INFORME DEL AVANCE DEL SGC EN EL ÁREA METROPOLITANA DEBARRANQUILLA

Desde los meses de Abril- junio del 2017 se sostuvieron reuniones con los procesos ydependencias de la entidad para revisar el estado actual de los procesos que conformanel SGC de la empresa Y como constancia de éstas reuniones se dejaron unas actas, conla finalidad de hacer seguimiento a lo alli consignado.

También se hizo el diagnóstico de la ISO 9001 :2015. Para el análisis de ese diagnóstico(que se diligencio en compañia de la Líder de calidad), utilizamos una herramienta dadapor ¡CONTEC, la cual nos ayudó a evidenciar el nivel de cumplimiento de la gestión de losprocesos y procedimientos frente a los requerimientos expuestos en la norma ISO9001 :2015, el cual nos dio un porcentaje aproximado de cumplimiento aproximado del60% de ésta norma en el AMB.

A continuacióncomponentessemestre del1000:2009:

se relaciona como se encuentra el avance del SGC en diversosen la empresa Área Metropolitana de Barranquilla durante el primer

2017, teniendo como base las normas ISO 9001:2008 Y NTC GP

REQUISITOS ISO 9001 :2015

CONTEXTO ESTRATEGICO DELA ORGANIZACiÓN

NIVEL DECUMPLIMIENTO EN LOS

PROCESOS DEL AMBíI

Este componente presenta unnivel de cumplimiento detransición a la nueva normadel 49% aproximadamente. Laentidad cuenta con un plan dedesarrollo con vigencia delaño 2019, siendo ésta la únicaherramienta estratégicadentro de la organización. Apesar que cuenta con unmapa de procesos, hace faltauna mayor interacción ycomunicación en ellosespecialmente en losprocesos misionales de laentidad

FALENCIASENCONTRADAS Y

NECESIDADES PORSATISFACER

El AMB no dispone deherramientas estratégicasadecuadas como: DOFA,mapa estratégico, que lepermitan dar un norte a laorganización, es necesariodeterminar las cuestionesexternas e internas, quepermitirán tener unasdirectrices claras y definidaspor parte de la alta dirección yse puedan realizar lasrespectivas acciones paraalcanzarlas, no se han tenidoen cuenta las necesidades yexpectativas de las partesinteresadas y no se le hace unseguimiento optimo a lasatisfacción de 105 clientes dla organización.

LIDERAZGO Y COMPROMISOPOR PARTE DE LADIRECCION

PLANIFICACION ( RIESGOS,OBJETIVOS Y PLANIFICACIONDE CAMBIOS)

Este componente presenta unnivel de cumplimiento detransición a la nueva normadel 64%, que básicamente loque se resalta de éstecomponente es que cuentancon una polltica de calidaddefinida y divulgada, la cualdebe ajustarse y replantearsede acuerdo a la vigencia delactual plan de desarrollo, aligual que la misión y visión dela emoresa.Este componente presenta unnivel de cumplimiento detransición a la nueva normadel 38% siendo elcomponente de más bajapuntuación y es que a pesarque se cuentan con matricesde riesgos tanto de proceso,como de anticorrupción,simplemente estádocumentado, porque no seestán revisando los controlesen los diferentes procesos: delos 12 que hay en la entidad,solo el proceso de SoporteJurldico ha actualizado yrevisado los controles yacciones para abordar losriesgos.Por otro lado se cuentan conobjetivos de calidad, loscuales hay que actualizarseen la reingenierla que se estáadelantando

Este componente presenta unnivel de cumplimiento detransición a la nueva normadel 61%. La entidad cuentacon un Presupuesto el cualcontiene una partida para elSGC, adicional cuenta con elrecurso humano y asesorlaspara mantención del sistema.En cuanto a la infraestructura,

Hace falta mayor compromisoy liderazgo dentro de laorganización., acampanadode una rendición de cuentapor parte de cada una de lasáreas de la entidad; tambiénse requiere definir una matrizdonde se determinen losroles, responsabilidades yautoridades dentro de laorganización, como lo exige laISO 9001 :2015

Se debe reforzar los controlesy seguimiento a los riesgos, el92% de los procesos de laentidad no adoptan medidasque permitan prevenir lamaterialización de losmismos; Por tanto se debeafianzar la metodologla autilizar para la administraciónde riesgos y contemplar laposibilidad de manejar unasola matriz de riesgos.De la misma forma seencuentra en deficiencia laplanificación de los cambiosque puedan afectar al SGC,ocasionando de esta maneraun riesgo para el procesodonde se presente, ya que nose pueden tomar las medidasde contingencias necesarias,al no tener un control niseguimiento en dicho aspecto.Por último se debennuevamente revisar yactualizar los objetivos decalidad para que esténacordes con el nuevo plan dedesarrollo de la entidad.Debe trabajarse en unacultura de calidad,encabezada por la altadirección, para que seproduzca una sensibilizaciónen los empleados del AMB yhaya una mayorresponsabilidad y toma deconciencia a la hora decumolir ooortunamente con ~

•

SOPORTE (PERSONAS,COMPETENCIA. TOMA DE

CONCIENCIA,COMUNICACiÓN,INFORMACiÓN

DOCUMENTADA)

OPERACiÓN

se cuenta con un plan demantenimiento, aunque no seha evidenciado si éste ya seencuentra en implementaciónpara el 2017.En cuanto a latrazabilidad de lasmediciones, se cuentan conlos Certificados de calibracionde equipos. los cuáles sonproporcionados porinterventorla y reposan en lasCarpetas por proyectos. En loque respecta a la informacióndocumentada se deberevisar lo que actualmente seencuentra documentadopara comparar con el requisitoactual ISO 9001.2015 Yajustarlo (Reingenieria)

Este componente presenta unnivel de cumplimiento detransición a la nueva normadel 72%. convirtiéndose en elde mayor puntaje en relacióna los demás componentes,este es el que comprende laparte misional y de mayorimpacto, para el cumplimientode este componente laentidad ha determinado losrequisitos de los productos yservicios. asl como ladefinición de criterios paraaceptación de los mismos; dela misma manera cuentan conla conservación de lainformación documentadapara demostrar laconformidad de los productosy servicios, con respecto alcumplimiento de los requisitoslegales. reglamentarios y denorma ISO 9001 :2008, loscuales se está trabajando enel proceso de revisión paraque éstos sean ajustado a loque exige la ISO 9001 :2015.

los compromisos en susprocesos. Hay muchasfalencias en el proceso detalento humano que es elproceso de mayor importanciaen este componente, puestoque hace falta implementar ensu totalidad el SGSST. hastael momento no se tienedefinido el plan de bienestar2017, no se ha establecidoun mecanismo dentro de laOrganización, que permitaasegurar los conocimientos dela entidad, es decir se debebuscar la manera de darlemayor uso en cuanto a laretroalimentación de lascapacitaciones. Por último sedebe reforzar la comunicaciónentre los procesos,estableciendo una matriz decomunicaciones que apoyeesta acción.Este componente se apoya enlos procesos misionales de laentidad (Movilidad yTransporte, Planifición deproyectos, Ejecución deObras y ConservaciónAmbiental) para elcumplimiento de los requisitoslegales y reglamentariosaplicables. Se debe fortalecery controlar los cambios. sedeben planificar y revisar lasconsecuencias de los cambiosno previstos, tomandoacciones para mitigarcualquier efecto adverso quepueda presentarse y que porconsiguiente afecta el SGC demanera directa.Otro de los aspectos en quedebe trabajarse son losmecanismos de control paramejorar los productos yservicios suministradosexternamente. se debe hacermayor seguimiento y ajustarlos procedimientos actuales. ~ \ /de manera que se adapten a ~ '\.

EVALUACIQN DELDESEMPEÑO

El nivel de cumplimientocorrespondiente a estecomponente esaproximadamente 62%. Laentidad tiene claramenteidentificado que es lo quénecesita seguimiento ymedición: Riesgos,indicadores, encuestas desatisfacción, POR,evaluaciones de desempeño,para las cuáies hay diferentesmecanismos al interior de laentidad, que han permitidorealizarle su respectivamedición; cabe resaltar quelos seguimientos que hacen lamayorla de los procesos noson eficaces, debido a que noson oportunos y carecenmuchas veces (como es elcaso de los indicadores) degenerar un valor agregado alproceso. Esto se haevidenciado tanto en lasauditarlas internas; de gestióny calidad, como en lasauditarlas externas; dichasauditarlas son el fuerte deeste componente, ya que hansido una parte fundamentalpara la detección de fallas enlas diferentes áreas y que sonoportunidades para mejorar eldesempeño de los procesosdeIAMB.El nivel de cumplimientocorrespondiente a estecomponente es del 71%Actualmente se tienenabiertas 14 accionescorrectivas en la entidad,algunas están abiertas desdeel 2015; en otras se hancerrado y han vuelto areincidir y se han tenido queabrir nuevamente paraseguimiento; el proceso de

los requisitos de la nuevanorma ISO.Por otro lado se debe reforzarel tema de diseño ydesarrollo, asl como dejarevidencia del control ejercidoen cada una de sus etapas.A pesar que la entidad cuentacon un despliegue deindicadores de gestión,muchos de éstos son decumplimiento (eficacia) y senecesita de tener indicadoresde eficiencia y efectividad,esto acompañado de un buenanálisis de datos, que es allldonde fallan muchas áreas,por falta de experiencia no segenera un buen análisis yevaluación delcomportamiento de lasvariables más criticas, pormedio del cual se puedantomar decisionesencaminadas al cumplimientode las metas y objetivosOrganizacionales. Otroaspecto que se necesitafortalecer son losmecanismos o métodos pararealizar seguimiento a lasatisfacción del cliente, estodebido a que no es suficienteuna medición, sino tomaracciones en pro de esosresultados arrojados.

El proceso de Control,Seguimiento y Mejora es elproceso de apoyo de estecomponente y a través de lasauditarlas que seimplementan se handetectado múltiples fallas alinterior de los procesos. Unode los inconvenientes másnotorios es que los lideres deéstos son los que deben 1\ r\ f

mejorar su gestión para el ~\ y .

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MEJORA

talento Humano, es el quemás acciones presenta,son 5abiertas que tiene; el resto deacciones están contenidas enlos procesos: GestiónAdministrativa, GestiónFinanciera, PlanificaciónTerritorial, Ejecución deProyectos y GestiónDocumental. El proceso decontrol Seguimiento y Mejoratiene una acción de mejora Seencuentra aproximadamenteen un grado deimplementación del 60%aproximadamente, ya que sehan venido haciendo algunoscambios y ajustes en losprocesos y se estáempalmando con los nuevosrequisitos de la ISO9001:20015

cierre de esas noconformidadesdetectadas, lascuales una vez detectadas seles hace un análisis de causasy un plan de acción paracorregirlas; en la redaccióndel análisis de causas haymuchas falenciasencontradas, se debe reforzary capacitar a los lideres yoperativos del proceso paraque puedan realizar mejoresanálisis y a su vez buscar unplan de acción efectivo quecorrija dicha no conformidaddetectada. Por último sedeben ahondar esfuerzos encerrar prontamente lasacciones abiertas y trabajaren el nuevo enfoque queexige la norma de calidady esen acciones basadas enprevenir los diferentes riesgosque puedan surgir en losdiferentes orocesos.

Como CONCLUSiÓN del diagnóstico realizado en la Empresa AREA METROPOLITANADE BARRANQUILLA se evidencia que se encuentra en un porcentaje de cumplimiento dela ISO 9001 :2015 de un 60%, éste permitió conocer el estado actual de cumplimiento decada uno de los requisitos contemplados dentro de la norma ISO 9001-2015, donde selogró identificar aquellas fortalezas y necesidades con los que cuenta la empresa,permitiendo que se establecieran estrategias a seguir detalladas dentro de un plan deacción que ya se elaboró, sentando las bases para continuar con la optimización delsistema de gestión de calidad a través de la reingenieria que se está adelantando en laorganización y la transición a la nueva norma ISO, con el apoyo del área de ControlInterno de la entidad.

MA lA DE LOS NGELES CH PMANJefe de Oficina de Control Interno.

Una de los aspectos que se evidenció tanto en las reuniones con los procesos, como enel resultado mismo del diagnóstico fue la falta de compromiso y liderazgo que tiene laorganización, debido a los resultados encontrados, por tanto debe trabajarse en unacultura de calidad, que produzca una mayor responsabilidad y conciencia en lostrabajadores a la hora de cumplir con los compromisos en sus procesos y que les permitaofrecer sus clientes un servicio con mayores niveles de calidad.

KAREN DIAZ ULLOQUEAsesora Externa