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Informe de Gestión 2015
MENSAJE INTRODUCCIÓN PRESIDENTE
INTRODUCCIÓN
Señora Vice Presidenta del Directorio del Guayaquil Tenis Club, señores miembros del Directorio, Señor Presidente Vitalicio, señores socios y socias, Invitados especiales, Señoras y señores: El 2015 fue nuestro primer año de actividad integral; iniciamos nuestro mandato en Junio de 2014 con las mejores perspectivas económicas a nivel nacional; el presupuesto del Estado se financiaba en un alto porcentaje con las ventas de petróleo, el crecimiento sostenido en los últimos nueve años presagiaba los mejores resultados de nuestra economía; y, en general, las actividades comerciales y financieras se mantenían en niveles importantes de crecimiento. Todo el entorno era alentador para que nuestro club pueda revertir el déficit que recibimos como resultado del manejo administrativo.
Emprendimos el año 2015 tomando decisiones en el aspecto normativo, haciendo importantes modificaciones en los Estatutos y Reglamentos de nuestra Institución; alentamos la incorporación de socios que se habían retirado o renunciado, incorporamos una nueva categoría de socios de tercera edad, incorporamos a nietos de socios para que puedan disfrutar de nuestras instalaciones; y en general, facilitamos la inclusión de todos aquellos socios que forman parte de la familia del Guayaquil Tenis Club.
• Iniciamos y concluimos una nueva Garita de ingreso a la Sede de Samborondón para mejorar la imagen del Club; tener un mejor control para evitar la intrusión de personas ajenas a nuestra Institución.
• Instalamos una puerta de acceso directamente del parqueo municipal en la Sede de Guayaquil, para mayor seguridad.
INTRODUCCIÓN
• Construimos las instalaciones de un centro de acopio para optimizar la distribución, porcionamiento y conservación de alimentos, los cuales se reparten con un camión refrigerado.
• Iniciamos la construcción de los parqueos en la Sede Guayaquil para 75 vehículos.
• Reubicamos los juegos infantiles en Sede Samborondón para embellecer el área junto al Rio.
• Instalamos luminarias en la totalidad de canchas en las dos Sedes.
• Hicimos mantenimiento mayor en todas las canchas de arcilla.
• Transparentamos la contabilidad publicando en nuestra página web los resultados.
INTRODUCCIÓN
En general, todas estas actividades que serán detalladas en el informe que presentaré a continuación nos generó un importante ingreso de socios que nos ha permitido, no solamente cumplir con obras y procesos en marcha, sino un significativo superávit de más de un millón quinientos mil dólares en el año 2015, a pesar de que las circunstancias en el país se han deteriorado por la caída de los precios del petróleo, el aumento de costos por las salvaguardas, la iliquidez que no ha permitido un buen desempeño del mercado y, finalmente por una importante crisis a nivel nacional que afecta a todas las actividades económicas. Es necesario felicitar a nuestros socios, porque el índice de morosidad de cuotas no ha caído durante el año 2015.
INTRODUCCIÓN
Estamos emprendiendo el año 2016 con mucha cautela en cuanto a inversiones en obras de infraestructura; tenemos la decisión de mantener y mejorar los servicios de nuestro Club a pesar de que no esperamos un número significativo de nuevos socios, vamos a provisionar una importante suma de dinero para mitigar el posible incremento de la morosidad en el pago de cuotas sociales.
INTRODUCCIÓN
Me voy a permitir, a continuación, presentar el informe de labores de cada uno de los departamentos del Guayaquil Tenis Club, en los cuales he planteado objetivos, las acciones que hemos tomado y el resultado de estas acciones. No estoy omitiendo, a diferencia de cualquier otro informe de labores, errores, resultados negativos y fallas administrativas que las asumo con humildad y que nos han permitido detectar falencias que debemos corregir en el futuro.
INTRODUCCIÓN
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS
OBJETIVO Control y administración eficiente del personal administrativo, contable, financiero, de sistemas y servicios en general, orientando esta actividad a crear un ambiente sano, amigable y equitativo de los servicios de nuestro Club.
ACCIONES - Apoyo en la coordinación y logística del evento de
planificación estratégica 2015. - Seguimiento y consolidación de estrategias y recursos de
planificación estratégica. - Actualización del Reglamento Interno. - Actualización del Proyecto de Responsabilidad Social en
convenio con el MIES. - Cumplimiento de las obligaciones administrativas con
entes reguladores (IESS, MT, SRI). - Análisis y recomendaciones para contratación de nuevos
profesionales o empleados que se incorporan al rol. - Análisis para otras incorporaciones de personal por
sustitución.
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS
ACCIONES - Promociones internas (cambios de áreas) - Capacitación al personal - Coordinación en las festividades, celebración fiesta
para los hijos de los colaboradores y especialmente la fiesta de fin de año en Finca La Gloria para todo el personal
- Coordinación de clases de tenis dirigidas a los pasabolas
- Coordinación de torneos de fútbol, entrega de kit colegial en apoyo a los pasabolas
- Curso de mantenimiento de edificios a los jóvenes pasabolas que van a cumplir 18 años
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS
En Septiembre del 2014 iniciamos un proceso de certificación de competencias laborales para saloneros y cocineros impulsado por el Ministerio de Turismo asistiendo a la convocatoria 83 colaboradores del Club, de los cuales 62 obtuvieron cupo, de estos 48 aprobaron la certificación. Lamentablemente el Mintur no continuo con este programa para ir avanzando con el resto de trabajadores de ABE.
COMPETENCIAS LABORALES PARA SALONEROS Y COCINEROS
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS
El presente Directorio, recibió al Club con una capacidad de mano de obra de 411 colaboradores en las diferentes áreas. Al 28 de febrero del 2016 el número de trabajadores es de 358 esto es el 13% menos de colaboradores.
OPTIMIZACIÓN DEL PERSONAL
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS
SALUD
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA CAPACITACIÓN
CELEBRACIONES SALUD
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS
TORNEO PASABOLAS
FIESTA FIN DE AÑO
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS
RESULTADOS - Mejor ambiente de trabajo - Elevación de autoestima - Mejoras salariales y estímulo al mejor empleado - Sentimiento de trabajo en equipo - Mejoras en servicio y atención al socio - Optimización del Personal - Competencias Laborales
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
OBJETIVO
Transparentar las cuentas a todos los miembros del Club Optimizar y reordenar la contabilidad para determinar con precisión los costos, gastos e ingresos de cada departamento de la Institución con la finalidad de optimizar costos operativos.
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
ACCIONES Y ANÁLISIS DE RESULTADOS - En el rubro ingresos se ha incrementado notablemente lo
correspondiente a cuotas sociales en más de cuatrocientos mil dólares y por membresías en más de un millón en relación al año 2014.
- En el rubro alimentos y bebidas así como en banquetes y eventos, el resultado del 2015 es similar al del 2014.
- En cuanto a costos, hemos logrado bajar en más de sesenta y cinco mil dólares los costos de alimentos y bebidas, pero se ha compensado con un incremento de costo de banquetes, eventos y otros.
- En cuanto a gastos, los costos laborales y de operación se han incrementado en más de cuatrocientos cincuenta mil dólares.
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
CONCLUSIÓN A pesar de haber logrado un superávit de más de un millón quinientos mil dólares durante el año, estamos obligados a revisar con mayor austeridad el rubro costo laboral y operación para el presente año.
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
ACCIÓN Y ANÁLISIS EN RUBRO ALIMENTOS, BEBIDAS Y EVENTOS Los resultados no son alentadores; el déficit absoluto sigue manteniéndose en más de novecientos mil dólares y aquello no es admisible.
CONCLUSIÓN Durante el 2016 debemos tomar acciones drásticas para abatir este déficit y aspiramos entregar el Club en el 2018 con una importante reducción en costos operativos y laborales. Nuestro reto es bajar el 50% el déficit.
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
ACCIONES Y ANÁLISIS DEL RUBRO EVENTOS Tampoco hemos sido exitosos en el manejo y operación del Departamento de Eventos, en costos de personal y de operación hemos gastado casi cincuenta mil dólares adicionales en relación al 2014; se ha facturado lo mismo y el resultado final es menor al 2014 en más de cincuenta mil dólares; la utilidad que arroja este departamento es de ciento noventa mil dólares anuales, menos de diecisiete mil dólares mensuales.
RESULTADO En el presente año estamos obligados a tomar medidas radicales para tornar más rentable esta operación, y si fuera necesario concesionar este departamento a terceros.
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
DEPARTAMENTO ADQUISICIONES Y LOGÍSTICA
DEPARTAMENTO
ADQUISICIONES Y LOGÍSTICA
En Octubre del 2015 se reestructura las
Áreas de Compras y Bodegas y se crea
la Coordinación de Adquisiciones y
Logística.
Con lo cual obtendremos :
oMayores controles en las compras
oMejor selección de Proveedores
oReducción en el Costo
oMayor Transparencia en el Proceso
RESTRUCTURACIÓN
El 8 de Diciembre del 2015, se inaugura el Centro de Acopio, infraestructura que mejora la operación y logística del Club. El Centro de Acopio, cuenta con: - Cámara de Congelamiento,
para el almacenamiento y la conservación de las carnes, aves y mariscos.
- Cámara de Refrigeración, para el almacenamiento de frutas y legumbres.
- Bodegas de Almacenamiento (4), para almacenar, granos, secos, enlatados, gaseosas, cervezas y licores.
DEPARTAMENTO
ADQUISICIONES Y LOGÍSTICA
INFRAESTRUCTURA
CENTRO DE
ACOPIO
1. Centralizar las Bodegas de Sede Guayaquil y Sede Samborondón.
2. Que el Departamento de Compras y Bodegas funcionen en la misma infraestructura obteniendo mejor comunicación y fluidez en la operación.
3. Mantener un stock que abastezca la demanda de operación del Club.
4. Correcto almacenamiento de todos los productos adquiridos obteniendo una adecuada rotación adoptando el método FIFO.
5. Mejoramos los precios de adquisición de las materias primas e insumos
6. Mejoramos la logística y despacho de las materias primas e insumos en los puntos de venta.
DEPARTAMENTO
ADQUISICIONES Y LOGÍSTICA
CENTRO DE ACOPIO
CÁMARAS DE
REFRIGERACIÓN Y
CONGELACIÓN
DEPARTAMENTO
ADQUISICIONES Y LOGÍSTICA
DEPARTAMENTO
ADQUISICIONES Y LOGÍSTICA
ATENCIÓN AL SOCIO
ATENCIÓN
AL SOCIO
OBJETIVO - Lograr que nuestros socios frecuenten el Club
utilizando los servicios y las instalaciones que el Club ofrece.
- Lograr que los socios se sientan en su casa con
servicios de excelencia.
- Promocionar la confraternidad entre los socios y que sus instalaciones sirvan para juntar las familias estimulando la unión familiar
ATENCIÓN
AL SOCIO
ACCIONES.- Se introdujeron cambios al Estatuto del Club para estimular el reingreso de socios, hijos y nietos de socios, así también se introdujo una nueva categoría, la de Socio Especial de tercera edad y la de Socios Corporativos con tarifas diferenciadas de ingresos. Hijos de socios de 18 a 28 años (25) Nietos de socios de 18 a 28 años (5) Hijos de socios de 29 años en adelante (29) Nietos de socios de 29 años en adelante (5) Nietos de socios juveniles 14 a 17 años (17) Socios especiales de tercera edad (12) Reingresos de socios (55) Socios nuevos (46)
ATENCIÓN
AL SOCIO
ACCIONES Se activó un sistema de ingreso directamente del parqueo municipal a la Sede, utilizando la tarjeta de aproximación, la cual también sirve para ingresar a la sede de Samborondón.
RESULTADO Existe mayor actividad en el Club, tanto en la utilización de piscina, canchas deportivas como en comedores y gimnasios. Se ha logrado controlar en mejor medida el ingreso de no socios, pero es necesario incrementar las normas de control para erradicar esta mala costumbre.
ATENCIÓN
AL SOCIO
NUEVAS OFICINAS EN ANEXO Se habilitaron nuevas oficinas para atender al Socio, anteriormente el Socio debía venir a la Sede del Centro.
CLUBES CENTENARIOS Fuimos incorporados al selecto grupo de Clubes Centenarios a Nivel Mundial; y con ello estamos en capacidad de participar como socios en las actividades sociales, deportivas e institucionales.
ATENCIÓN
AL SOCIO
MARKETING & COMUNICACIÓN
DEPARTAMENTO DE MARKETING Y COMUNICACIÓN
OBJETIVO - Promover la marca Guayaquil Tenis Club a nivel
nacional. - Tener la capacidad de llegar a todos los socios para
informar de todas las actividades del Club e interactuar Socio – Club para lograr un diálogo continuo.
- Se estructuró un departamento de Marketing, en base al desarrollo de un Manual de Marca para el manejo adecuado de la comunicación y promoción, anteriormente el área de Marketing estaba direccionada solo para actividades de índole comercial.
ACCIONES.- - Se desarrolló un Manual de Marca - Se instituyó un nuevo logo. - Se creó la imagen de la mascota Panchito. - Se mejoró el manejo de comunicación mediante las
redes sociales - Se actualizó la línea gráfica - Se unificó la señalética - Se creó una nueva imagen del Match Point - Se ha trabajado intensamente en ampliar la base de
datos de socios del Guayaquil Tenis Club - Se ha logrado alianzas estratégicas con varias marcas
comerciales que brinda beneficios a nuestros socios. - Se contrató con Vistazo la publicación de nuestra revista
Institucional - Campaña de Actualización de Base de Datos
DEPARTAMENTO DE MARKETING Y COMUNICACIÓN
NUEVO LOGO E IMAGEN DE MARCA
• Actualización de la línea gráfica a una más moderna.
• Nuevo logo y distintas aplicaciones en comunicados institucionales, papelería, etc.
• Uniformidad en las comunicaciones.
SEÑALÉTICA ANTES
Y DESPUÉS
NUEVO LOGO E IMAGEN DE MARCA
• Nueva imagen y logo de Matchpoint. • Acercamiento a los jóvenes. • Creación de fiestas conceptuales
“Higher Frequencies” con marca registrada en IEPI.
CREACIÓN DE MASCOTA PANCHITO
Panchito, la mascota oficial del Club sirve
para reforzar la comunicación y
generar un vínculo con los más pequeños.
Está presente en todos los eventos deportivos
y es un ejemplo a seguir de las políticas y reglamentos del Club.
Panchito en alguna de sus
diferentes presentaciones.
REDES SOCIALES
641
3.670
ENERO 2015 ENERO 2016
I N S T A G R A M 472% +
$899,226.03 En Free Press Anual
47 RELACIONES PÚBLICAS
CAMPAÑA ACTUALIZACIÓN BASE DE DATOS
Se llegó al 70% sobre la base de Gestión MARZO – ABRIL - MAYO
2015
Empezamos el año con 2000 suscriptores para nuestros correos masivos.
Actualmente tenemos 5.027 socios suscritos con
un incremento del 150% en la base de datos .
COMUNICADOS – EVENTOS – NUEVAS ALIANZAS Tipo de comunicados que se envían:
CORREOS MASIVOS
RESULTADO.-
- La mascota Panchito ha logrado un mayor vínculo con los socios, especialmente, con los más pequeños.
- En redes sociales se ha logrado incrementar de 641 a 3670 usuarios
- La promoción libre de costos para las actividades del Club se la puede valorar en más de $890.000 anuales.
- Iniciamos el año con 2000 suscriptores para nuestro correo masivo y hoy contamos con 5027.
- Los ingresos anuales en auspicios se han incrementado notablemente desde $182.000 en el 2013, $231.000 en el 2014 a $339.445 en el 2015.
DEPARTAMENTO DE MARKETING Y COMUNICACIÓN
ALIMENTOS & BEBIDAS
DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS, BEBIDAS Y EVENTOS (ABE)
OBJETIVO • Mejorar servicio, • calidad de comida,
optimización de costos, control de calidad,
• variar menú, • mejorar equipos, readecuar
espacios de cocina, • mejorar circulación en
procesamientos de alimentos,
• extender servicios y puntos de venta para brindar servicio de excelencia a nuestros socios y sus invitados.
DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS, BEBIDAS Y EVENTOS (ABE)
ACCIONES - Previa degustación, en el mes de agosto se lanzaron las
nuevas cartas para los restaurantes Acqua el 20 y El Clásico el 25.
- Se incluyó en ambas cartas los platos típicos tradicionales del Club a precios módicos.
- Ha habido una buena aceptación por parte de los socios.
- Se ha consolidado el tradicional buffet y los festivales temáticos durante los fines de semana, con muy buena acogida de los socios.
- Se ha estimulado la presencia de socios en el Match Point, con la implementación de cinco fiestas Higher Frecuencies, dos Conciertos Mamut, un concierto Music & The Man y la transmisión de los partidos de futbol de las eliminatorias con menús especiales.
DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS, BEBIDAS Y EVENTOS (ABE)
ACCIONES.- Se han hecho importantes inversiones en la compra de: - Vajillas nuevas para los Restaurantes - Sillas y mesas para el comedor de Casa Club en Anexo,
instalación de sistema de sanitación en áreas de producción.
- Nueva zona de servicio y área de flujo entre cocina y restaurante.
- Adoquinado en patio exterior de servicio en Anexo. - Adecuación de piso en cocina de Anexo. - Se ha optimizado el recurso humano; en el año 2014 la
nómina de ABE se redujo de 166 a 125 colaboradores, con un ahorro mensual de $11.000.
- Se han incrementado dos profesionales (sous chef y jefe de servicios) que son vitales para controlar los puntos críticos de las cocinas y el servicio al cliente.
DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS, BEBIDAS Y EVENTOS (ABE)
ACCIONES Se han dictado charlas de capacitación durante el año 2015 orientadas a: - Introducción a la cocina - Manejo de alimentos - Servicio - Manual de uso cafetera Bondolfi - Manual de uso Máquina de helado - Actualización de manejo de alimentos
DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS, BEBIDAS Y EVENTOS (ABE)
ACCIONES - Se aperturaron dos puntos de venta denominados 2
Power Station, promoviendo el consumo de bebida energizantes, hidratantes, depurativas, etc. con productos 100% naturales.
- Se está ofertando en el área canchas un plato típico buffet denominado “bandera” que consiste en 3 variedades de platos típicos.
- Se construyeron las nuevas oficinas de eventos y administración en la Sede Samborondón.
DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS, BEBIDAS Y EVENTOS (ABE)
RESULTADOS Y PROYECCIÓN A pesar de todas las actividades y acciones emprendidas durante los años 2014 y 2015, no se han incrementado los ingresos en del Departamento de ABE. Desde mayo de 2014 a Febrero de 2016, los precios de venta se han incrementado en un 10% con el objeto de cubrir los incrementos de costos de insumos y carga laboral. Las capacitaciones, el mejoramiento de vajilla y menaje, el control de calidad en la elaboración de alimentos y el seguimiento a los procedimientos de servicio al socio han permitido una mejor imagen, mejor calidad de comida y atención al Socio. A pesar de lo mencionado anteriormente que se refleja en las encuestas, falta mucho para llegar a los niveles de excelencia que aspiramos lograr antes del 2018.
REMODELACIÓN COCINA– ANEXO PINTURA EN TUMBADO DE COCINA
ANTES
REMODELACIÓN COCINA – ANEXO
DESPUÉS
SISTEMAS & COMUNICACIONES
OBJETIVO Disponer de un sistema confiable para el ordenamiento electrónico de todas las actividades y departamentos del Club.
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y COMUNICACIONES
ACCIONES.- Se contrató a un consultor externo para la Restructuración departamental donde se recibieron los siguientes trabajos:
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y COMUNICACIONES
ACCIONES.- - El presupuesto operacional es de $44.000 anuales . - El presupuesto de inversión es de $215.000 durante
los años 2015 y 2016. - Se adquirieron servidores, software y licencias de
Post Inforest con una inversión total de $20.814,00. - Se implementó un sistema de ingreso de incidentes
en línea, donde los usuarios del Guayaquil Tenis Club pueden notificar sus novedades en lo que a sistemas se refiere y así poder lograr un control de los incidentes reportados.
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y COMUNICACIONES
RESULTADOS.- - Se logró bajar el 36% en la facturación anual con la
nueva renegociación que se hizo con Claro y se renovaron 35 equipos móviles sin costo para el Club. Se detectaron anomalías y pagos innecesarios, ya están regularizados.
- En la compra de licencias se aprovechó la promoción de Microsoft con un descuento del 35%.
- Se implementó un sistema de reporte de incidentes informáticos en línea, a través del cual los sucesos son segmentados logrando de esta forma obtener el control, realizar mediciones y análisis de los incidentes reportados con tiempos de espera y respuesta.
- Gracias al análisis del consumo de impresión y gastos de suministros, reparación y renovación de equipos se logró ahorrar $3129,00 anuales.
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y COMUNICACIONES
DEPORTES & RECREACIÓN
DEPARTAMENTO DE DEPORTES Y RECREACIÓN
OBJETIVO Estimular la práctica deportiva a nivel social de formación y alta competencia para que el Guayaquil Tenis Club se convierta en un referente en la formación de grandes deportistas y facilitar la integración social de la familia en las instalaciones deportivas de nuestro Club.
ACCIONES.- Se ha reestructurado el organigrama del área de deportes para una mejor y más eficiente administración de las prácticas deportivas, escuelas, mantenimiento operativo de las instalaciones, etc.
DEPARTAMENTO DE DEPORTES Y RECREACIÓN
ACCIONES.- - Se reestructuró la Academia de Tenis, concesionando
canchas en el Anexo a Andrés Gómez y en la Sede a Bryan Dabul.
- Se ha mantenido y mejorado la asistencia a las escuelas de natación, fútbol, tenis damas, beach tenis, beach volley, gimnasios y box.
- Se nombró profesor principal (Coordinador) para Escuela de Tenis de formación al Prof. Luis Ferretti y a Carlos Avellán de Alta competencia.
- Se ha realizado mantenimiento constante en canchas de arcillas tanto en Sede como en Anexo.
- Se ha concluido el proceso de iluminación de todas las canchas de tenis, tanto en Sede como en Anexo.
DEPARTAMENTO DE DEPORTES Y RECREACIÓN
ACCIONES.- - En el año 2015 se volvió a organizar las
olimpiadas con mayor participación y mejor organización que en el 2014.
- Se compitió en cinco disciplina: Tenis, fútbol, beach tenis, beach volley y carreras.
- 39 equipos participaron - 500 deportistas - 2 meses de competencia - Se convocó la primera carrera simultánea 10, 5, 3
y 1 km con 130 participantes.
DEPARTAMENTO DE DEPORTES Y RECREACIÓN
PRIMERA CARRERA 1,3,5 Y 10 km
Convocatoria y coordinación de la carrera simultánea
130 participantes.
Coordinación de la inauguración, desarrollo y culminación de las olimpiadas
39 equipos Participantes
500 Deportistas
2 Meses de competencia
5 Disciplinas Futbol, Tenis, Beach Tenis,
Beach Vóley y Carrera 10, 5, 3 y 1K
OLIMPIADAS 2015
OLIMPIADAS 2015
OLIMPIADAS 2015
ACCIONES.- - Se construyó pared de boleo en cancha 8 de arcilla en
Anexo. - Se contrató sistema de riego para cancha de fútbol y
previamente se realizó un mejor mantenimiento. - Se construyeron gradas cubiertas en cancha de fútbol. - Se adquirió uniformes para nadadores de alta
competencia y para el personal de deportes. - Se realizó torneo de fútbol Mundialito con la
participación de 450 niños y jóvenes. - Se contrató a un Coordinador de Deportes y Recreación.
DEPARTAMENTO DE DEPORTES Y RECREACIÓN
RESULTADOS - El número de alumnos en la Escuela de Tenis,
principiantes y avanzados, creció entre mayo y diciembre de 2015 de 129 a 180 alumnos.
- Se lograron tres campeonatos en tenis, cinco vicecampeonatos y un semifinalista.
- Se logró reducir el déficit de las Escuelas de Tenis, de $100.141 a $75.618.
- Se logró reducción del déficit en las Escuelas de Natación, de $36.632 a $34.478
DEPARTAMENTO DE DEPORTES Y RECREACIÓN
RESULTADOS.- - Se logró bajar el costo de operación gimnasios, de
$363.138 a $339.791. - Nuestros nadadores han logrado 4 medallas de oro y 2
de plata en torneos sudamericanos, 3 medallas de oro, 2 de plata y 2 de bronce en torneos nacionales.
- En el torneo ciudad de Guayaquil, nuestro Club fue Vicecampeón General, obteniendo 22 medallas de oro con un total de 43 medallas.
- Se logró reducir el déficit en la Escuela de Fútbol, de $12.645 en 2014 a $11.338 en 2015.
- Se ha mejorado la asistencia a nuestros gimnasios y actualmente lo ocupan ciento trece mil quinientas personas al año en el Anexo y diecinueve mil doscientos cuarenta en Sede.
DEPARTAMENTO DE DEPORTES Y RECREACIÓN
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD FÍSICA
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
OBJETIVO Disponer de un sistema de seguridad y control de acceso que garantice al Socio su integridad, la confianza en su Club para no sufrir pérdidas o hurto de sus pertenencias y la vigilancia necesaria para monitorear todas y cada una de las instalaciones del Club, como parte de los servicios de excelencia que debemos ofrecer a nuestros socios.
ACCIONES - Se ha terminado de instalar tanto en la
Sede como en el Anexo 97 cámaras y centros de monitoreo en ambas sedes.
- Existen 15 radios de comunicación y un programador de radio en Sede y Anexo.
- Se ha capacitado al personal de seguridad como “Supervisores de Seguridad Física”.
- Se ha implementado un formato de bitácora para vehículos de proveedores en Sede y Anexo.
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
RESULTADOS - Se han presentado dos casos en Anexo y un caso en
Sede sobre incidente o accidentes que han sido resueltos exitosamente.
- Se han reportado 10 casos de hurto, 5 conductas inapropiadas de socios, 3 llamadas de atención a colaboradores e seguridad y 5 novedades en evento; todas ellas verificados gracias al sistema de seguridad y capacitación de personal.
- Se han recuperado 98 pertenencias de Socios en la Sede y 306 en Samborondón.
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
DEPARTAMENTO LEGAL
OBJETIVO. Disponer de soporte, asesoría y respaldo de carácter legal en todos los actos, contratos, conflictos laborales y otras actividades que se desarrollan en el Club.
DEPARTAMENTO LEGAL
DEPARTAMENTO LEGAL
ACCIONES - Se reestructuró el área legal con la participación del
Gerente General. - Se elaboró manual de actividades. - Se revisó en forma integral instrumentos normativos
internos del Club, tales como Estatuto, Reglamento de Socios, Reglamento interno de Trabajo, etc.
- Se realiza monitoreo de procesos judiciales en su mayoría juicio laborales que son patrocinados por consultores externos.
DEPARTAMENTO LEGAL
RESULTADOS. - Se ha logrado ordenar, monitorear y clasificar todos
los documentos relacionados al área legal. - Se consolidó y revisó los nuevos Estatutos y el
Reglamento Interno de Trabajo actualmente en vigencia.
- Se han ganado prácticamente todos los juicios laborales que se han planteado al Club.
- Se ha logrado archivar y concluir juicios laborales que se venían arrastrando desde hace más de cinco años.
- Se han suscrito más de 54 contratos y 7 solicitudes de opiniones legal.
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA
OBJETIVO Lograr que todas las instalaciones, equipos, maquinarias, obras de infraestructura, edificaciones, mobiliario, etc. se encuentren operativos y en perfecto estado para que cumplan su función en beneficio de los socios.
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
ACCIONES.- Se ha intervenido 3823 ocasiones durante el año 2015 para tareas de mantenimiento, 1900 en Sede y 1923 en Anexo. Entre los trabajos más destacados tenemos: -Compra de transformadores de 150 kva para iluminación de canchas en Anexo y nueva iluminación de canchas 2-6-7 y 8 también en Anexo - Construcción de duchas en cancha de beach tenis - Reconstrucción de ductos de AA en bar canchas Anexo - Mantenimiento integral de canchas de arcilla en Sede y Anexo - Pintura de paredes y señaléticas en gimnasios - Impermeabilización de cubiertas - Iluminación de canchas de beach tenis - Puerta de acceso a parqueadero municipal en la sede - Retapizado de sillas en peluquerías Sede
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
NUEVA ILUMINACIÓN CANCHAS - ANEXO
CONSTRUCCIÓN DE DUCHAS CANCHA BEACH TENIS - ANEXO
RECONSTRUCCIÓN DE DUCTOS A/A BAR CANCHAS - ANEXO
MANTENIMIENTO INTEGRAL CANCHAS ARCILLA - SEDE
MANTENIMIENTO INTEGRAL CANCHAS ARCILLA - ANEXO
PINTURA DE PAREDES Y COLOCACIÓN DE SEÑALÉTICA
- GYM ANEXO
ANTES DESPUÉS
PINTURA DE PAREDES Y COLOCACIÓN SEÑALETICA - GYM CENTRO
IMPERMEABILIZACIÓN DE CUBIERTAS
ILUMINACIÓN CANCHAS DE BEACH TENIS - ANEXO
PUERTA DE ACCESO A PARQUEADERO MUNICIPAL - SEDE
RETAPIZADO DE SILLAS EN PELUQUERÍA
-SEDE
ANTES DESPUÉS
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA
OBJETIVO Control previo y posterior de cada uno de los departamentos y funcionarios de nuestro Club para corregir procesos, seguimientos de acciones, revisar trámites y gestión de funcionarios, etc. con la finalidad de transparentar la gestión administrativa y financiera de nuestra Institución.
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA
ACCIONES.- Durante el año 2015 se ha hecho: - 1 informe especial de alimentos y bebidas - 9 informes operativos, 2 de alimentos y bebidas, 1 de
Recursos Humanos y en departamento financiero 6. - 8 informes de evaluación de procesos, 2 en Alimentos,
bebidas y eventos, 2 en Financiero, 1 en Seguridad y Salud Ocupacional, 2 en Deportes y 1 en Recursos Humanos.
Se han efectuado 57 arqueos de caja de sorpresivos repartidos así: - 31 puntos de venta en Sede
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA
ACCIONES.- Durante el año 2015 se ha hecho: - 20 puntos de venta en Anexo - 1 caja chica en Sede - 2 caja chica en Anexo - 3 micro caja en sede y Anexo Se han efectuado 61 inventarios sorpresivos: - 17 Alimentos y bebidas Sede - 25 Alimentos y bebidas Anexo - 8 Artículo deportivos-pelotas de tenis Sede - 7 Artículos deportivos-pelotas de tenis Anexo - 4 procesos de porcionamiento
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA
RESULTADOS.- Las auditorias realizadas durante el período 2015 nos ha permitido identificar las debilidades en el control de las operaciones, logrando que las recomendaciones de mejoras fueran aceptadas y aplicadas en cada una de las áreas auditadas; alcanzado al cierre del periodo el 72% del cumplimiento.
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CALIDAD
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CALIDAD
Política de Excelencia
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001 : 2015
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CALIDAD
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CALIDAD
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
MANUALES Y PROCEDIMIENTOS: CADA ÁREA TIENE LAS REGLAS CLARAS DE COMO OPERAR Y MANEJAR SUS ACTIVIDADES
EFICIENCIA: SE ESTABLECEN INDICADORES QUE MONITOREAN LA EFICIENCIA DE CADA ÁREA
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CALIDAD
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
SATISFACCIÓN SE CREA PROGRAMA DE EXCELENCIA RESPUESTAS A ENCUESTAS CRECEN DE 4% A 22%
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CALIDAD
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD MONITOREAMOS LA SATISFACCION DE NUESTROS SOCIOS.
• Servicio
• Ambiente
• Calidad TOMAMOS ACCIONES INMEDIATAS EN BASE A SUS COMENTARIOS Y SUGERENCIAS
PREMIAMOS SU APOYO
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CALIDAD
TRANSPARENCIA NUESTRO SISTEMA DE CALIDAD ESTA DISPONIBLE A
LOS SOCIOS PARA SU REVISIÓN Y COMENTARIOS
META
CERTIFICACIÓN ISO 9001: 2015
OCTUBRE 2016
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CALIDAD
OBRAS
OBRAS
Cuadro de inversiones en infraestructura
Cuadro de inversiones en infraestructura
OBRAS
CENTRO DE ACOPIO - SAMBORONDÓN
GARITA DE INGRESO - SAMBORONDÓN
100 100
OBRAS
OBRA PARQUEO SEDE CENTRO
OBRA PARQUEO SEDE CENTRO
INICIO OBRA
AVANCE OBRA PARQUEO SEDE CENTRO
EXCAVACIÓN A MAQUINA
ARMADO DE COLUMNAS COLUMNAS DE HORMIGÓN
OBRA PARQUEO SEDE CENTRO
ESTRUCTURA METÁLICA
AVANCE OBRA PARQUEO SEDE CENTRO
OBRAS ANEXO
-Realizadas en 2016-
-CANCHA NUEVA DE ARCILLA # 9 -RECONSTRUCCIÓN CANCHAS DE ASFALTO -CONSTRUCCIÓN CANCHA NUEVA BEACH TENIS
OBRAS
PROCESO CONSTRUCCIÓN DE LA NUEVA CANCHA ARCILLA
ACABADO FINAL DE LA OBRA: CANCHA DE ARCILLA
VALOR $ 34.776,00
FRESADA Y ASFALTO $ 48.000,00
PINTURA $ 62.843,08
VALOR TOTAL $ 110.843,08
RECONSTRUCCIÓN DE 8 CANCHAS DE ASFALTO: EN PROCESO
CONSTRUCCIÓN CANCHA NUEVA BEACH TENIS
VALOR $ 8500
PROYECTO REMODELACIÓN AQUA
OBRAS
PROYECTO REMODELACIÓN AQUA
OBRAS
OBRAS
PLAN MAESTRO SEDE
MENSAJE FINAL PRESIDENTE
MENSAJE FINAL
2015 fue un año difícil; sin embargo logramos un importante superávit que nos está permitiendo cumplir objetivos en obras de infraestructura, equipamiento de sistemas y programas que mejorarán los servicios del Club, mantenimiento rutinario y periódico de nuestras instalaciones • Emprenderemos el presente año con obras que nos
permitirán mejorar la asistencia a nuestros restaurantes; • Estamos iniciando la remodelación y equipamiento de
cocinas, decoración de comedores, adecuación de plataforma junto al rio en Sede Samborondón, cancha de beach tenis en la Sede Guayaquil,
• Concluiremos el parqueo cubierto en la Sede Guayaquil.
• Vamos a ser muy conservadores en las inversiones; no vamos a emprender trabajos que no estén debidamente financiados, y contemos con los recursos asegurados para concluirlos.
• Terminaremos la reconstrucción total de canchas de asfalto en la Sede Samborondón y la restitución de las canchas de cemento en la planta alta de los parqueos en la Sede Guayaquil
• Concluiremos con los sistemas para mejorar la atención y el servicio de facturación
• Estamos analizando la posibilidad de financiar un sistema verde de energía que permitiría ahorrar hasta $ 400.000 a partir del año 2020. Nuestra administración esta empeñada en trabajar para el
futuro y no solamente para el presente
MENSAJE FINAL
Quiero expresar mi personal agradecimiento a los miembros del Directorio, que han sacrificado tiempo familiar y de trabajo para entregar su valioso aporte de conocimiento a nuestro Club; al Gerente General por su incondicional entrega en la administración; a los jefes departamentales que han superado expectativas y permitido allanar el camino a la excelencia ; a los trabajadores y trabajadoras por cuanto cada día sentimos su ánimo de colaboración en los servicios que presta nuestra Institución.
MENSAJE FINAL
No estamos trabajando para el corto o mediano plazo; esperamos entregar el 2018 un Club dinámico, solvente, de excelencia en el servicio, acogedor, estructurado para un desarrollo sostenido y sostenible, que sea un referente en el país y en Sudamérica, que nuestro lema "tu club, tu casa" constituya un ícono para las futuras generaciones Gracias
MENSAJE FINAL