informe de seguimiento a la contrataciÓn segundo …
TRANSCRIPT
1
INFORME DE SEGUIMIENTO A LA CONTRATACIÓN SEGUNDO
SEMESTRE VIGENCIA 2019
1° DE JULIO AL 31 DE DICIEMBRE
OFICINA DE CONTROL INTERNO
ABRIL DE 2020
2
INTRODUCCIÓN
El proceso de Control Interno, con el fin de garantizar los principios de transparencia, eficacia y celeridad de las actuaciones administrativas, presenta a la Contralora Departamental del Valle del Cauca y a la Oficina Jurídica, el informe de seguimiento a la contratación publicada en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP-, en atención de las disposiciones legales vigentes sobre la materia. En efecto, el proceso de Control Interno, en el marco de sus competencias, en especial las conferidas por la Ley 87 de 1993, en lo que tiene que ver con la verificación de los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad, realiza el seguimiento semestral a la actividad contractual de la entidad en lo relacionado con la publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP-, del Plan Anual de Adquisiciones y de los actos asociados con los procesos contractuales, los cuales deben estar disponibles para que puedan ser consultados por la ciudadanía en general. 1. Objetivo General El presente seguimiento a la contratación del período comprendido del 1° de Julio
al 31 de Diciembre del 2019, tiene como objetivo, verificar el cumplimiento de la
normatividad vigente aplicable al proceso de contratación, su publicación, de
acuerdo a lo establecido en el Sistema Electrónico de la Contratación Pública-
SECOP y Página web de la Entidad. Así mismo el cumplimiento a los
procedimientos internos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión –SIG,
Procedimientos del proceso (P2), (M1P2-03, versión 4.0 de 2-08-2017) y sus
Anexos
2. Metodología
Téngase en cuenta la Ley 80 de 1993 y los artículos 82 al 85 de la Ley 1474 de
2011, lo definido en el Manual de Contratación, supervisión e Interventoría
(Actualizado a la normatividad 2017), Ley 1150-2007, Decretos 1082 de 2015 y 92
de 2017 y el cumplimiento a los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión
del proceso (P2), (M1P2-03, versión 4.0 de 2-08-2017) y sus Anexos
Por directriz del Jefe de la Oficina de Control Interno y en cumplimiento al Plan de
Acción, se comisiona a la profesional en derecho, efectuar seguimiento a la
contratación realizada en el segundo semestre 2019, período comprendido entre
el 1° de julio al 31 de diciembre del 2019.
3
3. Actividades desarrolladas
Solicitud de información mediante correo electrónico de fecha siete de abril
de 2020 a la Jefe de Oficina Jurídica, relacionada con listado de la
contratación celebrada del 1° de julio al 31 de diciembre -segundo semestre
de 2019, con el fin de seleccionar la muestra.
Solicitud de ampliación de la información requerida, a través de correo
electrónico de fecha ocho de abril de 2020
Remisión a la Jefe de Oficina Jurídica a través de correo electrónico de
fecha 14-04-2020, el listado de la muestra seleccionada, para la ejecución
del seguimiento
Selección de la muestra con la técnica de muestreo aleatorio, la que arrojó
como muestra óptima, nueve (9) contratos. Para la misma se tuvo en
cuenta la exclusión de los contratos objeto de la auditoria de la AGR.
Verificación en la plataforma del SECOP y página Web de la Entidad, las
actuaciones contractuales, el Plan Anual de Adquisiciones y el acto
administrativo que justifica su modificación.
Verificación de la publicación de la contratación en la página Web de la
Entidad y SECOP, del período objeto de evaluación. De un total de
diecisiete (17) contratos suscritos en el segundo semestre de 2019, se toma
una muestra de nueve (9) contratos.
4. Muestra seleccionada
Cuadro No.1
Fuente: Oficina Jurídica.
N° Número de contrato Tipología
1 MC-002-2019 Mínima cuantía
2 MC-016-2019 Mínima cuantía
3 MC-018-2019 Mínima cuantía
4 MC-019-2019 Mínima cuantía
5 MC-020-2019 Mínima cuantía
6 MC-021-2019 Mínima cuantía
7 CPS-035-19 Prestación de Servicios
8 CPS-037-19 Prestación de Servicios
9 CPS-038-19 Prestación de Servicios
. Muestra Seleccionada de la Contratación -Segundo Semestre 2019.
4
Por lo anteriormente enunciado, a continuación se relaciona en el cuadro No.2, la
contratación del periodo comprendido del 1° de julio al 31 de diciembre de 2019,
indicando número del contrato, objeto, valor, fecha de firma y contratista.
Cuadro No.2
Fuente: Oficina Jurídica
NÚMERO DE CONTRATO OBJETO VALOR DEL CONTRATO CONTRATISTAFECHA CONTRATO
CPS-035-2019 PRESTACIÓN DE SERVICIOS LOGÍSTICOS PARA LA REALIZACIÓN DE
ACTIVIDAD DENOMINADA DÍA CULTURAL Y RECREATIVO PARA LOS
NIÑOS Y NIÑAS HIJOS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA
CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL VALLE DEL CAUCA.
12.000.000,00$ CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR
VALLE DEL CAUCA COMFAMILIAR
ANDI – COMFANDI.
noviembre 7 de 2019
CPS-037-2019 PRESTAR EL SERVICIO DE CAPACITACIÓN PARA 134 FUNCIONARIOS
DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL VALLE DEL CAUCA EN LA
CHARLA TALLER “GESTIÓN DEL ESTRÉS EN EL MARCO DEL
PROGRAMA DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN DEL SG-SST”, EL CUAL
DESARROLLARÁ LOS SIGUIENTES TEMAS: TRABAJO EN EQUIPO. LA
GESTIÓN DE LAS EMOCIONES. LA CALIDAD EN LOS SERVICIOS.
SENTIDO DE PERTENENCIA. ENFERMEDADES DEL ALMA.
60.600.000,00$ FUNDACIÓN CALIDAD SUPERIOR DICIEMBRE 7 DE 2019
CPS-038-2019 PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA ACTUALIZACIÓN,
MODIFICACIÓN Y ENTREGA PARA USO EXCLUSIVO POR PARTE DE LA
ENTIDAD, DEL CUESTIONARIO COMPET PARA REALIZAR PRUEBAS
PSICOTÉCNICAS PARA INGRESO DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE
LA ENTIDAD, CONFORME LAS DISPOSICIONES ESTABLECIDAS EN EL
MANUAL DE FUNCIONES DE LA ENTIDAD RESPECTO DE CARGOS,
PERFILES Y FUNCIONES.
4.700.000,00$ DIANA MILEC CIFUENTES LEITON Diciembre 6 de 2019
77.300.000,00$
M.C.002-2019
OTROSÍ 4.000.000,00$ OCTUBRE 21 DE 2019
M.C.016-2019 Entregar a título de compraventa para Renovar 155 Licencias del Antivirus
ESET ENDPOINT ANTIVIRUS Versión 5 para la Detección y Eliminación
de Virus, troyanos, gusanos, adware, spyware, phising, rootkits y archivos
maliciosos.
5.100.120,00$ IMPERIO ELECTRÓNICO AGOSTO 8 DE 2019
M.C.018-2019 5.999.987,00$ AGOSTO 21 DE 2019
OTROSÍ 899.466,40$ AGOSTO 30 DE 2019
M.C.019-2019 Prestación de servicios profesionales para la realización de exámenes
médicos ocupacionales de (ingreso, egreso, periódicos y estudios de
caso) a los funcionarios de la Contraloría Departamental del Valle del
Cauca
10.000.000,00$ CENTRO ESPECIALISTA MEDICINA
SALUD OCUPACIONAL S.A.S –
CEMSO.
AGOSTO 28 DE 2019
M.C.020-2019 El contratista se obliga con la Contraloría Departamental del Valle, a
suministrar la recarga, señalización y soportes de extintores, botiquines e
implementos de botiquines, de acuerdo a lo establecido en la
normatividad vigente para la implementación del sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo (SST).
2.950.000,00$ SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
ORGANIZACIONAL HSEQ S.A.S,
SEPTIEMBRE 2 DE 2019
M.C.021-2019 Entregar a favor de la Contraloría Departamental del Valle, y a título de
compraventa, los siguientes equipos y elementos de trabajo: seis (6)
computadores de escritorio, tres (3) cartuchos de tóner negro para
impresora Lexmark MS321, referencia: 56F0Z00.
15.504.000,00$ COPY PRINT CALI Y/O YULY NATHALY
CARDENAS
OCTUBRE 31 DE 2019
44.453.573,40$
Cuadro No. Contratación Segundo semestre de 2019-MUESTRA
CONTRATOS PRESTACION DE SERVICIOS
MINÍMA CUANTÍA
Subtotal
Subtotal
le venda a la Contraloría Departamental del Valle del Cauca un (1)
computador portátil: Intel Core i5 de doble núcleo y 1,6 GHz, y Turbo Boost
de hasta 3,6 GHz con 4 MB de caché L3; 8 GB de memoria integrada
LPDDR3 de 2133 MHz; SSD 256 GB de almacenamiento; Conexión
inalámbrica Wi-Fi 802.11ac; compatible con IEEE 802.11a/b/g/n,
Tecnología inalámbrica Bluetooth 4.2; Pantalla 13.3", Cámara FaceTime
HD de 720p, monitor externo con resolución de 5120 x 2880 hasta 60 Hz,
Salida de video digital Thunderbolt, Salida DisplayPort nativa a través de
USB-C Compatible con salidas VGA, HDMI y Thunderbolt 2; Dos puertos
Thunderbolt 3 (USB-C) compatibles con: Carga, DisplayPort, Thunderbolt
(hasta 40 Gbps), USB-C 3.1 de segunda generación (hasta 10 Gbps).
Con su respectivo sistema operativo.
QTECH SAS
SERVICIOS POSTALES NACIONALES
S.A.
Prestar los servicios de recolección, curso y entrega de correspondencia y
demás envíos postales que se requiera por la entidad contratante y sus
centros regionales; en las modalidades de correo normal (urbano y
nacional), certificado (urbano y nacional); mensajería expresa y correo
certificado (urbano y nacional), masivo (urbano y nacional), correo (urbano
y nacional), paquetería y correo electrónico certificado.
5
Cabe indicar que durante el segundo semestre del 2019, entró en vigencia
la Ley 996 de 2005-Ley de garantías, desde el 27 de junio hasta el 27 de
octubre de 2019.
5. Resultados del Informe
La Oficina de Control interno ejecutó el seguimiento mediante prueba aleatoria a la
contratación del segundo semestre de 2019, a fin de evidenciar la trazabilidad de
las actuaciones contractuales y la debida publicación en el SECOP y página Web
de la Entidad. Así las cosas se pudo inferir el cumplimiento al artículo
2.2.1.1.1.7.1, subsección 7 del decreto 1082 de 26 de mayo de 2015, que reza.
.”Publicidad en el SECOP” La Entidad Estatal está obligada a publicar en el
SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de
Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que
debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los
documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen
que ser publicados en el SECOP.”
Téngase en cuenta que el proceso (P8) Recursos Físicos y Financieros, es transversal al proceso jurídico. Se verificó la publicación en el SECOP del Plan Anual de Adquisiciones - vigencia 2019 y la Resolución N°654 del 31 de julio de 2019 "Por medio de la cual se ajusta el plan anual de adquisiciones de la Contraloría Departamental del Valle del Cauca para la vigencia fiscal 2019". Se pudo establecer el cumplimiento a lo definido en el artículo 2.2.1.1.1.4.3 del Decreto 1082 de 2015. A continuación se presenta el print de la publicación en el SECOP.
6
Que de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 019 de 2012 “Por el cual se dictan
normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites
innecesarios existentes en la Administración Pública.” el artículo 223
ELIMINACIÓN DEL DIARIO UNICO DE CONTRATACIÓN. “A partir del
primero de junio de 2012, los contratos estatales sólo se publicarán en el
Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP- que administra la
Agencia Nacional de Contratación Pública- Colombia Compra Eficiente, toda
vez que la Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los
documentos del Proceso y los actos administrativos del proceso de
contratación. En ese sentido, el artículo No.2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de
2015”, ha definido que los documentos del Proceso son: Los estudios y
documentos previos; el aviso de convocatoria; los pliegos de condiciones o la
invitación; las adendas; la oferta; el informe de evaluación; el contrato; y
cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso
de Contratación. Al respecto se encontró lo siguiente:
-Que los contratos a saber:
Contrato MC-002-2019, se allega al seguimiento mediante correo
electrónico de fecha 27 de abril de 2020, acta de liquidación del
contrato e informe del supervisor. Pendiente de cargar a la plataforma
de SECOP. Este contrato tuvo una adición. Adjunto Print de su
publicación. (Fuente. SECOP I)
7
Contrato MC-018-2019, ver print. (Fuente. Plataforma SECOP)
8
Contrato CPS-035-2019, se evidenció resolución N° 978 de noviembre 5
de 2019 que justifica la contratación directa, dando cumplimiento a lo
referido en el artículo 2.2.1.2.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015.
Contrato MC-019-2019, cuenta con resolución No.22 de septiembre 3 de
2019, por medio de la cual se aprueba póliza de garantía contractual.
En cuanto a la verificación del cumplimiento de legalización de los
contratos, se pudo establecer que los nueve (9) contratos de la muestra,
cuentan con los certificados de disponibilidad presupuestal y registros
presupuestales.
En los contratos CPS-038-19, MC-021-2019, CPS-035-2019 y MC-002-2019, se evidenció que presentan actas de liquidación final, dando cumplimiento a los términos preceptuados en los artículos 60 y 11 de la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007 y artículo 164 del nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo –CPACA.
Dentro de la muestra seleccionada, en las diferentes modalidades de
contratación se observó en los estudios previos, el cumplimiento a lo
establecido en el artículo 2.2.1.2.1.5.1.de acuerdo a los numerales 1 a 6
del citado artículo del Decreto 1082 de 2015.
Se evidenció que los contratos MC-018-2019 y MC-002-2019, tuvieron
adiciones (Otro Si).
A continuación se detallan las observaciones evidenciadas en el resultado de la
consulta en la Plataforma SECOP de los documentos que soportan las
actuaciones de los contratos que se detallan en el cuadro No.3, en el sentido que
se repite el mismo documento en su mismo contenido, al subirlos a la plataforma
del SECOP.
Cuadro No.3 Observaciones
No. Contrato Observaciones
MC-018-2019 La comunicación de aceptación oferta dos veces.
MC-021-2019 El certificado de disponibilidad presupuestal se encuentra cargado tres veces
CPS-038-2019 Se evidenció que el certificado de disponibilidad presupuestal se encuentra subido dos veces, así mismo la minuta del contrato.
MC-016-2019 Se observa el documento Invitación Pública, cargado dos veces y la comunicación de aceptación de oferta.
9
6. Aspectos Positivos
Se verificó el debido manejo y utilización a los anexos en sus
nominaciones que hacen parte del Procedimiento del proceso (P2), con
código M1P2-03, versión 4.0 del 2-8-2017 y el cumplimiento a la actividad
9 del mismo procedimiento que señala- (Publicación de documentos en el
SECOP).
Se pudo establecer en Informe final Evaluación Institucional por
Dependencias que realiza la Oficina de Control Interno de fecha 28-01-
2020-CACCI-581, donde se le efectuó seguimiento a las actividades y
estrategias de los Planes de Acción de los once (11) procesos, que en la
TRD-120-1.19, reposan los círculos de mejoramiento que el proceso (P2-
juridico) adelantó en el segundo semestre del 2019, los cuales se
relacionan a continuación:
Acta No.3 del 24 de octubre de 2019, capacitación sobre
notificaciones en el proceso de Responsabilidad Fiscal
específicamente en la subdirección de Investigaciones Fiscales.
Acta No.4 del 2 de diciembre de 2019, donde se aprobó Tutela, con
la referencia normativa y jurisprudencial aplicable a todos los casos,
teniéndose en cuenta la protección a los derechos constitucionales.
Que mediante correo electrónico del 15 de agosto del 2019, la
Oficina Jurídica envía a la Oficina de Planeación, para su
aprobación en Comité de calidad, el formato de Cambios
diligenciado en los ajustes al procedimiento del Anexo 1- Estudios
Previos, al igual que la actualización de las exigencias de la
Ordenanza No.500 del 7 de diciembre del 2018, a la espera de su
aprobación.
7-Aspecto por mejorar
Fortalecer el control del ingreso al SECOP de los documentos de las actuaciones
contractuales, a fin de evitar la duplicidad de la publicación del documento en su
mismo contenido, situación que se verificará en el seguimiento a llevarse a cabo
en el mes de junio de 2020.
10
8. Recomendaciones
La Oficina de Control Interno a través de este seguimiento sugiere a los
supervisores de los contratos en el ejercicio de sus funciones, una vez designados
para su supervisión, enviar la documental de las actuaciones surtidas en el mismo,
a la Oficina Jurídica para su debida publicación en la plataforma del SECOP,
teniéndose en cuenta que el Informe del Supervisor es el control del desarrollo y
consecución satisfactorio del objeto contractual.
9. Conclusiones
Se pudo constatar el cumplimiento a la Ley 996 de 2005 de garantías por parte de
la oficina jurídica, al no suscribir contratación directa durante el periodo de
vigencia de la citada Ley. Pues esta Oficina fue objeto de vigilancia administrativa
por parte de la Procuraduría General de la Nación Seccional Valle, no dejando
anotación de observación alguna por incumplimiento a la mencionada Ley.
Se está dando aplicabilidad a la normatividad vigente en materia contractual, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decretos 1082 de 2015 y demás normas concordantes al manual de Contratación de la CDVC, y el cumplimiento de los Procedimientos internos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión. Se está dando cumplimiento, a la Ley 1712 del 2014 Ley de Transparencia y el derecho de Acceso a la Información. A su vez la publicación en SIA observa, sistema de Información de la AGR, Plataforma SECOP y Página Web de la Entidad.
NOTA El presente seguimiento se efectuó, con base en la documentación contractual, publicada en el SECOP, durante el trabajo en casa, debido a la declaratoria de emergencia por el COVID-19, por tanto una vez regrese la normalidad del trabajo con presencia en la entidad, la Oficina de Control Interno verificará en trabajo de campo las respectivas carpetas contractuales.