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Informe Integral de Evaluación y Auditoría
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1. INFORME DE EVALUACION Y AUDITORIA INTEGRAL
Proceso(s) Auditado(s):
Proyecto 1153: Intervenciones
integrales de mejoramiento.
Gestión Territorial para el
hábitat.
Consecutivo
Informe No.
006
Fecha: DD
26
MM
12
AAAA
2017
1. INFORMACIÓN GENERAL
Auditoría
No.
006 Fecha de inicio 28 11 2017 Fecha de cierre 05 12 2017
Auditor Líder:
Miguel Ángel Pardo Mateus – Jefe Oficina Asesora de Control Interno
Equipo Auditor:
Herwin Jesús Rodríguez Santos – Auditor de Apoyo - Contratista – Oficina
Asesora de Control Interno
Edna Patricia Sinisterra Bonilla Auditor de Apoyo - Contratista – Oficina
Asesora de Control Interno
Octavio Quintero Lara - Auditor de Apoyo - Contratista – Oficina Asesora
de Control Interno
2. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA EVALUACION Y AUDITORIA
2.1 OBJETIVO:
1. Evaluar el estado de la gestión, resultados, productos e indicadores derivados de la ejecución de las
actividades desarrolladas en el marco del Proyecto 1153: Intervenciones integrales de mejoramiento.
2. Determinar la conformidad de las actividades, procesos y productos de proyecto 1153 con las disposiciones
planificadas y con el Plan de Desarrollo "Bogotá Mejor Para Todos"
3. Identificar desviaciones y aspectos potenciales de mejora a fin de aprovisionar recomendaciones y
medidas para mejorar el desempeño del proceso que lidera la ejecución del Proyecto 1153.
2.2 ALCANCE:
Cubre la gestión, resultados y productos del proyecto 1153 a lo largo de las etapas de planificación, ejecución,
control, modificaciones y reporte de información de acuerdo con los objetivos del proyecto, en el marco del
Plan de Desarrollo Bogotá Mejor para Todos. Se incluyen criterios del Sistema Integrado de Gestión asociados
a la dependencia que lidera la ejecución del proyecto.
2.3 CRITERIOS:
Fichas EBI, Reportes de Seguimiento SIPI, Presupuesto, Sistema de Control Interno Contable, Contratación,
Plan de Gestión, Metas, Indicadores, Producto No Conforme, Requisitos legales y reglamentarios, Sistema de
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Información para la Planeación Interna SIPI, Sistema de Administración de Riesgos, NTC GP 1000:2009
Norma Técnica de Calidad en las Gestión Pública, ISO 9001: 2008 Sistemas de Gestión de la Calidad.
Requisito
3. FICHA TECNICA
3.1 HERRAMIENTAS UTILIZADAS:
Sistema de Información para la Planeación Interna SIPI, WEB SITE www.habitatbogota.gov.co, Sistema
de Información de Vigilancia Fiscal SIVICOF, SECOP, PREDIS, Mapa Interactivo, Técnicas de Auditoría
generalmente aceptadas, Forest, equipos de cómputo, intranet.
3.2 UNIVERSO:
Ver matriz de universo de auditoria.
3.3 POBLACION OBJETO:
Metas, recursos, actividades, contratación, hechos, información y evidencias generadas a partir del
desarrollo del Proyecto 1153
3.4 MARCO ESTADISTICO: Muestreo basado en el juicio de auditor
4. RESULTADOS DE LA EVALUACION Y AUDITORIA
3.1 RESULTADO DETALLADO
Tipo DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO EFECTOS RECOMENDACION
ES
NC 1
Por riesgo de incumplimiento en la
conformación de 14 expedientes como
meta de la vigencia 2017.
En el proyecto de inversión 1153 se
contempló como meta conformar 97
Expedientes urbanos para la Legalización de
Asentamientos de origen informal de las
cuales se proyectaron 14 para la vigencia
2017, reportando 3 actividades a desarrollar
para llevar acabo el cumplimiento de la
misma.
Lo anterior se presenta por
dilaciones injustificadas de la
supervisión de la SDHT y por
la ordenación del gasto que
no realizaron las
intervenciones de manera
oportuna para lograr impulsar
la ejecución de la meta o para
imponer las sanciones
correspondientes.
REC 1. Se deben
mejorar las evaluaciones
técnicas, financieras y
jurídicas de los
proponentes para los
procesos de contratación
bajo la modalidad de
concursos de méritos
realizados por la
Subsecretaría de
Coordinación
Operativa.
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Analizada la información se encontró lo
siguiente:
Se presentó un incumplimiento del Contrato
536-2016 en el cual la interventoría venía
alertando sobre el incumplimiento del
cronograma desde aproximadamente el mes
de mayo de 2017 manifestando el retraso de
los productos que debe generar el Consorcio
Estudios lo cual comprometió el avance de
la meta.
En el momento se cuenta con el avance sin
legalizar de 7 expedientes que no han logrado
se radicados.
El incumplimiento pudo haberse dado por
una evaluación financiera insuficiente que
impidió determinar claramente la capacidad
financiera del contratista seleccionado.
REC 2. Iniciar de
manera temprana los
procesos de
contratación.
NC 2
Incumplimiento del Principio de
Publicidad de la Actividad Contractual
definida en el Artículo 2.2.1.1.1.7.1.
Decreto 1082 de 2015.
Se evidenció en el Secop I que los
documentos de la actividad contractual no
son publicados o lo son extemporáneamente,
incumpliendo el deber de publicarlos dentro
de los tres (3) días siguientes a su expedición.
Observados los procesos contractuales en el
Secop I no se encuentra actualizada la
información contractual y no es posible
establecer la idoneidad y experiencia de los
contratistas.
C.P.S. 7 de 2017:
Contrato suscrito el 11 de enero de 2017, sin
embargo el CDP, Estudios Previos, CRP,
Póliza y acta inicio se publican en Secop I el
22/03/2017.
Inobservancia del deber de
difusión pública de las
actuaciones contractuales que
genera suspicacia e
incertidumbre en los
interesados frente a la gestión
contractual de la SDHT.
REC 3. Asegurar la
publicidad de los
documentos
contractuales de
obligatoria publicación.
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Por su parte los informes 1, 2, y 3 se publican
el 23/05/2017; el 4 se publica el 19/07/2017
sin soportes pago seguridad social, factura o
documento que haga sus veces, el informe y
certificado de supervisión el 23/05/2017 y
los informes 5, 6 y 7 sin informe de
supervisión.
C.P.S. 32 de 2017:
Contrato suscrito 13 Enero de 2017, estudios
previos, CDP, CRP y Póliza publicados
30/05/2017.
Informes de ejecución publicados
extemporáneamente, algunos incompletos,
sin soportes pago seguridad social e informe
de supervisión pero cuentan con certificado
de supervisión.
C.P.S. 55 de 2017:
Contrato suscrito 23 enero de 2017, estudios
previos, CDP, CRP y Póliza publicados
11/04/2017.
Informes ejecución 1, 2 y 3 publicados
30/05/2017, publicados extemporáneamente,
el 4 incompletos sin soportes, pago
seguridad social el 5 no está publicado y el 6
con certificado sin informe de supervisión.
C.P.S. 78 de 2017:
Contrato suscrito 17 enero de 2017,
publicado el 29/01/2017, estudios previos,
CDP, CRP, acta de inicio y Póliza publicados
14/07/2017.
Informes ejecución 1 al 4 Incompletos sin
soportes, factura o documento que haga sus
veces y pago seguridad social. Sin certificado
e informe de supervisión.
C.P.S. 171 de 2017:
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Contrato suscrito 6 febrero de 2017, estudios
previos, CDP, CRP, acta de inicio y Póliza
publicados 22/05/2017.
Informes de ejecución incompletos sin
soportes, factura y pago seguridad social
certificado e informe de supervisión.
C.P.S. 306 de 2017:
Contrato suscrito 6 febrero de 2017, estudios
previos, CDP, CRP, acta de inicio y Póliza
publicados 22/05/2017.
Informe ejecución 1 incompleto sin soportes,
pago seguridad social certificado e informe
de supervisión.
C.P.S. 340 de 2017:
Contrato suscrito 15 marzo de 2017, estudios
previos, CDP, CRP y Póliza publicados
27/04/2017.
Informes ejecución publicados
extemporáneamente, incompletos sin
soportes, pago seguridad social certificado
e informe de supervisión.
C.P.S. 464 de 2017:
Contrato suscrito 30 junio de 2017, estudios
previos, CDP, CRP y Póliza publicados
21/07/2017.
Informe ejecución publicado
extemporáneamente, sin informe de
supervisión con certificado de supervisión.
NC 3 Por deficiencias en las actuaciones de la
Entidad en relación con la ejecución del
Contrato No. 536 de 2017.
Vulneración del Principio de Economía por
deficiente análisis de riesgos de los estudios
Previos.
Ineficaz gestión contractual que
impactó negativamente la
ejecución presupuestal de la
vigencia 2017 y comprometió el
cumplimiento de la meta
asociada al contrato de
consultoría.
REC 4. Mejorar la
evaluación técnica,
financiera y jurídica de los
proponentes de los
procesos de contratación
que desarrollo la
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En la etapa precontractual se evidencia deficiente
análisis de riesgos, dado que se materializo
riesgo que no había sido asignado,
subestimando el nivel de riesgo en la operación y
capacidad financiera del potencial consultor
ejecutor del proyecto.
Se subestimo el nivel de riesgo en la operación y
capacidad financiera, dado que el análisis de los
indicadores financieros establece la liquidez, sin
embargo, no determina el nivel de capacidad de
pago.
Para haber determinado las condiciones de
capacidad de pago y de liquidez no se observa
que tengan estados de flujo de efectivo, estados
de usos y aplicación de fondos o movimientos de
las cuentas bancarias que pudieran demostrar los
movimientos o saldos de efectivo con los cuales
se pudieran prever el cumplimiento del pago de
sus obligaciones a corto plazo. De tal manera que
cumplieran con el tipo de riesgo definido en el
Documento CONPES 3714 de 2011 el cual
clasifica los Riesgos e incluye entre otros,
“Riesgos Operacionales: son los asociados a la
operatividad del contrato, tales como la
suficiencia del presupuesto oficial, del plazo o
los derivados de procesos, procedimientos,
parámetros, sistemas de información y
tecnológicos, equipos humanos o técnicos
inadecuados o insuficientes” y “Riesgos
Financieros: son (i) el riesgo de consecución de
financiación o riesgo de liquidez para obtener
recursos para cumplir con el objeto del contrato,
y (ii) el riesgo de las condiciones financieras
establecidas para la obtención de los recursos,
tales como plazos, tasas, garantías,
contragarantías, y refinanciaciones” (Negrillas
fuera de texto), que acuerdo a las denuncias de no
pago de los honorarios de personal utilizado
como contratista para desarrollar actividades de
la Consultoría, se puede inferir presuntamente
que no contaba con liquidez y los recursos
necesarios para el cumplimiento del objeto de la
Subsecretaría de
Coordinación Operativa.
REC 5. Estimar la
totalidad de los riesgos
previsibles en los procesos
de contratación de la
Subsecretaría de
Coordinación Operativa.
REC 6. Evaluar con
detenimiento los nuevos
procesos de contratación
que se proyecten con
recursos del proyecto de
inversión dirigidos a la
misma meta, dadas las
implicaciones que ello
puede generar en la
Entidad.
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Consultoría, aspectos que han sido objeto de
visita administrativa por parte de la Personería
Distrital de Bogotà DC.
Deficiente mitigación del riesgo materializado
y el tratamiento y monitoreo no surtieron los
efectos deseados para el cumplimiento
adecuado y oportuno del objeto contractual.
Conforme a la comunicación de la interventoría
en al cual revela el incumplimiento del Consultor
señalando “ el nivel de avance general del
proyecto, los recursos del personal y la
organización actual del Consorcio de Estudios
Técnicos Urbanos son insuficientes para llevar a
un buen término el proyecto, y no está en la
capacidad de cumplir con el plazo contractual
inicialmente establecido”, visiblemente se
evidencia la materialización del riesgo “Mayores
tiempos en la ejecución del contrato
relacionados con los inconsistencias del trabajo
realizado que no permita la consecución de los
resultados esperados”, queda claro que el plan
de contingencia solicitado al Consultor no surtió
los resultados esperados y su efecto después del
tratamiento fue Alto y su monitoreo fue
deficiente e ineficaz, situación que se reafirma
hasta el final al no contar con la disponibilidad
del personal profesional y técnico obligatorio y
con dedicación 100% para la ejecución del
contrato y con una injustificada dilación en la
realización de la multicitada audiencia del art. 86
de la ley 1474 de 2011, que además de la
potencial perdida de la oportunidad para
sancionar el contratista incumplido.
Vulneración de los principios de economía y
responsabilidad por prórroga del plazo
motivado sobre un evidente incumplimiento
de las actividades contractuales sin previa
realización de la Audiencia establecida en el
Art. 86 de la Ley 1474 de 2011.
El expediente contractual obra la prorroga No.
1 de fecha 04/06/2017 motivada en
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comunicación de la Supervisión en la cual
expresa: "La interventoría concluye que el nivel
de avance general del proyecto, los recursos del
personal y la organización actual del Consorcio
de Estudios Técnicos Urbanos son insuficientes
para llevar a un buen término el proyecto, y no
está en la capacidad de cumplir con el plazo
contractual inicialmente establecido", el
Consorcio ejecutor pide prórroga de tres (3)
meses y la entidad le otorga cuatro (4) meses.
La entidad alertada por la interventoría sobre un
evidente incumplimiento de las actividades
contractuales por parte del Consultor no actuó
eficiente y eficazmente en la toma de decisiones
para exhortar al Consultor al adecuado y
oportuno cumplimiento del contrato o en su
defecto proceder a la imposición de multas o
declaratoria de incumplimiento del contrato
conforme lo definido en el art 86 de la ley 1474
de 2011, presentándose una dilación injustificada
en la celebración de la audiencia de
incumplimiento.
No obstante la prorroga otorgada el consultor
continuo el incumplimiento hasta el agotamiento
del plazo contractual.
Principio de Economía que establece, entre
otras cosas, que “los procesos de selección
deberán estructurase de tal manera que
únicamente se tengan que surtir las etapas
estrictamente necesarias y responderán a
términos y plazos preclásicos y perentorios,
asegurando el uso de la menor cantidad de
recursos”. Art 25 Ley 80 de 1993. Coherente con
el art 209 C.N., por su parte el Art. 3 de la Ley
1437 de 2011 expresa: Principios. Todas las
autoridades deberán interpretar y aplicar las
disposiciones que regulan las actuaciones y
procedimientos administrativos a la luz de los
principios consagrados en la Constitución
Política, en la Parte Primera de este Código y en
las leyes especiales y su numeral 7 señala: En
virtud del principio de responsabilidad, las
autoridades y sus agentes asumirán las
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consecuencias por sus decisiones, omisiones o
extralimitación de funciones, de acuerdo con la
Constitución, las leyes y los reglamentos”
concordante con el Art. 6 Constitucional.
Ineficaz y deficiente actuación en la gestión
contractual para garantizar que el contratista
mantuviera durante la ejecución del contrato
las condiciones de idoneidad y capacidad
operativa, financiera y organizacional.
Mediante Radicado No. 1-2017-31459 del
03/05/2017, dirigido a la Subdirectora de Barrios
Supervisora del Contrato, la interventoría del
Contrato de Consultoría 536 de 2016 Consorcio
JHer -DYGT “recomienda el inicio de un
proceso sancionatorio de conformidad con el
Estatuto General de la Contratación Pública y
de las cláusulas del contrato” alertando sobre el
evidente Incumplimiento del Consultor en el
cumplimiento del cronograma de actividades del
Anexo Técnico y demás obligaciones de los
pliegos de condiciones y de la disponibilidad del
personal profesional y técnico obligatorio y con
dedicación 100% para la ejecución del contrato,
según visita de la Interventoría realizada del 5 de
abril de 2017, comunicación en la cual cita un
radicado previo alertando sobre los mismos
hechos.
Incumplimiento denunciado por la interventoría
al deber del Consultor de suministrar y mantener,
durante la ejecución del contrato y hasta la
liquidación del mismo, el personal profesional
ofrecido, exigido y necesario.
Pese a lo anterior, se presenta una dilación
injustificada en la celebración de la audiencia de
incumplimiento o imposición de multas, la
Supervisión e interventoría fueron lentos en la
toma de la decisión de citar a la realización de la
audiencia y en la elaboración y presentación del
documento técnico jurídico que lo sustentara, a
efecto de conminar al Consultor al cumplimiento
adecuado y oportuno del objeto contractual,
imposición de multas o declaratoria de
incumplimiento.
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Actuación ineficaz e ineficiente de la
interventoría pues en principio le corresponde la
presentación del informe técnico jurídico
presentado con la debida anticipación y
motivación del incumplimiento, estableciendo,
las circunstancias de tiempo, modo y lugar,
cláusulas contractuales incumplidas y las
consecuencias técnicas y económicas, que la
motivan, así como la estimación de los
perjuicios causados, a efecto que la
administración proceda a la citación a Audiencia
establecida en el Art 86 de ley 1474 de 2001.
La Subdirectora de Barrios en su condición de
Supervisora de la Consultoría mediante
comunicación con Radicado 3-2017-42238 de
fecha 05/06/2017, en 24 items alerta al
Subsecretario de Gestión Corporativa y CID
sobre el evidente incumplimiento de las
obligaciones contractuales y hace un relato de
los hechos y situaciones presentadas en la
ejecución del Contrato de Consultoría 536-2016
y la solicitud inicio de procedimiento
sancionatorio solicitado por la interventoría y
requiere se informe el tramite a seguir como
debido proceso al respecto.
Por su parte el Subsecretario de Gestión
Corporativa y CID en respuesta a la solicitud de
la Subdirectora de Barrios y Supervisora del
contrato en comunicación con radicado 3-2017-
49943 del 29/06/2017, le expresa que en su
condición de Supervisora le recomienda tener en
cuenta lo señalado en el Art. 86 de la Ley 1474
de 2011 en especial lo relacionado con la
cuantificación de perjuicios, mención expresa y
detallada de los hechos en que se soporta
acompañado del informe de interventoría en el
que sustente la actuación y requerir el interventor
para que tenga en cuenta el procedimiento
previsto en el punto 2 del numeral 3.4.3 del
Manual de Contratación de la entidad.
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Como puede observarse, en tamañas
comunicaciones se diluyo en el tiempo la
oportunidad para la realización de la audiencia de
que trata el art 86 de la ley 1474 de 2011,
actuación a todas luces deficiente e ineficaz
frente al deber de velar por la adecuada ejecución
y cumplimiento de las obligaciones contractuales
por parte del contratista que trae como
consecuencia una potencial pérdida de la
oportunidad de la entidad para sancionar al
Consultor incumplido, quebrantando el deber
consagrado en los artículos 82 y 83 de la Ley
1474 de 2011.
Respecto a la ejecución y de acuerdo al plazo
contractual con la prorroga otorgada, la fecha de
finalización de la Consultoría correspondía para
el 5 de noviembre de 2017 y de acuerdo al
Comité de Seguimiento al Contrato de
Consultoría No. 536 de 2016 realizado el 19 y 20
de octubre de 2017, las actividades contractuales
pactadas, únicamente tenían un avance del
33.93%, cifra avalada por el Consultor,
Interventoría y Supervisión en dicho Comité de
seguimiento y conforme a la siguiente tabla de
ejecución, circunstancia que evidencia que el
contrato no contribuyo eficazmente con las metas
y objetivos del proyecto.
Etapa Peso de la
Etapa Ponderado
Final Viabilidad 20% 20,00%
Identificación 40% 13,93% Análisis 20% 0% Conformación 20% 0%
TOTAL 33.93% Fuente: Acta Comité de Seguimiento 19-20 Octubre 2017
En conclusión existió una deficiente e ineficaz
actuación de la administración en la gestión
contractual y en el uso oportuno de las facultades
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sancionatorias, dado que una vez tuvo
conocimiento del evidente incumplimiento por
parte del Consultor, según la comunicación y
solicitud de la Interventoría no actuó oportuna y
eficazmente.
OBS 1
Para el cruce información entre las cuentas
del presupuesto y las causadas del proyecto
1153 de los auxiliares Contables de las
Cuentas del pasivo 2410231153 y las cuentas
del gasto 5500531153 no se proveyó la
información con corte a octubre de 2017 por
parte de los responsables, por consiguiente
esta comparación se hace con corte a
septiembre 30 de 2017 con la información
disponible en la Oficina Asesora de Control
Interno.
De acuerdo al informe de ejecución de
presupuesto de gastos de inversión e
inversiones a 30 de septiembre de 2017
obtenido de la página oficial de la SDHT del
rubro presupuestal 3311502141153 del
proyecto de inversión 1153 se apropió un
total de $63.059.000.000, con una
modificación de disminución de $33.522.600
para una apropiación presupuestal de
$63.025.477.400, a 30 de septiembre se ha
ejecutado un total de $32.297.883.420 para
un total de 51.25% y giros del 8.97% de
$5.655.219.423.
Este resultado demuestra una bajo nivel de
eficiencia en la ejecución presupuestal a 30
de septiembre de 2017 del 51.25% de sus
compromisos y una autorización de giros del
8.97%, impacto que sigue dándose en
octubre 31 de 2017 con un nivel medio bajo
de ejecución presupuestal a 31 de octubre de
2017 del 46.47% y de giros del 14.47%.
Las diferencias en las partidas
que no se causan en las
cuentas del pasivo y en la de
gastos según diferencia entre
los valores registrados del
presupuesto y los de la cuenta
de gastos por valor de
$$26.815.145.266, inducen
al desconocimiento de los
numerales 103.
Confiabilidad, 104.
Razonabilidad y 109.
Materialidad del “Régimen
de Contabilidad Pública”.
La media-baja ejecución a 31
de octubre de 2017 del
46.47%, coloca en riesgo no
alcanzar a comprometer
contractualmente la totalidad
de los recursos del proyecto
1153, en razón que faltan el
54% para ejecutar en los tres
últimos meses del año 2017.
Los giros están en un nivel
muy bajo de ejecución con el
14.47% a octubre 31 de 2017,
La ejecución tanto
presupuestal como de giros
no es efectiva y coloca en
riego se castigue el
presupuesto del año 2018 por
REC 7. Realizar los
ajustes para causar las
partidas contractuales en
las cuentas contables del
pasivo y de gastos y de
cuentas de orden por los
valores reales.
REC 8. Iniciar un
gestión efectiva y
eficiente para tramitar
los procesos
contractuales para
comprometer en tiempo
en 2018 los recursos e
iniciar los giros de los
recursos de acuerdo a las
obligaciones
contractuales
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Con los anteriores registros presupuestales
permite hacer una comparación con la
causación contable en las cuentas del pasivo
2410231153 que presenta saldo de cero
pesos y registros debito de $1.312.101.855 y
crédito del mismo valor, con lo anterior se
establece que se están haciendo registros
contables de caja y no por causación. Así
mismo en la cuenta de gastos 5500531153 se
registra un saldo de $5.482.738.154,
mientras en los registros presupuestales del
rubro presupuestal 3311502141153 los
compromisos se han adquirido por
$32.297.883.420, lo que conlleva a
establecer que dejan de causar al gasto un
total de $26.815.145.266.
Así mismo no se lleva control de estas
transacciones contractuales en las cuentas de
orden de los Estados Financieros ni en los
libros auxiliares de contabilidad.
no la baja ejecución de estos
recursos.
OBS 2
La carpeta METODOLOGÍA DE
PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN EL
PROYECTO INTERVENCIONES
INTEGRALES DE MEJORAMIENTO de
la Secretaria Distrital del Hábitat,
Subsecretaría de Coordinación Operativa,
Subdirección de Participación y Relaciones
con la Comunidad, que compone parte del
proyecto 1153 no se encuentra incorporada
bajo la Tabla de Retención Documental
correspondiente.
Puede maximizarse el riesgo
de pérdida o extravío de
documentos o anexos que
podrían ser clave para
demostrar la ejecución del
proyecto de inversión y para
ser utilizados como soporte
para las intervenciones
posteriores.
REC 9. La carpeta
contentiva de la
METODOLOGÍA DE
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
EN EL PROYECTO
INTERVENCIONES
INTEGRALES DE
MEJORAMIENTO que
expidió Subsecretaría de
Coordinación Operativa
Subdirección de
Participación y
Relaciones con la
Comunidad debe ser
incorporada dentro de la
Tabla de Retención
Documental que
corresponda junto con
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los demás soportes
correspondientes y
debería incorporarse
como documento
controlado dentro del
Sistema de Gestión de la
Calidad por tratarse de
un producto resultante
de la meta que será de
uso permanente por
parte de los responsables
de su ejecución.
OBS 3
El PLAN DE ACCION para las
INTERVENCIONES INTEGRALES DE
MEJORAMIENTO se administra bajo
herramientas ofimáticas de Excel en las
cuales se alberga información que es
alimentada por diferentes actores internos,
resultante de las intervenciones en los
territorios. Considerando que el instrumento
compila gran cantidad de información y
datos que resultan de procesos participativos
que se administran y alimentan de manera
manual, se podría estar comprometiendo la
seguridad y confiabilidad de la información.
Por tratarse de información
enmarcada en un proyecto de
inversión dentro de un
proceso misional, se corre un
alto riesgo de modificaciones
no intencionadas o
manipulación indebida que
puede alterar su contenido
por la ausencia de
mecanismos que impiden
conocer los cambios en las
versiones.
REC 10. Viabilizar un
software o sistema de
información que asegure
la confiabilidad y
trazabilidad de la
información y mitigue
cambios deliberados o
no intencionales a su
contenido.
OBS 4
Contratación al 29 de Noviembre de 2017
Proyecto 1153 Intervenciones Integrales
de Mejoramiento.
CONTRATACION PROYECTO 1153
Tipología No. Valor
C. CONSULTORIA 8 11.659.265.214
C. ASOCIACION 2 16.455.000.000
C. OBRA 1 6.136.688.258
P. SERVICIOS 2 239.656.000
P.S APOYO GESTION 5 147.777.735
P.S PROFESIONALES 77 4.214.288.682
95 38.852.675.889
Muestra Valor 13.55 % 5.266.300.083
Muestra número de
contratos 9.47 %
10
Suscripción de contratos con
honorarios establecidos en
reglamento si el lleno de los
requisitos legales.
REC 11. Se reitera la
recomendación de
adoptar el reglamento
mediante acto
administrativo con
carácter vinculante.
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El documento mediante el cual se
reglamentan los “REQUISITOS
DE EXPERIENCIA E IDONEIDAD Y
HONORARIOS PARA CONTRATOS DE
PRESTACION DE SERVICIOS
VIGENCIA 2017” carece de fecha y de la
Resolución aprobatoria del reglamento.
OBS 5 Deficiencias en la Planeación Contractual
En los estudios previos para los contratos de
prestación de servicio de apoyo a la gestión
no se establece con certeza que su
contratación corresponde a la realización de
actividades ocasionales o transitorias para el
cumplimiento de los objetivos de la entidad
o si son de carácter permanente conforme
los criterios de la Circular 12 de 2012 de la
Veeduría Distrital y la Sentencia C-614 de
2009 de la H. Corte Constitucional.
Debilidades en el
cumplimiento de los
principios de economía y
planeación por deficiencias
en los estudios previos.
REC 12. En la
elaboración de los
estudios previos para los
contratos de prestación
de servicios de apoyo a
la gestión se debe
precisar que las
actividades a realizar
son de carácter
ocasional o permanente
para el funcionamiento
de la entidad.
OBS 6 Ineficiencia la supervisión de las
obligaciones contractuales por
incumplimiento a lo previsto en el artículo
83 de la Ley 1474 de 2011 y el numeral 3.4.
y ss. Manual de Contratación SDHT.
Observados los procesos contractuales
C.P.S. 7, 32, 55, 78, 171, 306, 340 y 464 de
2017, se encuentra documento certificado de
supervisión, pero para algunos meses de
ejecución no se evidencia el respectivo de
informe de supervisión y cumplimiento de
las actividades contractuales por parte del
contratista.
Inobservancia del deber de
velar por la adecuada
ejecución y cumplimiento de
las obligaciones contractuales
por parte del contratista,
establecido en el artículo 83
de la Ley 1474 de 2011.
REC 13. Generar el
informe de supervisión
para cada uno de los
contratos ò fusionar en
el certificado de
supervisión actualmente
establecido la
información sobre el
estado de cumplimiento
y ejecución contractual.
OBS 7 Baja inexistencia de soportes sobre la
contribución del contrato de prestación de
servicios profesionales No. 78 de 2017 a
las metas y objetivos del proyecto
Ineficaz gestión contractual
que impacta negativamente la
ejecución presupuestal y el
REC 14. Mejorar la
selección de los
contratistas para
asegurar continuidad en
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Contrato suscrito 17 enero de 2017, con
terminación anticipada por causas no
imputables a la entidad, circunstancia que
pudo haber tenido un impacto negativo en el
cumplimiento de las metas y objetivos del
proyecto.
Carece de certificado e informe de
supervisión que permita evidenciar que el
contrato contribuyo efectivamente con las
metas del proyecto dado que este conto con
una suspensión del 24 de marzo hasta el 12
de abril y se liquida anticipadamente a partir
del el 24 de abril de 2017.
cumplimiento de metas y
objetivos de la entidad.
las intervenciones y
prevenir efectos sobre el
cumplimiento de las
metas.
REC 15. Establecer en
los informes de
supervisión las
contribuciones que el
contrato aportó en el
cumplimiento de las
metas.
OBS 8
Por expedientes de regularización de
barrios sin radicar
La meta que se estableció para el 2017 de
conformar y radicar 5 expedientes urbanos
ante la SDP para iniciar el proceso de
regularización de desarrollos legalizados, se
encuentra atrasada debido a la definición y
aprobación cartográfica por parte de la
Secretaría Distrital de Planeación -SDP-
proceso principal que se debe surtir para dar
continuación al procedimiento de la
conformación y posterior radicación del
expediente.
Se maximiza el riesgo de
incumplimiento de la meta
del plan de desarrollo
asociada.
REC 16. La
conformación de los
expedientes debe
realizarse con suficiente
oportunidad previendo
los tiempos de revisión,
devolución y
correcciones, lo cual
implica que los procesos
de contratación se
concreten de manera
oportuna.
C: Conformidad; NC: No conformidad; OBS: Observación.
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5. FORTALEZAS
La SDHT ha brindado el apoyo a las alcaldías locales en la realización de los Expedientes de Regularización de
Desarrollo Legalizado, las cuales se encuentran en el momento en la etapa Precontractual de consultoría e
Interventoría una vez surtido este proceso, la SDHT continuara con la asistencia técnicamente en la ejecución
de los contratos de consultoría e interventoría.
6. CONCLUSIONES
La Auditoría Interna se realizó con base en un muestreo aleatorio que no implica la detección de la totalidad
de las situaciones de conformidad y/o no conformidad.
Los objetivos planteados en el plan de auditoria se cumplieron sin contratiempos.
Debido a la coyuntura y ajustes institucionales, las concertaciones con los intervinientes sobre la ejecución de
plan, la auditoría tuvo retrasos leves en la etapa de entrega del informe que no representaron afectaciones ni
impactos sensibles en los resultados obtenidos.
De la evaluación al proyecto 1153 “Intervenciones integrales de mejoramiento. Gestión Territorial para el
Hábitat” se evidenciaron deficiencias en las etapas precontractuales y contractuales.
El presupuesto asignado no se ha ejecutado con eficiencia y celeridad.
Las metas “Formular 14 intervenciones para el mejoramiento integral”, “Conformar 97 expedientes urbanos
para la legalización de asentamientos de origen informal” y “Conformar 40 expedientes urbanos para la
regularización de barrios de origen informal” se encuentran atrasadas, corriendo de riesgo de no cumplirse.
7. ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA
Los responsables de los procesos involucrados deben elaborar un plan de mejoramiento que contenga las
acciones correctivas para subsanar las observaciones y no conformidades de acuerdo con el procedimiento
de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora PE01-PR06. El tiempo estimado para la formulación será
de un periodo no mayor a treinta (30) días desde la fecha de radicación del informe final. La entrega del plan
de mejoramiento deberá surtirse ante la Oficina Asesora de Control Interno y la Subsecretaria de Planeación
y Política – Subdirección de Programas y Proyectos para la revisión y concepto de conformidad y/u
observaciones para que el proceso realice los ajustes si a ello hubiere lugar. Si se declararon beneficios de
auditoria, no se requiere la formulación de acciones correctivas.
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8. DECLARACIÓN
La Auditoría Interna se realiza con base en un muestreo aleatorio que no implica la detección de la totalidad
de las situaciones de conformidad y/o no conformidad u observaciones. La auditoría cumple con los
estándares, procedimientos y principios generalmente aceptados. El ejercicio auditor se realizó en
concordancia con el rol de las Oficinas de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces y con
las competencias y facultades otorgadas por la legislación colombiana. Los hallazgos pudieron haber sido
detectados durante el desarrollo de la auditoría a otros procesos. Pudieron haber sido detectadas situaciones
cuya gestión corresponde a otros procesos o requieren de un trabajo conjunto. Durante la ejecución de la
auditoria y en la reunión de cierre se garantiza el derecho del auditado a explicar, justificar, argumentar y
contradecir los resultados preliminares allegando los soportes y evidencias para su valoración y eventual
ajuste, corrección, rectificación o eliminación del informe de los resultados preliminares consignados,
cuando ello sea procedente y consensuar soluciones y plazos para resolver las deficiencias detectadas. No
se presentaron impedimentos o conflictos de intereses que afectaran la independencia y objetividad del
ejercicio auditor y así se declaró por cada uno de los intervinientes.
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9. NOMBRES Y FIRMAS
9.1 EQUIPO AUDITOR
NOMBRE FIRMA
Miguel Ángel Pardo Mateus – Jefe Oficina Asesora de
Control Interno
ORIGINAL EN FISICO FIRMADO
POR EL JEFE DE CONTROL
INTERNO
NOMBRE FIRMA
Herwin Jesús Rodríguez Santos – Auditor de Apoyo -
Contratista – Oficina Asesora de Control Interno
NOMBRE FIRMA
Edna Patricia Sinisterra Bonilla Auditor de Apoyo -
Contratista – Oficina Asesora de Control Interno
NOMBRE FIRMA
Octavio Quintero Lara - Auditor de Apoyo - Contratista –
Oficina Asesora de Control Interno
NOMBRE FIRMA
9.2 AUDITOR LIDER
NOMBRE FIRMA
Miguel Ángel Pardo Mateus – Jefe Oficina
Asesora de Control Interno
ORIGINAL EN FISICO FIRMADO POR EL JEFE
DE CONTROL INTERNO