informe de labores 2014 oficina de registro y administración estudiantil página | 1 · 2017. 7....
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I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 1 Dependencia: Oficina de Registro y Administración Estudiantil Responsable: Licda. Susana Saborío Alvarez Período de Gestión: Enero a diciembre 2014
Objetivo General de la Dependencia, Programa o Proyecto: Entidad rectora del control y cumplimiento de requisitos para el Ingreso y Egreso de los estudiantes de la Universidad, así como la custodia y el mantenimiento actualizado del Historial Académico de los estudiantes.
a) Logros concretos alcanzados durante 2014 en cada unidad
Admisión y Matrícula Coordinador: Ing. Teddy Chan Amen Tabla 1: Matrícula Total por periodo y tipo de matrícula del 2014 (Detalle por Centro Universitario como Anexo 1,2 y 3) Periodo/Tipo de matrícula
Ordinaria y Suficiencia
Semestral Postgrados Curso Libre
Gerontología Extensión (Programas de técnico)
I cuatrimestre 22.364 598 2.694 307 75 II cuatrimestre
21.382 463 2.494 355 57
III cuatrimestre
19.790 512 2.301 305 50
I Semestre 2.156 II Semestre 1.965 Total 63.536 4.124 1.573 7.489 967 182 Tabla 2: Estudiantes de Nuevo Ingreso por periodo y tipo de matrícula 2014
Periodo/Tipo de matrícula
Ordinaria Postgrados Curso Libre
Gerontología Extensión (Programas de técnico)
Relación con Plan de Desarrollo Institucional 2011-2012
I cuatrimestre 4.499 86 515 24 13 CUR-1 :1.2 y 1.3 CE-1:1.1 GU-2:2.2 y 2.3
II cuatrimestre
3.428 52 420 14 12
III cuatrimestre
1.964 59 334 18 9
Total 9.891 197 1.269 56 34
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I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 2 Porcentaje de matrícula Web y Presencial en el último periodo del 2014
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I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 3 Tabla 3: Procesos específicos de la Unidad de Admisión y Matrícula 2014 Productos Volumen Relación Plan de
Desarrollo Institucional 2011-2015
La matrícula web continúa su aumento en el uso como sistema de matrícula.
CUR-1 : 1-1 GU-2: 2.2 y 2.3
Se realizó la Admisión Conjunta con la utilización del SAU (Sistema de Admisión Universitaria), desarrollado con Fondos del Sistema por la Comisión de Directores de Registro, donde los interesados en la UNED, ingresaron datos con el fin de recibir información y orientación.
3.745 estudiantes GU-2 :2.3
Elaboración de expedientes, confección e impresión de carné, revisión de datos contra la cédula de estudiantes.
10.018 expedientes, carné
CUR-1 : 1-1 GU-2: 2.2 y 2.3
Control de Calidad de matrículas contra el Sistema.
77.871 matrículas de todos los sistemas
GU-2: 2.2 y 2.3
Se continua con el trabajo de depuración de expedientes enviando a Tibás en forma inventariada 122 cajas de expedientes durante el 2014
CUR-1: 1-1 GU-2: 2.2 y 2.3
Se verificaron 10.018 diplomas de secundaria de estudiantes de nuevo ingreso, unos con la base de datos que el Ministerio de Educación Pública (MEP) nos facilita cada año de los graduados y que para este año contempla la población graduada desde 1990 hasta diciembre 2013 y otros consultados físicamente ante Control de Calidad del MEP por no encontrarse en la Base de datos o bien por tratarse de reconocimientos de diplomas de secundaria extranjeros.
10.018 verificaciones de Secundaria
Se realizó la verificación de diplomas otorgados por las diferentes universidades públicas y privadas que fueron utilizados para el trámite de Empadronamiento por la vía de ingreso a Carrera.
375
Comisiones del Coordinador de Admisión y Matrícula -Equipo Director de Matrícula -Equipo de documentación de Pruebas en SAE -Admisión conjunta en CONARE
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I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 4 Tabla No. 4: Procesos específico de la Unidad de Gestión Del Registro Académico Estudiantil y Graduación
Proceso Cantidades Relación Plan de Desarrollo Institucional 2011-2015
Certificaciones Especiales emitidas 496 GU-‐2: 2.1,2.2,2.3 Certificaciones emitidas en la Oficina de
Registro 2846
Estudiantes que tramitaron solicitud de Salidas Laterales
482
Certificaciones de título a recibir y de egresado
2.531 GU-‐2: 2.1,2.2,2.3
Certificaciones Emitidas por los Centros Universitarios
4968 CE-‐1: 1.1
Historial Académico Oficina de Registro 9906 GU-‐2: 2.1,2.2,2.3 Historial Académico Centros Universitarios 6009 CE-‐1: 1.1 Constancias de estudiante emitidas en la Oficina de Registro
1613 GU-‐2: 2.1,2.2,2.3
Constancias de estudiantes emitidas en los Centro Universitarios
9864 CE-‐1: 1.1
Solicitudes de estudio 3215 GU-‐2: 2.1,2.2,2.3 Solicitudes de graduación 2733
Correcciones e inclusiones de nota 122 GU-‐2: 2.1, 2.2, 2.3 Actas de calificaciones De 21 procesos de
matrícula Verificación a empresas, universidades y colegios universitarios sobre diplomas emitidos por la UNED
452 GU-‐2 : 2.3
Capacitación a personal de Centros Universitarios para efectos de procesos de Registro
Se realizaron dos videoconferencias, una en marzo y otra en setiembre.
Comisiones de la Coordinación de Gestión del Historial y Graduación
-Actos de Graduación -Teatro Mélico Salazar -Homologación de certificados
Tabla No. 5: Graduación por periodo y nivel Promoción Total de estudiantes (considerando
los Certificados de Técnico) Relación Plan de Desarrollo Institucional 2011-2015
I Promoción 770 CE-1: 1.1 GU-2: 2.2, 2.3 II Promoción 879
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I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 5 III Promoción 882
Graduaciones realizadas por medio de Consulados
14 (Chile, Miami, Republica Dominicana, Francia, New York, Alemania, Guatemala, India y Texas)
En Centros Penales 1 (La Reforma)
Tabla No. 6: Graduación anual por grado o nivel Grado o nivel Total
otorgado Grado o nivel Total
otorgado
Técnicos (certificados ya que no corresponden a un grado universitario)
7 Licenciatura 518
Diplomados 923 Maestrías 181
Profesorado 38 Doctorados 14
Bachillerato 850 TOTAL ANUAL 2531 Tabla No. 7: : Procesos específico de la Unidad de Reconocimiento y Equiparación
Proceso Cantidades Relación Plan de Desarrollo Institucional 2011-2015
Ingresos a carrera tramitados 9747 CUR-1 : 1-1 GU-2 : 2.3
Reconocimientos de asignatura tramitados 1960 GU-‐2 : 2.3 Acreditaciones por experiencia tramitados 18 Comisiones de la Coordinación de Reconocimiento y Equiparación
ORE- Representante en la Oficina de Reconocimiento y Equiparación de OPES-CONARE
Relación Plan de Desarrollo Institucional 2011-2015
b) Actividades en proceso de Registro
Actividad Relación con el Plan de Desarrollo Institucional 2011-‐2015
El Sistema de Admisión y el Sistema de Empadronamiento dio inicio el 1 de octubre del 2014 y actualmente se encuentra en proceso de mejoras.
GU-‐2 : 2.2 y 2.3
El sistema de Planes de Estudio particular se encuentra en proceso de levantamiento del requerimiento para iniciar su desarrollo. Se continuo la el trabajo de la emergencia con el proceso de expedientes iniciado en el 2013, quedan 60 cajas para el proceso de depuración de expedientes con el personal de la Oficina, a partir del 2014.
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I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 6 Se encuentra en la fase de requerimientos el Sistema de Sanciones Disciplinarias a estudiantes
GU-‐2: 2.3
Se encuentra en la fase de requerimientos el Servicio web de solicitudes de Certificación y Graduación.
GU-‐2 : 2.2 y 2.3
Trabajo de depuración del Reglamento General Estudiantil para cumplir expectativas y necesidades de trabajo. Se mantiene el trabajo de desarrollo del sistema de Información de Estudiantes
c) Innovaciones que su dependencia ha tenido durante este período
Admisión vía web tiene un funcionamiento excelente, lo correspondiente a Empadronamiento dio unas fallas que se encuentran en proceso de mejora para volver a colocarlo en línea, del 1 de octubre al 11 de diciembre del 2014 se contaba con 2555 estudiantes ingresados en el sistema de los cuáles 850 se encontraban listos para matricular en enero por la web.
GU-2 2.1
Se desarrolló el cobro diferenciado de la póliza Semestral respecto a la cuatrimestral
GU-2 2.3
Ordenamiento de Expedientes de estudiantes activos con estado al día en registro de requisitos y carné
Plan de Mejora de Registro a partir de Evaluación realizada en conjunto con PROVAGARI al cual se le da seguimiento en el cumplimiento de sus metas
d) Relacione sus productos, según el Plan de Desarrollo Institucional 2011 – 2015. Las metas estratégicas del Plan de Desarrollo Institucional 2011-2015 relacionadas con los productos son las siguientes: Eje: Centros Universitarios y Regionalización CUR-1 Desarrollar los Centros Universitarios como gestores de cambio y desarrollo local y regional
1-‐2 Procesos de gestión eficaces 1-‐3 Centros Universitarios con Servicios automatizados y disponibles en la web UNED (Portal de
Servicios) Eje: Cobertura y Equidad CE-‐1 Desconcentrar los servicios de Vida Estudiantil que mejoren el ingreso, permanencia y graduación del estudiante
1-‐1 Fortalecimiento de los Servicios de Vida Estudiantil Eje: Gestión Universitaria GU-‐1 Desarrollar un modelo de gestión flexible y funcional que articula la estrategia, los procesos y la estructura organizacional de la UNED
1.2 Procesos institucionales actualizados y/o articulados GU-‐2 Crear los sistemas de información institucional para la gestión y toma de decisiones
2.1 Fortalecimiento de los Sistemas transaccionales de la Universidad como insumo fundamental para el sistema de apoyo a la gestión universitaria y la toma de decisiones
2.2 Sistema de información institucional que apoye la gestión y la toma de decisiones 2.3 Sistema de información que permita la automatización de los servicios universitarios (sistema
integrado de matrícula, gestión de expedientes, trasferencia y reconocimiento de créditos)
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I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 7
Anexo No. 1: Cuadro estadístico preliminar final por Centro Universitario al 19 enero 2014
OFICINA DE REGISTRO UNIDAD DE ADMISION Y MATRICULA
PRIMER CUATRIMESTRE 2014
Cód Centro Universitario Matrícula grado Posg. Dirección de
Extensión Geron
t TOTAL
Ordinaria Suficiencia Semestral Cursos Libres Ext.
1 SAN JOSE 5198 77 474 501 1633 30 146 8059
2 QUEPOS 166 4 9 0 8 1 0 188
3 CARTAGO 1797 17 163 22 78 7 1 2085
4 ALAJUELA 1396 19 128 7 74 3 82 1709
5 SAN CARLOS 932 12 82 3 41 4 0 1074
6 PALMARES 1666 11 163 3 75 4 4 1926
7 NICOYA 221 0 11 2 11 0 25 270
8 CAÑAS 278 2 20 3 28 0 0 331
9 PUNTARENAS 529 1 64 4 15 1 0 614
10 CIUDAD NEILLY 309 0 20 0 42 5 0 376
11 OSA 130 0 6 1 21 0 0 158
12 LIMON 287 3 36 1 18 0 0 345
13 PEREZ ZELEDON 958 2 64 2 69 3 2 1100
14 SIQUIRRES 257 0 13 0 32 0 0 302
16 GUAPILES 533 4 48 1 12 3 0 601
17 OROTINA 175 4 21 0 3 2 0 205
18 Sub sede SARAPIQUI 213 0 10 0 9 0 0 232
20 PURISCAL 531 4 53 5 50 1 0 644
21 SAN VITO 260 0 18 1 21 0 0 300
22 JICARAL 66 0 3 0 0 0 0 69
23 LA CRUZ 119 0 9 0 17 0 0 145
24 UPALA 257 0 19 0 15 1 0 292 25 SAN MARCOS 392 2 36 0 21 0 0 451
26 LIBERIA 466 3 34 6 46 0 0 555
27 TURRIALBA 926 6 116 2 51 0 31 1132
29 Sub Sede BUENOS
AIRES 269 0 11 2 24 0 0 306
31 EXTRANJEROS 22 0 14 0 0 0 0 36
32 SANTA CRUZ 199 1 10 3 24 0 0 237
33 LA REFORMA 45 0 26 0 0 0 0 71
34 HEREDIA 1648 19 119 24 155 5 16 1986
35 ATENAS 121 2 9 2 13 0 0 147
36 TILARAN 92 2 13 0 5 1 0 113
37 MONTEVERDE 75 0 3 0 0 0 0 78
40 Sub Sede P JIMENEZ 18 0 1 0 0 0 0 19
42 DESAMPARADOS 1252 21 115 3 65 3 0 1459
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I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 8
43 Sub Sede-PAVON 70 0 7 0 8 0 0 85 44 Talamanca 93 0 3 0 0 0 0 96 45 ACOSTA GESTION U 152 0 5 0 10 1 0 168 81 Sede Int Al* 29 1 200 0 0 0 0 230
82 Sede San Ramón 0 0 0 0 0 0 0 0
83 Sede Puntarenas 0 0 0 0 0 0 0 0
TOTAL 22147 217 2156 598 2694 75 307
TOTAL POR TIPO 24520 598 2769 307 28194
GRAN TOTAL 28194
Estudiantes Nuevos
4490 9 0 86 515 13 24 Total Nuevos 4499 86 552
GRAN TOTAL NUEVOS 5137
Elaborado por Ing. Teddy Chan Amen Encargado de Admisión y Matrícula
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I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 9 Anexo No.2 Cuadro estadístico preliminar final por Centro Universitario Segundo Periodo 2014 al 18 mayo,2014
OFICINA DE REGISTRO UNIDAD DE ADMISION Y MATRICULA
SEGUNDO CUATRIMESTRE 2014
Cód Centro Universitario Matrícula grado Posg. Direcc. de Extensión Geront TOTAL
Ordinaria Suficiencia Semestral Cursos Libres Ext.
1 SAN JOSE 4817 84 452 391 1607 19 180 7550
2 QUEPOS 147 1 16 0 22 1 0 187
3 CARTAGO 1694 17 153 18 71 6 0 1959
4 ALAJUELA 1333 17 129 5 63 4 68 1619
5 SAN CARLOS 848 4 86 5 55 1 0 999
6 PALMARES 1529 10 150 3 95 4 2 1793
7 NICOYA 222 1 11 3 12 0 23 272
8 CAÑAS 258 3 17 2 34 0 0 314
9 PUNTARENAS 490 4 48 2 30 0 0 574
10 CIUDAD NEILLY 289 1 16 2 14 3 0 325
11 OSA 131 0 5 0 23 0 0 159
12 LIMON 300 3 23 1 0 0 0 327
13 PEREZ ZELEDON 1014 3 50 3 60 1 6 1137
14 SIQUIRRES 247 2 20 0 31 0 0 300
16 GUAPILES 519 2 40 1 0 1 0 563
17 OROTINA 163 3 19 0 19 2 0 206
18 Sub sede SARAPIQUI 190 3 14 0 10 0 0 217
20 PURISCAL 522 4 45 0 46 0 0 617
21 SAN VITO 255 1 15 0 17 1 0 289
22 JICARAL 68 0 0 0 0 0 0 68
23 LA CRUZ 127 1 5 0 16 0 0 149
24 UPALA 238 0 18 0 5 1 0 262 25 SAN MARCOS 431 4 40 0 28 0 0 503
26 LIBERIA 449 6 43 6 39 0 38 581
27 TURRIALBA 853 6 123 1 34 0 30 1047
29 Sub Sede BUENOS AIRES 262 0 11 2 17 0 0 292
31 EXTRANJEROS 20 0 3 0 0 0 0 23
32 SANTA CRUZ 205 3 17 2 6 1 0 234
33 LA REFORMA 49 0 0 0 0 0 0 49
34 HEREDIA 1651 24 149 14 110 8 8 1964
35 ATENAS 104 1 10 1 7 0 0 123
36 TILARAN 83 0 11 0 1 2 0 97
37 MONTEVERDE 75 2 4 0 0 0 0 81
40 Sub Sede P JIMENEZ 12 0 2 0 0 0 0 14
42 DESAMPARADOS 1156 24 120 0 17 1 0 1318 43 Sub Sede-PAVON 82 1 8 1 5 0 0 97 44 Talamanca 101 0 3 0 0 0 0 104
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I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 10
45 ACOSTA GESTION U 165 0 5 0 0 1 0 171 81 Sede Int Al* 36 0 84 0 0 0 0 120
82 Sede San Ramón 12 0 0 0 0 0 0 12
83 Sede Puntarenas 0 0 0 0 0 0 0 0
TOTAL 21147 235 1965 463 2494 57 355
TOTAL POR TIPO 23347 463 2551 355 26716
GRAN TOTAL 26716
Estudiantes Nuevos 3420 8 0 52 420 12 14 Total Nuevos 3428 52 446
GRAN TOTAL NUEVOS 3926 Elaborado por Ing. Teddy Chan Amen Encargado de Admisión y Matrícula
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I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 11 Anexo No.3 Cuadro estadístico preliminar final por Centro Universitario Tercer cuatrimestre 2014 al 31 de agosto, 2014
OFICINA DE REGISTRO UNIDAD DE ADMISION Y MATRICULA
TERCER CUATRIMESTRE 2014
Cód Centro Universitario Matrícula grado Posg. Direcc de Extensión Geron
t TOTAL
Ordinaria Suficiencia Semestral Cursos Libres Ext.
1 SAN JOSE 4413 77 0 431 1457 20 172 6570
2 QUEPOS 139 1 0 0 23 1 0 164
3 CARTAGO 1563 18 0 20 63 5 1 1670
4 ALAJUELA 1216 10 0 10 65 4 47 1352
5 SAN CARLOS 766 13 0 4 48 1 6 838
6 PALMARES 1474 16 0 4 62 4 2 1562
7 NICOYA 207 1 0 5 9 0 7 229
8 CAÑAS 254 2 0 1 24 0 0 281
9 PUNTARENAS 444 4 0 2 20 0 0 470
10 CIUDAD NEILLY 299 1 0 0 27 1 0 328
11 OSA 121 1 0 0 20 0 0 142
12 LIMON 269 1 0 0 11 1 0 282
13 PEREZ ZELEDON 955 3 0 4 50 1 0 1013
14 SIQUIRRES 225 1 0 1 10 0 0 237
16 GUAPILES 482 1 0 1 1 0 0 485
17 OROTINA 142 6 0 0 21 1 0 170
18 Sub sede
SARAPIQUI 169 0 0 0 9 0 0 178
20 PURISCAL 458 4 0 0 33 0 0 495
21 SAN VITO 263 0 0 0 10 0 0 273
22 JICARAL 73 0 0 0 0 0 0 73
23 LA CRUZ 114 1 0 1 14 0 0 130
24 UPALA 231 0 0 0 5 1 0 237 25 SAN MARCOS 399 6 0 0 21 0 0 426
26 LIBERIA 388 4 0 6 36 0 34 468
27 TURRIALBA 787 4 0 3 34 0 26 854
29 Sub Sede BUENOS
AIRES 260 0 0 2 14 0 0 276
31 EXTRANJEROS 25 0 0 0 0 0 0 25
32 SANTA CRUZ 178 2 0 0 6 1 0 187
33 LA REFORMA 49 0 0 0 0 0 0 49
34 HEREDIA 1505 24 0 16 135 6 10 1696
35 ATENAS 88 2 0 1 7 0 0 98
36 TILARAN 82 0 0 0 1 2 0 85
37 MONTEVERDE 62 1 0 0 1 0 0 64
40 Sub Sede P JIMENEZ 14 0 0 0 0 0 0 14
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I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 12
42 DESAMPARADOS 1064 16 0 0 51 1 0 1132 43 Sub Sede-PAVON 74 1 0 0 6 0 0 81 44 Talamanca 101 1 0 0 0 0 0 102 45 ACOSTA GESTION U 173 3 0 0 7 0 0 183 81 Sede Int Al* 26 0 0 0 0 0 0 26
82 Sede San Ramón 13 0 0 0 0 0 0 13
83 Sede Puntarenas 0 0 0 0 0 0 0 0
TOTAL 19565 225 0 512 2301 50 305
TOTAL POR TIPO 19790 512 2351 305 22958
GRAN TOTAL 22958
Estudiantes Nuevos 1955 9 0 59 334 9 18 Total Nuevos 1964 59 361
GRAN TOTAL NUEVOS 2384
Elaborado por Ing. Teddy Chan Amen Encargado de Admisión y Matrícula