informe pormenorizado de control...

Período: Julio a Noviembre 2017

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

Oficina de Control Interno


Jefe de Control Interno:

María Elisa Morón Baute

Periodo Evaluado

Julio 12 a Noviembre 11 de 2017

Fecha de Elaboración

Noviembre 10 de 2017

La Oficina de Control Interno en cumplimiento de la Ley 1474 de 2011, artículo 9° Reportes del responsable de control interno, que establece:

“ (…)El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave.(…)”

Presenta a continuación el Informe Pormenorizado de Control Interno de la Presidencia de la República del período evaluado, tomando como principal fuente de información el aplicativo SIGEPRE así como la reportada por las áreas responsables. Cabe señalar, que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República – DAPRE, desde el año 2007 inició el proceso para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI y del Sistema de Gestión de Calidad – SGC, articulados con el Sistema de Desarrollo Administrativo. Adicionalmente, en 2017 integró el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente - SGSSTMA y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI, fortaleciendo el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República (SIGEPRE). El SIGEPRE, es un sistema que estructura el estilo gerencial y de operación de la gestión del DAPRE de forma dinámica y adaptable a las transformaciones que demanda el servicio de lo público, en virtud igualmente de las demandas sociales. La Entidad propende por el aseguramiento de la calidad en la prestación de los servicios, en la asistencia y el apoyo administrativo al Presidente de la República, así como en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

1. PLANEACIÓN Y GESTIÓN

1.1 Componente Talento Humano 1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos: Código Excelencia Ética

Durante el período en mención, la Entidad actualizó el M-DE-03 Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno, alcanzando la versión No. 5 que consistió en incluir el capítulo 17 “De la

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administración del Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno”, estableciendo los comités para las buenas prácticas en la función pública, como:

Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, Comité de Control Interno, Comité de Convivencia Laboral, Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo del Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República. Así mismo, estableció los Mecanismos de Seguimiento y Medición, la Divulgación del Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno y el Compromiso con la administración y resolución de controversias. Como se ha informado en los períodos anteriores, en el Manual M-DE-03 se establecieron 2 principios éticos y 7 valores éticos, como pilares en las actuaciones de los servidores públicos del DAPRE, así:

Durante el período en mención, el Área de Talento Humano, realizó las siguientes publicaciones en la Intranet de la Entidad:

Colaboración Compromiso Respeto Honestidad

Julio Agosto Septiembre Octubre

2 Principios

Prevalencia del interés general sobre el interés particular.

2. Los recursos públicos son sagrados

7 Valores

Compromiso Respeto Honestidad Responsabilidad

Colaboración Servicio Lealtad

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Por último, en los escenarios de los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno1 y en desarrollo de la función 8 “Sensibilizar al interior de cada proceso y dependencia los valores y el principio establecidos en el Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno, propendiendo por su aplicabilidad en el transcurso de cada vigencia” del artículo octavo de la Resolución 0493 del 07 de julio de 2017, la Oficina de Control Interno propendió por la aplicabilidad de los valores y los principios al interior de cada proceso y dependencia.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano

1.1.2.1 Manual de funciones, competencias y requisitos

Durante el período en mención, se modificó y adicionó el Manual Específico de Funciones, Competencias Laborales y Requisitos del DAPRE mediante Resolución 0826 del 1 de noviembre de 2017. El Manual de Funciones para los empleos de carrera administrativa no presentó modificaciones, continua vigente la Resolución 1751 del 15 de abril de 2013. 1.1.2.2 Plan Institucional de Capacitación – PIC Mediante Resolución 0225 del 30 de marzo de 2017 se adoptó el Plan Anual de Bienestar y Capacitación de la Presidencia de la República durante el año 2017, el cual se elaboró conforme el Procedimiento P-TH-05 ELABORACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN, BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS, teniendo en cuenta las necesidades de entrenamiento detectadas en las reuniones de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación en cada dependencia, así como los resultados de las Evaluaciones de Desempeño correspondientes al periodo ordinario. Según el acto administrativo, las actividades adoptadas están orientadas a intervenir en el clima organizacional, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral de los servidores, fortalecer los valores institucionales como el respeto, y a desarrollar actitudes, habilidades, capacidades y conocimientos que les permita reforzar las competencias necesarias de los servidores del DAPRE. Para el período en mención, el Área de Talento Humano informó que la Resolución no presentó modificaciones. 1 Resolución 0493 del 07 de julio de 2017. “(…) Artículo Sexto.- SUBCOMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno es un instrumento que busca facilitar la gestión de la Entidad, con el fin de establecer aspectos que permiten valorar en forma permanente la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Entidad (…)”

4




Durante el período de análisis y de acuerdo con la información suministrada por el Área de Talento Humano, se presenta a continuación el avance acumulado en la ejecución de 40 actividades del PIC 2017, así:

N° CURSO GRUPO

OBJETIVO ASISTENCIA FECHA CAPACITADOR

1 PREINDUCCIÓN Personal

Específico

3 02/01/2017

Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social

3 24/01/2017

3 01/02/2017

1 02/02/2017

1 06/02/2017

2 07/02/2017

1 08/02/2017

1 09/02/2017

2 20/02/2017

3 0103/2017

1 02/03/2017

1 14/03/2017

1 21/03/2017

2 03/04/2017

1 04/04/2017

1 17/04/2017

1 24/04/2017

3 25/04/2017

1 12/05/2017

2 19/05/2017

1 24/05/2017

1 01/06/2017

1 06/06/2017

6 09/06/2017

3 12/06/2017

2 20/06/2017

2 04/07/2017

1 10/07/2017

1 11/07/2017

1 12/07/2017

1 17/07/2017

1 18/07/2017

5




1 19/07/2017

1 01/08/2017

1 02/08/2017

6 09/08/2017

1 11/08/2017

2 14/08/2017

1 15/08/2017

1 16/08/2017

1 18/08/2017

4 25/08/2017

1 01/09/2017

1 08/09/2017

3 15/09/2017

2 NUEVO CÓDIGO NACIONAL DE POLICÍA

Personal Específico.

11 13/01/2017 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA

10 11/10/2017

3 CAPACITACIÓN SISTEMA PROPIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO


5 26/01/2017 Área de Talento Humano

4

ACTUALIZACIÓN REFORMA TRIBUTARIA - “CAPACITACIÓN EN REFORMA DEL IMPUESTO DE RENTA DE LAS PERSONAS NATURALES, CAMBIOS EN MATERIA DE RETENCIÓN EN LA FUENTE”.


15 30/01/2017 DIAN

5

SOCIALIZACIÓN SISTEMA PROPIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL SECTOR PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA - LNR.



36 01/02/2017

6

SOCIALIZACIÓN SISTEMA PROPIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL SECTOR PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA - CARRERA ADMINISTRATIVA.



31 02/02/2017

7 SEGURIDAD SOCIAL (RESOLUCIÓN 2388-5858 Y DECRETO 1990)


7 06/02/2017 Asopagos

8 LA CLAVE ES DERECHOS HUMANOS (Circular 100–002 de mayo 10 de 2012)

Todos los Funcionarios.

2 06/02/2017 OIE

9 INFORMACIÓN EXÓGENA Personal

Específico. 9 22/02/2017 CAPTRI S.A.

10 CAPACITACIÓN REFORMA TRIBUTARIA - DIAN


23 27/02/2017 DIAN

11 21 15/03/2017 Área Financiera

6




CAPACITACIÓN IMPORTANCIA EN LA RADICACIÓN Y TRÁMITE DE PAGO OBLIGATORIO ENTIDADES - 15-03-2017.


19 16/03/2017

15 22/03/2017

12

CAPACITACIÓN REGISTRO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PARA LA PROGRAMACIÓN DE LA VIGENCIA 2018 EN ADELANTE (MGA EN AMBIENTE WEB, PROGRAMACIÓN VIGENCIA 2018 EN EL SUIFP, SIN TRÁMITES Y SPI, SPI PREPARACIÓN CIERRE VIGENCIA 2017, LEY 1712 DE 2014 Y SUS REGLAMENTARIOS, MANEJO DE DATOS PERSONALES)


37 17/03/2017

Oficina de Planeación

18 27/04/2017

16 17/05/2017

14 21/06/2017

22 20/09/2017

21 10/10/2017 Oficina de Planeación y Secretaría de Transparencia

25 26/10/2017

13 CERTIFICACIÓN DE LA NORMA DE ALISTAMIENTO DE VEHÍCULOS TIPO “C”


35

27/03/2017 28/03/2017 29/03/2017 30/03/2017 31/03/2017 03/04/2017 04/04/2017 05/04/2017 06/04/2017 07/04/2017

SENA

14 CAPACITACIÓN PARA MADRES GESTANTES Y LACTANTES


4 28/03/2017 MINSALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

4 21/09/2017 POSITIVA y Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo

4 26/10/2017

15 SOCIALIZACIÓN EN NORMATIVIDAD CONTRACTUAL


31 29/03/2017 Área de Contratos

16 INDUCCIÓN Personal

Específico. 30 30/03/2017

Todas las Áreas 26 07/06/2017

17 SOCIALIZACIÓN SIGEPRE ENTIDADES DEL SECTOR


22 30/03/2017 Oficina de Planeación

7




18 ALMACENAMIENTO, BODEGAJE Y TOMA DE INVENTARIOS


9

30/03/2017 31/03/2017 03/04/2017 06/04/2017 07/04/2017 17/04/2017 20/04/2017 21/04/2017 24/04/2017 27/04/2017 28/04/2017 04/05/2017

SENA

19 DEBERES DE LOS SUPERVISORES Personal


Oficina de Contratos

20 ACTUALIZACIÓN EN REFORMA TRIBUTARIA


25 06/04/2017

Instituto Nacional de Contadores Públicos (INCP)

21 VISITA GUIADA A PALACIO Personal

Específico.

11 21/04/2017 Casa Militar



22 EXCEL INTERMEDIO Personal

Específico. 17

08/05/2017 09/05/2017 10/05/2017 11/05/2017 12/05/2017 15/05/2017 16/05/2017 17/05/2017 18/05/2017 19/05/2017 22/05/2017 23/05/2017 24/05/2017 25/05/2017 26/05/2017 30/05/2017 31/05/2017 01/06/2017 02/06/2017

SENA

23

ACTUALIZACIÓN EN EL APLICATIVO TAURUS Y CALIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN (LEY ANTITRÁMITES - LEY 1474 DE 2010 Y LEY 19 DE 2012)


25 10/05/2017 Grupo de Gestión Documental 16 10/05/2017

24 34 23/05/2017 DELIMA MARSH

8




CAPACITACIÓN EN SEGURIDAD VIAL - DERECHOS, DEBERES Y PROHIBICIONES


10 25/05/2017

25 CAPACITACIÓN PROCESO DE CERTIFICACIÓN EN COMPETENCIAS LABORALES - VICEPRESIDENCIA


7 26/05/2017 SENA

6 18/07/2017

26

CARACTERÍSTICAS SOCIO LINGÜÍSTICAS DE LA POBLACIÓN SORDA - ATENCIÓN A PERSONAS CON DISCAPACIDAD (LEY 1346 DE 2009)


9 30/05/2017 INSOR

27 TALLER EN TRABAJO EN EQUIPO - ACTIVIDAD DERECHO AL DELIRIO / SEMANA DEL AUTOCONTROL


35 07/06/2017

CESA 19 07/06/2017

28

TALLER EN ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DEL TIEMPO - ACTIVIDAD DERECHO AL DELIRIO / SEMANA DEL AUTOCONTROL


32 08/06/2017 CESA

21 08/06/2017

29 SIGOB Personal

Específico.

52 13/06/2017 Grupo de Atención a la Ciudadanía

12 14/07/2017

6 03/10/2017

30

CICLO DE AUDITORÍAS INTERNAS (SEGURIDAD EN LA INFORMACIÓN Y SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, CONTROL INTERNO Y OTROS)


20 29/06/2017 Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo / Área de Tecnología y Sistemas de Información

15 06/07/2017

25 13/07/2017

31 GESTIÓN CONTRACTUAL Personal


Área de Contratos

32 ADMINISTERING MICROSOFT EXCHANGE SERVER 2016


2

18/07/2017 19/07/2017 24/07/2017 25/07/2017 26/07/2017 27/07/2017 28/07/2017 31/07/2017 01/08/2017 02/08/2017

IT TALENT

33 CICLO DE CAPACITACIÓN EN LIDERAZGO ESTRATÉGICO


21 03/08/2017

ESAP 17 11/08/2017

16 17/08/2017

13 24/08/2017

9




34 ACTUALIZACIÓN EN LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA


30 23/08/2017 AGN

35 ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


28 06/09/2017 AGN

36 GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN EL ESTADO


33 22/09/2017 AGN

37 ADMINISTERING SYSTEM CENTER CONFIGURATION MANAGER AND INTUNE


2

25/09/2017 26/09/2017 27/09/2017 28/09/2017 29/09/2017 02/10/2017 03/10/2017 04/10/2017 05/10/2017 06/10/2017 09/10/2017 10/10/2017 11/10/2017

IT TALENT

38 ORTOGRAFÍA Y REDACCIÓN Personal

Específico. 19

02/10/2017 03/10/2017 04/10/2017 05/10/2017 06/10/2017 09/10/2017 10/10/2017 11/10/2017 12/10/2017 13/10/2017 17/10/2017 18/10/2017 19/10/2017 20/10/2017

SENA

39 ISO 30301 Personal

Específico. 30

17/10/2017 19/10/2017 23/10/2017 25/10/2017

ICONTEC

40 WORD Todos los

Funcionarios. 25

01/11/2017 03/11/2017 08/11/2017 10/11/2017 15/11/2017 17/11/2017 22/11/2017 24/11/2017

SENA

10




29/11/2017 01/12/2017

Fuente: Área de Talento Humano

Conforme a lo anterior, se observó que se han ejecutado las actividades conforme lo planeado. Así mismo, como mecanismo de control, el Área de Talento Humano estableció en el Plan de Acción 2017 las siguientes 2 actividades:

1. Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación de acuerdo al cronograma. S1 PCRC-PAAPC-2017, actividad que se encuentra finalizada y aprobada.

2. Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación de acuerdo al cronograma. S2 PCRC-PAAPC-

2017, actividad que se encuentra en términos de ejecución hasta el 31 de diciembre.

Respecto a estas actividades, se encuentra asociado el siguiente Indicador de captura trimestral:

Indicador Valor Meta Resultado

Satisfacción de los funcionarios frente a las capacitaciones realizadas 98.44% 85% 100%

Fuente: Indicadores Plan de Acción TH aplicativo SIGEPRE corte 30-09-2017.

Lo anterior, permite establecer que los funcionarios se encuentran satisfechos con las capacitaciones ejecutadas a la fecha, en el marco del PIC 2017. 1.1.2.3 Programa de Inducción y Reinducción Para el período de análisis y de acuerdo con el cronograma de Inducción y Reinducción establecido por el Área de Talento Humano, se observa que el avance del 40% se mantiene en comparación con lo reportado en el período anterior, dado que las actividades restantes se encuentran programadas para los meses de noviembre y diciembre:

Capacitación Fecha Estado

Inducción

30/03/2017 Ejecutado con una asistencia de 30

funcionarios

07/06/2017 Ejecutado con una asistencia de 26

funcionarios

22/11/2017

En términos de ejecución 06/12/2017

Reinducción Diciembre

Fuente: Área de Talento Humano

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1.1.2.4 Programa de Bienestar

Mediante Resolución 0225 del 30 de marzo de 2017 se adoptó el Plan Anual de Bienestar y Capacitación de la Presidencia de la República durante el año 2017, como se describió en el numeral 1.1.2.2 del presente informe; se presenta a continuación el avance acumulado en la ejecución de las actividades del programa de bienestar, así:

PROGRAMA FECHA ESTADO ASISTENTES REGISTRO

CAMINATA ECOLÓGICA

25 de febrero de 2017

Ejecutado 121

CLASES DIRIGIDAS

ZUMBA Quincenales En ejecución 100

TALLER COCINA

SALUDABLE

Miércoles 1 de marzo, 7

de junio, 4 de octubre y 6

de diciembre de 2017.

Ejecutado 160

DÍA DE LA SECRETARIA

28 de abril Ejecutado 120

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JUEGOS INTERNOS

DAPRE 2017

21 de abril 28 de abril

Ejecutado 120

DÍA DEL SERVIDOR PÚBLICO

27 de junio Ejecutado 175

DÍA DEL CONDUCTOR

14 y 15 de julio

Ejecutado 55

FERIA DE SERVICIOS

27, 28 y 29 de

septiembre Ejecutado 200

DÍA DEL AMOR Y LA AMISTAD

Viernes 22 de septiembre

Ejecutado 1000

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Clausura y Premiación Juegos Internos DAPRE 2017

Viernes 6 de octubre

Ejecutado 250

Día del Niño (Halloween)

27 de octubre

Ejecutado 600

VACACIONES RECREATIVAS

Julio 3, 4, 5, 6 y 7

Ejecutado 116

Octubre 9, 10,11, 12 y

13

Ejecutado Ejecutado

150

Fuente: Área de Talento Humano Conforme a lo anterior, se observó que las actividades se han ejecutado de acuerdo con lo planeado. 1.1.2.5 Plan de Incentivos

1.1.2.5.1 Mejores equipos de trabajo 2017

En el marco del Sistema de Estímulos para los empleados del Estado, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República expidió la Resolución 0077 del 03 de Febrero de 2017, por la cual se adoptó el Plan de Incentivos para los mejores empleados y equipos de trabajo del DAPRE vigencia 2017; posteriormente, se suscribió la Resolución 0343 del 12 de mayo de 2017, por la cual se deroga la Resolución 3163 del 27 de septiembre de 2012, que adopta el procedimiento de selección de los mejores equipos de trabajo del DAPRE. En cumplimiento del procedimiento adoptado, la Dirección de Operaciones expidió la Circular Interna CIR17-00000014 del 24 de mayo de 2017, e invitó a todos los funcionarios interesados en participar del PROGRAMA DE INCENTIVOS - MEJORES EQUIPOS DE TRABAJO 2017 a inscribir

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sus propuestas, con el fin de estimular el trabajo en equipo y reconocer el buen desempeño laboral, propiciando una cultura de trabajo orientada a la calidad y la productividad. Los equipos a participar concursarán en Categoría Única. De igual forma los proyectos deben estar dirigidos a optimizar procesos - disminuir tiempos y mejorar la calidad en el servicio prestado, y se premiarán de la siguiente manera:

Primer Puesto $5.000.000 Incentivo Pecuniario

Segundo Puesto $3.000.000 Incentivo No Pecuniario

Tercer Puesto $2.000.000

Fuente: Artículo 3 de la Resolución 0077 de 03 de febrero de 2017

El cronograma de inscripción y presentación de los proyectos, fue el siguiente:

ACTIVIDAD FECHA PREVISTA

Inscripción de la propuesta Hasta el 30 de junio de 2017 a las 5pm

Publicación de equipos inscritos 15 de julio de 2017

Sustentación de proyectos ante el Comité evaluador

Del 9 al 27 de octubre de 2017

Publicación de equipos ganadores Noviembre 7 al 17 de 2017

Entrega de reconocimientos por medio de acto administrativo

Antes de noviembre 30 de 2017

Fuente: Circular Interna CIR17-00000014 del 24 de mayo de 2017, literal B. Procedimiento

De acuerdo con la información reportada por el Área de Talento Humano, el Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social, verificó el cumplimiento de los requisitos y publicó oportunamente de acuerdo con el cronograma, los nombres de los equipos inscritos que cumplieron con los parámetros formales de presentación del Programa de Incentivos – Mejores Equipos de Trabajo 2017:

1. Nombre del equipo y proyecto: PROYECTO BICI. Dependencia a la que pertenecen los integrantes del equipo: Área Administrativa – Grupo de Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles.

2. Nombre del Proyecto: Proyecto SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE MENSAJES

INSTITUCIONALES -SAMI-. Dependencia(s) a la que pertenecen los integrantes del equipo: Alta Consejería de Comunicaciones y Área de Tecnología y Sistemas de Información.

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Posteriormente, se envió a los miembros del Comité Evaluador los proyectos que cumplieron requisitos, para su conocimiento y revisión, y el jueves 26 de octubre de 2017, se llevó a cabo la sustentación de los mismos. Por último, se informó que de acuerdo al cronograma, el 03 de noviembre de 2017, se reunió el Comité con el fin de evaluar y decidir sobre los mejores equipos de trabajo de la Entidad y se encuentra en elaboración el acta mediante la cual se informarán los resultados, y a más tardar el 30 de noviembre de 2017, se deberá hacer entrega de los reconocimientos por medio de acto administrativo.

1.1.2.5.2 Selección mejores funcionarios El Área de Talento Humano, informó que para el período laboral comprendido entre el 1 de febrero de 2016 y el 31 de enero de 2017, se cumplió con el siguiente procedimiento:

1. Se expidió un listado de funcionarios cuyas calificaciones alcanzaron el nivel sobresaliente según lo dispuesto en la Resolución No. 254 de 2015 y que registraran los mejores puntajes.

2. Se expidió un listado con los gerentes públicos que obtuvieron calificación superior a 95 puntos, los cuales reunían los siguientes requisitos:

a) Haber laborado en la Entidad un tiempo no inferior a un (1) año.

b) No haber sido sancionado disciplinariamente en el año inmediatamente anterior a

la fecha de postulación.

3. En el Comité Evaluado del 03 de noviembre de 2017, se revisó la información suministrada por el Área de Talento Humano y se procedió a seleccionar a los mejores empleados, entre quienes hayan obtenido las más altas calificaciones.

4. El acta se encuentra en elaboración, mediante la cual se dará a conocer el nombre de los seleccionados como mejores funcionarios y el tipo de incentivos otorgados.

Seguidamente, el Director del Departamento expedirá un acto administrativo de reconocimiento a los mejores equipos de trabajo y al desempeño individual de los mejores funcionarios de la Entidad y asignando los incentivos y por último, la Dirección de Operaciones proclamará en un acto público a los mejores equipos de trabajo y a los mejores funcionarios al 30 de noviembre de 2017.

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1.1.2.6 Sistema de Evaluación del desempeño La Entidad suscribió la Resolución 0010 del 06 de enero de 2017, por la cual se establece el Sistema Propio de Evaluación del Desempeño Laboral para las Entidades del Sector Presidencia de la República y se dictan otras disposiciones.

El Sistema Propio de Evaluación del Desempeño Laboral para las Entidades del Sector Presidencia se aplicó a partir del 01 de febrero de 2017. Como mecanismo de control, el Área de Talento Humano estableció en el Plan de Acción 2017 la actividad de Mantener actualizada la base de datos de los resultados y control de entrega de las evaluaciones del desempeño laboral, la cual si bien se encuentra en términos de ejecución hasta el 15 de diciembre de 2017, presenta el siguiente avance:

1. Se enviaron comunicaciones a los jefes de dependencia informando la realización de la evaluación parcial semestral a 31 de julio de 2017.

2. Se realizaron capacitaciones a cada una de las dependencias en la evaluación parcial semestral.

3. Se publicó en la intranet una guía con el paso a paso para facilitar la realización de la evaluación del primer semestre.

4. Se realizaron asesorías a las dependencias que los solicitaron, en donde se explicaba cómo se debía realizar la evaluación, especialmente, en aquellas dependencias en donde se había realizado evaluaciones parciales eventuales.

El Área de Talento Humano informó que a 30 de octubre recibió los siguientes formatos de Concertación y Evaluación de compromisos funcionales y competencias comportamentales, correspondiente a la evaluación parcial semestral del 1 de febrero al 31 de agosto de 2017:

DEPENDENCIA EVALUACIONES

RECIBIDAS

DESPACHO DEL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA 1

DESPACHO DEL VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA 15

CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LOS DERECHOS HUMANOS 47

DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LOS ACUERDOS DE PAZ 1

DIRECCIÓN DE POLÍTICA INTEGRAL PARA LA LUCHA CONTRA DROGAS ILÍCITAS 1

DESPACHO DEL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO 17

Grupo para la Inclusión de las Personas con Discapacidad 4

17




ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA EL SECTOR PRIVADO Y COMPETITIVIDAD 5

DIRECCIÓN PARA LA ACCIÓN INTEGRAL CONTRA MINAS ANTIPERSONAL - DESCONTAMINA COLOMBIA

35

ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES 12

ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LAS REGIONES 8

CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA 20

CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER 16

OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ 11

SECRETARÍA PRIVADA 20

DIRECCIÓN DE DISCURSOS 4

SECRETARÍA JURÍDICA 24

SECRETARÍA DE TRANSPARENCIA 25

SECRETARÍA DE PRENSA 49

DIRECCIÓN DE GOBIERNO Y ÁREAS ESTRATÉGICAS 4

DIRECCIÓN PARA ASUNTOS POLÍTICOS 6

DIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE JUVENTUD "COLOMBIA JOVEN" 25

OFICINA DE PLANEACIÓN 10

OFICINA DE CONTROL INTERNO 7

Grupo de Atención a la Ciudadanía 53

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 3

ÁREA ADMINISTRATIVA 6

Grupo Gestión Documental 23

Grupo de Recursos Físicos 12

Grupo de Transportes 71

Grupo de Infraestructura de Bienes Muebles e Inmuebles 5

Grupo de Conservación de Bienes Muebles e Inmuebles Culturales 6

Grupo de Servicios Generales, Salones de Estado y Casas Privadas 55

Grupo de Adquisición de Obras, Bienes y Servicios 6

Grupo de Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles 29

ÁREA FINANCIERA 1

Grupo de Central de Cuentas 6

Grupo de Contabilidad 5

Grupo de Pagaduría 7

Grupo de Presupuesto 4

ÁREA DE CONTRATOS 14

ÁREA DE TALENTO HUMANO 2

Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social 8

Grupo de Vinculaciones 4

Grupo de Nómina 6

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Grupo de Comisiones y Viáticos 8

Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo 3

ÁREA DE TECNOLOGIAS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN 10

Grupo de Telecomunicaciones 4

Grupo de Redes 4

Grupo de Soporte de TI y Mesa de Ayuda 9

Grupo de Plataforma de TI 4

Fuente: Área de Talento Humano corte 30 de octubre de 2017.

De conformidad con lo anterior, el Área de Talento Humano presentará al cierre de la actividad 15 de diciembre, el reporte totalizado de las evaluaciones presentadas por dependencia y el respectivo nivel de cumplimiento. 1.1.2.7 Acuerdos de Gestión Durante el período de análisis, se realizaron seguimientos a los compromisos acordados en los 6 Acuerdos de Gestión en escenarios, como: Comités de Seguimiento Semanal, Comités Institucionales de Desarrollo Administrativo y Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno. 1.1.2.8 Otros aspectos Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo - SGSST De acuerdo con la Resolución 1111 del 27 de marzo de 2017 mediante la cual se establecieron los Estándares Mínimos que debe tener el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG SST, el Área de Talento Humano informó que a la fecha la Entidad tiene un 99% de cumplimiento frente a la implementación de los estándares mínimos establecidos por el Ministerio del Trabajo. A continuación, se relacionan las metas versus logros obtenidos en los 7 componentes del SG SST:

19




Fuente: Área de Talento Humano De acuerdo con la información presentada por el Área de Talento Humano, para la vigencia 2018 se adelantarán las gestiones con el fin de efectuar los exámenes médicos periódicos para cumplir con el 100% del componente Gestión de la Salud. Así mismo, es importante señalar que en el Plan de Acción PA-2015-2018 del Área de Talento Humano, se establecieron actividades que permiten hacer seguimiento a la implementación de este sistema, como se observó en la estrategia 7: Adelantar las actividades de implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente con un total de 26 actividades. A la fecha, se reporta un avance del 20% que obedece a la ejecución y aprobación de 5 actividades, de las cuales 2 se finalizaron en el período en mención:

(1) 7. Efectuar el seguimiento a los indicadores de accidentalidad, enfermedad laboral y enfermedad común. S1. SG-SST y MA – 2017. Finalizada y aprobada.

(2) 19. Realizar campaña de sensibilización para los programas de Consumo de Agua, Energía, Residuos sólidos y consumo de papel. SG-SST y MA – 2017. Finalizada y aprobada.

Las 21 actividades restantes, se encuentran en términos de ejecución hasta el 30 de diciembre de 2017. Por último, la Oficina de Control Interno en cumplimiento del Programa Anual de Auditorías Internas al SIGEPRE 2017 aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, efectuó Auditoría al Proceso de Talento Humano el 31 de julio de 2017, en la cual se verificó el cumplimiento de requisitos aplicables al SG-SST, como sistema integrado al SIGEPRE.

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Componente Ambiental

De las 59 actividades de Gestión Ambiental programadas para el 2017, correspondientes al Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA, se han ejecutado 37 para un 63% de avance. A continuación, se relacionan las metas versus logros obtenidos a la fecha, en los 7 componentes del Programa:

Fuente: Área de Talento Humano Las 22 actividades restantes se encuentran en términos de ejecución hasta el 31 de diciembre de 2017. Área de Talento Humano: se estableció en el Plan de Acción PA-2015-2018 del Área de Talento Humano en la estrategia 7 Adelantar las actividades de implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, las siguientes 3 actividades con su respectivo estado:

Actividad Fecha inicial Fecha Final Estado

Actualizar el Plan Institucional de Gestión Ambiental 2017. SG-SST y MA – 2017

02 de enero 31 de marzo Cumplido

Actualizar y aprobar la matriz de aspectos e impactos ambientales SG-SST y MA – 2017

02 de enero 30 de diciembre En ejecución con

registro de avances

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Actualizar la matriz legal ambiental de la Entidad. SG-SST y MA - 2017

02 de enero 30 de diciembre En ejecución con

registro de avances

Fuente: PA-2015-2018 Área de Talento Humano - Estrategia 7 aplicativo SIGEPRE

Área Administrativa: se establecieron en el Plan de Acción PA-2015-2018 del Área Administrativa en la Estrategia 15 Adelantar las actividades de implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente 2017, 13 actividades en temáticas de: Consumo de energía, Consumo de agua, disposición final de residuos sólidos, ahorro de papel y utilización de papel reciclable, sustancias químicas utilizadas en la Entidad, revisiones tecno mecánicas de los vehículos, puntos de vertimientos habilitados, mantenimiento preventivo y correctivo de las plantas eléctricas y lavado de tanques y pruebas microbiológicas del agua utilizada en las sedes de la Presidencia de la República. Actualmente, las 13 actividades se encuentran en términos de ejecución y su fecha final planificada es el 15 y 31 de diciembre de 2017. Así mismo, se observaron los siguientes indicadores asociados al Plan de Acción del Área Administrativa con su respectivo resultado registrado en el SIGEPRE, durante el período en mención:


Consumo de agua DAPRE (Bimestral) 56.486 55.029 97.35%

Consumo de energía DAPRE (Trimestral) 1.645.724 2.233.797 100%

Consumo de papel carta y oficio DAPRE (Semestral) 1.577 1.790 100%

Material reciclable aprovechable generado por el DAPRE (Trimestral) 12.172 29.715 100%

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Indicadores Plan de Acción Área Administrativa 2017.

Clima Laboral Para el período en mención, el Área de Talento Humano informó que se encuentra diseñada la estrategia "Generar espacios de esparcimiento e integración entre los funcionarios de las entidades del sector, que permitan el fortalecimiento del clima organizacional", la cual consiste en realizar de manera conjunta actividades lúdicas, deportivas o culturales, para que participen los funcionarios y de esta manera incentivar la integración de los mismos. Esta estrategia busca mejorar el clima organizacional en cada entidad del sector.

22




1.2 Componente Direccionamiento Estratégico 1.2.1 Planes, programas y proyectos El DAPRE formuló el plan estratégico 2014-2018 con base en los lineamientos establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo2 3: pilares fundamentales y estrategias transversales; los elementos como misión, visión y política de la Entidad; el análisis DOFA, el Modelo Integrad de Planeación y Gestión4 y el plan estratégico sectorial. El plan estratégico se soportó en los planes de acción 2016 de cada dependencia, los cuales se alinearon con los proyectos de inversión y el plan anual de adquisiciones. Se establecieron 6 objetivos institucionales5 para el cabal cumplimiento de las funciones así como los respectivos indicadores que permitieron evaluar los resultados obtenidos. Es importante resaltar que durante el período de análisis no se generaron modificaciones en la misión y visión del DAPRE y los mismos, fueron permanentemente difundidos en la página web de la Entidad, Intranet y Aplicativo SIGEPRE:

Misión Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al Presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema Autoridad Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar el apoyo administrativo necesario para dicho fin.

Visión La Presidencia de la República se proyecta como una entidad modelo en la gestión pública y referente internacional; orientada a la coordinación efectiva del plan de gobierno, con recursos alineados para el logro de sus prioridades, con altos estándares de calidad y oportunidad en la prestación del servicio.

Para esto se requiere talento humano competitivo y con vocación de servicio, procesos eficaces y herramientas tecnológicas modernas y apropiadas.

En cuanto a la Política del SIGEPRE, se observó la siguiente modificación:

Política del SIGEPRE En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión, que nos permita asistir y apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de Gobierno, coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado. Para esto, se cuenta con personal calificado, tecnología de última generación, gestión financiera con estándares internacionales y la aplicación de buenas prácticas administrativas, que permiten el cumplimiento de requisitos técnicos y legales para el mantenimiento y mejora de la seguridad y salud en el

2 Ley 152 de 1994, Artículos 26 y 29 3 Ley 1753 del 09 de Junio de 2015: Por el cual por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos por un nuevo país" 4 Decreto 2482 de 2012 5 Ley 190 de 1995, Artículo 48

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trabajo, medio ambiente y seguridad de la información, con el fin de prestar los servicios a nuestros clientes con eficiencia, transparencia y oportunidad.

La modificación se produjo producto de la mejora NCP-0249 TH - SG SST Integración del SG SST al SIGEPRE, en la cual se planteó la necesidad de que los sistemas SG-SST y SGSI se integrarán con el Sigepre, y se desarrolló en coordinación con las Áreas de Talento Humano, responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo; y del Área de Tecnología y Sistemas de Información, responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información, Finalmente, el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo aprobó la nueva versión de la Política del Sigepre que integra los sistemas en mención, y por ende, se elaboró la versión 16 del Manual del Sigepre y se liberó el 17 de agosto de 2017. 1.2.1.1 Objetivos y Mapa Estratégico Durante el período en ejecución, se generó la versión No. 8 del Plan Estratégico Institucional 2014 – 2018 que obedeció a ajustes solicitados por las dependencias a los indicadores que hacen parte del Plan Estratégico. En el siguiente link, se puede consultar el detalle de los ajustes: http://es.presidencia.gov.co/dapre/planeacion/planeacion-estrategica-institucional-2014-2018 Respecto al seguimiento a la Planeación Estratégica de la Entidad, se publicaron en la página web de la Entidad los resultados obtenidos con corte al 30 de junio de 2017, como se puede observar en el siguiente link: http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2017-2.pdf Para lo corrido de la vigencia el esquema de Planeación Estratégica (PE) 2015-2018, no presentó variaciones en los objetivos institucionales ni en las perspectivas.

A continuación se observa en el esquema de Planeación Estratégica 2014-2018 del aplicativo SIGEPRE, el nivel de cumplimiento de las Perspectivas vs. Objetivos institucionales a 30 de septiembre de 2017, que corresponde al 90.35%:

http://es.presidencia.gov.co/dapre/planeacion/planeacion-estrategica-institucional-2014-2018

http://es.presidencia.gov.co/dapre/planeacion/planeacion-estrategica-institucional-2014-2018

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2017-2.pdf

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2017-2.pdf

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Plan Estratégico con corte 30 de septiembre de 2017

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Seguimiento plan estratégico 2015-2018 (30/09/2017)

Objetivo 2: Fortalecer los programas y proyectos sociales con enfoque diferencial. Reportó un cumplimiento del 66%, esto se debió a que el siguiente indicador asociado al objetivo no alcanzó la meta esperada:


Infraestructuras para la atención integral a la primera infancia en el marco de la estrategia De Cero a Siempre Construidas

0 2 0%

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Seguimiento plan estratégico 2015-2018 (30/09/2017)

Respecto a lo anterior, cabe señalar que el indicador tiene una periodicidad anual y el resultado de 0% afecta los resultados de las metas intermedias del objetivo institucional. Objetivo 3: Fortalecer la institucionalidad en materia de seguridad, derechos humanos, paz y posconflicto a nivel nacional y regional. Reportó un cumplimiento del 82.32%, esto se debió a que los siguientes indicadores asociados al objetivo no alcanzaron la meta esperada:

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Documento de implementación de la Estrategia Nacional de Derechos Humanos y DIH en el marco de la Política Pública Integral de DDHH 2014-2034

0 3 0%

Medidas de reparación implementadas en materia de DD.HH ordenadas en decisiones de instancias internacionales

1 2 50%

Entidades territoriales asistidas técnicamente en el proceso de apropiación de la Estrategia Nacional de DD.HH

0 4 0%

Proyectos de educación en derechos humanos y cultura de paz desarrollados por la Consejería Presidencial para los DD.HH

0 1 0%

Metros cuadrados liberados de sospecha MAP, MUSE o AEI 287.661 663.714 43.34%

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Seguimiento plan estratégico 2015-2018 (30/09/2017) De lo anterior, la Política Gestión Misional y de Gobierno reporta un nivel de cumplimiento del 89.24%, debido a los resultados de los objetivos 2 y 3, relacionados anteriormente. Por último, cabe resaltar que la Entidad cumplió con el seguimiento a la planeación institucional con corte al 30 de junio de 2017; y actualmente, se encuentran en proceso de publicación los resultados del seguimiento efectuado el 08 de noviembre de 2017 en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, con corte 30 de septiembre. 1.2.1.2 Plan de Acción e Indicadores de gestión En cuanto al seguimiento al Plan de Acción de la Entidad, se obtuvo un resultado consolidado con corte a 30 de septiembre de 2017, del 95.54% que comprende los resultados tanto de los indicadores como de las actividades asociadas a los planes de acción de las dependencias del DAPRE, como se observa a continuación:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Seguimiento Planeación Institucional 2017 (30/09/2017)

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A continuación se presenta el esquema Resultado Indicadores Planes con corte a septiembre 30, en el cual se observa el nivel de cumplimiento de los indicadores asociados a los planes de acción de las dependencias del DAPRE, reportado en el aplicativo SIGEPRE:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Resultado INDICADORES PLANES 2017 con corte Septiembre 30. De conformidad con lo anterior, se observa que el nivel de cumplimiento consolidado de los indicadores del DAPRE, fue del 94.70% a septiembre 30, ubicandose en un nivel de cumplimiento sobresaliente. El 5.3% restante, obedeció a las metas rezagadas de los siguientes indicadores:


Infraestructuras para la atención integral a la primera infancia en el marco de la estrategia De Cero a Siempre Construidas (31/12/2016)

0 2 0%

Medidas de reparación implementadas en materia de DD.HH ordenadas en decisiones de instancias internacionales

1 2 50%

Entidades territoriales asistidas técnicamente en el proceso de apropiación de la Estrategia Nacional de DD.HH

0 4 0%

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Proyectos de educación en derechos humanos y cultura de paz desarrollados por la Consejería Presidencial para los DD.HH

0 1 0%

Indicadores 2017 Dirección Posconflicto Gestión Misional y de Gobierno

65 100 65%

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Reporte Indicadores 2017 con corte septiembre 30.

En relación al esquema de presentación Gestión de Actividades Planes de Acción 2017, se presenta a continuación los resultados en la gestión con corte a septiembre 30 de cada dependencia, así:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Gestión de ACTIVIDADES PLANES 2017 con corte septiembre 30. De conformidad con lo anterior, se observa que el nivel de cumplimiento consolidado de la gestión de actividades fue del 96.38%, ubicandose en nivel sobresaliente, lo que indica que la planeación del DAPRE cumplió con los resultados esperados tanto en sus planes como en indicadores para el tercer trimestre de 2017.

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Los aspectos a resaltar durante el período de análisis, son: La actualización de la presentación de los resultados de Indicadores en el aplicativo SIGEPRE,

facilitando el seguimiento y la evaluación.

La estrategia Afianzar el seguimiento a la planeación institucional que ha permitido retroalimentar a las dependencias sobre la oportunidad, calidad y resultado de la información registrada en los planes de acción y los indicadores, como adelantar las modificaciones a que haya lugar.

Los Comités Institucionales de Desarrollo Administrativo se efectuaron en forma trimestral

con el fin de presentar los resultados de los seguimientos trimestrales para revisión y toma de decisiones de la Alta Dirección, en los meses de enero con corte 31 de diciembre, abril con corte 31 de marzo, agosto con corte 30 de junio y noviembre con corte 30 de septiembre.

La estrategia Fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional que permitió realizar

seguimiento a la gestión de los procesos y dependencias en forma trimestral por parte de la Oficina de Control Interno, con el fin de generar alertas tempranas en los distintos escenarios de revisión y control institucional.

Los Subcomités de coordinación del Sistema de Control Interno, escenario en el cual se

realizó seguimiento al cumplimiento de la gestión, de conformidad con el plan estratégico, los planes anuales de las dependencias e indicadores y se propusieron las mejoras necesarias.

Los Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno se efectuaron en forma

trimestral con el fin de revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a las dependencias y procesos de la Entidad, en los meses de febrero con corte 31 de diciembre, mayo con corte 31 de marzo y agosto con corte 30 de junio.

1.2.1.3 Otros Planes Institucionales

1. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Se formuló el Plan Anticorrupción teniendo en cuenta los cinco componentes: 1. Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción. 2. Racionalización de Trámites. 3. Rendición de cuentas y Participación Ciudadana. 4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano y 5. Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información Pública, para los cuales se definieron las respectivas actividades en los planes de acción de las dependencias competentes.

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Durante el período en mención, se generó la versión No. 3 del Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana 2017 en el mes de agosto, que obedeció a las siguientes modificaciones:

Cambios de responsables de actividades. Ajustes a los nombres de dependencias modificadas por el Decreto 672 de 2017. Se eliminaron acciones de las dependencias suprimidas mediante Decreto 672 de 2017. Cambios en las fechas de actividades tanto de planes de acción como de planes de

mejoramiento. Inclusión de nuevas actividades en planes de acción. Modificaciones a presupuestos por actualizaciones a Proyectos de Inversión.

Así mismo, se actualizó el Mapa de Riesgos Institucional de acuerdo con la última actualización de los riesgos de la Entidad, pasando de 69 a 65 riesgos institucionales; y se actualizó el Mapa de Riesgos de Corrupción, pasando de 10 a 11 riesgos de corrupción. En el siguiente link http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Anticorrupcion-Atencion-Participacion-Ciudadana-DAPRE-2017-v3.pdf se pueden consultar los detalles de las modificaciones que generaron la versión 3 del documento en mención. En cuanto al seguimiento a la ejecución del Plan Anticorrupción con corte al 30 de septiembre de 2017, se obtuvieron los siguientes resultados:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Seguimiento Ejecución del PAAPC 2017 con corte septiembre 30.

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Anticorrupcion-Atencion-Participacion-Ciudadana-DAPRE-2017-v3.pdf

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Anticorrupcion-Atencion-Participacion-Ciudadana-DAPRE-2017-v3.pdf

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De conformidad con el esquema anterior, se observa que a 30 de septiembre se alcanzó un resultado del 97.01% de cumplimiento, como se detalla a continuación:

1. Riesgos de corrupción actualizados y monitoreados registró un nivel de cumplimiento del 90.91%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación a septiembre 30, esto se debió a que 9 de los 10 riesgos de corrupción, fueron monitoreados dentro de las fechas establecidas en los Lineamientos para la Administración del Riesgo. El riesgo monitoreado por fuera de los tiempos establecidos fue el de “Deficiencia en el momento de revisar y aprobar proyectos de actos normativos”.

2. Riesgos de corrupción materializados registró un nivel de cumplimiento del 100%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación a septiembre 30, esto se debió a que de los 10 riesgos de corrupción, ninguno se materializó (.00%), teniendo en cuenta que los controles formulados para cada uno de ellos se aplicaron de manera efectiva.

3. Trámites y/o servicios racionalizados se observó un resultado del 100% a 31 de diciembre

de 2016, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación esto se debió a la automatización del Trámite de Campañas Publicitarias y a la inducción al personal guía y la validación de los libretos para desarrollar el tour por la Casa de Nariño (2.00). Es importante señalar que este indicador es de obtención anual.

4. Acciones de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas ejecutadas se observó un

cumplimiento del 88.46%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación a 30 de junio de 2017, esto se debió a la ejecución y aprobación de 23 de las 26 actividades programadas para el primer semestre. Las 3 restantes, fueron aprobadas en el aplicativo SIGEPRE, posterior a la fecha de finalización.

5. Nivel de Satisfacción del cliente frente a la respuesta de las peticiones se observó un

resultado del 100%, según el análisis de datos efectuado por el Proceso de Atención al Usuario a septiembre 30, esto se debió a que se superó la meta de 80% al obtener un 87% de nivel de satisfacción del cliente frente a la respuesta de las peticiones, de acuerdo con el análisis de los resultados de la página web (Link PSQRDs, Escríbale al Presidente y el Chat) y el análisis de resultados de la Atención Presencial, Atención telefónica,

6. Satisfacción de los usuarios frente a trámites y servicios que presta el DAPRE se observó un cumplimiento del 94.65%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación con corte junio 30, esto se debió a que se superó la meta de 85% al obtener un 94,65% de usuarios que respondieron las encuestas, otorgando una calificación entre 4,0 y 5,0 a la atención de las solicitudes recibidas en el primer semestre del año 2017 y que comparado con el segundo semestre de 2016 (90,24%), mejoró en 4,41 puntos.

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Los clientes se encuentran satisfechos con los trámites de Publicación de Hojas de Vida - Aspirantes, Campañas Publicitarias de las Entidades Públicas del Orden Nacional, Comisiones al Exterior y con el procedimiento administrativo de Visitas Guiadas a la Casa de Nariño.

7. Calificación del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano del FURAG reporta un cumplimiento del 99.69%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación el 7 de julio, esto se debió a que se obtuvo una calificación promedio de 88.72% en la evaluación FURAG correspondiente a la gestión 2016, frente a la meta de 89%. En comparación con la vigencia 2015 (88.86%) se disminuyó en 0.14 puntos porcentuales. El detalle de la calificación por componente, es el siguiente:

Componente 2015 2016

1. Rendición de Cuentas 91.2% 89.4%

2. Participación ciudadana 76% 83.1%

3. Plan Anticorrupción 98.8% 80%

4. Servicio al ciudadano 83.8% 94.5

5. Transparencia y Acceso a la información 94.5% 96.6%

Consolidado 88.86 88.72

8. De acuerdo con lo analizado por la Oficina de Planeación, se disminuyó la calificación del

componente de rendición de cuentas, teniendo en cuenta que se obtuvo baja calificación en la oferta de información y evaluación a la estrategia de rendición de cuentas. Así mismo, la calificación disminuyó en Plan Anticorrupción, teniendo en cuenta que se obtuvo bajo porcentaje en construcción del mapa de riesgos de corrupción de forma participativa y seguimiento al mapa de riesgos. Es importante señalar que este indicador es de obtención anual.

Cabe resaltar que las actividades asociadas al Plan Anticorrupción, fueron establecidas en los planes de acción 2017 de los procesos y dependencias del DAPRE, por lo que trimestralmente se realiza seguimiento por parte de la Oficina de Planeación como por los responsables de las áreas. Por último, la Oficina de Control Interno efectuó el seguimiento al segundo cuatrimestre de 2017 como se puede observar en el link: http://es.presidencia.gov.co/oci/informes-de-ley/plan-anticorrupcion-atencion-participacion-ciudadana

http://es.presidencia.gov.co/oci/informes-de-ley/plan-anticorrupcion-atencion-participacion-ciudadana

http://es.presidencia.gov.co/oci/informes-de-ley/plan-anticorrupcion-atencion-participacion-ciudadana

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1.2.2 Modelo de Operación por procesos El DAPRE en cumplimiento de su misión, visión Institucional y con el propósito de satisfacer las necesidades de sus clientes (Señor Presidente, Entidades Estatales y Población Beneficiaria) cuenta con un modelo de operación por procesos con enfoque sistémico, el cual se encuentra debidamente caracterizado, reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas, garantizando una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos Institucionales. Durante el período en mención, no se presentaron modificaciones al Mapa de Procesos del DAPRE:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE

1.2.2.1 Divulgación de los Procedimientos La Oficina de Planeación estableció una estrategia transversal en los planes de acción de las dependencias del DAPRE, denominada Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión – SIGEPRE con el fin que las actividades como Documentar y/o actualizar los procesos, procedimientos, manuales, lineamientos, guías y formatos a cargo de la dependencia permitieran a las dependencias determinar cómo se realizan sus actividades y documentarlas en el aplicativo SIGEPRE.

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Durante el período en mención, se actualizó la Guía para la Elaboración y Control de Documentos G-DE-01 y se generó la versión No. 13, dada la necesidad de actualizar el numeral 5.3. Flujo de Aprobación de Documentos, en cuanto a su alineación con la estructura vigente del Dapre y la Resolución No. 0045 de 2017, "Por la cual se delega unas funciones". Los principales ajustes efectuados tanto en la Guía como en el módulo de Documentos, fueron: Establecer como aprobador a la Dirección de Gestión General para el Mapa de Procesos y

el Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE.

Establecer la función de aprobar las caracterizaciones de los procesos, manuales, lineamientos, procedimientos, guías e instructivos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE en el Jefe de la Oficina de Planeación, de acuerdo con la función delegada.

Establecer la función de fijar, asignar y actualizar la codificación de la organización interna del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República conforme a los procedimientos que estén aprobados y publicados en el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE, en el Jefe de la Oficina de Planeación, de acuerdo con la función delegada.

Conforme a la última versión de la Guía para la elaboración y control de documentos G-DE-01, con respecto a la disposición de documentos a usuarios internos, se determinó que:

“Con el fin de dar cumplimiento a la política de “Eficiencia Administrativa” establecida en el Decreto 2482 de 2012, no se entregan copias físicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia SIGEPRE. Los documentos estarán a disposición de todos los Servidores Públicos únicamente en el aplicativo SIGEPRE en el Modulo documentos”

Durante el período evaluado, 10 de los 12 procesos de la Entidad solicitaron: creación, ajustes y actualizaciones de documentos y formatos en pro de del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, así:

1. Proceso de Direccionamiento Estratégico

Código / Documento y/o Formato

C-DE-01 Caracterización Direccionamiento Estratégico 14 G-DE-01 Guía para la Elaboración y Control de Documentos 13 D-DE-12 Organigrama funcional DAPRE 13 D-DE-07 Organigrama 28 D-DE-11 Codificación dependencias y Grupos de trabajo DAPRE 15 L-DE-01 Lineamientos para la Administración del Riesgo 11 F-DE-28 Modificación al acto administrativo de aprobación Plan Anual de Adquisiciones 13

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F-DE-33 Solicitud de Modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones 13 F-DE-34 Programación y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones 10 M-DE-02 Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE 16

L-DE-03 Lineamientos para la ejecución de acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas 4 L-DE-01 Lineamientos para la Administración del Riesgo 12 F-DE-44 Notificación de eventos o actividades de participación 1 M-DE-03 Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno 5

2. Proceso de Atención al Usuario


M-AU-01 Manual de Servicios Misionales 11 P-AU-08 Identificación, actualización o eliminación de trámites y otros procedimientos administrativos 1 P-AU-05 Trámite de Autorización de Comisiones al Exterior 3

3. Proceso Gestión de Asuntos Políticos


P-AP-28 REGISTRO Y CONTROL A LAS ACCIONES DERIVADAS DE LAS ATENCIONES REGIONALES 1 P-AP-01 Desarrollo de talleres y/o capacitaciones en Acción Integral Contra Minas Antipersonal 4 F-AP-01 Control de asistencia para el desarrollo de proyectos Direcciones-Consejerías 4 M-AP-03 Manual integral del sitio de servicios integrados para jóvenes si joven 1 P-AP-18 SEGUIMIENTO A INICIATIVAS PRIORITARIAS DE GOBIERNO 2 P-AP-19 SEGUIMIENTO A COMPROMISOS DEL SEÑOR PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA 2 F-AP-28 Agenda Legislativa 2 P-AP-23 METODOLOGÍA PARA ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS REGIONALES 2 P-AP-27 ELABORACIÓN DE NOTAS SEMANALES DEL GABINETE 2 C-AP-03 Caracterización Gestión de Asuntos Políticos 9

4. Gestión de Seguridad, apoyo logístico presidencial, comunicación y prensa


F-SA-49 Programa Eventos Nacionales 3 M-SA-01 Manual de Comunicación Interna y Externa 2 F-SA-82 Verificación del personal que interviene en la preparación y traslado de alimentos en eventos presidenciales 1

5. Talento Humano


F -TH-02 Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo - SST y Medio Ambiente para Contratistas 1 F-TH-85 Solicitud Gastos de Viaje para Contratistas del Fondo de Programas Especiales para la Paz – Fondo Paz 2 F-TH-88 Formato Entrega de Dólares por concepto de pago de Viáticos y Gastos de Viaje al Exterior 1 F-TH-89 Formato Reintegro de Dólares por concepto de Viáticos y Gastos de Viaje al Exterior 1 G-TH-02 Guía para el trámite de comisiones y gastos de viaje 4 P-TH-11 Trámite de Comisiones y Gastos de Viaje 6 G-TH-07 Guía para el manejo de expedientes a cargo de la Oficina de Control Interno Disciplinario 1

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F-TH-87 Planilla de control para el préstamo de expedientes disciplinarios 1 F-TH-86 Formato para solicitud de copias expediente disciplinario 1 M-TH-02 Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo - SST y Medio Ambiente para Contratistas 2 P-TH-26 Evaluación del Desempeño Laboral 2 C-TH-08 Caracterización Proceso Talento Humano 14

6. Gestión Financiera


L-GF-02 Lineamientos para la Administración de las Cajas Menores 9

7. Gestión Administrativa


F-GA-31 Programación Anual de Mantenimiento Preventivo de las Sedes 4 P-GA-03 Mantenimiento correctivo por demanda 5 M-GA-03 Manual para el manejo y control administrativo de los bienes de propiedad del DAPRE 6

8. Tecnología de Información y Comunicaciones


F-TI-25 Declaración de Aplicabilidad - SOA - Seguridad de la Información 1 C-TI-11 Caracterización proceso tecnologías de información y comunicaciones 7 G-TI-06 Atención y Gestión de Mesa de Ayuda 1

9. Adquisición de Bienes y Servicios


D-BS-01 Tabla de Cuantías 20 D-BS-01 Tabla de Cuantías 21 D-BS-01 Tabla de Cuantías 22 D-BS-01 Tabla de Cuantías 23 D-BS-01 Tabla de Cuantías 24 F-BS-09 Formato de certificación sobre la inexistencia de personal para celebrar contratos de prestación de servicios 8 F-BS-39 Planilla de Préstamo de Expedientes Contractuales 3

10. Gestión Documental


I-GD-03 Instructivo Registro y Actualización de los Inventarios de Información 2 F-GD-24 Control de Ingreso de documentos para la actualización de las Historias Laborales 1 F-GD-25 Consulta y Copia de documentación de las Historias Laborales 1 F-GD-26 Hoja de control Historia Laboral 1

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L-GD-02 Lineamiento para la Organización de las Historias Laborales 1 P-GD-13 Registro de Publicaciones 1 G-GD-06 Guía para la Digitalización de Documentos 1 P-GD-14 Procedimiento para la digitalización de documentos 1

En el aplicativo SIGEPRE – módulo Documentos, se pueden consultar las caracterizaciones, lineamientos, guías, procedimientos, manuales y formatos asociados a todos los procesos de la Entidad con el registro del control de cambios. El establecimiento de nuevos documentos y actualizaciones, permite identificar la forma de operación de los servidores de la Entidad así como entender la dinámica requerida para el logro de los objetivos y obtención efectiva de los servicios, al identificar los métodos, los puntos de control para realizar las tareas, la asignación de responsabilidades y la autoridad en la ejecución de las actividades. Posterior a cada actualización la Oficina de Planeación en cumplimiento a su Política de Operación, divulgó la aprobación de los documentos a través del correo del SIGEPRE para conocimiento y aplicación de todos los servidores. 1.2.3 Estructura Organizacional Durante el período evaluado, se presentaron modificaciones al organigrama de la Entidad alcanzando la versión No. 28, debido al Decreto 1270 del 28 de julio de 2017, mediante el cual se crea la Dirección de Pedagogía y Promoción de la Paz, en la Oficina del Alto Comisionado para la Paz. Actualmente, el organigrama se encuentra publicado en la página Web de la Presidencia de la República en el link: http://es.presidencia.gov.co/dapre/conozca-el-dapre/organigrama A continuación, se presenta el esquema del Organigrama DAPRE:

http://es.presidencia.gov.co/dapre/conozca-el-dapre/organigrama

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1.2.3.1 Enlaces SIGEPRE (Equipo MECI – CALIDAD) El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE de acuerdo con su estructura organizacional y con el propósito de fortalecer el mantenimiento y mejora del SIGEPRE, definió instancias de responsabilidad y autoridad frente al Sistema, en las cuales se resalta la Estrategia ENLACES SIGEPRE, quienes son servidores públicos designados por el Responsable de Proceso o dependencia como facilitadores de la mejora continua del Sistema de Gestión. Actualmente, la estrategia ENLACES se encuentra conformada por 43 funcionarios del DAPRE.

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1.2.3.2 Manual del Sistema Integrado de Gestión - SIGEPRE. Durante el período evaluado, se registró la actualización del Manual del SIGEPRE que corresponde a la versión 16, con ocasión de la integración al SIGEPRE, de los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo y Medio Ambiente y de la Seguridad de la Información, previa aprobación de la Política del SIGEPRE en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Los principales ajustes consistieron en:

Temas Descripción

Introducción Se incluyeron los sistemas y la normatividad aplicable.

Términos y definiciones Se incluyeron los términos y definiciones más relevantes de los dos sistemas.

Sistema Integrado de Gestión

Se muestra la totalidad de modelos que componen el Sigepre y se incluyen los PHVA de los nuevos sistemas.

Política del Sigepre Se incluye la nueva política del Sigepre, aprobada por el Comité CIDA.

Alcance SGC Se define el alcance como a los procesos misionales.

Responsabilidad y autoridades:

Se incluyen las responsabilidades y comités para los nuevos sistemas.

SGSSTMA y SGSI Se incluye el numeral de los nuevos sistemas con sus respectivas políticas, objetivos y alcances.

Fuente: Aplicativo SIGEPRE –Modulo Documentos – versión13 M-DE-02.

Esta versión del Manual contiene los criterios generales e integración de los cinco sistemas y modelos que conforman el SIGEPRE:

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1.3 Componente Administración del Riesgo

1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo Durante el período evaluado, se generaron 2 nuevas versiones de los L-DE-01 Lineamientos para la Administración del Riesgo, así:

Versión 11 (31 de julio de 2017): de acuerdo con la integración de los sistemas y fortaleciendo el esquema del SIGEPRE, se incluyó en los lineamientos el numeral 9. Administración de los Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Versión 12 (25 de agosto de 2017): incluye la integración con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y ampliación de conceptos y participación ciudadana, como se detalla a continuación:

Temas Descripción

Términos y definiciones

Se incluyen los relacionados al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

Administración del riesgo

Incluyendo que esta metodología y esquema se debe considerar dentro del pensamiento general de la Entidad y puntualmente en su etapa de planificación como herramienta preventiva. Adicionalmente, identificar e implementar las oportunidades de mejora como unos de los resultados en el desarrollo de las etapas de administración del riesgo.

Identificación del riesgo

Se incluye el concepto y fuente: Seguridad de la Información.

Formulación de una mejora desde la etapa de manejo

Se incluye que uno de los mecanismos para la identificación de oportunidades de mejora es el resultado de analizar los controles existentes del riesgo, con el fin de determinar nuevos controles que fortalezcan la mitigación del mismo.

Monitoreo y seguimiento de riesgos

Producto del monitoreo y seguimiento del riesgo, se pueden identificar oportunidades de mejora para Administración del Riesgo, y por ende, para la gestión del proceso al cual hace parte.

Aprobación de riesgos nuevos en el aplicativo SIGEPRE

Se hace referencia que aquellos riesgos con alguna característica o aspecto de seguridad de la información se contará con la asesoría y acompañamiento del Área de Tecnología y Sistemas de Información.

Fuente: Aplicativo SIGEPRE –Modulo Documentos – versión12 L-DE-01.

Referente a la Política para la Administración del Riesgo, se ajustó en la parte final haciendo referencia a la materialización de los riesgos, así:

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El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica se compromete a controlar todos aquellos riesgos que pueden impedir el cumplimiento de los objetivos institucionales mediante una efectiva administración de los mismos, como herramienta de gestión que responda a las necesidades de la Entidad, contando con la participación activa de los servidores públicos responsables de los procesos, planes y proyectos quienes deberán identificar, analizar y definir acciones para mitigar la materialización de los riesgos.

Por último, es importante señalar que la política de administración de riesgos está determinada por las mismas opciones de tratamiento: Evitar el Riesgo, Reducir el Riesgo, Compartir o transferir el Riesgo y Asumir un riesgo. 1.3.2 Identificación, análisis y valoración del Riesgo Durante el período evaluado, se observó en el aplicativo SIGEPRE – Modulo Gestión del Riesgo, el flujo determinado para la administración del riesgo, el cual consiste en:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Modulo Flujo Gestion del Riesgo.

De acuerdo con la información del Módulo de Gestión del Riesgo a la fecha, se encuentran identificados 65 riesgos institucionales; y 11 riesgos de corrupción, para un total de 76 riesgos. En relación a los riesgos de corrupción y de acuerdo con la Ley 1474 de 2011, se relacionan a continuación los siguientes 11: Riesgos de corrupción y estado

Proceso Riesgo Estado

1. Gestión Financiera Fraude en el manejo de los recursos asignados a las cajas menores Monitoreado

2. Adquisición de Bienes y Servicios

Beneficiar a un oferente en las invitaciones a ofertar, elaboración de estudios previos, proyecto de pliegos de condiciones o sus equivalentes, en un proceso de selección.

Monitoreado

3. Tecnologías de Información

Hurto, Perdida o fuga de Información pública reservada o clasificada en la gestión de la plataforma

Monitoreado

4. Gestión Financiera Efectuar certificados de disponibilidad y registros presupuestales por un rubro presupuestal que no corresponda en la ejecución de la cadena presupuestal

Monitoreado

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5. Talento Humano Pérdida de expedientes disciplinarios físicos o digitales a cargo de la Oficina de Control Interno Disciplinario

Monitoreado

6. Gestión Financiera Efectuar un pago a una persona natural o jurídica que no corresponda por vacíos de información en la ejecución de la cadena presupuestal y otros pagos

Monitoreado

7. Gestión Jurídica Deficiencia en el momento de revisar y aprobar proyectos de actos normativos

Monitoreado

8. Talento Humano Fraude en el pago de la nómina y factores salariales en beneficio propio y de un tercero

Monitoreado

9. Evaluación, Control y Mejoramiento

Fraude en los resultados obtenidos del ejercicio de auditorías internas en beneficio propio y de un tercero

Monitoreado

10. Talento Humano Tráfico de influencias durante la selección de personal Monitoreado

11. Gestión Documental Hurto, pérdida, fuga, daño u ocultamiento de información pública reservada o clasificada ubicada en los Archivos de Gestión

Etapa de valoración

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Modulo Gestión del Riesgo

En comparación con el período anterior, se observó que los riesgos de corrupción pasaron de 10 a 11, debido al nuevo Riesgo identificado por el Proceso de Gestión Documental, denominado: “Hurto, pérdida, fuga, daño u ocultamiento de información pública reservada o clasificada ubicada en los Archivos de Gestión”, el cual se encuentra en la etapa de valoración. Como se indicó en el numeral 1.2.1.3 del presente informe, para el tercer trimestre de 2017, los riesgos de corrupción fueron monitoreados y no se materializaron, lo que indica que los controles implementados fueron efectivos. 2. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

2.1 Autoevaluación del control y gestión Teniendo en cuenta que la autoevaluación de gestión, realiza el seguimiento y control a su gestión particular mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados tanto en planes como en procesos y procedimientos. A continuación, se describen los mecanismos implementados en el marco del proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento: 2.1.1 Comité Sectorial de Control Interno Mediante el Decreto 648 del 19 de abril de 2017 se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamento Único del Sector de la Función Pública y en su artículo 2.2.21.3.13, se crea el Comité Sectorial de Auditoría integrado por los jefes de control interno de las entidades adscritas al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

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Posteriormente, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE suscribe la Resolución 0494 del 07 de Julio de 2017, por la cual se conforma el Comité Sectorial de Auditoría en el DAPRE y se estableció que sesionará por lo menos dos (2) veces al año y en todo caso, cada vez que alguno de sus miembros lo considere necesario. Durante el período evaluado, la Oficina de Control Interno lideró una reunión sectorial el 12 de julio de 2017, que contó con la participación de los jefes de control interno de las Entidades que integran el Sector Presidencia de acuerdo con el Decreto 672 del 26 de abril de 2017, en el cual se dio continuidad a la revisión de los lineamientos del Decreto 648 de 2017 y se presentaron los resultados actualizados, de los siguientes indicadores sectoriales, a que se generen las recomendaciones necesarias en las respectivas Entidades: Resultados Entidades Sector Presidencia

Fuente: Oficina de Control Interno.

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2.1.2 Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno – CICSCI Es importante señalar que durante el período de análisis y en cumplimiento del Decreto 648 de 2017, mencionado en el numeral 2.1.1, se suscribió la Resolución 0493 del 07 de julio de 2017, por la cual se conforman los órganos de Coordinación del Sistema de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y se deroga la Resolución 0035 del 2016. En lo corrido de la vigencia, el Comité ha sesionado 3 veces como se puede observar en las actas publicadas en el link: http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/comite-coordinacion-sistema-control-interno y en las siguientes fechas: 1. Primer CCSCI del 23 de febrero de 2017. 2. Segundo CCSCI del 16 de mayo de 2017. 3. Tercer CCSCI del 10 de agosto de 2017. 4. Cuarto CCSCI virtual del 21 de septiembre de 2017.

Los Comités contaron con la asistencia y participación de la Alta Dirección, quien apoyó las actividades desarrolladas. 2.1.3 Subcomité de Control Interno Para el período en mención, se han ejecutado 53 subcomités de los 76 programados, obteniendo un 70% de avance; la Oficina de Control Interno participa como invitada con voz pero sin voto, cuyo fin es la asesoría y acompañamiento en el cumplimiento de la gestión de las dependencias y procesos de la Entidad, como lo establece la Resolución 0493 del 07 de julio de 2017. En el mismo sentido se desarrollaron: los comités directivos de seguimiento, los comités institucionales de desarrollo administrativo, los comités sectoriales e institucionales de coordinación del sistema de Control Interno y las reuniones de seguimiento por dependencias y procesos. Estos mecanismos de autoevaluación permiten obtener una visión integral del comportamiento en conjunto de los indicadores de gestión de los procesos, planes de acción, de adquisiciones, proyectos de inversión, la obtención de sus metas y de los resultados previstos, así como la identificación de desviaciones sobre las cuales se toman los correctivos necesarios, que garanticen el cumplimiento de los objetivos.

http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/comite-coordinacion-sistema-control-interno

http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/comite-coordinacion-sistema-control-interno

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2.1.4 Enfoque hacia la Prevención Durante el período evaluado, la Oficina de Control Interno en el plan de acción 2017 - estrategia 1: Fortalecer la cultura del autocontrol, la autogestión y la autoevaluación para el mejoramiento continuo del SIGEPRE 2017, tiene programada la actividad de: 6. Apoyar la planeación, ejecución y cierre de la semana de la Transparencia de conformidad con los Lineamientos dados por la Secretaria de Transparencia. Actividad que se encuentra en términos de ejecución, del 01 de noviembre al 31 de diciembre de 2017. 2.1.5 Resultados del seguimiento trimestral a la gestión de los Procesos y Dependencias La Oficina de Control Interno a través de la ejecución de la estrategia Fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional y específicamente de la actividad seguimiento a la gestión de los procesos y dependencias en forma trimestral, contribuye a generar alertas tempranas en los distintos escenarios de revisión y control institucional, presentando los resultados del seguimiento a la gestión en términos de oportunidad, calidad y resultado. A 30 de septiembre se obtuvieron los siguientes resultados consolidados:

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46




Es importante señalar que los resultados con corte a 30 de septiembre, se presentaran en el quinto Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno programado para el 16 de noviembre de 2017. En cuanto a los resultados del seguimiento a la gestión por dependencias y procesos efectuado por la Oficina de Control Interno con corte 30 de junio de 2017, fueron presentados en el tercer Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno del 10 de agosto de 2017, como se puede consultar en: http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/presentaciones-ccsci 2.1.6 Calificación de servicios internos de la Oficina de Control Interno La Oficina de Control Interno a través de la plataforma de servicios compartidos, facilitó a los servidores públicos y contratistas del DAPRE el acceso para las solicitudes de asesoría y acompañamiento en el desarrollo de la gestión de los procesos y estableció el mecanismo de evaluación a ese servicio, mediante encuesta de percepción diligenciada por los usuarios internos. El servicio de asesoría y acompañamiento, se realiza en los temas de:

ASESORÍA ACOMPAÑAMIENTO

Planes de mejoramiento (SIGEPRE) Fomento cultura del autocontrol Relación entes externos Mesas de red de hablantes

Sub-comités de Control Interno Cierre de Procesos Contractuales Arqueos de Cajas Menores Otros: Se registra el tema y la descripción en observaciones

http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/presentaciones-ccsci

http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/presentaciones-ccsci

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Los resultados obtenidos en la evaluación efectuada por los usuarios internos que recibieron los servicios de asesoría y acompañamiento, durante el período en mención, se presentan a continuación:

Gráfico. Tendencia en la calificación de servicios desde su inicio

Fuente: Oficina de Control Interno – Plan de Acción 2017 – Estrategia 2 (30-09-2017)

Como conclusión de lo anterior, el 100% de los clientes están satisfechos con el servicio ofrecido, manteniendo la tendencia en criterio Satisfactorio. Es importante señalar que los resultados con corte a 30 de septiembre, se presentaran en el quinto Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno programado para el 16 de noviembre de 2017. 2.1.7 Resultados otras mediciones Durante el período en mención, se mantiene lo reportado en el Informe Pormenorizado del período Marzo a Julio de 2017, en cuanto: 2.1.7.1 Resultados Indicador de Madurez MECI – Sector Presidencia: 96.9%. 2.1.7.2 Resultado del Índice de Transparencia Nacional ITN: 78% en nivel moderado. 2.1.7.3 Sistema de Control Interno Contable: 99.8%. Lo anterior, dado que no se presentaron modificaciones ni resultados de nuevas mediciones para la Entidad.

4,98 4,98 4,92 5 4,88 4,97 4,95 5

1,0

2,0

3,0

4,0

5,0

IV TRM2015

I TRM2016

II TRM2016

III TRM2016

IV TRM2016

I TRM2017

II TRM2017

III TRM2017

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2.2 Auditoría Interna 2.2.1 Auditoría Interna La Oficina de Control Interno elaboró el Programa Anual de Auditorías 2017 el cual fue aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno el 23 de febrero de 2017. Sin embargo, durante el período en mención, se efectuaron 2 ajustes que consistieron en: Tercera versión: En el tercer Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del día

10 de agosto de 2017, se aprobó la inclusión de la Auditoría Especial a la Dirección de Eventos referente a la ejecución del Contrato 220 de 2016, solicitada por la Alta Dirección.

Cuarta versión: En el cuarto Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del día

21 de septiembre de 2017 (virtual), se aprobó la inclusión de la Auditoría al Contrato 262 de 2017 celebrado por FONDOPAZ, en reemplazo de la Auditoría a la gestión integral de la Dirección Descontamina Colombia. Así mismo, se eliminó la Auditoría a la gestión integral de la Consejería para la Primera Infancia, debido a una baja ejecución de obra correspondiente al 50%.

Una vez efectuados los ajustes, en el programa se estableció un total de 52 auditorías clasificadas en: 1) Programa Anual de Auditorías Internas DAPRE 2017: 20 auditorías, clasificadas en 12 de

cumplimiento y 8 de desempeño, como se puede consultar en: http://es.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/programa-anual-auditorias-gestion-2017-CCSCI.pdf

2) Programa Anual de Auditorías Internas al SIGEPRE 2017: 32 auditorías de desempeño internas al SIGEPRE (Ciclo de calidad – MECI – Políticas de Desarrollo Administrativo – SG SST MA), como se puede consultar en: http://es.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/Programa-Anual-Auditorias-Internas-Sigepre-2017.pdf

Actualmente, se presenta un avance del 94% en la ejecución del Programa Anual de Auditorías, equivalente a 49 auditorías, de las 52 programadas. Las 3 auditorías restantes corresponden a: 1. Evaluación al trámite de las PSQR, I semestre 2017; 2. Evaluación a la gestión integral del Proceso TICS y 3. Evaluación SIGEPRE, las cuales se encuentran en términos de ejecución de acuerdo con lo programado. A continuación, se observa el seguimiento detallado:

http://es.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/programa-anual-auditorias-gestion-2017-CCSCI.pdf

http://es.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/programa-anual-auditorias-gestion-2017-CCSCI.pdf

http://es.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/Programa-Anual-Auditorias-Internas-Sigepre-2017.pdf

http://es.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/Programa-Anual-Auditorias-Internas-Sigepre-2017.pdf

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En cuanto al Programa Anual de Auditorías Internas al SIGEPRE 2017, se cumplió con el 100% equivalente a un total de 105 actividades, distribuidas en las fases de: 1. Planeación y Coordinación, 2. Ejecución y 3. Cierre y conclusiones. En la fase de ejecución, se efectuaron un total de 32 auditorías, se presentaron 32 Informes de Auditoria Interna al SIGEPRE, y se realizaron 9 mesas de trabajo, solicitadas por los procesos auditados, en cumplimiento del Procedimiento de Auditoría Interna P-EM-01. En la fase de cierre, se presentaron 2 Informes consolidados a Procesos Misionales y 1 Informe de Conclusiones Generales, para un total de 35 Informes de Auditoría producto del ciclo auditor.

Fuente: Informe de Avance del Programa Anual de Auditorías Internas al SIGEPRE 2017

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Terminado el Ciclo de Auditorías Internas al SIGEPRE 2017, se pudo determinar que:

“a. El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE es conforme con los requisitos técnicos, legales, del cliente y la organización, los doce procesos se encuentran armonizados con los objetivos, misión y visión institucional; se dispusieron los recursos necesarios para la operatividad de la gestión de la entidad, se emplearon controles y mecanismos de medición y seguimiento. Todo lo anterior, evidenciado en una mejor aplicación del sistema, en cuanto a la seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente y seguridad de la información y en la prestación de los servicios internos y externos. Sin embargo, es importante que la Alta Dirección fortalezca a través de la implementación de planes de mejoramiento eficaces, los siguientes requsitos: - Legales: Ley: Ley 1755 de 2015 Regula el Derecho Fundamental de Petición, Ley 1712 de 2014 de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Naciona, Ley 1474 de 2011 orietnada a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, Ley 80 de 1993 Estatuto General de Contratación de la Administración Pública; Decreto: Decreto 4100 de 2011 crea y organiza el Sistema Nacional de Derechos Humanos, Decreto 4690 de 2007 crea la Comisión Intersectorial para la prevención del reclutamiento y utilización de niños, niñas, adolescentes y jóvenes por grupos organizados al margen de la ley, Decreto 1081 de 2015 Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República, Decreto 1443 de 2014 disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST); Resolución: Resolución 0987 de 2016 se reglamenta el trámite interno del Derecho de Petición en el DAPRE, Resolución 0345 del 24 de mayo de 2016 por la cual se delegan unas funciones. artículo 8. Comité Asesor de Contratación. - NTC GP 1000:2009: 4.1 Requisitos generales; 4.2.3 Control de Documentos; 4.2.4 Control de los Registros; 6.1 Provisión de Recursos; 7.5.1 control de la prestación del servicio; 7.5.3 Identificación y trazabilidad; 7.5.4 Propiedad del cliente; 8.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos; 8.2.4 Seguimiento y medición del servicio; 8.4 Análisis de datos; 8.5 Mejora. - ISO 27001:2013: 4.2.1 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. - MECI: El control de Planeación y Gestión, componente de Planes, Programas y Proyectos, componente Administración del Riesgo, análisis y valoración del riesgo; el Control de Seguimiento y Evaluación, componente Planes de Mejoramiento, componente

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de Autoevaluación Institucional; el Eje transversal de Información y Comunicación, componente de Información y Comunicación Interna y Externa. - Organización (DAPRE): Procedimientos Procedimiento de Formulación y Seguimiento a la Planeación Institucional P-DE-01, Procedimiento Formulación, Registro y Análisis de Indicadores P-DE-02, Procedimiento de Generación y Control de Documentos, Procedimiento de formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento P-EM-06, procedimiento P-GF-14 Ejecución Presupuestal, Procedimiento Administración de Cambio P-TI-22. Manuales Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04, Manual de Servicios Misionales M-AU-01; Manual del SIGEPRE M-DE-02; Manual de Contratación del DAPRE; Manual de Gestión Documental; Manual de Políticas de Seguridad de la Información. Lineamientos Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01. Otros requisitos internos Tabla de Retención Documental, Lineamientos del Proceso de Direccionamiento Estratégico. b. Para el SIGEPRE es importante continuar fortaleciendo los mecanismos mediante los cuales se evalúa la efectividad, para aumentar las satisfacción de los clientes directos. De lo anterior, se establecieron un total de 34 aspectos no conformes, así: 25 No Conformidades Reales y 9 No Conformidades Potenciales. En cuanto a los planes de mejoramiento, se solicitaron: 31 mejoras nuevas, 4 mejoras en ejecución que deberán reformularse y 14 mejoras declaradas no eficaces, deberán reformularse en nuevos planes, para un total de 49 mejoras producto del ciclo auditor.”

2.2.2 Auditorías de cumplimiento: presentación otros informes de Ley. De acuerdo con el período en mención, se presenta un avance en la presentación de los Informes de Ley del 82%, equivalente a 84 informes realizados de los 103 a presentar durante la vigencia fiscal.

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A continuación se relaciona el avance en la presentación de los Informes de Ley:

Fuente: Oficina de Control Interno

Es importante señalar que los resultados con corte a 30 de septiembre, se presentaran en el quinto Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno programado para el 16 de noviembre de 2017.

2.3 Planes de mejoramiento Durante el período evaluado, la Oficina de Control Interno realizó seguimiento permanente a los Planes de Mejoramiento, efectuó reportes semanales remitidos vía correo electrónico a los responsables de los procesos para que se tomaran las acciones pertinentes. Así mismo, se presentó un reporte consolidado del estado de las mejoras al Comité Directivo Semanal, al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo como al Comité de Coordinación de Control Interno. Los reportes se realizaron con base en la información del Aplicativo SIGEPRE - Módulo de Mejoras. Cabe resaltar que en el aplicativo SIGEPRE - Módulo Mejoras, se controla la información relativa a los Planes de mejoramiento de los procesos de la Entidad y todas las mejoras relacionadas cumplieron con el flujo establecido y con las actividades dispuestas para su validación y aprobación, de acuerdo con el Procedimiento (P-EM-06) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento y la Guía (G-EM-01) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento.

Informes Cantidad Informes Cantidad

1 Informe Cuenta Fiscal a la Contraloría General de la República. CGR SIRECI 1 2 Seguimiento-Estrategias-Plan-Anticorrupción 21 Relación de Personal y Costos 1 3 Informes Pormenorizado Ley 1474 de 2011 21 Evaluación CI Contable CHIP 1 3 Informe de Control Interno Contable 11 Informe Ejecutivo Anual 1 4 Informes trimestral de Austeridad del Gasto 21 Informe de Legalidad del Software 1 4 Informes de Celulares Resolución 1623 de julio de 2011 31 Informe a la Cámara de Representantes 1 4 Actas Comité de Coordinación de Control Interno 31 Evaluación al SIGEPRE 0 4 Informes Resultados a los planes de mejoramiento. CGR 31 Evaluación a la eficacia de los Planes de Mejoramiento SIGEPRE 1 4 Informes Gestión Contractual. CGR SIRECI 31 Seguimiento a Ley de Cuotas Femeninas 1 4 Informes a la Ejecución Presupuestal 31 Informe para el Congreso de la República 1 4 Informes PM ARCHIVO 31 Informe Rendición de Cuentas, Participación Ciudadana 0 4 Seguimiento y verificación SIGEP 32 Informes Seguimiento a los planes de mejoramiento. CGR SIRECI 2 12 informes mensuales Austeridad Ley 1815 82 Verificación de información Aplicativo eKOGUI 2 34 Evaluación Anual de Gestión Dependencias Ley 909 342 Informes Derechos de Petición PSQR 1

103 84

53




2.3.1 Planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República

En la vigencia 2016 la Contraloría realizó la Auditoría Gubernamental a la Presidencia de la República y como resultado Feneció la Cuenta Fiscal de 2015, la Entidad presentó un plan de mejoramiento a los 7 hallazgos y se plantearon 19 actividades a realizar. Con corte a septiembre 30 de 2017, se cuenta con 16 actividades finalizadas, 3 en desarrollo que se realizaran hasta julio de 2018. A continuación se presenta el resultado: Avance del 55.80% y cumplimiento del 100%.

Fuente: Oficina de Control Interno

2.3.2 Plan de mejoramiento por Auditoría Externa del ICONTEC Durante el período en mención, se llevó a cabo la Auditoría Externa ICONTEC del 30 de octubre al 03 de noviembre de 2017, y como resultado del ejercicio auditor externo, no se declararon aspectos no conformes al SIGEPRE y se renovó la certificación para la Entidad, como lo informó el auditor líder en la reunión de cierre. Sin embargo, el ICONTEC se encuentra en términos para comunicar el Informe de Auditoría a la Entidad. 2.3.3 Plan de Mejoramiento Institucional

En el siguiente esquema, se puede observar el estado de las mejoras en cada paso del flujo de mejoramiento así como los puntos de control que han permitido formular y ejecutar planes de mejoramiento más eficaces. La Oficina de Control Interno efectúa monitoreo permanente a los planes de mejoramiento suscritos por los procesos y dependencias, a través de correos informativos que generan alertas a los responsables de la ejecución, en forma semanal. Este seguimiento ha permitido que a la fecha, los planes de mejoramiento se encuentren al día en sus respectivos pasos:

54




Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Modulo Mejoras - Reporte estado Mejoras

Respecto al Indicador Planes de mejoramiento no eficaces, asociado al Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento de obtención semestral, la Oficina de Control Interno realizó auditorías durante el período en mención, mediante las cuales evaluó la Eficacia de los Planes de Mejoramiento. Sin embargo, los resultados se verán reflejados en el indicador con corte a 31 de diciembre de 2017.

2.3.4 Plan de Mejoramiento Individual En relación a los planes de mejoramiento individuales suscritos como resultado de la evaluación del desempeño 2016:

PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL SUSCRITOS

Dependencia No. de Planes

Grupo de Transportes 9 Fuente: Área de Talento Humano

El Área de Talento Humano informó que los 9 planes, se encuentran ejecutados y terminados.

Cuenta de Código Tipo

Estado Estado del paso Paso actual No Conformidad Potencial No Conformidad Real Oportunidad de Mejora Total general

Cancelada Al día Asignar Responsable de la Mejora 5 24 11 40

Asignar responsable de las mejoras 3 15 4 22

Ejecución y seguimiento 1 1 1 3

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 3 4 4 11

Formulación 3 5 3 11

Formular el Plan de Mejoramiento 2 10 14 26

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 5 5

Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 5 14 3 22

Revisión y Aprobación por parte de la Oficina de Control Interno 13 4 17

Validación del plan por parte del Jefe de Proceso o Área 1 7 8

Validar el Plan de Mejoramiento 1 2 3

Verificar la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 1 1

Total Al día 23 94 53 170

Total Cancelada 23 94 53 170

En Desarrollo Al día Ejecución y seguimiento 1 1 2

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 12 41 48 101

Formular el Plan de Mejoramiento 5 5

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 17 52 44 113

Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 1 2 3

Validar el Plan de Mejoramiento 2 3 1 6

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 1 1 2

Total Al día 33 104 95 232

Total En Desarrollo 42 118 97 257

Finalizada Al día Evaluación por parte de la Oficina de Control Interno 95 181 54 330

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 90 235 174 499

Verificación la Efectividad del Plan de Mejoramiento 4 1 5

Verificar la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1

Total Al día 185 421 229 835

Total Finalizada 185 421 229 835

Total general 250 633 379 1262

ESTADO MEJORAS A NOVIEMBRE 7 DEL 2017

55




3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

3.1 Información y Comunicación Interna y Externa 3.1.1 Fuentes de Información Externa 3.1.1.1 peticiones, sugerencias, quejas y/o reclamos

La Entidad tiene identificados los mecanismos de recolección de información externa, los cuales se encuentran caracterizados por el Proceso de Atención al Usuario del DAPRE, en:

1. Formulario web para la recepción de PSQR´s (Link PSQR). 2. Formulario web para la recepción de peticiones dirigidas al señor Presidente de la

República (Link Escríbale al Presidente) –. 3. Línea 01 8000 913666 4. Sistema para el registro y gestión de correspondencia SIGOB 5. Buzón SQR 6. Atención presencial 7. Urna de Cristal

Durante el período en mención, el Proceso de Atención al Usuario reportó las siguientes acciones que han permitido mejorar los mecanismos para atender a la ciudadanía: Se amplió el personal de atención al público, anexando un cronograma publicado en las

carteleras de la Oficina con el objeto de mantener la atención en jornada continua y capacitar a mayor número de personas.

Se realizó articulación con la Oficina del Alto Comisionado para la Paz para garantizar la atención presencial, en los casos específicos de su competencia en el marco del Acuerdo suscrito para la terminación del Conflicto.

El proceso de Atención al Usuario presentó durante el período evaluado los Informes trimestrales pormenorizado del trámite de PSQR´s correspondientes al 30 de Junio y 30 de septiembre, los cuales se encuentran publicados en el link: http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/informes-pormenorizado-peticiones-sugerencias-quejas-reclamos. El Grupo de Atención a la Ciudadanía informó que se mantiene el control diario de reportar las PSQR pendientes a las áreas críticas, mediante correo electrónico con mensajes de alerta con fechas próximas a vencer, debido al volumen de comunicaciones que manejan y el grado de extemporáneas que han presentado en los últimos 6 meses.

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/informes-pormenorizado-peticiones-sugerencias-quejas-reclamos

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/informes-pormenorizado-peticiones-sugerencias-quejas-reclamos

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Por otro lado, se observó que se encuentran publicados los registros públicos de peticiones recibidas en la Entidad de los meses de enero a septiembre de 2017, en cumplimiento de lo establecido en la Circular Externa 001 de 2011 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, como se puede consultar en el siguiente link: http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/registro-publico-peticiones. En cuanto a la Evaluación de Satisfacción del cliente frente a las respuestas de las PSQRD, en el link http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/evaluacion-satisfaccion-psqrd se encuentran publicados los resultados obtenidos por trimestre en la vigencia. Con corte a 30 de junio y 30 de septiembre. Los resultados con corte al tercer trimestre, se ubicaron en el 100% de cumplimiento al obtener un 87% frente a la meta de 80%. De acuerdo con la información reportada por el Grupo de Atención a la Ciudadanía, en el indicador Atención oportuna a las Peticiones, Sugerencias, Quejas, Reclamos y Denuncias se obtuvo un 95.55% de cumplimiento frente a la meta de 100% en la oportunidad de respuesta a las PSQRD allegadas a la Entidad al 30 de septiembre de 2017. La Oficina de Control Interno presentó el Informe de Auditoría Interna al Proceso de Atención al Usuario, como resultado del ciclo de auditorías internas al SIGEPRE, como se puede consultar en el link: http://es.presidencia.gov.co/oci/auditorias/auditorias-eticas-calidad 3.1.1.2 Informe de resultados de la medición de la satisfacción de los clientes externos

Teniendo en cuenta que los resultados son de captura anual, los mismos fueron reportados en el Informe Pormenorizado publicado en el link: http://es.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/Pormenorizado-OCI-2017-170312-170711.pdf 3.1.1.3 Satisfacción de los usuarios frente a trámites y servicios del DAPRE Como se reportó en el numeral 1.2.1.3 del presente informe, la Satisfacción de los usuarios frente a trámites y servicios que presta el DAPRE obtuvo un cumplimiento del 100%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación con corte junio 30, esto se debió a que se superó la meta de 85% al obtener un 94,65% de usuarios que respondieron las encuestas, otorgando una calificación entre 4,0 y 5,0 a la atención de las solicitudes recibidas en el primer semestre del año 2017 y que comparado con el segundo semestre de 2016 (90,24%), mejoró en 4,41 puntos.

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/registro-publico-peticiones

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/registro-publico-peticiones

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/evaluacion-satisfaccion-psqrd

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/evaluacion-satisfaccion-psqrd

http://es.presidencia.gov.co/oci/auditorias/auditorias-eticas-calidad

http://es.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/Pormenorizado-OCI-2017-170312-170711.pdf

http://es.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/Pormenorizado-OCI-2017-170312-170711.pdf

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3.1.1.4 Seguimiento a compromisos de la Ley 1712

Durante el período evaluado y de acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Planeación y presentada en el Comité Institucional con corte 30 de septiembre de 2017, el cumplimiento en la implementación de la Ley 1712 es del 95.47% ubicándose en un rango sobresaliente, que corresponde a la validación realizada a los 11 componentes de conformidad con la Matriz de cumplimiento de la Ley 1712 de 2014, de la Procuraduría General de la Nación:

Fuente: Presentación CIDEA corte 30/09/2017

De acuerdo con la validación para determinar el porcentaje de cumplimiento de la Matriz de diagnóstico de la Procuraduría General de la Nación (PGN) efectuada por la Oficina de Planeación con corte 30 de septiembre de 2017, que contiene todos los requisitos de Ley 1712 de 2017, el Decreto 103 de 2015 y la Resolución Min Tic 3564 de 2015, se obtuvo un nivel de cumplimiento del 95,47% sobre 100%. De acuerdo con los resultados obtenidos, el 4,53% restante obedece a los siguientes aspectos: 1. Contratación (3,17%): Información contractual publicada y agrupada en una misma sección del sitio web del sujeto obligado, con vínculo al SECOP, respecto a éste, se incluyó la actividad Implementar el SECOP II TAI-PAAPC-2017 en el Plan de Acción del Área de Contratos, la cual se encuentra en desarrollo.

58




2. Instrumentos de gestión de información pública (1.36%): todos aquellos instrumentos para la gestión documental se deben publicar en formato usable, como, Excel. Adicionalmente, se debe generar el acto administrativo por medio del cual se aprueban. Con el fin de lograr un cumplimiento del 100%, el Dapre se encuentra gestionando internamente con los responsables y la asesoría de la Secretaría de Transparencia el mejoramiento continuo en transparencia y acceso a la información. Por último, la Oficina de Control Interno en el Plan de Acción tiene establecida la actividad Efectuar seguimiento a la publicación de la Información en la Página Web segundo semestre del Plan de Acción 2017.

3.2 Fuentes de Información Interna

Las directrices para el control de documentos se establecieron en el Procedimiento Generación y Control de Documentos P-DE-05 y la Guía para la elaboración y control de documentos-G-DE-01: Los documentos vigentes son los publicados en el SIGEPRE, allí están disponibles para su

consulta y uso. La creación, modificación o eliminación de documentos se hace a través del SIGEPRE -

Módulo Documentos. Con el fin de dar cumplimiento a la política de “Eficiencia Administrativa” establecida en el

Decreto 2482 de 2012, no se entregan copias físicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia SIGEPRE

Los Responsables de los Procesos durante el período evaluado, garantizaron que los documentos usados, correspondieron a las versiones vigentes, como se detalla en el numeral 1.2.2.1 Divulgación de Procedimientos del presente documento. 3.2.1 Satisfacción del Cliente Interno Durante el período evaluado y de acuerdo con la información analizada por la Oficina de

Planeación en el indicador satisfacción del cliente interno, se obtuvo un 100% de cumplimiento,

esto se debió a que se superó la meta de 85% al obtener un 98.38%. El resultado consolidado

indica que de 1663 personas que respondieron las encuestas, 1636 dieron una calificación entre

4 y 5 a los servicios recibidos durante el tercer trimestre de 2017, es decir, que el 98,38% de los

clientes internos estuvieron satisfechos con los servicios recibidos durante el periodo reportado;

59




comparado con el segundo trimestre de 2017 (98,17%), se presentó una mejora de 21 puntos

porcentuales de clientes satisfechos.

3.3 Política de Comunicación del DAPRE

La Oficina de Planeación para la vigencia 2017 en su plan de acción definió 11 actividades enfocadas a capacitación, sensibilización y divulgación de temas que se encuentran bajo la responsabilidad de esta Oficina. A continuación se presentan las actividades y su estado de ejecución:

Plan Categoría Nombre Fecha Inicial

planificada

Fecha final planificada

Estado

PA-2015-2018 Oficina de Planeación - Estrategia 2

Impulsar mecanismos para la rendición de cuentas que aporten a los ejercicios de transparencia de la entidad 2017

1. Elaborar el Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana, de acuerdo con los requisitos establecidos por la Secretaría de Transparencia y su publicación - PCRC-PAAPC-2017 PES-2017 PSDS-2017

02/01/2017 31/01/2017 Finalizada

Plan de Mejoramiento No Conformidad Potencial

NCP-0235_DE - Identificación y valoración de controles asociados a Riesgos

5. Socializar los lineamientos para la administración de riesgos L-DE-01 a los enlaces de las dependencias R-PAAPC-2017 PSDS-2017

02/01/2017 15/02/2017 Finalizada


Impulsar el cumplimiento de metas de los de proyectos de inversión 2017

1. Coordinar y realizar capacitaciones de formulación, y programación de proyectos de inversión 2018 PSDS-2017

20/01/2017 15/04/2017 Finalizada



2. Realizar capacitación para la actualización de proyecto con trámite y sin tramite presupuestal para la vigencia 2018 PSDS-2017

16/04/2017 30/06/2017 Finalizada



2. Coordinar la elaboración y publicación del Informe al Congreso DAPRE - PCRC-PAAPC-2017 PSDS-2017

01/04/2017 31/07/2017 Finalizada

60




Plan Categoría Nombre Fecha Inicial

planificada

Fecha final planificada

Estado



3. Realizar capacitaciones sobre seguimiento a proyectos de inversión PSDS-2017

01/06/2017 30/09/2017 Finalizada



6. Priorizar y socializar interna y externamente los resultados de temas claves de los planes de acción de las dependencias PSDS-2017

25/01/2017 20/11/2017 En desarrollo


Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica 2017

12. Coordinar las actividades para la ejecución de la Semana del SIGEPRE PSDS-2017 R-PAAPC-2017

01/07/2017 30/11/2017 En desarrollo


Afianzar la formulación y el seguimiento a la planeación institucional 2017

6 Socializar los lineamientos de la planeación 2018 PSDS-2017

25/09/2017 04/12/2017 En desarrollo


Afianzar la formulación y el seguimiento a la planeación institucional 2017

5 Elaborar y enviar imágenes preventivas para el reporte de los planes de acción PSDS-2017

12/03/2017 26/12/2017 En desarrollo



3. Coordinar la realización Audiencia pública de rendición de cuentas DAPRE - PCRC-PAAPC-2017 PSDS-2017

01/09/2017 31/12/2017 En desarrollo

Fuente: Plan de Acción Oficina de Planeación 2017

Con corte a 30 de septiembre de 2017, se ha logrado finalizar el 54%, es decir, 6 de las 11 actividades planteadas.

61




3.4 Gestión Documental 3.4.1 Programa de Gestión Documental Durante el período de análisis, el proceso de Gestión Documental reportó el estado actual de avance de las actividades establecidas en el cronograma del Programa de Gestión Documental aprobado en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del 05 de marzo de 2015, así:

ACTIVIDADES ESTADO OBSERVACIONES PESO EJECUTADO AVANCE

ELABORAR INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DEL DAPRE 100% 77,0%

Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR

cumplido

El documento se consolidó y publicó en el año 2016, aprobado mediante el acta 03 del 6 de abril de 2016 por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

60% 60,0% 100%

Banco Terminológico en desarrollo

Se elaboró una primera versión que no cumplió con los requerimientos técnicos, se están realizando los ajustes solicitados para presentar a Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

20% 10,0% 50%

Tablas de control de acceso (Documentar e Implementar)

en desarrollo

Se cuenta con una versión inicial la cual está en revisión para presentar al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

10% 2,0% 20%

Programa de Descripción Documental (Documentar e Implementar)

en desarrollo

El Grupo de Gestión Documental brinda los lineamientos para la descripción documental desde los archivos de gestión, se formalizará el documento como una actividad del Plan de Acción para 2018

10% 5,0% 50%

ACTUALIZAR Y DOCUMENTAR LOS INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DEL DAPRE

100% 71,0%

Cuadro de Clasificación Documental

en desarrollo Se actualizará junto con las Tablas de Retención Documental

30% 20,0% 67%

62




Tabla de Retención Documental - TRD

en desarrollo

Se encuentra en el proceso de convalidación, con la contratación de personal experto se realizaran los ajustes solicitados por el Archivo General de la Nación

30% 20,0% 67%

Actualización de la Calificación de la Información

en desarrollo

Se encuentra actualizada la calificación de la información conforme las TRD aprobadas por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Adicionalmente con el nuevo Software de Gestión Documental en 2018 se dará un paso importante en el aseguramiento de la protección y seguridad de información clasificada y reservada.

10% 9,0% 90%

Inventario Documental del Archivo Central

en desarrollo

el inventario documental se actualiza con las transferencias documentales de cada año

10% 8,0% 80%

Implementar las Tablas de Valoración Documental - TVD

en desarrollo Se encuentra en revisión de los ajustes solicitados por el Archivo General de la Nación

20% 14,0% 70%

IMPLEMENTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC DEL DAPRE

100% 80,0%

Implementar el Sistema Integrado de Conservación del DAPRE (Documentos Análogos)

en desarrollo

Se está elaborando el plan para la conservación preventiva de los archivos. Esto se suma al monitoreo que se realiza trimestralmente a las condiciones de la documentación del archivo central

100% 80,0% 80%

ACTUALIZAR LA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

100% 83,0%

Incluir el párrafo para la autorización del tratamiento de datos personales en los documentos que aplique

en desarrollo

Se incluye párrafo en los correos electrónicos, se debe evaluar qué otra documentación lo requiere.

10% 2,0% 20%

63




Elaborar instructivos para el diligenciamiento de formas, formatos y formularios de la Entidad

en desarrollo

La actividad se realiza de manera gradual con el apoyo de la Oficina de Planeación mediante SIGEPRE

90% 81,0% 90%

ACTUALIZAR EL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES M-GD-01

100% 78,3%

Establecer las directrices para la elaboración de las comunicaciones oficiales, memorandos, certificaciones y circulares en SIGOB

cumplido

En el documento Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04, numeral 5,7 se brindan las debidas instrucciones

10% 10,0% 100%

Establecer las directrices para la elaboración y numeración de los actos administrativos generados por la Entidad

en desarrollo

Con el procedimiento P-DE-10, el Proceso de Direccionamiento Estratégico establece los pasos a seguir para la elaboración y numeración de las resoluciones. y con el procedimiento P-GJ-01 de manera general indica las actividades para el trámite de los decretos.

10% 9,5% 95%

Definir la estructura interna para los mensajes de datos a través de correo electrónico, redes sociales y otros medios

en desarrollo Esta actividad es coordinada por el Área de Tecnología y Sistemas de Información

5% 4,5% 90%

Definir el procedimiento para garantizar la trazabilidad y almacenamiento de los documentos digitales (correo electrónico, fax-mail y redes sociales) que sirven como soporte para dar testimonio de las actuaciones de la Entidad y fines probatorios

en desarrollo

Se elaboró el procedimiento para la digitalización de documentos y la guía de digitalización, adicionalmente, esta actividad se cubre también con la elaboración del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos.

10% 8,0% 80%

Establecer la elaboración de la copia de las comunicaciones oficiales enviadas que se remitirá a la respectiva serie o sub serie de la oficina productora

en desarrollo

Se implementará con el desarrollo del Software de Gestión Documental que inicia en 2018, se ha avanzado en la parametrización respectiva

5% 4,5% 90%

64




Definir las directrices para la gestión y trámite de las comunicaciones oficiales a través de medios electrónicos

en desarrollo

En el documento Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04, numeral 5.2 se brindan las debidas instrucciones

10% 9,0% 90%

Determinar los sistemas de ordenación que materialicen la secuencia numérica, alfabética o alfanumérica en cada serie o sub serie documental, acorde con las necesidades y requerimientos de la Entidad

en desarrollo

El Manual de Gestión Documental brinda las indicaciones para la conformación de los expedientes.

10% 9,0% 90%

Definir las directrices para las transferencias documentales en otros soportes (Fotografías, videos, audios y otros)

programado

Por proyecto de inversión se elaborará el Programa de Documentos Especiales en el 2018

10% 2,0% 20%

Establecer la metodología, los estándares, las técnicas, los criterios y el plan de trabajo para la aplicación de la selección documental, la microfilmación y/o la digitalización, de acuerdo con el análisis respectivo de su documentación

En desarrollo

Por Proyecto de Inversión, se elaborará antes de finalizar el 2017, el Programa de Documentos Electrónicos. Se creó la metodología para la digitalización de documentos (P-GD-14 y G-GD-06)

10% 5,0% 50%

Definir los criterios para la valoración de los documentos, con el fin de determinar sus valores primarios y secundarios

en desarrollo

Los criterios de valoración documental están relacionados con la metodología a seguir para la elaboración y actualización de las Tablas de Valoración Documental y Tablas de Retención Documental.

10% 7,0% 70%

Definir la Administración y Operación de SIGOB

en desarrollo

La administración y operación de SIGOB está bajo responsabilidad del Grupo de Atención a la Ciudadanía y el Área de Tecnología y Sistemas de Información

10% 9,8% 98%

ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

100% 63%

65




Actualizar el P-GD-11 Procedimiento para la eliminación de documentos, conforme a los métodos de destrucción y borrado seguro de la información, requeridos para los distintos soportes documentales que se vayan implementando. (Digital y otros soportes)

cumplido Se actualizó el procedimiento, está sujeto a nuevos ajustes.

20% 20,0% 100%

Elaborar el Plan de Conservación para los documentos análogos

en desarrollo

El Grupo de Gestión Documental se encuentra definiendo las actividades y fechas para implementación del plan

30% 10,0% 33%

Elaborar e implementar el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo para los documentos digitales

sin avance

Por Proyecto de Inversión, se elaborará antes de finalizar el 2017, el Programa de Documentos Electrónicos. Se creó la metodología para la digitalización de documentos (P-GD-14 y G-GD-06)

30% 15,0% 50%

Elaborar y mantener actualizada la guía de direccionamiento para las comunicaciones oficiales externas (Administración SIGOB)

en desarrollo

Con el Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04 y el Procedimiento Recepción, radicación, distribución y seguimiento de comunicaciones externas P-AU-02 se brindan las directrices para el direccionamiento de las comunicaciones oficiales externas.

20% 18,0% 90%

SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO - SGDEA

100% 16%

Diseñar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA

en desarrollo

Software de gestión documental, contrato 056-17. Adicionalmente se encuentra en proceso contractual el Programa de Documentos Electrónicos

40% 15,0% 38%

Implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA

en desarrollo Software de gestión documental, contrato 056-17.

60% 1,0% 2%

66




PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES 100% 70%

Elaboración del Programa de Documentos Vitales o Esenciales

cumplido

El documento fue aprobado con el acta No. 6 del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y se encuentra publicado en la página Web de la Entidad.

30% 30,0% 100%

Implementación del Programa de Documentos Vitales o Esenciales

cumplido Programa implementado 30% 30,0% 100%

Seguimiento del Programa de Documentos Vitales o Esenciales

En desarrollo

Su seguimiento se podrá realizar con los reportes emitidos por el nuevo Software de Gestión Documental a partir de 2018

30% 10,0% 33%

Mejora del Programa de Documentos Vitales o Esenciales

Programado 10% 0,0% 0%

PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 100% 20%

Elaboración del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos

en desarrollo

Incluido en el Proyecto de Inversión de Gestión Documental, se solicitó la contratación para la elaboración del programa MEM17-00008128 y se encuentra en proceso precontractual.

30% 10,0% 33%

Implementación del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos

en desarrollo 30% 10,0% 33%

Seguimiento del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos

Programado

Se realizará a partir de la elaboración e implementación del programa.

30% 0,0% 0%

Mejora del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos

10% 0,0% 0%

PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES 100% 4%

Elaboración del Programa de Documentos Especiales

Programado

De acuerdo al Proyecto de Inversión de Gestión Documental, éstas actividades se llevarán a cabo en la vigencia 2018

30% 2,0% 7%

Implementación del Programa de Documentos Especiales

30% 2,0% 7%

Seguimiento del Programa de Documentos Especiales

30% 0,0% 0%

Mejora del Programa de Documentos Especiales

10% 0,0% 0%

PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN - PIC 100% 90,0%

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Fortalecer las competencias y habilidades de los servidores públicos de la Entidad en temas de Gestión Documental

en desarrollo

Para cada vigencia se han incorporado en el Plan Institucional de Capacitación PIC, capacitaciones a los funcionarios para fortalecer los conocimientos relacionados con las prácticas archivísticas, para 2017 se llevaron a cabo en los meses de agosto y octubre.

100% 90,0% 90%

PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL 100% 80,0%

Evaluar la Gestión Documental de los procesos y/o dependencias con el fin de contribuir a la Mejora Continua del Sistema de Gestión Documental

en desarrollo

se estableció un cronograma para realizar las visitas a las dependencias, está pendiente la consolidación de los criterios a evaluar en las dependencias en 2017

100% 80,0% 80%

AVANCE PGD desde 2015 a octubre de 2017 61%

Fuente: Proceso Gestión Documental

En comparación con el período anterior y de conformidad con lo reportado por el Proceso de Gestión Documental, el Programa presenta un avance en su implementación al pasar del 51% al 61%. 3.4.4 Manual de Gestión Documental Durante el período evaluado, el Manual de Gestión Documental no presentó ajustes, la versión que actualmente se aplica es la No. 13 del 30 de marzo de 2016. 3.4.5 Calificación de la Información Durante el período en mención, el proceso de Gestión Documental informó que se efectuaron las siguientes acciones: La calificación de la información se ha realizado teniendo en cuenta los requerimientos de

la Ley 1712 de 2014, este registro se ha realizado por cada dependencia en el aplicativo Taurus, a su vez fue validado por el Grupo de Gestión Documental para que finalmente el Área de Tecnología y Sistemas de Información, realizara la consolidación de los registros y proceder con la actualización de los instrumentos de Gestión de Información Pública: Registro de Activos de Información e Índice de Información Clasificada y Reservada.

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Éstos instrumentos se encuentran publicados en el espacio de Transparencia y Acceso a Información Pública de la Página Web DAPRE, como en el portal de Datos Abiertos del Estado Colombiano del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones:

- Registro de Activos de Información: https://www.datos.gov.co/Funci-n-p-

blica/Registro-de-Activos-de-Informaci-n-DAPRE/ia4k-ypm8/data - Índice de Información Clasificada y Reservada: https://www.datos.gov.co/Funci-n-p-

blica/-ndice-Informaci-n-Clasificada-y-Reservada-DAPRE/ikue-m62u/data

Sensibilización sobre el adecuado registro de la información en el aplicativo Taurus: se invitaron a las dependencias que actualmente cuentan Tabla de Retención Documental actualizada en 2016 para que conozcan la nueva versión del aplicativo y se comprometan a actualizar la información.

3.5 Sistemas de Información y Comunicación Durante el período evaluado, el DAPRE continúo con el manejo de los sistemas que permitieron la administración eficiente de:

La correspondencia a través del SIGOB. Los bienes a través de ALADINO: se realizó implementación de Aladino Terrenos y

Aladino Software. Liquidación de nómina y prestaciones sociales a través de KACTUS: Interoperabilidad

parcial de Kactus con Comisiones DAPRE. Presupuesto y Contabilidad de la Entidad en SIIF NACIÓN II El sistema Integrado de Gestión a través del Aplicativo SIGEPRE Viáticos y Gastos de Viaje a través del SISTEMA GESTIÓN DE COMISIONES Calificación de la Información a través del aplicativo TAURUS. Entre otros.

3.5.1 Página Web de la Presidencia de la República Durante el período de análisis, el Proceso de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones informó que se efectuaron las siguientes acciones:

Verificación de los servidores de la granja que compone el sistema de publicación web. Verificación de los tiempos de rastreo (servicio de búsqueda). Se habilitaron vínculos de mayor visibilidad para la página de Ley de transparencia y el

canal del chat de la Entidad. Se migró la información de Fondo Paz al nuevo formato del sitio.

https://www.datos.gov.co/Funci-n-p-blica/Registro-de-Activos-de-Informaci-n-DAPRE/ia4k-ypm8/data

https://www.datos.gov.co/Funci-n-p-blica/Registro-de-Activos-de-Informaci-n-DAPRE/ia4k-ypm8/data

https://www.datos.gov.co/Funci-n-p-blica/-ndice-Informaci-n-Clasificada-y-Reservada-DAPRE/ikue-m62u/data

https://www.datos.gov.co/Funci-n-p-blica/-ndice-Informaci-n-Clasificada-y-Reservada-DAPRE/ikue-m62u/data

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3.5.2 Software implementados Durante el período evaluado, el Proceso de Tecnologías de la Información y Comunicaciones informó que se adelantaron varios desarrollos que permitieron la mejora continua de los sistemas de información, como:

Automatización del flujo referente al formato F-BS-33 (el desarrollo comprende dos sistemas, se encuentran en piloto).

Control de Tiquetes en Comisiones DAPRE. Servicios Web para Consejería para los Derechos Humanos (deben ser implementados

por GTS en el Observatorio). Servicio Web Comisiones Exterior (Ministerio de Defensa). Sistema de Gestión de Compromisos de Seguridad. Consulta de Correspondencia Externa de "Escríbale al Presidente" (Web Presidencia). Sistema de registro de visitantes evento Papa. Sistema de boletines visita Papa.

De igual forma se encuentran en desarrollo los siguientes:

Conexión servicios web Descontamina en Nodo de tierras. Sistema de solicitud de asesorías de contratos: se encuentra en pruebas del Área de

Contratos.

3.5.3 Avance del cronograma implementación ISO 27001 Durante el período evaluado, el Área de TICS reportó un avance del 85.39% de cumplimiento en el cronograma ISO 27001, como se detalla a continuación:

Norma Avance

Objetivos de Control y Controles de Referencia (114) Anexo A norma ISO 27001

83.11 %

Generalidades 87.67%

Porcentaje de implementación (Promedio) 85.39% Fuente: Proceso TICS. 3.5.4 Manual de Políticas de Seguridad de la Información Durante el período en mención, el Manual de Políticas de Seguridad de la Información no presentó ajustes, la versión que actualmente se aplica es la No. 7 del 23 de junio de 2017.

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4. DIFICULTADES

Las normales que se presentan en el desarrollo de las funciones en cumplimiento de la misión institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustaron al momento de ser detectadas, garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia y eficacia.

informe pormenorizado de control...

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