informe de gestion 2019reservadegratamira.com/doc2020/infor. de gestion consejo y... · los...

INFORME DE GESTION 2019

Conjunto Residencial Reserva de Gratamira P.H.

CON

1

CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA PH ASAMBLEA GENERAL 2020

RESERVA DE GRATAMIRA 2020


1. INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO Y CONSEJO DE ADMINISTRACION 2019

El Consejo de Administración y la Administración del Conjunto Residencial Reserva de Gratamira

Propiedad Horizontal, en cumplimiento a lo establecido por la Ley 675 de 2001, se permite presentar

la gestión realizada durante el año 2019. La administración agradece al Consejo de Administración

todo el apoyo brindado para lograr adelantar proyectos importantes para la copropiedad; que se

ejecutaron bajo estrictos parámetros y protocolos, persiguiendo siempre la mejor calidad en la

prestación del servicio y la mejora continua.

2. ASPECTOS LEGALES

• El proceso de toma de decisiones estuvo soportado entre otros, en el contenido de la

normatividad general y sus reformas, Código de Policía, Ley 675 de 2001, el Reglamento de la

Copropiedad y el Manual de Convivencia.

• Los recursos del Fondo de Imprevistos se han administrado según los lineamientos de la Ley

675 y del Reglamento Interno de la copropiedad.

• La copropiedad cuenta con 10 ascensores debidamente certificados como lo exige el decreto

663 de 2011, con vigencia hasta el mes de diciembre de 2020.

• La contabilidad es llevada por el señor William Cruz Sánchez (Contador Público), en el software

contable HELISA, el cual se encuentra a cargo de la copropiedad debidamente licenciado hasta

el mes de marzo de 2020.

• Se tiene contemplado que en el primer semestre del 2020 se inicie el proceso de la

implementación el Sistema de Gestión Seguridad y salud en el Trabajo SG-SST, dando

cumplimiento al decreto 1072 de 2015. De la misma forma la copropiedad dio aplicación de la

Ley 1581 del 2012; Ley Habeas Data.

• Se verificaron mensualmente los aportes parafiscales del personal contratista que presta sus

servicios a la copropiedad.

• Se dio estricto cumplimiento a las obligaciones tributarias ante la DIAN y presentación de

información exógena distrital y nacional, de lo anterior da fe nuestra Revisora Fiscal Sandra

Milena González

• Se atendieron los requerimientos de la Secretaría Distrital de Salud y de la normatividad vigente,

tendientes al mantenimiento, buen manejo, uso e higiene de los tanques de reserva de agua

potable y zonas húmedas.

• Implementación soporte jurídico para acuerdos de pago: El Comité jurídico y administrativo en

conjunto con la administración desarrollo documento jurídico “Pagare- Acuerdo de pago”.

CON

2




Documento que soporta una acción jurídica como título valor, con especificaciones jurídicas que

aceleran los procesos de cobro ante cualquier jurisdicción, garantizando una buena gestión

jurídica y recuperación de cartera.

• Implementación de procedimiento del Reglamento de Convivencia y propiedad horizontal: El

Comité jurídico y administrativo en conjunto con la administración y el Comité de Convivencia,

realizó los respectivos manuales y capacitación para el manejo de las sanciones e

incumplimientos al Manual de Convivencia, al Reglamento de Propiedad Horizontal y a las

normas del Código de Policía.

• Revisión General de Contratos: El Comité jurídico y administrativo junto con la Administración,

revisó y actualizó la totalidad de los contratos suscritos y se establecieron los parámetros

legales, de garantías correspondientes.

• Empresa de seguridad privada: Se logró en varias reuniones sostenidas con el gerente de la

empresa de seguridad, compromisos para mejorar la prestación del servicio, se verificaron los

procedimientos de cada uno de los puestos de seguridad.

3. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

Se relacionan listado de proveedores con los que se cuenta la copropiedad y cuyos contratos están

renovados y vigentes; para la prestación de los servicios y atención de los mantenimientos de la

copropiedad así:

3.1 CONTRATOS VIGENTES

SERVICIO PROVEEDOR

Administración y Representación

legal:

Silvia Alexandra Cardona Montoya

Ascensores: Otis Elevadores Company S.A.S.

Certificación Ascensores: OITEC S.A.S.

Citofonos: Sajicom Ltda.

Administración Club House: koala Recreación y Deportes

Contabilidad: William Cruz Sánchez

Equipos de Presión: HM S.A.S.

Equipos de Zonas Húmedas: Francisco Andrade

Plantas Eléctricas: Dieselectricos Ltda.

Póliza de Seguro Áreas Comunes: Zurich Colombia Seguros S.A.

Revisoría Fiscal: Sandra Milena González

Servicio General de Aseo: Administraciones Brillamos Ltda.

Servicio de Vigilancia: Cuidar Ltda.

CON

3




3.1 RECURSO HUMANO

El conjunto cuenta con un recurso humano de veintisiete (27) colaboradores:

SERVICIO

Servicio de Administración 2

Servicios Generales Operarias de Aseo 5

Servicio de Todero 2

Servicio de Jardinero 1

Servicio Jefe de Seguridad 1

Servicios de Guardias de Seguridad 18

Por parte del Consejo de Administración hizo seguimiento de manera mensual a la ejecución presupuestal, haciendo parte activa en la toma de decisiones, contratación de proveedores y organización de actividades. Se tienen establecidos procedimientos de caja menor, manejo de anticipos, compras y contratación.

4. ASPECTOS CONTABLES

NIIF: La copropiedad se rige por el Decreto 3022 de 2013 que reglamentó la Ley 1314 de 2009 el cual

establece el marco técnico normativo para los preparadores de información financiera, teniendo como

base la obligatoriedad de la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera

y su clasificación de las empresas; También se revisaron y actualizaron las políticas contables a la

legislación vigente.

Los Estados Financieros se entregaron puntualmente en forma mensual, para revisión y análisis por

parte de la Administración y el Comité Financiero; así como el correspondiente estudio y final

aprobación por el Consejo de Administración.

La facturación generó los cobros de expensas mensuales y fue entregada con regularidad a nuestros

residentes para el oportuno pago.

5. ASPECTOS DE CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO

Los mantenimientos se ejecutaron de acuerdo a la planeación y el control.

CON

4




}

MESPUERTAS

ELECTRICASASCENSORES

EQUIPO DE

PRESION

LAVADO DE

TANQUES

RECARGA DE

EXTINTORES

PLANTA

ELECTRICACITOFONOS

SEGURIDAD

ELECTRONICA

ZONAS

HUMEDAS

MAQUINAS

GIMNASIO

CONTROL

BIOLOGICO

MENSUAL MENSUAL MENSUAL SEMESTRAL ANUAL TRIMESTRAL QUINCENAL SEMANAL TRIMESTRAL TRIMESTRAL TRIMESTRAL

ENERO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO

FEBRERO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO

MARZO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO

ABRIL EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO

MAYO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO

JUNIO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO

JULIO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO

AGOSTO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO

SEPTIEMBRE EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO

OCTUBRE EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO

NOVIEMBRE EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO

DICIEMBRE EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO EJECUTADO

CRONOGRAMA MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA 2019

CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA P.H.

6. ASPECTO PRESUPUESTAL:

El presupuesto aprobado por la Asamblea General de Copropietarios 2019, fue debidamente ejecutado

por la Administración y aprobado por el Consejo de Administración; así como los cambios de ejecución

presupuestal fueron debidamente analizados y aprobados oportunamente. La copropiedad ha

dispuesto de los recursos necesarios para la operación normal.

6.1 INGRESOS 2019

CUOTA ORDINARIA 1.635.909.750$ EJECUCION CUOTA ORDINARIA 1.480.059.364$

OTROS INGRESOS 42.479.050$ INVERSION CUOTA EXTRAORDINARIA 591.240.082$

CUOTA EXTRAORDINARIA 310.935.000$

TOTAL INGRESOS 1.989.323.800$ TOTAL GASTOS 2.071.299.446$

INGRESOS GASTOS

CON

5




6.2 DESCRIPCION DE LOS GASTOS EJECUTADO V/ PRESUPUESTADO.

INGRESOS CUOTAS ORDINARIAS

CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN antes del Fondo de Imprevistos 1.774.764.000 1.674.642.000

FONDO DE IMPREVISTOS LEY 675 1% 16.200.000 15.378.000

DESCUENTO PRONTO PAGO ADMON -155.054.250 -148.878.048

TOTAL INGRESOS CUOTA ORDINARIA 1.635.909.750 1.541.141.952

OTROS INGRESOS

MULTA INASISTENCIA ASAMBLEA 1.358.000 0

SANCIONES POR CONVIVENCIA 1.048.832 1.145.600

FICHAS DE INGRESO 4.210.000 3.720.000

SALÓN SOCIAL 11.910.234 9.254.150

CELEBRACIÓN DÍA DEL NIÑO 12.791.000 9.817.781

CELEBRACIÓN DÍA VELITAS 0 701.253

INTERESES MORATORIOS 8.171.810 7.846.388

RECUPERACIONES 0 1.307.106

INTERESES CDT Y CARTERA 2.016.756 1.488.532

INTERESES FINANCIEROS 37.203 36.813

OTRAS ACTVIDADES 935.215 27.334

TOTAL OTROS INGRESOS 42.479.050 35.344.956

TOTAL INGRESOS Y OTROS INGRESOS 1.678.388.800 1.576.486.908

2019 2018

5110 HONORARIOS 41.552.004 42.992.525 103%511010 REVISORÍA FISCAL 18.444.000 18.444.000 100%511025 ASESORIA JURIDICA 2.000.004 0 0%511030 CONTABILIDAD 18.444.000 18.090.000 98%511035 ASESORIA TECNICA 2.664.000 6.458.525 242%5130 SEGUROS 116.598.528 116.598.529 0%513095 SEGUROS 116.598.528 116.598.529 100%5135 SERVICIOS 1.061.668.000 1.002.002.966 94%51350505 SERV. ASEO AREAS COMUNES 99.756.000 101.677.315 102%51350507 SERV. DOS TODEROS BASICOS 39.588.000 41.298.422 104%51350508 SERV. UN JARDINERO 22.596.000 21.787.214 96%51350510 SERV. VIGILANCIA AREAS COMUNES 526.860.000 496.866.300 94%51350511 SERVICIO VIGILANCIA MONITOREO 70.000.000 44.895.500 64%51351505 ADMINISTRACION P.H. 77.904.000 76.339.000 98%51351515 ADMON CLUB HOUSE 51.912.000 52.718.168 102%513525 ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO 23.976.000 13.533.396 56%513530 ENERGIA ELECTRICA 114.048.000 122.918.330 108%513535 TELEFONO FIJO E INTERNET 1.896.000 1.666.790 88%513536 TELEFONO MONITOREO 1.896.000 1.797.520 95%513537 CELULAR (claro) 1.236.000 1.074.961 87%513555 GAS NATURAL 30.000.000 25.420.500 85%513540 CORREO Y PORTES - 9.550 0%

5140 GASTOS LEGALES 384.000 221.100 -42%514005 NOTARIALES 252.000 0 0%514010 CERTIFICADOS DE LIBERTAD Y TRADICION 132.000 221.100 168%

CON

6




5145 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 230.444.000 163.784.320 71%51451005 MNTO PISCINA Y ZONAS HUMEDAS 6.000.000 2.911.800 49%51451010 CONTROL BIOLOGICO 1.440.000 797.568 55%51451020 MNTO CLUB HOUSE 4.880.000 4.718.000 97%51451535 GIMNASIO 3.720.000 3.344.000 90%51451505 ASCENSORES 117.444.000 90.491.591 77%51451545 ELEMENTOS DE ASCENSOR 5.000.000 360.000 7%

CERTIFICACION NTC2659 6.696.000 4.118.233 62%51451510 EQUIPO DE PRESION 41.000.000 24.706.736 60%51451530 LAVADO Y DESINFECCION DE TANQUES 6.660.000 5.188.400 78%51451515 PLANTA ELECTRICA 6.768.000 5.181.761 77%51451520 MANT. PUERTAS 8.400.000 7.540.090 90%51451540 REPUESTOS PUERTAS 10.000.000 4.518.201 45%51451525 IMPLEMENTACION SG-SST Y PREVENCION DESASTRES 840.000 913.600 109%51451550 GUADAÑA 1.600.000 559.000 35%51452505 MTO EQPO COMPUTO / impresora 1.116.000 703.700 63%51452506 MTO SOFTWARE /web 2.400.000 914.000 38%51452510 CITOFONOS Y ANTENAS 5.244.000 5.957.140 114%51452515 TARJETAS DE ACCESO Y CCTV 1.236.000 860.500 70%

5150 ADECUACION E INSTALACION 95.656.000 71.176.970 74%51500505 INSTALACIONES ELECTRICAS y bombilleria 13.400.000 3.851.169 29%51500515 BOMBILLERIA 0 0%51500525 ILUMINACION LED 6.096.000 3.823.085 63%515010 ARREGLOS ORNAMENTACION 7.000.000 0 0%51501506 REPARACIONES LOCATIVAS M.O. 33.000.000 38.024.654 115%51501507 MANT. ADOQUIN ZONA DE RODADURA 10.000.000 0 0%515020 REPARACION TUBERIAS 3.096.000 1.110.450 36%515025 AMOBLAMIENTO SALONES 2.064.000 6.764.636 328%515026 MATERIALES PARA REPARACIONES 21.000.000 17.602.976 84%

515095 OTROS MANTENIMIENTOS 20.209.000 12.798.000 63%51509505 ARREGLO MOBILIARIO / TAPETES 5.000.000 4.998.000 100%51509515 MNTO ZONAS VERDES 5.676.000 1.889.500 33%51509530 PLANTAS Y TIERRA 5.000.000 5.541.500 111%51509510 VARIOS (Retiro Escombros) 4.533.000 369.000 8%

5195 DIVERSOS 43.210.722 66.376.066 154%519525 ELEMENTOS DE ASEO 15.480.000 15.291.672 99%519526 CAFETERIA 1.860.000 2.566.865 138%519530 UTILES, PAPELERIA 2.232.000 1.809.370 81%519531 FOTOCOPIAS PROCESOS ESPECIALES - 0 0%519545 TAXIS Y BUSES 492.000 258.150 52%519548 NAVIDAD TRABAJADORES 3.936.000 3.975.000 101%519549 Día del niño-Recursos inscripciones - 12.791.000 0%519549 Día del niño-Recursos presupuesto 6.000.000 2.428.220 40%519550 DECORACION NAVIDEÑA 3.500.000 9.265.605 265%519551 AVISOS Y SEÑALIZACION 2.126.722 1.553.770 73%51959505 COMPRA ACTIVOS MENORES - 7.063.640 0%51959510 GASTOS ASAMBLEA 3.720.000 5.286.485 142%51959515 FECHAS ESPECIALES / DIA DE VELITAS 3.864.000 4.086.289 106%

5199 FONDO PATRIMONIALES 16.200.000 0 0%

51999510 PROVISION DE INVERSION - 0 0%

51999510 PROVISION FONDO DE IMPREVISTOS 16.200.000 0 0%

Subtotal Gastos Operacionales 1.625.922.254 1.475.950.476 91%

CON

7




Los honorarios con una ejecución del 103%, debido a la contratación de estudios para implantación

de proyectos, los servicios 94%, servicio de vigilancia monitoreo, el valor no ejecutado de $25.105.500,

que corresponde al 64% obedece al inicio de la contratación del nuevo sistema de CCTV.

Los mantenimiento y reparaciones; así mismo en este rubro encontramos las líneas presupuestales

de mantenimiento de club house, mantenimiento de piscina y zonas húmedas y gimnasio. Los

ascensores tuvieron una ejecución del 71%; gracias a la negociación del contrato se logró un

descuento de 3 meses en los mantenimiento dentro de los años 2019-2020, el no cobro del

acompañamiento para las visitas de certificación, a la vez se realizará el cambio de kits de tracción

que se requiera y un menor incremento del IPC que se realiza al contrato será del -1.5%. en la línea

presupuestal de mantenimiento de puertas se evidencia un cumplimiento del 60%; en el mes de julio

debido a las fallas presentadas por el cierre y apertura de estas puertas el comité técnico y la

administración deciden suspender el contrato de mantenimiento preventivo e iniciar la tarea de un

estudio para optimizar este servicio y minimizar los mantenimientos correctivos.

Los demás rubros que presentaron no ejecución presupuestal fueron el resultado del trabajo de

optimización de tareas, de estudios realizados sobre el mantenimiento de los equipos y

replanteamientos de servicios.

Nota: en la revelaciones encontrarán las cifras de la ejecución general.

La copropiedad cuenta con 15 años de construcción y necesita de planeación y control en los

mantenimientos tanto preventivos como correctivos, en esta labor enfoco la tarea el Consejo de

Administración y la Administración.

CON

8




6.3 RESUMEN DE LOS GASTOS EJECUCION ORDINARIA

GASTOS EJECUCION CUOTA ORDINARIA 2.019 2.018

HONORARIOS 42.992.525 38.449.212

SEGUROS 116.598.529 123.889.522

SERVICIOS 1.002.002.966 922.184.997

GASTOS LEGALES 221.100 45.812

MANTENIMIENTOS Y REPARACIONES 163.784.320 241.188.799

ADECUACIONES E INSTALACIONES 83.974.970 80.433.518

DIVERSOS 66.376.066 58.657.415

OTROS GASTOS 4.108.888 1.294.126

TOTAL, GASTOS CUOTA ORDINARIA 1.480.059.364 1.466.143.401

• Cada rubro fue revisado para optimizar su gasto y poder cumplir con las obras proyectadas de

la copropiedad.

6.4 RUBROS QUE SUPERARON EL PRESUPUESTO APROBADO.

CON

9




6.4 .ASPECTOS DE LA CARTERA:

6.5 ASPECTOS SERVICIOS PUBLICOS:

Se logró una disminución en el consumo de Gas Natural, debido a las acciones realizadas para el

manejo de horarios de encendido de la caldera y protección constante de la piscina con la manta

térmica.

Apto Valor %

1-1102 1.483.474 5%

2-1301 1.297.739 4%

3-603 1.796.126 6%

4-502 1.297.739 4%

4-803 746.600 2%

4-1203 3.382.668 11%

4-1503 1.870.237 6%

4-1701 5.125.675 16%

5-602 11.390.044 36%

5-1603 3.686.662 11%

TOTAL 32.076.964 100%

CON

10




Al realizar el análisis del consumo de energía sobre los 2 últimos años con fecha de corte Noviembre

– Diciembre, se evidencio un consumo inferior y un ahorro del 25% del valor presupuestado para este

servicio.

Año a tras año, se ha logrado la disminución en el consumo de agua en zonas comunes, para el año

2019 represento en presupuesto un ahorro del 44%, teniendo en cuenta que se ejecutó la obra de

lavado de las fachadas.

7 SEGUROS- POLIZA ZONA COMUN

En cumplimiento de la Ley 675 de 2001, para la vigencia del 1ro de enero de 2019 al 31 de

diciembre de 2019, se renovó con la compañía ZURICH COLOMBIA SEGUROS S.A. la

póliza de seguros de bienes comunes de la Copropiedad, la cual incluye el seguro para las

áreas privadas. El valor de la prima de la póliza fue de $116.598.528,00

Todas las reclamaciones presentadas por daños en algunos apartamentos o vehículos

fueron resueltas a favor de la copropiedad y de los propietarios afectados.

Así mismo, la copropiedad radico en el mes de diciembre de 2019, ante la empresa de seguros

ZURICH COLOMBIA SEGUROS S.A reclamación por daños en las fachadas de las torres,

detectados dentro del proceso de lavada de fachadas; estos daños se evidencian en los pisos

altos de la torre 2 desde el piso.

CON

11




8 ASPECTOS EJECUCIÓN DE LA CUOTA EXTRAORDINARIA

LAVADO E IMPERMEABILIZACIÓN, CAMBIO PIEZAS, SILICONADO DE

VENTANERÍA, LAVADO DE VIDRIOS Y PINTURA DE BALCONES

Para la adjudicación del contrato se realizó un proceso de selección bajo términos de referencia; luego

de que se revisaran las propuestas allegadas al conjunto de acuerdo con los pliegos de condiciones

emitidos y avalados por el comité técnico del conjunto, en la convocatoria participaron cinco empresas:

EMPRESA

- JAC LAVADO Y MANTENIMIENTO SAS

- CISTEL LTDA

- MANTENIMIENTO Y SERVICIOS PROFESIONALES UR LTDA

- CUBRIFORMAS ESTRUCTURAS Y CUBIERTAS SAS

- GVF CONSTRUCCIONES SAS

Después del estudio realizado por el Comité técnico; El contrato se adjudicó a

la empresa GVF CONSTRUCCIONES SAS, y se protocolizo e iniciaron

labores en julio de 2019 con terminación la primera semana de diciembre con

un ejecución de 5 meses y medio.

La ejecución de la obra tuvo un costo total de $ 564.240.083 distribuidos así:

En el desarrollo de la obra se presentaron novedades como desprendimiento

de ladrillos de fachada, mampostería infladas por falta de adherencia desde

su construcción. Igualmente, en las cantidades iniciales no se había

contemplado la mampostería de cubiertas, entrantes o pantallas forradas de

primer piso, muros de club house y todo el cerramiento perimetral.

Por la magnitud del proyecto se contrataron los servicios de interventoría de la Arquitecta Nubia Rojas, quien ejecuto el seguimiento tanto administrativo y técnico a las obras del proyecto de fachadas; la cual cumplió satisfactoriamente la labor de verificación y control, este contrato tuvo un presupuesto de $27.000.000.

El recaudo de la Cuota extraordinaria se cumplió en los tiempos establecidos

lo que permitió, ejecutar la obra y hacer los pagos al mismo tiempo de

ejecución del contrato.

CUOTA EXTRAORDINARIA 310.935.000

TRASLADOS EXCEDENTES PATRIMONIALES 108.338.999

DESCUENTOS PROVEEDORES 90.000.000

TOTAL INGRESOS EXTRAORDINARIOS 509.273.999

LAVADO E IMPERM. FACHADAS - CINCO TORRES 446.740.904

LAVADO E IMPERM. CLUB Y PERIMETRAL 12.530.480

LAVADO E IMPERM. FACHADAS (Obras Adicionales) 59.490.506

LAVADO E IMPERM. FACHADAS (Mayor Cantidad Obra) 45.378.192

INTERVENTORIA CONTRATOS OBRAS 27.100.000

TOTAL GASTOS EXTRAORDINARIOS 591.240.082

RESULTADO EXTRAORDINARIO DEL PERIODO -81.966.083

INGRESOS EXTRAORDINARIOS

GASTOS EXTRAORDINARIOS

CON

12




DESCRIPCION VALOR

CUOTA EXTRAORDINARIA 310.935.000

USO RESERVA DE MTO. 2018 108.338.999

EJECUCION PRESUPUESTAL 2019 171.966.083

TOTAL 591.240.082

Los recursos que apalancaron el pago de la obra de $171.966.084 son soportados en la ejecución

presupuestal del año 2019.

La administración presenta sus agradecimientos al comité técnico su dedicación durante el desarrollo

de esta obra. No solo estuvieron en reuniones todas las semanas con las peticiones y quejas de los

propietarios, sino que siempre la administración contó con su disposición en ayudar en todos los temas

relacionados en los mantenimientos, daños y demás situaciones que se presentaron a lo largo de este

año 2019.

9 ASPECTOS GESTION SEGURIDAD

9.1 SEGURIDAD Y VIGILANCIA.

La empresa de seguridad CUIDAR LTDA junto con los consejeros realizaron negociación del contrato

buscando mejoras en el servicio prestado al conjunto. Se realizaron acuerdos muy beneficiosos para

la copropiedad y se renovó contrato por dos años. La empresa presto sus servicios sin novedades

durante el año 2019.

Por otra parte, se programaron reuniones con varios administradores de la zona junto con el personal

de la Policía Nacional encargada del cuadrante que nos corresponde; en la reunión se pudo socializar

las distintas preocupaciones de seguridad que se presentan en el sector, como la delincuencia en

algunas partes que no tiene alumbrado público; así mismo se les solicito más presencia en algunos

parques del distrito localizados en nuestro sector, a la vez fuimos incluidos en el grupo de WhatsApp

de seguridad del sector.

9.2 PROYECTO ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA DE CCTV.

En los meses de octubre hasta diciembre de 2019, la copropiedad realizó la selección de la empresa

que se contrataría para ejecutar la actualización del sistema de CCTV. Después de un riguroso estudio

por parte del comité técnico se contrató a la empresa SEGURIDAD EN LINEA para que desarrollara

el proyecto.

CON

13




El proceso que se realizó fue auditado por el Consejo de Administración y la Revisoría Fiscal quienes

vigilaron que se siguieran los protocolos establecidos por la copropiedad para la contratación del

proveedor y cuyos resultados han permitido diseñar una solución a las necesidades de la copropiedad

en cuanto a seguridad en el control de ingreso y salida vehicular así como la renovación del CCTV,

con la adquisición de cámaras de ultima tecnologías analíticas que permiten blindar el perímetro de la

copropiedad y a la vez, la actualización de las cámaras internas de la copropiedad.

El proyecto se está desarrollando cuatro fases:

a. instalación cerca perimetral sensorizada que se activa por corte o

elongación.

b. Instalación y renovación de 90 cámaras y cuatro Domos PTZ,

migrando de la tecnología análoga a una plataforma High

DEFINITION (100ip).

c. Ingreso Vehicular.

d. Migrar a la nueva tecnología con la Citofonía virtual.

Este proyecto se protocolizo en diciembre 04 de 2019, bajo contrato en la modalidad de RENTING

(Alquiler de equipos) esta figura contractual garantiza mantenimientos, asistencia técnica y la no

obsolescencia de los equipos; la empresa que está ejecutando el proyecto es una empresa

responsable de alta calidad frente al sistema de seguridad de nuestro conjunto.

CERCA PERIMETRAL

CON

14




10 ASPECTOS MANTENIMIENTO LOCATIVO.

Se relacionan los mantenimientos más significaditos que se realizaron

durante el año 2019.

Mantenimiento de las bancas en las zonas de los parques.

Adecuaron filtraciones en los parqueaderos donde se nos presentaron

humedades que afectaban vehículos de las torres 1,2 y 5. (soluciones

parciales).

Limpieza da las cañuelas, cajas de aguas residuales en sótanos.

Limpieza de las rejillas de entrada de las torres.

Se realizó mantenimiento del drywall en la entrada vehicular del

conjunto, en el sótano de la torre 4, y pintura de los en los bordes de los

techos de los primeros pisos de las torres.

Se realizó pintura de los puntos fijos desde el sótano -2 al quinto piso en

la torre 1.

Se realizó arreglo de las cajas de aguas negras de la torre 3.

Se realizó pintura de las puertas de shut de basuras.

Se instaló bicicletero en uno de los parqueaderos de la plazoleta.

Se adecuo la cancha y los parques mto. Arena.

Se tapizaron los puff de las entradas de las torres.

Adecuaciones de iluminación en sótanos .

Se realizó readecuación de los postes de las luminarias de luz solar, para

lograr mejor visibilidad en el área interna del conjunto.

Mantenimiento a la decoración de Halloween Óxidos

Mantenimiento a la decoración de Navidad Óxidos.

Mantenimiento y Pintura de los Salones Sociales

Atención a todas las emergencias por rotura de colectores de agua

potable.

Atención en emergencias de inundación de apartamentos.

11 MATENIMIENTOS CLUB HOUSE

• Mantenimiento mampostería

• Pintura general

• Emboquillado de la piscina

• Cambio del agua.

• Mantenimiento de los equipos de GYM.

La administración de mano del consejo de Administración ha logrado

adelantar varios proyectos importantes para nuestra copropiedad, los

cuales se han ejecutado bajo parámetros y protocolos persiguiendo

CON

15




siempre trabajos de calidad, y que el conjunto con el paso de los años no tenga desatendida todas sus

necesidades de mantenimiento.

11. ASPECTOS COMPRAS Y ADQUISICIONES

➢ Compra de mesa de sala de juntas de la torre 2

➢ Tapete para sala de juntas de la torre 2

➢ Lámpara para la sala de juntas de la torre 2

➢ Compra de dos computadores para la oficina de

➢ administración

➢ Compra de las licencias de los computadores

➢ Aros de decoración de navidad

➢ Compra de los tapetes para los ascensores

12. ASPECTOS GESTIÓN AMBIENTAL.

12.1 JARDINES, PODA Y TALA

La administración, inicio campaña de manejo, siembra, diseño y mejora

de jardines ubicados al frente de cada torre, de tal manera que la

copropiedad cuente de manera armónica y uniforme la totalidad de sus

zonas comunes. Lo anterior, teniendo en cuenta que las actividades de

corte y mantenimiento de prados y demás arreglos de jardines en la

actualidad han sido absorbidos en su totalidad con éxito por parte del

personal especializado suministrado por la empresa de Aseo de la

copropiedad.

12.2 RECICLAJE

En referencia a las actividades de reciclaje, la copropiedad continua con

la campaña de concientización y pedagogía a los residentes sobre el

manejo de los residuos sólidos con el fin que cada vez más los

residentes adopten mayores y mejores prácticas de reciclaje. Así mismo

el contratista del proyecto de fachadas cedió a la copropiedad 20

canecas blancas.

CON

16




13. CLUB HOUSE La empresa Koala recreación como administradora

del club house en el año 2019, ofreció sus servicios a un promedio de 800

a 1000 usuarios, donde utilizaron los bienes ofrecidos como lo son:

• Piscina • Gimnasio • Zonas húmedas • Cafetería. Durante el año tuvimos

actividades de bienestar como lo fueron: • Clases de yoga • Talleres de

Salsa con diferentes academias • Clases de rumba • Clases de body

training • Programas de natación. Koala se ha distinguido por su

compromiso con la comunidad de Reserva de Gratamira.

14. ASPECTOS GESTIÓN SOCIOCULTURAL

14.1 COMITÉ DE CONVIVENCIA

Durante el año se mantuvo la convivencia dentro de los parámetros normales de una población de

más de 1.500 habitantes, sin embargo se han presentado varias quejas de residentes por ruidos a

altas horas de la noche, el arrojo de colillas de cigarrillo y cenizas en las zonas comunes, la falta de

conciencia de los residentes en el reciclaje de basuras y el tema más difícil que se presentó este año

fue el manejo adecuado de los animales domésticos (mascotas), quienes en algún momento

permitieron que deambularan sueltos haciendo sus necesidades por la zonas comunes (jardines), e

inclusive en las puertas de los ascensores, recordemos que estamos viviendo en comunidad y el pilar

más importante es el respeto a los demás.

14.2 FECHAS ESPECIALES.

CON

17




COMISION DE MASCOTAS: la comisión nombrada por la Asamblea General , se reunión para

llegar a un consenso de como manejar armónicamente la convivencia entre propietarios y

mascotas. Esta presentara su informe en la asamblea general. Se atendió una de las

sugerencias de la comisión fue abrir un espacio y se creó el día de la mascota el cual será la

tercera semana del mes de noviembre de cada año.

✓ DIA DE LA MASCOTA Se realizo el 7 de diciembre en las

horas de la mañana, contamos con distribuidores de

alimentos, accesorios para las mascotas, se realizaron

concursos y se actualizo el censo de las mascotas del

conjunto; lastimosamente no contamos con toda la

participación de todas las mascotas del conjunto.

✓ DONATON El Comité de Convivencia – Casa junto con la administración

programaron y realizaron una DONATON, donde se invitó a los propietarios

y residentes a donar las bicicletas que ya no usaban y hacer feliz a un niño

de una fundación. Se logró la recolección de muchos elementos que fueron

entregados a los representantes de la fundación.

✓

✓ BIENVENIDA PARA LOS NUEVOS PROPIETARIOS Y RESIDENTES

Esta tradición que lleva varios años realizándose en la copropiedad y en el año

2019 no fue la excepción; la administración y el consejo de administración

reconocen todo el apoyo y ayuda por parte del Comité de Convivencia – Casa

para llevar acabo la bienvenida a los nuevos propietarios; celebración que se

realizó el día 25 de septiembre 2019.

15. ASPECTOS GENERALES

✓ AGUINALDO EMPLEADOS

En nombre de nuestros empleados mil gracias a todos los propietarios y residentes por hacer de

nuestra navidad una época muy especial y de grata recordación la generosidad y la bondad de

nuestros residentes no se hizo esperar al contribuir con el bienestar de sus trabajadores e igualmente

se agradece a la copropiedad por su aporte al aguinaldo en época de navidad.

CON

18




• Desde la Administración presentamos nuestra gratitud a cada uno de los consejeros, donde

desde su profesión y especialidad atendieron los seguimientos de las obras y la optimización

del presupuesto, aportando sus conocimientos y tiempo; los comités de trabajo estuvieron

conformados así:

COMITE INTEGRANTE

Comité Administrativo y

Jurídico

Francisco Franco, Oscar Vargas, Eduardo Chávez Javier López

Comité Financiero Omar Acosta, Hernando Moya, Fernando Medina

Comité Técnico Henry Jiménez, Alvaro Guardiola, Carlos Villamil

Comité de Club House Bernando Rojas, Victor Corredor, Julio Téllez

Ser consejero de una copropiedad como la nuestra, requiere de una vocación de trabajo para la

comunidad y no solo la disposición de tiempo por las reuniones mensuales del Consejo de

Administración si no también y seguimiento semanal en estudios, análisis y vigilancia de las obras de

la copropiedad.

Igualmente, nuestros agradecimientos a nuestros colaboradores de servicios generales y equipo de

seguridad, administrativos, contador y revisora fiscal, por todo su apoyo durante este año y por

demostrar siempre su pertenencia con nuestro conjunto.

Cordial saludo:

Francisco Franco Botero Silvia Alexandra Cardona Montoya

Presidente del Consejo de administración Representante

informe de gestion 2019reservadegratamira.com/doc2020/infor. de gestion consejo y... · los...

Documents