informe de gestiÓn
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INFORME DE GESTIÓN. Departamento de Compras. Objetivo de la Unidad. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Departamento de Compras
El objetivo principal de la unidad de compras es reportar los resultados operativos por procesos de compra de materiales, mobiliario, equipos y servicios requeridos para el año 2008 y reportar el cumplimiento de necesidades demandada del Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Carabobo, Convenios Administrativos y Fundación CID-BC-UC, contra el manejo de presupuesto institucional integrado y ejecutado por partidas de gasto descompuesto en Bibliotecas de Facultades, Convenios Administrativos (DIMITEL, REDUC) y Fundación CID BC-UC.
El rumbo estratégico de nuestra estructura institucional es apoyar la
formación del Sistema Bibliotecario dotando de materiales, mobiliarios equipos y servicios.
DESCRIPCION CANT TOTAL O/C BS.FMATERIALES 679 37.868.526,40 38 37.868,53 MOBILIARIOS 30 32.600.100,00 12 32.600,10
EQUIPOS 51 74.923.726,73 15 74.923,73 SERVICIOS 24 4.080.800,00 14 4.080,80
DESCRIPCION CANT TOTAL O/C BS.F
MATERIALES 7328 427.018.669,82 28 427.018,67 MOBILIARIOS 14 22.830.039,19 3 22.830,04
EQUIPOS 996 1.595.643.324,80 12 1.595.643,32 SERVICIOS 12 91.611.300,00 5 91.611,30
DESCRIPCION CANT TOTAL O/C BS.F
MATERIALES 7862 65.278.709,79 119 65.278,71 MOBILIARIOS 14 6.200.000,00 7 6.200,00
EQUIPOS 8 8.169.926,00 6 8.169,93 SERVICIOS 31 9.903.900,46 19 9.903,90
89.552,54
RESULTADOS OPERATIVOS:
TOTAL EJECUTADO POR LA FUNDACION CID
TOTAL EJECUTADO POR LOS CONVENIOS
TOTAL EJECUTADO POR LOS PROG. BIBLIOTECAS
Resultados operativos de la Gestión de Compras año 2007
149.473,15
2.137.103,33
TOTAL 7915 89.552.536,25 151
TOTAL 8350 2.137.103.334,00 48
TOTAL 784 149.473.153,13 79
DEPARTAMENTOS CANT. MATERIALES TOTAL BsF. CANT. EQUIPOS TOTAL BsF. CANT. SERV. TOTAL BsF. CANT. MOB. TOTAL BsF. TOTAL O/CBIBLIOTECA CENTRAL 129 18,991.40 13 31,105.88 4 1,035.00 0 - 19ALMACEN 1357 19,244.13 0 - 0 - 0 - 13REPRODUCCION 11 3,877.76 0 - 3 1,798.50 0 - 4RECURSOS HUMANOS 29 3,885.31 0 - 1 193,094.85 0 - 4SERVICIOS GENERALES 130 6,192.57 0 - 0 - 0 - 7DIR.EST. INTERACTIVOS 6525 29,078.63 42 76,260.00 1588 27,041.35 3 1,500.93 36ACADEMIA CISCO 200 144.00 0 - 1 120.00 0 - 2TOTAL GENERAL 8381 81,413.80 55 107,365.88 1597 223,089.70 3 1,500.93 85
BIBLIOTECAS CANT. MATERIALES TOTAL BsF. CANT. EQUIPOS TOTAL BsF. CANT. SERV. TOTAL BsF. CANT. MOB. TOTAL BsF. TOTAL O/CEDUCACION 20 1,001.34 0 - 0 - 0 - 3INGENIERIA 29 3,761.84 3 5,564.45 0 - 8 5,646.90 9FACES VALENCIA 153 9,402.74 4 2,122.20 6 1,354.00 3 13,856.03 18FACES MORITA 5 1,109.62 0 - 0 - 0 - 2DERECHO 1 170.00 0 - 5 1,242.40 0 - 4FACYT 2 147.15 0 - 0 - 0 - 1Cs. DE LA VIDA 0 - 0 - 1 3,154.46 6 5,824.92 2TOTAL GENERAL 210 15,592.69 7 7,686.65 12 5,750.86 17 19,502.93 39
DIRECCION CANT. MATERIALES TOTAL BsF. CANT. EQUIPOS TOTAL BsF. CANT. SERV. TOTAL BsF. CANT. MOB. TOTAL BsF. TOTAL O/CREDUC 10789 183,155.78 62 73,174.78 0 - 3 2,847.80 42TOTAL GENERAL 10789 183,155.78 62 73,174.78 0 - 3 2,847.80 42
TOTAL EJECUTADO POR LA FUNDACION CID
TOTAL EJUCUTADO POR LOS PROG. BIBLIOTECAS
TOTAL EJECUTADO POR LOS CONVENIOS
El resultado del proceso de compras a que nos referimos en lo concerniente a materiales, mobiliarios, equipos y servicios es presentado cuantitativamente en la tabla de gestión adquisitiva de compras del año 2008. Podemos observar que lo demandado en los cuatro trimestres del año 2008 equivale a un total general para Fundacid en cantidad de Materiales 8.381 por Bsf. 81.413.80, Mobiliario la cantidad 3 por Bsf. 1.500,93, Equipos en cantidad 55 por Bsf. 107.365,88 y Servicios en cantidad 1597 por Bsf. 223.089,70.
Para las diferentes Bibliotecas se compro un total general en materiales de 190 por Bsf. 14.591,35, Mobiliario la cantidad 17 por Bsf. 19.502,93, Equipos en cantidad 7 por Bsf. 7.686,65 y Servicios en cantidad 12 por Bsf 5.750,86.
En las compras para los Convenios solo Reduc fue el único que hizo sus solicitudes ante nuestro departamento adquiriéndole asi un total general en materiales de 10.789 por Bsf. 183.155,78, Mobiliario la cantidad 3 por Bsf. 2.847.80 y Equipos en cantidad 62 por Bsf. 73.174,78.
Cuadro Comparativo Años 2007/2008
Año 2007 Año 2008 Difer. Año 2007 Año 2008 Difer.CANT CANT CANT TOTAL TOTAL TOTAL
MATERIALES 7862 8381 519 65278.71 81,413.80 16135.09MOBILIARIOS 14 3 -11 6,200.00 1,500.93 -4699.07EQUIPOS 8 55 47 8169.93 107,365.88 99195.95SERVICIOS 31 1597 1566 9903.90 223,089.70 213185.8
Año 2007 Año 2008 Difer. Año 2007 Año 2008 Difer.CANT CANT CANT TOTAL TOTAL TOTAL
MATERIALES 679 210 -469 37868.53 15,592.69 -22275.84MOBILIARIOS 30 17 -13 32600.10 19,502.93 -13097.17EQUIPOS 51 7 -44 74923.73 7,686.65 -67237.08SERVICIOS 24 12 -12 4080.80 5,750.86 1670.06
Año 2007 Año 2008 Difer. Año 2007 Año 2008 Difer.CANT CANT CANT TOTAL TOTAL TOTAL
MATERIALES 7328 10789 3461 427018.67 183,155.78 -243862.89MOBILIARIOS 14 3 -11 22830.04 2,847.80 -19982.24EQUIPOS 996 62 -934 1595643.32 73,174.78 -1522468.54SERVICIOS 12 0 -12 91611.33 0.00 -91611.33
TOTAL EJECUTADO POR LOS CONVENIOS
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
DESCRIPCION
DESCRIPCION
DESCRIPCION
TOTAL EJECUTADO POR LA FUNDACION CID-BC UC
TOTAL EJECUTADO POR LOS PROG. BIBLIOTECAS
TOTAL COMPARATIVO EJECUTADO 2007 / 2008 FUNDACION CID-BC UC
-50000
0
50000
100000
150000
200000
250000
1 2 3 4
BsF.
Año 2007
Año 2008
Difer.
TOTAL COMPARATIVO EJECUTADO PROGRAMA DE BIBLIOTECAS 2007 / 2008
-80000
-60000
-40000
-20000
0
20000
40000
60000
80000
100000
1 2 3 4
BsF.
Año 2007
Año 2008
Difer.
TOTAL COMPARATIVO EJECUTADO CONVENIOS 2007 / 2008
-2000000
-1500000
-1000000
-500000
0
500000
1000000
1500000
2000000
1 2 3 4
BsF.
Año 2007
Año 2008
Difer.
Interpretación de la ley de contratación del Sistema Nacional de Contratistas (SNC) a los montos para la modalidades de contratación.
La interpretación de la ley de contrataciones, en cuanto a los servicios técnicos y profesionales (mantenimiento de equipos) ejemplos: De revisarlo al menos 3 proveedores
a) cada uno cobraría la hora de servicio por revisión, como se justifica el pago a esos 3 proveedores.
b) se corre el riesgo de que a cada uno de los equipos se le cambie al menos 1 componente.
En oportunidades las solicitudes, son hechas con materiales que son captados por internet, que ni siquiera están disponibles en Norte America y en oportunidades la bibliotecas o el DEI solicitan materiales o equipos sin las caracteristicas especificas.
En ocasiones nuestros clientes hacen solicitudes cuando no tienen disponibilidad presupuestaria.
Tiempo de retardo en respuestas al proveedor (Proceso Administrativo)
Accesoria profesional para la interpretación de la ley de contrataciones.En cuanto al sistema administrativo (SAICID) las solicitudes a problemas con
el mismo sean atendidas con prontitud.
Solicitar a las bibliotecas haga una solicitud por cada tipo de compras, ejemplo: si solicitan mobiliarios el oficio será solo para mobiliarios y asi con los equipos, materiales y servicios.
Solicitar al Comité de Compras la revisión de la documentación solicitada a los proveedores de acuerdo al monto de la compra y los especificado en la ley de licitaciones,
Aspectos Sólidos: Se logro cumplir con el objetivo para las Bibliotecas y Fundacid en un 95% y
el 5% restante no se ejecuto por llegar tarde las solicitudes con falta de especificaciones exactas y ya había sido cerrado el ejercicio económico.
Con los clientes externos (Convenio Reduc) el objetivo se cumplió en un 100%, aunque los equipos en lo general son importados fueron servidos en su totalidad a la fecha.
Se presento trimestralmente el informe de compras Se cumplió la fecha de entrega del libro de compras a la Dirección de
Administración.Aspectos a Mejorar:
El tiempo de respuestas de las verificaciones presupuestaria (en ocasiones), ya que esto retrasa la entrega de las ordenes de compra al proveedor y podría variar el precio, esto cuando en su presupuesto indica el tiempo de validez y asi evitar hacer ajustes.Informar a las bibliotecas fechas de cierre y su disponibilidad presupuestaria.