banco de Desarrollo Rural, S.A,-BANRURAL-, con el número 3034068547 a nombre del Segundo Registro de laPropiedad”, en la cual se operan notas de crédito y débito, en concepto dehonorarios por certificaciones, hojas adicionales y avisos testamentarios, que losusuarios cancelan directamente en el banco, por lo que dicha entidad bancariacobra una comisión por cada acreditamiento que se realiza en la cuenta; sin quepara efecto exista un documento legal que ampare dichas operaciones. Durante el




periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014, de conformidad con losestados de cuentas bancarios se tiene registrado un crédito por valor deQ.660,040.50 y un debito por valor de Q.658,031.75. La comisión cobrada pordicha entidad bancaria por el servicio que presta en el cobro de los honorariosasciende a Q.126,968.00, mismos que no son registrados en el Sistema deContabilidad Integrada Gubernamental SICOIN.” Derivado de lo cual serecomienda por parte de Contraloría General de Cuentas, lo siguiente: “ElRegistrador Titular, Directora Financiera, Tesorera y Contador General debencontar con la documentación legal suficiente y competente para el respaldo deoperaciones contables financieras. Con base en la objetividad que debe mantenerel auditor en la obtención de la evidencia, suficiente competente y pertinente, espreciso indicar que en la formulación del Hallazgo No. 4, “Incumplimiento acláusulas del Contrato” debe observarse que mediante el Acuerdo Gubernativo delMinisterio de Gobernación número 21, de fecha 11 de febrero de 2016, soynombrado como Registrador Titular de la institución, a partir de ahí realizo lasgestiones necesarias para mejorar los servicios y garantizar que la función delRegistro de la Propiedad sea cumplida; como bien se indica se gestiona elConvenio Administrativo de Prestación de Servicios Bancarios y CooperaciónInter-Institucional Celebrado entre el Banco de Desarrollo Rural, SociedadAnónima, y el Segundo Registro de la Propiedad, con sede en Quetzaltenango. Sin embargo es preciso evaluar lo siguiente: a) El hallazgo se refiere aincumplimiento a cláusulas del “Contrato”, sin embargo la figura de contrato, tieneuna connotación y naturaleza distinta a un convenio, ya que evidentemente através de un contrato se establecen obligaciones y derechos que según lanaturaleza, características, inclusive plazos y valor le serian aplicablesregulaciones específicas, es decir no puede evaluarse, en todo caso pretenderevidenciar incumplimiento bajo una figura distinta al instrumento especifico objetode posible reparo. b) Sin embargo toda vez que se habla de tal incumplimientodebe evaluarse que dentro del proceso de adaptación y cumplimiento delconvenio, para este caso la entidad bancaria debe generar modificaciones, ya seainformáticas, organizacionales y generar su proceso interno a efecto de proveer loconvenido, por lo que a partir del 03 de noviembre surte efecto dichasimplementaciones, lo cual comunican en nota de fecha 25 de noviembre de 2016,con referencia DSO-065-2016, signada por Lic. Willy Reyes, Jefe de Cobros porcuenta Ajena, informando “1) a partir del día jueves 03 de noviembre del año encurso el sistema realiza el cobro de la comisión antes de registrar el crédito en lacuenta asignada, por lo cual no se refleja ningún debito por comisión tal como sesolicitó. b) A partir del día 15 de noviembre del año en curso el reporte detalladode transacciones, los estados de movimientos solicitados así como las notascorrespondientes serán entregadas por parte de nuestra agencia ubicada en susoficinas, siendo el Gerente de Agencia el encargado de la entrega de dichosdocumentos.” c) Toda vez que en el referido Convenio, clausula CUARTA, literal




b) “Manejo de cuenta sin costo”, se advierte que bajo este convenio, se obtiene laventaja de no sumar o trasladar el costo al usuario. Si bien el convenio noestablece el costo del servicio al usuario, es claro que con base en el AcuerdoGubernativo número 325-2005 del Ministerio de Gobernación, las cuotas porconcepto de honorarios que el Segundo Registro de la Propiedad percibe nopueden ser sujetas de modificación, razón por la cual la institución no podríaunilateralmente incrementar o decrementar los honorarios establecidos, sinembargo en aras de suministrar servicios de vanguardia y oportunos a losusuarios, el convenio se convierte en el mecanismo idóneo para suministrarlos,toda vez que el usuario acepta de forma voluntaria el servicio prestado por laentidad bancaria. a) A partir del 03 de noviembre, momento en que la entidadbancaria implementa de forma automatizada la gestión de la comisión que lecorresponde se da por cumplido el compromiso de el Segundo Registro de laPropiedad. Por lo anterior se debe evaluar las condiciones establecidas por lamisma Contraloría General de Cuentas en función de establecer un criteriohomogéneo que permita atender las recomendaciones de forma asertiva, de noser así incurriría en contradicción, hecho que reñiría con el marco conceptual ynormas de Auditoria Gubernamental, siendo impresindible que objetivamente senotifiquen los resultados (posibles hallazgos) de forma concreta, ya que al hacerreferencia al Convenio Administrativo de Prestación de Servicios Bancarios yCooperación Inter-Institucional Celebrado entre el Banco de Desarrollo Rural,Sociedad Anónima, y el Segundo Registro de la Propiedad, con sede enQuetzaltenango, no puede indicarse que se trata de un “Contrato”, por lo que elposible hallazgo relacionado carece de sustento. DOCUMENTACIONRELACIONADA 1) Acuerdo Gubernativo del Ministerio de Gobernación número21, de fecha 11 de febrero de 2016. 2) Nota de fecha 25 de noviembre de 2016,con referencia DSO-065-2016, signada por Lic. Willy Reyes, Jefe de Cobros porcuenta Ajena de Banco de Desarrollo Rural, Sociedad Anónima.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo al Licenciado Marco Arodi Zaso Pérez, quien fungió comoRegistrador Titular, por el período comprendido del 12 de febrero al 31 dediciembre de 2016, en virtud que según oficio sin número de fecha 2 de mayo de2017, manifiesta que el hallazgo se refiere a “Incumplimiento a cláusulas delContrato” y que el documento que el gestiono fue el Convenio Administrativo dePrestación de Servicios Bancarios y Cooperación Interinstitucional, celebradoentre el Banco de Desarrollo Rural, Sociedad Anónima y el Segundo Registro dela Propiedad, con Sede en Quetzaltenango, por lo que el Contrato tiene una figuradistinta a un Convenio, es importante mencionar que según el diccionario de laReal Academia de la Lengua Española, contrato es “un pacto o un convenio oral oescrito entre las partes que se obligan sobre materia o cosa determinada, y a cuyocumplimiento pueden ser obligas”, en este sentido el título del hallazgo no afectaque el documento suscrito con el banco sea un Convenio, en el mismo oficio




indica que según Nota DSO-065-2016, de fecha 25 de noviembre girada por WillyReyes Jefe de Cobros por Cuenta Ajena del Banco de Desarrollo Rural, hacen deconocimiento al Licenciado Miguel Mejía Director Financiero, que a partir del 3 denoviembre el sistema realizara el cobro de la comisión antes de registrar el créditoen la cuenta asignada, por lo cual no se reflejara ningún debito por comisión, conlo cual evidencia que efectivamente que no se modificó la cláusula quinta delConvenio de fecha 15 de junio de 2016, ya que únicamente se hizo por medio denota anteriormente citada, por lo que sigue estando vigente, aunado a esto indicaque en la Cláusula cuarta literal b) Manejo de cuenta sin costo, se tiene la ventajade no sumar o trasladar el costo al usuario, sin embargo esta cláusula no tienerelación en cuanto a lo que se refiere el hallazgo ya que esta cláusula se refiereespecíficamente a la apertura de cuentas de la institución en Banrural, por lo cualel Banco no le cobrara ninguna comisión por el manejo de cuenta, sin embargo elenfoque del hallazgo se refiere exclusivamente a la cláusula quinta que establecela forma del cobro de la comisión por documento diligenciado, la cual modificaronen noviembre de 2016 sin hacer la modificación previa en el convenio. Estehallazgo fue notificado con el número 4 y corresponde en el presente informe alnúmero 3. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 20, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesREGISTRADOR TITULAR MARCO ARODI ZASO PEREZ 114,000.00Total Q. 114,000.00

Hallazgo No. 4 Utilización indebida de recursos CondiciónEn el Programa de Gasto 11 Administración Registral, Grupo 000 ServiciosPersonales, reglón 015 Complemento por Calidad Profesional al PersonalPermanente, se determinó que según Acuerdo Registral Número setenta y sieteguion dos mil dieciséis (77-2016), con fecha dos de diciembre del dos mildieciséis, se realizó el pago de un complemento específico al personalpermanente, (bono de productividad), basados en los siguientes considerandos: a)Artículo 27 del Reglamento de los Registros de la Propiedad, donde literalmenteIndica: Los Registradores, en su respectivo Registro, regirán todas y cada una delas relaciones internas de la Institución y tendrán a su cargo el nombramiento yremoción del personal que sea necesario. b) Que los cargos o puestos dentro de




la institución requieren una serie de funciones y responsabilidades adicionales altiempo de contratación, lo que ha provocado una carga mayor de trabajo yeventualmente un horario más extenso, por lo que es necesario que se actualicelos parámetros salariales de acuerdo a cuatro factores: habilidad, esfuerzo,responsabilidad y condiciones de trabajo; de las cuales se debe de tomar encuenta las condiciones profesionales y experiencias exigidas por el cargo,formación académica, experiencia e iniciativa, intensidad mental, emocional,(sometimiento de estrés) y física que demanda el cargo, significación física,cuantía de los bienes, servicios o procesos confiados al cargo, así comodificultades inherentes (psicológicas y de riesgo personal) que complican eldesempeño del cargo, personal bajo su cargo, toma de decisiones, entre otros. c)Que por la experiencia y conocimiento que desempeñan los cargos de RegistradorAuxiliar, Secretario General, Director Jurídico, Asesor Jurídico, Coordinador II,Coordinador III, Registrador Sustituto y Registrador Titular. Por lo tanto: Confundamento en lo considerado, y en lo que para el efecto establecen los artículos,uno, cinco, veinte, veintiuno, veinticinco, veintiséis, veintisiete y veintiocho delReglamento de los Registros de la propiedad. Acuerda: I) Otorgar un complementoespecifico al personal permanente (bono de productividad) a los siguientespuestos nominales a partir del 02 de diciembre del año 2016:

Puesto nominal Monto en letras Monto en númerosa) Registrador Auxiliar cinco mil quetzales mensuales Q5,000.00b) Secretario General tres mil quetzales mensuales Q3,000.00c) Director Jurídico cinco mil quetzales mensuales Q5,000.00d) Asesor Jurídico tres mil quetzales mensuales Q3,000.00*d) Coordinador II mil doscientos cincuenta

quetzales mensualesQ1,250.00

e) Coordinador III cinco mil quetzales mensuales Q5,000.00f) Registrador Auxiliar Sustituto diez mil quetzales mensuales Q10,000.00g) Registrador Titular diez mil quetzales mensuales Q10,000.00

II) Otorgar por gastos de representación de ocho mil quetzales mensuales(Q8,000.00) al Registrador Titular, con efectos a partir de la presente fecha.

De conformidad con el CUR 3152 de fecha 23 de diciembre de 2016, se canceló elcomplemento específico (bono de productividad), correspondiente al mes dediciembre de 2016 de acuerdo a los porcentajes que se indican en el cuadrosiguiente, sin embargo, este porcentaje se aplicó discrecionalmente ya que enalgunos casos fue menor y a dos funcionarios no se les cancelo, no obstantetodos los cargos fueron cubiertos por los mismos funcionarios se pagó enporcentajes no equitativos, de forma arbitraria, como se describe:

No. Apellidos yNombre

Puesto Salariob a s e

Salariob a s e

Bono deProductividad

Complementoespecífico al

%




Quincenal(01 al 15diciembre2016

Quincenal(16 al 31diciembre2016

AcuerdoRegistral77-2016

Personal P.(Bono deProductividad)

1 BolañosLópez,Manuel deJesús

RegistradorAuxiliar

Q11,250.00 Q11,250.00 Q5,000.00 Q2,419.35 48%

2 Del CidAlvarado,EmersonEduardo

SecretarioGeneral

Q7,000.00 Q7,000.00 Q3,000.00 Q2,903.23 97%

3 DomínguezRodríguez,Myno rGiovanni

DirectorJurídico

Q8,500.00 Q11,403.23 Q5,000.00 Q4,838.71 97%

4 GramajoMazariegos,E s v i nRosanje

RegistradorAuxiliar

Q10,000.00 Q10,000.00 Q5,000.00 Q4,838.71 97%

5 GuillenAguilar,WalterGiovanni


Q6,250.00 Q8,669.35 Q5,000.00 Q4,838.71 97%

6 LoarcaChávez,Fr is lyOtoniel

RegistradorAuxiliar

Q10,000.00 Q10,000.00 Q5,000.00 Q4,838.71 97%

7 Mejía Xiloj,MiguelÁngel

DirectorFinanciero

Q6,000.00 Q7,693.55 Q1,250.00 Q1,209.68 97%

8 O l i v aGóngora,J o r g ePaholo

RegistradorSustituto

Q14,000.00 Q14,000.00 Q10,000.00 Q9,677.42 97%

9 V a l l eSáenz,MiguelEstuardo

AsesorJurídico

Q6,000.00 Q6,000.00 Q3,000.00 Q2,903.23 97%

10 Zaso Pérez,Marco Arodi

RegistradorTitular

Q28,500.00 Q28,500.00 Q10,000.00 Q9,677.42 97%

11 ChavezHernández,Pedro Luis

RegistradorAuxiliar

Q9,875.00 Q10,116.94 Q5,000.00 - 0%




12 SantizoR u i z ,Armando

RegistradorAuxiliar

Q11,250.00 Q11,250.00 Q5,000.00 - 0%

TOTALES Q48,145.17

Los considerandos del complemento específico al personal permanente (bono de

justifican tal erogación debido a que en su literal b), estipula queproductividad), nolos cargos o puestos dentro de la institución requieren una serie de funciones yresponsabilidades adicionales al tiempo de contratación, el mismo provoca unacarga mayor de trabajo y eventualmente un horario extenso, condiciones que nose puede corroborar, como se comprueba en oficio SRP-RRHH-511-2016 defecha 23 de noviembre del 2016, el Director de Recursos Humanos proporcionó aesta comisión de auditoría, fotocopia de oficio sin número de referencia emitidopor el Licenciado Marco Arodi Zaso Pérez, Registrador Titular, con fecha 01 deagosto del 2016, en el cual manifiesta: Que de acuerdo con la Constitución Políticade la República de Guatemala, el Código Civil, la Ley de Servicio Civil y elReglamento de los Registros de la Propiedad, Acuerdo Gubernativo 30-2005, hacemención de los artículos 26 y 27, que los siguientes puestos: Registrador Titular ylos Registradores Auxiliares, Secretario General, Asesor Jurídico, Asesor delDepartamento de Asesoría Jurídica y Director del Departamento de RecursosHumanos, estipula que dentro de sus funciones ejercen mando, autoridad,competencia legal y representación oficial de la entidad, y están sujetos acontinuar cumpliendo sus funciones dentro e incluso fuera de las jornadas y díasde trabajo ordinario de la institución, por la naturaleza de su cargo, ya que sedenominan puestos de confianza.

Por tal razón no se puede evidenciar funciones y responsabilidades adicionales altiempo de contratación, por otro lado están exentos de un control de ingresos ysalida dentro de la institución ya que se constató que no están sujetos al marcajedel reloj biométrico y a ningún control de asistencia, además afirma que deben decumplir sus funciones dentro y fuera de las jornadas y días de trabajo ordinario.Toma también los siguientes parámetros salariales de acuerdo a cuatro factores:habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo, debiéndose tomaren cuenta las condiciones profesionales y experiencias exigidas por el cargo,formación académica, experiencia e iniciativa, intensidad mental, emocional, yfísica, considerando que son factores que no son de comprobable medición comolo es la intensidad mental, emocional y física.

Se evidenció que el Segundo Registro de la Propiedad Inmueble deQuetzaltenango no realizó un estudio y propuesta, incumpliendo con presentarloante la Comisión Nacional Registral, para aprobar el complemento específico alpersonal permanente (bono de productividad), como lo establece el AcuerdoGubernativo 30-2005 del Presidente de la República, Reglamento de los Registros




de la Propiedad artículo 39 numeral 1, Recopilar los estudios y propuestas cuyoobjetivo sea la modernización y funcionalidad de los Registros y velar por laejecución de los que estime pertinentes. También podrá solicitar otros estudios ypropuestas.

Proyección mensual y anual del pago del: I) Complemento específico (bono deproductividad) y II) Gastos de representación.

Puesto nominal Número defuncionariosy / oempleados

Monto P a g omensual

Pago Anual

1.) Registrador Auxiliar 5 Q5,000.00 Q25,000.00 Q300,000.002.) Secretario General 1 Q3,000.00 Q3,000.00 Q36,000.003.) Director Jurídico 1 Q5,000.00 Q5,000.00 Q60,000.004.) Asesor Jurídico 1 Q3,000.00 Q3,000.00 Q36,000.005.) Coordinador II 1 Q1,250.00 Q1,250.00 Q15,000.006.) Coordinador III 1 Q5,000.00 Q5,000.00 Q60,000.007.) Registrador Auxiliar

Sustituto1 Q10,000.00 Q10,000.00 Q120,000.00

8.) Registrador Titular 1 Q10,000.00 Q10,000.00 Q120,000.009.) Registrador Titular

gastos de representación1 Q8,000.00 Q8,000.00 Q96,000.00

Total Q70,250.00 Q843,000.00

Considerando el valor acumulado anual que representará la creación del bono deproductividad de Q843,000.00, debió ser aprobado en proyecto de presupuesto delos Registros de la Propiedad por la Comisión Nacional Registral.

De conformidad con la Ley Orgánica del Presupuesto establece que funcionariostienen derecho al pago de gastos de representación, en la presente ley no incluyeal Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad Inmueble deQuetzaltenango. CriterioConstitución Política de la República de Guatemala, artículo 232. ContraloríaGeneral de Cuentas, establece: “La Contraloría General de cuentas es unainstitución técnica descentralizada, con funciones fiscalizadoras de los ingresos,egresos y en general de todo interés hacendario de los organismos del Estado, losmunicipios, entidades descentralizadas y autónomas, así como de cualquierpersona que reciba fondos del Estado o que haga colectas publicas…” y el artículo238, establece: “La Ley Orgánica del Presupuesto regulará: f) La forma y cuantíade la remuneración de todos los funcionarios y empleados públicos, incluyendo losde las entidades descentralizadas o autónomas. Regulará específicamente los




casos en los que algunos funcionarios, excepcionalmente y por ser necesario parael servicio público, percibirán gastos de representación. Quedan prohibidascualesquiera otras formas de remuneración y será personalmente responsablequien las autorice.” El Decreto Número 51-92, del Congreso de la República de Guatemala, CódigoProcesal Penal, en su artículo 298. Denuncia Obligatoria, establece: “Debendenunciar el conocimiento que tienen sobre delito de acción pública…1) Losfuncionarios y empleados públicos que conozcan el hecho en ejercicio de susfunciones…” El Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 30. Obligación dedenunciar establece: “Los auditores gubernamentales que en cumplimiento de sufunción, descubran la comisión de posibles delitos contra el patrimonio de losorganismos, instituciones, entidades y personas sujetas a fiscalización, estánobligados a presentar la denuncia correspondiente ante la autoridad competente yhacerlo del conocimiento del Contralor General de Cuentas, quien deberáconstituirse como querellante adhesivo.” El Decreto Número 101-97, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica del Presupuesto, artículo 75. Remuneraciones de empleados yfuncionarios públicos, establece: “Las remuneraciones de los funcionarios yempleados públicos se fijarán de acuerdo con lo que establece la Ley de Salariosde la Administración Pública y otras disposiciones legales atinentes, salvo que elorganismo o entidad descentralizada a que pertenezcan cuente con leyesespecíficas sobre la materia. En todos los casos, anualmente, se debe elaborar unpresupuesto analítico que contenga el detalle de puestos y sus respectivasremuneraciones”. También en el artículo 77. Gastos de representación, establece:“Puede asignarse gastos de representación únicamente a los funcionariossiguientes: 1. Presidente y Vicepresidente de la República; 2. Presidentes yMagistrados del Organismo Judicial, del Tribunal Supremo Electoral y de la Cortede Constitucionalidad; 3. El Presidente, integrantes de Junta Directiva y Diputadosal Congreso de la República; 4. Ministros y Viceministros de Estado; 5. ProcuradorGeneral de la Nación; 6. Fiscal General de la República; 7. Procurador yProcuradores Adjuntos de los Derechos Humanos; 8. Jefe y Subjefe de laContraloría General de Cuentas; 9. Secretarios y Subsecretarios; 10. PersonalDiplomático con servicio en el exterior; 11. Gobernadores Departamentales; 12.Presidentes de los Consejos Regionales de Desarrollo Urbano y Rural; 13.Directores y Subdirectores de dependencia administrativa conforme a la

Guatemala Clasificación Institucional del Sector público de ; Tesorero ySubtesorero Nacional; 14. Registrador Mercantil y Registrador de la PropiedadIndustrial; 15. Presidentes de Juntas o Consejos Directivos de las entidades




descentralizadas y autónomas, y como autoridad administrativa superior de talesentidades: el Gerente y el Subgerente o sus equivalentes; y, 16. Los AlcaldesMunicipales de la República.” El Acuerdo Gubernativo 30-2005 de fecha 27 de enero del 2005, del Presidente dela República, Reglamento de los Registros de la Propiedad, Comisión Nacional Registral, artículo 38. Competencia, establece: “La comisión ejercerá susfunciones y tendrá competencia en los Registros de la Propiedad…” Articulo 39.Fines, numeral 1 establece: “Recopilar los estudios y propuestas cuyo objetivo seala modernización y funcionalidad de los Registros y velar por la ejecución de losque estime pertinentes. También podrá solicitar otros estudios y propuestas”.Numeral 3, “Aprobar los presupuestos que sometan a su consideración losRegistradores.” El Decreto Número 89-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley deProbidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos, artículo 8,Responsabilidad administrativa, establece: “La responsabilidad es administrativacuando la acción u omisión contraviene el ordenamiento jurídico administrativo ylas normas que regulan la conducta del funcionario público, asimismo, cuando seincurriere en negligencia, imprudencia o impericia o bien incumpliendo leyes,reglamentos, contratos y demás disposiciones legales a la institución estatal antela cual están obligados a prestar sus servicios; además, cuando no se cumplan,con la debida diligencia las obligaciones contraídas o funciones inherentes alcargo, así como cuando por acción u omisión se cause perjuicio a los interesespúblicos que tuviere encomendados y no ocasionen daños o perjuiciospatrimoniales, o bien se incurra en falta o delito.” CausaEl Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad, incumplió conpresentar el proyecto de presupuesto de los Registros de la Propiedad queincluyera el pago del complemento específico al personal permanente (bono deproductividad) para ser aprobado por la Comisión Nacional Registral, previo a laemisión del Acuerdo Registral número 77-2016. EfectoAfectación de los recursos económicos de la institución, sin contar con laaprobación correspondiente y cumplir con el debido proceso. RecomendaciónEl Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad, debe de abstenersede emitir acuerdos registrales que afecten los intereses financieros de la entidad yque no se encuentren presupuestados y aprobados por la Comisión NacionalRegistral.




Comentario de los ResponsablesEn oficio CGC-SRP-C0011-2017, de fecha 7 de abril de 2017, el Licenciado MarcoArodi Zaso Pérez, quien fungió como Registrador Titular, por el períodocomprendido del 12 de febrero al 31 de diciembre de 2016, manifiesta: “mepermito, EXPONER: Este hallazgo DEBE SER DESVANECIDO EN SUTOTALIDAD y como consecuencia NO se debe confirmar por lo siguiente: 1.- Este hallazgo no se funda en derecho, y la norma que describe inobservada,no subsume el hecho que pretenden sostener para darle vida al hallazgo (que esel hecho de no haber realizado un estudio y propuesta, incumpliendo conpresentarlo ante la Comisión nacional Registral, para aprobar el complementoespecífico al personal permanente (bono de productividad) ya que el artículo 39del acuerdo gubernativo 30-2005 Reglamento de los Registros de la Propiedad, enninguno de sus supuestos de hecho, confiere a la Comisión Nacional Registralcalidades para tener injerencia en las relaciones laborales de cada registro. Ninorma o establece la competencia para que apruebe situaciones que se refieran asalarios de los trabajadores de cada uno de los registros. A todas luces esconocido que el artículo 1 del convenio 95 de la OIT, Convenio sobre la protecciónal Salario, 1949; establece lo que debe entenderse como salario, por lo que elComplemento específico al personal permanente (bono de productividad) debetenerse como parte del salario, y como salario en sí mismo, para las personas quelo devengan o devengaran. 2.- El complemento específico al personal permanente (bono de productividad),debe de entenderse, al tenor del convenio de la OIT citado, como parte del salariode las personas a quienes se les paga, por lo tanto, reitero, la Comisión NacionalRegistral, no tiene competencia en ese universo; y al formular un hallazgo porhaber otorgado ese bono, se está atentando en contra de los principiosconstitucionales establecidos en los artículo 108 y 106 últimos párrafoscorrespondientes,103, 102 inciso b, de la constitución Política de nuestraRepública, y 88 del Código de Trabajo; atentando en contra de los derechosmínimos de los trabajadores, universo en el que sólo trabajadores, patronos, y unórgano jurisdiccional privativo de material laboral tiene injerencia. 3.- En cuanto a que no se pueden evidenciar funciones y responsabilidadesadicionales al tiempo de contratación, esto no es cierto, pues las misas funcionesy responsabilidades emanan del puesto o cargo que se desempeña, y estafuncionalidad o no, solo puede ser determinada por las autoridades de trabajo. LaHonorable Contraloría General de cuentas, está transgrediendo las esferas de sucompetencia al formular este hallazgo. 4.- En lo relativo a que el Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad




no tiene derecho al pago de gastos de Representación, este criterio esinsustentable e inconsistente, puesto que la misma ley citada para fundamentareste argumento, ósea la Ley Orgánica del Presupuesto en su artículo 77establece: “ARTICULO 77. GASTOS DE REPRESENTACION. Puede asignarsegastos de representación únicamente a los funcionarios siguientes: a.) …. 15.Presidentes de Juntas o Consejos Directivos de las entidades descentralizadas yautónomas, y como autoridad administrativa superior de tales entidades: elGerente y el Subgerente o sus equivalentes;” Esta última parte de dicho artículo,que se refiere a “ o sus equivalentes” se refiere al equivalente de Presidentes oConsejos Directivos de las entidades, y como autoridad administrativa superior detales entidades; lo que quiere decir que el cargo de Registrador titular del SegundoRegistro de la propiedad, es el equivalente a autoridad administrativa máxima delSegundo Registro de la propiedad; esto al tenor de lo que establecen los artículos1225 y 1226 del decreto ley 106; POR LO TANTO si tiene derecho a gastos derepresentación. En consecuencia esta parte del hallazgo, también es insosteniblee infundada en derecho, y en virtud de que el derecho no se prueba, bastaúnicamente los nombramientos realizados al Señor Registrador titular del SegundoRegistro de la Propiedad, para evidenciar su calidad de Registrador, y comoconsecuencia que tiene derecho a percibir gastos de representación. 5.- En cuanto a que los hechos que dan vida al hallazgo, son constitutivos dedelito, y por lo tanto deben obligatoriamente ser denunciados para su persecuciónpenal, Señores Auditores, esto esta sobremanera alejado de la realidad jurídica ydel actuar con lealtad procesal, buena fe, y verdad sabida, que dentro del derechoadministrativo configuran principios jurídicos observables erga omnes, por lo tanto,un hecho que está apegado a derecho en ningún momento pueda dar vida a undelito, y los hechos que estriban el hallazgo relacionado, SON HECHOS QUEESTÁN FUNDADOS EN DERECHO. En todo caso, si llegasen a confirmarse en elexamen de auditoría final, no pueden denunciarse si no hasta que los mismosqueden firmes, y recuerden que al momento de confirmar los hallazgos, aún existeel procedimiento contenciosos administrativo a través del juicio de cuentas, paraestablecer la procedencia y legalidad o no de los hallazgos, y en dado caso sepretenda presentar las denuncias respectivas, debe de esperarse a que seconfirmen los hallazgo, a que se notifique esa confirmación, y a que en un procesojudicial se vuelvan a confirmar dichos hallazgos, contrario sensu se estaríaviolentando el debido proceso, y el hecho de denunciar configuraría un abuso deautoridad que si puede traer plenas consecuencias jurídicas a quienes presentendichas denuncias. Es cierto que existe una obligatoriedad de denuncia cuandoexista el conocimiento de la comisión de un hecho que posiblemente constituyadelito, pero este hecho que posiblemente constituya delito debe ser declarado así,de lo contrario la vía penal, queda insubsistente. 6. Dentro del Proceso Administrativo es oportuno indicar que el Marco Conceptual




del Sistema de Auditoria Gubernamental, numeral I. “Generalidades”, 1.“Definiciones”, 1.1 “Control del sector gubernamental”, refiriéndose a las accionesdel ente Contralor establece en el segundo párrafo “Su acción va más allá de lasimple revisión de los registros contables y de la gestión financiera pura; abarca laevaluación de los sistemas y los resultados operacionales con base a criterios deprobidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía y equidad, con que se hanrealizado las operaciones, y la actuación de los servidores y administradorespúblicos en el desempeño de sus funciones.”, por tanto debe observarse que elpresupuesto del Segundo Registro de la Propiedad es aprobado por la ComisiónNacional Registral, atendiendo a sus funciones específicas, en acta 18-2015 defecha 14 de diciembre de 2015. Es importante indicar que mediante Acuerdo Gubernativo del Ministerio deGobernación número 21, de fecha 11 de febrero de 2016, fui nombrado comoRegistrador Titular, del Segundo Registro de la Propiedad, cargo que desempeñoa la fecha, es decir a partir de ese nombramiento y luego de tomar posesión debodesempeñarme y ajustarme a las obligaciones relativas al cargo, correspondehacer notar entonces que ciertamente la gestión del presupuesto para el periodoque la Comisión de Auditoría tiene a bien examinar, año 2016, se genera en unperiodo distinto al que mi persona puede conocer, sin embargo en ningúnmomento utilicé, los medios legales inclusive, para modificar dicho presupuesto,con el fin de manipular la ejecución presupuestaria que diera lugar a formulardicho hallazgo como “utilización indebida de recursos, más bien hago notar que laComisión de Auditoría, con base en la objetividad orientar su actuar hacia lossiguientes aspectos:a) El presupuesto del Segundo Registro de la Propiedad que conoce la ComisiónNacional Registral, y aprueba por un monto de Q43,355,598.74, este techopresupuestario contempla en el grupo de gasto “0” Servicios personalesQ.27,579,997.40, para una ejecución al finalizar el año de Q.20,403,759.53 cuyoporcentaje es del 73.98%, evidentemente el presupuesto ejecutado representa un“AHORRO” de Q.7,176,237.87 comparado con el presupuesto vigente, es decir secumplen los principios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia y economía,me permito indicar acá que objetivamente debía con base en el alcance de laComisión de Auditoria, evaluarse aspectos presupuestarios, los cuales en ningúnmomento se hacen notar.b) Muy al margen de la objetividad, inclusive fuera de su alcance la Comisión deAuditoría realiza la proyección mensual y anual del pago del: I) Complementoespecífico (bono de productividad) y II) Gastos de representación, por un montomensual de Q70,250.00 y anual de Q.843,000.00 para tratar de evidenciar quedicho monto “debió ser aprobado en proyecto de presupuesto de los Registros dela Propiedad por la Comisión Nacional Registral”, sin embargo no constituye uncriterio sustentable toda vez que, dicho monto está incluido dentro de laaprobación de presupuesto para el año 2017, de tal forma que recalco lo indicado




arriba, no es función de la Comisión Nacional Registral la gestión de los temasinherentes al personal. DOCUMENTACION RELACIONADA1) Acuerdo Gubernativo del Ministerio de Gobernación número 21, de fecha 11 defebrero de 2016.2) Acta de Comisión Nacional Registral, número 18-2015 de fecha 14 de diciembrede 2015.3) Ejecución presupuestaria 2016. Por lo anteriormente expuesto, ante ustedes, SOLICITO: 1) Que se reciba el presente memorial, para su análisis y trámite correspondiente,con base en el artículo número 12 Derecho de Defensa, establecido en laConstitución Política de la República de Guatemala.2) Que se resuelva el presente conforme el artículo número 28 Derecho dePetición, establecido en la Constitución Política de la República de Guatemala.3) Que se considere que el infrascrito solicitante es cuidadoso y respetuoso de losaspectos legales establecidos por las leyes que rigen mi actuar; por lo queentiendo que con la presente no se contraviene ninguna norma legal.4) Que se verifique conforme a derecho los comentarios, razonamientos y baselegal citada.5) Que en base a los argumentos acá vertidos y a los documentos de soporte, seDESVANEZCA el posible hallazgo No. 5, Utilización indebida de recursos,contenido en Oficio No. SRP-DAEAD-OF-65-20176) Que se tengan por desvanecidos los posibles hallazgos contenidos en OficioNo. SRP-DAEAD-OF-65-2017, conforme las pruebas, razonamientos y base legalcitada. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo al Licenciado Marco Arodi Zaso Pérez, quien fungió comoRegistrador Titular, por el período comprendido del 12 de febrero al 31 dediciembre de 2016, en virtud que en el artículo 39 del acuerdo gubernativo30-2005 Reglamento de los Registros de la Propiedad, numeral 1, establece“Recopilar los estudios y propuestas cuyo objetivo sea la modernización yfuncionalidad de los Registros y velar por la ejecución de los que estimepertinentes. También podrá solicitar otros estudios y propuestas.” Porconsiguientes es evidente que el Segundo Registro de la Propiedad no realizódicho estudio y propuesta para presentarlo ante la Comisión Nacional Registral, sibien es cierto que la Comisión Nacional Registral no tiene competencia paraaprobar salarios a los trabajadores del Segundo Registro de la Propiedad si deberecopilar estudios y propuestas. En ningún momento se está contraviniendo lo




estipula en la Constitución Política de la República de Guatemala, la OIT y elCódigo de trabajo sobre la violación a los derechos de los trabajadores, toda vezque es la acción de no haber elaborado el estudio y propuesta antes de efectuar laerogación. En el Acuerdo Registral Número setenta y siete guión dos mil dieciséis (77-2016),con fecha dos de diciembre del dos mil dieciséis, claramente justifica el pago deun complemento específico al personal permanente, (bono de productividad) porrequerir una serie de funciones y responsabilidades adicionales al tiempo decontratación lo que no evidencia las autoridades de trabajo pues no fundamentantal acción. Respecto a los gastos de representación la Ley Orgánica del Presupuesto en suartículo 77 no estableces que el Registrador Titular del Segundo Registro de laPropiedad pueda tener derecho a gastos de representación y al querer sustentardicho gastos por medio del articulo 77 numeral 15 de la citada ley es clara alestablecer “Presidente de Juntas o Consejos Directivos de las entidadesdescentralizadas y autónomas y como autoridad administrativa superior de talesentidades: el Gerente y el Subgerente o sus equivalentes y el Segundo Registrode la Propiedad no encaja en este numeral por no ser una entidad de naturalezajurídica “descentralizada o autónoma” ya que su autoridad administrativa superiorno es de “tales entidades”, refiriéndose a entidades descentralizada o autónoma. Si bien se refleja un ahorro de Q 7,176,237.87 de acuerdo a lo presupuestado enel grupo 0 Servicios Personales ya que tenía asignado Q 27,579,997.40 yejecutado Q20,403,759.53, a pesar de ello se debió elaborar un estudio ypropuesta. Según se evidencia en el comentario que dicho Complemento específico ya seincluyo en el presupuesto del año 2017, por consiguiente existe un antecedenteque confirma que si debe de estar presupuestado para poder hacer dichodesembolso. Si bien es cierto que la Comisión Nacional Registral no tiene competencia para lostemas específicos al personal, si para la aprobación del presupuesto y en dichopresupuesto se encuentra el grupo 0, Servicios Personales por lo que es sobreentendido que se refiere a pagos al personal del Segundo Registro de laPropiedad por consiguiente deben de estar incluidos en el presupuesto y por endeaprobados. Este hallazgo fue notificado con el número 5 y corresponde en elpresente informe al número 4. Acciones Legales y AdministrativasDenuncia número DAJ-D-DASDSJ-252-2017, presentada al Ministerio Público, de




conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 30, en contra de: Cargo Nombre Valor en QuetzalesREGISTRADOR TITULAR MARCO ARODI ZASO PEREZ 48,145.17Total Q. 48,145.17

Hallazgo No. 5 Pagos improcedentes en el reglón 035 y régimen salarial en pacto colectivosin sustento legal CondiciónEn el Programa de Gasto 11, Administración Registral, del grupo 000, ServiciosPersonales, al revisar los registros contables y presupuestarios, se estableció quelos pagos realizados a los operadores y certificadores, es de forma semanal,debido a que el gasto se devenga en el renglón presupuestario 035 Retribucionesa Destajo, el cual de conformidad con el Manual de ClasificacionesPresupuestarias para el Sector Público de Guatemala, no tiene relación dedependencia, por lo que no tiene derecho a beneficios laborales; sin embargo, deacuerdo a dicho manual, se hicieron pagos improcedentes, como se detalla acontinuación:

DescripciónRenglón Presupuestario

Sub-Total Total

Bono Escolar

CUR 299015

2,400.00

CUR 300 015 600.003,000.00

Semana Santa

CUR 515035

11,368.50

CUR 553035

4,996.80

CUR 555035

63,067.25

CUR 557035

27,732.56

107,165.11

Bonificación Incentivo

CUR 26015

6,000.00

CUR 28015

1,500.00

CUR 297015

6,000.00

CUR 298015

1,500.00

CUR 605015

6,000.00

CUR 608015

1,500.00

CUR 852015

1,500.00

CUR 860015

6,000.00




30,000.00

Permisos Varios

CUR 14035

8,062.84

CUR 35035

8,062.84

CUR 123035

8,062.84

CUR 124035

3,312.59

CUR 126035

12,116.24

CUR 183035

8,062.84

CUR 184035

1,002.48

CUR 258035

26,933.41

CUR 415035

2,911.13

CUR 624035

3,460.05

CUR 735035

1,114.68

CUR 736035

1,177.28

CUR 760035

2,027.15

CUR 856035

240.31

CUR 857035

7,697.57

CUR 905035

6,585.58

CUR 958035

2,063.63

CUR 959035

2,609.54

CUR 960035

1,386.50

CUR 1082035

1,847.03

CUR 1376035

866.41

109,602.94

Permiso por Cumpleaños

CUR 36035

1,425.79

CUR 569035

1,806.63

CUR 758035

769.65

4,002.07

Permiso Sindical

CUR 275035

1,753.09

CUR 962035

4,027.36

CUR 1127035

9,157.07

CUR 1128035

1,416.41

CUR 1428035

1,465.02

CUR 1441035

1,356.31

CUR 1603035

1,082.26

CUR 1606035

418.56

CUR 1607035

614.62

CUR 1715035

299.07

CUR 1716035

1,830.52

CUR 1717035

2,191.28

CUR 1766035

990.35

CUR 1872035

754.32




CUR 1890 035 596.04

CUR 1891035

1,637.63

CUR 1989035

674.67

CUR 1990035

587.40

CUR 2264035

1,907.32

CUR 2265035

223.06

32,982.36

Permiso por Enfermedad

CUR 276035

8,828.16

CUR 366035

4,837.70

13,665.86

Complemento Salarial

CUR 737035

10,478.55

10,478.55

Día del Trabajo

CUR 911035

35,106.04

CUR 914035

5,324.31

40,430.35

Bono de Feria

CUR 2134015

50.00

50.00

TOTAL

351,377.24

Como se observa en el cuadro anterior, a los operadores y certificadores aquienes se les paga en forma semanal y afectando presupuestariamente elrenglón 035 Retribuciones a Destajo, se les hicieron pagos improcedentes, ya queno son trabajadores del Estado y por el renglón que devengan, no se crea relaciónde dependencia. En la documentación proporcionada, no se encontró ningún documento queindique que al personal contratado en el renglón 035 Retribuciones a Destajo, sele puedan otorgar beneficios del personal 011 Personal Permanente, por lo que adicho personal se le están realizando pagos improcedentes en varios renglonespresupuestarios, sin observar lo que establece el Manual de ClasificacionesPresupuestarias para el Sector Público de Guatemala. Así mismo el Ministerio deTrabajo y Previsión Social, a través del Consejo Técnico y Asesoría Jurídica enDictamen 143-2016 emite opinión: “…Resulta importante hacer mención que, seríapertinente realizar una restructuración administrativa, a efecto de trasladar alpersonal que se encuentran contratadas bajo ese reglón presupuestario, al reglón011, 022, o bien crear un nuevo reglón para esta clases de trabajadores…” Además se estableció que en el Segundo Registro de la Propiedad Inmueble deQuetzaltenango, existe Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo con el




Sindicato de Trabajadores Cinco de Agosto, sin haber solicitado al Ministerio deFinanzas Públicas a través de la Dirección Técnica del Presupuesto, dictamen enel que se valide que la entidad cuenta con los recursos para garantizar lasostenibilidad financiera de los compromisos adquiridos en dicho pacto colectivo, oen su defecto un dictamen emitido por la Dirección Financiera de la entidad. El Segundo Registro de la Propiedad Inmueble de Quetzaltenango, no realizó unestudio técnico para implementar un plan de clasificación de puestos yadministración de salarios, el cual debe ser aprobado y aplicado a través deAcuerdo Gubernativo de conformidad con la normativa legal vigente. CriterioEl Decreto Número 101-97, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica del Presupuesto, artículo 75. Remuneraciones de empleados yfuncionarios públicos, establece: “Las remuneraciones de los funcionarios yempleados públicos se fijarán de acuerdo con lo que establece la Ley de Salariosde la Administración Pública y otras disposiciones legales atinentes, salvo que elorganismo o entidad descentralizada a que pertenezcan cuente con leyesespecíficas sobre la materia. En todos los casos, anualmente, se debe elaborar unpresupuesto analítico que contenga el detalle de puestos y sus respectivasremuneraciones.” El Decreto Número 11-73, del Congreso de la República de Guatemala, Ley deSalarios de la Administración Pública, artículo 31. Otras entidades del Estado,establece: “En tanto adoptan disposiciones sobre administración de salarios, lasentidades descentralizadas, autónomas y semiautónomas, se deben regir por lapresente ley en todo aquello que les sea aplicable. Dichas disposiciones deben seraprobadas por el Organismo Ejecutivo, previo dictamen de la Oficina Nacional deServicio Civil y del Ministerio de Finanzas Públicas. Mientras se emiten y sonaprobadas dichas disposiciones, el monto de los salarios asignados a la fecha deemisión de esta ley no podrá ser alterado. Se excluyen de lo dispuesto en esteartículo la Universidad de San Carlos y las municipalidades.” El Acuerdo Gubernativo No. 137-88, del Presidente de la República, artículo 1,establece: “Se ordena a las entidades descentralizadas y autónomas que nocuentan con disposiciones propias sobre administración de puestos y salarios queprocedan a la realización de los estudios técnicos correspondientes con el objetode aplicar en sus respectivas organizaciones un Plan de Clasificación de Puestos y Administración de Salarios, que se adecúe a la organización prevaleciente encada una de las unidades administrativas de la institución, tomando comoreferencia los criterios utilizados en el Plan de Clasificación de Puestos delOrganismo Ejecutivo.” Artículo 7, establece: “La aprobación y aplicación del Plande Clasificación de Puestos en una entidad descentralizada o autónoma, deberá




hacerse a través de Acuerdo Gubernativo, debiendo ser solicitado por la máximaautoridad de la institución descentralizada por conducto del Ministerio quecorresponda y contando, previo a su aprobación, con el dictamen favorable de laOficina Nacional de Servicio Civil. Los instrumentos técnicos que conforman elPlan de Clasificación de Puestos, consistirán como mínimo en los siguientes: a)Manual de especificaciones de clases de puestos; b) Lista de asignación depuestos a clases; c) Grupo de especialidades; d) Escala de salarios; y e)Reglamento o normas para la aplicación del Plan de Clasificación de Puestos.” El Acuerdo Ministerial Número 291-2012, del Ministerio de Finanzas Públicas,artículo 1, establece: “Aprobar las actualizaciones que han sido incorporadas alSistema de Contabilidad Integrada (Sicoin) al Manual de ClasificacionesPresupuestarias para el Sector Público de Guatemala, que permitan los registroscontables y presupuestarios.” Artículo 2, establece: “Se autoriza a la DirecciónTécnica del Presupuesto para que proceda a editar la Quinta Edición del Manualde Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.” ElManual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala,renglón 035. Retribuciones a Destajo, establece: “Corresponde a los pagos que seajustan a un tanto alzado o precio que se fija a determinada cantidad de trabajo,tales como: metros cuadrados de pintura, metros lineales de zanjas, metroslineales de camino, quintales de carga estibada, etc. El personal con cargo a esterenglón no tiene relación de dependencia, por lo que no tiene derecho a beneficioslaborales, ni podrán ser contratados simultáneamente bajo otro renglón de estegrupo.” El Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo suscrito entre el Segundo Registrode la Propiedad de Quetzaltenango y el Sindicato de Trabajadores Cinco deAgosto, Capítulo Tercero, CONDICIONES GENERALES DE TRABAJO, artículo25, establece: “… c) Operadores de este registro tendrán un incremento decincuenta centavos (Q.0.50), por documento, exceptuando todo documentoproveniente de resolución judicial, razonamiento de documentos y segundostestimonios, y suspensiones. d) Certificadores un incremento de (Q0.50), porcertificación.” Capítulo Séptimo PRESTACIONES ECONÓMICAS Y SOCIALES,artículo 56 establece: “El Registro consciente en la necesidad de fomentar laCultura, el Deporte y la Recreación de los trabajadores a su servicio, hará losaportes económicos en atención a los compromisos que tengan que cubrir,distribuyendo dicho aporte en la siguiente forma: a) Se hará efectivo al Sindicato lacantidad de seis mil quetzales anuales, debiéndose destinar un cincuenta porciento para actividades organizadas por los caballeros y el otro cincuenta porciento para actividades organizadas por las damas, en el entendido de que si nose utiliza dicho aporte durante el año, este será reintegrado al Registro en laprimera quincena del mes de Diciembre. b) El Registro otorgará la cantidad detreinta y seis mil quetzales, para cubrir una excursión de sus trabajadores dentro o




fuera del país, por aniversario del Registro. c) El Registro organizará tres conviviospara sus trabajadores por año, los cuales serán: en el mes de mayo por el día deltrabajo, en el mes de septiembre por feria de independencia y en el mes dediciembre por época navideña.” En el Capítulo Décimo RÉGIMEN SALARIAL,artículo 80, establece: “El Registro y el Sindicato acuerdan que para promover unaaplicación justa y equitativa del régimen salarial, dentro de los seis mesesposteriores a la homologación del presente pacto, el Registro como autoridadnominadora dispondrá la realización de un estudio y análisis de todos los puestosde trabajo, adecuado su nominación, definición y salario a un organigramatécnicamente desarrollado de acuerdo a las necesidades del Registro; lasdefiniciones de las plazas laborales que se obtengan de dicho análisis en ningúncaso supondrán aumento salarial o pérdida de los derechos ya adquiridos por lostrabajadores especialmente los del régimen escalafonario.” El artículo 81,establece: “El Registro como patrono en ningún caso otorgará aumentos salarialesa ninguno de sus trabajadores o grupo de trabajadores, salvo los aumentoscontemplados en este pacto o los que dispongan las leyes generales de laRepública de Guatemala; cualquier disposición en contra de esta norma será nulay carecerá de efectos legales. Se exceptúa de esta disposición al RegistradorGeneral, Registradores Auxiliares, Asesor Jurídico y Secretario General.” Elartículo 82, establece: “El Registro para el segundo y tercer año de vigencia delpresente pacto, y durante el mes de diciembre se negociará la factibilidad de losnuevos incrementos salariales de todos los trabajadores del Registro, a maneraque los nuevos salarios cobren vigencia el día uno de enero siguiente.” El CapítuloDoceavo, DISPOSICIÓN FINAL ESPECIAL, artículo 96 establece: “Las partesconscientes de la crisis económica mundial a la que no es ajena este Registro,convienen en que los beneficios económicos negociados y aprobados en elpresente pacto surtirán efectos de conformidad con el artículo seis de esta LeyProfesional, sin embargo para la negociación del próximo pacto colectivo decondiciones de trabajo; se aplicará el principio de retroactividad de lasprestaciones para entonces negociadas.” CausaEl Registrador Titular, Director de Recursos Humanos, Directora Financiera,Director de Presupuesto, Contador General, Tesorera y la Encargada dePresupuesto, hicieron pagos a los operadores, afectando presupuestariamente elrenglón 035 Retribuciones a Destajo, sin cumplir con lo que establece el Manualde Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. EfectoMenoscabo a los intereses de la entidad, por realizar pagos, sin observar lo queestablece el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público deGuatemala.




RecomendaciónEl Registrador Titular, gire instrucciones al Director de Recursos Humanos,Director Financiero, Director de Presupuesto, Contador General, Tesorera yEncargada de Presupuesto, para que realicen los pagos a los operadores deacuerdo a lo que establece el Manual de Clasificaciones Presupuestarias delSector Público de Guatemala. Y se gestione un estudio técnico para implementarun plan de clasificación de puestos y administración de salarios, el cual debe seraprobado y aplicado a través de Acuerdo Gubernativo. Comentario de los ResponsablesEn oficio sin número, de fecha 28 de abril de 2017, Azucena Marisol PérezGamarro, quien fungió como Tesorera, por el período del 01 de enero al 19 demayo de 2016, Nelsin Elvin Santos Mazariegos, quien fungió como ContadorGeneral, por el período del 01 de enero al 21 de abril de 2016, Marco Arodi ZasoPérez, quien fungió como Registrador Titular, por el período comprendido del 12de febrero al 31 de diciembre de 2016, y Walter Geovanny Guillén Aguilar, quienfungió como Director de Recursos Humanos, por el período comprendido del 23de febrero al 31 de diciembre de 2016, manifiestan: “Me es necesario realizar undetalle cronológico de acciones administrativas que tomé como Director deRecursos Humanos (en ese momento) la cual realizo de manera sucinta paraposteriormente detallar los diferentes rubros de los CUR. DETALLE DE ACCIONES ADMINISTRATIVAS DE FORMA CRONOLOGICA QUEFUERON TOMADAS PARA DETERMINAR EL CURSO A SEGUIR CONRELACION A LOS PAGOS QUE SE VENIAN REALIZANDO A OFICIALESOPERADORES Y OFICIALES OPERADORES BAJO EL RENGLON 035

DESCRIPCION DOCUMENTO DE SOPORTE FECHAANTECEDENTES PRE TOMA DEPOSESION ADMINISTRATIVA

Hallazgo No. 4 incumplimiento a la normativavigente relacionado a la equiparación desalarios y prestaciones laborales del personal035

Examen especial de auditoria del 01 de enero al31 de diciembre de 2013

Año 2013

Hallazgo No. 1 incumplimiento a la normativavigente relacionado a la equiparación desalarios y prestaciones laborales del personal035

Examen especial de auditoria del 01 de enero al31 de diciembre de 2014

Año 2014

Se realiza un diagnóstico sobre lareestructuración administrativa de la Direcciónde Recursos Humanos y se proponencambios drásticos para obtener el controlinterno administrativo que no existía. En dichoinforme se indica textualmente: “en laelaboración de esas planillas verifiqué queexiste un manejo inadecuado de renglonespresupuestarios según el quinto manual depresupuesto del ministerio de finanzaspublicas por el cual debemos regirnos; esto seda ente el renglón presupuestario 035 y el 011

Informe entregado al Lic. Arodi Zaso Pérez. Sudespacho.

31 de marzo de2016




para operadores y certificadores, tema quedeseo profundizar de manera separadapróximamente”Pago de planillas personal oficial operador yoficial certificador. Se hizo una referenciacontextual de todos y cada uno de lasvariables legales, administrativas,presupuestales, financieras, etc. Concluyendoque a mi entender no era posible seguirpagando bajo el renglón 035 a oficialesoperadores y oficiales certificadores.Solicitándole dictamen jurídico que se lepresentó con sus respectivos anexos con lafinalidad de ratificar o dar nuevos lineamientosde acciones administrativas, civiles o penales,cualquiera que fuera el caso. Y que había quetomar en cuenta que ya existían para esemomento demandas penales que aún estánvigentes.

Se hizo solicitud al Director del departamento deAsesoría Jurídica Lic. Mynor GiovanniDomínguez Rodríguez y se envió copia al SeñorRegistrador Lic. Marco Arodi Zaso Pérez.

19 de abril de2016

Providencia para personal oficialesoperadores y oficiales certificadores, en cuyosantecedentes indica que por medio de uninforme por parte del director de RecursosHumanos donde se expone todo lorelacionado a esos pagos. En su por tantofinal indica: de conformidad y con fundamentoen lo ya relacionado en los antecedentesrespectivos, los considerandos plasmados,normas legales establecidas en elordenamiento jurídico guatemalteco vigente,principios generales del Derecho, premisamayor, premisa menor y conclusión, el SeñorRegistrador Titular del Segundo Registro de laPropiedad de Quetzaltenango CONCLUYE: A.suspende con efectos inmediatos el pago detodos y cada uno de los Beneficios yPrestaciones Laborales que pertenezcan osean afectos de cualquier otro renglóndiferente al 035 y que anteriormente se veníanefectuando a los trabajadores de ésteSegundo Registro de la Propiedad deQuetzaltenango que e identifican con losoficiales Operadores y oficiales Certificadoresque se encuentran con cargo a la clasificaciónpresupuestaria del Renglón 035 del Manualde Clasificaciones Presupuestarias para elSector Público de Guatemala.

PROV2RP/DDAJ/001/MAZP/MGDR 7 junio de 2016

Se informa de esa resolución al lic. PabloLópez López Delegado Inspectoría de Trabajosu despacho en la ciudad de Quetzaltenango.Se le hace referencia de la acciónadministrativa y sus efectos consiguientes.

Oficio RRHH-D-120-2016 9 de junio de2016

Se informa al Delegado Departamental deQuetzaltenango del Instituto Guatemalteco deSeguridad Social IGSS que a partir de lapresente fecha se suspende los pagospatronales de la cuenta número 41858perteneciente al Segundo Registro de laPropiedad y que tampoco se descontará lacuota laboral

Oficio D-119-2016 9 de junio de2016

Se adjuntan las notificaciones realizadas porel Secretario General Lic. Emerson del Cid

Notificaciones al personal oficiales operadores yoficiales certificadores

Diferentesfechas a partirdel 9 de junio

Opinión jurídica 03-2016 MGDR SOBRE Opinión jurídica 03-2016 MGDR SOBRE PAGOS 30-junio 2016




pagos en días de permisos. Se nos autoriza elpago de días de permiso a los trabajadoressindicalistas que sean parte del comitéejecutivo. Dando como procedente el pago

EN DIAS DE PERMISO

Debido a las posturas radicales que existieronentre oficiales operadores y oficialescertificadores y la actual administración sellegó al extremo por parte del SindicatoSITRASERPQ de levantarme actarequiriéndome la razón del porque se giraronórdenes al Ingeniero Juan Manuel CastroAlvarado para que se deshabilitara el relojbiométrico el horario de entrada y salida delpersonal oficiales operadores y oficialescertificadores; por lo cual, se les hizo ver unavez más que eran prestadores de servicios.En dicha acta también comparece el Lic. ArodiZaso Pérez.

Acta notarial del Lic. Heber Olegario VelásquezAldamas.

Seis de julio de2016

Se envía oficio al Señor Registrador Lic.Marco Arodi Zaso Pérez donde se le hace unnuevo análisis que si bien las decisionesadministrativas iban en la línea correcta, aúnestaban incompletas y que debía proceder aregularizar o despedir al personal denominadooficiales operadores y oficiales certificadoresbajo el renglón 035 Retribuciones a destajo yse le hace una remembranza de todo losuscitado desde el año 2013, incluyendo lasdenuncias penales y sus respectivos montos yal finalizar el discurso en su parte concluyenteen los incisos a), b) c) derivado de estasituación elaboré los respectivos informesdescribiendo y enfatizando la mala aplicación:propongo la regularización aplicando lanormativa vigente, basándome en ley, que laremuneración para los empleados con lasplazas de los operadores registradores yoperadores certificadores, no corresponde,considerando a criterio de las anterioresadministraciones, en el renglón 035“retribuciones a destajo” d) en tal sentido,hago de su conocimiento que hasta elmomento de que se aplique correctamente laasignación por renglón correspondiente acada una de las actividades y/o tipo deretribución que por sus servicios y/oregulación de dependencia, corresponda acada persona a la que se le elabore sucontrato correspondiente, procederé a firmarla planilla correspondiente a oficialesoperadores y oficiales certificadores.

OFICIO RRHH-D-157-2016 Julio 20 de 2016

i . E J E M P L O S D EREGULARIZACIONES DE PERSONAL, locual CONFIRMA que SI se han realizadoacciones administrativas que conllevan alproceso de actualizarlos y crearcompletamente NUEVOS manuales debido aque los anteriores NO funcionan.i. Acuerdo Registral 39-2016licenciado Gilberto Estuardo Valle Floresii. Acuerdo Registral 52-2016 el SeñorEdgar Francisco Guzmán Díaziii. Acuerdo Registral 55-2016 queincluye a los siguientes:

Acuerdos Registrales que dan soporte legal acada una de las regularizaciones

Desde junio adiciembre de2016




1. Licenciado Francisco Chojolan Sam2. Señor Alejandro David LucasSajquimiv. Acuerdo Registral 69-2016 queincluye al personal siguiente:1. Angel Vinicio Carranza Petz,2. Gustavo Adolfo Tahay Choxomv. Acuerdo Registral 70-2016 delSeñor Mario Chaj Gonzalezvi. Acuerdo Registral 74-2016 delLicenciado Luis Nery Cifuentes Maldonadovii. Acuerdo Registral 75-2016 de lassiguientes personas:1. Mario Alvaro Poroj Mazariegos2. Brenda Karina Medina Manzo3. Mynor Alberto Quiroa Cabreraviii. Acuerdo Registral 76-2016 delpersonal:1. German Waldemar Reynosa López2. Cresencio Salvador RodriguezOrellana3. Pablo Rafael Alvarez García4. Roderico Rene Avila Rojasix. Acuerdo Registral 78-2016 ascensodel Lic. Luis Nery Cifuentes Maldonado.Por lo cual a partir de la primera quincena dejunio se suspendieron TODOS los pagosrelacionados con beneficios y prestacioneslaborales bajo el renglón 035 para lo cualhacemos el siguiente análisis de cada uno delos diferentes tipos de CUR en sudenominación y renglón demostrando que sepagaron con anterioridad a la providenciaemitida.

Bono Escolar CUR 299 Y 300 2 de marzo 2016Semana Santa CUR 557 4 de abril de

2016Bonificaciones Incentivos CUR 860 4 de mayo de

2016Permisos Varios CUR 1082 26-05-2016ERROR en CUR 1376 PAGO de gestión sindical por eso se pagó en

esa fecha24-06-2016

Permiso por enfermedad CUR 366 07-03-2016Complemento salarial CUR 737 20-04-2016 Dia del trabajo

CUR 911 Y 914 10-05-2017

PERMISO SINDICAL son pagos sustentadosen el dictamen del departamento de asesoríajurídica jurídica 03-2016 MGDR SOBREPAGOS EN DIAS DE PERMISO

CUR 2265 Son los únicos que se pagarondespués de la providencia de suspensión deprestaciones laborales

05-10-2016

BONO DE FERIAPago efectuado al lic. Gilberto Estuardo ValleFlores. Pero él ya estaba regularizado comooperador en el renglón 011 por lo cual si gozade sus prestaciones laborales.

CUR 2134 14-09-2016

La UDAI solicita información sobre losuscitado con los oficiales operadores yoficiales certificadores y su status actual. Serinde informe y aportando pruebasdocumentales sobre el caso

OFICIO 550-2016-SRP-RRHH-WGGA-werg 08-12-2016

En oficio CGC-HCLRA. No. 002-2017, de fecha 02 de mayo de 2017, los




Licenciados María Gabriela Guevara Orozco, quien fungió como Tesorera, por elperíodo del 19 de mayo al 31 de diciembre de 2016, Miriam Yolanda MoralesCahuex, quien fungió como Contador General, por el período del 21 de abril al 31de diciembre de 2016, Marco Arodi Zaso Pérez, quien fungió como RegistradorTitular, por el período comprendido del 12 de febrero al 31 de diciembre de 2016,Miguel Angel Mejía Xiloj, quien fungió como Director Financiero, por el períodocomprendido del 19 de septiembre al 31 de diciembre de 2016, manifiestan: “Esimportante indicar que la función del Segundo Registro de la Propiedad seencuentra regulada en el Código Civil, estableciendo; “El Registro de la Propiedades una institución pública que tiene por objeto la inscripción, anotación ycancelación de los actos y contratos relativos al dominio y demás derechos realessobre bienes inmuebles y muebles identificables”, dicha normativa es aplicable yde observancia al Segundo Registro de la Propiedad por tener las mismascaracterísticas y base legal, esta función reviste de suprema importancia para conlos usuarios. Con base en ello, los procesos registrales, administrativos yfinancieros, se orientan a brindar de forma consistente el servicio a los usuarios,por lo tanto dentro de las acciones administrativas emprendidas en el periodo quela Comisión de Auditoría examina, priorizan esta función, razón por la cual nospermitimos hacer referencia a las normas que la Comisión de Auditoría debeaplicar en el proceso de examen, las cuales nos permitimos citar: Marco Conceptual del Sistema de Auditoria Gubernamental, numeral I.“Generalidades”, 1. “Definiciones”, 1.1 “Control del sector gubernamental”,refiriéndose a las acciones del ente Contralor establece en el segundo párrafo “Suacción va más allá de la simple revisión de los registros contables y de la gestiónfinanciera pura; abarca la evaluación de los sistemas y los resultadosoperacionales con base a criterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia,economía y equidad, con que se han realizado las operaciones, y la actuación delos servidores y administradores públicos en el desempeño de sus funciones.”Normas de Auditoria Gubernamental, numeral 1.5 Objetividad: “La objetividad esuna actitud mental que le permite al auditor del sector gubernamental analizartodos los componentes de los hecho examinados, para documentar con evidenciasuficiente, competente y pertinente los hallazgos que presente en su informe.”Manual de Auditoria Gubernamental, Parte Introductoria, 3, Criterios Básicos sobreAuditoria Gubernamental, 3.3.7 “Eficiencia en el Manejo y Utilización de laAuditoría Gubernamental, párrafo segundo indica “Se debe otorgar prioridad ymayor atención a las áreas o actividades gubernamentales más importantes, y noconcentrar esfuerzos en debilidades administrativas aparentes que se relacionencon el incumplimiento de leyes, regulaciones, y otras deficiencias, las cuales sibien forman parte del alcance de las auditorías, no siempre representan aspectossustantivos en la gestión de las entidades auditadas. La identificación de causasde ineficiencias o prácticas antieconómicas, tiene el propósito de promover elfortalecimiento de los sistemas de control interno institucional y constituyen




aspectos prioritarios en el enfoque del trabajo de la auditoría gubernamental.Manual de Auditoria Gubernamental, Parte Introductoria, 3, Criterios Básicos sobreAuditoria Gubernamental, 3.3.10 “Reconocimiento de logros notables de laentidad. Generalmente en los informes de auditoría se incluyen los progresosefectuados por las entidades en la implementación de recomendaciones derivadasde auditorías anteriores, de la misma manera, es importante resaltar elreconocimiento de cualquier logro o mejora notable en las actividades de laentidad auditada, toda vez que ello podría servir de modelo en otras entidadespúblicas. En este sentido, si durante el examen el auditor aprecia logros notables,los cuales tienen relación con los objetivos y el alcance de la auditoría, puedeincluirlos en el informe respectivo.” Manual de Auditoria Gubernamental, ParteIntroductoria, 3, Criterios Básicos sobre Auditoria Gubernamental, 3.3.11 “Enfoqueconstructivo de la auditoría. Hay que tener presente que la oportunidad de mejorarlas actividades y operaciones de las entidades estatales, es más importante que elseñalamiento de críticas. Por lo tanto, en la planeación y ejecución de su trabajo,el auditor gubernamental debe insistir en aquellas actividades u operaciones de laentidad en las cuales existan indicios de oportunidades para lograr mejoras,teniendo en cuenta el significado, materialidad, e importancia de cada asunto.”Con base en lo anteriormente citado, es procedente argumentar que se debenobservar sistémicamente documentación, instrucciones administrativas, gestionesy acciones dentro del proceso de adopción de la normativa vigente, lo cualconstituye bajo los criterios establecidos por la misma Contraloría General deCuentas un logro notable el hecho de regularizar la situación laboral y por ende lospagos al personal que anteriormente hubieron percibido ingresos con cargo alrenglón 035 “Retribuciones a destajo”. Con base en la objetividad que debe mantener el auditor en la obtención de laevidencia, suficiente competente y pertinente, es preciso indicar que en laformulación del Hallazgo No. 6, “Pagos improcedentes en el renglón 035 yrégimen salarial en pacto colectivo sin sustento legal”, no se determina latemporalidad de la responsabilidad de los siguientes puestos, Contador General,Tesorera, Director Financiero, ya que se dan momentos que es preciso definir 1)Contador General, Licda. Miriam Yolanda Morales Cahuex, 21 de abril de 2016, 2)Tesorera, Licda. María Gabriela Guevara Orozco, 19 de mayo de 2016. 3) Lic.Miguel Ángel Mejía Xiloj, 19 de septiembre de 2016; por lo que no puede atribuirsebajo una misma formulación de hallazgo, un solo esquema a observar, seríapertinente delimitar de forma exacta, la responsabilidad pertinente, y laoportunidad de cada funcionario, para así sustentar objetivamente el criteriovertido. Sobre la obtención de evidencia, suficiente, competente y pertinente, sedeben observar las siguientes acciones administrativas: 1. A través de la providencia PROV2RP/DAJ/001-2016-MAZP/MGDR, seconcluye: “A) Suspende con efecto inmediatos el pago de todos y cada uno de los




Beneficios y Prestaciones laborales que pertenezcan o sean efecto de cualquierotro renglón diferente al 035, y que anteriormente se venían efectuando a lostrabajadores de éste Segundo Registro de la Propiedad de Quetzaltenango que seidentifican con los Oficiales Operadores y los Oficiales Certificadores que seencuentran con cargo a la Clasificación Presupuestaria del Renglón 035 delManual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.B) Dicha suspensión se hace sin perjuicio de que una Resolución o Sentencia decarácter Judicial, conmine a éste Segundo Registro de la Propiedad a realizardichos pagos, sin responsabilidad de ésta Institución ni de su Titular.”, providenciaque se conoce en la Unidad de Administración Financiera con fecha 15 de junio de2016, momento en que surte efecto. 2. Para llegar a determinar lo indicado en la providenciaPROV2RP/DAJ/001-2016-MAZP/MGDR, la Dirección de Recursos Humanos yAsesoría Jurídica del Segundo Registro de la Propiedad, elaboraron estudios,análisis y son presentados a través de informe específico. De todo lo anteriorexisten comentarios y documentación que ha sido por su parte comunicados enatención a la notificación del Hallazgo No. 6, “Pagos improcedentes en el renglón035 y régimen salarial en pacto colectivo sin sustento legal”, por los responsablescomo corresponda. 3. Con fecha siete de junio de dos mil dieciséis el Ministerio de Trabajo y PrevisiónSocial a través del Consejo Técnico y Asesoría Jurídica emiten el dictamen143-2016 el cual es notificado al Registro General de la Propiedad el quince dejulios de dos mil dieciséis, dicho dictamen ha sido tomado en la Condición emitidapor la Comisión de Auditoria de la Contraloría General de Cuentas sin percatarsede la fecha del documento, ya que la reestructuración administrativa a la que serefiere dicho dictamen se inició a través de la providenciaPROV2RP/DAJ/001-2016-MAZP/MGDR con fecha 15 de junio de 2016, previo aobtener copia del referido dictamen. 4. Estos estudios, análisis, decisiones e instrucciones evidentemente, provocanpara las personas indicadas (quienes obtenían ingresos por renglón 035) reacciónno satisfactoria, a la ya controvertida relación de trabajo, que a la fecha se discutey dirime en los juzgados e instancias competentes como corresponde a efecto deque tales instancias emitan el juicio al que están obligados, sin embargo a travésde estas inconformidades, las personas son convocadas e invitadas a “regularizar”su situación laboral, ya que dichas personas tienen varios y “muchos” años deprestar sus servicios para el Segundo Registro de la Propiedad. 5. Se adjuntan fotocopias de citaciones realizadas por el Ministerio Público através de la Fiscalía de Sección Contra la Corrupción a colaboradores que prestan




sus servicios como Operadores Registrales en el Segundo Registro de laPropiedad. 6. Una prioridad real es que dicho servicio (el que prestan los OficialesOperadores y Oficiales Certificadores), es de carácter esencial para elfuncionamiento que por disposición legal sustantiva y primordial es delegada en elSegundo Registro de la Propiedad, hecho por el cual la “regularización” esimprescindible, ineludible y razonable para evitar que el funcionamiento de lainstitución se detenga; esta regularización es el instrumento administrativo idóneoque los responsables utilizan para ajustarse a la normativa vigente, regularizaciónque debe catalogarse como uno de los logros notables de la entidad, que inclusivepodría servir de modelo en otras entidades públicas, tal como lo establece elpropio Manual de Auditoria Gubernamental, citado arriba. 7. Estos logros se concretan mediante la regularización de las personas como seindica a continuación.

Ord. NOMBRE NUMERO DEACUERDO REGISTRAL

FECHA DEVIGENCIA ACUERDO

PUESTO A OCUPAR RENGLON

1 Gilberto Estuardo Valle Flores 39-2016 15/06/2016 OPERADOR 6 011

2 Edgar Franacisco Guzman Díaz 52-2016 22/09/2016 OPERADOR 3 011

3 Francisco Chojolan Sam 55-2016 03/10/2016 OPERADOR 6 011

4 Alejandro David Lucas Sajquim 55-2016 01/12/2016 OPERADOR 5 011

5 Angel Vinicio Carranza Petz 69-2016 01/12/2016 CERTIFICADOR 1 011

6 Gustavo adolfo Tahay Choxom 69-2016 02/12/2016 CERTIFICADOR 1 011

7 Mario Chaj González 70-2016 02/12/2016 CERTIFICADOR 1 011

8 Luis Nery Cifuentes 74-2016 02/12/2016 OFICIAL DEPROCESAMIENTOS E INSCRIPCIONES

REGISTRALES II

011

9 Mario Alvaro Poroj Mazariegos 75-2016 02/12/2016 OFICIAL OPERADOR I 011

10 Brenda Karina Medina Manzo 75-2016 02/12/2016 OFICIAL OPERADOR I 011

11 Maynor Alberto Quiroa Cabrera 75-2016 02/12/2016 OFICIAL OPERADOR I 011

12 German Waldemar Reynosa López 76-2016 02/12/2016 OFICIAL OPERADOR I 011

13 Crecencio Salvador RodriguezOrellana

76-2016 02/12/2016 OFICIAL OPERADOR II 011

14 Pablo Rafael Álvarez García 76-2016 02/12/2016 OFICIAL OPERADOR II 011

15 Roderico Rene Ávila Rojas 76-2016 02/12/2016 OFICIAL OPERADOR II 011

8. Las personas que no aceptan la regularización son suspendidos y los pagos apartir de noviembre de 2016, son cesados con lo cual se evidencia que laregularización es un hecho.9. Atendiendo a lo indicado en la condición del hallazgo relacionado, nospermitimos indicar: a) Que los Comprobantes únicos de Registro CUR, números14, 26, 28, 35, 36, 123, 124, 126, 183, 184, 258, 275, 276, 297, 298, 299, 300,




366, 415, 515, 553, 555, 557, 569, 605, 608, 624, 735, 736, 737, 758, 760, 852,856, 857, 860, 905, 911, 914, 958, 959, 960, 962, 1082, 1127, 1128, sonregistrados en el período que corresponde del 27 de enero al 30 de mayo del añodos mil dieciséis, previo a la orden emitida a través de la providenciaPROV2RP/DAJ/001-2016-MAZP/MGDR, en donde se concluyó: Suspende conefecto inmediatos el pago de todos y cada uno de los Beneficios y Prestacioneslaborales que pertenezcan o sean efecto de cualquier otro renglón diferente al035. b) Los Comprobantes únicos de Registro CUR, NÚMERO 1428,1441, 1603,1606, 1607, 1715, 1716, 1717, 1766, 1872, 1890, 1891,1989, 1990, 2264 y 2265que se refieren a pagos por permisos sindicales obedecen a regularización delpago por Permiso Sindical de tres personas Francisco Chojolan Sam, RodericoRene Ávila Rojas y Luis Nery Cifuentes Maldonado, que por su calidad dedirigentes sindicales, debe ser analizada individualmente su situación jurídica,para lo cual puede invocarse la literal d) del Artículo 223, del Decreto 1,441 delCongreso de la República de Guatemala y las implicaciones para el SegundoRegistro de la Propiedad. c) El Comprobante Único de Registro CUR número 2134referente a pago Bono de Feria a Gilberto Estuardo Valle Flores, ya que como seindicó esta persona por medio del Acuerdo Registral número 39-2016 con efecto apartir del 15 de junio de 2016 tiene la calidad de personal permanente. d)Comprobando que los pagos efectuados son registrados con fecha previa anoviembre 2016 en donde las personas que no aceptan la regularización sonsuspendidos, como parte de la reestructuración administrativa llevada a cabo.10 Según lo indicado en el criterio del hallazgo, los número de CUR 2264, y 2265obedecen a regularización del pago por Permiso Sindical de dos personasRoderico Rene Ávila Rojas y Luis Nery Cifuentes Maldonado, que por su calidadsindical, debe ser analizada individualmente su situación jurídica, para lo cualpuede invocarse la literal d) del Artículo 223, del Decreto 1,441 del Congreso de laRepública de Guatemala y las implicaciones para el Segundo Registro de laPropiedad, de igual manera el CUR 2134, por pago de bono de feria a GilbertoEstuardo Valle Flores, ya que como se indicó esta persona por medio del AcuerdoRegistral número 39-2016 con efecto a partir del 15 de junio de 2016 tiene lacalidad de personal permanente, por tanto no podría imputarse la responsabilidada Miguel Ángel Mejía Xiloj, Director Financiero.11. Evidentemente al indicar que el pacto colectivo no cuenta con validación delMinisterio de Finanzas Públicas a través de la Dirección Técnica del Presupuesto,no se cita de forma objetiva ya que dicho pacto fue validado y cobro vigenciasegún la normativa aplicable, cuya temporalidad, la Contraloría General deCuentas carece de competencia para fiscalizar.12. En la condición se indica que “El Segundo Registro de la Propiedad Inmueblede Quetzaltenango, no realizó un estudio técnico para implementar un plan declasificación de puestos y administración de salarios, el cual debe ser aprobado yaplicado a través de Acuerdo Gubernativo de conformidad con la normativa legalvigente.”, sin que se indique cual es la normativa legal vigente, con lo cual no se




es objetivo en el planteamiento, por lo tanto con base en el Acuerdo Gubernativo30-2005 artículo 27, establece “Los Registradores, en su respectivo Registro,regirán todas y cada una de las relaciones internas de la Institución y tendrán a sucargo el nombramiento y remoción del personal que sea necesario.”, toda vez queel Acuerdo Registral reviste de la decisión jerárquica superior, emitida por elRegistrador constituye la norma a observar, es el caso de las personasregularizadas.13. El criterio invoca el Decreto Número 101-97, del Congreso de la República deGuatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, así como el Decreto 11-73, delCongreso de la República de Guatemala Ley de Salarios de la AdministraciónPublica, sin que este último sea de observancia del Segundo Registro de laPropiedad, por la naturaleza jurídica y clasificación dentro del sector público.14. Por lo que el criterio basado en Decreto 11-73, del Congreso de la Repúblicade Guatemala Ley de Salarios de la Administración Publica, y AcuerdoGubernativo No. 137-88 del Presidente de la República, no tiene sustento toda vezque, sabido es, el Segundo Registro de la Propiedad no tiene la calidad de entidad“descentralizada”, “autónoma” y “semiautónoma”.DOCUMENTACION RELACIONADA: 1. ProvidenciaPROV2RP/DAJ/001-2016-MAZP/MGDR, 2.Dictamen 143-2016 emitido por elConsejo Técnico y Asesoría Jurídica del Ministerio de Trabajo y Previsión Social,3. Fotocopias de Citaciones a Operadores Registrales, 4. Acuerdos Registralesnúmeros 39-2016; 52-2016; 55-2016; 69-2016; 70-2016; 74-2016; 75-2016;76-2016; 786-2016, 5. Acuerdo Registral 48-2016, 6. Acta No. 2, delDepartamento de Recursos Humanos, 7. Acuerdo Registral Número 48-2016, 8.Contrato No, 32-2016 y 9. Acuerdo Registral No. 32-2016. En oficio sin número, de fecha 2 de mayo de 2017, la Licenciada Thelma AnabellaCastillo Aguilar, quien fungió como Encargada de Presupuesto, por el períodocomprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016, manifiesta: “1. ElDepartamento de Presupuesto, dentro de sus atribuciones, se encuentracontemplado la elaboración del Proyecto de Presupuesto de Ingresos y egresosdel Segundo Registro de la propiedad. por tal motivo, es deber del departamentoproyectar los ingresos y egresos del mismo, y dentro de los gasto se debíacontemplar el pago del renglón 035 pues es un compromiso que la instituciónadquirió, por lo que se nos ordenó proyectar dicho pago, de salario. Yo comoencargada del Departamento de Presupuesto colaboré con el Director Financieroa realizar dicha proyección únicamente, no soy la persona que paga o elaboraplanillas, tampoco tengo acceso a las planillas de ninguna índole y mucho menostengo dirección para ordenar pago de prestaciones al personal del 035. 2. Además es fundamental aclarar que el Departamento de Contabilidad es quienejecuta el presupuesto, no el departamento de presupuesto. “




En Memorial, de fecha 2 de mayo de 2017, el Licenciado Ángel Estuardo BarriosIzaguirre, quien fungió como Registrador Titular, por el período comprendido del 1de enero al 11 de febrero de 2016, manifiesta: “A este respecto aclaro: a) Como lodemuestro con fotocopia del acuerdo gubernativo número 23 de fecha 23 de abrildel 2015, fui nombrado como Registrador de la Propiedad con sede enQuetzaltenango, tomando posesión como lo demuestro con certificación emitida el24 de abril del 2015, y quedo demostrado que entregue el cargo el 12 de Febrerodel 2016, al respecto los pagos efectuados del 1 de enero del 2016 al 12 defebrero del 2016 fueron aprobados por la LA COMISIÓN NACIONAL REGISTRALy, como lo establece el artículo 1 del acuerdo gubernativo número 568-96 de laPresidencia de la República el Régimen Financiero y Salarial del Segundo registrode la Propiedad con sede en Quetzaltenango, será determinado por la ComisiónNacional Registral, como el establece el Acuerdo Gubernativo número 317-93 defecha 2 de Julio de 1993, lo cual ocurrió al aprobar por parte de la ComisiónNacional Registral el presupuesto del año dos mil dieciséis del Segundo registrode la Propiedad, que contenía los rubros presupuestales pagados a losoperadores y Certificadores, por lo tanto solo EJECUTE LO ESTABA APROBADOY PRESUPUESTADO EN EL PRESUPUESTO del Segundo Registro de laPropiedad para el año 2016, aunado a lo anterior, no se me especifica que pagosse dieron en el periodo en el que fungí como Registrador c) Así mismo el artículo33 del acuerdo 359-87 del presidente de la República Reglamento del registroGeneral de la Propiedad , establece el Contador del registro será nombrado por elRegistrador y será responsable del Control Contable del manejo de la ContabilidadGeneral del registro, mi persona no nombro al Contador del Segundo Registro dela Propiedad que estaba nombrado en el año 2016, siendo el mismo responsablepor las operaciones Contables del registro: y, d) Y por si lo anterior fuera poco,debo agregar que de conformidad con el artículo 49, 50, del Código de Trabajo, yespecialmente los artículos 102, 103, 106, de la Constitución Política de laRepública de Guatemala garantizan los derechos mínimos, adquiridos eirrenunciables de los trabajadores, y por si la auditoria no lo estableció, losderechos que hoy reclaman como inapropiados se han venido dando desde hacemuchos años y formalizado en diferentes pactos colectivos de condiciones detrabajo mismos que a la fecha no han sido objeto de nulidad alguna por medio desentencia judicial por lo que su observancia es obligatoria, lo que conlleva que nose acepta una opinión basada en un dictamen de la Dirección Técnica delPresupuesto, ya que está en todo caso sería inferior a las normas constitucionalessuperiores a cualquier ley, disposición reglamentaria u opinión. E) El pactocolectivo de condiciones de Trabajo vigente a la fecha en la que se realiza laauditoria, fue aprobado legalmente antes de que el suscrito tomara posesión delcargo y si bien se estaba discutiendo uno nuevo pendiente de aprobación,mientras este no fuere aprobado, seguía vigente el anterior por lo que cualquierpago estaba fundado en este pacto, situación que no consideraron en la auditoria,además no se me aclara que pagos se efectuaron del 1 de enero del 2016 al 12




de febrero del 2016 para poder aclarar de mejor manera los hallazgos lo que medeja en situación de indefección. FUNDAMENTO DE DERECHO: Me fundo en losartículos artículo 40 del decreto 31-2002, 15 de la Constitución Política de laRepública de Guatemala”. En oficio sin número, de fecha 02 de mayo de 2017, la Licenciada MagdaEsmercinda Gramajo Escobar, quien fungió como Directora Financiera, por elperíodo comprendido del 1 de enero al 19 de septiembre de 2016, manifiesta:“Relacionado con el presente hallazgo manifiesto mi total inconformidad, asimismopresento las pruebas de desvanecimiento siguientes: Los pagos realizados en el renglón 035 a los empleados operadores ycertificadores del Segundo Registro De La Propiedad, son procedentes debido aque en el pacto colectivo claramente nos indica en el artículo 2, propósito delpacto establece: “normar las relaciones entre la parte empleadora del segundoregistro y los trabajadores al servicio del mismo…” por lo que claramente noshacereferencia que el pacto es para todos los trabajadores, sin clasificación deRenglones presupuestarios. Así mismo de acuerdo con la ley Organismo Judicial,Decreto 2-89, articulo 9, Supremacía De La Constitución y Jerarquía Normativa,donde nos indica que el pacto es superior a el Manual de ClasificaciónPresupuestario para el sector público de Guatemala El Pacto Colectivo el artículo 8, Derechos Adquiridos establece todos losbeneficios que los trabajadores con relación contractual tienen derechos a todoslos beneficios laborales que en dicho pacto les proporcionan De acuerdo información que les fue entregado a los auditores actuantes de laContraloría General de Cuentas, se puede determinar que no evaluaron ladocumentación de acuerdo a las leyes, acuerdos, reglamentos internos y normas,debido en que su oportunidad les fue entregado copia de los nombramientosdemostrando con ello que el personal del Segundo Registro de La Propiedad(operadores y certificadores) es de carácter permanente. Además tuvieron copiasde los nombramientos y actas de validación que demuestra que es personal decarácter permanente y tienen relación de dependencia, cumpliendo con esto loque establece el Código de Trabajo y Pacto Colectivo de Trabajo, por lo que losauditores incumplieron con su propias Normas de Auditoria Gubernamental(Internas y Externas) 3.5 Evidencia Comprobatoria.De acuerdo al Decreto 11-73 de acuerdo a el primer considerando, dondeestablece: “…es responsabilidad del estado afirmar y proteger la dignidad de lostrabajadores al servicio de la administración pública renumerando el correctodesempeño de los cargos públicos en forma justa y decorosa, mediante laadopción de un sistema que garantice el principio constitucional de igual salariopor igual trabajo prestado en igualdad de condiciones, eficiencia y antigüedad.”




Por la naturaleza de esta condición es velar por los benéficos adquiridos deltrabajador y el monto salarial que por derecho les corresponde.” En Memorial, de fecha 2 de mayo de 2017, la Licenciada Diana Virginia de LeónAlconero, quien fungió como Directora de Recursos Humanos, por el períodocomprendido del 01 de enero al 22 de febrero de 2016, manifiesta: “Dentro de lapresente investigación por parte de la Contraloría General De Cuentas, fuinotificada en fecha veinticuatro de abril del año dos mil diecisiete, del resultado deauditoría realizada al Segundo Registro de la Propiedad Inmueble deQuetzaltenango, con número SRP GUION DAEAD GUION OF GUION SESENTAY OCHO GUION DOS MIL DIECISIETE, realizada ante esta honorable instituciónpara la averiguación de la verdad y presentan cinco hallazgos relacionados por laContraloría General de Cuentas, mediante las auditorías realizadas por esainstitución ante el Segundo Registro de la Propiedad Inmueble con sede enQuetzaltenango, donde actualmente sigo laborando y fui debidamente reinstaladapor el juzgado de trabajo de Quetzaltenango, quedando de manifiesto queactualmente no poseo funciones para el desarrollo de mi trabajo, toda vez que mecambiaron de puesto en fecha veintidós de febrero del año dos mil dieciséis, deDIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS a ASISTENTE DE RECURSOSHUMANOS, tal y como consta en el acuerdo registral numero diecisiete guion dosmil dieciséis (17-2016) de fecha dos de marzo del año dos mil dieciséis, firmadopor el señor Registrador titular del segundo Registro de la Propiedad, suprimiendomi plaza mediante acuerdo registral numero treinta y seis guion dos mil dieciséis,donde se realiza la supresión total de dicha plaza en fecha seis de junio de dos mildieciséis, adicionando a este argumento que mediante acuerdo registral numerocuarenta y dos guion dos mil dieciséis, donde he pasado todo este tiempo sindesarrollar funciones acordes a mis funciones en el Segundo Registro de laPropiedad Inmueble, desarrollando a continuación una explicación clara y concisade las premisas sobre las cuales se desarrolla mi defensa material, las peticionesformales que se irán demostrando documentalmente y con fundamento legal; deacuerdo a lo anteriormente establecido documentalmente se puede deducir quedurante el desempeño de mi relación de trabajo no he tenido conocimiento detodos los hallazgos relacionados en las auditorías realizadas por la ContraloriaGeneral de Cuentas, toda vez que las funciones propias a ese cargo recaen sobreel Director de Recursos Humanos Licenciado Walter Giovanni Guillen Aguilar, ypersonal a su servicio, quien es la persona indicada para la presentación dedocumentación física y electrónica de la información donde están los hallazgosencontrados por la institución a la cual me dirijo, por lo cual vuelvo a manifestarque dentro de mis funciones no tuve acceso a los hallazgos encontrados,deslindándome de cualquier tipo de responsabilidad por todo lo anteriormenteexpuesto.” En Memorial, de fecha 2 de mayo de 2017, el Licenciado Ariel Amilcar Tacam




Sum, quien fungió como Director de Presupuestos, por el período comprendido del01 de enero al 31 de diciembre de 2016, manifiesta: “Los pagos realizados en elrenglón 035 a los empleados operadores y certificadores del Segundo Registro DeLa Propiedad, son procedentes debido a que en el pacto colectivo claramente nosindica en el artículo 2, propósito del pacto establece: “normar las relaciones entrela parte empleadora del segundo registro y los trabajadores al servicio delmismo…” por lo que claramente nos hace referencia que el pacto es para todoslos trabajadores, sin clasificación de renglones presupuestarios. Asimismo deacuerdo con la ley Organismo Judicial, Decreto 2-89, articulo 9, Supremacía De LaConstitución y Jerarquía Normativa, donde nos indica que el pacto es superior alManual de Clasificación Presupuestaria para el sector público de Guatemala. Porlo anterior me permito hacer de su conocimiento lo siguiente: El presupuesto de ingresos y egresos del Segundo Registro de la Propiedad serealiza en base a una proyección de documentos ingresados por los usuarios parasu operación, y como lo establece el Pacto Colectivo de Trabajo cada OperaciónRegistral tiene un costo establecido a cancelar al personal que se encuentra en elRenglón 035 Retribuciones a Destajo. Por lo anterior se evidencia que en el Renglón 035 Retribuciones a Destajo, en elpresupuesto de egresos el valor asignado es para el pago del trabajo que realizanlos Oficiales Operadores y Oficiales Certificadores, quedando a criterio delDepartamento de Recursos Humanos el Pago del mismo basados en el informegenerado por el departamento de Verificación Contable. El departamento de Recursos Humanos posterior a realizar las planillas de pagode los Oficiales Certificadores y Oficiales Operadores envían dichas planillas aldepartamento de Contabilidad para su registro al Sistema de ContabilidadIntegrado, quien para el presente caso es el departamento encargado yresponsable del registro y ejecución de dichas planillas en el sistema oficialautorizado para el Segundo Registro de la Propiedad, previa autorización de laDirección Financiera. Posteriormente el responsable del pago de las planillas es el departamento deTesorería, para que la acreditación final sea autorizado por la DirecciónFinanciera." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para el Licenciado Nelsin Elvin Santos Mazariegos yAzucena Marisol Pérez Gamarro quienes fungieron como Contador General yTesorera, respectivamente durante el período del 01 de enero al 21 de abril de2016 y del 01 de enero al 19 de mayo de 2016, en virtud que el diagnóstico fueelaborado hasta el 31 de marzo del 2016 por el Director de Recursos Humanos,




que la suspensión según PROV2RP/DAJ/001-2016-MAZP/MGDR, donde seindica: “A) Suspende con efecto inmediatos el pago de todos y cada uno de losBeneficios y Prestaciones laborales que pertenezcan o sean efecto de cualquierotro renglón diferente al 035, y que anteriormente se venían efectuando a lostrabajadores de éste Segundo Registro de la Propiedad de Quetzaltenango que seidentifican con los Oficiales Operadores y los Oficiales Certificadores que seencuentran con cargo a la Clasificación Presupuestaria del Renglón 035 delManual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público deGuatemala..”, es hasta el 19 de abril del 2016 y la ordenanza de la suspensión pormedio de PROV2RP/DDAJ/001/MAZP/MGDR de fecha 07 de junio de 2016, fechaen la cual ya no estaban en el respectivo cargo, es decir que durante el tiempoque fungieron como Contador General y Tesorera los pagos al renglón 035 seefectuaron de forma normal. Se confirma el hallazgo para la Licenciada Thelma Anabella Castillo Aguilar, quienfungió como Encargada de Presupuesto, por el período comprendido del 01 deenero al 31 de diciembre de 2016, en virtud que en su oficio de descargo afirmaque colaboró en la elaboración del Proyecto de Presupuesto; por lo que confirmasu responsabilidad en el sentido que en el presupuesto 2016, se hayancontemplado los pagos improcedentes que se le hicieron a los operadores ycertificadores. Asimismo, porque en la elaboración del presupuesto, no se tomó debase lo que establece la Quinta Edición del Manual de ClasificacionesPresupuestarias para el Sector Público de Guatemala, en lo que se refiere alrenglón 035 Retribuciones a Destajo. Se confirma el hallazgo a la Licenciado Ángel Estuardo Barrios Izaguirre, quienfungió como Registrador Titular, por el período comprendido del 01 de enero al 11de febrero de 2016, en virtud que en su documento de descargo indica que soloejecutó lo que estaba aprobado y presupuestado en el presupuesto para el año2016; sin embargo, dicha ejecución no se realizó de acuerdo a lo que establece laQuinta Edición del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el SectorPúblico de Guatemala, en lo que se refiere al renglón 035 Retribuciones a Destajo.Asimismo porque dichos pagos se realizaron en base al Pacto Colectivo deCondiciones de Trabajo, el cual carece de sustento legal, toda vez que no serealizó un estudio técnico para implementar un plan de clasificación de puestos yadministración de salarios, el cual debe ser aprobado y aplicado a través deAcuerdo Gubernativo. Se confirma el hallazgo a la Licenciada Magda Esmercinda Gramajo Escobar,quien fungió como Directora Financiera, por el período comprendido del 01 deenero al 19 de septiembre de 2016, en virtud que en su oficio de descargomanifiesta que los pagos realizados a los oficiales operadores y oficialescertificadores son procedentes en base al pacto; sin embargo, es importante




indicar que el Segundo Registro de la Propiedad, no realizó un estudio técnicopara implementar un plan de clasificación de puestos y administración de salarios,el cual debe ser aprobado y aplicado a través de Acuerdo Gubernativo deconformidad con la normativa legal vigente, por lo que dicho pacto carece desustento legal. En relación a los nombramientos y actas de validación, esimportante indicar que no se nos entregó copia de dichos documentos en dondese indicara que los operadores y certificadores eran personal permanente, por loque dicho comentario es contradictorio, debido a que el pago que realizaron a losoperadores y certificadores fue con cargo al renglón presupuestario 035Retribuciones a Destajo y no en un renglón de personal permanente. Se confirma el hallazgo a la licenciada Diana Virginia de León Alconero, quienfungió como Directora de Recursos Humanos, por el período comprendido del 01de enero al 22 de febrero de 2016, en virtud que en sus medios de pruebasúnicamente indica que fue cambiada de puesto en fecha 22 de febrero del 2016 deDirectora de Recursos Humanos a Asistente de Recursos Humanosargumentando también que desde 6 de junio de 2016 las autoridades no le hanasignado funciones. No presenta argumentos para desvanecer el hallazgo. Se confirma el hallazgo para el Licenciado Ariel Amilcar Tacam Sum, quien fungiócomo Director de Presupuestos, por el período comprendido del 01 de enero al 31de diciembre de 2016, en virtud que en su oficio de descargo manifiesta que lospagos realizados a los oficiales operadores y oficiales certificadores sonprocedentes en base al pacto; sin embargo, es importante indicar que el SegundoRegistro de la Propiedad, no realizó un estudio técnico para implementar un plande clasificación de puestos y administración de salarios, el cual debe ser aprobadoy aplicado a través de Acuerdo Gubernativo de conformidad con la normativa legalvigente, por lo que dicho pacto carece de sustento legal. Asimismo afirma queelaboró el Proyecto de Presupuesto; por lo que confirma su responsabilidad en elsentido que en el presupuesto 2016, se hayan contemplado los pagosimprocedentes que se les hicieron a los operadores y certificadores. Asimismo,porque en la elaboración del presupuesto, no se tomó de base lo que establece laQuinta Edición del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el SectorPúblico de Guatemala, en lo que se refiere al renglón 035 Retribuciones a Destajo. Se desvanece el hallazgo para los Licenciados Marco Arodi Zaso Pérez, MiguelAngel Mejía Xiloj, Miriam Yolanda Morales Cahuex, María Gabriela GuevaraOrozco, quienes fungieron como Registrador General, Director Financiero,Contador General, Tesorera, respectivamente durante el período del 12 de febreroal 31 de diciembre de 2016, 19 de septiembre al 31 de diciembre de 2016, 21 deabril al 31 de diciembre de 2016 y 19 de mayo al 31 de diciembre de 2016, envirtud que los argumentos presentados por los responsables manifiestan que conbase en la objetividad, es preciso indicar sobre la evidencia, suficiente,




competente y pertinente, en las acciones administrativas tomadas a partir del 19de abr i l del 2016 a t ravés de la providenciaPROV2RP/DAJ/001-2016-MAZP/MGDR, donde se indica: “A) Suspende conefecto inmediatos el pago de todos y cada uno de los Beneficios y Prestacioneslaborales que pertenezcan o sean efecto de cualquier otro renglón diferente al035, y que anteriormente se venían efectuando a los trabajadores de ésteSegundo Registro de la Propiedad de Quetzaltenango que se identifican con losOficiales Operadores y los Oficiales Certificadores que se encuentran con cargo ala Clasificación Presupuestaria del Renglón 035 del Manual de ClasificacionesPresupuestarias para el Sector Público de Guatemala..”, de junio a diciembre seevidencia la regularización de los trabajadores del renglón 035, que los últimospagos efectuados evidentemente fueron hasta el 30 de mayo del 2016, que dejulio a octubre únicamente corresponde a pagos a regularización por concepto dePermiso Sindical de tres personas que por su calidad de dirigentes sindicalestienen derecho. Se evidencia medidas administrativas ya que a partir denoviembre se suprime por completo el renglón 035. Se desvanece el hallazgo para el Licenciado Walter Geovanny Guillén Aguilar,quien fungió como Director de Recursos Humanos, por el período comprendido 23de febrero al 31 de diciembre de 2016, en virtud que los argumentos presentadospor el responsables manifiestan las acciones administrativas tomadas a partir del31 de marzo cuando realiza el diagnostico administrativo y en dicho informe seindica textualmente: “en la elaboración de esas planillas verifiqué que existe unmanejo inadecuado de renglones presupuestarios según el quinto manual depresupuesto del ministerio de finanzas publicas por el cual debemos regirnos; estose da ente el renglón presupuestario 035 y el 011 para operadores ycertificadores, tema que deseo profundizar de manera separada próximamente”luego el 19 de abril del 2016 a través de la providenciaPROV2RP/DAJ/001-2016-MAZP/MGDR, donde se indica: “A) Suspende conefecto inmediatos el pago de todos y cada uno de los Beneficios y Prestacioneslaborales que pertenezcan o sean efecto de cualquier otro renglón diferente al035, y que anteriormente se venían efectuando a los trabajadores de ésteSegundo Registro de la Propiedad de Quetzaltenango que se identifican con losOficiales Operadores y los Oficiales Certificadores que se encuentran con cargo ala Clasificación Presupuestaria del Renglón 035 del Manual de ClasificacionesPresupuestarias para el Sector Público de Guatemala..”. Se evidencia medidasadministrativas ya que a partir de noviembre se suprime por completo el renglón035. Este hallazgo fue notificado con el número 6 y corresponde en el presenteinforme al número 5. Acciones Legales y AdministrativasDenuncia número DAJ-DASDSJ-251-2017, presentada al Ministerio Público, deconformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Ley




Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 30, en contra de: Cargo Nombre Valor en QuetzalesRESPONSABILIDAD MANCOMUNADA 351,377.24TESORERA AZUCENA MARISOL PEREZ GAMARROCONTADOR GENERAL NELSIN ELVIN SANTOS MAZARIEGOSENCARGADA DE PRESUPUESTO THELMA ANABELLA CASTILLO AGUILARREGISTRADOR TITULAR ANGEL ESTUARDO BARRIOS IZAGUIRREDIRECTORA FINANCIERA MAGDA ESMERCINDA GRAMAJO ESCOBARDIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS DIANA VIRGINIA DE LEON ALCONERODIRECTOR DE PRESUPUESTO ARIEL AMILCAR TACAM SUMTotal Q. 351,377.24

Hallazgo No. 6 Libros no autorizados CondiciónEn el Segundo Registro de la Propiedad, durante la inspección física de los librosque se encuentra resguardado en Secretaria General, se determinó que existe unlibro de Acuerdos Administrativos, el cual carece de autorización del Juez dePrimera Instancia, ya que utilizan hojas simples, que no se encuentran foliadas. CriterioEl Decreto Número 2084, del Presidente de la República, artículo 2 establece:"…Los libros de Actas y todos aquellos que tengan importancia por servir de basea las operaciones contables, o que puedan utilizarse como comprobantes de lasmismas, así como los libros que disponga la Secretaría de Hacienda y CréditoPúblico o el Tribunal de Cuentas, deberán someterse, antes de ponerse en uso, ala autorización de las dependencias que se indican más adelante.” El artículo 3establece: "En consonancia con el artículo anterior, serán autorizados: b) Por laDirección General de Cuentas: los de todas las oficinas públicas del departamentode Guatemala, los de las Intendencias departamentales de Hacienda,Administradores de Rentas, Administraciones de Aduanas, AgenciasDepartamentales de la Tesorería Nacional, entidades del departamento deGuatemala, sujetas a la fiscalización del Tribunal de Cuentas y los auxiliares de lapropia Dirección; c) Por los Intendentes departamentales de Hacienda: los de lasMunicipalidades y demás oficinas públicas, sociedades y comités deldepartamento, sujetos a fiscalización del Tribunal de Cuentas, excepción hecha delos que se mencionan en el inciso anterior." El Acuerdo Gubernativo 30-2005, del Presidente de la Republica, artículo 3establece: Además de los libros ordenados por el Código Civil. Los Registros de laPropiedad llevarán los siguientes: … 10 Cualquier otro que sea necesario para elbuen funcionamiento de la Institución. Artículo 4 establece: Todos los libros que selleven en los Registros, serán rayados y foliados de manera uniforme. Cuando




éstos se lleven en forma electrónica o similar, deberán cumplir los mismosrequisitos en cuanto a su uniformidad, inalterabilidad, seguridad y certeza jurídica,así como su publicidad por los medios idóneos. Artículo 5, establece: Un juez deprimera instancia del ramo civil del departamento en donde tenga su asiento elRegistro, autorizará los libros, rubricando todas las hojas. En el reverso de laprimera hoja de cada libro se extenderá razón que exprese las hojas que el librocontenga, la que será firmada por el juez y por el registrador y se estampará elsello de ambos. Cuando las operaciones se hagan en forma electrónica deberácontemplarse un sistema de respaldo mediante los métodos más modernos queexistan en el mercado, que asegure la accesibilidad de la información y lacontinuidad de las operaciones normales del Registro ante cualquier contingencia. CausaEl Secretario General no dio estricto cumplimiento de la Normativa legalestablecida, y no solicitaron la autorización del libro de Acuerdos Administrativos alJuez de Primera Instancia del Ramo Civil. EfectoDescontrol en el uso y manejo del libro, ya que dichos Acuerdos pueden sersustituidos a discreción de los encargados del mismo, además que se corre elriesgo de extravió de algún Acuerdo contenido dentro del libro, por carecer decorrelativo. RecomendaciónEl Registrador Titular del Segundo Registro, debe girar instrucciones al SecretarioGeneral, a efecto de que solicite la autorización del Libro de AcuerdosAdministrativos, para tener un mejor control de dichos acuerdos, debido al tipo deinformación que en ellos se suscriben. Comentario de los ResponsablesEn memorial, de fecha 02 de mayo de 2017, el Licenciado Carlos Enrique Lópezde León, quien fungió como Secretario General, por el período comprendido del 01de enero al 18 de febrero de 2016, manifiesta: “El presunto hallazgo se justificaque “en el Segundo Registro de la Propiedad Inmueble de Quetzaltenango,durante la inspección física de los libros que se encuentra resguardado enSecretaria General, se determinó que existe un libro de Acuerdos Administrativos,el cual carece de autorización del Juez de Primera Instancia, ya que utilizan hojassimples, que no se encuentran foliadas.” Al respecto me permito exponer a continuación las razones jurídicas y fácticas porlas cuales resulta inviable e inaplicable la recomendación formulada en elsupuesto hallazgo antes citado.




ANTECEDENTES: En Secretaria General se tiene registro de la emisión deAcuerdos Administrativos desde el año dos mil doce, no obstante existenAcuerdos Administrativos desde el año dos mil diez los cuales son suscritosúnicamente por el Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad,atendiendo a las facultades que le confiere el artículo 224 de la ConstituciónPolítica de la República de Guatemala que establece en su segundo párrafo elPrincipio de Descentralización, que permite al Registrador Titular del SegundoRegistro de la Propiedad emitir disposiciones que tengan como objetivo optimizarla actividad administrativa propia de la institución, circunstancia que se desarrollaen el Artículo 27 del Acuerdo Gubernativo 30-2005. Con fecha dieciocho de febrero de 2016 fui nombrado como Secretario Generaldel Segundo Registro de la Propiedad según consta en el Acuerdo Registralnúmero 15-2016 y Acta de toma de posesión número 6-2016. FALTA DE FUNDAMENTO LEGAL: En cuanto al criterio que fundamenta elsupuesto hallazgo en base al Decreto Numero 2084, del Presidente de laRepublica me permito manifestar lo siguiente: Es evidente que el espíritu del Decreto 2084 es velar por la seguridad contable yfinanciera del país, los Acuerdos Administrativos no contienen ninguna operacióncontable, son disposiciones internas que rigen dentro del Segundo Registro de laPropiedad, también permito informarles que el Segundo Registro de la Propiedadno encuadra en dicho asidero legal, toda vez que establece en su parteconducente el artículo 2 “Secretaria de Hacienda y Crédito Público o el Tribunal deCuentas” por lo cual es inviable e inaplicable dicho supuesto jurídico. En cuanto al Artículo 3 existe evidente contradicción en cuanto al supuestohallazgo citado, toda vez que la formulación de cargo provisional identificadoanteriormente, establece que carece de autorización por el Juez de PrimeraInstancia y se argumenta que deberá ser autorizado “ b) Por la Dirección General de Cuentas: los de todas las oficinas públicas deldepartamento de Guatemala, los de las intendencias departamentales deHacienda, Administradores de Rentas, Administraciones de Aduanas, AgenciasDepartamentales de la Tesorería Nacional, entidades del Departamento deGuatemala, sujetas a la fiscalización del Tribunal de Cuentas y los auxiliares de lapropia dirección. c) Por los Intendentes departamentales de Hacienda: los de las Municipalidades ydemás oficinas públicas, sociedades y comités del departamento, sujetos afiscalización del Tribunal de cuentas, excepción hecha de los que se mencionanen el inciso anterior”, por lo cual me permito manifestarles que existe evidente




contradicción entre el supuesto hallazgo y el fundamento legal con el que sepretende sustentarlo. En cuanto al criterio que fundamenta el supuesto hallazgo en base al AcuerdoGubernativo 30-2005, del Presidente de la Republica, artículos 3, 4 y 5, mepermito manifestar lo siguiente: El Acuerdo Gubernativo 30-2005 tiene por objeto desarrollar el libro IV del DecretoLey 106 “Código Civil” como he venido manifestando anteriormente el libro deAcuerdos Administrativos surge evidentemente de la necesidad de emitirdisposiciones internas que rigen dentro de la Institución, en efecto el artículo 3inciso numeral 10, sustenta la creación del libro de Acuerdos Administrativos. En cuanto al artículo 4, carece de total aplicabilidad al supuesto hallazgo, en virtudde referirse a los libros de inscripciones registrales que efectivamente deben ser“rayados y foliados” por contener y plasmarse en ellos derechos, hipotecas, ydemás derechos reales, es importante advertir que el libro de AcuerdosAdministrativos de ninguna manera podría llevarse de “forma electrónica”,careciendo de posibilidad alguna en llevarse de esa forma, en virtud de serdisposiciones internas “Administrativas” suscritas y selladas únicamente por elRegistrador Titular, por lo cual carece de toda posibilidad y lógica como lo hacever el supuesto hallazgo fundamentándose en dicho asidero legal. En cuanto al artículo 5 que fundamenta el supuesto hallazgo establece en su parteconducente lo siguiente “cuando las operaciones se hagan en forma electrónicadeberá contemplarse un sistema de respaldo mediante los métodos másmodernos que existan en el marcado, que asegure la accesibilidad de lainformación y la continuidad de las operaciones normales del Registro antecualquier contingencia”. Es importante explicar que se debe separar los libros deoperaciones registrales los cuales ya se encuentran en forma electrónica, con ellibro de Acuerdos Administrativos, es evidente que dicho asidero legal esinaplicable al hallazgo formulado. En cuanto a la utilización de hojas simples utilizadas para la elaboración de losAcuerdos Administrativos manifiesto expresamente que de ninguna manera seutilizan hojas simples, son hojas especiales de un tono amarillo, que en la partesuperior de la hoja se encuentra el logotipo de la institución, identificando lapersona quien las emite, siendo el Registrador Titular del Segundo Registro de laPropiedad quien firma y sella. Es importante explicar el artículo 10 de la Ley del Organismo Judicial ARTICULO10. Interpretación de la ley. Las normas se interpretarán conforme a su texto,según el sentido propio de sus palabras; a su contexto y de acuerdo con las




disposiciones constitucionales. El conjunto de una ley servirá para ilustrar elcontenido de cada una de sus partes, pero los pasajes obscuros de la misma, sepodrán aclarar, atendiendo el orden siguiente: a) A la finalidad y al espíritu de lamisma; b) A la historia fidedigna de su institución; c) A las disposiciones de otrasleyes sobre casos o situaciones análogas; d) Al modo que parezca más conformea la equidad y a los principios generales del derecho. Por lo antes explicado, señalado y argumentado les permito manifestar que laformulación antes citada en cuanto al supuesto hallazgo y haciendo el análisisrespectivo se desvirtúa al carecer de total inaplicabilidad, haciéndolo inviable,careciendo de fundamentación alguna, además les manifiesto expresamente quedentro de las funciones que ejerzo como Secretario General de esta institución noestá dentro de mis funciones la autorización de los libros y Acuerdosadministrativos, solamente velar por el resguardo de los mismos. En cuando a laaplicación de normas tomando como base otros supuestos jurídicos que en sucaso correspondería, no se está atendiendo a la historia de la institución, dejandode tomarse en cuenta el artículo 224 de la Constitución Política de la República deGuatemala, (Principio de Descentralización), Articulo 1,2,3 y 27 del Reglamento delos Registros de la Propiedad, Articulo 10 de la Ley del Organismo Judicial, entreotros.” En memorial Ref: SRG OF. 35-2017/EEDCA, de fecha 2 de mayo de 2017, elLicenciado Emerson Eduardo Del Cid Alvarado, quien fungió como SecretarioGeneral, por el período comprendido del 18 de febrero al 31 de diciembre de 2016,manifiesta: “Por este medio comparezco ante ustedes respetuosamente y expongolo siguiente: a) El día dieciocho de febrero de dos mil dieciséis, fui nombrado como SecretarioGeneral del Segundo Registro de la Propiedad, según consta en el AcuerdoRegistral número 15-2016 y Acta de toma de posesión número 6-2016,documentos de los cuales adjunto copia simple al presente. b) El día lunes veinticuatro de abril del año en curso, fui notificado de un presuntohallazgo denominado de la siguiente manera: “Área Financiera, Hallazgo No. 7Libros no autorizados” según consta en el oficio identificado con el numeroSRP-DAEAD-OF-80-2017, de fecha veinticuatro de abril de dos mil diecisiete, porlo que procedo a dar respuesta al mismo. c) Es imprescindible hacer de su conocimiento para iniciar que en la SecretariaGeneral del Segundo Registro de la Propiedad, se tiene registro de la emisión deAcuerdos Administrativos desde el año dos mil doce, no obstante existenAcuerdos Administrativos desde el año dos mil diez los cuales fueron suscritosúnicamente por el Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad en




funciones en ese momento y en la actualidad por el actual Registrador Titular delSegundo Registro de la Propiedad, atendiendo a las facultades que le confiere elartículo 224 de la Constitución Política de la República de Guatemala queestablece en su segundo párrafo el Principio de Descentralización, que permite alRegistrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad emitir disposiciones quetengan como objetivo optimizar la actividad administrativa propia de la institución,circunstancia que se desarrolla en el Articulo 27 del Acuerdo Gubernativo 30-2005. d) El presunto hallazgo establece lo siguiente: “en el Segundo Registro de laPropiedad Inmueble de Quetzaltenango, durante la inspección física de los librosque se encuentra resguardado en Secretaria General, se determinó que existe unlibro de Acuerdos Administrativos, el cual carece de autorización del Juez dePrimera Instancia, ya que utilizan hojas simples, que no se encuentran foliadas”. e) Por lo que procedo a dar respuesta, pero antes de ello es fundamental hacerlesver que en dicho informe se inicia consignando “Área Financiera”, no obstante quela Secretaria General no es un área que administre fondos del Segundo Registrode la Propiedad si no que solo tiene funciones solamente administrativas dentro dedicha institución, por lo que permite deducir que existió un error de interpretación,y se extralimitaron de sus facultades y funciones, ya que según consta en dichoinforme han sido nombrados expresamente para lo siguiente: «… fuimosdesignados para que en representación dela Contraloría General de Cuentas, nosconstituyéramos en el (la) Segundo Registro de la Propiedad inmueble deQuetzaltenango con la cuenta No. S1-34 para practicar auditoría financiera y/opresupuestaria…». Es decir, que han sido designados únicamente para auditarfinanciera y presupuestariamente al Segundo Registro de la Propiedad, por lotanto no podían auditar a la Secretaria General ya que no pertenece a esta área,por lo que se determina que no tienen competencia ni facultades legales paraauditar y pronunciarse respecto a la Secretaria que se encuentra a mi cargo, peropor haber sido notificado y en respeto y resguardo del derecho constitucional dedefensa regulado en el artículo 12 de la Constitución Política de la República deGuatemala, procedo a dar respuesta. f) Es fundamental explicar que no puede ser un hallazgo del área financieracuando se refiere a la Secretaria General, porque como se explicó anteriormentedicha secretaria no pertenece al área financiera del Segundo Registro de laPropiedad, por lo cual adjunto la propuesta de las funciones del SecretarioGeneral, con el cual se evidencia que solo son funciones administrativas mas nofinancieras o contables, para con ello desde ya desvirtuar dicho supuesto hallazgopor no tener sustento legal aplicable. g) En el Hallazgo No.7 citado anteriormente, se fundamentan en el Decreto 2084por lo que es necesario establecer que dicho Decreto tiene como espíritu velar por




la seguridad contable y financiera del Estado de Guatemala, por lo tanto no puedetratar de dar sustento legal a dicho supuesto hallazgo en dicho decreto, puestoque si se refiere a los acuerdos administrativos los mismos no contienen ningunaoperación contable o presupuestaria, ya que no es un libro contable, y contienensolamente disposiciones administrativas internas que rigen dentro del SegundoRegistro de la Propiedad, las cuales son firmadas y autorizadas por el Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad. Además, es necesario hacer de suconocimiento que el Segundo Registro de la Propiedad no puede regirse por loque establece dicho Decreto, toda vez que en su parte conducenteespecíficamente en su artículo 2 establece lo siguiente: «… Los libros de actas ytodos aquellos que tenga importancia por servir de base a las operacionescontables, o que puedan utilizarse como comprobantes de las mismas, así comolos libros que disponga la Secretaria de Hacienda y Crédito Público o el Tribunalde Cuentas, deberán someterse antes de poner en uso a la autorización de lasdependencias que se indican más adelante…». Es decir, que regula todo lorelativo a los libros de actas y todos aquellos que sean importantes por servir debase de operaciones contables y así como los que disponga la Secretaria deHacienda y Crédito Público o el Tribunal de Cuentas, pero a los acuerdosadministrativos que se refieren en dicho supuesto hallazgo no consta ningunaoperación contable o presupuestaria, ya que reitero que en los mismos solo haydisposiciones administrativas que buscan obtener un mejor funcionamiento delSegundo Registro de la Propiedad, por lo cual no puede ni debe aplicarse dichosupuesto jurídico, porque se le estaría dando una indebida y erróneainterpretación. Asimismo, en cuanto al Artículo 3 de dicho Decreto se evidenciauna clara contradicción en cuanto al supuesto hallazgo citado anteriormente,establece que carece de autorización por el Juez de Primera Instancia y sefundamentan erróneamente en este artículo que claramente establece que deberáser autorizado «…b) Por la Dirección General de Cuentas: los de todas las oficinaspúblicas del departamento de Guatemala, los de las intendencias departamentalesde Hacienda, Administradores de Rentas, Administraciones de Aduanas, AgenciasDepartamentales de la Tesorería Nacional, entidades del Departamento deGuatemala, sujetas a la fiscalización del Tribunal de Cuentas y los auxiliares de lapropia dirección; c) Por los Intendentes departamentales de Hacienda: los de lasMunicipalidades y demás oficinas públicas, sociedades y comités deldepartamento, sujetos a fiscalización del Tribunal de cuentas, excepción hecha delos que se mencionan en el inciso anterior», por lo cual al dar lectura al mismo nopuede ser sustentado por dicho fundamento, porque dentro del listado queestablece dicho artículo no se encuentra expresamente establecido el SegundoRegistro de la Propiedad, es decir el mismo es inaplicable al presente supuestohallazgo. Y porque es contradictorio en cuanto a que plasman en dicho hallazgoque el libro de acuerdos administrativos debe ser autorizado por un juez deprimera instancia y citan esta norma para fundamentarlo, lo cual no tiene lamínima relación mucho menos sustento legal. Es imprescindible hacer mención




que los hallazgos deben sustentarse en normas vigentes y claras y no solo poranalogía en casos que no pueden ni deben aplicarse, porque no existe la misma,si no en el Estado de Guatemala dejaría de ser un estado de derecho, y sevolvería vulnerador de derechos humanos, ya que se aplicarían todas las leyes detodas las materias en perjuicio de todos los ciudadanos, por el simple hecho dequerer un sustento legal aunque sea erróneo o indebido. h) También trata de fundamentar el supuesto hallazgo en base al AcuerdoGubernativo 30-2005, del Presidente de la Republica, artículos 3, 4 y 5, por lo quees necesario manifestar lo siguiente: I) El Acuerdo Gubernativo 30- 2005 tiene porobjeto desarrollar el libro IV del Decreto Ley 106 “Código Civil” el cual no estableceexpresamente el libro de acuerdos administrativos como tales, si bien es cierto enel inciso 10 del artículo 3 se refiere a todos los libros que sean necesarios pero encuanto a derechos reales y su respectiva inscripción registral, dicha interpretaciónse da con el solo hecho de dar lectura a dicho artículo y verificar a que libros seestá refiriendo, y que claramente no regula disposiciones administrativas, lascuales no tiene injerencia o relación en los mismos. Además, dicho libro no puedeser llevado de manera electrónica como regula el artículo 4 de dicho Acuerdo, yaque se reitera que el Registrador Titular es quien firma y autoriza dichos acuerdos,y el mismo no cuenta con firma y sello electrónicamente, por lo cual seríaimposible. Asimismo, es fundamental hacer mención que los libros que contienenoperaciones registrales si se encuentran de manera electrónica, pero los mismosno pueden estar unidos a los libros de acuerdos administrativos, ya que debensepararse uno de los otros por el tipo de disposiciones que contienen, no tienenrelación o injerencia entre sí. i) Es imprescindible ACLARAR y HACER VER la falacia sobre la cual se fundadicho hallazgo, conforme a lo antes considerado, y es fundamental señalar que endicho informe se atreven a manifestar que dicho libro se conforma de hojassimples, lo cual NO ES CIERTO, se entiende como hojas simples las hojas depapel bond en blanco, pero dicho libro está conformado de hojas especiales de untono amarillo, que en la parte superior de la hoja se encuentra el logotipo de lainstitución, identificando a la persona quien las emite, siendo el Registrador Titulardel Segundo Registro de la Propiedad quien firma y sella y en parte inferior tieneplasmada la dirección del Segundo Registro de la Propiedad, además se llevanpor un número correlativo. j) Es importante citar que el artículo 10 de la Ley del Organismo Judicial establecelo siguiente: «ARTICULO 10. Interpretación de la ley. Las normas se interpretaránconforme a su texto, según el sentido propio de sus palabras; a su contexto y deacuerdo con las disposiciones constitucionales. El conjunto de una ley servirá parailustrar el contenido de cada una de sus partes, pero los pasajes obscuros de lamisma, se podrán aclarar, atendiendo el orden siguiente: a) A la finalidad y al




espíritu de la misma; b) A la historia fidedigna de su institución; c) A lasdisposiciones de otras leyes sobre casos o situaciones análogas; d) Al modo queparezca más conforme a la equidad y a los principios generales del derecho». Esdecir, que todas las normas que conforman la legislación guatemalteca debeninterpretarse ya sea conforme a su texto, contexto y a las disposicionesconstitucionales. Y los pasajes obscuros de dichas normas se podrán aclarar deacuerdo a su finalidad y espíritu; a su historia; a las disposiciones de otras leyesen casos o situaciones análogas (situaciones iguales); y conforme a la equidad yprincipios generales del derecho, y es fundamental determinar que existen normasvigentes que regulan materias específicas, para evitar con ello la indebida yerrónea aplicación de las mismas. k) Hago de su conocimiento que dentro de las funciones que ejerzo comoSecretario General de esta institución no se encuentra la autorización de los librosy Acuerdos administrativos, solamente la función de elaborar y velar por elresguardo de los mismos. l) Por lo antes señalado y argumentado me permito manifestar que la formulacióndel supuesto hallazgo debe desvirtuarse por lo siguiente: I) Por no tenercompetencia legal para determinar dicho hallazgo, ello conforme al nombramientoseñalado en dicho oficio emitido por ustedes; II) Por haber sido desvirtuado ydesvanecido conforme a lo antes considerado, ya que no cuenta con fundamentolegal adecuado, es decir, que dicho hallazgo no tiene un sustento legal para suexistencia y el que pretende ser aplicado es erróneo e indebido y el mismo nopuede ser aplicado. Además, por quedar acreditado que la Secretaria General noha inobservado ninguna norma legal para la elaboración legal de dicho acuerdosadministrativos. FUNDAMENTO DE DERECHO: «Artículo 12. Derecho de defensa. La defensa dela persona y sus derechos son inviolables. Nadie podrá ser condenado, ni privadode sus derechos, sin haber sido citado, oído y vencido en proceso legal ante juezo tribunal competente y preestablecido. Ninguna persona puede ser juzgada porTribunales Especiales o secretos, ni por procedimientos que no esténpreestablecidos legalmente». Artículo 12 de la Constitución Política de laRepública de Guatemala. PRUEBAS: 1) Copia simple del Acuerdo 15-2016 de fecha 18 de febrero de 2016y copia simple del acta número 6-2016 de fecha 18 de febrero de 2016, en dondeconsta el nombramiento y toma de posesión como Secretario General delSegundo Registro de la Propiedad, en donde se establece que el Libro deAcuerdos Administrativos, objeto de este presunto hallazgo, me fue entregado almomento de tomar posesión;2) Copia simple del Acuerdo Administrativo 01-2010 de fecha 26 de enero del




2010, emitido por el Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad deese entonces, con lo cual se demuestra la antigüedad con la que se vienenemitiendo los Acuerdos Administrativos; 3) Copia simple del Acuerdo Administrativo 01-2012 de fecha veinte de marzo de2012, con lo que demuestro que en Secretaria General del Segundo Registro de laPropiedad el primer Acuerdo Administrativo del que se tiene registro es desde esafecha y desde esa fecha se han ido emitiendo, utilizando hojas con el logotipo dela institución, en ningún momento utilizándose hojas simples como lo hace ver elpresunto hallazgo; 4) Copia simple del Acuerdo Administrativo No. 12-2013 de fecha 27 de mayo de2013, emitido por la Registradora General del Registro General de la Propiedad deese entonces; y copia simple de los Acuerdos Administrativos 37-2015 de fechacuatro de noviembre de 2015 y 38-2015 de fecha 15 de diciembre de 2015,emitidos por el Registrador General del Registro General de la Propiedad de eseentonces, con lo que demuestro la antigüedad con la que se emiten los acuerdosadministrativos, tanto como el Registro General como en el Segundo Registro dela Propiedad y las disposiciones internas que se manejan, asimismo las hojassimilares a las que se utilizan dentro de esta institución. 5) Copia simple de la hoja utilizada para la elaboración de los AcuerdosAdministrativos, con lo que se establece que no son hojas simples las que utilizan,ya que se encuentra identificadas con el logotipo de la institución, asimismo ladirección del Segundo Registro de la Propiedad. 6) Perfil del puesto como Secretario General (propuesta), descripción del puesto ylas principales funciones y atribuciones (propuesta) signada y sellada por elCoordinador del Departamento de Gestión Institucional y Recursos Humanos, conlo cual se establece que no es función de Secretaria General la autorización por elJuez de Primera Instancia el libro de Acuerdos Administrativos.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo al Licenciado Carlos Enrique López De León, quien fungiócomo Secretario General, por el período comprendido del 1 de enero al 18 defebrero de 2016, en virtud que las pruebas presentadas no desvanecen el mismo,ya que según memorial de fecha 2 de mayo de 2017, manifiesta que el espíritu delDecreto 2084 es velar por la seguridad contable y financiera y que en este sentidolos Acuerdos Administrativos no tienen ninguna operación contable, sin embargoes importante mencionar que el Decreto 2084 en su artículo 2 se refiere a loslibros de Actas y todos aquellos que tengan importancia por servir de base a lasoperaciones contables y durante la inspección física se observaron los siguientesAcuerdos: 01-2016 en su artículo 3 que contiene las Normas de Ejecución




Presupuestarias, 02-2016 que contiene los nuevos porcentajes de distribución delos ingresos, así como la implementación de la cuenta única, 4-2016 que contienela ampliación de Q300,000.00 a la cuenta única y la distribución del dinero a lassubsedes para devoluciones, entre otros Acuerdos Administrativos que contieneninformación que efectivamente sirve de base para las operaciones contables, asímismos indica que la creación del libro de Acuerdos Administrativos en efecto sesustenta en el artículo 3 Numeral 10 del Acuerdo Gubernativo 30-2005, sinembargo indica que los artículos 4 y 5 del Acuerdo Gubernativo anteriormentecitado no son aplicables al supuesto hallazgo en virtud que se refieren a libros deinscripciones registrales, lo cual no es lógico que solo el artículo 3 sea aplicable alhallazgo y los artículos 4 y 5 no, si ambos artículos tienen una secuencia, por loque al aceptar que el libro de Acuerdo Administrativos se sustenta en el artículo 3,del Acuerdo Gubernativo 30-2005, es evidente que dicho libro carece de legalidad,al no contar con el foliado uniforme y la autorización correspondiente del Juez deprimera instancia del ramo civil. Se confirma el hallazgo al Licenciado Emerson Eduardo del Cid Alvarado, quienfungió como Secretario General, por el período comprendido del 18 de febrero al31 de diciembre de 2016, en virtud que las pruebas presentadas no desvanecen elmismo, ya que según memorial de fecha 2 de mayo de 2017, manifiesta que elhallazgo indica que es del Área Financiera, así mismo que la comisión fuenombrada únicamente para auditar financiera y presupuestariamente al SegundoRegistro de la Propiedad y que por lo tanto no se podía auditar a la SecretariaGeneral por ser un área que no administra fondos, sin embargo es importantemencionar que la Comisión de Auditoria no realizo una auditoria a SecretariaGeneral, solamente realizó una inspección física a los libros que se resguardan ensecretaria general, lo cual era necesario debido al tipo de información que en cadauno de ellos se consigna, por servir de base a las operaciones contables y fuedonde se evidencio que el libro de Acuerdos Administrativos no contaba con hojasfoliadas en correlativo y que algunos Acuerdos contenidos en dicho libro son deimportancia financiera y presupuestaria, como el caso de los siguientes AcuerdosAdministrativos: 01-2016 en su artículo 3 que contiene las Normas de EjecuciónPresupuestarias, 02-2016 que contiene los nuevos porcentajes de distribución delos ingresos, así como la implementación de la cuenta única, 4-2016 que contienela ampliación de Q300,000.00 a la cuenta única y la distribución del dinero a lassubsedes para devoluciones, entre otros, así mismo en dicho memorial indica queel Acuerdo Gubernativo 30-2005, Reglamento de los Registros de la Propiedad ensu artículo 3, 4 y 5 se refieren a libros de inscripción registral, lo cual no especificael Reglamento ya que el artículo 3 numeral 10 es claro, que los Registros podránllevar cualquier otro libro que sea necesario para el buen funcionamiento de lainstitución, dentro del que se ubica el Libro de Acuerdos Administrativos que




carecen de autorización y legalidad según los artículos 4 y 5 del mismoReglamento. Este hallazgo fue notificado con el número 7 y corresponde en elpresente informe al número 6. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 20, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesSECRETARIO GENERAL CARLOS ENRIQUE LOPEZ DE LEON 58,200.00SECRETARIO GENERAL EMERSON EDUARDO DEL CID ALVARADO 28,000.00Total Q. 86,200.00

Hallazgo No. 7 Activos fijos no depreciados CondiciónEn la cuenta 1232 Maquinaria y Equipo, en la evaluación efectuada a los registroscontables se estableció que no se lleva a cabo partidas donde se refleje queaplican depreciación a los activos. CriterioEl Acuerdo Ministerial Número 49-2006 de fecha 14 de diciembre 2006, delMinisterio de Finanzas Publicas, artículo 1, establece: “Las entidades del SectorPúblico No Financiero, deben solicitar al Ministerio de Finanzas Publicas losporcentajes de depreciación o de amortización de sus respectivos activosdepreciables o amortizables, quien los autorizará por medio de la Dirección delContabilidad del Estado, mediante Resoluciones Internas de dicha Dirección”.Artículo 2: La Dirección de Contabilidad del Estado determinara los porcentajes dedepreciación o amortización de los activos fijos, atendiendo principalmente la vidaútil de los mismos. Para el efecto las entidades del Sector Público No Financierodeberán determinar sobre bases técnicas, la vida útil de sus activos y emitir a laDirección de Contabilidad del Estado dicha información.” CausaEl Director Financiero y Contador General no han gestionado la aplicación deporcentajes de depreciación de los activos de la entidad. EfectoLos saldos reflejados en los Estados Financieros del Segundo Registro de laPropiedad, correspondiente a la cuenta 1232 Maquinaria y Equipo por un monto




de Q 6,711,853.05 no se encuentran razonablemente presentados al no aplicar losporcentajes de depreciación en el ejercicio 2016. RecomendaciónEl Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad, debe girarinstrucciones al Director Financiero y Contador General para que soliciten alMinisterio de Finanzas Públicas los porcentajes de depreciación o de amortizaciónde los activos depreciables. Comentario de los ResponsablesEn oficio CGC-HCLRA. No. 001-2017, de fecha 02 de mayo de 2017, losLicenciados, Miriam Yolanda Morales Cahuex, quien fungió como ContadorGeneral, por el período del 21 de abril al 31 de diciembre de 2016, Nelsin ElvinSantos Mazariegos, quien fungió como Contador General, por el período del 01 deenero al 21 de abril de 2016 y Miguel Angel Mejía Xiloj, quien fungió como DirectorFinanciero, por el período comprendido 19 de septiembre al 31 de diciembre de2016, manifiestan: “Respecto a éste posible hallazgo nos permitimos indicar losiguiente: 1. De acuerdo al Criterio indicado por la Comisión de Auditoría dondecitan el Acuerdo Ministerial Número 49-2006 de fecha 14 de diciembre 2006, delMinisterio de Finanzas Públicas, artículo 1, establece “Las entidades del SectorPúblico No Financiero, deben solicitar al Ministerio de Finanzas Públicas losporcentajes de depreciación o de amortización de sus respectivos activosdepreciables o amortizables, quien los autorizará por medio de la Dirección delContabilidad del Estado, mediante Resoluciones Interna de dicha Dirección“ por loanteriormente planteado nos permitimos aclarar que el Segundo Registro de laPropiedad no es una entidad del Sector Público No Financiero. 2. BASE LEGAL:La base legal en las que nos basamos indica: a. Constitución Política de laRepública de Guatemala: Artículo 230. Registro General de la Propiedad. ElRegistro General de la Propiedad, deberá ser organizado a efecto de que en cadadepartamento o región, que la ley específica determine, se establezca su propioregistro de la propiedad y el respectivo catastro fiscal. b. Decreto Ley Número 106,Código Civil, ARTICULO 1124.- Artículo 77 del Decreto-Ley número 218.- ElRegistro de la Propiedad es una institución pública que tiene por objeto lainscripción, anotación y cancelación de los actos y contratos relativos al dominio ydemás derechos reales sobre bienes inmuebles y muebles identificables, conexcepción de las garantías mobiliarias que se constituyan de conformidad con laLey de Garantías Mobiliarias” ARTICULO 1225 Cada registro estará a cargo de unregistrador propietario, nombrado por el Presidente de la República, medianteacuerdo gubernativo a través del Ministerio de Gobernación. Su permuta, trasladoo cesación serán acordados en la misma forma. Cada registro podrá contar conuno o varios registradores auxiliares, designados por el registrador propietario bajosu responsabilidad, quienes firmarán las razones, documentos, asientos,inscripciones, anotaciones y cancelaciones que determine dicho funcionario. Cada




registrador auxiliar tendrá las mismas calidades del registrador propietario, estarásujeto a las mismas limitaciones y garantizará las responsabilidades en quepudiere incurrir, con hipoteca o fianza. El registrador propietario fijará el importe dela garantía, conforme al criterio y límites a que se refiere el Artículo 1228 de esteCódigo. c. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público deGuatemala establece en el numeral 2.8 que para fines del presente clasificadorinstitucional, la categoría “Administración Central” está constituida por losorganismos del Estado que ejercen el poder legislativo, judicial y ejecutivo en todoel territorio nacional, y otras instituciones clasificadas dentro de la administraciónPública como Órganos de Control Jurídico –Administrativo y Órganos de ControlPolítico, dentro del cual incluye al Segundo Registro de la Propiedad. De acuerdoa la Base Legal citada por ustedes referente al Acuerdo Ministerial Número49-2006 de fecha 14 de diciembre 2006, del Ministerio de Finanzas Públicas lacual se refiere a Entidad del Sector Público no Financiero, es claro y evidente queel Segundo Registro de la Propiedad se encuentra clasificado como un Órgano deControl Jurídico-Administrativo por lo que no estamos sujetos al AcuerdoMinisterial indicado, en consecuencia el posible hallazgo formulado carece desustento legal.” En oficio sin número, de fecha 02 de mayo de 2017, la Licenciada MagdaEsmercinda Gramajo Escobar, quien fungió como Directora Financiera, por elperíodo comprendido 01 de enero al 19 de septiembre de 2016, manifiesta:“Relacionado con el presente hallazgo manifiesto mi total inconformidad, asimismopresento las pruebas de desvanecimiento siguientes: En Auditorias pasadas no

Auditorias habían dicho nada sobre la depreciación de Activos, a pesar de que las anteriores revisaron inventarios. El Segundo Registro de la Propiedad, no es unaentidad Financiera, por lo tanto no se pueden depreciar los Activos Fijos.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para los Licenciados Miriam Yolanda Morales Cahuex,Nelsin Elvin Santos Mazariegos y Miguel Angel Mejía Xiloj, quienes fungieroncomo Contadora General, Contador General y Director Financierorespectivamente, durante el período del 21 de abril al 31 de diciembre de 2016, 1de enero al 21 de abril de 2016 y 19 de septiembre al 31 de diciembre de 2016, envirtud que según oficio CGC-HCLRA. No. 001-2017 de fecha 2 de mayo de 2017,manifiestan que en el hallazgo se indica que según Acuerdo Ministerial Número49-2006 en su artículo 1, Las entidades del Sector Público no Financiero debensolicitar al Ministerio de Finanzas Publicas los porcentajes de depreciación o deamortización de sus respectivos activos depreciables o amortizables, y aclaranque el Segundo Registro de la Propiedad no es una entidad del Sector Público NoFinanciero, ya que según el Manual de Clasificaciones Presupuestarias lacategoría “Administración Central” está constituida por los tres organismos delEstado y otras entidades clasificadas dentro de la Administración Pública como




Órganos de Control Jurídico-Administrativo y Órganos de Control Político dentrode la cual incluye al Segundo Registro de la Propiedad, sin embargo es importantemencionar que para el Ministerio de Finanza Públicas -SIAF-SAG, Manual deClasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, AcuerdoMinisterial Número 291-2012, la conformación del Sector Público es la siguiente:1. Sector Público no Financiero integrado por: 1.1 Gobierno Central, 1.1.1Administración Central, 1.1.2 Entidades Descentralizadas no Empresariales, 1.1.3Entidades Autónomas no Empresariales, 1.1.4 Entidades de Seguridad Social, 1.2Gobiernos locales, 1.3 Empresas Publicas, 2. Sector Público Financiero, 2.1Instituciones Financieras Administración Central y 2.2 Instituciones FinancierasMunicipales. Por lo que el Sector Público No Financiero está conformado por laAdministración Central, dentro del cual el Segundo Registro de la Propiedad seencuentra clasificado como un Órgano de Control Jurídico Administrativo, razónpor la cual el Acuerdo Ministerial 49-2006 es claro que es aplicable a todas lasentidades del Sector Público No Financiero y el Segundo Registro de la Propiedadno es una entidad Pública Financiera, es preciso enfatizar que el Sector Público noFinancieros son las que producen bienes y servicios comercializables o no, y queno están dedicadas a efectuar transacciones financieras en el mercado,consistentes en adquirir activos financieros y emitir pasivos, al contrario de lasentidades del Sector Público Financiero. Se confirma el hallazgo a la Licenciada Magda Esmercinda Gramajo Escobar,quien fungió como Directora Financiera, por el período comprendido del 1 deenero al 19 de septiembre de 2016, en virtud que los argumentos presentados porel responsable manifiesta que El segundo Registro de la Propiedad, no es unaentidad Financiera, por lo tanto no se pueden depreciar los activos Fijos, sinembargo es importante mencionar que para el Ministerio de Finanza Públicas-SIAF-SAG, Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público deGuatemala, Acuerdo Ministerial Número 291-2012, la conformación del SectorPúblico es la siguiente: 1. Sector Público no Financiero integrado por: 1.1Gobierno Central, 1.1.1 Administración Central, 1.1.2 Entidades Descentralizadasno Empresariales, 1.1.3 Entidades Autónomas no Empresariales, 1.1.4 Entidadesde Seguridad Social, 1.2 Gobiernos locales, 1.3 Empresas Publicas, 2. SectorPúblico Financiero, 2.1 Instituciones Financieras Administración Central y 2.2Instituciones Financieras Municipales. Por lo que el Sector Público No Financieroestá conformado por la Administración Central, dentro del cual el SegundoRegistro de la Propiedad se encuentra clasificado como un Órgano de ControlJurídico Administrativo, razón por la cual el Acuerdo Ministerial 49-2006 es claroque es aplicable a todas las entidades del Sector Público No Financiero y elSegundo Registro de la Propiedad no es una entidad Pública Financiera, espreciso enfatizar que el Sector Público no Financieros son las que producenbienes y servicios comercializables o no, y que no están dedicadas a efectuartransacciones financieras en el mercado, consistentes en adquirir activos




financieros y emitir pasivos, al contrario de las entidades del Sector PúblicoFinanciero. Este hallazgo fue notificado con el número 8 y corresponde en elpresente informe al número 7. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 20, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesCONTADORA GENERAL MIRIAM YOLANDA MORALES CAHUEX 12,750.00CONTADOR GENERAL NELSIN ELVIN SANTOS MAZARIEGOS 22,600.00DIRECTORA FINANCIERA MAGDA ESMERCINDA GRAMAJO ESCOBAR 29,000.00DIRECTOR FINANCIERO MIGUEL ANGEL MEJIA XILOJ 24,000.00Total Q. 88,350.00

Hallazgo No. 8 Eventos realizados sin publicarlos en Guatecompras CondiciónEn el Programa de Gasto 11 Administración Registral, del Grupo 3 Propiedad,Planta, Equipo e Intangibles, Renglón 328 Equipo de Cómputo, durante laevaluación se constató que en fecha 15 de enero de 2016 se realizó la adquisiciónde cinco Escaner Marca Fujitsu, modelo FI-7180 y con números de serie;A20D000972, A20D005812, A20D007723, A20D010516, A20D011031, a laEmpresa SANTOLINA, S.A. con valor de Q 83, 000.00, según factura electrónicaSerie: FACE-63-C-001, No. 160000000012, por lo que se estableció que dichoevento no fue publicado en el portal de GUATECOMPRAS, según oficioCGC-UDAF-DF-046-2017, el Director Financiero en el numeral uno manifiesta:“Documentación publicada en el Portal Guatecompras sobre la adquisición de (5)escáner … para tal efecto se hace de su conocimiento que esta compra no fuepublicada en el Portal Guatecompras.” CriterioEl Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, reformado por elDecreto Número 9-2015 en el artículo 19 literal b) establece: “Se reforma elartículo 43, el cual queda así: Articulo 43. Modalidades específicas. Lasmodalidades específicas de adquisición pública son: b) Compra directa: Lamodalidad de compra directa consiste en la adquisición de bienes, suministros,obras y servicios a través de una oferta electrónica en el sistemaGUATECOMPRAS, prescindiendo de los procedimientos de licitación o cotización,cuando la adquisición sea por montos mayores a diez mil Quetzales (Q.10,000.00)




y que no supere los noventa mil Quetzales (Q.90,000.00). Entre la Publicación delconcurso en GUATECOMPRAS y la recepción de ofertas deberá mediar un plazono menor a un (1) día hábil. Para la adjudicación deberán tomarse en cuenta elprecio, la calidad y otras condiciones que se definan previamente en la ofertaelectrónica, cuando corresponda. Esta modalidad de compra se realizará bajo laresponsabilidad de quien autorice la adquisición. La oferta electrónica se publicaráen GUATECOMPRAS y debe incluir como mínimo: detalle del bien o servicioofertado, número de identificación tributaria y nombre o razón social del proveedoradjudicado y el monto adjudicado”. CausaEl Departamento de Compras al no publicar en el portal de GUATECOMPRAS loseventos de adquisición de bienes como lo establece la ley vigente, no está dandocumplimiento a los aspectos legales vigentes. EfectoAl no publicar las compras en el portal de GUATECOMPRAS, no permite evaluarotras opciones de compra, asimismo, no hay transparencia y calidad en el gasto. RecomendaciónEl Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad, debe girarinstrucciones a la Encargada de Compras para qué publique los eventos en elportal de GUATECOMPRAS, como lo estable la ley vigente. Comentario de los ResponsablesEn oficio sin número, de fecha 2 de mayo de 2017, Irene Samayoa Vásquez, quienfungió como Encargada de Compras, por el período comprendido del 01 de eneroal 15 de noviembre de 2016, manifiesta: “(Documentación que está bajo su poder,constatar información). La solicitud de la compra fue dirigida a este departamentocomo “Una compra de vital importancia” debido a que el procedimiento de ingresode documentos por los usuarios deben ser, previamente escaneados para poderrealizar la operación registral. Al momento de realizar la compra en enero de 2016no se contaba dentro de la Unidad Financiera con usuarios de Guatecompras. Los usuarios de Guatecompras eran competencia del Registrador Titular y delautorizador documental de procesos de transparencia; Licenciado RoanSuásnavar y el Ingeniero Eddy Lima. Los usuarios de Guatecompras fueroncreados específicamente para uso de la Unidad Financiera a partir del mes dejunio 2016. El departamento de compras es una unidad administrativa; no unadirección, por lo que se depende de las órdenes superiores, tanto de direcciónfinanciera como del Registrador Titular.”




Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo a Irene Samayoa Vásquez, quien fungió como Encargadade Compras, por el período comprendido del 01 de enero al 15 de noviembre de2016, en virtud que en oficio sin número de fecha 2 de mayo de 2016, confirmaque al 15 de enero del 2016 no se contaba con usuarios de Guatecompras y quela solicitud fue dirigida como una compra de vital importancia, se establece que eldepartamento de compras adquirió los cinco escáner sin realizar el respectivoevento en el Portal Guatecompras, si bien es cierto que son las autoridadessuperiores las encargadas de la gestión de los usuarios, la encargada deldepartamento de compras debió solicitar en su momento la creación de dichosusuarios para efectuar la adquisición de los escáner, cumpliendo con los requisitoslegales vigentes. Este hallazgo fue notificado con el número 9 y corresponde en elpresente informe al número 8. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del EstadoDecreto No. 57-92, Artículo 83, y Reglamento de la Ley de Contrataciones delEstado, Acuerdo Gubernativo Número 1056-92, Artículo 56, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesENCARGADA DE COMPRAS IRENE (S.O.N.) SAMAYOA VASQUEZ 741.07Total Q. 741.07

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR No se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anteriorcorrespondientes al ejercicio fiscal 2015, derivado a que fue un Examen Especialde Auditoría y por la naturaleza del mismo el correspondiente informe de Auditoriano ha sido oficializado. 8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO El (Los) funcionario (s) y empleado (s) responsable (s) de las deficienciasencontradas, se incluyen en el desarrollo del (los) hallazgo (s) contenido en elpresente informe.No. NOMBRE CARGO PERÍODO1 ANGEL ESTUARDO BARRIOS IZAGUIRRE REGISTRADOR TITULAR 01/01/2016 - 12/02/20162 MARCO ARODI ZASO PEREZ REGISTRADOR TITULAR 12/02/2016 - 31/12/20163 JORGE PAHOLO OLIVA GONGORA REGISTRADOR SUSTITUTO 12/02/2016 - 31/12/20164 CARLOS ENRIQUE LOPEZ DE LEON SECRETARIO GENERAL 01/01/2016 - 18/02/20165 EMERSON EDUARDO DEL CID ALVARADO SECRETARIO GENERAL 18/02/2016 - 31/12/2016

informe de auditorÍa segundo registro de …srp.gob.gt/wp-content/uploads/2017/07/2016.pdf ·...

Documents