MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD

DIRECCIÓN GENERAL DEL

ARCHIVO NACIONAL

Informe de Evaluación

Anual del Plan Operativo

Institucional y Gestión

Presupuestaria 2014

MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

INFORME DE EVALUACIÓN ANUAL

PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

2014

Enero, 2015

Elaborado por Unidad de Planificación

PRESENTACIÓN

Se presenta a continuación el informe de evaluación anual del Plan Operativo Institucional 2014 y de gestión presupuestaria, correspondiente al Archivo Nacional.

Tal y como se establece en los lineamientos técnicos puestos a disposición de las instituciones por el Ministerio de Hacienda, en la dirección electrónica1 que se cita al pie de este informe, la evaluación se realiza con base en la última versión del POI 2014 remitido a la Autoridad Presupuestaria de conformidad con lo establecido en el Decreto Ejecutivo N° 37042-H y el Decreto Ejecutivo N° 34558-H-PLAN de los Lineamientos Técnicos y Metodológicos para la Programación Estratégica Presupuestaria, con la respectiva aprobación de su Junta Administrativa, según lo dispuesto en el Acuerdo 10.1 de la Sesión N° 34-2012, celebrada el 19 de setiembre de 2012.

Los resultados del presente informe fueron aprobados por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, mediante acuerdo 3.1 en la Sesión No 04-2015, del 28 de enero de 2015.

I. ASPECTOS GENERALES

1.1 Misión

“El Archivo Nacional es una institución desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud, que reúne, organiza, conserva, facilita y divulga el patrimonio documental de la Nación, a todos los habitantes de Costa Rica, para acrecentar la identidad nacional; promueve el desarrollo archivístico de las instituciones para una administración más transparente y eficiente, y coadyuva en el control del ejercicio Notarial”.

1.2 Visión

El Archivo Nacional de Costa Rica, ejercerá plenamente su rol de rector del Sistema Nacional de Archivos y ofrecerá al habitante costarricense, nuevos y mejores servicios, acrecentando el patrimonio con nuevos fondos y colecciones, mediante el rescate, organización, conservación, facilitación y divulgación. Estos retos los asumirá mediante el mejoramiento de su infraestructura física, tecnológica, un marco legal mejorado adaptado a las necesidades actuales y un recurso humano altamente calificado, comprometido con la eficiencia, transparencia y orientada al cliente.

1https://www.hacienda.go.cr/Msib21/Espanol/Secretaria+Tecnica+de+la+Autoridad+Presupuestaria/Evaluacion+I+sem+2011+formulario+instructivo.htm

1

1.3 Base legal

Se enumera a continuación el marco legal vigente para el Archivo Nacional.

Leyes:

Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 de 24 de octubre de 1990.

Código Notarial, Ley Nº 7764 de 17 de abril de 1998.

Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, Nº 8454 de 30 de agosto de 2005.

Ley General de Control Interno, Nº 8292 de 31 de julio de 2002.

Reforma a la Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, Nº 8990.

Ley que Autoriza utilización Sistema de Microfilmación de Archivos, Nº 4278 de 11 de diciembre de 1968.

Ley de derechos de autor y derechos conexos, Nº 6683 de 14 de octubre de 1982.

Ley de reorganización judicial Nº 7728 del 15 de diciembre de 1997.

Ley Nº 8508 de 28 de abril de 2006 y que entró a regir el 1º de enero de 2008 (Código Procesal Contencioso-Administrativo).

Ley contra la Corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública, Nº 8422 de 6 de octubre de 2004 y sus reformas (Leyes 8630 de 2008 y 8445 2005.

Ley de creación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, Nº 5574 de 17 de setiembre de 1974.

Ley de creación del Timbre de Archivos, Nº 43 de 21 de diciembre de 1934.

Ley de creación de la Revista del Archivo Nacional, Nº 64 de 12 de agosto de 1936.

Código Fiscal, Ley Nº 8 de 31 de octubre de 1885.

Ley General de la Administración Pública, Nº 6227 del 2 de mayo de 1978.

Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Nº 8131 de 18 de setiembre de 2001.

Ley de Contratación Administrativa, Nº 7494 de 2 de mayo de 1995.

Ley Contra la delincuencia organizada Nº 8754.

Ley Protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales Nº 8968.

Ley N° 9158 del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios.

Ley N° 9097 de Regulación del Derecho de Petición de 2013.

Ley General del Control del Tabaco y sus efectos nocivos en la salud N° 9028.

Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos N° 8220.

Reglamentos:

Reglamento  para la presentación de Índices, Decreto Nº 37769-C del 10 de abril del 2013.

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Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 24023-C de 30 de enero de 1995.

Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Decreto Nº 33018 de 20 de marzo de 2006.

Reglamento a la Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, Decreto Nº 37045de 2012.

Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Cultura y Juventud. Decreto 33270-C del 2 de junio de 2006 y sus reformas.

Reglamento para la presentación de Índices. Nº 33398-C con las reformas del decreto Ejecutivo Nº 36246-C, publicado el 22 de noviembre de 2010.

Reglamento a la Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública, Decreto Nº 32333-MP-J de 12 de abril de 2005.

Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa Decreto 33411-H de 27 de setiembre de 2006.

Reglamento para el funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios de Gobierno.

Reglamento a la Ley General de Control de Tabaco y sus efectos nocivos en la salud.

Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

Decretos ejecutivos:

Decreto Nº XXV de 23 de julio de 1881. Creación del Archivo Nacional.

Decreto Nº 18099-C de 14 de abril de 1988, declara cuarta semana de julio “Semana del Archivista Nacional”.

Decreto Nº 34033-C de 4 de setiembre de 2007. “Reglamento sobre las garantías que deben rendir los funcionarios públicos de la Dirección General del Archivo Nacional”.

Decreto Nº 36799-C de 12 de mayo de 2011 “Manual de atención denuncias planteadas ante el Ministerio de Cultura y Juventud”

Decreto Nº 30201-C de 6 de febrero de 2002, Creación de la Proveeduría Institucional de la Dirección General del Archivo Nacional

Decreto Nº 33147-MP de 18 de mayo de 2006. Creación Comisión Intersectorial de Gobierno Digital

Decreto Nº 11693 de 18 de julio de 1980, crea sector público no financiero en la Administración Pública dentro del cual se incluye a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Directrices:

Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 226 del 22 de noviembre de 2010.

Directriz  de la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta Nº 61 Viernes 28 de marzo de 2008.

Directriz Nº 040 MICIT de 23 de junio 2005. Sitios Web Institucionales.

Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la digitalización de documentos en soporte físico y la autenticidad de imágenes en el Archivo Nacional.

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Políticas de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente.

MICITT: Masificación de la implementación y el uso de la firma digital en el Sector Público.

Resoluciones:

Resolución R-CO-26-2007 de la Contraloría General de la República. Gaceta Nº 119 del 21 de junio de 2007. Normas Técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información.

Normas de Control Interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República.

Resolución Nº 03-2003 del 17 de setiembre de 2003. Restricción reproducción "Mapas y Planos" y "Censos población 1927".

Resolución Nº DG 01-2006 del 6 de febrero de 2006. Restricción reproducción Colecciones de impresos denominadas: Colección de Revistas del Archivo Nacional, Memorias de Ministerios, Colección de Leyes y Decretos, Documentos para la historia de Costa Rica de León Fernández Bonilla y Colección Fotografías.

Resolución Nº DG 02-2006 del 9 de febrero de 2006. Reproducción de documentos con cámara digital.

Resolución Nº DG 01-2007 del 14 de marzo de 2007. Restricción reproducción de colecciones Complementario Colonial y Provincial Independiente.

Resolución JAAN-01-2008 Regulación de entrega de testimonios de escrituras expedidas en el Archivo Nacional para efecto de inscripción en el Registro Nacional.

Resolución DGAN-01-2008 Reproducción de documentos posteriores a 1821 por medio del sistema de fotocopiado.

Resolución DGAN-02-2008 Disposiciones sobre los servicios funciones de la Sala de Consulta e Investigación José Luis Coto Conde del Archivo Nacional.

Resolución DGAN-04-2008 Informe Técnico "Propuesta cambio de estrategia en Asesorías Archivísticas e Inspecciones

Resolución CNSED-01-2009 Normas sobre valoración documental: Vigencia Administrativa legal permanente, serie documental “Liquidaciones presupuestarias” y revisión de tablas de plazos.

Resolución CNSED-02-2009 Norma sobre valoración documental: material audiovisual producido por Despacho del Presidente de la República, Consejo de Gobierno, despachos de los ministros de Estado y despachos de los viceministros.

Resolución CNSED-03-2009 Norma sobe valoración documental: material fotográfico y de grabaciones de audio producidas por el Archivo Nacional.

Resolución CNSED-01-2011 Normas sobre presentación y trámite de tablas de plazo y valoraciones parciales.

Resolución CNSED-01-2012 Norma sobre la presentación y trámite de actualización de tablas de plazos.

Resolución CNSED-01-2013 Normas sobre valoración documental: Presentación de trámites ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, Instructivos y formularios para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales, Requisitos por cumplir para presentar trámites de valoración documental, Comunicación de avance de trámites presentados a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, Plazo para atender

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solicitudes de aclaración o subsanación formuladas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, Archivo de Trámites de Valoración Documental, Convocatoria a sesiones de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, Conocimiento de las solicitudes de valoración por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, Eliminación de documentos, Presentación de tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales para Unidades Administrativas de una misma institución con funciones homólogas ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

Resolución CNSED-02-2013: Vigencia de tablas de plazos de conservación de documentos.

Resolución CNSED-01-2014: Declaratoria general de valor científico-cultural para series documentales que producen las áreas de Recursos Humanos, Asesorías Legales, Auditorías y Planificación en las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense.

Resolución CNSED-02-2014: Declaratoria general de valor científico cultural para series documentales que producen las áreas de Financiero-Contable, Proveedurías y Servicios Generales en las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense.

Resolución CNSED-03-2014: Declaratoria general de valor científico-cultural de las partituras musicales de bandas nacionales y municipales de autores costarricenses.

Resolución DG-12-2012 sobre restricción acceso cuadernos de Figueroa.

Resolución DG-03-2013 sobre la restricción al acceso de los documentos originales que se encuentren microfilmados y/o digitalizados.

Lineamientos:

“Lineamientos para la presentación de índices vía Internet”, acuerdo 8 de la Junta Administrativa del Archivo Nacional tomada en sesión 12-2006 de fecha 10 de mayo de 2006 y publicados en La Gaceta No. 224 del miércoles 22 de noviembre de 2006 y aclaración publicada en La Gaceta Nº 13 del 18 de enero de 2007.

Políticas:

“Políticas para la transferencia de documentos en soporte electrónico del Sistema Nacional de Archivos”, aprobadas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, mediante acuerdo N° 3 de la sesión N° 28-2013 de 21 de agosto de 2013 y comunicadas por medio de oficio JA-419-2013 de 26 de agosto de 2013.

“Políticas Institucionales para los años 2014-2015”, aprobadas en la sesión 11-2014, del 27 de marzo del 2014 y la sesión 14-2014, del 30 de abril del 2014.

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I.4 Acciones estratégicas del Plan Nacional de Desarrollo

Es importante mencionar que la única meta del Archivo Nacional vinculada con el Plan Nacional de Desarrollo al 2014, corresponde a la construcción de la tercera etapa del edificio de la institución, el cual se terminó el 24 de agosto de 2012, cuando la Junta Administrativa del Archivo Nacional recibió en forma definitiva la obra constructiva. En virtud de lo anterior, para el ejercicio económico del 2014 no se tienen metas relacionadas con este plan nacional de desarrollo.

El Archivo Nacional tuvo una importante participación en el Plan Nacional de Desarrollo, Sector Cultura, con la construcción de la tercera etapa del edificio institucional, inversión que ascendió a la suma de ȼ1.113.410.258,98 (mil ciento trece millones cuatrocientos diez mil doscientos cincuenta y ocho colones con 98/100).

Este proyecto de construcción estuvo a cargo de la empresa constructora Gonzalo Delgado S.A. y de la empresa consultora Ossembach Pendones, Bonilla y Asociados, quienes hicieron entrega formal de la obra el 24 de agosto de 2012.

En estas nuevas instalaciones de más de dos mil metros cuadrados de construcción se ubica el Departamento Archivo Notarial, con sus depósitos de documentos, las áreas administrativas y las áreas de atención al público; además de dos depósitos de documentos para el Archivo Histórico. No está de más destacar, que este edificio cumple con todos los requerimientos técnicos vigentes, incluido lo que establece la Ley N° 7600 de atención de necesidades especiales de las personas con alguna discapacidad.

1.5 Prioridades y los principales objetivos estratégicos institucionales

Objetivos Estratégicos Institucionales relacionados:

1- Dar a conocer el Patrimonio Documental de la Nación, mediante actividades de difusión, novedosas, más atractivas.

2- Brindar un servicio de facilitación de mayor calidad, mediante la identificación de las necesidades de los usuarios y el respectivo ajuste.

3- Identificar el grado de cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202, de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, mediante la inspección de las mismas.

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II. EVALUACIÓN DE LAS METAS E INDICADORES POR PROGRAMA

Se presenta adjunta mediante anexo N° 1 la Matriz de los Resultados por Programa (MRP), de las unidades programáticas 1 y 2, utilizando el archivo en formato Excel denominado MRP 2014, descargado de la página Web del Ministerio de Hacienda.

PROGRAMA 1: PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN

Este programa presupuestario tiene dos productos finales debidamente identificados y analizados a la luz de los lineamientos brindados por la Autoridad Presupuestaria, según la metodología de programación vigente, con sus respectivos indicadores asociados.

Además el programa cuenta con dos objetivos estratégicos institucionales, para los cuales también se definieron los respectivos indicadores para cada uno, por evaluar en este informe anual.

1.-Producto final 1: Facilitación del patrimonio documental

Indicador 1: Porcentaje de usuarios satisfechos con el servicio de facilitación brindado en el Archivo Histórico.

La meta del indicador “Porcentaje de usuarios satisfechos con el servicio de facilitación brindado en el Archivo Histórico”, el resultado del grado de satisfacción obtenido en el año 2014 es de un 100%, superando la meta propuesta de un 97%. Este resultado se obtiene de la aplicación de encuestas periódicas a los usuarios de la Sala de Consulta e Investigación y de la Biblioteca Especializada en Archivística y ciencias afines. En el año se aplicaron un total de 53 encuestas, de las cuales 36 se aplicaron a usuarios de la Sala de Consulta y 17 a usuarios de la Biblioteca. Se toman como aceptables las respuestas brindadas en las valoraciones de bueno, muy bueno y excelente.

Es importante destacar que el Archivo Nacional ha fijado como prioridad institucional la revisión y mejora continua de la calidad de los servicios que ofrece a sus usuarios, realizando en sus diferentes despachos de atención, los denominados “Estudios de usuarios”, que permiten sistematizar información por un periodo determinado, normalmente un año, sobre los diferentes elementos que intervienen en la prestación de los servicios. Congruente con lo anterior, también se han establecido los estudios de usuarios comparativos, para que además de conocer el resultado de un período determinado, se identifique en que se ha mejorado o desmejorado en un análisis comparativo de periodos, normalmente cinco años. Igualmente y por medio de la Contraloría de Servicios, también se revisan las encuestas y sus resultados para velar por la debida prestación de los servicios a nuestros usuarios.

Con el cumplimiento de esta meta la institución logra cumplir parte de su misión, ya que la administración del acervo documental de la Nación no estaría completa si no se logra el acceso y facilitación a los usuarios y a la ciudadanía en general, con calidad y oportunidad.

Además, con el cumplimiento de la meta del indicador de este producto final se contribuye a dar cumplimiento al objetivo estratégico del programa, a saber, “Brindar un servicio de facilitación de mayor calidad, mediante la identificación de las necesidades de los usuarios y el respectivo ajuste”.

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Tabla N° 1Encuestas aplicadas en el año 2014

Sala de Consulta y Biblioteca

Cód. Meta Logros Anuales

1.2.20.0.0 Aplicar una encuesta que mida el grado de satisfacción de los usuarios de la Sala de Consulta e Investigación y brindar un informe semestral de los resultados obtenidos.

36

1.2.23.0.0 Aplicar una encuesta que mida el grado de satisfacción de los usuarios de la Biblioteca y brindar un informe semestral de los resultados obtenidos.

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Total 53

La fuente de datos es el informe de evaluación anual del Departamento Archivo Histórico e informes específicos de resultados en la aplicación de las encuestas.

El cuadro siguiente contempla los datos del funcionario responsable de los datos aquí consignados:

Nombre del funcionario

Nº de Teléfono Dirección correo electrónico

Departamento

Javier Gómez Jiménez 2283-1400 Ext. 227

jefehistorico@dgan.go.cr Jefe Departamento Archivo Histórico

Indicador 2: Porcentaje de servicios de facilitación atendidos.

La meta del indicador “Porcentaje de servicios de facilitación atendidos”, obtiene un resultado satisfactorio para el año 2014 es de 100%, lo que demuestra una excelente capacidad del Archivo Nacional, en cuanto a la organización de sus recursos de todo tipo para atender todos los servicios requeridos por los usuarios. En total se atendieron 196.128 servicios de facilitación solicitados por los usuarios. Es importante mencionar la cantidad notoria de servicios que se brindan a los usuarios del Archivo Notarial por medio de la consulta de documentos notariales en el Gestor de Información Notarial en internet.

En el año 2014, la Dirección General del Archivo Nacional, brindó los siguientes servicios de facilitación:

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Tabla N° 2Servicios de facilitación atendidos en el año 2014

Cód. Meta Logros Anuales 1.2.14.0.

0Atender consultas presenciales y gestiones del 100% de los usuarios (plataforma de servicio y áreas de atención al público) (Departamento Archivo Notarial)

24.472 consultas atendidas, responden a toda persona que se presenta en el módulo de

atención de servicios excluyendo la atención de

índices. Cumplimiento: 100%

1.2.15.0.0

Atender el 100 % de las consultas vía correo electrónico que plantean diferentes usuarios (por medio de la plataforma de servicio y otras áreas). (Departamento Archivo Notarial)

833 consultas atendidas por correo electrónica

Cumplimiento: 100%

1.2.16.0.0

Atender el 100% de consultas a través de internet de la información que contiene el GIN.

41.967 consultas atendidas por internet. Cumplimiento: 100%

1.2.17.0.0

Atender el 100% consultas de la base de datos de registros de localización de documentos del DAN en el sitio WEB.

13.074, consultas atendidas por internet. Cumplimiento:

100%1.2.18.0.

0Atender el 100% de consultas presenciales, telefónicas y por correo electrónico sobre los fondos documentales del Departamento Archivo Histórico y otros servicios en la Sala de Consulta e Investigación.

2.395 consultas _ Presenciales: 1774

_Telefónicas: 583_Correo electrónico: 38

Género:_Hombres: 1591_Mujeres: 804

Cumplimiento: 100%1.2.19.0.

0Atender el 100% de solicitudes de consulta de documentos y otros servicios en la Sala de Consulta e Investigación.

24.076, documentos facilitados.Textuales: 12.620

Mapas y planos:2.889Microfilmes: 486

Fotografías; 7.943Cintas de Carrete abierto: 7

CD: 29Filmes: 3VHS: 3

Afiches: 96Cumplimiento: 100%

9

1.2.22.0.0

Atender el 100% de consultas de material bibliográfico en la Biblioteca especializada en archivística y ciencias afines.

262 consultas de material bibliográfico

Cumplimiento: 100%1.2.24.0.

0Atender el 100% de solicitudes de reproducción de documentos en el Departamento de Archivo Histórico: - Fotocopias (aproximadamente 2000 documentos) - Reproducciones de: casetes o disco compacto de audio y video (aproximadamente 8) - Fotografías Laboratorio (aproximadamente 70) - Rangos de reproducciones digitales (aproximadamente 2000, incluidas las reproducciones de la Biblioteca) - Rangos de bases de datos (aproximadamente 50).

2.308 documentos.Reproducciones digitales: 727

Grabaciones: 3Fotocopias: 1.578 (20.830

folios)Bases de datos: 3

Cumplimiento: 100%

1.2.25.0.0

Facilitar el 100% de los Tomos de Protocolos Notariales y consulares originales en el Departamento de Archivo Notarial.

6052 tomos de protocolos notariales y consulares

facilitados. Cumplimiento: 100%

1.2.26.0.0

Facilitar el 100% de los expedientes de índices de instrumentos notariales originales en el Departamento de Archivo Notarial.

5769 expedientes de índices notariales facilitados

Cumplimiento: 100%1.2.27.0.

0Facilitar por medio de microfichas el 100% de tomos e índices microfilmados en el Departamento de Archivo Notarial.

6055 sobres de microfichas de tomos e índices facilitados.

Cumplimiento: 100%1.2.28.0.

0Facilitar el 100% de las imágenes de tomos digitalizados (aproximadamente 20000 imágenes: 90% in situ y 10% remotamente) en el Departamento de Archivo Notarial.

37.505, imágenes de tomos de protocolo digitalizados, de los

cuales 26.505 son facilitados in situ y 10.679 por internet.

Cumplimiento: 100% 1.2.29.0.

0Facilitar el 100% de las reproducciones en soporte papel a partir de los tomos digitalizados en el Departamento de Archivo Notarial.

4667 reproducciones de imágenes facilitadas a partir de

tomos digitalizados.Cumplimiento: 100%

1.2.30.0.0

Facilitar por medio de reproducción en soporte digital a partir del microfilm el 100% de tomos e índices microfilmados en el Departamento de Archivo Notarial.

17.654 imágenes en soporte digital a

partir del microfilm de tomos de protocolo e índices notariales

facilitados Cumplimiento: 100%

1.2.31.0.0

Facilitar en préstamo al Poder Judicial el 100% documentos notariales (índices y tomos) que solicita, según el artículo 60 del Código Notarial y controlar su devolución en el Departamento de Archivo Notarial.

79 tomos de protocolos facilitados.

Cumplimiento: 100%

1.2.32.0.0

Tramitar el 100% de las órdenes de secuestro de tomos de protocolos e índices notariales y controlar su devolución en el Departamento de Archivo Notarial.

291 tomos de protocolos secuestrados

Cumplimiento: 100%

1.2.34.0.0

Facilitar el 100% de materiales bibliográficos a usuarios en el Archivo Nacional y préstamos interbibliotecarios.

1.167 materiales bibliográficos facilitados y 30 préstamos

interbibliotecarios Cumplimiento: 100%

1.2.35.0.0

Facilitar el 100% de documentos en consulta en el Archivo Intermedio.

1354 documentos consultados. Cumplimiento: 100%

1.2.36.0.0

Expedir el 100% de las solicitudes de constancias que procedan legalmente en el Departamento de Archivo Notarial.

1281 constancias expedidas Cumplimiento: 100%.

10

1.2.37.0.0

Expedir el 100% de las solicitudes de certificaciones de documentos notariales en el Departamento de Archivo Notarial.

4 certificaciones notariales expedidasCumplimiento: 100%.

1.2.38.0.0

Expedir el 100% de las fotocopias certificadas de documentos notariales en el Departamento de Archivo Notarial.

3225 fotocopias certificadas expedidas Cumplimiento: 100%.

1.2.39.0.0

Expedir el 100% de las solicitudes de testimonios de escritura que procedan legalmente en el Departamento de Archivo Notarial.

729 testimonios de escrituras expedidas. Cumplimiento: 100%.

1.2.40.0.0

Tramitar el 100% de solicitudes de ulterior boleta de seguridad que procedan en el Departamento de Archivo Notarial.

108 solicitudes de ulteriores boletas de seguridad expedida.Cumplimiento: 100%.

1.2.41.0.0

Emitir el 100% de las fotocopias simples o certificadas solicitadas de documentos de Archivo Intermedio.

645 fotocopias simples y certificadas emitidas.Cumplimiento: 100%.

1.2.42.0.0

Tramitar el 100% de solicitudes de certificaciones de documentos históricos en el Departamento Archivo Histórico.

68 certificaciones de documentos históricos tramitadas.Cumplimiento: 100%.

1.2.43.0.0

Tramitar el 100% de solicitudes de certificaciones de años laborados en las instituciones del Estado en el Departamento Archivo Histórico.

58 certificaciones de años de servicios con el Estado expedidas. Cumplimiento: 100%.

Total 196.128

La fuente de datos corresponde al informe de evaluación anual de los departamentos: Archivo Histórico, Archivo Notarial y Servicios Archivísticos Externos.

El cuadro siguiente contempla los datos de los funcionarios responsables de los datos aquí consignados:

Nombre del funcionario

Nº de Teléfono Dirección correo electrónico

Departamento

Ivannia Valverde Guevara

2283-1400 Ext. 229

jefesae@dgan.go.cr Jefe Departamento Servicios Archivísticos Externos

Javier Gómez Jiménez 2283-1400 Ext. 227

jefehistorico@dgan.go.cr Jefe Departamento Archivo Histórico

Ana Lucía Jiménez Monge

2283-1400 Ext. 222

jefenotarial@dgan.go.cr Jefe Departamento Archivo Notarial

Indicador 3: Porcentaje de usuarios satisfechos con el servicio de facilitación brindado en el Archivo Notarial.

La meta del indicador “Porcentaje de usuarios satisfechos con el servicio de facilitación brindado en el Archivo Notarial”, corresponde al resultado del grado de satisfacción obtenido en el año 2014, el cual resultó en un 95.33%, superando considerablemente la meta propuesta de un 87,5%. Este resultado se obtiene de la aplicación de encuestas periódicas a los usuarios del Archivo Notarial. En el año se aplicaron un total de 400 encuestas, de las cuales se seleccionan las preguntas 12 y 13 para medir la calidad del servicio recibido, centrando el resultado en la cantidad de respuestas que se reciben en las categorías de bueno, muy bueno y excelente.

Al igual que se indicó en el indicador de este tipo para los servicios del Archivo Histórico (Sala de Consulta y Biblioteca), el Archivo Nacional fija la prioridad institucional en la prestación de un servicio de calidad a nuestros usuarios. También en el Archivo Notarial se realizan los denominados “Estudios de usuarios”, que permiten

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sistematizar información por un periodo determinado, normalmente un año, sobre los diferentes elementos que intervienen en la prestación de los servicios. Igualmente y por medio de la Contraloría de Servicios, también se revisan las encuestas y sus resultados para velar por la debida prestación de los servicios a nuestros usuarios, satisfaciendo sus necesidades.

Los principales aspectos positivos que incidieron en el logro de los tres indicadores son:

La reconocida formación, experiencia y capacitación del personal del Archivo Nacional que le permite atender las solicitudes de servicios de historiadores, notarios públicos, administradores, estudiantes y en términos generales, todo tipo de público.

La identificación de su personal con la misión, visión y políticas institucionales. El compromiso del personal orientado al servicio al usuario y a la mejora continua. La cultura institucional de transparencia, cumplimiento de metas y rendición de cuentas. Organización eficiente del trabajo y controles apropiados para la gestión. La ejecución de proyectos orientados a la mejora de los servicios prestados, entre ellos la facilitación de

consultas por medio de internet, en particular la consulta de información notarial. Colaboración de los usuarios en el llenado de las encuestas durante todo el año. Elaboración de los estudios de usuarios en los diferentes despachos de atención y la implementación de

las medidas correctivas o acciones para el mejoramiento continúo.

3.-Producto final 2: Servicios de difusión del patrimonio documental.

Indicador 4: Porcentaje de servicios de difusión atendidos.

En la meta del indicador “Porcentaje de servicios de difusión atendidos”, el resultado obtenido en el año fue de un 106%. Dichos servicios de difusión consisten en exposiciones documentales temporales, exposiciones documentales itinerantes, exposiciones virtuales, boletines electrónicos, visitas guiadas grupales, visitas guiadas individuales, publicación de Cuadernillos del Archivo Nacional y de la Revista del Archivo Nacional del año 2014; entre otras. Muchos de estos servicios se ofrecen a partir de la demanda de los usuarios.

Como se puede apreciar en la tabla número 3, la meta 1.8.11.0.0 relacionada con las visitas guiadas grupales se debió reformular, en virtud de la afectación que tuvo este programa de difusión con huelga de educadores, tomando en cuenta que la población objetivo de este programa son los estudiantes de primaria y secundaria.

Cabe indicar que detrás de cada uno de los servicios de difusión, existe un esfuerzo institucional, tanto en materia de recursos financieros, como en materia de recurso humano y todo un engranaje de logística, con el objetivo primordial de satisfacer las necesidades de información de nuestros usuarios y beneficiarios.

Este es uno de los indicadores más relevantes, tomando en cuenta que permite la democratización de la información y de los documentos, promoviendo y difundiendo todo el acervo por medio de diferentes estrategias y aplicando en todo lo posible, la tecnología, sobre todo por medio del diseño de multimedias que apoyan los diferentes productos, publicación en el sitio web institucional y el Facebook institucional.

Durante este año, la Dirección General del Archivo Nacional, ofreció al público externo un total de 146 servicios de difusión, tales como:

Tabla N° 3Servicios de difusión atendidos en el año 2014

12

Cód. Meta LogrosAnual

1.3.1.0.0 Investigar y seleccionar cada mes un documento representativo de un acontecimiento histórico, cultural o científico de Costa Rica para ser publicado en la página web del Archivo Nacional y en redes sociales. Total: 12

Se publicaron en el sitio web y en redes sociales 12 textos y documentos digitalizados durante el año 2014 sobre los siguientes temas:

1. Enero: Fotografías relacionadas con el Ex Presidente León Cortes.

2. Febrero: Bicentenario del nacimiento de Juan Rafael Mora Porras.

3. Marzo: “Libro de los niños” de la colección de Urna de la Biblioteca Institucional.

4. Abril: Casa de Enseñanza Santo Tomás.

5. Mayo: María Isabel Carvajal, Carmen Lyra, en el 65 aniversario de su madre.

6. Junio: fotografías históricas sobre el futbol en Costa Rica.

7. Julio: documento para la creación de un Archivo Judicial y de Comercio en San José, en 1878.

8. Agosto: Información y documentos sobre el centenario del Cantón de Oreamuno.

9. Septiembre: Documentos recibidos en Cartago, por correo avisando de la firma de la independencia, en Guatemala.

10. Acta de la Independencia que se firmo en Cartago el 29 de octubre.

11. Constitución de 1949, en el contexto de su aniversario.

12. José María “Billo” Zeledón Brenes, autor del Himno Nacional, en el contexto del aniversario de su muerte.

Cumplimiento: 100%1.3.2.0.0 Atender el 100% de las solicitudes de facilitación de las

exposiciones documentales itinerantes:1. Montémonos en la carreta2. Proceso de la Independencia centroamericana3. Paz en Costa Rica, entre la realidad y el mito4. Descubriendo nuestro pasado, tesoros y curiosidades del Archivo Nacional5. El urbanismo en el nuevo mundo6. IV viaje de Colón, del sueño asiático a la realidad americana.7. Fotografía: Memoria del pasado, fuente de información8. El juego de la solidaridad. Historia de las loterías en Costa Rica.9. De vasallos a ciudadanos. Bicentenario de la Constitución de Cádiz 10. San José en blanco y negro (disponible a partir del segundo semestre)

Total: 10

En el año se facilitaron 12 exposiciones itinerarias:

1. “El juego de la solidaridad. Historia de las loterías en Costa Rica”, al archivo central de Insurance CR, del 27 de marzo al 15 de mayo.

2. “Montémonos en la carreta” Municipalidad de Palmares (22-30 de abril).

3. “El urbanismo en el nuevo mundo”. Liceo Daniel Oduber Quiròs (2 de abril – 2 de mayo).

4. “Fotografía: Memoria del pasado, fuente de la información”, Unidad Pedagógica de Barrio Nuevo. El Guarco (10 abril-19 mayo).

5. “El juego de la solidaridad. Historia de las loterías en Costa Rica”, al archivo central de Insurance CR, del 27 de marzo a abril.

6. “De vasallos a ciudadanos. Bicentenario de la Constitución

13

de Cadíz” y “Tesoros y Curiosidades del Archivo Nacional”. Colegio Universitarios de Cartago (21 abril – 21 mayo).

7. “Hoy como ayer, defensores de la Patria. 150 aniversario de la Campaña Nacional”, en la zona verde del Archivo Nacional, durante abril.

8. “El juego de la solidaridad. Historia de las loterías en Costa Rica”, al archivo central de la Municipalidad de San Ramón, desde finales de mayo a junio.

9. ““De vasallos a ciudadanos. Bicentenario de la Constitución de Cadíz”, archivo central de la Procuraduría, todo el mes de julio.

10. “El urbanismo en el nuevo mundo”, al archivo central de la Municipalidad de San Ramón (agosto).

11. “Fotografía: Memoria del pasado, fuente de información”. Liceo Daniel Oduber Quiròs, septiembre.

12. “San José en Blanco y Negro”, Archivo gerencia de pensiones de la CCSS. Septiembre. “Paz en Costa Rica, entre la realidad y el mito”. Universidad Metrolopolitana Castro Carazo, del 08 al 17 de diciembre.

Cumplimiento: 100%1.3.4.0.0 Exposición documental temporal dedicada a Juan Rafael

Mora Porras.Total: 1

El montaje de la exposición se coordinó desde la Unidad de Proyección Institucional; pero se trata de un proceso en el que participa un amplio número de funcionarios de los siguientes departamentos: Dirección General, Archivo Histórico, Conservación y Cómputo. El tema aprobado fue el bicentenario del nacimiento.Cumplimiento: 100%

1.3.4.3.0 Diseñar una presentación multimedia relacionada con la exposición temporal del 2014 "Juan Rafael Mora Porras".

Total: 1

Se elaboró el aplicativo multimedia para la exposición in situ instalada en la PC de la sala de la exposición y en la web a través

del sitio institucional. Cumplimiento: 100%

1.3.5.0.0 Elaborar y difundir doce boletines electrónicos de novedades de la Biblioteca dirigidos a archivistas

nacionales y extranjeros.Total: 12

Se enviaron y elaboraron 12 boletines en el año.No. 115 enero 2014No. 116 febrero 2014 No. 117 marzo 2014No. 118 abril 2014No. 119 mayo 2014No. 120 junio 2014No. 122 julio 2014No. 123 agosto 2014

14

No. 124 setiembre 2014No. 125 Octubre 2014No. 126 noviembre 2014No. 127 diciembre de 2014Cumplimiento: 100%

1.3.6.0.0 Elaborar y difundir internamente doce boletines con referencias bibliográficas.

Total: 12

Se enviaron y elaboraron 12 boletines en el año.

No. 1 enero 2014No. 2 febrero 2014 No. 3 marzo 2014No. 4 abril 2014No. 5 mayo 2014No. 6 junio 2014No. 7 julio 2014No. 8 agosto 2014No. 9 setiembre 2014No. 10 Octubre 2014No. 11 noviembre 2014No. 12 diciembre de 2014Cumplimiento: 100%

1.8.1.0.0 Atender el 100% de visitas guiadas individuales.Total: 10

Se atendieron las visitas de los cineastas costarricenses Carlos Freer y William Ortiz;

el señor Guillermo Bonilla Almanza de la Defensoría de los Habitantes, y el señor

Sergio Alfaro, Presidente Ejecutivo del INS. También se atendieron las visitas de la Arquitecta Sonia Montero, Presidenta

Ejecutiva del INVU, la señora María Pérez, agregada cultural de España en Costa Rica

y la visita del señor Luis Guillermo Solís, Presidente de la República, el día 27 de

agosto y 03 de diciembre de 2014, junto con la señora Ministra de Cultura y Juventud, señora Elizabeth Fonseca, Manuel Araya

Incera, Presidente de la Academia de Geografía e Historia.

Total 10 visitas atendidas. Cumplimiento: 100%

1.8.2.0.0 Publicar en la serie Cuadernillos del Archivo Nacional, la Memoria del XXV Congreso Archivístico Nacional

realizado en el 2013.Total: 1

Se editó y publicó la Memoria del XXV Congreso Archivístico Nacional. Tal como estaba planeado, el producto estuvo listo a tiempo para distribuir en XXVI, Congreso Archivístico Nacional, efectuado en julio.

Cumplimiento: 100%1.8.3.0.0 Finalizar la preparación, revisión y publicación del

cuadernillo sobre Descripción de documentos.Total: 1

En proceso de revisión la última propuesta de texto. Pendiente de aprobarse y

publicarse. Cumplimiento: 75%

1.8.4.0.0 Publicar y distribuir 4 Boletines Archívese.Total: 4

Se produjeron las cuatro ediciones que estaban planteadas.

Cumplimiento: 100%1.8.5.0.0 Elaborar una propuesta de rediseño del boletín

Archívese e implementarla en la edición del mes de diciembre 2014.

Total: 1

El equipo integrado elaboró una propuesta para publicar digitalmente el boletín a partir

de 2015, la cual fue aprobada. Cumplimiento: 100%

15

1.8.6.0.0 Elaborar una serie de material didáctico sobre conceptos básicos de archivística para apoyar los diferentes

programas educativos.Total: 1

Se elaboró y se presentó la propuesta del material didáctico, pendiente de aprobación.

Cumplimiento: 100%

1.8.7.0.0 Publicar la Revista del Archivo Nacional del año 2014.Total: 1

Se produjeron 500 ejemplares de la RAN 2014, los cuales ingresaron a la institución en diciembre. El material se diseño en el

Archivo Nacional y se contrató su impresión.Cumplimiento: 100%

1.8.8.0.0 Diseñar y publicar el catálogo con la exposición documental del año.

Total: 1

Se recolectó la información y se coordinó con la empresa contratada para su diseño e

impresión. El material se recibió el 1 de diciembre, a tiempo para la inauguración de

la exposición. Se imprimieron 500 ejemplares.

Cumplimiento: 100%1.8.11.0.0 Atender el 100% de solicitudes de grupos de visitas

guiadas grupales procedentes de todo el país.Total: 60 (*)

Se programaron 93 visitas guiadas, de las cuales se atendieron 64 y hubo 29

cancelaciones. Participaron 1298 personas, de las cuales 880 fueron mujeres y 418

fueron hombre. Las instituciones provinieron de los siguientes cantones: Acosta, Alajuela,

Atenas, Bagaces, Cañas, Cartago, Desamparados, Escazú, Esparza, Heredia, Hojancha, Liberia, Montes de Oca, Nicoya, Paraíso, Pérez Zeledón, Puntarenas, San Carlos, San José, Santa Cruz, Siquirres,

Turrialba, Zarcero. Cumplimiento: 100%

1.8.13.0.0 Comunicar a la prensa y otras entidades interesadas las principales efemérides patrias a celebrar en el año 2014.

Total: 1

Se cumplió en el I trimestre (20 de enero de 2014).

Cumplimiento: 100%1.8.17.0.0 Organizar una actividad en conmemoración del Día

Internacional de los Archivos: 9 de junio (fecha de creación del C.I.A.) y darle difusión entre los archivistas del Sistema Nacional de Archivos para su celebración e

informarlo al Consejo Internacional de Archivos.Total: 1

Se efectuó la actividad el 6 de junio bajo el lema: “Archivos, un mundo de posibilidades al servicio de las personas”. El programa se extendió a lo largo de todo el día e incluyó: visita de estudiantes, feria de archivos con

participación de 10 instituciones, proyección de películas, mesa redonda “Los archivos al

servicio de la numismática, la filatelia y la boletería”, exposición “ San José en blanco

y negro” y espacio de restauración de documentos titulado “El hospital de los

recuerdos”. Cumplimiento: 100%

1.8.20.0.0 Actualizar la información del Archivo Nacional en el Sitio Web del Ministerio de Cultura y Juventud, de la Asociación Latinoamericana de Archivos y otras

instancias.Total: 1

Se presentó la propuesta para revisión, pendiente de aprobación.

Cumplimiento: 100%

1.8.21.0.0 Incluir en el Sitio Web institucional un resumen en inglés del quehacer institucional, así como incorporar a la

institución en Wikipedia.Total: 1

Se incorporó la información del Archivo Nacional en Wikipedia y se publicó el texto

en inglés en el sitio web. Cumplimiento: 100%

1.8.31.0.0 Coordinar con la Sección de Archivística de la Universidad de Costa Rica y Escuelas de Historia de diversas universidades para impartir el 100% de las

charlas requeridas para estudiantes de nuevo ingreso para difundir los servicios del Departamento Archivo

Histórico (Incluir a Sala de Consulta, Biblioteca, Archivo Central y Rectoría del Sistema)

Total: 4

En el programa de visitas guiadas para universidades se recibieron cuatro grupos de

la carrera de Historia de la UCR y cuatro grupos de la carrera de Archivística de la

UCR. Total: 8 grupos Cumplimiento: 100%

Total 137 14616

(*) La meta 1.8.11.0.0 debió reprogramarse en el segundo semestre en vista de la cancelación de 29 visitas guiadas de diferentes colegios del país como consecuencia de la huelga de educadores del presente año.

El cuadro siguiente contempla los datos de los funcionarios responsables de la información aquí consignada:

Nombre del funcionario

Nº de Teléfono Dirección correo electrónico

Departamento

Maureen Herrera Brenes

2283-1400 Ext. 235

difusion@dgan.go.cr Coordinadora Unidad Proyección Institucional

Javier Gómez Jiménez

2283-1400 Ext. 227

jefehistorico@dgan.go.cr Jefe Departamento Archivo Histórico

Los principales aspectos positivos que incidieron en el logro de este indicador son:

La reconocida formación, experiencia y capacitación del personal del Archivo Nacional que le permite atender las solicitudes de servicios de historiadores, estudiantes y en términos generales, todo tipo de público.

La identificación de su personal con la misión, visión y políticas institucionales. El compromiso del personal orientado al servicio al usuario y a la mejora continua. La cultura institucional de transparencia, cumplimiento de metas y rendición de cuentas. Organización eficiente del trabajo y controles apropiados para la gestión. La demanda de exposiciones documentales itinerantes que se recibe de las instituciones públicas. La reorientación que se ha dado al programa de las visitas guiadas, permitiendo que tanto estudiantes

como docentes puedan utilizar esta experiencia en el proceso de enseñanza y aprendizaje. Apoyo recibido de algunos archivos públicos en la instalación de un stand con información de interés de

sus archivos en la feria archivística realizada en el Día Internacional de los Archivos.

3.-Metas de los Objetivos Estratégicos del Programa 1

Objetivo 1: Dar a conocer el Patrimonio Documental de la Nación, mediante actividades de difusión, novedosas, más atractivas.

Indicador 5: Porcentaje de actividades de difusión novedosas implementadas.

En la meta del indicador “Porcentaje de actividades de difusión novedosas implementadas”, el resultado obtenido durante el año 2014 fue de un 100%, por lo que las actividades novedosas en el programa de difusión programadas en el periodo de evaluación se desarrollaron satisfactoriamente.

A continuación se enuncian las actividades de difusión novedosas que se han ejecutado:

17

Tabla N° 4Servicios de difusión novedosos ejecutados en el año 2014

18

Cód. MetaLogroAnual

1.3.1.0.0

Investigar y seleccionar cada mes un documento representativo de un

acontecimiento histórico, cultural o científico de Costa Rica para ser publicado en la página web del

Archivo Nacional y en redes sociales. Total: 12

Se enviaron textos y documentos digitalizados sobre los siguientes temas:

_Enero: Se publicó información y fotografías relacionadas con el Ex Presidente León Cortés, ya que se cumplieron 65 años de que la

Junta Fundadora de la Segunda República lo declarara Benemérito de la Patria.

Además se revisó el libro "Almanaque Histórico Costarricense" (1994) para efectuar la propuesta de documentos por exhibir a lo

largo del año, lo que se espera hacer en febrero. _Febrero: se publicó información y documentos relacionados con el Bicentenario del nacimiento de Juan Rafael Mora Porras, prócer de

la Campaña Nacional. _Marzo: se difundió el "Libro de los niños", de la Colección de Urna de la Biblioteca Institucional, aprovechando que el 19 de marzo se

celebra el Día del Bibliotecario en Costa Rica. Se presentó propuesta de calendario anual, presentada mediante

oficio PI-06-2014, del 13 de febrero de 2014_Abril: Documentos e información sobre la Casa de Enseñanza

Santo Tomás que cumplió 200 años de fundada. _Mayo: Fotos de María Isabel Carvajal, Carmen Lyra, en el 65

aniversario de su muerte. _Junio: Fotografías históricas sobre el futbol en Costa Rica.

_ Julio: documento para la creación de un Archivo Judicial y de comercio en San José, en 1978.

_Agosto: Información y documentos sobre el centenario del cantón de Oreamuno.

_Setiembre: Documentos recibidos en Cartago, por correo, avisando de la firma de la independencia en Guatemala. _ Acta de la independencia que se firmo en Cartago, el 29 de octubre.

_Constitución de 1949, en el contexto de su aniversario. _José María “Billo”, Zeledón Brenes, autor del Himno Nacional, en el contexto del

Aniversario de su muerte.Total: 12

Cumplimiento: 100%

1.3.4.3.0

Diseñar una presentación multimedia relacionada con la

exposición temporal del 2014 "Juan Rafael Mora Porras".

Total: 1

Se elaboró el aplicativo multimedia para la exposición in situ instalada en la PC de la sala de la exposición y en la web a través

del sitio institucional. Cumplimiento: 100%

1.8.5.0.0

Elaborar una propuesta de rediseño del boletín Archívese e

implementarla en la edición del mes de diciembre 2014.

Total: 1

El equipo integrado elaboró una propuesta para publicar digitalmente el boletín a partir de 2015, la cual fue aprobada.

Cumplimiento: 100%

1.8.6.0.0

Elaborar una serie de material didáctico sobre conceptos básicos

de archivística para apoyar los diferentes programas educativos.

Total: 1

Se elaboró y se presentó la propuesta del material didáctico, pendiente de aprobación.

Cumplimiento: 100%

1.8.13.0.0

Comunicar a la prensa y otras entidades interesadas las principales efemérides patrias a celebrar en el

año 2014. Total: 1

Se cumplió en el I trimestre (20 de enero de 2014).Cumplimiento: 100%

1.8.15.0.0

Revisar y actualizar la página institucional en la red social

Facebook.Total: 1

Se publicaron en promedio, dos mensajes diarios en facebook y en twitter sobre temas diversos: noticias, quehacer institucional,

ingresos a la biblioteca, actividades de capacitación y mensajes clave, entre otros. Asimismo se público la información generada por

los archivos iberoamericanos que participaran en la Red Sinergia ALA.

Cumplimiento: 100% 19

El cuadro siguiente contempla los datos del funcionario responsable de la información aquí consignada:

Nombre del funcionario

Nº de Teléfono Dirección correo electrónico

Departamento

Maureen Herrera Brenes

2283-1400 Ext. 235

difusion@dgan.go.cr Coordinadora Unidad Proyección Institucional

Los principales aspectos positivos que incidieron en el logro de este indicador son:

La reconocida formación, experiencia y capacitación del personal del Archivo Nacional que le permite atender las solicitudes de servicios de historiadores, estudiantes y en términos generales, todo tipo de público.

La identificación de su personal con la misión, visión y políticas institucionales. El compromiso del personal orientado al servicio al usuario y a la mejora continua. La cultura institucional de transparencia, cumplimiento de metas y rendición de cuentas. Organización eficiente del trabajo y controles apropiados para la gestión. Consolidación de la Unidad de Proyección Institucional en la Dirección General. El nombramiento de una profesional especialista en el campo de la difusión, lo que permitió reorientar las

prioridades, redireccionar recursos y profesionalizar la labor, alcanzando una mayor difusión y proyección institucional.

Congruente con el aspecto anterior, el Archivo Nacional logró mayor posicionamiento en la ciudadanía, mediante la aparición reiterada en los principales medios de comunicación, como parte de las estrategias implementadas en el programa de difusión.

Esfuerzo institucional por aprovechar la tecnología en la implementación de nuevos servicios de difusión.

Objetivo 2: Brindar un servicio de facilitación de mayor calidad, mediante la identificación de las necesidades de los usuarios y el respectivo ajuste.

Indicador 6: Porcentaje de ajustes respecto de las necesidades identificadas de los usuarios.

En la meta del indicador “Porcentaje de ajustes respecto de las necesidades identificadas de los usuarios”, el resultado obtenido durante el año 2014 es de un 79%. La meta propuesta para este indicador fue de un 70% por lo que el resultado del período supero la meta en un 113%.

Como se aprecia en las metas que contribuyen al logro de este indicador, se da énfasis a la mejora del sistema de información que se pone a la disposición de los usuarios, con el fin de facilitar los documentos que forman parte del patrimonio documental de la Nación. En este sentido, la depuración y normalización de las bases de datos de los diferentes fondos documentales y su publicación en el sitio web, constituyen pilares fundamentales de este indicador. Igualmente las metas relacionadas con la implementación de recomendaciones vertidas en los diagnósticos que realizan los archivistas y las recomendaciones contenidas en los estudios de usuarios, son mecanismos propicios para ajustar los servicios y la información a los requerimientos de los usuarios.

Los ajustes identificados y ejecutados en el año del 2014 se detallan a continuación:

Tabla N°5Ajustes respecto de las necesidades identificadas de los usuarios en el año 2014

20

Cód. MetaLogros

Año 2014

1.2.2.0.0 Elaborar un estudio de viabilidad técnica para publicar en el sitio Web la base de datos de fotografías con su respectiva imagen digitalizada. (Se debe incluir aspectos de seguridad y de limitaciones en la reproducción )Total 1:

Se realizó el estudio de viabilidad, y se determinó la viabilidad técnica de ofrecer la consulta web al acervo fotográfico. Se ha iniciado la construcción del aplicativo para ofrecer la consulta a través de la WEB al acervo de fotografías. Se implementó el aplicativo para ofrecer la consulta atreves de la Web al acervo de fotografías. Se implemento el uso de marca de agua para evitar la reproducción no autorizada de las imágenes.Cumplimiento: 100%

1.2.4.0.0 Controlar que el servicio de consulta Web sea continuo, efectivo y eficaz en todas las bases de datos con información actualizada del Archivo Histórico, Archivo Intermedio, Archivo Notarial y Biblioteca (con revisiones diarias de continuidad y tiempos de respuesta)Total: 1

El servicio de consulta web ha funcionado oportunamente con acceso a todas las base de datos de información debidamente actualizadas.Se elaboró un informe consolidado semestral que se remitió mediante oficio DCOMP-078-2014.Cumplimiento: 100%

1.2.5.0.0 Llevar el control de las consultas diarias que realizan los usuarios a las bases de datos publicadas en Internet.Total: 1

El servicio de consulta web ha funcionado oportunamente con acceso a todas las bases de datos de información debidamente actualizadas. Total de Consultas realizadas a las bases de datos de: Departamento de Archivo Histórico: 4164, Departamento Archivo Notarial: 2482. Archivo Intermedio: 213, Biblioteca: 405. Total 7.264. Cumplimiento 100%

1.2.8.0.0 Migrar la información de la base de datos Biblio a SQL y desarrollar un aplicativo para su consulta a través de internet.Total: 1

Se migró la información de la base de datos Biblio y se desarrolló un aplicativo para su consulta por la WEB. El aplicativo fue probado y se le hicieron los ajustes solicitados por el DAH.Total: 1 Cumplimiento 100%

1.2.10.0.0 Poner a la disposición del público en general el servicio de consulta de las bases de datos matriz por medio de la página web institucional de los Departamentos:

1.2.10.1.0 Archivo Intermedio-DSAE: 17.230 Registros, transferencias del 2013 y otras transferencias con control de calidad que se incorporen a la base de datos matriz. En el siguiente orden finalizar 2010, finalizar 2006, seguir con 2002, y así sucesivamente.Total: 17.230 registros

_14225 registros de transferencias de 2013 y años anteriores depurados y publicados en el sitio web-6608 registros de la transferencia de documentos textuales de 2014, publicados en la web

Cumplimiento 100%

1.2.10.2.0 Archivo Notarial: Actualizar las bases de datos puestas a disposición del público en general para su consulta por medio de la página web depurando 57278 registros del DAH; y normalizando y depurando 63127 de DAN.Total: 120.405 registros

12.547 registros depurados y normalizados. En reunión de bases de datos sostenida el 02 de octubre se determinó que no se continuará con la depuración programada y el Departamento de Cómputo diseñó una herramienta para agilizar y facilitar esta meta. Cumplimiento 10%.

1.2.10.3.0 Concluir el control de calidad a 14900 registros de índices de 1995 a 1997 y actualizarlo en Internet.Total: 14.900 registros

15010 registros con control de calidad de los registros de índices de 1995-1997 y se actualizó la página web.Cumplimiento 100%

21

Cód. MetaLogros

Año 2014

1.2.10.5.0 Archivo Histórico: Continuar la depuración de los registros de la base de datos de la Colección Mapas y Planos, que fueron diagnosticados como buenos en el 2012.Total: 7.500 registros de 27134.

Se depuraron 17.424 registrosCumplimiento 100%

1.2.10.6.0 Continuar la depuración de los registros de la base de datos del fondo Municipal que fueron diagnosticados como buenos en el 2012.Total: 7.500 registros.

Se depuraron 27.933 registrosCumplimiento 100%

1.2.10.7.0 Finalizar la depuración de los registros de la base de datos del fondo Gobernación que fueron diagnosticados como buenos en el 2011.Total: 1

Se finalizó la depuración de los registros localizados en la base de datos matriz.Cumplimiento 100%

1.2.10.8.0 Finalizar la depuración de los registros de la base de datos del fondo Congreso que fueron diagnosticados como buenos en el 2012.Total: Aproximadamente 15.000 registros.

Depuración de 15000 registros en total. Cumplimiento 100%

1.2.10.9.0 Depurar 58.939 registros de la base de datos matriz y publicarlos en Internet, de los siguientes fondos: TSE, Academia de Geografía e Historia, CGR, UCR, Sociedad Gota de Leche, Beneficencia, Secretaría Gracia, Registro Minero, Madipef, Afiches, Memorias, Bancos, Federico Tinoco, Presidencia, Junta de Custodia, CSE, MRE, Cartas autógrafas y Poder Judicial.Total: 58.939 registros

Se depuraron el 100% de los registros, de los fondos Academia de Geografía e Historia, CGR, UCR, Sociedad Gota de Leche, Beneficencia, Secretaría Gracia, Registro Minero, Madipef, Afiches, Memorias, Bancos, Federico Tinoco, Presidencia, Junta de Custodia, CSE, MRE, Cartas autógrafas y Poder Judicial, y Tribunal Supremo de Elecciones. Total de registros depurados 76.720 Cumplimiento 100%

22

1.2.21.0.0 Aplicar las siguientes recomendaciones producto del estudio que hizo la Contraloría de Servicios y las encuestas aplicadas en el 2013: _Trasladar el servicio de venta de fotocopias a la Sala de Consulta y Biblioteca Especializada. (II trimestre)_Tramitar que en el costo de las reproducciones digitales se incluya el disco compacto. (II trimestre)_Instalar internet inalámbrico en la Sala de Consulta y en la Biblioteca. (I y II trimestre)_Instalar las bases de datos de la Biblioteca en equipos de la Sala de Consulta. (I trimestre)Total: 1

Se cumplen todas las recomendaciones.Cumplimiento 100%

1.2.44.0.0 Realizar el control de calidad a la base de datos de la Biblioteca (B-GRAL) con miras a su publicación en el sitio web. Total: 6.000 registros.

Meta cumplida se dio control de calidad a 6000 registros. Se revisó y corrigió errores detectados. Cumplimiento 100%

1.6.14.0.0 Finalizar la implementación de las recomendaciones del estudio diagnóstico de la Colección de Mapas y Planos.Total: 14.883 registros

Se normalizaron y depuraron 5.255 registros de la base de datos matriz ARC.Cumplimiento 60%

1.6.15.0.0 Finalizar la implementación de las recomendaciones del estudio diagnóstico del Fondo Municipal, realizado en el 2012.Total: 12.760 registros

Normalización y depuración de 12.351 registros.Cumplimiento 97%

1.6.16.0.0 Iniciar la implementación de las recomendaciones del diagnóstico del Fondo Relaciones Exteriores, con aproximadamente 10500 documentos que se encuentran descritos.Total: 10.500 documentos

Se han renumerado 10963 registros, normalizado y depurado 5167 registros. Cumplimiento 100%

1.6.17.0.0 Finalizar la reorganización de la colección de audiovisuales y aplicar la norma de descripción aprobada por la Comisión de Descripción, iniciada en el 2012.Total: 1663 registros, 4393 unidades de almacenamiento.

Finalizada la reorganización y normalizado 1663 registros.Cumplimiento 100%

1.6.18.0.0 Finalizar la implementación de las recomendaciones del diagnóstico de Tribunal Supremo de Elecciones-Registro Civil.Total: 1

Parcialmente cumplida. Se aplicaron las recomendaciones respecto al Tribunal Supremo de Elecciones, pendiente Registro Civil.Cumplimiento: 50%

1.6.19.0.0 Finalizar la implementación de las recomendaciones del estudio diagnóstico del Fondo Gobernación, realizado en el 2011. (Oficio DAH-921-2011 del 08-12-2011).Total: 1

Se terminó con la implementación de las recomendaciones pendientes: -Revisión y clasificación de documentos.-Investigación de signaturas que no se localizan en base de datos-Normalización de registros digitados de inventarios manuscritos.Cumplimiento 100%

1.6.20.0.0 Finalizar la implementación de las recomendaciones del estudio diagnóstico del Fondo Congreso, realizado en el 2012.Total: 1

Parcialmente cumplida. Pendiente de implementar el 50% de las recomendaciones.Cumplimiento 50%

Total 287.289 226.874

El cuadro siguiente contempla los datos de los funcionarios responsables de la información aquí consignada:

Nombre del funcionario Nº de Teléfono Dirección correo electrónico

Departamento

Javier Gómez Jiménez 2283-1400 Ext. 227

jefehistorico@dgan.go.cr Jefe por recargo Departamento Archivo Histórico

Ana Lucía Jiménez Monge

2283-1400 Ext. 222

jefenotarial@dgan.go.cr Jefe Departamento Archivo Notarial

Ivannia Valverde 2283-1400 Ext. jefesae@dgan.go.cr Jefe Departamento Servicios 23

Guevara 229 Archivísticos ExternosLuis Carlos Rodríguez Carballo

2283-1400 Ext. 239

jefecomputo@dgan.go.cr Jefe Departamento Cómputo

Los principales aspectos positivos que incidieron en el logro de este indicador son:

La reconocida formación, experiencia y capacitación del personal del Archivo Nacional que le permite atender las solicitudes de servicios de historiadores, notarios públicos, administradores estudiantes y en términos generales, todo tipo de público.

La identificación de su personal con la misión, visión y políticas institucionales. El compromiso del personal orientado al servicio al usuario y a la mejora continua. La cultura institucional de transparencia, cumplimiento de metas y rendición de cuentas. Organización eficiente del trabajo y controles apropiados para la gestión. Personal con la capacidad profesional requerida para realizar las normalizaciones y depuraciones de las

bases de datos con la información referencial de los documentos. La implementación de medidas correctivas en el 2014, necesarias para avanzar satisfactoriamente en el

cumplimiento de estas metas, entre ellas: redistribución de las metas entre el personal responsable, aprovechando las potencialidades y destrezas que tienen en el manejo de base de datos; autorización de tiempo extraordinario para dedicar más esfuerzo del personal en la ejecución de las labores de depuración y normalización de bases de datos y el inicio de la migración de las bases de datos textuales (Winisis) a una herramienta de base de datos relacional, que permita avanzar más rápidamente y en forma automatizada en esta revisión.

24

PROGRAMA 2: SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Este programa presupuestario tiene tres productos finales debidamente identificados y analizados a la luz de los lineamientos brindados por la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, según la metodología de programación vigente. Para cada uno de estos productos finales se definió un indicador.

Además el programa cuenta con un objetivo estratégico institucional, para el cual también se definió el respectivo indicador, que se evaluará en este informe.

1.-Producto final 1: Servicios de capacitación archivística a entidades externas pertenecientes al sistema nacional de archivos

Indicador 1: Porcentaje de actividades de capacitación impartidas a entidades externas del Sistema Nacional de Archivos

En la meta del indicador “Porcentaje de actividades de capacitación impartidas a entidades externas del Sistema Nacional de Archivos”, se obtuvo un resultado del 100% programado para el año.

Es importante mencionar que los funcionarios encargados de la mayoría de las actividades de capacitación en materia archivística son funcionarios de los departamentos Servicios Archivísticos Externos y Archivo Histórico, quienes no tienen exclusividad en esta función, sino que tienen otras responsabilidades asignadas en los departamentos respectivos.

Además, el programa de capacitación es de la mayor prioridad institucional, ya que como órgano rector del Sistema Nacional de Archivos, debe preocuparse por brindar capacitación en temas archivísticos a los funcionarios que no cuenten con formación universitaria en esta disciplina, además de propiciar espacios para la reflexión, intercambio de experiencias y en general, actividades de actualización de los profesionales en ejercicio.

A continuación se presentan los datos estadísticos para las líneas de producción que incluye este indicador.

Tabla N° 6Actividades de Capacitación Archivística Externa ejecutadas en el año 2014

Cód. MetaLogros

Año 2014

2.3.1.0.0 Congreso Archivístico Nacional. Duración: 20 horas. Cupo: 150 personas, nacionales y extranjeros.Total: 1

Meta cumplida se llevo a cabo del 22 al 24 de julio de 2014. Participaron 182 personas, 137 mujeres y 45 hombres. Duración 20 horas. Evaluación Muy Buena. Cumplimiento 100%

2.3.2.0.0 Curso de Administración de Archivos de Gestión. Duración: 20 horas. Cupo: 10 personas.Total: 1

Se llevó a cabo del 26 al 30 de mayo del 2014. Participaron 23 personas, 7 hombres y 16 mujeres. Duración 20 horas.Cumplimiento 100%

2.3.3.0.0 Curso Taller de refrescamiento de Cuadros de Clasificación y confección de tablas de plazo de conservación de documentos dirigido a archivistas del Sistema Nacional. Duración: 20 horas. Cupo: 25 personas.Total: 1

Se llevo a cabo del 11 al 13 de agosto del 2014, participaron 39 personas, 11 hombres y 28 mujeres. Evaluación de la actividad 90.6 puntos. Muy Buena. Cumplimiento 100%

2.3.4.0.0 Curso de Administración Archivos Centrales. Duración: 80 horas Cupo 10 personas.Total: 1

Se publicó el curso en redes sociales, blog de archivistas, página web institucional, correos electrónicos, telefónicamente se brindó información.

25

Cód. MetaLogros

Año 2014

Sin embargo no hubo suficientes interesados y en consecuencia se sustituyó por el curso Administración de Archivos de Gestión. Se llevo a cabo del 19 al 21 de noviembre de 2014. Participaron 9 funcionarios del Colegio Universitario de Limón.Cumplimiento 100%

2.3.5.0.0 100% de las solicitudes de charlas sobre diversos temas archivísticos a solicitud. Duración: 2 horas c/u. Cupo: 50 en total.Total: 5 aproximadamente

Se impartieron 8 charlas: Municipalidad de Escazú, Dirección Regional Rectoría Salud Guápiles, Municipalidad Garabito (2), Colegio Universitario de Cartago, Municipalidad de Grecia (2), IFAM. Cumplimiento 100%

2.3.6.0.0 Taller de orientación y capacitación para cumplimentar la guía de chequeo para auditorias archivísticas dirigido a Auditores Internos. Depende de la ayuda de la asesoría de auditores internos de otras instituciones. Duración 40 horas, 15 personas.Total: 1

Meta incumplida.El Departamento de Servicios Archivísticos Externos preparo la estructura del curso, sin embargo no alcanzó el tiempo para impartirlo en el año 2014Cumplimiento 50%

2.3.7.0.0 100% de los talleres requeridos con los encargados de los archivos del sistema sobre normas nacionales de descripción.Total: 2

Meta incumplida.La Comisión encargada de la redacción de la norma nacional de descripción no finalizó esta norma, por lo que no se llevó a cabo el taller.Cumplimiento 50%

2.3.8.0.0 100% pasantías en conservación y restauración de documentos. Cupo: 1. Duración: 176 horas (un mes).Total: 1

Se llevó a cabo del 3 al 28 de marzo del 2014, Municipalidad de Siquirres.Cumplimiento 100%

Total 13 13

Los principales aspectos positivos que incidieron en avance del logro de la meta son:

La alta formación, experiencia y capacitación del personal del Archivo Nacional que le permite atender las solicitudes de servicios de capacitación de los archivistas y otros funcionarios interesados en el quehacer archivístico para el fortalecimiento y desarrollo del sistema nacional de archivos.

La identificación de su personal con la misión, visión y políticas institucionales. La función rectora que le otorga el marco legal vigente al Archivo Nacional, en el sistema nacional de

archivos. La alta prioridad que tiene el programa de capacitación institucional en la institución. El reconocimiento y confianza del personal que labora en los archivos del sistema nacional de archivos, a

la labor que realiza la institución.

Un aspecto que incide negativamente en el establecimiento de metas más ambiciosas en materia de capacitación, es que los limitados recursos humanos con que cuenta la institución, no permiten atender en su totalidad la demanda de actividades de capacitación, tomando en cuenta que el personal encargado de este programa, también tiene otras funciones a cargo. Por otra parte, la oferta académica superior es limitada en este campo (tradicionalmente la Universidad de Costa Rica es la que ha impartido la carrera Archivística y más recientemente y a nivel técnico la Universidad Técnica Nacional), por lo que una buena parte de los encargados de los archivos del sistema es personal que no tiene formación y que requiere de capacitación.

La fuente de datos son los informes de evaluación anuales de los departamentos Servicios Archivísticos Externos y Administrativo Financiero, Unidad de Recursos Humanos.

El cuadro siguiente contempla los datos de los funcionarios responsables de los datos aquí consignados:26

Nombre del funcionario

Nº de Teléfono

Dirección correo electrónico

Departamento

Dennis Portugués Cascante

2283-1400 Ext. 212 jefedaf@dgan.go.cr Jefe, Departamento Administrativo

FinancieroIvannia Valverde Guevara

2283-1400 Ext. 229 jefesae@dgan.go.cr Jefe Departamento Servicios

Archivísticos Externos

2.-Producto final 2: Servicios de asesoría a instituciones públicas y privadas en materia de organización documental:

Indicador 2: Porcentaje de instituciones atendidas por asesorías

En la meta del indicador “Porcentaje de instituciones atendidas por asesorías”, se obtuvo un resultado de cumplimiento del 133%. Es importante mencionar dos aspectos que inciden en este resultado: los servicios de asesorías responden a las peticiones que realicen las instituciones y al cumplimiento de los requisitos establecidos, por lo que el comportamiento de este indicador responde en gran medida a factores exógenos.

Las asesorías se ofrecieron en el año 2014 por medio de las siguientes modalidades:

Asesorías a solicitud de las instituciones que reúnan los requisitos. Visitas de seguimiento a las instituciones que han recibido asesorías en materia de conservación de

documentos. Atención de consultas técnicas. Atención de consultas presenciales previa cita.

A continuación se presentan datos estadísticos para las líneas de producción que incluye el indicador.

Tabla N° 7Cantidad de asesorías realizadas en el año 2014

Cód. MetaLogros

Año 2014

2.1.3.0.0 Atender el 100% de asesorías e inspecciones a archivos públicos en materia de conservación y microfilmación de documentos.Total: 2

No se recibió ninguna solicitud. Cumplimiento 100%

2.1.4.0.0 Realizar 12 visitas de seguimiento a los archivos centrales de las siguientes instituciones, con el fin de verificar el cumplimiento de recomendaciones en materia de conservación que oportunamente fueron giradas por escrito y presentar los informes de resultados correspondientes: Ministerio de la Presidencia, Centro Costarricense de Producción Cinematográfica, INCIENSA, INVU, Tribunal Supremo de Elecciones, Museo Histórico-Cultural Juan Santamaría, Municipalidad de Orotina, Banco Nacional de Costa Rica, Asamblea Legislativa, IAFA, Municipalidad de Santa Cruz y Municipalidad de Nicoya.Total: 12

El Departamento de Conservación realizo 12 actividades con el fin de verificar el cumplimiento de recomendaciones en materia de conservación. Cumplimiento 100%

27

Cód. MetaLogros

Año 2014

2.1.6.0.0 Atender el 100% de las solicitudes de asesorías presentadas por los Archivos del Sistema que reúnan los requisitos; en materia de organización y/o conservación de archivos centrales y sistemas institucionales de archivos.Total: 4

_Mediante oficio DSAE-725-725-2014 de 10 de noviembre de 2014, se trasladó el informe de asesoría al Consejo Nacional de Rehabilitación y Educación Especial._En el año 2014 solamente esta asesoría se solicitó.Cumplimiento 100%

2.1.9.0.0 Atender el 100% de consultas de carácter técnico, relacionadas con organización de archivos, valoración documental, entre otros, respondidas en forma escrita.Total: 25

_Al 15 de diciembre se atendieron 45 consultas escritas. Cumplimiento 100%

2.1.10.0.0 Atender el 100% de consultas presenciales (previa cita) de carácter técnico, relacionadas con organización de archivos, valoración documental entre otros, atendidas en el Archivo Nacional.Total: 20

Meta Cumplida_Al 15 de diciembre se atendieron 26 consultas presenciales. Cumplimiento 100%

Total 63 84

Algunos aspectos positivos que se rescatan para el cumplimiento anual de la meta son:

La alta formación, experiencia y capacitación del personal del Archivo Nacional que le permite atender las solicitudes de servicios de asesorías, que solicitan las instituciones y que ordenan las autoridades superiores.

La identificación de su personal con la misión, visión y políticas institucionales. La función rectora que le otorga la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos a la institución. El reconocimiento y confianza del personal que labora en los archivos del sistema nacional de archivos, a

la labor que realiza el Archivo Nacional.

Tal como se ha señalado en acápite anterior, por ser un servicio que también se ofrece por demanda, una parte del resultado final se ve afectado por factores exógenos de esa demanda, no controlables por la institución.

La fuente de datos son los dos informes de evaluación semestral de los departamentos Servicios Archivísticos Externos y de Conservación.

El cuadro siguiente contempla los datos de los funcionarios responsables de los datos aquí consignados:

Nombre del funcionario

Nº de Teléfono

Dirección correo electrónico Departamento

Ivannia Valverde Guevara

2283-1400Ext. 229

jefesae@dgan.go.cr Jefe Departamento Servicios Archivísticos Externos

Marco Calderón Delgado

2283-1400Ext. 239

jefeconservacion@dgan.go.cr Jefe Departamento Conservación

3.-Producto final 3: Servicios de inspección a instituciones públicas en materia de cumplimiento de la normativa existente:

Indicador 3: Porcentaje de instituciones atendidas por inspección.

28

En la meta del indicador “Porcentaje de instituciones atendidas por inspección”, se obtuvo un resultado de cumplimiento del 95%. Es un resultado razonable tomando en cuenta la programación de estas inspecciones durante todo el año.

La meta del indicador está establecida en función de las inspecciones que ordena la autoridad superior y de la programación de actividades del Departamento Servicios Archivísticos Externos, tomando en cuenta la cantidad de recurso humano con que se dispone para estas actividades. Es importante señalar que en el presente año se decide abordar la fiscalización del cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos 7202 y su reglamento, por medio de un énfasis en la cantidad de inspecciones programadas, en la coyuntura de la llegada de nuevos jerarcas a las instituciones, a quienes se les recuerda el marco legal que rige el citado sistema, el estado de sus instituciones y las sanciones estipuladas en caso de incumplimiento.

Un elemento que afecta el desarrollo de las actividades de inspecciones, sobre todo el establecimiento de metas más elevadas, es la carencia de recurso humano. Son muy pocos los funcionarios a cargo de esta labor y muchas las instituciones públicas que forman parte del Sistema Nacional de Archivos, por lo que se corre el riesgo de no tener una respuesta institucional oportuna para realizar las inspecciones necesarias para garantizar que se cumpla lo dispuesto en la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

Tabla N° 8Instituciones atendidas por inspección en el I Semestre 2014

Cód. MetaLogros

Año 2014

2.2.5.0.0 Realizar 17 actividades de inspección de archivos en sus diferentes modalidades, en instituciones públicas para verificar el cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 y su Reglamento: Inspeccionar y dar seguimientos de inspección in situ de 14 archivos, dando prioridad a las solicitudes de auditorías internas u otras prioridades institucionales:1) Municipalidad de San José2) Sistema Nacional Aguas Subterráneas3) INCOFER4) Municipalidad de Flores5) Ministerio de Salud6) INA7) DGSC8) Municipalidad Cartago9) Colegio San Luis Gonzaga10) Municipalidad de Santa Cruz11) Municipalidad de Nicoya12) Mideplan13) Ministerio del Deporte y Recreación14) Ministerio de Hacienda

Inspecciones a solicitud de instituciones:1) Promotora de Comercio Exterior2) JASEC3) JPS

Total: 17

Se realizaron y se remitieron a las instituciones respectivas las siguientes actividades:1) Sistema Nacional Aguas Subterráneas2) Municipalidad de Flores3) Ministerio de Salud4) INA5) Municipalidad Cartago6) Colegio San Luis Gonzaga7) Municipalidad de Santa Cruz8) Municipalidad de Nicoya9) Ministerio de Hacienda

Inspecciones a solicitud de instituciones:10) Promotora de Comercio Exterior11) JASEC12) JPS13) Tribunal Administrativo Fiscal14) Municipalidad de Puntarenas

Cumplimiento 83%

2.2.6.0.0 Dar seguimiento por escrito al cumplimiento de Se remitió informe de seguimiento de

29

Cód. MetaLogros

Año 2014

recomendaciones de inspecciones, seguimiento de inspecciones y asesorías en aproximadamente 50 instituciones públicas cuyos informes fueron remitidos en el año 2013 y de otras instituciones emblemáticas por cambio de gobierno:Todos los ministerios por cambio de gobierno cuyas inspecciones se hayan enviado antes del 30 de abril del 2014 (16 instituciones):1) MAG2) Ministerio de Ambiente y Energía3) MICIT4) Ministerio Comercio Exterior5) MCJ6) Ministerio de Economía, Industria y Comercio7) MEP8) MGP9) MH10) Ministerio de Justicia y Paz11) MOPT12) Mideplan13) Ministerio de Relaciones Exteriores14) MS15) MSP16) MIVAH

11 Instituciones estratégicas por cambio de gobierno:1) CCSS2) CNP3) ICE4) AyA5) INDER6) IFAM7) IMAS8) JAPDEVA9) INAMU10) RECOPE11) SINART

Informe de inspección o asesoría remitidos en el primer semestre 2013 (17 instituciones)1) BANVI2) Colegio Nocturno Cartago3) Correos de Costa Rica4) Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional5) DNN6) Municipalidad de Alajuela7) Municipalidad de Bagaces8) Municipalidad de Cañas9) Municipalidad de Montes de Oro10) Municipalidad de Moravia11) Municipalidad de Palmares12) Municipalidad de Paraíso13) Municipalidad de Pococí14) Municipalidad de Tarrazú15) Municipalidad de Tibás16) Municipalidad de Tilarán

recomendaciones de inspecciones a:Nuevos Ministros por cambio de Gobierno1) MAG2) Ministerio de Ambiente y Energía3) MICIT4) Ministerio Comercio Exterior5) MCJ6) Ministerio de Economía, Industria y Comercio7) MEP8) MGP9) MH10) Ministerio de Justicia y Paz11) MOPT12) Mideplan13) Ministerio de Relaciones Exteriores14) MS15) MSP16) MIVAH

Total: 16

A 11 Instituciones estratégicas por cambio de gobierno:1) CCSS2) CNP3) ICE4) AyA5) INDER6) IFAM7) IMAS8) JAPDEVA9) INAMU10) RECOPE11) SINART

Total: 11

Informe de inspección o asesoría remitidos en el primer semestre 2013 (17 instituciones)1) BANVI2) Colegio Nocturno Cartago3) Correos de Costa Rica4) Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional, 5) DNN6) Municipalidad de Alajuela7) Municipalidad de Bagaces8) Municipalidad de Cañas9) Municipalidad de Montes de Oro10) Municipalidad de Moravia11) Municipalidad de Palmares12) Municipalidad de Paraíso13) Municipalidad de Pococí14) Municipalidad de Tarrazú15) Municipalidad de Tibás 16) Municipalidad de Tilarán,

30

Cód. MetaLogros

Año 2014

17) Superintendencia General de Valores

Ministerios e instituciones estratégicas por cambio de gobierno NO Programadas:1) Ministerio de Presidencia2) Ministerio del Deporte y Recreación3) Ministerio de Turismo4) MTSS5) INS6) INVU

17) Superintendencia General de Valores

Total: 17.

Ministerios e instituciones estratégicas por cambio de gobierno NO Programadas:1) Ministerio de Presidencia2) Ministerio del Deporte y Recreación3) Ministerio de Turismo4) MTSS, 5) INS6) INVU

Total: 6

Cumplimiento 100%2.2.7.0.0 Finalizar las inspecciones y seguimientos de

inspección de 16 instituciones iniciadas en 2013:1) BCR2) Hospital Geriátrico Dr. Raúl Blanco3) CGR4) MH (DGBCA)5) DNP6) Municipalidad de Desamparados7) Municipalidad de Moravia8) SUPEN9) INEC10) CTP Alajuela11) Hospital Monseñor Sanabria12) CCSS13) MTSS (AC)14) Poder Judicial (AJ)15) Presidencia República (AC)16) DGME (AC)

Se finalizaron y remitieron los informes a las instituciones siguientes:1) BCR2) Hospital Geriátrico Dr. Raúl Blanco3) CGR4) MH (DGBCA)5) DNP6) Municipalidad de Moravia7) SUPEN8) INEC9) CTP Alajuela10) Hospital Monseñor Sanabria11) CCSS12) MTSS (AC)13) Poder Judicial (AJ)14) Presidencia República (AC)15) DGME (AC)

Total: 15

Cumplimiento 94%Total 83 79

Algunos aspectos positivos que se rescatan para el cumplimiento de la meta son:

La alta formación, experiencia y capacitación del personal del Archivo Nacional que le permite atender las solicitudes de servicios de inspecciones, que solicitan las instituciones y que ordenan las autoridades superiores.

La identificación de su personal con la misión, visión y políticas institucionales. La función rectora que le otorga la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos a la institución. El reconocimiento y confianza del personal que labora en los archivos del sistema nacional de archivos,

a la labor que realiza el Archivo Nacional. Las diferentes modalidades que se han generado para la ejecución de inspecciones y sus seguimientos

en las instituciones del sistema. La acertada coordinación con las instituciones del sistema y los responsables de sus archivos para

llevar a cabo las inspecciones.

31

La fuente de datos es el informe de evaluación semestral del Departamento Servicios Archivísticos Externos.

El cuadro siguiente contempla los datos del funcionario responsable de los datos aquí consignados:

Nombre del funcionario

Nº de Teléfono

Dirección correo electrónico

Departamento

Ivannia Valverde Guevara

2283-1400Ext. 229

jefesae@dgan.go.cr Jefe Departamento Servicios Archivísticos Externos

4.-Metas del Objetivo Estratégico del Programa 2

Objetivo 1: Identificar el grado de cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202, de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, mediante la inspección de las mismas.

Indicador 4: Porcentaje de instituciones del Sistema Nacional de Archivos, inspeccionadas y valoradas respecto del cumplimiento de la Ley Nº 7202.

Se programó dar una cobertura con actividades de inspección de un 8% de las 320 instituciones públicas que conforman el Sistema Nacional de Archivos, es decir en por lo menos 26 entidades. Sin embargo, como un programa especial con motivo del cambio de Gobierno se afectaron 70 Instituciones con seguimiento de inspección e inspecciones durante 2014.

En consecuencia, se atendió un 22% de las 320 instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos, lo que representa casi un 300% más de la meta propuesta para el año. Al igual que sucede con el indicador anterior del total de inspecciones realizadas, este indicador se vio afectado positivamente, superando significativamente la meta propuesta, con la prioridad que se dio en el plan operativo del presente año a las inspecciones y sus seguimientos, aprovechando la coyuntura del cambio de las autoridades de gobierno.

Tabla N° 9Detalle de las instituciones inspeccionadas en el año 2014

Cód. MetaLogros

Año 2014

2.2.5.0.0 Realizar 17 actividades de inspección de archivos en sus diferentes modalidades, en instituciones públicas para verificar el cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 y su Reglamento: Inspeccionar y dar seguimientos de inspección in situ de 14 archivos, dando prioridad a las solicitudes de auditorías internas u otras prioridades institucionales:1) Municipalidad de San José2) Sistema Nacional Aguas Subterráneas3) INCOFER4) Municipalidad de Flores5) Ministerio de Salud6) INA7) DGSC

Se realizaron y se remitieron a las instituciones respectivas las siguientes actividades:1) Sistema Nacional Aguas Subterráneas2) Municipalidad de Flores3) Ministerio de Salud4) INA5) Municipalidad Cartago6) Colegio San Luis Gonzaga7) Municipalidad de Santa Cruz8) Municipalidad de Nicoya9) Ministerio de Hacienda

Inspecciones a solicitud de instituciones:10) Promotora de Comercio Exterior11) JASEC12) JPS

32

Cód. MetaLogros

Año 2014

8) Municipalidad Cartago9) Colegio San Luis Gonzaga10) Municipalidad de Santa Cruz11) Municipalidad de Nicoya12) Mideplan13) Ministerio del Deporte y Recreación14) Ministerio de Hacienda

Inspecciones a solicitud de instituciones:4) Promotora de Comercio Exterior5) JASEC6) JPS

Total: 17

13) Tribunal Administrativo Fiscal14) Municipalidad de Puntarenas

Cumplimiento 83%

2.2.6.0.0 Dar seguimiento por escrito al cumplimiento de recomendaciones de inspecciones, seguimiento de inspecciones y asesorías en aproximadamente 50 instituciones públicas cuyos informes fueron remitidos en el año 2013 y de otras instituciones emblemáticas por cambio de gobierno:Todos los ministerios por cambio de gobierno cuyas inspecciones se hayan enviado antes del 30 de abril del 2014 (16 instituciones):1) MAG2) Ministerio de Ambiente y Energía3) MICIT4) Ministerio Comercio Exterior5) MCJ6) Ministerio de Economía, Industria y Comercio7) MEP8) MGP9) MH10) Ministerio de Justicia y Paz11) MOPT12) Mideplan13) Ministerio de Relaciones Exteriores14) MS15) MSP16) MIVAH

11 Instituciones estratégicas por cambio de gobierno:1) CCSS2) CNP3) ICE4) AyA5) INDER6) IFAM7) IMAS8) JAPDEVA9) INAMU10) RECOPE11) SINART

Informe de inspección o asesoría remitidos en el primer semestre 2013 (17 instituciones)

Se remitió informe de seguimiento de recomendaciones de inspecciones a:Nuevos Ministros por cambio de Gobierno1) MAG2) Ministerio de Ambiente y Energía3) MICIT4) Ministerio Comercio Exterior5) MCJ6) Ministerio de Economía, Industria y Comercio7) MEP8) MGP9) MH10) Ministerio de Justicia y Paz11) MOPT12) Mideplan13) Ministerio de Relaciones Exteriores14) MS15) MSP16) MIVAH

Total: 16

A 11 Instituciones estratégicas por cambio de gobierno:1) CCSS2) CNP3) ICE4) AyA5) INDER6) IFAM7) IMAS8) JAPDEVA9) INAMU10) RECOPE11) SINART

Total: 11

Informe de inspección o asesoría remitidos en el primer semestre 2013 (17 instituciones)

33

Cód. MetaLogros

Año 2014

1) BANVI2) Colegio Nocturno Cartago3) Correos de Costa Rica4) Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional5) DNN6) Municipalidad de Alajuela7) Municipalidad de Bagaces8) Municipalidad de Cañas9) Municipalidad de Montes de Oro10) Municipalidad de Moravia11) Municipalidad de Palmares12) Municipalidad de Paraíso13) Municipalidad de Pococí14) Municipalidad de Tarrazú15) Municipalidad de Tibás16) Municipalidad de Tilarán17) Superintendencia General de Valores

Ministerios e instituciones estratégicas por cambio de gobierno NO Programadas:1) Ministerio de Presidencia2) Ministerio del Deporte y Recreación3) Ministerio de Turismo4) MTSS5) INS6) INVU

1) BANVI2) Colegio Nocturno Cartago3) Correos de Costa Rica4) Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional, 5) DNN6) Municipalidad de Alajuela7) Municipalidad de Bagaces8) Municipalidad de Cañas9) Municipalidad de Montes de Oro10) Municipalidad de Moravia11) Municipalidad de Palmares12) Municipalidad de Paraíso13) Municipalidad de Pococí14) Municipalidad de Tarrazú15) Municipalidad de Tibás 16) Municipalidad de Tilarán, 17) Superintendencia General de Valores

Total: 17.

Ministerios e instituciones estratégicas por cambio de gobierno NO Programadas:1) Ministerio de Presidencia2) Ministerio del Deporte y Recreación3) Ministerio de Turismo4) MTSS, 5) INS6) INVU

Total: 6

Cumplimiento 100%2.2.7.0.0 Finalizar las inspecciones y seguimientos de

inspección de 16 instituciones iniciadas en 2013:1) BCR2) Hospital Geriátrico Dr. Raúl Blanco3) CGR4) MH (DGBCA)5) DNP6) Municipalidad de Desamparados7) Municipalidad de Moravia8) SUPEN9) INEC10) CTP Alajuela11) Hospital Monseñor Sanabria12) CCSS13) MTSS (AC)14) Poder Judicial (AJ)15) Presidencia República (AC)16) DGME (AC)

Se finalizaron y remitieron los informes a las instituciones siguientes:1) BCR2) Hospital Geriátrico Dr. Raúl Blanco3) CGR4) MH (DGBCA)5) DNP6) Municipalidad de Moravia7) SUPEN8) INEC9) CTP Alajuela10) Hospital Monseñor Sanabria11) CCSS12) MTSS (AC)13) Poder Judicial (AJ)14) Presidencia República (AC)15) DGME (AC)

Total: 15

Cumplimiento 94%Total 26 Instituciones 70 Instituciones

III. RESUMEN DEL GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS METAS DE TODOS LOS PROGRAMAS SEGÚN LAS CATEGORÍAS DE VALORACIÓN

34

A continuación se presenta el cuadro titulado “Resumen Metas de Indicadores de todos los Programas Sustantivos”, con el detalle de los resultados obtenidos por el Archivo Nacional en el año 2014, de conformidad con las metas contenidas en el Plan Operativo Institucional.

RESUMEN METAS DE INDICADORES DE TODOS LOS PROGRAMAS SUSTANTIVOSSeguimiento año 2014

Categoría de Valoración # Metas Según lo esperado 10

En riesgo de no cumplimiento 0TOTALES 10

Antes de hacer referencia a los resultados, es importante recapitular que el plan operativo institucional del Archivo Nacional para el presente año, contempla 5 productos finales y 3 objetivos estratégicos institucionales, con 10 indicadores asociados, en sus dos programas presupuestarios sustantivos. En el mes de marzo 2014 se remitió a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria la incorporación de un indicador más en el programa 1 Patrimonio documental de la Nación, referente al grado de satisfacción de los usuarios por los servicios brindados en el Archivo Notarial, indicador que se incluye en esta evaluación.

Como se aprecia en este cuadro, los resultados obtenidos son altamente satisfactorios. Todas las metas se cumplen según lo esperado.

Con los resultados obtenidos en este periodo de evaluación, se logra incidir positivamente en los tres objetivos estratégicos, los cuales están estrictamente vinculados a los indicadores definidos para cada uno, así como en la misión institucional, la cual gira en torno a funciones vitales como lo son lo cultural o patrimonial, la de gobierno o del Sistema Nacional de Archivos y la notarial, con sus prioridades.

Las metas se logran de acuerdo con lo programado; no obstante lo anterior no se puede dejar de mencionar como se ha indicado propiamente en el desarrollo del análisis de cada indicador, que un aspecto que incide en la imposibilidad de establecer metas más elevadas que las propuestas en el presente año, es el recurso humano limitado con que cuenta la institución.

Algunas de las principales actividades que se llevan a cabo con muchas limitaciones o con cobertura menor a la deseada, son las siguientes: las asesorías e inspecciones en los archivos del Sistema Nacional de Archivos, obligando la ley a cubrir a todas las instituciones públicas; el rescate del patrimonio documental en sus diferentes soportes; tratamiento archivístico a los documentos que hoy todavía son inéditos y que por tanto no están a la disposición de los usuarios; digitación de los millones de fichas y otros instrumentos descriptivos en base de datos para facilitar la búsqueda de información; diagnósticos sobre el estado de conservación de los más de 18 kilómetros lineales de documentos que custodia la institución; la conservación preventiva y restaurativa de los documentos, sobre todo los que presentan el mayor deterioro, así como la obligada protección y seguridad que deben tener los documentos, lo que exige ejercer un mayor control sobre los documentos, sobre todo los que se prestan a los usuarios.

Sin embargo, el Archivo Nacional se compromete con el cumplimiento de sus metas de la manera más eficiente y eficaz posible, según los procedimientos establecidos y el marco legal que lo rige, pero sobre todo con el esfuerzo y la disciplina de trabajo de su personal, que en todo momento se ha destacado como su mayor fortaleza para explicar los logros alcanzados en el período en evaluación.

35

36

V. COMPORTAMIENTO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA POR PROGRAMAS Y A NIVEL TOTAL PARA EL AÑO 2014

Se presenta el siguiente cuadro basado en la ejecución presupuestaria al 31 de diciembre de 2014:

Presupuesto y Gasto ejecutado por programa (Millones de colones y % de ejecución)

Programa Presupuesto definitivo

2014 (a)

Presupuesto ejecutado 2014

(b)

% de ejecución ((b)/(a))*100

Patrimonio Documental de la Nación

1.026.45 844.29 82%

Sistema Nacional de Archivos 927.63 821.42 89% Actividades Centrales 656.84 586.16 89%

Total del Presupuesto 2.610.93 2.251.88 86%

Con base en los resultados de la tabla, se explican a continuación las razones que incidieron en los porcentajes de ejecución del presupuesto asignado a cada uno de los programas.

Del monto no ejecutado (¢359.04 millones), la suma de ¢218.21 millones corresponden a remuneraciones no ejecutadas, motivado principalmente en las siguientes razones:

Durante 2014 se tuvo un puesto de jefatura de departamento sin nombrar durante seis meses, debido a la falta del recurso humano idóneo para el puesto.

Durante un período de seis meses la Auditora Interna de la institución estuvo incapacitada por el Instituto Nacional de Seguros, razón por la cual durante ese período no devengó salario

Durante el año 2014 hubo algunas plazas que quedaron vacantes, cuyos sustitutos no se nombraron de manera inmediata.

El presupuesto de remuneraciones 2014 incluía recursos por reasignaciones de puestos, de los cuales algunos no se concluyeron, entre otros motivos, por la consideración del periodo de seis meses de consolidación de funciones.

El presupuesto ordinario 2014 incluía la suma de ¢9.3 millones en la subpartida de Jornales, los cuales la Autoridad Presupuestaria no autorizó utilizar.

Todo lo anterior generar también remanentes en la subpartida de “Décimo tercer mes” y en las subpartidas de cargas sociales.

A continuación se justifican los remanentes más significativos en las demás partidas del gasto presupuestario:

SERVICIOS

En lo que respecta a servicios se tiene un porcentaje de ejecución de un 95% a nivel general que corresponde ¢425.68 millones ejecutados y un remanente no ejecutado por ¢22.64 millones. Las subpartidas que presentaron mayores remanentes son:

Energía eléctrica ¢1.7 millones: este remanente corresponde al sobrante después de realizarse la ejecución del pago de electricidad del año 2014, el cual es considerado normal, aparte de que la institución ha tomado medidas, como por ejemplo el cambio de luminarias, que han generado un ahorro en el consumo eléctrico.

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Información ¢3 millones: el monto no ejecutado corresponde a órdenes de compra realizadas en noviembre 2014, las cuales la Imprenta Nacional facturó con fecha 2015 y la no publicación de la Guía de trámites y Reglamento de Caja Chica, a los cuales fue necesario atender observaciones del departamento de Leyes y Decretos, de la Casa Presidencial y no se tuvieron a tiempo para ser publicados en 2014.

Impresión, encuadernación y otros ¢1,7 millones: los remanentes corresponden a menores costos en la impresión de la Revista del Archivo Nacional y cuadernillo de la Memoria del Congreso Archivístico.

Servicios Generales ¢3 millones: se tenían recursos presupuestados para ampliar desde el mes de enero de 2014 los contratos de limpieza y vigilancia; sin embargo, fue necesario tramitar ante la Autoridad Presupuestaria autorización para su utilización, ya que eran subpartidas consideradas restringidas. Por lo anterior estas ampliaciones a los contratos se pudieron realizar a partir del segundo semestre de 2014, ocasionándose este remanente.

Servicios de transferencia electrónica de información ¢2.8 millones: recursos destinados para el pago de reajuste de precios para el contrato de digitalización de tomos de protocolos, estos no se solicitaron por la empresa contratista a la fecha de cierre de 2014.

Actividades protocolarias y sociales ¢1,3 millones: el monto menor se debe a menores gastos en servicios de almuerzos para las reuniones de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Actividades de capacitación ¢1.9 millones: el monto facturado por algunas capacitaciones fue menor al presupuestado; asimismo, dos cursos que imparte Archivo Nacional se suspendieron, por lo que no se requirió invertir en los materiales para brindar atención a los asistentes a esos cursos. Así mismo la auditoria interna no ejecutó el monto presupuestado en esa subpartida.

Mantenimiento de maquinaria y equipo de la producción ¢2 millones: no se ejecutó todo el monto en esta subpartida dado que no se realizó el mantenimiento profundo de la bomba contra incendio, esto porque se había adelantado en el 2013. El mantenimiento de la planta eléctrica correspondiente al transformador y no se requirió dado que pertenece ahora a la Compañía Nacional de Fuerza y Luz y lo correspondiente al mantenimiento de equipo de jardinería no se requirió utilizar en su totalidad.

MATERIALES Y SUMINISTROS:El porcentaje de ejecución es de 83 % a nivel global que corresponde a ¢54.19 millones ejecutados y resultando un remanente sin ejecutar de ¢10.91 millones que corresponde a 17%. Las subpartidas en las que se obtuvo los remanentes más significativos son:

Tintas, pinturas y diluyentes ¢3.3 millones: algunos productos que se concursaron no cumplían con los plazos de entrega para ser cancelados en el período 2014. Por otra parte, esta línea de productos está condicionada al contrato marco, el cual presenta descuentos por cantidad de compra que se conocen hasta la ejecución de las facturas correspondientes.

Materiales y productos de vidrio ¢1.0 millones: presupuestados para la compra de vidrios del edificio que se pudieran romper, los cuales no fue necesario comprar.

Otros productos químicos ¢1.1 millones: el remanente se debe a disminución en la compra de químicos reveladores y fijadores

Útiles y materiales de oficina y cómputo ¢1.3 millones: algunos productos que se concursaron no cumplían con los plazos de entrega para ser cancelados en el período 2014.

Productos de papel, cartón e impresos ¢1.2 millones: se adquirieron productos que fue necesario devolver ya que no cumplían con lo solicitado en la contratación y por asuntos de plazos de entrega no se logró realizar de nuevo la gestión de contratación. Por otra parte, se concursó la compra de papel de seguridad para el Departamento Archivo Notarial, el cual resultó infructuoso.

BIENES DURADEROS:El porcentaje de ejecución es de 64 % a nivel global que corresponde a ¢149.53 millones ejecutados y resultando un remanente sin ejecutar de ¢85.17 millones.

Las subpartidas que reflejan mayor remanente son:

Maquinaria y Equipo para la producción ¢27.5 millones: Esta subpartida contenía los recursos presupuestarios para la adquisición de una guillotina eléctrica. La compra de este equipo estaba sujeta a la aprobación del aumento del límite de gasto presupuestario, el cual había sido solicitado a la

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Autoridad Presupuestaria mediante oficio DM-192-2014 del 21 de febrero de 2014. La aprobación de esta solicitud se efectuó hasta el 23 de julio de 2014 mediante decreto ejecutivo N° 38587-H, el presupuesto extraordinario para esta compra fue aprobado por la Junta Administrativa del Archivo Nacional hasta el día 10 de setiembre de 2014 y aunque inmediatamente se realizó el trámite de contratación N° 2014-CD000229-00100, el plazo de entrega que ofreció el proveedor no permitió que el bien se recibiera en 2014.

Equipo y mobiliario de oficina ¢49.63 millones: Estos recursos estaban destinados para la compra

de estantería metálica para uno de los depósitos de documentos del Departamento Archivo Histórico, recursos que igualmente estaban sujetos al aumento del límite de gasto presupuestario citado en el párrafo anterior. A pesar de la tardanza en su aprobación, se tramitó la licitación pública internacional N° 2014-LI-000103-00100, la cual resultó infructuosa, razón por la cual esta adquisición no se concretó en 2014.

Equipo y programas de cómputo ¢2.9 millones, las compras en equipamiento de cómputo ascendieron a ¢105 millones en 2014, dejándose de ejecutar un 3% del total presupuestado, debido a que las ofertas resultaron más bajas que el monto presupuestado y por las diferencias cambiarias al reservar los montos de contrataciones en dólares.

. Edificios ¢3,2 millones, el remanente se obtuvo en vista de que los montos de las contrataciones para

la instalación de los pisos en las diferentes áreas del edificio y el contrato de la malla perimetral y portón del edificio fueron inferiores a los presupuestados.

CUENTAS ESPECIALES:

En virtud de la publicación de la Directriz Presidencial No. 009-H y su reforma mediante directriz 14-H del 3 de setiembre de 2014, que se solicitó a las instituciones subejecutar el 20% de algunos de los saldos presupuestarios, esta institución rebajó la suma de ¢20.7 millones, los cuales fueron trasladados a la subpartida de Sumas libres sin asignación presupuestaria.

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ANEXO N° 1Matriz de Resultados por Programa y

Cuadro Resumen de Metas de Indicadores

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