informe final de la auditoria del dato de las actividades³n de epidemiología y demografía bogotá...

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Informe Final de la auditoria del dato de las actividades

de protección específica y detección temprana reportas

en el anexo técnico de la Resolución 4505 de 2012 por

las Entidades de Planes de Beneficios (EAPB) y las

Direcciones Territoriales en Salud (DTS) para el periodo

2013-2014

Dirección De Epidemiología Y Demografía

Bogotá marzo 2014

Versión 1

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TABLA DE CONTENDO

INTRODUCCIÓN

1. INFORME DE AUDITORIA DE LAS ACTIVIDADES DE PROTECCIÓN ESPECÍFICA Y DETECCIÓN

TEMPRANA (PEDT) ....................................................................................................................................... 5

2. MANUAL DE AUDITORIA .................................................................................................................... 5

3. TIPO DE MUESTREO ............................................................................................................................ 5

4. CALCULO DEL TAMAÑO DE LA MUESTRA ....................................................................................... 6

5. PRIORIZACIÓN DE ENTIDADES ....................................................................................................... 10

6. COMUNICACIÓN A ENTIDADES ...................................................................................................... 11

7. DESARROLLO DE HERRAMIENTAS PARA EL PROCESO DE AUDITARIA ...................................... 11

8. AUDITORIA DE CAMPO ............................................................................................................................ 11

9. REGISTROS NO COINCIDENTES ...................................................................................................... 13

10. HALLAZGOS GENERALES ................................................................................................................. 49

3

INTRODUCCIÓN

Para el año 2000 el Ministerio de Salud estableció la Resolución 412 de 2000 “Por la cual

se establecen las actividades, procedimientos e intervenciones de demanda inducida y

obligatorio cumplimiento y se adoptan las normas técnicas y guías de atención para el

desarrollo de las acciones de protección específica y detección temprana y la atención de

enfermedades de interés en salud pública”.

El sistema de información de estos datos fue normado por la Resolución 3384 de 2000, en

donde el reporte de las actividades de Protección Específica y Detección Temprana se

realizaban entregando datos numéricos de las actividades realizadas.

A través del tiempo se observó que este tipo de información no reflejaba el estado de

salud de la población colombiana y si realmente dichas actividades estaban llegando a

toda la población objeto de dichas guías de atención.

Por tal razón se crea la necesidad de establecer un sistema de información nominal el cual

permita observar a cada afiliado al sistema de salud que tipo de actividades de Protección

Específica y Detección Temprana se le han realizado, y de esta forma realizar una adecuada

gestión del riesgo de la población objeto de dichas actividades.

De esto surge la Resolución 4505 de 2012, la cual estableció en su norma que la

información reportada será auditada, por tal razón se establece el plan de trabajo para dar

cumplimiento a dicha actividad

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SIGLAS

SGSSS Sistema General de Seguridad Social en Salud

SISPRO Sistema Integral de Información para la Protección Social

PISIS Plataforma de Integración al SISPRO

DTS Direcciones Territoriales de Salud

EPS Entidades Promotoras de Salud

ARP Administradoras de Riesgos Profesionales de Salud

IPS Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud

SIS Sistema de Información en Salud

MSPS Ministerio de Salud y Protección Social

OPS Organización Panamericana de la Salud

BDUA Base de Datos Única de Afiliados

DANE Departamento Administrativo Nacional de Estadística

SIVIGILA Sistema Nacional de Vigilancia en Salud Pública

PAI Programa Ampliado de Inmunizaciones

PHVA Planificar-Hacer-Verificar-actuar

EAPB Empresas Administradoras de Planes de Beneficios

OTIC Oficina de Tecnologías de la Información y la Comunicación

DED Dirección de Epidemiologia y Demografía

PE Y DT Protección Específica y Detección Temprana

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1. INFORME DE AUDITORIA DE LAS ACTIVIDADES DE PROTECCIÓN

ESPECÍFICA Y DETECCIÓN TEMPRANA (PEDT)

Dando cumplimiento a lo estipulado en la Resolución 4505 de 20121 se estableció un plan

de trabajo que permitiera dar inicio al proceso de auditoría de las actividades de PEDT

reportadas por las Entidades Obligadas a Reportar.

2. MANUAL DE AUDITORIA

Se dio desarrollo a la elaboración del manual de auditoria de las actividades de PEDT, el

cual permitirá realizar la verificación de los datos reportador al Ministerio de Salud y

Protección Social por medio de su plataforma PISIS, este manual describe el alcance de la

auditoria y todas aquellas actividades inherentes al proceso. (Ver anexo Manual de

Auditoria)

3. TIPO DE MUESTREO

La selección de las instituciones y registros a auditar se realizara en dos fases que se

explican a continuación:

Primera fase: En esta fase se realizara un muestreo por conveniencia para seleccionaran

las instituciones a las que se les realizara la auditoria de campo, dicha selección será

basada en los siguientes criterios:

Instituciones con un alto número de afiliados

Instituciones con alto número de registros enviado

Instituciones con alto número de errores encontrados en el cargue de información

Segunda fase: En esta fase se realizara un muestreo aleatorio con remplazo, en cada

una de las instituciones seleccionadas en la fase 1, con el fin de seleccionar los registros

que serán auditados en la auditoria de campo.

La población objeto son las EAPB y las DTS que reportaron información del anexo técnico

de la Resolución 4505 de 2012 al Ministerio de Salud y Protección Social. Para la

1 Resolución 4505 de 2012. Por la cual se establece el reporte relacionado con el registro de las actividades de

Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de las Guías de Atención Integral para las

enfermedades de interés en salud pública de obligatorio cumplimiento. Ministerio de Salud y Protección Social.

6

segunda fase la población objeto serán los registros reportados por cada EAPB y DTS

que quedaron seleccionadas en la primera fase

El marco muestral para la primera fase se define como la lista de EAPB y las DTS que

reportan información de la resolución 4505 de 2012 al Ministerio de Salud y Protección

Social. Para la segunda fase el marco maestral es la lista de los registros reportados por

cada EAPB y DTS.

4. CALCULO DEL TAMAÑO DE LA MUESTRA

Para realizar el cálculo de la muestra se utilizó el paquete estadístico EPIDTA 4.0, en

donde se ingresaron los siguientes datos y se obtuvieron los siguientes resultados:

Tamaño de la población: 109

Proporción esperada: 50%

Nivel de confianza: 95%

Efecto de diseño: 1,0

Resultados:

Precisión (%) Tamaño de la muestra

2 105

4 93

6 78

8 64

10 52

Con base en los resultados se tomaran 52 entidades para realizar la auditoria de campo

con las cuales se realizar la segunda fase. Calculo del muestreo aleatorio simple con

reemplazo.

Posterior a esto se realizó el cálculo para el tamaño de muestra para cada una de las

entidades que reportaron información para el segundo trimestre de 2013 y de acuerdo al

número de resgistros cargados para este corte.

Se realizó a través de una calculadora para cálculo de tamaño de muestra, la estimación

para un nivel de confirnaza del 90 % y una precisión del 5 % de acuerdo al tiempo y

personal estimado para la realización de esta actividad pero con el fin de dar

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representatividad de acuerdo al número de registros cargados (Ver tabla Tamaño de

muestra por EAPB o DTS)

Tabla 2 Tamaño de muestra por EAPB o DTS

EAPB/DTS Número de archivos cargados

Número Registros Cargados

Tamaño de muestra

CAFESALUD EPS 10 1299132 271

CAFESALUD EPS-S 14 1863020 271

COMPENSAR 8 754709 271

CRUZ BLANCA EPS 9 1147391 271

EMSSANAR ESS 5 1467971 271

NUEVA EPS 14 3386878 271

SALUD TOTAL 21 1833450 271

SALUDCOOP EPS 43 6011799 271

CAJACOPI ATLANTICO 2 70480 270

CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S. 1 96253 270

COMFAMA - ANTIOQUIA 2 177005 270

COMFAMILIAR CARTAGENA 1 252627 270

COMFENALCO VALLE EPS 3 265960 270

COOMEVA EPS S A 6 614920 270

EPS FAMISANAR LTDA 1 250522 270

EPS SANITAS 1 285495 270

FIDUPREVISORA S.A 1 348761 270

SERVICIO OCCIDENTAL DE SALUD SA SOS 5 236640 270

SURA - COMPANIA SURAMERICANA DE SERVICIOS DE SALUD SA

1 176585 270

ASOCIACION MUTUAL BARRIOS UNIDOS DE QUIBDO 2 56140 269

ASOCIACION MUTUAL SER EPS-S 1 45223 269

CAPRECOM - EPS 2 65499 269

COMFABOY - BOYACA 1 62596 269

COMFAMILIAR HUILA 1 60231 269

FONDO PASIVO SOCIAL FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA

1 50201 269

ECOPETROL 1 64704 269

EMDISALUD - ESS-EPS-S 1 32873 268

EPS CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE NARIÑO 1 27521 268

8

AIC EPSI -ASOCIACION INDIGENA DEL CAUCA 1 20694 267

MALLAMAS - MALLAMAS EPS INDIGENA 1 19172 267

UNIDAD DE SERVICIOS DE SALUD UNISALUD DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

1 18392 267

COMFACUNDI 1 16377 266

COMFENALCO ANTIOQUIA 1 15951 266

GOBERNACION DE ANTIOQUIA 1 16517 266

CAFAM 1 10858 264

SELVASALUD S.A. EPS-S 1 10538 264

COMPARTA - COMPARTA EPS S 1 9613 263

DEPARTAMENTO DE RISARALDA 1 8109 262

SALUD VIDA EPS-S 1 7820 262

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA 1 8197 262

ALIANSALUD EPS 1 7690 261

HUMANA VIVIR ARS 1 7195 261

SECRETARIA SECCIONAL DE SALUD DEL META 1 6824 260

PIJAOS SALUD EPS -I 1 6029 259

UNIVERSIDAD DEL VALLE 1 6170 259

SOLSALUD - SUBSIDIADO SOLSALUD EPS S.A. 1 5704 258

COMFAORIENTE 1 4909 257

CONVIDA - EPSS 1 5111 257

GOLDEN GROUP S.A. EPS 1 4665 256

ALCALDIA DISTRITAL DE BARRANQUILLA 1 4353 255

SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE SALUD DEL MAGDALENA

1 4533 255

UNIDAD SERVICIO MEDICO Y ODONTOLOGICO DE EMPRESAS PUBLICAS DE MEDELLIN EAS016

1 4263 255

ASMET ESS 1 4225 254

COMFASUCRE EPS-S 1 4161 254

DUSAKAWI EPSI 1 4172 254

CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE LA GUAJIRA 1 3679 252

CAPRESOCA EPS 2 3677 252

GOBERNACIÓN DEL QUINDIO 1 2682 246

CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE CORDOBA 1 2447 244

CAJA COLOMBIANA DE SUBSIDIO FAMILIAR 1 3784 243

ANAS WAYUU EPSI 1 2176 241

9

INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE SALUD NORTE DE SANTANDER

4 2087 240

DTS GOBERNACION DEL CAUCA SECRETARIA DE SALUD DEPARTAMENTAL

1 2045 239

UNIVERSIDAD DEL CAUCA UNIDAD DE SALUD 1 1957 238

INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE SALUD DE NARIÑO 1 1866 236

COOSALUD ESS EPS-S 1 1796 235

ECOOPSOS ESS EPS-S 1 1798 235

UNIDAD DE SALUD DE LA UNIVERSIDAD DEL ATLANTICO

1 1668 233

DIRECCION TERRITORIAL SALUD DE CALDAS 1 1562 231

DTS SECRETARIA DE SALUD DEL TOLIMA 1 1311 224

MANEXKA EPSI 1 1087 217

GOBERNACIÓN DEL CAQUETA 1 1063 216

COMFANORTE - NORTE DE SANTANDER 1 706 196

DTS SECRETARIA DE SALUD DEPARTAMENTAL DEL CESAR

1 611 188

GOBERNACION DE BOYACA 1 578 185

DTS DISTRITO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DISTRITAL DE SALUD DE CATAGENA

1 477 173

GOBERNACION DEL HUILA - SECRETARIA DE SALUD DEPARTAMENTAL

1 425 166

COMFACHOCO 1 424 165

DTS GUAINIA 1 304 143

SALUD VIDA EPS 1 288 140

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SALUD DE ARAUCA

1 282 138

HUMANA VIVIR EPS 1 175 107

UNIDAD DE SERVICIOS DE SALUD UNISALUD - UPTC 1 170 105

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE SALUD DEL PUTUMAYO

1 147 95

DTS DEPARTAMENTO DE SANTANDER 1 104 75

SECRETARIA DE SALUD DEL GUAVIARE 1 70 56

SOLSALUD - CONTRIBUTIVO S.A. 1 61 50

DTS SECRETARIA DE SALUD DE CUNDINAMARCA 1 35 31

DTS SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD 1 28 25

DTS DEPARTAMENTO DE VICHADA 1 19 18

SECRETARIA DE SALUD DEPARTAMENTAL DE ATLANTICO

1 13 12

10

DTS DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA - SECRETARIA DE SALUD DEPARTAMENTAL

1 6 6

CAJA DE PREVISIÓN SOCIAL DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER. CAPRUIS

1 1 1

5. PRIORIZACIÓN DE ENTIDADES

Teniendo en cuenta el volumen de entidades a auditar y que este proceso se llevaría a cabo por

parte del personal de apoyo de la fuente de información de PEDT se realizó la priorización de 21

entidades que permitían auditar a los regímenes Contributivo, Subsidiado y Población Pobre No

Asegurada, de esta forma se realizó la distribución de las entidades a auditar como las fechas en

las que se realizaría la actividad.

Tabla 3 Entidades Priorizadas auditar

RAZON SOCIAL REGIMEN FECHA RESPONSABLE


CONTRIBUTIVO 20-24 de Enero 2014 CAROL BRICEÑO

COOMEVA EPS S A CONTRIBUTIVO 20-24 de Enero 2014 SANDRA GUERRERO

COMFAMILIAR CARTAGENA SUBSIDIADO 27-31 de Enero 2014 SANDRA GUERRERO

COMFAMILIAR HUILA SUBSIDIADO 27-31 de Enero 2014 CAROL BRICEÑO

PIJAOS SALUD EPS -I SUBSIDIADO 3 - 7 de Febrero 2014 CAROL BRICEÑO

ASMET ESS SUBSIDIADO 3 - 7 de Febrero 2014 SANDRA GUERRERO


NO ASEGURADO 10-14 de Febrero 2014 SANDRA GUERRERO

EMDISALUD ESS-EPS-S SUBSIDIADO 10-14 de Febrero 2014 CAROL BRICEÑO


NO ASEGURADO 17 -19 de Febrero 2014 SANDRA GUERRERO

COMPARTA - EPS S SUBSIDIADO 17 -19 de Febrero 2014 CAROL BRICEÑO


NO ASEGURADO 19 -21 de Febrero 2014 HEIDY GARCIA

EMSSANAR ESS SUBSIDIADO 24 -26 de Febrero 2014 HEIDY GARCIA


NO ASEGURADO 3 - 5 de Marzo 2014 HEIDY GARCIA

DUSAKAWI EPSI SUBSIDIADO 10-12 de Marzo 2014 HEIDY GARCIA

CAPRESOCA EPS SUBSIDIADO 17 -19 de Marzo 2014 HEIDY GARCIA

GOBERNACIÓN DEL QUINDIO NO ASEGURADO 25 - 27 de Marzo 2014 HEIDY GARCIA

DIRECCION TERRITORIAL SALUD DE CALDAS

NO ASEGURADO 31 marzo - 2 Abril 2014 HEIDY GARCIA

11

6. COMUNICACIÓN A ENTIDADES

El 11 de Diciembre de 2013 se emitieron 21 correos en los cuales se comunicaba la fecha

en la cual se realizaría la auditoria, y los recursos necesarios tan físicos como de recursos

humanos estos se enviaron de manera individual ya que se anexaba el archivo de los

registros que se auditarían por entidad, de igual forma se anexo el documento resumen

del manual de auditoria (Ver anexo 2 Auditoria Resolución 4505 de 2012).

7. DESARROLLO DE HERRAMIENTAS PARA EL PROCESO DE AUDITARIA

Se construyeron 3 herramientas para el proceso de auditoria:

Acta de Apertura (ver anexo)

Acta de Cierre(ver anexo)

Instrumento de auditoria (desarrollo web).

8. AUDITORIA DE CAMPO

Se realizó la auditoria de 4925 registros de los cuales el 59,7% reportaban algún tipo de

actividad que daban cuenta de que se ha evaluado un riesgo, el 40,3% reportaban

actividades sin evaluación del riesgo.

Del total de los registros auditados el 83,5% son coincidentes con la información

reportada, el 9,5% no es coincidente y 6,9% no contaba con los soportes para auditar. (Ver

Tabla informe general de auditoria). Anexo carpeta con soportes de auditoria actas de

apertura y cierre de auditoria.

Tabla 4 Informe general de auditoria

ENTIDAD Total

Registros

Auditados

Registros con

Evaluación del

Riesgo

Registros sin

Evaluación del

Riesgo

Coincidente No

Coincidente

Sin Soporte

No. No. % No. % No. % No. % No. %

ALIANSALUD EPS 258 201 78% 57 22% 252 97,7% 6 2,3% 0 0%

COMFACUNDI 263 191 73% 72 27% 195 74,1% 68 25,9% 0 0%

FONDO PASIVO SOCIAL FERROCARRILES NACIONALES DE

COLOMBIA

266 78 29% 188 71% 255 95,9% 12 4,5% 0 0%

CAPRECOM EPS 267 231 87% 36 13% 190 71,2% 5 1,9% 71 27%

SURA - COMPAÑÍA SURAMERICANA DE SERVICIOS DE SALUD 266 252 95% 14 5% 266 100% 0 0,0% 0 0%

COOMEVA EPS S A 267 242 91% 25 9% 259 97,0% 8 3,0% 0 0%

COMFAMILIAR - CARTAGENA 267 51 19% 216 81% 266 99,6% 1 0,4% 0 0%

COMFAMILIAR HUILA 266 165 62% 101 38% 244 91,7% 4 1,5% 18 7%

PIJAOS SALUD EPS –I 256 74 29% 182 71% 241 94,1% 3 1,2% 12 5%

ASMET ESS 251 180 72% 71 28% 165 65,7% 0 0,0% 86 34%

INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE SALUD NORTE DE

SANTANDER

237 225 95% 12 5% 173 73,0% 22 9,3% 42 18%

EMDISALUD ESS-EPS-S 265 67 25% 198 75% 247 93,2% 6 2,3% 12 5%

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SALUD DE ARAUCA 150 147 98% 3 2% 52 34,7% 0 0,0% 98 65%

DTS DEPARTAMENTO DE SANTANDER 104 11 11% 93 89% 104 100,0% 0 0,0% 0 0%

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE SALUD DEL

PUTUMAYO

52 52 100% 0 0% 46 88,5% 6 11,5% 0 0%

EMSSANAR ESS 267 22 8% 245 92% 262 98,1% 5 1,9% 0 0%

SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE SALUD DEL MAGDALENA 252 37 15% 215 85% 238 94,4% 14 5,6% 0 23%

DUSAKAWI EPSI 251 198 79% 53 21% 188 74,1% 63 25,9% 0 0%

CAPRESOCA EPS 249 242 97% 7 3% 114 45,4% 135 54,6% 0 0%

GOBERNACIÓN DEL QUINDÍO 243 125 51% 118 49% 170 70,0% 73 30,0% 0 0%

DIRECCION TERRITORIAL SALUD DE CALDAS 228 147 64% 81 36% 187 82,0% 41 18,0% 0 0%

TOTAL 4925 2938 59,2% 1987 40,8% 4114 83,6% 472 9,5% 339 6,9%

13

9. REGISTROS NO COINCIDENTES

Se definió que todo registro que no fuera coincidente o no contara con soporte se deberá

eliminar de la base de la entidad

Tabla 5 Número de registros a eliminar por entidad

ENTIDAD AUDITADA NUMERO DE REGISTROS

ANULAR

CAPRESOCA EPS 136

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SALUD DE ARAUCA 98

ASMET - ESS 86

CAPRECOM - EPS 76

GOBERNACIÓN DEL QUINDÍO 73

COMFACUNDI 68

INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE SALUD NORTE DE SANTANDER 64

DUSAKAWI EPSI 63

DIRECCION TERRITORIAL SALUD DE CALDAS 41

COMFAMILIAR HUILA 22

EMDISALUD - ESS-EPS-S 18

PIJAOS SALUD EPS –I 15

SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE SALUD DEL MAGDALENA 14

FONDO PASIVO SOCIAL FERROCARRILES NACIONALES 12

COOMEVA EPS S A 8

ALIANSALUD EPS 6

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE SALUD DEL PUTUMAYO 6

EMSSANAR - ESS 5

COMFAMILIAR -CARTAGENA 1

Tabla 6 Número de variables no valida según

Causa del registro no válido Número variables Causa del

registro no válido

Porcentaje

Datos sin soportes 1033 67,1

Otras razones 323 21

No concordantes 184 11,9

Total 1540 100

La principal causa para la eliminación de los registros según variables no validas con un 67,1 % fue

el no tener soporte clínico requerida según la variable a revisar, lo que implicó que no se hiciera la

verificación de los mismos llevando a la respectiva anulación de la línea de registro.

14

De acuerdo a los hallazgos se evidencia que las inconsistencias encontradas en la muestra según

prueba de diferencia de proporciones son representativas para el universo de registros con una p

< 0,005; esto evidencia que con la muestra calculada es posible tomar decisiones sobre todos los

registros cargados y que se debe seguir trabajando en la calidad en el diligenciamiento de las

variables, y en unificar los criterios de digitación por parte de todos los actores.

Tabla 7 Proporciones de registro no válidos según muestra y universo

EAPB/DTS Número Registros Cargados

Tamaño de

muestra

% de registros no válidos en

relación a la muestra

Total de inconsistencias

(datos sin soporte y no coincidentes)

% de registros

no válidos en relación

al total cargado

Nivel de confianza

EMSSANAR ESS 1467971 271 1,85 5 0,00034 p<0,005

COOMEVA EPS S A 614920 270 2,96 8 0,00130 p<0,005


176585 270 0,00 0 0,00000 NA

CAPRECOM - EPS 65499 269 28,25 76 0,11603 p<0,005

COMFAMILIAR HUILA 60231 269 8,18 22 0,03653 p<0,005

FONDO PASIVO SOCIAL FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA

50201 269 4,46 12 0,02390 p<0,005

EMDISALUD - ESS-EPS-S 32873 268 6,72 18 0,05476 p<0,005

COMFACUNDI 16377 266 25,56 68 0,41522 p<0,005

ALIANSALUD EPS 7690 261 2,30 6 0,07802 p<0,005

PIJAOS SALUD EPS -I 6029 259 5,79 15 0,24880 p<0,005


4533 255 5,49 14 0,30885 p<0,005

ASMET ESS 4225 254 33,86 86 2,03550 p<0,005

DUSAKAWI EPSI 4172 254 24,80 63 1,51007 p<0,005

CAPRESOCA EPS 3677 252 53,57 135 3,67147 p<0,005

GOBERNACIÓN DEL QUINDIO

2682 246 29,67 73 2,72185 p<0,005


2087 240 26,67 64 3,06660 p<0,005

DIRECCION TERRITORIAL SALUD DE CALDAS

1562 231 17,75 41 2,62484 p<0,005


282 138 71,01 98 34,75177 p<0,005


147 95 6,32 6 4,08163 p<0,005

DTS DEPARTAMENTO DE SANTANDER

104 75 0,00 0 0,00000 NA

15

De los registros considerados no válidos, se encontraron las siguientes variables con mayor peso

porcentual:

Tabla 8 Proporciones de registro no válidos según variable

Variable Porcentaje

Variables relacionadas con peso y talla 31

Control de placa bacteriana 9,5

Variables relacionadas con vacunación 7,9

Valoración de la agudeza visual 2,9

Variables relacionadas con la identificación de los usuarios

2,9

El mayor porcentaje de registros con error se encontró en las variables relacionadas con el peso y

la talla incluyendo: fecha del peso, peso en kilogramos, fecha de la talla, talla en centímetros)

situación potenciada con la evidencia de errores de digitación en los datos registrados; seguido

por la variable de control de placa bacteriana, ante la cual se encontraron dificultades en las

instituciones visitadas para conseguir las historias clínicas odontológicas, las variables relacionadas

con la vacunación también tuvieron un peso importante mostrando dificultades en la

interpretación para su diligenciamiento.

Este panorama del primer y segundo cargue realizado, probablemente cambie con los cargues

posteriores, sin embargo, toda la información que repose en la plataforma PISIS será sujeta de

análisis y debe tener los mismos atributos de calidad requeridos para cualquier fuente de

información.

Tabla 9 Detalle de registros a eliminar por entidad

Entidad PISIS

Consecutivo

Registro

Nombre Archivo Condición final

del Registro

COMFAMILIAR HUILA 29604 SGD280RPED20130930NI000891180008S01 Registro No

valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido

16


valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido

EMDISALUD - ESS-EPS-S 32170 SGD280RPED20130630NI000811004055S01 Registro No

valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido

17


valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido

PIJAOS SALUD EPS –I 30832 SGD280RPED20130930NI000809008362S02 Registro No

valido


valido


valido


valido


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valido


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valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido

CAPRECOM - EPS 143147 SGD280RPED20130930NI000899999026S02 Registro No

valido


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valido


valido

18


valido


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FONDO PASIVO SOCIAL

FERROCARRILES NACIONALES

38092 SGD280RPED20130930NI000800112806C01 Registro No

valido

FONDO PASIVO SOCIAL



valido

FONDO PASIVO SOCIAL



valido

FONDO PASIVO SOCIAL



valido

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FONDO PASIVO SOCIAL



valido

FONDO PASIVO SOCIAL



valido

FONDO PASIVO SOCIAL



valido

FONDO PASIVO SOCIAL



valido

FONDO PASIVO SOCIAL



valido

FONDO PASIVO SOCIAL



valido

FONDO PASIVO SOCIAL



valido

FONDO PASIVO SOCIAL



valido

COOMEVA EPS S A 191513 SGD280RPED20130930NI000805000427C01 Registro No

valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido


valido

COMFAMILIAR -CARTAGENA 30245 SGD280RPED20130930NI000890480110S01 Registro No

valido

ASMET - ESS 40088 SGD280RPED20130930NI000817000248S01 Registro No

valido


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22


valido


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valido

INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE

SALUD NORTE DE SANTANDER

33 SGD280RPED20130630DE000000000054N04 Registro No

valido




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NSTITUTO DEPARTAMENTAL DE



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UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DE SALUD DE ARAUCA


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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE

SALUD DEL PUTUMAYO


valido


SALUD DEL PUTUMAYO


valido


SALUD DEL PUTUMAYO


valido


SALUD DEL PUTUMAYO


valido


SALUD DEL PUTUMAYO


valido


SALUD DEL PUTUMAYO


valido

EMSSANAR - ESS 117557 SGD280RPED20130930NI000814000337S03 Registro No

valido


valido


valido


valido


valido

SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE

SALUD DEL MAGDALENA


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SALUD DEL MAGDALENA


valido


SALUD DEL MAGDALENA


valido


SALUD DEL MAGDALENA


valido


SALUD DEL MAGDALENA


valido


SALUD DEL MAGDALENA


valido


SALUD DEL MAGDALENA


valido

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SALUD DEL MAGDALENA


valido


SALUD DEL MAGDALENA


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SALUD DEL MAGDALENA


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SALUD DEL MAGDALENA


valido


SALUD DEL MAGDALENA


valido


SALUD DEL MAGDALENA


valido


SALUD DEL MAGDALENA


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DUSAKAWI EPSI 1244 SGD280RPED20130630NI000824001398S01 Registro No

valido


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CAPRESOCA EPS 129 SGD280RPED20130630NI000891856000S01 Registro No

valido


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valido

GOBERNACIÓN DEL QUINDÍO 1814 SGD280RPED20130630DE000000000063N01 Registro No

valido

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DIRECCION TERRITORIAL SALUD DE

CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


valido


CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


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CALDAS


valido

ALIANSALUD EPS 42524 SGD280RPED20130930NI000830113831C01 Registro No

valido


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valido


valido

COMFACUNDI 3279 SGD280RPED20130630NI000860045904S01 Registro No

valido


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10. HALLAZGOS GENERALES

Durante el proceso de auditoría a las EAPB y DTS se identificaron:

1. No validación de los usuarios reportados, se encontró un alto volumen de usuarios activos en el

régimen subsidiado y contributivo, reportados como población pobre no asegurada.

2. Registros sin soporte, por error de digitación (ver soportes de comunicaciones refiriendo lo

anterior).

3. Registros sin soporte, por uso inadecuado de las respuestas en cada variable.

4. Registros no coincidentes por fechas no acordes a las reportadas.

50

5. Registros no coincidentes por no concordancia de los datos personales.

6. Actividades no reportadas por parte de la entidad con soporte.

ANEXO 1

CORREO REMISORIO

Buenas Días

La Dirección de Epidemiología y Demografía, se permite notificar el cronograma establecido para el

cumplimiento de la primera fase de auditoria de la información reportada mediante la estructura del

Anexo Técnico de la Resolución 4505; adjunto encontrara el documento de word que describe el

proceso a realizar en la visita y las fechas en que se realizara para cada entidad, adicionalmente

encontrara en el archivo de Excel la muestra seleccionada para la verificación de la información

reportada por su entidad.

Para cumplir con los objetivos establecidos es importante tener en cuenta:

1. La entidad debe disponer de la totalidad de los registros que soportan la información reportada

de cada usuario seleccionado.

2. La entidad debe disponer de los medios tecnológicos para el personal que se desplazara hacer la

auditoria y el personal de la entidad que debe estar acompañando el proceso permanente.

3. La entidad debe disponer de Internet para conexión.

4. Para la fecha de cierre y firma del acta se debe contar con la persona delegada por la entidad

como responsable del proceso de reporte de información de la Resolución 4505 de 2012.

Resaltamos su valioso compromiso y participación en el proceso de implementación de esta fuente

de información que aportara datos valiosos para la salud de nuestro país.

Cualquier inquietud nos encontramos en la disponibilidad de solucionarla

Cordial saludo

Sandra Milena Guerrero Escobar

Fuente de Protección Específica y Detección Temprana

Grupo Gestión del Conocimiento y Fuentes de Información en Salud

Dirección de Epidemiología y Demografía

Ministerio de Salud y Protección Social

Teléfono 3305000 Extensión 3734 – 373

51

ANEXO 2

RESUMEN DE PROCESO DE AUDITORIA

PROCEDIMIENTO MUESTRAL PARA LA AUDITORIA DE LAS ENTIDADES OBLIGADAS A

REPORTAR, SEGÚN LA RESOLUCIÓN 4505 DE 2012

En el pasado mes de Junio se cumplió el primer y en Septiembre el segundo vencimiento

de los cortes trimestrales establecidos por la Resolución 4505 del 2012. El Ministerio de

Salud y Protección Social deberá, adelantar la auditoria de verificación de los datos

reportados, de las Entidades obligadas a reportar, usando la teoría probabilista del

muestreo, para estimar, por cada Entidad obligada a reportar, el porcentaje de personas

con soporte en la historia clínica de las intervenciones reportadas.

Para esto a partir del mes de Enero del año, el Ministerio adelantará la primera de las

auditorías que se realizarán a la información reportada mediante la estructura definida en

la Resolución 4505 de 2012.

Todas las entidades obligadas a reportar serán objeto de auditoría, en alguna de las fases

planteadas para cumplir con el objetivo establecido al respecto. El Ministerio notificara con

mínimo 15 días de anticipación a las Entidades seleccionadas objeto de auditoría en cada

etapa, teniendo cuenta que se debe realizar la respectiva solicitud de los soportes a

verificar dentro de la auditoria de los usuarios seleccionados del reporte emitido por la

Entidad.

A cada Entidad seleccionada para la aplicación de la auditoría, se le enviaran los datos de

las personas seleccionadas usando en primera instancia un muestreo por conveniencia

para establecer como criterio de selección de la muestra las Entidades con mayor número

de registros cargados, posteriormente para el cálculo del número de personas se aplica un

muestreo aleatorio simple, estrictamente aleatorio, para obtener los datos de las historias

clínicas objeto de verificación.

Para universos medianos, una muestra aleatoria en un procedimiento de muestreo

aleatorio simple, Permite alcanzar un error muestral, para la estimación de proporciones,

de 6,2% y 8%, con una confiabilidad 95%. Este es el procedimiento que se lleva a cabo

para el cálculo de la muestra a notificar a las Entidades seleccionadas para la primera fase

de auditoría a realizar.

52

DESARROLLO DE LA AUDITORIA DE LAS ENTIDADES OBLIGADAS A REPORTAR,

SEGÚN LA RESOLUCIÓN 4505 DE 2012

La Entidad objeto de auditoría debe tener disponible el recurso humano, físico y

tecnológico con acceso a internet, desde la fecha establecida para el inicio y culminación

de la auditoria según el cronograma adjunto, de modo que se prepare para recibirla. Es

responsabilidad de la Entidad tener todo preparado para que se desarrolle con éxito la

visita de auditoría, se debe cumplir con el tiempo establecido. A no ser que ocurra un

evento de fuerza mayor, la auditoria finalizará en la hora y fecha prevista, si se da inicio

tarde a la auditoria por incumplimiento de la Entidad, la persona auditora, revisará

soportes hasta la fecha y hora establecida para finalizar la visita, para poder cumplir la

agenda programada con otras Entidades.

En caso que se presenten inconvenientes en el desplazamiento de la persona responsable

de la auditoria por retraso o cancelación de vuelos, que alteren el horario establecido para

el desarrollo de la visita de auditoría, este tiempo será compensado con el fin de cumplir

con el horario programado y se informara lo antes posible a la respectiva Entidad.

La auditoría se llevara a cabo con el acompañamiento permanente del personal delegado

por la entidades objeto de la auditoría, se revisara cada una de las 119 variables

diligenciadas en la estructura definida por la Resolución 4505 de 2012, según las

especificaciones establecidas para su diligenciamiento del total de registros notificados

para su verificación.

a. Alcance de la auditoria: El objetivo fundamental es constatar para el Ministerio de

salud y Protección Social la existencia de los usuarios con atenciones de protección

específica, detección temprana o atención de enfermedades de interés en salud

pública, identificando su ubicación en la Entidad. Para esto la auditoria realiza

verificación de los documentos que permiten identificar que el usuario reportado a la

fecha de corte recibe la atención informada, constata que las demás variables

reportadas sean consistentes con los datos originales de los registros clínicos.

El Ministerio de Salud y Protección Social establece la muestra objeto de verificación

que será la carta de navegación de las personas responsables de realizar la auditoria

de los registros.

Se realiza un reunión de apertura con el personal asignado en la Entidad y con la

presencia indispensable de un representante legal de la Entidad, en ella inicia el

diligenciamiento del acta y comunica el alcance de la auditoria, las reglas de

auditoría contempladas para la medición, recuerda el tiempo de duración de la visita

53

y que el acta de auditoría es un documento jurídico el cual debe ser firmado por las

partes.

Las personas responsables de auditoría reciben de parte de la Entidad el espacio y

medios logísticos solicitados, indica el procedimiento operativo y las actividades, que

varían según el número de registros a auditar.

Una vez finalizada la auditoria a todos los registros seleccionados, los responsables

de la auditoría realiza una reunión de cierre del acta en la que resume los hallazgos

de la auditoria e imprime el acta que debe ser firmada por las personas designadas y

encargadas de recibir la visita, y quien realiza la auditoria.

b. Reglas de auditoría: Se ha definido que la auditoria verifique y valide la

totalidad de información de las 119 variables, todos los registros deben quedar

verificados por el responsable de la auditoría y deberán encontrarse entre los valores

permitidos, en los datos originales observados, ya sea porque la auditoria constata

que existe el dato y es conforme, por el contrario cuando no es conforme se hace la

captura del dato original tomándolo del registro clínico existente sin perder el dato

original reportado por la Entidad o en su defecto se registra que no existe el dato

original y no es posible soportar el dato reportado. Según el caso, debe quedar

registrado en el informe de la auditoria de la siguiente manera:

En los casos en los que se detecte que el dato reportado no coincide con el

observado se marca como no cumple.

En los casos que el dato reportado no cuente con soportes verificables por

la auditoria, se marca como no cumple.

En los casos en que los datos reportados coinciden con los observados se

marca como cumple.

En los casos en que los datos reportados coinciden con el manejo de valores

permitidos, que no dan cuenta de una intervención efectiva pero si de una gestión

realizada se marca como cumple.

c. Soportes de auditoría: Es responsabilidad de la Entidad probar con los

documentos soporte cada registro de los datos que informó.

Soporte Clínico: Es la Historia Clínica (total o folio parcial, física o magnética,

original o fotocopia), en la que conste que el usuario tiene las atenciones

informadas en el reporte. Complementariamente aquellos registros que permitan

verificar la toma de paraclínicos referidos que no se encuentren registrados en la

historia clínica.

54

Registros No Soportados: Se denominan así los registros para los que no se

adjunta los soportes anteriores para cada usuario. O los que teniendo soporte

clínico alguna o varias de las variables, no coinciden con el dato reportado o no

está el dato reportado, por lo tanto se descarta o elimina el registro de la base de

datos reportada por la Entidad. Una vez se eliminan estos registros de la base de

datos, se determina la proporción de registros no soportados (total de registros

no soportados/total de registros auditados), para determinar la calidad de la

información reportada.

d. Detalle del registro en Acta de la Auditoria (Usuarios No soportados): Se debe

hacer el registro de los usuarios no soportados en el acta de la auditoria.

e. Hallazgos representativos para registrar en el Acta de la Auditoria: Se debe

dejar constancia en el acta del porcentaje de usuarios objeto de la auditora, a

los cuales no se realiza verificación del dato, por contener información

únicamente con valores permitidos que no dan cuenta de una intervención

efectiva pero si de una gestión realizada o la incertidumbre de la condición

actual del usuario.

informe final de la auditoria del dato de las actividades³n de epidemiología y demografía bogotá...

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